Word的高級運用

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1 Word 的高級運用公道伯 2003/10/8 初稿 第零章前言 微軟 Word 的出現, 是文書處理軟體革命性的突破 使得文書處理結合圖片 資料庫以及巨集的程式變成功能強大的工具 但是 word 有一些優秀的功能卻很少人 在用, 或根本不會用 坊間介紹 word 的書籍不下數百本, 包括電腦補習班對於 word 課程的教導也都是點到為止, 把一些基本功能教完, 課程就結束了 而真正精彩的 地方卻看不到有課程或書籍介紹, 甚為可惜 這是身為一個非電腦業的人員而要來 寫這本書的由來, 秉著一股衝動要把好東西介紹給大家分享 大家都知道, 有些重複的工作, 人做很煩 很慢的工作, 交由電腦來做, 那 就是最適合不過了 Word 功能很強, 只要學會幾個技巧, 快速按幾個鍵我們要的東 西就可跳出來, 是多過癮的事 尤其是我們天天在做的事, 更是可以輕鬆做到 作者本身是小型製造業的經營者, 多年來使用 word 加上 excel 在管理小公司有 一些得心應手的心得, 先將 word 的部分整理出來與大家分享 本書將從自動圖文集 自動校正 自訂快速鍵等, 循序漸進教導學者提高文 書處理的效率 再教學者學習在 word 中如何輕鬆的寫一些有用的程式, 把每天重複 在做的事, 做得更有效率 然後, 教各位學習運用表格當成資料庫, 使用功能鍵等 等, 以簡單的方式達到辦公室某種程度的自動化 因為本身不是電腦軟體業的人員, 如有誤謬之處, 請業界先進不吝指正 i

2 綱要第一章自動圖文集 (autotext)... 1 第二章自動校正... 8 第三章 Word 內建的快速鍵 第四章巨集 第五章活用超連結 第六章表格 第七章自訂工具列 第八章功能鍵 第九章辦公室簡單自動化 第十章樣式 第十一章 normal.dot 第十二章關於圖片的一些密技 附錄一 ASCII 附錄二 word 指令表 第零章 前言 以使用者的經驗傳授 Word 的高級功能 第一章 自動圖文集 可以將常用的長文字或圖形設定快速鍵, 一按就出現 第二章 自動校正 可以指定電腦只要看到某些魔咒的文字就自動轉成指定的文字或圖形 第三章 自訂快速鍵 可以將常用的工具指令設定更便捷的快速鍵來快速執行 第四章 Word 內建的快速鍵, 徹底瞭解 Word 內建的快速鍵, 這是基本的練功 第五章 巨集 Word 不只是文書處理, 他可以很容易弄出一個程式來用快速鍵來處理一些每天重複在做的工作 第六章 表格 Word 不只是可以很容易寫程式的文書處理軟體, 還可以是一個資料庫 第七章 自訂工具列 Word 至少內建 18 種以上之工具列, 我們還可以自己來訂一個自己比較常用的工具列, 可以更得心應手, 而且面板上只放這樣一個工具列, 更為清爽方便 第八章 功能鍵 Word 內建有一些有用的功能鍵, 只要按一個 F9 鍵, 我們要的東西就出來, 闢如今天的日期 檔名等等 同時, 我們也可以寫一些簡單的計算式來執行, 是非常方便的功能 第九章 辦公室簡單自動化 第十章 樣式 ii

3 第十一章 Normal.dot 第十二章 關於圖片的一些密技附錄一. ASCII 表附錄二 word 指令表 iii

4 第一章自動圖文集 (autotext) 自動圖文集 autotext, 就像一個放資料的戶頭, 隨時存放都很方便 自動圖文集 中文名字取得很繞口, 主要是從英文 autotext 翻譯而來 簡單 的說, 就是在電腦硬碟的某一個地方開一個 小戶頭, 你隨時可以存一筆資料進 去, 取一個帳戶的名字, 然後隨時想用時就可以將資料取出來用 想不到吧? 有這 麼好用的東西! 更棒的是 : 你在寫這篇文章時設定的東西, 別篇文章一樣可以取用, 還有即使關機後, 下次再用時都還在, 永遠可用 如何開戶, 我們等一下再說 我們先說, 可以放什麼樣的資料進去? 答案是 : 幾乎是全無限制, 最常用的是一些文字, 這就是英文稱此功能為 autotext 的由來 但 是也可以是一個句子 ( 在 word 中句子和文字是不一樣的 ), 也可以是圖片, 這又 是為什麼微軟在翻譯成中文時, 翻成 自動圖文集 的原因 也可以是 圖 也 可是 文, 也可是 圖 + 文 但也可以包含表格, 也可以是整篇文章, 那 就無所不包了 可以做什麼呢? 我們天天在重複做的事, 就可來做 譬如 : 我們經常打字要 打 股份有限公司, 我們就可開一個戶頭, 給這個戶頭一個簡潔的帳戶名 : 股 好了 我隨時只要按一個鍵就可以把存進去的資料叫出來 開戶頭放入資料 如何做, 我們先在任何地方打入我們的資料, 股份有限公司 選取 用滑鼠 插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N), 再給一個名字, 這樣就存入完成, 很方便 1

5 方法好幾種, 也可以使用鍵盤, 同時按住 alt 鍵, 另一手按住 I A N, 更快 I 是 insert,a 是 Autotext,N 是 New, 很好記 我的口訣是 :a-i A N, 用熟了, 你就會背住口訣, 可以做到快速盲打 還有第三種方法 : 可以在選取資料後, 直接按 Alt+F3, 更快 這是 word 內建的快速鍵 用 F3 鍵就可以叫出資料要如何叫出來? 你在任何地方, 打入帳戶的名稱 : 股, 接著按 F3 鍵, 看! 我們存的資料就被叫出來了, 神奇吧! 按 F3, 是不是出現 : 股份有限公司還有第四種方法, 假如你忘了當初是用哪一個帳戶 ( 自動圖文集 ) 的名字時, 可以去查表 : 插入 (I) 自動圖文集 (A) 自動圖文集 (X) 2

6 從表中選取, 選到了按 確定 就進來了 所以, 為你的資料選一個好記又短的名字很要緊, 可以省掉查表的工作 自動圖文集的實用範例 到這一部份為止, 一般的教科書, 也都會教到 但要怎麼用, 就很少提了, 因為教軟體的人, 並不一定是天天在用軟體的人 以下是我的實用心得 一 常用字彙篇 1. 有限公司有 2. 自己的公司名 : 大同電氣工業股份有限公司大同 3. 公司地址 : 台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三台北 4. 產品名稱 : 彩色雷射印表機彩 等等, 不勝枚舉, 只要你要輸入的文章, 或身邊的工作, 不斷出現的長的文字, 就可以這樣來做, 加快速度 二 也可以用來叫出常用但又不容易記憶的長數字或資料 例如 : 5. 統一編號 : TAXN 6. 太太的身份證字號 :F WID 三 英文月份 : 7. January M1 8. February M2 9. March M3 3

7 這樣做不是很煩嗎? 不會, 有沒有聽過 一勞永逸 這句話? 因為總共只有十二個月, 辛苦全部做一次, 拼字拼對記憶起來, 永遠就錯不了 別以為我們英文很好, 不需要這樣, 有時候我們還真要想一下, 二月的英文怎麼拼? 我現在只要打 M2, 再按 F3 就出現了, 多方便 還有一個你想不到的妙用, 就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業英文很沒有信心的助理幫你打英文發票 報價單等 因為用的就是那幾個專有名詞及常用的日期等等而已, 真正複雜的信你再自己來打 提升倉頡輸入法的效率四 全形的標點符號 我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友, 因為倉頡內建輸入的標點符號是半形的, 看起來很不倫不類, 都要再換成全形才能看 所以, 要用一些痛苦的方式 : 通常, 不斷的 全形 半形 的更換, 或是要把符號表叫出來掛在銀幕上, 不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號, 非常辛苦, 也大大的影響打字的速度 我還看過更痛苦的倉頡高手 (?), 乾脆把標點符號的地方先跳過, 等打字到一個 段落, 再回來一個一個補標點符號 真痛苦! 試一試這樣的作法 : 1. 把全形的, 設為半形, 的自動圖文集 從此只要在半形的逗點後按 F3 就立 刻變成全形的逗點 神奇吧! 可以不用停下來, 不斷盲打了! 2. 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完, 也不用煩, 常用的就是那十個左右, 只需做一次功課就永遠都在了 關連字 詞的快速轉換 五 常用錯別字的轉換 1. 譬如 : 在 和 再 電腦常會弄錯, 我們把 在 的自動圖文集設為 再, 同 時把 再 的自動圖文集設為 在 這樣 F3 就成為一個好玩的開關, 你可以在 在 這個字後面按一次 F3, 就變成 再, 然後再按 F3 又變成 在, 週而復 4

8 始, 任你轉換, 文章改起來很方便 自然輸入法的 Q 鍵, 就有類似的功能, 現在你也可以自己來做啊! 2. 的 和 得 3. 還有很多, 可自行運用 4. 我也設計過三組文字來轉換, 譬如 : 我信尾常用 順利愉快 鴻圖大展 順頌商祺, 有時候同一個人一直出現同一種用法太久, 也可以轉換一下 我就把 順利愉快 的自動圖文集設為 鴻圖大展, 把 鴻圖大展 的自動圖文集設為 順頌商祺, 再循環回來, 把 順頌商祺 的自動圖文集設回 順利愉快 順利愉快 鴻圖大展 順頌商祺 順利愉快... 這樣是不是就好玩起來, 我可在後面連續一直按 F3, 再選一個我認為較適合的 辛苦弄來的符號或字母等, 更要設定一個簡單的方式來取用 六 特殊符號及希臘字母 日文字母等 1. α alpha 2. β beta, π ρ ω 等等 3. の no, ま み等等 4. C 0C 5. ± 面積 M² M2, 想想你現在可以在 M2 後面按 F3, 就出現 M², 這是多過癮的事 ASCII code 順便教一些課外的東西, 有些人也許不會輸入 ± ² 這幾個符號 有一個標準叫做 ASCII code, 從 0 到 255, 其中 0 到 127 放的是數字 英文字母大 小寫 標點符號等常用 101 鍵盤可以直接輸入的字元 還有 128 到 255 則放一些較不常用但偶而會用到的符號及歐洲文字的字母等 這一部份就要查表, 譬如 : 176 ± 177 ² 178 5

9 如何輸入, 一手按住 Alt 鍵, 另一手在右側的數字鍵盤輸入 176, 就會出現, ( 一定要用右側數字鍵 ) 然後, 請問查表, 要去哪裡查? 我也不知道, 我附錄給了各位一個 ASCII code 表 但其實你自己也可以用土法煉鋼, 建立自己的 ASCII 表, 就是 alt-128, alt-129, 這樣辛苦輸入, 就建立一張對照表了 還是那句話 一勞永逸 尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集, 才會好用, 才會真的做到 一勞永逸 常用到的文章架構也應該做成自動圖文集, 才能快速方便 七 常用的段落或檔案 1. 譬如說, 我們常會用到下面的制式的聯絡函 我們就可以把整篇選取, 設為一個自動圖文集, 我習慣用前兩個字, 就用 to 當自動圖文集的名稱 現在任何時候你想要寫信, 只需打入 to, 按 F3 整個架構就全部都出來了, 方便吧! 2. 同樣的, 英文版也要準備一套, 我就用 te 當自動圖文集的名稱 6

10 3. 常用的東西, 還有報價單 訂購單 委託加工單等等一些常用的單據, 以及相對 的英文版本, 也都可以設為自動圖文集 下面幾章也都會陸續介紹, 但請大家先熟練自動圖文集 7

11 第二章自動校正 自動校正 : 電腦自動幫你改錯 先試一下 : 輸入 teh, 出現了什麼事? 電腦自動幫你改成 the 他知道你拼錯了, 自動幫你改對 就是為什麼此功能稱為 自動校正 它的原理 : 是要先建立一個對照表, 當出現什麼時指定要強迫改成什麼 這個對照表放在工具 (T)/ 自動校正 (A), 我們打開來看 : 有沒有發現微軟的人員在寫 word 程式時就已經想到常常會有人把 the 拼錯成 teh, 而建立這樣一個對照表的資料庫 本來這種功能只是猜你可能怎麼錯, 你碰巧出現就自動幫你改, 只能作為 瞎貓碰到死老鼠 式的, 很不可靠的拼字檢查, 基本上並沒有什麼用, 但為什麼要特別來講授這樣的課程呢? 想想如果我們不是用來改錯, 而是用來做長文字的替換呢? 譬如 : 我可以設 M1] 自動校正為 January,M2] 自動校正為 February,1000] 自動校正為 thousand, 12] 自動校正為 twelve, 那就大不同了 我先帶著做一遍 : 8

12 這樣有什麼好處? 第一章我們已教過, 可以請你的英文不是很好的助理或你自己安心的打英文報價單了 又譬如, 我們再輸入電話資料時, 常碰到 (02),(035) 之類的, 本來可以在右邊數字鍵單手輸入的, 必須要停下來變成雙手, 左手去按 shift, shift-9, 放掉,02, 再回來 shift 0, 好忙喔 這時只要先做一個動作, 先設定 02] 自動校正為 (02) 這樣就可以很順暢的, 一隻手在右邊的鍵盤輸入, 碰到 (02), 只要按 02], 不再需要左手來干擾, 快又方便 那 (03) (035) 等等呢? 那就是本章的功課, 還是那句話, 一勞永逸, 辛苦設定一次, 就永遠有用 大家都已看到, 其實本章的 自動校正 和 自動圖文集 非常相似, 其背後的電腦原理應該也是一樣, 只是 自動圖文集 是手動的,F3 鍵是扳機 而自動圖文集是自動的 但是我們也可以類似我上面的方法, 選一個很少用的 ] 加在後面, 某個角度, 也又成為手動了 提供多一種選擇, 希望大家用得更得心應手 注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技我在 PC home 雜誌 2005 年 8 月號 p.108~p. 110 寫了一篇 快速輸入全形標點符號的密技 就教使用注音輸入法的人可以設定 : ㄉ設定自動校正成, 9

13 ㄐ設定自動校正成 就非常方便, 不必每次要離開 注音 到 英數 才能輸入逗點和句點, 輸 入完又要再回到 注音, 省下很多的麻煩 10

14 第三章自訂快速鍵 有很多指令我們經常在用, 但因為藏在某個地方, 每次都要用滑鼠點好幾個層次才能完成 既然 重複的工作, 電腦可以做得很好, 很有效率, 本章就是要教大家提高效率 先說 存檔 這個動作 第一種方式 : 滑鼠的方式, 也是最慢的方式, 檔案 (F) 儲存檔案 (S) 第二種方式 : 我們看到檔案 (F), 這是 office 的習慣, 看到指令後面有括弧 + 英文字母, 就表示可以用 alt 鍵 + 該英文字母, 也可以完成同樣的指令動作 此處左手按 alt, 右手同時按 F, 就跳到檔案 (F), 再 alt-s 就跳到儲存檔案 (S) 這是第二種方式, 用鍵盤輸入可以盲打, 不必使用滑鼠在銀幕上找, 效率會提高很多 常用的人會記得口訣 a-fs File Save. 第三種方式 : 大家有沒有發現儲存檔案 (S) 的右側有一個 Ctrl+S 對了, 這就是更方便的指令, 你可以按 Ctrl+S, 同樣完成 存檔 這個動作 口訣 c-s, 比 a-fs 更方便 以上三種方式, 都是 word 內建的指令方式 更精準的說法, 這個指令是 Microsoft Window 的指令,word 只是沿用而已 自訂快速鍵再來要教第四種指令, 就進入是本章的正題 自訂快速鍵 因為 存檔 這個動作使用率第一高, 所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用 二十幾年前用過 PE2 HE5 漢書等這些 DOS 下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都是設定 F2 鍵為 存檔 我們在 Word 也可以這樣做 11

15 工具 (T) 自訂 (C) 鍵盤 (K) 在 類別 (C) 的視窗中找到 檔案, 再到 指令 (O) 區 中找到 FileSave, 此時左下角出現該指令的說明, 儲存使用中之文件或範本 此時還可以看到 現用代表鍵 (U) 視窗中已有 Crtl+S Shift+F12 Alt+Shift+F2 三組指令 其中 Crtl+S 前面剛教過 接著 : 12

16 輸入我們要設定的快速鍵 按鍵盤上最上一排的功能鍵 F2, 而不是 F+2 出現 Move Text, 告訴你 F2 這個鍵原來是設定為 搬移文句 之用 記得要按 指定 (A) 鍵, 看到有進入 現用代表鍵 (U) 的視窗裡面才算完成 接著按 關閉 這時再回去看, 就發現改成 儲存檔案 (S) F2 了 這樣我們做好第四種方式, 也是我們自己的方式, 用單鍵的 F2 來 存檔 畢竟單鍵還是比雙鍵的 c-s 還方便, 只要一指神功即可 但是, 養成習慣 : 舊檔一叫 出來, 就先 另存新檔, 否則, 我們把存檔的動作變成這麼快速方便,F2 鍵一按, 13

17 原來的檔案就被蓋掉, 救都救不回來 練習題來了 各位做做看 : 關閉檔案 File Close F4 開啟新檔 File New F5 開啟舊檔 File Open F6 列印 File Print F7 如果有出現右邊這樣的畫面, 表示都做對了 從此, 你的開檔 存檔 關檔 列印等動作都是 神速 為 字體 設定快速鍵接下來, 我們常常做字體的選擇, 譬如我們可以把字體設為 標楷體, 給一個快速鍵 alt+5, 帶各位再做一遍, 工具 (T) 自訂 (C) 鍵盤 (K) 在類別 (C) 視窗中找到字形 在字形 (O) 視窗中找到 標楷體 設定 alt+5 指定 關閉, 就完成了 從此, 你只要選取文字, 按 a-5, 就改成標楷體了, 太方便了 其他功課下面列出一些我用得比較多的, 也建議大家來做可以增加效率的, 當做本章的作業 其中自訂鍵是依我的喜好而訂的, 你也可以選擇你自己的鍵, 可以先照我的做時, 以後隨時還可以改 一 檢視類檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-p 14

18 二 格式類字形 Font a-2 字體大小 FontSizeSelect a-3 三 視窗及說明類 換到下一篇文章 NextWindow F8 四 字形類 Arial 字形 Arial a-6 Times New Roman 字形 a-0 漸漸得好玩起來了, 自訂的指令漸漸得多了, 就要開始做小抄了才不會忘記 附錄 B 我們有一張 word 指令總表, 是我們自己的葵花寶典 15

19 第三章 Word 內建的快速鍵 這一課回來複習 word 內建的快速鍵, 熟用 Word 內建的指令比學會本書所交給各位的東西更為重要 指令輸入的方式如何下指令, 有幾種方式 : 1. 用滑鼠點選單的方式, 一層一層進入到你要的指令 只要用過, 不太需要背, 但是是最慢的一種 譬如檔案 (F) 儲存檔案 (S) 2. 使用鍵盤 alt+ 指令後內建的英文字的方式進入選單, 再用 鍵選取, 或繼續 alt+ 字母的方式, 一層一層選下去 此方式已經可以很快, 尤其是能背起來每一層的英文代表字時更快 而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在 譬如我們只要背好 a-fs, 存檔就可以很快 F 是 File, S 是 Save, 其實根本也不用背 3. 去抓一個或製造一個程式小圖騰 icon 放到工具列, 再用滑鼠去點, 比第一種快一些, 但用到滑鼠, 總是慢 如何做, 底下會教 4. 內建的鍵盤快速指令, 只有一層, 例如 ctrl-s. 5. 有些有滑鼠右鍵的指令, 如果有, 再用滑鼠點選也是蠻方便的, 譬如, 右鍵通常都有 複製 等的指令 但用到滑鼠, 總還是不如鍵盤快速 6. 你我自己設計的指令 包括我們要寫程式的執行的指令, 我們一律都是用鍵盤快速指令, 這樣才達到我們要大幅提高 Word 的效率的方向 我一再強調, 要提高效率就減少或是不要用滑鼠, 用鍵盤才能盲打, 才會快速 即使是一指神功也比用滑鼠快 不同層次的軟體的指令漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用 : 1 所有 window 程式共通的快速鍵 2 所有 Microsoft Office 家族共通的快速鍵 3 Word 專用的快速鍵 4 你我設的專用快速鍵 所有 Window 程式共通的快速鍵 16

20 全選 ctrl-a select all 粗體字 ctrl-b Bold 複製 ctrl-c copy 尋找 ctrl-f Find 到 ctrl-g Go 替換 ctrl-h Replace 斜體字 ctrl-i Italic 超連結 Ctrl-K hyperlink 開啟新檔 ctrl-n file new 開啟舊檔 ctrl-o file old 列印 ctrl-p print 下面畫線 ctrl-u Underline 貼上 ctrl-v paste 剪下 ctrl-x cut, X 樣子就像剪刀 重複執行最後一個指令 ctrl-y repeat 悔棋, 恢復前一個動作 ctrl-z undo 說明 F1 Help 另存新檔 F12 SaveAs 關閉檔案 Alt+F/ C FileClose 關閉程式 Alt+F/ X Exit 大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義 好記的, 可以學會用鍵盤指 令快速鍵, 工作效率馬上就提高 Word 專有的快速鍵 自動圖文集 F3 autotext 執行功能鍵 F9 Update fields 文字置中 ctrl-e CenterAlign 分散對齊 ctrl-j JustifyPara 靠左 ctrl-l LeftAlign 17

21 靠右 ctrl-r RightAlign 全形 / 半形轉換 alt-, ChangeByte 列印預覽 ctrl-f2 PrintPreview 單行間距 ctrl-1 space para 1 雙行間距 ctrl-2 space para 2 一行半間距 ctrl-5 space para 1½ 大寫 / 小寫 / 首字大寫的切換 s-f3 ChangeCase 很多 Word 的基本功能, 一般的 Word 書籍都會提到, 此處不再花功夫講述, 但要大家學的是快速鍵 即使是三層或第四層的指令, 如果能記熟, 用鍵盤操作, 仍然可以非常快速 譬如 : 從檔案插入圖片 就是插入 (I) 圖片 (P) 從檔案 (F) 快速口訣就是 a-ipf, 很難記嗎? 一點都不難 因為插入 Insert/ 圖片 Photo/ 檔案 File, 根本不用特別記就自然記得 很快的按 alt-ipf 幾個鍵, 完全不用動到滑鼠, 也不用隨著滑鼠在銀幕上找, 就已經出來了 18

22 第四章巨集 用巨集 錄 一個程式 巨集是什麼? 就是將你不斷在重複做的事 做成 簡單的程式來快速執行 請注意我們的說法是 : 做 一個程式, 而不是 寫 程式 做一個程式的過程, 就像錄音機或錄影機一樣, 把你的動作錄一次, 給一個程式的名稱, 給一個快速鍵, 程式就完成了, 非常方便, 不需懂得任何程式語言 當然, 多少懂一點程式語言一 定也有幫助 譬如, 我們經常用到某一個檔案, 我們想要快速打開, 而不要每次從檔案總 管中一層一層去叫出來 譬如 : 我有一個常用的檔案, 檔名是 ADD.doc, 開始製作程式 : 1. 工具 (T) 巨集 (M) 錄製新巨集 (R) 2. 填入巨集名稱 (M) 中文 英文都可以 3. 敘述 (D) 的地方, 填入附註, 讓將來這一個程式較容易瞭解, 較易維護我填入 a-y, 是提示要使用快速鍵 alt-y 4. 選擇 指定巨集至 鍵盤 (K) 19

23 5. 在 請按新設定的快速鍵 (N) 的欄內, 按你要設定的快速鍵 按 alt 鍵同時按 Y, 而不是按 A l t + Y 這幾個字 6. 記得要按 指定 鍵, 要看到 現用代表鍵 視窗中出現 Alt+Y, 快速鍵才算登錄完成, 才能使用 7. 關閉視窗 8. 出現 錄音 的工具鈕, 就開始製作程式 9. 程式開始 : 開啟舊檔 (O) 一步一步的把我們要做的動作 ( 叫出 ADD 這個檔案 ) 做完 20

24 10. 點選工具鈕上的 錄製巨集停止 的鈕, 程式就製作完成 這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵 alt-y, 馬上執行程式, 重複剛剛錄製的動作, 把 ADD.doc 讀取出來, 方便吧? 練習 1. 設定快速鍵 alt+p 執行檢視 (V) 顯示比率 (Z) 頁寬 (P) 2. 設定快速鍵 alt+8 執行 全選 紙改直寫 30 號字 標楷體 提示 :ctrl+a 格式 (O) 直書 / 橫書 (X) 3. 設定快速鍵 alt-9 執行 藍色字形 提示 : 格式 (O) 字型 (F) 自型色彩 (C ) 選取藍色 確定 練習 : 錄製 複製一列文字 的快速鍵我們常會有要複製一列文字的動作,copy line, Word 並沒有內建快速鍵, 我們就要自己來建, 我設為 alt-l. 1. Home 按住 shift 鍵 + 往右的箭頭鍵, 將該列文字整個選取, 2. backspace ctrl-c 複製 按 往下鍵 按 enter 鍵 Ctrl-V 貼上 3. 用滑鼠選停止錄製巨集, 完成 從此, 只要按 Alt-L 就可以複製一列文字 另外, 關於格式, 我常用的幾個是 : 工具 (T) 自訂 (C) 鍵盤 (K) 樣式 alt 1 類別 (C)/ 格式 指令 (O)/ Style 字形 alt 2 類別 (C)/ 格式 指令 (O)/ Font 字體大小 alt 3 類別 (C)/ 格式 指令 (O)/ FontSizeSelect 顯示比例 alt 4 類別 (C)/ 檢視 指令 (O)/ ViewZoom 21

25 練習 : 設定快速鍵來使用 常用辭典 我們在 HE5 漢書等軟體, 以及一些套裝軟體, 程式設計者常會設計一個 常用辭典 按一個鍵辭典就出現, 我們可以在辭典內翻找, 找到你要的東西, 再按另一個鍵, 就把找到的東西抄回來用 不用記憶 也不用重新打字輸入, 相當方便 尤其是對打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱 產品名稱 以及固定重複的文字的人, 如果有同事先幫他把 常用辭典 建立好, 那他也可以來操作 word 沒問題了 或是我們雖然打字慢, 但第一次慢沒關係, 第一打好就存到 常用辭典 內, 下一次就不用再打字, 下一次並不會慢 如何做? 先開一個檔辭典.doc, 存檔 譬如說, 客戶大同股份有限公司光寶電子股份有限公司南亞塑膠股份有限公司 產品彩色雷射印表機 PET 膜 1,000 mm 6,000M 筆記型電腦 問候語鴻圖大展順利愉快順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西, 或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是, 因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來, 所以每一個獨立的詞單獨放一列 現在來開始寫程式 : 共要兩個巨集, 一個是叫出 常用辭典, 另一個是執行複製 回到原來的文件 貼上 一 先錄製一個巨集, 我們給一個好記的快速鍵,alt-G, 讀出 常用辭典, 方法就跟前面教的 a-y 讀出 add.doc 的方法一樣 二 再錄第二個巨集 a-h, 複製一列 回到原來的文件 貼上 Home shift- end ctrl-c F8 ctrl V 停止錄製, 就完成了 前面三個動作跟前面教的 a-l 複製一列一樣,F8 是我們前一章教的切換視窗, 回到原來的文章, 再 c-v 貼上 這樣我們的 常用辭典 也做好了 用法 : 1. 隨時按 a-g 常用辭典就出現 找到我們要的詞 再按 a-h 我們要的東西就抄進來了 22

26 2. 隨時有新的詞就插到常用辭典內去, 記得存檔, 下次就可以用了, 漸漸的你的辭典就越來越豐富, 真是過癮 23

27 第五章活用超連結 超連結超連結很簡單, 很好用, 但一般使用 word 的人並不常用 超連結可分三個層次 : 1. 連結到同一篇檔案內的某處, 2. 連到同一電腦或內部網路網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3. 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案 連結到此文件的某處 經常我們會碰到一篇文章很長 翻閱起來有點辛苦, 此時如能活用超連結來做個索引之類的就非常方便 書籤 先教一個 word 特有的東西, 書籤, 也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作, 給他取一個名稱, 存檔, 下次只要 c-g 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置 要連結到文件中的某處, 就是要設定書籤後, 指定連結到某一個書籤, 這樣文章很長或凌亂時運用超連結就蠻方便的 沿用前一章 常用辭典 來舉例 辭典.doc 客戶產品問候語 客戶大同股份有限公司光寶電子股份有限公司南亞塑膠股份有限公司 產品彩色雷射印表機 PET 膜 1,000 mm 6,000M 筆記型電腦 問候語鴻圖大展順利愉快順頌商祺 我們先教設定書籤的方法 : 我們要在客戶設定書籤 客戶 插入 (I) 書籤 (K) 書籤名稱 (B) 客戶 新增, 就設定好了 再來設定超連結 : 選取當索引的客戶, 插入 (I) 超連結 (I) 24

28 第六章表格 Word 的表格也是一種資料庫 最開始的地方我就說過 :Word 的表格, 不只是把文字或圖形劃一些橫線直線 框起來而已, 更重要的, 他同時也可以是一個資料庫, 我們利用表格就可以做一些 簡單的資料庫運用 這也使得 Word 不再只是陽春的文書處理程式, 他還可以寫程式 還可以是資料庫 我們先來練一些表格的基本功 一 表格的課程, 一般的 Word 課程一定會教到 關於表格,Word 內建有一些很有用的快速鍵 : Tab 可以在同一列表格中, 游標一格一格往右走 Alt-Num / 選取整個表格, Num/ 指的是鍵盤右側九宮格上的 / 鍵喔 二 欄與列的選取 刪除 複製 1. 選取欄 (1) 滑鼠法一 : 表格 (A) 選取 (C) 欄 (C), 口訣 a-acc, (table/ Choose/ Colunm) (2) 滑鼠法二 : 把滑鼠移到表格外該列上方, 會出現往下箭頭, 按左鍵即可 選取 (3) 自訂工具鍵盤指令 : 我設為 Alt-F8. 工具 (T) 自訂 (C) 鍵盤 (K) 類別欄 (C ) 選 表格 指令欄選 TableSelectColumn 設定快速鍵 alt-f8 指定 關閉, 就完成 以後按 a-f8 就可 選取欄 2. 選取列 同上面的步驟, 設定 alt-f7, TableSelectRow 3. 刪一列 同上, 我設為 alt-q, TableDeleteRow 4. 複製一列,Word 沒有內建此指令, 我們就要來自己做一個程式 我設定為 alt-z alt-home shift + alt-end ( 選取列 ) ctrl-c ctrl-v 5. 刪一欄, 用的不是非常多, 表格 (A) 刪除 (D) 欄 (C), 口訣 :a-adc, (table / Delete / Column ) 三 插入欄 插入列 1. 插入列 插入 (I) 表格 (A) 上方列 (A), 口訣 :a-iaa 上方列是 A, 下方列是 B 2. 插入左方欄 : a-ial 右方欄 a-iar, 左方 Left, 右方 Right 25

29 四 表格框線 1. 圖形指令法 (program icon) (1) 先叫出 表格及框線 的工具列 方法如下 : 將滑鼠移到上方工具列灰色區域內, 按滑鼠右鍵, 會出現所有工具列, 選取 表格及框線 (2) 出現工具列後, 將工具列移到旁邊 用 滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭, 就出現各 種框線的選擇 (3) 就可開始用滑鼠點選使用 2. 自訂工具列, 將框線的小圖示移到你的自訂工具列, 或是移到你常用的一般工具列等, 就可以少掉兩步 自訂工具列的方式, 下一章會教到 3. 最方便的方法是建立快速鍵 我們採用九宮法較好記憶 Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft Ctrl- Num 6 右線 BorderRight Ctrl- Num 8 上線 Ctrl- Num2 下線 BorderTop BorderBottom Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4 這裡再帶大家做一次 : 工具 (T) 自訂 (T) 鍵盤 (T) 類別 (C) 選 框線 26

30 指令 (O) 選 BorderLeft 快速鍵 (N) ctrl-num 4 指定 現用代表鍵 (U) 出現 ctrl-num 4 關閉 這樣就完成快速鍵, 只要在表格中按 ctrl-num 4, 就出現左框線, 省下非常多的步驟 其他的依樣畫葫蘆當大家的功課 27

31 第七章自訂工具列 自己訂一個工具列接著來教自訂工作列 我查了一下,Word 至少內建了 18 組工具列 常常看到有些朋友螢幕上方 下方叫了一大堆工具列出來, 畫面只剩一點點可用, 好辛苦 我們也可以自己來做一個工具列, 把自己常用的放在一起, 其他的工具列都關起來, 偶而用到時再去叫出來用即可, 畫面上只留下一個我們自己訂的工具列, 看起來比較清爽, 留出較多的工作面, 也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的圖示 如何做? 工具 (T) 自訂 (C) 工具列 (B) 新增 (N) 為新的工具列命名 出現自訂工具列的圖示 將該 圖示移到上方工具列區 然後就是複製一些工具圖示過來我們自訂工具列中排列 譬如我們在第六章有提到的樣式 a-1, 字體 a-2, 字體大小 a-3, 顯示比例 a-4 等, 先排出來 工具 (T) 自訂 (C) 指令 (O) 類別 (G)/ 格式 指令 (D) 用滑鼠指向樣式, 按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區內, 放開滑鼠就完成 把滑鼠移到樣式外框右側, 出現黑十字時, 用滑鼠調整寬度 同樣的方式, 把字形 字形大小也搬上去, 調整寬度 到檢視 縮放的圖 示也搬上去 就得到, 再依你箇人的喜好 28

32 把一些常用的圖示都搬在一起, 就可以把其他的工具列都關掉, 只留你箇人的工具 列, 帥吧? 如果你想要再刪去或移動工具列的圖示, 很簡單, 只要進入到工具 (T) 自 訂 (C) 就可開始搬, 搬出工具列區外, 放掉滑鼠該工具圖示就被刪去, 很方便 29

33 第八章功能鍵 Word 內建有一些有用的功能鍵 譬如, 只要按一個 F9 鍵, 我們要的東西就出 來, 闢如今天的日期 檔名等等 我們也可以寫一些簡單的計算式來執行 功能鍵在哪裡? 有些功能我們很少用到, 但是會用或剛好用得到還蠻爽的 關於日期的功能鍵 一 日期 : 介紹兩種方式 1. 插入 (I) 日期及時間 (T) 有中文 英文 西曆 中華民國曆各種格式可選擇 2003 年 10 月 28 日 2003/10/28 92 年 10 月 28 日 2. 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期, 只需按 enter, Word 自然幫你補足日期 又譬如, 你輸入 民國, 就自動幫你補足整個日期 3. 第三種方法, 就是本課要教的功能鍵 插入 (I) 功能變數 (F) 類別 (C) 選 日期及時間 功能變數名稱 (N) 選 date 確定 日期就進來了 現在把滑鼠左移進入日期內, 會出現反白, 表示我們已在此處建立了一個 日期 的程式, 下次你在讀進此檔案時, 移到此反白處, 按 F9, 該處自然就更新為當日的日期 方便吧! 還記得我們教 自動圖文集 那一章, 有提到一個範例 TO, 我們輸入 TO, 按 F3, 就出現 : TO: 聯絡人 : 先生 FAX: 日期 : 先生 : 你好! 祝 鴻圖大展 我們現在到日期 : 的後面, 依上面的方法, 建立 日期 的功能鍵, 再把滑鼠移到日期內, 就看到出現反白 再按 F9, 就會出現今天的日期 現在請將這樣設定後的內容, 改寫存入原來的自動圖文集 TO 中 從此, 你讀出 TO 這個自動圖文集時, 日期也自動會抓今天的日期, 方便吧! 二 頁數 插入 (I) 功能變數 (F) 類別 (C) 選 文件資訊 功能變數名稱 (N) 30

34 選 NumPages 確定 就出現頁數, 同樣, 按 F9 隨時更新 三 方程式 : Word 不只可以做文字處理, 還可以進行計算, 這是傳統的文書處理軟體所做不到的 只是 Word 到底還是文書處理的軟體, 硬要在 Word 中進行計算是可以做, 但做得很彆扭 就像我們都知道 Excel 是計算的軟體, 但在 Excel 中也可以作簡單的文書處理, 只是如果要大費周章的用 Excel 寫文章, 那也會非常痛苦 在 Word 中進行計算的方法, 就是使用功能鍵 方法如下 現在先介紹報價單 報價單 客戶寶號 : 光寶電子股份有限公司連絡人 : 陳鴻龍先生傳真 :(02) No.:PT 日期 :2013 年 12 月 22 日 品名數量單價金額 CS ,200 RS ,750 小計 164,950 大亞企業股份有限公司 這時我們就需要做幾個簡單的計算, 兩次數量 單價, 還有一次加總 首先, 我們在金額欄就可以寫入程式 : 金額欄是 D 欄,D2 = B2 C2, 插入 (I) 功能變數 (F) 類別 (C) 方程式及公式 = B2*C2 enter 就出現乘好的數字 下次我們數字不同時 :, 我們只要按 F9, 電腦就重新計算數字給我們, 31

35 還不錯吧! 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時, 你的公式就記得要修改, 接著是加總 此時在到功能變數的地方, 看到出現反白, 按 Shift-F9, 就可以叫出公 式來修改 改好按 F9, 就可按新的公式計算 其中 ##,### 是表現出來的數字格式,5 位數, 加撇點, 沒有小數 你也可指定其他格式 這跟 excel 中的樣式是一樣的 表格內做加總的計算 再來是加總 介紹幾種方法 第一種, 把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵, 選取 表格及框線 工具列 點選 Σ, 就會執行 自動加總 的動作 同樣的我們再按 shift-f9, 也可偷看到程式的內容 就是 sum of above 如果你數量 單價等有變動, 同樣按 F9 就重新計算一次 因為常會用到, 所以再回到上一章, 自訂工具列, 就要把這個指令按鈕 Σ 抓到自訂工具列去, 隨時可方便使用 32

36 更高級的用法是, 把功能鍵設定好了之後, 選取, 將之順手設定為自動圖文集,sum, 以後只要在要加總的地方, 鍵入 sum, F3, 就加總完成, 過癮吧! 自動更新 功能鍵還有一項功能, 就是有些功能譬如日期的功能鍵, 你這次存檔後, 下次再開啟這個檔案時, 可以自動更新, 也算蠻方便的 不過還是有一個選項讓你勾, 要不要自動更新? 試一試插入 (I) 日期及時間 (T) 去除連結 就有一個讓你打勾的地方 還有一個指令就是你設定好功能鍵, 也執行好了之後, 你只要保留執行後的結果, 不希望下次被更新成新的資料, 這時就需要做切斷功能鍵的工作 Word 已經內建有這樣的指令,Alt-Ctrl-6 在 Word 中進行計算, 可以, 但很彆扭 就像在 Excel 中也可以作簡單的文書處理, 但如果要大費周章的用 Excel 寫文章, 那也會非常痛苦 而且 Word 的功能鍵幾乎都是手動的, 而不是自動的, 你要一個一個去按 F9 啟動執行, 所以使用 Word 計算, 也許也算方便, 但要非常小心, 一定記得要驗算 金額數字換算成國字 33

37 還有一項用得到的人會覺得方便的功能, 就是金額數字電腦可以幫你換算成國字 換算成一般國字, 也可以是大寫的國字 方法如下 : 插入 (I)/ 數字 (E), 把阿拉伯數字填入視窗中, 再選擇 一 二 三, 按 確定, 就出現國字的數字 三萬四千五百零八如果選擇壹, 貳, 參,., 就出現參萬肆仟伍佰零捌, 過癮吧! 報價單 支票或契約書就需要用到這樣的功能 下一章再教各位寫程式, 按一個鍵就可以做轉換 34

38 第九章辦公室簡單自動化 這一章要進入比較精彩的部分了 教大家用很高的效率來做幾件天天要用的事 所有 word 的書都沒有人教到的密笈喔! 首先, 用表格建立一個客戶檔, 或是類似的工作基本檔 如第五章提過的 ADD 檔, 並且建立一個配合的巨集, 我那時用的是 a-y 工作一 : 快速調出某一筆資料 工作一 : 如果我現在想要將我存在 ADD 檔其中一個客戶或廠商的資料列出來使用, 要如何做? 1. 進入 Word, 執行 a-y, 先叫出 ADD 檔 2. 執行 c-f 尋找,( 編輯 (E) 尋找 (F) 也可以 ), 鍵入你要找的資料, 譬如 光寶 就找到該筆資料 3. 再來就精彩了 把我們要的資料, 一欄一欄讀取, 並設定自動圖文集 ( 第一章的說法, 就是給每一項一個帳戶名稱存到銀行裡 ) 4. 開啟新檔, 依照我們希望表現的方式 位置, 逐一將各個自動圖文集叫出來,( 提領帳戶 ) 5. 這樣的過程有點煩, 但天天要做, 所以就要做一個巨集將之錄起來, 然後按一個指令, 就把一大串步驟一次完成, 我們的效率就出來了 我們實際來做 譬如說 : 我們要印一筆光寶電子的地址 + 聯絡人 + 電話 1. a-y 叫出 ADD 檔 2. c-f 找到 光寶 3. 執行巨集錄製 給一個指令 alt-b 好了 35

39 還記得怎麼錄製巨集嗎? 工具 (T) 巨集 (M) 錄製巨集 (R), 設定好快速鍵, 記得要 指定, 然後就要開始錄製程式了 首先, 游標此時應該在最左一欄, 我們按 Tab 鍵, 游標會往右移到右邊一格, 同時會選取反白, 此時插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N) 設定為 電話 的自動圖文集 這時再 shift-tab 往回走到第一欄, 游標會將第一欄公司名稱反白選取, 同樣方法, 設定自動圖文集 公司 接著,tab tab tab tab tab, 往右移五格, 選取設定自動圖文集 地址, 再往右移一格 選取設定自動圖文集 聯絡人 這樣開戶存資料到各帳戶的動作都已完成 接下來就是要一一領出來的動作了 Ctrl-N ( 或檔案 (F) 開新檔案 (N), 或 F5) 開啟一個空白檔案 我們希望做一個地址文件, 依次為地址 公司名稱, 某個人 收 電話等 36

40 收貨貨寄人開啟新檔, 建立下面的表格, 取個檔名, 就叫 ADDx1 好了 人電話:(02台北市中山北路三段118公道伯企業股份有限公司8) 號好開始了 : 地址, 按 F3 鍵 出現了我們剛才存的 地址 這個自動圖文集內的資料 : 台北縣中和市建一路 90 號 按 enter 換行, 公司,F3, 出現我們剛才存入 公司 內容 : 光寶電子股份有限公司 enter 換行, 聯絡人,F3, 出現黃大山的名字, 我們補上 先生收 幾個字 enter 換行, 先寫 電話 : 再寫一次電話 F3, 就出現電話 :(02) 這時字體有大有小, 再 ctrl-a 整個選取 格式 (O) 字形 (F) 設為 14 號字 工作結束, 記得按停止錄製鍵, 這樣 alt-b 這個程式就錄製完成 驗收成果,alt-Y 回到 ADD, 游標移到一筆你要的資料 光寶,alt-B, 是不是自動開啟新頁同時, 抄入底下文字 : 台北縣中和市建一路 90 號光寶電子股份有限公司黃大山先生收電話 :(02) 棒吧! 這樣是幾秒? 一秒鐘完成 貨運標籤的製作 再來做下面的練習題, 我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤, 一邊是寄件人, 一邊是收件人 要怎麼做? 過程就是, 先製作貨運標籤的空白表格, 存檔 再製作巨集叫出來使用 c1 e書籤 在第五章超連結的地方我們介紹過書籤 也就是在文章中插旗做記號 連結時或寫巨集時可以用, 也就是現在要用 37

41 我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號, 好像插一根旗子, 下次可以一下子就到這裡來 現在, 把游標移到收貨人資料要出現的那一格, 也就是第一列的第三欄那一格, 插入 (I) 書籤 (K), 給書籤一個好記的名稱, 就叫他 c1 好了 新增, 書籤就設定好了 同樣再設定第一列第五格為 e1 書籤, 然後就可以存檔備用 開始來寫巨集了 : 工具 (T) 巨集 (M) 錄製巨集 (R), 巨集名稱 製作一格貨運標籤, 巨集快速鍵我就選 alt-d 延續剛剛 alt-b 抄出來的一筆地址資料作為開始, ctrl-a 全選 ctrl-c 複製 ctrl-o 叫出剛剛做好的 ADDx1 檔案 Ctrl-G 到 我們剛剛設定的書籤 c1 的位置 到 關閉 ctrl-v 貼上我們剛剛的地址資料 然後 backspace, 往前刪除兩次, 將多餘的段落指標刪去 再一次 ctrl-g 到 書籤 e1 到 關閉, 再 ctrl-v 複製一次 同樣再 backspace 兩次, 刪去多餘的段落指標 Ctrl-A 全選,ctrl-B 改成粗體字, 按 停止巨集錄製, 大功告成 我們再來演練一次, 延續剛剛的動作,alt-B 把地址叫出來後, 接著執行 alt-d, 貨運標籤就完成了 人貨收台北縣中和市建一路90號光寶電子股份有限公司黃大山先生收電話:(02) 台北縣中和市建一路90號光寶電子股份有限公司黃大山先生收電話:(02) 人貨寄公道伯企業股份有限公司台北市中山北路三段188號電話:(02) 在 A4 紙印出來, 左半頁可以割下來貼在紙箱外面, 右半部可以寫一些寄樣品的內容, 割下來可以貼在寄樣品簿 一張 A4 紙印八格貨運標籤再來做下一個連習題, 如果老客戶或是寄不只一箱, 一張 A4 紙可以印八格或十格同樣的貨運標籤, 能不能也設定指令一次完成? 當然可以! 先準備兩格貨運標籤的空白表格, 檔名就叫 addx2.doc, 如下 : 38

42 人貨收貨人電話:(02收人貨寄公台北市中山北路三段18道伯企業股份有限公司8) 號貨寄人電話:(02台北市中山北路三段18公道伯企業股份有限公司8) 號同樣設定第一列第三格 書籤 c1, 第一列第七格 書籤 g1, 存檔 準備好了, 就開始來錄製新的巨集, 因為要印八格, 巨集快速鍵就取 a-8 好了, 比較好記 延續前面執行 alt-b 之後, 已叫出一組地址資料之後, ctrl-a 全選 ctrl-c 複製 ctrl-o 開啟舊檔 addx2.doc ctrl-g 書籤 c1 到 關閉 ctrl-v 貼上 backspace 將多餘的段落標記吃掉 ctrl-g 書籤 g1 到 關閉 再一次 ctrl-v 貼上 backspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來,ctrl-A 全選 ctrl-b 粗體 ctrl-c 複製 向下 enter ctrl-v 貼上 ctrl-v ctrl-v 貼上三次 backspace 兩次, 將多餘的段落標記刪去 按 停止錄製巨集, 就完成 接著就可以執行看看 先執行 alt-b, 再執行 a-8 就完成八格的貨運標籤, 印出來, 可以割一割, 每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤 一方面可以更省事, 不用一張一張用人寫, 還可能抄錯或寫得東倒西歪, 更有效率 更漂亮, 同時也提升公司形象 Visual Basic 程式 再進行進一步的練習題之前, 我們來窺探一下 Visual Basic 程式的內容 別怕! 不必跳過, 我們只是去看一下程式長得怎麼樣? 我們並不需要 寫 程式 程式放在哪裡? 工具 (T) 巨集 (M) 巨集 (M) 39

43 在 巨集名稱 找到我們剛剛寫好的巨集, 按編輯 (E), 就可以看到程式碼了 我們逐一解釋一下 : 一格貨運標籤巨集巨集開始 ' 一格貨運標籤巨集名稱 ' "&chr(10)&"a-b 快速鍵 a-b ' 程式開始 Selection.WholeStory 全選 Selection.Copy 複製 Documents.Open FileName:="Addx1.doc", ConfirmConversions:=False, ReadOnly _ :=False, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", PasswordTemplate _ :="", Revert:=False, WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="" _, Format:=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1.doc, 只有第一句話是我們要的, 後面的都是預設的程式, 將之刪去也可以,( 不要動它也沒關係, 但刪去後程式會更簡潔易讀, 假如你要讀他 ) Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="c1" 到 c1 下面這一段 取代 的動作, 不是我們做的, 可將之刪去, 也可以不理它 Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find.Text = "".Replacement.Text = "".Forward = True.Wrap = wdfindcontinue 40

44 .Format = False.MatchCase = False.MatchWholeWord = False.MatchByte = True.MatchWildcards = False.MatchSoundsLike = False.MatchAllWordForms = False End With Selection.Paste 貼上 Selection.TypeBackspace 倒退 Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="e1" 到 e1 Selection.Find.ClearFormatting 同上, 這一段是多餘的, 不要理它或刪去 With Selection.Find.Text = "".Replacement.Text = "".Forward = True.Wrap = wdfindcontinue.format = False.MatchCase = False.MatchWholeWord = False.MatchByte = True.MatchWildcards = False.MatchSoundsLike = False.MatchAllWordForms = False End With Selection.Paste 貼上 Selection.TypeBackspace 倒退 Selection.WholeStory 全選 Selection.Font.Bold = wdtoggle 粗體 End Sub 程式結束 看起來也都淺顯易懂, 等你熟一點, 有些小步驟, 例如少做一次 粗體, 少 倒退 一次, 也可以進到程式來, 直接補上一句程式碼, 可省掉重新錄製的功夫 但如果搞不懂, 你就乖乖重錄一次就是, 也不用傷腦筋去弄懂程式 倒是有一個地方必須要學的, 就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分, 常常會碰到今天錄好程式, 今天可用, 明天就不對勁的情形 譬如 : Documents.Open FileName:="Addx1.doc", 程式是在目前的檔案夾 directory 內去讀 Addx1.doc 這個檔, 當你的檔案夾是 Addx1.doc 放的檔案夾時, 程式執行就正確, 但之間如果你變更了檔案夾 directory 時, 執行就出現錯誤, 找不到檔案 如何補救, 就是要叫出程式, 把檔案的位置整個 path 補齊寫清楚 譬如, 假設我們的檔案是放在 D:/word 的高級應用 /Addx1.doc 我們就要把程式補齊成為 : Documents.Open FileName:="D:/word 的高級應用 /Addx1.doc" 就沒問題了, 不管你在 41

45 那個 directory 都不會有問題了 寫信給客戶 我們再回到第一章, 還記得我們有學過一個自動圖文集 To : TO: 聯絡人 : 先生 FAX: 日期 :2013 年 12 月 22 日先生 : 你好! 祝 鴻圖大展 現在的題目是 : 我們打開 add.doc 檔, 把客戶的資料帶進來 如何做? 有點類似 alt-b 的作法 執行 alt-y 叫出 Add 檔,Ctrl-F 找到我們的客戶 開始錄製巨集, 我們把巨集快速鍵訂為 alt-m 這次我們要公司名稱 聯絡人 傳真等資料 Alt-Home 到最左一欄 Tab 往右一欄 插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N) 電話 確定 shift-tab 往左退一欄 插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N) 公司 確定 Tab Tab Tab 插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N) 傳真 確定 Tab Tab Tab 插入 (I) 自動圖文集 (A) 新增 (N) 聯絡人 確定 這樣把三個我們要的資料, 都存入到自動圖文集了 然後再到我們要的地方把他們一一叫出來用 Ctrl-N 開新檔案 To F3, 出現剛剛說的內容 此時游標停在 To: 的冒號後面 公司 F3 讀出 公司 資料 往下鍵 往左移三格 聯絡人 F3 往下鍵 傳真 F3 往下移一兩列 Home 到最左邊 聯絡人 空格 往左鍵 F3 backspace 兩次, 把名字吃掉, 只留姓 往下鍵 end 把游標移到你好! 之後 此時字體有大有小,ctrl-A 全選 格式 (O) 字體 (F) 14 號字 停止錄製, 大功告成 回到 Add 檔, 游標移到我們要的客戶上, 按 alt-m 是不是出現 : TO: 光寶電子股份有限公司聯絡人 : 黃大山先生 FAX:(02) 日期 :2013 年 12 月 22 日 42

46 還有是一行地址 + 一行公司名稱 + 收信人的, 我們來做後者 做出一張如下的信封 :台北縣中和市建一路光寶電子股份有限公司號黃先生 : 你好! 祝 鴻圖大展 游標停在 你好! 之後, 馬上可以接下去寫你的信, 方便吧! 神奇吧! 合併列印 此處不介紹 合併列印, 請參考別的書籍 但要特別提的就是, 其實本章所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣 所差的只是本章教的是一筆資料的合併列印, 而 word 內建的 合併列印 是整個表格 ( 或資料庫 ) 每一筆的合併列印 列印中文直式小信封 再來教一個非常有用的動作 : 列印信封, 這是天天要做的事 我們先從中文直式小信封做起 步驟一 先準備一個直式小信封的表格存檔 因為信封不是 A4 大小, 所以我們如果把信封放在印表機進紙器的中央, 就要告訴電腦紙的左右寬度是多少 這可能需要嘗試與錯誤很多次, 才改到比較好的印出的位置的結果 而且, 可能你這一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同, 你還是印一張出來後就要再微調 我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封 通常有兩種, 一行地址 + 收信人的, 9043

47 黃先大生山先生鈞鈞啟啟我們現在就要, (1) 快速找到這一筆客戶資料, (2) 快速將找到的這筆資料, 抄到上面的信封表格內, (3) 看是否需稍做修改? 接著就可按快速鍵 印出 如何做? 第一步, 就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉, 只留下不變的文字及空白的表格, 並在幾個主要位置插旗 ( 也就是設定書籤 ), 存檔, 給個檔名叫 小信封.doc 我們在第一行最開頭處, 設定書籤 a1, 在先生的最開頭處設定 c1, 存檔 第二步, 如何找到該筆客戶資料, 方法前面已教過 就是叫出 add.doc 檔,ctrl-F 尋找, 就可找到 常做, 這種動作就可以做的很熟很快 第三步, 就要開始錄寫程式了, 其實這可以給各位當功課練習 先在表格中, 我們會用到的資料, 一筆一筆設定為自動圖文集 再叫出剛剛寫好的小信封.doc, 把 go to 各個書籤位置, 把資料從自動圖文集一個一個叫出來, 就完成了 但記得看一下, 如果對方是小姐, 就把先生改成小姐才可印出 ( 當然你也可以在 ADD.doc 檔中多設一欄 稱呼, 存放 先生 或 小姐, 請電腦一次帶入也可以, 看哪一種方便, 可自行斟酌 因為這一個題目是我們的招牌課題, 我還是再帶各位做一遍好了 錄製巨集 : 工具 (T) 巨集 (M) 錄製新巨集 (R), 巨集名稱 (M) 小信封 鍵盤 (K) 請按新設定的快速鍵 (N) a-j 指定 關閉 好! 開始錄製 小信封 巨集 滑鼠在該筆資料的任意位置內, alt- Home 到最左欄 按 tab 鍵 a-ian 設定自動圖文集電話, shift tab a-ian 公司 tab tab tab tab tab a-ian 地址 tab a-ian 聯絡人 把各個自動圖文集設好 44

48 F6 ( 或 c-o) 叫出舊檔, 一步一步找到小信封.doc, 叫出來 c-g 到書籤 a1 處, 讀出地址,( 打地址, 再按 F3), 按往下鍵, 讀出公司, c-g 到書籤 c1 處, 讀出聯絡人 按停止錄製, 大功告成 驗收一下, 找到資料, 按 a-j 是否如本書封面所說的, 幾秒鐘就完成, 把信封放進印表機就可開始印了 還有一個基本動作要記得 : 就是印完之後要離開小信封.doc 時, 記得不要存檔, 保持表格的空白, 下次好再用 如果你不小心按存檔 那會怎麼樣, 程式執行時就會出現上次的資料加這次的資料, 亂七八糟的 如何補救? 就是把小信封.doc 內變動的資料刪去 存檔, 也就是重新做一個空白的小信封.doc 檔 存檔, 就可以再用了 列印支票 上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字 如果要開支票, 我們如何套印資料到支票上呢? 1. 首先, 要設計一個套印檔, 把年 月 日 收票人 大寫金額 小寫金額的位置都找好, 尺寸位置都微調好 大概會有下面的格式 : 大同股份有限公司陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64,198*** 2. 把變動的資料刪去, 留下不變的資料和表格, 元整 *** 3. 游標進入 96 年那一欄, 插入 (I)/ 書籤 (K) year 4. 存檔成 支票.doc 5. 其次做一個資料檔 : 支票資料檔.doc. 公司年月日金額金額大寫大同股份有限公司 , 開始寫程式 我們有兩件事要做, 一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字, 二是要把整筆資料一一寫入到 支票檔.doc 的指定位置 我們先做大寫數字轉換 (1) 進入金額欄, 選取 64,198, 插入 (I)/ 自動圖文集 (A)/N 新增 (N), 設定自動圖文集 金額 45

49 (2) 隨便找個地方, 插入 (I)/ 功能變數 (F)/, 選擇 AUTOTEXT, 空一格後寫入 金額, 按 確定, 就出現 64,198, 將該數字反白 / 複製 (3) 右移進入 金額大寫 欄 插入 (I)/ 數字 (E), 進入視窗, 貼上, 就出現 64,198, 記得往下選擇 壹, 貳, 參,., 確定, 就出現陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司年月日金額金額大寫大同股份有限公司 ,198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7. 再來就要把資料寫入到支票上 工具 (T)/ 巨集 (M)/ 錄製新巨集 (R), 設定一個快速鍵, 譬如 alt-b, 或任何你喜歡的鍵 8. ctrl-home, 跳到最左欄,tab 到 年 那一欄, 插入 (I)/ 自動圖文集 (A)/N 新增 (N) 年,shift-tab, 左移到最左一欄並選取之,I/A/N 設定為自動圖文集 公司,tab tab 把月份資料也設定為自動圖文 月, 同法再右移設定自動圖文集 日, 再右移設定自動圖文集 金額 9. 然後再右移, 這時候要按 F9 就會執行 金額轉換大寫, 再將之設定為自動圖文集 大寫 10. 檔案 (F)/ 開啟就檔 (O) 找到 支票.doc, 編輯 (E)/ 到 (G)/ 書籤 year, 鍵入 年, F3, 就出現 96. 同法, 右移, 月 /F3, 右移 日 /F3, 下移 / 公司 /F3, 下移 / home/ 金額 /F3, 下移 / home/ 大寫 /F3 11. 停止巨集, 就完成了 12. 之後只要往下複製, 填入新的資料, 按 Alt-B, 就可以列印支票了 接下來, 就要靠各位從工作中去舉一反三了, 也是本章的功課 1. 如果, 你是代書, 應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2. 旅行社, 是不是有需要幫客戶填 出入境申報表 的 3. 工廠 貿易商, 還有報價單 詢價單 委託工作單 採購單等等一大堆對外的表格文件等 4. 各行各業都有天天在用的信件 表格, 聯絡單 46

50 第十章樣式 樣式 樣式是什麼? 樣式是視窗版文書軟體如 word 等所特有的 以前在 DOS 版的文書軟體如 PE2 HE5 漢書 等都沒有, 甚至 windows 內建的 wordpad 也沒有 樣式這東西一般 word 的書或課程比較會有提到, 但我碰到的人幾乎沒有人在用 這也是非常可惜的 在 DOS 的文書軟體中, 文字格式就只有字形大小 顏色 粗體 斜體 底線這幾個選擇變化 選擇很少, 以文字的方式.txt 存檔, 但佔用的記憶體也很少, 不同軟體之間大家也幾乎完全相通 段落 而到了如 Word 之類的文書軟體, 則是以 段落 的方式在儲存檔案, 段落和文字就是不一樣的東西了 我們看到每一段落結尾的地方都有的記號 每出現一個這樣的記號, 就表示前面是一個 word 所定義的 段落 備註 : 如果你看不到這個記號, 可能是被隱藏了 按工具 (T) 選項 (O) 檢視 格式化標記 將 段落標記 (M) 打鉤, 就可看到了 我們來看一看樣式包含哪些內容? 格式 (O) 樣式 (S) 我們看一下 內文 這個 樣式, 在敘述的地方看到 : 1. 字型的部分, 中文的時候使用 新細明體, 英文的時候使用 Times New Roman 字體 2. 字體大小是 14 點 3. 使用語言 : 中文是使用 台灣的中文, 英文是使用 美國英文 47

51 5. 段落 : 靠左排列, 單行間距, 本段落不編行號 還包括了不少東西 有的地方例如標題, 我們要字型大小 26 點, 標楷體,1.5 行間距, 居中排列等, 我們可以給它定義一個樣式, 譬如 標題 26 有些不同的層次, 我們會設定不同的字型 段落等, 常常重複用到, 只要設定為我們專用的各種 樣式 要用到哪一種就去格式 (O) 樣式與格式 (A) 去選你要的 樣式, 就非常方便 只是對一般人來說, 大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式 這一段, 知道有這麼一回事就好了 樣式在 office 軟體都有用到, 譬如說 excel 中也有用到樣式, 而且是非常重要的一個東西 複製樣式的指令 倒是另外有幾個動作值得學一學 工具列上有一支掃把, 就是用來方便 複製樣式 用的指令 當你把一個段落的架構安排得很滿意之後, 你希望別的段落也有相同的樣式, 就只需把游標移到該段落去, 點選掃把, 掃過目標段落, 該段落就會出現和原來段落一樣的樣式 還有一個鍵盤指令, 其功能和掃把一樣 : Ctrl-Shift-C 複製樣式 Ctrl-Shift-V 貼上樣式 弄熟的話比掃把還快,( 鍵盤指令比滑鼠指令快太多了 ) 這指令也很好記, 一般複製 copy 是 Ctrl-C, 複製樣式則多了 Shift 貼上也是一樣,Ctrl-V 加上 Shift, 原來同時按兩個鍵, 變成同時按三個鍵而已 48

52 第十一章 normal.dot 範本 template 我們林林總總學了不少東西, 也應該在你的電腦中寫了不少程式 再來的問題是, 你在甲電腦寫的程式, 如何抄到乙電腦去用? 本章就是要教這一部份, 不然你就得每一部電腦都所有的動作全部做一遍, 尤其是每個人都會碰到電腦當機重灌, 你新灌進來的 word 也又要重新再來全部的動作, 還蠻辛苦的 所以本章最好不要漏掉 normal.dot normal.dot 是什麼東西? 是 word 特有的, 叫做 範本 的東西 雖然我們一進入 word 就在用它, 但一般時候我們不需要懂它 它存的是你的用法習慣的依據, 如果你有更改或補充, 在你離開 word 時, 他會問你 : normal.dot 已被修改, 要不要存檔? 你如果回答 要, 他就會依據你修改的地方, 更新 normal.dot 的內容 包括我們寫的自動圖文集 巨集 自訂快速鍵 自訂工具列 樣式等等的資料都在裡面 如果你沒看過本書, 根本不會做任何增改,word 也有它預設的參數以及我們教過的預設的快速鍵 預設的工具列 預設的自動圖文集等等,word 是根據 normal.dot 告訴它的東西在運作, 你完全不懂或沒做任何變動, 他也自行在運作的很好, 只是你看完本書會一些高級技巧, 他也會都記下來, 你就會用得很有效率, 得心應手 所以我們只要找到 normal.dot, 將它複製到另一台電腦就可省掉很多事了 normal.dot 放在哪裡? 至於 normal.dot 這個檔案放在哪裡呢? 放在一個很神秘的地方, 放在 C:\window 中, 而不是放在 word 程式裡面 而且 Window 98 和 window XP 又放在不同的位置 甚至還會放到隱藏檔案中 你可以在檔案總管中, 用檔案搜尋在 C 碟去找它的位置 1. 在 Window 98, 放在 c:\windows\application data\microsoft\template\ 2. Window XP 則是隱藏檔案, 放在 C:\Documents and Settings\user\application data\microsoft\templates\normal.dot. 3. 每一個版本都會放在不同的地方 4. 找到 normal.dot, 複製出來 5. 再到另一台電腦, 先不要開啟 word, 在檔案總管找到 normal.dot, 按 F2 更改檔名 改為 normal2.dot, 以備萬一有問題時, 可以再改回來 6. 再把我們個人心血調教過的 normal.dot 複製到同一個資料夾中, \template\ 底下, 7. 再開啟 word 就可以開始使用我們調教過的 word 了 更改 內文 樣式 49

53 內文 這個樣式是 word 最基本的樣式, 所有的樣式都是依據 內文 為基礎再去進行更改 你開一個新檔, 內建的樣式就是 內文 所以 內文 跟我們寸步不離, 要很合我們用才方便 譬如 word 內建的 內文 是 細明體 12 號字, 假如你喜歡, 那很好 但假如跟你的習慣不同就有點痛苦了 譬如我的習慣是用 14 號字, 每次都必須要動手去把 12 號字改成 14 號字, 非常辛苦 我即使是改了, 下次在開新檔 內文 還是原來的 12 號字 有什麼辦法可以更改 內文 樣式, 又可以記憶起來呢? 因為前面說過 樣式 也會記憶到 normal.dot, 所以我們只需要加一個動作, 告訴電腦把我的的更改記憶到 normal.dot 就可以了 1. 格式 (O) / 樣式與格式 (S), 找到 內文 2. 按滑鼠右鍵, 出現選單後, 選擇修改 (M) 3. 改到你比較習慣的設定, 譬如說, 我習慣用 14 號字, 左右對齊,... 等等 4. 記得勾選左下角加入範本中 (A), 就會對 normal.dot 進行修改 下次你離開 word 再重新開啟 word 時, 內文 樣式已經變成你存檔的方式了 這樣就方便多了 50

54 Word 設計者送給大家的意外禮物 第十二章關於圖片的一些密技 玩 word 玩到某個境界, 赫然發現 word 有很棒而快速的一些處理圖片的密技, 我在猜本來並不是當初設計 word 程式的人的本意 有很多的對於圖片處理的基本工作, 雖然大部分的專業處理圖片的軟體都會具備, 但一者你還要去找或買那些軟體, 再者你即使有那些軟體, 有很多因為功能太強, 反而一般人還不知道要如何用 很誇張地, 用 word 來做卻非常方便, 也很容易上手 例如 : 調整圖片的亮度 解析度 裁減圖片 浮水印 改變大小 縮小圖形儲存的記憶體大小等等 尤其是縮小記憶體大小 (down size) 的特技才是精彩 一 首先, 把滑鼠移進圖形內, 按左鍵 - 1. 圖形的外框會出現八個座標點. 2. 上方的工具列會自動出現圖片工具列 如果沒有出現, 則將滑鼠移到右上角灰色指令區, 按滑鼠右鍵, 出現全部的工具列, 點選 圖片, 就會出現 : 可再插入新的圖片 可調整對比 可調整亮度, 我們經常會照到一些很暗的照片, 看了難過, 丟了可惜, 只要在這裡調亮, 再調整對比, 大部分都可救起來, 簡單好用 可調整圖片和文字的相對位置擺法 可設定圖片為透明色 悔棋, 剛剛做都不算, 重新回到最原始的圖片 剪刀 用來把不要的邊剪掉 但不是縮小 超好用的圖形瘦身大法 二 再來介紹 word 的 圖形瘦身 downsize 大法, 操作方便, 功能強大 可以三兩下把幾十 Mega 記憶體的圖檔變成幾十 K 的圖檔, 厲害又方便 一個文書軟體又附送這麼重要的圖形功能, 實在是神奇 方法如下 : 1. 開新檔案, 然後插入 圖片 從檔案, 我們插入一個 1,375KB 大屯瀑布的圖形 51

55 2. 檔案 (F) 另存成網頁 (G), 隨便給一個檔案名稱,( 電腦會給你 doc2) 檔案類型 則要選擇 網頁,( 不可選 單一類型網頁 ) OK, 這樣就瘦身完成了 3. 然後到 檔案總管 去找到剛剛存檔的地方,( 譬如 doc2.files), 點選進入 : 我們看到 image001, 1,375KB, 已經被瘦身成 image002, 剩下多少? 只剩 44KB 請點選進去看看, 很方便吧! 圖形看起來一樣清晰, 但記憶體只剩 1/31 4. 把瘦身後的 image002 改名成 大屯瀑布 s.jpg ( 或其他你喜歡的名字 ) 把其他的檔案 doc2.files, doc2.htm, filelist, image001.jpg 等等全部都可刪去, 不要讓這些留在你的硬碟中 52

56 附錄一 ASCII 什麼是 ASCII? ASCII 就是 American Standard Code for Information Interchange, 美國訊息交換標準代碼 ) 是早期的一套電腦編碼系統 它主要用於顯示現代英語, 直到 2007 年開始才逐漸被 unicode 取代 學 ASCII 有什麼用? 不用學 ASCII, 你只需要知道他就好了 但是他有一些很好用的符號, 如果會用就蠻 方便的 ASCII 110 n o p q r S T u v w 120 x y z { } ~ 130 ƒ ˆ Š 140 Œ Ž 150 š Œ ž Ÿ ª «- ± ² ³ 180 µ ¹ º» ¼ ½ 190 ¾ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç 200 È É Ê Ë Ì Í Î Ï Ð Ñ 210 Ò Ó Ô Õ Ö Ø Ù Ú Û 220 Ü Ý Þ ß À Á  ã ä å 230 Æ Ç è é Ê Ë Ì í î ï 240 Ð Ñ ò ó Ô Õ Ö ø ù 250 Ú Û ü ý Þ Ÿ 左手按住 alt, 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176, 就出現 筆記型電腦不行 譬如我們常會用到乘號, 鍵盤上只有英文字母 X x, 看起來怪怪的 如果你知道 ASCII(215) 就是, 那多棒! 左手按住 Alt 鍵, 右手在右邊九宮格的數字盤鍵入 215, 兩手同時放掉就得到. 常用到的有 : ASC(165) ASC(176) ASC(178) ² ASC(215) ASC(177) ± ASC(181) µ 這些常用的, 你要做一個小抄貼在你的電腦上, 或背起來 還有一個更好的方法就是設定 自動圖文集, 譬如把 +- 設定自動圖文集 ±, 那就不用背, 也不用小抄了 53

57 附錄二 word 指令表 按鍵公道伯指令 word 自然輸入法 windows F1 說明 a-f1 c-f1 自然 / 設定選項 F2 存檔 a-f2 date+ 解除連結 c-f2 列印預覽 F3 自動圖文集 a-f3 c-f3 特殊圖文集 F4 關閉檔案 a-f4 關閉檔案 c-f4 關閉檔案 F5 開新檔案 a-f5 c-f5 doc restore F6 開啟舊檔 a-f6 不能用 c-f6 下一個視窗 F7 列印 a-f7 選取一列 c-f7 移動文字 F8 到前一視窗 a-f8 選取一欄 c-f8 帳簿欄寬 F9 功能變數更新 a-f9 查看功能變數碼 c-f9 插入 field chars F10 表格往右一格 a-f10 縮小工作視窗 c-f10 文件最大化 F11 表格最左 a-f11 visual basic c-f11 F12 另存新檔 a-f12 c-f12 開啟舊檔 a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c-- a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標 a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標 a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號 a-5 標楷體 c 倍行距 c-] 字形加一號 a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c-! 1 倍行距 a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計 a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典 a-9 表格置中 c-9 自然 / 輔助辭典 a-] 叫出辭典 a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a-; 報價單 a-a ( 表格 ) c-a 全選 a-' To a-b 從 add 抄一組地址 c-b 粗體字 a-. 訂購單 a-c c-c 複製 a-, 全形半形轉換 a-d c-d 字型選擇 a-/ 委託加工單 a-e ( 編輯 ) c-e 文字置中 a-\ 住址 筆記頭 a-f ( 檔案 ) c-f Find a-c-0 去信頭 a-g 常用電話 c-g 到 a-c-1 加中文頭 a-h ( 說明 ) c-h replace a-c-2 加英文頭 a-i ( 插入 ) c-i 斜體字 a-c-3 中文介紹信 a-j 小信封 c-j 左右對齊 a-c-4 英文介紹信 a-k 帳簿封面 c-k 超連結 a-c-5 去頭 a-l 複製一列 ( 非表格中 ) c-l 靠左 a-c-6 取消功能變數連結 a-m 表格刪最後一列 c-m 首列縮排 a-c-7 表格內容置中 a-n 內文 c-n 開新檔案 a-c-8 中信封 a-o ( 格式 ) c-o 開啟舊檔 a-c-9 改成 a-p 頁寬 c-p 列印 a-c-= 小信封有電話 a-q 表格刪一列 c-q 套用預設段落格式 ASCII a-r 複製 normal.dot c-r 靠右 151 a-s 刪一列 c-s 存檔 176 a-t ( 工具 ) c-t 縮排 177 ± a-u 無編號 c-u 下線 178 ² a-v ( 檢視 ) c-v 貼上 181 µ a-w ( 視窗 ) c-w 關閉檔案 183 a-x 紙改橫寫 c-x 剪下 197 Å a-y 叫出 add 檔案 c-y 重複動作 215 a-z 表格複製一列 c-z 悔棋 54

58 說明 : 此 word 指令表只是一個參考 我在前面教過, 有幾個層次的指令, 我用不同顏色來標示 綠色 :window 共用的指令藍色 :word 專用的指令紅色 : 自然輸入法指令, 因為我有用到自然輸入法, 而他內建會用到幾個指令, 就讓出來給他用 褐色 : 我寫的指令 有一些我在課程中有提到, 但大部分沒有提到, 給大家參考而已 如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話, 就當成本書的作業吧 自訂工具列 這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考 我在銀幕上只留這一個工具列, 上面都是我常會用到的, 其他的工具列則全部隱藏起來, 銀幕上就很清爽, 又最大化了 公道伯的工具列 版權所有 雖然歡迎翻印, 但非經作者同意不得做商業用途 公道伯 2013/12/22 55