公文管理系統問答集

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1 常 見 問 答 分 類 部 份 共 同 作 業 承 辦 人 作 業 登 記 桌 作 業 主 管 作 業 部 份 共 同 作 業 Question_1. 如 何 進 入 公 文 線 上 簽 核 系 統? 建 議 您 優 先 使 用 Google Chrome 瀏 覽 器 開 啟 瀏 覽 器 至 本 校 首 頁, 選 擇 E 化 校 園, 點 選 電 子 公 文 線 上 簽 核 系 統 ( 新 版 ) 系 統 登 入 帳 號 及 密 碼 與 校 務 行 政 系 統 相 同 Question_2. 首 次 使 用 者 應 注 意 事 項 請 首 次 使 用 者, 於 登 入 系 統 後, 點 選 基 本 資 料 - 系 統 服 務 平 台, 點 選 ( 最 新 ) 公 文 系 統 首 次 使 用 注 意 事 項 閱 讀, 並 進 行 設 定 亦 可 點 選 本 校 首 頁, 總 務 處 文 書 組 的 公 文 線 上 簽 核 專 區, 點 選 系 統 服 務 平 台 連 結 Question_3. 若 無 法 進 入 系 統, 該 怎 麼 辦? 請 洽 系 統 管 理 者 確 認 是 否 有 於 公 文 系 統 建 立 您 的 帳 號 Question_4. 若 進 入 系 統 後, 發 現 沒 有 您 的 角 色, 該 怎 麼 辦? 請 洽 您 所 屬 的 一 級 單 位 登 記 桌 同 仁, 協 助 把 帳 號 加 入 適 當 的 角 色 Question_5. 若 進 入 系 統 後, 發 現 您 的 基 本 資 料 ( 電 話 傳 真 直 屬 主 管 不 符 ), 該 怎 麼 辦? 請 點 選 畫 面 右 上 方 人 頭 處, 開 啟 個 人 資 料 維 護 畫 面, 設 定 相 關 基 本 資 料 後 點 選 存 檔 即 可 請 務 必 設 定 直 屬 主 管 與 勾 選 預 設 身 份 Question_6. 如 何 安 裝 憑 證 讀 卡 機 請 先 取 出 讀 卡 機 所 附 的 光 碟, 放 入 光 碟 機, 點 選 autorun.exe 執 行 進 行 安 裝, 選 擇 型 號 為 EZ100PU, 安 裝 過 程 中 請 按 下 是 (Y) 驅 動 程 式 安 裝 過 程 中 請 勿 將 讀 卡 機 插 入 電 腦 USB 內 Question_7. 文 號 的 結 構 紙 本 收 文 : 系 統 自 動 給 號 校 的 紙 本 與 電 子 收 文 號 碼, 三 碼 年 度 104+ 七 碼 流 水 號 單 位 收 創 文 號 碼, 三 碼 年 度 ( 單 位 代 碼 )+ 五 碼 流 水 號 來 文 函 復, 以 收 文 號 為 發 文 號 第 1 頁

2 創 稿 發 文, 發 文 文 號 於 文 書 組 發 文 作 業 時 換 配 發 文 之 號 碼 改 變 簽 核 方 式 並 不 會 異 動 文 號 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_8. 多 重 身 分 如 何 進 行 切 換?( 如 登 記 桌 又 兼 承 辦 人 或 代 理 人 ) 點 取 右 方 的 可 切 換 的 角 色 選 擇 各 個 身 分, 即 可 進 行 切 換 Question_9. 簽 核 方 式 紙 本 簽 核 : 承 辦 人 僅 是 透 過 系 統 製 作 文 書, 仍 需 印 出 紙 本 若 有 外 陳 外 會 流 程, 請 設 定 流 程 送 登 記 桌 主 管 蓋 章 與 批 示 動 作 請 在 紙 本 上 進 行 線 上 簽 核 : 主 管 在 電 腦 中 進 行 核 稿 作 業 並 有 歷 程 的 紀 錄 可 由 簽 核 方 式 欄 位 判 斷 簽 核 方 式 Question_10. 自 然 人 憑 證 問 題 忘 記 密 碼, 請 上 自 然 人 憑 證 網 站 更 改 ( Question_11. 如 何 使 用 臨 時 憑 證 如 果 忘 記 帶 自 然 人 憑 證 或 是 需 要 使 用 行 動 裝 置 處 理 公 文 請 點 選 選 單 基 本 資 料 使 用 者 憑 證 登 記 請 將 憑 證 類 別 設 定 為 臨 時 憑 證, 輸 入 申 請 原 因, 點 選 儲 存, 即 可 不 透 過 自 然 人 憑 證 簽 核 公 文 請 注 意, 使 用 臨 時 憑 證 簽 核 之 公 文, 歸 檔 前 仍 須 使 用 待 補 簽 公 文 作 業 完 成 補 簽, 方 可 完 成 歸 檔 動 作 Question_12. 如 何 補 簽 公 文 使 用 臨 時 憑 證 加 簽 之 公 文, 請 於 歸 檔 前 完 成 補 簽 動 作 點 取 您 目 前 待 處 理 公 文 功 能 選 項, 在 第 一 個 表 格 點 選 待 補 簽 公 文 件 數 勾 選 待 補 簽 的 公 文 ( 可 一 次 勾 選 多 筆 ), 輸 入 補 簽 原 因 點 選 確 定 第 2 頁

3 承 辦 人 作 業 情 境 一. 流 程 說 明 Question_1. 外 機 關 來 文 ( 電 子 文 ) 屬 本 校 公 文, 由 文 書 組 收 文 掛 號, 預 設 走 線 上 簽 核, 不 提 供 紙 本 屬 電 子 收 文 的 單 位 文 公 文 或 個 人 公 文, 由 文 書 組 轉 貼 校 內 來 文, 不 提 供 紙 本, 如 需 收 文 掛 號, 請 洽 文 書 組 若 附 件 缺 漏 ( 含 須 至 來 文 機 關 附 件 下 載 區 下 載 者 ), 可 由 承 辦 人 於 公 文 管 理 - 電 子 收 文 附 件 補 登 或 洽 文 書 組 補 登 Question_2. 外 機 關 來 文 ( 紙 本 文 ) 屬 本 校 公 文, 由 文 書 組 收 文 掃 描 並 掛 號, 預 設 走 線 上 簽 核, 不 提 供 紙 本 屬 單 位 文 公 文, 由 文 書 組 轉 交 紙 本, 如 需 收 文 掛 號, 請 洽 文 書 組 屬 個 人 公 文, 由 文 書 組 轉 交 紙 本, 如 需 收 文 掛 號, 請 洽 文 書 組 如 遇 大 附 件 公 文, 走 紙 本 簽 核 Question_3. 經 辦 公 文 處 理 ( 外 機 關 來 文 - 走 線 上 簽 核 ) 數 位 儀 表 板 您 目 前 待 處 理 公 文, 點 選 主 辦 公 文 的 件 數 位 置 點 選 公 文 主 旨, 就 算 簽 收 公 文 及 進 入 主 辦 畫 面 ( 請 注 意 若 有 實 體 附 件 是 否 送 達 ) 點 選 左 方 電 子 公 文 資 料 夾, 查 看 公 文 內 容 流 程 相 關 電 子 檔 等 等 公 文 承 辦 主 要 程 序, 點 選 文 書 檔 案 - 新 增, 選 擇 公 文 範 本 開 始 繕 打 公 文 內 容 屬 陳 閱 後 存 查 公 文, 請 選 擇 簡 簽 格 式 點 選 右 上 方 簽 核 意 見 按 鈕 開 啟 簽 核 意 見 頁 籤, 請 點 選 承 辦 確 定 按 鈕 將 簽 章 資 訊 儲 存 於 公 文 中 若 公 文 須 設 定 會 辦 陳 核 ( 需 陳 核 秘 書 室 之 公 文 ) 流 程, 請 點 選 流 程 按 鈕 設 定 點 選 送 出 按 鈕 公 文 將 依 設 定 好 之 流 程 送 出 ( 若 無 設 定 內 會 流 程, 公 文 將 陳 核 直 屬 主 管 ), 輸 入 自 然 人 憑 證 Pin Code 後, 依 公 文 流 程 先 送 單 位 主 管 核 稿 Question_4. 經 辦 公 文 處 理 ( 外 機 關 來 文 - 走 紙 本 簽 核 ) 數 位 儀 表 板 您 目 前 待 處 理 公 文, 點 選 主 辦 公 文 的 件 數 位 置 點 選 公 文 主 旨, 就 算 簽 收 公 文 及 進 入 主 辦 畫 面 ( 請 注 意 紙 本 公 文 或 附 件 是 否 送 達 ) 點 選 左 方 電 子 公 文 資 料 夾, 查 看 公 文 內 容 流 程 相 關 電 子 檔 等 等 公 文 承 辦 主 要 程 序, 點 選 繕 打 - 文 書 檔 案 - 新 增, 選 擇 公 文 範 本 開 始 繕 打 公 文 內 容 屬 陳 閱 後 存 查 公 文, 請 選 擇 簡 簽 格 式 轉 紙 本 簽 核 : 於 公 文 製 作 點 選 資 料 設 定 - 簽 核 方 式 即 可 轉 紙 本 簽 核 若 公 文 須 設 定 會 辦 陳 核 ( 需 陳 核 秘 書 室 之 公 文 ) 流 程, 請 點 選 流 程 按 鈕 設 定 點 選 文 書 檔 案 - 列 印 進 行 列 印 可 選 擇 左 下 方 加 印 核 判 框 點 選 送 出 按 鈕, 紙 本 公 文 請 傳 遞 單 位 主 管 核 稿 電 子 流 程 逕 送 單 位 登 記 桌 待 送 出, 主 管 無 第 3 頁

4 需 上 系 統 處 理 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_5. 公 文 製 作 注 意 事 項 主 旨 請 勿 超 過 300 個 字 使 用 分 項 條 列 ( 說 明 段 落 ), 若 是 段 落 空 白 時, 系 統 於 儲 存 時 會 詢 問 是 否 隱 藏 空 白 段 落 隱 藏 後 如 需 要 展 開, 請 點 選 資 料 設 定 - 展 開 空 白 段 落 如 何 發 單 位 稿? 請 點 選 公 文 的 抬 頭 國 立 嘉 義 大 學 位 置, 選 擇 單 位 稿 情 境 二. 查 詢 或 相 關 操 作 Question_1. 如 何 知 道 公 文 的 流 程? 第 一 個 方 法 : 點 選 首 頁 畫 面 的 中 間 區 塊 您 的 主 辦 公 文 查 詢 - 承 辦 公 文 中 的 數 字 再 點 取 欲 查 詢 的 文 號, 即 可 顯 示 目 前 該 文 的 流 程 以 及 其 他 資 訊 第 二 個 方 法 : 請 點 選 上 方 公 文 查 詢 - 綜 合 查 詢 輸 入 欲 查 詢 的 公 文 文 號 或 是 輸 入 其 他 條 件 檢 索 進 行 查 詢 點 選 畫 面 上 方 的 公 文 流 程 頁 籤 中 得 知 目 前 公 文 流 程 到 哪 裡 了 Question_2. 如 何 編 輯 修 改 草 稿 內 的 文 書 資 料 ( 還 未 取 公 文 文 號 ) 點 取 首 頁 畫 面 的 左 方 區 塊 您 目 前 待 處 理 公 文 - 草 稿 的 功 能 選 項 畫 面 會 出 現 目 前 所 有 已 製 作 好 的 文 書 ( 檔 案 係 儲 存 在 伺 服 器 主 機 ) 針 對 要 修 改 的 文 書 後 方 點 選 編 輯 即 可 開 啟 文 書 再 次 編 輯, 請 編 輯 後 務 必 點 選 文 書 檔 案 - 儲 存 全 部 文 書, 以 保 持 最 新 的 資 料 如 果 選 擇 刪 除 就 表 示 在 系 統 中 完 全 刪 除 該 筆 文 書, 刪 除 後 無 法 回 復 Question_3. 若 是 系 統 上 沒 有 提 供 的 範 本 文 書, 但 希 望 在 系 統 上 可 以 執 行 取 號 與 後 續 流 程 傳 遞 作 業 時? 點 取 首 頁 畫 面 的 左 方 區 塊 您 目 前 待 處 理 公 文 - 草 稿 的 功 能 選 項 請 選 擇 非 系 統 文 書 取 號 輸 入 相 關 資 料 後 點 選 儲 存, 完 成 創 號 即 可 在 儀 表 板 主 辦 公 文 處 看 到 該 筆 號 碼, 將 此 號 碼 書 寫 於 紙 本 右 下 角 在 系 統 上 即 使 用 此 文 號 進 行 流 程 傳 遞 請 盡 可 能 讓 電 子 流 程 與 紙 本 流 程 並 行 Question_4. 設 定 流 程 時 可 否 建 立 自 己 的 預 設 流 程? 當 公 文 在 主 辦 人 身 上 時, 可 以 透 過 流 程 設 定, 選 擇 自 己 所 要 的 處 理 狀 態 並 加 入 點 選 另 存 流 程 範 本, 並 輸 入 一 個 流 程 範 本 名 稱 即 可 下 一 次 使 用 時, 點 選 選 取 流 程 範 本, 選 擇 剛 才 所 建 立 的 流 程 範 本 就 會 自 動 帶 入 第 4 頁

5 註 : 使 用 時 機 如 : 有 些 週 期 性 辦 理 公 文 流 程 都 大 同 小 異 時 可 設 定 範 本 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_5. 已 取 號 公 文 若 不 發 文 或 無 需 再 處 理, 該 如 何 刪 除? ( 承 辦 人 自 行 創 稿 的 公 文 才 可 執 行 此 作 業 ) 點 選 公 文 管 理 - 撤 號 作 業 點 選 欲 刪 除 之 文 號 的 主 旨 欄 位 輸 入 撤 號 原 因 點 選 確 定 即 可 仍 可 在 系 統 中 查 詢 到 撤 號 後 公 文 文 號 並 會 註 記 已 銷 號, 已 銷 號 文 號 不 可 再 被 其 他 公 文 所 使 用 若 該 公 文 已 決 行 即 不 可 撤 號, 需 用 公 文 管 理 - 單 位 存 查 進 行 結 案 Question_6. 單 位 收 文 號, 承 辦 人 如 何 處 理? 如 不 需 辦 理, 請 承 辦 人 點 選 承 辦 人 作 業 - 表 單 申 請, 新 增 一 筆 撤 號 申 請 單 進 行 撤 號 或 請 承 辦 人 依 程 序 簽 辦 Question_7. 若 撤 號 錯 誤 可 以 復 原 嗎 點 選 公 文 管 理 - 撤 號 作 業 變 更 畫 面 右 上 方 為 已 撤 號 選 項, 輸 入 大 概 的 撤 號 起 訖 日 期 區 間, 系 統 會 出 現 在 該 日 期 區 間 內 撤 號 的 公 文 資 料 點 選 欲 恢 復 之 文 號 的 主 旨 欄 位, 點 選 還 原 即 可 還 原 文 號 的 時 效 起 算 是 從 創 號 時 間 開 始 起 算 並 非 復 原 時 間 Question_8. 若 是 承 辦 人 創 稿 的 簽 或 是 單 位 收 文 號 承 辦 人 如 何 自 存 結 案? 請 確 定 單 位 收 文 號 已 經 決 行, 或 是 創 號 公 文 可 點 選 公 文 管 理 - 單 位 存 查 勾 選 欲 自 行 存 查 的 公 文 點 選 存 查 即 可 Question_9. 將 公 文 送 出 之 後, 想 要 再 修 改 承 辦 意 見 或 再 次 加 入 其 他 附 件 等 情 況 時 該 如 何 處 理? 點 選 公 文 管 理 中 的 取 消 傳 遞 ( 抽 回 ) 畫 面 下 方 會 帶 出 你 已 經 送 出, 但 對 方 尚 未 簽 收 之 公 文 點 選 欲 取 消 傳 遞 的 該 筆 公 文 資 料 後 方 取 消 傳 遞 即 可 到 主 辦 公 文 可 再 看 見 這 份 公 文, 可 進 行 後 續 處 理 Question_10. 如 何 進 行 公 文 併 案? 點 選 承 辦 人 作 業 - 併 ( 解 ) 案 作 業 的 功 能 點 選 欲 併 案 的 母 文 號 之 主 旨 選 擇 可 加 入 子 案 頁 籤, 系 統 自 動 會 帶 出 其 他 的 相 關 資 料, 勾 選 欲 併 案 之 公 文 選 擇 完 畢 後 按 下 加 入 即 可 此 時 母 子 案 公 文 流 程 即 會 一 併 傳 遞 併 案 公 文 限 制 需 要 簽 核 方 式 相 同 決 行 狀 態 相 同 者 方 可 併 案 第 5 頁

6 Question_11. 如 何 進 行 公 文 解 併? 點 選 承 辦 人 作 業 - 併 ( 解 ) 案 作 業 的 功 能 選 擇 已 加 入 的 子 案 頁 籤, 畫 面 會 出 現 已 併 案 的 公 文 勾 選 要 解 併 的 子 案 點 選 解 併 即 可 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_12. 如 何 處 理 密 件 公 文? 若 是 辦 理 一 般 公 務 機 密 公 文 即 照 一 般 紙 本 簽 核 公 文 進 行 處 理 創 號 相 關 欄 位 選 擇 解 密 條 件 等 相 關 資 料 Question_13. 為 何 主 管 看 完 的 公 文 沒 有 直 接 送 出 其 他 單 位 又 回 來 我 手 上? 這 表 示 您 未 針 對 此 份 公 文 預 設 會 辦 或 陳 核 的 流 程 查 詢 流 程 設 定 與 已 執 行 結 果 : 公 文 查 詢 - 綜 合 查 詢 輸 入 文 號 點 查 詢 公 文 資 料 內 容 視 窗 點 選 公 文 流 程 頁 籤 預 設 流 程 頁 籤 ( 即 將 提 供 ) 請 點 選 主 辦 公 文, 再 針 對 該 份 公 文 重 新 設 定 流 程 主 管 決 行 後 公 文 會 回 到 承 辦 人 的 主 辦 公 文 區 中, 待 清 稿 後 才 可 設 定 送 發 文 或 是 送 歸 檔 流 程 Question_14. 如 何 設 定 流 程 陳 核 單 位 主 管 : 決 行 層 級 為 二 層, 點 選 送 出 即 可, 無 需 設 定 流 程 陳 核 秘 書 室 以 上 : 決 行 層 級 為 一 層, 流 程 選 擇 陳 核 秘 書 室, 點 選 送 出 即 可 會 辦 外 單 位 : 流 程 要 加 入 順 會 或 並 會 外 單 位, 如 果 是 決 行 後 會 辦, 可 以 點 選 後 會 流 程 Question_15. 公 文 如 何 傳 遞 給 主 管? 陳 核 單 位 內 主 管, 只 需 點 選 流 程 設 定 - 送 出, 就 會 依 組 織 架 構 送 到 直 屬 主 管 Question_16. 如 何 修 改 個 人 資 料 請 點 選 系 統 畫 面 右 上 方 的 人 頭 圖 示, 於 個 人 基 本 資 料 設 定 即 可 針 對 畫 面 顯 示 基 本 資 料 預 設 主 管 等 進 行 修 改, 修 改 完 點 選 存 檔 即 可 情 境 三. 簽 辦 階 段 Question_1. 如 何 進 行 創 簽 ( 稿 ) 作 業? 點 選 主 辦 公 文, 點 選 草 稿 件 數, 選 取 右 上 方 新 增 文 書 按 鈕 開 啟 公 文 製 作, 點 選 文 書 檔 案 - 新 增, 選 擇 簽 範 本 ( 或 是 稿 ) 繕 打 好 簽 呈 內 容 後 請 點 選 公 文 製 作 左 上 方 文 書 檔 案 儲 存 目 前 文 書 按 鈕, 將 公 文 儲 存 於 草 稿 夾 內, 再 請 點 選 離 開 剛 剛 儲 存 的 簽 呈 即 會 出 現 於 草 稿 夾 中, 請 點 選 該 筆 公 文 主 旨, 確 認 資 料 無 誤 後, 請 按 下 儲 存 系 統 會 再 次 開 啟 公 文 製 作 畫 面, 請 點 選 簽 核 意 見 頁 簽 中 的 承 辦 確 定 按 憑 證, 再 點 選 送 出 按 鈕 將 公 文 送 出 第 6 頁

7 Question_2. 如 何 修 改 公 文 的 文 書 內 容? 選 取 您 要 編 輯 的 公 文 主 旨, 即 可 開 啟 公 文 製 作 編 輯 公 文 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_3. 如 何 修 改 已 創 號 公 文 的 基 本 資 料? 點 選 主 辦 公 文, 點 選 草 稿 件 數, 選 取 右 上 方 創 稿 公 文 維 護 按 鈕 點 選 要 修 改 的 公 文 主 旨 後 進 入 修 改 畫 面, 處 理 好 要 修 改 的 資 料 點 選 存 檔 即 可 Question_4. 如 何 修 改 公 文 的 簽 核 形 式? 請 在 主 辦 公 文 畫 面 中 點 選 該 筆 公 文 的 主 旨 ( 未 創 稿 前 請 先 創 稿 取 號 ) 開 啟 公 文 製 作 畫 面, 點 選 資 料 設 定 - 簽 核 方 式, 變 更 簽 核 方 式 Question_5. 點 選 儲 存 文 書 時 出 現 檔 號 保 存 年 限 錯 誤 或 未 取 的 訊 息? 請 點 選 公 文 製 作 中 右 上 方 的 檔 號, 點 選 完 分 類 號 後, 再 點 儲 存 文 書 乙 次 Question_6. 如 欲 辦 理 公 文 只 有 簽 時, 擬 辦 方 式 該 如 何 點 選? 請 在 資 料 設 定 - 擬 辦 方 式 下 拉 後, 點 選 空 白 選 項 即 可 Question_7. 如 欲 辦 理 簽 稿 並 陳 及 多 稿 時 該 如 何 辦 理? 繕 打 完 簽 ( 或 稿 1) 後, 如 需 新 增 第 二 份 文 書 時, 請 點 選 文 書 檔 案 - 新 增, 系 統 會 開 啟 範 本 選 取 視 窗, 選 擇 簽 範 本 ( 或 是 稿 ), 進 行 編 輯 Question_8. 如 何 變 更 發 文 的 機 關 或 單 位 全 銜? 在 公 文 範 本 開 啟 後, 點 選 全 銜 位 置, 開 啟 發 文 類 別 選 單, 點 選 發 文 類 別 選 項 變 更 Question_9. 如 何 變 更 發 文 的 承 辦 人 聯 絡 資 訊? 在 公 文 範 本 開 啟 後, 點 選 聯 絡 人 資 訊 位 置, 開 啟 文 面 聯 絡 資 訊 選 單, 輸 入 資 料 或 是 勾 選 不 需 要 呈 現 的 項 目 如 果 需 要 永 久 變 更 個 人 資 料, 請 點 選 畫 面 右 上 方 人 頭 處, 開 啟 個 人 資 料 維 護 畫 面, 設 定 相 關 基 本 資 料 後 點 選 存 檔 即 可 Question_10. 如 何 將 外 來 文 內 部 改 分 給 同 一 單 位 內 同 仁? 先 進 入 主 辦 公 文 的 畫 面 點 選 欲 改 分 的 公 文 主 旨 點 選 流 程 設 定 選 擇 處 理 狀 態 中 的 承 辦 改 分 接 收 單 位 選 擇 自 己 一 級 或 二 級 單 位 後 點 選 加 入 再 點 選 存 檔 選 擇 送 出 即 可 送 至 登 記 桌 進 行 改 分 Question_11. 如 何 將 來 文 外 部 改 分 給 別 單 位 同 仁? 進 入 數 位 儀 表 板 的 畫 面 第 7 頁

8 點 選 表 單 申 請 或 承 辦 人 作 業 - 表 單 申 請 點 選 新 增, 點 選 表 單 類 型 為 改 分 申 請 單 選 擇 欲 外 部 改 分 的 公 文 主 旨 輸 入 申 請 事 由 及 陳 核 主 管, 再 點 選 申 請 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 Question_12. 如 何 將 已 申 請 的 表 單 刪 除?( 表 單 申 請 後, 內 容 無 法 修 改 只 能 刪 除 重 新 申 請 ) 首 頁 點 選 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 表 單 申 請 - 請 選 擇 右 上 方 的 未 決 行, 顯 示 未 結 案 表 單 點 選 要 刪 除 的 申 請 編 號, 按 下 刪 除 Question_13. 申 請 表 單 後 ( 任 何 一 種 ), 要 如 何 知 道 表 單 的 狀 態? 首 頁 點 選 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 表 單 申 請 - 請 選 擇 右 上 方 的 未 決 行 決 行 駁 回 刪 除 的 狀 態, 顯 示 未 結 案 表 單 可 點 選 欲 檢 視 的 表 單 類 型, 例 如 公 文 展 期 申 請 單 點 選 要 檢 視 的 申 請 編 號 Question_14. 若 點 選 送 出 時 出 現 請 輸 入 憑 證 密 碼? 此 時 請 插 入 自 然 人 憑 證 若 你 的 憑 證 密 碼 未 修 改 過, 預 設 密 碼 為 個 人 之 民 國 出 生 年 月 日 六 碼 (520502) 請 小 心 輸 入, 錯 誤 三 次 即 會 鎖 碼 如 遇 鎖 碼, 請 至 內 政 部 憑 證 管 理 中 心 解 卡 Question_15. 如 何 於 製 作 公 文 中 附 加 檔 案? 第 一 個 附 加 檔 案 方 法 ( 不 作 發 文 用 之 參 考 資 料,): 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 取 畫 面 中 資 料 設 定 - 參 考 資 料, 將 電 子 檔 案 加 入 參 考 資 料 中 參 考 附 件 可 為 電 子 檔 案 或 是 紙 本 格 式 或 是 其 他 公 文 之 參 考 文 號 第 二 個 附 加 檔 案 方 法 ( 附 加 於 公 文 內 一 併 發 文 ): 開 啟 公 文 製 作, 點 選 畫 面 上 的 附 件 欄 位 即 可 加 入 欲 發 文 的 電 子 附 件 Question_16. 如 須 參 考 前 一 案 之 公 文 內 容 該 如 何 辦 理? 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 取 畫 面 中 資 料 設 定 - 參 考 資 料 點 選 加 入 參 考 文 號 輸 入 要 參 考 的 文 號,( 僅 能 加 入 自 己 承 辦 過 的 公 文 ), 點 選 加 入 後 再 點 選 關 閉 Question_17. 如 何 將 公 文 陳 核? 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 確 認 你 已 經 有 繕 打 至 少 一 份 文 書 點 選 簽 核 意 見 的 承 辦 確 定, 再 點 選 送 出 第 8 頁

9 確 認 陳 核 的 對 象 後 按 下 送 出, 系 統 就 會 將 公 文 陳 核 給 主 管 國 立 嘉 義 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 常 見 問 答 集 V1.0 或 是 點 選 流 程 設 定 的 送 出 的 按 鈕, 確 認 陳 核 的 對 象 後 按 下 送 出, 就 會 將 公 文 陳 核 給 主 管 Question_18. 公 文 送 出 給 主 管 陳 核 後, 發 現 還 需 要 再 修 改 時 該 如 何 辦 理? 由 於 公 文 已 不 在 您 手 上, 所 以 您 無 法 進 行 修 改 點 選 公 文 管 理 中 的 取 消 傳 遞 ( 抽 回 ) 畫 面 下 方 會 帶 出 你 已 經 送 出, 但 對 方 尚 未 簽 收 之 公 文 點 選 欲 取 消 傳 遞 的 該 筆 公 文 資 料 後 方 取 消 傳 遞 即 可 到 主 辦 公 文 可 再 看 見 這 份 公 文, 可 進 行 後 續 處 理 若 對 方 若 已 經 簽 收 公 文, 則 無 法 使 用 此 功 能 請 注 意 取 消 傳 遞 後 的 公 文, 請 重 新 設 定 流 程 Question_19. 如 果 於 來 文 中 有 繕 打 文 書, 可 否 移 除 請 點 選 文 書 檔 案 - 移 除 文 書 請 注 意, 創 稿 公 文 不 可 移 除 母 文 書 Question_20. 如 何 引 用 來 文 主 旨 請 點 選 一 份 已 開 啟 的 文 書, 把 游 標 放 置 於 預 定 插 入 的 位 置 點 選 工 具 - 來 文 主 旨, 可 點 選 確 定 全 部 引 用 或 是 使 用 ctrl+v, 進 行 部 分 資 料 的 複 製 Question_21. 簽 或 函 稿 如 何 刪 除 空 白 說 明 段 落 或 是 恢 復 使 用 分 項 條 列 ( 說 明 段 落 ), 若 是 段 落 空 白 時, 系 統 於 儲 存 時 會 詢 問 是 否 隱 藏 空 白 段 落 隱 藏 後 如 需 要 展 開, 請 點 選 資 料 設 定 - 展 開 空 白 段 落 Question_22. 紙 本 簽 核 公 文 要 如 何 列 印 核 判 框 請 點 選 文 書 檔 案 - 列 印 點 選 左 下 方 加 印 核 判 框, 選 擇 核 判 框 一, 列 印 即 可 Question_23. 公 文 如 何 陳 核 到 校 長 室 請 點 選 流 程 設 定 - 流 程, 陳 核 至 秘 書 室, 由 秘 書 室 轉 陳 Question_24. 將 來 文 的 本 文 轉 為 自 己 公 文 的 附 件 方 式 請 點 選 上 方 公 文 查 詢 - 綜 合 查 詢 輸 入 公 文 文 號 點 選 相 關 電 子 檔 - 下 載 可 攜 式 文 件 (PDF) 或 下 載 影 像 檔 打 開 公 文 製 作 後, 點 選 文 面 上 附 件 : 即 可 加 入 欲 發 文 的 電 子 附 件 Question_25. 於 舊 系 統 中 的 筆 硯 如 何 另 存 檔 案, 於 新 系 統 中 開 啟? 第 9 頁

10 如 何 將 公 文 舊 檔 匯 入 線 上 簽 核 系 統 編 輯.p d f, 或 請 參 考 基 本 資 料 - 系 統 服 務 平 台 - 檔 案 下 載 情 境 四. 會 辦 階 段 Question_1. 如 何 進 行 公 文 內 部 會 辦 ( 內 會 )? 內 會 指 的 是 單 位 內 的 相 互 會 辦 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文, 點 選 欲 內 會 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 選 流 程 設 定 - 流 程 選 擇 處 理 狀 態 中 的 內 會 順 會 選 取 接 收 單 位, 記 得 要 按 一 下 加 入 右 方 會 出 現 您 選 擇 的 資 料 選 擇 完 畢 後, 可 按 一 下 存 檔, 此 時 公 文 還 未 送 出, 請 點 選 流 程 設 定 - 送 出, 則 系 統 就 會 將 公 文 送 給 第 一 個 內 會 的 人, 此 時 你 就 不 能 對 這 份 公 文 再 進 行 編 輯 等 作 業 了 若 是 要 會 辦 同 一 級 單 位 的 他 組 同 仁, 必 須 先 由 組 長 ( 系 主 任 ) 看 過 之 後 才 可 會 辦 他 組 同 仁 Question_2. 如 何 進 行 單 位 間 的 會 辦? 同 上 一 點 的 處 理 方 式 僅 選 擇 處 理 狀 態 中 的 順 會 送 出 後, 會 先 給 一 級 單 位 主 管, 待 主 管 核 稿 後 系 統 就 會 將 公 文 送 出 給 會 辦 單 位 Question_3. 如 何 將 來 會 辦 給 我 的 公 文 改 分 給 別 人 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 會 辦 公 文, 點 選 會 辦 的 公 文 主 旨 選 擇 流 程 設 定 - 流 程 選 擇 處 理 狀 態 為 送 會 辦 改 分, 送 出 後 再 請 登 記 桌 改 分 給 別 人 Question_4. 別 人 會 辦 您 的 公 文 要 加 會 該 怎 辦? 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 會 辦 公 文, 點 選 會 辦 的 公 文 主 旨 請 於 簽 核 意 見 輸 入 區 中 輸 入 您 的 會 辦 意 見 後 點 選 會 辦 確 定 點 選 流 程 設 定, 如 果 為 加 會 本 組 人 員 請 選 擇 處 理 狀 態 為 內 會 順 會 ; 如 果 為 加 會 請 選 擇 順 會 點 選 送 出, 送 出 公 文 Question_5. 來 會 辦 的 公 文 如 果 需 要 加 入 附 件 給 對 方 該 如 何 處 理? 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 會 辦 公 文, 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 取 畫 面 中 資 料 設 定 - 參 考 資 料, 將 電 子 檔 案 加 入 參 考 資 料 中 參 考 附 件 可 為 電 子 檔 案 或 是 紙 本 格 式, 抑 或 是 其 他 公 文 之 參 考 文 號 Question_6. 會 辦 您 的 公 文 無 意 見 時 該 如 何 處 理 ( 會 辦 公 文 )? 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 會 辦 公 文, 點 選 會 辦 的 公 文 主 旨 請 於 簽 核 意 見 中 直 接 點 選 會 辦 確 定, 就 可 以 送 出 第 10 頁

11 Question_7. 將 來 文 的 本 文 轉 為 自 己 公 文 的 附 件 方 式 請 點 選 上 方 公 文 查 詢 - 綜 合 查 詢 輸 入 公 文 文 號 點 選 相 關 電 子 檔 - 下 載 可 攜 式 文 件 (PDF) 或 下 載 影 像 檔 打 開 公 文 製 作 後, 點 選 文 面 上 附 件 : 即 可 加 入 欲 發 文 的 電 子 附 件 Question_8. 如 何 將 已 繕 打 之 公 文 儲 存 至 本 機 & 如 何 開 啟 儲 存 至 本 機 之 公 文 儲 存 : 首 先 開 啟 已 繕 打 的 公 文, 點 選 文 書 檔 案 - 列 印 - 另 存 新 檔, 請 儲 存 成 di 格 式 開 啟 : 請 點 選 文 書 檔 案 - 匯 入 交 換 檔 (di) Question_9. 如 何 列 印 簽 核 意 見 軌 跡 首 先 開 啟 已 決 行 的 公 文, 點 選 文 書 檔 案 - 列 印, 勾 選 列 印 時 包 含 簽 章 資 訊 Question_10. 預 覽 列 印 時 發 現 最 後 一 頁 只 有 一 二 行 文 字, 希 望 能 將 文 字 移 進 前 頁? 於 預 覽 列 印 畫 面, 選 取 行 距 縮 放, 可 減 少 行 間 之 距 離, 而 使 最 後 的 一 二 行 移 至 前 一 頁 ; 反 之, 或 增 加 文 字 行 距 注 意 : 增 加 及 減 少 行 距 部 分 只 針 對 紙 本 文 排 版 有 用, 轉 換 電 子 交 換 檔 後, 收 文 列 印 時 會 依 規 範 所 規 定 行 距 排 版 Question_11. 使 用 線 上 簽 核 的 公 文, 是 否 只 能 電 子 發 文, 不 能 使 用 紙 本 發 文? 線 上 簽 核 是 一 種 公 文 簽 核 的 方 式, 不 影 響 公 文 的 發 文 或 交 換, 因 此 線 上 簽 核 的 公 文 既 可 以 電 子 發 文 也 可 以 紙 本 發 文 Question_12. 展 期 核 准 原 則 展 期 第 一 次 10 天 由 單 位 一 級 主 管 核 定, 第 二 次 10 天 與 後 續 則 至 一 層 核 定 公 文 展 期 一 律 採 線 上 表 單 申 請 及 批 示 Question_13. 併 案 作 業 ( 併 案 之 條 件 ) 相 同 處 室 / 相 同 承 辦 人 員 簽 核 方 式 需 相 同 ( 線 上 併 線 上 / 紙 本 併 紙 本 / 已 決 行 併 已 決 行 / 未 決 行 併 未 決 行 ) 情 境 五. 決 行 後 階 段 Question_1. 紙 本 公 文 已 經 由 主 管 核 判, 但 流 程 設 定 內 選 不 到 送 發 文 或 送 歸 檔 選 項? 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文, 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 選 核 判 註 記, 輸 入 主 管 決 行 的 資 料 ( 人 員 時 間 為 必 要 條 件 ), 輸 入 完 成 後 請 點 選 決 行 點 選 流 程 設 定 的 流 程 的 按 鈕, 設 定 發 文 或 是 歸 檔 的 流 程 再 點 選 送 出 的 按 鈕, 就 可 以 送 發 文 或 歸 檔 第 11 頁

12 Question_2. 若 紙 本 簽 核 的 公 文 要 送 發 文 或 送 歸 檔 公 文 出 現 歸 檔 頁 數 為 0, 不 可 送 出 該 如 何 處 理 點 選 首 頁 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 主 辦 公 文 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 選 歸 檔 資 料 填 寫 輸 入 正 確 的 頁 數 資 料 後 點 選 確 定 再 重 新 執 行 送 出 即 可 Question_3. 決 行 後 此 文 須 再 送 給 主 管 核 稿 乙 次 方 式 請 於 簽 核 意 見 中 點 選 承 辦 確 定, 就 可 以 點 選 送 出, 則 系 統 就 會 將 公 文 送 給 組 長 Question_4. 決 行 後 此 文 須 再 送 給 原 決 行 主 管 決 行 乙 次 方 式 請 點 選 流 程 設 定 - 核 判 更 正, 就 可 以 點 選 送 出, 則 系 統 就 會 將 公 文 逕 送 給 原 決 行 主 管 Question_5. 自 己 承 辦 的 公 文 還 需 要 在 副 本 或 抄 本 的 地 方 輸 入 自 己 組 室 嗎 建 議 不 需 要, 在 發 文 程 序 完 成 之 後 系 統 會 發 通 知 承 辦 人 承 辦 人 日 後 均 可 以 在 系 統 上 查 詢 的 到 該 文 的 相 關 資 料 若 是 發 文 有 填 寫 自 己 單 位 為 副 本, 將 經 由 校 內 發 文 傳 送 副 本 至 登 記 桌, 請 登 記 桌 不 要 掛 號, 逕 行 轉 給 承 辦 人 Question_6. 如 何 傳 閱 公 文 ( 決 行 後 副 知 ) 公 文 如 需 副 知 傳 閱 其 他 人, 請 點 選 流 程 設 定 為 副 知 單 位 選 擇 處, 則 副 知 處 ( 含 ) 以 下 所 有 的 同 仁 ; 選 擇 組 ( 含 ) 則 含 以 下 所 有 的 同 仁 ; 最 後 亦 可 以 副 知 單 一 位 同 仁 Question_7. 單 位 收 文 ( 校 內 來 文 ) 是 否 可 以 歸 檔 案 室 不 可 以 第 12 頁

13 登 記 桌 作 業 Question_1. 校 內 來 文 如 何 處 理? 校 內 來 文 來 源 有 三,( 一 ) 外 機 關 ( 非 本 校 ) 來 文 且 文 書 組 初 判 為 無 須 掛 號 公 文 ( 二 ) 本 校 其 他 處 室 發 出 ( 三 ) 承 辦 人 給 自 己 的 副 本 處 理 方 式 : 如 屬 ( 一 ) 外 機 關 ( 非 本 校 ) 來 文 且 受 文 者 寫 本 處 請 掛 號 分 文 承 辦, 如 為 主 管 的 開 會 通 知 單 或 是 老 師 的 公 文, 建 議 請 先 轉 承 辦 人 通 知, 由 承 辦 人 確 定 要 掛 號 才 掛 號 或 是 詢 問 主 管 指 派 處 理 方 式 : 如 屬 ( 二 ) 本 校 其 他 處 室 發 出 建 議 可 請 先 轉 承 辦 人 通 知, 由 承 辦 人 確 定 要 掛 號 才 掛 號 或 是 詢 問 主 管 指 派 處 理 方 式 : 如 屬 ( 三 ) 承 辦 人 給 自 己 的 副 本 建 議 可 先 轉 承 辦 人 通 知 Question_2. 如 校 內 文 選 擇 不 掛 號, 是 否 可 以 補 掛? 請 登 記 桌 點 選 校 內 來 文 收 文, 點 選 由 上 方 改 為 不 掛 號, 請 依 序 輸 入 條 件 後, 查 詢 出 該 筆 資 料 點 選 主 旨, 進 行 轉 通 知 或 是 掛 號 Question_3. 從 收 文 分 派 來 的 公 文 如 何 看 其 來 文 內 容? 點 選 單 位 待 分 派 公 文, 點 選 文 號 打 開 的 公 文 資 料 內 容 視 窗 點 選 相 關 電 子 檔 頁 籤 點 選 原 文 重 現 ( 或 下 載 DI 電 子 檔, 或 可 攜 式 文 件 PDF 檔 ) 或 是 點 選 單 位 待 分 派 公 文, 點 選 主 旨 開 起 來 文 內 容 檢 視 Question_4. 如 何 分 派 公 文 ( 收 文 送 來 ) 點 選 數 位 儀 表 板 單 位 待 分 派 公 文 勾 選 欲 分 派 之 公 文 選 擇 收 件 單 位 承 辦 人 員 點 選 分 派 Question_5. 如 何 退 回 公 文 點 選 數 位 儀 表 板 單 位 待 分 派 公 文 勾 選 欲 退 回 之 公 文 點 選 公 文 退 回 輸 入 退 回 原 因 點 選 退 回 Question_6. 傳 遞 錯 誤 公 文 如 何 取 回 點 選 公 文 管 理 中 的 取 消 傳 遞 ( 抽 回 ) 畫 面 下 方 會 帶 出 你 已 經 送 出, 但 對 方 尚 未 簽 收 之 公 文 點 選 欲 取 消 傳 遞 的 該 筆 公 文 資 料 後 方 取 消 傳 遞 Question_7. 代 理 人 設 定 點 選 系 統 管 理 代 理 人 設 定, 點 選 新 增 選 擇 被 代 理 人 員 ( 請 假 人 ), 點 選 確 定 勾 選 代 理 職 務 起 訖 代 理 時 間 代 理 人 點 選 存 檔 第 13 頁

14 Question_8. 綜 合 查 詢 點 選 公 文 查 詢 - 綜 合 查 詢 點 選 文 號 查 詢 輸 入 文 號 點 選 查 詢 點 選 組 合 查 詢 輸 入 查 詢 條 件 點 選 查 詢 承 辦 人 可 查 詢 所 有 自 己 承 辦 過 的 公 文 Question_9. 非 本 單 位 或 業 務 之 公 文 如 何 改 分 到 別 單 位 1. 公 文 由 收 文 剛 分 派 到 登 記 桌 時 請 不 要 執 行 分 派 的 動 作, 可 聯 繫 總 收 文 人 員 作 異 動 請 點 選 退 回 按 鈕 2. 公 文 已 從 登 記 桌 分 派 承 辦 人, 承 辦 人 已 簽 收 請 承 辦 人 做 執 行 改 分 申 請 單 作 業, 進 行 主 管 批 示 後 逕 行 送 總 收 文 改 分 Question_10. 紙 本 簽 核 公 文 的 電 腦 流 程 ( 以 營 繕 組 承 辦 紙 本 簽 核 公 文 為 例 ) 營 繕 組 的 承 辦 人 -> 送 出 公 文 ( 電 腦 流 程 送 往 登 記 桌, 紙 本 送 各 層 級 主 管 批 示 ) -> 總 務 處 登 記 桌 -> 送 出 至 對 方 登 記 桌 -> 秘 書 室 登 記 桌 -> 分 文 ( 不 選 單 位 及 人, 視 同 簽 收 ) -> 主 秘 核 稿 後 -> 登 記 桌 於 待 傳 遞 公 文 的 下 一 流 程 欄 位 變 更 流 程 敬 陳 -> 送 出 敬 陳 -> 副 校 長 室 登 記 桌 -> 分 文 ( 不 選 單 位 及 人, 視 同 簽 收 ) - > 副 校 長 決 行 後 -> 副 校 長 室 登 記 桌 -> 送 出 -> 總 務 處 登 記 桌 -> 分 文 送 還 -> 營 繕 組 -> 營 繕 組 登 記 桌 或 主 管 -> 分 文 送 還 -> 營 繕 組 承 辦 人 第 14 頁

15 主 管 作 業 Question_1. 來 會 辦 的 公 文 如 果 需 要 加 入 附 件 給 對 方 該 如 何 處 理? 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 會 辦 公 文, 點 選 欲 編 輯 的 公 文 主 旨 開 啟 公 文 點 取 畫 面 中 資 料 設 定 - 參 考 資 料, 將 電 子 檔 案 加 入 參 考 資 料 中 參 考 附 件 可 為 電 子 檔 案 或 是 紙 本 格 式, 抑 或 是 其 他 公 文 之 參 考 文 號 Question_2. 如 何 批 核 表 單? 首 頁 點 選 您 目 前 待 處 理 的 公 文 - 待 核 表 單 或 點 選 承 辦 人 作 業 - 表 單 核 准 點 選 右 上 方 欲 檢 視 的 表 單 類 型, 例 如 公 文 展 期 申 請 單 點 選 要 檢 視 的 申 請 編 號 輸 入 核 准 或 轉 送 原 因 及 轉 送 對 象, 若 表 單 要 繼 續 向 上 陳 核 點 選 轉 送 ; 若 要 核 可 表 單 點 選 核 准 ; 若 要 駁 回 表 單 點 選 駁 回 Question_3. 如 何 改 線 上 簽 核 的 附 件? 請 開 啟 公 文 製 作, 於 左 方 電 子 公 文 資 料 夾 的 文 書 清 單, 開 啟 附 件, 如 果 附 件 是 可 編 輯 的 檔 案 格 式, 例 如 word 檔 案, 請 於 修 改 後 存 檔, 並 務 必 點 選 文 書 檔 案 - 儲 存 全 部 文 書, 以 保 持 修 改 結 果 有 儲 存 回 系 統 第 15 頁

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