國 軍 文 書 處 理 手 冊 修︵增︶訂（草案）

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1 國防部令 中華民國 98 年月日 國部文檔字第 號 主旨 : 修頒 國軍文書處理手冊 一種, 請照辦! 說明 : 本部 94 年 12 月 2 日綜紀字第 4952 號令修頒 國軍文書處理手冊 同時作廢 部長 高 第 1 頁, 共 267 頁

2 國軍文書處理手冊 目 錄 前言... 專用名詞釋義... 本文 第一章總 則... 第二章文書單位... 第一節組織... 第二節職掌... 第三章文書製作... 第一節基本原則... 第二節文書類別用法... 第一款一般公文... 第二款法律 法規... 第三款業務 ( 作業 ) 手冊... 第三節文書結構與作法... 第四節行文權責 系統與限制... 第五節公文用語... 第六節簽稿撰擬... 第一款 一般原則... 第二款 簽呈撰擬... 第三款 文稿撰擬... 第四款 協調會辦... 第五款 呈核呈判... 第七節蓋印與簽署... 第四章公文處理... 第 2 頁, 共 267 頁

3 第一節基本原則... 第二節收文... 第一款總收發... 第二款單位收文... 第三節承辦單位... 第四節發文... 第一款單位發文... 第二款總發文... 第五節文卷管理... 第一款歸檔... 第二款文卷處理... 第六節文卷稽查... 第一款公文稽催... 第二款文卷檢查... 第七節部隊文書處理... 第八節機密文書處理... 第一款機密等級區分... 第二款機密等級之標示... 第三款密等及解密條件... 第四款收 發及拆封處理... 第五款傳遞 管理及機密等及變更及註銷處理.. 第九節公文集中交換... 第一款基本原則... 第二款交換程序... 第三款作業要領... 第四款運用與考成... 第五章印信章戳... 第一節基本原則... 第 3 頁, 共 267 頁

4 第二節印信規則... 第三節章戳... 第六章文書管理... 第一節計畫 執行與管制... 第二節督導與考核... 第七章附則... 第 4 頁, 共 267 頁

5 附件 1 國防部幕僚單位作業責任區分暨公文誤失處分基準表 2 國防部幕僚單位承辦部稿規定事項 3 公文程式條例 4 標點符號用法表 5 公文書橫式書寫數字使用原則 6 令 呈公文紙格式 7 報告格式與範例 8 函公文紙格式 9 公告格式 10 書函紙格式 11 開會通知單格式 12 公務電話紀錄格式及使用電話洽辦公務注意事項 13 通報格式 14 每日公報格式 15 電報稿紙格式與範例 16 重要工作提報單格式與範例 17 國軍機密文書處理補充規定簡明表 18 機密資訊 審定簡明表( 思維程序 ) 19 國防部各單位( 機關 ) 業務處理分層負責實施要項 20 交辦( 議 ) 案件通知單格式 21 催辦案件通知單格式 22 國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法 23 法律統一用字 用語表 24 簽呈紙格式 25 便簽紙格式 26 呈總統簽呈格式與應行注意事項 27 文件錄辦單格式 28 非文字附件裝置袋格式 第 5 頁, 共 267 頁

6 29 通用稿紙格式 30 公務會談( 商 ) 紀錄格式及使用說明 31 會銜公文會辦單格式 32 會銜公文機關印信蓋用續頁表格式 33 會辦單格式 34 國防部公文呈核呈判及會辦流程圖 35 公文卷宗夾塑膠套格式及公文呈閱單格式 36 公文補呈閱單格式 37 公文處理程序圖 38 機關公文電子交換作業辦法 39 國防部公文電子交換作業要點 40 附件袋格式 41 總收文簿格式 42 收文送件簿格式 43 送文簿格式 44 公文退件改分單格式 45 移文單格式 46 收文登記表格式及登記規定 47 收文登記表鐵箱式樣 48 乙表稽催盒式樣 49 工作處理簿格式與填寫須知 50 業務項目卡格式及使用說明 51 附件抽存登記管制簿格式 52 國防部 97 年至 101 年文電代字編訂作業規定 53 發文登記簿格式 54 蓋用印信登記簿格式 55 總收發之蓋用印信登記簿格式 56 蓋用印信申請表格式 57 判行印章筆跡卡式樣及使用說明 第 6 頁, 共 267 頁

7 58 公文封套式樣與範例 59 軍事單位使用特種信箱規定事項 60 歸檔專用密封套式樣與範例 61 公文催辦單格式 62 公文處理時限計算標準範例 63 會辦公文時效統計表格式 64 專案案件管制計畫期程表格式 65 專案案件期程管制表格式 66 公文處理時間流程表 67 導片式樣 68 公文時效統計表格式及填表說明 69 辦理時間超過 30 天以上案件個案分析紀錄表格式 70 文卷管理作業檢查紀錄表格式 71 部隊收 發文登記管制簿格式 72 密件公文封式樣及注意事項 73 密件傳遞收據格式及使用說明 74 公文交換中心交換人員簽到簿格式 75 公文交換中心公文交換紀錄表格式 76 公文交換作業執行情形彙辦表格式 77 國軍印信規則 78 各種章戳式樣及刊製說明 79 檢退誤失公文通知單參考格式 80 公文誤失檢查( 登記 ) 表格式 81 國軍文書處理時效管制獎懲基準表 第 7 頁, 共 267 頁

8 國軍文書處理手冊 前言 本部於民國 36 年在首都南京訂頒 文書手冊, 遷台後, 基於行政革新及適應業務需要, 曾先後多次增訂 修正 整理 歸併, 至 65 年修頒為 國軍行政公文處理手冊 為配合行政院將原頒 行政機關公文處理手冊 修正為 事務管理手冊 - 文書處理 及本部業務準則之先後修 ( 訂 ) 頒,76 年修訂為 國軍文書處理手冊 後, 延用名稱至今 期間歷經 國防法 國防部組織法 施行及 行政程序法 檔案法 行政資訊公開辦法 等法令之公布 並配合歷年行政院修頒 文書處理手冊 文書流程管理手冊 配合電子化政府政策, 及考量文書保密之需求, 多次召集各軍司令部詳加研討增 ( 修 ) 訂條文, 適時多次修頒 94 年因應公文程式條例修頒 國家機密保護法 檔案法 相關子法修訂, 本部令頒之 公文書橫式書寫推動方案 實施計畫, 全面推動國軍公文書橫式作業 ; 並配合 精進案 政策執行, 實施國軍文書 檔案現行作業流程具體簡化之檢討與修訂後, 於 94 年 12 月 2 日修頒現使用版本至今 本次修頒係本部經由 95 至 98 年度文書暨檔案業務督考作業, 驗證各單位文書處理與檔案管理實務後, 將組織調整後所衍生文書處理與檔案管理作業問題, 均納入本次手冊條文檢討修訂重點, 期能符合法令要求, 精實文書處理及檔案管理工作 且為配合行政院節能減碳政策及本部公文減紙減量計畫 強化機密文書之管理 公文書資訊化之要求, 以提升國軍文書與檔案作業運作效能, 建立完備作業機制 本次 國軍文書處理手冊 研修作業除配合 國軍保密工作教則 國軍檔案管理手冊 等修訂條文同步辦理外, 並配合 國軍檔案處理手冊 國軍保密工作教則 等相關作業, 以達到公文程式條例第 8 條 簡 淺 明 確 之要求, 本次採逐章 條 款方式實施增修 ( 刪除 ) 之研修作業, 其修訂內容計分專用名詞釋義 總則 文書單位 文書製作 公文處理 印信章戳 文書管理與附則等七章 俾憑作為全軍作業之依據 本次修編, 因修編範圍及幅度較多, 若有未儘全盤考慮之處, 切盼各單位根據實際工作經驗, 隨時提供修正意見, 以作為再修訂時之參考, 俾達事實求是, 精益求精之宗旨 第 8 頁, 共 267 頁

9 專用名詞釋義 一 公文 : 政府機關團體彼此間, 或是人民與政府機關團體, 相互表達意思, 並且依照公文程式條例所撰擬的文書 二 文書 : 指處理公務或與公務有關之全部文書 凡機關與機關 機關與人民往來之公文書或機關內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均包括在內 文書係指一切紀錄之資料, 不論其形式或性質如何, 皆屬之 三 檔案 : 指各機關依照管理程序, 而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件 其來源為處理公務或因公務產生之各類紀錄資料及其附件 四 公文電子交換 : 係指將文件資料透過電腦系統及電信網路予以傳遞收受者 五 第一 二 三類公文 : 指機關公文傳遞交換處理機制, 其中第一類公文指使用第三者交換中心集中處理服務之公文 ( 即經由公文電子交換中心交換者 ); 第二類公文指點對點直接電子交換之公文 ( 即各單位間互相以公文電子交換系統交換公文者 ); 第三類公文指使用經由發文方式登載電子公布欄者 六 一般公文 : 令 呈 函 公告 及 其他公文 等之總稱 七 例行公文 : 依一般作業規定及流程簽辦一般公文或報表 八 特種公文 : 通令 指示 等之總稱 九 特定公文 : 除本手冊規定之各項公文以外之公文 十 重要命令 : 案情重要, 須先提呈單位主官核閱後再按規定程序分辦之公文, 其公文左上角蓋有紅色 重要命令 戳者 十一 重申 : 上級對下級重提原有之規定 指示或要求, 如 : 重申前令 十二 法規 : 包括法律與法規命令 法 律 條例 通則 為法律 ; 規程 規則 細則 辦法 綱要 標準 或 準則 為法規命令 十三 受文者 : 公文收受之單位或個人 十四 正本 : 公文內容與受文者直接有關者 十五 副本 : 按公文主從性質非主要受文者或公文內容與受文者無直接關係者 十六 抄本 ( 件 ): 係與正本內容相同, 但未蓋用印信, 應併同原稿歸檔 十七 譯本 : 為正本之翻譯本, 文件未蓋用印信, 應併同原稿歸檔 十八 出席者 : 參與會議討論之各單位人員或委員會成員 十九 列席者 : 主辦業管單位之承參及相關人員或提供諮詢之單位人員 二十 一文一事 : 一件公文內僅能表達一件事情 二一 簽稿 : 指 簽呈 與 文稿 第 9 頁, 共 267 頁

10 二二 簽呈 : 為幕僚處理公務時表達意見之文件, 旨在使主官瞭解案情, 並作為抉擇之依據 二三 文稿 : 為公文之草案, 依程序審定判行後, 據以繕發正式公文 二四 三段式 : 簽擬公文, 結構採 主旨 說明 辦法 ( 擬辦 ) 三段款式之謂 二五 條列式 : 公文結構採分條列舉或分項條列款式撰擬, 如 通報 通令 指示 法規 等 二六 表格式 : 公文採表格化逐欄填辦方式, 區分為通用式 專用式及彙辦式 3 種 二七 直敘式 : 公文結構採直接敘述方式, 不分段書寫, 不提行空格, 亦不用標點, 如 電報 二八 先簽後稿 : 對某一重要案件須先簽請核定後, 再據以辦稿之擬辦方式 二九 簽稿併呈 : 簽呈與文稿合併簽請核判之擬辦方式 三十 以稿代簽 : 毋須簽擬逕行辦稿之擬辦方式 三一 清簽清稿 : 簽稿經刪改添註後, 按規定發還重新謄正之謂 三二 創稿 : 無正式來文而主動辦理的案件 三三 分行 : 謂同一案件須分別發至兩個以上單位者 三四 行文單位 : 即某一件公文包括正 副本 及出列席之全部受文單位 三五 發布 : 將核定之文件辦理發文或公布 三六 混合發布 : 不同性質之多件事項在同一文件中發布 三七 會銜 : 公文以兩個以上機關名義會同發布之謂 三八 發行種類 : 指法規 業務 ( 作業 ) 手冊及軍事基本書籍等均有固定之受文單位及發行計畫 發行種類分甲 乙 丙 特四種發行, 並請參照手冊 條第三項規定 三九 彙辦案件 : 同一案件內的有關事項, 必須彙集全部來文後, 始能統一處理的案件 四十 併辦案件 : 指各件公文案情相同 同一案情之正副本, 或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者, 基於效率原則所統一處理之案件 四一 機密要件 : 係包含 機密等級 機密屬性 保密期限或解密條件 等要件 四二 機密等級 : 係指機密資訊之保密價值 外洩損害程度與處理方法之標示 依機密資訊之價值及外洩損害程度, 可區分為絕對機密 極機密 機密三個機密等級, 一般公務機密均核定為密級 四三 機密屬性 : 機密資訊依其內容 性質, 經審查核判後, 可區分為 國家機密 軍事機密 國防秘密 及 一般公務機密 國家機密亦屬軍事機密 國家機密亦屬國防秘密 等 6 種 第 10 頁, 共 267 頁

11 四四 密等及解密條件或保密期限 : 公文機密等級及機密屬性之註記與機密等級解除密等之時間 四五 國家機密 : 係指 國家機密保護法 第 2 條所稱 為確保國家安全或利益而有保密之必要, 對政府機關持有或保管之資訊, 經依本法核定機密等級者 四六 軍事機密 : 係指 軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則 第 3 條第 1 款所稱 指與軍事作戰具直接關聯, 為確保軍事安全或利益而有保密之必要, 並經依法令核定機密等級之文書 圖畫 消息 電磁紀錄或物品 其種類 範圍及構成要件, 係以 軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則 第 5 至 11 條規範之 四七 國防秘密 : 係指 軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則 第 3 條第 2 款所稱 指軍事機密以外, 為確保國防安全或利益而有保密之必要, 由國防部主管並經依法令核定機密等級之文書 圖畫 消息 電磁紀錄或物品 ; 另刑法第 109 條至 112 條所定中華民國國防應秘密之文書 圖畫 消息或物品, 及陸海空軍刑法第 78 條所規定亦同 其種類 範圍及構成要件, 係以 軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則 第 12 至 19 條規範之 四八 一般公務機密 : 指除 國家機密 軍事機密 及 國防秘密 外, 凡國防部所屬人員有接觸依其他法令應保守秘密之資訊 ; 另係指刑法第 132 條所定中華民國國防以外應秘密之文書 圖畫 消息或物品而言 四九 速別 : 指受文單位自收到公文起至辦畢發出之全程時限, 依公文之緩急分為最速件 速件 普通件 3 種 五十 處理時限 : 按公文處理速別規定, 自收文至發文 ( 存查 ) 的全部流程可使用時數或日數, 例如行政院 文書流程管理手冊 規定 速件 :3 日, 其處理時限即為 3 日 五一 預定辦畢日期 : 分 全程 及 完成處理 日期, 全程 時限是指來文規定辦畢之日期 ; 完成處理 日期則按本手冊 條規定填註 五二 限辦日期 : 依據各類公文之處理時限規定可使用日數, 計算應辦結之實際日期 ( 例如 速件 處理時限為 3 日, 於 98 年 1 月 5 日 ( 星期一 ) 收文, 從 98 年 1 月 6 日 ( 星期二 ) 起算, 應於 3 日辦結, 其限辦日期為 98 年 1 月 8 日 ( 星期四 ) 五三 可使用時間 : 指在每一公文處理過程中, 每一處理階段所能使用的時間而言 如普通件應在 6 日內辦結, 其中承辦 會稿 ( 簽 ) 核稿 判行, 以及繕校 用印 發文時, 只能使用其中的一部分時間, 而預留其他過程的作業時間 ; 可使用時間的分配, 由各機關按其特性自行訂定 五四 限期公文 : 係依來文或其他規定訂定之期限辦理, 其處理時限包含假日 第 11 頁, 共 267 頁

12 計算在內, 例如 : 來文要求 文到 10 內見復, 於 98 年 10 月 9 日收文, 依其計算標準, 國慶日等假日計算在內, 從 98 年 10 月 10 日起算, 應於 98 年 10 月 19 日辦結, 其限辦日期為 98 年 10 月 19 日, 若來文要求 文到 1 個月內見復, 則其現辦日期為 98 年 11 月 9 日 五五 發文使用時間 : 從機關收文次日起, 至發文之日止的全部文書流程中, 扣除假日所使用的時間, 在統計時稱為 發文使用日數, 並以 日 為單位 超過半日或不足 1 日者, 以 1 日計算, 而不足半日者, 以半日計算 ( 機關業務特性需要, 設有電子設備以時為單位進行管制者, 得以實際使用時數, 換算為日計算時間 ); 立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間 五六 發文平均使用日數 : 發文使用日數之和, 除以發文總件數, 所得之商, 謂之 發文平均使用日數 五七 專案管制 : 公文涉及政策 法令與其他機關業務, 或須經較長時間協調會辦的複雜案件, 可列為 專案管制案件 由承辦單位敘明專案名稱與理由, 訂定預定完成時間, 送管制單位審查, 簽請機關首長或幕僚長核准後, 以 案 為單元實施管制 五八 展期 : 無法按 預定辦畢日期 時限辦畢之公文, 所申請延展之辦理時間 五九 展辦日期 : 奉准延展辦畢之日期 六十 文書稽催 : 狹義文書稽催係指公文辦結前, 透過公文系統 電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形, 促使公文能在規定期限內處理完畢 ; 廣義文書稽催乃指公文辦結前後, 對公文處理的一種稽查作業 六一 個案分析 : 對超過一定處理時限的待辦案件, 採取以 案 為單元的分析處理作業, 其目的在促進全案的整體時效, 防止積案的產生 六二 呈核 : 簽呈與文稿之簽請核示 六三 呈判 : 文稿之簽請判發 六四 呈閱 : 毋需核判之例行公文 表報呈請閱知 六五 提呈 : 須先提呈單位主官核閱後, 再按規定程序分辦之作業程序 六六 章戳 : 除正式 印信 外, 所有用於公文處理之各種章 戳均屬之 如 : 條戳 圓戳 簽字章 職官章等 六七 印信 : 蓋用於公文上之 印 關防 及 職章 圖記 等 ; 永久性單位用 印, 臨時或特殊性單位用 關防, 領有印或關防單位主官用 職章 圖記 蓋用於公務業務, 或各項證明文件上 六八 永久性單位 : 凡經核頒編制 ( 組 ) 之專設機構, 其職掌業務屬於常規需要而須永久賡續辦理者 第 12 頁, 共 267 頁

13 六九 臨時性單位 : 凡經核頒編制 ( 組 ) 之專設或非專設機構, 其職掌業務屬於常規需要而不一定永久賡續辦理者 七十 特殊性單位 : 凡經核頒編制 ( 組 ) 之專設或非專設機構, 其職掌業務不屬於常規需要, 乃適應環境之特殊需要而辦理者 七一 套印 : 將現用印信拓模製版, 套印於大量印刷文件上 七二 借印 : 單位因裁 ( 併 ) 編 番號變更或主官編階調整時, 新印未製頒前, 得呈請原印信製頒單位同意借用原印信或同級單位印信 七三 提印 : 在本單位以外地區急需發布公文, 而提蓋就近所屬單位印信 七四 文書流程 : 公文處理過程中的收文 ( 創稿 ) 分文 ( 交辦 ) 擬辦 陳 ( 呈 ) 核 批示 擬稿 會稿 核稿 判行 繕打 校對 用印 發文 歸檔等的全部作業 七五 文書單位 : 機關內負責辦理收文 分文 繕打 校對 用印 發文等文書作業之單位 七六 文卷室 : 執行公文收發 繕校 稽催 督查 及文卷檔案管理等聯合作業之編組 ( 任務 ) 單位 七七 文書檔案主管單位 : 部長辦公室及各司令部人事軍務處為文書檔案管理單位 七八 文書檔案管理人員 : 所有從事文書作業及檔案管理之人員 七九 機關文書處理 : 國軍設有處 室 組 科之幕僚組織單位之公文處理 八十 部隊文書處理 : 國軍旅級 ( 不含 ) 海軍艦艇 空軍大隊級 ( 含 ) 以下單位之公文處理 八一 文書行政 : 係指與文書處理有關政策 制度之策劃 督導 考核 管理及執行 八二 文書業務 : 係文書行政及文書勤務之總稱 八三 文書勤務 : 指公文收發 繕校及文卷管理等各項作業之執行 八四 文卷 : 凡未移案管單位前之已結案或未結案公文 八五 案卷 : 凡移轉由案管單位管理之已結案公文 八六 移文 : 承辦人員收受非屬本單位業管之公文, 以函文方式移請業管單位處理 ; 若屬行政機關業管則以移文單辦理移文 八七 退文 : 僅限於收文人員於來文未辦理收文登記前, 發現公文結構或附件數量有誤, 以電話或書面退請原發文單位修正, 一般業務承辦人員對業經收文登記之公文均不得以退文方式處理 八八 改分 : 各機關 單位內部承辦人員, 如收受非業務權責公文, 於 1 個工作日時限內退回總收發或文卷室分文人員重新分文 八九 立法委員質詢案件時效管制 : 依據 立法院職權行使法 及 行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則 處理時限, 所實施的 第 13 頁, 共 267 頁

14 時效管制作業 九十 訴願案件時效管制 : 依據訴願法所定的訴願處理時限, 並以 案 為單元, 所實施的時效管制作業 九一 人民申請案件時效管制 : 人民申請各種證照等案件, 除法規另有規定外, 各主管機關應按其性質, 區分類別 項目, 分別訂定處理時限, 並以 案 為單元, 所實施的時效管制作業 九二 人民陳情案件時效管制 : 依據 行政程序法 及 行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點, 人民對於行政興革之建議 行政法令之查詢 行政違失之舉發或行政上權益之維護, 向主管機關提出之具體陳情, 由主管機關依要點規定訂定處理時限, 並以 案 為單元, 所實施的時效管制作業 九三 重要工作提報單 : 對於重大工作或緊急事項需向首長或主官提報時, 可以主官 ( 管 ) 名義簽擬重要工作提報單呈核報告 九四 公務電子郵件 : 國軍各單位人員基於公務之需要, 經由國軍網際網路 ( 軍網 ) 電子信箱傳遞郵件, 以簡化公務處理流程 九五 各司令部 : 指陸 海 空軍 聯合後勤 後備 憲兵司令部之總稱 第 14 頁, 共 267 頁

15 國軍文書處理手冊 第一章總則 單位文書處理, 依本手冊規定辦理 各級主官對重要公文均須親自核閱, 以免貽誤 ; 承辦人員對所承辦之案件, 須主動負責催查, 不可於簽稿上呈或公文發出後了事 處理公務, 必須把握時間 ( 機 ), 凡屬職責範圍, 承辦人員應迅速辦理, 單位主官 ( 管 ) 尤須果斷核判 辦理每一件公文, 均應講求效果, 不辦不切實際與無必要之公文 上級單位對下級之請求或建議, 能辦者, 必須速辦 ; 不能辦者, 應說明原因儘速答復 ; 需轉報者應速予轉報 ; 如經轉報未蒙核准, 應將未核准原因負責轉達, 使下級有所瞭解 各單位分層負責之要領 : 一 各單位應訂定分層負責明細表, 並視其組織大小及業務繁簡, 以劃分 3 層為原則, 不得少於 2 層或超過 4 層 二 分層負責明細表之規定, 應根據實際情況檢討修正, 主官異動或組織調整時, 應予以檢視修正, 每 2 年至少修正 1 次 三 授權由第 2 層 第 3 層直接處理之案件, 必要時得敘明 來 ( 受 ) 文機關 案由 及 處理情形 發文日期 字號 等, 定期呈報核閱 四 文書處理應力求簡化層次, 除重要公文必須逐級遞呈核判者外, 一般案件儘量減少核判層次 ; 一般文書行政事務, 應簡化作業手續, 概憑既有之各項依據或核准文件授權辦理, 以貫徹 逐級授權, 分層負責 制度 五 各單位配合分層負責明細表於公文製作系統設置 核判區分 欄位或製作 核判區分 章戳, 呈核時簽蓋於簽稿右上方並勾選適當層級 ( 不可使用鉛筆 ), 以利核判作業 六 各層決定之案件, 其對外行文所用名義, 應分別規定 凡性質以用本機關為宜者, 雖可授權第 2 層或第 3 層決定, 仍以機關名義行文 案件如根據法令對來文照例准駁, 或根據前案照例催辦 催覆或其他適合以單位名義行文者, 可由第 2 層或第 3 層逕行決定, 並得以該單位名義行文 七 依分層負責之規定處理文書, 如遇特別案件, 必須為緊急之處理時, 次一層主管得依其職掌, 先行處理再補呈 各級單位對文書處理, 應明確劃分各階層業務處理權責與幕僚作業責任, 以提高行政效率 第 15 頁, 共 267 頁

16 國防部幕僚單位作業責任區分暨公文誤失處分基準表如附件 1 國防部幕僚單位承辦部稿規定事項如附件 文書除稿本外, 必要時得視其性質及適用範圍, 區分為正本 副本 抄本 ( 件 ) 影本或譯本 正本及副本應用標準公文用紙繕製, 不得以影本或加註浮水印之公文紙加蓋印信或章戳發文 另以電子文件行文者, 得不蓋用印信或章戳 抄本 ( 件 ) 及譯本無須加蓋機關印信或章戳, 其文面應分別標示 抄本 ( 件 ) 或 譯本 公文以電子文件與非國防部所屬單位交換者, 其交換機制 電子認證及中文碼傳送原則等, 依行政院頒 文書及檔案管理電腦化作業規範 辦理, 國防部所屬單位互相交換者, 依部頒 文書及檔案管理電腦化作業規範 及 國防部公文電子交換作業要點 等規定辦理 公文以電子文件處理者, 其資訊安全管理措施, 除依行政院頒 行政院及所屬機關資訊安全管理要點 及 行政院及所屬各機關資訊安全管理規範 辦理外, 並依 國軍保密工作教則 及國軍資訊安全政策相關規定辦理 線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下, 進行線上傳遞 簽核工作 文書呈核之採線上簽核者, 應採用身份認證 電子簽章 權限控管或其他安全管制措施, 以確保電子文件之完整性 可用性 不可否認性 可歸責性及鑑別性 公文線上簽核應注意事項如下 : 一 應可判別文件簽章人 二 應詳實記錄簽核流程 三 應提供代理人設定之功能 四 應詳實記錄各簽核及會簽意見 五 應詳實記錄各呈核流程人員之修改與批註文字 擬辦文書時, 依法令規定必須先經會議決定者, 應按規定提會處理 法令已有明文規定者, 依規定擬稿送核 ; 無法令規定而有慣例者依慣例 適用法令時, 依法律優於命令 後法優於前法 特別法優於普通法 後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理 公文電子交換及線上簽核作業, 以普通件為主, 惟屬 密 ( 含 ) 以上公文非經核准不得實施公文電子交換 本手冊有關公文製作 處理及其他各重要原則與要點, 各級人員均應詳細研讀, 各級文書主管單位每年度並應舉辦文書講習, 藉使承辦人員熟練文書處理業務 ; 各軍事學校亦應將文書課程納入施教, 予學官 員 生作業上之磨練 第 16 頁, 共 267 頁

17 第二章文書單位 第一節組織 國軍各級單位依組織大小或業務繁簡, 分別設置文書檔案主管單位或文書檔案管理人員, 得參照本部 89 年 5 月 15 日 (89) 奧奉字第 818 號令頒之 軍務人力評估報告 人力計算標準為上限, 並參考檔案管理局訂頒之 機關檔案管理單位及人員配置基準, 配置適當作業人力, 俾利業務遂行 國軍各級設有處 室 組 科幕僚組織之單位, 實施 機關文書處理, 在其文書檔案主管單位內設置 文卷室, 以維持單位公文及檔案之完整 未設處 室 組 科之國軍旅級 ( 不含 ) 海軍艦艇 空軍大隊級 ( 含 ) 以下之單位, 實施 部隊文書處理, 由其文書作業人員依本手冊第 4 章第 7 節規定辦理, 不另設 文卷室, 以減輕基層單位負荷與便利作戰行動 國防部部長辦公室為文書檔案主管單位 ; 各一級幕僚單位應設置 文卷室, 專責文卷檔案管理作業事宜 各司令部於人事軍務處設置文書檔案主管單位 ( 組 科 ); 所屬各幕僚單位應設置 文卷室, 專責文卷檔案管理作業事宜 設置 文卷室 之單位, 如因單位組織龐大 業務特殊或所屬業務單位駐地分散時, 得視實際需要分設作業小組 第二節職掌 國防部文書檔案主管單位掌理下列文書處理業務 ( 檔案管理業務參照國軍檔案管理手冊 ): 一 文書行政管理 : ( 一 ) 文書處理政策 制度 規章等之策訂 解釋 研究發展與建議 ( 二 ) 對各單位文書處理之督導 訓練與考核 ( 三 ) 印製案件管制 ( 四 ) 通令之編審與彙布 ( 五 ) 文電代字之編訂與調整 ( 六 ) 印信製 ( 換 ) 發與繳銷 ( 七 ) 特種信箱管理 二 文書勤務作業 : 公文總收與總發 三 印信典守與鈐蓋 第 17 頁, 共 267 頁

18 四 其他有關文書業務之處理 各司令部之文書檔案主管單位於文書部份掌理下列業務 : 一 文書行政管理 : ( 一 ) 文書處理之研究發展與建議 ( 二 ) 對各單位文書處理之督導 訓練與考核 ( 三 ) 通令之編審與彙布 ( 四 ) 文電代字之編訂與調整 ( 五 ) 印信製 ( 換 ) 發與繳銷 ( 六 ) 特種信箱管理 二 文書勤務作業 : 公文總收與總發 三 印信典守與鈐蓋 四 其他有關文書業務之處理 各單位文卷室於文書部分掌理下列業務 : 一 文書行政管理 : ( 一 ) 對全般文書業務及上級指示 規定事項之策劃 執行 檢討與建議事項研究等 ( 二 ) 對有關單位文書處理之輔導, 改進與獎懲建議 ( 三 ) 公文稽催與時效管制 二 文書勤務作業 : ( 一 ) 公文收發與校對 ( 二 ) 文卷管理 三 印信申請 繳銷 典守與鈐蓋 四 其他有關文書業務之處理 第 18 頁, 共 267 頁

19 第三章文書製作 第一節基本原則 公文應符合公文程式條例第 8 條所定 簡 淺 明 確 之要求, 並加標點符號, 惟公文內容應以一字一碼製作並避免獨字成行 ; 句末之標點, 不得抬頭單獨使用一行 公文程式條例如附件 3 標點符號用法表如附件 一般公文除 彙辦式表格公文 通報 每日公報 外, 以一文一事為原則 中文書寫及排印概依下列規定 : 一 中文書寫及排印應採由左至右之橫行格式 二 會計報表 各種圖表或譯文, 採由左而右橫行書寫或排印 ; 各種封面款式之文書, 均得依據需要自行規定其文書之格式, 惟應遵守由左至右之橫行格式原則 三 會議 會報 簡報所備各種書面資料, 應按資料性質由左至右, 由上而下橫寫, 尤以各種表格資料及夾有英文與阿拉伯數字者為然 四 單獨橫寫國號 機關名稱 橫式標示牌 標語等, 一律由左至右書寫, 匾額由右至左書寫 ; 交通工具兩側之中文橫寫, 則由頭部至後尾之順序書寫 公文須區分項目者, 應冠以數字, 按一 二 三... ( 一 )( 二 ) ( 三 )..., ,(1) (2) (3)...( 段落括弧符號使用半形字 ) 等層次 ; 法規與業務準則等須區分章節條款項目者, 概依 中央法規標準法 與 國軍業務 ( 作業 ) 手冊 等有關規定辦理 公文中述及度量衡應儘量使用公制 ; 涉及貨幣量之數字, 須註明幣制與貨幣單位 ( 如本 外國貨幣共列, 則分別註明 ), 以期明確 ( 如 : 新臺幣 16 億 2,345 元, 美金 1 億 2,564 萬 102 元 ) 公文中數字寫法, 除具有法律責任或決定性數字, 應使用大寫本國數字 ( 零 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億 ) 外, 餘可視公文性質或數字繁簡適宜使用阿拉伯數字半形字 ( ), 但以僅用一種為限 其使用原則與寫法如下 : 一 一般公文, 以使用阿拉伯數字為準, 如 : ( 一 ) 整數或數字簡短 ( 少 ) 者, 應將數名 ( 萬 千 百 十 ) 分別列出 如 : 1 萬 2,000 元 5,000 冊 200 元 10 張 12 本 21 件 第 19 頁, 共 267 頁

20 ( 二 ) 非整數或數字繁複者, 僅記萬位以上數名, 萬位以下用千位分點表示之, 如 : 3 億 3,333 萬 3,333 元 116 萬 5,200 元 1 萬 1,200 本 2 萬 500 張 2 萬 3,000 張 二 一般簽呈 報告資料, 或公文中數字特多者, 依需要使用阿拉伯數字橫式書寫, 並按千位數分段書列, 均不使用括弧或引號, 如 : ( 一 )3,333 萬 3,333 元 3.5 角 ;126 萬 5,400 枚 ;1 億 2,300 萬 4,500 元 ( 二 ) 使用小數圓點. 及百分率 % 時 ( 不含電子公文傳輸使用 ), 橫書如 :33.33% 公文中年月日以國曆為準, 並冠以本國國號, 如 : 中華民國 ( 或簡稱民國 )00 年 00 月 00 日 ; 必須以西曆敘述時, 應換算為本國年份, 以括弧註明之, 如 2009 年 ( 民國 98 年 ), 凡以分數式敘述日期時, 其書寫方式為月上日下, 並以斜線區分 ( 如 :8 月 7 日, 即為 8 7) 公文書橫式書寫數字使用原則如附件 各級單位間及對本國其他機關行文, 一律依現行公文程式條例, 使用本國文字, 公文中如述及外國名詞 術語等, 除應譯成本國文字外, 得用括弧引錄原文, 如 : 計畫評核術 (PERT) ; 如有外文附件, 亦應譯成中文 對外國機關或人員行文, 以本國文字為主, 並附外文譯本 ; 所附外文譯本, 依其譯發單位之規定辦理 國軍各級單位除因作戰任務需要, 以單位代號行文外, 餘對外或國軍各級單位行文一律以單位全銜為之 公文應保持整潔 清晰, 不得使用任何修正液 ( 帶 ) 塗改 文面以鋼筆繕寫 電腦列印或打字為主 大量公文用印前亦得複寫 油印或複印, 字體 ( 含電腦列印 ) 須用楷書 ; 限用黑 藍兩色, 公文紙張採國家標準總號五號用紙尺度 A4 便簽紙用 A5; 公文採單面列印 公文附件一律採雙面印製 各項會議 會報 簡報等資料, 應力求簡明扼要, 以投影片報告 長官瞭解為原則, 不分送紙本, 字體以標楷字為原則, 相關資料於會前以電子檔傳送與會單位 ; 若確有產製必要, 一律採雙面印製或使用回收用紙 內容項次 段落按壹 一 ( 一 ) 1 (1) 順序排列敘述 公文內容性質相同者, 應納簡化為表格式, 無時間性限制者, 得併編下達 第二節文書類別用法 文書概分為一般公文 特種公文 法律法規及業務準則等 4 大類 分行數個單位之公文, 內容性質無主從者, 皆為 正本 ; 如有主從之分, 除主要受文者為 正本 外, 其餘有關單位或個人, 不論上 平 第 20 頁, 共 267 頁

21 下行均為 副本, 副本 收受者按其抄送副本之目的, 應作適當處置 公文之附屬文件為附件 附呈 附件為公文之ㄧ部包含同公文所檢附未經審查 核定或需向長官報告等文件或物件 ( 例 : 編組名冊如附件 1 期程管制表如附件 2) 附件在 2 種以上時, 應冠以數字 ; 附呈係用以說明案情隨同公文所檢附已辦理完成或業經核定 批示及單位來文 ( 含部內 部外單位 ) 之文件或物件, 如來文 前簽 提報單 會議記錄 會辦單等, 使用方式同附件依序標示 附件 附呈 - 以黃底黑色楷書書寫並加外框為原則 ( 格式如下 ) 1cm 黏貼附件 1 1 cm 2 cm 1cm 黏貼附呈 1 1 cm 2 cm 第一款一般公文 本手冊所稱一般公文係依據公文程式條例, 並配合軍事機關部隊特性訂定, 分為 令 呈 函 公告 其他公文 等, 除 彙辦式表格公文 通報 及 每日公報 外, 均以一文一事為原則 令 : 對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用 國軍各單位以令稿對下級單位, 不得以副本行文國軍以外單位, 若確須副知, 應另以函行文 呈 : 對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用 ; 惟官兵個人對長官有所陳請時使用 報告 令 呈公文紙格式範例如附件 6 報告格式範例如附件 函 : 一 國軍單位同層級單位間或對行政機關行文時使用 ( 如國防部及各司令部不同層級單位間之行文或對其他部會同層級單位間之行文 ) 二 對民眾有所通知 答復時使用 三 部長對行政院行文時一律用 函 不用 呈 函公文紙格式如附件 公告 : 對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用, 並分張貼 登載兩種 第 21 頁, 共 267 頁

22 方式 ; 張貼又分張貼於本機關公布欄或效力所及之區域 ( 處所 ), 並得以電子公布欄公告之 公告格式如附件 其他公文 : 一 書函 : ( 一 ) 於公務未決階段需要協商 徵詢意見或通報時使用 ( 二 ) 代替過去簡便行文表 便函 備忘錄, 其適用範圍較 函 為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如 函 之正式性 ( 三 ) 不適以 令 呈 函 等行文時用, 並以發送一般公務機密 ( 密級, 含 ) 以下公文為限 書函紙格式如附件 10 二 開會通知單 : 召集會議 會報時使用, 並依下列原則辦理 : ( 一 ) 參與會議各單位均列為 出席者 ; 會議同時涉及內 外單位時, 內部單位得列為 列席者 如需指定人員應於單位右方抄送目的中敘明 ( 二 ) 屬表決 ( 合議 ) 性質會議, 具有表決權單位列為 出席者 ; 不具表決權單位列為 列席者 ( 三 ) 委員會形式之會議, 與會委員均列為 出席者, 並得發至個人 ( 四 ) 除委員會形式之會議外, 出席者 與 列席者 以列 單位 為限 如必須發送個人 ( 除出席者及列席者以外必須與會人員, 單位內部人員等 ) 得列為副本單位, 惟必須限最小範圍, 不得浮濫 ( 五 ) 行政支援單位列為副本單位 開會通知單格式如附件 11 三 公務電話紀錄 : 凡公務上聯繫 洽詢 通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發 受話人如認為有必要, 可將通話紀錄複寫兩份, 以一份送達受 發話人, 雙方附卷, 以供查考 使用電話接洽公務, 應慎防洩密 公務電話紀錄格式及使用電話洽辦公務注意事項如附件 12 四 專用式表格公文 : 凡屬經常性之固定業務項目, 其內容可採填充, 選擇 ( 勾註 ) 等簡便方式處理者, 由其業務主管單位設計並呈權責長官核定後使用 若屬密級以上以固定時間定期回報者 ( 如每日戰情日報 ), 得簽奉權責長官核定後, 於表格公文上直接註記機密要件 五 彙辦式表格公文 : 凡無時間性且屬查照性之下行文, 可按同類業務或多項業務適宜彙併下達者 六 其他有關業務主管單位特定之表格公文, 如會議 ( 報 ) 紀錄 第 22 頁, 共 267 頁

23 七 通報 : 凡單位內部一般臨時性事件, 須對同級或下級轉達時使用, 並得按業務性質冠以有關名稱, 如 : 政戰通報 資安通報 文書通報 等 通報格式如附件 13 八 每日公報 : 單位內部各業務部門應行宣達週知之共同性事項, 基於減少行文與爭取時效而由各單位行政部門綜合彙布時使用 每日公報格式如附件 14 九 電報 : 對時間急迫事件, 或因公文傳遞發生困難, 或因其他需要可藉電臺拍發時使用 電報稿紙格式與範例如附件 15 十 前述各類公文屬發文通報週知性質者, 以登載於單位電子公布欄為原則 十一 重要工作提報單 : 對於重大工作或緊急事項需向首長或主官提報時, 可以主官 ( 管 ) 名義簽擬重要工作提報單呈核報告 重要工作提報單格式如附件 公務電子郵件 : 用於公務上不須正式行文會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以電子郵遞方式處理, 惟密級 ( 含 ) 以上公文 附件及機密資訊非經核准不得以電子郵遞方式處理 較具重要性或查考性之公務電子郵件可簽奉單位主官 ( 管 ) 核定, 得編列發文字號後, 歸檔管理 第二款 法律 法規 本手冊所列舉之法規以 國防法律 國防法規命令 為範圍 : 一 法律 : ( 一 ) 法 : 屬於全國性 一般性或長期性事項之規定 ( 二 ) 律 : 屬於戰時軍事機關特殊事項之規定 ( 三 ) 條例 : 屬於地區性 專門性 特殊性或臨時性事項之規定 ( 四 ) 通則 : 屬於同一類事項共通適用之原則或組織之規定 二 法規命令 : ( 一 ) 規程 : 屬於機關組織 處務準據之規定 ( 二 ) 規則 : 屬於應行遵守或照辦事項之規定 ( 三 ) 細則 : 屬於法規施行事項或就法規另作補充解釋之規定 ( 四 ) 辦法 : 屬於辦理事務之方法 時限或權責之規定 ( 五 ) 綱要 : 屬於一定原則或要項之規定 ( 六 ) 標準 : 屬於一定程度 規格或條件之規定 ( 七 ) 準則 : 屬於作為之準據 範式或程序之規定 第 23 頁, 共 267 頁

24 03024 非屬法律及法律以外法規之文書, 一律不得使用前條所列名稱 第三款業務 ( 作業 ) 手冊 業務手冊 與 作業手冊 區分如下 : 一 業務手冊 : 適用於國防部各聯參及各司令部一級幕僚單位之業務執行準據, 依其業務性質標示名稱, 如 : 國防部人事業務手冊 國防部軍醫業務手冊 國防部作戰訓練業務手冊 等 二 作業手冊 : 適用於國防部各直屬單位及國軍軍團級 ( 含 ) 以下單位之業務執行準據, 於作業手冊上冠以單位名稱, 如 : 國防部軍事情報局作業手冊 陸軍軍官學校作業手冊 等 因遂行某項特定 ( 臨時 ) 任務所訂之實施方法與規定等, 得視需要使用 計畫 方案 要點 等或其他能表達內容 性質與主題之適當名稱 ; 但經常性之業務規定應納入各單位業務 ( 作業 ) 手冊 第三節文書結構與作法 一般公文結構按類型分為 3 段式 表格式 條列式及直敘式等 4 種, 其採用類型及作法如下 : 一 令 呈 函 : ( 一 ) 令 呈 函 的結構, 原則上採 主旨 說明 辦法 3 段式, 主旨 段為每一公文所必須具備, 其餘 2 段可視案情繁簡, 適宜活用或省略 ( 二 ) 分段要領 : 1 主旨 : 為全文精要, 包括行文目的與期望, 使受文者一目瞭然係 何事, 應力求具體扼要, 且不可寫 如說明 及 如附件 等字樣 2 說明 : 當案情必須就事實來源 理由與有關法規或前案, 以及處理方法 分析等作較詳細敘述, 無法於 主旨 內容納時, 用本段說明, 使受文者進一步獲得 為何 之認識 3 辦法 : 如有具體作法或要求, 無法在 主旨 內簡述時, 用本段列舉, 使受文者領會 如何 做之細節 4 案情簡單之公文, 儘量用 主旨 1 段完成 ; 能 1 段完成者, 勿硬性分割為 2 3 段 5 如須分 2 段 3 段者, 說明 段與 辦法 段應截然分清, 不可混淆夾纏 ( 三 ) 各段規格 : 1 各段均標明段名, 段名上不冠數字, 段名下加冒號 : 第 24 頁, 共 267 頁

25 2 主旨 1 段不分項, 文字緊接段名與冒號書寫, 有 2 行以上者, 各行第 1 字相齊 3 說明 辦法 2 段, 可分項條列, 如無項次, 文字緊接段名與冒號書寫, 如分項條列, 應於段名的次行書寫, 各項所冠數字與段名第 2 字齊, 項以下按其層級各縮半格排列 ( 四 ) 篇幅字數 : 1 主旨 段 ( 含標點符號 ) 不超過 150 字 2 說明 與 辦法 分項條列時, 以一條一意為限, 全文項目以不超過 10 條為原則, 內容過於繁雜時, 應編列為附件 ( 五 ) 與民眾攸關之書面行政處分應記載事項及訴願決定書, 悉依行政程序法第 96 條及訴願法第 89 條規定格式辦理 二 公告 : ( 一 ) 結構 : 公告之結構分為 主旨 依據 公告事項 ( 或說明 )3 段, 段名之上不冠數字, 分段時應加以活用, 可用 主旨 一段完成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段 各段段名之下加冒號 : 如另有附件 附表 簡章 簡則等文件時, 僅註明參閱 某某文件, 公告事項內不必重複敘述 ( 二 ) 分段要領 : 1 主旨 應扼要敘述公告之目的和要求, 本段不分項, 其文字緊接段名與冒號 : 之下書寫 2 依據 應將公告事件之原由敘明, 引據有關法規及條文名稱或機關來函, 非必要不敘來文日期 字號 有兩項以上 依據 者, 每項應冠數字, 並分項條列, 另行縮格書寫 3 公告事項 ( 或說明 ) 應將公告內容, 分項條列, 冠以數字, 另行縮格書寫 使層次分明, 清晰醒目 公告內容僅就 主旨 補充說明事實經過或理由者, 改用 說明 為段名 4 附件 需載明名稱 媒體型式 數量 計量單位 ( 三 ) 簽擬登報或張貼公告時, 應註明刊登報紙名稱 版面位置 字體大小 日期或揭示地點等資料 ( 四 ) 公告登載 ( 登報 電子媒體 等 ) 時, 得用較大字體簡明標示公告之目的, 不署機關首長職稱 姓名 ( 五 ) 在單位公布欄或效力所及區域 ( 處所 ) 張貼之公告, 必須蓋用單位印信, 並在公告 2 字右側闢出空白位置蓋用印信, 以避免字跡模糊不清 ( 六 ) 一般工程招標或標購物品等公告, 儘量以表格處理, 免用 3 段式 第 25 頁, 共 267 頁

26 ( 七 ) 公告一律使用通俗 簡淺易懂之語體文製作, 避免艱深費解之詞彙, 並加註標點符號 ( 八 ) 公告之內容應簡明扼要, 非必要者 ( 如 : 各機關來文日期 文號 集會商研議過程 內容與公告對象權利義務無直接關係等 ) 不必在公告內層層套用或敘述 ( 九 ) 公告以電子方式行之者, 簽擬時應於文內註明 公告於公布欄, 並敘明刊登網址及刊載時間 三 書函 : 結構採 主旨 說明 2 段式敘述, 以單位名義行文 四 表格化公文 : ( 一 ) 公務電話紀錄 專用式與彙辦式表格公文, 及其他特定表格公文等, 均按固定格式逐欄填辦 ( 二 ) 例報表冊應於表冊之首部或封面具備發行條件各欄如 : 名稱 年月日 文號 呈報者及駐地等 五 通報 : 結構採條列式, 基層單位得設置通報簿, 依序裝訂成冊 六 每日公報 : ( 一 ) 每日公報 之結構採條列式 ( 二 ) 各級行政部門可視宣達事項之多寡與其時效性, 採每日或多日發布一次 ( 三 ) 每日公報 分發所屬單位, 由其主官 ( 管 ) 批閱後張貼於辦公室或顯著之處所 七 電報 : ( 一 ) 電報 之結構分受電者 本文及結尾 3 部分, 採 直敘式, 各部分緊接書寫, 不提行 空格, 不用標點 ( 二 ) 受電者書正電單位, 本文部分包括起語 案情及期望, 如須分項, 用數字區分 ; 結尾部分除列敘副電 ( 參考電 ) 單位外, 應包括發電者職稱 姓名及發文字號 ( 三 ) 電報 內容應力求簡短 明確, 儘量使用成語, 免用客套, 並不得夾敘私事 ; 且電報以不超過 100 字組為限 ( 四 ) 電報 拍發之優先等級分閃電 (Z) 即刻到 (O) 急 (P) 尋常電 (R) 等 4 等級, 行政電報最高不得超過 (P) 等級 ( 五 ) 密電應參照本手冊第 4 章第 8 節 機密文書處理 及 國軍保密工作教則 第 7 章 資通保密 等相關條文內容辦理 八 重要工作提報單 : ( 一 ) 各單位應於公文管理系統中以創案辦稿方式產製 重要工作提報單, 結構以 案由 採分段條列式敘述, 並於 謹呈 欄位勾選分呈長官 ; 奉核後, 分紙列印並加蓋主官 ( 管 ) 職章分呈勾選長 第 26 頁, 共 267 頁

27 官 ( 如以司長名義呈部長, 則由司長批示後列印核章 ; 若以處長名義呈司長, 則由處長批示後列印核章 ) ( 二 ) 各單位所有以提報單回報事項, 事後均須正式簽呈, 循文書處理體系完成行政程序, 以符法制 ( 三 ) 各單位主官辦公室, 收受提報單後應造冊管制, 並定期彙整要號歸檔或依規定程序辦理銷毀作業 ; 若屬密級 ( 含 ) 以上提報單, 得參考 國軍保密工作教則 相關規定辦理 ( 四 ) 重要工作提報單如屬機密資訊, 繕製時應確依 國家機密保護法 及本部機密文書作業規定註記與標示, 並於提報單內容之最後一點, 述明引用保密法規 公開或洩漏後可能遭受之損害 應列屬之機密等級 屬性 保密期限或解密條件, 呈請權責長官審查及核定 傳遞時應以 密件公文封 密封後傳遞 ; 屬極機密 ( 含 ) 以上資訊, 不得使用 重要工作提報單, 亦不得將其內容摘要提呈 法律 法規 : 依本部修頒之 國防法制作業規定 辦理 業務 ( 作業 ) 手冊 : 有關作法按 國軍業務 ( 作業 ) 手冊編審作業規定 辦理 計畫 方案與要點 : 一 計畫 方案 與 要點 等結構以條列式為原則, 能用表格處理者應使用表格, 並依案情冠以適當之名稱, 如 : 實施計畫 整建方案 執行要點 二 計畫 方案 與 要點 等以隨文附發為原則 三 內容繁複者應分段冠以適當之標題, 一般通用分段方式如下 : ( 一 ) 依據 : 記述有關命令 規定或上級之計畫與指示 ( 二 ) 目的 : 為計畫 方案或要點之主題 對所要完成之事項, 或預期之目標 效果, 用簡單具體文句敘述之 ( 三 ) 範圍或對象 : 列舉實施之對象, 包括單位 人員或業務項目等 ( 四 ) 實施要領 : 為分項分目詳細敘述在執行上有關事項, 諸如指導方針 原則 所需組成之單位 ( 機構 ) 成員所負職責 作業方法 步驟 程序 時程 督導 考核 獎懲及聯繫協調等 ( 五 ) 行政事項 : 列舉所需行政支援事項, 諸如 : 經費 車輛 物品 場地 文件 印製 人力協助等 會議 ( 報 ) 紀錄 : 採條列式, 除應標明會議 ( 報 ) 名稱外, 並應包括開會時間 (00 年 00 月 00 日 00 時 00 分 ) 地點 出席與列席人員 主席 紀錄, 以及會議 ( 報 ) 內容等 如需分發時, 應以附件隨文發出 第 27 頁, 共 267 頁

28 第四節行文權責 系統與限制 行文權責 : 一 國軍各級頒有印信之單位, 除國防部部長 參謀總長之行文另有規定外 ( 依國防部組織法及參謀本部組織法等授權 ), 其餘單位基於業務需要, 凡權責內事務, 均可對外 ( 包括軍方與非軍方 ) 行文, 但以相等階層行文為原則 二 國軍未頒有印信之單位, 其行文權責如下 : ( 一 ) 未製頒印信單位一律不得對外行文 對本單位內部間基於業務需要, 僅限使用會辦單 公務電話紀錄 公務電子郵件等 ( 二 ) 臨時性重要編組單位, 其業務性質必須對外行文者, 應由主管編裝單位辦理臨時編組核定命令及編裝表, 再由文書主管單位依 國軍印信規則 申請編成單位關防使用之, 俟任務完成後依規定截角拓模辦理繳銷 三 國防部行文方式 : ( 一 ) 對中央二級單位以上機關行文, 均以部長名義為之 ; 其業務性聯繫 協調及授權辦理事項, 概由各一級幕僚單位與相對業務單位或民眾行文 ( 二 ) 對軍事單位或人員行文, 由部長授權參謀總長為之 ; 一般業務性案件, 於簽奉核定後, 以各一級幕僚單位名義行文 ( 三 ) 對中央五院不得以書函行文 ( 四 ) 國防部部稿之代判為本部各局 司 室單位主官代判權責, 副主官均不得代判部稿, 除非已簽奉常務次長以上長官核定授權代判者外 國防部各單位 ( 機關 ) 業務處理分層負責實施要項如附件 行文系統 : 一 一般上行及下行文, 應依行政指揮系統逐級行之 如案情緊急或特殊原因, 必須對其上 下級同時採取行動時, 得用 副本 越級行文, 以減免層轉手續而爭取時效 ; 但對其直隸上一級或直屬下一級仍應使用 正本 ; 惟 副本 必須抄送國防部時, 應直接行文該業管單位, 並註明抄送目的 二 各單位訂頒有關所屬官兵共同遵守 執行之任何政策 計畫 命令 規定和要求等, 其內容簡單 具體, 無須中間單位另行策訂者, 應多利用電子公布欄及電子郵件通告 三 法規 業務 ( 作業 ) 手冊等各按其發行種類 階層或對象 範圍行文 第 28 頁, 共 267 頁

29 03034 行文限制 : 一 可用電話或面商解決之案件, 應避免行文 二 凡法令 準則 業務權責已有規定事項 ; 可於會議 會報中商決或於定期報刊中發布事項 ; 以及例行表報暨會議 ( 報 ) 紀錄之分發等, 均不得行文 三 同一單位之內部各幕僚, 必須以書面洽辦公務時, 應以會辦單或將原文影印分送會簽方式辦理 四 上級交付所屬單位審 ( 查 ) 議之文件, 如在同一營區, 可將原件送交所屬單位簽收, 所屬承辦單位即於原件上簽註意見送還 不在同一營區者, 可用交辦 ( 議 ) 案件通知單辦理 交辦 ( 議 ) 案件通知單格式如附件 20 五 非決定性事項, 或請示未奉核定案件, 及來文中未要求回報者, 均不得以副本抄送有關單位或個人 六 各業務主管單位, 應訂定相關之業務 ( 作業 ) 手冊, 避免零星行文 七 作業上所需資料, 應儘量協調本單位有關業務主管部門提供, 避免行文查詢 八 駐地集中單位或同一文卷室之各單位間, 應儘量實施面報 傳閱或集合宣達, 以及利用其他集會 廣播及電子公布欄等方式週知, 避免行文 九 各級單位應在其職責範圍內, 依據政策 法制, 以及有關規定處理業務, 不可遇事即行文請示 十 各級行文時, 應合理審慎, 並考慮有無需要 ; 能一次行文者, 不可分多次辦理, 以免一事數稿行文, 俾提高行政效率 十一 凡須報行政院核定之案件, 應個案報院, 不可函送行政院秘書處轉陳, 副本發行政院業管單位時應註明抄送目的 十二 國防部各一級幕僚單位承辦之會議, 不論部長或總長主持, 凡無軍方以外之政府機關或人員與會者, 得以各一級幕僚單位名義發送開會通知單 十三 已行文之事項, 逾期未復 須催辦者使用催辦案件通知單催辦 ( 不可對上級使用 ) 催辦案件通知單格式如附件 21 十四 不同單位之來文, 案由相同, 其答復內容亦同者, 應併辦一稿, 分知各來文單位 十五 借支 請假 出差 請購等例行事項, 得用表格填報, 不須另用簽 十六 各單位交辦文件, 宜指示原則, 附式舉例說明 ; 審核所屬單位呈 第 29 頁, 共 267 頁

30 送報表或附件, 除重大錯誤發還更正外, 應即原案改正並告知, 以免公文往返 十七 上行之正本受文者為唯一之直屬上級單位, 不可併列非直屬上級單位或其他不相隸屬之單位 十八 平行文之正本受文者, 應以同一階層單位為原則, 如為次階層單位, 則應列為副本並註明抄送目的, 如 : 國防部函內政部及外交部禮賓司, 正本欄應列 內政部 副本欄列 外交部禮賓司 ( 請查照 ) 十九 下行文正本受文者不可併列有直接隸屬關係之上 下級單位 如需副知常務次長 副總長以上 ( 含 ) 長官時應置於副本欄 ( 如 : 國防部部長室 國防部軍政副部長室 國防部參謀本部參謀總長室 國防部參謀本部副參謀總長兼執行官室 國防部陸軍常務次長室 ) 二十 對同一單位不可同時發正 副本 二一 發文單位不可自列為正 副本收受者, 若須繕發副本即受文者應列次一級單位 ( 所謂次一級單位係指頒有印信之可獨立對外行文單位 ) 二二 休假 值勤輪值表 人員送 ( 召 ) 訓名冊案 各種演訓 督考檢查計畫 ( 編組 ) 案 僅發單位, 不發個人 二三 以參謀總長名義 令 行文時, 對部本部 軍備局 主計局 總政治作戰局 軍醫局單位不得發正本, 應以副本為之 二四 對無轉行或答覆必要之文書或例行性准予報備之案件, 應逕予存查 ; 另無機密性之通案, 應於電子公布欄公布, 並得登載於公報 公告或其他公務性刊物, 以代替行文, 下級單位應即照辦, 毋庸逐級函轉 二五 各機關 ( 單位 ) 不得對營 ( 含 ) 級以下單位行文, 以減輕基層單位收發文作業, 有關人事 主計 後勤及作戰命令等統由旅級以上單位承辦, 並依需要使用電話紀錄 通報 通令 電子郵件等方式通知營 連級執行相關業務 二六 本部及各司令部所屬一級單位 ( 如司 室 會 處 ) 除與人事 主計 ( 財務 ) 攸關之文件外, 不得對內部所屬次一級單位 ( 如處 科 組 ) 行文, 儘量以電子公布欄或公務郵件傳遞或宣導, 以減少內部行文 二七 為有效簡化文書處理作業流程, 各單位應依部頒 國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法 確實辦理 國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法如附件 22 第 30 頁, 共 267 頁

31 第五節公文用語 公文用語應符合 簡 淺 明 確 之要求, 除儘量使用明白曉暢之語體文及語氣肯定與互相尊重之語詞外, 凡無意義之贅詞, 模稜兩可及艱深費解之語句均應避免使用 各種用語使用原則如下 : 一 一般用語 : ( 一 ) 奉 准 據 查 在案 等引述語及 奉悉 敬悉 諒悉 諒同奉悉 諒同邀悉 計達 諒達 等收悉語, 儘量少用 ( 二 ) 引述長官指示, 以使用 奉某某職銜指示 ( 提示 令示 面示 面告 ) 為原則 ( 三 ) 上行文用 檢呈 謹呈 ( 對行政院行文時用 檢陳 謹陳 ), 平行文用 檢送 函送, 下行文用 檢發 令發 轉頒 令頒 二 期望用語 : ( 一 ) 上行文 : 陳報上級或主管機關審查, 以完成該事項法定效力者, 用 請鑒核! ; 如該事項需答復, 用 請核示! 機關 ( 單位 ) 已依權責處理, 完成法定效力, 僅陳報上級或主管機關知悉者用 請備查! ( 二 ) 平行文 : 一般性用 請查照, 需答復者用 請查照惠復 或 請將辦理情形惠復, 需請對方另轉者用 請轉行所屬知照 等 ; 對監察院函復調查案及立法院諮詢案件時用 請鑒察!, 轉達上級規定或長官指示時, 得用 請查照辦理 或 請查照 ; 又 惠 字用於受, 而非用於施, 即如 請惠予辦理 ( 三 ) 下行文 : 命令性及一般知悉性或例行性事項用 希照辦! 或 請照辦!, 需答復者用 希辦理見復! 或 希將辦理情形報部!, 需由受文者轉達其所屬單位者則用 轉知所屬照辦! 三 核覆用語 : ( 一 ) 核覆各項規定或答復建議 請示時, 如可行, 用 准予備查 符合規定 照准! 照辦! ; 對同級或其他機關則用 同意 或 同意照辦 ; 否則, 即用 不合規定 或 與規定不合 或 某項不合規定其餘同意 ( 二 ) 免議 緩議 歉難照辦 等批駁用語可酌情使用, 但在使用上項用語時, 應說明原因或理由 四 稱謂用語 : ( 一 ) 直接稱謂用語 : 第 31 頁, 共 267 頁

32 1 單位與單位間 : (1) 有隸屬關係者, 上級對下級稱 貴, 如 : 貴部 貴局 貴旅長 ; 下級對上級稱 鈞, 如 : 鈞部 鈞長 ; 自稱一律用 本, 如 : 本部 本局 本司 職 職 ( 署名 ) 等 (2) 對無隸屬關係之上級稱 大, 對同級稱 貴 ; 自稱 本 (3) 行文數個機關或單位時, 如於文內同時提及, 可通稱為 貴機關 或 貴單位 2 對所屬官 員 兵稱 貴 如 : 貴官 貴同志 等 3 對人民稱 先生 女士 或通稱 台端 君 ; 對團體稱 貴 ; 自稱一律用 本 4 文中遇有對上之 鈞 字與平 下行之 貴 字均不抬頭 ( 提行 ) 或空格 ( 二 ) 間接稱謂用語 : 1 對機關 單位 團體不論上級 同級或下級, 一律稱其 單位全銜 2 對官兵個人稱其 職稱 官階 或 同志, 並得冠以姓或姓名 ; 對下級亦得簡稱 員, 並冠以姓, 如 : 某司長 某上校 某某同志 某員 等 3 對長官稱其 職銜 ( 即職稱 ), 如有區別姓氏必要時, 除對院長 部長將姓氏置於職銜之上外, 其餘均按軍銜稱其 職銜 姓氏 官階, 如 : 司令某上將 司長某中將 指揮官某少將 等, 均不抬頭 ( 提行 ) 或空格 4 對人民稱 先生 女士 或 君, 並於其上冠以姓氏或姓名 5 如一再提及某一單位或人員, 除第一次外, 餘得稱 該 ( 三 ) 受文者之稱謂 : 1 上行者 : (1) 對行政院行文, 逕稱 行政院 (2) 對國防部部長行文, 應逕稱 國防部 (3) 其餘有隸屬關係者, 概以單位全銜稱之 2 平行者 : 以受文單位 全銜 通稱之 ; 對三軍以外機關 團體則稱其機關 團體之全銜, 不得稱其簡銜, 如 : 外交部 台北市政府 海峽交流基金會 3 下行者 : 概以單位全銜稱之 4 作戰期間使用部隊番號代號行文時, 一律稱 部隊 或 部隊部隊長 5 信封或公文封須書對方職銜 姓氏時, 概依前列各項規定書寫 第 32 頁, 共 267 頁

33 五 其他有關用語, 按下列原則執行 : 收辦案件, 如係知會性副本或例行備查性文件及案情內容不需辦理 答復者, 應簽明理由, 方可簽請 存查 備查 存參 等 第六節簽稿撰擬 第一款一般原則 簽稿擬辦方式 : 一 先簽後稿 : 凡制定 訂定 修正 廢止法令規章, 有關政策性或重大興革事項, 以及牽涉較廣 內容複雜, 暨其他重要案件, 須先簽請核定後再據以辦稿 二 簽稿併呈 : 依法辦理或案情簡單, 處理情形僅須酌加說明 析述或限時辦發不及先行請示案件, 以簽 稿合併簽請核判 三 以稿代簽 : 一般案情簡單, 處理途徑別無選擇之案件 ( 含創稿 ) 或例行呈轉公文, 得逕行以稿代簽方式辦理 四 以 簽稿併呈 方式簽擬公文時, 應在簽呈密等及解密條件上側 ( 左緣與 簽稿併呈 第一字簽字齊平 16 號字 ) 或便簽左上角加蓋 簽稿併呈 字樣, 併呈文稿上得不需在註記 辦理文稿時應在文稿單位全銜上側 ( 左緣與單位全銜第一字齊平 16 號字 ) 註明 先簽後稿 或 以稿代簽 等字樣, 以區分簽稿方式, 惟先簽後稿之原簽呈得不需加註 作業要求 : 一 正確 : 各項文字記述 術語 簡語 數字及標點符號等, 均應正確無誤, 避免漏字和使用不當文字 俚語 ; 內容 主題不可歪曲, 並切忌主觀與偏見 法律統一用字 用語表如附件 23 二 簡潔 : 用語簡練, 詞句曉暢, 分段確實, 主題鮮明, 儘量避免客套 ; 簽稿應保持整潔, 字體力求工整, 單字不成行, 開頭無標點 三 一致 : 對簽稿撰擬 文字用語 結構 格式及各項作法, 均應確按規定, 力求一致 ; 敘述不可輕重或本末倒置 ; 同一案情的處理方法不可前後矛盾, 互相牴觸 四 迅速 : 自收辦案件, 蒐集資料, 研究分析, 至提出結論 建議, 應在一定時間內完成 ; 對久未核決案件, 應主動催查 五 完整 : 對於每一案件, 應作深入廣泛研究, 從各種角度 立場考慮問題, 對相關單位應密切協調連繫 所提意見或辦法, 應力求具體可行, 並備齊與案情有關之必須文件 ( 文內引述相關案件時, 除應 第 33 頁, 共 267 頁

34 檢附原案或案管單位簽證之縮影影本外, 餘不得使用影本 ), 構成完整幕僚作業, 以供上級抉擇 清簽清稿 : 簽呈或文稿, 承辦人員不得塗改 添註或挖補 ; 各級核轉人員如有刪改 添註, 應按下列原則辦理 : 一 國防部各幕僚單位呈部長 副部長 參謀總長及各司令部幕僚單位呈司令之簽 稿, 不論刪改或添註多寡, 原則上應一律發回清簽 清稿 二 其餘如有刪改 添註, 以不影響整潔 清晰為原則, 惟各級核稿人員須於刪改 添註處加蓋職官章, 但刪改 添註 塗改或覆蓋超過半行者, 均應重新清簽 清稿 ; 惟有關金額及關鍵數字 文字等部分, 應清簽清稿後重新上呈 三 簽稿經清簽 清稿再上呈時, 原簽 稿應附於案後, 以供原刪改 添註長官查考 ; 有關政策 計畫 法律 ( 規 ) 等涉及責任者, 原刪改之簽稿均應隨案歸檔 四 簽 稿經長官核批後, 刪改 添註 塗改處如不易辨識者, 承辦人員應提供校對文稿, 俾利發文人員之核校 簽稿整理與放置 : 一 簽稿完成後, 應以上齊左齊裝訂, 若有附件, 紙張折疊應與簽稿紙張規格大小相同, 以維整齊 ; 另黏貼制式之標籤, 附件 附呈標籤由上而下貼於文件之右邊緣 二 簽 稿放置順序如下 : ( 一 ) 簽稿併呈 : 簽呈在上, 文稿在下 ( 二 ) 先簽後稿 : 文稿在上, 簽呈在下 三 附件放置順序應以簽稿內容說明先後順序由上而下排列為原則 第二款簽呈撰擬 簽呈之性質, 為幕僚處理公務時運用文字表達意見之文件, 其作用在使主官瞭解案情, 並作裁決之依據 簽擬準據 : 一 原則上應以法令準則或成例為依據, 無依據時, 應衡情度理或與有關單位會商擬具之 二 提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者, 依其指示辦理 ; 惟如與法規或政策有牴觸時, 應以書面陳明提供裁決 三 重要案件, 應先請示辦理原則後再行簽辦, 請示或主官垂詢時, 應儘量實施面報, 避免事事以書面簽報 第 34 頁, 共 267 頁

35 03042 簽呈款式 : 一 先簽後稿 : 按 主旨 說明 擬辦 3 段式撰擬, 任何一段均不可省略 二 簽稿併呈 : 視案情繁簡使用 簽呈 或 便簽, 除用 簽呈 仍按 3 段式外, 採用 便簽 時, 以條列式簽擬 簽呈紙格式如附件 24 便簽紙格式如附件 25 三 有簽無稿 : ( 一 ) 因某一案件對長官有所簽報 陳述或說明時, 除對總統使用特定之 簽呈 及對行政院院長專用 簽 外, 餘視案情繁簡使用 簽呈 或 便簽 呈總統簽呈格式與應行注意事項如附件 26 ( 二 ) 一般存參或案情簡單文件, 得於來文原件主官簽署後之空白處, 以條列式簽註簡單意見, 如空白處不敷時, 則另用 便簽 對法規 業務準則及其他須錄案辦理部分, 應另行摘錄立案辦理 文件錄辦單格式如附件 27 四 依來文採 以稿代簽 方式撰擬時, 不得於來文空白處簽註意見 簽呈撰擬要領 : 一 主旨 : 扼要敘述所簽案情要點與目的 ( 不可書寫 如說明 ), 使主官獲得 何事 概念 請示語, 應列於本段結尾, 並適切使用 請核示! 或 簽稿併請核示! 等 二 說明 : 就案情來源 經過 事實 理由 有關法規, 以及處理方法分析 協調會辦情形之歸納, 暨主辦單位所持立場等, 作簡要敘述, 使主官瞭解 為何 之細節, 本段不提擬辦意見 三 擬辦 : 為簽呈之重點所在, 應針對案情提出具體處理意見或解決問題方案, 供主官採取 如何 之決心, 其注意事項如下 : ( 一 ) 本段應詳述處理具體意見或辦法, 不得簽擬 按說明第 項辦理 ( 二 ) 一般案件切忌濫提多案, 重大案件以不超過 3 案為原則, 各案應冠以 甲 乙 丙案 或 第 1 案 第 2 案 第 3 案 等名稱 ( 三 ) 凡有二 三案, 應對各案優缺點或利弊得失提出具體分析及以何案為佳之結論, 以供抉擇 ( 四 ) 本段不列請示用語及避免用 當否 可否 是否有當 是否可行 等贅語 四 簽呈 規格與篇幅, 除比照本章第 3 節 文書結構與作法 中 條第一項第 ( 三 ) ( 四 ) 款規定辦理外, 並以不超過 2 頁為原則 五 便簽 原則上按何事 為何 如何等思維程序分項條列, 請示語列 第 35 頁, 共 267 頁

36 於最後一行 簽呈之簽章方式 : 一 承辦人於簽呈或便簽內容結尾後空白處簽蓋職官章, 並於職官章下沿用阿拉伯 8 位數字註明月 日 時 分 ( 橫寫單列, 月 日 時 分 ) 如 :1 月 1 日 8 時 30 分書寫為 , 範例如下 : 職官章 1cm 3cm 二 各級核稿人一律使用職官章, 核定人則使用職官章或簽名, 各核稿人蓋章位置以承辦人職官章為基準, 第一核轉人併蓋於承辦人右旁, 依次以兩章併列及自左至右向下疊蓋, 保持整齊劃一, 核判人單獨於右方批核 三 各級核稿人及核定人職官章簽註時間方式與承辦人同 四 簽呈撰擬空白處不足簽章時, 承辦人與各級核稿人, 得於次頁簽章, 蓋章方式依前項規定辦理, 並加蓋騎縫章 第三款文稿撰擬 文稿是公文之草案, 由各單位依業務處理權責及規定程序審定判行後, 繕發正式公文 文稿撰擬準據 : 一 先簽後稿 : 按簽呈核定內容撰擬 二 簽稿併呈 以稿代簽 ( 含創稿 ) 及其他文稿等, 除例行呈轉公文外, 應依有關法規 成例或實際狀況等, 衡情度理撰擬之 文稿撰擬要領 : 一 按行文對象或行文事項之性質選用適當之文別應採之結構撰擬, 並注意與受文者之關係地位, 不失立場, 不越權限 二 擬稿須條理分明, 其措詞以切實 誠懇 簡明扼要為準, 所有模稜空泛之詞, 及陳腐套語, 地方俗語, 與公務無關者均請避免 三 引敘來文或法令條文, 以扼要摘敘足供參證為度, 如必須提供全文, 宜以抄 ( 本 ) 件或影印附送 四 各種名稱如非習用有素, 不宜省文縮寫, 如遇譯文且關係重要者, 應以括弧加註原文, 以資對照 五 文稿表示意見, 應以負責態度提出具體意見, 供受文者抉擇, 不得僅作層轉手續, 或用 可否照准 究應如何辦理 等空言敷衍 六 公文性質重要, 且須受文單位主官迅速瞭解其內容者, 應於公文左 第 36 頁, 共 267 頁

37 上角加蓋紅色 重要命令 戳 並按下列規定辦理 : 重要命令 之使用, 承辦參謀及各級核稿人員具有建議與刪除權, 在簽稿左上角標明 重要命令 紅色字樣, 由各級單位依權責 ( 國防部由各一級幕僚單位主官 ) 負責審定, 切忌濫用 七 公布法規 訂頒業務準則或有關規定等, 於敘述時, 動詞一律在前, 如 : ( 一 ) 訂定 施行細則 ( 二 ) 修正 辦法 第 條條文 ( 三 ) 廢止 辦法 八 多種規章同時發布, 可併入同一令內處理 九 所有資料圖表均應註明調製年月日及調製單位 十 各類公文, 除按規定之結構與作法撰擬外, 對 令 呈 函 的撰擬並應注意下列事項 : ( 一 ) 一稿以一種文別為限, 除按本章第 2 節 文書類別用法 中所定依其主從關係適宜使用正 副本外, 同稿或同一公文不得將 令 呈 函 併列 ; 同一公文須同時使用 令 呈 函 或兼有文 電者, 均應分別敘稿 ( 二 ) 一文的受文者有兩個以上且無主從之分, 但其內容有不同時, 文內應將不同之處與針對某一受文者, 分別列出 ( 三 ) 定有辦理或復文期限者, 應在 主旨 段內敘明 ( 四 ) 概括的期望用語 ( 如 : 希照辦! 請鑒核! 請查照 等 ), 應列於 主旨 段結尾, 不在 辦法 內重複, 至具體詳細要求有所作為時, 則列入 辦法 段內 但如 主旨 段內對所期望事項已有具體敘述時 ( 如 : 希於某月某日完成見復! ) 等, 則免使用 ( 五 ) 承轉公文或引錄長官指示, 稿內應摘敘來文或指示要點, 內容過長無法摘敘或必須保持原意時, 應列為附件, 不可書 照錄原文 或 自某處敘至某處 等字樣 ( 六 ) 對總統 院長或部長之一般原則性指示, 如須轉達所屬單位時, 應融會其意旨下達, 避免使用層奉總統 院長 部長 總長等語氣 ( 七 ) 重申原有規定時, 以摘錄原規定要點為原則, 如原規定過長得列為附件 ( 八 ) 抄送副本, 除於文內對副本單位應行處理事項已有明確交代外, 應在副本單位後用括弧註明抄送目的 ( 抄送目的用語應依行文者與受文者關係適切註明 ), 如 : 請照辦 ( 上級對下級 ) 請查照 ( 平行或不相隸屬單位 ) 請協助辦理換證事宜等, 並力求具體扼要 ; 答復來文而以副本抄送有關單位之公文, 應於文內敘明案情 第 37 頁, 共 267 頁

38 ( 九 ) 引敘文號方式 : 1 答復對方來文, 應將對方來文日期及字號於 說明 段第 1 條中引敘 ( 如 : 依據貴室 98 年 8 月 8 日國聯戰計字第 號函辦理 ); 另對來文內容確需加以引述者或須定期按規定呈報 ( 或函送 ) 之作業辦理事項 ( 如 : 年度各計畫執行成果表等 ), 得於 說明 段內引敘 2 承轉公文, 如需引用來文機關及文號時, 應於 說明 段第一項引敘, 其引敘原則如下 : (1) 轉另一單位辦理逕復時, 應予引敘 ( 如 : 依據軍備局案 ( 轉 ) 呈採購中心 98 年 8 月 8 日國採文檔字第 號文辦理 ) (2) 無查考或聯繫可能之一般承轉公文可免列 (3) 層轉具有查考價值之命令, 只引敘最高發文單位及其文號, 惟中間單位另有規定事項時, 得視情形適宜引敘之 ( 如 : 依據國防部 98 年 8 月 8 日國聯戰計字第 號令轉行政院函辦理 ) 3 發文單位引錄本單位前案文號如有須說明之事項得於說明段一併敘述之 另引敘文號應在文號前, 詳細註明發文單位及年月日 ( 如 : 依據本部 98 年 8 月 8 日國部文檔 號令辦理 ) 4 上級單位 ( 以各司令部為例 ) 收辦公文依處置權責, 以次級單位 ( 幕僚單位 ) 名義逕復來文業務單位辦理, 以減少部稿者, 簽稿說明段引述來文使用 奉交下 字樣 ( 如簽呈說明 : 奉交下國防部 98 年 8 月 8 日國部文檔字第 號令辦理 ) ( 十 ) 行文單位分行列舉方式 : 1 公文分行各級單位時, 正 副本欄單位按既定單位順序, 依序全部列出, 不得使用概括敘述或書 有關單位或表列冊單位 等字樣 2 正 副本欄所述行文單位及受文者欄單位名稱應依照本章第 5 節 公文用語 中 受文者之稱謂 書列單位全銜名稱, 不得書列簡稱 ( 十一 ) 附件欄書寫方式 : 1 附件種類以不超過 10 項為原則, 應在 附件 欄詳列其內容名稱 ( 檔名不得使用符號且不超過 15 個中文字 ) 媒體型式 數量及計量單位, 如 : 一 永固計畫, 紙本,40, 頁 ( 附件描述方式以單份頁數為準 ) 二 永固計畫, 磁片,2, 片 ; 惟附件種類若超過 10 項者, 應以配佈表方式辦理並依內容名稱 媒體型式 數量及單位描述 2 發送同一附件超過乙份且各單位數量相同時, 其附件描述方式同前 第 38 頁, 共 267 頁

39 3 附件以正本為限, 如需附送副本收受單位, 應在 副本 項內之單位名稱後註明 含附件 或 含 附件 4 同一公文受文者之附件名稱 數量 編號不同或某受文者不發附件等, 應另行註明 : (1) 以配佈表並依媒體型式 數量及單位格式敘明各單位之附件, 並以人工方式發送 (2) 可於說明欄內註明 (3) 應於正本欄各單位後抄送目的中敘明, 並以人工方式發送 5 重要或獨立性附件, 或可能與公文脫離分存之附件, 均應在附件名稱下方註明原文之 發文單位 日期及文號, 以利查考之用 6 凡人 畜 機器 器材 書籍及其他重要物品等, 除在 附件 欄詳細註明外, 並應由承辦單位自行派員遞送, 不得視同公文附件送發 7 非文字附件, 如光 ( 磁 ) 碟片等電子儲存媒體, 受文單位應將媒體裝入非文字附件裝置袋內密封蓋章後, 隨文歸檔 非文字附件裝置袋格式如附件 28 8 附件應檢點清楚, 隨稿 ( 文 ) 附送 如需以抄本 ( 件 )( 件 ) 或影本發出, 辦稿時請書 抄送 或 檢送 影本 等字樣 附件如不及或不能隨稿附送時, 請註明 封發時, 附件請向承辦人或某某洽取 字樣 有時間性之公文, 其附件不及隨文送出者, 請註明 文先發, 附件另送, 並與發文單位聯繫, 洽知發文號碼, 備於補送附件時註明 附件宜儘量複 ( 影 ) 印, 或以電子檔案傳遞替代之 例報表冊, 應於表冊之首部或封面具備發行條件各欄, 如名稱 年月日 文號 呈報者 駐地 機密等級等 ( 十二 ) 速別區分 : 1 本項係指公文收受者, 自收到至辦畢之全程時限, 依公文緩急以 最速件 速件 普通件 3 種區別之 2 各級對公文上速度之區分, 應特加審慎, 凡有時限性公文, 必須詳細考慮公文傳遞及對方作業所需最少時間, 作合理之區分, 並提前發出, 不可任意濫用 最速件 速件, 尤不得使用 特急件 最急件 急件 等名稱 3 公文速別除 普通件 不須標明外, 最速件 及 速件 應按下列原則區分及標明 : (1) 對下行文, 如案情確須於文到 1 或 3 日以內辦畢或呈報者, 速別 欄始可區分為 最速件 或 速件 (2) 對上 平行文, 如案情確須於文到 1 或 3 日以內獲得核 ( 回 ) 復始 第 39 頁, 共 267 頁

40 能處置或採取行動之急要案件, 速別欄始可區分為 最速件 或 速件 (3) 限期公文, 如有 2 個以上分行單位, 而執行期限有緩急先後者, 應於本文內分別敘明應辦事項及辦理期限, 以做為文卷室管制依據 ( 十三 ) 密等及解密條件 : 1 密等及解密條件除按本手冊第 4 章第 8 節有關規定填註外, 並按下列規定辦理 : (1) 除在公文稿 簽呈紙 密等及解密條件 欄填註機密屬性 機密等級及解密條件外, 另在稿 簽用紙左上角加蓋機密等級藍色斜線章 ( 公文管理系統產製者得以黑色列印 ), 一線示 密 二線示 機密 三線示 極機密 四線示 絕對機密 (2) 簽擬 密級 件以上公文時, 除應標示各項章戳外, 另於公文簽稿右上角依公文之 機密屬性 加蓋下列保密警語章戳 : 屬 軍事機密 者, 加蓋 本件屬軍事機密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦 之紅色戳記 屬 國防秘密 者, 加蓋 本件屬國防秘密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦 之紅色戳記 屬 一般公務機密 者, 加蓋 本件屬一般公務機密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦 之紅色戳記 ( 公文管理系統產製者得以黑色列印 ) (3) 對 密級 以上文稿, 承辦人員均應視公文內容屬性予以區分機密等級, 各級核稿長官依需要提昇或降低其機密等級, 惟須於更改處加蓋核改長官職官章, 以明責任 2 密等及解密條件欄以標示有關保密事項為主, 凡處理機密文書, 於核定機密等級之同時, 應加註機密屬性 解密條件及應注意事項, 以減輕受文單位文案卷保管負擔及防範洩密情事發生 3 解密條件應明確訂定解密時間 ( 如 : 保密至 110 年 10 月 1 日解除密等 ), 不可概括敘述 ( 如 : 保密至演習結束解密 ) 4 附件應逐頁於上緣局中填註機密要件 ( 機密等級 機密屬性 保密期限或解密條件等 ) 及於下緣編註頁碼 ( 第 X 頁, 共 X 頁 ), 並同時加蓋騎縫章 ( 十四 ) 保存年限 檔號及縮影 : 1 保存年限區分依據 國軍檔案管理手冊 及業務實際需要與內容性質, 適當填註 保存年限 ( 即本件保存 年 ) 檔號 則按 分類號 相關規定填註 2 公文 簽 ( 稿 ) 之縮影, 應依 國軍檔案管理手冊 至 條規定辦理, 並於縮影欄確實填註 第 40 頁, 共 267 頁

41 十ㄧ 公文中主官簽署, 按本章第 7 節 蓋用印信與簽署 各項規定辦理 ; 但於擬稿時為簡化起見, 主官職銜下僅書 姓, 名字則以 表示之, 緊接主旨 ( 或說明 ) 段書寫, 不須空行 如 旅長 軍少將 十二 各種公文除電話紀錄 專用式或彙辦式表格公文, 可各按其固定格式填辦或撰擬外, 電報使用電稿紙 ; 法規 業務 ( 作業 ) 手冊及附件 附錄得用 A3 A4 規格用紙撰擬 十三 擬稿以一文一事為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 十四 法規之制 ( 訂 ) 定 修正, 於發布或轉發時, 請於法規名稱之下註明公 ( 發 ) 布 核定或修正日期及文號 十五 案件如已分行其他單位者, 請於文末敘明, 以免重複行文 十六 文稿分項或分條撰擬時, 請分別冠以數字, 上下左右空隙, 力求勻稱, 單位全銜 受文者 本文等均請依橫式書寫方式製作 十七 文稿 2 張以上者應裝訂整齊, 並於騎縫處平正加蓋業務承辦單位騎縫章, 另於每頁之下緣正中位置加註頁碼 ( 第 X 頁共 X 頁 ) 通用稿紙格式如附件 文稿簽章方式 : 承辦人及各級核稿人均用職官章, 除 核判人 可用蓋章或簽名外, 承辦人及各級核稿人應於主官簽署欄次行, 依其人數多寡採兩章併列及自左至右向下疊蓋方式保持整齊劃一 至於月 日 時 分之簽註方式, 同 條第一項規定 第四款協調會辦 基本觀念 : 一 協調 聯繫, 為達成共同任務之必需手段 二 熱忱負責 誠懇合作 和諧禮貌為進行協調與解決問題之基本態度 三 幕僚協調 聯繫及會辦, 係協助或代表主官 ( 管 ) 處理公務, 而非幕僚間之個人行為 一般原則 : 一 各級單位縱橫間應經常保持密切聯繫與協調, 應於個人工作處理簿 個人聯繫協調資料記載表 中記載及列入交接, 以免業務處理重複或脫節 二 協調會辦應揚棄本位主義與主觀成見, 基於當前政策與整體利益及實際狀況, 互相溝通, 同心協力, 採取一致之行動 三 在職掌範圍內之業務, 應勇於負責, 其性質有欠明確者, 應依業務 第 41 頁, 共 267 頁

42 主從關係密切合作, 不可互相推諉 四 凡受理協調會辦案件, 應視同本身業務慎重處理 協調會辦方法 : 應依問題繁簡難易及案件之輕重緩急, 於下列斟酌選用之 : 一 電話協調 : 時間迫切或案情簡單而無保密顧慮者行之, 必要時作公務電話紀錄 二 面洽協商 : 案情較繁, 涉及單位不多而亟待解決時行之, 惟必要時得作公務會談 ( 商 ) 紀錄, 並依正式公文處理及歸檔 公務會談 ( 商 ) 紀錄格式及使用說明如附件 30 三 書面會簽 : 重大案件須由對方詳加考慮研辦時, 或不須面洽協商者行之, 惟僅限於機關 ( 內部 ) 單位內部使用 四 會議協商 : 案情牽涉較廣, 使用上列各項方式無法解決時行之 五 公文協調 : 對外單位或其他機關不適於使用上列各項方式時行之 協調會辦要領 : 一 對外單位之協調會辦依下列規定辦理 : ( 一 ) 凡涉及立法院與監察院有關聯繫事項者, 應協調國會事務業管單位辦理 ( 二 ) 對非軍事機關之建議涉及政策性事項, 應協調國防部有關司 室 局 會辦理 ( 三 ) 應依案情 權責及事先請示之原則, 以作協調之依據 ( 四 ) 凡涉及本單位 2 個以上單位之業務時, 應先完成內部協調, 以求意見之統一 ( 五 ) 凡遇重大案件, 須進行高階層協調時, 應由主管單位簽請核定, 並予適切安排, 必要時, 應先行幕僚協調, 以作為高階層協調之基礎, 其須召集有關單位舉行會議協商時比照行之 ( 六 ) 應由主辦單位之主管人員, 先以電話接洽或面洽相關單位主管人員, 秉承各該單位長官意旨, 商定共同辦法, 如事涉兩單位以上不便一一前往商洽, 得由主辦單位邀請有關單位派員以會議方式商定之, 並將紀錄分送各有關單位 ( 七 ) 凡須會銜發布之案件, 由主辦單位根據議定草案, 使用會銜專用稿紙, 依會銜單位多寡, 另繕同式之文稿 ( 含附件 ) 敘稿繕正, 於判行後, 備函送受會單位判行, 該受會單位於判行後, 應備函再送次一受會單位判行, 並由最後承會單位按發文所需份數繕印 填註發文字號 ( 不填發文日期 ), 用印後, 依會稿順序, 備函逆退其他受會單位填註發文字號 ( 不填發文日期 ) 用印後送至主辦單位填註發文字號 日期 用印後, 正式發文, 並將原稿 ( 含附件 ) 各一 第 42 頁, 共 267 頁

43 份附於各受會單位公文後, 分送各受會單位存檔 會銜案之同式文稿並無正 副本之分 會銜公文會辦單格式如附件 31 會銜公文機關印信蓋用續頁表格式如附件 32 ( 八 ) 會銜發布之案件, 其全銜應按主辦及主 次要性質之順序排列為原則 ( 九 ) 一般例行性及徵詢案件, 依需要以電話或逕以公文協調之 ( 十 ) 各單位派員對外洽辦公務, 如未獲得結論或協議時, 應即向上反映, 以便上級進行協調 ( 十一 ) 對外國機關 ( 構 ) 之協調, 應依業務性質, 透過相關外事連絡單位, 提供必要之協助 二 對本單位之協調會辦, 依下列規定辦理 : ( 一 ) 儘量使用電話或以面商會談方式進行, 避免行文 ( 二 ) 依據業務職掌與權責, 力求減少協調層次, 以爭取時效, 並應與相對單位協調, 原則如下 : 1 法有明文規定之例行案件 無明文規定之普通案件, 由基層幕僚單位相對會辦 2 涉及變更政策法規或法無明文規定之重要案件, 由一級幕僚單位相對會辦 ( 三 ) 由承辦人遵照主官 ( 管 ) 對案件處理之構想與指示, 蒐集有關資料, 先作深入研究分析, 俟確定協調會辦單位及有關事項後, 再進行協調會辦 ( 四 ) 會辦公文除案情簡單或經先行協調同意者以原簽呈或來文及稿件會簽外, 其必須以書面會簽者, 應使用會辦單送會 會辦單格式如附件 33 ( 五 ) 凡應協調會辦之案件由主辦單位先與會辦單位洽商簽辦, 或送會後再行綜合簽辦, 並將原會辦單附於簽呈後呈核 ; 未經完成協調之案件, 不得逕行簽核 ( 六 ) 會辦案件送會方式 : 1 凡有時間性或重要案件及幕僚組織型態簡單之單位暨同一文卷室內單位, 以由承辦人親持洽會為原則 2 一般或次要案件且非同一文卷室之單位者, 得送由文卷室按附件 46-1 收文登記表登記規定 第 18 條有關 會辦 規定辦理 3 凡內容複雜研辦費時者, 如案情涉及數個單位, 宜採會商方式進行, 並由主辦者統一管制之 ; 若主辦單位必須以書面會簽而又時間迫促者, 得同時分會 ( 分會會辦單應加蓋原承辦人及核判人職 第 43 頁, 共 267 頁

44 官章並簽註時間, 始可送會 ), 依限催還 ( 七 ) 收會案件, 處理方式如下 : 1 各單位會辦案件均須經各業管主官親自核定後始可會辦或退會 2 收會案件除送會目的內容中, 述明有時間性之案件應隨會隨辦外, 其餘按最速件 (1 天 ) 速件時限 (3 天 ) 等期限處理, 並按規定列入稽催 ; 如確因研辦費時, 無法依限會畢時, 應按規定辦理展期, 並通知送會單位 3 會辦案件處理時限 展期手續及延誤懲處等, 請依附件 81 國軍文書處理時效管制獎懲基準表 辦理 ; 另受會單位對會辦案件, 如無法依限辦畢退會, 應在會辦單之 會辦意見 欄之首行填註展期理由及天數, 以明責任, 各級核稿之正 ( 副 ) 主官 ( 管 ), 對展期原因應予審查 4 受會單位收會時承辦人應填註收會時間, 還會時應將會辦意見裝訂於會辦單後方並加蓋騎縫章及填註退轉時間, 俾明責任及稽催管制作業 5 對於會辦文稿內容如有不同意見, 應洽商主管單位或承辦人員改正, 或於會辦意見說明, 不應逕行修改 6 公文會辦屬文書流程之一環, 應遵行政院訂頒 文書流程管理手冊, 公文處理時限日期之計算區分為一般公文 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 訴願案件 立法委員質詢案件等 6 種納入管制, 不得逾限 ( 八 ) 各級幕僚單位之間會辦公文應由相對單位主官蓋章為原則, 若授權副主官蓋章時, 應在職官章下簽註 代 字 ( 九 ) 案件先經會簽, 核定後不必再會稿, 視需要以副本知會會辦單位 ( 必須憑副本辦理簽證或為憑證者, 受會單位應於受會時註明 請送副本, 其餘自行登記辦理, 不再抄送副本 ) 但奉核定事項如與原會簽意見有變更時, 應於敘稿前先知會有關單位 ( 十 ) 公文案情涉及數個單位者, 應由主辦單位負責協調有關單位綜合簽辦, 並注意下列事項 : 1 除機要事項得單獨發布外, 其餘行政事項概由主辦單位一次綜合發布, 副知各有關會辦單位 2 主辦單位綜合發布時, 對受件者邇後洽辦事項及各協辦單位之個別任務均應明確指示原則, 並自始至終負責催辦完成 3 協辦單位應負責貫徹綜合文件中之指示, 主動辦理相關業務, 並將辦理情形隨時通知主辦單位, 俾使掌握全般狀況 ( 十一 ) 受會單位意見若以剪貼方式粘貼於 會辦意見 欄時, 承辦人 第 44 頁, 共 267 頁

45 應於粘貼右下緣接縫處加蓋單位騎縫章或承辦人職官章, 以明責任 三 代表出席部外單位會議人員階層依下列規定辦理 : ( 一 ) 五院院長主持之會議, 國防部由業管單位主官代表出席, 各司令部由參謀長 ( 含 ) 以上人員代表出席 ( 二 ) 各部會首長或次長以上主持會議, 國防部由業管單位處 ( 組 ) 級以上主管出席, 各司令部由處長以上主管代表出席 ( 三 ) 一般性業務會議, 國防部由業管單位副處 ( 組 ) 長以上人員出席, 各司令部由副處長以上代表出席 國防部公文呈核呈判及會辦流程圖如附件 34 第五款呈核呈判 簽呈 文稿擬妥後, 應注意事項 : 一 文件經承辦人擬辦後, 應即分別按其性質, 用公文卷夾遞送主管人員核決, 如與其他單位有關者, 應先行會商或送會 二 文書之核決, 於稿面發文單位主官簽署後空白位置簽名或簽章辦理, 其權責區分如下 : ( 一 ) 初核者係承辦人之直接主管 ( 二 ) 覆核者係承辦人直接主管之上級核稿者 ( 三 ) 會核者係與本案有關之主管人員 ( 如無必要則免送會 ) ( 四 ) 核決者應依單位業務分層負責規定之訂定 審稿 呈核 ( 判 ) 要領及應注意事項 : 一 簽稿 文別及附加標示 ( 先簽後稿 簽稿併呈及以稿代簽 ) 是否相符 二 前後案情是否連貫 三 有關單位已否會洽 四 程式 數字 名稱 標點符號及引用法規條文等是否正確 五 文字詞句是否通順 六 措詞是否恰當 七 有無錯別字 八 業經核可之簽呈, 除經批明仍應親判者外, 餘均呈由次層長官判發, 惟仍應依分層負責明細表所律定之核判權責規定辦理 九 簽稿審核與刪改 : 各級核稿長官對簽 稿如有刪改 添註, 除清稿按本節第 1 款 條有關規定辦理外, 刪改添註方式如下 : 1 刪改部分應在原文字上方用 圈去 ( 誤圈或仍需保留者則在 第 45 頁, 共 267 頁

46 原字 下方用 符號註記 ), 不可塗改 2 改寫或添註之文字, 書於刪改或添註部分之上 ( 下 ) 方空白處, 並在更改處加蓋職官章 十 各級核轉及核決長官, 除應注意簽 稿內容是否適當外, 並對機密要件或電報優先等級, 以及稿面上公文速別與行文單位列舉等, 均應嚴加審核, 以防濫用 十一 各級核轉及核決長官, 對簽 稿如有不同意見必須發回重辦時, 應明確批示或指示要點 十二 核決用語 : ( 一 ) 批簽除另有指示者外, 一律用 如擬 或 可 ; 核轉人員如無其他意見, 不另簽註 擬如擬 字樣 ; 呈閱公文一律用 閱 或 悉 ; 判稿一律用 發 或 行 ; 如由次層長官先判發, 再補呈閱者用 先發 ( 二 ) 代批代判者與上列方式同, 惟應在職官章下署一 代 字 ( 三 ) 批簽 判稿以用藍 黑 紅不褪色筆為原則 十三 使用公文卷夾應注意事項 : ( 一 ) 文書之呈核 ( 判 ) 等過程中均應使用公文卷夾, 並以公文夾顏色做為單位內部傳 ( 遞 ) 送速度之區分 ( 二 ) 公文夾用較厚且堅韌之紙張印製, 密件公文應用特製之密件袋 ( 三 ) 公文卷夾之正面右下角標明承辦單位全銜 ( 四 ) 公文夾區分如下 : 1 速件及會辦使用紅色卷夾 2 密件 ( 含 ) 以上使用黃色卷夾 3 速密件及其他重要公文使用藍色卷夾 4 普通件使用白色卷夾 ( 五 ) 公文夾之應用, 必須與夾內文書之性質相稱 公文卷夾式樣及使用說明格式如附件 35 十四 補呈 ( 覆 ) 閱 : ( 一 ) 經批示 先發 之公文, 發文後由承辦人主動協調文卷室調借原案填單補行呈閱 公文補呈閱單格式如附件 36 ( 二 ) 經核定之簽 稿, 如核定內容有變更 增刪或核定長官另有指示等, 承辦人應將原案再分呈各核轉長官覆閱 ( 三 ) 公文呈核判作業流程中, 單位最高核判長官如未批示意見, 即逕退轉承辦幕僚, 不再層層覆閱, 以有效節約公文處理時效 十五 審稿核判 : 第 46 頁, 共 267 頁

47 ( 一 ) 各單位應依業務權責及範圍訂頒 分層負責明細表, 各級主官 ( 管 ) 依權責分別審稿 轉呈 代判及核判 ( 二 ) 各級審核 承轉, 不可延擱, 過程應力求簡化 ; 核決長官亦應明快抉擇, 速決 速行 ( 三 ) 遇長官臨時公出或其他事故不在辦公室, 如案情緊急確實無法等候或延擱時, 應由代理人 ( 權責已奉核定者 ) 核決, 並加註 代 字及 補呈 用語, 事後再補呈權責主官 若長官因公出國或暫調現職者得由代理人核決, 不須加註 代 字 第七節蓋印與簽署 公文蓋用印信及簽署規定如下 : 一 各級單位任何文件, 非經單位主官或依分層負責規定授權各層主管判發者, 不得蓋用印信 二 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤, 應即退送補判或更正後再蓋用印信 三 監印人員於待發文件檢視無誤後, 依下列規定蓋用印信 : ( 一 ) 令 : 於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防, 文後緊接署主官職銜 ( 職稱 軍種 階級 ) 姓名, 免蓋職章 ( 二 ) 呈 : 於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防, 文後緊接署主官職銜 ( 職稱 軍種 階級 ) 姓名, 緊接蓋職章 ( 三 ) 函 : 1 上行文 ( 僅限部長對行政院用 ) 文後緊接署職銜 姓名, 蓋職章 如 部長 2 平行文或不相隸屬或對民眾之函件, 於文後緊接蓋單位主官職銜簽字章 ( 四 ) 公告 ( 張貼者 ) 聘書 訴願決定書 證照 在 ( 離 ) 職證明書等 : 1 蓋單位印信或關防, 文後緊接蓋單位主官職銜 ( 職稱 軍種 階級 ) 簽字章 ; 聘書 證狀等有存根聯者, 騎縫處蓋用印信或關防, 存根不蓋 2 各種證照如貼有當事人照片, 應於照片右下端加蓋主官職章或單位鋼戳 3 大量之複印 令 人令 或 公告, 為求簡化, 得將職銜簽字章改署職銜 姓名, 逕行打印 ; 如以副本抄呈上級時, 簽署方式 第 47 頁, 共 267 頁

48 亦同 但與非軍方單位會銜發布 令 或 公告 時, 仍應於文後蓋單位主官職銜簽字章 ( 五 ) 書函 開會通知單 移文單 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 通知單及一般事務性之通知 聯繫 洽辦等公文, 文後緊接蓋用發文單位條戳 ( 六 ) 通報 : 於文後蓋單位條戳 ; 通報簿呈核時, 則蓋通報單位各級人員職官章, 呈核後彙布 ( 七 ) 每日公報 : 於文後緊接蓋單位條戳 ( 八 ) 公務電話紀錄 電報 : 於結尾緊接蓋發 ( 收 ) 話 ( 電 ) 人職官章呈核閱 ( 九 ) 指示 : 採印刷發行, 於文後署發布單位主官職銜 姓名或單位全銜 ( 十 ) 法規命令 : 除發布 令 按規定用印簽署外, 以印刷發行者, 不需於法規名稱下加蓋單位印信或關防 ( 十一 ) 業務 ( 作業 ) 手冊 : 於發布令右上方蓋單位印信或關防, 另於文後署單位主官職銜 姓名 ( 十二 ) 因遂行某項任務所訂之實施方法 規定或計畫 方案, 以及一般公文之附件等, 如係抄轉者, 不蓋用印信 ; 自辦者, 除一般例行附件及表冊格式等外, 凡屬規定 要求 建議或查報事項等性質重要並冠有名稱者, 均以公文為依據, 公文蓋用印信則所附文件亦蓋用印信, 並蓋於其名稱後方, 否則不蓋用印信信 ( 十三 ) 會議 ( 報 ) 紀錄需分發者, 須簽奉核定後行文分發 四 會銜公文 : ( 一 ) 國防部與其他各部會間, 如有會銜公文不蓋部印 ; 但其他機關蓋用印信時, 本部會同蓋用印信, 各總部與非軍事機關之會銜公文比照辦理 ( 二 ) 國軍各單位間之會銜公文, 屬於 令 呈 者, 應會同蓋用印信, 函 則一律不蓋用印信, 簽署方式亦與 令 呈 函 所規定者同 五 公文發文用印時, 於原稿右上方監印人下側空白處蓋 已用印信 或 已電子交換 章戳, 原稿不蓋用印信 六 公文採單面列印, 在 2 頁以上時, 應於騎縫處平正鈐蓋單位騎縫章 ; 印刷文件不蓋 ; 簽呈與文稿各在 2 頁以上者, 亦應於騎縫處鈐蓋業務承辦單位騎縫章 七 有關作戰 情報 後勤 軍法 主計 眷服等特定文書或表單證卡等之蓋用印信, 概依有關規定辦理 第 48 頁, 共 267 頁

49 八 有關證明書 執照及契約書等, 如以外文製發, 應蓋用機關印信及外文製發之首長職銜簽字章或首長外文簽署 ; 亦可依雙方協 ( 約 ) 定蓋用印信 章戳方式辦理 兼職及代理職務之簽署方式如下 : 一 兼任 : 兼任職務者, 應在兼任職務上冠以本職 如 : 指揮官兼 校長 軍少將 二 代理 ( 一 ) 主官因故無法行使職權期間, 由代理職務之副主官簽署, 並於銜名下依實際情況分別註以 因公出國 請假 調訓 等及 代行 字樣 如 : 1 副部長代理部長職務時之簽署, 採兩簽字章併列方式 : 部長 因公出國副部長 代行 2 軍職單位副主官代理主官職務時之簽署, 採兩簽字章併列方式 : 司令 軍中將 因公出國副司令 軍少將 代行 ( 二 ) 主官出缺及新任尚未發布或到職, 奉令由副主官代理或另奉派代者, 按下列方式簽署 : 1 由副主官代理者, 如 : 副主任代理主任 副指揮官代理指揮官 軍少將 2 另奉派代者, 如 : 代指揮官 軍少將 三 兼代 : 單位主官因 公出 調訓 等並未出缺, 又無適當之職務代理人, 經上級派員兼代時, 其簽署方式如 : ( 一 ) 上級兼代下級主官職務時, 兼代者簽署於原主官之前, 如下 : 副指揮官代理指揮官 軍中將 旅長 軍少將 ( 調訓 ) ( 二 ) 同級或下級兼代時, 兼代者簽署於原主官之後, 如 : 指揮官 軍中將 ( 調訓 ) 旅旅長 軍少將 兼代四 兼任 代理或兼代職務, 於發布公文時, 均用所兼任 代理或兼代單位印信及其主官職章 套印 借印與提印 : 一 經常性的大量印刷文件, 如業務 ( 作業 ) 手冊及各種證照等, 於印 第 49 頁, 共 267 頁

50 製前須徵得主管印信權責單位同意後, 再交由指定之國軍印製單位實施 套印 二 新編成立 主官編階調整或番號變更單位, 新印信未頒發前, 或未頒印信之臨時性單位, 必須使用印信發文, 或因其他特殊原因必須借用其他單位印信時, 應報請印信原核發單位同意後始得借用, 且以借用同等級單位印信為原則, 並在借用印信邊框右上角重疊加蓋橫書藍色 借印 章 ( 借印字體為陽文楷書,2 字 1 公分見方, 間距 1 公分不加邊框 ) 三 上級單位主官在本單位以外地區急需發布公文時, 得提蓋就近之所屬單位印信, 並在提蓋用印信邊框右上角重疊加蓋橫書藍色 提印 ( 規格如同 借印 ) 戳 ; 但非經提用印信長官親自核准之公文, 概不得提用印信 國軍各級單位除因作戰任務需要, 以番號代號行文外, 餘對各機關 學校 團體及國軍各級單位行文一律以單位全銜為之 ; 使用單位代號之公文, 蓋用印信方式比照本節有關規定辦理, 公文簽署不論上 平 下行或兼任 代理及兼代, 一律書 部隊長 第 50 頁, 共 267 頁

51 第四章公文處理 第一節基本原則 公文處理包括收文 承辦 稽催 ( 時效管制 ) 繕校 發文 歸檔等全部過程, 各部門及有關人員應相互協調, 密切配合, 以竟全功 公文處理程序圖如附件 公文處理應貫徹下列要求 : 一 劃分性質 : ( 一 ) 資料性質 : 未結案件集中於文卷室便於運用, 已結案件集中於案管單位利於疏散, 文獻史料集中於史政單位利於簡擇 ( 二 ) 單位性質 : 按業務繁簡, 組織大小, 採不同方式作業 二 聯合作業 : 凡同一單位之文書勤務 收發 繕校 文卷管理及稽催輔導, 以集中管理 統一調配 彈性運用 協調簡便為原則 三 完整編案 : 文件辦畢後, 應即交文卷管理部門歸檔 編案, 構成完整文卷, 藉免遲滯不歸 四 主動借 ( 調 ) 卷 : 文中敘明前案者, 應由承辦人自行主動辦理借 ( 調 ) 案, 以利彙 併案處理 五 強化稽查 : 由文書檔案主管單位及文卷室與基層幕僚主管, 各依其職掌權責, 實施公文時效管制 稽催 與文卷管理督導, 促使管制週密, 至於稽查方式, 則可自行研訂配合 公文可依其機密性 重要性及時間性區分, 作為公文處理之依據 : 一 依機密性 : 區分 絕對機密 極機密 機密 密 4 種, 除按本章第 8 節 機密文書處理 規定辦理外, 應在公文 密等及解密條件或保密期限 欄按 國軍保密工作教則 標示機密要件 ( 包含機密等級 機密屬性 保密期限或解密條件等 ) 二 依重要性 : 概分為 重要 普通 2 種, 區分原則如下 : ( 一 ) 速密件及有關政策性案件 ; 重要施政計畫 ; 法令 準則 制度之擬訂 修正或廢止及依本手冊第 3 章第 6 節 條第六項規定所下達之 重要命令 等均列為 重要 ( 二 ) 一般例行性公文及其他無時間性或機密性公文均列為 普通件 第 51 頁, 共 267 頁

52 ( 三 ) 上述公文之重要性, 除 重要命令 應按規定加蓋戳記外, 其餘概免標示, 由各級人員視其公文內容作適當處理 三 依時間性 : 分為 最速件 速件 普通件 三種, 除 普通件 外, 最速件 及 速件 應在公文 速別 上分別標示 四 凡 電話傳真機 透過有 ( 無 ) 線電遂行通信者, 請確依 國軍保密工作教則 條規定辦理 公文處理時限依本章第六節 條規定為準 ; 公文傳遞以公文電子交換或郵遞為主 國軍各級單位如因業務及所屬單位繁多, 應定時集中交換, 其交換原則與程序, 請參閱本章第九節有關規定策訂實施 國軍各單位公文電子交換收發文處理原則如下 : 一 公文電子交換, 係指將公文及其附件資料經由前置處理器 (FEP), 透過網路及電子交換管理中心, 予以傳遞收受者 各單位對於適合電子交換之公文, 於設備及人員能配合時, 應以電子交換行之 二 應由文書單位或單位收發負責辦理公文電子交換作業 三 各單位應於單位網站上設置電子公布欄專區, 視公文性質登載於電子公布欄專區, 並得輔以電子郵遞告知, 不另行文 四 登載電子公布欄之公文應註明登載期限, 超過期限者, 應自電子公布欄專區移除 五 各單位電子交換作業收文 發文 登載電子公布欄相關記錄及文稿, 至少保存 1 年 六 罕用字應使用國防部共用補充字集, 若缺字依國防部公文電子交換作業要點向權責單位申請, 不得自行造字及符號 機關公文電子交換作業辦法如附件 38 國防部公文電子交換作業要點如附件 國軍各單位公文電子交換收發程序如下 : 一 公文電子交換收文處理程序 : 識別通行 電子認證 收文列印 檢視處理 分文 編號 登錄 傳送等 二 公文電子交換發文處理程序 : 列印全文 繕校 列示清單 識別通行 電子認證 發文傳送 發文確認 加蓋 已電子交換 章戳 檢視發送結果 處理失敗訊息等 受文對象為人民 法人或其他非法人團體, 其公文電子交換作業時, 應符合行政院 機關公文電子交換作業辦法 文書及檔案管理電腦化作業規範 及國防部相關作業規定 第二節收文 第 52 頁, 共 267 頁

53 04009 收文區分 總收文 ( 限國防部及各司令部 ) 及 單位收文 2 層級 各級單位對外來文件, 應由文卷室統一收受, 其他業務單位或人員如有逕行收到文件, 仍須送交文卷室登記, 以利查考 凡外來電報, 其收件單位明確者, 由通信中心或譯電單位逕送業務單位文卷室收受 ; 餘由總收文分辦 第一款總收文 總收文工作, 由文書主管單位或管理人員負責辦理 總收文之作業程序區分點收 拆封 給據 分文 編號 登記及分送等 拆封及注意事項 : 一 收到文件拆封後, 如為密件 ( 含 ) 以上公文應由指定之人員拆封後依 條規定辦理 ; 普通件點驗來文及附件名稱 數量是否相符, 如有錯誤或短缺, 除將原封套保留註明外, 應以電話或書面向發文單位查詢 二 應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱, 如相隔時日較長時, 應在文面註明收到日期 三 來文附件裝訂整齊附訂於公文後, 隨文附送 ; 附件較多或不便裝訂者, 應裝袋或捆紮於文後, 並書明 號附件字樣, 於分文時一併隨文送辦 附件袋格式如附件 40 四 公文先到而附件未到者, 應即洽詢發文單位補齊附件或於尚未編列 ( 總 ) 收文號前採退文方式處理 ; 若為急要件, 可先送承辦單位簽辦, 其附件如逾正常時間未寄到時, 應速協調發文單位補齊 五 來文如屬訴願 訴訟 人民陳情案, 其封套應附訂於文後, 以備查考 ; 郵寄公文之封套所貼郵票, 不得剪除 六 來文如有誤投, 應退還原發文機關, 其有時間性者得代為轉送, 並通知原發文機關 七 機密文件經單位主官指定之處理人員拆封後, 須送總收文登記掛號者, 在原文加註 本件呈奉親拆 或 本件由 單位拆封, 以資識別 八 公文附件如屬現金 支票 匯票 有價證券等, 應送同一單位主計人員或承辦單位點收保管, 並於文內附件項下簽章證明 九 附件為人 畜 機器 器材 書籍或其他重要物品等時, 應按 條第十項第十一款 (6) 規定處理 點 ( 簽 ) 收及注意事項 : 一 收發人員收到公文或函電, 除普通郵遞信件外, 應先將送件人所持 第 53 頁, 共 267 頁

54 之送文簿或清單逐一查對點收, 並就原簿 單, 註明收到時間蓋戳退還 ; 如無送文簿 單, 應填給送件回單 單位如未設收發單位者, 應指定專人辦理 二 收發人員收到之文件應登記於收文簿, 最速件 密件 郵電或附有現金 票據等應定時彙送 ; 另文件封套上指定收件人姓名者, 應另用送文簿登記, 並比照上述文件送達 三 收件應注意封口是否完整, 如有破 ( 污 ) 損或拆閱痕跡, 除應通知發文單位外, 並當面會同送件人於送件簿 單 ( 或收據 ) 上, 註明退還或拒收 四 公文附件數有短缺時, 在來文送件簿 ( 單 ) 註明退回, 如屬郵寄, 在來文首頁右下方蓋章並簽註時間, 協調由承辦單位催補, 若承辦單位拒收, 則採退文處理 五 電子交換收文人員應輸入識別碼 通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程序, 並於電腦系統確認相符後, 即時或定時進行收文作業, 且應立即傳送回覆訊息, 並依一般收文作業程序繼續辦理 六 電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電子文件封包 儲存電子檔 確認發文單位及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改 七 電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文, 同時得由收文方之電腦系統標明電子交換公文, 如電子公文超過一頁以上時, 須加印頁碼及騎縫章 八 收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息, 應依其訊息擷取相關資料, 並為妥適處理 九 電子交換收文人員於檢視來文無誤後, 應依收文程序辦理, 如發現來文有誤送或疏漏時, 應通知原發文機關另為處理, 已列印之公文則登錄後予以銷毀 給據 : 一 掛號郵件, 在郵單上蓋戳 二 專人遞送者, 在送件簿 ( 單 ) 上蓋戳 三 無送件簿 ( 單 ) 者, 應給收據 四 最速件 速件, 應在郵單或送件簿上註明收到月日時分 五 如有 條第八 九項之情形, 應註明數量 規格 品質等 分文 ( 提呈 ): 一 分文通常依文書主管單位 ( 總收文 ) 文卷室 ( 單位收文 ) 業務主管單位 ( 或承辦人 ) 相啣接之順序辦理 二 總收文人員收到來文經拆封登錄後, 送交各單位文卷室辦理, 如係 第 54 頁, 共 267 頁

55 電子交換 傳真 郵電或外文文電, 應按程序收文分辦 三 於來文 左 上角 ( 總收文章右側 ) 註明主辦單位名銜, 並按下列原則分辦 : ( 一 ) 原則上應按來文所敘之主旨目的, 以確定主辦單位 ( 二 ) 來文係答復本單位去文者, 概依來文所敘述之發文單位 文電代字送原承辦單位收辦, 如須會辦或移辦, 概由該收辦單位自行酌定辦理 ( 三 ) 來文涉及數個單位之業務而不能區分性質之主從者, 依來文主旨所敘首一事項之主管單位為主辦單位, 由其收辦後再行會辦或協調有關單位辦理 ( 四 ) 有關專案性費用申請案件, 應分由業務主管單位主辦, 控制專款與主計單位會辦 編號 登記 : 一 凡送達之正式公文, 應於來文首頁左上端空白處加蓋總收文登記章, 並按年份編列總收文通號, 急要公文應提前編號登錄 ( 例 : 收文第 號計 11 碼 ) 二 將來文單位 時間 文電字號 附件及案由摘要 機密等級等登記於 收文簿 內 總收文簿格式如附件 41 三 例行表報 ( 不含機密件 ) 通令 指示 法規及業務 ( 作業 ) 手冊暨其他非正式文件與私人函件等, 均不編列總收文號, 一律以送文簿分送簽收辦理 四 電報使用原譯電單位所編之號碼, 另立專簿登記分辦 五 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文, 經原發文機關補發後要求補辦收文手續時, 仍沿用原收文日期及原收文號, 另發文機關應於原文之發文日期後方加註 00 年 00 月 00 日補發 單位 六 電子交換收文人員於檢視來文無誤後, 應依序編收文號, 加蓋收文日期章戳, 登 ( 轉 ) 錄摘要資訊, 並將相關電子檔與收文號連結 分送 : 一 將文件 ( 機密件應再加封套 ) 登記於送件簿, 分送承辦單位文卷室簽收 收文送件簿格式如附件 42 二 代收及免編總收文號之文件, 另登 送文簿 分送 送文簿格式如附件 43 三 各業務單位所收受之文件如有異議不得拒收不辦, 欲改分或逕移其他單位時, 應由該單位主官 ( 管 ) 或副主官 ( 管 )( 參謀本部由各聯 第 55 頁, 共 267 頁

56 參執行官或同階層副主官先與有關單位協調後決定 ) 註明原因蓋章, 即日退回改分 ; 但逾時 1 工作日, 或已作收文處理及已簽辦之文件, 概不得退請改分, 應即由收文單位協調確定承辦單位後, 函送業管單位辦理 公文退件改分單格式如附件 44( 限收受由總收文所分文件 1 日內退回改分使用 ) 移文單格式 ( 限各部會間移文使用 ) 如附件 45 四 若來文確定非受文單位業管範圍時, 受文單位應以函退回, 請原發文單位重新核定再行送發 五 凡來文性質不明之案件, 文書主管單位應即協調主管業務職掌單位解釋, 一經認定, 不得推諉 ; 經認定之主辦單位, 應積極協調會辦單位辦理 ; 如對解釋發生異議, 而涉及職掌劃分不清問題時, 由經解釋之主辦單位再簽會業務職掌主管單位後, 呈請副主官 ( 幕僚長 ) 裁定, 並視需要儘速由經解釋受文單位召集協調會解決 六 文件於分辦時, 如因各業務單位互相推諉, 因而發生延誤責任, 其經最後裁定承辦並曾受分文單位, 應負該項公文之延誤責任 若最後裁定承辦而未曾受分文之單位, 雖不負該項公文之延誤責任, 但應依限迅速處理 第二款單位收文 單位收文由文卷室負責辦理, 注意事項如下 : 一 各獨立單位內部應設立文卷室, 指定專人擔任收發, 並與文書主管單位 ( 總收文 ) 保持密切聯繫, 單位收發以設置一級為限 二 收受文件之點收 拆封及給據, 均按總收文之作業規定辦理 三 已建置公文管理系統單位者毋須列印甲 乙 丙三表之 收文登記表, 由文卷室於公文系統中作業 四 經點收之文件, 除本款 條所列者外, 均請依下列程序辦理 : ( 一 ) 按年份依序統一編列單位文卷室收文號, 並註明收到年月日時分, 打蓋於公文右上端空白處, 並依附件 30 收文簿格式編列單位收文號碼 ( 例 : 收文第 號計 11 碼 ) 及摘記來文單位 字號與收件日期等, 以利稽查 ( 二 ) 登記甲 乙 丙三表之 收文登記表 收文登記表格式及登記規定如附件 46 ( 三 ) 分送 : 1 將文件連同收文登記表 ( 甲 乙 丙三表 ), 分送交各業務承辦人簽收 第 56 頁, 共 267 頁

57 2 如係新案或無法決定承辦人者, 由承辦之基層單位主管或副主管指明案件承辦人 3 送交承辦人辦理之公文, 如適值承辦人差假, 其業務代理人應即簽收辦理 ; 如有拒收情事, 則送請收辦單位主管處理 4 文件由承辦人在收文登記表 ( 甲 乙 丙三表 ) 上簽 ( 姓名 時間 - 月日時分 ) 收後, 收文登記員應即將甲 乙表收回, 丙表則由承辦人裝訂附於文上 5 收文登記表之使用及處理如下 : (1) 甲表 : 由文卷室抽存, 按承辦單位分戶及 完成處理日期 順序排列於收文登記表稽催盒內, 作公文稽催之用, 辦畢歸檔後, 按文卷室收文號順序排列, 代替收文登記, 屆滿 1 年後, 由文卷室鑑定銷毀之 (2) 乙表 : 由文卷室收文登記員, 抽送承辦業務基層單位主管或副主管保管, 按 完成處理日期 先後排列於 乙表稽催盒 內日期導卡後, 以作公文處理時效管制, 並代替基層收文登記之用 辦畢後, 由各基層單位主管或副主管自行保管至結案止, 即予銷毀 收文登記表鐵箱式樣如附件 47 乙表稽催盒式樣如附件 48 (3) 丙表 : 由承辦人浮貼於來文裝訂線右側, 上緣與公文各行第一字平齊, 作核判過程中各級主官 ( 管 ) 查考之用, 辦畢隨文歸檔 四 單位公文管理系統具登錄 管制 稽催 查詢等功能且整體環境可配合時, 收文登記表得採一聯 二聯式或不使用收文登記表改以系統管制, 惟採前述措施前, 須將作業流程及規定呈上級文書檔案管理單位核備, 惟密級 ( 含 ) 以上公文應獨立列印收文登記表或清冊交由承辦人員簽收後, 保管 10 年 五 單位文卷室收到之文件, 經點收 登錄後, 如有標示 重要命令 章戳之公文, 應先提呈正 副主官 ( 管 ) 核閱, 再依批示分送承辦單位處理 六 凡承辦單位收受之文件, 經其主管核閱認為非屬該單位承辦者, 應退回文卷室分文人員辦理改分, 受改分單位如有意見, 文卷室應即簽明理由呈請單位副主官裁定, 不得再行改分 ( 移 ) 還, 以免輾轉延誤 七 凡未經文卷室收文登錄之文件, 承辦人應即主動送交文卷室辦理收文登記手續 第 57 頁, 共 267 頁

58 八 會辦之文件, 受會單位文卷室處理時限應視同速件, 並依收發文程序辦理, 或單位另訂處理規定, 以加速會辦作業 九 會辦之文件, 承辦人應經由文卷室編列會管制文號後, 送受會單位 第三節承辦處理 承辦人收到文件後, 依左列程序辦理 : 一 立即於收文登記表 ( 甲 乙 丙三表 ) 上簽 ( 姓名 時間 ) 收後, 將甲 乙表取下即時退交送文人員, 丙表黏附文上 ( 若承辦人差假, 由職務代理人代收 ) 二 將文件登記於 工作處理簿, 俾賡續辦理發文 查考與歸檔事宜 工作處理簿格式與填寫須知詳如附件 49 三 承辦人如收到傳真文件時, 應即送文卷室編列收文號, 並影印乙份隨同原件簽辦 簽辦公文注意事項 : 一 依照規定簽辦, 並完成下列手續 : ( 一 ) 依據 國軍檔案管理手冊 保存年限區分及業務實際需要與文件內容性質, 適當填註 保存年限 ( 即本件保存 年 ) 欄內 ( 二 ) 依據單位所建立之 業務項目卡 將 分類號 填註於公文或文稿之 檔號 橫線上方 業務項目卡格式及使用說明如附件 50 ( 三 ) 文稿完成呈核 ( 判 ) 程序後, 以 工作處理簿 送文卷室簽收 繕發 歸檔 ( 四 ) 簽稿發文後如須續辦者, 承辦人應即送文卷室歸檔, 並按規定手續辦理調卷 二 公文收辦後, 如發現公文或附件內容錯誤須退回來文單位更正時, 承辦人應註明原因行文至發文單位辦理更正 三 緊急事項請先以電話洽辦, 隨即補具公文 四 簽稿送請核判, 如需附送參考資料或檔案, 且數量較多時, 應逐項標明附件號數或資料名稱, 以利查閱 五 公文或附件需要收文機關轉發者, 應儘量附送收文者需要之份數 ( 附件發送原則, 應按 條第十項辦理 ), 以節耗費而爭時效 來文內有明顯之錯誤字句, 應電洽改正, 或於抄送時在文旁改正, 如摘敘入稿, 則逕行改正以避免錯誤之字句 六 公文欲登載於電子公布欄者, 承辦人須於簽辦時註明, 相關規定依第 3 章第 3 節 條第二項第九款辦理 七 附件抽存作業規定 : 第 58 頁, 共 267 頁

59 ( 一 ) 承辦人對來文附件有抽存之必要者, 應於來文書明 附件抽存 字樣並簽名蓋章, 並於簽呈說明附件抽存之用途, 奉核定後登錄於工作處理簿, 並於附件首頁註明日期 文號, 歸檔時應登錄於附件抽存登記管制簿 文書檔案管理人員應於屆期時催歸, 並核對數量 附件抽存登記管制簿格式如附件 51 ( 二 ) 附件抽存時間不得逾 6 個月, 如需續用應重新登錄於附件抽存登記管制簿, 惟累計以 1 年為限 ( 三 ) 附件屬作戰計畫 重要命令 計 ( 規 ) 畫或 密級 ( 含 ) 以上文書等, 均應註記 發文日期 及 機密要件, 經簽核抽存後, 屆期均應歸檔 ; 密級 ( 含 ) 以上書籍隨文轉發單位或個人存管者應列管造冊移交, 若未隨文轉發 ( 以配賦表通知領取 ) 者, 應於領取後另案簽奉核准後得以抽存, 並依規定登記於附件抽存登記管制簿 ( 四 ) 密級 ( 含 ) 以上附件應標示 機密等級 機密屬性 保密期限及解密條件, 無論係自簽或來文, 均以原核定之標示為準, 嚴禁自行解密或以普通件典藏參用 ( 五 ) 附件屬磁 ( 碟 ) 片 錄音帶 錄影帶 照片等非文字附件, 應袋存歸檔 ( 六 ) 附件若屬書籍 海報 宣傳資料及非機密之教材 準則 地圖等, 應於原簽上簽奉核可後, 於附件抽存管制簿登記並註記存放地點, 得不列入每半年之稽催, 惟檔案室仍應不定期抽檢存放地點詳查數量是否符合, 始得永久抽存 八 辦畢案件應於 5 日內送交單位文卷室歸檔, 如有延誤應先簽請權責長官核准後, 知會單位文卷室辦理延後歸檔, 並依簽准之日期歸檔 九 承辦人員應將已辦畢之案件進行逐頁編碼, 其方式如下 : ( 一 ) 案件頁碼之編寫, 涵蓋本文及其附件, 先編本文, 續編附件 ; 如為密級以上公文, 密件公文封應併同裝訂於附件最後 1 頁, 並編寫頁碼存管 ( 密件公文封正反兩面皆應編頁碼 ), 抄本 ( 件 ) 頁碼由檔案管理人員續編 ( 二 ) 本文頁碼編寫前, 應按其文件時間先後排序, 早者在下, 晚者在上, 再予編號 如本文屬簽稿併呈者, 則以簽為上, 稿在下之次序編寫, 其所屬附件, 則各依其後連續為之 ( 三 ) 附件頁碼之編寫, 除書籍型式或無法隨文裝訂者外, 應併同其本文連續為之 ( 四 ) 各案件之頁碼, 應以鉛筆編寫於每頁之右下角 ; 但文件為雙面書 第 59 頁, 共 267 頁

60 寫或列印者, 雙面均應編碼, 其背面頁碼於左下角為之 十 承辦人員應將辦畢案件中有下列非文字或無法隨文裝訂之資料者, 予以註記處理, 俾利後續點收 : ( 一 ) 案件本文及附件如屬微縮片 電子媒體 錄音帶 錄影帶或其他方式儲存之媒體, 應於該媒體承載物如 : 外盒 封套等上註明文號 ( 二 ) 案件附件如為書籍型式資料者, 應直接於該資料封面上右上角註明文號 十一 奉核判之發文案件, 承辦人員應於 3 日內辦理發文, 切勿拖延, 以免耽誤時效 ; 送文卷室發文前, 承辦人員應確實校對本文及附件資料, 發現有誤, 立即訂正, 經校對無誤後, 應於原稿 承辦人 電話及姓名 : 下緣加蓋承辦人職官章, 並書寫日期 時間, 以示負責 無發文之案件, 亦應於奉批示後 5 日內辦理歸檔 第四節發文 發文區分 單位發文 及 總發文 2 層級 各級單位對外發文, 以統一登記 封發為原則 第一款單位發文 單位發文之作業程序分為審查 點收 編號 繕製 核對 用印 封發等 審查 : 一 文稿內容繕製有無錯誤或重複 二 處理手續是否完備 三 與規定格式是否相符 四 機密文稿是否標示機密要件 ( 機密等級 機密屬性 保密期限或解密條件 ) 及密等斜線章 保密警語章等 五 如與以上各款發生不符問題時, 應具體說明, 送回原承辦單位修訂核定後, 再行送發 點收 : 對送發之稿件, 經核對原稿, 查對正文 附件與附還原案及其應辦手續無訛後, 即於承辦人工作處理簿上簽章 點收及登記發文日期 字號, 並退還工作處理簿 編號 ( 發文號 ): 一 文卷室依發文先後順序按年份編列 通號 ( 不分處 組 科 ) 再冠以承辦單位之文電代字, 登記於發文簿及文稿上送繕或送印 ; 電報逕送通信中心拍發 第 60 頁, 共 267 頁

61 二 單位發文通號每年 1 月 1 日起更易 1 次 ( 例 : 字第 計 10 碼 ) 國防部 97 年至 101 年文電代字編訂作業規定如附件 52 發文登記簿格式如附件 繕製及注意事項 : 一 公文之繕製, 除按 條規定之原則辦理外, 上行文不得用複寫 ; 書繕證狀得用印製 章戳或毛筆 二 副本之繕製與正本同, 並於公文左上角與單位全銜齊之上緣加蓋 副本 戳記 ; 為電子公文無法產生 副本 字樣時, 應由收文單位鈐蓋 副本 戳記後分送業管單位承辦 三 法規 業務 ( 作業 ) 手冊等均以印刷為原則 四 分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫無法依限辦妥者, 應向承辦單位協調改訂, 並在稿面註明, 以明責任 五 凡屬 極機密級 以上及重要性之文稿, 應指定專人負責繕 ( 製 ) 印 六 分配繕製 ( 寫 ) 之文件, 應以當日繕製完畢為原則 七 繕製人員對交繕之文稿, 如認為不合公文格 ( 程 ) 式或發現原稿有錯誤或可疑之處時, 應先請示業務單位主管或承辦人查詢改正後再行繕製 八 各單位對外行文, 應一律使用統一規格之公文格式及版面, 不得另加符號 代碼 浮水印等其他註記 九 繕製文件宜力求避免獨字成行成頁 ; 遇有畸零字數或單行時, 宜儘可能緊湊 十 繕製應照原稿, 認清段落 字句與標點符號, 並注意稿外之批註 十一 繕製完畢, 應自行檢對, 如有錯誤, 應予改正, 不得挖補, 檢對完畢, 併稿送校 十二 任何具複 ( 影 ) 印功能之機具, 如 : 影印機 傳真機及電腦掃描器等 ( 不含印製場所使用印刷類機具 ) 之使用, 應依單位訂定之使用管制規定辦理 ; 複印分類保密資料時需按權責完成 先簽核後複印 之程序, 始可複 ( 影 ) 印, 簽核單由複影印機保管單位保管, 以備查考 複 ( 影 ) 印機使用管制規定依 國軍保密工作教則 第 4 章第七節規定辦理 十三 繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時, 應列示清單並將非電子交換公文列印, 送請校對, 並於原稿右上角加蓋發文統計章戳, 如附件 核對及注意事項 : 第 61 頁, 共 267 頁