語言學習單

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1 OFFICE 運 用 WORD 文 書 排 版 編 輯 國 立 臺 東 大 學 林 俊 男

2 課 程 大 綱 WORD 常 用 的 文 字 編 輯 技 巧 WORD 表 格 之 應 用 WORD 美 工 圖 案 之 應 用 WORD 合 併 列 印 與 標 籤 套 印 WORD 長 文 件 的 製 作

3 WORD 常 用 的 文 字 編 輯 技 巧

4 WORD 常 用 的 文 字 編 輯 技 巧 Word 是 Office 裡 面 的 文 書 處 理 軟 體, 提 供 簡 易 的 操 作 方 法, 與 強 大 的 排 版 編 輯 能 力, 讓 我 們 在 設 計 文 件 上 更 加 方 便 啟 用 WORD 開 始 \ 所 有 程 式 \ Microsoft Office \ Microsoft Word 2010

5 建 立 空 白 的 新 文 件 開 啟 Word 程 式 時, 會 自 動 開 啟 一 份 空 白 的 文 件, 並 自 動 命 名 為 文 件 1.docx 再 建 立 另 一 份 新 文 件 檔 案 \ 新 增 \ 空 白 文 件 \ 建 立

6 認 識 WORD 介 面

7 輸 入 文 字 與 編 修 Word 文 件 編 輯 區 中, 會 發 現 一 個 閃 爍 的 黑 色 直 線, 此 處 統 稱 為 插 入 點, 輸 入 的 資 料 會 隨 著 插 入 點 的 位 置 而 依 序 出 現 輸 入 法 切 換 語 言 工 具 列 / 中 文 ( 繁 體 )- 美 式 鍵 盤 將 輸 入 法 模 式 切 換 為 英 文 輸 入 ( 預 設 是 小 寫 狀 態 ) 轉 換 英 文 大 寫 : 按 Shift 鍵 不 放, 再 按 英 文 字 母 鍵 即 可 ; 放 開 Shift 鍵 之 後, 則 恢 復 成 小 寫 Caps Lock 鎖 定 為 大 寫, 解 除 為 小 寫 語 言 工 具 列 / 中 文 ( 繁 體 )- 新 注 音 2010 即 可 將 目 前 輸 入 法 模 式 切 換 為 中 文 輸 入 法 狀 態

8 加 入 文 字 與 標 點 符 號 請 先 透 過 語 言 工 具 列 切 換 為 中 文 ( 繁 體 ) - 輸 入 文 字 英 文 用 語 出 外 旅 遊 篇 - 於 標 題 文 字 英 文 用 語 前 後 各 加 一 個 括 弧 標 點 符 號, 區 隔 主 標 與 副 標 題

9 輸 入 法 整 合 器 萬 一 遇 到 不 會 念 的 字 怎 麼 辦? 使 用 新 注 音 輸 入 法 的 輸 入 法 整 合 器 切 換 至 新 注 音 輸 入 法 滑 鼠 左 鍵 按 一 下 工 具 選 單 滑 鼠 左 鍵 按 一 下 輸 入 法 整 合 器

10 分 段 分 行 快 速 整 排 資 料 Enter 鍵 可 以 為 文 句 分 段 Shift + Enter 鍵 則 是 執 行 強 迫 換 行 的 動 作 請 於 第 二 三 段 輸 入 內 文 資 料, 並 適 當 的 予 以 整 理

11 複 製 練 習 檔 <WORD 範 例 1.docx> 中 的 文 字 資 料 至 文 件 中, 並 於 合 適 的 位 置 進 行 分 行 與 分 段 的 編 修 練 習 檔 下 載 位 置 於 <WORD 範 例 1.docx> 檔 案 中, 選 按 常 用 索 引 標 籤 編 輯 \ 選 取 \ 全 選

12 修 改 文 字 修 正 文 字, 將 旅 遊 更 改 為 用 餐 校 正 文 件 內 錯 誤 的 中 文 與 英 文 字, leke 改 為 like 打 店 話 改 為 打 電 話

13 刪 除 與 復 原 文 字 若 要 刪 除 插 入 點 右 側 的 文 字, 可 用 Delete 鍵 請 練 習 刪 除 範 例 文 字 用 餐 若 要 刪 除 插 入 點 左 側 的 文 字, 可 用 Backspace 鍵 請 練 習 刪 除 範 例 文 字 出 外 編 輯 文 件 時, 對 之 前 的 操 作 動 作 有 疑 慮 或 是 後 悔 時, 可 以 選 按 快 速 存 取 工 具 列 / 復 原 與 取 消 復 原 取 消 前 一 次 或 多 次 的 動 作

14 加 入 特 殊 符 號 除 了 透 過 標 點 符 號 表 建 立 符 號, 如 果 是 符 號 表 沒 有 的 該 怎 麼 辨? 插 入 / 符 號

15 文 字 格 式 套 用 字 型 格 式 於 標 題 文 字 英 文 用 語 出 外 用 餐 篇, 請 設 定 為 : 粗 體 斜 體 細 圓 體 18 pt 深 藍 色 於 七 項 英 文 例 句, 請 設 定 為 :Calibri 英 文 字 型 12 pt 寶 藍 色 粗 體

16 調 整 字 元 間 距 字 元 間 距 是 指 文 字 與 文 字 間 的 距 離, 在 此 請 將 標 題 文 字 的 間 距 加 寬 選 取 標 題 文 字 英 文 用 語 出 外 用 餐 篇 後, 請 於 常 用 / 索 引 標 籤 選 按 字 型 對 話 方 塊 啟 動 器 於 字 型 對 話 方 塊 / 進 階 標 籤, 設 定 字 元 間 距 為 : 加 寬 3 點 字 型 對 話 方 塊 啟 動 器

17 段 落 文 字 首 字 放 大 文 章 段 落 或 章 節 的 第 一 個 字, 會 刻 意 比 文 章 中 的 其 他 字 大, 這 樣 的 效 果 稱 為 首 字 放 大 將 插 入 點 放 在 第 一 段 內 文 在 字 左 側, 再 於 插 入 索 引 標 籤 選 按 首 字 放 大 \ 首 字 放 大 選 項 開 啟 首 字 放 大 對 話 方 塊, 依 據 如 右 圖 步 驟 進 行 設 定

18 段 落 格 式 調 整 文 件 中 的 段 落 樣 式 包 含 了 有 : 縮 排 段 落 間 距 行 距 行 高 等 設 定 元 素 設 定 行 高 與 行 距 調 整 標 題 文 字 行 距, 請 設 定 為 : 多 行 /4 行 行 高 ( 如 果 要 變 更 的 是 文 件 部 分 內 容, 則 要 記 得 先 選 取 範 圍 ) 調 整 內 文 各 段 的 段 距, 請 設 定 與 後 段 距 離 :1 行 調 整 各 編 號 範 例 用 語 的 段 落 縮 排 方 式, 請 設 定 為 : 凸 排 1.5 字 元

19 取 代 文 件 修 飾 個 別 錯 字 就 可 運 用 前 面 練 習 的 編 輯 方 式 加 以 修 正 統 一 性 的 問 題 就 可 透 過 取 代 功 能 來 進 行 除 錯 以 複 製 的 方 式 取 得 尋 找 目 標 可 讓 目 標 內 容 的 準 確 性 更 高

20 套 用 頁 面 框 線 選 按 版 面 配 置 索 引 標 籤 \ 頁 面 框 線 如 右 圖 設 定 相 關 設 定 值 與 花 邊 樣 式, 再 按 確 定 鈕, 完 成 文 件 的 框 線 設 計

21 列 印 檔 案 索 引 標 籤 選 按 列 印

22 儲 存 檔 案 建 議 在 輸 入 一 部 份 資 料 時, 就 可 隨 時 進 行 儲 存 動 作, 這 樣 才 不 會 因 為 遇 到 當 機 停 電 時 而 流 失 您 的 資 料 第 一 次 存 檔 時, 可 以 使 用 快 速 存 取 工 具 列 裡 面 的 儲 存 鈕 或 是 選 按 檔 案 索 引 標 籤 \ 儲 存 檔 案 鈕, 都 會 開 啟 另 存 新 檔 對 話 方 塊, 再 如 右 圖 設 定 儲 存 作 品

23 WORD 表 格 之 應 用

24 版 面 設 定 版 面 配 置 / 版 面 設 定 / 邊 界

25 插 入 表 格 表 格 是 提 供 文 字 一 定 的 格 式 規 範, 讓 文 件 的 內 容 不 僅 可 以 清 楚 明 瞭, 使 用 者 也 能 更 方 便 快 速 閱 讀 或 找 尋 資 料 使 用 拖 曳 方 式 插 入 表 格 插 入 索 引 標 籤 / 表 格 可 以 在 清 單 中 由 左 上 往 右 下 直 接 拖 曳 需 要 的 欄 列 數, 按 一 下 滑 鼠 左 鍵 即 可, 但 最 多 只 有 拖 曳 10 欄 8 列

26 使 用 快 速 表 格 快 速 表 格 內 建 有 許 多 自 製 化 的 表 格 提 供 選 用

27 使 用 對 話 方 塊 插 入 表 格 插 入 / 表 格 / 插 入 表 格

28 分 割 表 格 插 入 點 的 位 置 即 會 分 割 成 上 下 二 個 表 格

29 分 割 儲 存 格 先 選 擇 欲 分 隔 的 儲 存 格

30 插 入 欄 列 2 1

31 合 併 儲 存 格 2 1

32 對 齊 儲 存 格 2 1

33 調 整 儲 存 格 欄 寬

34 設 定 表 格 框 線 表 格 工 具 \ 設 計 \ 框 線

35 設 定 表 格 網 底 表 格 工 具 \ 設 計 \ 網 底 2 3 1

36 WORD 美 工 圖 案 之 應 用

37 浮 水 印 的 背 景 設 定 使 用 圖 片 做 為 文 件 背 景 時, 避 免 喧 賓 奪 主, 將 運 用 浮 水 印 功 能, 插 入 背 景 圖 版 面 配 置 / 浮 水 印 / 自 訂 浮 水 印

38 插 入 圖 案 與 設 定 插 入 / 圖 案 1 2

39 裁 切 圖 片 的 設 定 1 2

40 調 整 美 工 圖 案 對 齊 方 式

41 文 字 藝 術 師 的 應 用 插 入 / 文 字 藝 術 師 1 2 3

42 SmartArt 圖 形 的 應 用 1 2 3

43 WORD 合 併 列 印 與 標 籤 套 印

44 什 麼 是 合 併 列 印 合 併 列 印 是 利 用 文 件 與 資 料 來 源 結 合 後 產 生 的 結 果, 能 夠 在 相 同 的 文 件 中 插 入 不 同 的 資 料 內 容 (OFFICE 系 列 軟 體 皆 可 ), 產 生 對 予 不 同 對 象 的 成 品 例 如 : 常 見 的 通 知 單, 文 件 的 內 容 相 同, 可 是 要 給 予 的 人 員 姓 名 不 同, 若 要 一 一 製 作 就 十 分 耗 時 如 果 已 經 事 先 整 理 好 人 員 名 單, 只 要 在 完 成 文 件 後, 指 定 名 單 中 姓 名 欄 位 插 入 在 文 件 中 顯 示 姓 名 的 地 方, 快 速 產 生 不 同 的 文 件, 這 就 是 合 併

45 設 定 信 件 合 併 列 印 請 開 啟 範 例 原 始 檔 < 招 生 簡 章.docx> 將 插 入 點 移 至 要 插 入 姓 名 的 位 置 郵 件 \ 啟 動 合 併 列 印 \ 逐 步 合 併 列 印 精 靈 1 2 3

46

47 確 定 後 按 下 一 步 : 寫 信

48 2 3 1 結 束 後 按 下 一 步 : 預 覽 列 印

49

50 1. 直 接 列 印 2. 將 文 件 轉 為 新 的 文 件, 可 以 再 次 進 行 個 別 的 編 輯 1 2 信 件 完 成 後, 接 著 便 進 行 信 封 的 建 立

51 設 定 寄 件 人 地 址 資 訊 在 列 印 信 封 時 收 件 人 的 資 訊 會 隨 資 料 改 變, 但 是 寄 件 人 的 資 料 大 多 是 固 定 的 我 們 可 以 在 Word 設 定 常 用 的 寄 件 人 地 址, 在 信 封 產 生 時 即 可 自 動 填 入 請 新 增 一 空 白 文 件 檔 案 / 選 項 在 Word 選 項 視 窗 中, 進 階 \ 一 般 \ 地 址 欄 位 中 請 輸 入 地 址 相 關 資 料 後 按 確 定 鈕 完 成 設 定

52

53 執 行 單 一 信 封 的 列 印 1 2 3

54 設 定 信 封 合 併 列 印 若 是 郵 件 的 對 象 很 多, 可 以 將 收 件 人 資 訊 整 理 到 一 個 表 格 中, 再 利 用 合 併 列 印 的 功 能, 分 別 列 印 出 不 同 收 件 人 地 址 的 郵 寄 信 封 請 先 新 增 一 空 白 文 件

55

56 插 入 收 件 者 的 合 併 欄 位

57

58 列 印 直 接 列 印 出 18 編 輯 個 別 信 封 產 生 新 的 文 件

59 設 定 標 籤 合 併 列 印

60 插 入 收 件 者 的 合 併 欄 位 第 10 步 將 插 入 點 移 到 第 一 個 儲 存 格 10

61

62 預 覽 合 併 結 果 及 完 成 合 併

63 WORD 長 文 件 的 製 作

64 版 面 設 定 請 開 啟 範 例 原 始 檔 < 期 末 報 告.docx> 1 2

65 套 用 樣 式 先 將 插 入 點 移 至 要 套 用 的 段 落 中 1 2

66 常 用 / 樣 式 / 副 標 題

67 常 用 / 樣 式 / 標 題 1

68 常 用 / 樣 式 / 標 題 2

69 常 用 / 編 號 / 文 字 對 齊 方 式 : 靠 左

70 變 更 樣 式 常 用 / 變 更 樣 式 / 樣 式 集 1 2 3

71 常 用 / 變 更 樣 式 / 色 彩 1 2 3

72 常 用 / 變 更 樣 式 / 字 型 1 2 3

73 常 用 / 變 更 樣 式 / 段 落 間 距 1 2 3

74 修 改 樣 式 當 內 建 的 樣 式 都 不 滿 意 的 時 候, 我 們 就 可 以 自 行 進 行 樣 式 的 修 改

75 大 綱 模 式 長 文 件 的 編 輯 要 依 循 一 定 的 規 則, 才 能 讓 內 容 看 來 井 井 有 條, 也 能 方 便 調 整 及 編 輯 的 進 行 大 綱 模 式 是 在 編 排 長 文 件 時, 利 用 樣 式 套 用 後 的 階 層 編 排 下, 快 速 並 靈 活 地 整 理 文 章 結 構 檢 視 / 大 綱 模 式

76 大 綱 模 式 簡 介 在 大 綱 模 式 中 文 件 的 內 容 會 以 段 落 為 單 位, 根 據 所 套 用 的 樣 式 進 行 層 次 的 排 列 建 議 於 大 綱 索 引 標 籤 取 消 核 選 顯 示 文 字 格 式 設 定, 顯 示 的 內 容 就 不 會 被 格 式 影 響

77 設 定 大 綱 模 式 顯 示 階 層 為 了 要 清 楚 的 檢 視 長 文 件 的 結 構, 可 以 在 顯 示 階 層 中 設 定 要 顯 示 的 範 圍 選 項 中 預 設 可 以 分 為 9 個 階 層, 設 定 好 範 圍 後 其 他 的 內 容 即 會 被 隱 藏 起 來

78 折 疊 或 展 開 段 落 內 容 在 折 疊 的 狀 態 下, 若 要 編 輯 或 檢 視 某 個 段 落 的 完 整 內 容, 可 以 在 階 層 折 疊 控 制 點 上 連 按 二 下 左 鍵, 即 會 展 開 隱 藏 的 內 容 若 需 再 折 疊 內 容, 只 要 在 階 層 折 疊 控 制 點 上 連 按 二 下 滑 鼠 左 鍵 即 可

79 調 整 段 落 順 序 若 要 調 整 段 落 的 順 序, 可 以 在 選 取 該 段 落 後 選 按 下 移 或 上 移 鈕, 即 可 將 選 取 位 置 上 移 或 下 移 一 個 段 落, 這 個 移 動 的 動 作 包 含 了 標 題 及 折 疊 的 內 容 也 可 以 直 接 拖 曳 選 取 的 段 落 到 要 移 動 的 地 方 放 開, 也 可 以 完 成 調 整

80 提 升 或 降 低 段 落 的 階 層 若 要 調 整 段 落 的 階 層, 可 以 在 選 取 該 段 落 後 選 按 降 階 或 升 階 鈕 將 選 取 位 置 提 升 或 降 低 一 個 階 層

81 設 定 頁 首 頁 尾 及 插 入 頁 碼 在 文 件 頁 首 頁 尾 的 部 份, 通 常 會 標 示 書 名 章 名 或 頁 碼 等, 也 可 加 上 不 同 的 圖 案 或 文 字 只 要 設 定 一 次, 就 能 套 用 到 所 有 的 頁 面 上 之 前 在 版 面 配 置 中 已 設 定 首 頁 的 頁 首 頁 尾 與 其 他 頁 不 同, 所 以 對 於 頁 首 頁 尾 的 部 份 都 將 需 個 別 設 定

82 設 定 首 頁 的 頁 首 因 為 第 一 頁 是 封 面 頁, 所 以 此 處 不 設 計 其 頁 首 頁 尾 請 在 頁 首 及 頁 尾 工 具 \ 設 計 索 引 標 籤 選 按 下 一 節 設 定 下 個 頁 首

83 編 輯 頁 首 頁 尾

84 目 錄 的 建 置 與 編 輯 完 成 了 整 份 報 告 的 編 排 後, 還 需 要 在 文 件 的 最 前 面 加 上 目 錄 頁, 以 方 便 閱 讀 的 人 藉 由 目 錄 快 速 了 解 這 份 文 件 的 重 點 所 在 設 定 目 錄 前, 需 將 滑 鼠 指 標 移 至 第 一 頁 文 章 的 最 前 端, 按 一 下 滑 鼠 左 鍵 出 現 插 入 點, 並 在 此 插 入 分 頁 符 號 版 面 配 置 / 版 面 設 定 / 分 隔 設 定 / 分 頁 符 號

85 插 入 目 錄 先 在 第 一 頁 第 一 行 自 行 鍵 入 目 錄 兩 字 參 考 資 料 / 目 錄 / 插 入 目 錄

86 目 錄 編 輯 目 錄 會 以 淺 灰 色 的 背 景 顯 示, 在 列 印 時 並 不 會 印 出 追 蹤 連 結 : 可 以 將 滑 鼠 指 標 移 至 某 一 個 目 錄 項 目 上, 按 住 Ctrl 鍵 不 放 出 現 手 掌 形 狀 時, 按 一 下 滑 鼠 左 鍵, 頁 面 即 會 捲 動 到 該 資 料 的 所 在 頁 次, 可 以 藉 此 檢 查 目 錄 的 頁 碼 是 否 正 確 刪 除 目 錄 項 目 : 可 以 選 取 該 目 錄 項 目 後, 按 Delete 鍵 來 移 除 不 要 的 目 錄 項 目 更 新 目 錄 : 當 文 件 在 新 增 或 刪 除 某 些 內 容 時, 顯 示 的 目 錄 項 目 或 頁 數 勢 必 會 有 些 調 整 這 時 就 可 以 按 F9 鍵 或 是 在 目 錄 區 上 按 一 下 滑 鼠 右 鍵 選 按 更 新 功 能 變 數, 進 入 更 新 目 錄 對 話 方 塊 進 行 調 整

87 插 入 註 腳 先 將 要 加 入 註 腳 的 文 字 反 白 在 此 加 入 註 腳 說 明

88 加 入 標 號 在 文 件 中 加 入 適 合 的 圖 片 及 表 格, 可 以 讓 使 用 者 可 以 對 文 件 的 內 容 更 加 了 解 但 是 如 何 快 速 的 找 到 所 需 要 的 圖 片 或 是 表 格 呢? 在 Word 中 可 以 為 圖 片 及 表 格 加 上 標 號, 並 且 產 生 專 屬 的 目 錄, 讓 使 用 者 可 以 快 速 查 詢 並 進 行 應 用

89 參 考 資 料 / 插 入 標 號 : 會 變 成 圖

90 插 入 圖 表 目 錄 先 回 到 目 錄 頁 1 2 3

91 封 面 的 加 入 於 插 入 索 引 標 籤 選 按 封 面 頁, 選 擇 合 適 的 設 計 後 即 會 套 用 在 頁 面 上

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