目錄 壹 新版 EIP 系統改版說明... 3 貳 如何登入系統... 5 參 系統功能說明... 6 一 電子表單待辦事項與件數... 6 二 公司信箱... 7 三 出勤查詢... 8 四 公佈欄... 9 ( 一 ) 公告資料查閱... 9 ( 二 ) 公告資料維護( 管理者 )

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1 EIP 系統操作手冊 製作日期 :2014 年 11 月

2 目錄 壹 新版 EIP 系統改版說明... 3 貳 如何登入系統... 5 參 系統功能說明... 6 一 電子表單待辦事項與件數... 6 二 公司信箱... 7 三 出勤查詢... 8 四 公佈欄... 9 ( 一 ) 公告資料查閱... 9 ( 二 ) 公告資料維護( 管理者 ) 五 最新消息 ( 一 ) 最新消息資料查閱 ( 二 ) 最新消息資料維護( 管理者 ) 六 訊息平台 ( 一 ) 訊息平台查閱 ( 二 ) 訊息平台資料維護( 管理者 ) 七 重要訊息 ( 一 ) 重要訊息查閱 ( 二 ) 重要訊息維護( 管理者 ) 八 文件管理 ( 一 ) 文件檔案下載查閱 ( 二 ) 文件管理維護( 管理者 ) 九 會議管理 ( 一 ) 發送會議通知 ( 二 ) 會議回覆 十 預約會議室 ( 一 ) 預約會議室資料查閱 ( 二 ) 會議室預約方式 十一 預約設備 ( 一 ) 預約設備資料查閱 ( 二 ) 設備預約方式 十二 公文取號管理

3 十三 公司行事曆 十四 個人行事曆 ( 一 ) 查閱行事曆資料 ( 二 ) 設定自己或他人行事曆資料 ( 三 ) 分享行事曆給他人查閱或設定

4 壹 新版 EIP 系統改版說明 因應行動化裝置的普及, 以及提供一個更容易操作使用的平台, 達到訊息能即傳遞及分享 新版 EIP 系統特性 : 1 適用於所有裝置 ( 電腦 平板 手機 ), 並會依據不同裝置調整畫面排版及解析度 2 不需任何的安裝, 不會因為個人電腦環境更新導致無法進入 EIP 系統 EIP 系統功能, 在備註欄有註明新增的部份, 為此次新增的功能 : 功能說明發佈人員備註 公佈欄最新消息訊息平台文件管理 公司重要行程 公司行事曆 員工晉升 員工獎懲 部門主管異動調整 內稽內控辦法 等公告資料 部門重要訊息通知 例如 : 資訊管理組電子表單系統版更暫停服務通知 部門重要活動通知, 例如 : 尾牙競賽活動規則 部門重要會議通知, 例如 : 調整核決權限表說明會 對於特定主管或人員發送訊息通知 物料價格異動通知 人事表單檔案 內稽內控辦法文件檔案 例如 : 客戶信用額度評估表 新建物料申請表 各類廠商申請表 資訊系統帳號申請表 等文件檔案 人資策略組稽核室部門指定人員部門指定人員部門指定人員 公務車預約總公司公務車預約 所有員工 會議管理 會議發布 通知 回覆 會議文件及會議紀錄上傳下載 所有員工 會議室預約總公司會議室預約 所有員工 個人行事曆 設定個人行程, 並與會議管理結合, 顯示個人會議行程 所有員工 - 3 -

5 功能說明發佈人員備註 公司信箱 提供 公司信箱登入 連結, 點選後會開啟公司信箱 所有員工 電子表單 提供電子表單 待辦件數 與 通知件數 資料 所有員工 新增 請點選 待辦件數 或 通知件數 資料的連結, 開啟 電子表單系統 另新增表單 待辦事項清單 資料 應用程式 出勤查詢 : 查詢出勤記錄的資料 所有員工 新增 及管理報表 手動刷卡 : 提供特定人員執行刷卡作業 發文字維護 : 設定發文字的資料 公文取號維護 : 公文取號 財務損益表 : 提供特定主管查詢損益表的資料 ( 新增 ) 客戶應收帳款及餘額查詢 ( 新增 ) 出差人員查詢 : 查詢人員出差記錄資料 ( 新增 ) 公司行事曆公司既定之重要行事曆及行程 人資策略組新增 設備預約總公司設備預約, 例如 : 單槍 相機 等設備 所有員工新增 重要訊息 對特定主管或人員的重要訊息通知, 可以看到收件者讀 所有員工 新增 取或回覆訊息的內容, 也可查到未讀取訊息的人員 如收件人已閱讀或回覆都會同時以郵件通知發布人員 常用文件 公司公用文件分享區, 例如 : 公司分機表 常用表單文件 新增 員工資料 可查詢各部門同仁的姓名 電話及 帳號 等 新增 討論區 提供發表討論議題, 以及針對議題進行討論 新增 新聞 提供大陸新聞 台灣新聞 國際新聞 等即時重點新聞 新增 常用工具 各站點 聯絡資料 貸款換算器 : 提供貸款利率之計算 貨幣計算器 : 提供即時之貨幣兌換之計算 單位換算器 : 提供如常度 區域面積 容量 重量 溫度等不同單位之轉換運算 字典 : 提供英文之字典查詢 提供各站點的主管 ; 電話 ; 帳號與住址的資料 如用 iphone 行動電話查詢可按下電話資料直接撥打 新增 新增 各站點天氣可即時顯示大豐各站 ( 廠 ) 地區的目前天氣 新增 - 4 -

6 貳 如何登入系統 在瀏覽器網址列輸入 開啟網頁後, 請按下 新版 EIP( 企業入口網 ) 登入 的連結, 開啟 EIP 系統登入畫面 EIP 系統登入方式 : 在登入畫面請輸入 用戶名 :(d+ 原 EIP 系統帳號 ) 與 密碼 : 原 EIP 系統密碼 按下 登入 按鈕進入系統

7 參 系統功能說明 一 電子表單待辦事項與件數 在登入 EIP 首頁畫面會帶出電子表單 待辦件數 ; 通知件數 與 待辦事項清單 資料 請點選 待辦件數 或 通知件數 資料的連結, 開啟電子表單系統的畫面 - 6 -

8 二 公司信箱 在登入 EIP 首頁畫面會帶出 公司信箱, 請點選 公司信箱登入 連結, 開啟公司信箱的畫面 - 7 -

9 三 出勤查詢 請點選 應用程式 畫面的 出勤查詢 功能, 開啟出勤記錄資料查詢的畫面 - 8 -

10 四 公佈欄 功能說明負責部門 公司正式公告 公司重要行程 公司行事曆 員工晉升 員工獎懲 部門主管異動調整 內稽內控辦法 等公告資料 人資策略組 稽核室 ( 一 ) 公告資料查閱 請點選 公佈欄 進入系統, 有提供 公告 歷史公告 與 類別 三個頁籤畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的公告資料內容 (1) 公告 : 未過期的公告事項資料查詢 (2) 歷史公告 : 已過期的公告事項資料查詢 (3) 類別 : 公告資料類別的查詢 在公告清單資料畫面, 按下 檢視 按鈕後, 就可以查閱此筆公告事項的詳細內容與附件檔案 - 9 -

11 在公告詳細資料與附件檔案資料畫面, 如要回到公告清單資料畫面, 請按下 返回 按鈕

12 ( 二 ) 公告資料維護 ( 管理者 ) 1 新增公告資料 : 請按下 新增公告 按鈕, 開啟維護公告資料的畫面 在新增公告畫面請輸入 公佈欄類別 ; 公告主旨 ; 公告內容 ; 公告文號 ; 公告起 迄日期 ; 查閱部門 與 上傳附件檔案 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 通知相關部門人員

13 - 12 -

14 2 修改公告資料 : 請在清單資料畫面選擇所要修改的資料, 按下 修改 按鈕, 開啟修改的畫面 在修改畫面有提供的功能, 如不發 mail 請取消勾選

15 選擇查閱部門的兩種方式 : 請在新增公告畫面, 按下 查閱部門 按鈕開啟選擇部門的畫面 (1) 在所需的部門節點點選兩下, 就會將此部門所有單位全部加入至已選部門清單中 (2) 請點選部門節點, 按下 新增 按鈕, 將所選擇部門所有單位加入至已選部門清單中 如有附件檔案請按下 瀏覽 按鈕選擇所要上傳的檔案

16 五 最新消息 功能說明負責部門 部門訊息通知 部門重要訊息通知 例如 : 資訊管理組電子表單系統版更暫停服務通知 部門重要活動通知, 例如 : 尾牙競賽活動規則 部門重要會議通知, 例如 : 調整核決權限表說明會 各部門指定人員 ( 一 ) 最新消息資料查閱 請點選 最新消息 進入系統, 有提供 最新消息 歷史資料 與 類別 三個頁籤畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的最新消息資料內容 (1) 最新消息 : 未過期的最新消息資料查詢 (2) 歷史資料 : 已過期的最新消息資料查詢 (3) 類別 : 最新消息資料類別的查詢

17 ( 二 ) 最新消息資料維護 ( 管理者 ) 1 新增最新消息資料 : 請按下 新增最新消息 按鈕, 開啟新增資料的畫面 在新增最新消息畫面請輸入 最新消息類別 ; 訊息主旨 ; 訊息內容 ; 查閱部門 ; 與 上傳附件檔案 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 通知相關部門人員

18 - 17 -

19 2 修改最新消息資料 : 請在清單資料畫面選擇所要修改的資料, 按下 修改 按鈕, 開啟修改的畫面 在修改畫面有提供的功能, 如不發 mail 請取消勾選

20 六 訊息平台 功能說明負責部門 訊息通知 對於特定主管或人員發送訊息通知 物料價格異動通知 各部門指定人員 ( 一 ) 訊息平台查閱 請點選 最新消息 進入系統, 有提供 訊息平台 與 歷史資料 兩個頁籤畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的重要訊息資料內容 (1) 訊息平台 : 未過期的訊息資料查詢 (2) 歷史資料 : 已過期的訊息資料查詢

21 ( 二 ) 訊息平台資料維護 ( 管理者 ) 1 新增訊息平台資料 : 請按下 新增訊息 按鈕, 開啟新增資料的畫面 在新增訊息畫面請輸入 收件者 ; 訊息內容 ; 訊息公佈截止日期 ; 或 上傳附件檔案 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 或簡訊通知相關收件人員

22 - 21 -

23 七 重要訊息 功能說明負責部門 個人重要訊息通知 對特定主管或人員的重要訊息通知, 可以看到收件者讀 取或回覆訊息的內容, 也可查到未讀取訊息的人員 如收件人已閱讀或回覆都會同時以郵件通知發布人員 各部門指定人員 ( 一 ) 重要訊息查閱 請點選 最新消息 進入系統, 有提供 重要訊息 歷史資料 與 類別 三個頁籤畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的重要訊息資料內容 (1) 重要訊息 : 未過期的重要訊息資料查詢 (2) 歷史資料 : 已過期的重要訊息資料查詢 (3) 類別 : 重要訊息資料類別的查詢

24 在重要訊息詳細資料畫面, 會記錄收件者是否已閱讀與回覆的意見 如果收件者收到重要訊息, 想要對此訊息回覆意見時, 請依下列方式輸入 請在 內容回覆 輸入您的意見 請按下 回覆 按鈕 就會將收件者所輸入的回覆內容, 送給此筆重要訊息的發起人員

25 ( 二 ) 重要訊息維護 ( 管理者 ) 1 新增重要訊息資料 : 請按下 新增重要訊息 按鈕, 開啟新增資料的畫面 在新增重要訊息畫面請輸入 類別 ; 主旨 ; 內容 ; 公佈起迄日期 ; 查閱人員 ; 或 上傳附件檔案 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 通知相關查閱人員

26 - 25 -

27 2 修改重要訊息資料 : 請在清單資料畫面選擇所要修改的資料, 按下 修改 按鈕, 開啟修改的畫面 在修改畫面有提供的功能, 如不發 mail 請取消勾選

28 - 27 -

29 八 文件管理 功能說明負責部門 重要文件檔案公佈 人事表單檔案 內稽內控辦法文件檔案 例如 : 客戶信用額度評估表 新建物料申請表 各類廠商申請表 資訊系統帳號申請表 等文件檔案 各部門指定人員 ( 一 ) 文件檔案下載查閱 請點選 訊息及文件管理 進入系統, 有提供 文件管理 歷史資料 與 類別 三個頁籤畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的重要訊息資料內容 (1) 文件管理 : 未過期的文件檔案資料查詢 (2) 歷史資料 : 已過期的文件檔案資料查詢 (3) 類別 : 文件檔案資料類別的查詢

30 請按下 下載 按鈕, 就可以下載所需的文件檔案資料

31 ( 二 ) 文件管理維護 ( 管理者 ) 1 新增重要訊息資料 : 請按下 新增重要訊息 按鈕, 開啟新增資料的畫面 在新增重要訊息畫面請輸入 文件管理類別 ; 查閱人員 ; 文件說明 ; 與 上傳附件檔案 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 通知相關查閱人員

32 - 31 -

33 九 會議管理 ( 一 ) 發送會議通知 請點選 會議管理 進入系統, 按下 新增會議 按鈕, 開啟新增會議資料的畫面 每一個畫面 1 頁預設只帶 5 筆資料, 可使用下方的每頁筆數與頁數切換功能, 來找到所要查閱的會議資料內容 在新增會議資料畫面請輸入 會議主題 ; 會議起迄時間 ; 會議地點 ; 會議設備 ; 聯絡人 ; 主席 ; 紀錄 ; 出席人員 ; 會議內容說明 與 會議前參考附件 的資料, 按下 儲存 按鈕後, 會將此筆資料發 mail 通知與會人員 提醒事項 : 會議時間 請先選擇 上午 或 下午 的選項後, 在設定開會時間 例如 : 開會時間是 2014 年 11 月 19 日 10 點至 12 點, 其設定方式如下 : 開始時間先選擇 上午, 再選擇 10:00 結束時間先選擇 下午, 再選擇 12:

34 會議地點 如需使用會議室, 請先至 預約會議室 功能完成預約後, 在設定會議室的開 窗畫面才能選到已預約的會議室資料

35 - 34 -

36 ( 二 ) 會議回覆 在收到會議通知的 Mail 時, 請進入會議管理, 找到所要回覆的會議資料, 在按下 回覆 按鈕進入會議回覆記錄畫面, 點選是否參加會議, 在 儲存 按鈕後, 就會自動將回覆內容寄 Mail 給此會議的連絡人, 同時此會議的相關人員也可查到彼此間的會議回覆記錄

37 十 預約會議室 ( 一 ) 預約會議室資料查閱 請點選 會議管理 進入預約會議室功能, 在選擇所要查詢的會議室後, 就可以查到此會議室的預約狀況 如帶出粉紅色底預約人員姓名, 表示此時段已被預約, 如帶出空白, 表示此時段可作預約

38 ( 二 ) 會議室預約方式 請先選擇所需的會議室 從 日曆清單畫面點選空白處 或按下 預約會議室 按鈕進入會議室預約的畫面 在預約畫面請輸入 會議起迄日期 與 使用事由 的資料, 在按下 儲存 按鈕 預約成功後在日曆清單的預約時段畫面, 就會帶出預約人員姓名

39 - 38 -

40 十一 預約設備 ( 一 ) 預約設備資料查閱 請點選 會議管理 進入預約設備功能, 在選擇所要查詢的設備後, 就可以查到此設備的預約狀況 如帶出粉紅色底預約人員姓名, 表示此時段已被預約, 如帶出空白, 表示此時段可作預約

41 ( 二 ) 設備預約方式 請先選擇所需的設備 從 日曆清單畫面點選空白處 或按下 預約設備 按鈕進入會議室預約的畫面 在預約畫面請輸入 會議起迄日期 與 使用事由 的資料, 在按下 儲存 按鈕 預約成功後在日曆清單的預約時段畫面, 就會帶出預約人員姓名

42 - 41 -

43 十二 公文取號管理 請點選 應用程式 畫面的 公文取號維護 功能, 開啟公文取號系統的畫面

44 十三 公司行事曆 查詢公司的重要行事曆與行程, 如有設定行程, 在日期下方會有. 例如 : 請點選行程資料連結進入開啟此筆公司行程的詳細資料

45 十四 個人行事曆 ( 一 ) 查閱行事曆資料 個人行事曆畫面可以使用 日 星期 月 這三種模式查詢行事曆的資料 如果主管有分享行事曆資料給您設定或查詢時, 在可查閱人員選單中, 就會看到此主管的姓名, 在 可查閱人員選單 選擇所要查閱行事曆的人員姓名 以 星期 模式查詢行事曆資料 以 月 模式查詢行事曆資料

46 ( 二 ) 設定自己或他人行事曆資料 如果主管有分享行事曆資料給您設定或查詢時, 在可查閱人員選單中, 就會看到此主管的姓名 在 可查閱人員選單 請先選擇所要查閱或設定行事曆的人員姓名 請按下 新增個人行事曆 按鈕, 會開啟新增個人行事曆的畫面 在此畫面請輸入行事曆的 起始時間 ; 期間 ; 類別 ; 標題 ; 地點 或 週期設定 等資料 按下 儲存 按鈕, 就可以完成此筆行事曆資料的建檔 在行事曆畫面就可以看到剛剛所新增行程的資料

47 - 46 -

48 ( 三 ) 分享行事曆給他人查閱或設定 在個人行事曆畫面請按下 分享 的頁籤畫面 請按下 新增查閱人員 按鈕, 開啟設定查閱人員清單資料的畫面 在此畫面可以新增或移除可查閱人員的資料 請按下 確定 按鈕, 將個人行事曆分享所選擇人員查閱或設定

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( )... 5 ( ) ( ) 2016 大學校院招收大陸地區學生聯合招生委員會 71005 臺南市永康區南臺街 1 號 E-mail:rusen@stust.edu.tw WEB:http://rusen.stust.edu.tw TEL:+886-6-2435163 FAX:+886-6-2435165 2 0 1 6 0 1 1 9 2016... 2... 3... 5 ( )... 5 ( )... 5 1... 6 2...

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