2 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 1.1 Office 2013 全 新 接 触 在 Office 系 列 软 件 中,Word Excel 和 PowerPoint 在 现 代 化 办 公 中 最 为 常 用 最 新 版 本 的 Office 2013 在 Off

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1 第 1 章 初 识 Office 2013 Microsoft Office 2013 是 微 软 公 司 推 出 的 新 一 代 办 公 软 件, 其 中 最 常 用 的 三 个 组 件 为 Word Excel 和 PowerPoint 本 书 的 第 一 章 就 将 带 领 大 家 接 触 这 款 全 新 的 软 件, 了 解 和 掌 握 这 款 软 件 的 基 础 知 识 和 操 作 本 章 的 重 要 目 标 有 : 了 解 三 个 组 件 的 界 面 改 进 和 新 增 功 能 安 装 与 卸 载 Office 2013, 掌 握 Office 2013 的 通 用 基 础 操 作 快 速 访 问 工 具 栏 的 使 用 选 项 卡 和 组 设 置 本 章 知 识 点 : 安 装 Office 2013 启 动 Office 2013 新 建 Office 2013 文 档 打 开 与 关 闭 Office 文 档 为 快 速 访 问 工 具 栏 添 加 常 用 工 具 撤 销 和 恢 复 功 能 的 使 用 选 项 卡 和 组 的 设 置 自 定 义 Microsoft 账 户

2 2 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 1.1 Office 2013 全 新 接 触 在 Office 系 列 软 件 中,Word Excel 和 PowerPoint 在 现 代 化 办 公 中 最 为 常 用 最 新 版 本 的 Office 2013 在 Office 2010 的 基 础 上 进 行 了 改 进, 如 改 进 了 另 存 为 和 打 开 功 能 共 享 功 能 等 在 改 进 的 同 时, 还 新 增 了 随 时 随 地 登 录 Office 在 云 中 保 存 和 共 享 文 件 共 享 会 议 等 功 能 本 节 将 对 Office 2013 的 改 进 功 能 和 新 增 功 能 进 行 简 单 介 绍 Office 2013 的 改 进 功 能 为 了 方 便 用 户 更 好 更 快 捷 地 使 用 Microsoft Office 2013 来 解 决 实 际 问 题,Office 2013 在 原 有 Office 2010 的 基 础 上 对 一 些 功 能 进 行 了 改 进 和 扩 展, 使 其 操 作 更 为 方 便 1. 改 进 的 打 开 功 能 在 Office 2010 版 中, 程 序 的 打 开 和 打 开 最 近 使 用 的 文 档 两 个 功 能 是 分 开 的, 而 Office 2013 中 将 这 两 个 功 能 合 并 在 一 起, 让 用 户 可 以 在 打 开 面 板 中 轻 松 查 看 所 有 在 线 文 件 本 地 存 储 及 最 近 阅 览 的 内 容, 如 图 1-1 所 示 在 启 动 程 序 时, 在 程 序 打 开 界 面 的 左 侧 边 栏 里 显 示 最 近 打 开 过 的 所 有 文 件, 右 侧 边 栏 里 显 示 模 板, 用 户 可 以 随 意 将 两 者 进 行 搭 配 选 择, 如 图 1-2 所 示 图 1-1 查 看 所 有 文 件 图 1-2 文 件 和 模 板 2. 改 进 的 另 存 为 功 能 在 Office 2010 版 中, 程 序 的 另 存 为 功 能 是 以 对 话 框 形 式 来 设 置 的, 且 只 能 将 其 保 存 在 本 地 计 算 机 上 而 Office 2013 的 另 存 为 功 能 则 是 以 选 项 面 板 形 式 出 现 的, 不 仅 可 以 将 文 件 保 存 在 本 地 计 算 机 上, 还 可 以 将 文 件 保 存 在 SkyDrive 网 络 硬 盘 中, 便 于 随 时 随 地 查 看 和 更 改, 如 图 1-3 所 示 图 1-3 另 存 为 功 能

3 第 1 章 初 识 Office 更 容 易 共 享 与 导 出 文 件 Office 2010 版 中 的 共 享 功 能 同 时 包 括 了 通 过 邮 件 等 在 线 共 享 文 件 和 更 改 文 件 类 型 两 部 分 而 在 Office 2013 中, 系 统 将 用 于 与 其 他 人 共 享 文 件 的 所 有 选 项 集 中 在 共 享 选 项 面 板, 如 图 1-4 所 示 ; 将 更 改 文 件 类 型 集 中 在 导 出 选 项 面 板, 如 图 1-5 所 示, 使 操 作 更 简 单 容 易 图 1-4 共 享 选 项 面 板 图 1-5 导 出 选 项 面 板 4. 全 新 的 阅 读 模 式 Word 2013 对 其 阅 读 模 式 进 行 了 改 进, 将 文 档 的 阅 读 更 改 为 列 方 式, 并 删 除 编 辑 工 具 将 干 扰 减 到 最 小, 如 图 1-6 所 示 并 且 在 此 基 础 上 增 加 了 继 续 阅 读 功 能, 让 Word 2013 记 住 用 户 上 次 阅 读 到 的 位 置, 如 图 1-7 所 示 图 1-6 全 新 的 阅 读 模 式 图 1-7 继 续 阅 读 功 能 5. 更 简 洁 的 用 户 界 面 Office 2013 的 用 户 界 面 在 Office 2010 的 基 础 上 进 行 了 简 化, 如 PowerPoint 2013 的 用 户 界 面 就 在 PowerPoint 2010 的 基 础 上 省 去 了 大 纲 窗 格 和 备 注 窗 格, 但 在 状 态 栏 中 添 加 了 备 注 和 批 注 按 钮, 方 便 用 户 快 速 为 幻 灯 片 添 加 注 释 信 息, 如 图 1-8 所 示 6. 均 匀 地 排 列 和 隔 开 对 象 PowerPoint 2013 对 幻 灯 片 中 的 对 象 排 列 进 行 了 改 进, 无 须 用 户 目 测 幻 灯 片 中 的 对 象 是 否 对 齐, 系 统 会 在 用 户 调 整 对 象 时 自 动 显 示 智 能 参 考 线, 并 告 诉 用 户 对 象 之 间 的 间 隔 是 否 均 匀, 如 图 1-9 所 示

4 4 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 图 1-8 简 洁 的 用 户 界 面 图 1-9 均 匀 地 排 列 和 隔 开 对 象 7. 动 作 路 径 改 进 PowerPoint 2013 对 对 象 动 画 的 动 作 路 径 进 行 了 改 进, 在 原 有 基 础 上 新 增 了 在 对 象 动 作 开 始 与 结 束 位 置 之 间 显 示 虚 影 来 显 示 动 作 过 程, 并 保 证 原 始 对 象 始 终 存 在, 如 图 1-10 所 示 Office 2013 的 新 增 功 能 图 1-10 动 作 路 径 改 进 Office 2013 除 了 改 进 了 Office 2010 的 某 些 功 能 外, 还 新 增 了 部 分 功 能, 如 随 时 随 地 登 录 Office 在 云 中 保 存 和 共 享 文 件 ; 并 在 不 同 的 程 序 中 也 新 增 了 不 少 功 能, 如 在 Word 中 新 增 了 对 象 的 缩 放 回 复 批 注 并 标 记 为 完 成 打 开 并 编 辑 PDF 等, 在 Excel 中 增 加 了 即 时 数 据 分 析 瞬 间 填 充 整 列 数 据 为 数 据 创 建 合 适 的 图 表 更 加 丰 富 的 数 据 标 签 查 看 图 表 中 的 动 画 等, 在 PowerPoint 中 新 增 了 简 易 的 演 示 者 视 图 友 好 的 宽 屏 等 这 里 只 举 几 个 常 用 的 功 能 进 行 介 绍 1. 随 时 随 地 登 录 Office Office 2013 不 仅 可 以 在 本 地 计 算 机 中 使 用, 还 可 以 在 智 能 手 机 平 板 电 脑 和 云 中 使 用, 因 此 用 户 只 需 注 册 一 个 Office 账 户, 将 Office 文 件 存 放 在 网 络 硬 盘 中, 即 可 以 保 证 随 时 随 地 登 录 Office, 对 Office 文 件 进 行 查 看 和 编 辑 图 1-11 所 示 是 在 SkyDrive 中 查 看 Office 文 件 2. 对 象 缩 放 图 1-11 随 时 随 地 登 录 Office 在 Word 2013 的 阅 读 视 图 中, 用 户 可 以 用 手 指 点 击 或 用 鼠 标 双 击 以 放 大 文 档 中 的 表 格 图 表 和 图 像, 使 其 填 满 屏 幕, 关 注 并 接 收 信 息, 然 后 再 次 点 击 或 单 击 对 象 外 部 以 缩 小 并 继 续 阅 读 3. 回 复 批 注 并 标 记 为 完 成 Office 2013 的 批 注 功 能 新 增 了 回 复 按 钮, 可 以 在 相 关 文 字 旁 边 讨 论 并 轻 松 地 跟 踪 批 注, 如

5 第 1 章 初 识 Office 图 1-12 所 示 当 批 注 已 回 复 并 且 不 再 需 要 关 注 时, 还 可 以 将 其 标 记 为 完 成, 使 其 呈 灰 色 显 示, 远 离 用 户 的 视 线 4. 打 开 并 编 辑 PDF 文 件 在 Word 2013 中 可 以 打 开 PDF 文 件 并 编 辑 内 容, 可 以 编 辑 文 件 中 的 段 落 列 表 和 表 格, 就 与 编 辑 Word 文 档 一 样 5. 即 时 数 据 分 析 Excel 2013 中 新 增 了 快 速 分 析 工 具, 可 以 在 两 步 或 更 少 步 骤 内 将 数 据 转 换 为 图 表 或 表 格 图 1-13 所 示 是 使 用 图 标 集 快 速 分 析 单 元 格 中 数 据 分 布 情 况 的 示 例 6. 瞬 间 填 充 整 列 数 据 当 用 户 希 望 将 日 期 数 据 的 年 月 和 日, 或 姓 名 中 的 姓 和 名 分 开 输 入 到 相 邻 列 中 时, 可 以 使 用 快 速 填 充 功 能, 自 动 根 据 当 前 列 中 提 取 的 数 据 模 式, 一 次 性 从 相 邻 的 单 元 格 中 提 取 数 据 输 入 图 1-14 所 示 是 将 姓 名 列 中 的 姓 快 速 提 取 出 来 图 1-12 回 复 批 注 图 1-13 快 速 分 析 数 据 7. 合 并 创 建 新 的 形 状 和 图 标 在 PowerPoint 2010 中 组 合 对 象 时, 只 是 将 多 个 对 象 组 合 在 一 起, 可 以 通 过 取 消 组 合 将 其 还 原 ; 而 PowerPoint 2013 中 新 增 了 合 并 常 见 形 状 功 能, 可 以 将 选 择 的 幻 灯 片 上 的 两 个 或 多 个 常 见 形 状 合 并, 并 生 成 新 的 形 状 图 形, 如 图 1-15 所 示 图 1-14 快 速 填 充 数 据 图 1-15 合 并 创 建 新 的 形 状 1.2 安 装 与 卸 载 Office 2013 在 使 用 Office 2013 之 前, 首 先 要 安 装 该 软 件 本 节 将 介 绍 安 装 Office 2013 的 系 统 要 求 以 及 如 何 安 装 和 卸 载 Office 2013

6 6 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 Office 2013 的 系 统 要 求 无 论 是 从 之 前 的 版 本 升 级 到 2013 版 本, 还 是 安 装 新 的 Office 2013, 都 必 须 确 保 硬 件 和 操 作 系 统 符 合 Microsoft Office 2013 的 最 低 系 统 要 求 操 作 系 统 要 求 :Windows 7 Windows 8 Windows Server 2008 R2 或 Windows Server 2012 CPU 要 求 :1 GHz 或 更 快 的 x86 或 x64 位 处 理 器 内 存 要 求 :1 GB RAM(32 位 ) 或 2 GB RAM(64 位 ) 硬 盘 要 求 :3.0 GB 的 可 用 磁 盘 空 间 显 示 器 要 求 : 图 形 硬 件 加 速 需 要 DirectX 10 显 卡 和 分 辨 率 安 装 Office 2013 本 书 在 Windows 8 操 作 环 境 下, 以 安 装 Microsoft Office 2013 简 体 中 文 版 为 例 进 行 介 绍, 具 体 的 操 作 步 骤 如 下 首 先 将 安 装 盘 放 入 光 驱 中, 通 过 计 算 机 窗 口 进 入 Office 2013 安 装 程 序 所 在 路 径, 双 击 Office 2013 安 装 程 序 图 标, 自 动 进 入 许 可 证 条 款 界 面,A 勾 选 我 接 受 此 协 议 的 条 款 复 选 框,B 单 击 继 续 按 钮, 如 图 1-16 所 示 进 入 选 择 所 需 的 安 装 界 面,C 单 击 自 定 义 按 钮, 如 图 1-17 所 示 1 勾 选 3 单 击 图 1-16 同 意 许 可 证 条 款 图 1-17 自 定 义 安 装 Office 2013 进 入 升 级 早 期 版 本 界 面, 如 果 用 户 要 保 留 电 脑 中 的 早 期 Office 程 序,A 则 单 击 选 中 保 留 所 有 早 期 版 本 单 选 按 钮, 如 图 1-18 所 示 切 换 到 安 装 选 项 选 项 卡,B 设 置 不 需 要 安 装 的 组 件, 如 图 1-19 所 示 切 换 到 文 件 位 置 选 项 卡,A 在 选 择 文 件 位 置 文 本 框 中 可 以 看 到 程 序 默 认 的 安 装 路 径, 需 要 更 改 时, 单 击 浏 览 按 钮 进 行 更 改, 如 图 1-20 所 示 切 换 到 用 户 信 息 选 项 卡,B 在 键 入 您 的 信 息 区 域 内 输 入 用 户 信 息, 如 图 1-21 所 示,C 单 击 升 级 按 钮

7 第 1 章 初 识 Office 单 击 2 设 置 图 1-18 保 留 所 有 早 期 版 本 图 1-19 自 定 义 安 装 的 组 件 2 输 入 1 设 置 安 装 位 置 3 单 击 图 1-20 设 置 文 件 位 置 图 1-21 键 入 用 户 信 息 经 过 以 上 操 作 后, 安 装 向 导 会 显 示 出 安 装 进 度, 如 图 1-22 所 示 程 序 安 装 完 毕 后, 进 入 安 装 完 成 界 面, 单 击 关 闭 按 钮, 如 图 1-23 所 示, 即 可 完 成 Office 2013 的 安 装 操 作 单 击 图 1-22 显 示 安 装 进 度 图 1-23 完 成 Office 2013 的 安 装 知 识 补 充 当 不 再 需 要 使 用 Office 2013 时, 可 以 打 开 控 制 面 板 窗 口, 单 击 程 序 文 字 链 接, 打 开 程 序 窗 口, 再 单 击 程 序 和 功 能 文 字 链 接, 打 开 程 序 和 功 能 窗 口, 此 时 即 可 在 卸 载 或 更 改 程 序 列 表 框 中 选 择 Microsoft Office Professional Plus 2013 选 项, 单 击 卸 载 按 钮, 根 据 弹 出 的 卸 载 向 导 卸 载 程 序 文 件 即 可 1.3 认 识 可 视 化 用 户 界 面 Office 2013 的 工 作 界 面 与 Office 2010 版 本 相 比 只 是 发 生 了 细 小 变 化, 但 它 增 加 了 触 屏 界 面 本 节 将 带 领 大 家 认 识 三 个 常 用 组 件 的 普 通 界 面 以 及 触 屏 界 面 结 构

8 8 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 改 进 设 计 的 Office 2013 普 通 用 户 界 面 Microsoft Office 2013 的 新 界 面 在 Office 2010 的 基 础 上 变 化 并 不 大, 只 是 做 了 细 微 的 变 化, 如 在 窗 口 右 上 角 增 加 了 Office 账 户 名 及 图 标,PowerPoint 2013 中 省 略 了 大 纲 窗 格, 将 备 注 窗 格 修 改 为 由 状 态 的 备 注 按 钮 控 制 等 在 此 将 分 别 对 三 个 组 件 的 工 作 界 面 进 行 详 细 介 绍 1. 认 识 Word 2013 界 面 Word 是 用 于 处 理 文 字 各 种 图 形 表 格, 以 及 文 档 排 版 的 软 件 Word 2013 的 工 作 界 面 在 Word 2010 的 基 础 上 变 化 并 不 大, 同 样 由 标 题 栏 功 能 区 编 辑 区 和 状 态 栏 等 部 分 组 成, 如 图 1-24 所 示 其 各 部 分 的 名 称 作 用 如 表 1-1 所 示 4 文 件 按 钮 3 控 制 按 钮 5 账 户 名 2 标 题 栏 6 选 项 标 签 1 快 速 访 问 工 具 栏 7 功 能 组 8 编 辑 区 9 滚 动 条 10 状 态 栏 图 1-24 Word 2013 的 操 作 界 面 表 1-1 Word 2013 操 作 界 面 分 析 表 编 号 名 称 作 用 A 快 速 访 问 工 具 栏 用 于 放 置 一 些 常 用 工 具, 在 默 认 的 情 况 下 包 括 保 存 撤 销 恢 复 三 个 工 具 按 钮, 但 是 可 以 根 据 需 要 进 行 添 加 B 标 题 栏 显 示 文 档 的 名 称 以 及 类 型 C 控 制 按 钮 用 于 对 Word 窗 口 的 最 小 化 最 大 化 以 及 关 闭 进 行 控 制 D 文 件 按 钮 用 于 打 开 文 件 菜 单 E 账 户 名 用 于 显 示 当 前 登 录 Office 的 账 户 名 称 及 用 户 头 像 F 选 项 标 签 用 于 进 行 功 能 区 之 间 的 切 换 G 功 能 组 用 于 放 置 编 辑 文 档 时 所 用 的 功 能 H 编 辑 区 用 于 显 示 文 档 内 容 或 对 文 字 图 片 图 形 表 格 等 对 象 进 行 编 辑 I 滚 动 条 用 于 上 下 左 和 右 拖 动 查 看 编 辑 区 内 的 内 容 J 状 态 栏 用 于 显 示 当 前 文 档 的 页 数 状 态 视 图 方 式 以 及 显 示 比 例 等 内 容 2. 认 识 Excel 2013 界 面 Excel 是 用 来 制 作 各 种 类 型 的 电 子 表 格 填 充 数 据 处 理 和 分 析 数 据 的 软 件 Excel 2013 与 Word 2013 一 样, 在 Excel 2010 工 作 界 面 上 的 更 改 并 不 大, 只 是 在 功 能 区 中 新 增 了 一 些 命 令 这 里 仅 对 Excel

9 第 1 章 初 识 Office 中 不 同 于 其 他 组 件 的 部 分 进 行 介 绍, 如 图 1-25 所 示 各 部 分 的 名 称 及 作 用 如 表 1-2 所 示 2 编 辑 栏 1 名 称 栏 3 列 标 4 行 号 5 工 作 区 6 工 作 表 标 签 栏 图 1-25 Excel 2013 的 操 作 界 面 表 1-2 Excel 2013 操 作 界 面 分 析 表 编 号 名 称 作 用 A 名 称 栏 用 于 显 示 或 定 义 所 选 择 单 元 格 或 者 单 元 格 区 域 的 名 称 B 编 辑 栏 用 于 显 示 或 编 辑 所 选 择 单 元 格 中 的 内 容 C 列 标 用 于 对 工 作 表 中 的 列 进 行 命 名, 以 A,B,C, 的 形 式 进 行 编 号 D 行 号 用 于 对 工 作 表 中 的 行 进 行 命 名, 以 1,2,3, 的 形 式 进 行 编 号 E 工 作 区 在 Excel 的 工 作 区 中, 每 个 单 元 格 都 以 虚 拟 的 网 格 线 进 行 界 定, 用 于 对 表 格 内 容 进 行 编 辑 F 工 作 表 标 签 栏 用 于 显 示 当 前 工 作 簿 中 的 工 作 表 名 称 3. 认 识 PowerPoint 2013 界 面 PowerPoint 主 要 用 于 创 建 演 示 文 稿 以 有 效 帮 助 用 户 进 行 演 讲 教 学, 或 产 品 演 示 等 PowerPoint 2013 简 化 了 PowerPoint 2010 工 作 界 面, 将 一 些 不 常 用 的 窗 格 取 消 或 是 以 按 钮 控 制, 预 留 出 最 大 的 空 间 演 示 幻 灯 片 内 容 这 里 仅 对 PowerPoint 2013 不 同 于 其 他 组 件 的 部 分 进 行 介 绍, 如 图 1-26 所 示 各 部 分 的 名 称 及 作 用 如 表 1-3 所 示 2 编 辑 区 1 缩 略 图 窗 格 3 备 注 按 钮 4 批 注 按 钮 图 1-26 PowerPoint 2013 的 操 作 界 面

10 10 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 表 1-3 PowerPoint 2013 操 作 界 面 分 析 表 编 号 名 称 作 用 A 缩 略 图 窗 格 用 于 显 示 当 前 演 示 文 稿 中 所 有 幻 灯 片 的 缩 略 图 及 其 名 称 B 编 辑 区 用 于 对 缩 略 图 窗 格 中 选 中 的 幻 灯 片 进 行 显 示 和 编 辑 C 备 注 按 钮 用 于 显 示 与 隐 藏 备 注 窗 格 D 批 注 按 钮 用 于 对 所 选 对 象 添 加 批 注 信 息 触 屏 界 面 及 调 用 Microsoft Office 2013 为 了 适 应 平 板 电 脑 使 用 者 的 需 求, 专 门 设 计 了 一 款 跨 平 台 的 触 摸 界 面, 让 用 户 彻 底 告 别 实 体 键 鼠, 从 而 扩 大 Office 的 适 用 范 围 触 摸 界 面 与 普 通 用 户 界 面 差 异 不 大, 只 是 触 摸 界 面 的 按 钮 更 大, 更 方 便 用 户 用 手 指 点 击 操 作 要 使 用 触 屏 界 面 操 作 Office, 首 先 要 切 换 至 触 摸 模 式, 如 将 Word 2013 的 操 作 界 面 更 改 为 触 屏 界 面 A 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 按 钮,B 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 单 击 触 摸 / 鼠 标 模 式 选 项, 如 图 1-27 所 示 C 然 后 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 触 摸 / 鼠 标 模 式 按 钮,D 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 单 击 触 摸 选 项, 如 图 1-28 所 示 1 单 击 3 单 击 4 单 击 图 1-27 单 击 触 摸 / 鼠 标 模 式 选 项 图 1-28 单 击 触 摸 选 项 经 过 上 面 的 操 作 后, 自 动 增 大 了 命 令 之 间 的 间 距, 并 放 大 了 命 令 按 钮 图 标, 方 便 用 户 用 手 指 点 击 要 进 行 的 操 作, 如 图 1-29 所 示 图 1-29 触 屏 界 面

11 第 1 章 初 识 Office Office 2013 通 用 基 础 操 作 认 识 Office 2013 的 工 作 界 面 之 后, 就 可 以 学 习 其 所 有 组 件 的 通 用 基 础 操 作, 如 启 动 新 建 保 存 关 闭 与 退 出 等 掌 握 了 这 些 操 作, 就 可 以 轻 松 完 成 简 单 文 档 表 格 或 演 示 文 稿 的 制 作 了 本 节 以 Word 2013 为 例, 介 绍 具 体 的 操 作 方 法 启 动 Office 2013 要 使 用 Office 2013 创 建 编 辑 文 档, 首 先 需 要 启 动 Office 2013 程 序 组 件 将 鼠 标 指 针 置 于 桌 面 左 下 角, 待 显 示 出 开 始 图 标 后 单 击, 进 入 开 始 屏 幕, 单 击 Word 2013 程 序 图 标, 如 图 1-30 所 示 等 待 一 段 时 间, 自 动 启 动 Word 2013 程 序 组 件, 如 图 1-31 所 示 启 动 的 程 序 单 击 图 1-30 单 击 Word 2013 程 序 图 标 图 1-31 启 动 的 Word 2013 窗 口 知 识 补 充 如 果 在 桌 面 上 存 放 了 Word 2013 程 序 组 件 的 快 捷 方 式 图 标, 也 可 以 直 接 双 击 程 序 快 捷 方 式 图 标 启 动 或 是 直 接 右 击 本 地 计 算 机 中 存 放 的 Word 文 档, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 打 开 方 式 >Microsoft Word 文 档 命 令 来 打 开 新 建 Office 2013 文 档 启 动 Office 2013 文 档 后, 会 在 工 作 界 面 左 侧 边 栏 里 显 示 最 近 使 用 过 的 文 件, 在 右 侧 边 栏 里 显 示 文 件 模 板 如 果 要 新 建 文 档, 则 可 以 从 右 侧 边 栏 里 选 择 合 适 的 模 板 来 创 建 例 如, 要 创 建 一 份 商 品 传 单, 即 可 选 择 商 业 传 单 模 板 来 新 建 A 在 打 开 的 Word 2013 工 作 界 面 中 单 击 右 侧 边 栏 里 的 商 业 传 单 图 标, 如 图 1-32 所 示 B 在 弹 出 的 界 面 中, 单 击 创 建 按 钮, 如 图 1-33 所 示 图 1-32 选 择 创 建 模 板 1 单 击

12 12 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 经 过 操 作 后, 自 动 以 指 定 的 模 板 创 建 了 一 个 名 为 文 档 1 的 文 档, 如 图 1-34 所 示 显 示 新 建 的 文 档 图 1-33 确 认 创 建 图 1-34 显 示 新 建 的 文 档 知 识 补 充 除 了 根 据 模 板 创 建 文 档 外, 还 可 以 按 Ctrl+N 键 或 是 在 桌 面 或 文 件 夹 中 右 击 鼠 标, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 新 建 >Microsoft Word 命 令, 快 速 创 建 一 个 空 白 文 档 对 文 档 进 行 存 储 为 了 避 免 在 编 辑 过 程 中 因 操 作 失 误 或 电 脑 出 错 等 原 因 导 致 信 息 丢 失 的 情 况, 及 时 对 文 档 进 行 存 储 是 用 户 必 须 掌 握 的 技 能 保 存 文 档 一 般 都 是 通 过 保 存 和 另 存 为 选 项 面 板 选 择 适 当 的 存 储 位 置 来 保 存 的 Office 2013 的 存 储 位 置 有 两 个, 一 是 本 地 计 算 机, 二 是 个 人 账 户 所 分 配 到 的 SkyDrive 硬 盘 空 间 需 要 对 文 档 进 行 保 存 时,A 单 击 文 件 按 钮, 如 图 1-35 所 示 B 在 文 件 菜 单 中 单 击 另 存 为 命 令,C 单 击 计 算 机 选 项,D 然 后 单 击 浏 览 按 钮, 如 图 1-36 所 示 1 单 击 3 单 击 4 单 击 图 1-35 单 击 文 件 按 钮 图 1-36 设 置 保 存 路 径 弹 出 另 存 为 对 话 框,A 根 据 需 要 选 择 文 件 保 存 的 位 置,B 输 入 文 件 名 称,C 然 后 单 击 保 存 按 钮, 如 图 1-37 所 示 返 回 文 档 后, 可 以 看 到 文 档 的 名 称 已 经 应 用 了 保 存 时 设 置 的 名 称, 如 图 1-38 所 示, 如 果 下 次 要 打 开 该 文 档 进 行 查 看 或 编 辑, 可 在 设 置 的 保 存 路 径 中 打 开 该 文 档

13 第 1 章 初 识 Office 显 示 保 存 的 文 档 1 选 择 2 输 入 3 单 击 图 1-37 设 置 保 存 名 称 图 1-38 显 示 保 存 后 的 文 档 知 识 补 充 如 果 文 档 是 首 次 保 存, 在 文 件 菜 单 中 单 击 保 存 命 令 会 自 动 跳 转 到 另 存 为 命 令 选 项 面 板 中 要 求 用 户 设 置 保 存 位 置 若 不 是 首 次 保 存 会 直 接 保 存 除 此 之 外, 用 户 还 可 以 按 Ctrl+S 或 F12 键 对 文 档 进 行 保 存 打 开 和 关 闭 Office 文 档 在 编 辑 Office 文 档 时, 除 了 要 掌 握 文 档 的 新 建 和 存 储 方 法 外, 还 需 掌 握 文 档 的 打 开 和 关 闭 操 作 掌 握 这 些 操 作 可 以 对 现 有 文 档 进 行 编 辑 或 修 改, 也 可 以 随 时 退 出 Office 文 档 的 编 辑 状 态 1. 打 开 Office 文 档 要 对 现 有 的 文 档 内 容 进 行 修 改 或 补 充, 打 开 现 有 文 档 是 必 不 可 少 的 操 作 在 打 开 时, 只 需 双 击 文 件 夹 中 的 文 档 图 标 或 是 通 过 Office 程 序 组 件 的 文 件 菜 单 中 的 打 开 命 令 来 实 现 如 要 打 开 存 储 文 档 进 行 编 辑, 可 按 下 列 操 作 来 实 现 A 在 文 件 菜 单 中 单 击 打 开 命 令,B 单 击 计 算 机 选 项,C 然 后 单 击 浏 览 按 钮, 如 图 1-39 所 示 弹 出 打 开 对 话 框,D 在 列 表 框 中 选 择 待 打 开 的 文 档,E 单 击 打 开 按 钮, 如 图 1-40 所 示, 即 可 轻 松 打 开 所 选 文 档 1 单 击 4 选 择 5 单 击 3 单 击 图 1-39 单 击 浏 览 按 钮 图 1-40 打 开 选 择 的 文 档

14 14 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 2. 关 闭 Office 文 档 当 完 成 对 文 档 的 编 辑 处 理 后, 需 关 闭 Office 文 档 以 减 少 系 统 内 存 的 使 用 率, 具 体 的 操 作 方 法 如 下 在 打 开 的 文 档 中,A 右 击 标 题 栏 的 任 意 位 置, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中,B 单 击 关 闭 命 令, 如 图 1-41 所 示, 即 可 关 闭 当 前 文 档 1.5 快 速 访 问 工 具 栏 的 使 用 图 右 击 单 击 关 闭 命 令 快 速 访 问 工 具 栏 是 一 个 可 自 定 义 的 工 具 栏, 其 中 包 含 一 组 独 立 于 当 前 显 示 的 功 能 区 上 选 项 卡 的 命 令 用 户 可 以 从 两 个 可 能 的 位 置 之 一 移 动 快 速 访 问 工 具 栏, 并 且 可 以 向 快 速 访 问 工 具 栏 中 添 加 代 表 命 令 的 按 钮 为 快 速 访 问 工 具 栏 添 加 常 用 工 具 默 认 的 快 速 访 问 工 具 栏 中 有 保 存 按 钮 撤 销 按 钮 和 恢 复 按 钮 如 果 用 户 要 添 加 更 多 的 常 用 按 钮, 可 以 按 照 下 面 的 方 法 进 行 操 作 A 在 打 开 的 文 档 中 单 击 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 按 钮,B 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 单 击 新 建 选 项, 如 图 1-42 所 示 此 时 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 显 示 添 加 的 新 建 按 钮,C 单 击 新 建 按 钮, 如 图 1-43 所 示, 即 可 创 建 一 个 空 白 的 Word 文 档 1 单 击 3 单 击 图 1-42 添 加 新 建 按 钮 图 1-43 快 速 访 问 工 具 栏 中 显 示 新 建 按 钮 知 识 补 充 如 果 要 添 加 的 常 用 位 置 位 于 功 能 区 中, 右 击 功 能 区 中 的 命 令 按 钮, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 添 加 到 快 速 访 问 工 具 栏 命 令, 即 可 将 其 添 加 至 快 速 访 问 工 具 栏 中 若 要 添 加 的 命 令 不 在 功 能 区, 则 需 打 开 Word 选 项 对 话 框, 在 快 速 访 问 工 具 栏 选 项 面 板 中 进 行 设 置 了

15 第 1 章 初 识 Office 撤 销 和 恢 复 功 能 的 使 用 撤 销 功 能 是 指 将 当 前 操 作 的 步 骤 清 除 掉,Office 2013 可 以 为 用 户 保 存 步 操 作 ; 恢 复 功 能 是 指 恢 复 之 前 撤 销 的 操 作 A 在 文 档 中 输 入 需 要 的 文 本 内 容, 如 果 要 撤 销 操 作,B 可 以 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 撤 销 按 钮, 如 图 1-44 所 示 C 此 时 上 一 步 操 作, 即 输 入 港 湾 文 本 被 取 消 了,D 再 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 恢 复 按 钮, 如 图 1-45 所 示 4 单 击 1 输 入 3 撤 销 效 果 图 1-44 单 击 撤 销 按 钮 图 1-45 单 击 恢 复 按 钮 A 此 时 又 恢 复 了 之 前 撤 销 的 操 作 如 果 要 撤 销 更 多 之 前 的 步 骤,B 可 以 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 撤 销 下 三 角 按 钮,C 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 选 择 要 撤 销 的 操 作, 如 选 择 键 入 港 湾 和 键 入 的 选 项, 如 图 1-46 所 示 经 过 操 作 后, 文 档 内 容 被 返 回 输 入 的 字 之 前 了, 效 果 如 图 1-47 所 示 3 单 击 1 恢 复 键 入 的 内 容 显 示 撤 销 效 果 图 1-46 选 择 撤 销 步 骤 图 1-47 显 示 撤 销 结 果 1.6 选 项 卡 和 组 的 设 置 Office 2013 的 常 用 功 能 按 钮 也 是 存 放 在 功 能 区, 由 选 项 卡 和 组 来 分 类 存 储 的 选 项 卡 相 当 于 分 类 中 的 项 目 类 别, 组 是 项 目 类 别 中 的 子 类 当 现 有 工 作 界 面 不 符 合 个 人 习 惯 要 求 时, 可 以 通 过 新 建 选 项 卡 和 常 用 组, 或 是 导 入 已 有 的 设 置 来 更 改

16 16 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 新 建 选 项 卡 和 常 用 功 能 组 在 Office 2013 中 要 重 新 划 分 功 能 区 各 选 项 卡 内 的 功 能 按 钮, 或 是 将 一 些 不 在 功 能 区 的 命 令 添 加 到 功 能 区 时, 可 以 通 过 新 建 选 项 卡 和 常 用 功 能 组 来 设 置 A 在 文 件 菜 单 中 单 击 选 项 命 令, 如 图 1-48 所 示, 打 开 Word 选 项 对 话 框,B 单 击 自 定 义 功 能 区 选 项, 如 图 1-49 所 示 1 单 击 图 1-48 单 击 选 项 命 令 图 1-49 单 击 自 定 义 功 能 区 选 项 A 在 自 定 义 功 能 区 列 表 框 中 选 择 选 项 卡 和 组 创 建 位 置, 如 选 择 开 始 选 项,B 单 击 新 建 选 项 卡 按 钮, 如 图 1-50 所 示, 在 指 定 位 置 新 建 了 自 定 义 的 新 建 选 项 卡 和 新 建 组 C 选 择 新 建 选 项 卡 选 项,D 单 击 重 命 名 按 钮, 如 图 1-51 所 示 1 选 择 3 选 择 4 单 击 图 1-50 新 建 选 项 卡 图 1-51 重 命 名 选 项 卡 弹 出 重 命 名 对 话 框,A 输 入 选 项 卡 名 称, 如 输 入 编 辑,B 单 击 确 定 按 钮, 如 图 1-52 所 示, 返 回 自 定 义 功 能 区 列 表 框 中,C 用 相 同 的 方 法 将 新 建 组 重 命 名 为 编 辑, 如 图 1-53 所 示 1 输 入 3 重 命 名 的 组 图 1-52 输 入 名 称 文 本 图 1-53 重 命 名 组 名 称

17 第 1 章 初 识 Office A 将 从 下 列 位 置 选 择 命 令 设 置 为 不 在 功 能 区 中 的 命 令,B 在 列 表 框 中 选 择 所 需 添 加 的 命 令, 如 选 择 编 辑 图 片 选 项,C 单 击 添 加 按 钮, 如 图 1-54 所 示, 然 后 单 击 确 定 按 钮,D 返 回 文 档 窗 口, 在 功 能 区 中 添 加 了 编 辑 图 片 选 项 卡 和 编 辑 组, 并 在 其 中 添 加 了 指 定 的 命 令, 如 图 1-55 所 示 1 设 置 4 新 建 的 选 项 卡 和 组 2 选 择 3 单 击 图 1-54 添 加 命 令 图 1-55 查 看 新 建 的 选 项 卡 和 组 将 设 置 备 份 要 将 Office 2013 中 某 个 组 件 重 新 设 置 的 工 作 界 面 应 用 到 其 他 组 件 中, 首 先 要 备 份 当 前 组 件 的 工 作 界 面 设 置, 此 时 会 自 动 生 成 *.exportedui 文 件, 将 该 文 件 导 入 新 的 Office 组 件 中 即 可 设 置 的 备 份 与 导 入 正 好 是 一 对 相 反 的 操 作, 但 操 作 相 似, 这 里 仅 介 绍 将 设 置 备 份 的 具 体 操 作 在 自 定 义 功 能 区 选 项 面 板 中,A 单 击 导 入 / 导 出 按 钮,B 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 单 击 导 出 所 有 自 定 义 设 置 选 项, 如 图 1-56 所 示 弹 出 保 存 文 件 对 话 框,C 选 择 文 件 保 存 的 位 置, D 输 入 文 件 名,E 单 击 保 存 按 钮, 如 图 1-57 所 示, 即 可 在 目 标 文 件 夹 中 自 动 生 成 当 前 工 作 界 面 设 置 的 *.exportedui 文 件 1 单 击 图 1-56 导 出 所 有 自 定 义 设 置 3 选 择 4 输 入 5 单 击 图 1-57 保 存 导 出 的 设 置 1.7 自 定 义 Microsoft 账 户 Microsoft 账 户 是 Office 2013 新 增 的 功 能 它 不 仅 可 以 帮 助 用 户 实 现 文 件 无 地 域 限 制 的 共 享, 还 可 以 实 现 当 前 计 算 机 上 所 进 行 的 个 性 化 和 自 定 义 设 置 共 享 要 使 用 Microsoft 账 户, 首 先 要 对 其 有 所 认 识, 并 学 会 对 Microsoft 账 户 进 行 设 置 和 更 改

18 18 Office 2013 办 公 专 家 从 入 门 到 精 通 认 识 Microsoft 账 户 Microsoft 账 户 可 以 实 现 Windows 设 置 同 步 功 能 即 将 当 前 计 算 机 上 所 进 行 的 个 性 化 和 自 定 义 设 置 漫 游 到 任 何 其 他 计 算 机 中 图 1-58 所 示 是 将 Windows 除 主 题 个 性 化 设 置 等 系 统 设 置 外 的 操 作 进 行 同 步 设 置 除 了 在 设 置 上 的 同 步 外, 还 可 以 借 助 SkyDrive 云 服 务 实 现 不 同 计 算 机 之 间 文 件 的 同 步, 如 在 SkyDrive 云 服 务 中 存 放 的 文 档 照 片 等 可 以 在 不 同 计 算 机 平 板 电 脑 或 手 机 中 随 时 访 问 编 辑 知 识 补 充 图 1-58 Windows 8 同 步 设 置 要 使 用 Microsoft 账 户 就 要 拥 有 一 个 Microsoft 账 户 只 需 在 Windows Live 官 网 上 通 过 邮 箱 根 据 向 导 注 册 一 个 属 于 自 己 的 账 户, 即 可 使 用 账 户 来 完 成 Office 的 同 步 工 作 设 置 账 户 信 息 在 账 户 使 用 过 程 中, 可 以 轻 松 更 改 用 户 信 息, 如 账 户 的 照 片 注 销 账 户 切 换 账 户 等 更 改 账 户 图 片 的 具 体 操 作 如 下 A 在 程 序 窗 口 中 单 击 右 侧 的 账 户 下 三 角 按 钮,B 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 单 击 账 户 设 置 选 项, 如 图 1-59 所 示 进 入 账 户 选 项 面 板,C 单 击 更 改 照 片 链 接, 如 图 1-60 所 示 1 单 击 3 单 击 图 1-59 单 击 账 户 设 置 选 项 图 1-60 单 击 更 改 照 片 链 接 自 动 打 开 账 户 网 页, 在 个 人 资 料 页 面,A 单 击 更 改 图 片 链 接, 如 图 1-61 所 示 进 入 图 片 页 面,B 单 击 选 择 图 片 后 的 浏 览 按 钮, 如 图 1-62 所 示 1 单 击 图 1-61 单 击 更 改 图 片 链 接 图 1-6 浏 览 按 钮

19 第 1 章 初 识 Office 弹 出 选 择 要 加 载 的 文 件 对 话 框,A 选 择 作 为 账 户 图 片 的 文 件,B 单 击 打 开 按 钮, 如 图 1-63 所 示,C 然 后 单 击 保 存 按 钮, 如 图 1-64 所 示, 完 成 账 户 图 片 的 更 改 1 单 击 3 单 击 图 1-63 选 择 要 加 载 的 文 件 图 1-64 保 存 设 置 自 定 义 Office 背 景 和 主 题 Office 2013 的 个 性 化 定 制 功 能 为 Office 提 供 了 各 种 风 格 的 主 题 可 以 在 账 户 选 项 面 板 中 更 改 Office 背 景 和 主 题 所 谓 背 景, 就 是 一 些 窗 口 图 案, 如 星 形 云 形 等, 让 窗 口 更 精 美 ; 而 主 题 则 指 窗 口 颜 色 配 色 方 案 A 在 账 户 选 项 面 板 中 单 击 Office 背 景 右 侧 的 下 三 角 按 钮,B 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 选 择 所 需 图 案, 如 单 击 星 形 选 项, 如 图 1-65 所 示 ;C 接 着 单 击 Office 主 题 右 侧 的 下 三 角 按 钮,D 在 展 开 的 下 拉 列 表 中 选 择 主 题 配 色 方 案, 如 单 击 深 灰 色 选 项, 如 图 1-66 所 示 1 单 击 3 单 击 4 单 击 图 1-65 设 置 Office 背 景 图 1-66 设 置 Office 主 题 经 过 上 面 的 操 作,Office 程 序 窗 口 应 用 了 选 定 的 Office 背 景 和 主 题 效 果, 如 图 1-67 所 示 更 改 后 的 背 景 和 主 题 效 果 图 1-67 设 置 背 景 和 主 题 后 的 效 果

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