4 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 第 1 单 元 单 位 组 织 的 有 效 运 作 离 不 开 办 公 室 工 作 情 景 案 例 左 景 被 宏 达 商 业 集 团 公 司 录 用 为 秘 书, 试 用 期 间, 只 能 在 办 公 室 打 杂, 有 时 工 作 稍 有 差 错

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1 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 3 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 学 习 目 标 知 识 目 标 : 了 解 办 公 室 工 作 的 性 质 作 用 和 职 能 理 解 办 公 室 工 作 的 原 则 性 与 灵 活 性 认 识 办 公 室 秘 书 应 具 备 的 职 业 素 养 能 力 目 标 : 培 养 办 公 室 秘 书 的 工 作 悟 性 完 善 办 公 室 秘 书 的 能 力 结 构 素 质 目 标 : 培 养 并 逐 步 具 备 组 织 性 系 统 性 宏 观 管 理 眼 光 培 养 正 确 的 秘 书 职 业 观 事 业 观

2 4 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 第 1 单 元 单 位 组 织 的 有 效 运 作 离 不 开 办 公 室 工 作 情 景 案 例 左 景 被 宏 达 商 业 集 团 公 司 录 用 为 秘 书, 试 用 期 间, 只 能 在 办 公 室 打 杂, 有 时 工 作 稍 有 差 错, 就 要 受 到 部 门 主 管 的 指 责 那 一 段 时 间, 他 情 绪 非 常 低 落 公 司 经 理 助 理 李 路 明 平 时 对 他 十 分 关 心, 总 是 在 工 作 上 给 予 他 帮 助 当 李 路 明 发 现 左 景 的 情 绪 有 波 动 时, 就 主 动 找 他 谈 心, 了 解 到 左 景 在 学 校 学 的 是 计 算 机 专 业, 来 公 司 应 聘 的 职 位 是 公 司 网 络 管 理 员, 被 录 用 后 却 把 他 安 排 在 公 司 办 公 室 工 作, 这 使 得 左 景 十 分 失 落 来 到 办 公 室 上 班 也 没 安 排 他 具 体 工 作, 主 任 只 说 要 他 先 熟 悉 熟 悉 情 况 再 说 工 作 了 一 些 日 子, 每 天 除 了 按 部 就 班 地 打 水 扫 地 接 接 电 话, 也 没 多 少 事 情 可 干, 这 让 左 景 感 到 茫 然 和 苦 闷, 他 感 到 自 己 过 去 的 那 些 理 想 和 抱 负 都 将 要 在 这 个 看 似 清 闲 无 用 的 工 作 岗 位 上 消 磨 殆 尽 了 听 了 左 景 的 抱 怨, 联 想 到 自 己 过 去 初 涉 职 场 时 也 有 类 似 的 思 想 情 绪 问 题, 李 路 明 觉 得 有 必 要 同 左 景 做 一 次 深 谈, 帮 助 他 认 清 一 些 思 想 观 念 问 题, 使 他 对 办 公 室 工 作 有 一 个 正 确 的 认 识 项 目 任 务 如 果 你 是 公 司 经 理 助 理 李 路 明, 对 于 如 何 认 识 办 公 室 的 工 作, 应 该 同 左 景 谈 些 什 么? 任 务 分 析 左 景 的 问 题 是 许 多 初 涉 职 场 的 大 学 毕 业 生 都 可 能 遇 到 的 问 题 左 景 在 学 校 学 的 是 计 算 机 专 业, 用 人 单 位 却 把 他 安 排 在 公 司 办 公 室 工 作, 专 业 不 对 口, 对 办 公 室 工 作 没 有 明 确 的 认 识, 加 之 工 作 中 处 处 不 适 应, 必 然 使 他 深 感 迷 茫 和 彷 徨, 从 而 产 生 强 烈 的 失 落 感 解 决 左 景 的 问 题, 一 方 面 要 靠 左 景 本 人 的 自 我 调 整 ; 另 一 方 面 工 作 单 位 的 老 员 工 也 应 该 施 以 援 手, 关 心 鼓 励, 使 左 景 提 高 对 办 公 室 工 作 的 认 识, 并 端 正 对 办 公 室 工 作 的 态 度 应 该 使 左 景 认 识 到 : 办 公 室 是 单 位 的 中 枢 性 机 构, 它 上 传 下 达 联 系 左 右 沟 通 内 外 发 挥 着 重 要 的 作 用, 单 位 组 织 的 有 效 运 作 是 离 不 开 办 公 室 工 作 的 办 公 室 工 作 的 特 性 决 定 了 办 公 室 秘 书 从 事 的 就 是 繁 杂 的 工 作, 特 别 对 于 刚 刚 走 上 工 作 岗 位 的 新 员 工, 一 般 都 要 从 基 层

3 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 5 做 起, 从 打 杂 开 始, 要 做 好 吃 苦 耐 劳 的 思 想 准 备 个 人 的 价 值, 首 先 体 现 在 自 己 所 做 的 每 一 个 细 微 的 工 作 中, 踏 踏 实 实 地 做 好 每 一 件 事 情, 坚 持 不 懈, 把 握 机 会, 人 生 的 理 想 才 能 得 以 实 现 安 排 左 景 在 办 公 室 工 作, 也 是 因 为 他 学 的 是 计 算 机 专 业 的 缘 故, 领 导 的 安 排, 自 然 有 其 深 意, 因 为 公 司 办 公 室 急 需 一 位 具 备 计 算 机 专 业 知 识 的 管 理 人 才, 把 他 充 实 到 秘 书 队 伍 中 来, 就 是 要 使 办 公 室 人 才 结 构 更 加 优 化 但 左 景 首 先 必 须 要 了 解 办 公 室, 熟 悉 办 公 室 工 作, 以 后 才 有 可 能 把 自 己 所 学 的 专 业 知 识 更 好 地 用 于 办 公 室 工 作, 因 此, 左 景 应 该 重 新 认 识 自 己 的 工 作 岗 位, 从 而 端 正 态 度, 树 立 信 心, 尽 快 融 入 到 工 作 的 大 集 体 中 去 相 关 知 识 1. 办 公 室 工 作 的 特 点 办 公 室, 既 表 示 办 公 空 间 的 概 念, 也 表 示 特 定 的 工 作 实 体, 它 普 遍 存 在 于 我 国 党 政 机 关 企 事 业 单 位 和 社 会 团 体 中, 是 为 处 理 各 单 位 的 综 合 性 事 务 而 设 置 的 办 事 机 构 作 为 一 个 单 位 的 综 合 管 理 机 构, 办 公 室 工 作 具 有 明 显 的 综 合 性 辅 助 性 服 务 性 和 专 业 性 的 特 点 (1) 综 合 性 办 公 室 工 作 的 综 合 性 主 要 体 现 在 如 下 几 个 方 面 : 工 作 内 容 的 繁 杂 工 作 方 法 的 多 样 多 知 识 和 多 技 能 结 构 人 员 的 组 合 运 用 资 源 的 综 合 等 办 公 室 工 作 是 为 领 导 的 决 策 和 管 理 服 务 的, 办 公 室 不 像 业 务 部 门 那 样 各 司 其 职 各 负 其 责, 分 管 某 个 方 面 的 工 作, 凡 属 单 位 组 织 运 作 的 一 切 事 务, 办 公 室 都 有 责 任 担 负 起 来 因 此, 办 公 室 秘 书 就 需 要 站 在 全 局 的 立 场 上, 用 综 合 的 眼 光 来 观 察 和 思 考 问 题, 用 不 同 的 工 作 方 法 和 手 段 解 决 问 题 (2) 辅 助 性 辅 助 性 是 办 公 室 工 作 的 基 本 属 性 辅 助 是 指 在 主 导 的 领 导 指 挥 下 从 旁 协 助 主 导 完 成 其 规 定 的 任 务, 实 现 预 定 的 目 标 从 管 理 系 统 来 看, 领 导 处 于 主 导 地 位, 属 于 决 策 管 理 中 心, 办 公 室 处 于 附 属 地 位, 是 直 接 协 助 决 策 管 理 中 心 的 辅 助 机 构 办 公 室 秘 书 应 认 识 自 己 的 助 手 地 位 工 作 的 辅 助 性 质, 利 用 自 己 身 处 单 位 组 织 中 枢 部 门 的 优 势, 协 助 领 导 做 好 辅 助 管 理 工 作 (3) 服 务 性 在 单 位 组 织 内, 办 公 室 是 一 个 服 务 部 门 办 公 室 工 作 就 是 为 领 导 的 管 理 提 供 服 务, 为 同 级 上 下 级 单 位 服 务, 为 单 位 组 织 内 外 的 群 众 服 务 因 此, 办 公 室 秘 书 应 摆 正 自 己 在 单 位 组 织 中 的 角 色 位 置, 树 立 服 务 意 识, 才 能 自 觉 地 做 好 办 公 室 的 各 项 工 作 (4) 专 业 性 专 业 性 是 指 在 某 一 领 域 或 行 业 所 特 有 的 专 门 知 识 和 专 业 技 能 办 公 室 工 作 的 内 容, 如 文 书 收 发 管 理 档 案 管 理 办 公 设 备 的 操 作 等, 就 具 有 明 显 的 专 业 性 和 技 术 性 随 着 时 代 的 发 展, 科 技 的 进 步, 办 公 自 动 化 的 逐 步 实 现, 办 公 室 工 作 只 有 向 专 业 化 转 变 和 发 展, 才 能 适 应 时 代 发 展 的 要 求

4 6 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 杂 家 与 专 家 在 单 位 各 职 能 部 门 之 间, 办 公 室 是 综 合 部 门, 秘 书 工 作 是 综 合 性 工 作 但 是, 就 秘 书 的 专 项 实 务 而 言, 大 量 的 日 常 工 作 需 要 秘 书 具 有 专 门 的 技 能 也 就 是 说, 秘 书 不 仅 要 熟 悉 单 位 运 作 各 方 面 的 运 转 机 制, 而 且 要 精 通 本 职 专 项 实 务 所 必 备 的 工 作 技 能, 这 就 体 现 出 秘 书 的 专 业 性 因 此, 办 公 室 秘 书 既 要 成 为 能 综 合 处 理 各 项 事 务 的 杂 家, 也 要 成 为 能 出 色 完 成 秘 书 工 作 任 务 的 专 家 2. 办 公 室 的 地 位 和 作 用 办 公 室 的 工 作 特 性, 决 定 了 它 在 单 位 组 织 运 行 中 的 重 要 地 位 和 作 用 在 单 位 组 织 中, 办 公 室 的 重 要 作 用 不 仅 是 保 障 政 令 畅 通, 它 还 要 在 保 障 单 位 组 织 顺 利 有 效 运 作 的 同 时 承 担 更 多 的 责 任 发 挥 更 重 要 的 作 用 (1) 枢 纽 地 位 在 单 位 的 运 作 中, 办 公 室 作 为 一 个 把 握 全 局 的 管 理 者 和 具 体 事 务 的 处 理 者, 作 为 连 接 决 策 者 和 执 行 者 之 间 的 关 键 环 节, 处 于 极 其 重 要 的 枢 纽 地 位 (2) 助 手 作 用 协 助 领 导 处 理 各 项 相 关 事 务, 按 照 领 导 的 要 求, 根 据 领 导 的 思 路, 完 成 领 导 交 代 的 任 务, 以 减 轻 领 导 的 负 担, 提 高 领 导 的 工 作 效 能, 办 公 室 发 挥 着 不 可 替 代 的 助 手 作 用 (3) 参 谋 作 用 为 单 位 领 导 中 枢 出 谋 划 策, 拟 定 论 证 可 供 领 导 抉 择 的 决 策 方 案, 办 公 室 起 着 举 足 轻 重 的 参 谋 作 用 (4) 耳 目 作 用 作 为 单 位 组 织 的 信 息 集 散 地, 为 领 导 迅 速 及 时 全 面 地 搜 集 提 供 反 馈 和 传 递 信 息, 办 公 室 发 挥 着 相 当 关 键 的 耳 目 作 用 (5) 门 面 作 用 作 为 领 导 机 关 对 内 对 外 的 窗 口, 代 表 单 位 领 导 与 社 会 各 界 进 行 接 触, 办 公 室 往 往 又 起 着 不 可 忽 视 的 门 面 作 用 3. 办 公 室 的 工 作 职 能 办 公 室 的 基 本 工 作 职 能, 就 是 参 谋 咨 询 事 务 处 理 沟 通 协 调 宣 传 公 关 但 办 公 室 工 作 职 能 的 最 终 着 眼 点 是 辅 助 领 导 处 理 信 息 综 合 情 况 协 调 关 系 管 理 事 务, 以 确 保 单 位 组 织 高 效 能 地 运 转 具 体 而 言, 办 公 室 的 工 作 职 能 如 表 1.1 所 示 表 1.1 办 公 室 工 作 职 能 一 览 表 工 作 职 能 释 义 内 容 事 务 处 理 工 作 办 公 室 常 规 性 或 临 时 交 办 的 事 务 处 理 办 公 环 境 管 理 接 打 电 话 公 务 接 待 收 发 邮 件 和 文 件 印 信 管 理 时 间 管 理 会 议 组 织 草 拟 函 件 文 书 立 卷 归 档 督 办 工 作 内 部 财 务 报 销 操 作 办 公 设 备 等

5 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 7 工 作 职 能 释 义 内 容 续 表 参 谋 咨 询 沟 通 协 调 为 领 导 决 策 提 供 服 务 通 过 信 息 的 传 递 和 交 流, 协 调 好 单 位 内 外 各 种 关 系 从 本 单 位 实 际 出 发, 认 真 搞 好 调 查 研 究, 收 集 综 合 情 况, 及 时 反 馈 信 息, 为 领 导 者 灵 活 指 挥 和 及 时 控 制 工 作 进 程 提 供 依 据 事 务 性 沟 通 与 协 调 政 策 性 沟 通 与 协 调 单 位 内 部 关 系 的 沟 通 与 协 调 ( 上 下 关 系 同 级 关 系 员 工 关 系 领 导 之 间 关 系 秘 书 与 领 导 关 系 ) 与 政 府 职 能 部 门 及 客 户 与 股 东 的 沟 通 与 协 调 等 宣 传 公 关 单 位 对 外 宣 传 和 公 关 工 作 组 织 单 位 宣 传 刊 物 的 编 辑 出 品 负 责 编 撰 单 位 重 大 纪 事 公 关 策 划 媒 体 接 触 仪 式 庆 典 社 交 应 酬 等 办 公 室 工 作 的 三 字 经 一 想 得 到 多 谋 才 能 善 断 要 立 足 发 展 变 化 的 新 情 况, 多 动 脑 筋 想 办 法 出 主 意, 发 挥 参 谋 和 助 手 作 用, 不 断 提 高 参 与 决 策 能 力 二 管 得 宽 对 于 职 责 内 的 工 作 一 定 要 抓 紧 抓 好, 对 职 责 外 但 没 有 部 门 负 责 的 或 职 责 不 明 的 工 作, 办 公 室 就 是 不 管 部, 要 义 不 容 辞 地 承 担 起 来, 做 到 工 作 不 留 空 挡, 保 证 各 项 工 作 的 全 面 推 进 三 做 得 细 单 位 工 作 无 小 事, 办 公 室 工 作 更 是 无 小 事 在 工 作 中 一 定 要 细 心 细 致, 从 细 小 的 事 抓 起, 对 任 何 一 件 经 办 的 工 作, 都 要 严 谨 细 致 一 丝 不 苟, 来 不 得 半 点 敷 衍 和 虚 假 四 讲 程 序 办 公 室 工 作 的 程 序 性 要 求 很 强, 特 别 是 在 大 量 复 杂 的 事 务 性 工 作 中, 要 时 刻 保 持 清 醒 的 头 脑, 分 清 主 次 分 清 轻 重 缓 急 不 怕 麻 烦 一 定 要 坚 持 逐 级 汇 报 的 原 则, 以 明 确 责 任 通 过 建 立 一 套 科 学 规 范 的 工 作 制 度 工 作 程 序 工 作 规 则, 使 每 项 工 作 都 有 章 可 循 相 关 链 接 从 事 办 公 室 秘 书 工 作 的 思 想 准 备 秘 书 在 单 位 组 织 的 管 理 中 担 当 角 色 的 重 要 性 是 不 言 而 喻 的, 所 以 对 于 一 些 秘 书 新 人, 单 位 往 往 不 会 马 上 委 以 重 任, 而 是 先 试 用 一 段 时 间 在 这 段 时 间 内, 秘 书 新 人 们 往 往 觉 得 工 作 简 单 繁 重, 待 遇 却 不 高 ; 也 有 可 能 觉 得 工 作 很 清 闲, 因 此, 在 从 事 秘 书 工 作 之 前, 必 须 做 好 相 应 的 思 想 准 备 刚 进 入 秘 书 行 业 或 即 将 进 入 秘 书 行 业 工 作 的 人 必 须 注 意 自 我 提 升, 在 工 作 中 发 挥 主 观 能 动 性, 努 力 提 高 自 己 工 作 的 含 金 量, 充 分 利 用 自 己 的 职 位 优 势, 在 打 杂 过 程 中 为 自 己 创

6 8 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 造 机 会, 从 而 使 自 己 尽 快 成 长 1. 充 分 发 挥 主 观 能 动 性 秘 书 不 是 算 盘 珠 子, 领 导 拨 一 下 你 才 动 一 下 ; 很 多 时 候 需 要 秘 书 充 分 发 挥 主 观 能 动 性, 要 自 己 找 事 做 一 个 秘 书 能 否 充 分 发 挥 自 己 的 主 观 能 动 性, 实 际 上 反 映 出 他 是 否 有 强 烈 的 上 进 心 作 为 秘 书, 必 须 有 强 烈 的 上 进 心, 因 为 企 业 的 生 存 环 境 越 来 越 复 杂, 领 导 的 压 力 越 来 越 大, 因 而 对 秘 书 的 期 望 值 也 越 来 越 高 秘 书 如 果 没 有 上 进 心, 不 注 意 自 我 积 累 和 提 升, 不 发 挥 主 观 能 动 性, 就 会 离 领 导 的 要 求 越 来 越 远 当 然, 秘 书 在 发 挥 自 己 主 观 能 动 性 的 同 时, 必 须 注 意 自 己 是 否 越 位 2. 提 高 工 作 的 含 金 量 几 乎 所 有 的 秘 书 工 作 都 可 以 增 加 附 加 值, 比 如 在 给 客 人 泡 茶 的 时 候, 给 客 人 一 个 微 笑, 让 客 人 感 到 更 温 馨 ; 在 给 领 导 起 草 文 件 的 时 候, 多 加 几 幅 图 表, 让 简 单 枯 燥 的 数 字 更 直 观, 更 生 动 虽 然 秘 书 的 主 要 工 作 是 做 杂 务, 但 不 能 只 是 机 械 地 做, 还 要 有 精 益 求 精 的 态 度, 尽 量 给 自 己 的 每 一 份 工 作 增 加 附 加 值 如 果 给 自 己 做 的 每 一 件 事 都 增 加 附 加 值, 那 么, 工 作 的 含 金 量 会 大 大 地 提 高 如 果 工 作 的 含 金 量 很 高, 那 么 领 导 对 你 自 然 就 会 刮 目 相 看 相 反, 如 果 认 为 秘 书 工 作 只 是 打 杂, 那 么, 你 的 工 作 永 远 只 能 是 打 杂 的 3. 充 分 发 挥 职 位 优 势 领 导 的 工 作 非 常 忙, 不 可 能 将 自 己 所 有 的 工 作 及 要 求 都 向 秘 书 交 代, 秘 书 必 须 学 会 利 用 自 己 的 职 位 优 势 来 搜 集 信 息, 充 实 自 己 那 么, 作 为 秘 书, 在 日 常 工 作 中 应 如 何 利 用 自 己 的 职 位 优 势 充 实 自 己 呢? 可 从 以 下 三 点 入 手 : 第 一, 仔 细 阅 读 和 琢 磨 自 己 经 手 转 发 的 各 种 文 件 和 资 料 ; 第 二, 留 意 领 导 的 电 话 及 领 导 与 各 部 门 经 理 的 谈 话 ; 第 三, 留 意 网 上 和 报 刊 杂 志 上 有 关 本 行 业 的 新 闻 和 动 向, 遇 到 不 懂 的 问 题 就 向 同 事 请 教 只 要 做 到 了 以 上 三 点, 就 能 基 本 了 解 公 司 运 营 状 况 和 领 导 的 工 作 重 心 日 积 月 累, 你 的 工 作 视 野 自 然 就 会 开 阔, 想 领 导 所 想, 急 领 导 所 急, 与 领 导 在 工 作 中 形 成 默 契, 自 然 而 然 成 为 领 导 的 得 力 助 手 4. 在 打 杂 中 创 造 机 会 坚 持 主 动 给 领 导 打 杂, 一 方 面 让 领 导 看 到 你 的 能 力, 另 一 方 面 也 让 领 导 从 这 种 主 动 中 看 到 你 的 上 进 心 只 有 这 样, 领 导 才 会 慢 慢 了 解 和 信 赖 你 作 为 一 名 秘 书, 你 可 以 等 待 领 导 给 予 机 会 ; 但 是, 如 果 主 动 去 创 造 机 会, 那 么 将 会 进 步 得 更 快! 实 践 训 练 1. 课 堂 讨 论 怎 样 认 识 办 公 室 在 单 位 组 织 运 行 中 的 重 要 地 位 和 作 用?

7 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 9 2. 案 例 分 析 办 公 室 秘 书 个 人 工 作 总 结 今 年 对 我 具 有 特 别 的 意 义, 因 为 这 是 我 的 本 命 年, 也 是 我 成 为 上 班 族 以 来 的 第 一 年 秘 书 工 作 是 我 从 事 的 第 一 份 工 作, 是 我 职 业 生 涯 的 一 个 起 点, 我 对 此 十 分 珍 惜, 尽 自 己 最 大 努 力 去 适 应 这 一 岗 位 通 过 一 年 来 的 不 断 学 习, 以 及 同 事 领 导 的 无 私 帮 助, 我 已 经 完 全 融 入 到 公 司 这 个 大 家 庭 中, 个 人 的 工 作 技 能 也 有 了 明 显 的 提 高, 虽 然 工 作 中 还 存 在 这 样 那 样 的 不 足 之 处, 但 这 一 年 付 出 了 不 少, 也 收 获 了 很 多, 我 感 到 自 己 成 长 了, 也 逐 渐 成 熟 了 现 在 就 今 年 的 工 作 情 况 总 结 如 下 一 以 踏 实 的 工 作 态 度, 适 应 办 公 室 工 作 特 点 办 公 室 是 公 司 运 转 的 一 个 重 要 枢 纽 部 门, 对 公 司 内 外 的 许 多 工 作 进 行 协 调 沟 通, 做 到 上 情 下 达, 这 就 决 定 了 办 公 室 工 作 繁 杂 的 特 点 每 天 除 了 本 职 工 作 外, 还 经 常 有 计 划 外 的 事 情 需 要 临 时 处 理, 而 且 通 常 比 较 紧 急, 使 我 不 得 不 放 下 手 头 的 工 作 先 去 解 决, 因 此 这 些 临 时 性 的 事 务 占 用 了 很 多 工 作 时 间, 经 常 是 忙 忙 碌 碌 的 一 天 下 来, 原 本 计 划 要 完 成 的 却 没 有 做 但 手 头 的 工 作 也 不 能 耽 误, 今 天 欠 了 账, 明 天 还 会 有 其 他 工 作 要 去 处 理, 因 此, 我 经 常 利 用 休 息 时 间 进 行 补 课, 把 一 些 文 字 工 作 带 回 家 做 办 公 室 人 手 少, 工 作 量 大, 特 别 是 公 司 会 务 工 作 较 多, 这 就 需 要 部 门 员 工 团 结 协 作 在 这 一 年 里, 遇 到 各 类 活 动 和 会 议, 我 都 积 极 配 合, 做 好 会 务 工 作, 与 部 门 同 事 心 往 一 处 想, 劲 往 一 处 使, 不 会 计 较 干 得 多 干 得 少, 只 希 望 把 工 作 圆 满 完 成 今 年 是 公 司 的 效 益 与 服 务 年, 而 办 公 室 就 是 个 服 务 性 质 的 部 门, 我 认 真 做 好 各 项 服 务 工 作, 以 保 障 工 作 的 正 常 开 展 部 门 之 间 遇 到 其 他 同 事 来 查 阅 文 件 或 是 调 阅 电 子 文 档, 我 都 会 及 时 办 妥 ; 下 属 机 构 遇 到 相 关 问 题 来 咨 询 或 者 要 求 帮 助, 我 都 会 第 一 时 间 解 答 和 解 决 总 之, 以 一 颗 真 诚 的 心 去 为 大 家 服 务 二 尽 心 尽 责, 做 好 本 职 工 作 一 年 来, 我 主 要 完 成 了 以 下 工 作 1. 文 书 工 作 严 要 求 (1) 公 文 轮 阅 归 档 及 时 文 件 的 流 转 阅 办 严 格 按 照 公 司 规 章 制 度 及 ISO 标 准 化 流 程 要 求, 保 证 各 类 文 件 拟 办 传 阅 的 时 效 性, 并 及 时 将 上 级 文 件 精 神 传 达 至 各 基 层 机 构, 确 保 政 令 畅 通 待 文 件 阅 办 完 毕 后, 负 责 文 件 的 归 档 保 管 及 查 阅 (2) 下 发 公 文 无 差 错 做 好 分 公 司 的 发 文 工 作, 负 责 文 件 的 套 打 修 改 附 件 扫 描 红 头 文 件 的 分 发 寄 送, 电 子 邮 件 的 发 送, 同 时 协 助 各 部 门 发 文 的 核 稿 公 司 发 文 量 较 大, 有 时 一 天 有 多 个 文 件 要 下 发, 我 都 是 仔 细 地 逐 一 核 对 原 稿, 以 确 保 发 文 质 量, 一 年 来 共 下 发 红 头 文 件 份 同 时 负 责 办 公 室 发 文 的 拟 稿, 以 及 各 类 活 动 会 议 通 知 的 拟 写 (3) 编 写 办 公 会 议 材 料, 整 理 会 议 记 录 每 个 月 末 对 各 部 门 月 度 计 划 的 执 行 情 况 进 行 核 对, 催 收 各 部 门 月 度 小 结 计 划, 并 拟 写 当 月 工 作 回 顾, 整 理 办 公 会 议 材 料 汇 编 成 册,

8 10 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 供 总 经 理 室 参 考 办 公 会 议 结 束 后, 及 时 整 理 会 议 记 录, 待 总 经 理 修 改 后, 送 至 各 部 门 轮 阅 2. 督 办 工 作 强 力 度 督 办 是 确 保 公 司 运 作 的 有 效 手 段, 今 年 以 来, 作 为 督 办 小 组 的 主 要 执 行 人 员, 在 修 订 完 善 督 办 工 作 规 程, 并 以 红 头 文 件 的 形 式 将 督 办 工 作 制 度 化 后, 通 过 口 头 书 面 等 多 种 形 式 加 大 督 办 工 作 力 度 抓 好 公 司 领 导 交 办 和 批 办 的 事 项 基 层 单 位 对 上 级 公 司 精 神 贯 彻 执 行 进 度 落 实 情 况 及 领 导 交 办 的 临 时 性 工 作 等, 并 定 期 向 总 经 理 室 反 馈 3. 内 外 宣 传 讲 效 果 宣 传 工 作 是 公 司 树 立 系 统 内 外 社 会 形 象 的 一 个 重 要 手 段 和 窗 口 今 年 在 内 部 宣 传 方 面, 我 主 要 拟 写 分 公 司 简 报, 做 好 报 协 办 的 组 稿 工 作, 以 及 协 助 板 报 的 编 发 ; 外 部 宣 传 方 面 完 成 了 分 公 司 更 名 广 告 司 庆 祝 贺 广 告 元 旦 贺 新 年 广 告 的 刊 登, 同 时 每 月 基 本 做 到 了 有 信 息 登 报 4. 秘 书 工 作 明 责 任 秘 书 岗 位 是 一 个 讲 责 任 心 的 岗 位 各 个 部 门 的 很 多 请 示 工 作 报 告 都 是 经 由 我 手 交 给 总 经 理 室 的, 而 且 有 些 还 需 要 保 密, 这 就 需 要 在 工 作 中 仔 细 耐 心 一 年 来, 对 于 各 部 门 各 机 构 报 送 总 经 理 室 的 各 类 文 件 都 及 时 递 交, 对 总 经 理 室 交 办 的 各 类 工 作 都 及 时 办 妥, 做 到 对 总 经 理 室 负 责, 对 相 关 部 门 负 责 因 为 这 个 岗 位 的 特 殊 性, 为 了 更 好 地 为 领 导 服 务, 保 证 各 项 日 常 工 作 的 开 展, 基 本 上 每 天 我 都 6 点 多 钟 才 下 班 有 时 碰 到 临 时 性 的 任 务, 需 要 加 班 加 点, 我 都 毫 无 怨 言, 认 真 地 完 成 了 工 作 5. 企 业 文 化 活 动 积 极 参 与 一 年 来 积 极 参 与 了 公 司 拓 展 训 练 员 工 家 属 会 全 省 运 动 会 中 秋 爬 山 活 动 学 习 竞 赛 活 动 等 多 项 活 动 的 策 划 和 组 织 工 作, 为 公 司 企 业 的 文 化 建 设 凝 聚 力 工 程 出 了 一 份 力 一 年 来, 无 论 在 思 想 认 识 上 还 是 工 作 能 力 上 都 有 了 较 大 的 进 步, 但 差 距 和 不 足 还 是 存 在 的 : 工 作 总 体 思 路 不 清 晰, 还 处 于 事 情 来 一 桩 处 理 一 桩 的 简 单 应 付 完 成 状 态, 对 自 己 的 工 作 还 不 够 钻, 脑 子 动 得 不 多, 没 有 想 在 前, 做 在 先 ; 工 作 热 情 和 主 动 性 还 不 够, 有 些 事 情 领 导 交 代 过 后, 没 有 积 极 主 动 地 去 投 入 太 多 的 精 力, 办 事 有 些 惰 性, 直 到 领 导 催 了 才 开 始 动 手, 造 成 了 工 作 上 的 被 动 新 的 一 年 有 新 的 气 象, 面 对 新 的 任 务 新 的 压 力, 我 也 应 该 以 新 的 面 貌 更 加 积 极 主 动 的 态 度 去 迎 接 新 的 挑 战, 在 岗 位 上 发 挥 更 大 的 作 用, 取 得 更 大 的 进 步 分 析 与 讨 论 : (1) 这 位 秘 书 完 成 了 办 公 室 的 哪 些 职 能 工 作? (2) 这 位 秘 书 对 一 年 来 的 办 公 室 工 作 体 会 最 深 的 是 什 么?

9 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 课 后 拓 展 安 排 学 生 利 用 课 余 时 间 通 过 自 主 访 问 电 话 调 查 问 卷 网 络 等 方 式, 了 解 某 家 已 具 规 模 的 公 司 企 业 的 管 理 组 织 结 构 层, 收 集 办 公 室 的 工 作 职 能 等 相 关 材 料, 增 加 对 办 公 室 的 感 性 认 识 第 2 单 元 办 公 室 工 作 讲 求 原 则 性 与 灵 活 性 的 统 一 情 景 案 例 在 宏 达 商 业 集 团 公 司 的 年 终 总 结 表 彰 大 会 上, 总 经 办 主 任 赵 华 成 受 到 了 公 司 的 嘉 奖, 这 让 秘 书 王 琳 钦 佩 不 已 她 想 到 自 己 在 工 作 中 经 常 出 现 疏 漏 和 失 误, 领 导 的 批 评 和 指 责 也 多, 有 时 自 认 为 工 作 忙 忙 碌 碌, 很 是 努 力, 但 总 是 得 不 到 领 导 的 肯 定, 而 办 公 室 主 任 却 总 是 忙 而 不 乱 井 然 有 序 办 事 得 体, 得 到 领 导 和 公 司 员 工 的 一 致 肯 定 王 琳 向 赵 主 任 请 教 其 中 的 秘 诀 赵 主 任 笑 着 说 : 其 实, 办 公 室 工 作 看 起 来 忙 乱 纷 繁, 要 做 好 它 需 要 把 握 一 些 要 领, 这 就 需 要 秘 书 有 悟 性, 在 工 作 中 既 要 恪 守 原 则, 又 要 灵 活 操 作, 一 切 围 绕 领 导 工 作 的 需 要 展 开 服 务 和 辅 助 性 工 作, 这 样, 办 公 室 工 作 就 会 有 成 效, 存 在 的 一 些 问 题 也 容 易 迎 刃 而 解 接 着, 赵 主 任 又 和 王 琳 一 起, 仔 细 分 析 了 办 公 室 工 作 中 的 原 则 性 和 灵 活 性 如 何 进 行 把 握, 以 及 具 体 工 作 中 的 应 对 办 法 王 琳 针 对 赵 主 任 的 谆 谆 告 诫, 对 照 自 己 工 作 中 的 疏 漏 和 失 误, 发 现 很 多 都 是 对 原 则 性 和 灵 活 性 的 把 握 不 当 造 成 的, 有 的 甚 至 造 成 了 不 良 影 响 例 如, 有 时 及 时 快 捷 地 完 成 了 工 作, 其 结 果 却 不 是 领 导 所 需 要 的, 有 时 严 格 按 领 导 的 话 去 做, 又 被 领 导 说 是 缺 乏 灵 活 性, 等 等 王 琳 细 心 体 会 着 赵 主 任 的 话, 逐 渐 明 白 了, 办 公 室 工 作 应 以 企 业 的 经 营 目 标 和 有 利 于 提 高 领 导 工 作 效 率 为 出 发 点, 在 工 作 中 讲 原 则, 顾 大 局, 但 也 要 根 据 实 际 工 作 需 要 讲 究 变 通, 注 重 灵 活 操 作, 这 样 就 能 符 合 领 导 工 作 的 需 要, 减 少 疏 漏 和 失 误 掌 握 这 些 秘 诀 后, 不 到 一 年, 王 琳 就 成 为 一 名 办 事 得 体 精 明 干 练 的 秘 书 项 目 任 务 如 果 你 是 公 司 秘 书 王 琳, 在 以 后 的 办 公 室 工 作 中 应 如 何 做 到 既 能 恪 守 工 作 原 则, 又 能 注 重 灵 活 操 作?

10 12 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 任 务 分 析 在 办 公 室 工 作 中, 秘 书 王 琳 既 要 能 恪 守 秘 书 工 作 原 则, 又 能 注 重 灵 活 操 作, 就 应 该 在 工 作 中 摸 索 规 律, 把 握 一 些 工 作 要 领 办 公 室 一 切 事 务 性 工 作 都 是 事, 广 义 地 理 解, 办 文 办 会 也 是 办 事, 所 以, 事 的 特 点 就 是 杂, 无 边 无 际 无 尽 无 休 无 时 无 刻 面 对 如 此 纷 繁 庞 杂 的 事 务, 王 秘 书 工 作 的 关 键 是 要 摸 索 出 事 理, 掌 握 规 律, 举 一 反 三, 才 能 尽 量 办 好 所 有 的 事 秘 书 的 所 有 制 度 和 纪 律 要 求, 都 是 针 对 秘 书 办 事 效 率 和 办 事 作 风 提 出 来 的 办 事 的 核 心 是 认 识 事 理, 认 识 事 理 的 目 的 在 于 提 高 办 事 悟 性, 较 高 的 办 事 悟 性 才 能 使 秘 书 把 事 情 办 出 最 佳 的 结 果 王 秘 书 在 办 公 室 工 作 中 要 善 于 改 变 自 己 的 思 维 定 式 人 的 思 维 方 式, 常 常 出 现 两 大 定 势 : 一 是 直 线 型 思 维, 不 会 拐 弯 抹 角, 不 会 逆 向 思 维 和 发 散 思 维 ; 二 是 复 制 型 思 维, 常 以 过 去 的 经 验 作 为 参 照, 不 容 易 接 收 新 鲜 事 物 面 对 复 杂 多 变 的 办 公 室 事 务, 王 秘 书 应 善 于 变 化 自 己 的 思 维 习 惯, 改 变 自 己 的 陈 旧 观 念, 多 几 种 解 决 问 题 的 方 式, 许 多 棘 手 的 问 题 就 能 迎 刃 而 解 了 在 扎 扎 实 实 做 好 具 体 工 作 的 基 础 上, 王 秘 书 还 要 学 会 从 全 局 的 角 度 综 合 考 虑 工 作 安 排, 以 领 导 的 眼 光 分 析 判 断 出 现 的 问 题, 思 考 采 取 的 工 作 方 法 是 否 对 工 作 更 有 利 效 果 更 好, 更 能 准 确 实 现 领 导 确 定 的 目 标, 提 高 领 导 的 工 作 效 率 学 会 换 位 思 考, 一 切 围 绕 领 导 工 作 的 需 要 展 开 服 务 性 和 辅 助 性 工 作, 才 能 正 确 地 理 解 领 导 的 意 图, 并 忠 实 地 贯 彻 执 行, 有 效 地 履 行 秘 书 的 辅 助 职 能 另 外, 王 秘 书 还 要 提 高 随 机 应 变 的 能 力 秘 书 工 作 繁 杂, 一 个 最 大 特 点 就 是 突 发 性 事 件 多, 很 多 客 观 因 素 无 法 控 制, 一 旦 出 现 新 的 情 况, 就 要 求 秘 书 按 新 出 现 的 情 况 采 取 新 的 对 策, 如 果 秘 书 不 机 灵, 按 部 就 班, 墨 守 成 规, 那 就 有 可 能 造 成 失 误 秘 书 随 机 应 变 能 力 的 提 高, 最 根 本 还 是 有 赖 于 工 作 经 验 的 积 累 为 什 么 人 们 总 把 老 秘 书 比 成 老 姜, 说 姜 是 老 的 辣, 就 是 说 老 秘 书 经 验 丰 富 见 多 识 广, 一 旦 有 新 情 况, 他 就 能 根 据 自 己 的 经 验, 不 慌 不 忙 地 采 取 相 应 的 对 策, 做 到 在 什 么 山 上 唱 什 么 歌 相 关 知 识 1. 办 公 室 工 作 的 原 则 (1) 准 确 准 确, 就 是 要 求 办 公 室 工 作 准 确 无 误, 没 有 差 错 和 疏 漏, 具 体 而 言, 就 是 办 文 要 准 办 事 要 稳 情 况 要 实 主 意 要 慎 它 是 对 办 公 室 工 作 质 量 的 要 求, 也 是 衡 量 工 作 质 量 的 首 要 标 准 可 以 说, 办 公 室 工 作 的 准 确 性, 相 当 程 度 上 保 证 了 领 导 工 作 的 准 确 性, 保 证 了 单 位 工 作 的 正 常 运 转, 也 是 提 高 办 公 室 工 作 效 率 的 基 础

11 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 13 办 公 室 秘 书 应 具 备 认 真 的 工 作 态 度 扎 实 的 工 作 作 风, 这 样 才 能 保 证 办 公 室 工 作 的 准 确 无 误 (2) 迅 速 迅 速, 就 是 要 求 办 公 室 工 作 讲 究 时 效, 做 到 用 时 最 少 花 费 最 小, 取 得 最 佳 的 办 公 效 果 它 是 对 办 公 室 工 作 效 率 的 要 求, 也 是 办 公 室 发 挥 重 要 作 用 的 体 现 在 当 今 市 场 竞 争 日 益 激 烈 的 商 业 领 域, 时 间 就 是 金 钱, 效 率 就 是 生 命, 办 公 室 工 作 的 时 效 性, 在 很 大 程 度 上 能 保 证 领 导 工 作 的 效 率, 这 也 是 单 位 组 织 取 得 工 作 效 益 的 重 要 保 障 办 公 室 秘 书 必 须 具 备 高 度 的 工 作 责 任 心, 力 戒 懒 散 的 工 作 作 风, 这 样 才 能 提 高 办 公 室 工 作 时 效 (3) 严 谨 严 谨, 是 指 在 办 公 室 工 作 中 要 做 到 严 密 周 详 和 谨 慎 这 是 对 办 公 室 工 作 作 风 的 要 求 办 公 室 秘 书 直 接 从 属 于 单 位 领 导 并 为 其 服 务, 秘 书 人 员 的 工 作 关 系 到 单 位 领 导 的 决 策, 关 系 到 单 位 员 工 的 切 身 利 益, 这 就 要 求 办 公 室 秘 书 要 有 严 谨 的 工 作 作 风 从 某 种 意 义 上 说, 办 公 室 工 作 就 是 事 务 性 工 作, 这 些 工 作 纷 繁 复 杂 琐 碎 具 体, 在 处 理 过 程 中 如 果 粗 枝 大 叶 马 虎 从 事 或 忘 乎 所 以, 就 会 对 涉 及 全 局 的 领 导 工 作 和 企 业 工 作 产 生 不 良 影 响 朝 思 暮 想 的 妙 法 办 公 室 工 作 杂 事 纷 纭, 有 时 难 免 会 出 现 疏 漏 和 失 误 有 经 验 的 秘 书 常 常 采 取 早 晚 一 想 的 办 法, 不 仅 可 以 做 到 不 忘 事, 还 可 以 利 用 潜 意 识 解 决 一 些 难 题 晚 上 睡 觉 前, 把 一 天 所 见 所 闻 所 做, 过 一 遍 电 影, 想 一 想 : 今 天 要 办 的 事 办 完 没 有, 还 有 什 么 不 周 的 地 方 明 天 要 补 办, 还 有 什 么 事 情 今 天 没 办 明 天 要 办 的, 明 天 要 新 办 什 么 事 情 当 天 这 种 回 忆, 不 是 事 无 巨 细, 而 是 选 其 要 者, 想 其 主 要 的 事 情 早 上 起 床 或 上 班 前, 把 今 天 要 办 的 事 昨 日 遗 留 的 事 想 一 下, 特 别 是 对 易 忘 的 事 和 时 间 性 比 较 强 的 事, 例 如, 几 点 开 会, 几 点 接 人, 领 导 几 点 有 什 么 活 动 等, 要 在 脑 子 里 过 一 下, 排 一 下 计 划 这 样 一 般 就 不 会 忘 事 了 要 做 到 天 天 能 朝 思 暮 想 不 容 易, 初 时 要 强 迫 自 己 早 晚 一 想, 时 间 一 久, 自 然 就 形 成 习 惯 了 办 公 室 秘 书 要 真 正 做 到 情 不 自 禁 的 朝 思 暮 想, 是 需 要 有 责 任 心 的 (4) 保 密 严 守 机 密 是 办 公 室 秘 书 必 备 的 观 念, 是 对 办 公 室 工 作 的 纪 律 要 求 由 于 工 作 需 要, 办 公 室 秘 书 经 常 参 加 领 导 会 议, 起 草 文 件, 保 管 档 案, 接 触 机 密 的 机 会 较 多, 知 密 度 很 深, 如 不 注 意 保 密, 一 旦 泄 露, 就 会 给 公 司 造 成 严 重 的 损 失 特 别 是 当 今 企 业 间 商 业 竞 争 非 常 激 烈, 企 业 商 业 科 技 信 息 的 保 密 显 得 尤 为 重 要, 有 时 甚 至 关 系 到 企 业 的 生 存 和 发 展 2. 办 公 室 工 作 的 原 则 性 和 灵 活 性 办 公 室 秘 书 在 处 理 各 项 事 务 中 必 须 坚 持 一 贯 的 工 作 原 则, 按 相 应 的 原 则 办 事, 这 样 才 有 利 于 提 高 工 作 的 质 量 和 效 率, 增 强 工 作 的 规 范 性, 克 服 随 意 性, 有 利 于 避 免 或 减 少 疏 漏 和 失 误

12 14 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 但 是, 任 何 原 则 性 都 有 相 对 的 灵 活 性, 办 公 室 工 作 原 则 也 不 例 外 由 于 秘 书 是 处 在 一 个 协 调 者 的 位 置 上, 其 工 作 的 方 式 方 法 就 不 能 过 分 呆 板, 工 作 中 既 要 恪 守 原 则, 又 要 灵 活 操 作 讲 究 策 略, 发 挥 思 维 的 机 敏 性 和 灵 活 性, 一 切 围 绕 领 导 工 作 的 需 要 展 开 服 务 性 和 辅 助 性 工 作 这 样, 既 能 把 事 情 办 得 遵 章 守 法, 又 能 使 领 导 满 意 各 方 认 同, 而 且 办 公 室 工 作 中 存 在 的 一 些 棘 手 问 题 也 容 易 迎 刃 而 解 这 需 要 秘 书 具 有 一 定 的 工 作 悟 性 (1) 准 确 与 宽 泛 办 公 室 秘 书 工 作 的 基 本 原 则 是 准 确 但 准 确 就 意 味 着 界 限 域 狭 小, 在 某 种 意 义 上 说 反 而 难 以 达 成 模 糊 或 者 界 限 域 放 宽 并 不 等 同 于 不 准 确, 相 反, 由 于 更 易 于 达 成, 也 就 做 到 了 准 确 如 : 办 公 室 秘 书 为 领 导 草 拟 公 文, 要 忠 实 完 整 准 确 地 表 达 领 导 的 立 意, 也 要 把 忠 实 完 整 准 确 表 达 的 规 范 性 和 灵 活 性 结 合 起 来, 准 确 表 达 领 导 的 立 意 并 非 照 搬 领 导 口 述 的 所 有 语 言 照 搬 虽 然 准 确, 但 意 味 着 公 文 写 作 的 界 限 域 狭 小, 反 而 难 以 形 成 合 乎 要 求 的 公 文, 因 此, 草 拟 公 文 需 要 将 领 导 立 意 按 领 导 的 思 路 全 面 展 开, 层 层 分 析, 在 忠 实 领 导 原 意 基 础 上 追 求 一 种 更 宽 泛 的 表 达, 即 深 化 其 观 点 和 内 容, 使 之 表 达 的 更 系 统 化, 更 具 有 逻 辑 性 所 以, 在 办 公 室 工 作 中 有 时 必 须 在 准 确 与 宽 泛 之 间 作 出 选 择, 这 实 质 上 就 是 办 公 室 工 作 中 原 则 性 和 灵 活 性 的 恰 当 把 握 (2) 迅 速 与 暂 缓 作 为 办 公 室 工 作 的 基 本 原 则, 迅 速 强 调 的 是 快 速, 是 时 效 但 在 办 公 室 工 作 中, 有 些 事 情 欲 速 则 不 达, 暂 时 缓 和 一 段 时 间, 或 许 事 情 能 圆 满 解 决 而 不 至 于 产 生 不 良 后 果 解 决 问 题 需 要 讲 究 方 式 和 方 法, 而 方 式 和 方 法 就 包 含 了 时 间 的 因 素 一 定 的 时 间 达 到 一 定 的 目 标, 当 快 则 快, 当 慢 则 慢, 快 慢 适 当, 这 就 是 原 则 性 和 灵 活 性 的 体 现 如 : 某 公 司 经 理 接 到 一 客 户 不 太 礼 貌 的 信 件, 一 怒 之 下 叫 秘 书 马 上 回 信 断 绝 业 务 关 系 这 位 秘 书 听 从 上 司 指 令 将 信 写 好, 但 他 并 没 有 立 即 将 信 寄 出, 而 是 将 拟 好 的 信 稿 搁 了 近 半 小 时, 再 去 请 示 经 理 是 否 要 将 信 寄 出 经 理 此 时 已 冷 静 下 来, 收 回 成 命, 让 秘 书 另 写 一 封 道 歉 信, 继 续 争 取 这 位 客 户 这 位 秘 书 就 是 在 迅 速 与 暂 缓 之 间 作 出 了 正 确 的 选 择, 利 用 时 间 的 因 素 以 巧 妙 的 方 式 使 公 司 留 住 了 这 位 客 户, 从 而 使 公 司 避 免 了 一 场 损 失 (3) 谨 慎 与 果 断 对 于 办 公 室 工 作 而 言, 秘 书 的 谨 慎 就 是 处 世 稳 重 办 事 周 密, 避 免 出 错 但 谨 慎 也 意 味 着 循 规 蹈 矩 瞻 前 顾 后 甚 至 优 柔 寡 断, 从 这 个 角 度 来 说 于 工 作 不 利, 于 秘 书 的 个 人 发 展 也 不 利 办 公 室 工 作 要 求 秘 书 谨 慎 细 心, 但 有 些 情 况 还 是 要 果 断 从 事, 当 断 不 断, 反 受 其 乱 如 : 办 公 室 工 作 中 经 常 会 遇 到 一 些 突 发 事 件, 要 求 秘 书 不 能 有 半 点 犹 豫, 必 须 果 断 处 理 为 领 导 出 谋 划 策, 如 果 唯 恐 出 错, 顾 虑 太 多, 反 而 失 去 了 参 谋 辅 助 的 最 佳 良 机 因 此, 在 办 公 室 工 作 中 应 恰 如 其 分 地 把 握 好 谨 慎 与 果 断 的 选 择, 细 心 办 事, 果 断 行 动, 这 也 是 办 公 室 工 作 中 原 则 性 和 灵 活 性 的 具 体 体 现 (4) 保 密 与 宣 传 保 密 意 识 是 办 公 室 秘 书 必 须 具 备 的 职 业 操 守 现 代 企 业 讲 究 沟 通 和 宣 传, 讲 究 公 众 的 知 情 权, 而 且 现 代 科 学 技 术 互 联 网 也 使 企 业 之 间 包 括 经 济 科 技 在 内 的 各 个 方 面 越 来 越 透 明 具 体 到 办 公 室 的 工 作, 秘 书 既 要 把 上 级 的 有 关 政 策 领 导 的 决 策 意 图,

13 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 15 向 单 位 员 工 作 宣 传, 让 员 工 充 分 理 解, 又 要 对 某 些 问 题 保 守 机 密 将 必 要 的 宣 传 事 项, 错 误 地 列 为 保 密 内 容, 就 会 脱 离 群 众, 影 响 宣 传 效 果, 从 而 影 响 单 位 有 关 决 策 的 贯 彻 实 施 ; 将 必 须 保 密 的 事 项, 有 意 无 意 地 泄 露 出 去, 或 者 错 误 地 作 为 宣 传 的 内 容, 就 会 因 失 密 而 使 工 作 受 到 重 大 的 损 失 所 以, 保 密 的 原 则 性 与 宣 传 的 灵 活 性 对 办 公 室 秘 书 而 言 就 是 一 个 如 何 有 分 寸 地 妥 善 处 理 的 问 题 秘 书 要 学 会 委 曲 求 全 委 曲 求 全, 也 称 自 亏 处 理 说 白 了, 就 是 自 己 吃 点 亏, 把 事 办 了 秘 书 有 时 很 需 要 自 己 ( 公 司 个 人 ) 受 点 委 屈, 求 得 问 题 的 解 决 这 种 方 法, 需 要 有 点 奉 献 精 神, 不 怕 丢 面 子 当 事 情 涉 及 本 公 司 和 外 公 司 利 益 关 系, 一 时 难 以 调 整 时, 在 不 违 背 大 原 则 的 前 提 下, 从 有 利 于 解 决 问 题 出 发, 说 服 本 公 司 领 导 吃 点 亏, 让 一 分 如 果 是 在 火 头 上, 则 应 做 降 温 工 作, 切 不 可 火 上 浇 油 越 弄 越 僵, 不 仅 破 坏 了 两 个 公 司 之 间 的 关 系, 还 耽 误 了 工 作 当 事 情 涉 及 秘 书 本 人 和 他 人 的 利 益 关 系 时, 更 应 该 胸 怀 宽 一 点, 姿 态 高 一 点, 切 不 可 赌 气 死 活 不 让 步, 一 夫 当 关, 万 夫 莫 开, 影 响 事 情 的 顺 利 进 行 委 曲 求 全 既 是 工 作 方 法, 又 是 思 想 修 养, 没 有 不 计 个 人 ( 公 司 ) 得 失 的 精 神, 没 有 整 体 效 益 观 念, 是 做 不 到 的 相 关 链 接 秘 书 如 何 提 高 工 作 悟 性 悟 性, 就 是 领 悟 能 力 秘 书 工 作 的 悟 性, 是 指 秘 书 在 办 文 办 会 和 办 事 过 程 中 体 现 出 来 的 能 充 分 领 悟 工 作 事 理, 充 分 发 挥 自 己 的 才 能, 把 事 情 办 得 既 遵 章 守 法 又 使 领 导 满 意 大 家 认 同 的 一 种 良 好 的 内 在 素 质 办 公 室 秘 书 要 从 事 务 型 向 智 力 型 智 能 型 发 展, 从 动 手 转 变 为 动 手 也 动 脑, 以 动 脑 带 动 动 手, 这 就 提 出 了 秘 书 的 工 作 悟 性 问 题 坚 持 办 公 室 秘 书 工 作 的 原 则 性 和 灵 活 性 的 统 一, 更 是 说 明 了 秘 书 工 作 悟 性 的 重 要 性 秘 书 的 工 作 悟 性 首 先 来 自 于 工 作 阅 历 和 工 作 经 验 在 工 作 中 善 于 摸 索 规 律 找 窍 门 总 结 经 验 就 是 领 悟 能 力 强 的 表 现 秘 书 的 悟 性 主 要 表 现 在 秘 书 对 领 导 工 作 中 的 难 处 痛 处 的 认 识 和 理 解 秘 书 处 理 的 一 切 事 务, 蕴 涵 着 很 强 的 原 则 性 政 策 性 法 规 性, 也 有 很 强 的 灵 活 性 机 动 性 处 理 哪 些 事 要 讲 究 原 则, 哪 些 事 可 以 灵 活, 哪 些 事 刚 性 强, 哪 些 事 可 以 软 处 理, 这 就 要 秘 书 在 工 作 中 学 会 明 辨 事 物 秘 书 应 能 设 身 处 地 从 宏 观 角 度 思 考 全 局 工 作, 从 大 的 方 面 理 解 领 导 的 意 图, 这 就 要 求 秘 书 能 局 部 利 益 服 从 全 局 利 益 ; 兼 顾 公 平 与 效 益, 实 事 求 是 地 研 究 问 题, 以 人 文 精 神 渗 透 辅 助 管 理 过 程, 这 就 要 求 秘 书 有 优 秀 的 品 质 和 高 尚 的 思 想

14 16 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 社 会 岗 位 对 秘 书 的 要 求 和 评 价, 先 是 看 其 办 理 事 务 的 规 矩 和 程 序, 进 一 步 就 要 看 其 办 事 的 熟 练 程 度, 更 高 的 要 求, 则 是 思 想 水 平 和 工 作 悟 性 悟 性 的 心 理 基 础, 一 是 思 维 敏 捷, 懂 事 理 ; 二 是 有 原 则 又 善 解 人 意, 会 办 事 ; 三 是 有 觉 悟, 有 人 品, 办 事 有 水 平 所 以 秘 书, 首 先 要 充 分 认 识 办 文 办 会 办 事 中 的 事 理, 学 会 懂 事, 明 白 事 在 人 为 ; 其 次 是 认 识 社 会 人 际 关 系 和 公 共 关 系, 树 立 高 尚 的 人 生 观 和 世 界 观, 为 人 畅 快, 办 事 通 达 ; 最 后, 还 要 注 重 提 高 思 想 水 平 和 知 识 水 平, 掌 握 正 确 的 思 维 逻 辑 和 科 学 的 思 维 模 式 实 践 训 练 1. 课 堂 讨 论 有 人 说, 秘 书 既 要 学 会 做 事, 也 要 学 会 做 人 你 是 如 何 理 解 这 句 话 的? 2. 案 例 分 析 案 例 1 某 外 宾 即 将 光 临 集 团 公 司 所 属 的 某 工 厂 参 观 访 问, 秘 书 小 郑 拟 了 一 份 接 待 计 划 奉 呈 办 公 室 主 任 审 批 主 任 仔 细 阅 读 了 全 文, 眼 光 落 在 接 待 计 划 的 第 五 大 点 第 三 小 点 第 四 小 小 点 上 : 备 面 包 一 两 主 任 忍 俊 不 禁 : 一 两 面 包 就 把 肚 子 填 满 了? 这 些 外 国 人 净 提 这 些 稀 奇 古 怪 的 要 求 主 任 不 以 为 然 地 将 接 待 计 划 呈 报 厂 长 批 示 厂 长 审 阅 时 也 被 第 五 大 点 第 三 小 点 第 四 小 小 点 吸 引 住 了 : 备 面 包 一 两 也 许 这 个 外 国 人 有 胃 病 吧! 他 对 自 己 的 推 理 很 满 意 接 待 计 划 迅 速 送 到 市 政 府 办 公 厅 几 天 后, 市 政 府 办 公 厅 秘 书 长 打 电 话 给 公 司 经 理 : 请 问 备 面 包 一 两 究 竟 是 什 么 意 思? 经 理 答 道 : 外 国 人 可 能 有 胃 病 吧 你 真 能 肯 定 是 这 个 意 思 吗? 秘 书 长 追 问, 经 理 语 塞 本 是 猜 度, 未 经 核 实, 怎 敢 肯 定? 只 得 三 分 歉 意 地 说 : 我 再 了 解 了 解 于 是, 厂 长 接 到 了 经 理 的 电 话 : 请 问 备 面 包 一 两 究 竟 是 什 么 意 思? 厂 长 答 道 : 据 说 外 国 人 不 大 吃 饭 是 这 么 回 事 吗? 经 理 追 问, 厂 长 却 疑 惑 起 来 他 没 出 国 考 察 过, 怎 敢 肯 定? 只 得 十 分 歉 意 地 说 : 再 了 解 了 解 于 是, 主 任 接 到 了 厂 长 的 电 话 : 请 问 备 面 包 一 两 究 竟 是 什 么 意 思? 主 任 答 道 : 这 可 能 是 外 国 人 自 己 提 出 的 要 求 吧 可 能? 工 作 这 么 粗! 厂 长 吼 了 起 来, 主 任 一 听 话 头 不 对, 马 上 万 分 内 疚 地 说 : 我 再 了 解 了 解 于 是, 拟 稿 人 小 郑 被 叫 到 办 公 室 主 任 的 办 公 室 主 任 问 小 郑 : 你 那 个 接 待 计 划 中 写 的 备 面 包 一 两 什 么 的, 是 不 是 外 国 人 自 己 提 出 的 要 求? 小 郑 答 道 : 不 是 不 是? 那 你 怎 么 能 自 作 主 张 地 给 人 家 吃 这 么 少? 主 任 质 问, 小 郑 搞 懵 了 : 主 任, 你 怎 么 扯 起 吃 的 来 了? 主 任 吃 惊 地 问 : 面 包 一 两 不 是 吃 的, 那 干 什 么 用? 他 把 接 待 计 划 复 本 掷 过 去, 小 郑 一 看 便 叫 苦 起 来 : 主 任, 备 面 包 一 两 是 指 准 备 面 包 车 一 辆, 我, 我 不 应 该 这 样 随 便 简 写, 我, 我 分 析 与 讨 论 : (1) 秘 书 小 郑 违 背 了 秘 书 工 作 的 哪 些 原 则? (2) 谈 谈 你 由 此 案 例 受 到 的 启 发

15 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 17 案 例 2 某 县 委 刘 书 记 外 出 办 公, 临 上 车 前 突 然 嘱 托 送 行 的 秘 书 小 张, 说 他 爱 人 明 天 从 海 南 旅 游 回 来, 要 他 同 行 政 科 的 李 科 长 联 系, 派 一 部 小 车 去 机 场 把 她 接 回 来 刘 书 记 走 后, 小 张 有 点 左 右 为 难, 明 知 刘 书 记 是 用 公 车 办 私 事, 又 无 出 车 费 的 意 思, 与 单 位 用 车 制 度 不 合, 何 况 刘 书 记 还 在 机 关 大 会 上 批 评 了 公 车 私 用 现 象, 若 按 刘 书 记 的 交 代 办 了, 会 在 单 位 造 成 不 良 影 响, 不 办 吧, 后 果 不 堪 设 想 分 析 与 讨 论 : 小 张 应 该 怎 么 办 呢? 为 什 么? 3. 课 后 拓 展 在 班 级 管 理 工 作 中, 如 何 将 原 则 性 和 灵 活 性 有 机 地 结 合 起 来? 第 3 单 元 办 公 室 秘 书 的 职 业 素 养 情 景 案 例 刘 丽 丽 是 一 位 刚 满 19 岁 的 漂 亮 姑 娘, 高 中 毕 业 后 因 高 考 落 榜, 便 到 省 城 来 求 职 她 再 三 思 量, 觉 得 自 己 长 得 不 错, 口 齿 伶 俐, 适 合 去 做 秘 书 工 作 于 是, 她 翻 阅 大 报 小 报, 几 乎 每 张 报 纸 都 能 看 到 各 种 企 业 招 聘 秘 书 人 才 的 广 告, 她 喜 出 望 外, 便 津 津 有 味 地 阅 读 起 来 : 某 国 际 投 资 有 限 公 司 聘 英 文 秘 书 一 名, 女 性,25 岁 以 下 ; 中 英 文 说 写 流 利, 良 好 的 人 际 关 系 ; 熟 练 中 英 文 电 脑 处 理 ; 英 语 专 业 大 专 毕 业 ; 有 两 年 以 上 外 资 企 业 工 作 经 验 者 优 先 某 公 司 招 聘 办 公 室 秘 书 兼 总 务, 女 性, 大 专 毕 业, 两 年 相 关 工 作 经 验, 工 作 耐 心 细 致, 办 事 谨 慎, 有 承 受 工 作 压 力 的 心 理 素 质, 具 有 较 强 的 英 语 听 说 写 能 力 及 一 定 的 财 务 经 验 某 集 团 公 司 聘 高 级 文 秘, 大 学 本 科 或 专 科 毕 业, 具 有 较 强 文 字 表 达 能 力, 熟 悉 资 料 分 类 存 档 有 专 业 知 识 及 合 资 企 业 工 作 经 验 者 优 先 考 虑 某 汽 车 配 件 公 司 聘 文 秘, 要 求 品 貌 端 正, 大 专 毕 业, 年 龄 在 20~28 岁, 男 女 不 限 要 略 懂 电 脑 操 作, 曾 从 事 管 理 工 作, 能 讲 流 利 的 广 东 话 及 普 通 话, 懂 英 文 或 日 语 ( 最 好 是 外 语 学 院 毕 业 ) 某 首 饰 厂 聘 秘 书, 大 专 以 上 学 历, 有 良 好 的 英 语 沟 通 能 力, 熟 悉 电 脑, 有 较 强 的 文 字 表 达 能 力, 有 独 立 处 事 能 力, 有 吃 苦 耐 劳 的 精 神, 能 与 人 融 洽 相 处

16 18 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 刘 丽 丽 把 一 则 又 一 则 的 招 聘 广 告 从 头 看 到 尾, 越 看 越 泄 气 各 种 招 聘 秘 书 的 广 告, 对 应 聘 秘 书 的 要 求 很 具 体, 既 有 知 识 技 能 方 面 的 条 件, 也 有 思 想 品 质 方 面 的 要 求, 她 仅 有 年 龄 和 容 貌 是 远 远 不 够 的 经 过 几 天 的 认 真 考 虑, 刘 丽 丽 决 定 报 考 秘 书 职 业 培 训 学 校, 继 续 学 习, 提 高 自 己 的 素 质 项 目 任 务 如 果 你 是 文 秘 专 业 学 生, 你 打 算 怎 样 培 养 自 己 的 职 业 素 养 以 适 应 现 代 化 企 业 管 理 对 秘 书 人 才 的 要 求? 任 务 分 析 随 着 我 国 改 革 开 放 特 别 是 加 入 世 贸 组 织, 企 事 业 单 位 对 秘 书 从 业 人 员 的 要 求 越 来 越 高, 秘 书 工 作 必 须 适 应 新 的 形 势, 秘 书 人 员 也 必 须 努 力 提 高 自 身 的 素 质, 更 好 地 为 完 善 市 场 经 济 体 制 服 务 作 为 文 秘 专 业 的 在 校 学 生, 想 要 在 将 来 的 职 场 竞 争 中 谋 得 一 席 之 地, 首 先 一 定 要 学 好 专 业 知 识, 注 重 提 升 专 业 素 质, 利 用 学 校 的 实 训 条 件 及 各 种 实 践 机 会 充 分 掌 握 秘 书 工 作 的 相 关 技 能, 这 是 适 应 时 代 发 展 社 会 需 要 的 必 备 条 件 不 但 好 学 勤 学, 还 要 博 学 人 们 说, 秘 书 肚, 杂 货 铺, 就 是 说 秘 书 人 员 是 通 才, 是 杂 家, 一 定 要 博 学 多 才 见 多 识 广, 因 此 要 充 分 利 用 学 校 的 图 书 馆 阅 览 室 及 越 来 越 发 达 的 网 络 系 统, 广 泛 涉 猎 各 行 各 业 的 知 识, 以 提 升 自 己 的 职 业 素 养 更 重 要 的 是 要 学 会 做 人, 这 是 做 好 秘 书 工 作 的 先 决 条 件 其 实, 学 校 就 是 一 个 小 社 会, 要 学 会 和 各 种 各 样 的 人 相 处, 多 参 加 校 内 的 各 种 各 样 的 活 动, 在 与 人 沟 通 交 往 中 培 养 谦 虚 谨 慎 诚 实 守 信 尊 重 他 人 与 人 为 善 的 优 良 品 格, 这 是 一 个 职 业 秘 书 必 须 具 备 的 思 想 道 德 品 质 方 面 的 素 养 相 关 知 识 秘 书 的 职 业 素 养 是 指 秘 书 在 思 想 道 德 品 质 和 知 识 技 能 心 理 等 方 面 的 综 合 素 质 由 于 秘 书 地 位 的 特 殊 性 及 秘 书 工 作 的 复 杂 性, 办 公 室 秘 书 必 须 具 备 较 高 的 职 业 素 养, 才 能 做 好 秘 书 工 作 1. 办 公 室 秘 书 的 职 业 道 德 (1) 爱 岗 敬 业, 忠 于 职 守 作 为 办 公 室 秘 书, 如 果 对 自 己 单 位 的 认 同 度 较 低, 不 能 正 确 认 识 自 己 的 工 作 在 整 个 单 位 中 的 重 要 性, 就 不 会 产 生 一 种 荣 誉 感 幸 福 感 责 任 感, 也 就 不 会 热 爱 本 职 工 作 和 工 作 对 象, 自 然 就 会 影 响 到 秘 书 的 工 作 绩 效 只 有 忠 于 职 守 热 爱 本 职 忠 诚 可 靠, 才 能 自 觉 履 行 自 己 的 各 项 职 责, 认 真 做 好 办 公 室 的 各 项 工 作

17 模 块 1 办 公 室 工 作 概 述 19 (2) 遵 纪 守 法, 严 守 机 密 办 公 室 秘 书 要 养 成 依 法 行 文, 照 章 办 事 的 好 习 惯, 以 保 证 工 作 的 正 确 性 原 则 性 和 严 肃 性 办 公 室 秘 书 身 处 单 位 的 核 心 部 门, 必 须 严 守 秘 密, 自 觉 树 立 保 密 观 念 (3) 诚 实 守 信, 恪 尽 职 责 办 公 室 秘 书 要 了 解 自 己 的 工 作 职 责 与 权 限, 要 具 有 忠 实 执 行 领 导 指 示 的 自 觉 性, 既 要 积 极 主 动, 发 挥 主 观 能 动 性, 又 要 恪 尽 职 责, 不 超 越 权 限 (4) 埋 头 奉 献, 甘 当 配 角 秘 书 是 为 领 导 服 务 的, 无 论 是 安 排 公 务 活 动, 组 织 会 议, 还 是 草 拟 文 件, 撰 写 领 导 讲 话 稿 等, 这 种 高 强 度 的 劳 动 都 是 在 幕 后 进 行 鲜 为 人 知 的, 这 是 单 位 管 理 的 需 要, 是 法 定 岗 位 职 责 决 定 的 办 公 室 秘 书 必 须 服 从 组 织 管 理 的 需 要, 安 于 幕 后, 甘 当 无 名 英 雄, 甘 当 配 角, 才 能 符 合 组 织 利 益, 才 能 符 合 秘 书 职 业 道 德 规 范 的 要 求 (5) 谦 虚 谨 慎, 廉 洁 自 律 办 公 室 秘 书 身 居 单 位 中 枢, 接 触 领 导 谈 工 作 的 机 会 多, 很 容 易 被 单 位 中 的 其 他 员 工 视 为 特 殊 人 物 办 公 室 秘 书 应 时 刻 提 醒 自 己 在 工 作 中 做 到 谦 虚 谨 慎 平 等 待 人 加 强 协 作 共 同 发 展 办 公 室 秘 书 在 工 作 中 应 做 到 廉 洁 自 律, 不 以 权 谋 私, 不 接 收 贿 赂 真 正 关 心 领 导 的 秘 书, 往 往 能 对 领 导 行 为 中 的 疏 漏 拾 遗 补 缺, 协 助 领 导 防 微 杜 渐, 正 身 洁 行 秘 书 的 反 思 与 慎 独 秘 书 应 该 继 承 前 人 在 道 德 修 养 中 注 重 反 思 和 慎 独 的 好 传 统 古 人 讲 日 三 省 乎 己, 秘 书 应 该 把 职 业 道 德 标 准 作 为 一 面 镜 子, 定 期 检 查 自 己 所 谓 慎 独, 就 是 说 即 使 在 个 人 独 立 工 作, 无 人 监 督 的 情 况 下, 也 要 坚 持 按 道 德 规 范 的 要 求 做 事, 在 隐 和 微 的 地 方, 能 够 自 觉 地 控 制 自 己, 防 微 杜 渐, 加 强 自 我 教 育 自 我 磨 炼 自 我 改 造 和 自 我 完 善, 努 力 使 自 己 成 为 一 个 具 有 较 高 道 德 修 养 的 人 2. 办 公 室 秘 书 的 知 识 素 养 (1) 基 础 知 识 基 础 知 识 是 指 涉 及 社 会 和 自 然 科 学 领 域 的 文 史 地 哲 数 理 化 生 物 等 方 面 的 基 本 知 识, 这 是 办 公 室 秘 书 最 起 码 的 知 识 面 其 中 对 秘 书 工 作 产 生 直 接 影 响 的 有 以 下 3 个 方 面 的 知 识 1 汉 语 知 识 汉 语 知 识 包 括 语 音 文 字 词 汇 语 法 逻 辑 修 辞 等 知 识, 这 是 办 公 室 秘 书 文 字 与 口 头 表 达 能 力 的 先 决 条 件 汉 语 功 底 深 厚, 才 能 言 简 意 赅 文 通 情 达, 否 则 难 以 胜 任 文 字 工 作 2 科 学 知 识 自 然 科 学 方 面 的 知 识 有 助 于 单 位 秘 书 紧 跟 科 技 飞 速 发 展 的 时 代, 在 单 位 的 业 务 领 域 尽 快 成 为 内 行, 能 够 在 为 单 位 的 智 能 服 务 中 体 现 出 良 好 的 科 学 素 质 3 外 语 知 识 随 着 国 际 经 济 交 往 活 动 的 增 多, 单 位 与 外 企 外 商 的 业 务 往 来 日 益 频 繁, 在 涉 外 活 动 中, 办 公 室 秘 书 不 具 备 一 定 的 外 语 水 平 尤 其 是 专 业 外 语 水 平 和 英 语 口 语 能 力 显 然 是 很 难 胜 任 的 (2) 专 业 知 识 专 业 知 识 是 办 公 室 秘 书 区 别 于 其 他 专 业 人 才 的 重 要 标 志, 秘 书 要 成 为 专

18 20 办 公 室 工 作 实 务 ( 第 3 版 ) 业 领 域 的 行 家 里 手, 很 大 程 度 上 取 决 于 专 业 知 识 的 掌 握 情 况 它 主 要 分 为 以 下 两 大 部 分 1 秘 书 业 务 知 识 秘 书 业 务 知 识 包 括 秘 书 学 办 公 室 实 务 应 用 写 作 文 书 学 档 案 学 公 共 关 系 学 商 务 礼 仪 办 公 自 动 化 速 记 等 方 面 的 知 识 学 习 秘 书 的 专 业 知 识, 能 够 了 解 掌 握 秘 书 工 作 的 基 本 性 质 特 点 工 作 内 容 工 作 程 序 和 方 法, 从 而 为 胜 任 秘 书 工 作 打 下 基 础 2 行 业 领 域 的 业 务 知 识 秘 书 要 对 所 在 单 位 开 展 的 业 务 知 识 有 基 本 的 了 解, 如 企 业 秘 书 必 须 掌 握 企 业 管 理 知 识 市 场 营 销 知 识 等 办 公 室 秘 书 只 有 熟 悉 本 行 业 本 企 业 的 通 用 业 务 技 术 及 相 关 专 业 术 语, 才 能 满 足 开 展 业 务 活 动 辅 助 领 导 工 作 的 需 要 行 业 领 域 的 业 务 知 识 在 秘 书 的 知 识 结 构 中 越 来 越 重 要, 目 前 一 些 国 家 秘 书 职 业 的 行 业 化 特 点, 就 是 因 为 秘 书 所 掌 握 的 行 业 知 识 已 成 为 其 谋 生 供 职 的 重 要 因 素, 也 是 某 行 业 部 门 终 身 聘 用 某 秘 书 的 重 要 因 素 实 践 出 真 知 秘 书 应 从 实 践 经 验 中 不 断 学 习, 提 高 自 己 的 知 识 素 养, 通 过 与 各 位 有 头 脑 有 经 验 的 领 导 客 户 同 事 往 来, 从 他 人 的 经 验 中 不 断 提 升 自 己 秘 书 身 处 领 导 的 周 围, 应 注 意 在 工 作 中 向 领 导 取 经, 学 习 有 益 的 领 导 经 验, 并 从 自 己 的 失 误 中 汲 取 教 训 (3) 相 关 知 识 相 关 知 识 是 指 与 秘 书 工 作 有 密 切 关 系 的 知 识, 它 主 要 包 括 经 济 学 知 识 法 学 知 识 心 理 学 知 识 社 会 学 知 识 行 政 学 知 识 领 导 科 学 文 艺 学 新 闻 学 知 识 等 以 企 业 秘 书 为 例, 其 中 对 秘 书 工 作 产 生 更 直 接 影 响 的 知 识 主 要 有 以 下 几 个 方 面 1 经 济 学 知 识 经 济 学 知 识 包 括 财 务 知 识 财 政 金 融 知 识 股 票 与 证 券 国 际 贸 易 知 识 等 在 社 会 主 义 市 场 经 济 条 件 下, 企 业 办 公 室 秘 书 只 有 掌 握 市 场 经 济 的 特 点 与 规 律, 掌 握 市 场 经 济 基 本 知 识, 才 能 适 应 市 场 经 济 发 展 的 需 要 做 好 本 职 工 作 2 法 学 知 识 目 前 企 业 办 公 室 大 多 集 秘 书 事 务 与 法 律 事 务 于 一 身, 秘 书 除 了 做 好 日 常 工 作 外 还 要 从 事 企 业 规 章 制 度 的 起 草 审 查, 参 与 商 务 谈 判 项 目 招 标, 负 责 合 同 的 起 草 审 查 与 管 理, 办 理 企 业 注 册 登 记 年 检, 处 理 商 标 专 利 等 专 业 性 强 且 责 任 重 大 的 事 务 办 公 室 秘 书 只 有 具 备 相 关 的 法 律 法 规 知 识, 才 能 依 法 从 事 管 理 并 依 法 维 护 企 业 的 合 法 权 益 3 心 理 学 知 识 办 公 室 秘 书 由 于 工 作 范 围 的 广 泛 和 关 系 的 复 杂, 每 天 要 与 各 种 各 样 的 人 打 交 道, 只 有 具 备 一 定 的 心 理 学 知 识, 才 能 更 好 地 了 解 自 己, 更 多 地 了 解 别 人, 根 据 不 同 人 的 心 理 特 点 做 好 工 作, 沟 通 人 际 关 系, 同 时, 培 养 自 己 健 康 和 谐 的 心 理, 学 会 积 极 主 动 地 去 调 节 心 理, 克 服 工 作 中 产 生 的 各 种 心 理 障 碍 3. 办 公 室 秘 书 的 能 力 素 质 单 位 组 织 由 于 领 导 职 能 的 进 一 步 加 强, 办 公 室 秘 书 所 担 负 的 工 作 日 趋 繁 重, 秘 书 的 能 力 内 涵 较 之 以 前 有 显 著 的 扩 展 与 强 化 从 适 应 单 位 实 际 工 作 的 需 求 出 发, 办 公 室 秘 书 有 下 面 几

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