二 The Basic of Adjusting Entries ( 一 ) Adjusting Entries 調整分錄 : 為了要使收入和費用被記錄在正確的期間, 因此公司 在會計期間結束時必須要做調整分錄 調整分錄確認收益實現與配合原則有被遵守 ( 二 ) Types of Adjusting

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1 國立成功大學 101( 一 ) 初級會計學補充講義 <Chapter 3 Adjusting the Accounts> 一 Timing Issue ( 一 ) Time Period Assumption 會計期間假設 : 係指用人為的方法將企業的生命週期劃分段落, 以便結算損益 (1) 會計期間一般為一個月 一季或一年, 月和季的會計期間, 稱為 Interim Period ( 期中 ) (2) Fiscal Year 會計年度 : 會計期間的長度為一年者稱之 會計年度通常開始於一個月的第一天, 結束於十二個月後的最後一天 (3) Calendar Year 曆年制 : 採用的會計年度為 1 月 1 日至 12 月 31 日者稱之 大部分的公司均採用歷年制 ( 二 ) Accrual-Basis Accounting 應計基礎會計 : 公司記錄交易的時點為事件發生的時候 亦即, 收入在賺得的時候認列, 不管收現沒有 ; 費用在發生時認列, 不管付現沒有 ( 三 ) -Basis Accounting 現金基礎會計 : 係指收到現金的時候才承認收入, 付出現金的時候才承認費用 現金基礎會造成沒有收現卻已賺得的收入沒被記錄, 同時也沒有辦法使費用配合已賺得的收入 現金基礎不是 IFRS 及 GAAP 同意採用的會計基礎, 其只在特殊的用途下可以採用, 例如稅法上 ( 四 ) Revenue Recognition Principle 收益實現原則 : 係指當未來經濟效益很有可能流入公司, 且收入的金額可以合理衡量時, 公司才認列收入 在服務業中, 收入通常是在提供服務完成之後認列 ( 五 ) Expense Recognition Principle 費用實現原則 : 係指費用發生的時點為當公司為了產生收入而使用資產或發生負債之時, 亦可稱為 Matching Principle ( 配合原則 ) 費用配合原則和收益實現原則是相關聯的, 凡跟當期收入有關的費用, 都要在當期認列

2 二 The Basic of Adjusting Entries ( 一 ) Adjusting Entries 調整分錄 : 為了要使收入和費用被記錄在正確的期間, 因此公司 在會計期間結束時必須要做調整分錄 調整分錄確認收益實現與配合原則有被遵守 ( 二 ) Types of Adjusting Entries 調整分錄的類型 : Deferrals ( 遞延 ) : 當原本預付的費用 (1)Prepaid Expenses ( 預付費用 ) incurred ( 發生 ) 或原本預收的收入 earned ( 賺得 ) 時必須調整 (2)Unearned Revenues ( 預收收入 ) Accruals ( 應計 ) : 於會計期間尚未記錄在每日的分錄中, 但是在會計期間中已經賺得的收入及已經發生的費用, 於期末時必須要調整 (3)Accrued Revenues ( 應計收入 ) (4)Accrued Expenses ( 應計費用 ) (1) Prepaid Expenses 預付費用 : 由於應計基礎要求費用在發生的時候才認列, 因此我們預先支付的費用, 會先記錄為資產項目, 以科目 Prepaid Expenses 稱之 ( 亦可稱為 Prepayments ( 預付 ), 但較少使用 ) a. 當費用被預先支付時, 資產會增加 (Debit, 如下圖 ), 表示未來公司會收到服務或收入 ( 即資產的定義 ) 常見的預付費用項目如: 保險費 用品費 廣告費 租金費用, 除此之外, 公司在購買房屋或設備時, 也是採用預付的概念 b. 預付費用會隨著時間的經過 ( 例如 : 保險費 租金 ) 或透過使用 ( 例如用品 ) 而轉變為成本 ( 費用 ) c. 透過調整分錄, 可以記錄在這個會計期間發生了多少的費用, 也可以看出還剩下多少未到期的成本留在資產項目中 d. 在還沒有調整前, 資產科目會被 Overstated ( 高估 ), 費用科目會被 Understated ( 低估 ) e. 透過調整分錄, 使得原本的預付費用 ( 資產類 ) 轉為費用, 因此資產減少 (Credit), 費用增加 (Debit)

3 Supplies 用品 Supplies 稱為用品, 用品在企業中有很多不同的種類, 包括紙 信封 筆 印表機墨水等各式各樣的消耗品用品在買入時會列入資產類, 以科目 Supplies 稱之 而為什麼用品在使用時會列為費用呢, 因為每天公司都會消耗各式各樣用品, 如果每消耗一個東西就記帳一次, 是非常麻煩而且無效率的, 因此公司會在期末的時候一次計算本期所有消耗的用品, 並且將所消耗的部份由資產轉為費用 一些資產, 例如房屋 設備等必須提列折舊, 而 Supplies 也是資產, 並且也是實體存在的用品, 為何它不用提列折舊呢? Ans:Supplies 這些用品, 大部分是用了就沒了, 要衡量它的折舊是有困難的, 而且它們的金額相對於房屋或設備來說是很小的, 也就是說它們比較不重要, 如果還特別去計算折舊既花時間也無意義, 故直接列為費用即可 用現金購買 Supplies $ 時 : Oct. 14 Office Supplies 期末調整時 ( 假設使用了 $2,000): Oct. 31 Office Supplies Expenses Office Supplies 2,000 2,000 Insurance 保險費公司購買保險時是預先支付保費, 此時會產生一個資產項下的科目 Prepaid Insurance ( 預付保險費 ) 這個投保的效益會持續一段期間, 因此會把之前預先支付的保費, 隨著時間經過在這段效益期間內實現並轉為費用, 故產生調整分錄 用現金投保 $600, 假設效益持續一年 : Oct. 1 Prepaid Insurance 期末調整時, 每個月認列 $600/12=$50: Oct. 31 Insurance Expenses Prepaid Insurance Depreciation 折舊公司一般來說會擁有自己的房屋 設備或交通工具, 這種類型的資產屬於 Long-Lived Assets ( 長期資產 ), 它們所提供的經濟效益長達數年之久 公司會使用歷史成本記錄這類型的資產, 而其所提供經濟效益的年限, 稱為 Useful Life ( 耐用年限 ) 根據費用配合原則, 公司必須在這些長期資產的耐用年限內, 藉由認列折舊費用來報導這些資產的成本

4 在購買長期資產時, 公司並不知道其真實的耐用年限, 實際的耐用年限可能會較原本估計的更常或者更短 因此,Depreciation 是一種估計, 而不是對於到期成本的真實衡量 折舊費用最常見的算法是用購買成本, 去除以耐用年限, 就可以得到每年的折舊費用, 而若要計算月折舊費用, 則再除以 12( 個月 ) Accumulated Depreciation XX: 累計折舊是一種 Contra-asset Account( 資產的減項科目 ), 其正常餘額位於貸方, 它會使財務狀況表中長期資產的淨額減少 期末時, 累計折舊的餘額有 $100, 設備的餘額有 $12,000, 設備的淨額為 $12,000-$100=$11,900( 稱為 Book Value 帳面價值, 與 Fair Value 是不同的 ) 假設月初用現金購買了 Equipment ( 設備 )$12,000, 其耐用年限為十年 : Oct. 1 Equipment 12,000 12,000 期末調整時, 必須提列折舊, 一個月的折舊費用為 $12,000/10/12=$100 Oct. 31 Depreciation Expense 100 Accumulated Depreciation Equipment (2) Unearned Revenue 預收收入 : 當公司已經記錄了收現, 但是其收入還沒有賺得的時候, 就會產生 Unearned Revenue 這個科目, 它屬於一種負債科目 a. 當現金被預先收到, 但卻還沒有提供服務的時候, 負債會增加 (Credit, 如下圖 ), 表示未來必須提供服務 b. 預收收入會透過服務的提供, 而轉為收入 c. 透過調整分錄, 可以記錄公司賺得了多少的收入, 並顯示公司還有多少的負債 d. 在尚未調整前, 負債科目 (Unearned Revenue) 會被高估, 收入科目會被低估 e. 透過調整分錄, 使得原本的預收收入 ( 負債類 ) 轉為收入, 因此負債減少 (Debit), 收入增加 (Credit) 假設 10/2 公司預先從客戶那邊收到了現金 $, 而這筆錢是預計要在未來三個月 ( 至 12/31) 提供廣告服務給客戶 : Oct. 2 Unearned Revenue

5 期末 ( 月底 ) 時, 由於已經過了一個月, 代表公司已提供了一個月的廣告服務給客戶, 故必須要做調整分錄, 調整的金額為 $/3=$400: Oct. 31 Unearned Revenue 400 Service Revenue 400 (3) Accrued Revenues 應計收入 : 在報表日, 收入已經賺得, 但是尚未記錄, 此時就會產生一筆應收收入 a. 有一種應收收入是會隨著時間經過而認列, 例如 Interest Revenue ( 利息收入 ) Rent Revenue ( 租金收入 ) b. 另外一種則是公司已經提供收入, 但是卻還沒有開帳單 (Bill, 在此為動詞 ) 給客戶, 亦尚未收到現金 c. 透過調整分錄, 可以看出在報表日時有多少的應收款, 以及在這段期間記錄了多少已經賺得的收入 d. 在調整前, 資產科目和收入科目會同時被低估 e. 透過調整分錄, 讓原本應該被記錄的收入因此被記錄, 使得資產增加 (Debit), 收入增加 (Credit) 假設公司由提供廣告服務賺得了 $200, 但是尚未記錄, 在期末時需要調整 : Oct. 31 Accounts Receivable 200 Service Revenue 200 假設之後於 11/10 收現 : Nov. 10 Csah Accounts Receivable (4) Accrued Expenses 應計費用 : 當費用發生, 但是尚未支付, 或未被記錄時產生 利息費用 租金費用 稅 以及薪資費用是典型的應付費用 a. Accrued Expenses 和 Accrued Revenues 所產生的原因是相對的, 在我們公司產生的應計費用, 相對對方的公司會產生應計收入 b. 透過調整分錄, 可以看出在報表日有多少的義務存在 ( 負債 ), 以及在本期中認列了多少的費用 c. 在調整前, 負債科目和費用科目會同時被低估 d. 透過調整分錄, 讓原本應該被記錄的費用因此被記錄, 使得費用增加 (Debit), 負債

6 增加 (Credit) Accrued Interest 應計利息當公司簽發了票據, 此時就會產生利息 利息決定的因素取決於 Note ( 票據 ) 的 Face Value ( 面額 ) Interest Rate ( 利率, 通常以年利率表示 ) 票據 Outstanding ( 流通在外 ) 的時間 例如 : 公司於 10/1 簽發了一張面額為 $, 年利率為 12%,3-month ( 三個月期 ) 的票據 則可以計算十月底的利息費用為 :$*12%*1/12=$50 在十月底時, 由於已經過了一個月, 代表產生了一個月的利息, 故必須做調整分錄 : Oct. 31 Interest Expense 50 Interest Payable 50 貸記 Interest Payable ( 應付利息 ) 這個科目, 而非直接貸記 ( 增加 )Notes Payable ( 應 付票據 ) 的原因為, 應付票據科目顯示的是這筆負債的 Principal ( 本金 ), 而應付利息科 目顯示的是負債所產生的 Interest ( 利息 ) 這兩個科目在帳上及報表上都是分開的 Accrued Salaries 應計薪資員工在替公司完成工作後, 公司必須要記錄並支付薪資給員工 需要注意的是跨期間的問題, 假設員工是在月中才進入公司, 一個星期工作五天 ( 星期一至五 ), 公司於每兩個禮拜的禮拜五支付薪資, 如此一來, 在月底的時候就會產生一筆需要調整的應付薪資 由上圖可知, 在 10/26 支付完薪資後, 雖然下次支付的時間是 11/9, 但是在月底時員工實 際上又多工作了三天, 這三天的工作已經完成, 表示員工已經確實的賺得了這三天的工資 對於公司來說, 則是已經確實發生了這三天的費用, 故應該要期末調整

7 假設員工總共的薪資為一週五天共 $2,000, 一天為 $2,000/5=$400, 月底時有三天需要調整, 總共需調整金額為 $400*3=$: Oct. 31 Salaries Expense Salaries Payable 而到了 11/9 支付時, 需注意此時不僅須支付上期期末應付的部份, 還要支 付本期 (11 月開始 ) 所產生的部份 11/1~11/9 員工又工作了七天, 故產生 薪資費用 $400*7=$2,800: Nov. 9 Salaries Payable Salaries Expense 2,800 4,000 三 The Adjusted Trial Balance and Financial Statements ( 一 ) Preparing the Adjusted Trial Balance 編製調整後試算表 : 在記錄及過帳調整分錄之後, 再來就是根據過帳後的餘額來編製調整後試算表 它可以顯示在調整之後, 所有的借方及貸方餘額是否平衡 ( 二 ) Preparing Financial Statements 編製財務報表 : 公司可以透過調整後試算表的金額, 來編製財務報表 ( 係指損益表 保留盈餘表 財務狀況表 ) 四 Alternative Treatment of Prepaid Expenses and Unearned Revenues 記實轉虛 : 係指在交易發生時, 先記入實帳戶, 期末調整時, 再從實帳戶轉至虛帳戶 記虛轉實 : 係指在交易發生時, 先記入虛帳戶, 期末調整時, 再從虛帳戶轉至實帳戶 實帳戶 : 係指資產 負債 權益項下的科目, 包括所有出現在財務狀況表中的科目 虛帳戶 : 係指收入 費用類科目, 包括所有出現在損益表中的科目 Prepaid Expenses 預付費用類 (1) 記實轉虛 : 用現金 $ 購買辦公用品時, 先列為資產科目 ( 實帳戶 ) Oct. 14 Office Supplies 期末時, 總共用了 $2,000, 將 $2,000 轉為費用 ( 虛帳戶 ) Oct. 31 Office Supplies Expense 2,000 Office Supplies 2,000 注意此時期末餘額分別為 :Office Supplies $-$2,000=$3,000( 還有 $3,000 尚未使用 )

8 (2) 記虛轉實用現金 $ 購買辦公用品時, 全部先列為費用 ( 虛帳戶 ) Oct. 14 Office Supplies Expense 期末時, 總共用了 $2,000, 表示還有 $-$2,000=$3,000 尚未使用, 因此將 $3,000 的費用轉回為資產 ( 實帳戶 ) ( 貸掉費用, 借資產 ) Oct. 31 Office Supplies 3,000 Office Supplies Expense 3,000 注意此時期末餘額分別為 : Office Supplies $3,000 ; Office Supplies Expense $-$3,000=$2,000, 與之前的記實轉虛是一樣的 Unearned Revenue 預收收入類 (1) 記實轉虛如前面所介紹的, 收到了現金 $, 預計在未來三個月提供廣告服務, 目前尚未完成服務, 先列為負債科目 ( 實帳戶 ) Oct. 2 Unearned Revenue 月底調整時, 已經完成了一個月的服務, 所以將 $/3=$400 的預收收入, 轉為收入 ( 虛帳戶 ) Oct. 31 Unearned Revenue 400 Service Revenue 400 注意此時的期末餘額分別為 :Unearned Revenue $-$400=$800;Service Revenue $400 表示已經完成了 $400 的服務, 還有 $800 尚未完成 (2) 記虛轉實收到了現金 $, 預計在未來三個月提供廣告服務, 目前尚未完成服務, 但是在收現實先全部列為收入 ( 虛帳戶 ) Oct. 2 Service Revenue 月底調整時, 已經完成了一個月的服務, 但還有兩個月的服務未完成, 所以將 $400*2=$800 的收入轉回為預收收入 ( 負債類, 實帳戶 ) ( 借掉收入, 貸負債 ) Oct. 31 Service Revenue 800 Unearned Revenue 800 注意此時的期末餘額分別為 :Unearned Revenue $800;Service Revenue $-$800=$400, 與之前的記實轉虛是一樣的

第四章

第四章 1. 下列有關結帳後試算表何者正確? (A) 只有虛帳戶 (B) 只有實帳戶 (C) 包括會計科目表上所有列示的科目 (D) 虛帳戶及實帳戶 2. 下列何者是適當的會計循環步驟? (A) 編表, 登錄, 過帳, 調整, 分析, 結帳 (B) 過帳, 結帳, 編表, 調整, 分析, 登錄 (C) 分析, 登錄, 過帳, 調整, 編表, 結帳 (D) 登錄, 過帳, 結帳, 編表, 調整, 分析 3.

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