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1 嘉義縣政府行政處作業程序說明表項目編號 AA01 項目名稱公務薪資管理作業系統 - 編制內員工薪資 公健保費及退撫金之繳納作業 承辦單位出納科 作業程序說明 一 依據人事單位派免異動通知書, 更正員工資料檔 二 列印公保清冊核對本月與上月支薪異動人數正確否? 三 列印每月薪資印領清冊 4 份並加會人事 主計及縣長核章 四 依據 應發應扣 統計表至 公務會計系統 登打簽證簽付 五 列印台銀代轉存員工薪資清冊並製作薪資轉帳磁片送銀行 六 執行 員工薪資資料查詢系統 上傳作業 七 處理流程作業時間 ( 一 ) 薪資發放 每月 25 日前完成下月份薪資異動資料, 逐級核章後, 於每月 2 日發放員工薪資 遇例假日順延 ( 二 ) 依年終獎金發放辦法 每年農曆春節 10 日前一次發给 ( 三 ) 考績獎金發放日期 由財政稅務局視財務狀況決定發放日期 ( 四 ) 公保費 每月 15 日前繳納當月份費用 ( 五 ) 健保費 依據健保局繳納單簽辦繳納上月份之健保費 ( 六 ) 退撫基金 每月 10 日前繳納當月份費用 控制重點一 列印公保清冊 : 核對本月份與上月份支薪異動人數, 資料確定無誤後, 方可列印當月份薪資存底報表 二 列印薪資分項統計表 : 依據分項統計表之金額, 至本府 公務會計系統 登打簽證簽付, 金額務必正確無誤 三 法院扣款人員應依執行命令之金額代扣 ; 新進員工年資之計算 退休人員按在職月數比例計算獎金 ; 代理主管人員按代理月數比例發放年終考績獎金 四 考績經銓敘部核定後, 方可至 考績晉級作業系統 執行 考績結果回主檔, 執行此功能後, 員工敘薪俸級即更新 五 為保障同仁權益, 公健保費 退撫基金應於規定期限內繳納 法令依據一 出納管理手冊 二 全國軍公教員工待遇支給要點 使用表單一 嘉義縣政府 年 月 應發應扣 統計表 二 嘉義縣政府 年 月員工薪資受款明細 三 全民健康保險費 公保及公務員退撫基金繳納通知單等 1

2 AA01 嘉義縣政府行政處作業流程圖公務薪資管理作業系統 - 編制內員工薪資 公健保費及退撫金之繳納作業 2

3 自行評估單位 : 行政處出納科 嘉義縣政府行政處內部控制制度自行評估表年度 作業類別 ( 項目 ): 薪資管理作業 - 編制內員工薪資 公健保費及退撫金之繳納 3

4 估計日期 : 年月日 評估重點自行評估情形評估情形說明 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業 流程圖之製作是否與規 定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效 設計及執行 二 員工薪資 年終獎金 考績獎金及公健保 退撫 金之扣繳作業 ( 一 ) 是否確實核對 支薪異 動人數, 資料確定無誤 ( 二 ) 登打簽證簽付, 金額 是否正確無誤 ( 三 ) 法院扣款人員是否依執行命令之金額代扣 ; 新進員工 退休人員 代理主管人員, 是否確實依照代理月數比例發放年終 考績獎 ( 四 ) 考績經銓敘部核定後, 是否確實辦理員工敘薪俸級更新 ( 五 ) 公健保費 退撫基金是否於規定期限內繳納 結論 / 需採行之改善措施 : 符合 未符合 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性 質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入 評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 或 未符合, 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論 時一併敘明須採行之改善措施 嘉義縣政府行政處作業程序說明表項目編號 AA02 項目名稱各類所得稅款扣繳作業 4

5 承辦單位出納科 作業程序說明 依據各單位加會之憑證資料逐筆建檔, 分為 有預扣稅額及無預扣稅額 2 部分 1 無預扣稅額部分 影印各單位加會之憑證資料, 按月建檔, 於年度結束時統計結報並寄發扣繳憑單 2 有預扣稅額部分 影印各單位加會憑證資料按月建檔, 至財稅局支付管理系統網站, 列印 每月所得稅匯款資料明細表, 核對相關憑證資料及金額無誤後, 簽辦所得稅款收入, 奉核簽准後, 至本府 公務會計系統 登錄 所得稅收入款項歷次核准, 並將簽呈及開支科目推算簿送請主計處開立收入傳票, 暫存本府代收代付款專戶 簽辦所得稅款預借, 奉核簽准後, 至本府 公務會計系統 登錄簽證簽付作業, 將簽呈及推算簿送請主計處開立支出傳票, 由出納科自本府代收代付款專戶開立所得稅支票 所得稅支票領取後, 填寫各類所得稅款繳納單, 於每月 10 日前至台銀公庫繳納上月份之稅款 繳納後, 辦理預借稅款轉正核銷事宜 控制重點一 確實依照 各類所得扣繳率標準 暨 薪資所得扣繳稅額表 辦理應扣繳之所得稅 二 代扣之薪資所得稅, 屬中華民國境內居住之國人所得, 應於每月 10 日前, 將上一月內所扣繳稅額 ; 屬非中華民國境內居住之個人所得, 應於代扣稅款之日起 10 日內, 分別印製附條碼薪資所得扣繳稅額繳款書, 向代收稅款金融機構繳納 三 其餘代扣稅費款, 應依各該扣繳規定期限, 辦理代繳, 不得延誤 四 於規定期限內辦理繳付各項代扣稅費款, 並送經辦單位審核無誤後, 由經辦單位附上繳款證明, 送會計單位辦理核銷 五 應於每年 1 月 31 日前彙整年度所得並向國稅局完成扣繳申報 ; 列印各類所得扣繳暨免扣繳憑單, 於 2 月 10 日前寄發所得人 六 屬非中華民國境內居住之個人所得, 應於代扣稅款之日起 10 日內開具扣繳憑單, 向該管稽徵機關申報核驗後, 發給納稅義務人 法令依據一 出納管理手冊 二 所得稅法 三 薪資所得扣繳稅額法 5

6 四 各類所得扣繳率標準 使用表單一 薪資所得扣繳稅額繳款書 二 各類所得扣繳稅額繳款書 三 各類所得扣繳暨免扣繳憑單申報書 AA02 嘉義縣政府行政處作業流程圖各類所得稅款扣繳作業 準備 6

7 依各單位之憑證資料建檔 至財稅局支付管理系統, 列印 每月所得稅匯款明細表 核對憑證資料及金額 簽辦預借所得稅款 簽辦所得稅款收入 登錄簽證簽付作業 至公務會計系統登錄 所得稅款歷次核准 簽呈及推算簿送主計處開立支出傳票 簽呈及推算簿送主計處開立收入傳票, 存入本府代收代付款專戶 出納科開立所得稅支票 填寫所得稅繳款單, 每月 10 日前至銀行繳納 繳納後, 辦理轉正核銷 結束 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 各項稅費款之扣繳作業 7 評估日期 : 年月日

8 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 各項稅費款之扣繳作業 ( 一 ) 是否確實依照 各類所得扣繳率標準 暨 薪資所得扣繳稅額表 辦理應扣繳之所得稅 ( 二 ) 薪資所得稅, 屬中華民國境內居住之國人所得, 是否於每月 10 日前, 將上一月內所扣繳稅額 ; 屬非中華民國境內居住之個人所得, 是否於代扣稅款之日起 10 日內, 分別印製附條碼薪資所得扣繳稅額繳款書, 向代收稅款金融機構繳納 ( 三 ) 薪資所得稅外之其餘代扣稅費款, 是否依各該扣繳規定期限, 辦理代繳 ( 四 ) 於規定期限內辦理繳付各項代扣稅費款, 是否送經辦單位審核無誤後, 由經辦單位附上繳款證明, 送會計單位辦理核銷 ( 五 ) 是否於每年 1 月 31 日前彙整年度所得並向國稅局完成扣繳申報 ; 列印各類所得扣繳暨免扣繳憑單, 於 2 月 10 日前寄發各所得人 ( 六 ) 屬非中華民國境內居住之個人所得, 是否於代扣稅 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 8

9 款之日起 10 日內開具扣繳憑單, 向該管稽徵機關申報核驗後, 發給納稅義務人 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 項目編號 AA03 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 9

10 項目名稱約聘僱及臨時約聘僱 約用 臨時人員薪資作業 承辦單位出納科 作業程序說明 一 依據人事處異動資料 就職 離職或職務異動通知, 至 設定同仁基本資料 修改 : 一 新到職員工建檔 : 就職單, 台銀帳號 到職日 支薪類別 等相關資料 二 離職員工 : 依離職單上離職日期, 核算 固定薪資收回明細 主計開立 支出收回書 離職同仁至銀行繳納應收回金額 收據送至出納 收據正本送主計辦理入帳, 影印本黏貼於每月薪資清冊, 以利日後查對 三 新到職臨時人員 約用人員 : 由庶務科建檔, 到職日 工作日數 出納薪資轉檔核算 執行薪資存底報表列印 二 列印薪資各項報表 : 一 列印約聘僱人員及臨時約聘僱人員薪資清冊 : 人事處核對本月份請假人員是否超過請假天數, 資料正確無誤後, 方可列印本月薪資存底報表 二 列印薪資存底報表 : 點選報表月份 固定應發 設定應扣項目 法院扣薪 選擇類別 執行薪資存底報表列印 清冊共一式二份另 3 份用影印 教育處須另行列印, 加會庶務科 人事 主計及機關首長核章, 一份送人事 二份送主計 一份送庶務科 其中一份由主計送審計機關 一份出納自存 一 列印薪資分項統計 : 依據預算科目之金額, 由主計處至 公務會計系統 登打簽證簽付 約 300 筆, 金額務必正確, 連同受款人清單一併送主計開立付款憑單 送支付科或出納科開立支票完領取支票送台銀 三 金融單位轉存作業 : 一 選擇薪資轉存月份 每月固定薪資 預算科目 媒體轉存作業 計算轉帳總額 金額正確 列印轉帳總額表 各一式 3 份, 一份送銀行 一份送主計 一份出納自存 產生媒體磁片 二 辦理支付 : 應於發薪前 1 日, 將公庫支票 磁片及 委託台灣銀行代存員工薪資表 3 份送至銀行辦理發薪入帳事宜 四 年終獎金 於春節前統一發放 : 二 選擇所屬年份 設定獎金倍數 預算科目 計算獎金 欲修改個人金額時, 可點選欲調整之個人, 直接於欄位內 10

11 修改 列印存底一式 2 份另 3 份用影印 教育處須另行列印, 加會人事 主計及機關首長核章, 一份送人事 二份送主計 其中一份由主計送審計機關 一份出納自存 三 由主計處二科至本府 公務會計系統 登打簽證簽付 金額務必正確, 連同受款人清單一併送主計開立付款憑單 送支付科或出納科開立支票完領取支票送台銀 四 金融單位轉存作業 : 選擇薪資轉存月份 年終工作獎金 預算科目 媒體轉存作業 計算轉帳總額 金額正確 列印轉帳總額表 各一式 3 份, 一份送銀行 一份送主計 一份出納自存 產生媒體磁片 五 注意事項 : 法院扣款人員應依法院執行命令扣繳員工薪資, 以電匯或郵寄 送達方式將代扣金額支付債權人 五 員工薪資查詢 : 每月發薪前 1 日, 至本府 公務薪資管理作業系統 約聘僱及臨時約聘僱員工 選擇年度 勾選預覽列印 點選個人明細表 依序完成上述步驟, 即可至個人 eip 查詢薪資明細 控制重點 1. 業務單位編預算科目 金額 分配數每月是否足夠 2. 新進到職同仁, 身分證字號 台銀帳號影本 契約書影本 使用表單 1. 薪資清冊使用 B4 紙張 2. 薪資轉存清單使用 A4 紙張 AA03 嘉義縣政府行政處作業流程圖 約聘僱及臨時約聘僱 約用 臨時人員薪資 準備 確認約聘僱及臨時約聘僱 約用人員請假人日數 確認臨時人員請假人日數 人事處考核訓練科庶務科 11

12 薪資造冊列印並核章 出納科 1. 按業務單位所提供預算科目所產生名冊 2. 新進到職同仁, 身分證字號 台銀帳號影本 契約書影本 簽證時如果當月分配數不夠金額要通知業務單位重新辦理分配數金額才不會影響薪資發放時間 主計處 作簽證簽付, 並開立付款憑證及支出傳票 開立支票 財稅局支付科 出納科將支票 薪資轉存清單及媒體磁片送代理公庫銀行匯撥薪資 12

13 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 約聘僱及臨時約聘僱 約用 臨時人員薪資作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 約聘僱及臨時約聘僱 約用 臨時人員薪資作業 ( 一 ) 業務單位編預算科目 金額 分配數每月是否足夠 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 ( 二 ) 新進到職同仁, 身分證字 號 台銀帳號影本 契約書 影本 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採 13

14 行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修 正評估重點 項目編號 AA04 項目名稱專戶入帳作業承辦單位出納科 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 作業程序說明 業務單位將電匯通知單或公庫送款回單等資料送至主計處辦理入帳後, 主計處依各專戶製作收入傳票並送至出納科簽收, 出納管理人員將主計處以傳票登記簿遞送之收入傳票與後附之電匯通知單或公庫送款回單等相關收入證明核符無誤後, 於傳票登記簿上簽收 出納管理人員進入出納管理系統完成登帳, 並於收入傳票上註明入帳日期及出納收件編號, 後核章並陳核至科長 控制重點一 收入傳票須附銀行收款聯單並蓋有銀行收訖章及日期, 登錄入帳日期須於銀行收款日期之後 二 簽收主計處所送之收入傳票前, 應先查看所附電匯通知單或公庫送款回單等相關收入證明與傳票上所載者有無不同 三 收入款項是否隨時按順序詳實正確完成登帳, 並在收入傳票上加蓋入帳日期戳記及經收人員職章 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 會計法 使用表單一 電匯通知單二 公庫送款回單三 收入傳票 經費類 14

15 四 傳票登記簿 AA04 嘉義縣政府行政處作業流程圖 專戶入帳作業 業務單位通知繳款人繳納, 或由繳款人直接滙入款項至本府專戶 將銀行已收訖之相關憑證作推算送至主計處辦理入帳 業務單位 簽收主計處遞送之收入傳票, 並在傳票上加蓋入帳日期戳記及經收人員職章 出納科 完成專戶收入登帳作業並核章 出納科 15

16 整理收入傳票並編製專戶綜合結存日報表移送主計處 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 專戶入帳作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 三 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 四 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 專戶入帳作業 ( 一 ) 收入傳票須附銀行收款聯單並蓋有銀行收訖章及日期, 登錄入帳日期須於銀行收款日期之後 ( 二 ) 簽收主計處所送之收入傳票前, 應先查看所附電匯通知單或公庫送款回單等相關收入證明與傳票上所載者有無不同 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 16

17 ( 三 ) 收入款項是否隨時按順序詳實正確完成登帳, 並在收入傳票上加蓋收訖日期戳記及經收人員職章 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目編號 AA05 項目名稱專戶付款作業承辦單位出納科 作業程序說明 一 出納管理人員收到主計處編製之支出傳票後, 應依 公款支付時限及處理應行注意事項 辦理支付, 不得稽延 二 辦理付款時, 應檢核其內容與支出傳票及其有關印鑑是否相符 三 簽發支票除應根據合法之會計憑證外, 並應注意下列事項 : 1. 存款餘額不足時, 不得簽發支票 2. 在專戶存管款項內支付之款項, 應一律簽發抬頭支票, 票面劃平行線二道, 並註明禁止背書轉讓 但金額在新臺幣一萬元以下且受款人非屬政府機關者, 得予註銷平行線二道 3. 金額數字應用中文大寫, 數字末尾應加一 整 字 4. 支票金額須同時填寫阿拉伯數字者, 應一併填寫 17

18 5. 支票上應填明發票日期及與傳票相符之受款人姓名或公司行號名稱 6. 受款人應親自領取並於支票存根上簽名或蓋章, 若代領者應附委託書 7. 簽發支票之號碼帳號等, 應於傳票上註明 8. 簽發支票如大小寫金額有錯誤應即作廢, 並加蓋 作廢 字樣, 重新簽發, 不得塗改 四 款項付訖後, 經付人員即在傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章 五 支付款項, 由金融機構匯寄者, 主計處應在傳票上註明匯往金融機構及受款人名稱與帳號, 由出納科依限匯出, 並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票 六 接獲金融機構退匯通知時, 應即查明處理 七 整理辦妥支付之相關單據證明並編製專戶綜合結存日報表移送主計處 八 逐月核對由主計處收轉之銀行存款對帳單, 是否與帳面結存相符, 如有不符之處, 應編製銀行存款差額解釋表 控制重點一 出納管理人員應依據合法之會計憑證, 辦理支付作業 二 出納科接到應 ( 待 ) 付款單據後, 應依限辦理支付 三 機關專戶存款餘額是否有不足支付之情形 四 支付款項須由金融機構匯撥者, 支票受款人欄應填載 銀行 ( 委託匯款 ), 並應依支出傳票記載匯往之金融機構及受款人名稱與帳號, 填具匯出匯款委託書或申請書, 並加蓋存款機關全部原留印鑑, 辦理匯撥, 由出納科依限匯出, 並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票 五 簽發支票辦理支付時, 其支票應由機關首長 主辦會計及主辦出納蓋章 六 接獲金融機構退匯通知時, 應即查明處理 七 款項付訖後, 是否依實際付款順序詳實正確登入現金出納備查簿, 按日結計清楚, 並在傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 公庫法三 票據法四 票據法施行細則五 會計法六 公款支付時限及處理應行注意事項 18

19 使用表單一 傳票登記簿二 支出傳票三 公庫支票四 匯款申請書五 整批匯款作業六 繳款書七 無摺存入憑條 AA05 嘉義縣政府行政處出納科作業流程圖 專戶付款作業 出納科簽收主計處編製應付款之支出傳票 19

20 簽發機關專戶支票 出納科 金融機構匯撥 出納科 領取支票 業務單位 完成登帳作業, 並在傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章 出納科 整理支付之相關單據證明並編製專戶綜合結存日報表移送主計處 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 專戶付款作業 評估日期 : 年月日 評估重點 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 20

21 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 專戶付款作業 ( 一 ) 出納管理人員是否依據合法之會計憑證辦理支付作業 ( 二 ) 出納科接到應 ( 待 ) 付款單據後, 是否依限辦理支付 ( 三 ) 機關專戶存款餘額是否有不足支付之情形 ( 四 ) 支付款項, 須由金融機構匯撥者, 支票受款人欄應填載 銀行 ( 委託匯款 ), 是否依支出傳票記載匯往之金融機構及受款人名稱與帳號, 填具匯出匯款委託書或申請書, 並加蓋存款機關全部原留印鑑, 辦理匯撥, 由出納科依限匯出, 並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票 ( 五 ) 簽發支票辦理支付時, 其支票是否有機關首長 主辦會計及主辦出納等三人蓋章 ( 六 ) 接獲金融機構退匯通知時, 是否查明處理 ( 七 ) 款項付訖後, 是否依實際付款順序詳實正確登入現金出納備查簿, 按日結計清楚, 並在傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章 結論 / 需採行之改善措施 : 21

22 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 項目編號 AA06 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目名稱零用金作業 承辦單位出納科 作業程序說明 一 零用金支付範圍以符合預算所列業務費性質之 6,000 元以下零星支出為限 二 依 嘉義縣各機關學校零用金額度及存提管理規定 第三點第一款規定 : 零用金之用途以符合預算所列業務費性質之零星支出為限 至於旅運費及臨時約聘僱人員 臨時人員加班費由業務費項下支出 6,000 元以下係屬零用金範疇, 依上項規定應由零用金支付 三 由各業務單位或主計處遞送陳核完畢的支出憑證至出納科, 22

23 出納管理人員於零用金系統登錄憑證號碼後再由統一編號代入資料, 登帳完成後列印 零用金及公庫專戶存款轉帳明細備查簿 及 零用金清單, 並於核章後送至主計處編製支出傳票 財稅局支付科依主計處傳票開立支票後, 再由出納科領回支票併同磁片及零用金清單送至金融機構匯撥, 俟匯款完畢後將資料上傳帳款發放查詢系統供各受款人查詢帳款發放情形 控制重點一 應注意支出性質或金額不可超過零用金規定之範圍, 其每張請領單據最高不得超過 6,000 元, 超過 6,000 元者, 應依一般付款程序辦理付款 二 各項費用之報支應依核准決行權限規定辦理, 並依支出憑證處理要點及有關規定核符後付款 法令依據一 嘉義縣縣庫管理辦法 二 嘉義縣各機關學校零用金額度及存提管理規定三 嘉義縣政府出納管理工作手冊四 出納管理手冊五 普通公務單位會計制度之一致規定使用表單一 付款憑單二 轉帳憑單三 支出傳票四 粘貼憑證用紙五 零用金及公庫專戶存款轉帳明細備查簿六 零用金清單 23

24 AA06 嘉義縣政府行政處出納科作業流程圖 零用金發放作業 各業務單位或主計處遞送陳核完畢的支出憑證至出納科 登帳後列印零用金及公庫專戶存款轉帳明細備查簿及零用金清單並核章 出納科 編製支出傳票 主計處 24

25 開立支票 財稅局支付科 領回支票後, 併同磁片及零用金清單送至金融機構匯撥 出納科 將匯款完畢資料上傳帳款發放查詢系統供受款人查詢 自行評估單位 : 出納科 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 作業類別 ( 項目 ): 零用金作業 評估日期 : 年月日 25

26 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 零用金作業 ( 一 ) 應注意支出性質或金額不可超過零用金規定之範圍, 其每張請領單據最高不得超過 6,000 元, 超過 6,000 元者, 應依一般付款程序辦理付款 ( 二 ) 各項費用之報支應依核准決行權限規定辦理, 並依支出憑證處理要點及有關規定核符後付款 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 項目編號 AA07 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目名稱票據 有價證券與其他保管品之收付及管理作業 26

27 承辦單位出納科 作業程序說明 一 收存作業 ( 一 ) 票據 有價證券與其他保管品等之收存, 出納科應依主計處編製之傳票執行, 並當面清點 ( 二 ) 出納科經收票據 有價證券及其他保管品應注意下列事項 : 1. 票據 有價證券與其他保管品等, 應逐案編註收管案號, 並就其性質相同者, 分類登入保管品紀錄簿 2. 應注意各項票據 有價證券 債權憑證與其他保管品之到期日或有效期限適時通知經管業務單位, 辦理展延 退回或收取本息 3. 經管之保管品, 應分類登記於保管品備查簿, 並按月編造存管品盤點紀錄送主計處備查 4. 有價證券之質權設定登記書, 應加註拋棄行使抵銷權 ( 三 ) 出納科收到各項票據 有價證券及其他保管品, 除須於當日發還者外, 應按規定依限送代理縣庫之金融機構保管, 並登入保管品備查簿 紀錄簿 ( 四 ) 主辦出納人員及收存票據 有價證券與其他保管品之人員, 應於傳票上簽章以示完成收存手續 二 發還作業 ( 一 ) 票據 有價證券與其他保管品之發還, 出納科應依主計處編製之傳票執行 ( 二 ) 出納科依據轉帳傳票辦理保管品寄存證陳核用印, 將保管品寄存證併同質權消滅通知書交付廠商至銀行提領保管品 ( 提領前需由業務單位依奉核定之簽案, 函知廠商 保證銀行或保險公司解除保證責任 ) ( 三 ) 出納科發還票據 有價證券及其他保管品應詳實登入保管品備查簿 紀錄簿提出情形, 並按月編造存管品盤點紀錄送主計處備查 ( 四 ) 主辦出納人員及發還票據 有價證券與其他保管品之人員, 應於傳票上簽章以示完成發還手續, 並連同相關原始憑證送回主計處 控制重點一 收存或發還票據 有價證券與其他保管品, 應根據簽准文件及主計處編製之傳票辦理 二 票據 有價證券與其他保管品之收付, 應當面清點 三 主辦出納人員及收付人員應於傳票上簽章以示完成收付手續四 收存或發還票據 有價證券與其他保管品應按收存作業應注意事項辦理, 並登入存庫保管品備查簿 紀錄簿存提情形 五 保管之票據 有價證券與其他保管品等, 應每月製作報表送 27

28 主計處 六 逐月核對由主計處收轉之銀行保管品對帳單, 是否與保管品帳面結存相符, 如有不符之處, 應查明處理 法令依據一 公庫法二 出納管理手冊三 嘉義縣政府出納管理工作手冊使用表單一 保管品申請書 二 保管品寄存證 三 保管品紀錄簿 四 保管品備查簿 五 存管品盤點紀錄 六 傳票登記簿 AA07 1. 票據 有價證券與其他保管品等, 應逐案編註收管案號, 並就其性質相同者, 分類登入保管品紀錄簿 2. 應注意各項票據 有價證券 債權憑證與其他保管品之到期日或有效期限適時通知經管業務單位, 辦理展延 退回或收取本息 3. 經管之保管品, 應分類登記於保管品備查簿, 並按月編造存管品盤點紀錄送主計處備查 4. 有價證券之質權設定登記書, 應加註拋棄行使抵銷權 嘉義縣政府行政處作業流程圖票據 有價證券與其他保管品之收存作業 業務單位將票據 有價證券與其他保管品正本簽送主計處辦理入帳作業 審核登帳後, 開立分錄轉帳傳票 主計處 28

29 清點核對傳票後附待經收之票據 有價證券及其他保管品, 無誤後於傳票登記簿上簽收 出納科 按規定依限送代理縣庫之金融機構保管, 並登入保管品備查簿 紀錄簿 出納科 主辦出納人員及收存票據 有價證券及保管品之人員執行收存作業後, 應於傳票上簽章以示完成收存手續, 並連同相關原始憑證送回主計處 AA07 AA06-4 嘉義縣政府行政處作業流程圖 29

30 票據 有價證券與其他保管品之發還作業 業務單位依當事人申請按相關規定簽辦保管品核退事宜 審核申請資料及相關憑證等無誤後, 開立分錄轉帳傳票 主計處 依主計處開立之分錄轉帳傳票執行保管品發還作業 出納科 通知廠商或業務單位領取保管品寄存證併同質權消滅通知書後至銀行提領有價證券或保管品正本 出納科 至銀行提領有價證券或保管品正本, 採雙掛號方式郵寄予不克前來領取之廠商 出納科 嘉義縣政府行政 自行評估單位 : 出納科 主辦出納人員及發還票據 有價證券及保管品之人員執行發還作業後登入保管品備查簿 紀錄簿, 應於傳票上簽章以示完成發還手續, 並連同相關原始憑證送回主計處出納科作業層級自行評估表年度 作業類別 ( 項目 ): 票據 有價證券 債權憑證與其他保管品之收付及管理作業 評估日期 : 年月日 處內部控制制度 30

31 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 票據 有價證券與其他保管品之收付及管理作業 ( 一 ) 收存或發還票據 有價證券與其他保管品, 是否根據簽准文件或會計單位編製之傳票辦理 ( 二 ) 票據 有價證券與其他保管品之收付, 是否當面清點 ( 三 ) 主辦出納人員及收付人員是否於傳票上簽章以示完成收付手續 ( 四 ) 收存或發還票據 有價證券與其他保管品是否按收存作業應注意事項辦理, 並登入存庫保管品備查簿 紀錄簿存提情形 ( 五 ) 保管之票據 有價證券與其他保管品等, 是否每月製作報表送主計處 ( 六 ) 逐月核對由主計處收轉之銀行保管品對帳單, 是否與保管品帳面結存相符, 如有不符之處, 是否查明處理 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 31

32 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目編號 AA08 項目名稱押標金 保證金及其他擔保之收付作業承辦單位出納科 作業程序說明 一 收取作業 ( 一 ) 出納管理人員收到發包中心或主計處送來依規定收取投標廠商繳付之押標金或得標廠商之保證金及其他擔保, 務須當面清點檢查, 並注意下列事項 : 1. 經收現金 票據 有價證券或其他保證文件, 如發現有錯誤 偽造或變造時, 應查明處理 2. 經收票據, 應審閱發票人或銀行名稱 地點 種類 抬頭 金額 日期 背書等是否與規定相符 32

33 ( 二 ) 廠商採匯款方式繳納者, 應按本府通知之公庫帳戶資料 ( 公庫存款戶之保管款帳號或公庫機關專戶戶名 解繳行及匯款種類等 ), 繳納押標金或保證金 ( 三 ) 為應採購作業需要, 出納管理單位得以機關名義申請於代理縣庫之金融機構開立專戶, 存管廠商繳納之押標金 保證金及其他擔保 ( 四 ) 對得標廠商, 收取履約保證金, 或將押標金轉換為履約保證金, 如轉換時有應補足 ( 或應退 ) 之差額, 應由業務單位通知廠商及會計單位辦理補繳或退還程序 ( 五 ) 採購案有保固期間者, 廠商應繳納之保固金, 經業務單位專案簽准者, 得直接由應退之履約保證金或該採購案之應付款項中扣抵 ( 六 ) 出納管理單位應依據會計單位編製之傳票辦理押標金 保證金及其他擔保入帳作業 二 退還作業 ( 一 ) 未得標廠商可即時退還押標金者, 由發包中心或業務單位依規定辦理退還 ( 二 ) 對未得標廠商無法即時退還押標金者, 應循 AA02 專戶付款作業辦理 ( 三 ) 辦理保證金及其他擔保等款項之退還時, 應依據會計單位編製之傳票, 始可辦理退還 ( 四 ) 應退還有價證券或其他保證文件者, 依 AA04 票據 有價證券與其他保管品之發還作業辦理 控制重點一 出納科辦理保證金等款項之退還時, 除即時退還之押標金外, 應依據主計處編製之傳票, 辦理退還 二 出納科收取之得標廠商保證金及其他擔保, 除法令另有規定外, 應依限送存公庫經辦行 三 出納科應配合主計處 業務 ( 採購 ) 相關單位隨時注意押標金 保證金及其他擔保之有效期限, 隨時清理 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 出納管理手冊三 押標金保證金暨其他擔保作業辦法四 公庫法 使用表單一 傳票登記簿二 收入傳票三 支出傳票 33

34 四 公庫支票五 公庫專戶存款收款書六 整批匯款作業 AA08 發包中心或業務單位依規定收取投標廠商繳付之押標金嘉義縣政府行政處出納科作業流程圖 押標金 保證金及其他擔保之收取作業 點收押標金支票 以匯款方式存入 出納科 出納科 是否得標 是 收取得標廠商繳交之保證金及其他擔保 依 AA05 押標金 保證金及其他擔保之退還作業辦理 ( 詳次頁退還作業 ) 出納科 否 屬現金 票據者 : 依 AA01 專戶入帳作業辦理 34 屬有價證券或其他保證文件者 : 依 AA04 票據 有價證券與其他保管品之收存作業辦理

35 AA08 嘉義縣政府行政處出納科作業流程圖 押標金 保證金及其他擔保之退還作業 對未得標廠商可即時退還押標金者 對未得標廠商無法即時退還押標金者 ; 退還廠商履約保證金 有價證券或其他保證文件 當場退還未得標廠商押標金 依據主計處編製之傳票辦理退還作業 發包中心或業務單位 出納科 公庫機關專戶支付 出納科 公庫保管品戶 出納科 依 AA02 專戶付款作業辦理 依 AA04 票據 有價證券與其他保管品之發還作業辦理 35

36 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 押標金 保證金及其他擔保之收付作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 三 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 四 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 押標金 保證金及其他擔保之收付作業 ( 一 ) 出納科辦理保證金等款項之退還時, 除即時退還之押標金外, 應依據主計處編製之傳票, 辦理退還 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 ( 二 ) 出納科收取之得標廠商保證金及其他擔保, 除法令另有規定外, 應依限送存公庫經辦行 ( 三 ) 出納科應配合主計處 業務 ( 採購 ) 相關單位隨時注意押標金 保證金及其他擔保之有效期限, 隨時清理 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結 36

37 論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明 欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 項目編號 AA09 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目名稱自行收納款項統一收據掣開作業 承辦單位出納科 作業程序說明 一 本府自行收納款項統一收據作業已於 96 年 3 月起停止昔日手工作業方式, 改以電腦化代替 二 出納科依業務單位簽呈申請掣開本府自行收納款項統一收據一式四聯, 並依序會辦財稅局財管科及主計處後陳核至一層決行 三 款項已匯入者, 掣開 已收 收據 ; 款項未匯入者, 掣開 預開 收據 四 已使用之自行收納款項收據, 第一聯交繳款人收執 ; 第二聯報核, 送主計處列帳 ; 第三聯存根, 由出納科存查 ; 第四聯報查, 送財稅局財管科列管 五 自行收納款項收據, 應由出納科按編號順序開立, 不得跳號, 並以類別分類 六 未使用或已使用擬作廢之收據, 由出納科列表記錄起訖號碼後作廢, 並妥慎保管備查, 保管期限至少二年, 屆滿二年後, 陳經主管機關同意得予銷毀 七 每月月初於收據管理系統上產出前一月之已收與預收收據之統一收據紀錄卡各二份, 一份送財稅局財管科 一份隨存管品盤點紀錄表送主計處對帳 八 出納科約每二個月即產出統一收據月報表, 以追蹤收據第三聯之繳回情形, 如未繳回者應予以催繳 控制重點一 未使用或已使用擬作廢之收據應一式四聯繳回出納科妥慎保管備查 二 自行收納之各項收入, 應依照各機關內部控管相關規定保管使用自行收納款項收據 三 出納管理單位或使用單位向會計單位領用之自行收納收據應妥善保管及設置自行收納款項收據記錄卡, 並隨時記錄使用情形 四 自行收納款項收據應按編號順序開立, 不得跳號, 並以類別分類 五 未使用或已使用擬作廢之自行收納款項收據, 應列表記錄 37

38 起訖號碼並蓋作廢章作廢 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 出納管理手冊三 各機關單位預算財務收支處理注意事項使用表單一 自行收納款項收據二 自行收納款項收據紀錄卡 AA09 嘉義縣政府行政處作業流程圖自行收納款項統一收據掣開作業 業務單位依相關需求簽辦申請掣開本府自行收納款項統一收據 依規定開立本府自行收納款項統一收據一式四聯並核章 出納科 38

39 依序會辦財稅局財管科及主計處後陳核至一層決行 業務單位 已使用之收據, 第一聯交繳款人收執 ; 第二聯報核, 送主計處列帳 ; 第三聯存根, 由出納科存查 ; 第四聯報查, 送財稅局財管科列管 業務單位 出納科於每月月初製作前一月之已收與預收統一收據紀錄卡各二份, 一份送財稅局財管科 ; 一份隨存管品盤點紀錄表送主計處對帳 39

40 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 自行收納款項統一收據掣開作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 自行收納款項統一收據掣開作業 ( 一 ) 自行收納款項空白收據之印製單位, 是否將格式陳報其機關首長核定 ( 二 ) 自行收納之各項收入, 是否依照各機關內部控管相關規定保管 使用自行收納款項收據 ( 三 ) 出納管理單位或使用單位向會計單位領用之自行收納收據, 是否妥善保管, 並隨時記錄自行收納款項收據記錄卡之使用情形 ( 四 ) 自行收納款項收據是否按編號順序開立, 且無跳號, 並以類別分類 ( 五 ) 未使用或已使用擬作廢之自行收納款項收據, 是否列表記錄起訖號碼並蓋作廢章作廢 結論 / 需採行之改善措施 : 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質 分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 40

41 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 41

42 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目編號 AA10 項目名稱專戶帳務處理及報表編製作業 承辦單位出納科 作業程序說明 一 專戶總帳整理及編制專戶結存日報表作業 : ( 一 ) 專戶總帳整理人員每日整理前一日處理完之收支傳票, 並列印前一日之專戶綜合結存日報表及各專戶之結存日報表, 核對帳務是否相符, 無誤後將專戶結存日報表置於傳票上供分類帳整理人員複驗再依主計處所定之專戶順序依序整理登帳 ( 二 ) 平均地權 國宅基金 產業園區等手工記帳專戶則為次月初統一編製月報表 二 出納管理單位應置備下列各項簿籍 : ( 一 ) 現金出納備查簿, 備登收納款項, 必要時得分立收入 支出或收支結存各項簿籍 ( 二 ) 保管品備查簿, 備登保管各類有價證券 債權憑證 票據 保管品等項 ( 三 ) 其他備查簿, 視業務繁簡需要設置, 如銀行往來簿 支票簽發用印登記簿等 三 前述簿籍採用電腦處理者, 其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍, 應妥善保管 四 經辦出納管理人員, 於執行出納事務時, 應隨時登入有關備查簿, 並按日結計清楚, 不得稽延, 相關憑證應送主計處據以入帳 五 出納管理單位, 根據現金出納備查簿, 分別編製現金日報表 月報表, 公庫存款差額解釋表, 送主計單位核對 其他出納報表, 得視實際需要定之 六 出納管理單位為辦理收支有關事項, 應備具如下書表 : ( 一 ) 縣庫保管品申請書 ( 二 ) 存管品盤點紀錄月報表 ( 三 ) 銀行 ( 公庫 ) 存款差額解釋表 ( 四 ) 專戶單戶現金結存日報表及專戶綜合現金結存日報表 ( 五 ) 自行收納款項收據紀錄卡 七 逐月核對由主計處每月初收轉之銀行存款核帳清單及公庫存 42

43 款戶對帳單, 是否與帳面結存相符, 如有不符之處, 應編製銀行存款差額解釋表 八 對未兌現支票加以稽催, 並將逾一年未兌現之支票辦理收回入帳 九 對久未入帳者之催告 控制重點一 各種出納帳表, 是否齊全, 相關紀錄有否詳實完備 ; 採用電腦處理之各項簿籍, 其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍, 是否妥善保管 二 結存款項, 如有錯誤, 是否查明處理 三 根據現金出納備查簿, 是否斟酌需要, 分別編製現金日報表或月報表, 連同銀行對帳單 存款差額解釋表 ( 當月無需編製者免送 ) 送主計處核對, 併同會計報告轉報 四 逐月核對由主計處收轉之銀行存款核帳清單, 是否與帳面結存相符, 如有不符之處, 是否編製銀行存款差額解釋表 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 會計法三 各機關單位預算財務收支處理注意事項四 出納管理手冊使用表單一 縣庫保管品申請書二 存管品盤點紀錄月報表三 嘉義縣政府專戶綜合結存日報表四 嘉義縣政府各專戶之結存日報表五 現金出納備查簿六 銀行 ( 公庫 ) 對帳單五 銀行 ( 公庫 ) 存款差額解釋表 AA10 嘉義縣政府行政處作業流程圖 專戶帳務處理及報表編製作業 43

44 整理前日收支傳票 編制每日之專戶結存日報表 檢查傳票與報表是否相符並依序排妥 依序將每日之收支傳票驗算整理 交分類帳承辦人續辦 ( 複驗 登帳 ) 每月初編製銀行存款差額解釋表 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 專戶帳務處理及報表編製作業 評估日期 : 年月日 44

45 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 專戶帳務處理及報表編製作業 ( 一 ) 各種出納帳表, 是否齊全, 相關紀錄有否詳實完備 ; 採用電腦處理之各項簿籍, 其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍, 是否妥善保管 ( 二 ) 結存款項, 如有錯誤, 是否查明處理 ( 三 ) 根據現金出納備查簿, 是否斟酌需要, 分別編製現金日報表或月報表, 連同銀行對帳單 存款差額解釋表 ( 當月無需編製者免送 ) 送主計處核對, 併同會計報告轉報 ( 四 ) 逐月核對由主計處收轉之銀行存款核帳清單, 是否與帳面結存相符, 如有不符之處, 是否編製銀行存款差額解釋表 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 45

46 嘉義縣政府行政處作業程序說明表 項目編號 AA11 項目名稱出納事務之盤點及檢核作業 承辦單位出納科 各機關出納事務查核小組 作業程序說明 一 出納事務之盤點作業 ( 一 ) 出納管理單位, 對於存管之票據 有價證券 自行收納款項收據 債權憑證與其他保管品等, 應作定期與不定期之盤點 ; 另由主計單位每年至少監督盤點一次 ( 二 ) 實地盤點結果應作成紀錄表, 陳報機關首長核閱 ( 三 ) 辦理盤點人員如發現存管之票據 有價證券 債權憑證 自行收納款項收據與其它保管品等與相關之紀錄不符時, 應查明不符之原因, 陳請機關首長核辦 二 出納事務之查核作業 ( 一 ) 本府為加強出納管理, 應依照嘉義縣政府出納管理工作手冊及相關規定, 實施定期與不定期查核 ( 二 ) 本府為實施出納事務定期查核, 主計單位得召集查核小組辦理, 其人員由主計單位 人事單位 政風單位及相關單位派員參加 ( 三 ) 出納事務定期查核事項如下 : 1. 出納手續是否符合規定 2. 傳票送達後, 辦理收付款項, 是否迅速 3. 保管之票據 有價證券與其他保管品等, 是否與帳面相符 4. 各種出納帳表是否齊全, 相關紀錄有否詳實完備 ; 採用電腦處理之各項簿籍, 其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍, 是否妥善保管 5. 自行收納款項收據之使用是否良善 6. 票據 有價證券與其他保管品等之出納有無依照規定程序處理, 有無隨時登記, 其實際結存金額與帳面結存是否相符 7. 縣庫所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單有無與帳載數核對, 如有差額, 出納管理單位有無查明其發生原因是否正當, 並編製存款差額解釋表 8. 收付款項, 是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫 9. 出納管理人員有無定期職務或工作輪調及貫徹休假代理制度 46

47 10. 出納管理單位辦公室之安全及設施, 是否符合嘉義縣政府出納管理工作手冊及相關規定 ( 四 ) 由召集人定期與不定期召集出納事務查核小組, 依查核計畫赴受查出納管理單位實地查核, 填報查核表送主政單位彙辦, 如查有缺失事項, 應請出納管理單位限期改善 ( 五 ) 主政單位應列管追蹤出納缺失事項之改善情形, 並將其列為下次查核之重點, 以確定受查出納管理單位是否改善 ( 六 ) 如缺失事項涉及重大弊端者, 應陳報該管上級機關 ( 七 ) 實施出納事務查核結果, 應報告機關首長, 並得辦理獎懲 控制重點一 出納管理單位存管之現金 票據 有價證券 自行收納款項收據及其他保管品等, 應每年派員定期與不定期之盤點 ; 另會計單位應每年監督盤點 1 次 二 辦理盤點人員應依實際盤點情形作成紀錄, 陳報機關首長核閱 三 辦理盤點人員發現存管之現金 票據 有價證券 自行收納款項收據及其他保管品等與相關之紀錄不符時, 應查明不符原因, 陳請機關首長核辦 四 本府應成立出納事務查核小組, 實施定期與不定期之查核工作 五 本府查核小組檢核出納事務, 應符合嘉義縣政府出納管理工作手冊所定查核要項 六 主政單位應列管追踨各項缺失之改進情形 法令依據一 嘉義縣政府出納管理工作手冊二 出納管理手冊使用表單一 簿籍部分 ( 一 ) 現金出納備查簿 ( 二 ) 零用金及公庫專戶存款轉帳明細備查簿 ( 三 ) 存管品盤點紀錄月報表 ( 四 ) 保管品出入紀錄簿 ( 五 ) 嘉義縣政府專戶綜合結存日報表 ( 六 ) 其他備查簿 ( 視業務需要設置, 如銀行往來簿 支票簽發用印登記簿 送金簿等 ) 二 書表部分 ( 一 ) 繳款書 ( 二 ) 機關專戶存款收款書 ( 三 ) 保管品申請書 47

48 ( 四 ) 保管品寄存證 ( 五 ) 銀行 ( 公庫 ) 存款對帳單 ( 六 ) 國庫 ( 六 ) 存款差額解釋表 ( 七 ) 自行收納款項收據紀錄卡 AA11 嘉義縣政府行政處作業流程圖 出納事務之盤點作業 準備 定期與不定期盤點存管之現金 票據 有價證券 自行收納款項收據及其他保管品等 實地盤點 出納管理單位 48

49 與存管金額 數量之相關紀錄是否相是符 否 查明不符之原因出納管理單位 盤點紀錄表 準備 陳報機關首長核閱 ( 辦 ) 組成查核小組 擬訂查核計畫出納管理單位 主政單位 結束 定期與不定期查核 查核小組 AA11 嘉義縣政府行政處作業流程圖 是 與查核要項是否相符 缺失事項限期改善 出納管理單位 出納事務之查核作業 彙整查核表 主政單位 彙陳機關首長查核報告 列管追蹤缺失事項 主政單位 結束 49

50 政風機構查核作業依其相關規定辦理 否 如缺失事項涉及重大弊端者, 應陳報該管上級機關 嘉義縣政府行政處內部控制制度作業層級自行評估表年度 自行評估單位 : 出納科 作業類別 ( 項目 ): 出納事務之盤點及檢核作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 三 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 四 ) 內部控制制度是否有效設計及執行 二 出納事務之盤點及檢核作業 ( 一 ) 出納管理單位存管之現金 票據 有價證券 自行收納款項收據及其他保管品等, 是否每年派員定期與不定期 自行評估情形 符合未符合不適用 50 評估情形說明

51 之盤點 ; 另會計單位是否每年監督盤點 1 次 ( 二 ) 辦理盤點人員是否依實際盤點情形作成紀錄, 陳報機關首長核閱 ( 三 ) 辦理盤點人員發現存管之現金 票據 有價證券 自行收納款項收據及其他保管品等與相關之紀錄不符時, 是否查明不符原因, 陳請機關首長核辦 ( 四 ) 本府是否成立出納事務查核小組, 實施定期與不定期之查核工作 ( 五 ) 本府查核小組檢核出納事務, 是否符合嘉義縣政府出納管理工作手冊所定查核要項 ( 六 ) 主政單位是否列管追踨各項缺失之改進情形 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 :1. 機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表, 亦得將各項作業流程依性質分類, 同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表, 就作業流程重點納入評估 2. 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 51

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