成 都 理 工 大 学 学 生 档 案 管 理 办 法 第 一 章 总 则 第 一 条 为 了 加 强 学 生 档 案 管 理 工 作, 促 使 我 校 学 生 档 案 管 理 标 准 化 规 范 化, 更 好 地 为 学 生 成 才 和 发 展 服 务, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案

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1 成 理 校 发 号 关 于 印 发 成 都 理 工 大 学 学 生 档 案 管 理 办 法 的 通 知 各 单 位 各 部 门 : 为 了 加 强 学 生 档 案 管 理 工 作, 促 使 我 校 学 生 档 案 管 理 标 准 化 规 范 化, 更 好 地 为 学 生 的 成 才 和 发 展 服 务, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 和 四 川 省 普 通 高 等 学 校 学 生 档 案 管 理 办 法 ( 试 行 ) ( 川 教 号 ) 等 法 律 法 规 的 相 关 规 定, 结 合 我 校 实 际, 特 制 定 本 办 法, 现 予 印 发, 请 遵 照 执 行 成 都 理 工 大 学 2012 年 11 月 19 日 主 题 词 : 学 生 档 案 管 理 办 法 通 知 成 都 理 工 大 学 校 长 办 公 室 2012 年 11 月 19 日 印 发 ( 共 印 25 份 ) 1

2 成 都 理 工 大 学 学 生 档 案 管 理 办 法 第 一 章 总 则 第 一 条 为 了 加 强 学 生 档 案 管 理 工 作, 促 使 我 校 学 生 档 案 管 理 标 准 化 规 范 化, 更 好 地 为 学 生 成 才 和 发 展 服 务, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 和 四 川 省 普 通 高 等 学 校 学 生 档 案 管 理 办 法 ( 试 行 ) ( 川 教 号 ) 等 法 律 法 规 的 规 定, 结 合 我 校 实 际, 特 制 定 本 管 理 办 法 第 二 条 学 生 档 案 是 学 生 在 校 期 间 形 成 的, 反 映 学 生 德 智 体 及 家 庭 政 治 经 济 状 况 的 个 人 档 案 材 料, 是 学 校 考 察 录 取 培 养 教 育 学 生 过 程 中 形 成 的 第 一 手 资 料, 是 用 人 单 位 选 拔 录 用 人 才 的 重 要 参 考 依 据 学 生 档 案 管 理 工 作 是 贯 彻 执 行 党 的 教 育 方 针, 为 社 会 主 义 现 代 化 建 设 培 养 选 拔 录 用 人 才 服 务 的 一 项 常 规 性 基 础 工 作 第 三 条 学 生 档 案 工 作 是 我 校 档 案 工 作 的 重 要 组 成 部 分 学 生 档 案 必 须 按 照 集 中 统 一 的 原 则 进 行 管 理, 确 保 学 生 档 案 的 完 整 准 确 系 统 安 全 第 四 条 学 生 档 案 管 理 工 作 必 须 做 到 领 导 落 实 机 构 落 实 经 费 落 实 人 员 落 实 第 二 章 学 生 档 案 管 理 职 责 第 五 条 成 都 理 工 大 学 学 生 档 案 管 理 工 作 在 分 管 档 案 工 作 的 校 长 领 导 下, 在 档 案 馆 设 专 门 机 构 配 备 专 人 集 中 统 一 管 理 第 六 条 学 生 档 案 材 料 形 成 的 各 有 关 部 门 和 学 院 要 把 学 生 档 案 管 理 工 作 纳 入 重 要 的 议 事 日 程, 定 期 研 究 检 查 学 生 档 案 工 作, 2

3 为 学 生 档 案 管 理 工 作 创 造 良 好 的 工 作 环 境 和 条 件, 并 接 受 档 案 馆 的 业 务 指 导 和 监 督 第 七 条 本 ( 专 ) 科 新 生 档 案 ( 包 括 高 中 阶 段 档 案 高 考 档 案 等 ), 由 招 生 就 业 处 和 各 学 院 接 收 ; 博 士 硕 士 研 究 生 入 学 档 案, 由 研 究 生 院 统 一 接 收 各 学 院 将 本 ( 专 ) 科 新 生 档 案 硕 ( 博 ) 士 研 究 生 入 学 档 案 汇 总 整 理 后 按 专 业 班 级 登 记 造 册 ( 一 式 两 份 ), 移 交 到 档 案 馆 学 生 档 案 管 理 部 门 第 八 条 各 有 关 部 门 及 学 院 要 做 好 学 生 在 校 期 间 形 成 的 档 案 材 料 的 收 集 和 整 理 工 作, 在 材 料 形 成 后 的 一 个 月 内, 移 交 到 档 案 馆 学 生 档 案 管 理 部 门, 并 协 助 做 好 归 档 工 作 各 学 院 应 在 毕 业 生 派 遣 前 半 个 月 内 将 毕 业 生 的 档 案 材 料 向 学 生 档 案 管 理 部 门 归 档 完 毕 第 九 条 学 生 档 案 管 理 部 门 工 作 职 责 ( 一 ) 接 收 鉴 定 和 整 理 学 生 档 案 材 料 ; ( 二 ) 办 理 学 生 档 案 的 查 阅 服 务 ; ( 三 ) 办 理 学 生 档 案 的 转 递 退 档 登 记 毕 业 生 档 案 转 寄 查 询 改 派 转 档, 为 有 关 部 门 提 供 学 生 情 况 ; ( 四 ) 做 好 学 生 档 案 的 安 全 保 密 保 管 工 作 ; ( 五 ) 制 定 和 完 善 学 生 档 案 管 理 规 章 制 度, 做 好 学 生 档 案 分 析 统 计 工 作 ; ( 六 ) 办 理 其 它 有 关 学 生 档 案 事 宜 第 三 章 学 生 档 案 归 档 范 围 及 分 类 第 十 条 归 档 的 学 生 档 案 材 料, 必 须 真 实 地 历 史 地 全 面 3

4 地 反 映 学 生 的 成 长 过 程 及 其 有 关 情 况, 对 部 门 及 个 人 当 前 和 长 远 具 有 参 考 价 值 和 凭 证 作 用 第 十 一 条 学 生 档 案 的 归 档 范 围 及 分 类 第 一 类 学 生 登 记 表 毕 业 生 登 记 表 全 国 毕 业 研 究 生 就 业 通 知 书 全 国 普 通 高 等 学 校 本 专 科 毕 业 生 就 业 通 知 书 ; 第 二 类 鉴 定 考 核 考 察 材 料 ; 第 三 类 学 生 成 绩 卡 ( 表 ) 授 予 学 位 决 议 学 籍 异 动 材 料 ; 第 四 类 加 入 中 国 共 产 党 共 产 主 义 青 年 团 或 其 他 党 派 团 体 等 组 织 的 材 料 ( 包 括 入 党 申 请 书 入 党 积 极 分 子 培 养 考 察 表 党 校 材 料 入 党 志 愿 书 自 传 转 正 申 请 总 结 等 ); 第 五 类 奖 励 材 料 ( 含 优 秀 学 生 优 秀 学 生 干 部 优 秀 党 员 优 秀 党 务 工 作 者 优 秀 团 员 优 秀 团 干 和 奖 学 金 等 登 记 表 ); 第 六 类 处 分 材 料 ( 包 括 个 人 检 查 调 查 报 告 校 级 处 分 决 定 或 免 于 撤 消 处 分 的 意 见 等 ); 第 七 类 出 国 留 学 材 料 ; 第 八 类 学 生 入 学 及 毕 业 体 检 表, 大 学 生 体 质 健 康 标 准 登 记 卡 片 或 免 予 执 行 体 质 健 康 标 准 申 请 表 ; 第 九 类 有 工 作 经 历 的 个 人 人 事 档 案 材 料 ; 第 十 类 其 它 可 供 学 校 及 社 会 录 用 人 才 时 参 考 的 材 料 第 四 章 学 生 档 案 材 料 收 集 与 管 理 第 十 一 条 学 生 档 案 材 料 形 成 的 各 有 关 部 门 和 学 院 要 重 视 学 生 档 案 的 日 常 收 集 积 累 工 作, 要 将 真 实 反 映 学 生 德 智 体 方 面 的 材 料 及 时 收 集 归 档 第 十 二 条 学 生 档 案 管 理 人 员 在 收 集 归 档 材 料 时, 必 须 进 行 4

5 认 真 鉴 定, 属 于 归 档 的 材 料 必 须 做 到 真 实 完 整 齐 全 文 字 清 楚, 并 经 组 织 审 查 盖 章 后 方 能 归 档 第 十 三 条 经 过 鉴 定, 凡 不 应 归 档 的 材 料 应 退 还 形 成 材 料 的 单 位 处 理 第 十 四 条 学 生 档 案 管 理 人 员 对 接 收 的 归 档 材 料, 必 须 进 行 卷 内 目 录 登 记 第 十 五 条 学 生 档 案 材 料, 不 能 用 圆 珠 笔 铅 笔 或 红 色 及 纯 蓝 色 墨 水 和 复 写 纸 书 写 第 十 六 条 学 生 档 案 信 息 记 载 要 准 确 规 范 学 生 及 学 校 在 填 写 学 生 履 历 等 表 格 时, 学 生 姓 名 书 写 要 准 确, 不 能 写 同 音 字, 曾 用 名 要 书 写, 个 人 不 能 随 意 改 名 要 求 身 份 证 毕 业 证 学 位 证 就 业 通 知 书 学 籍 卡 上 的 名 字 要 一 致, 各 种 表 格 上 的 姓 名 出 生 年 月 应 一 致 反 映 声 像 特 征 的 照 片 要 求 是 近 照, 反 映 父 母 家 属 政 治 面 貌 工 作 单 位 住 址 邮 编 电 话 情 况 的 文 字 材 料 要 真 实 清 楚 第 十 七 条 休 学 学 生 的 档 案 应 作 非 在 校 学 生 档 案 妥 善 保 存, 复 学 后 及 时 将 其 档 案 按 所 在 班 级 重 新 归 入 在 校 生 档 案 第 十 八 条 留 级 的 学 生 档 案, 每 年 在 接 到 教 务 处 通 知 后, 立 即 将 其 档 案 转 到 所 留 班 级 并 上 名 册, 并 将 在 原 班 级 的 名 字 注 销, 并 在 备 注 中 说 明 原 因 第 十 九 条 退 学 的 学 生 档 案, 按 其 有 关 规 定 将 其 档 案 转 给 有 关 人 事 部 门 保 管 第 二 十 条 学 生 在 受 刑 事 处 分 和 劳 教 期 间, 其 档 案 由 学 校 学 生 档 案 管 理 部 门 保 管, 刑 满 释 放 解 除 劳 教 或 重 新 就 业 的, 档 案 即 按 有 关 规 定 转 入 其 所 在 单 位 或 居 住 地 的 人 事 部 门 保 管 5

6 第 二 十 一 条 学 生 出 国 不 归 失 踪 逃 亡, 其 档 案 暂 由 学 校 档 案 馆 保 管 第 五 章 学 生 档 案 保 管 和 保 护 第 二 十 二 条 根 据 安 全 保 密 和 便 于 查 找 的 原 则, 要 对 学 生 档 案 进 行 严 密 科 学 地 保 管 ( 一 ) 学 生 档 案 要 有 专 门 的 库 房, 要 用 铁 皮 档 案 柜 存 放, 要 有 防 火 防 潮 防 盗 防 光 防 高 温 防 鼠 等 安 全 设 施, 并 经 常 检 查 以 确 保 安 全 ( 二 ) 要 保 持 库 房 的 清 洁 和 库 房 内 适 宜 的 温 湿 度 ( 温 度 要 控 制 在 摄 氏 14~24 度, 相 对 湿 度 45~65%) ( 三 ) 保 管 学 生 档 案 应 建 立 登 记 和 统 计 制 度, 每 年 核 对 一 次, 发 现 问 题 及 时 解 决 第 二 十 三 条 档 案 馆 要 不 断 地 研 究 和 改 进 学 生 档 案 的 管 理 方 法 和 保 护 技 术, 逐 步 实 现 科 学 化 标 准 化 和 现 代 化 管 理 第 六 章 档 案 利 用 第 二 十 四 条 因 工 作 需 要 查 阅 学 生 档 案, 须 遵 守 下 列 规 定 : ( 一 ) 凡 到 档 案 馆 查 阅 学 生 档 案 者, 须 持 有 关 部 门 或 学 院 审 核 同 意 的 查 阅 审 批 表 ; ( 二 ) 档 案 馆 要 根 据 规 定 和 需 要 提 供 利 用 服 务 ; ( 三 ) 学 生 档 案 一 律 不 外 借, 如 有 特 殊 情 况 需 要 复 制 的, 须 经 档 案 馆 负 责 人 批 准 ; ( 四 ) 学 生 个 人 不 能 查 阅 自 己 的 档 案 材 料 ; ( 五 ) 查 阅 学 生 档 案 必 须 遵 守 保 密 制 度 和 查 阅 规 定, 严 禁 涂 改 6

7 抽 取 撤 换 档 案 材 料, 若 出 现 此 类 情 况 按 学 校 有 关 规 定 处 理 ; ( 六 ) 档 案 馆 要 为 毕 业 生 就 业 提 供 方 便, 用 人 单 位 需 要 查 阅 毕 业 生 档 案 的, 须 持 用 人 单 位 查 档 介 绍 信 并 经 学 校 招 生 就 业 处 负 责 人 批 准 第 七 章 学 生 档 案 转 递 第 二 十 五 条 为 了 保 证 毕 业 生 档 案 材 料 准 确 无 误 及 时 归 档 并 转 递, 各 学 院 要 确 定 一 名 院 领 导 具 体 分 管 毕 业 生 档 案 材 料 的 归 档 工 作 学 生 档 案 兼 职 档 案 员 应 认 真 安 排 配 合 档 案 馆 做 好 毕 业 生 档 案 的 收 集 归 档 和 寄 发 工 作 第 二 十 六 条 毕 业 生 归 档 材 料 一 律 以 学 院 班 级 为 单 位, 按 个 人 成 套 的 要 求 进 行 归 档 在 归 档 中 不 能 随 意 抽 取 毕 业 生 档 案 中 任 何 材 料 学 院 内 同 名 同 姓 毕 业 生 的 归 档 材 料 要 特 别 注 明, 以 免 发 生 误 装 误 发 第 二 十 七 条 档 案 馆 要 对 各 学 院 毕 业 生 的 归 档 材 料 进 行 复 查 后, 才 能 进 行 密 封 如 发 现 问 题 要 及 时 通 知 有 关 学 院 到 档 案 馆 待 问 题 解 决 才 能 转 递 第 二 十 八 条 学 生 毕 业 后, 档 案 馆 应 按 机 要 文 件 的 交 送 规 定, 通 过 机 要 局 转 递 或 派 专 人 送 取, 将 毕 业 生 档 案 及 时 寄 送 到 毕 业 生 就 业 报 到 证 上 的 就 业 部 门 ( 或 单 位 ), 不 能 邮 寄, 不 得 由 学 生 本 人 自 带 毕 业 生 就 业 报 到 证 的 地 址 要 清 楚, 单 位 要 写 全 称, 接 收 毕 业 生 档 案 的 单 位 应 具 有 人 事 档 案 管 理 权 且 在 机 要 局 建 立 了 机 要 文 件 投 递 关 系 第 二 十 九 条 毕 业 生 考 取 外 校 研 究 生, 学 生 本 人 应 及 时 到 招 7

8 生 就 业 处 或 研 究 生 院 办 理 相 关 手 续, 并 将 经 招 生 就 业 处 或 研 究 生 院 审 核 签 字 后 的 调 档 函 原 件 交 档 案 馆 以 更 改 档 案 转 递 地 址 第 三 十 条 毕 业 生 因 特 殊 情 况 要 求 暂 缓 投 寄 个 人 档 案 的, 可 按 有 关 规 定 到 档 案 馆 办 理 暂 缓 投 寄 手 续 对 毕 业 生 逾 期 未 到 档 案 馆 办 理 改 派 手 续 的, 档 案 馆 将 按 照 原 就 业 报 到 地 址 转 递 其 个 人 档 案 第 三 十 一 条 毕 业 生 离 校 后, 档 案 馆 将 在 档 案 馆 主 页 上 公 布 毕 业 生 档 案 去 向 信 息, 为 毕 业 生 提 供 远 程 在 线 查 询 服 务 第 八 章 考 核 奖 励 与 处 罚 第 三 十 二 条 档 案 馆 要 建 立 检 查 考 核 制 度, 明 确 岗 位 职 责 对 学 生 档 案 工 作 表 现 突 出 的 部 门 和 个 人 给 予 表 彰 和 奖 励 第 三 十 三 条 对 于 利 用 学 生 档 案 材 料 营 私 舞 弊 的, 应 视 其 情 节 轻 重, 予 以 严 肃 处 理 对 违 反 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 中 华 人 民 共 和 国 保 守 秘 密 法 的, 要 依 法 处 理 第 九 章 附 则 第 三 十 四 条 继 续 教 育 学 院 的 学 生 档 案 管 理 参 照 本 办 法 执 行, 并 接 受 档 案 馆 的 业 务 指 导 和 管 理 第 三 十 五 条 本 办 法 由 档 案 馆 负 责 解 释 第 三 十 六 条 本 办 法 则 从 下 文 之 日 起 实 行 8

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