壹、前 言

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1 101 年 度 公 文 及 檔 案 管 理 資 訊 技 術 教 育 訓 練 委 託 服 務 案 基 層 機 關 公 文 線 上 簽 核 系 統 軟 體 使 用 手 冊 ( 承 辦 人 員 作 業 ) 檔 案 管 理 局 委 託 辦 理

2 目 錄 公 文 系 統 配 合 政 府 機 關 憑 證 演 算 法 升 級 辦 理 情 形 說 明... 1 壹 公 文 及 檔 案 資 訊 技 術 基 本 概 念 介 紹... 2 貳 系 統 介 紹... 3 參 作 業 說 明... 5 一 線 上 簽 核 處 理 原 則... 5 二 線 上 簽 核 作 業 流 程... 5 ( 一 ) 承 辦 人 員 作 業 說 明 簡 易 簽 辦 創 簽 稿 ( 來 文 函 復 ) 創 稿 ( 繕 打 新 公 文 ) 定 型 稿 ( 創 稿 登 錄 ) ( 二 ) 會 辦 作 業 說 明 ( 三 ) 系 統 功 能 說 明 主 畫 面 承 辦 處 理 匣 承 辦 處 理 清 單 作 業 查 詢 報 表 維 護 公 文 製 作 三 公 文 線 上 簽 核 憑 證 登 記... 80

3 公 文 系 統 配 合 政 府 機 關 憑 證 演 算 法 升 級 辦 理 情 形 說 明 ( 一 ) 檔 案 管 理 局 因 應 政 府 機 關 憑 證 演 算 法 升 級, 對 於 所 主 管 之 公 文 應 用 系 統 如 : 文 書 編 輯 Web 公 文 製 作 系 統 基 層 機 關 公 文 整 合 系 統 及 公 文 電 子 交 換 系 統 (eclient) 等, 正 進 行 系 統 修 改 中 另 有 關 XML-Box 因 預 計 今 (101) 年 9 月 下 架, 故 不 修 改 ( 二 ) 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 配 合 於 下 次 修 訂 時 納 入 併 修, 屆 時 公 文 及 檔 案 管 理 資 訊 系 統 驗 證 作 業 配 合 調 整 ( 三 ) 各 機 關 自 行 開 發 之 公 文 系 統 以 自 然 人 憑 證 執 行 線 上 簽 核 者, 及 歸 檔 功 能 以 機 關 憑 證 執 行 歸 檔 者, 請 各 機 關 務 必 配 合 在 期 程 內 完 成 相 關 系 統 功 能 之 修 改 ( 四 ) 本 局 7 月 27 日 公 文 電 子 交 換 閘 道 管 理 會 議 會 後 已 借 用 各 閘 道 廠 商 1 張 憑 證 測 試 卡, 請 各 閘 道 主 管 機 關 配 合 編 列 預 算 以 增 修 相 關 功 能 ( 五 ) 102 年 陸 續 進 行 之 組 改 部 會 與 機 關 請 務 必 及 早 完 成 相 關 作 業 如 : 新 機 關 代 碼 憑 證 等 申 請, 處 務 規 程 等, 俾 利 公 文 電 子 交 換 等 系 統 異 動 作 業 ( 六 ) 請 各 機 關 於 填 報 公 文 電 子 交 換 比 例 時, 確 實 依 照 各 數 據 之 定 義, 詳 實 填 列, 避 免 因 數 據 錯 誤 而 失 真, 影 響 後 續 業 務 之 推 動 1

4 壹 公 文 及 檔 案 資 訊 技 術 基 本 概 念 介 紹 一 線 上 簽 核 : 指 文 書 處 理 手 冊 第 8 點 所 定 義 之 公 文 線 上 簽 核 採 用 電 子 認 證 者 二 簽 核 電 子 檔 : 指 線 上 簽 核 之 文 字 化 記 錄 工 具, 內 容 以 XML(eXtensible Markup Language) 語 法 所 組 成, 用 以 記 錄 各 簽 核 點 之 簽 核 結 果 及 過 程, 為 主 要 作 業 及 憑 據 檔 案, 另 稱 SI(Sign Instance) 檔 三 文 稿 頁 面 檔 : 指 線 上 簽 核 之 視 覺 化 記 錄 工 具, 以 影 像 方 式 記 錄 各 簽 核 點 人 員 作 業 完 成 後 於 清 稿 前 之 稿 面, 輔 助 重 現 文 稿 之 原 文 原 意 四 文 書 本 文 檔 : 指 公 文 本 文 之 電 子 化 文 件, 內 容 以 XML(eXtensible Markup Language) 語 法 所 組 成, 另 稱 DI(Document Instance) 檔 五 本 文 呈 現 檔 : 指 文 書 本 文 檔 用 於 輔 助 呈 現 其 完 整 內 容, 可 供 預 覽 或 列 印, 作 為 收 文 機 關 之 參 考 依 據, 其 格 式 為 開 放 性 之 可 攜 式 文 件 格 式 ( 如 PDF, Portable Document Format) 六 交 換 表 單 檔 : 指 公 文 電 子 交 換 用 之 表 單 檔, 其 載 明 收 文 機 關 資 訊, 內 容 以 XML 語 法 所 組 成, 另 稱 SW(Switch) 檔 七 電 子 檔 案 : 指 電 腦 可 處 理 之 文 字 或 非 文 字 資 料, 且 符 合 檔 案 法 及 相 關 法 令 規 定 等 八 詮 釋 資 料 (metadata): 指 用 以 描 述 電 子 檔 案 有 關 資 料 背 景 內 容 關 聯 性 及 資 料 控 制 等 相 關 資 訊 九 封 裝 檔 : 指 將 電 子 檔 案 與 其 詮 釋 資 料 及 驗 證 檔 案 真 實 性 完 整 性 之 資 訊, 以 包 裹 方 式 儲 存 之 檔 案 2

5 貳 系 統 介 紹 一 系 統 首 頁 基 層 公 文 線 上 簽 核 系 統 網 址 : A. 帳 號 登 入 區 : 需 取 得 我 的 e 政 府 ( 公 務 帳 號 後, 使 用 該 組 帳 號 登 入 系 統 B. 新 聞 訊 息 區 : 不 定 時 提 供 系 統 最 新 公 告 內 容, 及 跑 馬 燈 提 示 最 新 系 統 狀 況 C. 下 載 區 : 提 供 系 統 相 關 說 明 文 件 及 系 統 安 裝 檔 案 D. 相 關 連 結 區 : 提 供 常 用 公 務 網 站 連 結 E. 連 絡 資 訊 : 提 供 客 服 信 箱 及 客 服 專 線 資 訊 3

6 二 主 畫 面 A. 顯 示 任 職 機 關 全 銜 單 位 名 稱 及 姓 名 B. 系 統 功 能 區 ( 將 在 後 面 章 節 介 紹 相 關 功 能 ) C. 系 統 訊 息 : 可 由 此 處 查 看 承 辦 公 文 狀 況, 例 如 : 承 辦 中 公 文 件 數 會 辦 中 公 文 件 數 D. 系 統 公 告 : 提 供 機 關 內 部 公 告 功 能 4

7 參 作 業 說 明 一 線 上 簽 核 處 理 原 則 各 機 關 為 提 高 行 政 效 率 及 節 能 減 紙, 對 機 關 內 非 密 等 公 文 適 合 線 上 簽 核 者, 於 設 備 人 員 能 配 合 時, 應 以 線 上 簽 核 行 之 二 線 上 簽 核 作 業 流 程 承 辦 人 員 擬 辦 案 件 時, 得 設 定 簽 會 流 程, 各 簽 核 點 人 員 得 依 實 際 需 求 進 行 簽 會 流 程 調 整 ; 設 定 會 辦 流 程 時, 得 視 需 要 設 定 回 傳 承 辦 人 員 進 行 意 見 彙 整 5

8 ( 一 ) 承 辦 人 員 作 業 說 明 一 般 公 文 辦 理 情 形 分 別 有 下 列 4 種 情 況, 在 本 章 節 中 將 依 公 文 來 源 別 ( 收 文 創 稿 ) 其 操 作 方 式 逐 一 說 明 A. 簡 易 簽 辦 : 來 文 毋 須 函 復, 僅 做 內 部 簽 核 存 查 結 案 B. 創 簽 稿 : 來 文 需 函 復 C. 創 稿 : 指 無 正 式 來 文 而 主 動 辦 理 或 交 辦 之 案 件 D. 定 型 稿 : 不 適 用 電 子 交 換 或 特 定 之 表 單 無 法 以 公 文 製 作 系 統 中 取 號 者 為 之 A. 簡 易 簽 辦 B. 創 簽 稿 C. 創 稿 D. 定 型 稿 ( 不 需 復 文 ) ( 來 文 函 復 ) ( 繕 打 新 公 文 ) ( 創 稿 登 錄 ) 擬 簽 辦 意 見 開 啟 公 文 範 本 製 作 公 文 開 啟 公 文 範 本 製 作 公 文 登 錄 ( 創 稿 ) 紙 本 公 文 取 號 陳 核 傳 遞 公 文 會 辦 / 陳 核 傳 遞 公 文 會 辦 / 陳 核 送 發 文 存 查 送 發 文 送 發 文 6

9 1. 簡 易 簽 辦 來 文 無 需 函 復, 僅 做 內 部 簽 核 存 查 辦 理 操 作 說 明 : (1) 由 承 辦 處 理 匣 中, 點 選 欲 簽 辦 的 公 文 文 號, 選 擇 函 覆 / 簽 辦 ( 例 : ) (2) 系 統 即 連 結 筆 硯 公 文 製 作 軟 體 開 啟 公 文, 請 選 擇 簡 易 簽 辦 選 擇 簡 易 簽 辦 7

10 (3) 選 擇 簡 易 簽 辦 後, 畫 面 區 分 為 3 個 區 塊, 最 上 方 為 來 文 內 容, 下 方 為 文 書 編 輯 區, 在 此 處 輸 入 簽 辦 意 見, 存 檔 後, 即 在 右 方 批 示 紀 錄 顯 示 紀 錄 簽 辦 意 見 輸 入 完 成 後, 請 按 存 檔 (4) 按 下 存 檔 後, 出 現 憑 證 ( 自 然 人 憑 證 ) 密 碼 輸 入 視 窗, 輸 入 完 成 後 按 下 確 定 鍵 (5) 系 統 將 自 動 比 對, 此 憑 證 是 否 曾 註 冊 過? 若 尚 未 註 冊 即 會 引 導 您 繼 續 註 冊 作 業, 按 下 確 定 鍵 即 可 8

11 (6) 憑 證 資 料 上 傳 成 功, 按 下 確 定 鍵 即 可 (7) 存 檔 成 功 後 批 核 紀 錄 中 會 多 出 一 把 金 鑰 的 圖 示 且 傳 遞 功 能 會 由 反 白 變 成 可 使 用 的 狀 態 可 點 選 金 鑰 圖 示 查 看 憑 證 資 訊, 如 下 : 9

12 (8) 傳 遞 時, 可 依 公 文 狀 態 選 擇 傳 遞 狀 態 ( 可 選 擇 : 退 分 送 發 文 會 辦 陳 核 送 銷 號 等 ) 例 如 此 份 公 文, 承 辦 人 擬 辦 意 見 後, 僅 需 送 主 管 簽 核, 則 在 傳 遞 狀 態 選 擇 陳 核, 在 左 方 清 單 選 擇 主 管 姓 名 後, 按 下 向 右 箭 頭, 即 可 在 右 邊 傳 遞 單 位 顯 示 欲 傳 遞 狀 態, 再 按 傳 遞, 此 份 公 文 即 可 傳 遞 給 主 管 存 檔 後, 請 按 傳 遞 (9) 出 現 公 文 傳 遞 成 功 訊 息, 按 下 確 定 鍵 即 可 結 束 此 項 作 業 10

13 2. 創 簽 稿 ( 來 文 函 復 ) 針 對 來 文 做 函 復, 並 以 收 文 文 號 做 為 該 筆 發 文 字 號 ( 收 發 同 號 ) 操 作 說 明 : (1) 由 承 辦 處 理 匣 中, 點 選 欲 簽 辦 的 公 文 文 號, 選 擇 函 覆 / 簽 辦 ( 例 : ) (2) 系 統 即 連 結 筆 硯 公 文 製 作 軟 體 開 啟 公 文, 請 選 擇 創 簽 稿 選 擇 創 簽 稿 11

14 (3) 選 擇 欲 函 復 之 公 文 格 式 ( 註 : 有 交 換 規 範 欄 位 打 勾 之 範 本, 始 得 以 電 子 交 換 方 式 發 文, 無 勾 選 者 僅 能 以 紙 本 發 文 ) (4) 選 擇 範 本 後, 畫 面 區 分 為 3 個 區 塊, 最 上 方 為 來 文 內 容, 下 方 為 文 書 編 輯 區 此 處 顯 示 目 前 編 輯 之 公 文 範 本 格 式 12

15 欄 位 說 明 發 文 機 關 : 系 統 預 設 帶 出 機 關 全 銜 承 辦 人 : 依 登 錄 者 判 別 承 辦 人 姓 名, 也 可 以 自 行 再 做 修 改 聯 絡 方 式 : 依 所 選 取 的 機 關 名 稱 自 動 對 應 聯 絡 方 式 資 訊, 若 無 也 可 自 行 輸 入 想 要 的 文 字 內 容 等 地 址 : 依 所 選 取 的 機 關 名 稱 自 動 對 應 地 址 資 訊 速 別 : 下 拉 式 選 取 普 通 件 速 件 或 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 密 等 : 預 設 為 空 白 ( 即 普 通 ), 下 拉 式 選 取 密 機 密 極 機 密 或 絕 對 機 密 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 下 拉 式 選 取 本 件 於 公 布 時 解 密 本 件 至 某 年 某 月 某 日 解 密 附 件 抽 存 後 解 密 其 他 或 自 行 輸 入 想 要 的 文 字 內 容 等 發 文 日 期 : 使 用 者 自 行 選 日 曆 時 間 元 件 ( 系 統 會 預 設 停 留 在 系 統 日 期 ), 如 中 華 民 國 100 年 4 月 1 日 發 文 字 號 : 來 文 函 復 之 公 文, 系 統 預 設 帶 出 收 文 文 號 ( 收 發 同 號 ) 附 件 : 使 用 者 自 行 填 寫, 例 如 : 如 文 如 主 旨 等 附 件 檔 名 : 新 增 一 筆 選 取 附 件 檔, 並 帶 入 附 件 檔 名 及 顯 示 附 件 檔 案 大 小 檔 號 : 使 用 者 自 行 輸 入 檔 號 或 是 由 作 業 視 窗 右 下 方 常 用 分 類 案 號 點 選 輸 入 保 存 年 限 : 下 拉 式 選 取 所 需 年 限 擬 辦 方 式 : 下 拉 式 選 取 先 簽 後 稿 簽 稿 並 陳 以 稿 代 簽 創 創 先 簽 後 稿 創 簽 稿 並 陳 或 創 以 稿 代 簽, 或 是 由 作 業 視 窗 右 下 方 常 用 擬 辦 方 式 點 選 輸 入 稿 署 名 : 下 拉 式 選 取 所 需 的 稿 署 名 內 容 或 自 行 輸 入 若 需 特 殊 編 輯 稿 署 名 內 容 可 按 進 階 功 能 處 理 署 名 : 下 拉 式 選 取 所 需 的 署 名 內 容 或 自 行 輸 入 若 需 特 殊 編 輯 署 名 內 容 可 按 進 階 功 能 處 理 會 辦 單 位 : 使 用 者 自 行 填 寫 或 是 由 作 業 視 窗 右 下 常 用 單 位 點 選 輸 入 決 行 層 級 : 可 自 行 輸 入 所 需 的 決 行 層 級, 或 是 透 過 下 拉 選 單 選 取 13

16 (5) 公 文 函 復 內 容 繕 打 完 成 後, 請 按 右 上 方 之 存 檔 鍵 簽 辦 意 見 輸 入 完 成 後, 請 按 存 檔 (6) 文 件 資 訊 提 示 訊 息, 按 確 定 (7) 出 現 憑 證 ( 自 然 人 憑 證 ) 密 碼 輸 入 視 窗, 輸 入 完 成 後 按 下 確 定 鍵 14

17 (8) 存 檔 並 上 傳 成 功, 按 下 確 定 鍵 (9) 公 文 存 檔 成 功 後, 按 傳 遞 傳 遞 公 文 時, 視 公 文 狀 態 選 擇 傳 遞 狀 態 ( 退 分 送 發 文 會 辦 陳 核 送 銷 號 等, 可 複 選 ) 以 本 文 為 例 : 會 辦 訓 導 處 林 春 嬌 陳 核 校 長 室 胡 鬍 張 送 發 文 - 文 書 單 位 文 書 人 員 當 承 辦 人 員 做 好 設 定 按 下 傳 遞, 此 份 公 文 即 會 先 送 給 林 春 嬌 辦 理, 林 春 嬌 會 辦 完 成 後 送 至 下 一 關 胡 鬍 張 依 此 類 推 存 檔 成 功 後, 按 傳 遞, 做 公 文 傳 遞 設 定 (10) 出 現 公 文 傳 遞 成 功 訊 息, 按 下 確 定 鍵 即 可 結 束 此 項 作 業 15

18 3. 創 稿 ( 繕 打 新 公 文 ) 指 無 正 式 來 文 而 主 動 辦 理 或 交 辦 之 案 件 操 作 說 明 : (1) 可 由 主 畫 面 左 方 功 能 區 選 擇 繕 打 新 公 文 或 上 方 功 能 區 [ 公 文 製 作 ] 項 下 之 繕 打 新 公 文 開 啟 使 用 (2) 系 統 自 動 連 結 筆 硯 公 文 製 作 系 統, 並 請 選 擇 範 本 檔 案 16

19 (3) 製 作 說 明 範 本 開 啟 後, 即 出 現 如 下 圖 示 之 各 公 文 欄 位 公 文 內 容 繕 打 完 成 後, 按 此 處 取 號, 系 統 即 會 自 動 帶 出 發 文 字 號 A. (a) 發 文 機 關 : 依 登 錄 者 判 別 機 關 名 稱, 可 下 拉 式 清 單 選 擇 其 他 可 使 用 的 機 關 名 稱 (b) 地 址 : 依 所 選 取 的 機 關 名 稱 自 動 對 應 地 址 資 訊 (c) 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 密 等 : 預 設 為 空 白 ( 即 普 通 ), 下 拉 式 選 取 密 機 密 極 機 密 或 絕 對 機 密 (d) 附 件 : 使 用 者 自 行 填 寫, 例 如 : 如 文 如 主 旨 等 (e) 檔 號 及 保 存 年 限 : 點 選 輸 入 或 使 用 者 自 行 輸 入 檔 號 (f) 擬 辦 方 式 : 下 拉 式 選 取 先 簽 後 稿 簽 稿 並 陳 以 稿 代 簽 創 創 先 簽 後 稿 創 簽 稿 並 陳 或 創 以 稿 代 簽, 或 是 由 作 業 視 窗 右 下 方 常 用 擬 辦 方 式 點 選 輸 入 B. 公 文 主 旨 及 說 明 輸 入 區 C. 正 副 本 受 文 單 位 輸 入 區 D. (a) 聯 絡 方 式 : 依 所 選 取 的 機 關 名 稱 自 動 對 應 聯 絡 方 式 資 訊, 若 無 也 可 自 行 輸 入 想 要 的 文 字 內 容 等 (b) 速 別 : 下 拉 式 選 取 普 通 件 速 件 或 最 速 件 (c) 發 文 日 期 : 使 用 者 自 行 選 日 曆 時 間 元 件 ( 系 統 會 預 設 停 留 在 系 統 日 期 ), 如 中 華 民 國 100 年 4 月 1 日 (d) 附 件 檔 名 : 新 增 一 筆 選 取 附 件 檔, 並 帶 入 附 件 檔 名 及 顯 示 附 件 檔 案 大 小 (e) 管 理 整 合 資 訊 : 由 公 文 管 理 帶 入 單 位 承 辦 人 姓 名 及 連 絡 電 話 等 資 訊 17

20 (4) 按 下 取 號 鍵 後, 出 現 憑 證 輸 入 之 對 話 盒, 輸 入 密 碼 後 按 下 確 定 鍵 檔 案 上 傳 完 成, 按 下 確 定 鍵 即 可 (5) 取 號 完 成 後, 發 文 字 號 欄 位 自 動 帶 入 公 文 文 號, 且 原 取 號 鍵 顯 示 為 反 白 當 取 號 成 功 後, 取 號 鍵 即 為 反 白 18

21 (6) 按 存 檔 鍵, 將 公 文 上 傳 公 文 管 理 按 存 檔 (7) 將 公 文 製 作 系 統 作 業 結 束, 回 公 文 管 理 之 承 辦 處 理 匣 確 認 公 文 是 否 已 上 傳 成 功 19

22 (8) 如 欲 修 改 已 上 傳, 可 由 承 辦 處 理 匣, 點 選 公 文 文 號 選 擇 函 覆 / 簽 辦 即 可 再 次 將 公 文 開 啟 編 輯 (9) 公 文 編 輯 完 成 後, 先 存 檔 後 再 執 行 傳 遞 作 業 20

23 (10) 設 定 傳 遞 單 位 後 按 下 傳 遞, 出 現 憑 證 輸 入 之 對 話 盒, 輸 入 密 碼 後 按 下 確 定 鍵 檔 案 上 傳 完 成, 按 下 確 定 鍵 即 可 21

24 4. 定 型 稿 ( 創 稿 登 錄 ) 此 作 業 較 常 用 於 不 適 用 電 子 交 換 格 式 之 公 文, 或 其 它 定 型 稿 表 單, 為 能 取 號 列 入 管 理 時 使 用 ( 例 如 : 由 人 事 系 統 產 生 之 人 事 表 單 ) 操 作 說 明 : (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 作 業 項 下 之 創 稿 登 錄 (2) 於 各 欄 位 輸 入 相 關 資 訊, 輸 入 完 成 後 按 下 存 檔 鍵 此 圖 示 代 表 詞 庫 功 能, 可 直 接 點 選 使 用 22

25 (3) 存 檔 成 功 後, 系 統 會 自 動 帶 出 收 文 文 號, 及 公 文 限 辦 日 期 (4) 登 入 成 功 後, 亦 可 由 承 辦 處 理 匣 查 看 公 文 是 否 登 錄 成 功 23

26 ( 二 ) 會 辦 作 業 說 明 依 文 書 處 理 手 冊 之 定 義 : 會 辦 之 文 件, 受 會 單 位 應 視 同 速 件, 並 依 收 發 文 程 序 辦 理 故 當 收 到 其 它 承 辦 人 員 會 辦 之 公 文, 亦 由 公 文 管 理 中 做 會 辦 作 業, 相 關 操 作 說 明 如 下 述 操 作 說 明 : (1) 由 主 畫 面 系 統 訊 息 項 下 點 選 會 辦 公 文 或 由 承 辦 處 理 匣 選 擇 會 辦 亦 可 帶 出 公 文 資 訊 需 點 選 在 會 辦 才 能 帶 出 資 訊 (2) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 會 辦, 系 統 即 以 筆 硯 公 文 製 作 系 統 開 啟 此 份 公 文 24

27 (3) 在 畫 面 右 方 之 會 辦 意 見 欄 位 輸 入 內 容 後, 再 按 存 檔 在 此 區 域 輸 入 會 辦 意 見 (4) 按 下 存 檔 鍵 後, 出 現 憑 證 輸 入 之 對 話 盒, 輸 入 密 碼 後 按 下 確 定 鍵 25

28 (5) 右 方 批 核 紀 錄 亦 可 顯 示 所 輸 入 的 會 辦 意 見 (6) 會 辦 完 成 後, 按 下 傳 遞 鍵, 系 統 會 帶 入 公 文 主 辦 人 員 所 設 定 的 傳 遞 流 程, 按 下 傳 遞 即 可 26

29 (7) 回 公 文 管 理 主 畫 面, 會 辦 數 量 即 為 0 筆 27

30 ( 三 ) 系 統 功 能 說 明 1. 主 畫 面 (1) 系 統 訊 息 : 提 供 承 辦 人 待 辦 公 文 處 理 匣 件 數 資 訊, 亦 可 查 詢 到 承 辦 人 總 主 辦 未 結 案 之 公 文 資 訊 (2) 系 統 公 告 : 可 由 此 處 瀏 覽 機 關 內 部 公 告 2. 承 辦 處 理 匣 提 供 承 辦 人 承 辦 之 未 結 案 公 文 資 訊 及 受 會 辦 之 公 文 資 訊, 承 辦 人 可 依 公 文 實 際 情 況 做 處 理 設 定 選 擇 承 辦 或 會 辦 公 文 28

31 燈 號 : 系 統 以 燈 號 顏 色 做 為 公 文 是 否 已 達 逾 期 之 判 斷, 做 為 提 醒 綠 燈 : 公 文 尚 在 辦 理 期 限 中 黃 燈 : 為 公 文 最 後 辦 理 期 限 ( 如 限 辦 日 期 為 當 日, 即 顯 示 黃 燈 ) 紅 燈 : 公 文 已 逾 辦 理 期 限 29

32 簽 核 1: 簽 核 方 式 為 線 上 時, 可 在 公 文 管 理 系 統 內 以 傳 遞 功 能 做 會 辦 陳 核 送 發 文 等 作 業 < 線 上 簽 核 公 文 > 簽 核 2: 簽 核 方 式 為 紙 本 時, 則 是 以 實 際 紙 本 公 文 傳 遞 方 式 完 成 簽 核 作 業 < 紙 本 簽 核 公 文 > 30

33 電 子 : 此 欄 位 出 現 有 迴 紋 針 圖 示 時, 代 表 此 份 為 電 子 來 文, 點 選 迴 紋 針 即 可 開 啟 公 文 本 文 及 附 件 之 電 子 檔 案 31

34 併 案 : 當 公 文 併 案 處 理 時, 在 此 欄 位 即 會 出 現 併 案 圖 示, 若 未 有 併 案 則 欄 位 即 為 空 白 內 容 : 點 選 此 欄 位 圖 示, 可 查 看 此 份 公 文 相 關 資 訊, 如 收 文 ( 函 稿 ) 流 程 電 子 檔 案 意 見 等 資 訊 32

35 收 文 : 由 此 處 可 查 看 來 文 相 關 資 訊 流 程 : 由 此 處 查 看 此 文 辦 理 進 度 33

36 電 子 檔 案 : 可 由 此 處 開 啟 電 子 來 文 之 電 子 檔 案, 及 筆 硯 公 文 製 作 之 簽 核 紀 錄 筆 硯 公 文 製 作 簽 核 軌 跡 本 文 電 子 檔 案 意 見 : 此 處 摘 錄 筆 硯 公 文 製 作 之 批 示 意 見 34

37 狀 態 : 承 辦 人 員 可 由 此 欄 位 查 看 公 文 最 新 進 度, 以 下 圖 第 1 筆 公 文 ( ) 為 例 : 此 文 已 由 胡 鬍 張 送 回 給 承 辦 人 員 公 文 文 號 : 此 文 紀 錄 為 機 關 內 之 收 文 或 創 稿 公 文 號 若 公 文 號 前 方 有 一 決 字, 即 代 表 此 份 公 文 已 由 主 管 決 行 35

38 收 創 日 : 公 文 收 文 日 期 或 公 文 創 稿 日 期 來 源 別 : 公 文 之 來 源 若 為 收 文 即 顯 示 為 收 文, 若 為 創 稿 公 文 即 顯 示 為 創 稿 如 公 文 狀 態 為 來 文 函 復 時, 系 統 僅 顯 示 收 文, 不 會 更 改 為 創 稿 36

39 主 旨 : 顯 示 公 文 來 文 或 創 稿 公 文 主 旨 目 前 單 位 : 顯 示 公 文 承 辦 單 位 37

40 限 辦 日 期 : 顯 示 公 文 之 限 辦 日 期, 避 免 承 辦 人 員 逾 時 結 案 速 別 : 顯 示 公 文 之 速 別 38

41 3. 承 辦 處 理 清 單 承 辦 ( 會 辦 ) 中 的 公 文, 皆 放 置 在 承 辦 處 理 匣 中, 點 選 公 文 文 號 後 即 可 選 擇 處 理 功 能, 處 理 功 能 依 公 文 來 源 別 ( 收 文 / 送 發 文 ) 的 不 同 會 有 部 分 處 理 功 能 不 相 同, 以 下 即 針 對 各 項 處 理 功 能 做 說 明 收 文 處 理 項 目 : 函 覆 / 簽 辦 併 案 ( 彙 辦 ) 展 期 存 查 退 分 傳 遞 送 銷 號 函 稿 處 理 項 目 函 覆 / 簽 辦 併 案 ( 彙 辦 ) 展 期 銷 號 內 容 存 查 傳 遞 送 發 文 會 辦 處 理 項 目 傳 遞 會 辦 39

42 函 覆 / 簽 辦 : 提 供 開 啟 筆 硯 Web 公 文 製 作 繕 打 或 修 改 回 復 內 容 ( 詳 細 操 作 說 明 請 參 考 第 19 頁 ) 併 案 ( 彙 辦 ): 提 供 承 辦 人 針 對 相 同 案 情 之 公 文 做 併 案 處 理 僅 能 針 對 相 同 處 室 / 相 同 承 辦 人 員 之 承 辦 公 文 做 併 案 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 併 案 ( 彙 辦 ) 40

43 (2) 於 併 案 ( 彙 辦 ) 處 理 作 業, 公 文 文 號 下 拉 選 單 中, 選 擇 欲 併 入 之 副 案 公 文 文 號 按 下 儲 存 即 可 (3) 完 成 併 案 作 業 後, 副 案 公 文 即 由 承 辦 處 理 匣 消 失, 而 公 文 主 案 前 方 併 案 欄 位, 即 會 出 現 一 併 案 圖 示 41

44 (4) 按 併 案 圖 示 即 可 瀏 覽 併 案 資 訊 取 消 併 案 (1) 選 擇 公 文 文 號, 選 擇 併 案 ( 彙 辦 ) 作 業 42

45 (2) 按 下 副 案 文 號 前 方 之 取 消 鍵, 即 可 取 消 此 份 公 文 併 案 展 期 : 將 公 文 之 限 辦 期 限 做 展 延 設 定 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 展 期 功 能 43

46 (2) 承 辦 人 執 行 展 期, 最 多 可 展 期 2 次, 每 次 多 天 數 為 10 天 輸 入 展 期 天 數 後 並 於 展 期 原 因 欄 位 輸 入 展 期 原 因, 或 點 選 詞 庫, 選 擇 適 用 詞 句 後 即 下 儲 存 鍵 (3) 展 期 設 定 成 功 如 下 圖 資 訊 44

47 修 改 展 期 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 展 期 功 能 (2) 點 選 編 輯 45

48 (3) 即 可 修 改 展 期 天 數 及 展 期 原 因, 並 於 輸 入 完 成 後 按 下 儲 存 鍵 即 完 成 取 消 展 期 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 展 期 功 能 46

49 (2) 點 選 展 期 資 訊 之 取 消 鍵, 即 可 取 消 展 期 設 定 存 查 : 將 總 收 文 登 錄 之 公 文, 做 存 查 結 案 處 理 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 存 查 項 目 47

50 (2) 於 結 案 資 訊 中, 紅 字 欄 位 為 必 要 欄 位 輸 入 內 容 後 按 下 儲 存 鍵 即 可 操 作 說 明 : 結 案 日 期 輸 入 結 案 日 期, 或 點 選 日 曆 選 擇 分 類 號 請 點 選 開 啟 分 類 號 清 單, 選 擇 適 用 之 分 類 號 媒 體 型 式 請 選 擇 附 件 之 型 式 數 量 / 單 位 若 媒 體 型 式 為 紙 本, 其 頁 數 之 計 算 應 包 括 本 文 及 隨 文 裝 訂 之 附 件 頁 數, 文 件 係 雙 面 書 寫 或 列 印 者, 則 應 以 兩 頁 計 算, 若 媒 體 型 式 非 紙 本, 其 頁 數 只 要 計 算 本 文 即 可 按 儲 存 後 存 查 結 案 設 定 成 功 公 文 流 程 亦 傳 遞 至 檔 案 管 理 人 員 待 歸 檔 點 收 中 48

51 退 分 : 分 文 錯 誤, 將 來 文 退 回 給 文 書 人 員 A. 點 選 公 文 文 號, 選 擇 退 分 B. 輸 入 退 分 原 因 後, 按 下 儲 存 鍵 即 可 49

52 傳 遞 : 公 文 簽 核 模 式 為 線 上 才 可 使 用 此 處 理 狀 態 設 定 公 文 傳 遞 分 有 三 種 狀 態 : 收 文 傳 遞 創 稿 傳 遞 及 會 辦 傳 遞 A. 收 文 傳 遞 : 線 上 簽 核 公 文 尚 未 進 行 任 何 處 理 前, 傳 遞 功 能 僅 提 供 退 分 及 送 銷 號 二 項 選 項 退 分 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 傳 遞 項 目 (2) 點 選 傳 遞 狀 態 : 退 分 50

53 (3) 輸 入 退 分 原 因, 並 於 輸 入 完 成 後 按 確 定 鍵 (4) 按 下 傳 遞 鍵, 送 出 後 即 完 成 退 分 作 業 操 作 說 明 : 退 分 作 業 中, 系 統 自 動 帶 出 接 收 單 位 為 文 書 單 位 - 文 書 人 員 選 擇 退 分 之 傳 遞 單 位 時, 系 統 要 求 輸 入 退 分 原 因 設 定 完 成 後, 點 選 傳 遞 即 可 將 文 送 出 51

54 送 銷 號 (1) 點 選 傳 遞 狀 態 : 送 銷 號 (2) 按 下 傳 遞 鍵 後, 即 可 送 至 文 書 單 位 做 銷 號 處 理 52

55 B. 創 稿 傳 遞 : 線 上 簽 核 創 稿 公 文, 傳 遞 功 能 提 供 退 分 送 發 文 會 辦 及 陳 核 等 傳 遞 功 能 送 發 文 (1) 針 對 創 稿 公 文, 點 選 傳 遞 狀 態 : 送 發 文 將 公 文 傳 遞 予 文 書 人 員 做 發 文 (2) 按 下 傳 遞 鍵, 即 可 將 公 文 送 出 會 辦 (1) 該 件 公 文 需 會 同 其 他 單 位 有 關 人 員 辦 理, 使 其 知 道 或 請 其 提 供 意 見, 於 此 作 業 中 設 定 會 辦 單 位 (2) 系 統 中 可 同 時 設 定 多 個 會 辦 單 位 及 會 辦 人 員 53

56 操 作 說 明 : 於 接 收 單 位 選 單, 點 選 會 辦 單 位 / 承 辦 人 按, 將 會 辦 單 位 選 至 右 方 名 單 中 若 有 多 個 會 辦 單 位, 可 繼 續 於 選 單 中 點 選 會 辦 單 位 以 設 定 流 程 順 序 按 傳 遞 後 會 辦 設 定 成 功, 且 公 文 流 程 亦 會 傳 遞 至 接 收 單 位 中 陳 核 (1) 來 文 擬 辦 後 ( 有 函 復 公 文 ), 才 可 陳 核 或 送 會 辦 線 上 簽 核 公 文 需 將 公 文 流 程 陳 核 至 單 位 內 主 管 或 上 一 層 主 管 使 其 知 道 並 請 其 提 供 意 見, 於 此 作 業 中 設 定 陳 核 單 位 (2) 點 選 傳 遞 狀 態 : 陳 核 將 公 文 送 給 主 管 人 員 做 簽 核 操 作 說 明 : 於 接 收 單 位 選 單, 點 選 陳 核 單 位 / 核 判 人 按, 將 陳 核 單 位 選 至 右 方 名 單 中 若 有 多 個 核 辦 單 位, 可 繼 續 於 選 單 中 點 選 核 辦 單 位 以 設 定 流 程 順 序 按 傳 遞 後 陳 核 設 定 成 功, 且 公 文 流 程 亦 會 傳 遞 至 接 收 單 位 中 54

57 C. 會 辦 傳 遞 : 線 上 簽 核 會 辦 公 文, 傳 遞 功 能 提 供 送 發 文 會 辦 陳 核 送 回 承 辦 送 銷 號 等 傳 遞 功 能 送 回 承 辦 (1) 針 對 其 它 單 位 來 的 會 辦 公 文, 當 完 成 會 辦 意 見 時, 可 點 選 傳 遞 狀 態 : 送 回 承 辦 將 公 文 送 回 給 原 公 文 主 辦 人 員 (2) 按 下 傳 遞 鍵, 即 可 將 公 文 送 出 55

58 送 銷 號 : 將 公 文 送 至 文 書 處 理 人 員, 做 銷 號 處 理 承 辦 人 員 針 對 來 文 沒 有 銷 號 的 功 能 權 限, 需 將 公 文 送 至 文 書 處 理 人 員 處 始 能 銷 號 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 送 銷 號 (2) 輸 入 銷 號 原 因 後 按 確 定 即 完 成 56

59 銷 號 : 此 處 的 銷 號 係 針 對 創 稿 公 文 所 做 的 銷 號, 因 此 承 辦 人 可 自 行 做 銷 號 處 理 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 銷 號 (2) 輸 入 銷 號 原 因 後 按 確 定 鍵, 即 完 成 57

60 內 容 : 創 稿 登 錄 之 公 文 資 訊 錯 誤 時, 可 由 此 修 改 登 錄 資 訊 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 內 容 (2) 開 啟 後, 可 直 接 修 改 相 關 資 訊, 按 存 檔 即 完 成 修 改 操 作 說 明 : 公 文 類 別 速 別 密 等 : 系 統 提 供 下 拉 式 選 單 可 點 選 附 件 件 數 附 件 說 明 : 若 無 資 料 可 空 白 主 旨 : 系 統 提 供 詞 庫 可 點 選 正 本 副 本 : 可 直 接 輸 入 亦 可 由 詞 庫 帶 入 主 辦 單 位 主 辦 人 員 : 系 統 提 供 下 拉 式 選 單 可 點 選 簽 核 方 式 : 登 錄 後 預 設 為 線 上 可 自 行 設 更 改 分 類 號 : 可 由 此 處 異 動 58

61 送 發 文 : 創 稿 公 文 完 成 登 錄 後, 做 送 發 文 交 給 文 書 處 理 人 員 (1) 點 選 公 文 文 號, 選 擇 送 發 文 (2) 發 文 設 定 作 業 中 紅 字 為 必 要 欄 位, 務 必 輸 入 相 關 資 訊, 並 按 下 儲 存 鍵 即 完 成 59

62 操 作 說 明 : (1) 請 輸 入 結 案 資 訊 發 文 日 期 系 統 預 設 為 當 天 日 期 系 統 提 供 日 曆 可 點 選 發 文 代 字 是 指 發 文 機 關 或 單 位 代 表 之 簡 稱, 例 如 : 研 考 會 人 事 室 的 發 文 代 字 為 研 人 字 只 要 在 發 文 代 字 中 填 入 研 人 即 可 若 在 筆 硯 公 文 內 已 輸 入 發 文 字, 系 統 會 自 動 在 發 文 設 定 作 業 載 入 進 來 發 文 方 式 請 依 公 文 實 際 發 文 方 式 選 擇 紙 本 或 電 子 交 換, 若 公 文 是 發 電 子 文, 請 務 必 點 選 電 子 交 換, 一 般 常 用 公 文 都 是 第 一 類 不 適 用 電 子 交 換 發 文 方 式 必 需 要 選 為 紙 本, 該 欄 位 才 能 點 選, 依 照 公 文 本 身 性 質 點 選, 例 如 : 發 給 民 眾 的 公 文 且 無 附 件, 發 文 方 式 為 紙 本, 不 適 用 電 子 交 換 為 無 媒 體 型 式 請 選 擇 附 件 之 型 式 分 類 號 請 點 選 開 啟 分 類 號 清 單, 選 擇 適 用 之 分 類 號 (2) 數 量 / 單 位 若 媒 體 型 式 為 紙 本, 其 頁 數 之 計 算 應 包 括 本 文 及 隨 文 裝 訂 之 附 件 頁 數, 文 件 係 雙 面 書 寫 或 列 印 者, 則 應 以 兩 頁 計 算, 若 媒 體 型 式 非 紙 本, 其 頁 數 只 要 計 算 本 文 即 可 (3) 按 儲 存 後 發 文 結 案 設 定 成 功 公 文 即 傳 遞 至 文 書 單 位 文 書 人 員 以 利 發 文 60

63 4. 作 業 利 用 公 文 製 作 系 統 自 動 完 成 創 稿 之 公 文 資 料 登 錄 作 業 ; 同 時 提 供 承 辦 人 做 定 型 稿 登 錄 創 稿 登 錄 : 此 作 業 較 常 用 於 不 適 用 電 子 交 換 格 式 之 公 文, 或 其 它 定 型 稿 表 單, 為 能 取 號 列 入 管 理 時 使 用 ( 例 如 : 由 人 事 系 統 產 生 之 人 事 表 單 ) (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 作 業 項 下 之 創 稿 登 錄 (2) 於 各 欄 位 輸 入 相 關 資 訊, 輸 入 完 成 後 按 下 存 檔 鍵 此 圖 示 代 表 詞 庫 功 能, 可 直 接 點 選 使 用 操 作 說 明 : 公 文 文 號 系 統 自 動 帶 出 10 碼 之 公 文 文 號 公 文 類 別 系 統 預 設 為 函, 系 統 提 供 之 下 拉 式 選 單 點 選 公 文 類 別 速 別 系 統 預 設 為 普 通 件, 系 統 提 供 之 下 拉 式 選 單 點 選 公 文 速 別 密 等 系 統 預 設 為 普 通, 系 統 提 供 之 下 拉 式 選 單 點 選 公 文 密 等 附 件 件 數 請 輸 入 附 件 之 件 數, 為 半 形 數 字 ( 若 無, 可 不 輸 入 ) 61

64 附 件 說 明 請 輸 入 附 件 之 說 明, 為 國 英 數 字 ( 若 無, 可 不 輸 入 ) 主 旨 請 輸 入 公 文 之 發 文 主 旨 資 訊 正 本 請 輸 入 公 文 之 發 文 正 本 受 文 者 資 訊 副 本 請 輸 入 公 文 之 發 文 副 本 受 文 者 資 訊 ( 若 無 副 本, 可 不 輸 入 ) 主 辦 單 位 主 辦 人 員 系 統 預 設 自 動 待 出 使 用 者 之 單 位 資 訊 亦 可 自 行 選 擇 其 他 主 辦 人 員 分 類 號 請 點 選 開 啟 分 類 號 清 單, 選 擇 適 用 之 分 類 號 註 : 紅 色 欄 位 表 示 為 必 要 輸 入 欄 位 按 儲 存 公 文 資 訊 登 錄 成 功 (3) 存 檔 成 功 後, 系 統 會 自 動 帶 出 收 文 文 號, 及 公 文 限 辦 日 期 (4) 登 錄 完 成 後, 亦 可 由 承 辦 處 理 匣 確 認 公 文 是 否 登 錄 成 功 62

65 調 案 處 理 : 針 對 已 編 目 歸 檔 之 公 文 申 請 [ 借 調 / 調 用 ] 之 功 能 調 案 申 請 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 作 業 項 下 之 調 案 處 理 (2) 按 調 案 登 錄 鍵 (3) 輸 入 欲 調 案 之 公 文 文 號, 按 下 查 詢 鍵, 待 公 文 資 訊 帶 出 後 按 下 儲 存 鍵, 即 完 成 調 案 申 請 63

66 列 印 調 案 單 (1) 完 成 調 案 申 請 後, 可 直 接 於 畫 面 上 按 下 列 印 調 案 單 做 列 印 (2) 系 統 內 之 報 表 預 設 為 PDF 格 式, 可 直 接 開 啟 舊 檔 列 印 或 儲 存 後 再 列 印 (3) 調 案 單 內 容 如 下 圖 64

67 取 消 傳 遞 作 業 : 針 對 已 進 行 傳 遞 ( 退 分 陳 核 送 發 文 送 回 承 辦 等 ) 或 存 查 結 案 作 業 之 公 文 做 取 消 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 作 業 項 下 之 取 消 傳 遞 作 業 (2) 處 理 類 別 : 分 別 為 傳 遞 及 存 查 歸 檔 (3) 勾 選 欲 取 消 傳 遞 之 公 文 號 後, 按 下 取 消 傳 遞 鍵 即 可 65

68 代 理 人 設 定 : 承 辦 人 休 假 時, 可 設 定 代 理 人 於 代 理 期 間 代 為 處 理 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 作 業 項 下 之 代 理 人 設 定 (2) 輸 入 相 關 欄 位 資 訊 後, 按 下 儲 存 鍵, 即 設 定 完 成 操 作 說 明 : 承 辦 單 位 請 點 選 承 辦 人 之 單 位 系 統 提 供 下 拉 式 選 單 可 點 選 承 辦 人 請 選 擇 承 辦 人 員 代 理 人 請 點 選 代 理 職 務 之 承 辦 人 系 統 提 供 下 拉 式 選 單 可 點 選 代 理 期 間 請 輸 入 代 理 之 起 迄 期 間 如 或 開 啟 日 曆, 點 選 日 期 事 由 請 輸 入 代 理 事 由 系 統 提 供 詞 庫, 可 點 選 圖 示 開 啟 詞 庫 點 選 狀 態 請 點 選 代 理 按 儲 存 後 代 理 設 定 成 功 代 理 人 可 於 維 護 / 身 份 切 換 中 切 換 代 理 身 份 ( 詳 細 操 作 說 明 請 參 考 本 手 冊 第 71 頁 之 說 明 ) 66

69 取 消 代 理 (1) 登 入 代 理 人 設 定 功 能 後, 畫 面 會 自 動 帶 出 代 理 期 間 的 設 定 資 訊 (2) 按 下 代 理 期 間 的 日 期 時 間 按 代 理 期 間 的 日 期 (3) 事 由 即 自 動 帶 出, 將 狀 態 點 選 在 取 消 代 理 並 按 確 定 鍵 事 由 即 自 動 帶 出 (4) 出 現 儲 存 成 功!! 訊 息 按 下 確 定 鍵 即 完 成 67

70 5. 查 詢 提 供 依 收 / 創 號 收 / 創 稿 日 期 全 文 檢 索 ( 主 旨 ) 等 條 件, 查 詢 收 / 創 稿 相 關 資 料 分 類 號 清 單 提 供 承 辦 人 員 查 詢 可 使 用 的 分 類 號 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 查 詢 項 下 之 分 類 號 清 單 (2) 承 辦 人 可 由 此 畫 面 查 看 可 使 用 的 分 類 號 清 單 資 料, 亦 可 使 用 列 印 報 表 功 能 將 資 料 印 出 承 辦 公 文 查 詢 提 供 承 辦 人 員 查 詢 自 己 承 辦 中 或 已 結 案 的 公 文 資 料 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 查 詢 項 下 之 承 辦 公 文 查 詢 68

71 (2) 除 由 上 方 功 能 開 啟 查 詢 作 業 外, 亦 可 由 左 方 功 能 點 選 承 辦 公 文 查 詢 亦 可 由 此 處 點 選 承 辦 公 文 查 詢 查 詢 結 果 如 下 圖 : 操 作 說 明 : 查 詢 時, 請 先 選 擇 或 做 查 詢 ( 公 文 結 案 後 滿 6 個 月 且 經 檔 管 人 員 編 目 歸 檔 的 公 文, 轉 入 歷 史 公 文 資 料 ) 輸 入 查 詢 條 件, 至 少 一 個 條 件 以 上, 如 收 創 日 期 來 文 日 期 來 文 機 關 來 文 字 號 等 按 查 詢 後, 系 統 產 生 符 合 條 件 之 清 單 ( 清 單 各 欄 位 資 訊 皆 可 排 序 ) 借 調 欄 位 出 現 圖 示 時, 代 表 此 份 公 文 已 編 目 歸 檔, 承 辦 人 亦 可 由 此 處 執 行 公 文 借 調 作 業 69

72 6. 報 表 提 供 承 辦 人 列 印 承 辦 公 文 資 料 相 關 報 表 承 辦 公 文 登 記 簿 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 報 表 項 下 之 承 辦 公 文 登 記 簿 (2) 輸 入 收 創 日 期 後 可 另 以 來 源 別 結 案 別 簽 核 模 式 做 為 篩 選 條 件, 並 按 下 預 覽 鍵 (3) 系 統 預 設 以 PDF 格 式 開 啟 報 表 70

73 (4) 承 辦 公 文 登 記 簿 報 表 資 訊 如 下 圖 示 結 案 公 文 清 單 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 報 表 項 下 之 結 案 公 文 清 單 (2) 可 分 別 由 現 行 或 歷 史 資 料 區, 輸 入 結 案 日 期 並 按 下 預 覽 鍵, 即 可 產 生 該 日 期 所 結 案 之 公 文 資 訊 71

74 (3) 系 統 預 設 以 PDF 格 式 開 啟 報 表 (4) 結 案 公 文 清 單 報 表 資 訊 如 下 圖 示 (5) 系 統 除 預 設 提 供 PDF 格 式 報 表 外, 亦 提 供 產 生 Excel 檔 案 格 式 之 報 表 後 按 下 預 覽 鍵 即 可 產 生 72

75 7. 維 護 提 供 承 辦 人 進 行 身 分 換 及 個 人 資 料 維 護 設 定 身 份 切 換 提 供 承 辦 人 於 同 一 機 關 兼 職 不 同 單 位 承 辦 公 文 時 使 用 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 維 護 項 下 之 身 分 切 換 (2) 透 過 身 分 切 換 選 擇 欲 切 換 之 兼 職 單 位 或 代 理 身 分 預 設 顯 示 為 任 職 單 位 由 此 處 切 換 至 兼 職 單 位 或 代 理 人 之 身 分 73

76 (3) 切 換 兼 職 單 位 完 成 後, 系 統 上 方 即 會 顯 示 目 前 的 單 位 處 室, 以 下 圖 為 例, 承 辦 人 陳 圓 圓 已 由 原 [ 合 作 社 ] 成 功 換 切 至 [ 總 務 處 ] 已 切 換 至 兼 職 單 位 總 務 處 (4) 切 換 代 理 身 分 完 成 後, 系 統 上 方 即 會 顯 示 目 前 的 代 理 單 位, 以 下 圖 為 例, 承 辦 人 陳 圓 圓 已 由 原 [ 合 作 社 ] 成 功 換 切 至 代 理 人 [ 合 作 社 / 可 可 王 ] 已 切 換 至 代 理 單 位 合 作 社 並 顯 示 承 辦 人 可 可 王 之 名 稱 74

77 個 人 資 料 維 護 提 供 承 辦 人 修 改 公 文 系 統 登 入 密 碼 及 同 步 入 口 網 公 務 帳 號 資 料 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 維 護 項 下 之 個 人 資 料 維 護 (2) 可 由 密 碼 設 定 欄 位, 修 改 系 統 登 入 密 碼, 並 於 修 改 完 成 按 下 儲 存 鍵 即 可 如 在 我 的 e 政 府 修 改 過 E -Mail 帳 號 或 更 改 過 姓 名, 可 按 下 即 可 將 資 訊 同 步 至 系 統 75

78 8. 公 文 製 作 提 供 承 辦 人 製 作 公 文 來 文 函 復 之 公 文 繕 打 作 業 來 文 ( 函 復 ) 清 單 : 為 承 辦 人 針 對 總 收 來 文 之 公 文 所 繕 打 之 公 文 文 書 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 公 文 製 作 項 下 之 來 文 ( 函 復 ) 清 單 亦 可 由 此 處 點 選 來 文 ( 函 復 ) 清 單 兩 者 相 同 (2) 由 此 處 可 針 對 尚 未 結 案 之 收 文, 做 來 文 函 復 處 理 以 下 圖 為 例 : 按 下 公 文 文 號 系 統 即 以 筆 硯 公 文 製 作 系 統 開 啟 公 文 76

79 (3) 系 統 自 動 以 收 文 號 做 為 函 復 公 文 之 發 文 文 號 ( 收 發 同 號 ) 函 稿 清 單 : 為 承 辦 人 針 對 創 稿 公 文 做 修 改 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 公 文 製 作 項 下 之 函 稿 清 單 亦 可 由 此 處 點 選 函 稿 清 單 兩 者 相 同 77

80 (2) 由 此 處 可 針 對 尚 未 結 案 之 創 稿 ( 簽 ), 進 行 公 文 內 容 之 編 輯 ( 或 修 改 ) 內 容 以 下 圖 為 例 : 按 下 公 文 文 號 系 統 即 以 筆 硯 公 文 製 作 系 統 開 啟 公 文 (3) 系 統 即 以 筆 硯 公 文 製 作 開 啟 此 份 創 稿 ( 簽 ) 公 文, 即 可 編 輯 或 修 改 公 文 內 容 78

81 繕 打 新 公 文 : 為 承 辦 人 針 對 創 稿 公 文 做 修 改 (1) 主 畫 面 上 方 功 能 區 選 擇 公 文 製 作 項 下 之 繕 打 新 公 文 亦 可 由 此 處 點 選 繕 打 新 公 文 兩 者 相 同 (2) 系 統 自 動 連 結 筆 硯 公 文 製 作 系 統, 並 請 選 擇 範 本 檔 案 ( 詳 細 操 作 方 法 請 參 考 本 文 件 第 15 頁 之 說 明 ) 79

82 三 公 文 線 上 簽 核 憑 證 登 記 利 用 自 然 人 憑 證 於 公 文 製 作 系 統 中 將 文 書 加 入 簽 核 憑 證 (1) 線 上 簽 核 筆 硯 公 文 製 作 系 統 網 址 : (2) 開 啟 網 頁 後, 請 由 網 頁 右 上 方 點 選 會 員 登 入 (3) 系 統 即 引 導 至 我 的 e 政 府 首 頁 做 登 入 ( 請 輸 入 公 務 帳 號 及 密 碼 ) 80

83 (4) 登 入 成 功 後 出 現 外 站 登 入 成 功 後 按 確 定 鍵 (5) 右 上 角 顯 示 登 入 者 姓 名, 即 代 表 已 登 入 成 功, 請 點 選 基 本 資 料 維 護 登 入 成 功 後, 系 統 即 會 顯 示 登 入 者 之 姓 名 (6) 點 選 憑 證 管 理 81

84 (7) 將 自 然 人 憑 證 插 入 讀 卡 機, 輸 入 PIN 碼, 點 選 匯 入 憑 證 即 可 完 成 憑 證 登 記 管 理 82

目 錄 一 系 統 登 入... 2 ( 一 ) 系 統 登 入 畫 面... 2 ( 二 ) 首 次 登 入 請 先 註 冊... 3 ( 三 ) 忘 記 單 位 帳 號... 8 ( 四 ) 忘 記 密 碼... 10 ( 五 ) 健 保 卡 更 換... 12 ( 六 ) 重 寄 確 認 信.

目 錄 一 系 統 登 入... 2 ( 一 ) 系 統 登 入 畫 面... 2 ( 二 ) 首 次 登 入 請 先 註 冊... 3 ( 三 ) 忘 記 單 位 帳 號... 8 ( 四 ) 忘 記 密 碼... 10 ( 五 ) 健 保 卡 更 換... 12 ( 六 ) 重 寄 確 認 信. 補 充 保 險 費 網 路 明 細 申 報 及 列 印 繳 款 書 系 統 操 作 手 冊 衛 生 福 利 部 中 央 健 康 保 險 署 中 華 民 國 104 年 04 月 目 錄 一 系 統 登 入... 2 ( 一 ) 系 統 登 入 畫 面... 2 ( 二 ) 首 次 登 入 請 先 註 冊... 3 ( 三 ) 忘 記 單 位 帳 號... 8 ( 四 ) 忘 記 密 碼... 10

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