¡°¼ÆËã»úÎÄ»¯»ù´¡¡±

Transcription

1 5.1 电 子 表 格 概 述 电 子 表 格 电 子 表 格 是 一 种 数 据 处 理 系 统 和 制 表 工 具, 只 要 将 数 据 输 入 到 有 规 律 排 列 的 单 元 格 中, 便 可 依 据 数 据 所 在 单 元 格 的 位 置, 用 多 种 公 式 进 行 算 术 运 算 和 逻 辑 运 算, 分 析 汇 总 各 单 元 格 中 的 信 息, 并 能 依 据 计 算 结 果 生 成 相 应 的 图 表 由 于 电 子 表 格 具 有 直 观 操 作 简 单 数 据 及 时 更 新, 制 表 方 便 等 特 点, 所 以 它 在 财 务 税 务 统 计 计 划 经 济 分 析 等 许 多 领 域 得 到 广 泛 的 应 用 随 着 应 用 领 域 的 不 断 扩 展, 电 子 表 格 软 件 也 在 不 断 的 发 展 与 完 善 早 期 的 电 子 表 格 功 能 单 一, 只 是 一 个 简 单 的 数 据 记 录 和 运 算 器 现 代 电 子 表 格 不 仅 具 有 数 据 记 录 运 算 功 能, 而 且 还 提 供 了 图 表 财 会 计 算 概 率 与 统 计 分 析 求 解 规 划 方 程 数 据 库 管 理 等 工 具 和 函 数, 可 以 满 足 各 种 用 户 的 需 求 常 见 电 子 表 格 简 介 有 多 个 公 司 生 产 电 子 表 格 软 件, 包 括 金 山 公 司 的 CCED Lotus 公 司 的 Lotus 和 Microsoft 公 司 的 Excel 等 CCED 首 创 中 文 字 表 编 辑 的 概 念, 受 到 广 大 计 算 机 用 户 的 喜 爱 最 新 问 世 的 可 运 行 于 Win95/98 平 台 的 CCED2000, 全 面 兼 容 DOS 版 文 件 格 式 与 操 作 方 式, 同 时 支 持 Windows 特 性, 如 所 见 即 所 得 排 版 剪 裁 板 数 据 交 换 OLE 对 象 嵌 入 等 等 可 直 接 读 入 Word Excel HTML 等 格 式 文 件 CCED2000 界 面 简 洁, 操 作 方 便, 处 理 快 速, 可 自 动 表 格 计 算, 支 持 鼠 标 画 线 与 制 表, 文 件 大 小 不 受 限 制 可 无 穷 次 恢 复 操 作 是 一 个 集 文 本 编 辑 表 格 制 作 数 据 运 算 图 形 图 像 功 能 及 排 版 打 印 为 一 体 的 综 合 办 公 软 件 Lotus 电 子 试 算 表 软 件 是 Lotus Office 办 公 室 应 用 套 件 的 基 本 软 件 之 一, 可 以 运 行 在 Windows 95/NT/98 平 台 上 管 理 人 员 能 以 最 熟 悉 的 方 式, 管 理 复 杂 的 各 种 数 字 和 文 字 还 可 以 利 用 数 据 的 相 对 比 较, 自 动 制 作 出 视 觉 效 果 更 加 直 观 的 统 计 图 表, 如 直 方 图 圆 饼 图 和 曲 线 图 等, 以 图 形 状 态 增 强 对 数 据 的 理 解 能 力 还 特 别 提 供 了 地 图 功 能, 把 按 地 理 分 布 的 数 据, 在 地 图 上 以 不 同 的 图 案 和 颜 色 显 示 出 来 允 许 管 理 人 员 为 相 关 数 据 设 置 复 杂 算 式, 自 动 设 定 表 格 单 元 间 的 运 算 关 系, 还 提 供 丰 富 的 函 数 库, 增 加 数 据 的 运 算 功 能 另 外, 设 定 了 运 算 公 式 的 表 格, 当 输 入 了 相 应 的 数 据 后, 会 自 动 计 算 出 需 要 的 数 据, 显 示 在 设 置 的 表 格 单 元 中 本 章 主 要 介 绍 Microsoft 公 司 的 电 子 表 格 软 件 Excel 5.2 Excel 的 基 本 知 识.154.

2 基 础 应 用 篇 Excel 的 主 要 功 能 和 特 点 Microsoft Excel 2000 中 文 版 电 子 表 格 处 理 软 件, 是 Microsoft Office 2000 集 成 软 件 的 重 要 成 员 之 一 Excel2000 是 基 于 Windows95/98/2000 和 Windows NT 环 境 下 的 32 位 产 品 它 是 一 种 流 行 的 强 有 力 的 电 子 表 格 处 理 软 件, 主 要 用 于 对 数 据 的 处 理 统 计 分 析 与 计 算, 具 有 与 Internet 网 络 共 享 资 源 的 特 性, 还 提 供 绘 制 图 表 和 宏 功 能, 还 具 有 智 能 化 技 术 和 数 据 库 管 理 能 力 它 提 供 了 友 好 的 人 机 交 互 界 面, 具 有 使 用 便 捷 易 学 赏 心 悦 目 的 特 点 Excel2000 提 供 的 窗 口 菜 单 工 具 按 钮 操 作 提 示 等 多 种 特 性, 使 用 十 分 方 便 与 以 前 的 版 本 相 比,Excel2000 增 加 了 一 些 新 功 能 数 据 透 视 图 是 Excel 2000 当 中 新 增 加 的 特 性, 用 户 可 以 使 用 该 工 具 创 建 一 个 链 接 到 数 据 透 视 表 的 图 表 用 户 可 以 交 互 式 地 浏 览 这 个 图 表, 像 是 在 数 据 透 视 表 当 中 一 样 查 看 有 关 细 节 进 行 数 据 导 航 Excel 2000 的 数 据 导 入 工 作 也 比 以 前 容 易 多 了 用 户 可 以 向 包 含 公 式 的 电 子 表 格 当 中 添 加 数 据 列, 而 其 中 的 公 式 可 以 使 用 数 据 表 中 导 入 的 数 据 库 列 这 些 数 据 列 在 刷 新 从 数 据 库 查 找 到 的 数 据 时 予 以 保 留 另 外, 在 数 据 刷 新 之 后, 用 户 用 于 数 据 库 列 的 任 何 数 据 格 式 都 保 持 不 变 Excel 2000 当 中 的 Web 查 询 功 能 也 得 到 了 增 强 新 的 Web 查 询 对 话 框 引 导 用 户 经 过 必 要 的 数 据 查 询 步 骤 从 Web 站 点 搜 索 得 到 数 据, 并 将 其 存 储 到 电 子 表 格 当 中, 来 帮 助 用 户 建 立 自 己 的 Web 查 询 现 在, 用 户 无 须 经 过 所 有 步 骤 重 新 输 入 已 经 输 入 过 的 文 件, 就 可 以 刷 新 从 Excel 外 部 导 入 的 文 本 数 据 从 而, 可 以 保 护 已 经 对 导 入 的 文 本 文 件 所 做 的 任 何 格 式 修 改 和 计 算 工 作 用 户 现 在 可 以 使 用 SQL Server 的 OLAP 功 能 得 到 数 据, 用 于 数 据 透 视 表 有 这 种 方 法 之 后, 用 户 就 可 以 访 问 大 型 数 据 源 了 OLAP 服 务 器 只 传 送 用 户 需 要 的 数 据, 而 不 是 全 部 数 据 集 并 且, 由 于 这 些 处 理 现 在 是 由 Excel 客 户 端 和 OLAP 服 务 器 分 担, 所 以 性 能 也 得 到 了 改 善 Excel2000 的 其 他 新 增 功 能 包 括 : 对 4 位 数 字 日 期 显 示 的 支 持 (2000 年 支 持 ) 新 的 欧 元 符 号 新 的 提 醒 用 户 所 需 信 息 类 型 的 光 标 Excel 现 在 显 示 选 中 的 单 元 格 区 间 时, 使 用 了 淡 色 泽 的 背 景, 而 不 是 原 来 那 样 的 黑 底 白 字 这 样, 用 户 就 能 更 加 清 晰 地 看 到 诸 如 数 据 格 式 和 边 界 等 具 体 细 节 Excel 同 样 提 供 对 HTML 格 式 文 档 发 布 的 支 持, 供 其 他 人 员 通 过 Internet 查 阅 这 些 图 表 而 且 除 了 发 布 静 态 文 档 之 外, 使 用 Internet Explorer4 或 者 更 新 版 本 浏 览 器 的 用 户 还 可 以 使 用 新 的 Office Server Extensions 功 能 对 其 进 行 处 理 Excel 的 启 动 和 退 出 1) 启 动 方 法 启 动 中 文 Excel 的 方 法 有 如 下 几 种, 用 户 可 依 据 自 己 的 习 惯 和 具 体 情 况, 采 取 其 中 的 任 何 一 种 (1) 单 击 桌 面 上 的 开 始 按 钮, 选 择 新 建 Office 文 档 命 令 来 启 动 Excel 选 择 新 建 Office 文 档 后, 屏 幕 上 出 现 如 图 5-1 所 示 的 对 话 框 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 常 用 选 项 卡 中 的 空 工 作 簿, 建 立 新 的 Excel 工 作 簿 ; 或 选 择 电 子 表 格 模 板 中 的 相 应 图 标, 建 立 所 需 的 特 定 类 型 Excel 工 作 簿.155.

3 图 5-1 新 建 Office 文 档 对 话 框 (2) 单 击 开 始 菜 单, 选 择 打 开 Office 文 档 后, 屏 幕 出 现 如 图 5-2 所 示 的 对 话 框 在 查 找 范 围 中 选 出 需 打 开 的 工 作 簿 所 在 位 置, 选 择 需 打 开 的 文 档, 单 击 打 开 按 钮 但 此 种 方 法 只 适 用 于 打 开 已 有 工 作 簿, 而 不 能 建 立 新 工 作 簿 图 5-2 打 开 Office 文 档 对 话 框 (3) 单 击 开 始 菜 单 的 程 序 子 菜 单, 从 级 联 菜 单 中 单 击 Microsoft Excel (4) 单 击 Office 2000 快 捷 工 具 栏 上 的 Microsoft Excel 按 钮 进 入 Excel (5) 单 击 开 始 菜 单 中 的 文 档 子 菜 单, 从 级 联 菜 单 中 选 择 某 一 Excel 工 作 簿 (6) 在 我 的 电 脑 或 资 源 管 理 器 中 选 择 某 一 Excel 工 作 簿 (7) 因 采 用 OLE( 对 象 链 接 和 嵌 入 ) 技 术, 在 其 他 程 序 中 可 以 插 入 Excel 工 作 表 或 图 表, 也 能 启 动 Excel 2) 退 出 Excel 的 方 法 有 如 下 几 种 : (1) 在 Excel 中 选 择 文 件 菜 单 的 退 出 命 令 当 正 在 编 辑 的 工 作 簿 还 未 保 存 时, 会 出 现 如 图 5-3 所 示 的 提 示 用 户 保 存 工 作 簿 的 对 话 框, 用 户 根 据 实 际 情 况 选 择 保 存 与 否, 选 择.156.

4 基 础 应 用 篇 取 消 则 表 示 取 消 退 出 的 操 作 图 5-3 提 示 保 存 对 话 框 (2) 单 击 窗 口 控 制 菜 单 中 的 按 钮 (3) 当 Excel 窗 口 是 活 动 窗 口 时, 按 Alt+F4 组 合 键 Excel 的 窗 口 组 成 Excel2000 程 序 窗 口 中, 除 了 具 备 Widows 的 窗 口 共 同 具 有 的 控 制 框 控 制 菜 单 和 控 制 按 钮 外, 还 能 看 到 Excel2000 的 窗 口 内 容 : 标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 滚 动 条 和 滚 动 按 钮 工 作 区 编 辑 栏 ( 公 式 栏 ) 名 称 框 和 函 数 列 表 框 状 态 栏 快 捷 菜 单 对 话 框 Office 助 手 一 个 典 型 Excel 窗 口 如 图 5-4 所 示 : 图 5-4 Excel2000 程 序 窗 口 1) 标 题 栏 标 题 栏 位 于 窗 口 的 最 上 方, 显 示 本 应 用 程 序 的 名 称 :Microsoft Excel 如 果 当 前 打 开 的 文 件 窗 口 处 于 最 大 化, 那 么 当 前 文 件 名 称 也 会 出 现 在 标 题 上, 例 如 Microsoft Excel--Book1 2) 菜 单 栏 位 于 标 题 栏 的 下 方, 菜 单 栏 由 菜 单 项 组 成, 菜 单 显 示 了 一 系 列 Excel2000 的 命 令 用 鼠 标 单 击 某 个 选 项, 就 会 出 现 一 个 下 拉 菜 单, 其 中 列 出 一 组 命 令 和 菜 单 设 置.157.

5 3) 工 具 栏 工 具 栏 位 于 菜 单 栏 的 下 面 工 具 栏 上 提 供 一 些 按 钮, 用 鼠 标 单 击 按 钮 可 以 快 速 的 执 行 一 些 常 用 命 令 Excel2000 中 含 有 许 多 内 置 工 具, 可 根 据 需 要 显 示 或 隐 藏 默 认 情 况 下, 常 用 和 格 式 内 置 工 具 栏 依 次 固 定 在 菜 单 的 下 面 若 要 添 加 或 减 少 工 具 栏 上 的 工 具 可 以 从 视 图 菜 单 中 选 工 具 栏 子 菜 单, 勾 选 或 取 消 一 些 工 具, 甚 至 可 以 自 定 义 工 具 栏 上 的 工 具 4) 滚 动 条 和 滚 动 按 钮 由 于 Excel2000 窗 口 有 限, 对 超 出 窗 口 以 外 的 内 容, 我 们 需 要 用 滚 动 条 和 滚 动 按 钮 来 移 动 表 格, 以 便 查 看 或 编 辑 单 元 格 内 的 内 容 它 们 位 于 可 用 窗 口 的 右 部 和 下 部 5) 工 作 区 位 于 屏 幕 正 中 的 区 域, 为 编 辑 和 查 看 数 据 的 区 域 工 作 区 左 端 带 数 字 的 按 钮 称 为 行 表 头, 上 端 带 字 母 的 按 钮 称 为 列 表 头 每 一 个 列 和 行 交 叉 点 称 为 单 元 格, 其 单 元 格 的 列 号 和 行 号 称 为 单 元 格 的 地 址 这 样 每 一 个 单 元 格 在 工 作 表 中 都 有 一 个 唯 一 确 定 的 地 址, 该 地 址 就 是 用 列 表 头 和 行 表 头 表 示 的 例 如 A1 表 示 的 是 位 于 左 上 角 的 单 元 格, 或 称 左 上 角 的 单 元 格 的 地 址 是 A1 鼠 标 单 击 单 元 格 就 表 示 选 定 该 单 元 格, 而 鼠 标 单 击 行 表 头 或 列 表 头 可 以 快 速 选 定 该 行 或 列 6) 编 辑 栏 在 工 具 栏 的 下 方 有 编 辑 栏 它 的 作 用 是 输 入 和 编 辑 单 元 格 的 值 和 公 式 的 区 域, 它 可 以 显 示 出 活 动 单 元 格 中 使 用 的 常 量 或 公 式 由 于 你 也 可 以 用 它 来 输 入 显 示 和 编 辑 公 式, 所 以 也 叫 做 公 式 栏 进 入 编 辑 的 方 法 有 两 种 : 一 是 单 击 某 单 元 格 后, 后 可 在 编 辑 栏 中 对 单 元 格 进 行 输 入 或 编 辑 数 据 二 是 直 接 双 击 单 元 格, 也 可 以 直 接 对 单 元 格 进 行 编 辑, 而 此 时 编 辑 栏 则 显 示 其 单 元 格 的 内 容 7) 名 称 框 和 函 数 列 表 框 工 具 栏 的 下 方 是 名 称 框, 用 以 显 示 单 元 格 的 名 字 或 给 区 域 命 名 Excel2000 对 每 个 单 元 格 按 列 和 行 取 有 一 个 唯 一 的 名 字, 例 如 名 称 框 中 的 A1, 在 系 统 默 认 名 称 中 表 示 的 是 左 上 角 的 单 元 格 当 单 元 格 进 入 公 式 编 辑 状 态 时, 名 称 框 就 被 函 数 列 表 框 取 代 8) 状 态 栏 在 应 用 程 序 窗 口 的 最 下 方 是 状 态 栏 它 主 要 提 供 当 前 Excel 中 的 状 态 描 述 信 息 当 选 定 命 令 时, 状 态 栏 左 边 便 会 出 现 有 关 命 令 的 简 单 描 述, 如 就 绪 状 态 状 态 栏 左 边 有 时 也 可 以 指 示 过 程 中 的 操 作, 如 打 开 或 保 存 文 件, 复 制 单 元 格 或 记 录 宏 表 等 状 态 栏 右 边 则 是 用 来 显 示 Caps Lock Scroll Lock 或 Num Lock 等 键 是 打 开 还 是 关 闭 的 9) 快 捷 菜 单 除 了 菜 单 栏 的 标 准 菜 单 外,Microsoft Excel 2000 还 提 供 了 快 捷 菜 单 Excel 的 窗 口 中 的 不 同 位 置 单 击 鼠 标 右 键, 都 会 弹 出 快 捷 菜 单 10) 对 话 框 对 话 框 它 是 Microsoft Excel 2000 进 行 人 机 交 互 的 主 要 手 段 在 Excel 的 菜 单 命 令 中, 如 果 出 现, 则 说 明 选 中 该 命 令 将 会 弹 出 对 话 框 典 型 的 对 话 框 由 选 项 按 钮 文 本 框 单 选 钮 复 选 框 列 表 框 滚 动 按 钮 命 令 按 钮 几 部 分 组 成 11) Office 助 手.158.

6 基 础 应 用 篇 Office 助 手 能 根 据 用 户 所 做 的 操 作 提 供 帮 助 主 题 并 显 示 有 关 的 提 示 这 对 于 最 初 接 触 Excel 的 人 无 疑 是 最 好 的 帮 助 直 接 从 帮 助 菜 单 下 选 择 Office 助 手 命 令 可 显 示 助 手 Excel 的 工 作 簿 和 工 作 表 1) 工 作 簿 和 工 作 表 的 概 念 一 个 工 作 簿 就 是 一 个 最 常 用 的 Excel 文 档, 它 以 独 立 文 件 的 形 式 存 放 在 盘 上 一 个 工 作 簿 可 以 包 含 多 个 工 作 表 图 表 和 宏 表 用 户 可 以 不 必 打 开 多 个 文 档 就 能 操 作 有 多 个 表 的 工 作 簿 一 个 工 作 簿 可 以 包 含 多 个 工 作 表, 最 多 可 包 含 255 个 工 作 表 就 是 平 时 所 说 的 电 子 表 格, 是 用 于 存 储 和 处 理 数 据 的 表 格 页 每 个 工 作 表 都 有 自 己 的 名 称, 这 个 名 称 叫 工 作 表 标 签 一 般 情 况 下 用 户 只 能 在 一 个 工 作 表 中 操 作, 这 个 工 作 表 叫 活 动 工 作 表 活 动 工 作 表 的 工 作 表 标 签 与 单 元 格 同 色 显 示 一 般 每 次 创 建 了 新 的 工 作 簿, 该 工 作 簿 就 自 带 了 三 个 工 作 表, 工 作 表 标 签 分 别 是 Sheet1 Sheet2 Sheet3 新 工 作 簿 中 工 作 表 的 数 目 是 可 以 设 定 的, 选 择 工 具 菜 单 的 选 项 命 令, 在 弹 出 如 图 5-5 所 示 的 选 项 对 话 框 中 选 择 常 规 选 项 卡, 该 选 项 中 有 一 个 新 工 作 簿 内 的 工 作 表 数 文 本 框, 用 户 只 需 输 入 一 个 数 字, 单 击 确 定 按 钮, 则 重 新 进 入 Excel 97 再 新 建 工 作 簿 时, 工 作 簿 中 的 工 作 表 数 就 与 用 户 的 设 定 相 同 用 户 可 重 命 名 插 入 及 删 除 工 作 表 2) 新 建 工 作 簿 和 工 作 表 图 5-5 选 项 对 话 框 的 常 规 选 项 卡 当 启 动 Excel2000 时, 系 统 自 动 产 生 一 个 名 为 book1 的 新 工 作 簿 如 果 再 需 要 新 建 工 作 簿 文 件 时, 可 以 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 新 建 按 钮, 或 单 击 文 件 菜 单 中 的 新 建 命 令, 或 用 快 捷 键 Ctrl+N 在 Excel 2000 的 每 一 次 启 动 时, 系 统 都 会 以 默 认 工 作 簿 模 板 建 立 一 个 新 工 作 簿 它 与 新 建 后 的 工 作 簿 完 全 一 样 新 建 的 工 作 薄 文 件 会 自 动 默 认 取 名 为 book2 book3 等, 当 文 件 第 一 次 存 盘 时 系 统 会 让 用 户 为 这 些 文 件 指 定 新 的 文 件 名 也 可 直 接 单 击 工 具 条 中 的 新 建 按 钮 来 创 建 新 文 件 工 作 薄 文 件 默 认 的 扩 展 名 为 xls 工 作 表 的 新 建, 则 在 新 建 工 作 簿 的 同 时 就 自 动 建 立 了 三 个 工 作 表, 标 签 依 次 为 Sheet1.159.

7 Sheet2 Sheet3 5.3 工 作 表 上 的 基 本 操 作 工 作 表 数 据 的 输 入 在 完 成 新 建 或 打 开 一 个 工 作 簿 文 件 后, 即 可 在 该 工 作 表 上 进 行 数 据 的 输 入 Excel2000 允 许 每 个 单 元 格 容 纳 个 字 符, 每 个 工 作 表 达 到 行 当 一 个 单 元 格 的 内 容 输 入 完 毕, 可 以 用 上 下 左 右 箭 头 键 或 回 车 来 结 束 1) 文 本 的 输 入 这 里 的 文 本 是 指 由 字 母 数 字 空 格 和 其 他 可 显 示 字 符 组 成 的 字 符 串 缺 省 情 况 下, 文 本 在 单 元 格 中 是 左 对 齐 的 如 果 输 入 的 数 据 不 是 纯 数 字, 则 Excel 将 之 视 为 文 本 处 理, 不 参 加 计 算 若 希 望 将 纯 数 字 信 息 当 作 文 本 处 理, 可 在 输 入 数 字 前 加 上 单 引 号 ( ); 或 者 先 输 入 等 号 (=), 再 输 入 用 双 引 号 ( ) 引 起 来 的 纯 数 字 ; 否 则 将 当 作 数 值 处 理 在 文 本 中 若 要 显 示 双 引 号 ( ), 需 输 入 三 个 双 引 号 2) 数 值 的 输 入 单 元 格 能 接 受 的 数 值 包 括 整 数 小 数 分 数 和 科 学 计 数 数 值 缺 省 情 况 下, 数 值 在 单 元 格 中 右 对 齐 一 般 数 值 的 输 入 非 常 简 单, 这 里 只 对 特 殊 情 况 进 行 说 明 用 户 输 入 的 正 数 的 正 号 一 般 不 显 示 输 入 分 数 时 ( 如 3/4), 应 先 输 入 0 和 一 个 空 格, 再 输 入 3/4 若 直 接 输 入 3/ 4, 则 Excel 将 之 当 作 日 期 处 理, 为 3 月 4 日 当 输 入 一 个 较 大 的 数 字 时, 在 单 元 格 中 可 能 会 显 示 为 一 串 # 号 这 是 因 为 单 元 格 的 宽 度 不 够 显 示 实 际 数 字, 但 实 际 数 字 仍 然 存 在 3) 日 期 和 时 间 的 输 入 单 元 格 中 的 日 期 输 入 采 用 月 日 年 的 顺 序, 中 间 用 / 或 - 分 隔 若 要 输 入 当 前 日 期, 可 按 Ctrl+;( 分 号 ) 键 输 入 时 间 时, 小 时 与 分 秒 间 用 冒 号 分 隔 输 入 时 间 在 不 特 别 说 明 的 情 况 下 被 当 作 上 午 时 间 若 要 指 明, 在 输 入 的 时 间 后 加 上 空 格, 再 输 入 P 或 PM 表 示 下 午 要 输 入 当 前 时 间, 可 按 Ctrl+:( 冒 号 ) 键 4) 输 入 单 元 格 批 注 单 元 格 的 批 注 是 对 单 元 格 信 息 的 额 外 说 明 缺 省 情 况 下, 单 元 格 的 批 注 信 息 不 显 示 出 来, 只 在 含 有 批 注 的 单 元 格 右 上 角 显 示 一 个 小 红 点 来 表 示, 如 图 5-6 中 的 单 元 格 B1 当 鼠 标 指 针 移 动 到 加 有 批 注 的 单 元 格 上 或 该 单 元 格 成 为 活 动 单 元 格 时, 才 显 示 出 批 注 的 内 容, 如 图 5-6 中 的 单 元 格 B2 批 注 的 添 加 选 定 要 添 加 批 注 的 单 元 格, 选 择 插 入 菜 单 的 批 注 命 令, 或 在 要 添 加 批 注 的 单 元 格 单 击 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 插 入 批 注 即 可 弹 出 批 注 信 息 输 入 框, 输 入 相 应 文 本 后, 则 该 文 本 成 为 了 单 元 格 的 批 注 批 注 的 编 辑 选 定 含 有 批 注 的 单 元 格, 选 择 插 入 菜 单 的 编 辑 批 注 命 令 批 注 的 删 除 选 定 含 有 批 注 的 单 元 格, 选 择 编 辑 菜 单 的 清 除 命 令, 从 子 菜 单.160.

8 中 选 择 批 注 5) 同 时 在 多 个 单 元 格 中 输 入 相 同 数 据 基 础 应 用 篇 有 时, 多 个 单 元 格 的 数 据 是 相 同 的, 如 果 单 元 格 一 个 一 个 地 输 入 数 据, 就 会 非 常 烦 琐, Excel2000 提 供 了 同 时 在 多 个 单 元 格 中 输 入 数 据 的 方 法 具 体 的 操 作 步 骤 为 : (1) 选 定 要 输 入 的 单 元 格 区 域 (2) 输 入 数 据 (3) 按 下 Ctrl 键 不 放 并 回 车 这 样 在 选 定 的 所 有 单 元 格 中 都 了 有 相 同 的 数 据 6) 同 时 在 多 个 工 作 表 中 输 入 相 同 数 据 在 Excel2000 允 许 同 时 对 多 个 工 作 表 进 行 输 入 数 据, 其 方 法 是 : (1) 按 住 Ctrl 键 的 同 时 鼠 标 选 定 你 所 要 操 作 的 几 个 工 作 表 (2) 在 其 中 一 个 工 作 表 中 选 定 某 个 单 元 格, 进 行 数 据 输 入 这 样 在 选 定 的 所 有 工 作 表 对 应 的 单 元 格 都 了 有 相 同 的 输 入 数 据 7) 数 据 输 入 的 自 动 填 充 将 鼠 标 指 针 放 到 活 动 单 元 格 的 右 下 角 的 填 充 柄 上, 鼠 标 指 针 变 成 细 线 的 十 字 时, 拖 动 填 充 柄 到 目 的 位 置 放 开, 可 将 活 动 单 元 格 的 数 据 复 制 到 该 区 域 若 选 定 某 区 域, 拖 动 该 区 域 右 下 角 的 填 充 柄 向 相 反 的 方 向 移 动, 可 删 除 选 定 区 域 中 的 数 据 对 于 输 入 一 系 列 的 文 本 数 值 和 日 期 的 情 况, 可 利 用 自 动 填 充 的 功 能 减 少 重 复 输 入 对 文 本, 用 自 动 填 充 柄 只 能 在 拖 过 的 单 元 格 中 填 充 相 同 的 数 据 对 数 值, 可 用 拖 动 自 动 填 充 柄 的 方 法 产 生 相 同 值 序 列 和 等 差 序 列 而 对 于 日 期 和 一 些 Excel 预 设 的 序 列, 用 文 本 自 动 填 充 的 方 法 可 以 完 成, 如 星 期 一, 星 期 二, 星 期 三 如 图 5-7 所 示 为 自 动 填 充 等 差 数 列 的 过 程, 图 5-8 所 示 为 填 充 结 果 图 5-6 单 元 格 批 注 图 5-7 填 充 过 程 图 5-8 填 充 结 果.161.

9 8) 填 充 自 定 义 序 列 Excel 能 自 动 填 充 的 序 列 在 工 具 菜 单 中 的 选 项 子 菜 单 中 的 自 定 义 序 列 选 项 卡 中 可 以 看 到, 如 图 5-9 所 示 填 充 的 方 法 同 (7) 的 数 据 的 自 动 填 充 这 些 序 列 只 适 用 于 一 般 情 况, 而 对 某 些 特 殊 又 常 用 的 序 列, 用 户 可 以 用 以 下 方 法 建 立, 添 加 到 Excel 能 自 动 填 充 的 序 列 中 去 : (1) 单 击 自 定 义 序 列 框 中 的 新 序 列 选 项 (2) 在 右 边 的 输 入 序 列 中 输 入 您 常 用 的 序 列, 每 行 输 入 一 个 值, 输 入 完 后 单 击 添 加 按 钮 将 新 序 列 加 入 到 自 定 义 序 列 中 去 若 在 工 作 表 中 已 输 入 序 列 内 容, 可 单 击 导 入 序 列 所 在 的 单 元 格 文 本 框 旁 边 的 折 叠 按 钮, 在 工 作 表 中 用 鼠 标 选 定 序 列 所 在 区 域, 或 直 接 在 该 文 本 框 中 输 入 相 应 的 单 元 格 引 用, 单 击 导 入 按 钮, 将 新 序 列 添 加 到 自 定 义 序 列 中 (3) 单 击 确 定 按 钮 9) 数 据 的 有 效 性 一 般 情 况 下, 单 元 格 能 接 受 任 何 类 型 的 数 据, 并 能 对 数 据 进 行 自 动 识 别 实 际 工 作 中, 用 户 常 常 需 要 为 单 元 格 设 置 能 够 接 受 的 取 值 范 围, 这 就 要 设 置 单 元 格 数 据 的 有 效 范 围 (1) 选 定 要 设 置 有 效 数 据 范 围 的 单 元 格 区 域 ; (2) 选 择 数 据 菜 单 中 的 有 效 性 命 令, 出 现 如 图 5-10 所 示 的 对 话 框 ; (3) 在 设 置 选 项 卡 中 选 择 单 元 格 区 域 能 接 受 的 数 据 类 型 以 及 数 据 范 围 ; (4) 在 输 入 信 息 选 项 卡 中 输 入 的 标 题 和 输 入 信 息 是 当 活 动 单 元 格 在 所 设 区 域 以 内 时, 屏 幕 显 示 的 提 示 信 息 (5) 在 错 误 警 告 选 项 卡 中 设 置 输 入 数 据 超 出 有 效 范 围 时 的 控 制 方 式, 有 中 止 警 告 和 信 息 三 种 方 式 右 边 的 标 题 和 错 误 信 息 是 输 入 数 据 超 出 有 效 范 围 后 屏 幕 显 示 的 提 示 信 息 (6) 单 击 全 部 清 除, 则 所 有 有 效 数 据 的 设 置 全 部 取 消 图 5-9 选 项 对 话 框 的 自 定 义 序 列 选 项 卡 10) 标 识 无 效 数 据 选 择 工 具 菜 单 的 审 核 命 令, 从 级 联 菜 单 中 选 择 显 示 审 核 工 具 栏, 单 击 审 核 工 具 栏 上 的 圈 释 无 效 数 据 按 钮, 则 工 作 表 中 所 有 不 符 合 有 效 数 据 范 围 的 单 元 格 都 用 醒 目 的 红 色 圈 圈 起 来 单 击 清 除 无 效 数 据 标 识 圈 按 钮 可 以 清 除 红 圈, 如 图 5-11 所 示.162.

10 基 础 应 用 篇 图 5-10 数 据 有 效 性 对 话 框 图 5-11 圈 释 无 效 数 据 公 式 和 函 数 的 使 用 1) 公 式 Excel 的 最 大 功 能 是 计 算 使 用 公 式 可 进 行 许 多 计 算 公 式 是 对 单 元 格 中 的 数 据 进 行 计 算 的 等 式, 可 以 用 公 式 对 工 作 表 中 的 数 据 进 行 计 算, 也 可 以 利 用 公 式 对 文 本 进 行 操 作 和 比 较 公 式 中 可 以 包 括 加 减 乘 除 运 算 符, 还 可 以 包 括 单 元 格 的 值 和 函 数 等 输 入 公 式 时 必 须 以 等 号 开 头, 后 面 跟 各 种 参 数, 包 括 函 数 公 式 中 能 包 含 的 运 算 符 如 下 表 所 示 : 表 5.1 算 术 运 算 符 算 术 运 算 符 含 义 示 例 结 果 + 加 减 负 数 -7-7 * 乘 2*24 48 / 除 32/4 8 % 百 分 号 41% 41% ^ 乘 幂 4^3 64 表 5.2 文 本 运 算 符 文 本 运 算 符 含 义 示 例 结 果 & 连 接 abc & efg abcefg 表 5.3 比 较 运 算 符 比 较 运 算 符 含 义 示 例 结 果 = 等 于 2=4 False < 小 于 2<4 True.163.

11 > 大 于 2>4 False <> 不 等 于 2<>4 True <= 小 于 等 于 2<=4 True >= 大 于 等 于 2>=4 False 表 5.4 引 用 运 算 符 引 用 运 算 符 含 义 示 例 结 果 :( 冒 号 ) 区 域 运 算 符, 对 两 个 引 用 之 间, 包 括 两 个 引 用 在 内 的 所 有 单 元 格 进 行 引 用 SUM(A1:A5) 对 A1~A5 单 元 格 区 域 的 数 值 求 和,( 逗 号 ) 联 合 运 算 符, 将 多 个 引 用 合 并 为 一 个 引 用 SUM(A1:A3,B2:B3) 对 A1~A3 和 B2~B3 两 个 单 元 格 区 域 的 数 值 求 和 ( 续 表 ) 引 用 运 算 符 含 义 示 例 结 果 空 格 交 叉 运 算 符, 产 生 同 时 属 于 两 个 引 用 的 单 元 格 区 域 的 引 用 SUM(A1:B3 B2:C4) 对 A1~B3 单 元 格 区 域 和 B2~C4 单 元 格 区 域 的 交 叉 区 域 B2~B3 的 单 元 格 区 域 数 值 求 和 在 图 5-12 所 示 的 例 中, 单 元 格 B1 中 输 入 了 公 式 =C2+D3 一 般 输 入 公 式 后, 单 元 格 中 显 示 的 是 公 式 计 算 后 的 结 果, 公 式 只 显 示 在 编 辑 栏 中 若 希 望 在 单 元 格 中 显 示 公 式 本 身, 可 按 Ctrl+ 键 再 按 Ctrl+ 键, 可 切 换 回 原 有 显 示 2) 单 元 格 引 用 单 元 格 引 用 是 公 式 的 重 要 组 成 部 分 即 在 公 式 中 用 单 元 格 的 名 称 表 示 来 代 替 单 元 格 的 内 容, 使 得 公 式 的 计 算 结 果 能 随 着 单 元 格 的 内 容 变 化 自 动 变 化 单 元 格 的 引 用 有 两 种 模 式 :A1 模 式 ( 见 表 5.5) 和 R1C1 模 式 A1 模 式 中,A 表 示 单 元 格 所 在 列 标 号,1 表 示 单 元 格 所 在 行 标 号, 是 常 用 的 模 式 R1C1 模 式 中,R 表 示 行, 后 面 的 1 表 示 单 元 格 所 在 的 行 数,C 表 示 列, 后 面 的 1 表 示 单 元 格 所 在 的 列 数 单 元 格 的 引 用 还 有 相 对 引 用 绝 对 引 用 和 混 合 引 用 的 区 别 表 5.5 A1 模 式 的 引 用 说 明 引 用 区 分 描 述 A1 相 对 引 用 A 列 及 1 行 均 为 相 对 位 置 $A$1 绝 对 引 用 A 列 及 1 行 均 为 绝 对 位 置, 表 示 A1 单 元 格 $A1 混 合 引 用 A 列 为 绝 对 位 置,1 行 为 相 对 位 置 A$1 混 合 引 用 A 列 为 相 对 位 置,1 行 为 绝 对 位 置.164.

12 基 础 应 用 篇 相 对 引 用 示 例 : 图 5-13 所 示 的 工 作 表, 在 A1 单 元 格 中 输 入 公 式 =B2+C3, 可 得 A1 单 元 格 的 值 为 46 将 A1 单 元 格 置 为 活 动 单 元 格, 单 击 工 具 栏 中 的 复 制 按 钮, 再 将 B1 单 元 格 置 为 活 动 单 元 格, 单 击 工 具 栏 中 的 粘 贴 按 钮, 可 看 到,B1 单 元 格 中 粘 贴 了 公 式 =C2+D3, 单 元 格 的 值 为 70 解 释 : 单 元 格 的 相 对 引 用 是 相 对 于 建 立 公 式 的 单 元 格 在 A1 单 元 格 中 建 立 的 公 式 =B2+ C3, 表 示 将 A1 单 元 格 右 数 1 列 再 下 数 1 行 的 单 元 格 B2 的 值 加 上 A1 单 元 格 右 数 2 列 再 下 数 2 行 的 单 元 格 C3 的 值 相 加, 结 果 为 A1 单 元 格 的 值 则 该 公 式 复 制 到 B1 单 元 格 后, 表 示 将 B1 单 元 格 右 数 1 列 再 下 数 1 行 的 单 元 格 的 C2 值 加 上 B1 单 元 格 右 数 2 列 再 下 数 2 行 的 单 元 格 D3 的 值 相 加, 结 果 为 B1 单 元 格 的 值 绝 对 引 用 示 例 : 仍 是 同 一 例, 修 改 A1 单 元 格 中 的 公 式, 将 之 改 为 = $ B $ 2+ $ C $ 3, 单 元 格 A1 的 值 不 变 将 公 式 复 制 到 B1 单 元 格, 此 时 B1 单 元 格 的 公 式 仍 为 =$B$2+$ C$3, 值 仍 为 46, 如 图 5-14 所 示 注 意 修 改 公 式 中 引 用 方 式 时, 重 新 输 入 公 式, 也 可 选 定 该 单 元 格, 在 编 辑 栏 中 将 光 标 移 到 要 修 改 引 用 方 式 的 单 元 格 引 用 上 反 复 按 F4 键, 单 元 格 的 引 用 方 式 会 在 相 对 绝 对 混 合 混 合 之 间 切 换, 用 户 可 选 择 需 要 的 引 用 方 式 图 5-12 公 式 引 用 示 例 图 5-13 相 对 引 用 示 例 用 户 在 表 格 中 操 作 时, 经 常 会 遇 到 各 种 复 杂 的 运 算, 如 果 每 种 运 算 都 靠 用 户 自 己 输 入 公 式 来 进 行, 效 率 就 非 常 低 了 为 此,Excel 内 设 了 强 大 的 运 算 功 能, 以 函 数 的 形 式 提 供 给 用 户, 用 户 只 需 遵 循 使 用 函 数 的 规 则 就 可 以 轻 松 地 完 成 复 杂 的 运 算 了 函 数 是 预 定 义 的 内 置 公 式, 通 过 接 收 参 数 后 返 回 结 果 的 方 法 来 完 成 预 定 功 能 使 用 函 数 称 为 调 用 函 数 调 用 函 数 的 格 式 是 : 图 5-14 绝 对 引 用 示 例.165.

13 函 数 名 ( 参 数 ) 函 数 依 据 功 能 不 同, 所 接 受 参 数 的 数 据 类 型 不 同, 可 以 是 文 本 数 值 逻 辑 值 错 误 值 或 单 元 格 引 用, 甚 至 有 的 函 数 不 需 要 参 数 但 不 论 有 没 有 参 数, 函 数 的 调 用 一 定 要 一 对 圆 括 号, 没 有 参 数 时 就 写 一 对 空 的 圆 括 号 每 个 函 数 虽 然 具 有 不 同 的 功 能, 但 是 都 有 一 个 确 定 的 返 回 值, 因 此, 用 户 在 使 用 函 数 时 可 以 将 函 数 的 整 体 当 作 一 个 数 当 函 数 单 独 作 为 公 式 输 入 时, 函 数 调 用 前 应 加 等 号 (=) 在 公 式 中 输 入 函 数 的 方 法 : (1) 选 定 要 输 入 公 式 的 单 元 格 ; (2) 输 入 公 式, 在 要 输 入 函 数 时, 单 击 工 具 栏 上 的 粘 贴 函 数 按 钮, 或 选 择 插 入 菜 单 中 的 函 数 命 令 ; (3) 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 要 插 入 的 函 数 名, 单 击 确 定 ; (4) 在 要 求 输 入 参 数 的 对 话 框 中 输 入 参 数, 当 要 用 到 单 元 格 的 引 用 时, 可 以 自 行 输 入, 也 可 用 鼠 标 在 工 作 表 中 选 定, 单 击 确 定 对 公 式 中 的 函 数 进 行 编 辑 的 方 法 与 输 入 函 数 的 方 法 一 样 表 5.6 介 绍 了 几 个 常 用 函 数 表 5.6 常 用 函 数 函 数 格 式 功 能 SUM =SUM(number1,number2 ) 返 回 一 组 参 数 的 和 SUMIF =SUMIF(range,criteria,sum-range) 对 区 域 中 符 合 指 定 条 件 的 单 元 格 求 AVERAGE =AVERAGE(number1,number2 ) 返 回 一 组 参 数 的 平 均 值 COUNT =COUNT(value1,value2 ) 计 算 参 数 表 中 的 数 值 参 数 和 包 含 数 和 字 的 单 元 格 的 个 数 COUNTIF =COUNTIF(range,criteria) 计 算 某 个 区 域 中 满 足 给 定 条 件 单 元 格 的 数 目 IF = IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false) 执 行 真 假 判 断, 根 据 逻 辑 测 试 的 真 假 值, 返 回 不 同 的 结 果 MAX =MAX(number1,number2 ) 返 回 一 组 参 数 的 最 大 值, 忽 略 逻 辑 值 及 文 本 MIN =MIN(number1,number2 ) 返 回 一 组 参 数 的 最 小 值, 忽 略 逻 辑 值 及 文 本 SIN =SIN(number) 返 回 给 定 角 度 的 正 弦 值 HYPERLIN K =HYPERLINK(link_location,friendly_name) 创 建 快 捷 方 式 以 便 打 开 文 档 或 网 络 驱 动 器, 或 连 接 Internet PMT =PMT(rate,nper,pv,fv,type) 返 回 在 固 定 利 率 下, 投 资 或 贷 款 的 等 额 分 期 偿 还 额 基 本 编 辑 操 作 ) 修 改 单 元 格 中 的 数 据

14 基 础 应 用 篇 单 元 格 中 数 据 的 修 改 分 为 以 下 三 个 步 骤 : (1) 选 定 单 元 格 ( 例 如 对 单 元 格 单 击 鼠 标 左 键 ) (2) 在 编 辑 栏 中 修 改 内 容 (3) 修 改 完 毕 后, 按 回 车 或 单 击 编 辑 栏 上 的 按 钮 完 成 或 ESC 键 或 点 击 编 辑 栏 上 的 按 钮 取 消 修 改 另 外, 也 可 以 双 击 鼠 标 直 接 进 入 编 辑 状 态 完 成 以 上 操 作 2) 删 除 工 作 表 中 的 数 据 删 除 工 作 表 的 数 据 包 括 两 类 : 清 除 单 元 格 行 或 列 的 数 据 和 删 除 单 元 格 行 或 列 (1) 清 除 单 元 格 行 列 或 区 域 的 数 据 如 果 某 单 元 格 ( 或 整 行 整 列 区 域 ) 的 数 据 没 有 用 处, 需 要 将 它 们 删 除 其 删 除 的 方 法 是 : 先 选 定 单 元 格 ( 或 是 整 行 整 列 区 域 ), 从 编 辑 菜 单 中 选 清 除 子 菜 单, 再 执 行 所 需 要 的 命 令 即 可 如 果 仅 仅 是 清 除 内 容, 在 选 中 对 象 后 按 Del 快 捷 键 即 可 (2) 删 除 单 元 格 单 元 格 区 域 你 也 可 能 要 把 没 用 的 单 元 格 删 除, 这 样 可 使 工 作 表 更 加 紧 凑 美 观 删 除 单 元 格 与 清 除 单 元 格 不 同 删 除 单 元 格 是 把 单 元 格 从 工 作 表 中 除 去 空 出 的 位 置 由 其 它 单 元 格 来 填 而 清 除 单 元 格 则 要 保 留 单 元 格 本 身, 仅 仅 是 将 内 容 除 去 删 除 单 元 格 或 区 域 方 法 如 下 : 1 选 定 要 删 除 的 单 元 格 或 单 元 格 区 域 2 单 击 编 辑 菜 单, 选 删 除 命 令, 打 开 如 图 5-15 所 示 的 对 话 框 3 在 对 话 框 中 选 择 你 需 要 的 方 式, 单 击 确 定 按 钮 完 成 操 作 3) 插 入 单 元 格 行 和 列 其 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 要 插 入 单 元 格 的 位 置 选 定 单 元 格 或 区 域 (2) 选 择 插 入 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 会 弹 出 如 图 5-16 所 示 的 插 入 对 话 框 (3) 在 插 入 对 话 框 中 选 择 活 动 单 元 格 右 移 或 活 动 单 元 格 下 移 可 以 插 入 单 元 格 ; 选 择 整 行 可 插 入 一 行 ; 选 择 整 列 可 以 插 入 一 列 还 可 以 选 择 插 入 菜 单 中 的 行 或 列 命 令 来 插 入 行 或 列 插 入 行 后, 已 存 在 的 行 向 下 移, 插 入 列 后, 已 存 在 的 列 向 右 移 图 5-15 删 除 对 话 框 (4) 单 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 4) 删 除 单 元 格 行 和 列 其 操 作 步 骤 如 下 : 图 5-16 插 入 对 话 框.167.

15 (1) 选 定 要 删 除 的 单 元 格 或 区 域 (2) 选 择 编 辑 菜 单 中 的 删 除 命 令, 弹 出 如 图 5-15 所 示 的 删 除 对 话 框 (3) 在 删 除 对 话 框 中 选 择 右 侧 单 元 格 左 移 或 下 方 单 元 格 上 移 可 删 除 单 元 格 或 区 域 选 择 整 行, 删 除 活 动 单 元 格 所 在 的 行 ; 选 择 整 列 删 除 活 动 单 元 格 所 在 的 列 (4) 单 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 删 除 行 或 列 还 可 以 选 定 要 删 除 的 行 或 列, 选 择 编 辑 菜 单 中 的 删 除 命 令, 这 一 操 作 过 程 不 会 弹 出 对 话 框 5) 查 找 数 据 选 定 要 查 找 数 据 的 单 元 格 区 域 若 要 在 整 个 工 作 表 中 查 找, 可 单 击 任 一 单 元 格 选 择 编 辑 菜 单 中 的 查 找 命 令, 会 弹 出 如 图 5-17 所 示 的 对 话 框 图 5-17 查 找 对 话 框 图 5-18 替 换 对 话 框 查 找 数 据 的 设 定 与 Word 一 样, 只 是 需 在 搜 索 方 式 列 表 框 中 选 择 按 行 或 按 列 查 找 在 搜 索 范 围 列 表 框 中 选 择 要 搜 索 信 息 的 类 型, 可 以 是 公 式 值 和 批 注 若 要 查 找 内 容 与 查 找 内 容 完 全 匹 配 的 单 元 格, 选 中 单 元 格 匹 配 复 选 框 6) 替 换 数 据 选 择 编 辑 菜 单 的 替 换 命 令, 便 可 弹 出 替 换 对 话 框, 如 图 5-18 所 示 对 话 框 中 的 设 置 方 法 与 Word 相 同, 不 再 赘 述 7) 移 动 数 据 单 元 格 中 数 据 的 移 动 分 为 以 下 三 个 步 骤 : (1) 选 中 要 移 动 数 据 的 单 元 格 或 单 元 格 区 域 (2) 编 辑 菜 单 中 选 剪 切 命 令 ( 或 者 Ctrl+X) (3) 选 定 移 动 的 目 标 单 元 格 或 单 元 格 区 域 ( 可 以 是 同 一 个 工 作 表, 也 可 以 是 不 同 的 工 作 表 或 工 作 簿 ), 在 要 移 动 的 编 辑 菜 单 中 选 粘 贴 命 令 ( 或 者 Ctrl+V) 这 样 移 动 数 据 就 完 成 了 此 外, 如 果 是 同 一 张 工 作 表 中 的 单 元 格 移 动, 则 可 以 用 鼠 标 拖 放 的 方 法 完 成 操 作, 步 骤 是 : 选 中 要 移 动 数 据 的 单 元 格 用 鼠 标 去 指 向 单 元 格 的 边 界, 使 鼠 标 为 指 针 形 状 点 按 鼠 标 左 键 不 放, 当 移 动 鼠 标 至 目 的 地 后 放 开 左 键 即 可 8) 复 制 数 据 单 元 格 中 数 据 的 复 制 分 为 以 下 三 个 步 骤 : (1) 选 中 要 复 制 数 据 的 单 元 格.168.

16 基 础 应 用 篇 (2) 单 击 编 辑 菜 单, 选 复 制 命 令 ( 或 者 Ctrl+C) (3) 选 定 复 制 到 的 目 标 单 元 格 或 单 元 格 区 域 在 要 复 制 的 窗 口 上 单 击 编 辑 菜 单 选 粘 贴 命 令 ( 或 者 Ctrl+V) 复 制 数 据 完 毕 9) 自 动 更 正 Excel 中 有 一 个 自 动 更 正 的 数 据 库, 选 择 工 具 菜 单 的 自 动 更 正 命 令, 可 以 打 开 自 动 更 正 对 话 框, 如 图 5-19 所 示 在 对 话 框 中, 设 置 的 方 法 与 Word 相 同, 不 再 赘 述 自 动 更 正 的 用 途 之 一 是 可 以 将 需 要 经 常 输 入 的 公 司 名 称 较 长 地 址 等 以 自 动 更 正 的 形 式 保 存 起 来, 以 减 少 输 入 时 的 击 键 次 数 如 用 户 需 要 经 常 输 入 重 庆 市 沙 坪 坝 区 212 号, 则 可 以 在 替 换 文 本 框 中 输 入 CD, 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 重 庆 市 沙 坪 坝 区 212 号 以 后 在 要 输 入 该 地 址 时, 只 用 输 入 CD, 系 统 就 会 将 之 替 换 为 相 应 地 址 图 5-19 自 动 更 正 对 话 框 图 5-20 单 元 格 格 式 对 话 框 工 作 表 的 修 饰 与 排 版 1) 数 字 格 式 的 设 定 在 Excel 中 处 理 的 数 据 中 有 很 多 是 数 字, 在 不 同 的 情 况 下 会 使 用 数 字 的 不 同 格 式 用 户 可 以 使 用 Excel 提 供 的 工 具 栏 或 菜 单 栏 对 数 字 格 式 进 行 设 置, 也 可 利 用 自 定 义 的 方 式 自 行 确 定 要 显 示 数 字 的 格 式 利 用 菜 单 设 置 数 字 格 式 首 先 选 定 要 设 置 数 字 格 式 的 单 元 格 区 域, 选 择 格 式 菜 单 的 单 元 格 命 令, 或 按 Ctrl+1, 或 单 击 鼠 标 右 键, 在 级 联 菜 单 中 选 择 设 置 单 元 格 格 式 命 令, 都 会 弹 出 如 图 5-20 所 示 的 对 话 框 用 鼠 标 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 列 表 框 中 选 择 要 使 用 数 字 格 式 的 类 型, 再 进 入 类 型 列 表 中 选 择 要 使 用 的 格 式, 然 后 单 击 确 定 在 分 类 列 表 框 中 的 特 殊 选 项 中, 有 邮 政 编 码 电 话 号 码 中 文 小 写 数 字 及 中 文 大 写 数 字, 可 用 于 特 殊 场 合 其 中 还 能 进 行 日 期 和 时 间 格 式 的 设 定 2) 字 符 格 式 的 设 定 对 字 符 格 式 的 设 定, 可 以 在 选 定 内 容 以 后, 选 择 格 式 菜 单 的 单 元 格 命 令, 在 出.169.

17 现 的 对 话 框 中 单 击 字 体 选 项 卡, 设 置 的 方 法 与 Word 中 相 同 3) 对 齐 方 式 的 设 定 对 内 容 设 置 对 齐 方 式, 先 选 定 数 据, 选 择 格 式 菜 单 的 单 元 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 对 齐 选 项 卡, 设 置 的 方 法 与 Word 中 相 同 不 同 的 地 方 是 有 三 个 复 选 框 : 自 动 换 行 --- 当 输 入 内 容 超 过 单 元 格 的 宽 度 时, 会 自 动 换 行, 增 加 单 元 格 高 度 缩 小 字 体 填 充 --- 当 输 入 内 容 超 过 单 元 格 的 宽 度 时, 会 自 动 将 输 入 内 容 的 字 体 缩 小 到 刚 好 够 填 充 完 单 元 格 为 止 合 并 单 元 格 --- 当 输 入 内 容 超 过 单 元 格 的 宽 度 时, 会 自 动 将 输 入 内 容 所 占 据 的 几 个 单 元 格 合 并 为 一 个 单 元 格 4) 边 框 和 底 纹 的 设 定 选 定 单 元 格 区 域, 选 择 格 式 菜 单 的 单 元 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 边 框 选 项 卡, 在 其 中 设 置 边 框 单 击 图 案 选 项 卡, 在 其 中 设 置 底 纹 5) 使 用 样 式 复 制 格 式 当 某 格 式 要 经 常 使 用, 可 以 将 这 一 格 式 以 样 式 保 存 起 来 样 式 就 是 一 组 定 义 并 保 存 的 格 式 集 合, 如 数 字 格 式 字 体 字 号 边 框 对 齐 方 式 和 底 纹 等 若 想 直 接 创 建 新 样 式, 可 按 以 下 步 骤 : (1) 选 择 格 式 菜 单 的 样 式 命 令, 打 开 如 图 5-21 所 示 样 式 对 话 框 ; (2) 在 样 式 名 框 中 输 入 一 个 新 样 式 名 ; (3) 单 击 更 改 按 钮, 出 现 单 元 格 格 式 对 话 框 ; (4) 在 单 元 格 格 式 对 话 框 中 进 行 格 式 设 置, 设 置 完 毕 后 单 击 确 定 回 到 样 式 对 话 框 ; (5) 单 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 图 5-21 样 式 对 话 框 选 定 单 元 格 区 域 后, 在 样 式 对 话 框 中 选 择 样 式, 单 击 确 定 按 钮, 可 以 在 选 定 区 域 内 应 用 该 样 式 在 样 式 对 话 框 中 选 定 样 式, 单 击 更 改 按 钮, 可 以 修 改 样 式 单 击 删 除 按 钮, 可 以 删 除 该 样 式 6) 条 件 格 式 在 表 格 制 作 中, 为 了 便 于 查 阅, 经 常 需 要 将 属 于 不 同 数 值 范 围 的 数 据 用 不 同 的 格 式 显 示 出 来 如 在 成 绩 单 中, 需 要 将 不 及 格 的 成 绩 以 不 同 的 颜 色 显 示 出 来 如 果 手 工 进 行 这 项 工 作,.170.

18 基 础 应 用 篇 十 分 烦 琐 Excel 提 供 了 条 件 格 式 的 功 能, 即 单 元 格 的 格 式 依 据 它 里 面 的 数 值 所 属 范 围 而 定 条 件 格 式 设 置 的 方 法 为 : (1) 选 择 要 设 置 条 件 格 式 的 单 元 格 区 域 ; (2) 选 择 格 式 菜 单 的 条 件 格 式 命 令, 弹 出 如 图 5-22 所 示 的 条 件 格 式 对 话 框 ; (3) 把 单 元 格 中 的 数 值 作 为 格 式 的 条 件, 选 择 单 元 格 数 值 为 选 项 若 还 要 对 选 定 单 元 格 中 的 数 据 或 条 件 进 行 评 估, 可 选 择 公 式 为 选 项 选 择 公 式 为 选 项 时, 在 右 边 的 框 中 输 入 公 式, 必 须 使 公 式 的 最 后 结 果 为 可 判 断 真 假 的 逻 辑 值 7) 改 变 单 元 格 宽 度 和 高 度 图 5-22 条 件 格 式 对 话 框 改 变 单 元 格 宽 度 的 方 法 有 以 下 两 种 : (1) 将 鼠 标 移 到 要 改 变 列 宽 的 列 的 顶 部 的 列 标 右 边 框 上, 鼠 标 指 针 变 成 一 个 水 平 的 双 向 箭 头, 拖 动 鼠 标 使 列 宽 合 适 要 使 列 宽 与 单 元 格 内 容 相 适 应, 可 用 鼠 标 双 击 该 列 顶 部 列 标 的 右 边 框 (2) 选 定 要 改 变 列 宽 的 单 元 格 区 域 或 一 整 列, 选 择 格 式 菜 单 的 列 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 列 宽 命 令, 在 随 后 出 现 的 列 宽 对 话 框 中 输 入 列 宽 值, 单 击 确 定 按 钮 要 使 列 宽 与 单 元 格 内 容 相 适 应, 可 选 择 格 式 菜 单 的 列 命 令 的 级 联 菜 单 最 合 适 的 列 宽 改 变 单 元 格 高 度 的 方 法 有 以 下 两 种 : 1 将 鼠 标 移 到 要 改 变 行 高 的 行 的 底 部 的 行 标 下 边 框 上, 鼠 标 指 针 变 成 一 个 垂 直 的 双 向 箭 头, 拖 动 鼠 标 使 行 高 合 适 要 使 行 高 与 单 元 格 内 容 相 适 应, 可 用 鼠 标 双 击 该 行 底 部 列 标 的 下 边 框 2 选 定 要 改 变 行 高 的 单 元 格 区 域 或 一 整 行, 选 择 格 式 菜 单 的 行 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 行 高 命 令, 在 随 后 出 现 的 行 高 对 话 框 中 输 入 行 高 值, 单 击 确 定 按 钮 要 使 行 高 与 单 元 格 内 容 相 适 应, 可 选 择 格 式 菜 单 的 行 命 令 的 级 联 菜 单 最 合 适 的 行 高 5.4 工 作 簿 的 使 用 工 作 表 的 编 辑 与 修 改 工 作 表 的 编 辑 指 以 工 作 表 为 操 作 对 象 的 编 辑 1) 选 定 工 作 表 对 工 作 表 进 行 操 作 必 须 首 先 选 定 工 作 表 用 鼠 标 左 键 单 击 工 作 表 标 签, 可 以 选 定 相 应 的 单 个 工 作 表 若 要 选 定 连 续 的 多 个 工 作 表, 可 在 选 定 第 一 个 后, 按 住 键 盘 的 Shift 键, 再 选.171.

19 定 最 个 一 个 若 要 选 定 不 连 续 的 多 个 工 作 表, 可 选 定 第 一 个 后, 按 住 键 盘 的 Ctrl 键, 再 选 定 其 它 工 作 表 2) 重 命 名 工 作 表 一 般 情 况 下, 每 个 工 作 表 上 放 一 个 表 格, 用 户 最 好 为 工 作 表 起 一 个 与 表 格 内 容 有 关 的 名 字 将 鼠 标 指 针 放 在 要 改 名 的 工 作 表 标 签 上, 单 击 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 重 命 名 命 令, 工 作 表 标 签 处 于 选 定 状 态, 输 入 工 作 表 名 称, 回 车 即 可 3) 插 入 工 作 表 当 新 建 工 作 簿 中 提 供 的 工 作 表 不 够 用 时, 用 户 可 以 插 入 新 工 作 表 将 鼠 标 指 针 放 到 工 作 表 标 签 上, 单 击 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 插 入 命 令, 会 弹 出 插 入 对 话 框, 选 择 工 作 表 图 标, 单 击 确 定 即 可 新 工 作 表 将 插 入 在 原 工 作 表 的 左 边 当 要 一 次 插 入 多 个 工 作 表 时, 可 先 选 定 多 个 工 作 表, 再 选 择 插 入 工 作 表 操 作, 可 插 入 与 选 定 工 作 表 数 目 相 同 的 多 个 工 作 表 4) 移 动 和 复 制 工 作 表 要 在 同 一 个 工 作 簿 中 移 动 或 复 制 工 作 表, 先 选 定 该 工 作 表, 用 鼠 标 右 键 单 击 工 作 表 标 签, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 移 动 或 复 制 工 作 表 命 令, 弹 出 如 图 5-23 所 示 的 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 如 果 要 复 制 工 作 表, 选 择 对 话 框 底 部 的 建 立 副 本 复 选 框 ; 如 果 要 移 动 工 作 表, 就 不 能 选 择 该 复 选 框 若 要 移 动 或 复 制 到 同 一 工 作 簿, 只 要 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 框 中 选 择 移 动 或 复 制 工 作 表 应 该 到 达 的 位 置, 单 击 确 定 按 钮 即 可 若 要 移 动 或 复 制 到 另 外 的 工 作 簿, 还 要 先 在 工 作 簿 下 拉 框 中 选 择 要 移 动 或 复 制 到 的 工 作 簿, 再 选 择 工 作 表 图 5-23 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 图 5-24 页 面 设 置 对 话 框 ) 删 除 工 作 表 将 鼠 标 指 针 放 在 要 删 除 的 工 作 表 标 签 上, 单 击 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 删 除 命 令

20 基 础 应 用 篇 这 时 系 统 会 出 现 警 告 信 息, 提 示 用 户 确 认 删 除 操 作, 单 击 确 定 删 除 该 工 作 表, 单 击 取 消 可 以 保 留 工 作 表 6) 页 面 设 置 将 内 容 编 辑 好 的 工 作 表 打 印 出 来 之 前, 需 要 进 行 页 面 设 置, 对 打 印 的 方 向 纸 张 的 大 小 页 边 距 页 眉 和 页 脚 等 进 行 设 置 选 择 文 件 菜 单 的 页 面 设 置 命 令, 出 现 如 图 5-24 所 示 的 页 面 设 置 对 话 框, 该 对 话 框 有 四 个 不 同 的 选 项 卡 在 页 面 选 项 卡 中, 单 击 横 向 或 纵 向, 选 择 内 容 在 纸 张 上 是 横 向 还 是 纵 向 排 列 要 改 变 表 格 打 印 出 来 的 大 小, 可 在 缩 放 比 例 框 中 用 鼠 标 单 击 上 下 箭 头 或 直 接 输 入 比 例 大 小, 设 置 打 印 出 来 的 内 容 是 正 常 尺 寸 的 比 例, 或 选 择 将 打 印 出 的 页 调 整 为 正 常 页 的 几 倍 宽 和 几 倍 高 在 纸 张 大 小 下 拉 框 中 选 择 打 印 时 用 的 纸 张 大 小 在 打 印 质 量 下 拉 框 中 选 择 打 印 的 质 量, 表 示 为 XX 线, 指 的 是 打 印 机 允 许 使 用 的 分 辨 率, 分 辨 率 越 大, 打 印 质 量 越 好 在 起 始 页 码 文 本 框 中 输 入 打 印 的 起 始 页 码, 因 为 有 时 一 个 文 档 的 内 容 是 连 接 在 另 一 个 文 档 内 容 之 后, 需 要 将 二 者 页 码 相 连 在 页 边 距 选 项 卡 中, 在 各 文 本 框 中 输 入 或 用 鼠 标 调 整 各 边 距, 各 边 距 指 的 是 表 格 内 容 距 离 纸 张 边 缘 的 距 离 一 般 默 认 工 作 表 在 纸 上 是 靠 上 靠 左 对 齐, 如 果 选 择 水 平 居 中, 则 将 工 作 表 打 印 在 左 右 居 中 的 位 置 处 ; 如 果 选 择 垂 直 居 中, 则 将 工 作 表 打 印 在 上 下 居 中 的 位 置 处 在 页 眉 / 页 脚 选 项 卡 中, 设 置 能 被 自 动 重 复 打 印 的 页 眉 和 页 脚 在 页 眉 下 拉 列 表 框 中 设 置 了 一 些 常 用 的 页 眉 格 式, 可 以 从 中 选 用 列 表 框 上 方 的 空 白 是 显 示 页 眉 效 果 的 如 果 下 拉 框 中 设 置 的 页 眉 格 式 都 不 能 满 足 需 要, 可 以 单 击 自 定 义 页 眉 按 钮, 弹 出 页 眉 对 话 框, 自 己 设 计 页 眉 的 格 式 在 工 作 表 选 项 卡 中, 可 以 在 打 印 区 域 后 的 编 辑 框 中 输 入 要 打 印 的 工 作 表 区 域, 缺 省 情 况 下 打 印 整 个 工 作 表 当 表 格 的 内 容 占 据 很 多 页 时, 希 望 打 印 出 的 每 一 页 上 都 有 表 格 的 标 题 以 方 便 阅 读, 就 应 在 打 印 标 题 编 辑 框 中 输 入 表 格 的 标 题 所 在 单 元 格 区 域, 标 题 若 在 行 的 方 向 上, 就 输 入 在 顶 端 标 题 行, 若 在 列 的 方 向 上, 就 输 入 左 端 标 题 列 另 外, 可 以 设 置 在 打 印 时 要 不 要 打 印 网 格 线, 若 打 印 机 是 单 色 而 工 作 表 中 包 含 彩 色 数 据, 要 选 择 单 色 打 印, 使 打 印 时 不 考 虑 颜 色 与 图 案 按 草 稿 方 式 打 印, 可 以 在 打 印 图 形 时 加 快 打 印 速 度 还 可 选 择 是 否 打 印 行 号 列 标 和 批 注 打 印 顺 序 用 来 设 定 当 数 据 不 能 在 一 页 中 打 印 完 时, 是 先 打 行 的 数 据 还 是 先 打 列 的 数 据 工 作 表 数 据 的 保 护 有 时 为 了 保 护 工 作 表 中 的 数 据, 可 以 将 工 作 表 的 一 部 分 或 者 全 部, 甚 至 整 个 工 作 簿 隐 藏 起 来, 避 免 被 误 操 作 删 除 如 果 要 隐 藏 整 个 工 作 表 的 行 列 标 号 网 格 线, 可 以 选 择 工 具 菜 单 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 选 项 对 话 框 的 视 图 选 项 卡 中, 将 窗 口 选 项 下 的 网 格 线 行 号 列 标 前 的 复 选 框 中 的 号 去 掉 ( 对 于 其 他 的 项 目, 同 样 可 以 去 掉 复 选 框 中 的 号 ) 将 其 隐 藏, 单 击 确 定 关 闭 对 话 框 要 将 这 些 隐 藏 的 选 项 重 新 显 示 出 来, 只 需 重 新 打 开 选 项 对 话 框 中 的 视 图 选 项 卡, 将 选 项 前 打 上 即 可.173.

21 如 果 要 隐 藏 工 作 表 的 几 行 和 几 列, 应 先 选 定 要 隐 藏 的 行 ( 列 ), 选 择 格 式 菜 单 的 行 ( 列 ) 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 隐 藏 命 令, 则 选 定 的 行 ( 列 ) 隐 藏 起 来, 只 在 原 来 的 位 置 留 下 一 条 粗 线 如 图 5-25 所 示, 是 隐 藏 了 B C 两 列 后 的 工 作 表 要 恢 复 显 示, 只 要 选 择 格 式 菜 单 的 行 ( 列 ) 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 取 消 隐 藏 命 令 即 可 图 5-25 隐 藏 两 列 后 的 工 作 表 要 隐 藏 工 作 簿, 可 先 选 定 工 作 簿, 选 择 窗 口 菜 单 的 隐 藏 命 令 要 恢 复 时, 可 选 择 窗 口 菜 单 的 取 消 隐 藏 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 要 取 消 隐 藏 的 工 作 表 工 作 簿 的 保 存 与 关 闭 1) 保 存 工 作 簿 用 户 建 立 的 工 作 簿, 都 采 用 Excel 的 缺 省 工 作 簿 名 字 :Book1.xls Book2.xls 在 对 所 做 的 修 改 保 存 以 前, 这 些 修 改 的 信 息 都 存 在 于 内 存 中, 用 户 必 须 用 保 存 操 作 将 自 己 的 工 作 成 果 以 文 件 的 形 式 保 存 起 来, 以 备 以 后 使 用 图 5-26 另 存 为 对 话 框 在 工 作 簿 还 未 保 存 过 时, 选 择 文 件 菜 单 中 的 保 存 命 令 或 另 存 为 命 令, 都 将 弹 出 另 存 为 对 话 框, 如 图 5-26 所 示 用 户 需 通 过 保 存 位 置 来 确 定 要 保 存 工 作 簿 的 位 置, 否 则 工 作 簿 将 保 存 在 缺 省 位 置.174.

22 基 础 应 用 篇 在 查 找 范 围 中 找 到 要 保 存 文 档 的 文 件 夹 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 您 为 工 作 簿 起 的 文 件 名 注 意 : 所 有 Excel 的 文 件 均 采 用 默 认 的 文 件 扩 展 名.XLS 在 输 入 文 件 名 时, 不 需 要 扩 展 名 Excel 设 置 了 多 种 保 存 的 文 件 类 型, 以 便 与 其 他 类 似 软 件 相 兼 容 可 以 打 开 保 存 类 型 的 下 拉 列 表 框 选 择 需 要 保 存 的 文 件 类 型 缺 省 情 况 下, 在 保 存 类 型 框 中 的 值 为 Microsoft Excel 工 作 簿 可 以 选 择 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 的 帮 助 选 项 卡, 其 中 的 将 Excel 文 件 保 存 成 框 中 显 示 的 即 是 缺 省 保 存 类 型 也 可 单 击 下 拉 列 表 框 设 置 缺 省 保 存 类 型 2) 重 新 保 存 工 作 簿 当 文 件 命 名 后, 如 果 只 想 保 存 所 做 的 修 改, 则 选 择 文 件 菜 单 中 的 保 存 命 令 或 单 击 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮 即 可 但 如 果 在 保 存 时 要 修 改 文 件 名 保 存 位 置 保 存 类 型 以 及 选 项 中 的 任 一 项 时, 都 需 要 选 择 文 件 菜 单 中 的 另 存 为 命 令, 在 另 存 为 对 话 框 中 做 相 应 修 改 3) 工 作 簿 的 打 开 选 择 文 件 菜 单 的 打 开 命 令, 出 现 如 图 5-27 所 示 打 开 对 话 框, 在 查 找 范 围 中 选 择 工 作 簿 所 在 的 文 件 夹, 选 定 要 打 开 的 工 作 簿, 单 击 打 开 按 钮 (4) 工 作 簿 的 关 闭 图 5-27 打 开 对 话 框 选 择 文 件 菜 单 的 关 闭 命 令, 可 以 关 闭 当 前 正 在 使 用 的 工 作 簿 选 择 文 件 菜 单 的 退 出 命 令, 可 以 关 闭 所 有 打 开 的 工 作 簿, 同 时 退 出 Excel 5.5 图 表 的 生 成 与 编 辑 生 成 图 表 用 图 表 来 描 述 电 子 表 中 的 数 据 是 Excel2000 的 主 要 功 能 之 一 Excel2000 能 在 表 格 能 够 将 电 子 表 格 中 的 数 据 转 换 成 各 种 类 型 的 统 计 图 表 在 Excel2000 中 图 表 在 总 体 上 可 分 为 两 种 类.175.

23 型 : 一 种 图 表 位 于 单 独 的 工 作 表 中, 也 就 是 与 数 据 源 不 在 同 一 个 工 作 表 上, 这 种 工 作 表 称 为 图 表 工 作 表 另 外 一 种 图 表 与 数 据 源 在 同 一 个 工 作 表 上, 作 为 该 工 作 表 的 中 的 一 个 对 象, 嵌 入 式 图 表 两 种 图 表 中 都 与 建 立 它 们 的 工 作 表 数 据 相 链 接, 图 表 会 随 着 与 之 关 联 的 工 作 表 数 据 的 变 化 而 发 生 相 应 变 化 1) 直 接 生 成 图 表 选 定 用 于 生 成 图 表 的 数 据, 按 键 盘 的 F11 键, 生 成 默 认 类 型 的 图 表 工 作 表 或 选 定 用 于 生 成 图 表 的 数 据 后, 单 击 图 表 工 具 栏 上 的 图 表 类 型 按 钮, 生 成 默 认 类 型 的 嵌 入 式 图 表 2) 利 用 图 表 向 导 生 成 图 表 (1) 选 择 用 于 创 建 图 表 的 工 作 表 数 据 (2) 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 图 表 向 导 按 钮, 或 选 择 插 入 菜 单 中 的 图 表 命 令, 此 时 屏 幕 上 弹 出 图 表 向 导 -4 步 骤 之 1- 图 表 类 型 对 话 框 (3) 该 对 话 框 中 有 两 个 选 项 卡 : 标 准 类 型 和 自 定 义 类 型 可 以 从 图 表 类 型 列 表 框 中 选 择 需 要 的 图 表 类 型, 再 从 子 图 表 类 型 列 表 框 中 选 择 需 要 的 子 类 型, 单 击 下 一 步 按 钮, 出 现 图 表 向 导 -4 步 骤 之 2- 图 表 数 据 源 对 话 框, 如 图 5-28 所 示 图 5-28 图 表 向 导 -4 步 骤 之 2- 图 表 数 据 源 对 话 框 图 5-29 图 表 向 导 -4 步 骤 之 3- 图 表 选 项 对 话 框 (4) 该 对 话 框 中 有 两 个 选 项 卡 : 数 据 区 和 系 列 在 数 据 区 选 项 卡 的 数 据 区 域 框 中 输 入 要 包 含 在 图 表 中 的 单 元 格 区 域 的 引 用, 或 单 击 数 据 区 域 框 右 侧 的 折 叠 对 话 框 按 钮 将 对 话 框 缩 小, 然 后 在 工 作 表 中 选 择 数 据 区 域, 选 择 完 毕 后, 再 单 击 该 按 钮 以 显 示 完 整 的 对 话 框 用 户 可 指 定 数 据 系 列 产 生 的 行 或 列, 只 需 在 系 列 产 生 在 框 中 选 择 行 或 列 即 可 在 系 列 选 项 卡 中 用 户 可 添 加 删 除 系 列 修 改 数 据 系 列 的 名 称 和 数 值 以 及 分 类 轴 标 志 单 击 下 一 步 按 钮, 出 现 图 表 向 导 -4 步 骤 之 3- 图 表 选 项 对 话 框, 如 图 5-29 所 示 (5) 在 六 个 选 项 卡 分 别 设 置 相 应 的 项 目 (6) 选 择 生 成 图 表 工 作 表 或 是 嵌 入 式 图 表, 单 击 确 定 按 钮, 完 成 图 表.176.

24 基 础 应 用 篇 图 表 的 编 辑 创 建 好 图 表 后, 经 常 会 对 它 进 行 修 改 对 图 表 进 行 编 辑 操 作 同 样 必 须 先 选 定 图 表, 然 后 才 可 进 行 下 面 先 介 绍 激 活 图 表 及 其 选 项 的 方 法 对 于 图 表 工 作 表, 它 本 身 占 据 了 一 个 工 作 表 窗 口, 因 而 要 激 活 它 与 激 活 其 他 工 作 表 一 样, 只 需 单 击 它 所 在 的 工 作 表 标 签 对 于 嵌 入 式 图 表, 单 击 图 表 本 身 即 可 当 嵌 入 式 图 表 激 活 后, 图 表 周 围 出 现 八 个 句 柄, 且 与 图 表 相 对 应 的 工 作 表 上 的 数 据 和 标 志 将 在 工 作 表 上 以 蓝 色 绿 色 和 紫 色 突 出 显 示, 以 便 用 户 迅 速 查 看 构 成 图 表 的 源 单 元 格 对 图 表 选 项 进 行 修 改, 同 样 要 先 选 定 图 表 选 项, 单 击 相 应 的 图 表 选 项 即 可 选 定, 按 Esc 键 取 消 对 图 表 选 项 的 选 定 利 用 图 表 工 具 栏 可 以 更 快 地 选 定 任 一 图 表 选 项 图 表 工 具 栏 是 快 速 对 图 表 进 行 设 置 的 工 具 栏 当 创 建 一 个 图 表 后, 图 表 工 具 栏 就 自 动 出 现 在 屏 幕 上 也 可 选 择 视 图 菜 单 的 工 具 栏 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 图 表 以 打 开 图 表 工 具 栏, 如 图 5-30 所 示 图 5-30 图 表 工 具 栏 1) 改 变 图 表 位 置 激 活 要 改 变 位 置 的 图 表, 选 择 图 表 菜 单 的 位 置 命 令, 会 弹 出 图 表 位 置 对 话 框, 该 对 话 框 的 组 成 与 图 表 向 导 -4 步 骤 之 4- 图 表 位 置 对 话 框 基 本 一 致, 选 择 要 放 图 表 的 位 置, 单 击 确 定 即 可 对 于 嵌 入 式 图 表, 可 以 激 活 要 改 变 位 置 的 图 表, 将 鼠 标 指 针 指 向 图 表 ( 不 要 指 向 句 柄 ), 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 图 表 到 新 位 置, 放 开 鼠 标 左 键, 图 表 就 移 动 到 了 新 位 置 2) 改 变 嵌 入 式 图 表 大 小 图 表 工 作 表 因 为 占 领 了 一 整 张 工 作 表, 所 以 大 小 无 法 调 整 对 于 嵌 入 式 工 作 表, 可 以 利 用 图 表 周 围 的 八 个 句 柄 来 调 整 图 表 大 小 激 活 要 改 变 大 小 的 嵌 入 式 图 表, 把 鼠 标 指 针 放 到 图 表 周 围 的 句 柄 上, 鼠 标 指 针 变 成 指 向 两 端 的 箭 头, 按 下 鼠 标 左 键 沿 着 箭 头 的 方 向 拖 动, 到 拖 动 时 出 现 的 图 表 轮 廓 达 到 需 要 的 图 表 大 小 时, 松 开 鼠 标 左 键, 图 表 就 变 成 了 轮 廓 标 识 的 大 小 图 表 大 小 改 变 后, 图 表 中 的 一 切 元 素 都 按 同 样 的 比 例 放 大 或 缩 小 3) 改 变 图 表 选 项 的 大 小 对 图 表 区 图 形 区 图 例 和 数 据 标 志, 可 以 用 对 嵌 入 式 图 表 的 方 法 来 移 动 和 调 整 大 小 只 是 在 拖 动 鼠 标 以 前, 必 须 先 选 定 要 改 变 的 图 表 选 项, 使 该 图 表 选 项 的 四 周 出 现 八 个 用 以 调 整 的 句 柄 4) 向 图 表 中 添 加 数 据.177.

25 Excel 的 图 表 都 是 基 于 工 作 表 中 的 数 据 而 建 立 的, 即 图 表 与 工 作 表 数 据 之 间 有 链 接 关 系 对 工 作 表 数 据 做 了 修 改, 图 表 会 自 动 更 新 而 如 果 向 工 作 表 中 添 加 了 数 据, 要 添 加 到 图 表 中 去, 就 要 有 两 种 方 式 : 对 于 嵌 入 式 图 表, 可 以 拖 动 新 数 据 到 图 表 中 具 体 操 作 是 : 选 定 新 增 的 数 据, 将 选 定 区 域 拖 到 嵌 入 式 图 表 上, 松 开 鼠 标 左 键, 数 据 就 自 动 加 入 到 图 表 中 对 于 图 表 工 作 表, 可 以 用 复 制 和 粘 贴 的 方 法 向 图 表 添 加 数 据 具 体 操 作 是 : 选 定 新 增 数 据 的 单 元 格 区 域, 选 择 复 制 操 作, 单 击 图 表 工 作 表 标 签, 选 择 粘 贴 操 作, 新 数 据 便 增 加 到 图 表 上 5) 删 除 图 表 上 的 数 据 系 列 如 果 仅 删 除 图 表 中 的 数 据 系 列, 只 需 选 定 该 数 据 系 列, 按 Delete 键 ; 若 要 图 表 中 的 数 据 系 列 连 同 工 作 表 中 的 数 据 一 同 删 除, 需 删 除 工 作 表 中 的 相 应 数 据 区 域, 则 图 表 中 的 数 据 系 列 会 自 动 被 删 除 6) 修 改 图 表 选 项 选 定 图 表, 选 择 图 表 菜 单 的 图 表 选 项 命 令, 在 出 现 的 图 表 选 项 对 话 框 中 对 相 应 的 图 表 选 项 作 修 改 7) 图 表 的 格 式 化 图 表 格 式 化 的 方 法 是 利 用 图 表 工 具 栏 在 图 表 对 象 下 拉 框 中 选 择 要 格 式 化 的 图 表 对 象, 则 图 表 中 的 相 应 对 象 就 处 于 选 定 状 态, 再 单 击 下 拉 框 右 边 的 格 式 按 钮, 即 会 出 现 格 式 设 置 对 话 框 5.6 数 据 清 单 的 管 理 和 应 用 记 录 单 的 使 用 为 了 便 于 对 数 据 清 单 进 行 插 入 删 除 以 及 查 询,Excel 提 供 了 记 录 单 的 功 能, 即 将 数 据 清 单 中 的 每 一 行 数 据 以 单 记 录 的 形 式 操 作 将 活 动 单 元 格 设 为 数 据 清 单 中 的 任 一 单 元 格, 或 选 定 数 据 清 单 所 在 的 区 域, 选 择 数 据 菜 单 的 记 录 单 命 令, 会 弹 出 记 录 单 窗 口, 窗 口 的 名 称 为 数 据 清 单 所 在 工 作 表 的 标 签, 窗 口 显 示 出 一 行 数 据 在 列 标 题 旁 边 的 编 辑 框 中 可 以 对 数 据 进 行 修 改, 而 如 果 某 列 的 数 据 是 利 用 公 式 依 据 其 他 数 据 计 算 得 到 的, 则 该 列 标 题 的 旁 边 就 没 有 对 之 进 行 修 改 的 编 辑 框 如 图 5-31 所 示 记 录 单 的 全 年 总 计 边 就 没 有 编 辑 框, 因 为 它 是 由 公 式 计 算 得 到 的 单 击 右 边 的 上 一 条 和 下 一 条 按 钮, 或 操 作 垂 直 滚 动 条, 可 以 浏 览 数 据 清 单 中 的 所 有 记 录 单 击 新 建 按 钮, 可 以 在 数 据 清 单 的 最 后 添 加 一 行 新 的 数 据 执 行 这 一 命 令 的 条 件 是 : 在 工 作 表 中 数 据 清 单 的 下 方 有 足 够 多 的 空 白 行 供 新 数 据 使 用 单 击 删 除 按 钮, 可 从 数 据 清 单 中 删 除 当 前 显 示 的 一 行 数 据 单 击 条 件 按 钮, 显 示 的 画 面 中, 每 个 列 标 题 边 的 编 辑 框 都 是 空 的, 由 公 式 得 到 的 列 标 题 边 也 出 现 了 编 辑 框, 右 边 的 按 钮 上 方 显 示 条 件 二 字, 表 示 可 以 在 列 标 题 连 的 编 辑 框 内 输 入 条 件, 系 统 将 根 据 用 户 输 入 的 条 件 对 所 有 记 录 进 行 筛 选 注 意, 输 入 多 于 一 个 的 条 件 都 是 与 条 件, 即 同 时 满 足 这 几 个 条 件 条 件 设 好 后, 利 用 上 一 条 和 下 一 条 按 钮,.178.

26 基 础 应 用 篇 就 只 有 满 足 条 件 的 数 据 行 被 显 示 出 来 输 入 如 图 5-32 所 示 的 条 件, 在 C 语 言 框 中 输 入 >80, 在 平 均 分 框 中 输 入 >80, 表 示 条 件 为 C 语 言 的 成 绩 大 于 80 且 平 均 分 的 成 绩 大 于 80 单 击 上 一 条 或 下 一 条 按 钮 时, 不 满 足 这 两 个 条 件 的 记 录 就 不 会 显 示 出 来 单 击 还 原 按 钮, 将 清 除 所 有 条 件 单 击 记 录 单, 将 回 到 前 一 画 面, 对 所 有 数 据 行 进 行 操 作 单 击 关 闭 按 钮, 关 闭 记 录 单 窗 口 数 据 的 排 序 和 筛 选 1) 数 据 的 排 序 在 排 序 时 有 一 个 重 要 概 念 : 关 键 字 关 键 字 是 一 个 列 标 题, 排 序 是 按 照 它 来 进 行 的 在 数 据 清 单 的 排 序 中, 有 主 要 关 键 字 次 要 关 键 字 和 第 三 关 键 字, 每 一 个 关 键 字 都 是 一 个 列 标 题 当 几 个 关 键 字 都 设 有 内 容 时, 表 示 首 先 按 照 主 要 关 键 字 排 序, 对 于 主 要 关 键 字 值 相 同 的 行, 再 按 次 要 关 键 字 排 序, 当 次 要 关 键 字 值 也 相 同 时, 按 第 三 关 键 字 排 序 当 只 按 数 据 清 单 中 的 一 个 列 标 题 排 序 时, 最 简 便 的 方 法 是 用 常 用 工 具 栏 上 的 排 序 按 钮 将 活 动 单 元 格 置 为 要 排 序 列 的 任 一 个 包 含 数 据 的 单 元 格, 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 升 序 ( 降 序 ) 按 钮, 则 该 列 数 据 按 升 序 ( 降 序 ) 排 列 图 5-31 记 录 单 示 例 图 5-32 记 录 单 设 置 条 件 示 例 当 需 要 按 几 个 关 键 字 排 序 时, 要 先 将 活 动 单 元 格 放 在 数 据 清 单 中 的 任 一 单 元 格, 选 择 数 据 菜 单 的 排 序 命 令, 弹 出 排 序 对 话 框, 如 图 5-33 所 示 分 别 在 三 个 关 键 字 的 下 拉.179. 图 5-33 排 序 对 话 框 图 5-34 排 序 选 项 对 话 框

27 框 中 设 置 好 关 键 字 和 排 序 方 式, 单 击 选 项 按 钮 还 会 弹 出 排 序 选 项 对 话 框, 如 图 5-34 所 示 在 排 序 选 项 对 话 框 中, 可 以 设 置 按 照 自 定 义 序 列 的 顺 序 排 序, 还 可 设 置 对 文 本 排 序 时 是 否 区 分 大 小 写, 是 按 字 母 顺 序 还 是 笔 划 顺 序 来 排 另 外, 可 设 置 是 按 行 排 序 还 是 按 列 排 序, 一 般 情 况 下 都 是 按 列 排 序 单 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 2) 数 据 的 筛 选 数 据 清 单 中 的 筛 选 功 能 用 于 将 不 满 足 条 件 的 数 据 行 隐 藏 起 来, 只 显 示 满 足 条 件 的 数 据 行 这 是 对 数 据 清 单 进 行 查 询 的 快 速 方 法 (1) 自 动 筛 选 利 用 自 动 筛 选 的 功 能, 用 户 只 需 操 作 鼠 标 就 能 实 现 将 活 动 单 元 格 置 于 数 据 清 单 的 区 域 中, 选 择 数 据 菜 单 的 筛 选 命 令, 从 级 联 菜 单 中 选 择 自 动 筛 选 命 令, 则 每 个 列 标 题 右 边 出 现 一 个 向 下 的 箭 头, 如 图 5-35 所 示 单 击 任 一 个 向 下 箭 头, 除 了 出 现 每 个 数 据 行 在 该 列 的 值 外, 都 会 出 现 以 下 几 项 : 全 部 显 示 数 据 清 单 的 全 部 数 据 行 ; 图 5-35 自 动 筛 选 自 定 义 出 现 对 话 框 由 用 户 自 行 设 置 筛 选 条 件 ; 前 10 个 显 示 数 据 清 单 的 前 10 个 数 据 行 选 择 自 定 义, 出 现 如 图 5-36 所 示 对 话 框, 在 对 话 框 中 可 以 进 行 复 杂 的 筛 选 条 件 设 置 图 5-36 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 对 话 框 还 可 以 在 一 个 或 几 个 列 自 动 筛 选 的 基 础 上, 对 其 他 的 列 进 行 筛 选 这 时, 几 个 筛 选 条 件.180.

28 基 础 应 用 篇 是 与 的 关 系, 即 只 筛 选 出 同 时 满 足 几 个 筛 选 条 件 的 数 据 行 要 结 束 对 某 一 列 的 自 动 筛 选 时, 可 选 择 下 拉 框 中 的 全 部 选 项 要 结 束 对 所 有 列 的 自 动 筛 选 时, 可 选 择 数 据 菜 单 的 筛 选 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 全 部 显 示 (2) 高 级 筛 选 进 行 高 级 筛 选, 首 先 将 数 据 清 单 中 的 列 标 题 复 制 到 数 据 清 单 以 外 的 单 元 格 区 域, 这 一 区 域 称 为 条 件 区 域 高 级 筛 选 的 条 件 就 在 这 一 区 域 输 入 注 意, 条 件 区 域 和 数 据 清 单 的 区 域 之 间 至 少 应 该 有 一 个 空 白 行 或 空 白 列 隔 开 输 入 条 件 时 要 注 意 : 凡 是 表 示 与 的 条 件, 都 输 入 在 同 一 行 里 ; 凡 是 表 示 或 的 条 件, 都 输 入 在 不 同 行 里 高 级 筛 选 前, 最 好 先 将 活 动 单 元 格 置 在 数 据 清 单 区 域 中, 再 选 择 数 据 菜 单 的 筛 选 命 令, 从 级 联 菜 单 中 选 择 高 级 筛 选 命 令, 会 弹 出 如 图 5-37 所 示 的 高 级 筛 选 对 话 框 图 5-37 高 级 筛 选 对 话 框 先 选 择 高 级 筛 选 方 式, 可 在 方 式 框 中 选 择 在 原 有 区 域 显 示 筛 选 结 果 或 将 筛 选 结 果 复 制 到 其 他 位 置 若 选 择 后 一 种, 还 必 须 指 定 筛 选 结 果 复 制 到 的 单 元 格 区 域 在 数 据 区 域 文 本 框 中 输 入 数 据 清 单 区 域 的 单 元 格 引 用 在 条 件 区 域 文 本 框 中 输 入 条 件 区 域 的 单 元 格 引 用, 在 复 制 到 文 本 框 中 输 入 装 筛 选 结 果 区 域 的 单 元 格 引 用 还 可 在 对 话 框 底 部 的 复 选 框 中 选 择 是 否 选 择 不 重 复 的 记 录 单 击 确 定 按 钮, 即 出 现 筛 选 结 果 若 选 择 的 是 在 原 位 置 显 示 筛 选 结 果, 则 原 位 置 只 显 示 筛 选 出 的 数 据 行, 且 这 些 行 的 行 号 和 列 号 均 蓝 色 显 示 在 原 位 置 显 示 筛 选 结 果 时, 要 取 消 高 级 筛 选 状 态, 可 选 择 数 据 菜 单 中 的 筛 选 命 令, 从 级 联 菜 单 中 选 择 全 部 显 示 命 令 数 据 的 分 类 汇 总 Excel 的 数 据 清 单 还 具 有 分 类 汇 总 的 功 能 分 类 汇 总 首 先 应 对 数 据 清 单 排 序, 这 是 初 学 者 很 容 易 忘 记 的 对 什 么 分 类 就 对 什 么 排 序 将 活 动 单 元 格 置 于 数 据 清 单 区 域 中, 选 择 数 据 菜 单 的 分 类 汇 总 命 令, 会 弹 出 如 图 5-38 所 示 的 分 类 汇 总 对 话 框.181.

29 图 5-38 分 类 汇 总 对 话 框 在 分 类 字 段 下 拉 框 中 选 择 要 分 类 的 字 段, 这 里 选 择 所 属 片 区 在 汇 总 方 式 下 拉 框 中 选 择 要 进 行 汇 总 的 方 式 汇 总 方 式 有 很 多, 除 了 常 用 的 求 和 平 均 最 大 最 小 乘 积 等 外, 还 可 求 标 准 偏 差 方 差 等 这 里 选 择 求 和 在 选 定 汇 总 项 ( 可 多 个 ) 中 选 择 要 进 行 汇 总 的 项 目, 只 需 在 要 汇 总 的 项 目 前 的 复 选 框 中 打, 这 里 只 选 择 全 年 总 计 一 项 另 外, 在 对 话 框 底 部 有 三 个 选 项 可 供 选 择 : 替 换 当 前 分 类 汇 总 每 组 数 据 分 页 和 汇 总 结 果 显 示 在 数 据 下 方, 用 户 可 根 据 需 要 进 行 选 择 这 里, 选 择 替 换 当 前 分 类 汇 总 和 汇 总 结 果 显 示 在 数 据 下 方 单 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 分 类 汇 总 后 的 数 据 清 单 显 示 为 一 张 分 级 的 表 在 工 作 表 的 最 左 边 有 分 组 显 示 符 号 + 和 - 以 及 级 别 符 号 1, 2, 3 单 击 1 按 钮, 只 能 看 到 全 部 数 据 的 汇 总 结 果,; 单 击 2 按 钮, 可 看 到 各 分 类 的 汇 总 结 果 和 总 的 汇 总 结 果 ; 单 击 3 按 钮, 既 可 以 看 到 分 类 汇 总 结 果 和 总 的 汇 总 结 果, 还 可 看 到 原 有 的 具 体 数 据 还 可 以 单 击 + 和 - 按 钮 来 控 制 显 示 的 结 果 单 击 + 按 钮, 能 显 示 那 些 隐 藏 起 来 的 明 细 数 据 ; 单 击 - 按 钮, 能 将 显 示 的 明 细 数 据 隐 藏 起 来 分 类 汇 总 改 变 了 数 据 清 单 的 显 示 方 式, 要 清 除 这 种 显 示 方 式, 可 选 择 数 据 菜 单 的 分 类 汇 总 命 令, 在 分 类 汇 总 对 话 框 中 单 击 全 部 删 除 按 钮, 再 单 击 确 定 按 钮, 则 数 据 清 单 恢 复 为 原 来 的 显 示 数 据 的 透 视 表 数 据 透 视 表 是 一 种 对 大 量 数 据 快 速 汇 总 和 建 立 交 叉 列 表 的 交 互 式 表 格, 它 集 合 了 排 序 筛 选 和 分 类 汇 总 的 功 能, 使 用 户 简 便 迅 速 地 在 数 据 清 单 中 重 新 组 织 和 统 计 数 据 数 据 透 视 表 还 具 有 从 Excel 外 部 获 取 数 据 并 处 理 的 功 能, 这 里 只 介 绍 对 Excel 数 据 清 单 的 处 理 利 用 数 据 透 视 表 向 导 可 以 方 便 地 制 作 数 据 透 视 表 将 活 动 单 元 格 放 在 数 据 清 单 区 域 中, 选 择 数 据 菜 单 的 数 据 透 视 表 与 图 表 报 告 命 令, 出 现 数 据 透 视 表 向 导 -3 步 骤 之 1 对 话 框, 选 择 Microsoft Excel 内 部 数 据 清 单 和 数 据 库, 单 击 下 一 步, 出 现 数 据 透 视 表 向 导 -3 步 骤 之 2 对 话 框, 在 选 定 区 域 中 输 入 数 据 清 单 单 元 格 区 域 的 引 用, 单 击 下 一 步 按 钮, 出 现 数 据 透 视 表 向 导 -3 步 骤 之 3 对 话 框, 在 其 中 选 择 是 将 数 据 透 视 表 建 立 在 新 工 作 表 还 是 现 有 工 作 表 中, 单 击 完 成 按 钮.182.

30 基 础 应 用 篇 工 作 表 中 变 为 如 图 5-39 所 示 旁 边 还 有 数 据 透 视 表 工 具 栏, 如 图 5-40 所 示 分 别 将 数 据 清 单 中 的 列 标 题 拖 动 到 数 据 透 视 表 的 相 应 位 置, 得 到 所 需 的 数 据 透 视 表 在 此 要 说 明 一 下 用 于 构 造 数 据 透 视 表 的 各 项 : 页 把 字 段 拖 到 页 上, 相 当 于 对 该 字 段 进 行 分 类, 系 统 会 自 动 对 它 排 序 ; 行 把 字 段 拖 到 行 上, 表 示 在 生 成 的 数 据 透 视 表 中 行 的 方 向 上 要 显 示 的 数 据 项 ; 列 把 字 段 拖 到 列 上, 表 示 在 生 成 的 数 据 透 视 表 中 列 的 方 向 上 要 显 示 的 数 据 项 ; 数 据 把 字 段 拖 到 数 据 框 中, 表 示 对 该 字 段 进 行 汇 总, 缺 省 汇 总 方 式 是 求 和, 也 可 以 改 变 汇 总 方 式 图 5-39 数 据 透 视 表 图 5-40 数 据 透 视 表 工 具 栏 5.7 Excel 与 Word 之 间 的 信 息 交 流 word 表 格 与 Excel 表 格 的 相 互 转 换 可 以 用 剪 贴 板 使 用 复 制 和 剪 贴 命 令 在 Microsoft 公 司 的 Excel 和 Word 的 两 个 应 用 程 序 之 间 共 享 数 据, 由 于 它 们 都 支 持 对 象 的 链 接 与 嵌 入 (OLE), 所 以 也 可 以 用 插 入 命 令 实 现 表 格 的 交 换 1) 将 Word 表 格 插 入 Excel 工 作 表 中 你 可 以 用 复 制 和 剪 贴 的 方 法 在 Microsoft 公 司 的 Excel 和 Word 的 两 个 应 用 程 序 之 间 共 享 数 据, 也 可 以 用 插 入 菜 单 的 对 象 命 令 实 现 它 们 之 间 的 数 据 交 换 (1) 启 动 Word, 选 中 在 Word 中 已 经 编 辑 好 的 表 格, 然 后 在 编 辑 菜 单 中 选 复 制 命 令.183.

31 (2) 切 换 到 Excel, 选 中 目 的 地, 单 击 编 辑 菜 单, 执 行 粘 贴 命 令 即 可 完 成 将 Word 表 格 插 入 到 当 前 Excel 工 作 表 中 2) 将 Excel 数 据 表 插 入 Word 中 (1) 快 速 插 入 空 白 的 Excel 数 据 表 在 Microsoft Word 中 有 一 个 插 入 Microsoft Excel 工 作 表 按 钮, 单 击 它 将 打 开 如 图 5-41 所 示 选 项 板, 你 可 以 选 择 插 入 的 工 作 表 的 单 元 格 的 数 量 ( 例 如 3 行 3 列 ) (2) 插 入 编 辑 好 的 工 作 表 图 5-41 快 速 插 入 Excel 表 格 可 以 在 Word 中 插 入 已 经 编 辑 好 的 Excel 工 作 表, 方 法 是 : 1 在 Word 窗 口 中 单 击 插 入 菜 单 项, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 对 象, 打 开 对 象 对 话 框, 如 图 5-42 所 示 2 在 该 对 话 框 中 单 击 新 建 选 项 卡, 可 以 在 Microsoft Word 中 插 入 Excel 工 作 表 或 图 表, 你 只 需 要 对 象 类 型 列 表 框 中 选 择 相 应 的 类 型 即 可 3 若 要 插 入 编 辑 好 的 工 作 表, 则 可 以 单 击 由 文 件 创 建 选 项 卡, 如 图 单 击 浏 览 按 钮, 打 开 浏 览 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 选 择 要 插 入 的 工 作 表, 单 击 确 定 按 钮, 回 到 对 象 对 话 框 5 若 你 只 是 希 望 在 Word 文 档 中 插 入 一 个 链 接, 则 只 要 选 中 链 接 到 文 件 复 选 框 即 可 ; 若 你 希 望 插 入 的 工 作 表 以 快 捷 方 式 在 Word 文 档 中 显 示 为 图 标, 只 要 选 中 显 示 为 图 标 复 选 框 图 5-42 对 象 对 话 框 的 新 建 对 话 框 图 5-43 对 象 对 话 框 的 由 文 件 创 建 对 话 框 在 Word 文 档 中 使 用 Excel 图 表 1) 将 Excel 图 表 插 入 到 Word 文 档 中.184.

32 基 础 应 用 篇 Excel 的 图 表 插 入 到 Word 文 档 中 的 操 作 方 法 有 : (1) 在 Word 窗 口 中 单 击 插 入 菜 单 项, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 对 象, 打 开 对 象 对 话 框, 如 图 5-42 所 示 在 该 对 话 框 中 单 击 新 建 选 项 卡, 在 对 象 类 型 列 表 框 中 选 Microsoft Excel 图 表, 单 击 确 定 按 钮 一 个 Excel 缺 省 图 表 插 入 到 Word 文 档 中 如 图 5-44 如 果 要 修 改 图 表 的 数 据, 需 单 击 标 签 为 Sheet1 的 工 作 表, 得 到 如 图 5-45 的 表 格, 修 改 工 作 表 中 的 数 据 后, 就 会 使 得 图 表 自 动 更 新 如 果 是 将 已 经 由 用 户 编 辑 好 的 图 表 插 入 到 Word 文 档 中, 只 需 要 将 上 述 的 打 开 对 象 对 话 框 中, 改 选 由 文 件 创 建 选 项 卡, 浏 览 到 图 表 文 件 后, 点 击 确 定 按 钮 即 完 成 插 入 图 5-44 Word 中 插 入 的 图 表 图 5-45 Word 中 插 入 的 图 表 对 应 的 数 据 表 (2) 另 外 可 以 利 用 剪 贴 板 的 功 能, 使 Word 文 档 中 插 入 Excel 图 表 其 方 法 是 : 将 Word 和 Excel 应 用 程 序 已 经 启 动 好, 选 中 在 Excel 中 已 经 编 辑 好 的 图 表, 然 后 在 编 辑 菜 单 中 选 复 制 命 令 然 后 切 换 到 Word, 选 中 目 的 地, 单 击 编 辑 菜 单, 执 行 粘 贴 命 令 即 可 完 成 将 Excel 图 表 插 入 到 当 前 Word 文 档 中 2) Excel 图 表 在 Word 中 的 编 辑 在 Word 文 档 中, 如 果 要 对 插 入 的 Excel 图 表 进 行 编 辑, 其 方 法 很 简 单 : 双 击 Word 中 的 图 表 区 域, 此 时 窗 口 及 其 界 面 变 化 如 下 其 界 面 与 Excel 的 图 表 编 辑 窗 口 极 其 相 似 如 图 5-46 图 5-46 Word 中 编 辑 Excel 图 表.185.

33 5.7.3 将 Word 文 本 内 容 插 入 Excel 工 作 表 在 一 些 场 合 下, 在 Excel 工 作 表 中 需 要 插 入 大 量 的 文 本 内 容, 此 时 可 以 借 助 于 文 本 编 辑 工 具 将 文 字 编 排 好, 再 插 入 到 Excel 工 作 表 中 例 如 将 Word 中 文 本 内 容 插 入 到 Excel 工 作 表 中, 其 方 法 是 : 首 先, 打 开 Excel2000 和 Word2000 应 用 程 序 然 后 在 Word 中 编 辑 好 你 的 文 本, 并 选 中 你 要 复 制 的 文 档, 从 编 辑 菜 单 中 选 复 制 命 令 ( 或 按 快 捷 键 Ctrl+C) 将 要 复 制 的 内 容 复 制 到 剪 贴 板 然 后 将 当 前 窗 口 切 换 到 Excel 程 序, 再 从 编 辑 菜 单 中 选 粘 贴 命 令 ( 或 按 快 捷 键 Ctrl+V) 将 Word 文 档 复 制 到 指 定 的 工 作 簿 的 工 作 表 中 另 一 种 方 法 是 用 鼠 标 拖 动 实 现 上 述 操 作, 操 作 方 法 是 : 将 Excel 和 Word 程 序 在 同 一 个 屏 幕 并 排 显 示, 选 中 Word 中 的 文 本, 用 鼠 标 左 键 点 击 文 本 不 放, 同 时 拖 动 鼠 标 至 Excel 窗 口 的 目 标 单 元 格, 然 后 松 开 鼠 标, 即 完 成 操 作 习 题 五 1. Excel2000 是 一 种 什 么 类 型 的 应 用 软 件? 它 的 运 行 环 境 是 什 么? 2. 如 何 启 动 和 关 闭 Excel2000? 3. 什 么 是 单 元 格? 如 何 选 定 单 元 格? 4. 什 么 是 工 作 簿? 什 么 是 工 作 表? 如 何 在 不 同 的 工 作 表 之 间 切 换? 5. 简 述 在 单 元 格 中 输 入 文 本 数 值 日 期 时 间 和 序 列 的 方 法 6. 单 元 格 的 绝 对 引 用 相 对 引 用 和 混 合 引 用 各 有 什 么 特 点? 7. 什 么 是 表 格 区 域? 如 何 定 义 表 格 区 域? 8. 复 制 与 填 充 有 什 么 异 同? 它 们 各 有 几 种 实 现 的 途 径? 9. 什 么 是 函 数? 什 么 是 公 式? 在 复 制 有 公 式 和 函 数 的 单 元 格 时, 其 公 式 和 函 数 中 的 地 址 坐 标 有 何 变 化? 10. 如 何 实 现 对 表 格 的 排 序? 11. 如 何 启 用 筛 选 功 能? 如 何 指 定 筛 选 条 件? 12. 位 于 数 据 透 视 表 中 的 页 行 列 和 数 据 几 个 位 置 的 字 段 分 别 有 什 么 作 用? 13. 如 何 将 包 含 多 张 数 据 的 工 作 表 打 印 时 在 每 页 上 都 打 印 表 格 标 题?.186.