九十七年度第二學期總務處會議 工作報告

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1 國 立 高 雄 師 範 大 學 總 務 處 101 學 年 度 第 一 次 處 務 會 議 紀 錄 時 間 :101 年 12 月 13 日 ( 星 期 四 ) 下 午 2 時 00 分 地 點 : 行 政 大 樓 六 樓 第 三 會 議 室 主 持 人 : 朱 總 務 長 耀 明 出 席 者 : 詳 見 簽 到 簿 記 錄 : 蔡 芳 美 壹 主 席 報 告 一 處 務 會 議 最 主 要 是 希 望 同 仁 在 工 作 上, 如 有 需 要 各 組 協 調 部 份, 均 能 藉 由 本 次 會 議 說 明 與 溝 通, 並 瞭 解 各 組 的 工 作 內 容 二 下 半 年 度 以 來, 學 校 經 費 短 缺, 部 份 修 繕 維 護 工 程 無 法 進 行, 而 12 月 初 會 計 室 及 教 育 部 臨 時 提 供 維 修 經 費, 要 在 短 短 一 個 月 運 用 這 些 經 費, 同 仁 們 需 要 更 辛 苦 及 費 心 三 教 育 部 補 助 大 學 經 費 日 益 減 少, 並 藉 由 各 項 評 鑑 來 管 控 學 生 員 額 或 經 費 本 校 明 年 度 經 費 及 各 單 位 經 費 均 有 所 縮 減, 因 應 經 費 短 缺, 學 校 要 保 持 彈 性 並 積 極 主 動 爭 取 計 劃 或 其 他 相 關 補 助 來 補 貼 經 費 之 不 足 總 務 處 為 學 校 後 勤 支 援 單 位, 師 生 要 求 本 處 要 提 供 迅 速 及 有 效 率 的 服 務, 如 何 積 極 服 務 本 校 師 生 及 與 師 生 做 良 好 的 溝 通 說 明 亦 將 是 行 政 要 調 整 的 方 向 及 努 力 的 目 標 在 本 處 組 長 會 議 開 會 時 不 斷 強 調, 要 讓 本 處 服 務 的 動 力 及 品 質 更 加 提 昇 在 以 前 考 績 評 比, 是 以 輪 流 的 方 式 進 行, 但 就 目 前 的 角 度 而 言, 這 樣 的 考 評 方 式 不 足 以 讓 團 隊 因 應 彈 性 的 變 化, 所 以 持 續 強 調, 本 處 考 績 評 比 要 有 所 調 整, 考 評 一 定 要 按 照 同 仁 工 作 表 現 來 考 核, 才 能 激 勵 同 仁 在 工 作 上 有 更 好 的 表 現 貳 各 組 工 作 報 告 : 文 書 組 劉 大 為 組 長 一 為 提 升 行 政 效 能 及 逐 步 落 實 無 紙 化 政 策, 本 校 公 文 線 上 簽 核 暨 檔 案 管 理 系 統 已 於 11 月 19 日 起 上 線 實 施 承 製 廠 商 英 福 達 公 司 派 遣 工 程 師 二 名 至 校 進 行 駐 點 諮 詢 服 務, 為 期 一 個 月 至 12 月 18 日 止, 該 二 員 分 駐 和 平 及 燕 巢 校 區, 但 文 書 組 亦 將 視 狀 況 進 行 機 動 調 整 該 二 位 駐 點 人 員 對 同 仁 操 作 產 生 之 問 題, 都 能 及 時 答 覆 處 理, 如 遇 另 需 修 正 之 處, 文 書 組 亦 會 要 求 廠 商 配 合 進 行 調 整 以 便 同 仁 操 作 二 本 校 公 文 線 上 簽 核 系 統, 係 採 用 自 然 人 憑 證 方 式 加 簽 加 密, 以 確 保 資 訊 安 全 各 承 辦 同 仁 ( 含 主 管 ) 自 然 人 憑 證 之 申 辦, 已 分 兩 梯 次 辦 理, 並 配 合 讀 卡 機 完 成 發 放 並 簽 請 校 長 同 意, 日 後 如 因 職 務 異 動 或 新 進 人 員, 有 承 辦 公 文 需 要 者, 自 然 人 憑 證 可 自 行 申 辦, 其 相 關 費 用 可 由 該 單 位 業 務 費 項 下 支 付 三 本 校 同 仁 對 公 文 線 上 簽 核 系 統 期 待 很 高, 對 公 文 認 知 屬 於 較 為 廣 義, 認 為 除 收 發 文 的 公 文 外, 還 包 括 各 單 位 的 各 類 申 請 表 單, 如 請 假 單 財 產 - 1 -

2 單 請 修 申 請 採 購 等, 這 些 都 是 日 常 由 基 層 服 務 同 仁 所 傳 遞 的 內 容 由 於 同 仁 對 線 上 簽 核 系 統 的 功 能 有 所 期 待, 所 以 提 供 許 多 寶 貴 實 用 的 建 議, 文 書 組 對 此 非 常 感 謝 唯 現 依 行 政 院 頒 公 文 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 規 定, 線 上 簽 核 處 理 範 圍 為 令 呈 咨 函 公 告 書 函 開 會 通 知 單 簽 等, 且 本 校 所 採 用 為 套 裝 軟 體, 而 非 量 身 定 做 的 客 製 化, 故 本 校 公 文 簽 核 先 以 上 述 為 主, 並 要 求 廠 商 作 適 當 調 整 修 正, 以 滿 足 同 仁 操 作 需 求 與 習 慣 功 能 多 元 使 用 便 捷, 是 文 書 組 規 劃 本 系 統 的 目 標, 之 後 將 會 繼 續 與 廠 商 研 議, 依 同 仁 之 建 議, 增 設 各 種 常 用 功 能, 使 系 統 建 構 更 趨 完 整 四 本 校 101 年 7 月 起, 簽 辦 公 文 發 文 作 業 平 均 工 作 天 數 如 下 : 7 月 份 發 文 作 業 平 均 工 作 天 為 2.92 天 8 月 份 發 文 作 業 平 均 工 作 天 為 2.78 天 ; 9 月 份 發 文 作 業 平 均 工 作 天 為 2.77 天 ; 10 月 份 發 文 作 業 平 均 工 作 天 為 2.62 天 ; 11 月 份 發 文 作 業 平 均 工 作 天 為 2.49 天 ; 五 自 101 年 8 月 1 日 起 至 12 月 10 日 止, 本 校 電 子 收 文 5,630 件, 收 文 量 為 全 國 大 學 校 院 第 13 名 ; 電 子 發 文 件 數 894 件, 發 文 量 為 全 國 大 學 校 院 第 23 名 六 截 至 101 年 12 月 10 日 止, 本 校 郵 資 支 出 計 400,126 元, 與 100 年 度 之 437,652 元, 支 出 節 省 37,526 元 這 些 都 是 文 書 組 負 責 郵 資 處 理 同 仁 管 制 得 宜 的 成 果 七 為 慶 祝 本 校 45 週 年 校 慶, 及 籌 畫 參 加 102 年 金 檔 奬 參 賽, 文 書 組 於 11 月 1 至 11 月 2 日 舉 辦 高 師 風 華 45 檔 案 展, 經 統 計 共 15 個 校 外 機 關 學 校 同 仁 遠 道 蒞 臨 參 觀 ( 如 監 察 院 台 北 市 立 長 安 國 中 台 東 大 學 屏 東 商 業 技 術 學 院 里 港 地 政 事 務 所 高 雄 啟 智 學 校 高 雄 餐 旅 大 學 高 雄 海 洋 科 技 大 學 文 藻 外 語 學 院 新 興 戶 政 事 務 所 科 學 工 業 園 區 等 ), 總 計 超 過 300 多 人 次 參 加 其 中 11 月 2 日 本 校 辦 理 退 休 人 員 聯 誼 會, 返 校 之 退 休 同 仁 與 檔 案 展 引 起 熱 烈 共 鳴, 如 各 階 段 改 制 公 文 舊 建 築 物 圖 片 早 期 師 生 活 動 照 片 等, 屢 屢 掀 起 回 憶 浪 潮, 現 場 反 應 熱 烈 溫 馨 後 經 建 議 及 場 地 使 用 許 可, 高 師 風 華 45 檔 案 展 又 延 長 一 星 期, 展 覽 至 11 月 9 日 為 止 總 務 長 : 本 校 主 管 一 直 反 應 公 文 系 統 不 要 用 自 然 人 憑 證, 請 文 書 組 可 以 發 文 向 主 管 說 明, 使 用 自 然 人 憑 證 的 用 意 及 必 要 性 事 務 組 楊 主 任 清 雄 一 事 務 組 業 務 繁 瑣, 除 人 員 管 理 外, 尚 需 辦 事, 如 下 列 所 示 : ( 一 ) 人 員 方 面 : 除 組 內 同 仁 ( 含 行 政 助 理 ) 共 12 人 ; 另 有 駐 衛 警 10 人 技 工 友 ( 含 駕 駛 )40 人, 以 上 二 類 人 員 均 列 管, 即 遇 缺 不 補 ; 除 有 缺 額, - 2 -

3 其 他 單 位 有 人 願 移 撥, 報 教 育 部 轉 行 政 院 核 定,6 個 月 內 未 補 齊, 即 減 列 員 額 ( 二 ) 辦 事 方 面 : 1. 財 物 及 勞 務 採 購 2. 校 園 環 境 綠 ( 美 ) 化 工 作 3. 車 輛 管 理 4. 交 通 車 管 理 5. 會 議 室 招 待 所 管 理 6. 通 信 ( 總 機 ) 管 理 7. 支 援 各 單 位 辦 理 研 習 活 動 及 各 項 考 試 之 試 務 工 作 8. 其 他 臨 時 交 辦 事 項 二 本 組 組 織 成 員 共 有 7 人, 已 全 部 取 得 採 購 專 業 人 員 基 礎 訓 練 及 格 證 書, 另 有 3 人 也 已 取 得 採 購 專 業 人 員 進 階 訓 練 及 格 證 書, 有 1 人 已 完 成 受 訓 時 數, 尚 在 考 照 中 三 各 單 位 申 請 外 勤 人 力 支 援 案 件 過 多, 以 致 影 響 本 身 該 負 責 之 區 域 及 工 作, 另 支 援 需 花 費 過 多 體 力 之 工 作, 應 考 量 基 服 員 之 體 力 負 荷 四 建 議 本 校 路 燈 清 晨 應 及 早 關 閉 以 節 省 電 力 五 因 應 燕 巢 和 平 每 日 車 資 下 降 情 形, 建 議 可 由 燕 巢 校 區 各 組 值 班 人 員 直 接 帶 回 投 幣 箱 給 駐 衛 警 保 管, 隔 日 再 交 由 出 納 組 六 有 關 授 權 採 購 僅 開 放 給 各 學 系 及 研 發 處 圖 書 館 及 進 修 學 院, 授 權 金 額 為 3 萬 元 七 明 年 各 項 維 修 及 採 購 標 案 共 計 15 件, 已 完 成 13 件 標 案, 目 前 標 餘 款 應 有 約 1 百 多 萬, 明 年 大 門 口 保 全 不 足 款 部 份, 已 簽 請 由 標 餘 款 支 付 八 明 年 度 保 全 人 力 依 勞 基 法 規 定 有 重 大 改 變, 因 工 時 關 係 原 由 3 人 變 為 4 人, 保 全 委 外 經 費 將 逐 年 增 加 總 務 長 : 路 燈 關 閉 部 份 請 營 繕 組 辦 理, 四 省 專 案 尚 未 達 到 目 標, 請 繼 續 努 力 另 投 幣 箱 亦 請 各 組 燕 巢 校 區 值 班 人 員 協 助 攜 回 保 全 人 力 因 車 管 會 決 議 調 降, 嗣 後 將 以 閘 欄 配 合 部 份 保 全 人 力 來 進 行 保 管 組 張 組 長 南 山 一 單 房 間 職 務 宿 舍 衛 浴 整 修 經 費, 係 為 使 用 本 校 101 年 耐 震 補 強 工 程 結 餘 款, 因 會 計 室 要 求 須 與 補 強 工 程 之 相 關 增 補 工 程 一 併 簽 案 與 發 包, 使 得 該 工 程 施 工 期 程 將 會 不 足, 本 年 度 先 不 執 行 將 延 至 102 年 度 暑 假 再 執 行, 將 以 全 面 整 修 方 式 規 劃, 將 另 經 陳 請 校 長 核 定 後 進 行 整 修, 並 再 另 行 通 知 受 配 借 之 教 師 與 同 仁 二 本 校 職 務 宿 舍 異 動 現 況 如 下 : ( 一 ) 丁 履 譔 老 師 於 101 年 06 月 22 日, 繳 回 借 用 凱 旋 二 路 77 巷 6-1 號 眷 屬 宿 舍 並 交 回 鑰 匙 - 3 -

4 ( 二 ) 賴 鵬 仁 老 師 於 101 年 06 月 29 日 辦 理 退 借, 繳 回 借 用 單 房 間 職 務 宿 舍 113 室 並 交 回 鑰 匙 ( 三 ) 林 惠 芬 老 師 於 101 年 07 月 24 日 辦 理 退 借, 繳 回 借 用 單 房 間 職 務 宿 舍 218 室 並 交 回 鑰 匙 ( 四 ) 黃 嘉 宏 老 師 於 101 年 08 月 14 日 辦 理 退 借, 繳 回 借 用 單 房 間 職 務 宿 舍 112 室 並 交 回 鑰 匙 ( 五 ) 因 單 房 間 職 務 宿 舍 暑 期 進 行 耐 震 補 強 工 程 期 間, 已 分 別 配 借 眷 屬 宿 舍 予 實 輔 處 組 員 葉 道 明 小 姐 ( 凱 旋 二 路 77 巷 6-1 號 ) 警 衛 警 隊 隊 員 許 智 魁 先 生 ( 四 維 二 路 86 號 ) 暫 時 居 住 至 101 年 度 第 一 學 期 開 學 為 止 ( 六 ) 101 學 年 度 本 校 宿 舍 調 配 委 員 會, 通 過 配 借 案 如 下 : 1. 郭 郁 伶 老 師 配 借 單 房 間 職 務 宿 舍 112 室 2. 王 玉 麟 老 師 配 借 單 房 間 職 務 宿 舍 113 室 ( 因 為 短 期 介 聘 1 年, 故 宿 舍 借 用 期 限 為 1 年 ) 3. 通 過 姚 村 雄 老 師 劉 世 閔 老 師 曾 進 豐 老 師 曾 榮 梅 老 師 陳 立 老 師 黃 淑 玲 老 師 李 文 廷 老 師 等 7 位, 申 請 續 借 單 房 間 職 務 宿 舍 三 通 過 王 長 巒 先 生 申 請 短 期 眷 屬 宿 舍 續 借 四 和 平 校 區 維 也 納 森 林 咖 啡 於 101 年 10 月 1 日 正 式 營 業, 以 供 應 咖 啡 冷 熱 飲 中 西 餐 點 等, 因 該 廠 商 自 行 設 計 外 觀 彩 繪 較 不 適 宜, 校 長 已 委 請 視 設 系 吳 仁 評 老 師 設 計 完 成 並 陳 請 校 長 核 定, 惟 施 工 價 格 偏 高 該 廠 商 正 與 施 工 廠 商 協 商 中 五 和 平 校 區 活 動 中 心 SUBWEY 潛 艇 堡 於 101 年 10 月 8 日 正 式 營 業 六 和 平 校 區 蘭 苑 一 樓 增 設 洗 衣 部 於 101 年 10 月 8 日 正 式 營 業, 燕 巢 校 區 籌 設 中 ( 廠 商 尋 找 適 當 位 置 ), 將 於 近 期 向 學 校 申 請 核 定 後, 即 可 營 業 七 本 校 原 與 進 金 生 實 業 股 份 有 限 公 司, 會 勘 和 平 校 區 租 賃 體 育 館 附 中 文 馥 樓 樓 頂 架 設 太 陽 能 板, 作 為 營 業 發 電, 本 校 另 建 請 該 公 司 先 逕 洽 苓 雅 稅 捐 稽 徵 分 處 後, 回 覆 : 所 使 用 之 土 地 需 變 更 為 營 業 用 並 課 營 業 稅 ; 房 屋 為 非 建 築 面 積 增 加 免 課 稅 因 土 地 營 業 稅 過 高, 該 公 司 經 另 行 會 勘 燕 巢 校 區 擬 更 改 租 用 圖 資 大 樓 露 天 球 場 燕 窩 旁 機 車 棚 等 屋 頂, 架 設 太 陽 能 板 發 電, 本 案 業 經 101 年 11 月 28 日 第 3 次 主 管 會 報 討 論 決 議, 須 先 經 由 校 內 專 家 學 者 評 估 後, 再 另 依 採 購 法 以 採 公 開 招 標 案 方 式 辦 理 八 本 校 和 平 校 區 活 動 中 心 郵 局 外 側 提 款 機 同 一 側 面 懸 掛 3 台 冷 氣 主 機, 因 該 局 台 北 總 管 理 局 會 勘 認 高 度 過 低, 恐 會 造 成 民 眾 不 小 心 碰 撞 而 致 受 傷, 請 其 重 新 懸 掛 於 101 年 11 月 27 日 會 同 本 處 會 勘, 建 請 其 最 低 處 須 離 地 200 公 分, 管 線 另 加 裝 集 線 盒, 以 維 該 處 景 觀, 並 已 完 成 施 工 - 4 -

5 九 本 校 和 平 校 區 原 資 策 會 租 用 時, 設 置 於 東 車 棚 入 口 與 同 慶 凱 旋 路 口 之 燈 箱, 奉 校 長 指 示 與 予 保 留, 本 校 另 行 設 計 文 宣 置 換 現 有 之 內 容 後, 並 恢 復 通 電 於 夜 間 照 亮 燈 箱 十 本 校 兩 校 區 委 外 餐 廳, 因 受 審 計 部 函 各 稅 捐 單 位, 追 討 5 年 之 房 屋 土 地 及 進 項 營 業 稅 額, 因 稅 款 負 擔 過 高, 已 造 成 目 前 經 營 廠 商 恐 無 法 繼 續 經 營 之 虞, 擬 將 於 近 期 進 行 學 校 兩 校 區, 規 劃 下 列 營 業 方 式 以 分 攤 廠 商 稅 捐 之 負 荷 : ( 一 ) 將 和 平 校 區 蘭 苑 自 助 餐 廳 小 吃 部 超 商 部 逸 清 樓 自 助 餐 廳 ; 燕 巢 歸 燕 食 巢 自 助 餐 廳 燕 窩 美 食 街 自 助 餐 廳 飛 燕 蘭 亭 超 商 部, 開 放 由 一 家 有 經 營 校 園 商 場 規 劃 之 公 司 規 劃 經 營 ( 二 ) 本 校 保 留 兩 校 區 部 分 已 委 外 經 營 之 場 地, 繼 續 自 行 招 商 委 託 經 營, 與 將 經 由 問 卷 調 查 經 營 優 良 廠 商 優 先 依 法 保 留 經 營 場 地 並 續 約 ( 三 ) 經 主 管 會 報 討 論 後, 擬 請 學 務 處 先 行 召 開 學 生 相 關 會 議 經 與 同 學 充 分 討 論 後, 再 依 法 提 送 學 校 空 間 會 議 通 過, 陳 請 校 長 核 定 後 辦 理 本 案 業 經 101 年 11 月 28 日 第 3 次 主 管 會 報 討 論 決 議, 暫 緩 進 行 十 一 本 (101) 年 度 複 盤 工 作, 業 於 101 年 10 月 1 日 至 10 月 31 日 會 同 會 計 室 同 仁 進 行 財 物 複 盤 完 畢 本 年 度 被 抽 盤 ( 複 盤 ) 單 位 計 有 : ( 一 ) 燕 巢 校 區 - 物 理 系 工 教 系 化 學 系 生 科 系 軟 工 系 環 教 所 科 教 所 工 設 系 ( 二 ) 和 平 校 區 - 體 育 系 教 育 系 視 設 系 師 培 中 心 總 務 處 長 室 教 務 處 課 務 組 文 學 院 長 室 進 修 學 院 綜 合 服 務 組 ( 三 ) 盤 虧 情 形 - 學 院 學 系 單 位 件, 行 政 單 位 3 件, 將 另 案 處 理 其 餘 12 個 單 位 均 帳 物 相 符 ( 四 ) 本 次 盤 點 績 效 良 好 單 位 : 環 教 所 教 育 系 視 設 系 及 師 培 中 心 擬 依 據 本 校 101 年 度 財 產 暨 非 消 耗 品 盤 點 計 畫 第 七 條 第 一 項 ( 如 附 ) 另 予 以 敘 獎, 該 四 個 單 位 財 產 管 理 承 辦 人 為 : 張 惠 婷 助 教 陳 玲 婉 助 教 張 簡 辰 慧 助 理 楊 惠 荃 助 理 員 十 二 本 校 學 務 長 總 務 處 保 管 組 長 101 年 11 月 16 日 ( 星 期 五 ) 下 午 與 SUBWEY 潛 艇 堡 經 理, 會 勘 燕 巢 校 區 圖 資 大 樓 一 樓 文 萃 樓 一 樓, 該 公 司 已 初 步 回 應 願 意 設 置 分 店, 惟 因 本 校 霽 遠 樓 詠 絮 樓 與 燕 窩 宿 舍 相 距 較 遠, 恐 會 影 響 某 宿 舍 同 學 消 費 意 願 減 少, 須 再 作 評 估 後 再 行 設 置 十 三 101 學 年 度 每 月 均 實 施 學 人 宿 舍 區, 每 月 定 期 檢 視 與 兩 次 清 掃 除 草 工 作 十 四 101 學 年 度 每 月 均 實 施 眷 屬 宿 舍 及 單 房 間 職 務 宿 舍, 每 月 定 期 檢 視 與 清 掃 十 五 101 年 12 月 4 日 ( 週 二 ) 實 施 眷 屬 宿 舍 及 單 多 房 間 職 務 宿 舍, 居 住 事 實 訪 查, 並 轉 知 102 年 將 實 施 宿 舍 建 築 物 耐 震 補 強, 本 校 會 事 先 另 行 邀 請 所 有 現 住 戶, 召 開 施 工 相 關 作 業 說 明 會 - 5 -

6 十 六 和 平 校 區 洗 衣 部 負 責 人 鮑 先 生, 擬 無 償 免 費 提 供 本 校 5 台 LED 大 尺 寸 顯 示 器 螢 幕, 供 作 為 本 校 及 營 業 商 動 態 文 宣 傳 播, 營 業 商 播 所 放 內 容, 已 要 求 必 須 先 經 由 本 校 同 意 後, 再 行 上 線 播 放, 相 關 設 置 細 節 另 行 洽 商 中 十 七 即 日 起 請 各 單 位 申 請 維 修 汰 換 零 件 時, 鑑 於 100 年 大 學 評 鑑 校 園 環 境 評 鑑 時, 委 員 建 議 應 增 加 廢 棄 物 回 收 數 量, 請 各 單 位 除 報 廢 物 品 繳 回 外, 另 一 併 將 各 項 維 修 工 作 時 所 汰 換 的 廢 品 或 零 件 繳 回, 亦 可 增 加 校 務 基 金 變 賣 所 得 收 入 另 業 於 101 年 12 月 5 日 以 高 師 大 總 保 字 第 號 校 函, 函 請 本 校 各 教 學 行 政 單 位, 並 副 知 總 務 處 營 繕 組 事 務 組 學 務 處 生 活 輔 導 組 務 請 督 導 技 工 友 確 實 執 行 請 各 單 位 進 行 各 項 辦 公 設 備 或 學 生 宿 舍 業 務 維 修 時, 所 汰 換 的 可 變 賣 廢 品 或 零 件 務 必 繳 回 總 務 處 保 管 組, 維 修 廠 商 作 相 關 維 修 ( 護 ) 所 換 下 廢 棄 之 金 屬 有 價 零 附 件, 亦 請 如 數 點 交 總 務 處 保 管 組 簽 收, 以 便 核 對 統 計 實 施 回 收 物 廢 品 績 效, 上 述 可 變 賣 廢 品 或 零 件 認 定 有 疑 問 時, 請 逕 向 總 務 處 保 管 組 分 機 洽 詢, 總 務 處 保 管 組 亦 將 列 入 核 銷 案 之 必 定 行 政 程 序 十 八 本 校 實 施 101 年 度 盤 點 時 發 現, 有 部 分 單 位 之 物 品 或 設 備 新 購 不 久 卻 未 使 用 或 不 再 使 用, 為 期 能 達 物 盡 其 用 的 目 的, 亦 可 減 輕 承 辦 人 員 財 產 管 理 的 困 擾, 籲 請 將 上 述 物 件 繳 回 總 務 處 保 管 組, 俾 利 移 轉 給 其 他 需 用 單 位 使 用 亦 因 應 學 校 目 前 經 費 縮 減 現 況, 請 各 單 位 配 合 辦 理 以 發 揮 公 物 最 大 使 用 效 能 另 業 於 101 年 12 月 5 日 以 高 師 大 總 保 字 第 號 校 函, 函 請 本 校 各 單 位 現 有 閒 置 不 使 用 之 財 產 繳 回 各 單 位 將 未 使 用 或 不 需 再 使 用 之 未 達 年 限 物 品 或 財 產 設 備 繳 回 總 務 處 保 管 組, 以 供 其 他 需 用 單 位 繼 續 使 用, 上 述 移 轉 手 續 有 疑 問 時, 請 逕 向 總 務 處 保 管 組 分 機 洽 詢 總 務 長 : 廢 品 回 收 請 保 管 組 在 驗 收 時 能 特 別 注 意 並 確 認 另 特 別 提 醒 同 仁 簽 辦 電 子 公 文 時, 在 簽 辦 單 上 能 清 楚 述 明 來 文 及 附 件 之 內 容, 避 免 其 他 會 辦 同 仁 因 未 注 意 附 件 而 有 所 遺 漏 出 納 組 李 組 長 淑 芬 一 本 組 王 尹 芳 組 員 調 升 諮 商 與 復 健 研 究 所 輔 導 員, 遺 缺 由 高 考 及 格 張 譽 曦 小 姐 12 月 6 日 報 到 任 職 張 原 去 年 參 加 基 特 考 試 原 分 發 到 長 濱 國 小, 今 年 高 考 及 格 分 發 至 本 校, 出 納 組 非 常 歡 迎 這 位 新 同 仁 加 入 出 納 家 族 二 學 校 今 年 預 計 發 放 1.5 個 月 年 終 獎 金 考 績 獎 金 不 休 假 加 班 費 退 休 人 員 6 個 月 月 退 休 金 退 休 人 員 年 終 慰 問 金 等 等, 預 計 要 花 費 1.9 億 元, 是 出 納 組 102 年 1 月 份 的 工 作 重 點, 支 付 這 些 款 項 後 就 是 個 人 課 稅 所 得 的 總 申 報 業 務 而 本 月 份 的 工 作 重 點 是 配 合 會 計 室 年 底 經 費 - 6 -

7 核 銷 關 帳 付 款 對 帳 業 務 三 收 據 的 開 立, 是 指 學 校 將 有 現 金 入 庫, 依 規 定 須 列 管 各 單 位 若 因 業 務 需 要 預 開 收 據, 卻 又 因 某 些 因 素 要 求 重 開 收 據 時, 請 承 辦 單 位 務 必 將 原 開 立 收 據 繳 回 出 納 組 作 廢, 才 可 再 重 新 開 立 新 收 據 四 自 100 年 1 月 1 日 起 經 由 本 校 代 理 公 庫 台 灣 銀 行 以 電 匯 方 式 給 付 個 人 各 項 所 得 時, 將 依 規 定 收 取 匯 款 手 續 費, 匯 款 時 從 所 得 中 自 動 扣 除 ; 若 匯 入 帳 戶 為 台 灣 銀 行 各 分 行 者, 則 免 收 手 續 費 因 目 前 高 師 大 郵 局 與 本 校 訂 約 為 薪 資 劃 撥 帳 戶, 未 向 本 校 收 取 任 何 匯 款 手 續 費, 鼓 勵 同 仁 承 辦 業 務 時 儘 量 提 供 郵 局 帳 戶 做 為 個 人 匯 款 帳 戶, 若 受 款 人 帳 戶 達 2 個 以 上 時, 本 組 將 優 先 以 郵 局 帳 戶 入 帳, 請 同 仁 宣 導 週 知 備 註 : 匯 費 標 準 為 200 萬 元 以 內 者 30 元, 超 過 200 萬 元 以 上 者, 以 100 萬 元 為 區 間 單 位, 一 個 區 間 單 位 為 10 元 手 續 費 五 自 95 年 7 月 1 日 起 台 灣 銀 行 高 雄 分 行 依 規 定, 匯 款 作 業 每 筆 酌 收 匯 款 手 續 費 30 元, 該 項 手 續 費 由 廠 商 負 擔, 匯 款 時 會 從 貨 款 中 自 動 扣 除 六 為 提 高 本 校 行 政 效 率 及 推 動 資 訊 化 效 能, 服 務 全 校 師 生 職 員 工 及 廠 商, 自 99 年 3 月 份 起 有 關 出 納 組 之 支 付 款 項 通 知, 均 可 至 本 校 出 納 組 網 頁 之 廠 商 查 詢 收 入 / 個 人 查 詢 所 得 系 統 查 詢 核 對 所 得 或 支 付 明 細, 若 有 疑 問 歡 迎 電 洽 出 納 組 分 機 1361~1368 為 您 服 務 七 依 票 據 法 規 定 有 支 票 禁 止 背 書 轉 讓 劃 線 支 票 等 功 能 禁 止 背 書 轉 讓 是 指 該 支 票 除 了 票 據 抬 頭 人 之 外, 別 人 都 無 法 兌 領 現 金 ; 劃 線 支 票 意 指 該 支 票 必 須 存 入 金 融 機 關 帳 戶 經 由 票 據 交 換 才 可 兌 領 現 金, 即 該 支 票 無 法 至 銀 行 櫃 台 領 取 現 金 若 同 仁 辦 理 現 金 借 支, 擬 取 銷 劃 線 支 票 時, 可 至 本 校 出 納 組 網 站 下 載 申 請 書 表 單, 經 主 管 核 章 後, 檢 附 於 申 請 單 上, 出 納 組 將 據 以 配 合 開 立 支 票 八 捐 贈 本 校 校 務 基 金 繳 納 方 式, 可 以 使 用 現 金 支 票 匯 款 或 劃 撥 等 方 式, 捐 贈 金 額 亦 可 作 為 年 度 所 得 列 舉 扣 繳 抵 稅 九 本 組 配 合 各 組 收 費 服 務, 惟 建 議 各 組 如 有 收 費 項 目 請 先 行 提 供 契 約 或 書 面 資 料, 本 組 會 依 據 資 料 配 合 收 款 營 繕 組 柯 組 長 德 昌 一 辦 理 工 程 案 件 ( 一 ) 辦 理 理 完 成 燕 巢 校 區 圖 資 大 樓 新 建 工 程 ( 二 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 生 科 系 陳 亞 雷 老 師 實 驗 室 設 備 工 程 ( 二 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 音 樂 系 教 室 隔 音 工 程 ( 四 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 學 生 宿 舍 增 設 冷 氣 電 源 工 程 - 7 -

8 ( 五 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 校 區 圖 書 館 電 梯 機 能 更 新 工 程 ( 六 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 圖 書 館 二 樓 討 論 室 裝 修 工 程 ( 七 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 圖 書 館 地 下 室 及 1 樓 中 央 空 調 系 統 更 新 工 程 ( 八 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 科 技 大 樓 二 樓 演 講 廳 整 修 工 程 ( 九 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 大 門 入 口 標 示 牌 工 程 ( 十 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 特 教 大 樓 旁 綠 化 工 程 ( 十 一 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 活 動 中 心 文 學 大 樓 綜 合 大 樓 及 單 身 宿 舍, 耐 震 能 力 再 評 估 及 補 強 工 程 ( 十 二 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 和 平 校 區 視 設 系 多 媒 體 教 室 裝 修 工 程 ( 十 三 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 藝 術 大 樓 前 排 水 管 埋 設 工 程 ( 十 四 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 活 動 中 心 中 央 空 調 主 機 更 新 工 程 ( 十 五 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 生 物 科 技 館 實 驗 室 搬 遷 及 建 置 工 程 ( 十 六 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 圖 資 大 樓 二 樓 入 口 坡 道 改 階 梯 及 標 桿 藝 術 品 遷 移 工 程 ( 十 七 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 科 技 大 樓 二 樓 外 牆 加 裝 採 光 罩 工 程 ( 十 八 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 致 理 大 樓 6-8 樓 外 牆 加 裝 防 鳥 網 工 程 ( 十 九 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 科 技 大 樓 工 設 系 三 樓 外 牆 加 裝 採 光 罩 工 程 ( 二 十 ) 辦 理 完 成 燕 巢 校 區 科 技 大 樓 工 設 系 教 室 裝 修 工 程 ( 廿 一 ) 辦 理 完 成 和 平 校 區 圖 書 館 一 二 層 部 分 空 間 改 善 工 程 ( 廿 二 ) 辦 理 完 成 和 平 及 燕 巢 校 區 教 室 及 走 廊 油 漆 工 程 ( 廿 三 ) 辦 理 101 年 度 節 能 績 效 保 證 專 案 計 畫, 專 案 內 容 為 各 大 樓 電 燈 使 用 時 間 超 過 8 小 時 者 優 先 改 為 T5 燈 具 各 大 樓 增 設 電 錶 所 有 學 生 宿 舍 熱 水 系 統 由 電 熱 器 改 為 熱 泵 及 所 有 分 離 式 冷 氣 機 加 裝 用 電 控 制 盒, 完 工 後 承 包 商 需 保 證 節 能 率 達 到 56.8% 以 上, 預 計 學 校 全 年 用 電 可 大 幅 下 降, 工 程 總 經 費 為 5,450 萬 元 分 6.5 年 13 期 給 付, 其 中 經 濟 部 補 助 1,500 萬 元 總 務 長 : 明 年 度 的 經 費 缺 口 達 2,600 萬 元, 請 營 繕 組 在 維 護 費 用 方 面 能 再 往 精 簡 及 省 錢 的 方 向 努 力 環 安 組 胡 組 長 明 燦 一 環 安 組 預 定 102 年 3 月 與 學 校 志 工 團 及 學 生 會 等 單 位, 辦 理 全 校 性 捐 贈 二 手 物 品 義 賣 及 跳 蚤 市 場 活 動 ( 預 定 於 和 平 校 區 辦 理 3 天 ), 屆 時 請 處 內 同 仁 共 襄 盛 舉 踴 躍 參 加 二 環 安 組 對 於 資 源 回 收 及 綠 化 採 購 等, 將 利 用 環 安 組 辦 理 之 各 種 教 育 訓 練 課 程 時 加 強 宣 導, 若 處 內 各 組 有 須 本 組 加 強 宣 導 業 務 事 項 可 與 本 組 連 繫 配 合 辦 理 三 請 處 內 同 仁 能 落 實 本 校 節 約 能 源 執 行 小 組 訂 定 各 項 節 能 策 略 ( 公 告 於 環 安 組 網 站 最 新 消 息 ), 以 達 到 四 省 專 案 計 畫 ( 省 電 省 水 省 - 8 -

9 紙 及 省 油 ) 目 標 貳 意 見 交 流 意 見 交 流 一 楊 清 雄 主 任 :Subway 在 活 動 中 心 設 立 後 有 教 師 反 應 多 很 多 老 鼠, 燕 巢 如 要 設 置 Subway, 請 不 要 設 在 文 萃 樓, 以 免 有 後 遺 症 張 南 山 組 長 : 有 關 老 鼠 問 題, 經 專 家 建 議 要 定 期 滅 鼠 Subway 經 營 的 方 式 屬 輕 食, 很 少 廚 餘, 應 該 是 味 道 太 香 朱 總 務 長 : 老 鼠 受 味 道 吸 引, 需 再 定 期 滅 鼠 意 見 交 流 二 林 堂 結 隊 長 : 駐 衛 警 配 合 學 校 政 策, 管 制 人 車 安 全 感 謝 楊 主 任 協 尋 經 費, 讓 大 門 保 全 能 繼 續 服 務 在 路 燈 關 閉 方 面, 希 望 外 包 廠 商 能 定 期 檢 視 Subway 建 議 不 要 設 在 文 萃 樓, 應 在 燕 窩 或 歸 燕 食 巢 朱 總 務 長 : 路 燈 關 閉 方 面, 請 營 繕 組 費 心 設 定 時 間 並 定 期 檢 視, 亦 希 望 技 工 能 發 揮 更 多 的 功 能, 而 不 要 過 度 依 賴 外 包 廠 商 意 見 交 流 三 郭 向 榮 技 士 : 有 關 冰 水 主 機 關 機 時 間, 建 議 10 月 份 就 可 以 關 閉 而 非 等 到 12 月 份 寒 流 來 時 再 關 閉 另 防 護 團 的 法 源 建 議 由 防 空 法 改 為 民 防 法 災 害 防 救 法 及 消 防 法, 並 轉 向 火 災 水 災 及 風 災 的 防 護 訓 練 朱 總 務 長 : 冰 水 主 機 目 前 從 12 月 至 隔 年 2 月 關 閉, 先 讓 同 仁 習 慣 這 樣 的 措 施, 再 漸 進 式 的 將 關 機 時 間 往 前 移 另 防 護 團 確 實 應 調 整 防 災 救 災 的 訓 練 意 見 交 流 四 楊 清 雄 主 任 : 是 否 可 以 再 說 明 考 績 評 比 的 部 份 朱 總 務 長 : 以 往 考 績 係 用 輪 流 方 式, 但 隨 著 學 校 面 臨 接 踵 而 來 的 各 項 的 挑 戰, 如 繼 續 以 輪 流 方 式 考 評, 則 無 法 激 勵 同 仁 原 本 考 績 機 制 就 是 在 考 評 同 仁 工 作 表 現, 先 前 與 各 組 長 討 論 過, 由 組 長 先 考 核 50% 的 甲 等, 剩 下 20% 的 甲 等, 再 由 組 長 與 我 一 起 討 論, 共 同 對 同 仁 的 工 作 做 出 適 度 的 考 核, 這 樣 的 方 式 可 以 讓 組 長 更 貼 近 所 有 同 仁 實 際 工 作 表 現, 也 讓 努 力 的 同 仁 獲 得 應 有 的 回 饋, 在 此 也 聽 聽 大 家 的 意 見, 以 做 為 組 長 與 我 在 進 行 考 績 評 量 的 參 考 王 哲 仁 技 佐 : 贊 成 廢 棄 輪 流 制 度, 但 希 望 能 以 全 校 性 的 觀 點 來 考 量, 全 校 職 務 要 重 新 調 整, 如 學 務 處 辦 防 護 團 業 務 可 獲 敘 獎 教 務 處 辦 考 試 業 - 9 -

10 務 也 可 以 敘 獎, 這 些 都 是 本 務 工 作 卻 可 敘 獎, 但 總 務 處 除 了 本 務 工 作 外 尚 須 支 援 別 處 卻 很 少 敘 獎, 這 樣 其 他 單 位 在 評 比 上 較 本 處 佔 優 勢, 因 此 要 落 實 考 績 考 核 制 度, 建 議 全 校 性 獎 懲 制 度 都 要 全 面 檢 討 朱 總 務 長 : 有 關 職 務 重 整 及 敘 獎 的 公 平 性, 的 確 本 校 有 些 單 位 敘 獎 很 多, 有 些 單 位 很 少 請 各 組 組 長 能 協 助, 如 同 仁 完 成 有 別 於 常 態 性 的 工 作 或 特 殊 性 的 工 作 均 可 提 出 敘 獎, 本 校 考 績 委 員 會 均 會 站 在 鼓 勵 及 支 持 的 角 度 來 敘 獎 我 也 會 在 適 當 的 時 機 向 學 校 建 議, 但 牽 涉 到 跨 處 以 外 的 部 份 無 法 要 求 別 處 跟 我 們 一 樣, 惟 本 處 可 以 做 出 一 個 開 端 郭 昆 明 組 員 : 為 求 考 績 公 平 要 力 求 具 體 化, 由 各 組 組 長 對 於 同 仁 在 業 務 工 作 上 已 達 到 內 部 敘 獎 時, 可 提 報 組 長 會 議, 經 討 論 確 定 後 可 以 做 成 記 錄, 從 這 些 小 細 節 著 手, 對 考 績 公 平 性 較 為 周 延 朱 總 務 長 : 這 就 是 制 度 上 平 時 考 核 在 做 的 事 情, 就 觀 察 目 前 平 時 考 核 較 屬 於 形 式 上 而 無 反 應 同 仁 實 際 表 現, 故 要 請 組 長 能 實 際 累 積 同 仁 平 時 工 作 考 核 狀 況 做 為 年 終 考 核 的 依 據, 這 樣 會 更 具 體 並 有 說 服 力 意 見 交 流 五 郭 向 榮 技 士 : 本 校 有 校 安 中 心 編 制, 屬 於 防 護 團 連 絡 單 位, 惟 當 火 災 警 鈴 響 起 時, 都 會 直 接 通 知 營 繕 組, 本 組 變 為 需 確 認 火 災, 但 學 校 防 災 流 程 並 非 如 此 進 行 朱 總 務 長 : 應 非 確 認 火 災, 而 是 確 認 訊 號 是 否 正 常, 或 者 可 結 合 大 樓 管 理 人 來 協 助 處 理, 目 前 大 樓 管 理 人 制 度, 保 管 組 正 推 行 中, 但 各 單 位 對 管 理 人 的 角 色 認 知 尚 不 足, 仍 有 待 繼 續 溝 通 與 宣 導 意 見 交 流 六 劉 大 為 組 長 : 總 務 處 是 一 體 的, 建 議 如 有 相 關 事 情 發 生 要 直 接 報 告 總 務 長, 而 非 透 過 校 安 中 心 朱 總 務 長 : 駐 衛 警 因 為 沒 有 電 腦, 故 在 逐 層 通 報 訊 息 上 較 延 遲, 希 望 後 續 可 以 透 過 電 腦 或 編 寫 APP 程 式 來 通 報, 逐 漸 改 善 通 報 系 統 意 見 交 流 七 張 南 山 組 長 : 因 應 學 校 空 間 管 理, 各 辦 公 室 鑰 匙 要 如 何 管 理? 參 考 其 他 學 校 的 作 法 是, 有 主 鑰 匙 可 開 啟 各 辦 公 室, 以 免 發 生 事 故 時 還 需 等 辦 公 室 人 員 到 場 才 有 辦 法 處 理 另 本 校 建 築 物 管 理 人 已 經 建 立 名 單, 可 送 至 學 務 處 列 入 防 護 團, 請 管 理 人 參 加 訓 練, 以 瞭 解 其 職 掌 及 應 注 意 事 項, 目 前 建 築 物 管 理 人 網 頁 即 將 完 成, 屆 時 可 上 網 查 詢

11 建 築 物 管 理 人 名 單 朱 總 務 長 : 辦 公 室 鑰 匙 管 理 在 目 前 學 校 的 環 境 下 推 動 尚 有 困 難, 可 列 為 後 續 的 理 想 及 目 標, 逐 步 來 做 意 見 交 流 八 楊 清 雄 主 任 : 防 護 團 訓 練 本 組 一 直 支 援 行 政 業 務, 相 關 設 備 均 由 本 組 保 管 建 議 防 護 團 訓 練 應 傾 向 防 火 防 水 防 震 等 訓 練, 其 業 務 有 必 要 從 新 檢 討 朱 總 務 長 : 本 處 內 部 先 跨 組 討 論 後 再 與 學 務 處 討 論 意 見 交 流 九 王 哲 仁 技 佐 : 建 議 各 大 樓 指 定 負 責 管 理 人, 如 公 共 設 施 有 故 障 時, 負 責 通 報 營 繕 組 維 修 並 幫 忙 寫 申 請 單, 並 建 議 職 務 異 動 時 要 列 入 移 交 朱 總 務 長 : 此 即 保 管 組 所 推 動 的 建 築 物 管 理 人, 將 繼 續 落 實, 建 築 物 管 理 人 可 更 進 一 步 與 防 護 團 職 掌 做 連 結, 以 強 化 管 理 人 的 職 責 另 職 務 異 動 時 包 括 建 築 物 管 理 人 職 責 要 列 入 移 交, 希 望 能 先 由 本 處 做 起, 整 體 完 備 後 再 與 人 事 室 連 結 肆 散 會 - 下 午 16 時 40 時

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