加 快 审 阅 和 标 记 工 作 流 程 Acrobat X 通 过 提 供 一 种 可 靠 的 文 件 格 式 扩 展 了 Office 和 SharePoint 的 协 作 服 务, 可 以 使 用 大 多 数 桌 面 应 用 程 序 生 成 这 种 格 式 并 使 用 Acrobat 或 免

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1 使 用 Adobe Acrobat X 增 强 与 Microsoft SharePoint 及 Microsoft Office 的 协 作 通 过 将 基 于 PDF 的 工 作 流 程 集 成 到 SharePoint 和 Office 平 台 缩 短 项 目 审 阅 周 期 目 录 1: 内 容 概 要 1: 协 作 难 题 2: 加 快 审 阅 和 标 记 工 作 流 程 3: Adobe Acrobat X 解 决 方 案 6: 摘 要 7: 有 关 更 多 信 息 本 白 皮 书 概 述 了 结 合 使 用 Adobe Acrobat X 软 件 以 及 Microsoft SharePoint 和 Microsoft Office 改 善 团 队 协 作 和 缩 短 项 目 审 阅 周 期 的 方 法 Acrobat X 支 持 SharePoint 2007 SharePoint 2010 Office 2003 Office 2007 和 Office 2010 发 现 Acrobat X 中 新 的 内 建 SharePoint 支 持 如 何 将 团 队 协 作 带 到 一 个 全 新 高 度 内 容 概 要 在 现 今 竞 争 激 烈 的 全 球 市 场 中, 小 组 经 常 需 要 跨 越 组 织 和 地 域 界 限 展 开 合 作 项 目 交 付 成 果 需 要 多 个 来 源 多 种 格 式 和 不 同 地 区 的 输 入 和 批 准 电 子 协 作 使 不 同 的 人 员 能 即 时 访 问 项 目 资 料, 在 加 快 决 策 和 批 准 流 程 的 同 时 缩 短 了 项 目 周 转 时 间 并 提 高 了 小 组 效 率 为 了 实 现 数 字 协 作 的 优 势, 许 多 IT 部 门 同 时 采 用 SharePoint 和 Office, 使 员 工 客 户 合 作 伙 伴 和 供 应 商 组 成 的 项 目 小 组 能 展 开 文 档 协 作 但 在 使 用 PDF 等 其 他 标 准 格 式 的 文 档 展 开 高 效 协 作 方 面 的 能 力 受 到 了 限 制 PDF 是 一 个 可 靠 的 安 全 文 档 交 换 标 准 PDF 格 式 的 文 档 可 以 包 含 各 种 内 容 类 型, 可 以 原 汁 原 味 地 呈 现, 可 供 任 何 人 通 过 无 处 不 在 的 免 费 Adobe Reader 软 件 访 问 借 助 Acrobat X, 项 目 小 组 现 在 可 以 展 开 PDF 文 档 协 作, 就 像 在 他 们 的 SharePoint 站 点 上 使 用 Office 文 档 一 样 轻 松 Acrobat X 与 SharePoint 及 Office 的 结 合 为 改 善 基 于 文 档 的 协 作 提 供 了 一 个 企 业 级 的 解 决 方 案 协 作 难 题 根 据 Forrester Consulting 近 期 的 研 究 打 造 未 来 协 作 *, 美 国 和 欧 洲 三 分 之 二 以 上 的 知 识 工 作 者 表 示 自 己 定 期 与 不 同 时 区 或 位 置 的 人 员 协 作 虽 然 当 面 或 电 话 沟 通 更 受 青 睐, 日 程 冲 突 往 往 使 他 们 最 终 不 得 不 通 过 电 子 邮 件 进 行 沟 通 但 是, 使 用 电 子 邮 件 作 为 协 作 工 具 带 来 了 许 多 难 题 : 文 件 格 式 将 文 档 作 为 电 子 邮 件 附 件 分 发 要 求 每 个 收 件 人 能 跨 操 作 系 统 打 开 编 辑 和 注 释 各 种 文 件 格 式 部 署 始 终 无 法 摆 脱 多 个 应 用 程 序 的 桌 面 支 持 和 维 护, 包 括 外 部 用 户 支 持 必 须 管 理 对 各 种 预 制 内 容 管 理 系 统 的 访 问 此 外, 电 子 邮 件 附 件 的 大 小 通 常 受 到 限 制, 因 为 复 制 大 型 文 件 很 快 会 消 耗 完 邮 件 服 务 器 上 的 可 用 空 间 安 全 性 电 子 邮 件 并 不 安 全, 尤 其 是 当 文 件 离 开 企 业 防 火 墙 后 根 据 内 容 的 敏 感 度, 可 能 需 要 采 用 加 密 解 决 方 案 反 馈 跟 踪 必 须 手 动 跟 踪 管 理 和 聚 集 多 个 注 释 源 并 且 电 子 邮 件 协 作 缺 少 一 个 版 本 控 制 方 法 * 打 造 未 来 协 作,Forrester Consulting 2009 年 7 月,

2 加 快 审 阅 和 标 记 工 作 流 程 Acrobat X 通 过 提 供 一 种 可 靠 的 文 件 格 式 扩 展 了 Office 和 SharePoint 的 协 作 服 务, 可 以 使 用 大 多 数 桌 面 应 用 程 序 生 成 这 种 格 式 并 使 用 Acrobat 或 免 费 的 Adobe Reader 进 行 查 看 和 注 释 紧 密 的 SharePoint 集 成 Acrobat X 提 供 许 多 新 增 功 能, 它 们 十 分 适 合 与 SharePoint 的 审 阅 和 标 记 工 作 流 程 您 现 在 可 以 从 Acrobat 通 过 打 开 和 保 存 对 话 框 直 接 访 问 SharePoint 文 档 库 中 的 PDF 文 件, 就 像 访 问 本 地 计 算 机 上 的 文 件 一 样 打 开 SharePoint 文 档 库 中 的 PDF 文 档 时, 用 户 可 以 在 Acrobat 中 直 接 取 出 PDF 文 件 并 存 回 SharePoint, 就 像 Office 文 档 一 样 除 了 取 出 和 存 回 功 能,Acrobat 还 允 许 用 户 添 加 和 编 辑 SharePoint 文 档 库 版 本 和 元 数 据 信 息 图 1. 借 助 Acrobat X, 用 户 可 以 从 Acrobat 直 接 访 问 SharePoint 文 档 库 中 的 PDF 文 件 可 以 从 Office 实 现 便 捷 的 单 击 访 问 Acrobat X 通 过 随 附 的 名 为 PDFMaker 的 插 件 与 Office 应 用 程 序 实 现 无 缝 集 成 用 户 单 击 就 可 以 快 速 生 成 包 含 导 航 链 接 符 合 标 准 的 高 质 量 PDF 文 件 并 发 起 基 于 Acrobat 的 审 阅 工 作 流 程, 无 需 退 出 Office 应 用 程 序 例 如, PDFMaker for Microsoft Word 使 用 户 能 执 行 以 下 数 字 协 作 相 关 功 能 : 从 Word 文 档 创 建 一 个 PDF 文 件, 后 者 符 合 安 全 和 优 化 设 置 辅 助 功 能 标 记 或 不 同 标 准 ( 如 针 对 存 档 的 PDF/A 标 准 或 针 对 印 前 印 刷 的 PDF/X 标 准 ) 这 些 首 选 项 可 以 由 用 户 设 置 或 由 IT 组 织 预 先 配 置, 从 而 支 持 IT 策 略 创 建 一 个 PDF 文 档 并 将 它 附 加 到 电 子 邮 件 中 创 建 并 发 送 一 个 PDF 文 档 进 行 审 阅 将 PDF 文 件 中 的 注 释 导 回 Word 源 文 档 中, 无 需 在 Word 文 档 中 重 新 键 入 文 本 图 2. 针 对 Office 应 用 程 序 的 Acrobat PDFMaker 使 用 户 单 击 即 可 发 起 共 享 审 阅 轻 松 快 速 的 反 馈 管 理 Acrobat X 通 过 允 许 用 户 实 现 以 下 操 作 增 强 了 团 队 协 作 并 加 快 了 电 子 审 阅 : 发 起 共 享 审 阅, 使 用 SharePoint 服 务 器 收 集 注 释 发 出 对 生 成 的 PDF 文 件 进 行 审 阅 的 邀 请, 邀 请 自 动 包 含 文 档 链 接 在 一 个 文 档 中 自 动 接 收 并 编 译 审 阅 者 的 注 释 允 许 审 阅 者 相 互 查 看 并 补 充 注 释 设 定 一 个 审 阅 截 止 日 期 查 看 已 回 复 人 员 并 提 醒 那 些 尚 未 回 复 的 人 员 2

3 Adobe Acrobat X 解 决 方 案 通 过 将 企 业 级 方 法 扩 展 到 数 字 协 作,Acrobat X 令 SharePoint 和 Office 平 台 如 虎 添 翼, 创 建 出 一 个 无 缝 高 效 的 电 子 协 作 解 决 方 案 这 个 高 级 工 作 流 程 包 括 两 个 主 要 流 程 首 先, 文 档 所 有 者 创 建 一 个 PDF 文 件 并 进 行 审 阅 准 备 工 作 然 后, 文 档 所 有 者 收 到 并 组 织 审 阅 者 的 注 释 以 下 具 体 描 述 了 各 个 流 程 发 起 共 享 审 阅 在 共 享 审 阅 准 备 工 作 中, 在 Office 应 用 程 序 中 创 建 一 个 PDF 文 档 并 将 它 上 传 到 SharePoint 服 务 器, 邀 请 审 阅 者 提 供 注 释 1. 用 户 收 到 或 创 建 一 个 源 文 件 此 例 显 示 一 个 使 用 Word 创 作 的 营 销 要 求 文 档 2. 用 户 单 击 Word 中 的 Acrobat X PDFMaker 工 具 栏 中 的 为 审 阅 创 建 并 发 送 按 钮 会 发 生 以 下 操 作 : Word 文 档 转 换 为 PDF PDF 文 件 从 Acrobat X 直 接 上 传 到 SharePoint 文 档 库 图 3. Acrobat 为 SharePoint 提 供 了 全 面 集 成 的 共 享 审 阅 功 能 提 醒 用 户 为 审 阅 者 准 备 包 含 文 档 链 接 的 电 子 邮 件 通 知 3

4 图 4. Acrobat 逐 步 指 导 用 户 设 置 共 享 审 阅, 简 化 了 这 一 过 程 管 理 审 阅 者 反 馈 后 续 步 骤 涉 及 文 档 审 阅 1. 审 阅 者 使 用 Acrobat 或 免 费 的 Adobe Reader( 基 于 SharePoint 的 共 享 审 阅 需 要 版 本 8 或 更 高 版 本 ) 将 标 记 和 注 释 应 用 于 PDF 文 档 2. 审 阅 者 发 布 自 己 的 文 档 注 释 自 动 收 集 注 释 并 与 文 档 库 一 起 存 储 在 SharePoint 中 3. 审 阅 者 可 以 查 看 并 回 复 他 人 提 交 的 注 释, 删 除 重 复 项 并 缩 短 审 阅 时 间 图 5. 所 有 审 阅 者 的 反 馈 都 包 含 在 文 档 中, 可 通 过 注 释 窗 格 轻 松 查 看 它 们 4

5 图 6. 除 了 显 示 已 回 复 及 尚 未 回 复 的 审 阅 者,Acrobat 中 的 跟 踪 器 工 具 还 显 示 审 阅 状 态 4. 借 助 Acrobat 中 的 跟 踪 器 工 具, 审 阅 发 起 人 可 以 : 通 过 电 子 邮 件 将 消 息 发 送 给 审 阅 者 将 更 多 审 阅 者 加 入 目 前 的 共 享 审 阅 中 针 对 相 同 的 审 阅 者 为 一 个 新 文 件 或 现 有 文 件 的 新 版 本 开 始 新 一 轮 审 阅 更 改 审 阅 截 止 日 期 打 开 正 在 共 享 审 阅 的 PDF 文 件, 查 看 最 新 注 释 结 束 审 阅, 使 审 阅 者 无 法 再 提 交 注 释 5. 一 旦 审 阅 期 结 束, 审 阅 发 起 人 可 以 使 用 Word 中 的 PDFMaker 导 入 已 审 阅 PDF 文 档 的 部 分 或 全 部 注 释 6. 可 以 将 包 含 各 个 审 阅 者 的 带 有 时 间 戳 记 的 注 释 的 PDF 文 档 存 档, 用 于 记 录 或 合 规 用 途 7. 随 后 可 以 将 最 终 的 Word 文 档 转 换 为 PDF 文 件, 并 使 用 密 码 防 止 他 人 进 行 编 辑 如 果 需 要 由 随 附 的 文 档 提 供 更 多 上 下 文, 用 户 可 以 将 这 些 文 件 并 入 PDF 包 中, 然 后 将 信 息 分 发 给 批 准 者 或 利 益 相 关 方 8. 最 终 的 PDF 文 档 或 PDF 包 也 可 以 存 储 到 SharePoint 供 今 后 参 考 为 了 在 SharePoint 中 存 储 的 PDF 文 件 中 实 现 文 本 搜 索,SharePoint 管 理 员 可 以 安 装 免 费 的 Adobe PDF ifilter, 可 通 过 以 下 网 址 下 载 :www.adobe.com/ support/downloads/product.jsp?product=1&platform=windows 5

6 图 7. 借 助 PDF 包, 接 收 人 可 以 更 好 地 理 解 上 下 文, 更 轻 松 地 在 多 个 相 关 文 档 之 间 实 现 浏 览 摘 要 通 过 补 充 SharePoint 和 Office 架 构,Acrobat X 使 组 织 能 快 速 高 效 地 实 施 一 个 更 安 全 灵 活 的 数 字 协 作 解 决 方 案 1. 文 件 格 式 Acrobat 是 跨 各 种 应 用 程 序 最 可 靠 的 PDF 文 件 创 建 途 径 PDF 是 一 个 通 用 格 式, 它 允 许 几 乎 任 何 人 按 作 者 的 原 意 查 看 数 字 内 容, 而 无 论 软 件 或 硬 件 平 台 如 何 借 助 Acrobat, 用 户 还 可 以 将 音 频 Adobe Flash Player 兼 容 视 频 和 交 互 式 媒 体 插 入 PDF 文 件, 供 使 用 Acrobat 或 免 费 的 Adobe Reader 的 任 何 人 在 线 或 离 线 查 看 2. 部 署 Acrobat 中 的 共 享 审 阅 流 程 降 低 了 内 部 和 外 部 多 个 应 用 程 序 的 桌 面 支 持 及 维 护 由 于 共 享 审 阅 流 程 链 接 到 SharePoint 中 存 储 的 文 档, 网 络 带 宽 和 电 子 邮 件 服 务 器 存 储 得 到 了 优 化 3. 安 全 性 虽 然 SharePoint 已 经 为 文 档 提 供 了 访 问 安 全 性,Acrobat 有 助 于 在 文 档 离 开 SharePoint 库 后 进 一 步 保 护 它 们 借 助 密 码 保 护 和 强 大 的 256 位 AES 加 密 技 术,Acrobat 有 助 于 控 制 访 问 和 防 止 未 经 授 权 的 内 容 编 辑 打 印 或 复 制 Acrobat X 还 包 含 增 强 的 清 理 和 修 订 工 具, 它 们 有 助 于 在 与 他 人 共 享 文 档 前 删 除 其 中 的 敏 感 信 息, 包 括 隐 藏 的 元 数 据 批 注 附 件 表 单 字 段 图 层 和 书 签 4. 反 馈 跟 踪 Acrobat X 使 审 阅 发 起 人 能 跟 踪 和 维 护 各 个 审 阅 者 的 回 复 记 录 如 果 最 终 文 档 的 内 容 出 现 问 题, 它 提 供 了 一 个 审 计 轨 迹 在 审 阅 过 程 中, 可 以 为 每 个 注 释 指 定 一 个 状 态, 这 为 审 阅 者 提 供 了 实 时 反 馈 Acrobat X 与 SharePoint 及 Office 共 同 提 供 了 一 个 高 效 可 轻 松 部 署 更 安 全 的 数 字 协 作 解 决 方 案, 还 具 备 文 档 转 换 审 阅 者 通 知 回 复 跟 踪 注 释 聚 集 和 存 档 功 能 6

7 有 关 更 多 信 息 北 京 市 建 国 门 外 大 街 一 号 中 国 国 际 贸 易 中 心 西 楼 309 室 邮 编 : 电 话 : 传 真 : Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. 保 留 所 有 权 利 Printed in China /11 7

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