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1 科学出版社职教技术出版中心

2 中等职业教育 十一五 规划教材 应用文写作基础教程 湖北省技校教研室组编 陈先明主编 刘继福主审 北京

3 内容简介本书根据中等职业学校学生的知识 结构 心理特点和思维习惯, 在保证学生掌握必备的专业基础知识的同时, 注重对学生实践能力的培养, 加强实践性教学内容 并且充分考虑新知识 新技术在该专业中的应用, 体现教材的先进性 教材内容的选编上力求由浅入深 易教易学, 并采用了大量的案例, 使师生乐于接受 本书适用于中等职业教学使用, 同时也可供社会从业人员自学应用文写作时参考 图书在版编目 (CIP) 数据应用文写作基础教程 /. 北京 : 科学出版社, 2009 ( 中等职业教育 十一五 规划教材 ) ISBN Ⅰ 畅应 Ⅱ 畅陈 Ⅲ 畅 Ⅳ 畅中国版本图书馆 CIP 数据核字 ( ) 第 号责任编辑 : 王彦刚吕建忠 / 责任校对 : 赵燕责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 山鹰工作室 出版北京东黄城根北街 16 号 邮政编码 : ht tp :// w w w.sciencep.com 印刷科学出版社发行各地新华书店经销倡 2009 年 月第一版开本 : / 年 月第 1 次印刷印张 : 印数 : 字数 : 定价 : 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换枙环伟枛 ) 销售部电话 : 010 唱 编辑部电话 : 010 唱 唱 8305 (S F02) 版权所有, 侵权必究 举报电话 : 010 唱 ; 010 唱 ; 科学出版社职教技术出版中心

4 前 言 为了满足新形势下职业教育的教学要求, 根据最新教学计划及相关课程的教学大纲, 我们组织编写了本书, 并在编写中始终坚持以下几个原则 : 第一, 注重对学生实践能力的培养, 突出职业教育的特色 根据毕业生所从事职业以及劳动力市场的实际需要, 在保证学生必备专业基础知识的同时, 加强实践性教学内容 第二, 充分考虑新知识 新技术的应用, 并突出体现内容的先进性 第三, 教材内容的编选力求由浅入深, 易教易学, 并采用大量的案例, 使师生乐于接受 第四, 教材内容力求涵盖广泛, 使学生在今后的学习 工作和生活中能够学有所用 本书由湖北省技校教研室组编, 由陈先明任主编, 汤乐平 周丁璋 余永慧 韩俊桥 刘国武 魏明超 罗香芝以及劳动厅的张华参加编写, 刘继福主审 由于编者水平有限, 加之时间仓促, 书中不妥之处在所难免, 敬请读者批评指正

5 目 录 第一章概论 1 第一节应用文的概念 分类和特点 1 一 应用文的概念 1 二 应用文的分类 1 三 应用文的特点 2 第二节应用文的作用和提高应用文写作能力的途径 3 一 应用文的作用 3 二 提高应用文写作能力的途径 3 第二章公文类应用文 5 第一节公文概论 5 一 什么是公文 5 二 公文的特点 5 三 公文的作用 5 四 公文的种类 6 五 公文的行文关系 6 六 公文类应用文的格式 6 第二节公文的写作 10 一 公告 10 二 通告 11 三 通知 14 四 通报 17 科学出版社职教技术出版中心 五 报告 21 六 请示 24 第三章事务类应用文 28 第一节计划 28 一 计划的含义 28 二 计划的特点 28 三 计划的种类 29 四 计划的结构和写法 29 五 计划的写作要求 30

6 iv 应用文写作基础教程 第二节总结 32 一 总结的含义 32 二 总结的特点 32 三 总结的分类 32 四 总结的结构和写法 33 五 总结的写作要求 34 第三节会议记录 37 一 会议记录的含义 37 二 会议记录的作用 37 三 会议记录的特点 37 四 会议记录的结构和写法 37 五 会议记录的方法 38 六 会议记录的写作要求 39 第四节简报 40 一 简报的含义 40 二 简报的特点 41 三 简报的分类 41 四 简报的结构和写法 42 五 简报的写作要求 44 第五节启事 46 一 什么是启事 46 二 启事的种类 46 三 常用启事的写法及例文 46 第六节海报 喜报 50 一 海报 50 二 喜报 50 第四章书信类应用文 53 第一节一般书信 53 一 一般书信的含义 53 二 一般书信的特点 53 三 一般书信的结构和写法 53 四 一般书信写作的注意事项 55 第二节专用书信 58 一 介绍信 58 二 证明信 59 三 感谢信 62

7 目录 v 四 表扬信 64 五 慰问信 65 六 求职信 68 七 申请书 69 八 倡议书 72 九 建议书 74 十 批评信 76 十一 检讨书 77 十二 保证书 78 第五章条据类应用文 80 第一节条据的概念 格式 80 一 条据的概念 80 二 条据的写作格式 80 三 条据写作的注意事项 80 四 条据的写作 80 第二节便条的种类 写作 82 第六章经济类应用文 86 第一节商品说明书 广告 86 一 商品说明书 86 二 广告 89 第二节市场调查报告 招投标书 91 一 市场调查报告 91 二 招标 投标书 93 第三节经济合同 协议书 96 一 经济合同 96 二 意向书 协议书 99 科学出版社职教技术出版中心 第七章宣传类应用文 104 第一节演讲稿 广播稿 104 一 演讲稿 104 二 广播稿 106 第二节板报 墙报 106 一 板报与墙报的概念 106 二 板报与墙报的特点 107 三 板报与墙报的编写 107 四 板报与墙报编写的注意事项 107

8 vi 应用文写作基础教程 第三节标语 口号 108 一 标语 口号的概念 108 二 标语 口号的特点 109 三 标语 口号的种类 109 四 标语 口号的写作 109 第八章礼仪类应用文 110 第一节请柬 邀请书 110 一 请柬 110 二 邀请书 111 第二节祝酒词 贺信 ( 电 ) 112 一 祝酒词 112 二 贺信 ( 电 ) 113 第三节欢迎词 欢送词 115 一 欢迎词 115 二 欢送词 116 第四节讣告 悼词 117 一 讣告 117 二 悼词 119 附录一国家行政机关公文处理办法 122 附录二国务院公文主题词表 128 主要参考文献 133

9 第一章概 论 在日常生活中, 人们经常看到贴在大街小巷的告示 广告 招聘启事 寻人启事 失物招领, 也收到过亲朋好友的贺卡 请柬 贺信, 也给亲朋好友写过信, 或许还悄悄地写过情书, 其实这些都属于应用文的范畴 因此, 学好应用文对我们的学习 工作和生活具有十分重要的意义 第一节应用文的概念 分类和特点 一 应用文的概念 应用文是机关团体 企事业单位及人民群众用以处理各项公务或个人事务所使用 的具有实用价值和惯用格式的文体的总称 二 应用文的分类 应用文可以从应用的角度进行不同的分类, 各类别又有若干具体文种 对其加以 分类有利于正确辨析各文种的异同, 便于了解和掌握它们的格式 结构布局等, 使之 规范化 科学化 第一种分类法, 有人根据应用文的性质和应用范围来分类, 把应用 文分为公文和一般应用文两大类 第一类, 公文 公文又称公务文书, 它是指国家法 定的行政公文 关于公文的种类, 国务院于 1964 年 1981 年和 2000 年都有规定 2000 年国务院修订的枟国家行政机关公文处理办法枠规范为 13 种名称, 即命令 ( 令 ) 议案 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要和意见 第二类, 一般应用文 所谓一般应用文, 是指法定公文以外的应用文 在一般应用文 中又可以分为简单应用文和复杂应用文 简单应用文, 如条据 ( 请假条 收条 欠条 领条 借条等 ) 请帖 聘书 文凭 海报 启事 证明信 便函等 ; 复杂应用文, 如 调查报告 会议记录 合同 协议 条约 起诉状 演讲稿 文艺节目串词等 第二 种分类法, 从应用文的等级上来分类 应用文, 特别是公文, 在等级上可以分为上行 文 下行文和平行文三类 所谓上行文, 是指下级对有领导关系的上级行文 如请示 报告等 ; 所谓下行文, 是指上级对有领导关系的下级行文, 如命令 指示 通知 批 复等 ; 所谓平行文, 是指同级机关相互往来的行文 如函 答复 证明等 第三种分 类法, 按照应用文的不同作用, 把应用文分为如下三类 : 第一类, 指导性应用文, 如 命令 令 决定 决议 指示 批示 批复等 ; 第二类, 报告性应用文, 如请示 报 告 总结 简报等 ; 第三类, 计划性应用文, 如计划 规划 设想 意见 方案 安 排等 科学出版社职教技术出版中心

10 2 应用文写作基础教程 三 应用文的特点应用文作为一种独立的文章样式, 虽然与其他文体有许多共同之处, 但仍有自己显著的特点 1. 广泛性应用文写作的内容涉及社会生活的各个领域 行政工作离不开决定 决议 通知 通报等 ; 经济工作离不开经济合同 市场调查 产品说明书等 ; 科研教育工作离不开各类论文 ; 人们的日常生活离不开各种书信 启事 请柬 述职报告等的撰写 应用文的使用范围非常广泛, 这是它区别于其他文体的显著特点 2. 应用性应用文写作有着明确的实用目的, 是为了解决实际的问题或达到某一目标 它的对象明确, 实用价值大 比如行政公文的通知往往是工作的依据 ; 报告 请示是为了反映情况和解决问题 ; 规章制度可以约束 规范人们的行为 ; 调查报告和简报可以交流经验或揭示问题 ; 工作总结可以向上级汇报情况和指导今后更好地工作 所有这些无一不是为了解决实际问题, 处理日常具体事务 3. 程式性为了表达特定的内容, 在长期写作实践中, 应用文逐渐形成了某些相对固定的惯用格式 有的是约定俗成, 形成了一致遵守的习惯, 如书信 条据 简报等 ; 有的则以行政或法律程序, 对其内容与格式作出明确的规定, 如国务院发布的枟国家行政机关公文处理办法枠, 对行政公文的文种与格式都有具体规定, 不得随意违反 这种格式, 使应用文结构完整, 层次分明, 便于使用, 易于接受, 使之成为区别于其他文学创作的标志 4. 真实性应用文以解决实际问题为目的, 都是为现实需要而写作的, 因此, 它的内容必须真实, 必须坚持实事求是 应用文所反映的人和事, 不允许进行艺术加工, 任意虚构 例如工作中的成绩与不足, 经验与教训, 正确与错误, 都必须实事求是, 既不能歪曲事实, 也不能任意夸大或缩小 5. 时效性时效性是应用文的又一个显著特点 有的应用文, 如诉状 合同 规章制度和公文, 一般都要标明生效或执行的具体时间 有的应用文虽未标明具体时间, 但同样也具有很强的时效性, 过期则无效或作用不大 因此, 时效性要求高的应用文必须写得及时, 发得迅速, 按期办理 思考与练习 1. 应用文按其内容 功能和使用范围划分, 大致可分为哪些种类? 2. 应用文的语言要求准确 简要 鲜明 突出, 因而逐步形成了一些固定的常用词语, 请借助词典辨析下列词语 : 1) 颁布颁发 2) 拟订拟于拟稿

11 第一章概论 3 3) 悉收悉已悉阅悉谨悉 4) 以资以此以利 5) 签发签署署名署时签章 6) 台祺台安 7) 光临莅临 8) 台鉴惠鉴雅鉴钧鉴 9) 记录纪要 10) 面洽洽商 第二节应用文的作用和提高应用文写作能力的途径 一 应用文的作用 当前, 应用文发挥着越来越大的作用, 人们可通过应用文实现各种信息的传播与 反馈, 提高各部门的办事效率和质量, 保证各项工作的顺利进行 归纳起来, 应用文 的作用有以下四个方面 1. 宣传教育作用 公文类应用文 事务类应用文 宣传类应用文往往直接用于传达 贯彻党和国家 的方针政策, 介绍先进典型, 推广先进经验 人民群众可以通过此类应用文, 更好地 了解 熟悉党和国家的方针政策, 把社会主义建设不断推向前进 2. 指导执行作用 机关团体 企事业单位经常制定有关规定 意见 通知 办法等, 下发给下属单 位, 对其工作进行指导 这些文件反映着党和国家的方针政策, 具有一定的权威性, 通常受到法律保护, 下级单位及有关个人须遵照执行 上级部门正是运用行政公文 规章制度等来指导工作, 贯彻实施领导意图 3. 联系协调作用 随着社会主义市场经济的不断发展, 各单位之间 个人之间的协调联系更加频繁, 更加广泛, 各种协作形式也应运而生 人们通过应用文交流思想, 探讨问题, 交换情 报信息, 为单位之间 个人之间沟通情况 处理问题 接洽工作起着联系协调的作用 4. 资料依据作用 应用文记载着不同时期各方面的大量情况, 能反映党政机关 企事业单位 社会 团体和个人的各种活动, 并为党和国家保留了许多有重要价值的资料, 在贯彻政策 指导工作 联系公务 解决问题的同时, 这些资料具有凭证依据作用 二 提高应用文写作能力的途径 由于应用文特有的社会功能和实用价值, 已使这一文体成为不同职业 不同层次 的人们所必备的技能 因此, 不仅要学习 掌握应用文的一般知识, 还要具备写好应 用文的能力 为此, 必须做到以下几点 科学出版社职教技术出版中心

12 4 应用文写作基础教程 1. 提高政策理论水平要写好文秘应用文, 作者首先要有较高的政治思想水平和政策理论水平 因为作者政策水平的高低, 直接关系到所写文稿的质量和作用 只有深刻领会党和国家的有关政策, 明确方向, 才能写出思想内容深刻 符合方针政策的应用文 2. 掌握专业技术知识应用文的写作与作者的专业知识之间有着密切的联系 如果作者熟悉行业规律, 精通业务知识, 就能够准确使用行业用语, 正确表述业务内容 例如写法律应用文, 应具有一定的法律知识 ; 写经济应用文, 应懂得相应的经济知识 否则, 就无从下手, 即使成稿也是脱离实际 空洞的应用文 3. 提高文字表达能力要写好应用文, 作者要有一定的语文知识和写作能力, 掌握遣词造句 布局谋篇的基本技能 因此, 要提高应用文写作能力, 首先要学好文字 词汇 句子 篇章结构 语法 修辞 逻辑知识, 以及标点符号的使用 其次要加强读写实践, 进行观察 分析 综合写作的基本训练 如果仅满足于熟悉一些应用文的格式是写不好应用文的 4. 熟悉各类应用文的格式和要求这是应用写作课程学习的重点, 各种应用文一般均有特定的体例格式 这些格式, 有的是千百年来群众经验积累, 约定俗成的, 有的是国家行政机关或有关部门明文统一规定的, 有的则是出于行文的礼貌 相互尊重 许多应用文在语言表达的要求上差别不大, 能否写好关键在于是不是熟悉它的格式 有些应用文的格式大体一致, 但在语言表达 感情色彩上有所不同 所有这些都要在理解内容的基础上掌握它, 熟悉它, 避免生搬硬套或张冠李戴 5. 具有严谨的写作态度由于应用文具有宣传 贯彻执行党和国家的方针政策 书面指导及凭证依据等作用, 因此应用文的写作要具有高度的负责精神和严谨的写作态度 写作前, 要了解情况, 明确目的要求, 写作中要字斟句酌, 写作后要反复修改 一句话, 在应用写作中无论是格式 语气, 还是内容 落款都应一丝不苟 严肃认真地对待 思考与练习 1. 学好应用文有哪些好处? 2. 提高应用文写作能力的途径有哪些? 谈谈你的体会和收获

13 第二章公文类应用文 第一节公文概论 一 什么是公文 公文是公务文书的简称, 是统治阶级管理国家 处理政务时用来颁布法律 传达 政策法令 请示公务 报告情况 联系工作 商洽事务 制定计划以及记载政务活动 的工具 二 公文的特点 公文具有高度的政策性 法定的权威性 作者的法定性 格式的规范性和明显的 时效性等特点 三 公文的作用 公文是作为传达和贯彻党和国家的各项方针政策 代表法定作者处理 联系工作 的工具, 它有以下十大作用 1. 发布政令 通过公文传达贯彻党和国家方针政策 颁布政令 法规, 动员和组织群众实施 规范人们的行为 如国家机关依法发布的命令 决定 通告 公告等, 各种政令都是 以文件的形式制定和发布的, 所以这种作用又可称公文的 法规作用 的工作 2. 领导与指导工作 上级机关通过发布指示 决定通知 计划 会议纪要等公文, 可以指导下级机关 3. 报告情况 下级机关通过报告 工作简报 专题报告 调查报告 总结报告等向上级机关报 告工作, 以便上级了解情况, 指导工作 4. 请示事项 工作中遇到的问题本机关无权解决, 可通过公文请示上级机关指示, 作出决定或 批准下级提出的意见 5. 答复问题 上级机关通过公文批复下级机关请示的事项 科学出版社职教技术出版中心

14 6 应用文写作基础教程 6. 商洽公务在同级机关或不相隶属的单位之间为了加强联系, 通过介绍函件或通知 邀请, 以互通情况 商讨问题, 互相配合, 处理各种公务 7. 交流经验通过简报 通报 调查报告等公文向有关单位通报情况, 交流经验 8. 告知信息用通知 通报 公报等公文向有关单位或群众通报情况 告知信息 9. 记载活动如会议记录 会议纪要 大事记等, 记录重大事项和问题 10. 宣传党的方针政策, 进行思想教育领导机关发布的许多文件如条例 规定 办法等 四 公文的种类根据国务院办公厅 1987 年 2 月发布 1993 年 11 月修订的枟国家行政机关公文处理办法枠之规定, 公文共有 13 种 : ( 一 ) 命令 ; ( 二 ) 议案 ; ( 三 ) 决定 ; ( 四 ) 指示 ; ( 五 ) 公告 ; ( 六 ) 通告 ; ( 七 ) 通知 ; ( 八 ) 通报 ; ( 九 ) 报告 ; ( 十 ) 请示 ; ( 十一 ) 批复 ; ( 十一 ) 函 ; ( 十三 ) 会议纪要 五 公文的行文关系 1. 行文关系所谓公文的行文关系, 是根据组织系统 公文法定作者的职权与行文单位间的隶属关系来确定的 2. 行文分类 1) 上行文, 是下级机关向上级机关递送的文件, 包括请示 报告 议案三种 2) 平行文, 是国家机关或不相隶属机关递送的文件, 主要包括函, 有时也可用通知 函 3) 下行文, 是上级机关向下级机关传递的文种, 这类文件较多, 如命令 令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 批复 会议纪要 草拟公文时, 首先要弄清以上不同的行文关系, 以便选择恰当的文种 称谓和词语 六 公文类应用文的格式公文的构成项目很多, 枟国家行政机关公文处理办法枠第十条规定 : 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程序 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 这些项目有些是公文的必备要素, 有些则可以略去 下面以 市人民政府文件为例, 按照各项目在公文中的大致排列顺序, 分别予以介绍

15 第二章 N o畅 公文类应用文 7 机密 年 急 市人民政府文件 政发 号 各区 县人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 附件 市人民政府 印 年 月 日 主题词 抄送 市人民政府办公厅 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 年 月 日印发 共印 份 1 文头部分 公文首页第一条横隔线以上部分为文头部分 文头部分一般由公文版头 发文字 号 印制编号 秘密等级 紧急程度 签发人等项目构成 1 公文版头 公文版头也称文件名称 通常是用大号字套红印刷 印上如 市人民政府文 件 学校文件 等字样 2 发文字号 发文字号简称文号 又称公 文编号 这是 发文机 关同一年 度公 文排列的 顺序 号 它一般包括发文机关代字 年份和文件顺序号 机关代字是发文机关名称的缩写 年 份是发文的年度 用阿拉伯数字写全 外加方括号 如 2001 置于机关代字之 后 序号是发文顺序号 置于方括号之后 序号不编虚号 即 1 不编为 01 如 国发 2001 6 号

16 8 应用文写作基础教程 (3) 印制编号印制编号是对有些文件, 特别是密级文件, 为便于管理, 按印制份数而编上的顺序号 (4) 秘密等级秘密等级反映公文内容保密程度等级 凡公文内容涉及国家安全和利益, 均得按法定程序在公文版头右上角标注密级, 外加方括号 保密程度等级递增的顺序为 秘密 机密 绝密 不涉及保密内容的普通文件, 则没有这个项目 (5) 紧急程序对于事关重大, 需要紧急传递和办理的公文, 都要加紧急程序标识 紧急程度有 特急 和 急件 两级, 置于秘密等级之下, 外加方括号 没有紧急程度标识的公文, 则可按普通公文的程序和方式处理 (6) 签发人在上行文中, 要写明签发公文的机关领导人姓名 2. 行文部分行文部分一般由标题 主送机关 正文 附件 发文日期 印章 附注等几个项目构成 (1) 标题公文标题通常有三种写法 : 1) 三项式标题 由发文机关名称 事由和文种组成, 如枟国家税务局关于进一步强化个人所得税征收管理的通知枠 2) 两项式标题 两项式标题有两种 : 第一, 由事由和文种组成, 省略发文机关名称, 如枟关于开展国家公务员普通话培训的通知枠 第二, 由发文机关名称和文种组成, 省略事由, 如枟北京市人民政府通告枠 (2) 主送机关主送机关就是受理公文的机关 其位置在公文标题下方, 正文上方, 顶格排印 主送机关要写全称或规范化简称 如主送机关不止一个, 应按其性质 级别或惯例依次排列, 以顿号隔开 如国务院一份公文的主送机关可写作 各省 自治区 直辖市人民政府, 国务院各部 委 各直属机构 (3) 正文正文是公文的主体, 在主送机关的下一行, 第一行空两格, 回行顶格 数字 年份不能回行 如何写正文, 应根据公文的实际需要和惯用体式来确定, 话多则长, 话少则短 结尾部分可按不同内容 不同文种分别使用公文的习惯用语, 如上级机关要求下级机关办理的可用 希遵照执行 ; 下级机关向上级机关请示的可用 请批复 等结束语 (4) 附件附件是附在公文之后的文件 附件应写明全称 件数和页数, 其位置在正文末尾另起一行, 空两格, 注明 附件 二字 附件序号用阿拉伯数字, 名称不加书名号, 后面不加标点符号

17 (5) 发文机关 第二章公文类应用文 9 发文机关又称落款, 应写全称或规范简称 联合行文的, 主办机关排列在前 在有固定文件头的情况下, 下行文也可不写发文机关名称, 直接写发文日期加盖 公章即可 (6) 发文日期 公文上标注的发文日期, 一般应以领导人签发日期为准 ; 会议通过的文件, 以通 过日期为准 ; 法规性公文则以批准日期为准 成文时间的数字应用汉字, 完整写出年 月日 (7) 印章 公文必须加盖发文机关印章, 这是发文机关对公文生效负责的凭证, 也是公文区 别于其他文章的显著标志, 印章要盖在日期的上端, 并做到上不压正文, 下压成文时 间 联合下发的公文, 联合发文机关都要加盖公章 (8) 附注 附注是指说明该文件可否登报 文件发送 传达的范围等, 要加小括号, 写在发 文日期下端左侧空两格 如 此件发至县团级, 此件可见报 等 如无附注, 则不 必写 份数等 3. 文尾部分 文尾部分在公文末页下部, 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发日期和印刷 (1) 主题词 主题词是标示公文内容特征和归属类别的关键性词语 写出主题词可为各类公文 的计算机存储 检索及管理工作提供方便 主题词标在抄送栏左侧上方, 先顶格写 主题词 三字并加冒号, 再写主题词内 容 每词之间空一格, 不加标点 主题词的顺序为 : 先标公文主题的类别词, 再标类 属词, 最后标文种 主题词大多为三至五个, 一般不超过七个, 如枟 市人民政府 关于制止中小学乱收费的通知枠, 其主题词是 : 教育制止乱收费通知 (2) 抄送机关 抄送机关是指协助承办或只需了解公文内容, 一般不负责答复的机关 抄送单位 较多时, 排列顺序应上级机关在前, 不相隶属机关和下级机关在后 抄送机关位于文件尾部横线之下, 印发标记栏之上, 左端顶格写 抄送 两字并 加冒号, 其后排列的抄送机关名称不管几行, 均不得超过冒号 (3) 印发机关和印发日期 印发机关一般是发文机关的办公部门 印发时间是公文的付印日期 位于抄送机 关之下, 用横线与印刷份数隔开 印发机关左空一格, 印发时间右空一格 (4) 印刷份数 公文印刷的份数应当根据公文的发放范围而确定, 写 共印 份 位于印发机 关的印发日期下面, 用横线隔开 ; 位于右侧, 空一格, 与印发日期对齐 科学出版社职教技术出版中心

18 10 应用文写作基础教程 思考与练习 1. 什么是公文? 它有何特点? 2. 公文的种类有哪些? 3. 根据枟国家行政机关公文处理办法枠之规定, 公文一般由哪些部分组成? 4. 写出行政公文下行文的规范格式, 并标出各部分名称 5. 指出下列各发文字号的毛病, 并予以改正 府办字 [1999] 十四号 府办学 (1999) 14 号 府办字 [ 一九九九 ] 14 号 6. 指出下列成文时间的毛病并改正 2008 年 3 月 15 日 2008 年三月十五日 第二节公文的写作 公文的种类有 13 种, 因本期学习时间有限, 根据实际运用的需要, 本章主要详细地介绍其中的六种 一 公告 ( 一 ) 公告的概念和特点公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项使用的公文 公告有如下特点 : 1) 告知对象广泛, 是国内外公众, 它既不是上行文, 也不是下行文, 是固定性公文 2) 它宣布的事项重大, 使用范围比较窄 发布公告的机关一般是党和国家高级领导机关 地方行政机关 基层单位一般不能制发公告 3) 对国内外都适用 凡公告有涉外事项的, 它的制发不仅依据国内法律, 还要依据国际法, 符合国际惯例 因此, 它不仅受国内法律保护, 而且受国际法律保护 ( 二 ) 公告的结构和写法 1. 标题公告的标题有三种写法 : 1) 完全式公文标题, 由发文机关 事由和文种组成 如枟中共中央 全国人大常委 国务院关于宋庆龄委员长病情的公告枠 2) 由发文机关和文种组成, 如枟国务院公告枠 3) 只有文种构成, 如枟公告枠 2. 正文公文的正文一般包括依据 事项和结语三部分 依据通常用一两句话概括 如果内容简短也可省略依据部分 如例文一就没有说明依据, 而是开门见山直接告知宋庆

19 第二章公文类应用文 11 龄副委员长的病情 事项部分是公告的具体内容, 内容单一的可用一两句话概括, 内 容较多的可分项列条, 逐一交代 结语部分一般用 特此公告 现予公告 等惯用规 范语收束全文 3. 落款 公告与通告不同, 一般不但在标题中标明发文机关名称, 最后还要再次署名, 并 注明日期, 以示严肃庄重, 突出其权威性 ( 三 ) 公告的作用和写作应注意的事项 1) 使用公告要慎重 它公告的必须是 重要事项 或 法定事项, 除非是事关国 家政治 军事 经济等重大事项, 一般事项不宜用公告 使用公告的一般是国家行政 机关 军事机关 司法机关, 至于企事业基层单位 社会团体 一般不宜使用公告 2) 公告用语应注意庄重凝练, 以显示公告的庄严性 ; 要畅晓明白, 便于公众理解, 还要简明扼要, 一般不作具体详细地解释和说明 二 通告 ( 一 ) 通告的概念及特点 通告是在一定范围内公布应遵守或周知的事项时使用的公文 通告的主要特点是使用的广泛性 这主要体现在两点上 第一, 内容的广泛性 通告的内容可涉及国家法令 政策, 也可用来公布生活中的具体事务 如停水停电 临时封锁交通 更换车辆牌照等 第二, 使用权限宽泛, 从国家领导机关 到各部门 团体及其基层事业单位, 都可使用 ( 二 ) 通告的结构与写法 通告的结构一般由标题 正文 结尾 签署和发文日期组成 1. 标题 一是完全式公文标题, 由发文机关 事由和文种组成 ; 二是非完全式标题, 由发 文机关和文种组成 ; 三是只有文种作标题 一行 2. 正文 通常包括两方面内容 (1) 通告依据 阐明发文原因或目的意义, 如果是法规类的要阐明法律依据 (2) 通告的事项 要具体明确地写出 应当遵守或周知的事项, 内容较多的可采用条款式写法 3. 结尾 常用 特此通告 收束全文 4. 签署和发文日期 科学出版社职教技术出版中心 写发文机关全称, 发文机关不止一个时, 每个机关单独占一行 发文日期单独占

20 12 应用文写作基础教程 三 公告和通告的区别 1 发布的权限不同 发布公告的机关 一般级别比较高 发布的权限窄 发布通告的机关级别有高有 低 发布的权限宽 2 公告的受文对象比通告广 公告的受文对象往往是国内外公众 而通告是在一定范围内宣传应当遵守或周知 的事项 3 宣布事项重要程度不同 通告宣布的事项不如公告宣布的事项重大 通告常用于一些生活 事务事项 诸 如停电 停水 临时封锁交通 地址搬迁等 而公告宣布的事项重大 如 枟关于宋庆 龄副委员长病情的公告枠 等 例文一 中共中央 全国人大常委会 国务院 关于宋庆龄副委员长病情的公告 第 1 号 宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病 经多方治疗 未见好转 曾多次 出现发热 呼吸困难 心跳加快等症状 5 月 14 日晚 突发寒战高热 热度达40畅 2 伴有严重心力衰竭 目前病情危急 正在积极抢救治疗 中国共产党中共委员会 全国人民代表大会常务委员会 国 务 院 一九八一年五月十五日 简析 该文是向国内外宣布宋庆龄副委员长病情的公告 不写缘由 不另加结尾 直陈宣布事项 行文庄重 语言凝练 语气严肃 例文二 中华人民共和国国务院 中华人民共和国中央军事委员会公告 根据中华人民共和国宪法赋予中国人民解放军的使命和 枟中华人民共和国香港特 别行政区基本法枠 关于中央人民政府负责管理香港特别行政区防务的规定 为维护国 家主权 统一和领土完整 保持香港特别行政区的繁荣和稳定 中华人民共和国中央 人民政府派香港特别行政区的部队 经过精心准备 现已组建完成 驻香港部队由中

21 第二章 公文类应用文 13 国人民解放军陆军 海军和空军部队组成 隶属中华人民共和国中央军事委员会领导 这支部队将于 1997 年 7 月 1 日 0 时正式驻进香港 中央人民政府派驻香港特别行政区 负责防务的军队不干预香港特别行政区的地方事务 香港特别 行政 区政府在 必要 时 可向中央人民政府请示驻军协助维持社会治安和救助灾害 驻军人员除须遵守全国性 的法律外 还须遵守香港特别行政区的法律 驻军费用由中央人民政府承担 中 华 人 民 共 和 国 国 务 院 中华人民共和国中央军事委员会 一九九六年一月二十八日 简析 这则公告也是向国内外告知中华人民共和国驻港部队的组建 何时进驻及 进驻后的有关事宜 标题采用非完全式 只有发文单位和文种 正文部分写明了缘由 具体事项 没写结束语 全文次第井然 语言干脆利落 例文三 中华人民共和国公安部通告 为确保民航国内班机的安全 决定从 2007 年 11 月 1 日起 在中华人民共和国境内 各民用机场 对乘坐民航国内班机的中 外籍旅客及其行李物品 实行安全技术检查 一 严禁将武器 凶器 弹药和易爆 易燃 剧毒 放射性物品以及其他危害飞 行安全的危险品带上飞机或夹在行李 货物中托运 二 除经特别准许者外 所有旅客及其行李物品一律进行安全检查 必要时可进 行人身检查 拒绝检查者不准登机 损失自负 三 检查中发现旅客携带上述危险物品者 由机场安全检查部门处理 对有劫持 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 飞机和其他危害飞机安全嫌疑者 交公安机关审查处理 特此通知 中华人民共和国公安部 二 七年十月十五日 简析 该文标题属 非完全 式标题 省略 了事由 正 文由开头 主体 和结尾 组 成 开头写发文目的 并概括提出决定事项 主体分三条说明实施办法 以纲统目 次第 井然 便于实施 最后以惯用语 特此通告 收束全文 思考与练习 1 按下面所提供的材料写一份通告 向来往行人和车辆驾驶人员说明情况 确保 安全 提出注意事项 施工队要在 地段施工 每天上午 11 时至下午 1 时定时爆破 从 月 日起 月 日止 2 仿照如下格式和所给材料 为山西省 市人民法院写一分公告

22 14 应用文写作基础教程 1 格式 法院 公告 本院定于 年 月 日 午 时 在 审理 一案 特此公告 法院 年 月 日 2 材料 原告 中国 实业有限公司太原公司与 被告 山西省 县 乡 村农 民程 硅铁购销合同发生纠纷 现法院已立案审理 限程 于 年 3 月 29 日上午 8 时 来法院应诉 发文日期 年二月二十七日 法院 山西省 市人民法院 三 通知 一 通知的概念 通知是用于批转下级机关 转发上级机关和不相隶属机关文件 发布规章 传达 要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部等使用的公文 二 通知的种类 一般可分五种 一是指示性通知 用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示 要求 带有 强制性 指挥性和决策性 二是批示性通知 又称转发性通知 领导机关用批转 转发的方式发布某些法律 要求下级贯彻执行 批转下 级机 关送来的 工作报 告 建议 计划等 以及沟 通情 况 指导工作 三是周知性通知 多用于上级机关向下级机关宣传某些应知事项 不具有强制性 四是会议通知 用于对下级或平级 五是任免聘用通知 上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关 三 通知的结构和写作 通知的结构分标题 上款 正文 落款四部分 1 标题 有两种写法 1 完全式标题 由发文机关 事由 文种组成 2 非完全式标题 一是由发文事由 文种组成 二是由发文机关 文种组成 三 是只有文种

23 第二章 公文类应用文 15 2 上款 有受文单位的要写受 文 单 位 被 通 知 的 是 个 人 的 写 个 人 名 称 通 知 范 围 大 的 也可不写上款 3 正文 一般分三部分写 即开头 主体 结尾 开头写发通知的原因 依据和目的 主 体写通知事项 内容多的可采用条款式 结尾写要求 希望等 也可不写结尾 要因 文而异 4 落款 写发文机关 发文日期 例文一 通 知 各市 地 州县 市 区 委办公厅 室 组织部 老干部局 党史研究室 根据省委办公厅 组织 部 老 干 部 局 党 史 研 究 室 联 合 发 出 的 委 厅 1995 81 号文件 枟关于做好 枙 党史枛 发行工作的通知枠 精神 现就 1995 年度 枟 党 史枠 发行工作先进单位和个人的奖励办法通知如下 1 凡获省委党史研究 室 颁 发 1995 年 度 枟 党 史枠 发 行 先 进 地 区 先 进 单 位 先进个人奖状者 应作为本地区 本部门 1995 年度的目标考核成绩 2 本地区 本部分可对获 奖 者 予 以 精 神 和 物 质 奖 励 其 奖 励 可 掌 握 在 先 进 地 区 先进单位 500 元左右 先进个人 200 元左右 特此通知 枟 党史枠 杂志社 一九九五年十月四日 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 简析 这则通知属告知性通知 非完全式公文标题 内容采用条款式 开头写发 文依据 主体分条列出 语言简洁 意思明白 例文二 国务院办公厅转发财政部 关于农业综合开发若干政策的通知 国办发 1994 72 号 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 财政部 枟关于农业综合开发的若干政策枠 已经国务院同意 现转发给你们 请贯 彻执行 国务院办公厅 一九九四年五月二十三日 简析 这是一则批转下级公文的通知 主要写明批转的单位 批转文件 并要求 贯彻执行

24 16 应用文写作基础教程 例文三 县人民政府 关于撤销 县盐化厂项目建设指挥部的通知 各乡镇人民政府 县政府各部门 我县 盐化厂经过建设者们的艰苦努力 已全面竣工投产 其项目建设指挥部 的任务已经完成 经研究 决定撤销 盐化厂项目建设指挥部 撤销后 指挥部的 债权 债务 档案资料 工程未尽事宜全部移交大安镇 所抽人员一律回原单位 特此通知 县人民政府 二 五年十二月九日 简析 这是一则 周知性通 报 采 用完 全式标题 由发 文单 位 事 由 文 种 组 成 正文内 容 写 明 了 通 知 的 原 因 和 具 体 事 项 最 后 以 特 此 通 知 结 束 全 文 显 得 庄 重 严肃 例文四 地区行政公署办公室关于召开各县 市 人民政府 办公室主任传达省委关于公文处理有关规定会议的通知 各县 市 人民政府 经行署领导研究决定 定于 月 日在行署召开各县市人民政府办公室主任会议 三天 传达省政府关于公文处理的有关规定 请各县市人民政府派办公室主任或副主 任一人参加 特此通知 地区行署办公室 二 五年二月五日 简析 本通知标题事由概括得好 一看便知会议内容 正文先写通知的依据 然 后写通知具体内容 最后写要求希望 会议通知应具备的要素一应俱全 例文五 县人民政府 关于胡 等同志职务任免的通知 各乡镇人民政府 县政府各部门 经研究 决定 胡 任 县物质局副局长 张 任 县多种经营办公室副主任

25 第二章 公文类应用文 17 免去 邱 的 县桂兴初级中学校长职务 李 的 县白马乡初级中学校长职务 特此通知 县人民政府办公室 二 六年十月十五日 简析 这是一则干部任免通知 标题是完全式 正文写明了通知的依据 具体内 容 因内容多一事一行分行写 具体详细 清楚明了 思考与练习 1 通知分哪几类 其正文部分各应怎样写 2 试假定发文机关 被通知对象及内容 写一份会议通知 3 请代 省教育局写一份转发教育部教专字 200 第 号 枟关于试行 枙中 等职业学校学生学籍管理的暂行规定枛 的通知枠 受文单位 各市地教育局 要把转发 的单位 转发的因由 转发文件的名称及执行要求写出来 附件可略去 转发通知时 间可虚拟 4 市人民政府于 2003 年 月 日研究决定任命姚 同志为 市卫生局长 免去樊 市经贸委副主任职务 请按如下格式填写 关于 同志的任职的通知 市卫生局 经 市人民政府研究决定 任命 同志为 免去 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 市人民政府 年 四 通报 一 通报的概念 月 日 通报是党政机关 社会团体 企事业单位表彰先进 批评错误 传达重要精神或 情况时所使用的一种公文 通报一般是上级向下级发布 二 通报的作用 1 互通情况 沟通信息 使有关单位或组织了解工作进程 安排好自己的工作 2 学习先进的典型经验 指导和推进工作 3 吸取他人教训 警惕类似问题发生

26 18 应用文写作基础教程 ( 三 ) 通报的分类按其性质和功用, 可将通报分为表彰性通报 批评性通报和情况通报三种 ( 四 ) 通报的结构与写法通报的结构分标题 上款 正文 署名和日期四部分 1. 标题完全式标题由发文机关 事由 文种组成 非完全式标题又有三种形式 : 一是由事由和文种组成 ; 二是由发文机关和文种组成 ; 三是只由文种 通报 作标题 2. 上款写受文单位, 一般用泛称, 也有的不写上款 3. 正文是通报主体部分, 因通报种类不同, 写法也就不同 (1) 表彰性通报 1) 事情的经过 一要写清时间 地点 人物 事件及其主要经过 情节和结果 ; 二要详略得当, 重点突出 2) 点明题旨 也是通报的目的所在, 就是对先进事迹进行评议, 明确地指出其重要意义, 语言要简练, 具有画龙点睛的作用 3) 决定 领导机关根据先进事迹做出表彰的决定, 并发出学习号召, 它是表彰性通报的核心部分, 要求语言简明, 特别是最后表示号召或希望的词语, 更要着重挖掘事迹的典型意义, 力求扼要鲜明 (2) 批评性通报这种通报在机关工作中使用较多, 可分两类 : 一类是告知典型事故的通知, 另一类是批评错误行为的通报 告知典型事故的通报, 先写事故的基本情况, 交代时间 地点 人物 经过和损失情况 ; 再分析事故发生的原因, 总结出教训, 最后提出今后的要求 批评错误行为的通报, 先介绍错误事实, 交代错误行为的时间 地点和主要情节, 再剖析原因, 指出错误的危害性, 最后写处理决定, 令其检讨纠正, 吸取教训, 引以为戒 (3) 情况性通报将告知的情况一一列出, 多用夹叙来议的写法, 既叙述情况, 又适当分析, 作出判断, 提出注意事项和要求 4. 署名和日期如果发文机关已见于标题, 就只写发文的年月日

27 第二章 公文类应用文 19 例文一 省人民政府 关于表彰 民间艺术团的通报 中国 民间艺术团应德国兰德格拉夫演出公司的邀请 于 2005 年 1 月 26 日至 6 月 29 日赴欧州作商业性巡回演出 历经德国 荷兰 法国 比利时 奥地利和瑞士 6 国 在 150 多个城市演出 193 场 观众达 15 万人 次 收入 180 多万元 人民币 该团在外演出时间之长 场次之多 收益之大均创我 省文化团 体出 国演出最 好记 录 该艺术团富有浓郁乡土气息和鲜明民族特色的精湛表演 赢得了欧洲观众的普遍欢迎 和赞誉 为弘扬中华民族优秀文化 为祝贺中国 民间艺术团赴欧演出的圆满成功 褒奖该团的领导 编创和演职人员 省政府决定对 民间艺术团予以通报表彰 希望广大文艺工作者学习 民间艺术团的成功经验 深入生活 努力发掘本地 最有特色的文化资源 创作思想性强 艺术性高 社会效益和经济效益高度统一的艺 术精品 努力使我省多姿多彩的文化艺术之花更加绚丽夺目 省人民政府 二 五年八月十日 简析 这是一则表彰性通报 正文部分先写事实经过 再写表彰决定 后写号召 要求 事实具体 突出了关键情节 无渲染 夸张之笔 语言平实 这是表彰性通报 写作中很重要的一点 最后一段把分析意义 评价事实 发出号召 提出要求融为一 体 全文主次分明 中心突出 例文二 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 县广渝高速公路筹资工作情况通报 我县的广渝高速公路筹资工作 在县委 县政府的领导下 在县人大 县政协的 大力支持下 按照地委 行署的要求 行动快 效果好 截止 12 月 11 日 全县 45 个 乡镇已有 10 个乡镇完成 1995 年农民两项集资任务 兴坪镇率先完成任务 从全县总 的情况来看 广渝高速公路筹资工作有三大特点 一是宣传发动声势浩大 思想动员 广泛深入 二是责任明确 措施得力 三是领导带头 率先垂范 但是 这项工作发 展还很不平衡 少数乡镇进展迟缓 个别乡镇现在还是零 为此县委 县政府要求各 地进一步抓紧 抓好以下几方面工作 一 各乡镇要进一步搞好宣传发动工作 为今年的筹资工作打下坚实的基础 同 时要把工作中出现的问题和矛盾解决在基层 确保筹资工作的顺利开展 二 各乡镇要加快工作进度 目前 全县的筹资工作时间以迫 任务差距还很大 各地一定要按县市 县政府的要求千方百计的完成下达任务 特别是任务完成较差的

28 20 应用文写作基础教程 乡镇 要加大领导力度和工作力度 不能拖全县后腿 筹资款必须及时上缴县上 附 各乡镇 1995 年农民完成情况排位表 略 县广渝高速公路筹资办公室 一九九五年十二月十三日 简析 这则情况性通报 首先陈述了告知的情况 然后对情况作了具体分析 最 后提出要求 全篇结构完整 例文三 厂关于一起严重责任事故的通报 最近 我厂生产部门忽视安全的现象又有所增长 以致继木工车间失火事故之后 又发生一起严重责任事故 一九 年 月 日下午三时三十分 我厂生产管理处设备科设备仓库工人李 赵 两人 用三吨铲车运送仪器设备 其间由 驾驶铲车 张 则站在铲 车前面的两根铲条上扶住仪器 当行驶到 车间前 因前面一辆卡车卸货挡道 李 即掉头向来路开去 铲车在大转弯时行驶过快 由于离心作用 将张连同仪器甩 出车外 张 当场昏迷 经送医院急救 医生诊断为脑出血 并于当日施行脑部手 术 目前情况尚可 价值数万元的精密仪器已严重损坏 一时难以修复 这次严重事故的发生 是由于没有严格贯彻执行安全操作制度的结果 除由生产 管理处在有关部门进行安全生产教育外 对生产管理处处长汪 和设备科科长陈 扣罚当月奖金 对主要责任人李 扣罚半年奖金 并酌情赔偿损失 根据厂长指示 把上述事故通报全厂 希望生产 科研 后勤 基建等部门吸取教训 认真检查本部 门的不安全因素 制定切实的安全措施 防止类似事件发生 厂长办公室 年 月 日 印发至全厂各车间 各行政部门 简析 这是一则批评通报 通报一开始述说了事故是在发生过一次事故的背景下 发生 从而点出了其严重性 然后转入叙 述事 故的具体 经过 接着 分析了事 故原 因 通报了对有关责任人的处理决定 最后提出要求 全文简明扼要 思考与练习 1 结合实例 写一则批评性通报 写明错误事实 时间 地点 关键情节交代清 楚 指出错误的性质 违反了什么法令 什么纪律或什么政策 造成了什么损失 应 从中吸取什么教训 对犯错误者作出处理决定 要求大家引以为戒 2 下面是 见义勇为青年英雄 陈成 向晶晶事迹简介 请根据这份材料 写一 则表彰性通报 发文单位可用共青团荆州市委 受文单位可用共青团各县 区 团委

29 第二章 公文类应用文 21 正文可分三个层次写 1 介绍先进事迹 时 地 人 事要简洁准确 2 分析重 大意义 3 表彰决定 授予什么级别奖励或授予什么称号 并号召全省广 大团员 学习 材料 农历腊月二十三 天寒地冻 下午三时许 六岁的付志伟和七岁的表兄刘刚悄然 离开家人的视线 来到下新河上溜冰嬉戏 好奇使他们忘记了危险 不知不觉滑向了 河心 突然 嘭 的一声 冰裂开了 前面的付志伟落进了冰窟中 后面的表兄刘钢 想伸手拉他 也滑进了冰窟中 河对岸的李大娘刚好看到了这惊心动魄的一幕 她拼命大叫 救人啦 救人啦 有人落水啦 凄厉的呼救声伴着凛冽的寒风传到附近人们耳中 人们奔向河边 但那 刺骨的寒风和河面寸余厚的寒冰下隐藏的危险让人们不知如何是好 情况万分危急 返乡休假的荆州市高级技工学校机加工专业 705 班学生陈成听到人们呼喊后 立 刻冲出家门 在结冰地路面上几乎是连滚带爬跑到离家约二三百米远的出事地点 就 在同时 本村另一青年向晶晶也赶到了出事地点 他们来不及脱衣 蹬鞋 甚至来不 及思考 两个年轻人纵身跳到了河里 用身体和双臂砸开冰面 艰难而迅速地接近落 水孩子 很快 他们游到了孩子身边 合力先将还浮在水面的刘钢抓起来 并立刻从 齐下巴深的冰水中将刘钢送到岸上人们的手中 岸上的人们已在瑟瑟的寒风中燃起了 大火 温暖着被救起的孩子 陈成又和向晶晶一道 迅速奔向刺骨的河水 在被砸碎 开的冰面下摸索 终于摸到了已沉到冰水中的付志伟并将他送到岸上 这时付志伟浑 身发青 已呼吸全无 两位青年又协助岸上的大人们对付志伟控水施救 终于使孩子 睁开了双眼 两个落水的孩子被紧急送到了乡村医院 医生说 真是太及时了 如果 还迟半分钟 小志伟就没救了 随着岸边人们慢慢散去 陈成和向晶晶两人裹着湿透快要结冰的棉衣 在呼啸的 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 寒风中悄悄地回到了家中 事后他们见义勇为的事迹传遍了荆楚大地 共青团荆州市 委授予他俩 见义勇为模范共青团员 的称号 并颁发了荣誉证书和 4000 元的奖金 五 报告 一 报告的概念 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问 时使用的公文 这里说的 报告 是指国家行政机关公文报告 是上行文 不属于一般的调查报 告 考察报告 英模报告 会议报告 后者不属于国家行政机关公文报告 二 报告的特点 报告的特点有两点 1 陈述性 报告的内容是向上级讲述做了什么工作 怎么做的 工作中存在什么问题和情况 有什么意见和建议等 因此在行文上一般都用叙述 说明的表达方式 以便上级了解

30 22 应用文写作基础教程情况 2. 汇报性写报告的目的是向上级机关汇报工作, 反映情况或答复上级机关询问, 因而是汇报性的 报告在事前 事中和事后都可以行文 ( 三 ) 报告的分类和写法 1. 报告的分类按用途分, 报告可分成四类 (1) 工作报告即就本部门 本单位日常工作情况向上级机关作出的报告 (2) 情况报告即向上级机关汇报某一特定情况的报告 (3) 答复报告即回答上级机关或领导人询问事项时写的报告 (4) 呈转报告即提出意见或建议请求批转有关机关办理执行的报告 2. 报告的写法报告一般由标题 主送机关 正文和落款等四部分组成 (1) 标题报告的标题一般应写明发文单位 事由和文种, 发文单位有时可省略, 如枟关于进一步加强城市绿化工作的报告枠 (2) 主送机关即顶格写上受文单位名称 (3) 正文一般由开头 主体 结尾组成 报告的开头, 一般交代报告的起因 缘由, 或说明报告的目的 主旨 意义, 作为发文依据, 然后常用 现将有关情况报告如下 作为过渡语, 引起下文 报告的主体, 一般写主要情况, 措施与结果, 成绩与存在问题, 经验与教训, 意见或建议, 打算或安排 这部分内容较多, 可以根据需要分条分项写, 也可以分若干部分写, 要求围绕主旨展开陈述 报告的结尾, 一般用惯用结语, 如 特此报告 以上意见如无不当, 请批转各地区 各部门执行 以上报告, 如有不当, 请指正 等来结束 (4) 落款写明发文机关和日期, 盖上公章 ( 四 ) 报告的写作要求 1) 报告的内容必须实事求是, 特别是典型事例和统计数字要真实和精确, 不能用虚假成分来欺瞒领导 2) 报告的内容要重点突出, 层次分明, 详略得当 同时还要求处理好点和面的

31 第二章 公文类应用文 23 关系 3 报告中不要夹带请示事项 以免报告与请示两种文种混用 贻误工作 例文一 市商务局关于百货大楼重大火灾事故的报告 省商贸厅 1995 年 6 月 4 日凌晨 2 时 40 分 我市江南区百货大楼发生重大火灾 经过两个多 小时的扑救 于 5 时明火全部扑灭 该大楼二楼经营的商品以及柜台 货架 门窗等 全部烧毁 直接经济损失达 50 万元 造成此次重大火灾的直接原因 是二楼一个体裁 剪户经二楼经理同意从总闸直接线路 夜间没断电导致电线起火 这次火灾的发生暴露了该大楼领导对安全管理工作极不重视 内部管理混乱 安 全制度不健全 违章作业严重等问题 因而造成了惨重的经济损失 教训十分深刻 火灾发生后 市政府 市商务局十分重视 三次派人员到事故现场进行调查 并 对事故进行认真处理 责令该百货大楼二楼经理刘 停职检查 个体裁剪户李 罚款 元 并听候进一步处理 今后 我们要吸取教训 切实加强对安全工作的领导 尤其加强对零售企业的安 全管理 及时消除各种不安全的因素隐患 为企业创造良好的经营环境 市商务局 印章 二 一年六月十二日 简析 这是一篇事故情况报告 正文第一段简要地介绍了火灾情况 损失和直接 原因 第二段写火灾事故的深层原因 教训 第三段写对火灾的处理情况和结果 最 后一段为发文单位的态度和措施 报告行文简洁 层次分明 构思周密 例文二 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 中国人民银行关于严格禁止各单位模仿人民币 样式印刷内部票券的报告 国务院 据 省人民银行报告 市一些企业单位 模仿人民币样式印发内部使用的 票券 以致有的票券已经流入市场 对货币流通很不利 我们认为 模仿人民币样式印发内部票券的做法是违法的 应当坚决制止 拟请 国务院责成 省人民委员会迅速派人对 市一些企业单位模仿人民币印发内部票 券的情况进行检查 查清楚共印制了多少 有多少流通到市场上去了 对于流入市场 的票券要采取有效措施迅速收回 印发这种票券的企业单位 不仅应负经济上的责任 企业领导人还应当进行深刻检讨 为了防止其他地方再发生这类问题 我们建议明确 规定以下几条 通令全国执行 一 一切企业 事业单位和机关 团体 印刷和使用内部核算的票券 必须经上 级主管部门批准 并且一律不允许模仿人民币的样式 不许不注明用途混入市场 违

32 24 应用文写作基础教程 者以扰乱金融论处 二 各企业 事业单位和机关 团体 应检查一下现在使用的内部票券 有没有 模仿人民币样式和不注明用途的现象 如有这类票券 应当限期全部销毁 并向当地 党政领导作出检查报告 违者按情节轻重论处 三 所有的印刷厂 一律不准承印模仿人民币样式的票券 已经承印的应立即停 止 并报告当地党政领导机关 把票版和成品全部销毁 以后如再承印这种票券 以 扰乱金融论处 以上报告 如无不当 请批转各省 自治区 直辖市执行 中国人民银行 年 月 日 简析 这是一份 呈转性报 告 正 文落 笔入题 写明发 文依 据 目 的 表 明 态 度 主体部分从三方面阐述有关规定 开展工作的办法 对问题的处理意见 结尾写明请 求批转执行 这是与呈报性报告结尾写法的不同之处 六 请示 一 请示的概念 请示是下级机关请求上级机关指示工作 解释问题或批准某种要求时所使用的公文 二 请示的应用范围 1 急需办某件事 需上级批准后才可办的要写请示 2 工作中发生了比较重大的问题 本机关无权解决 先提出处理意见 请求批示 3 上级有文件规定 由于本单位情况特殊难以执行 需要灵活掌握或变通处理 此时需要请示 4 上级有文件规定不经请示不允许办的事情而本单位又不能不办 此时要写请示 三 请示的特点 请示的特点有以下几点 1 内容的请求性 请示是向上级机关请求指示和批准的公文 具有请求的性质 2 目的的求复性 请示的目的是请求上级指示 批准 解决具体问题 要求做到明确批复 3 时间的超前性 请示必须在事前行文 在上级机关作出批复后才能付诸实施 4 事项的单一性 请示只能一文一事 不能一文多事 四 报告与请示的区别 报告与请示均属上行文 却是两个不同的文种 其区别如下

33 1. 行文目的不同 第二章公文类应用文 25 报告的主要目的是下情上达, 向上级汇报工作, 反映情况, 提出意见和建议, 是 一种呈报性公文, 不需要上级机关直接批复 ; 请示的主要目的是为了请上级批准 指 示或答复, 是呈请性公文, 明确要求上级机关的批复 2. 行文时间不同 报告行文不受时间限制, 工作前 工作中 工作后均可向上级汇报或反映 ; 请示 是在工作或活动开展之前行文, 请示上级批准 指示或答复, 不允许先斩后奏 3. 行文内容不同 报告可以是专题性, 也可以是综合性, 可以一事一文, 也可以数事一文 ; 请示只 能一事一文 4. 收文处理不同 上级机关收到报告, 只需了解情况以作决策参考, 不需要答复 ; 收到请示, 则要 认真研究, 尽快予以答复 ( 五 ) 请示的分类 请示可分为如下四种 1. 请求指示的请示 在工作中遇到重大或疑难问题, 请求上级机关给予指示, 如枟关于要求向银行贷 款新建实习大楼的请示枠 2. 请求批准的请示 必须经上级批准才能办理或必须处理但本单位又无权处理的事项, 请求上级批准, 如枟关于要求引进外籍教师任教的请示枠 3. 请求帮助的请示 本单位应办或上级交办的事项, 办理时有一定难度, 请求上级帮助解决, 如枟关 于追认 同学为革命烈士的请示枠 4. 请求批转的请示 需要办理的重大事项, 但工作又牵涉到其他单位, 因此请求上级将意见或建议批 转给有关方面, 如枟关于二 一年举办全市钳工技能比武的请示枠 ( 六 ) 请示的结构与写法 请示一般由标题 上款 正文 落款四部分组成 1. 标题 写明发文机关 事由 文种 也可省略发文机关 2. 上款 写明主送机关 3. 正文 由三部分组成 (1) 请示起因 科学出版社职教技术出版中心 这是行文重点, 要交代请示事项产生的背景 原因, 阐述请示的理由和依据 理由

34 26 应用文写作基础教程 要充足 依据要充分 道理要讲透 只有这样 才能显示出请示事项的可行性 便于上 级批复 2 请示事项 这是行文的落脚点 必须写得具体 明确 一目了然 便于上级决策 判断 3 请示结尾 另起一行 用 以上请示当否 请批复 等惯用语收束全文 4 落款 写明发文机关 如标题中已出现发文机关 可省去 时间 七 请示的写作要求 1 坚持 一事一文 原则 如请示解决的事多 可分项 分次请示 2 明确呈报的主送机关 一份请示 只能送一个上级领导机关 不要搞多头请示 3 不得越级请示 也不得抄送下级机关 4 请示篇幅不宜过长 如确需反映某些详情和数据可以用附件列入 例文 关于设立 市经济技术开发区 农村富余劳动力职业技能培训基地 的请示 市劳动和社会保障局 随着市工业化 城市化步伐的加快 市经济技术开发区和市工业园区的建设事业 不断推进 开发区所辖乡 镇 街道农村的土地正逐步被征用 有的行政村土地已全 部征完 由此产生了大量的农村富余劳动力 各级政府和社会各界都十分关注这些失 地农民的就业和生活保障问题 为了迅速提高农村富余劳动力的就业素质和就业适应技能 向企业提供符合就业 准入条件的劳动力 帮助农村富余劳动力提高市场经济条件下参与就业竞争和自谋职 业 自主创业的能力 从而进一步加快农村富余劳动力向二 三产业转移的步伐 实 现农村富余劳动力资源共享和合理配置 从根本上解决失地之后农民的就业和生活保 障问题 经 市经济技术开发区管委会组织劳动人事局与 市高级技工学校协商 拟设立 市经济技术开发区农村富余劳动力职业技能培训基地 该基地设在 市高级技工学校内 主要承担市经济技术开发区农村富余劳动力 的职业技能培训工作 师资由 市高级技工学校解决 培训所需经费由 市经济 技术开发区管委会负责 当否 请批复 市经济技术开发区管委会组织劳动人事局 市高级技工学校 二 二年八月十八日 简析 这是一份请示批准的请示 首先提出设立培训基地的目的和缘由 然后提 出请求批准的事项 结尾写主旨和请示语 简单明确 符合要求

35 第二章公文类应用文 27 思考与练习 1. 认真进行调查研究, 了解你班在学生管理方面的成功之处和存在的问题, 提出合理建议, 以班委会的名义向学生科写一篇情况报告 2. 市反贪局, 自成立以来, 一直未配备专案用车, 影响了办案效率 今年以来, 群众举报违纪线索增加, 为了提高办案效率, 反贪局急需配一辆吉普汽车, 请示市政府拨款购置 请你代 市反贪局向 市政府写一份请示, 发文时间可虚拟 科学出版社职教技术出版中心

36 第三章事务类应用文 事务类应用文是党政机关 社会团体 企事业单位处理日常事务 总结经验 指导工作时所使用的具有极强实用性 事务性和一定惯用格式的应用文体 事务类应用文在机关团体 企事业单位中使用频率很高, 它包括计划 总结 会议记录 大事记, 简报 启示和一般书信 专用书信等 事务类应用文具有规范约束 沟通信息 凭证依据 决策参谋等多方面的作用 事务类文种较多, 本章只列举计划 总结 会议记录 简报 启事 海报 喜报等几方面的文种进行介绍 第一节计 划 一 计划的含义计划是对未来一定时期的工作或某项活动预先作出部署和安排的一种应用文体 在工作中, 一份周密的计划, 可以避免工作的盲目性和随意性, 理顺各种关系, 搞好综合平衡, 是实施科学管理的重要手段, 在工作中具有重要作用 二 计划的特点 1. 科学的预见性计划是对即将开展的工作所做的设想, 它既要明确上级的方针政策 意图, 又要结合本部门实际, 对工作的每一个环节都要有一个清醒的认识, 力求做到正确的估计和周密的设想 科学的预见性, 是计划顺利实施的保证 2. 明确的目的性制定计划即设想在未来一定时间内, 将要完成哪些工作, 获得那些效益 有了明确的目的, 计划才有指导性 3. 切实的可行性计划的目标 措施 方法的设置安排必须切实可行 只有这样才能运用到工作中, 才能充分发挥它的主观能动性, 取得预期的效果 4. 很强的约束性计划虽不是正式公文, 但一经法定会议通过和批准, 在其管辖的范围内就具有很强的权威性和约束力, 就是人们行动的纲领 必须坚决贯彻执行 当然, 如果出现了某种大的情况变化, 对原定的计划做适当的调整是必要的

37 第三章事务类应用文 29 三 计划的种类 计划的应用范围很广 种类繁多 常用种类有 : 1) 按性质分, 可分为综合计划 专题计划 2) 按内容分, 可分为工作计划 生产计划 学习计划 科研计划等 3) 按范围分, 可分为国家计划 省市计划 单位计划 个人计划等 4) 按时间分, 可分为年度计划 季度计划 月计划 周计划等 5) 按形式分, 可分为条文式计划 表格式计划和条文表格兼用式计划 四 计划的结构和写法 1. 计划的基本格式 计划没有固定的格式, 常见的有条文式 表格式 条文表格结合式等三种 1) 条文式, 用叙述和说明的表达方式, 分条列项地讲清计划的内容 2) 表格式, 用表格的形式体现计划的内容, 它侧重于数字 数据, 有时也辅以文 字说明 这种形式的计划多见于经济领域的各个部门 3) 条文表格结合式, 既以文字说明为主, 又辅以数据表格加以说明 企业生产经 营计划 财务计划多采用这种形式 计划枠 2. 计划的结构和写法 不论哪种计划, 都由标题 正文 落款三部分组成 (1) 标题 标题结构一般有以下几种形式 1) 由计划内容和文种组成, 如枟关于十七大学习计划枠 2) 由单位名称 计划内容和文种组成, 如枟南山市高级技校技能强化计划枠 3) 由适用期限 计划内容和文种组成, 如枟 2006 年招生计划枠 4) 由单位名称 适用期限 计划内容和文种组成, 如枟楚天贸易公司 2006 年工作 (2) 正文 正文是计划主体, 应围绕 为什么要制定计划 要做什么 怎么去做 以及 何以做完 等问题来写 ; 具体可分为前言 主体和结语三部分 1) 前言 也称导语, 解决 为什么要制定计划 的问题, 一般包括制定计划的指 导思想, 主要依据, 本单位的实际情况等 2) 主体 主体是正文的核心内容, 着重解决 做什么, 怎么做 和 何时做完 等问题, 即计划的三要素 : 目标 措施 步骤 3) 结语 结语一般说明执行计划时应注意的事项和问题, 或者提出希望 发出号 召 结语不是计划的必要部分, 有时也可不写 (3) 落款 在正文的右下方写明制定计划的单位名称和制定计划的日期, 如标题中已写了标 题名称, 落款处只写日期 上报或下达的计划, 还应在日期上加盖单位公章 科学出版社职教技术出版中心

38 30 应用文写作基础教程 五 计划的写作要求 1 注重依据 实事求是 制定计划要有依据 一是政策依据 二是客观依据 只有把上级精神和本单位实 际结合起来 才能保证计划的正确方向 保证计划的切实可行 2 立足全局 集思广益 制定计划要从全局出 发 正 确处理好 全局 和局部 长远利 益和 眼前利益 的关 系 使计划发挥积极作用 计划不是凭想像或想当 然编造出 来的 而是 在深入调 查研 究 广泛听取群众意见后制定的 3 突出重点 留有余地 计划是对未来工作进行全面部署安排 但并非面面俱到 应在突出重点的基础上 兼顾一般 同时还要留有余 地 以 便在 遇到新情 况 新 问题 时及时进 行调 整 补 充 使计划不断完善 例文一 造 纸 厂2005年 质 量 工 作 计 划 随着我国社会主义市场经济的发展 质量在市场竞争中的地位越来越重要 提高 产品质量是增强竞争能力 提高经济效益的基本方法 是企业的生命线 2005 年是我 厂产品质量升级 品种换代的重要一年 现特制定本计划 一 质量工作目标 1 一季度增加 2畅 5 米大烘缸 1 只 扩大批量 改变纸页湿度 2 三季度增加大烘缸轧辊 1 根 进一步提高纸页的平整度 光滑度 要求此项指 标达到 QB 标准 3 四季度改变工艺流程 实现里浆分道上浆 使挂面纸板和小泥代纸板达到省市 同行业先进水平 二 质量工作措施 1 强化质量管理意识 进行全员质量教育 培养质量管理骨干 2 成立以技术厂长为首的技术改造领导小组 负责各项技术改造工作的布置 落 实和检查工作 3 由上而下建立质量保证和质量管理制度 把提高产品质量列入主管厂长 科长 及技术人员的责任 年终根据产品质量水平结算奖金 执行奖金奖惩办法 造纸厂 二 五年 月 日 简析 这是一份条文式计划 标题由单位名称 适用期限 计划内容和文种四要 素组成 正文首先说明了制定计划的目的和意义 接着叙述了具体的目标和采取的措 施 条理清楚 表达明确 易于实施 是一份制定得具体可行的专题计划

39 第三章 事务类应用文 31 例文二 大 学 成 人 高 等 教 育2006年 招 生 计 划 本校成人教育面向全省各地区招生 所学专业适合社会相应行业 学校对通过全 国成人高考正式招生录取的学生进行严格的教学和管理 学生修业期满 成绩合格者 发给成教相应的本科或专科毕业证书 学制 年 招生专业 层次 科类 脱产 业余 会计学 本科 文 4 5 电气专业 本科 工 4 5畅 5 电厂化学 专科 理 3 3畅 5 计算机 专科 理 3 商务管理 专科 文 3 财会电算化 专科 文 2 3 3 电力技术经济 专科 文 2 英语 本科 文 4 外贸英语 本科 文 4 报名地点 报名时间 联系电话 邮政编码 321000 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 简析 这是一份表格式计划 用表格的形式将招生的专业 层次 科类 学制等 作了明确的规定 以文字的形式对报名的时间 地点 方式等辅以说明 思考与练习 1 计划有何作用 有何特点 2 计划由哪几部分构成 正文部分应围绕哪几个问题来写 3 指出下面这份计划的错误并修改 余江职校高中理科文化补习班学习计划 近年来 高中毕业生未能升入大学的人数较多 而他们逐渐成为各企业的骨干力 量 一些青年虽高中毕业 文化基础并不牢固 因而不安心本职工作 根据以上原因 我校举办高三理科补习班 每天晚上学习两个半小时 招生对象是 1994 年以后的高中 毕业生 为更好地完成学习任务 我们教务处制定计划如下 1 学习内容 主要学习 高中数学 语文 英语 理化 政治 2 学习进度 第一学期 2001 年 9 月 1 日 2002 年 1 月 20 日 解析几何 语文 一 二 三册 政 治 经 济 学 立 体 几 何 英 语 一 册 物 理 一 册 化 学 一

40 32 应用文写作基础教程册 ) 第二学期 (2002 年 2 月 25 日 ~ 2002 年 7 月 1 日 ) : 代数 物理 ( 二 三册 ) 化学 ( 二册 ) 辩证唯物主义 语文 ( 四 五 六册 ) 英语 ( 二册 ) 学习中, 每学完一门课程进行一次考试, 以检查学习情况 3) 学习方法 任课教师 : 代数 几何 语文 理化均由校内教师承担 ; 英语聘请 中学张 老师, 政治两学期均由 中学金 老师承担 学生上课时做笔记, 课后复习, 参考书籍做课后习题及老师布置的练习题, 由任课老师批改作业 每学完一个单元进行一次考试, 以便掌握学生学习情况 第二节总 结 一 总结的含义总结是单位或个人对某一阶段或某一方面的工作进行全面回顾, 找出经验教训以便指导今后工作的一种应用文件 总结与计划的关系非常密切, 它们是一项工作纵向发展过程中的两个端点, 计划是在工作之前的打算, 总结是在工作结束之后的回顾和检查 总结的写作, 要以计划执行过程中的实际情况为依据, 从中引出规律性的认识 二 总结的特点 1. 阶段性总结是对一阶段的实践活动的回顾 分析研究, 每一份总结所反映的内容都有一定的限制 2. 实践性总结的写作依赖于实践活动, 材料的选取 观点和结论的概括都离不开实践 3. 概括性总结的目的是为了明得失, 找规律 总结不是现象的罗列, 而是在事实的基础上进行概括, 揭示事物的内在联系和规律性, 总结的过程实际上就是一个概括过程 4. 理论性总结的根本目的是要把实践中成功的经验或失败的教训找出来, 做出正确估计, 得出科学结论, 以便把今后的工作做得更好, 因此, 总结应把零散的肤浅的感性认识上升为全面的本质的理性认识, 引导人们从理论高度来认识过去的实践活动 三 总结的分类按不同的标准划分, 总结有不同的类型 1) 按内容分, 有工作总结 生产总结 学习总结 会议总结等 2) 按范围分, 有国家总结 单位总结 个人总结等 3) 按时间分, 有年度总结 季度总结 阶段总结等 4) 按性质分, 有综合总结和专题总结等

41 第三章事务类应用文 33 四 总结的结构和写法 总结一般包括标题 正文 结尾 落款四部分 1. 标题 1) 公文式标题, 如枟江南市高级技工学校 2006 年工作总结枠 2) 文章式标题, 如枟科技立厂 人才兴业枠 3) 双标题, 由正 副标题组成, 正标题用结论性的语言概括总结的内容, 副标题 则标出单位名称 适用时限 内容和文体名称, 如枟社会呼唤技工人才 2006 年荆 州市高级技校招生工作总结枠 2. 正文 一般由前言 主体 结尾三部分构成 (1) 前言 一般是基本情况概述, 简介总结所涉及的时间 地点 背景 主要成绩等 前言 要求开门见山, 紧扣中心, 简明扼要, 有吸引力 (2) 主体 主体是总结的核心部分, 一般要写清三个方面的内容 : 1) 过程和做法 即写明这一阶段在什么思想指导下, 做了哪些工作, 分为哪几个 阶段, 采取了什么方法, 解决了什么问题, 取得了哪些成绩, 主客观原因是什么 2) 经验和体会 即寻求工作规律, 交流工作体会, 为下一阶段的工作提供指导 3) 问题和教训 要坚持一分为二的观点, 找出工作存在的问题和不足, 并分析主 客观原因, 由此得出教训 不同的总结, 可以有不同的侧重, 如果是侧重反映问题的 总结, 问题和教训应作重点来写 ; 如果是典型经验的总结, 问题与教训可不必写 (3) 结尾 结尾是正文的最后部分, 要酌情灵活处理 如主体已将话写尽, 则无需结尾 ; 如 主体尚留有余地, 则需要结尾进行补充 结尾要简明有力 自然不俗 结尾的写法主 要有 : 一是对全文进行归纳 概括 ; 二是指出问题引起人们的重视, 然后扼要提出改 进措施, 今后打算, 努力方向 ; 三是简述工作的体会和认识 3. 落款 在正文右下方标明作者名称, 可以是单位名称, 也可以是个人. 名称下面标明年 月日 4. 总结的常见结构 (1) 条文式将总结内容按性质和主次轻重逐条排列, 即用数字标明, 这是总结中最基本的写 法, 具体见图 3 畅 1 条文式结构 前言 主体 结尾 过程和做法 经验和体会 问题和教训 图 3 畅 1 条文式结构 科学出版社职教技术出版中心

42 34 应用文写作基础教程 (2) 标题式根据材料之间的逻辑关系, 将正文分成若干部分, 分别列出小标题 这种结构多用于专题经验总结 具体见图 3 畅 2 前言概述小标题 ( 观点一 ) 过程和做法标题式主体经验和体会 结尾 小标题二 ( 观点二 ) ( 同上 ) 图 3 畅 2 标题式结构 (3) 阶段式即按时间顺序分成几个阶段来写, 并注意各阶段之间的连贯性 种结构适合于时限较长的工作总结 个人思想总结等, 具体见图 3 畅 3 前言基本情况工作阶段一过程和做法阶段式主体经验和体会工作阶段二 ( 同上 ) 工作阶段三 ( 同上 ) 结尾图 3 畅 3 阶段式结构 (4) 总分式先概述总的指导思想总评价, 然后从各个方面按条文式逐次总结 这种结构适用于全面总结, 具体见图 3 畅 4 前言 : 概述总的指导思想 总成绩 总评价基本情况过程和做法第一方面的工作经验和体会总分式主体问题和方向第二方面的工作 ( 同上 ) 第三方面的工作 ( 同上 ) 结尾图 3 畅 4 总分式结构 五 总结的写作要求 1. 要坚持实事求是 要如实地反映实践活动的真实面目, 不夸大不缩小 不文过饰非

43 第三章 事务类应用文 35 2 要总结出带有规律性的东西 总结不是事实材料的堆砌 简单现象的罗列 更不是流水账 要在大量原始材料 中抓住最突出 最能反映事物本质的特点进行总结 3 选材要精当 注意点面结合 要选择最能为主题服务的 最典型 新颖独特的材料揭示出有普遍性的东西 4 要做到观点和材料的统一 做到观点来自材料 观点统帅材料 例文 年 市纺织品交易团调研工作总结 在今年春季交易会上 我市纺织品交易团重视调研工作 组成工贸结合的调研组 调研人员通过业务洽谈和召开专题座谈会进行调研 取得了一些成绩 一 本届交易会调研工作取得的成绩 1 通过调研 基本上弄清了当前纺织品市场情况 供求关系 价格水平 对搞好 本届交易会的业务成交起了良好的作用 2 通过调研 对于当前和今年下半年纺织品市场供求关系和价格趋势有较前更为 明确的认识 有 利 于 完 成 全 年 的 经 营 计 划 为 领 导 确 定 经 营 决 策 制 定 措 施 提 供 了 参考 3 对一些重点市场和重点商品的产 销 存等情况及趋势进行了调研 积累了资 料 有利于今后进行系统研究 4 调查了解国外纺织品和服装的品种 花色 款式等方面的流行趋势及用户对我 产品的反映 提供给我生产部门以便改进生产 使产品适合国外市场需要 扩大纺织 品出口 二 本届交易会调研工作的经验和体会 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 1 领导重视 调动调研员的积极性 是搞好调研工作的保证 2 本届交易会采用工贸结合的调研组织形式 是可行的 较好的形式 只要加强 统一领导 互相配合通气 工贸双方既可分头活动 也可合作活动 3 要不断提高调研会的质量 既要及时反映情况 又要在一定时间内进行分析研 究 提出意见看法 为今后工作服务 三 存在的问题和建议 1 工作中调查多 分析研究少 在编印的简报中 介绍商人反映的多 而经过分 析拿出我们的看法 建议少 调研偏重于 商品 对地 区市场情 况缺 乏系统归 纳分 析 拿不出有参考价值的意见 2 建议今后在交易会前 各有关公司都应提出本公司的调研提纲 以便调研组及 时制定反映实际要求的调研方案 市纺织品交易团 年 月 日

44 36 应用文写作基础教程简析 : 这是一篇关于调研工作的专项总结 标题提示文章的中心内容, 采用了公文式标题 正文由前言, 主体和结尾三部分组成, 既总结了成绩, 经验, 也指出了存在的问题, 提出了建议, 全文层次分明 逻辑严谨 思考与练习 1. 总结有何特点? 总结的正文要写清哪几个方面内容? 2. 写一份个人总结, 标题自拟 3. 下面是一位中等职业学校学生的学习小结, 请仔细阅读后完成下面练习 : 1) 给文章加上恰当的标题 ; 2) 将正文部分划分层次后加上小标题 ; 3) 修改语言上的毛病 ; 4) 指出材料运用方面的不妥之处, 并加以修改 ; 5) 去掉可有可无的话 材料 : 同学们都在写总结了, 我抑制不住内心的感情, 也拿起了钢笔, 在这两年的时间里, 我总觉得是平平淡淡度过的 在语文学习有什么成绩, 有哪些经验呢? 书法, 对我来说比较感兴趣, 也可以说入了迷, 然而没有什么经验, 这里就谈一下学习书法的体会吧 我自幼喜欢书法, 也很渴望自己能写出一手好字, 见到写得漂亮的字, 总是空临几次 但在以前没有字帖, 更没有良师的指导和学习书法的气氛 在小学到初中毕业, 学校抓紧的是语文 数学 物理 化学之类的学习, 字写得好些 差些是不关大局的小事, 使我学习书法的积极性没有得到充分发挥 进入中专可好了, 学校把书法教学作为语文教学的一项内容来抓, 我们每周要交书法作业两张 ( 毛笔字 钢笔字各一张 ), 每周的书法作业我都认真完成, 期望自己的书法能有所长进 功夫不负有心人, 经过两年的练习, 我的书法有了较大的进步 根据两年来的书法学习实践, 我有下面一些粗浅的体会 不迷不见效, 我对书法从感兴趣发展到了入迷, 有时盯着一个写得好的字出神, 有时接连不断地攻练某个字, 见到老师板书写出来的好字, 也总是模仿着书写或空临几次, 下晚自习后, 没那么早睡觉, 我总是拿出字帖书来练字 一次写 哀 字, 老写不像, 在床上还对着蚊帐顶空临, 寻找规律 关灯了, 我还在思索怎样安排这个字才好看 当时, 我一点睡意也没有, 又起床来练, 直到把字写得差不多才睡觉 第二天, 我宿舍的一位同学说怪 我认为, 要学有成效就得珍惜兴趣, 就得有入迷的怪脾气 不迷不见效, 古今中外, 凡求大业者, 无不潜心求知, 以致如痴如迷, 如没有这样入迷的精神, 走马看花, 不专心致志, 绝不会有成效 起初, 我专练麦华三的字帖, 其特点是秀气而不苍劲, 而我却学到了它弊的一面, 字写得不够气力 于是就改善方法, 挑选麦华三字帖中较好的字来练, 研究他为什么秀气, 为什么无力, 从中找出规律 我还找来王羲之字帖来练, 取长补短 经过一段时间, 我写字不够有力的毛病有所改进 所有, 练书法既要认真模仿, 也要有所创新 俗话说 他山之石, 可以攻玉 一场球打到关键时刻, 教练员往往叫一声暂停,

45 第三章事务类应用文 37 稳定情绪, 调整战术, 常常能打出更好的水平 学习书法时, 我也借用了这一办法, 当成功的练出关键一笔时, 也叫一声 暂停, 体会一下当时的动作, 领悟一下写得好的原因, 这一停比持续盲目地练好得多 我从对书法感兴趣到入迷, 总结经验, 找出规律, 使我的书法有所长进 但也存在不少缺点, 如缺乏虚心请教, 不耻下问的精神, 有时想一步登天, 楷书基础不过关就急着草字, 事倍功半 今后要发扬优点, 苦练基本功, 尽快提高书法水平 第三节会议记录 一 会议记录的含义 会议记录是开会时记录人员把会议的基本情况 研究和讨论的问题 报告和发言 的内容 形成的决定或决议如实记录下来的书面材料 二 会议记录的作用 会议记录是反映会议情况的重要文字材料, 它不仅是会后传达 贯彻会议精神和 检查执行会议情况的依据, 而且是今后进一步分析 研究 总结工作的重要参考资料, 还可以存档作为回顾核实有关情况 编史修志的原始材料 三 会议记录的特点 1. 原始性 会议记录是按会议进程 发言顺序将研究讨论问题的过程和内容如实记录下来, 不允许作任何的加工整理, 它要求保持原貌, 因此, 会议记录是反映会议情况的最原 始的材料 2. 准确性 会议记录要符合原意, 不能任意增减改变 一些重要的会议, 重要的发言, 发言 人的措辞 证据和风格都要准确地记录下来 尤其是摘要记录, 更要注意忠实于原来 的内容 3. 参考性 会议记录是分析 总结工作的参考 任何单位 具体职能部门为落实上级指示完 成领导下达的任务, 均须制定切实可行的具体实施计划, 任务完成后还需对工作进行 回顾 总结 这一切都离不开原始会议记录的参考性 4. 资料性 会议记录是回顾 核查会议情况的资料 一般的企业事业单位, 特别是领导部门, 都有专用的 会议记录本, 由专人负责记录, 专管领导负责签阅 会议记录的机密程 度高, 不能随便借阅, 年终交有关部门归档, 妥善保存 四 会议记录的结构和写法 会议记录一般由会议基本情况 会议的内容和尾部三部分构成 科学出版社职教技术出版中心

46 38 应用文写作基础教程 1. 会议基本情况一般由会议名称 会议组织情况组成 (1) 会议名称一般要写全称, 不能省略 有召集会议的单位和会议类型两项内容, 如 中国共产党第十六次全国代表大会 金镇市高级技工学校校务会 (2) 会议组织情况一般应逐项写明下列内容 : 1) 开会时间 写明年 月 日, 会议开始的时 分 2) 开会地点 要求具体, 如 市第一招待所 4 号楼 3 楼会议室 3) 出席人 ( 人数 ) 大型会议只写出席者范围和人数 ; 小型会议可把出席者的姓名 职务都写出来 4) 列席人 ( 人数 ) 列席人多, 只写出范围和人数 ; 列席人少, 要写出姓名 ; 重要的列席人物要注明职务 身份, 必要时还须注明列席原因 5) 缺席人 ( 人数 ) 写出缺席人姓名 人数及缺席原因 6) 主持人 写明姓名及职务 7) 记录人 写明姓名 8) 会议议题及议程 议题是会议的主题, 议程即会议的进程 记录人已掌握议程的, 则预先记好议程 ; 记录人不了解议程的, 待会议开始后在主持人讲话中反映 以上各项内容, 一般要在主持人宣布开会前记好 2. 会议内容这是会议记录的主体部分, 也是正文, 一般包括发言人姓名和发言内容两部分 发言内容包括报告 传达事项 讨论问题 提出的建议 通过的决议以及对决议的表决情况, 甚至还包括会议的气氛和与会者的情绪等 3. 尾部包括结束语 署名等两项内容 (1) 结束语会议内容记录完毕, 另起一行, 空两格写上 散会 如中途休会, 则写上 休会, 并注明时间 (2) 署名记录人和主持人分别在会议记录全文结束处的右下方签名 有时, 也可注明 本会议记录 页, 以示负责 五 会议记录的方法 1. 摘要记录即简明地记录会议内容的要点, 着重记录会议报告或传达了什么事情, 讨论了什么问题, 通过了什么决议, 与会者的发言要点 一般会议都采用摘要记录 可以作摘要记录的部分有 : 一般性发言, 讨论性 一般性问题 ; 与会者意见的一致点 ; 会议的一般进程情况

47 第三章 事务类应用文 39 2 详细记录 尽可能原本地把会议的全过程记录下来 特别是重要发言 要完整地记录发言内 容 当然 对于一般不重要或与会议主题无关的内容 可概括记录或不予记录 对详 细的会议记录 必要时 在会后应 加以 整理 送会议主 持人 审阅 签字后方 可颁 布 印发或存档 通常需要作详细记录的部分有 重要人物的讲话 会议的重点发言 讨论的关键 性问题 发表的分歧意见 争论的矛盾焦点 形成的决议等 六 会议记录的写作要求 1 真实 准确 这是做好记录的前提条件 要求如实地记录会议上的发言内容 会议决议 客观 地反映会议情况 绝不允许随意增删改变 或歪曲篡改 有些重要的发言应尽可能地 把有的原话记下来 2 迅速及时 要求以快速的记录速度 详尽地记录会议情况 若跟不上发言者的速度 那只能 是断断续续 残缺不全的记录 会后要及 时加 以整理 尽可能 做到 语言文字 规范 化 在力求真实准确 忠实于原意的前提下 把口语变成书面语言 3 清楚 醒目 会议的议程 发言的内容要有条有理 文字要清楚 记录时一定要突出重点内容 另外 会议记录作为存档保存的原始资料 记录时要用钢笔书写 不得用圆珠笔 或铅笔 重要会议的记录还应编写页码 一般而言 企事业单位应设有统一固定格式 的记录专用笺 例文 社 心 版 中 出 版 学 n 出 c 科 术 k. o 技 o b 教 a 职 ww. w 技工学校团委扩大会议记录 时间 年 月 日下午 2 时 地点 校团委办公室 出席人 校团委委员 各班团支书 列席人 缺席人 主持人 校团委书记 记录人 会议内容 一 主持人传达上级团委会议精神 并提出本次会议的议题 讨论本学期如何按 照上级团委的指示精神 开展好本校的团组织活动 二 讨论 略 三 决议 1 认真组织全校团员开展 讲文明 树新风 活动 教师节前后 各班团支部分

48 40 应用文写作基础教程别组织团员和积极要求进步的青年, 到任课老师家帮助做一件家务事 2. 国庆节前, 各班组织一次演讲比赛, 主题为 我们以什么向祖国汇报 3. 在本学期期末发展一批新团员 各团支部要抓紧组织发展工作, 分工负责抓紧发展对象 以上决议, 即作为本学期团委工作重点 5 :00 散会 主持人 : ( 签名 ) 记录人 : ( 签名 ) 简析 : 这是一份摘要式会议记录 基本格式包括三个部分 : 一是会议的基本情况, 写明会议名称 开会时间 会议地点 出席人 缺席人 主持人和记录人等 ; 二是会 议内容, 写明议题 发言 决议等 ; 三是结尾 结构完整, 内容要点清楚 思考与练习 1. 什么叫会议记录? 会议记录有何特点? 2. 做好会议记录的要求是什么? 3. 指出下列会议记录的错误之处, 并加以改正 市技工学校学生团支部会议记录时间 : 2001 年 5 月 8 日地点 : 校学生会办公室出席 : 赵 白 于 刘 郑 吴 王 记录人 : 刘 主持人 : 赵 首先由赵 发言 接着进行两项内容 第一项是对入团积极分子的培养情况进行了总结 对各人的缺点和进步进行分析, 提出了改进之处, 支部成员一致同意将陈 夏 列为团建对象 第二项是召开了团内民主生活, 全体进行了自我检查, 并开展了相互批评 白 认为支部成员的工作还不够细致, 工作方法还应改进 支部书记赵 对此进行了解释, 并表示将尽力改善 散会 4 畅学校或班级开会时, 写一篇会议记录 第四节简 报 一 简报的含义 简报是情况的简要报道, 是党政机关 企事业单位 群众团体用来汇报工作, 反 映工作情况, 传播信息, 交流经验, 向上级机关或其他有关方面编发的一种事务文书

49 第三章事务类应用文 41 它的形式多种多样, 常见的有 : 动态 简讯 情况交流 情况反映 内部参考 等, 通常在机关内部或会议期间不定期地发行 简报是一种事务文书, 从例文中可以看出它和公文有许多相似的地方, 例如在格 式上, 简报也有报头 编发单位 期号 密级及编号 间隔横线等 ; 在内容上, 简报 可汇报工作 反映情况 通报事项 宣布决定等 但简报与公文有着本质的区别, 简 报不能代替正式公文, 不具有法定的效能和行政的约束力, 它对下级没有行政指示作 用, 不能用来发号施令, 部署工作 ; 它对上级反映情况时, 不必由主管领导签字, 也 不必用印章, 上级主管部门也不必为此表态答复 ; 它对同级或兄弟单位之间, 只起知 晓作用, 不具有函的功能, 因此, 收文单位可不作反应 二 简报的特点 1. 简 简报, 顾名思义就是简明扼要的报告 在内容上, 要重点突出, 除综合性简报外, 一般要求一事一报, 如果内容过多, 可分几期编发 在语言运用上, 要求简洁平实, 不搞形象的描绘, 不作过多的理论阐述, 也不发空泛的议论, 要多用典型事实, 将情 况和结果写清即可 其篇幅通常在千字左右 2. 新 简报具有新闻 新 的特征 办简报的目的就是要迅速及时地把各种新信息汇集 起来反馈给上级领导 只有内容新鲜 观点新颖的简报才能引起领导的关注, 才能体 现它存在的价值 3. 快 简报是事务文书中的 快报 和 轻骑兵, 以讲究时效著称 它要求将新的信息 迅速及时地传播出去, 使有关部门和人员及时了解情况, 以便采取相应的措施, 让问 题解决在萌芽状态 因此, 简报在采编 传递等各个环节上, 都要讲究时效, 不然时 过境迁, 简报就失去意义了 4. 真 简报是纪实性文体, 它不允许搞艺术加工, 也不能搞合理想像, 它要求内容必须 真实准确, 要客观 准确 全面地反映真实情况 真人真事, 有一说一, 有二说二, 材料 数据都要经得起核实和推敲 语言也要恰当得体, 准确地表达思想内容, 概括 出事实的精髓和意义 三 简报的分类 简报按照不同的标准, 可有不同的分类 从简报的内容和作用两方面结合考虑, 简报可分为动态简报 经验简报 会议简报 1. 动态简报 动态简报又称情况简报, 它定期或不定期地反映本部门的工作 生产 人员思想 等方面的新情况 新动向 它的写法可采用 先概括再具体, 先简明扼要地介绍总体 情况, 然后再具体介绍 分析出现新情况的原因以及采取的相应对策 科学出版社职教技术出版中心

50 42 应用文写作基础教程 2. 经验简报经验简报即用来介绍典型经验的简报 它的写法通常采用 先果后因 的逻辑顺序, 即开头先概括介绍工作的成绩, 然后再分述取得成绩的措施和经验 3. 会议简报会议简报即在重要会议开会期间, 由大会秘书处编发的用以报道会议情况以及所作决议的简报, 它是会议的重要文献之一, 具有档案价值 四 简报的结构和写法简报有固定的格式, 通常由报头 报核和报尾三部分组成 1. 报头部分报头又称 版头, 居首页的上方, 约占版面的三分之一, 用间隔横线与报核部分分开 它包括简报名称 期数 编发单位 印发日期 简报编号 密级等内容 (1) 简报名称简报名称即简报的名字, 用大号字套红印的报头的上方居中位置, 要求醒目 端庄 大方 如枟教育简报枠枟商业动态枠枟 高级技工学校第 次学生代表大会简报枠 (2) 期数期数即简报编发的期数号, 位于简报名称下行居中 按顺序排列, 如 第 期, 有的简报, 在期数后面还编上总期数, 如 第十期 ( 总第三十期 ) (3) 编发单位位于期数的左下方, 间隔横线上一行左侧的位置上, 要写编发单位全称, 如 办公室 或 会议秘书处 (4) 印发日期位于期数号的右下方, 间隔横线上一行右侧, 与编发单位并排, 要写明具体的年 月 日 (5) 编号编号即印数序号, 位于简报名称的右侧上方, 有些公开的简报不编号 (6) 密级密级内容需要保密的简报应该表明密级 密级分 内部参考 秘密 机密 绝密 等级别, 位于简报名称的左上方, 并加标识 如 秘密 机密, 保密时限在标识后写上 2. 报核部分又称 报文, 是简报的核心部分, 一般包括按语 标题 正文 作者等四项内容 (1) 按语简报的按语, 是编发者针对编发内容加写的说明性或评论性文字, 意在表明所编发简报的原因或目的, 以引起读者的重视 按语有两种写法 : 一种是说明编发的原因 ; 一种是介绍简报内容的主题和要点, 指明编发意义 按语的位置, 一般在间隔横线下

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