目 錄 1 系統快速導引 如何登入與登出系統? 忘記密碼 / 修改密碼? 郵件系統使用者介面概觀 何謂信箱資訊頁? 如何使用郵件軟體收取信件? 如何設定接收外部郵件?

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1 使用者使用手冊 權利聲明 1. 未經網擎資訊軟體股份有限公司的書面許可, 不得為商業目的, 以任何形式或方法複製 傳播本手冊的部份或全部 2. 本使用手冊所運用的文字 商標 圖案均屬於該合法註冊之公司所有 1

2 目 錄 1 系統快速導引 如何登入與登出系統? 忘記密碼 / 修改密碼? 郵件系統使用者介面概觀 何謂信箱資訊頁? 如何使用郵件軟體收取信件? 如何設定接收外部郵件? 收發信件 基本操作 如何寫信與寄信? 如何收信與讀信? 如何回信與轉寄? 如何刪除信件? 如何搬移信件? 如何在信件中附加檔案? 收發信件 進階操作 如何使用 HTML 編輯模式? 如何改變編輯區塊大小? 如何新增信件範本? 如何使用郵件遞送狀態追蹤? 如何使用自動歸檔? 如何將寄件人加入通訊錄? 如何將寄件人加入排外名單? 如何檢視信件詳細資訊? 如何另存郵件? 如何使用預約寄信功能? 如何設定信件簽收? 如何搜尋信件? 如何快速重寄信件? 如何一次下載信件附檔? 如何設定預設寄件人功能? 如何設定個人化的信件編輯環境? 如何刪除信件附檔? 整合 MailGates 的 ZIP 隨選加密功能 信件匣管理 有哪些預設信匣?

3 4.2 何謂虛擬信匣? 如何建立 / 刪除 / 修改 / 展開 / 隱藏信件匣? 如何改變信匣每頁的顯示數量? 如何備份信件與匯出信件? 如何匯入信件? 如何於信件中加入分類標籤? 如何修改信件匣屬性? 如何設定信匣資訊發佈至個人 Blog? 如何設定信件批次匯出? 何謂簡易廣告信過濾? 如何檢舉廣告信? 如何設定排外名單? 如何設定合法寄件人名單? 如何設定合法收件人名單? 如何設定簡易廣告信過濾等級? 如何設定外部圖檔封鎖? 何謂通訊錄管理? 何謂通訊錄管理? 如何使用通訊錄? 如何新增 / 修改 / 刪除聯絡人? 如何新增 / 修改 / 刪除目錄? 如何新增 / 修改 / 刪除群組? 如何將 Outlook 通訊錄匯入本系統? 如何匯出本系統通訊錄? 如何調整 / 移動通訊錄名單? 如何使用通訊錄快速搜尋? 如何利用虛擬目錄快速找到聯絡人? 如何一次新增多筆聯絡人資料? 如何在通訊錄裡加入流水號? 如何使用全部列出功能? 隨手記 如何新增 / 刪除 / 修改隨手記? 如何於隨手記上加入分類標籤? 如何以附檔寄出隨手記? 我的檔案 功能簡介 如何新增 / 搬移 / 刪除資料夾和檔案? 如何上傳 / 下載檔案? 如何新增編輯檔案? 如何進行檔案掃毒?

4 8.6 將信件附檔存至 我的檔案 裡? 從 我的檔案 中選擇檔案寄信? 如何於檔案中加入 / 修改分類標籤? 如何設定共用資料夾分享個人資訊? 信箱服務 如何查閱信箱資訊? 如何查詢郵件遞送紀錄? 如何訂閱電子報? 如何閱讀 / 張貼 / 刪除交流園地的文章? 如何以 RSS 訂閱交流園地文章? 如何訂閱 RSS 情報資訊? 如何匯入 / 匯出 RSS 頻道? 個人設定 如何查閱信箱登入紀錄? 如何修改密碼? 如何修改個人資料? 如何設定快捷列? 如何設定個人使用環境? 如何設定面板風格? 如何設定及使用簽名檔? 如何設定郵件自動回覆? 如何設定郵件自動轉寄? 如何使用帳號授權? 如何設定信件過濾? 如何管理預約寄送郵件? 如何設定個人化資訊首頁? 如何新增 / 刪除 / 管理分類標籤? 如何自訂左側功能選單? 行事曆 如何使用個人化行事曆? 豐富的行事曆檢視模式 如何新增事件? 如何發送行事曆邀請? 如何檢視會議回覆狀態 如何使用公用行事曆? 如何將行事曆匯出與匯入本系統? 如何分享行事曆給他人? 如何訂閱外部的行事曆? 如何使用會議排程? 使用網頁的方式, 發佈行事曆與他人分享

5 11.12 如何設定手機同步行事曆? 透過 QR 碼完成行事曆同步設定 ios 如何在其他平台閱讀或同步行事曆? 如何新增 / 修改 / 刪除待辦工作? 搜尋模組 如何使用搜尋功能? 如何使用相關信件? Smartphone 模組 如何開始使用? 寫信 讀信 搜尋信件 在郵件頁面上直接點選電話號碼進行撥號 新信通知 APP 初次使用設定 新信通知 錯誤訊息回報 設定 / 過濾新信通知的種類 Mail2000 Sync 模組 如何安裝 Outlook Plugin? 前言 安裝步驟 設定 Outlook Plugin 的帳號 Outlook: 開始同步資料與設定排程 同步選項與排程設定 Outlook: 檢視同步紀錄與還原資料 檢視同步紀錄 復原遺失的資料 如何安裝手機同步的 APP? ios Android 如何設定手機同步? ios Android ios: 同步設定 / 紀錄檢視 / 重置 ( 還原 ) 同步方式設定 檢視同步紀錄 重置或還原資料 Android: 同步設定 / 紀錄檢視 / 重置 ( 還原 )

6 同步方式設定 檢視同步紀錄 重置或還原資料 常見錯誤訊息 PKI 模組 如何編輯加密信件? 如何編輯簽章信件? 如何讀取加密信件? 如何讀取簽章信件? 如何新增憑證?

7 郵件系統服務介紹 感謝貴公司購買 Openfind Mail2000 電子郵件系統, 我們提供完整的郵件服務 細緻的功能設計, 包含高效能郵件收發 大容量通訊錄管理 新聞資訊訂閱服務 RSS 閱讀管理介面等功能, 協助企業提升競爭力, 做為企業永續經營的強力後盾 撰寫郵件在撰寫新郵件時, 您不但可直接由通訊錄中選取寄信人, 更提供信件範本 批次增加附檔及編輯信件後預覽的功能, 讓您快速完成訊息溝通 通訊錄管理您可透過本郵件系統的通訊錄管理功能, 加入您的好友或商業伙伴的資料, 本系統並提供目錄及群組管理的功能, 利用樹狀的管理選單, 您可自行地建立分類目錄管理聯絡人, 並可選擇以群組或目錄為大量寄信的選擇 此外, 若您之前已建立 Outlook 或 Outlook Express 的聯絡人清單, 您可使用上傳通訊錄的功能, 免除重新建立通訊錄的不便 完善的信件管理功能從收到來信開始, 就可以依您的過濾原則先歸類到各個指定信匣中, 每個信匣上方都有搜尋 信件分類 排序功能, 您可很容易找到需要的信件, 另提供直覺式的搬移 / 刪除信件功能 多項功能設定在本系統的功能設定中, 您可更新個人資料, 變更登入密碼, 設定外部郵件, 編輯您個人的簽名檔, 設定讀取信件的環境及過濾信件等功能 便利的交流園地 公司系統管理者可開放交流園地做為企業內部即時討論及分享的專區, 提高內部溝通效能 7

8 備註 Mail2000 另提供多項選購模組, 如 :Smartphone 模組 行事曆模組及行動簡訊模組等 若有相關需求, 請與 Openfind 聯繫 電話 :(02) 分機 888, 8

9 1 系統快速導引 系統快速導引 此章節期望以最簡單清晰的說明做為您使用本郵件系統的入門, 讓您快速一覽本系統的人性化介面及相關貼心功能, 將各別針對基本議題, 快速指引您如何登入登出本系統 如何使用郵件軟體收發本系統信件 如何收取外部信箱的信件, 相信一定能協助您以最快的方式熟悉本系統, 體會網路郵件通訊的樂趣 1.1 如何登入與登出系統? 1.2 忘記密碼 / 修改密碼? 1.3 郵件系統使用者介面概觀? 1.4 何謂信箱資訊頁? 1.5 如何使用郵件軟體收取信件? 1.6 如何設定接收外部郵件? 9

10 1.1 如何登入與登出系統? 如何登入系統? 請連至本郵件系統登入頁, 輸入您信箱的帳號及密碼, 再點選 登入 按鈕即可 如何登出系統? 當結束使用本系統時, 請點選右上方的 登出 按鈕登出系統, 或直接關閉視窗, 系統即會將您瀏覽器上所記憶的代號及密碼消除, 以避免其它使用者以您的身份登入郵件系統, 造成您不必要的困擾 10

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12 1.2 忘記密碼 / 修改密碼? 忘記密碼? 在登入本郵件系統時, 若帳號及密碼輸入錯誤, 系統會立即出現登入錯誤訊息與密碼提示訊息 若經密碼提示, 您仍無法回想起所設密碼, 請立即與系統管理者聯絡 修改密碼? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信箱安全, 點選 密碼設定 進入修改密碼的頁面 (2) 在修改密碼的頁面中, 輸入舊密碼 新密碼並確認新密碼後, 點選 設定 密碼 按鈕, 即完成修改密碼的動作 12

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14 1.3 郵件系統使用者介面概觀 本郵件系統使用者介面運用 AJAX 與 Drag & Drop 技術, 融合了網頁版及桌面軟 體特色的收發信介面, 提供用戶最人性化及便利性的使用介面 郵件系統使用者介面預覽 郵件系統使用者介面說明 介面上方 : 快捷列 ( 支援自訂快速捷徑 ) 介面左側 : 功能選單 ( 支援自訂功能選單 ) 介面右側 : 瀏覽視窗主頁 14

15 注意 : 使用者介面的呈現, 會因為使用者環境不同而有所差異 貼心功能 新信通知 : 當有新郵件時, 左上方的信封圖示會呈閃爍狀 滑鼠右鍵選單 : 支援滑鼠右鍵選單, 供使用者快速連結 Mail2000 相關功能 注意 : 按一下滑鼠右鍵將開啟 Mail2000 右鍵選單 ; 欲開啟瀏 覽器右鍵選單, 請快速按兩下滑鼠右鍵 15

16 1.4 何謂信箱資訊頁? 信箱資訊頁支援信件匣資訊 信箱容量 信件列表 登入資訊 RSS 即時新聞 最 近行程 最近預約事件 最近預約他人事件 通訊錄常用聯絡人及公告欄等十種不 同類型的資訊看版 使用者可依個人瀏覽習慣, 利用頁面右上方的 新增看板 按 鍵, 新增欲顯示之看版 : 或點選看版內的 刪除 按鈕, 關閉欲隱藏的看版 使 用者亦可利用 拖拉 功能自行排列各看版的位置, 製作個人化的信箱資訊頁 ( 備 註 : 需購買群組模組, 信箱資訊頁才會提供 公告欄 功能 ) 資訊看版簡介 (1) 信件匣資訊 : 顯示目前各個信件匣的未讀信件 總信件數及信件使用容量 (2) 信箱容量 : 顯示信箱即時的信箱總量 我的檔案使用容量 信件使用容量 與剩餘空間 16

17 (3) 信件列表 : 顯示自訂信件匣中的信件, 可新增多個信件列表看版, 也可點 選修改圖示, 自訂欲顯示信件之信件匣與信件顯示個數 (4) 登入資訊 : 顯示信箱登入的所有記錄及資訊 (5) RSS 即時新聞 : 顯示自訂 RSS 頻道之即時新聞, 方便進行瀏覽 17

18 可新增多個 RSS 即時新聞看版, 也可點選修改圖示, 自訂 RSS 頻道 (6) 最近行程 : 顯示使用者行事曆中最近的自訂事件與行程 (7) 最近預約事件 : 顯示使用者行事曆中被他人預約, 但尚未確認的事件 18

19 (8) 最近預約他人事件 : 顯示使用者於他人行事曆中預約的事件 (9) 通訊錄常用聯絡人 : 顯示使用者最常使用之聯絡人 於列表中勾選聯絡人 後點選寄信, 可直接進入編輯信件的頁面 (10) 公告欄 : 系統管理者可於此處公告公司內部資訊 (11) 轉寄資訊 : 提醒使用者目前設定信件轉寄的狀態 19

20 20

21 1.5 如何使用郵件軟體收取信件? Outlook 使用者 (1) 開啟 Outlook 後, 檢視功能選單, 選擇 工具 (T) 選單中的 電子郵件帳號 (A), 進行帳號設定 (2) 選擇 新增電子郵件帳號 (E) 選項後, 點選 下一步 (3) 選擇電子郵件帳號使用的伺服器類型 POP3(P), 點選 下一步 21

22 (4) 輸入使用者資訊 登入資訊及伺服器資訊, 在 內送郵件伺服器 欄位輸 入 pop3.mail2000.com.tw, 在 外寄郵件伺服器 欄位輸入 smtp.mail2000.com.tw, 輸入完畢後, 點選 下一步 (5) 點選 完成, 即可開始在 Outlook 收取 Mail2000 郵件 22

23 Outlook Express 使用者 (1) 開啟 Outlook Express 後, 檢視功能選單, 選擇 工具 (T) 選單中的 帳戶(A), 進行帳號設定 (2) 在郵件的 Tab 下, 點選 新增 (A), 再於出現的選單中選擇 郵件 (M) 23

24 (3) 在 顯示名稱 欄位輸入您欲顯示的名稱, 輸入完畢後請點選 下一步 (4) 在 電子郵件地址 欄位輸入您所使用郵件系統的完整 位址, 輸入完 畢後請點選 下一步 24

25 (5) 在 內收郵件伺服器 欄位輸入 pop3.mail2000.com.tw, 在 外寄郵件伺服器 欄位輸入 smtp.mail2000.com.tw, 輸入完畢後請點選 下一步 25

26 (6) 在 帳號名稱 欄位輸入您所使用郵件系統的登入帳號, 在 密碼 欄位輸入 登入密碼, 輸入完畢後請點選 下一步 (7) 點選 完成, 即完成帳號設定的工作 26

27 (8) 返回 網際網路帳戶 視窗後, 選擇 pop3.mail2000.com.tw, 再點選 內容 (9) 在伺服器的 Tab 下, 勾選 外寄郵件伺服器 中的 我的伺服器需要查驗身 份, 並點選 確定 27

28 (10) 返回 網際網路帳戶 視窗後, 點選 關閉 結束設定 MAC Mail 使用者 (1) 開啟 MAC Mail 後, 點選畫面上方的 檔案, 並選擇 加入帳號 28

29 (2) 在加入帳號頁面, 輸入帳號資訊, 輸入完成後, 並點選 繼續 (3) 設定 收信伺服器, 如下圖所示 ; 帳號類型可選擇 POP 或是 IMAP, 在 收件伺服器 中輸入收信伺服器的資訊, 圖中所顯示的收信伺服器僅供 29

30 參考, 請洽信箱管理者索取 ; 設定完成後, 請點選 繼續 (4) 設定 寄件伺服器, 如下圖所示 ; 在 寄件伺服器 中輸入寄件伺服器的 資訊, 圖中所顯示的寄件伺服器僅供參考, 請洽信箱管理者索取 ; 設定完成 後, 請點選 繼續 30

31 (5) 完成後顯示 加入帳號 頁面, 並顯示所設定的 帳號摘要, 點選 製作 後, 即可在 MAC Mail 收取 Mail2000 郵件 31

32 1.6 如何設定接收外部郵件? 欲使用外部郵件時, 請先設定外部郵件的伺服器, 以及您在伺服器上的帳號名稱與 密碼 如何新增外部郵件信箱? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 點選 外部信件 進入外部信件的頁面 (2) 在外部信件的頁面中, 點選右上角的 新增 按鈕 32

33 (3) 在新增郵件伺服器的頁面中, 輸入欲加入的郵件伺服器資料, 輸入完畢後, 點 選 確定 完成新增的動作 帳號 : 外部郵件伺服器的登入帳號 密碼 : 外部郵件伺服器的登入密碼 郵件伺服器 : 外部郵件信箱的伺服器名稱或是 IP 位址 等待時間 ( 秒 ): 預設值為 60, 若是外部郵件伺服器在所設定的時間內沒有回應, 則將切斷連線, 中止收取信件 33

34 伺服器 PORT: 預設值為 110, 外部郵件伺服器的連接埠號碼 SSL 加密連線 : 預設為不啟用, 若啟用 SSL 加密連線, 當您收發信件時, 您的信件內容或帳號密碼都會經過加密處理 收完刪除 : 預設為不啟用, 若啟用收完刪除, 則系統在收完信件後會將所收取的信件從外部郵件伺服器中移除 啟動過濾信件 : 預設為不啟用, 若啟用過濾信件, 則系統在收信時會參照您所設定的過濾條件過濾信件 存放信箱 : 預設為收信匣, 您可選擇收取信件所存放的信件匣, 若己啟用起動過濾信件, 則過濾條件的優先權高於您所選擇的存放信箱 拒收上限 : 預設值為 0 KB, 表示不管所欲收取信件的大小為何, 只要您的空間足夠, 系統都將替您收取此封信件 設定值以每封信的大小為拒收標準 圖示 : 設定此外部信箱收取後的新信圖示 寄信功能設定 授權寄信 : 是否授權使用此外部帳號寄出信件 寄件人名稱 : 設定此外部信箱帳號您欲顯示的寄件人名稱 郵件地址 : 設定此外部信箱帳號的完整郵件地址 回信地址 : 設定此外部信箱帳號的完整回信地址 (4) 設定完成後, 系統將自動返回外部信件的頁面, 您最多可設定 10 個外部郵件 信箱 如何收取外部信件? (1) 若想直接收取信件 : 則您可直接點選欲收取信箱的 收取 按鈕 ; 若您想收取全部信箱, 您可於 選取所有信箱 欄位打勾, 再選取 收取所選帳號 按鈕, 即可根據您選取的信箱進行收信動作 信件收取完畢, 系統會 34

35 列出三個返回目的, 分別是回到已收取的信件列表 回到信件列表 回到外部信件設定等方便您直接閱讀新信件或繼續收取其他信箱的信件 如果您有設定信件過濾指定某個外部郵件的信件放到某個信匣時, 選擇回到已收取的信件列表系統就會進入該信匣, 否則系統會進入預設的收信匣中 (2) 若想自動收取信件, 您可至左側功能選單, 選取 個人設定 選項, 選擇 個人化設定 > 使用環境 進入設定頁面後, 於 Mail2000 進階設定的 自動收取外部信件 下拉選單中, 選擇登入時 收取且發信通知 或 收取但不通知, 系統即會在登入時, 自動為您收取外部信件 (3) 若想先瀏覽信件標題或寄件人, 請選取 瀏覽 按鈕後, 進入信件預覽頁面後, 您再於 收取 勾選欲收取的郵件, 最後再選擇 確定 即可完成收信動作 信件收取完畢, 系統會列出四個返回目的, 分別是回到已收取的信件列表 回到信件列表 回到外部信件設定 回到原信件預覽等方便您閱讀新信件或繼續瀏覽 收取其他信箱的信件 如何刪除外部郵件信箱? 您只須直接選取欲刪除的外部郵件信箱的 刪除 按鈕, 系統將會出現確認刪除的提醒對話框, 若您選擇 確定, 即會刪除您所選定的外部郵件信箱 刪除完畢後, 系統將回到外部郵件的設定畫面 35

36 如何修改外部郵件信箱? 若是您的外部郵件信箱設定有變動或是設定有誤, 您可直接選取欲變更的外部郵件信箱的 編輯 按鈕, 系統即進入修改郵件伺服器頁面, 您可直接變更其中資料, 變更完畢後, 請選擇 確定 回到外部郵件的設定畫面 36

37 2 收發信件 基本操作 此部份介紹信箱的基本操作方式, 如 : 寫信 回信 轉寄 附檔 刪除與儲存等, 也將說明如何運用不同的讀信模式閱覽信件 2.1 如何寫信與寄信? 2.2 如何收信與讀信? 2.3 如何回信與轉寄? 2.4 如何刪除信件? 2.5 如何搬移信件? 2.6 如何在信件中附加檔案? 37

38 2.1 如何寫信與寄信? (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 或點選另開新視窗按鈕開始寫信 (2) 在信件編輯的頁面中, 可直接輸入收件人電子郵件信箱, 並依需要填入副本收 件人, 若收件人已存在通訊錄之中, 系統提供自動完成的功能, 直接點選建議 的聯絡人項目即可完成輸入 38

39 或點選 收件人 (T) 副本 (C) 按鈕, 進入通訊錄直接勾選, 並於勾選完畢 後點選 加入收件人 或 加入副本 完成加入動作 (3) 欲加入密件收件人, 請點選 密件 新增密件收件人欄位 39

40 切換收件人屬性欲修改收件人的收件屬性 ( 例 : 將原本列為收件人者改為密件收件人 ), 請將游標移至該收件人姓名, 按一下滑鼠左鍵, 即可選擇將該收件人改列至副本 密件或排除等其他屬性, 亦可直接移除該收件人 檢查例如當您在收件人欄位輸入 "user", 但通訊錄中名稱為 "user" 的聯絡人不只一個, 那麼 檢查 功能將協助列出所有名稱為 " user" 的聯絡人, 供您檢查並選取正確的聯絡人 40

41 (4) 輸入信件標題與內容後, 可依需求於上方功能列中進行下列動作 傳送完成編輯信件及相關設定後, 點選 傳送 即可寄出 附檔選擇是否附加檔案於信件中 您可透過下拉選單, 選擇從本機電腦中上傳檔案或從 我的檔案 中附加檔案 編碼 Mail2000 提供多國編碼系統, 提供多國編碼切換 自動偵測編碼 Unicode (UTF-8) 正體中文 (Big5) 簡體中文 (GB2312) 簡體中文 (GB18030) 41

42 英文 (ISO ) 日文 (ISO-2022-jp) 韓文 (EUC-KR) 正轉簡 (GB2312) 寄出的正體字信件, 系統會自動將其轉換為簡體字內容 簡轉正 (Big5) 寄出的簡體字信件, 系統會自動將其轉換為正體字內容 工具 信件還原 : 將已編輯過的信件還原成尚未編輯前的狀態 個人化設定 : 設定編輯信件時, 頁面欲顯示的功能 加入事件 : 加入行事曆事件 選項提供多種選項供您設定信件型態 您可以選擇使用純文字或 HTML 編輯信件 ; 決定寄出時是否儲存備份郵件 寄出後刪除草稿 查詢遞送狀態 列為重要信件 要求簽收 ; 或設定該信件為預約寄信 注意 : 將信件列為 重要, 該信件的收件人將於信件列表中看到驚嘆號 的符號 儲存成 將尚未完成的信件儲存為草稿或範本 42

43 預覽寄信前檢視編輯完成的信件 使用者使用信件預覽功能或是管理者設定 送信前強制預覽 時, 若收件人包含密件副本, 則在信件預覽畫面就會顯示密件副本 (Bcc) 資訊, 並會提示訊息 密件僅供預覽, 收件人不會看到此資訊 新視窗於新視窗開啟編輯頁面, 原視窗將返回前一頁面 返回返回前一頁面 43

44 2.2 如何收信與讀信? (1) 每次登入, 系統會自動收取新信件 若有新信, 左上方原本的人形圖示, 會變成信封圖示 並開始閃爍, 直接點選該閃動圖示, 即可進入收 信匣讀取新信 或於左側功能選單的 信件匣 中, 點選 收件匣 進入收件 匣讀取信件 (2) 在收信匣的信件列表中, 未讀新信的標題將以粗體顯示, 已讀信件則以一般字 體顯示 (3) 欲更改信件排序方式, 在信件列表上方點選 標題 寄件人 日期 大 小 等文字連結, 即可依該主題排序信件 44

45 (4) 欲讀取信件, 在信件列表中點選欲讀取的信件標題, 點選一下可預覽信件內文, 快速點選兩下則可開啟信件內文於新視窗 切換純文字與 HTML 為降低惡意信件的風險, 使用者可至個人化設定中, 將預設讀信方式設為 純文字, 確定安全後再點選 HTML 頁簽檢視豐富的圖文內容 如何為信件加入 標記 或 標註顏色? 為協助使用者管理大量信件, 本系統支援標記與標註顏色功能, 供使用者註記 每一封信的處理狀況 45

46 (1) 欲為正在讀取的信件加入 標記 或 標註顏色, 請於功能列中點選 標 籤 的下拉選單 ; 欲為多封信件加入 標記 或 標註顏色, 請先勾選相 關信件, 再於功能列點選 標籤 的下拉選單 (2) 於 標籤 的下拉選單中, 依個人需求, 選擇欲使用的 標記 或 標註 顏色 : 置頂 : 將信件置放於信件列表頂端 ; 欲移除某一信件的 置頂 標 記, 請直接點選該信件的 圖示 旗標 : 將信件醒目地獨立出來, 意義自訂 ; 欲移除某一信件的 旗 標 標記, 請直接點選該信件的 圖示 重要 : 標示寄件人列為重要的信件 ; 欲移除某一信件的 重要 標 記, 請直接點選該信件的 圖示 已讀 : 將信件標示為已讀取 未讀 : 將信件標示為未讀取 待處理 : 將等待處理的區分出來, 作為之後的提醒 ; 欲移除某一 信件的 待處理 標記, 請直接點選該信件的 圖示 唯讀 : 將需要留存於信箱的信件設定唯讀, 以防在不經意的狀況 46

47 下遭到刪除 ; 欲移除某一信件的 唯讀 標記, 請直接點選該信件的圖示 標註顏色 : 提供淺褐 草綠 淡粉 鵝黃 天藍等顏色選項, 作為標記分類之用 (3) 欲移除某一信件的標記, 請直接點選該信件的標記圖示, 或點選文字標籤 旁的 "+" "-" 號, 來增加或移除標籤 若欲移除某一信件的標註顏色, 請 於勾選該信件後, 於功能列點選 標籤 的下拉選單, 並選擇 取消顏色 如何篩選瀏覽信件? 為方便篩選瀏覽大量信件, 本系統支援檢視功能, 供使用者依日期 標題 寄件人檢視信件 ; 亦可根據附檔信件 標記 標註顏色分類檢視 您可從功能列上的檢視功能挑選適合的檢視方式 或透過日期選取器, 直接選取檢視信件範圍 47

48 信件內文相關功能 (1) 信件內文中, 於寄件人右方的 圖示支援加入通訊錄功能, 可直接將 寄件人加入通訊錄 (2) 信件內文中, 右上角的 工具選單 按鈕, 提供多項讀信延伸功能 : 打包附檔 : 將信件附檔打包下載 刪除附檔 : 刪除信件附檔 另存信件 : 將信件另存為.eml 郵件檔案 顯示信件標頭 : 顯示信件的詳細資料 顯示原始信件 : 顯示原始信件 加入通訊錄 : 將信件相關人加入通訊錄 加入合法寄件人 : 將寄件人加入至白名單, 成為合法寄件人 列印 : 列印信件 轉碼 : 將信件做 Big5 GB 雙向編碼轉換 48

49 簽收 : 簽收信件 個人化設定 : 自訂讀信頁面的設定 另開視窗 : 於新視窗開啟信件 2.3 如何回信與轉寄? 如何回信? (1) 在信件列表中, 點選欲回覆的信件, 於功能列中點選 回信, 即可回覆信 件予該寄件人 或按下鍵盤快速鍵 (R), 也可完成回信 (2) 或於功能列中點選 全回, 即可回覆信件予所有相關人 或按下鍵盤快速 鍵 (Alt + R), 也可完成全回 如何轉寄? (1) 在信件列表中, 點選或勾選欲轉寄的信件 ( 支援多封 ), 於功能列中點選 轉 49

50 寄 / 整批轉寄 注意 : 整批轉寄可以一次將多封信件附加到同一信件轉 寄出去 欲保留轉寄信件原始的格式內容, 請勾選欲轉寄的信件, 再於功能列中點 選 原信代轉 適用於單封信件, 或 批次轉寄 適用於多封信件 (2) 欲同時轉寄多封信件, 請勾選欲轉寄的信件, 再於功能列中點選 轉寄 / 整批轉寄 50

51 (3) 在編輯郵件的頁面中, 輸入欲轉寄對象的電子郵件信箱, 再點選 傳送 即可 轉寄與代轉的不同轉寄是將原始信件的內容引述在新信件中寄出 ; 代轉則是將原始信件以附加檔案的方式寄出 建議在轉寄 HTML 格式的信件時, 使用代轉功能, 較能保持原始信件的格式及內容 51

52 2.4 如何刪除信件? 在信件列表中, 勾選欲刪除的信件, 再於功能列點選 刪除 的下拉選單, 即可選 擇將選取的信件 放進回收筒 或 直接刪除 ; 或直接點選 刪除 將選取的信件放進回收筒 52

53 2.5 如何搬移信件? 利用信件搬移功能, 可將不同屬性的信件收納於不同的信匣中, 讓信件的讀取更具 系統與效率 本系統提供二種信件搬移方式 : 拖曳方式 (1) 在信件列表中, 點選或勾選欲搬移的信件 (2) 直接拖曳欲搬移的信件至左側功能選單下的目的信匣, 即完成搬移信件至該信匣的動作 點選方式 (1) 在信件列表中, 點選或勾選欲搬移的信件 (2) 於功能列點選 移至..., 並於出現的選單中, 選取欲搬往的目的信匣名稱 53

54 (3) 點選目的信匣名稱後, 即完成搬移信件至該信匣的動作 2.6 如何在信件中附加檔案? (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 或按下鍵盤快速鍵 (Alt + N), 也可以直接開始寫信 (2) Mail2000 提供以下四種附加檔案的方式 方式一 在寫信的頁面中, 直接點選畫面上的 附檔 按鈕, 從本機電腦中選取要 附加的檔案, 選取完成後就會開始上傳檔案 54

55 方式二 使用者直接將一或多個檔案直接拖拉進 Mail2000 信件附檔區塊中 注意 : 僅支援可處理 HTML 5 的瀏覽器 方式三 於功能列點選 附檔 開啟附加檔案視窗, 點選 選擇檔案 選擇欲附加 的檔案, 再點選 確定 ; 或刪除已選取的檔案 55

56 方式四 欲附加我的檔案中的檔案, 請點選 附檔 下拉選單 > 從我的檔案中選 取, 勾選欲附加的檔案, 再點選 確定 (3) 完成上傳後, 畫面上會顯示此次附加檔案資訊, 可於此取消某一個附檔, 或繼 續增加其它附檔 56

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58 3 收發信件 進階操作 此部份介紹收發信件進階功能的使用, 包括 : 運用 HTML 的豐富功能編輯多樣化 的文件 建立信件範本日後使用 利用自動歸檔分類信件至信匣 預約寄信與信件 查詢等 3.1 如何使用 HTML 編輯模式? 3.2 如何改變編輯區塊大小? 3.3 如何新增信件範本? 3.4 如何使用郵件遞送狀態追蹤? 3.5 如何使用自動歸檔? 3.6 如何將寄件人加入通訊錄? 3.7 如何將寄件人加入排外名單? 3.8 如何檢視信件詳細資訊? 3.9 如何另存郵件? 3.10 如何使用預約寄信功能? 3.11 如何設定信件簽收? 3.12 如何搜尋信件? 3.13 如何快速重寄信件? 3.14 如何一次下載信件附檔? 3.15 如何設定預設寄件人功能? 3.16 如何設定個人化的信件編輯環境? 3.17 如何刪除信件附檔? 3.18 整合 MailGates 的 ZIP 隨選加密功能 58

59 3.1 如何使用 HTML 編輯模式? 在寫信的頁面中, 於信件內容區塊, 點選 開啟 HTML 編輯模式, 即可展開 HTML 編輯功能 HTML 編輯功能如下 : 純文字編輯 : 提供純文字編輯模式 原始碼編輯 : 提供 HTML 原始碼編輯模式 開啟此選項, 可將內容以 HTML 的原貌展現, 您可直接針對 HTML 的部份做修改 全選 剪下 複製 : 如同一般編輯功能的全選, 可一次選取所有的內容 : 如同一般編輯功能的剪下, 選取要搬移的文字, 可將文字移除 : 如同一般編輯功能中的複製, 將所選取的文字複製到編輯區或剪貼 簿中 貼上 : 如同一般編輯功能中的貼上, 將剪貼簿中的文字複製至指定的位 置 刪除 復原 : 如同一般編輯功能的刪除 : 如同一般編輯功能的復原, 可回復編輯動作前的狀態 取消復原 : 為復原鍵的逆向動作 提供彈性地回覆編輯動作前或後的結果 59

60 格式 : 提供標題一 標題二 標題三 標題四 標題五 標題六 內文 固定格式等, 共八種段落格式可供選擇 字型 : 改變所選取文字的字型, 共提供 3 款中文 6 款英文常用字型 文字大小 : 改變所選取文字的大小, 共提供由 1( 最大 ) 至 7( 最小 ) 的不同字級 粗體斜體下底線置左置中置右編號 : 將所選擇的文字以加粗方式顯示 : 將所選擇的文字以斜體方式顯示 : 將所選擇的文字下方加上底線 : 將所選取的段落以靠左對齊的方式排列 : 將所選取的段落以靠中間對齊的方式排列 : 將所選取的段落以靠右對齊的方式排列 : 有碼編號, 將所選取的段落新增或是刪除編號 項目符號 : 無碼編號, 將所選取的段落新增或是刪除項目符號 增加縮排 : 內縮, 將所選取的段落向內縮排 減少縮排 : 外擴, 將所選取的段落取消縮排 文字顏色 : 將所選取的文字改成您所指定的顏色 文字底色 : 將所選取的文字改變文字背景顏色 刪除線 上標 : 將所選取的文字, 標示出紅色的刪除線 : 提供文字與符號上標的顯示 例 : 想要正確標示出 10 C 的符號表示法 您可以先輸入數字 10 C, 將 " " 的地方反白, 並使用 上標 功能 下標 : 提供文字與符號下標的顯示 例 : 想要正確標示出 的符號表示法 您可以先輸入 H2O, 再將 "2" 的地方反白, 並使用 下標 功能 移除 : 假設您想移除文字效果, 請將欲復原的地方反白, 並使用 移除效 果 功能即可 插入符號 : 提供各式常用標點符號 運算單位 標示等, 總計 196 種符號 60

61 插入圖片 : 可於編輯信件時, 加入圖片 檔案來源, 可選用個人電腦內的圖檔 我的檔案裡的圖檔, 以及網路上的圖檔 建立超鏈結 : 可於信件內文中, 建立文字鍵結 將欲設立鏈結的文字反白, 點選建立超鍵結圖示 插入表格 : 可直接於郵件中, 編輯表格 可自行設定欄與列之數目, 並提供表格文字對齊方式 加入背景等編輯功能 表情符號 : 具有 49 款表情符號圖示 插入分格線 : 可於編輯信件時, 插入分隔線, 輔助編輯之視覺效果呈現 插入文件 : 可將 txt 文字檔或 HTML 的文件, 直接顯示於編輯區 其他文件檔案格式, 就會以附加檔案的方式, 附加於郵件中 拼字檢查 : 輸入英文內容後, 點選 拼字檢查 畫面中顯示紅字的部份即為拼字錯誤 將游標指向紅字, 系統將自動出現相關字之提示, 提供您參考與選擇 從列表中, 選好正確的單字後, 點選 再次檢查, 原本錯字的部份便會更正, 並顯示為黑體字, 然後您可以繼續檢查下一個錯字 注意 : 系統預設關閉此功能 ; 欲使用此功能, 請洽系統管理者 背景音樂 : 提供郵件之背景音樂, 支援 midi/au/wav 等瀏覽器支援的音樂格式 背景底圖 : 設計多款背景底圖, 於點選圖示後, 能預覽各款底圖之設計, 方便選用 跑馬燈 : 將游標停在欲放置跑馬燈的位置, 然後點選 跑馬燈 功能, 畫面 即會出現一塊由小方格圍出的區域, 直接輸入要做跑馬效果的文字即可 文字區塊 : 提供六款快速建立文字區塊的套用工具, 您可自行選擇喜好的表現模式, 輯編個人化的文字區塊 信紙樣式 : 提供四款信紙提供您做個人化的信件編輯 61

62 3.2 如何改變編輯區塊大小? 進入信件編輯區後, 可透過編輯區塊右邊的調整圖示, 依個人需求自訂寬度與 高度, 或設為符合螢幕, 以應不同的解析度 62

63 3.3 如何新增信件範本? 將常利用到的信件格式儲存下來, 建立信件的樣式範本 ( 如 : 客戶開發信件 會議 通知 工作週報等 ), 等到下次需書寫同性質的信函時, 即可快速取用 (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 (2) 在寫信的頁面中, 開始編輯信件範本 : 包含文字格式之相關設定 底圖 附檔 標題等 完成編輯後,Mail2000 提供兩種方式存入範本, 直接點選畫面右方的 另存新範本, 將編輯的信件內容儲存成範本 點選功能列上 儲存成 的下拉選單, 並選取 另存新範本, 將編輯的 內容儲存成信件範本 63

64 (3) 系統將跳出 另存新範本 的視窗, 於此視窗中輸入範本名稱, 再點選 儲存 即完成新增信件範本的動作 (4) 完成儲存的範本檔案, 會列於寫信畫面的右側, 只需點選範本標題, 即能快速 檢閱並取用信件範本 (5) 若需修改範本內容, 請先載入範本, 完成修改後, 點選功能列上 儲存成 的下拉選單, 並選取 儲存範本 儲存更新的範本內容 64

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66 3.4 如何使用郵件遞送狀態追蹤? 使用者可以主動查詢每一封寄出信件的狀態, 猶如即時快遞資訊掌握在手, 確保重 要信件已傳送到對方信箱 注意 : 此功能須由系統管理員開啟 (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 (2) 勾選功能列上的 選項 > 可追蹤遞送狀態 若有開啟顯示常用選項, 則在常用選項勾選 可追蹤遞送狀態 66

67 (3) 寄出信件後, 可在送信匣或可查詢遞送狀態的虛擬信匣中, 看到可查詢遞送狀 態的圖示, 點選後便會出現信件的遞送狀態 67

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69 3.5 如何使用自動歸檔? 信件太多, 難以分類閱讀嗎? 本系統提供 自動歸檔 功能, 可以幫助使用者有效 率地將信件歸檔到不同的信匣 (1) 在收信匣的信件列表中, 於功能列點選 工具, 並於其下拉選單中選取 自動 歸檔 (2) 系統將智慧分析比對收信匣與其餘信匣的信件後, 列出信件的歸檔建議列表 (3) 確認系統所建議的 歸檔信匣, 並依需求進行更改 歸檔信匣 的種類, 以 使用者自行設定的信件匣為主, 相關設定請參考 建立新信匣 69

70 (4) 欲接受全部的歸檔建議, 請點選 全部歸檔 ; 或勾選欲接受的歸檔建議, 再點選 選取歸檔 ; 或於歸檔建議右側, 逐一點選 歸檔, 即可將該封信件歸檔至指定信匣 (5) 完整的信匣分類及充足的信件, 可大幅提高自動歸檔的效果 70

71 3.6 如何將寄件人加入通訊錄? 當使用者在讀取任一信件時, 若該寄件人不在通訊錄中, 則該寄件人右方將出現 加 入通訊錄 的圖示 點選, 系統會列出該信件的來源郵件地址, 確認資 料後點選 確定, 即可將該寄件人加入通訊錄 71

72 3.7 如何將寄件人加入排外名單? 當您不想收到某一特定寄件來源的信件時, 可使用排外名單, 拒絕所有由該 IP 主 機名稱或郵件地址寄出或轉送信件, 請務必確認該 IP 為欲拒絕主機再加入, 否則可 能造成無法收信 (1) 在信件列表中, 勾選欲加入排外名單的信件, 於功能列中點選 廣告信 下拉 選單, 並選取 加入排外名單 (2) 系統將跳出新增排外名單的視窗, 請於視窗中相關的 IP 主機名稱及郵件地 址列表內, 勾選欲加入排外名單的使用者 72

73 (3) 確認名單後, 點選 確定, 系統即會將該 IP 主機名稱或郵件地址列為排外 名單 ; 您將不會再收到該 IP 主機名稱或郵件地址所寄來的信件 備註 在信件列表中, 同時勾選所有欲加入排外名單的信件, 再選取 加入排外名單, 即可一次將廣告信來源加入排外名單中 73

74 3.8 如何檢視信件詳細資訊? (1) 於正在讀取的信件內文中, 信件標題左側有一 圖示 ; 點選一下即可展開 信件詳細資料 展開前 展開後 (2) 此外,Mail2000 也提供兩種方式讓使用者檢視信件標頭 (Mail Header), 主要 提供使用者檢查信件來源是否合法, 以及當作舉發廣告信的依據 方法一 您也可以於正在讀取的信件內文中, 點選右上角的 工具選單, 在下拉選 74

75 單中點選 顯示信件標頭 : 方法二 在信件列表中, 將滑鼠游標指向列表標題前的信封圖示, 可在未開啟信件 前, 檢查信件來源的詳細資料 (3) 點選後, 系統會跳出一個新視窗, 列出該信件的來源出處 75

76 完整寄件人 在信件列表中, 將滑鼠指向寄件人時, 會顯示完整的 76

77 3.9 如何另存郵件? (1) 於正在讀取的信件內文中, 點選右上角的 工具選單, 並於其下拉選單中點選 另存信件 (2) 系統會跳出檔案下載的視窗, 於此視窗中點選 儲存, 再選擇欲儲存信件的路 徑位置, 即可完成另存信件的動作 77

78 3.10 如何使用預約寄信功能? 預約寄信的功能方便您可在指定時間, 寄出您事前編輯好的信件給指定收件人 (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件頁面 (2) 信件編輯完成後, 於功能列中點選 選項, 並選取 預約寄信 (3) 在出現的預約寄信設定框中, 設定預約的時間, 完成後點選 確定 ; 如需修改 時間, 再次點選 預約圖示後即可重新輸入 78

79 (4) 設定完畢後, 點選 傳送, 系統即會於指定的時間寄出該封信件 (5) 若在預約到期前要修改信件內容, 請至左選單中的 預約寄信管理, 修改預約 信件的內容或寄出時間 79

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81 3.11 如何設定信件簽收? 信件編輯完成後, 若希望收件人收到信件時簽收, 可於功能列中點選 選項 > 要求簽收, 再寄出該封信件即可 備註 (1) 要求簽收的功能, 將於收件人讀取該信件時, 跳出一個對話方塊, 詢問該收件人是否願意簽收這封信件 唯有該收件人同意簽收, 且於對話方塊點選 是 時, 您才會收到簽收通知單 ; 反之則否 (2) 沒有收到簽收回條, 可能是因為收件人沒有簽收所致 81

82 3.12 如何搜尋信件? 搜尋 功能位於系統使用者介面最上方, 快捷列的右方 您可透過關鍵字搜尋快 速找到所需信件 如何進行基本搜尋? 輸入欲搜尋信件的關鍵字, 再點選, 即可進行基本搜尋 如何進行欄位搜尋? (1) 於輸入欲搜尋信件的關鍵字後, 點選 右側之 + 圖示 (2) 在出現的下拉選單中, 選擇欲搜尋的範圍 ( 依標題 寄件人 內容 日期 相關人與收件人 ), 即可進行欄位搜尋 82

83 如何進行進階搜尋? (1) 於輸入欲搜尋信件的關鍵字後, 點選 右側之 + 圖示 (2) 在出現的下拉選單中, 選擇 進階搜尋 (3) 在進階搜尋的頁面中, 您可選擇欲查詢的類別, 設定合適的查詢條件, 再點選 開始查詢, 即可進行進階搜尋 83

84 3.13 如何快速重寄信件? (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 點選 送信匣 進入送信匣頁面 (2) 在送信匣的頁面中, 勾選欲重寄的信件, 於功能列中點選 工具, 並於其下拉 選單中選取 重送, 即完成重寄信件的動作 84

85 3.14 如何一次下載信件附檔? (1) 在信件列表中, 勾選欲下載附檔之信件後, 可選取多封, 於功能列中點選 工具, 並於其下拉選單中選取 打包附檔 (2) 在系統跳出的檔案下載視窗中, 點選 儲存 (3) 選擇檔案要儲存的目錄位置, 並輸入欲存檔的檔名, 最後點選 儲存, 即完成 85

86 下載信件附檔的動作 86

87 3.15 如何設定預設寄件人功能? (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 (2) 在寫信頁面中, 點選功能列上的 工具 > 個人化設定 (3) 於 預設寄件人 的下拉式選單中, 選取欲做為寫信件時的預設帳號 設定預設寄件人前, 請先參考前述章節, 新增外部信件帳號, 才可使用外部信件 帳號當作寄件人 例如 : 希望以 pm@openfind.com.tw 當作預設寄件人時, 必須 先在 外部信件 中先設定此帳號 87

88 您也可在寫信時, 點選 寄件人 按鈕, 進行一次性寄件人切換 (4) 按下 確定 後, 所有經變更的設定, 將於下次進入寫信頁面時生效 88

89 3.16 如何設定個人化的信件編輯環境? (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 (2) 在寫信的頁面中, 點選功能列上的 工具 > 個人化設定 (3) 在個人化設定的頁面中, 可進行編輯信件時的設定, 方便將經常使用的功能與欄 位, 直接顯示於編輯信件的頁面 預設顯示密件副本欄位 : 密件副本欄位預設為顯示或隱藏 顯示常用選項 : 在編輯區中顯示 簽名檔 重要 要求簽收 寄件 備份 寄出後刪除草稿 可追蹤遞送狀態 預約寄信 等項目 89

90 預設寄件人 : 選擇預設的寄信帳號 註 : 回信時以收件人為優先 啟用自動存檔 : 預防停電等災害, 編輯信件定時自動備份 信件預設編碼 : 選擇編輯新信件時預設的信件編碼 文字附檔強制以 Base64 編碼 : 信件寄送時, 將文字型態附檔強制以 Base64 編碼 新增收件者至通訊錄中 : 於傳送信件後, 是否顯示確認視窗選擇將不在通訊錄中的收件人加入通訊錄 (4) 編輯完畢後, 點選 確定, 即完成個人化設定的動作 ; 所有經變更的設定, 將 於下次進入編輯信件的頁面時生效 90

91 備註 選擇隱藏的選項, 仍可以於功能列中的 選項 下拉選單中找到並使用 91

92 3.17 如何刪除信件附檔? (1) 於正在讀取的信件內文中, 點選右上角的 工具選單, 並於其下拉選單中點選 刪除附檔 (2) 在系統跳出的視窗中, 列有該封信件所有附檔 ; 勾選欲刪除的檔案, 再點選 刪 除 即完成刪除附檔的動作 備註 欲刪除單筆檔案, 亦可直接點選該筆檔案最右側的 刪除 按鈕 92

93 3.18 整合 MailGates 的 ZIP 隨選加密功能 Mail2000 能夠與 Openfind 的 MailGates 電子郵件防護系統所提供的電子郵件 ZIP 隨選加密功能整合, 使用者能在 Mail2000 Webmail 介面下寫信時, 直接點選是否使用 MailGates 的隨選加密功能, 操作步驟如下 : (1) 編輯信件時, 按一下 ZIP 圖示, 即可立即啟動加密機制 (2) 收件人會收到如下的加密信件, 需向寄件人索取密碼才能解開閱讀 93

94 (3) 同時 MailGates 會依據約定密碼壓縮附檔, 並發通知信給寄件人 寄件人收到 後可透過各種不同的訊息溝通方式, 如 : 電子郵件 即時通訊軟體 電話 簡訊 等通知收件人做解密 94

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96 4 信件匣管理 信匣管理就和您個人電腦中的資料夾管理一樣, 您可以建立許多新的信匣, 並利用這些不同的信匣分門別類蒐藏您的信件 信匣管理除了能讓您的信箱看起來更加井然有序外, 也能讓您更便利地瀏覽您的舊信件 資料匣以樹狀結構呈現, 在信匣分類與管理上, 更具彈性與邏輯性 4.1 有哪些預設信匣? 4.2 何謂虛擬信匣? 4.3 如何建立 / 刪除 / 修改 / 展開 / 隱藏信件匣? 4.4 如何改變信匣每頁的顯示數量? 4.5 如何備份信件與匯出信件? 4.6 如何匯入信件? 4.7 如何於信件中加入 / 修改分類標籤? 4.8 如何修改信件匣屬性? 4.9 如何發佈信匣資訊至個人 Blog? 4.10 如何設定信件批次匯出? 96

97 4.1 有哪些預設信匣? 點選功能選單中的 信件匣 進入信件匣管理頁面, 即可看到所有的信匣, 以及每 個信匣裡信件數量及檔案大小 每個新登錄的帳號有七或八個內建好的基本信匣 收信匣所有寄來的新信件與未經處理分類的舊信件都會存在這裡 當您每次進入收件匣, 系統均會自動幫您重新檢查是否有新信件 虛擬信匣為系統預設之信件匣, 可依來信之時間與是否來自通訊錄名單好友來信等條件, 自動判斷後備份至各屬性之信匣內 送信匣透過 webmail 所寄出的信會在這裡留下備份, 但原信代轉的信件不會在此留下紀錄, 原信代轉可至遞送紀錄查詢 草稿匣可以儲存未編輯完的信件, 留至下一次開啟再進行編輯 回收筒所有遭刪除的信件都會存在這裡 當信箱剩餘空間少於 2%, 系統會自動清除回收筒內的信件, 以空出更多空間, 讓收信可以正常 廣告信匣透過 簡易廣告信過濾 的等級設定, 系統會將判斷為廣告信的信件先放置在廣告信匣中暫存, 供您檢視是否有過濾錯誤的情況發生 若因廣告信等級設定過高造成部份朋友的信件遭判斷為廣告信件, 您可以在信件列表中將過濾錯誤的信件勾選之後, 按下 加入合法寄件人 或 加入合法收件人 系統以後就可以將其視為合法信件 97

98 備註信件匣名稱右側之數字與顏色所代表的意義如下 : 紅色字體 例 : 收信匣 (5/81), 前面的數字代表新信數, 而後面的數字代表該信匣的信件總數 黑色字體 例 : 收信匣 (86), 代表該信匣無任何新信, 而該數值即代表該信匣的信件總數 98

99 4.2 何謂虛擬信匣? 在左側選單的 信件匣 中, 有一項為系統預設的信件匣 虛擬信匣, 使用者可依 不同的條件, 自動分類符合的信件, 等同於預設好的搜尋選項, 不會影響信件實際 存放的信件匣位置, 讓使用者更方便地快速檢閱大量信件 虛擬信匣預設的分類 好友來信 : 凡寄件人符合通訊錄聯絡人之信件 今日信件 : 日期條件判斷, 符合當日者 本週信件 : 日期條件判斷, 符合本週信件者 本月信件 : 日期條件判斷, 符合本月信件者 三個月內信件 : 日期條件判斷, 符合三個月內信件者 半年內信件 : 日期條件判斷, 符合半年內信件者 未讀新信 : 未被讀取之新進信件 可追蹤遞送狀態 : 若系統開啟此功能時, 使用者在寫信時勾選 可查詢遞送狀態, 可在此虛擬信匣或送信匣內查詢到目前追蹤的信件狀態 99

100 新增虛擬信匣自訂虛擬信匣, 提供更彈性的動態信匣分類, 不限於好友 時間週期與讀信狀態等預設分類方式, 更進一步的提供 來源選擇 時間區間 標記條件 顏色標註 寄件人 標題條件 等規則, 讓您自行搭配運用 (1) 展開左選單中的 虛擬信件匣, 點選 管理, 即可新增 修改 刪除虛擬 信件匣 100

101 範例 : 建立一個關鍵字虛擬信匣 虛擬信匣名稱 :Mail2000 虛擬信匣目的 : 將符合關鍵字的報導從現有的 電子報 信匣搜尋出來, 方便查閱每日是否有符合該主題的來信 (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 展開 虛擬信匣, 然後點選 管理 在虛擬信匣管理的頁面中, 點選 新增 進入虛擬信匣設定的頁面 (2) 開始新增虛擬信匣, 系統提供以下條件設定, 設定完畢後可點選 直接完成 或是進行 下一步 設定 : 基本資訊 : 輸入信匣名稱與信匣相關描述 來源選擇 : 欲選擇虛擬信匣的來源信匣, 請由左側的 可選擇信匣 列表中, 選取並新增信匣 時間區間 : 進入時間區間設定, 選擇該虛擬信匣的信件到達時間 標註條件 : 欲設定旗標條件, 請由左側的 可選擇旗標 列表中, 選取並新增旗標 標註顏色 : 欲設定顏色標記條件, 請由左側的 可選擇顏色標記 列表中, 選取並新增顏色標記 101

102 寄件人 : 輸入寄件人比對的關鍵字 標題條件 : 輸入欲套用的標題條件 資訊確定 : 確認相關設定結果是否正確, 確認後點選 完成, 即完成此自訂虛擬信匣 (3) 設定完成後, 新增的虛擬信匣會出現於管理頁面中虛擬信匣的列表內 102

103 4.3 如何建立 / 刪除 / 修改 / 展開 / 隱藏信件匣? 如何建立新信匣與子信件匣? 除了系統內建的六個基本信匣外, 您也可以依需要建立新信匣, 或於原有信件匣下建立子信件匣, 讓信件匣管理更具組織與效率 (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 點選 信件匣管理 進入信件匣管理的頁面 (2) 在信件匣管理頁面, 欲新增的目錄後方, 點選 新增信匣 圖示 (3) 在新增信件匣的頁面中, 輸入新信匣名稱, 再點選 確定, 即完成新增信匣的動作 (4) 新增信件匣後, 左側信件匣選單會出現 圖示; 點一下圖示, 信匣便會展開 快速新增子信件匣 直接於欲新增的主信件匣下, 按下滑鼠右鍵, 於右鍵選單中選取 新增, 即可 快速進入新增子信件匣的頁面 103

104 如何刪除已建立的信匣? (1) 請點選左側功能選單 信件匣 > 信件匣管理, 進入信件匣管理的頁面 (2) 在信件匣管理的頁面中, 勾選欲刪除的信件匣後, 點選功能列上的 刪除 注意 : 點選上層信件匣時, 同時也會選取子信件匣 (3) 刪除後的信件匣和信件會被移至回收筒之中 如何修改信匣名稱? (1) 請點選左側功能選單 信件匣 > 信件匣管理, 進入信件匣管理的頁面 (2) 在信件匣管理的頁面中, 於欲修改信件匣的右側, 點選 修改 圖示 (3) 輸入欲修改的信匣名稱, 再點選 確定, 即完成修改信匣名稱的動作 104

105 如何展開子信件匣? 在左側信件匣選單中, 點選信件匣左側的展開 圖示, 即可展開並顯示子 信件匣相關資訊, 再點一次收合 圖示即可收合信件匣 如何展開隱藏信匣? 進入信件匣管理的頁面中, 點選該信件匣右側的眼睛 圖示, 即可選擇在 左側選單中顯示或隱藏該信件匣 105

106 如何調整信件匣排序? 使用者可依據喜好與需求, 自由調整信件匣順序 (1) 在信件匣管理的頁面中, 欲調整順序的信件匣右側, 點選 (2) 在出現的選單中, 選擇欲使用的排序選項即可完成移動 106

107 4.4 如何改變信匣每頁的顯示數量? (1) 於左側功能選單的 個人設定 > 使用環境 進入設定頁面 (2) 點選 郵件 分頁, 並於 信件列表 選項選擇每頁欲顯示的信件數量 (3) 設定完畢後, 點選 確定, 即完成每頁顯示信件數量的設定 注意 : 此處的設定也會影響通訊錄中每頁顯示聯絡人的數量 107

108 4.5 如何備份信件與匯出信件? 信匣備份 提供使用者將本系統信匣信件匯出的功能, 匯出時, 信匣信件將轉成一般郵件軟體使用的格式, 並壓縮成一個檔案以利進行下載 (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 點選 信件匣管理 進入信件匣管理的頁面 (2) 先勾選欲備份的信件匣, 然後點功能列上的 信匣備份 注意 : 勾選父信匣時, 子信匣也會同時被勾選 (3) 在信匣備份的頁面中, 確認將備份的信件資訊, 並選取欲下載的檔案格式與備份方式 注意 : 當備份信件匣的路徑長度超過 255 Bytes 時, 信件匣將會被更名, 例如 mbox_1 wm7_2 等, 但仍不影響信件備份操作 檔案格式 Microsoft Outlook Express 4 (*.idx, *.mbx) Windows Live Mail / Windows Mail 7 (*.eml) UNIX MBOX (Berkeley UNIX Mailbox) 若需再次匯入 Mail2000 系統, 請選擇此格式匯出 備份方式 全部信件 未備份信件 指定特定日期前收到的信件 108

109 (4) 點選 確定 進行下載 ( 若勾選離線備份, 系統可在背景進行完備份動作後, 再發信通知使用者前來領取 ); 於下載完成後, 使用 Winzip 等解壓縮軟體將檔案解壓縮至一暫存目錄 ( 例 :C:/TEST), 並在該目錄中建立子目錄 Mail ( 例 : C:/TEST/Mail) (5) 使用 MS Outlook Express 5 匯入功能, 在選擇郵件位置時, 請選擇解壓縮之目錄, 而非資料檔所在之目錄 例 :C:/TEST - 正確 C:/TEST/Mail - 錯誤 (6) 成功匯入信件匣後, 即能在信件匣列表, 看到該信匣 109

110 備註從本系統匯出信件, 對目的郵件軟體而言, 稱為匯入 如 : 欲將本系統的信件於備份之後匯到 Outlook Express, 首先應進行本系統信匣備份, 再於 Outlook Express 匯入備份好的信匣信件 110

111 4.6 如何匯入信件? 若您有任二個帳號是屬於本系統者, 或您使用的郵件軟體支援 UNIX Berkeley Mailbox 的匯出格式, 參考以下步驟就能輕易完成信件匯入 Mail2000 的動作 以下所要示範的是, 如何從本系統 帳號 A 匯入到本系統 帳號 B 的方法 (1) 請先登入 A 帳號, 進入左側功能選單的 信件匣 > 信件匣管理 之中, 勾選欲備份的信件匣 Mail2000, 然後按下功能列上的 信件備份, 以供之 後的匯入 (2) 信匣備份時, 選擇 UNIX Berkeley Mailbox 的格式, 並在信件匣下載完畢後, 將該檔案 ( 例 :" _ Inbox-Mail2000") 解壓縮 (3) 登入 B 帳號, 進入左側功能選單的 信件匣 > 信件匣管理 之中, 勾選欲匯入的目的信件匣, 然後按下功能列上的 信件匯入 (4) 在信件匯入的頁面中, 瀏覽並選取剛才解壓縮資料夾下的 mbox 檔案, 再點選 確定, 即完成匯入動作 111

112 112

113 4.7 如何於信件中加入分類標籤? (1) 在讀取的信件內文中, 點選信件標題右方的 加入標籤, 開啟文字標籤小視窗 (2) 在文字標籤小視窗中, 輸入欲加入的分類標籤, 並點選新增 ; 或直接從現有標 籤選取 點選 確定 即完成加入標籤動作 如何修改信件中已設定的分類標籤? (1) 在讀取的信件內文中, 點選標籤列右方的 修改標籤, 開啟文字標籤視窗 113

114 (2) 在文字標籤視窗中, 利用向右或向左的選擇按鈕, 新增或移除標籤 (3) 點選 確定 完成修改標籤動作 4.8 如何修改信件匣屬性? (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 在欲修改屬性之信件匣上, 按下滑鼠右鍵, 選取 修改信匣屬性 功能, 進入信匣屬性修改頁面 (2) 在修改信匣屬性頁面中, 選擇 名稱設定 進行修改, 設定完畢後點選 確定 (3) 或是選擇 屬性設定 進行信匣相關屬性修改, 使用者可以設定是否收取該信件匣信件, 修改完畢後點選 確定 POP3 收信設定狀態說明 : 預設 : 114

115 當收信匣狀態設定為 預設 時, 將收取 收信匣 所有信件 當其他信匣狀態設定為 預設 時, 會視為 不收信 收取此信匣所有信件 : 將收取分發到此信匣的所有信件 只收取此信匣新信 : 將收取分發到此信匣的新信 不收取此信匣信件 : 不收取此信匣的任何信件 注意 : 當切換收信狀態 ( 收取 <-> 不收 ) 時, 收信端 ( 如 Outlook ) 可能視為新帳 號, 將重新收取信件 115

116 4.9 如何設定信匣資訊發佈至個人 Blog? (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 在欲發佈資訊之信件匣上, 按下滑鼠右鍵, 選取 設定信匣發佈 功能, 進入信匣發佈設定頁面 (2) 在信匣發佈設定頁面中, 設定發佈此信匣, 輸入信匣主題與描述, 並選取欲顯 示的信件數量 面板風格等選項 (3) 設定完畢後點選 確定, 即完成信匣發佈的動作 116

117 如何管理發佈的信匣資訊? (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 在欲管理發佈資訊之信件匣上, 按下滑鼠右鍵, 選取 設定信匣發佈 功能, 進入信匣發佈設定頁面 (2) 欲新增信匣資訊分類, 請點選 分類管理 ; 輸入欲增加的分類名稱, 並設定是否提供 RSS 訂閱, 再點選 新增 (3) 欲將發佈的信匣資訊進行分類, 請點選 文章管理 ; 您可以勾選多封信件 後, 使用左下角的下拉選單指定分類 並可點選修改按鈕更新文章發佈的 內容 (4) 指定完畢後點選 確定, 即完成信匣資訊分類的動作 117

118 如何檢視已發佈的信匣資訊? (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 在已發佈資訊之信件匣上, 按下滑鼠右鍵, 選取 設定信匣發佈 功能, 進入信匣發佈設定頁面 (2) 點選 資訊, 即可取得發佈信匣之 URL 與 RSS 資訊 (3) 直接點選 URL, 即可開啟該發佈信匣之 Blog 頁面於新視窗 118

119 快速檢視發佈的信匣 於左側功能選單的 信件匣 中, 在已發佈資訊之信件匣上, 按下滑鼠右鍵, 選取 檢視發佈信匣, 即可直接開始該信匣之 Blog 頁面於新視窗 119

120 4.10 如何設定信件批次匯出? 使用者可於收信匣可選取多封信件後, 到功能列中的工具選擇 批次匯出, 會將信 件以 Eml 格式匯出, 壓縮成 Zip 檔, 使用者可自行下載儲存於自己電腦中 120

121 5 何謂簡易廣告信過濾? 本系統在防制廣告信的措施上, 除了系統的廣告信自動偵測機制, 針對所有來信的 內容 做過濾外, 我們還提供了廣告信過濾管理的機制, 透過使用者提供的資訊與條件設定來針對信件的合法寄 / 收件人 排外名單做過濾, 多重防護, 層層過濾, 讓廣告信的防堵成效更佳! 5.1 如何檢舉廣告信? 5.2 如何設定排外名單? 5.3 如何設定合法寄件人名單? 5.4 如何設定合法收件人名單? 5.5 如何設定廣告信過濾等級? 5.6 如何設定外部圖檔封鎖? 121

122 5.1 如何檢舉廣告信? (1) 在信件列表中, 勾選欲檢舉為廣告信的信件, 在功能列中點選 廣告信, 並於 其下拉選單中選取 檢舉廣告信 (2) 系統會跳出一個視窗, 詢問您是否確定檢舉 ; 點選 確定, 即完成檢舉廣告信 的動作 (3) 系統會自動將廣告信以代轉方式寄給系統管理者, 並直接刪除該廣告信 備註 依照以上的操作方式, 您所檢舉的廣告信就可以保留原郵件的格式與內容, 以 利於系統管理者追查任何可能假造來源的廣告信 122

123 5.2 如何設定排外名單? (1) 在信件列表中, 勾選欲加入排外名單的信件, 在功能列中開啟 廣告信 的下 拉選單, 並選取 加入排外名單 (2) 系統會跳出新增排外名單的視窗, 列出與勾選信件相關的 IP 主機名稱或郵 件地址 ; 選取您欲拒絕的來源, 再點選 確定 注意 : 加入 IP 會拒絕所有由該 IP 寄出或轉送信件, 可能造成無法收信 請 務必確認該 IP 為欲拒絕主機再加入 123

124 備註排外名單設定支援萬用符號 ; 若確定要擋住某個 domain, 可輸入 : *@aaa.com 或 *aaa.com 或 *@*.aaa.com 5.3 如何設定合法寄件人名單? 為了避免漏接重要來信或訂閱的電子報, 建議您將常往來的寄件人加入通訊錄並設 定為合法寄件人 如果, 因未加入通訊錄而被系統過濾至廣告信匣, 請您將該信加 入合法寄件人名單中, 日後相同來源的信件便不會再被過濾到廣告信匣中了 (1) 於正在讀取的信件內文中, 點選右上角的工具選單, 並於其下拉選單中點選 加 入合法寄件人 (2) 系統會跳出新增合法寄件人名單的視窗, 列出與該信件相關的 IP 主機名稱 或郵件地址 ; 選取您欲加入的寄件人, 再點選 確定 124

125 125

126 5.4 如何設定合法收件人名單? 當您利用本系統收取外部郵件時, 系統同時會檢查該封信件的收信人是否為目前系統的帳號, 為了避免外部郵件 設定群組或設定自動轉寄郵件, 被系統誤判而過濾至廣告信匣 建議您將外部郵件帳號 群組帳號或設定自動轉寄帳號加入合法收件人名單中, 日後再收到相同來源的信件時就不會再被誤判而過濾到廣告信匣中了 舉例說明 : 目前使用的系統帳號為 user@openfind.com.tw, 想設定外部信箱 user@mail2000.com.tw, 且群組帳號 pm@openfind.com.tw 的所有信件, 也設定自動轉寄至您的信箱 故建議您將 user@mail2000.com.tw 及 pm@openfind.com.tw 加入合法收件人, 以避免信件被誤判而過濾至廣告信匣 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 簡易廣告信過濾, 點選 合法收件 人 進入合法收件人的頁面 126

127 (2) 在合法收件人的頁面中, 列有全部合法收件人, 可視需求進行名單的新增 修 改與刪除 欲新增合法收件人, 請點選 新增 (3) 輸入欲加入合法收件人的郵件地址, 備註放行的原因, 再點選 確定, 即完成 新增合法收件人的動作 備註 (1) 欲修改合法收件人, 請點選該合法收件人的郵件地址右方的 修改 按鈕 (2) 欲刪除合法收件人, 請點選該合法收件人的郵件地址右方的 刪除 按鈕 127

128 5.5 如何設定簡易廣告信過濾等級? 廣告信過濾等級設定的邏輯正好與排外名單相反 過濾等級設定, 係指限定通關者 的身份, 凡符合者才予放行, 否則將視為垃圾信 把關的標準由使用者自行設定分 為 : 關閉 低 中 高四個等級 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 簡易廣告信過濾, 點選 等級設定 進入等級設定的頁面 (2) 在等級設定的頁面中, 可從以下四個等級中, 選擇適合的廣告信過濾等級 關閉 : 不針對信件的寄收件人進行過濾 低 : 系統會自動判斷該信件中是否有包含寄件人或收件人, 若無, 則該封信件會被視為垃圾郵件 中 : 系統會將來自通訊錄聯絡人及合法寄 收件人的信件放在收信匣中, 128

129 另外也會將指定收信人是 您 的信件放在放信匣中, 即使寄件人不在您的通訊錄或合法寄收件人名單裡, 您也會收到該封信件 高 : 系統只會將通訊錄聯絡人及合法寄 收件人的信件放在收信匣中, 其餘信件會被視為垃圾郵件 (3) 點選 確定 完成動作 廣告信關鍵字除了加入排外名單 加入合法收件人 調整簡易廣告信過濾等級之外, 還可以透過關鍵字的設定, 來過濾廣告信 您可以將含有特定的關鍵字的來信, 如 :" 免費 " " 月入百萬 " 等語詞指定過濾到回收筒裡 此功能的詳細設定操作, 請參考 信件過濾 129

130 5.6 如何設定外部圖檔封鎖? 為了保護您的隱私權不受垃圾郵件業者的侵犯, 並避免開啟廣告郵件時觸目所及的盡是色情 暴力或血腥等不雅的圖片所帶來的不適感與尷尬 本系統提供了封鎖圖像的保護措施 被封鎖的圖像會以灰色背景填滿原先圖片顯示的位置, 除了給您一個清爽的信件讀取環境外, 更多了一層安全的保障 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 郵件 頁籤 (2) 編輯 封鎖外部圖檔 的設定 ; 您可以選擇封鎖的型態 ( 全部 / 只封鎖廣告信匣 / 不封鎖 ), 亦可以針對信件彈性選擇是否套用封鎖 ( 內文圖片要封鎖 / 已讀信件不封鎖 / 好友信件不封鎖 ) 全部封鎖 : 本系統將為您封鎖全部信件匣的圖片 只封鎖廣告信匣 : 本系統只為您封鎖廣告信匣裡的圖片 不封鎖 : 不封鎖任何信匣中的任何圖片 130

131 已讀信件不封鎖 與 好友信件不封鎖 為貼心的進階功能, 可以協助 您在封鎖來信的外部圖檔的同時, 接受已讀信件以及聯絡人信件中的圖 檔 6 何謂通訊錄管理? 通訊錄就像是個人的電話簿, 只不過其中記載著比電話號碼以外更多的資訊, 您可 以在通訊錄中記錄您親朋好友的電子郵件位址 MSN Skype ICQ 個人網頁 電 話及地址等資料, 讓您充份掌握親朋好友的動態 6.1 何謂通訊錄管理? 6.2 如何使用通訊錄? 6.3 如何新增 / 修改 / 刪除聯絡人? 6.4 如何新增 / 修改 / 刪除? 6.5 如何新增 / 修改 / 刪除群組? 6.6 如何將 Outlook 通訊錄匯入本系統? 6.7 如何匯出本系統的通訊錄? 6.8 如何調整 / 移動通訊錄名單? 6.9 如何使用通訊錄快速搜尋? 6.10 如何利用虛擬目快速找到聯絡人? 131

132 6.11 如何一次新增多筆聯絡人資訊? 6.12 如何在通訊錄裡加上流水號? 6.13 如何使用全部列出功能? 6.1 何謂通訊錄管理? 本郵件系統的智慧型通訊錄提供目錄 群組 整批聯絡人寄信 通訊錄查詢及虛擬目錄的功能, 藉由階層式的樹狀顯示目錄 彈性化的移動設計, 大大提高管理及分類大量通訊錄資料的便利性, 就算親朋好友再多, 也不需擔心無從找起 此外, 您也可以上傳您原本使用的 Outlook 或 Outlook Express 通訊錄, 再透過本系統的網頁收發信模式, 隨時隨地掌握您的好友名單 與好友分享心情記事及好文章, 建立彼此更良好的人際關係及溝通模式, 達到天涯若比鄰的大同世界 通訊錄裡三種資料的意義 聯絡人 : 以個人為單位, 擁有許多個人的資料, 包括信箱 電話 地址等等 目錄 : 將聯絡人分門別類進各個資料夾, 例如 同事 客戶 同學 社團 朋友 在聯絡人數量眾多的時候, 做好分類管理, 可以大幅提升查找速度 群組 : 將常用的收信對象彙整成表 例 : 使用者經常轉寄笑話給 3 個同學 + 5 個網友 + 2 個朋友, 但這十個收信對象可能被分類於三個不同的目錄中, 寄信時切換 選擇, 十分耗時 ; 這時使用者可以建立一個群組叫 笑話群組, 加入這十個不同目錄的聯絡人, 以後只要選擇轉寄笑話給這個群組即可 132

133 6.2 如何使用通訊錄? 在通訊錄管理頁面上, 勾選列表清單上的聯絡人, 點選 寫信, 便可直接寫信 ( 註 : 可選擇加進收件人 副本或密件副本之中 ) 從通訊錄將聯絡人加進信件的收件人? 以下提供三種方法, 讓您快速地將聯絡人加進信件收件人之中 方法一 (1) 進入左側功能選單 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 在通訊錄的頁面中, 勾選欲發信的聯絡人, 再點選 寫信, 即可進入編輯 信件的頁面寫信給勾選的聯絡人 133

134 方法二 已存在系統內的通訊錄支援自動完成, 只需要輸入收件人帳號開頭即可帶 出選單 如何將聯絡人依不同收件屬性加進欲編輯信件? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 在通訊錄的頁面中, 依收件屬性分批勾選欲發信的聯絡人, 並利用 寫信 的下拉選單, 為該批聯絡人選取合適的收件屬性 (3) 系統會跳出寫信名單的小視窗, 供您檢閱並確認目前已加進的聯絡人與其收件屬性 134

135 (4) 完成後點選 寫信, 即可進入編輯信件的頁面寫信給寫信名單內的聯絡 人 備註欲從寫信名單中移除聯絡人, 請點選該聯絡人左側的 刪除 按鈕 如何於寫信時使用通訊錄? 在寫信時, 您可以開啟通訊錄以勾選方式加入收件人, 毋須自行輸入郵件地址 (1) 於左側功能選單中, 點選 寫信 進入編輯信件的頁面 135

136 (2) 在信件編輯的頁面中, 可直接輸入收件人電子郵件信箱, 並依需要填入副本收 件人, 若收件人已存在通訊錄之中, 系統提供自動完成的功能, 直接點選建議 的聯絡人項目即可完成輸入 或點選 收件人 (T) 副本 (C) 按鈕, 進入通訊錄直接勾選, 並於勾選完畢 後點選 加入收件人 或 加入副本 完成加入動作 136

137 137

138 6.3 如何新增 / 修改 / 刪除聯絡人? 如何新增聯絡人資料? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 欲新增單筆聯絡人資料, 於功能列中開啟 新增 的下拉選單, 並選取 聯絡人 進入新增聯絡人的頁面 輸入該聯絡人相關資料 ( 暱稱與信箱為必填欄位 ), 再點選 確定, 即完成新 增該筆聯絡人的動作 (3) 欲新增整批聯絡人資料, 於功能列中開啟 新增 的下拉選單, 並選取 整批 聯絡人 進入新增多筆聯絡人的頁面 138

139 (4) 輸入每筆聯絡人的信箱與暱稱後, 點選 確定, 即完成新增多筆聯絡人的動作 備註 新增整批聯絡人資料時, 僅提供信箱與暱稱兩個欄位 ; 後續如需建立詳細的聯 絡人資料, 可再行補充 如何修改聯絡人資料? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 勾選欲修改的聯絡人, 再於功能列中點選 編輯, 即進入修改聯絡人資料的頁面 (3) 修改聯絡人資料後, 點選 確定, 即完成修改聯絡人資料的動作 如何刪除聯絡人資料? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 139

140 (2) 勾選欲刪除的聯絡人, 再點選功能列上刪除圖示, 即可刪除該聯絡 人 如何搜尋聯絡人? 欲搜尋聯絡人資料, 請利用通訊錄頁面中, 功能列右側的 搜尋 選項 ; 直接鍵 入關鍵字, 點選 搜尋 即可 140

141 6.4 如何新增 / 修改 / 刪除目錄? 通訊錄目錄協助使用者將聯絡人分類, 例如 同事 客戶 同學 社團 朋 友 等 在聯絡人數量眾多的時候, 分類置放管理, 將使資料檢閱與信件分享更具 便利性與效益性 如何新增目錄? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 於功能列中開啟 新增 的下拉選單, 並選取 目錄 進入新增目錄的頁面 (3) 輸入新目錄的名稱, 點選 確定, 即完成新增目錄的動作 備註 目錄採階層化管理, 在新增的目錄下可依需求自行新增或修改聯絡人 目錄與群 組 如何修改目錄? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 欲修改目錄名稱, 請勾選欲修改的目錄, 再於功能列中點選 編輯, 即進入修 141

142 改目錄名稱的頁面 在修改目錄名稱的頁面中, 輸入新的目錄名稱, 再點選 確定, 即完成修改目錄名稱的動作 (3) 欲修改目錄中的資料, 請直接點選欲修改的目錄名稱, 進入該目錄內容的頁面 若欲新增目錄中的資料 ( 聯絡人 目錄與群組 ), 請利用功能列中的 新增 下拉選單 (4) 欲排序目錄中的資料 ( 聯絡人 目錄與群組 ), 請於勾選該資料後, 利用功能列中的 上移 與 下移 下拉選單, 欲刪除目錄中的資料 ( 聯絡人 目錄與群 組 ), 請勾選資料後, 點選功能列中的刪除圖示 (5) 欲移動目錄中的聯絡人至其他目錄, 請勾選欲移動的聯絡人, 再直接拖曳該聯 絡人至左側功能選單中, 欲移往的目錄 142

143 如何刪除目錄? (1) 進入左側功能選單 通訊錄 > 個人通訊錄 的通訊錄頁面 (2) 勾選欲刪除的目錄, 再於功能列中點選刪除圖示, 即可刪除該目錄與該目錄下的所有資料 (3) 若目錄中有聯絡人資料, 需先刪除, 此一機制可以保障使用者誤刪整個目錄資料 143

144 6.5 如何新增 / 修改 / 刪除群組? 如何新增群組? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 於功能列中開啟 新增 的下拉選單, 並選取 群組 進入新增群組的頁面 (3) 輸入新群組的名稱, 點選 確定, 即完成新增群組的動作 如何新增 / 修改群組中的資料? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 點選欲修改內容資料的群組名稱, 進入該群組內容的頁面 新增群組中的收件人 : 利用功能列中的 新增 下拉選單, 選取 收件 144

145 人 或 整批收件人 刪除群組中的收件人 : 請勾選收件人後, 點選功能列中的 寄信給群組中的收件人 : 請勾選收件人後, 利用功能列中的 寫信 下 拉選單, 依需求將收件人加進寫信名單 (3) 欲移動目錄中的聯絡人至群組, 請勾選欲移動的聯絡人, 再直接拖曳該聯絡 人至左側功能選單中到指定群組之中 如何刪除群組? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 勾選欲刪除的群組, 再於功能列中點選, 即可刪除該群組與該群組 下的所有資料 搜尋聯絡人所在目錄 若不知欲移動的聯絡人所在目錄, 可利用通訊錄頁面中, 功能列右側的 搜尋 選項 ; 直接鍵入關鍵字, 點選 搜尋 即可 145

146 6.6 如何將 Outlook 通訊錄匯入本系統? 如何匯出 Outlook 通訊錄? (1) Outlook2003/2007: 於工具列中開啟 檔案 下拉式選單, 點選 匯入及匯出 開啟匯入及匯出檔案精靈 Outlook2010: 於工具列中開啟 檔案 下拉式選單, 點選 選項 > 進階 > 匯出, 將 Outlook 資訊匯出至檔案, 以供在其他程式中使用 (2) 選擇 匯出至檔案, 點選 下一步 (3) 在匯出至檔案的視窗中, 選取要建立的檔案的類型 逗點分隔值 (Windows) /Comma Separated Values (Windows), 點選 下一步 146

147 (4) 選擇欲匯出的檔案資料夾位置, 點選 下一步 (5) 選擇匯出檔案的儲存位置 147

148 (6) 確定匯出的資訊, 點選 完成, 即開始 Outlook 通訊錄匯出動作 如何匯出 Outlook Express 通訊錄? (1) 於工具列中開啟 檔案 下拉式選單, 選取 匯出, 再點選 通訊錄 開啟通 訊錄匯出工具 148

149 (2) 選擇 文字檔案 ( 逗點分隔 ), 點選 匯出 (3) 輸入匯出檔的檔名, 點選 下一步 (4) 勾選欲匯出的欄位 ; 勾選完畢後點選 完成, 即完成 Outlook Express 通訊錄 匯出動作 149

150 如何將 Outlook/Outlook Express 匯出的通訊錄 CSV 檔匯入 Mail2000 通 訊錄? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 於功能列中開啟 工具 的下拉選單, 並選取 上傳通訊錄 (3) 選擇上傳檔案格式, 如 :Microsoft Outlook Express 6 中文版 CSV 檔 Microsoft Outlook 2007 中文版 CSV 檔 150

151 (4) 選擇欲匯入的通訊錄 CSV 檔案位置及名稱, 或點選 瀏覽 選取欲匯入的檔案 (5) 點選 上傳通訊錄, 系統將列出該通訊錄 CSV 檔案中的聯絡人名單 ; 您可以勾選欲加入通訊錄的聯絡人 (6) 點選 確定上傳, 即完成將該 CSV 檔匯入 Mail2000 通訊錄的動作 151

152 6.7 如何匯出本系統通訊錄? 如何匯出 Mail2000 通訊錄? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 於功能列中開啟 工具 的下拉選單, 並選取 下載通訊錄 (3) 選擇合適的下載檔案格式後, 再點選 下載通訊錄 152

153 (4) 在系統跳出的檔案下載視窗中, 點選 儲存, 即完成匯出 Mail2000 通訊 錄的動作 如何將 Mail2000 匯出的通訊錄匯入 Outlook Express? (1) 於工具列中開啟 檔案 下拉式選單, 選取 匯入, 再點選 其他通訊錄 開啟通訊錄匯入工具 (2) 選擇 文字檔案 ( 逗點分隔 ), 點選 匯入 153

154 (3) 在 CSV 匯入視窗中, 點選 瀏覽 選取欲匯入的檔案, 再點選 下一步 (4) 勾選欲匯入的欄位 ; 勾選完畢後點選 完成, 即完成將 Mail2000 通訊錄 匯入 Outlook Express 的動作 154

155 如何將 Mail2000 匯出的通訊錄匯入 Outlook? (1) 於工具列中開啟 檔案 下拉式選單, 點選 匯入及匯出 開啟匯入及匯出檔案精靈 (2) 選擇 從其他程式或檔案匯入, 點選 下一步 (3) 在匯入檔案的視窗中, 選取要匯入的檔案的位置 Comma Separated Values(Windows), 點選 下一步 155

156 (4) 輸入欲匯入的檔案位置及名稱, 或點選 瀏覽 選取欲匯入的檔案, 再點 選 下一步 (5) 選擇欲匯入檔案的目的資料夾位置, 點選 下一步 156

157 (6) 點選 完成, 即完成將 Mail2000 通訊錄匯入 Outlook 的動作 157

158 6.8 如何調整 / 移動通訊錄名單? 本系統提供更具彈性的名單調整方式, 選取功能列的 上移 下移 下拉式選單, 就可彈性的移動聯絡人至某個指定位置 樹狀顯示的選單, 則讓聯絡人 / 目錄 / 群 組的移動更具便利性 如何調整通訊錄名單的順序? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 勾選欲調整順序的聯絡人 目錄或群組 (3) 欲上移勾選項目, 請於功能列中開啟 上移 下拉選單, 依需求選取 上移一個位置 上移十個位置 上移到頂端 或 移到指定順位 欲下移勾選項目, 請於功能列中開啟 下移 下拉選單, 依需求選取 下 移一個位置 下移十個位置 下移到底端 或 移到指定順位 158

159 如何移動聯絡人 / 目錄至指定目錄或群組? (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 勾選欲移動的聯絡人 / 目錄 (3) 直接拖曳被勾選的聯絡人 / 目錄至左側功能選單中, 欲移往的目錄或群組 159

160 6.9 如何使用通訊錄快速搜尋? 快速搜尋功能本系統提供快速搜尋通訊錄所有資料的功能, 只要輸入關鍵字, 系統即會快速且確實地搜尋到您欲搜尋的聯絡人資料, 讓您輕鬆自在的進行編輯信件或修改資料的動作 (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 於通訊錄的頁面中, 在功能列右側的 搜尋 欄位直接鍵入關鍵字, 點選 搜尋 如果想針對特定欄位進行搜尋, 可於鍵入關鍵字後, 開啟 搜尋 的下拉選單, 再選取欲進行搜尋的欄位 (3) 系統將搜尋通訊錄, 並於通訊錄搜尋結果頁面中, 列出所有與關鍵字相符 的聯絡人 ; 您可利用搜尋結果, 依需求進行寫信 編輯或刪除等動作 160

161 6.10 如何利用虛擬目錄快速找到聯絡人? 虛擬目錄在使用者建立的通訊錄分類之外, 提供另一種分類方式 ; 系統自動依照常用性 字母 注音 筆劃等方式, 自動分類通訊錄中的聯絡人, 以方便使用者快速瀏覽 尋找聯絡人 例 : 欲尋找聯絡人 "Ivan", 卻不確定該聯絡人所在目錄, 可利用虛擬目錄將聯絡人依字母分類, 即可迅速瀏覽所有英文字母 I 開頭的聯絡人 (1) 進入左側功能選單的 通訊錄 中, 展開 虛擬目錄, 系統提供以下四種虛擬 分類 : 依常用性分類 可選擇 今天聯絡過 經常聯絡的 本月聯絡過 或 三個月未聯絡 分類, 迅速瀏覽該屬性的聯絡人資訊 依字母分類 可選擇英文字母分類, 迅速瀏覽該屬性的聯絡人資訊 161

162 依注音分類 可選擇中文注音分類, 迅速瀏覽該屬性的聯絡人資訊 依筆劃分類 可選擇中文筆劃分類, 迅速瀏覽該屬性的聯絡人資訊 162

163 6.11 如何一次新增多筆聯絡人資料? 除了單筆資料新增外, 本系統提供 整批聯絡人 的功能, 一次可以增加十筆聯絡 人, 方便使用者輕鬆快速地建立通訊錄 (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 欲新增整批聯絡人資料, 於功能列中開啟 新增 的下拉選單, 並選取 整批 聯絡人 進入新增多筆聯絡人的頁面 (3) 輸入每筆聯絡人的信箱與暱稱後, 點選 確定, 即完成新增多筆聯絡人的動作 163

164 備註新增整批聯絡人資料時, 僅提供信箱與暱稱兩個欄位 ; 後續如需建立詳細的聯絡人資料, 可再行補充 6.12 如何在通訊錄裡加入流水號? 在通訊錄的列表中, 使用者可透過個人化設定, 顯示流水號 ; 流水號能協助使用者追蹤頁面上的聯絡人 目錄與群組, 或做為調整通訊錄名單順序時, 指定移動順位的參考 (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 通訊錄 進入通訊錄的頁面 (2) 開啟功能列中的 工具 下拉選單, 並選取 個人化設定 (3) 在個人化設定的視窗中, 選擇 是 顯示每一行的編號, 再點選 確定 164

165 (4) 設定將於下次進入通訊錄的頁面時生效, 列表上一筆資料將被編上流水號 165

166 6.13 如何使用全部列出功能? 通訊錄中的 全部列出 功能, 會列出所有聯絡人與群組, 並顯示每筆聯絡人所在 的目錄位置, 方便使用者瀏覽搜尋 (1) 於左側功能選單的 通訊錄 中, 點選 全部列出 (2) 系統將列出通訊錄中所有聯絡人與群組, 並顯示每筆聯絡人所在的目錄位置 備註 當通訊錄聯絡人累積到一定數量時, 可利用虛擬目錄所提供的常用性 字母 166

167 注音 筆劃分類, 縮小檢索範圍, 快速尋找出聯絡人 7 隨手記 Mail2000 研發團隊關心企業用戶事務繁瑣及日理萬機的需求, 特別貼心提供 隨手記 功能, 讓企業用戶可以隨時紀錄 查閱及分類管理業務上的重要資訊 本章節將逐條為您介紹隨手記的相關功能使用及設定方式, 讓隨手記能成為您業務上的好幫手 7.1 如何新增 / 刪除 / 修改隨手記? 7.2 如何於隨手記上加入分類標籤? 7.3 如何以附檔寄出隨手記? 167

168 168

169 7.1 如何新增 / 刪除 / 修改隨手記? 如何新增隨手記資料? 方法一 (1) 點選快捷列中的新增隨手記圖示 (2) 於出現的隨手記小視窗中, 點選 建立隨手記 (3) 輸入隨手記的標題與內容, 再點選 建立 完成新增隨手記的動作 方法二 : (1) 在左側功能選單中, 點選 我的檔案 > 隨手記 (2) 於隨手記頁面中, 點選左上角的 新增 按鍵 169

170 (3) 於出現的建立隨手記小視窗中, 輸入隨手記的標題與內容, 再點選 確 定 完成新增隨手記的動作 如何修改隨手記資料? (1) 在左側功能選單中, 點選 我的檔案 > 隨手記 (2) 於隨手記頁面中, 直接點選欲修改的隨手記標題 170

171 (3) 修改該隨手記的標題與內容後, 點選 儲存 即可 如何刪除隨手記資料? 在欲刪除的隨手記中, 直接點選右上角的 刪除 按鈕, 即可完成刪除該隨手 記的動作 秘訣 : 查詢隨手記資料 171

172 欲查詢隨手記資料, 請利用隨手記頁面中, 功能列右側的 查詢 選項 ; 直接 鍵入關鍵字, 點選 查詢 即可 172

173 7.2 如何於隨手記上加入分類標籤? (1) 點選隨手記空白處以選取該隨手記, 當隨手記陰影呈現橘色, 再點選功能列中 的 標籤 按鈕 (2) 在文字標籤小視窗中, 輸入欲加入的分類標籤, 並點選新增 ; 或直接從現有標 籤選取 (3) 點選 確定 即完成加入標籤動作 173

174 7.3 如何以附檔寄出隨手記? (1) 點選隨手記空白處以選取該隨手記, 當隨手記陰影呈現橘色, 再點選功能列中 的 轉寄 按鈕 (2) 系統會將您所選取的隨手記, 以附檔型態加入至新信件中, 您可開始進行編輯 信件的動作 174

175 8 我的檔案 我的檔案 兼具網路磁碟 網路書籤等功能, 換言之, 可以存放各種類型的檔案, 不論 Office 文件檔 音樂檔 圖片 網址 網頁或執行檔 等, 都可以放在這裡, 達到集中管理資料的特點, 只要登錄 Mail2000, 隨時都能查詢 上傳 下載或與系統使用者共用 此外, 本系統將郵件的附檔功能與 我的檔案 功能整合, 您只要透過電腦隨時都可存放及寄送附檔郵件, 而編輯新檔功能更讓您可以隨手記錄重要資訊 8.1 功能簡介 8.2 如何新增 / 搬移 / 刪除資料夾和檔案? 8.3 如何上傳 / 下載檔案? 8.4 如何新增編輯檔案? 8.5 如何進行檔案掃毒? 8.6 將信件附檔存至 我的檔案 裡? 8.7 從 我的檔案 中選擇檔案寄信? 8.8 如何於檔案中加入 / 修改分類標籤? 8.9 如何設定共用資料夾分享個人資訊? 175

176 8.1 功能簡介 網路磁碟功能您可以將檔案上傳至 我的檔案 做備份, 在任何時間 任何地點透過電腦連線就可取閱您的檔案資料 而且各類型的檔案資料, 如 office 文件 音樂檔 MP3 圖片 等等, 通通都可以統一存放至 我的檔案 集中管理 網路書籤功能除了一般檔案管理功能外, 網頁或是網址也可以存放在 我的檔案 中 透過簡單清晰地條列式目錄管理方式, 您可以按照主題建立目錄, 將相關的檔案 網頁及網址 等等通通放置在同一主題下, 統一集中地管理您的資料 郵件附檔功能整合您收到的所有信件附檔皆可很輕鬆地存至 我的檔案 中 ; 想要編輯新郵件, 也可以從 我的檔案 中選取檔案附加寄出, 讓您不必透過自己的電腦硬碟作存放或上傳檔案的動作, 大大提高郵件發送的效率 編輯新檔功能 方便您紀錄簡短的文字訊息及重要資訊 176

177 8.2 如何新增 / 搬移 / 刪除資料夾和檔案? 如何新增資料夾? 當您檔案資料眾多時, 您即需要建立新資料夾, 以達到有效地分類管理的需求, 建立方式如下 : (1) 點選左側功能選單 我的檔案 的 根目錄, 進入我的檔案列表頁面 (2) 點選功能列的 新增 下拉式選單, 選擇 新增資料夾 (3) 顯示文字對話框, 請輸入新資料夾名稱, 輸入後, 按下 確定 (4) 建立資料夾完成, 您即可進行資料夾的檔案上傳 移動動作 177

178 如何搬移檔案或資料夾? (1) 檢視我的檔案目錄清單, 點選欲搬移的檔案或資料夾, 直接拖拉至左側功 能選單中的目的資料夾即可 (2) 系統顯示確認搬移成功訊息, 您即可於目的資料夾檢視該資料夾 如何刪除檔案或目錄? 178

179 (1) 欲刪除單一檔案或資料夾, 請直接點選檔案右方的 刪除 按鈕 (2) 欲刪除多個檔案或資料夾, 請勾選欲刪除的檔案, 再點選功能列上的 刪 除 按鈕 (3) 系統顯示確認刪除對話框, 選擇 確定 後即完成刪除資料夾動作 179

180 8.3 如何上傳 / 下載檔案? 如何上傳檔案? (1) 點選功能列的 上傳新檔 選項 (2) 進入上傳檔案的頁面後, 點選 選擇檔案, 選定欲上傳的檔案資料, 再選 取 上傳 或 上傳後關閉 按鈕, 即完成檔案上傳動作 或使用傳統上傳方式 180

181 如何下載檔案? (1) 請確認欲下載檔案與選取 下載 按鈕, 並於檔案下載確認視窗中選取 儲存 按鈕 (2) 再選擇欲儲存之目的資料夾儲存檔案, 即完成檔案下載動作 181

182 8.4 如何新增編輯檔案? (1) 點選功能列的 新增 下拉式選單, 選擇 新增檔案 (2) 進入編輯檔案的頁面後, 輸入檔案名稱及檔案描述 ( 可不填寫 ), 編輯檔案內容, 接著按 新增 即可 如果想要取消編輯, 按 返回 即可 182

183 8.5 如何進行檔案掃毒? (1) 點選功能列的 工具 下拉式選單, 選擇 檔案掃毒 (2) 顯示文件匣掃毒結果頁面, 若檔案已感染病毒, 則可執行 刪除 搬移 的 動作 上傳檔案時也會對檔案進行掃描, 若發現檔案含有病毒, 會直接中止上傳 183

184 8.6 將信件附檔存至 我的檔案 裡? 當收到新郵件時, 開啟瀏覽會看見在附檔的旁皆有迴紋針小圖示, 點選後即可 直接將附檔加入 我的檔案 裡的指定資料夾 184

185 8.7 從 我的檔案 中選擇檔案寄信? (1) 進入 我的檔案 目錄資料夾, 勾選欲轉寄的檔案, 再選擇功能列的 寫信 (2) 系統出現提示訊息框, 請點選 確定 按鈕將檔案直接附加至新郵件裡 (3) 進入編輯信件的頁面後, 您可依需求自行進行編輯信件的動作 185

186 8.8 如何於檔案中加入 / 修改分類標籤? 如何於檔案中加入分類標籤? (1) 請勾選欲加入標籤的檔案, 再點選 標籤 按鈕, 開啟文字標籤小視窗 (2) 在文字標籤小視窗中, 輸入欲加入的分類標籤, 並點選新增 ; 或直接從現 有標籤選取 (3) 點選 確定 即完成加入標籤動作 186

187 如何修改檔案中已設定的分類標籤? (1) 請勾選欲修改標籤的檔案, 重複上述新增的步驟, 點選 標籤 按鈕, 開啟文字標籤小視窗 (2) 在文字標籤小視窗中, 利用向右或向左的選擇按鈕, 新增或移除標籤 (3) 點選 確定 完成修改標籤動作 187

188 8.9 如何設定共用資料夾分享個人資訊? (1) 在我的檔案列表中, 進入欲分享的資料夾, 於功能列中開啟 工具 的下拉選 單後選取 分享權限設定 (2) 進入分享權限設定頁面後, 選擇新增 在權限新增的頁面中, 編輯分享對象與 權限設定等項目後, 點選確定 (3) 完成上一步驟, 即會看到 訊息 -- 執行成功 的資訊 188

189 備註共用資料夾不支援搬移 搜尋等功能 具管理權限就具修改權限 具修改權限具讀取權限 三種權限說明如下 : 管理 : 可以執行檔案掃毒 修改 : 可以修改該共用資料夾, 包括 : 於共用資料夾中上傳新檔 新增資料夾 / 共用資料夾 / 書籤, 亦可編輯或刪除該共用資料夾中的資料 注意 : 欲允許分享對象於共用資料夾中新增資料夾, 請套用修改權限至子目錄 讀取 : 可以檢視 下載檔案, 亦可複製檔案至自己的資料夾 ; 另外, 可以將檔案以附檔形式寄送給他人 如何修改 / 刪除共用資料夾的權限設定資訊? (1) 在我的檔案列表中, 勾選欲分享的資料夾, 於功能列中開啟 工具 的下 拉選單, 並選取 分享權限設定, 進入權限設定頁面 (2) 欲修改共用資料夾之權限設定時, 則點選欲修改之資料後方的修改圖示, 進行權限設定更改動作, 完成後按下確定 189

190 (3) 欲刪除共用資料夾之權限設定時, 則點選欲刪除之資料後方的刪除圖示, 即能成功刪除設定資訊 接受分享的使用者, 如何進行設定? (1) 在我的檔案列表中, 於功能列中開啟 新增 的下拉選單後選取 新增共 用資料夾 (2) 按下 新增共用資料夾 後可以看到如下設定畫面 : 共用資料夾名稱 : 可自訂 共用資料夾描述 : 可自訂 來源使用者名稱 : 指定分享資料夾的來源帳號 例如 : 由 user 分享給 user 02, 網域為 pm.m2k.openfind.com.tw, 此處就設定為 user@pm.m2k.openfind.com.tw 來源資料夾 : 指定該帳號分享出來的資料夾路徑 按下建立後就可以在 我的檔案 根目錄 看到資料夾了 190

191 191

192 9 信箱服務 本系統信箱服務提供四大類的服務內容 一 信箱資訊 : 提供信箱使用的各項統計數據 二 POP3 外部郵件設定, 請參考 外部郵件設定 三 交流園地 : 提供系統公告 新活動發佈之管道 四 資訊訂閱 : 提供多重資訊的訂閱, 包含電子報以及 RSS 9.1 如何查閱信箱資訊? 9.2 如何查詢郵件遞送記錄? 9.3 如何訂閱電子報? 9.4 如何閱讀 / 張貼 / 刪除交流園地的文章? 9.5 如何以 RSS 方式訂閱交流園地文章? 9.6 如何訂閱 RSS 情報資訊? 9.7 如何匯入 / 匯出 RSS 頻道? 192

193 9.1 如何查閱信箱資訊? 信箱資訊提供您信箱容量使用狀況 帳號的登入紀錄, 以及各信件匣統計等資訊 各種看板功能與介紹, 請參見前述章節內容 何謂信箱資訊頁? 可透過以下兩種方式進入此畫面 : (1) 點選左上角的 Logo 或使用者帳號 (2) 點選左側功能選單的 信箱服務 > 信箱資訊 進入信箱資訊頁面 193

194 備註 在信箱資訊的頁面中, 信件匣資訊 看版列有使用者全部的信件匣 ; 點選任一 信件匣可直接連結至該信件匣 194

195 9.2 如何查詢郵件遞送紀錄? 當不知道信件有沒有成功寄出, 或是想要查詢曾經寄送過的信件查訊時, 您進入 信 箱服務 > 郵件遞送紀錄查詢, 可查詢每一封寄出信件的遞送紀錄 195

196 9.3 如何訂閱電子報? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 展開 資訊訂閱, 點選 電子報訂閱 進 入電子報訂閱頁面 (2) 在電子報訂閱的頁面中, 列有可訂閱的電子報 針對有興趣的電子報, 可選取 訂閱 ; 欲取消先前訂閱的電子報, 請選取 取消 (3) 選取完畢後, 點選 確定, 即完成訂閱的動作 ; 您將會定期在信箱中收到所訂閱的電子報 196

197 備註 (1) 點選電子報名稱, 即能閱覽曾出刊的各期電子報 (2) 若您為系統管理者, 可自行新增相關電子報訂閱服務, 開放公司成員訂閱 197

198 9.4 如何閱讀 / 張貼 / 刪除交流園地的文章? 本郵件系統的交流園地服務, 讓公司成員針對特定議題, 彼此做內部文章的交流 討論與分享, 提供企業成員即時學習及討論的環境 同時為了方便系統成員讀取相關文章, 並提供 RSS 訂閱服務 ( 本功能由系統管理者自行設定 ) (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 點選 交流園地 進入交流園地頁面 (2) 在交流園地的頁面中, 會列有所有討論區, 可點選任一討論區名稱進入 (3) 進入討論區後, 可點選任一主題閱讀內文 (4) 討論區內可使用的功能列 : 發表 : 在討論區內發表文章, 使用方式與寫信雷同 回覆 : 回覆目前閱讀的文章 198

199 轉寄 : 將文章寄到其他信箱中 工具 / 加入通訊錄 : 可將文章發表者加入通訊錄之中 複製到 : 可將討論區的文章複製到個人信件匣之中 (5) 若要刪除文章, 請先勾選欲刪除文章, 再點選功能列中的 刪除 按鈕, 即完 成刪除文章的動作 199

200 9.5 如何以 RSS 訂閱交流園地文章? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 點選 交流園地 進入交流園地頁面 (2) 在交流園地的頁面中, 會列有所有討論區, 如果想訂閱該討論區的 RSS 服務, 請使用滑鼠右鍵點討論區名稱旁的 RSS 圖示, 複製 RSS 捷徑 例如 : openfind.com.tw (3) 取得 RSS 頻道之 URL 之後, 再利用 RSS 訂閱管理工具進行瀏覽 分類 什麼是 RSS? RSS ( Really Simple Syndication ), 是一種透過 XML 所制定的格式, 將網頁內容抽取出來, 讀者訂閱 RSS 後即可直接取得 BLOG( 部落格 ) 或新聞站台的即時資訊, 更提供讀者隨選訂閱的功能 而讀者在訂閱 RSS 格式的資訊內容後, 不需再開啟瀏覽器, 透過 RSS 閱讀器, 即可閱讀內容 如何分類管理訂閱的 RSS 頻道? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 展開 資訊訂閱, 點選 RSS 頻道 訂閱 進入 RSS 頻道訂閱頁面 200

201 (2) 首先, 在 RSS 頻道訂閱的頁面中, 於功能列中點選 新增分類, 並於跳 出的小視窗中, 輸入欲新增的分類名稱, 輸入完畢後, 點選 確定 完成 新增分類的動作 (3) 新增的 RSS 分類即顯示於列表中, 您可以點選 新增 開始訂閱相關 RSS 情報資訊 201

202 9.6 如何訂閱 RSS 情報資訊? (1) 在 RSS 頻道訂閱的頁面中, 選擇欲訂閱 RSS 的分類, 並點選該分類名稱旁的 新增 文字連結 (2) 在新增頻道的頁面中, 輸入欲訂閱的 RSS 頻道連結 名稱與描述, 之後點選 新增頻道 即完成新增 RSS 頻道的動作 202

203 如何閱覽 RSS 情報資訊? (1) 在 RSS 頻道訂閱的頁面中, 點選欲閱覽的 RSS 頻道標題 (2) 點選進入該頻道的閱覽頁面, 可讀取相關新聞 / 部落格的標題與內容 如何轉寄 RSS 情報資訊? (1) 在頻道閱覽的頁面中, 勾選欲轉寄之 RSS 文章, 再點選 轉寄 203

204 (2) 系統會將您所勾選的 RSS 文章, 以附檔型態加入至新信件中, 您可開始進 行編輯信件的動作 204

205 9.7 如何匯入 / 匯出 RSS 頻道? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 展開 資訊訂閱, 點選 RSS 頻道訂閱 進入 RSS 頻道訂閱頁面 (2) 在 RSS 頻道訂閱的頁面中, 選擇欲匯入 RSS 頻道的分類, 並點選該分類名稱旁的 匯入 文字連結 (3) 在匯入頻道的頁面中, 點選 瀏覽 以選取欲新增之 RSS 頻道名單檔案, 完成 後點選 匯入 開始 RSS 頻道匯入的動作 (4) 在列出的 RSS 頻道名單中, 您可篩選欲匯入之 RSS 頻道, 確定後點選 新增 頻道, 即完成 RSS 頻道匯入的動作 205

206 如何匯出 RSS 頻道? (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 展開 資訊訂閱, 點選 RSS 頻道訂閱 進入 RSS 頻道訂閱頁面 (2) 在 RSS 頻道訂閱的頁面中, 點選功能列上的 匯出 (3) 在出現的檔案下載提示窗中, 選擇 儲存 功能, 即完成 RSS 頻道匯出動作 206

207 207

208 10 個人設定 為了使用戶擁有個人化的使用介面及不同的功能需求, 統一將屬於個人需求的功能 彙整於此, 提供您依需求自訂及修改設定 分為以下五大項功能 : 信箱安全功能包括查閱信箱登入記錄 如何修改密碼及密碼提示 個人化設定功能包括修改個人資料 設定功能快捷列 信箱使用環境設定 設定使用簽名檔 標籤管理與左側功能選單設定 信件處理功能包括自動回覆 自動轉寄與信件過濾設定 簡易廣告信過濾功能提供基本的廣告信過濾與排外功能, 擋除部分明顯的廣告信, 亦可設定合法收件人名單 帳號授權透過帳號授權可在假期間將帳號授權給職務代理人全權處理相關信件 10.1 如何查閱信箱登入紀錄? 10.2 如何修改密碼? 10.3 如何修改個人資料? 10.4 如何設定快捷列? 10.5 如何設定個人使用環境? 10.6 如何設定面板風格? 10.7 如何設定及使用簽名檔? 208

209 10.8 如何設定郵件自動回覆? 10.9 如何設定郵件自動轉寄? 如何使用帳號授權? 如何設定信件過濾? 如何管理預約寄送郵件? 如何設定個人化資訊首頁? 如何新增 / 刪除 / 管理分類標籤? 如何自訂左側功能選單? 10.1 如何查閱信箱登入紀錄? 您可藉由信箱登入紀錄查看您以前的登入紀錄, 若發現有不常使用的 IP 登入紀錄, 或是大量的登入失敗紀錄, 都顯示您的帳號可能已遭人盜用或嘗試入侵, 此時您就必須趕緊更換您的密碼, 以保障您信箱的安全 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信箱安全, 點選 登入紀錄 進入 登入紀錄的頁面 (2) 在登入紀錄的頁面中, 您可依需求自行查詢全部登入資料 登入成功紀錄 登 209

210 入失敗紀錄, 瞭解目前信箱的安全度 210

211 10.2 如何修改密碼? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信箱安全, 點選 密碼設定 進入 修改密碼的頁面 (2) 在修改密碼的頁面中, 輸入舊密碼 新密碼並確認新密碼後, 點選 設定密碼 按鈕, 即完成修改密碼的動作 密碼強度 除了畫面上提示的密碼安全規則外, 根據管理者設定值, 密碼強度可分為四級 字元集 : 小寫字母, 大寫字母, 數字, 特殊符號 211

212 密碼強度 密碼長度 密碼涵蓋字元集 關閉 ( 不會顯示於畫面 ) 1 0 中 8 2 強 8 3 非常強 14 3 例如 : 密碼強度為 強 時, 密碼長度必須包含 8 個字元, 且須包含 小寫字 母 大寫字母 數字 特殊符號 中的三項 212

213 10.3 如何修改個人資料? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 個人資料 進 入修改個人資料的頁面 (2) 在修改個人資料的頁面中, 您可依需求填寫個人資料, 修改完畢後點選 修改, 即完成修改個人資料的動作 213

214 10.4 如何設定快捷列? 為了滿足每個使用者的常用功能的需求, 以最快速的方式連結至該功能頁面, 本系統提供八組的快捷列, 讓使用者以最簡單的方式自訂專屬捷徑 針對您經常使用的功能或經常瀏覽的網頁, 快速捷徑可協助您減少查閱資料及切換網頁的時間, 提高使用與瀏覽的便利性 (1) 點選快捷列旁的設定按鈕, 直接進入快捷列設定頁面 ; 或於左側功能選單的 個 人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 快捷列 進入 (2) 在快捷列的頁面中, 點選 啟用 後就會顯示在畫面上 系統預設快捷按鈕 : 收信匣 : 點選後會進入收信匣頁面 行事曆 ( 另購模組 ): 點選後會進入行事曆主畫面 隨手記管理 : 點選後會進入隨手記管理頁面, 瀏覽目前已存的隨手記 新增隨手記 : 點選後會立即開啟新增隨手記的視窗 文字標籤管理 : 點選後會進入標籤管理畫面, 列出所有系統中的標籤, 點選標籤名稱, 更可檢視不同分類中標上標籤的項目 系統管理 / 群組管理 : 管理者獨有的快捷按鈕, 點選後會進入管理介面 214

215 (3) 提供八組自訂快捷列, 使用者可點選 設定 新增不同快捷功能, 或點選 調 整順序 自訂排列 (4) 進入設定畫面後, 使用者可從下拉選單中挑選不同系統功能, 或自訂常用 URL, 選擇快捷功能的代表圖示, 設定完畢請點選 設定 快捷功能 我的檔案 寫信 215

216 POP3 信箱 交流園地 電子報訂閱 行事曆 設定快捷 信箱資訊 信件匣管理 通訊錄 清空回收筒 清空廣告信匣 收取所有外部信箱 好友來信 今日信件 本週信件 本月信件 三個月內信件 未讀信件 可追蹤遞送狀態 自訂 URL 寫信給 FTP:// 其他 (5) 設定完畢, 預設會將快捷列啟用, 若您未來想關閉此快捷列, 只要選擇 不 啟用 即可 若需修改該快捷, 請依同樣方式進入快捷列的頁面, 點選該快 捷的 設定, 即可進行修改動作 216

217 如何調整自訂的快捷列順序? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 快捷列 進入快捷列的頁面 (2) 在快捷列的頁面中, 點選 調整順序, 並依照需求自行調整順序, 如 : 上移 下移 移至頂端或移至底端 217

218 10.5 如何設定個人使用環境? 由於每個人對信箱使用環境顯示或瀏覽的方式有不同的需求, 故本系統提供此功 能選項, 讓您設定最舒適的個人使用環境 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 使用環境 進入使用環境的頁面 在 使用環境 中, 提供四大項設定 : (1) 一般 語言 : 可依習慣設介面語言 信件資訊顯示模式 : 設定閱讀信件時, 預設顯示資訊 登入顯示頁面 : 設定登入顯示頁面 連線失效時間 : 設定多久未動作後自動登出 時區 : 設定您所在地的時區 (2) 郵件 讀信模式 : 可依習慣選擇讀信模式, 有上下分割 左右分割 整頁模式 信件自動預覽 : 選擇是否於進入收信匣或其他信件匣時, 自動預覽信件 218

219 去除 Javascript: 讀信時除去信件內的 Javascript, 降低惡意信件的危害 預設讀信方式 : 預設以 HTML 或純文字方式閱讀信件內容 封鎖外部圖檔 : 設定讀信時是否封鎖信件內的外部圖檔, 避免可能造成的安全上顧慮 本系統提供三種封鎖方式與封鎖條件 : 全部封鎖 : 本系統會為您封鎖全部信件匣的圖片 只封鎖廣告信匣 : 本系統只為您封鎖在廣告信匣裡的圖片, 其他信匣不封鎖 不封鎖 : 本系統不會為您封鎖任何信匣中的任何圖片 已讀信件不封鎖 : 本系統將不封鎖您已讀取之信件的圖片 好友信件不封鎖 : 本系統將不封鎖您通訊錄名單上好友所寄的所有信件圖片 信件列表 : 選擇在收信匣或其他信件匣中每頁顯示的信件數量 刪信返回設定 : 設定讀信時, 刪除信件後要到下一篇或回到信件列表 自動收取外部信件 : 設定登入時是否自動收取外部信件, 有三種方式 : 不收取 收取且發信通知 收取但不通知 自動清理回收筒 : 設定登出時是否自動清理回收筒, 可選擇要刪除所有信件或是 N 天前的信件 新信通知 : 設定收到新信後多久會通知 (3) 撰寫 編輯區顯示範圍 : 設定編輯信件或文字時, 編輯區的大小 編輯文件型態 : 預設使用 預設純文字 預設 HTML 強制純文字 強制 HTML 編輯文件 寄件備份 : 開啟後系統會保留您寄送出的信件備份於送信匣 寄出後刪除草稿 : 開啟後系統會在您寄出信件後清除該信件的草稿 219

220 要求簽收 : 開啟後系統會自動對每封寄出的郵件, 預設為要求簽收 回信全名設定 : 輸入您所有寄出信件欲使用的姓名 回信郵件地址 : 輸入您所有寄出信件預設的回信郵件位址 回信方式設定 : 設定在回信時使用附加原文方式回信 附加引文方式回信 一般回信 ( 不加引文, 不附加原文 ) 引言符號 : 設定回覆信件時所使用的引言符號 電子名片 (VCARD): 開啟後系統將在寄出的信件中附加電子名片 ( 注意 : 您的個人資料會包含在電子名片中送出 ) 以內文方式轉寄郵件格式檔 : 設定將郵件格式檔 ( 例如附檔為.eml) 以內文方式轉寄 (4) POP3 收信 收信後刪除方式 : 選擇收信後的刪除方式, 包括 : 系統預設 不作動作 直接刪除與移至回收筒 ( 注意 : 外部收信端的 POP3 設定也可能會影響信件是否留在伺服器上 ) 收信後加入標記 : 選擇收信後欲加入的標記 收信後新信標記 : 選擇是否於收信後移除新信標記, 將已收取信件設為已讀, 預設值為移除新信標記 220

221 10.6 如何設定面板風格? 系統提供 15 種面板風格讓使用者依心情變換色調, 請進入 個人設定 > 面 板風格, 點選頁面上的風格圖示便會立即切換 221

222 10.7 如何設定及使用簽名檔? 如何新增簽名檔? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 簽名檔 進 入簽名檔的頁面 (2) 在簽名檔的頁面中, 點選 新增簽名檔, 開始編輯新的簽名檔 222

223 (3) 進入簽名檔編輯頁面後, 輸入簽名檔標題, 並開始進行簽名檔的編輯 完成 後點選 確定, 即完成新增簽名檔的動作 如何使用簽名檔? 您最多可在系統中新增 32 組簽名檔, 若您有一個以上的簽名檔, 請在 預設 欄位中選擇您欲使用的簽名檔, 並可依需求使用不同附加方式 : 不加簽名檔 : 寄出時不附加簽名檔, 編輯信件時也不引用簽名檔 寄出時附加簽名檔 : 系統會自動在寄出的每封信附加預設簽名檔 編輯時引用簽名檔 : 當您寫信時, 系統會自動引用預設簽名檔到內文中 如何修改簽名檔? 223

224 (1) 在欲修改之簽名檔右方, 點選 修改 按鈕, 即可進入簽名檔編輯頁 面, 進行修改 (2) 修改完成後, 點選 確定, 即完成修改簽名檔的動作 如何刪除簽名檔? (1) 在欲修改之簽名檔右方, 點選 刪除 按鈕 (2) 系統將出現提示對話框, 點選 確定, 即完成刪除簽名檔的動作 224

225 10.8 如何設定郵件自動回覆? 若您因出國旅遊或出差洽公, 未能即時處理郵件時, 您可於這段期間啟用 自動 回覆 功能, 告知您的朋友或廠商, 此郵件將會延遲數日才會處理, 讓他們放心 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信件處理, 點選 自動回覆 進 入信件自動回覆設定的頁面 (2) 在信件自動回覆的頁面中, 勾選 我要啟用信件自動回覆 功能, 並輸入自 動回覆內容及設定回覆時間 225

226 (3) 設定完成後點選 確定, 即完成信件自動回覆的相關設定 (4) 若欲停止信件自動回覆, 請取消勾選 我要啟用信件自動回覆 功能 10.9 如何設定郵件自動轉寄? 當您希望將本系統信箱裡的信件轉寄到您其他使用的信箱, 以方便您可以集中管理閱讀時, 您可以使用自動轉寄的功能 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信件處理, 點選 自動轉寄 進 入信件自動轉寄設定的頁面 (2) 在信件自動轉寄的頁面中, 點選 我要啟用信件自動轉寄 功能, 設定轉寄 時間及編輯轉寄位址 ( 最多可設定三組 ); 若需要系統保留信件副本, 請勾選 保留副本 功能 226

227 (3) 設定編輯完成後點選 確定, 即完成信件自動轉寄的相關設定 (4) 如果您要清除自動轉寄的位址, 請選取欄位後方的 清除 按鈕即可 (5) 欲停止信件自動轉寄, 請取消原勾選的 我要啟用信件自動轉寄 功能 227

228 10.10 如何使用帳號授權? 透過帳號授權功能, 能輕鬆的解決使用者請假或者主管秘書協助處理信件時的職務代理人需求, 透過此一功能, 職務代理人便能在不須知道被代理者密碼的狀況下, 輕鬆代理收發信件 預定行事曆行程等工作 如何新增授權條件? (1) 於左側功能選單 個人設定 中, 展開 帳號授權, 點選 授權中條件 (2) 點選 新增 以建立新的授權規則, 可自訂標題 授權時段 授權帳號 228

229 (3) 授權完成, 仍可點選標題進入修改授權內容 如何登入被授權的帳號? (1) 被授權者於授權時段登入時, 帳號欄位會出現下拉選單, 選擇後即可切換至該帳號操作 Mail2000 系統不會洩漏授權者密碼資料, 被授權者也不可進行二次授權的動作 229

230 (2) 點選 返回 即可回到自己的帳號內 230

231 如何查閱登入紀錄? 進入授權中條件, 點選被登入 ( 次 ) 的數字, 即可檢查被授權者的登入紀錄 231

232 10.11 如何設定信件過濾? 信件過濾可以讓您依需求自訂信件過濾條件, 將特定的信件放入指定的資料匣或 設定文字標籤等, 讓系統自動為您做好信件分類 如何新增過濾規則? (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 信件處理, 點選 信件過濾 進入信件過濾設定的頁面 (2) 在信件過濾的頁面中, 點選 增加 開始新增過濾規則 (3) 在新增過濾規則的頁面中, 點選 啟用 過濾規則, 進行過濾條件設定, 包括 : 編輯條件式與動作狀態 ( 支援多重過濾條件與動作 ) 232

233 備註 設定 附檔大小 過濾條件時, 系統會逐一比對信件裡所有附檔 ; 任一附檔符合條件, 即執行過濾動作 設定 本文 過濾條件時, 將一併檢查簽名檔 ; 設定 附檔名稱 或 附檔大小 過濾條件時, 將一併檢查電子名片 vcard 信件與附檔大小的基本單位為 byte, 例 : 輸入 100 表示 100 bytes; 使用者亦可輸入 數字 + k, 例 : 輸入 100k 表示 100*1024 bytes; 或輸入 數字 + m, 例 : 輸入 100m 表示 100* bytes 想將信件放入指定信匣時, 也可在此建立新信件匣直接放入 (4) 若所設定的過濾規則只適用於限制時段, 請勾選 限期過濾, 於其中勾 選限期過濾, 並指定欲執行過濾規則的時段 233

234 (5) 設定編輯完成後點選 確定, 即完成新增信件過濾規則的動作 過濾規則的使用方法 (1) 欲修改信件過濾規則, 請於該過濾規則右方, 點選 修改 按鈕 (2) 欲刪除信件過濾規則, 請於該過濾規則右方, 點選 刪除 按鈕 (3) 欲開啟或關閉過濾規則, 可點選規則前面的啟用按鈕 (4) 過濾規則若有多條, 會有優先次序之分, 愈上方愈優先處理 ; 欲改變過濾規則次序, 請利用該過濾規則右方的 順序 按鈕調整 (5) 點選 立即過濾 按鈕, 系統會立即依據現有過濾規則的順序, 對收信匣中的信件進行過濾動作 234

235 10.12 如何管理預約寄送郵件? 本系統針對企業或個人不同的業務需求, 除提供預約寄信的功能, 另再提供預約寄送郵件的管理介面, 讓您方便隨時檢閱 修改 刪除信件 (1) 於左側功能選單的 信件匣 中, 點選 預約寄信管理 進入預約寄信管理的頁面 (2) 在預約寄信管理的頁面中, 列有未發送的預約寄送信件 ; 欲修改預約信件, 請點選 編輯 按鈕 ; 欲刪除預約信件, 請點選 刪除 按鈕 235

236 10.13 如何設定個人化資訊首頁? 因應 Web 2.0 個人化時代來臨, 本系統特別提供諸多的個人化設定功能, 期望能 讓使用者隨心所欲的創造個人風格的郵件信箱環境 (1) 於左側功能選單的 信箱服務 中, 點選 信箱資訊 進入信箱資訊頁面 (2) 欲改變信箱資訊頁面的排版方式, 請利用頁面右上方的 排版 功能, 選取 適合的排版方式 (3) 欲新增信箱資訊頁的看版, 請利用頁面右上方的 新增看板 按鈕, 新增欲 236

237 顯示之看版, 或點選看版內的 刪除 按鈕, 關閉欲隱藏的看版 (4) 此頁面支援資訊看版拖拉功能, 可依照瀏覽習慣與需求, 創造具個人風格的 信箱資訊頁 237

238 10.14 如何新增 / 刪除 / 管理分類標籤? 如何新增分類標籤? 分類標籤為本郵件系統提供之另一種精確的信件分類管理功能, 使用者可自行設定分類標籤名稱, 並於選定信件 / 檔案 / 聯絡人中加入該標籤, 一封信件 / 檔案 / 聯絡人可加入多個標籤, 此功能建議可用於專案管理或部門重要事項討論 (1) 於左側功能選單的 個人設定 中, 展開 個人化設定, 點選 標籤管理 進入標籤管理的頁面 (2) 在標籤管理頁面中, 點選 新增 輸入標籤名稱, 完成後點選 確定, 即完成新增標籤的動作 238

239 如何刪除分類標籤? 於標籤管理的頁面中, 在欲刪除的標籤右方, 點選 刪除 或 修改 按鈕, 即 可刪除或修改該標籤 如何檢視同一分類標籤的信件 / 檔案 / 隨手記? (1) 於標籤管理的頁面中, 直接點選標籤名稱 或在瀏覽該標籤的信件 / 檔案 / 隨手記時, 直接點選標籤名稱 239

240 (2) 點選標籤名稱後, 即進入標籤檢視頁面, 可檢視該標籤的所有信件 檔 案與隨手記 240

241 10.15 如何自訂左側功能選單? (1) 點選左側功能選單的 個人設定 選項, 選擇 左側功能選單 進入左側功 能選單設定頁面 (2) 在此您可依照自己的功能常用性或瀏覽習慣, 自行移動左側功能選單的順序, 創造個人風格的郵件信箱頁面 241

242 242

243 11 行事曆 行程管理本系統的行事曆可以協助您管理您日常生活或公事行程的工具, 在行事曆中紀錄您的行程後, 在任何時間 任何地方只要透過網際網路皆可進行查詢 追蹤及管理行程的動作 當您進入行事曆畫面時, 可選擇展現當天 當週或當月的事件詳細列表 待辦工作待辦工作適合用來設定一些重要性較高的工作, 您可以對待辦工作指定到期日期和優先順序 他人行事曆他人分享給您的行事曆, 會自動加入 他人行事曆 中, 方便您隨時觀察對方的工作與行程, 達成更好的溝通 備註 : 行事曆為 Mail2000 的選購模組, 若有使用需求請與 Openfind 聯繫 243

244 11.1 如何設定個人化行事曆? 11.2 豐富的行事曆檢視模式 11.3 如何新增事件? 11.4 如何發送行事曆邀請? 11.5 如何檢視會議回覆狀態? 11.6 如何使用公用行事曆? 11.7 將行事曆匯出與匯入本系統? 11.8 如何分享行事曆給他人? 11.9 如何訂閱他人的行事曆? 如何使用會議排程? 如何使用網頁的方式, 發佈行事曆與他人分享? 如何設定手機同步行事曆? 如何在其他平台閱讀或同步行事曆? 如何新增 / 修改 / 刪除待辦工作? 244

245 11.1 如何使用個人化行事曆? Mail2000 電子郵件系統提供您行事曆功能, 方便的紀錄與管理日程活動, 請參考以下操作說明 : 如何開啟行事曆? (1) 在上方的快捷列中, 點選 行事曆, 即可進入行事曆主畫面 (2) 行事曆的主要畫面如下 : 245

246 行事曆主要畫面 行事曆的主要畫面可劃分為以下區域 : (1) 小月曆 : 顯示目前選擇的日期及月份, 點選上面的日期可直接檢視該日 期的行事曆 也可透過小月曆下方的按鈕 展開與收闔 (2) 功能選單 : 位於行事曆畫面左側, 提供行事曆相關功能選單, 可展開或收合 246

247 個人行事曆 : 列出個人的行事曆 他人行事曆 : 他人分享給您的行事曆 公用行事曆 : 可新增 / 修改 / 刪除系統管理者指定開放的行事曆 新增 匯入與匯出行事曆及發佈多本行事曆 : 位於左側功能選單下方 ; 新增和匯入匯出個人行事曆和發佈多本行事曆 (3) 瀏覽區 : 位於行事曆畫面右側, 為面積最大的一塊區域 ; 所有行事曆事件都會顯示於此 直接點選事件就能閱讀行事曆內容 (4) 功能列 : 位於行事曆畫面的上方 ; 提供行事曆設定 會議回覆狀態查詢 會議排程以及待辦事項設定 如何設定個人化行事曆? (1) 於行事曆頁面中, 在上方功能列中點選 個人設定, 即可進入行事曆個人化設定的頁面 (2) 在行事曆個人化設定的頁面中, 可進行編輯設定 247