如 何 开 始 使 用 Excel 2010 如 果 您 长 期 以 来 一 直 在 使 用 Microsoft Excel 2003, 则 对 于 在 Excel 2010 中 的 哪 些 地 方 可 找 到 Excel 2003 命 令 和 工 具 栏 按 钮, 肯 定 心 存 疑 问 我 们

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1 本 指 南 内 容 Microsoft Microsoft Excel 2010 的 外 观 与 Excel 2003 差 别 很 大, 因 此, 我 们 编 写 了 本 指 南 以 帮 助 您 最 大 限 度 地 缩 短 学 习 曲 线 请 继 续 阅 读 以 了 解 新 界 面 的 主 要 组 成 部 分, 查 看 免 费 的 Excel 2010 培 训, 查 找 诸 如 打 印 预 览 或 选 项 对 话 框 等 功 能, 了 解 如 何 与 尚 不 具 有 Excel 2010 的 人 员 交 换 工 作 簿 文 件, 以 及 了 解 如 何 启 用 加 载 项 或 访 问 宏 和 其 他 高 级 功 能 快 速 访 问 工 具 栏 显 示 在 此 处 的 命 令 始 终 可 见 您 可 在 此 工 具 栏 中 添 加 常 用 命 令 功 能 区 选 项 卡 单 击 功 能 区 上 的 任 何 选 项 卡 可 显 示 出 其 中 的 按 钮 和 命 令 功 能 区 组 每 个 功 能 区 选 项 卡 都 包 含 组, 每 个 组 都 包 含 一 组 相 关 命 令 在 此 处, 开 始 选 项 卡 上 的 数 字 组 包 含 用 于 将 数 字 显 示 为 货 币 百 分 比 等 形 式 的 命 令 Backstage 视 图 隐 藏 功 能 区 单 击 文 件 选 项 卡 可 进 入 Back- 是 否 需 要 在 屏 幕 上 留 出 更 stage 视 图, 您 可 在 此 视 图 中 打 开 多 空 间? 单 击 此 图 标 或 按 保 存 打 印 和 管 理 Excel 文 件 Ctrl+F1 可 隐 藏 或 显 示 功 能 上 下 文 功 能 区 选 项 卡 一 些 选 项 卡 仅 在 您 需 要 时 才 会 出 现 在 功 能 区 上 例 如, 如 果 您 插 入 或 选 择 一 个 图 表, 将 会 看 到 图 表 工 具 选 项 卡, 对 对 话 话 框 框 启 启 动 动 器 器 如 果 您 在 任 何 功 能 区 组 标 签 旁 边 看 到 对 话 框 如 果 您 在 任 何 功 能 区 组 标 签 旁 边 看 到 对 话 框 启 动 器 图 标 ( ), 启 动 器 图 标 ( ), 则 单 击 它 可 打 开 一 个 包 含 则 单 击 它 可 打 开 一 个 包 含 针 对 该 组 的 更 多 选 项 的 对 话 框 针 对 该 组 的 更 多 选 项 的 对 话 框 区 其 中 包 含 另 外 三 个 选 项 卡 : 设 计 布 局 和 格 式 在 视 图 间 切 换 缩 放 单 击 这 些 按 钮 可 在 普 单 击 100% 缩 放 比 例 按 钮 可 通 页 面 布 局 或 分 选 择 一 个 缩 放 级 别, 或 左 右 若 要 退 出 Backstage 视 图, 请 单 击 任 何 功 能 区 选 项 卡 页 预 览 视 图 中 显 示 当 前 工 作 表 拖 动 缩 放 滑 块 2010 Microsoft Corporation 保 留 所 有 权 利

2 如 何 开 始 使 用 Excel 2010 如 果 您 长 期 以 来 一 直 在 使 用 Microsoft Excel 2003, 则 对 于 在 Excel 2010 中 的 哪 些 地 方 可 找 到 Excel 2003 命 令 和 工 具 栏 按 钮, 肯 定 心 存 疑 问 我 们 提 供 了 许 多 免 费 资 源 来 帮 助 您 学 习 Excel 2010, 包 括 培 训 课 程 和 菜 单 到 功 能 区 指 南 若 要 查 找 这 些 资 料, 请 在 主 程 序 窗 口 中 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 单 击 帮 助 然 后, 在 支 持 下, 单 击 开 始 使 用 菜 单 和 工 具 栏 在 哪 里? 在 Excel 2010 中, 一 个 较 宽 的 带 形 区 域 横 跨 主 程 序 窗 口 顶 部 这 是 功 能 区, 它 替 代 了 旧 版 本 中 的 菜 单 和 工 具 栏 功 能 区 上 的 每 个 选 项 卡 都 具 有 不 同 的 按 钮 和 命 令, 这 些 按 钮 和 命 令 又 细 分 为 功 能 区 组 当 您 打 开 Excel 2010 时, 将 显 示 出 功 能 区 的 开 始 选 项 卡 此 选 项 卡 包 含 许 多 在 Excel 中 最 常 用 的 命 令 请 注 意 最 右 端 的 命 令, 例 如, 位 于 单 元 格 和 编 辑 组 中 的 命 令 初 次 使 用 时, 这 些 命 令 很 容 易 被 遗 漏 在 单 元 格 组 中, 您 可 找 到 用 于 插 入 删 除 和 格 式 化 工 作 表 行 和 列 的 命 令 在 恰 好 位 于 单 元 格 组 旁 边 的 编 辑 组 中, 可 找 到 自 动 求 和 按 钮 以 及 用 于 填 充 和 清 除 单 元 格 的 命 令 在 打 开 的 网 页 上, 单 击 指 向 您 感 兴 趣 的 项 目 的 链 接 特 别 是 交 互 式 的 菜 单 到 功 能 区 指 南, 可 以 真 正 帮 助 您 节 省 时 间 当 您 单 击 任 何 Excel 2003 命 令 时, 即 可 显 示 出 该 命 令 在 Excel 2010 中 的 准 确 位 置 功 能 区 可 调 整 其 外 观 以 适 合 计 算 机 的 屏 幕 大 小 和 分 辨 率 在 较 小 的 屏 幕 上, 一 些 功 能 区 组 可 能 只 显 示 它 们 的 组 名, 而 不 显 示 命 令 在 此 情 况 下, 只 需 单 击 组 按 钮 上 的 小 箭 头, 即 可 显 示 出 命 令

3 可 能 要 查 找 的 内 容 请 浏 览 下 表, 其 中 列 出 了 一 些 您 可 能 要 在 Excel 2010 中 查 找 的 常 用 且 熟 悉 的 内 容 虽 然 此 列 表 并 不 完 整, 但 不 失 为 一 种 开 始 查 找 的 好 方 法 若 要 查 找 Excel 2010 命 令 的 完 整 列 表, 请 单 击 文 件 选 项 卡, 单 击 帮 助 然 后 单 击 开 始 使 用 目 标 操 作 单 击 后 续 查 找 位 置 创 建 打 开 保 存 打 印 预 览 保 护 发 送 或 转 换 文 件 Backstage 视 图 ( 单 击 此 视 图 左 侧 的 链 接 ) 在 单 元 格 列 和 行 中 插 入 删 除 格 式 化 或 查 找 数 据 数 字 样 式 单 元 格 和 编 辑 功 能 组 添 加 数 据 透 视 表 Excel 表 ( 以 前 称 为 列 表 ) 图 表 迷 你 图 超 链 接 或 页 眉 和 页 脚 表 图 表 迷 你 图 链 接 和 文 本 功 能 区 组 设 置 页 边 距 和 分 页 符, 指 定 打 印 区 域 或 重 复 行 页 面 设 置 和 调 整 为 合 适 大 小 功 能 区 组 查 找 函 数 定 义 名 称 或 解 决 公 式 问 题 函 数 库 已 定 义 名 称 和 公 式 审 核 功 能 区 组 导 入 数 据 连 接 到 数 据 源 对 数 据 排 序 筛 选 数 据 验 证 数 据 或 执 行 模 拟 分 析 获 取 外 部 数 据 连 接 排 序 和 筛 选 和 数 据 工 具 功 能 区 组 检 查 拼 写, 审 阅 和 修 订 或 保 护 工 作 簿 校 对 批 注 和 更 改 功 能 区 组 在 工 作 表 视 图 或 活 动 工 作 簿 之 间 切 换 排 列 窗 口 冻 结 窗 格 或 录 制 宏 工 作 簿 视 图 窗 口 和 宏 功 能 区 组

4 打 印 预 览 位 于 何 处? 在 Excel 2010 中, 打 印 预 览 不 再 显 示 在 单 独 的 窗 口 中 您 可 在 Backstage 视 图 中 查 找 它 以 及 其 他 与 打 印 相 关 的 有 用 设 置 工 具 选 项 发 生 了 哪 些 变 化? 是 否 要 查 找 允 许 您 控 制 诸 如 在 新 工 作 簿 中 创 建 多 少 空 白 工 作 表 或 工 作 表 的 默 认 字 体 和 字 号 应 是 多 少 等 内 容 的 Excel 程 序 设 置? 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 单 击 选 项 这 将 打 开 Excel 选 项 对 话 框, 您 可 在 其 中 自 定 义 Excel 设 置 和 首 选 项 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 单 击 打 印 窗 口 右 侧 将 显 示 出 当 前 工 作 表 在 打 印 时 的 外 观 预 览 结 果 如 果 工 作 表 为 空, 则 不 会 出 现 预 览 图 像 您 可 使 用 窗 口 左 侧 来 精 确 调 整 首 选 项, 例 如, 进 行 设 置 以 便 所 有 工 作 表 的 列 适 合 打 印 在 一 页 上, 或 将 方 向 从 纵 向 更 改 为 横 向 如 果 要 设 置 其 他 打 印 选 项, 则 单 击 打 印 选 项 下 的 页 面 设 置 链 接, 或 单 击 功 能 区 上 的 页 面 布 局 选 项 卡 以 关 闭 Backstage 视 图 并 显 示 其 他 选 项 Excel 选 项 对 话 框 中 的 多 种 设 置 仅 应 用 到 打 开 的 工 作 簿 或 特 定 工 作 表 一 般 情 况 下, 其 他 选 项 将 应 用 到 Excel, 并 将 影 响 所 有 工 作 簿 此 外, 一 些 首 选 项 ( 如 配 色 方 案 ) 将 应 用 到 您 已 安 装 的 所 有 其 他 Microsoft Office 2010 程 序

5 保 持 常 用 命 令 就 近 可 用 创 建 自 己 的 功 能 区 选 项 卡 或 组 Excel 程 序 窗 口 左 上 角 的 快 速 访 问 工 具 栏 提 供 了 指 向 您 经 常 使 用 的 命 令 的 快 捷 方 式 通 过 在 此 工 具 栏 中 添 加 按 钮, 可 以 始 终 看 到 常 用 的 所 有 命 令, 即 使 切 换 功 能 区 选 项 卡 时 也 是 如 此 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 旁 边 的 下 拉 箭 头 可 打 开 或 关 闭 快 捷 菜 单 上 列 出 的 任 何 命 令 如 果 您 要 添 加 的 命 令 未 出 现 在 该 列 表 中, 则 切 换 到 相 应 按 钮 所 在 的 功 能 区 选 项 卡 然 后 在 其 中 右 键 单 击 该 按 钮 在 出 现 的 快 捷 菜 单 上, 单 击 添 加 到 快 速 访 问 工 具 栏 您 可 自 定 义 功 能 区 命 令, 方 法 是 将 按 钮 放 在 希 望 它 们 出 现 的 功 能 区 组 中, 或 者 创 建 自 定 义 的 功 能 区 选 项 卡 右 键 单 击 任 何 功 能 区 组, 然 后 单 击 自 定 义 功 能 区 然 后, 在 出 现 的 Excel 选 项 对 话 框 中, 即 可 将 命 令 添 加 到 您 自 己 的 选 项 卡 或 组 中 例 如, 您 可 以 创 建 一 个 名 为 快 速 格 式 的 选 项 卡, 然 后 将 您 常 用 的 格 式 设 置 命 令 添 加 到 此 选 项 卡 上 的 自 定 义 组 中 如 果 出 错, 则 可 使 用 重 置 按 钮 重 置 所 有 自 定 义 内 容 并 恢 复 到 默 认 ( 出 厂 ) 设 置 并 非 所 有 旧 版 Excel 命 令 都 会 出 现 在 功 能 区 上, 但 它 们 仍 然 可 用 如 果 您 必 须 要 使 用 其 中 的 一 些 命 令, 则 只 需 将 它 们 添 加 到 功 能 区 或 快 速 访 问 工 具 栏 上 即 可 在 Excel 选 项 对 话 框 中 的 从 下 列 位 置 选 择 命 令 列 表 中, 选 择 不 在 功 能 区 中 的 命 令 接 着, 找 到 需 要 的 命 令, 然 后 将 它 添 加 到 自 定 义 功 能 区 选 项 卡 或 组

6 快 捷 键 提 示 简 介 Excel 2010 为 功 能 区 提 供 了 快 捷 方 式, 称 为 快 捷 键 提 示, 以 便 您 可 以 在 不 用 鼠 标 的 情 况 下 快 速 执 行 任 务 是 否 仍 可 使 用 键 盘 快 捷 方 式? Excel 2003 中 的 键 盘 快 捷 方 式 在 Excel 2010 中 仍 然 有 效 如 果 您 知 道 快 捷 键 序 列, 则 直 接 按 下 这 些 键 例 如, 仍 可 使 用 Ctrl+C 将 选 定 信 息 复 制 到 剪 贴 板, 按 Ctrl+S 仍 可 打 开 另 存 为 对 话 框, 按 Alt+F11 可 打 开 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 编 辑 器 等 等 如 果 您 开 始 输 入 Alt 快 捷 键 序 列, 将 弹 出 一 个 框 : 按 Alt 键 可 在 功 能 区 上 显 示 出 快 捷 键 提 示 接 着, 若 要 使 用 键 盘 切 换 到 功 能 区 上 的 某 一 选 项 卡, 则 按 与 该 选 项 卡 下 显 示 的 字 母 相 对 应 的 键 在 上 例 中, 您 将 按 下 N 以 打 开 插 入 选 项 卡, 按 下 P 以 打 开 页 面 布 局 选 项 卡, 按 下 M 以 打 开 公 式 选 项 卡 等 当 您 通 过 此 方 法 切 换 到 功 能 区 上 的 某 一 选 项 卡 后, 该 选 项 卡 可 用 的 所 有 快 捷 键 提 示 都 将 出 现 在 屏 幕 上 然 后, 您 可 以 按 下 与 要 使 用 的 命 令 相 对 应 的 最 后 一 些 按 键 来 完 成 输 入 序 列 若 要 在 输 入 按 键 序 列 的 过 程 中 退 回 一 级, 请 按 Esc 键 连 续 多 次 执 行 此 操 作 将 取 消 快 捷 键 提 示 模 式 如 果 您 知 道 所 需 的 完 整 按 键 序 列, 则 按 下 这 些 键 例 如, 连 续 按 下 Alt T O 将 打 开 Excel 选 项 对 话 框 ( 以 前 为 工 具 选 项 ) 同 样, 按 下 Alt T I 将 打 开 加 载 项 对 话 框 ( 以 前 为 工 具 加 载 项 ) 等 如 果 您 不 记 得 ( 或 从 不 知 道 ) 任 何 Alt 按 键 序 列, 则 按 Esc 键 以 取 消, 然 后 查 看 快 捷 键 提 示 若 要 查 看 Excel 2010 中 支 持 的 键 盘 快 捷 方 式 的 完 整 列 表, 请 按 F1 以 打 开 帮 助, 然 后 搜 索 键 盘 快 捷 方 式

7 如 果 与 不 具 有 Excel 2010 的 人 员 协 作 Microsoft Excel 2010( 和 Excel 2007) 工 作 簿 使 用 新 的 文 件 格 式 来 保 存 文 件 如 果 您 的 同 事 使 用 其 他 版 本 的 Excel, 则 不 用 担 心, 您 仍 可 在 Excel 2010 中 打 开 和 编 辑 旧 版 工 作 簿, 并 可 与 尚 未 使 用 Excel 2010 的 人 员 共 享 文 件 在 Excel 2010 中 执 行 的 操 作 出 现 的 情 况 正 确 处 理 方 法 打 开 一 个 使 用 Excel 2003 创 建 的 工 作 簿 在 Excel 2010 程 序 窗 口 中, 将 会 在 标 题 栏 上 的 文 件 旁 边 看 到 * 兼 容 模 式 + 一 词 这 表 明, 即 使 您 在 使 用 Excel 2010, 但 从 技 术 角 度 而 言, 仍 可 处 理 早 期 文 件 格 式, 只 是 将 无 法 使 用 诸 如 迷 你 图 和 更 大 的 行 列 限 制 值 等 Excel 2010 功 能, 除 非 将 该 文 件 转 换 为 2010 文 件 格 式 若 要 退 出 兼 容 模 式 并 将 2003 文 件 转 换 为 新 的 Excel 2010 格 式, 则 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 依 次 单 击 信 息 和 转 换 转 换 文 件 之 前, 首 先 自 问 是 否 需 要 与 仍 使 用 Excel 2003( 甚 至 更 早 版 本 ) 的 人 员 协 作 处 理 工 作 簿 如 果 答 案 为 是, 则 您 可 能 希 望 继 续 在 兼 容 模 式 下 工 作, 以 防 您 尝 试 使 用 旧 版 文 件 格 式 所 不 支 持 的 新 功 能 将 工 作 簿 保 存 为 Excel 2010 文 件 如 果 其 他 人 在 Excel 2003 中 打 开 该 工 作 簿, 则 会 出 现 提 示, 其 中 包 含 指 向 下 载 免 费 兼 容 包 的 链 接 ( 只 要 已 安 装 了 最 新 修 补 程 序 和 Service Pack) 在 Excel 2003 中, 必 须 使 用 该 兼 容 包 才 能 打 开 和 操 作 Excel 2010 工 作 簿 如 果 您 在 工 作 簿 中 使 用 了 新 的 Excel 2010 功 能 或 格 式 ( 比 如 迷 你 图 或 新 的 条 件 格 式 图 标 类 型 ), 则 Excel 2003 用 户 可 能 会 看 到 警 告, 说 明 存 在 不 受 支 持 的 功 能, 或 者 格 式 或 功 能 可 能 不 会 在 文 件 中 出 现 如 果 您 认 为 Excel 2003 用 户 可 能 需 要 操 作 Excel 2010 工 作 簿, 则 应 运 行 兼 容 性 检 查 器 工 具 以 确 保 这 些 用 户 能 够 正 常 使 用 文 件 若 要 检 查 兼 容 性, 请 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 依 次 单 击 信 息 检 查 问 题, 最 后 单 击 检 查 兼 容 性 该 工 具 将 指 明 Excel 2010 中 的 哪 些 新 功 能 在 旧 版 本 中 不 受 支 持 然 后, 您 可 以 决 定 是 否 删 除 这 些 功 能 以 避 免 在 Excel 2003 中 出 现 警 告 将 工 作 簿 保 存 为 Excel 2003 文 件 如 果 其 他 人 在 Excel 2003 中 打 开 该 工 作 簿, 则 可 以 正 常 打 开, 无 需 安 装 兼 容 包 如 果 您 在 工 作 簿 中 使 用 了 新 的 Excel 2010 功 能 或 格 式 ( 比 如 迷 你 图 或 新 的 条 件 格 式 图 标 类 型 ), 则 Excel 2003 用 户 可 能 会 看 到 警 告, 说 明 存 在 不 受 支 持 的 功 能, 或 者 格 式 或 功 能 可 能 不 会 在 文 件 中 出 现 您 不 必 执 行 任 何 操 作 当 您 将 文 件 保 存 为 旧 版 Excel 2003 文 件 格 式 时, 兼 容 性 检 查 器 将 自 动 运 行 并 警 告 存 在 不 受 支 持 的 功 能 您 可 在 随 后 对 文 件 进 行 必 要 的 设 计 更 改

8 查 找 高 级 功 能 如 果 计 划 定 期 使 用 Excel 2010 来 设 计 宏 窗 体 和 XML 或 VBA 解 决 方 案, 则 可 在 Excel 功 能 区 上 添 加 开 发 工 具 选 项 卡 启 用 规 划 求 解 和 其 他 加 载 项 Excel 2010 附 带 有 多 种 加 载 项, 加 载 项 是 插 入 到 Excel 中 以 提 供 附 加 功 能 的 程 序 这 些 加 载 项 包 括 分 析 工 具 库 和 更 新 版 本 的 规 划 求 解 但 是, 在 启 用 这 些 加 载 项 和 其 他 加 载 项 之 前, 它 们 并 不 会 出 现 在 功 能 区 上 您 可 通 过 以 下 两 种 方 法 之 一 来 管 理 Excel 加 载 项 : 在 功 能 区 上, 单 击 文 件 选 项 卡, 然 后 单 击 选 项 在 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 自 定 义 功 能 区, 然 后 在 右 侧 出 现 的 列 表 中 选 中 开 发 工 具 复 选 框 单 击 确 定 以 关 闭 Excel 选 项 对 话 框 现 在, 开 发 工 具 选 项 卡 将 出 现 在 功 能 区 上 的 视 图 选 项 卡 的 右 侧 提 示 如 果 您 只 想 在 Excel 2010 中 录 制 宏, 则 无 需 添 加 开 发 工 具 选 项 卡 只 需 单 击 视 图 选 项 卡, 然 后 在 右 侧 查 找 宏 组 如 果 您 启 用 了 开 发 工 具 选 项 卡 ( 如 左 侧 所 述 ), 则 单 击 它, 然 后 找 到 加 载 项 组 接 着, 单 击 加 载 项 以 打 开 加 载 项 对 话 框 或 者, 您 也 可 以 单 击 文 件 选 项 卡 然 后 单 击 选 项 在 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 加 载 项 在 接 近 屏 幕 底 部 的 位 置, 查 找 管 理 框 确 保 选 中 Excel 加 载 项, 然 后 单 击 转 到 在 加 载 项 对 话 框 中, 选 中 分 析 工 具 库 和 规 划 求 解 加 载 项 复 选 框 ( 以 及 所 需 的 任 何 其 他 加 载 项 ), 然 后 单 击 确 定 启 用 后, 分 析 工 具 库 和 规 划 求 解 加 载 项 将 出 现 在 分 析 组 中 的 数 据 选 项 卡 上

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