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1 第 章 公 司 日 常 事 务 处 理 Word 2010 是 一 款 强 大 的 文 字 处 理 软 件, 在 日 常 办 公 中 很 多 时 候 都 要 用 到 Word 软 件, 它 不 但 可 以 将 文 本 排 版 的 井 井 有 条, 而 且 还 可 以 设 置 文 档 的 页 面, 或 者 美 化 文 档, 使 其 既 能 体 现 内 容, 又 具 有 观 赏 性 公 司 放 假 通 知 加 班 管 理 制 度 辞 职 申 请 书 办 公 室 物 资 管 理 条 例 本 章 部 分 学 习 目 标 及 案 例 (1) (2)

2 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 1.1 基 础 知 识 打 开 文 档 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 /1.1.1 打 开 文 档.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.1.1 打 开 文 档.mp4 打 开 文 档 的 方 法 有 很 多 种, 可 以 帮 助 用 户 以 不 同 的 方 式 打 开 启 用 Word 2010 程 序, 在 其 主 界 面 中 选 择 文 件 选 项 卡, 然 后 单 击 打 开 菜 单 命 令, 打 开 打 开 对 话 框 选 中 要 打 开 的 文 件, 如 人 物 简 介, 如 图 1-1 所 示, 单 击 打 开 按 钮, 即 可 打 开 文 档 知 识 拓 展 单 击 图 1-1 以 只 读 或 副 本 的 方 式 打 开 文 档 在 打 开 对 话 框 中 选 中 需 要 打 开 的 文 档, 然 后 单 击 打 开 按 钮 右 侧 的 下 拉 按 钮, 展 开 菜 单, 选 择 以 只 读 方 式 打 开 或 以 副 本 方 式 打 开 命 令 即 可, 如 图 1-2 所 示 图 1-2 2

3 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 保 存 文 档 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 /1.1.2 保 存 文 档.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.1.2 保 存 文 档.mp4 保 存 文 档 是 将 文 档 放 置 在 固 定 的 位 置, 可 以 方 便 以 后 查 找 当 完 成 新 建 空 白 文 档 后, 需 要 对 文 档 进 行 第 一 次 保 存 操 作, 这 时 可 以 直 接 在 Word 2010 主 界 面 中 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 保 存 按 钮, 或 者 选 择 文 件 保 存 命 令, 打 开 另 存 为 对 话 框 文 件 要 保 存 的 位 置, 接 着 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 保 存 文 档 的 文 件 名, 在 保 存 类 型 下 拉 列 表 框 中 选 择 保 存 类 型, 如 图 1-3 所 示 选 择 图 1-3 设 置 完 成 后, 单 击 保 存 按 钮 即 可 操 作 提 示 在 另 存 为 对 话 框 中, 在 保 存 类 型 下 拉 列 表 框 中 可 以 选 择 不 同 的 保 存 类 型, 如 Word 文 档 Word 模 板 网 页 等, 用 户 可 根 据 需 要 选 择 选 取 文 本 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 /1.1.3 选 取 文 本.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.1.3 选 取 文 本.mp4 对 Word 文 档 操 作 时, 随 时 需 要 选 取 文 本, 而 且 选 取 文 本 的 方 式 有 多 种, 方 便 用 户 选 取 不 同 的 文 本 拖 动 鼠 标 选 择 在 打 开 的 Word 文 档 中, 先 将 光 标 定 位 到 想 要 选 取 文 本 内 容 的 起 始 位 置, 按 住 鼠 标 左 键 拖 曳 至 结 束 位 置, 松 开 鼠 标 左 键 即 可 选 取 所 需 的 内 容 3

4 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 全 部 文 本 按 Ctrl+A 快 捷 键, 或 在 开 始 编 辑 选 项 组 中 单 击 选 择 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 全 选 命 令, 可 以 选 中 整 篇 文 档 文 本 内 容, 如 图 1-4 所 示 全 选 内 容 图 1-4 选 中 句 子 在 文 档 操 作 中, 先 按 住 Ctrl 键, 再 在 该 整 句 的 任 意 处 单 击 鼠 标 左 键, 即 可 将 该 句 全 部 选 中, 如 图 1-5 所 示 整 段 在 文 档 操 作 中, 若 要 快 速 选 取 整 段 内 容, 可 以 在 需 要 选 择 的 段 落 上 连 续 单 击 鼠 标 左 键 3 次, 如 图 1-6 所 示 选 择 句 子 选 择 整 段 图 1-5 图 1-6 利 用 Shift 键 选 择 在 文 档 操 作 中, 先 将 光 标 定 位 到 想 要 选 取 区 域 的 开 始 位 置, 接 着 按 住 Shift 键, 在 选 取 区 域 的 结 束 位 置 处 单 击 鼠 标 左 键 或 右 键, 可 将 两 端 内 的 全 部 内 容 选 中, 如 图 1-7 所 示 不 连 续 内 容 在 文 档 操 作 中, 使 用 鼠 标 拖 曳 的 方 法 先 将 不 连 续 的 第 一 个 文 字 区 域 选 中, 接 着 按 住 Ctrl 键 不 放, 继 续 用 鼠 标 拖 曳 的 方 法 选 取 余 下 的 文 字 区 域, 直 到 最 后 一 个 区 域 选 取 完 成 后, 松 开 Ctrl 键, 即 可 选 中 不 连 续 内 容, 如 图 1-8 所 示 选 择 不 连 续 内 容 利 用 Shift 键 图 1-7 图 1-8 4

5 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 块 区 域 内 容 在 文 档 操 作 中, 若 要 选 取 文 档 中 某 块 区 域 内 容, 则 需 要 利 用 Alt 键 配 合 鼠 标 才 能 实 现 先 将 光 标 定 位 在 想 要 选 取 区 域 的 开 始 位 置, 按 住 Alt 键 不 放, 拖 曳 至 结 束 位 置 处, 即 可 实 现 块 区 域 内 容 的 选 取, 如 图 1-9 所 示 选 择 块 区 域 图 为 文 档 自 动 插 入 日 期 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 /1.1.4 为 文 档 自 动 插 入 日 期.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.1.4 为 文 档 自 动 插 入 日 期.mp4 有 时 输 入 的 日 期 比 较 麻 烦, 手 动 输 入 比 较 费 时, 此 时 可 以 利 用 功 能 自 动 插 入 日 期, 还 可 以 自 动 更 新 将 光 标 定 位 到 需 插 入 日 期 的 位 置, 在 插 入 文 本 选 项 组 中 单 击 日 期 和 时 间 按 钮, 如 图 1-10 所 示 单 击 定 位 图 1-10 打 开 日 期 和 时 间 对 话 框, 在 可 用 格 式 列 表 框 中 选 择 需 要 的 日 期 格 式, 如 图 1-11 所 示 单 击 确 定 按 钮, 即 可 在 光 标 位 置 插 入 选 择 的 日 期, 如 图 1-12 所 示 5

6 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 插 入 的 日 期 操 作 提 示 图 1-11 图 1-12 在 日 期 和 时 间 对 话 框 中, 如 果 选 中 自 动 更 新 复 选 框, 以 后 每 次 打 开 文 档 时, 后 面 的 日 期 会 随 着 时 间 变 化 自 动 更 新, 用 户 可 根 据 自 己 的 需 要 设 置 添 加 行 号 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 /1.1.5 添 加 行 号.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.1.5 添 加 行 号.mp4 可 以 为 文 档 的 每 一 页 或 者 每 一 节 设 置 连 续 或 者 独 立 的 行 号, 也 可 以 设 置 在 文 档 中 显 示 行 号 间 隔 为 5 的 行 号, 这 样 既 知 道 行 数, 也 避 免 文 档 布 满 行 数 的 繁 琐 情 况 在 页 面 布 局 页 面 设 置 选 项 组 中 单 击 行 号 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 行 编 号 选 项 命 令, 如 图 1-13 所 示 图 1-13 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 选 择 版 式 选 项 卡, 单 击 行 号 按 钮, 如 图

7 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 所 示 打 开 行 号 对 话 框, 选 中 添 加 行 号 复 选 框, 并 设 置 行 号 间 隔 为 5, 选 中 每 页 重 新 编 号 单 选 按 钮, 如 图 1-15 所 示 单 击 设 置 图 1-14 图 1-15 依 次 单 击 确 定 按 钮, 即 可 看 到 文 档 中 添 加 了 间 隔 为 5 的 行 号, 如 图 1-16 所 示 插 入 的 行 号 图 公 司 放 假 通 知 每 年 都 有 许 多 假 期, 公 司 在 放 假 之 前 都 会 贴 出 放 假 的 通 知, 告 知 员 工 放 假 时 间 天 数, 以 及 放 假 期 间 值 班 安 排 其 一 般 是 对 全 公 司 发 放 通 知, 所 以 对 于 内 容 和 格 式 都 有 一 定 要 求 如 图 1-17 所 示 为 制 作 的 公 司 放 假 通 知 7

8 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 图 创 建 文 档 并 设 置 通 知 的 字 体 格 式 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.2.1 公 司 放 假 通 知.mp4 创 建 文 档 是 最 基 本 的 步 骤, 创 建 的 方 法 有 多 种, 用 户 可 选 择 自 己 习 惯 和 方 便 的 方 法, 然 后 输 入 内 容 并 设 置 合 适 的 字 体 格 式 1. 创 建 空 白 文 档 打 开 需 要 创 建 文 档 的 文 件 夹, 在 空 白 处 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 新 建 Microsoft Word 文 档 命 令, 如 图 1-18 所 示 指 向 知 识 拓 展 图 1-18 新 建 空 白 文 档 的 方 法 很 多, 除 了 上 面 的 方 法, 还 可 以 通 过 选 择 开 始 所 有 程 序 Microsoft Office Microsoft Word 2010 命 令 建 立 空 白 文 档, 或 在 Word 2010 主 界 面 中 选 择 文 件 新 建 命 令, 在 中 间 窗 口 中 选 中 空 白 文 档 选 项, 再 单 击 右 侧 窗 口 中 的 创 建 按 钮, 即 可 新 建 一 个 空 白 文 档 8

9 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 执 行 上 述 命 令 后 即 可 创 建 一 个 新 的 Word 文 档, 将 新 文 档 重 命 名 为 公 司 2013 国 庆 放 假 通 知, 双 击 即 可 打 开 文 档, 然 后 在 文 档 中 输 入 内 容, 如 图 1-19 所 示 输 入 内 容 图 设 置 字 体 格 式 选 中 文 档 标 题, 然 后 在 开 始 字 体 选 项 组 中 设 置 字 体 为 黑 体, 字 号 为 32, 并 单 击 加 粗 按 钮, 如 图 1-20 所 示 设 置 选 中 图 1-20 再 按 照 同 样 的 方 法 设 置 其 他 文 本, 不 同 性 质 的 文 本 设 置 不 同 的 字 体 效 果, 如 图 1-21 所 示 3. 设 置 字 符 间 距 标 题 文 本, 然 后 在 开 始 字 体 选 项 组 中 单 击 按 钮, 打 开 字 体 对 话 框 高 级 选 项 卡, 在 间 距 下 拉 列 表 框 中 选 择 加 宽, 然 后 在 后 面 的 磅 值 数 值 框 中 输 入 数 值, 如 图 1-22 所 示 9

10 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 设 置 后 效 果 图 1-21 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 看 到 设 置 的 效 果, 如 图 1-23 所 示 设 置 知 识 拓 展 图 1-22 图 1-23 在 字 体 对 话 框 的 字 体 选 项 卡 中, 也 可 设 置 字 体 字 号 字 形 等 效 果, 并 且 提 供 更 多 的 设 置 选 项, 如 图 1-24 所 示 图

11 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 设 置 通 知 的 段 落 格 式 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.2.2 公 司 放 假 通 知.mp4 字 体 格 式 设 置 完 成 后, 下 面 就 要 对 段 落 格 式 进 行 设 置, 使 其 层 次 明 显, 段 落 清 晰 1. 设 置 对 齐 方 式 选 中 文 档 标 题 或 将 光 标 定 位 到 标 题 位 置, 然 后 在 开 始 段 落 选 项 组 中 单 击 居 中 按 钮, 即 可 将 标 题 居 中 显 示, 如 图 1-25 所 示 居 中 对 齐 图 1-25 再 按 照 同 样 的 方 法, 设 置 署 名 和 日 期 的 对 齐 方 式 为 右 对 齐, 如 图 1-26 所 示 右 对 齐 图 设 置 段 落 缩 进 选 中 需 要 首 行 缩 进 的 段 落, 在 开 始 段 落 选 项 组 中 单 击 按 钮, 打 开 段 落 对 话 框 在 缩 进 和 间 距 选 项 卡 的 特 殊 格 式 下 拉 列 表 框 中 选 择 首 行 缩 进 选 项, 然 11

12 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 后 在 磅 值 数 值 框 中 输 入 2 字 符, 如 图 1-27 所 示 单 击 确 定 按 钮, 即 可 将 每 段 设 置 成 首 行 缩 进 2 字 符, 如 图 1-28 所 示 设 置 首 行 缩 进 图 1-27 图 1-28 知 识 拓 展 除 了 通 过 段 落 对 话 框 设 置, 还 可 以 通 过 标 尺 设 置 首 行 缩 进 拖 动 标 尺 上 的 首 行 缩 进 按 钮, 拖 动 到 2 字 符 位 置, 释 放 鼠 标 即 可, 如 图 1-29 所 示 图 1-29 若 没 有 显 示 标 尺, 可 在 视 图 选 项 卡 的 显 示 选 项 组 中 选 中 标 尺 复 选 框, 或 单 击 右 上 方 的 标 尺 按 钮, 即 可 显 示 标 尺 3. 设 置 段 落 间 距 将 光 标 定 位 到 标 题 行, 打 开 段 落 对 话 框, 选 择 缩 进 和 间 距 选 项 卡, 在 间 距 栏 的 段 前 和 段 后 数 值 框 中 输 入 间 距 值, 如 图 1-30 所 示 单 击 确 定 按 钮, 即 可 设 置 段 落 间 距 值, 再 用 同 样 方 法 设 置 其 他 段 落 间 距, 效 果 12

13 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 如 图 1-31 所 示 设 置 段 落 间 距 图 1-30 图 为 文 档 添 加 页 眉 和 页 脚 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 公 司 放 假 通 知.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.2.3 公 司 放 假 通 知.mp4 页 眉 和 页 脚 可 以 起 到 对 文 档 说 明 补 充 和 美 化 的 作 用 可 在 页 眉 页 脚 中 添 加 页 码 章 节 名 称 书 名 等 注 释, 也 可 插 入 公 司 LOGO 等, 用 户 可 以 根 据 实 际 需 要 添 加 1. 在 页 眉 中 插 入 图 片 在 插 入 页 眉 和 页 脚 选 项 组 中 单 击 页 眉 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 空 白 命 令, 如 图 1-32 所 示 图

14 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 执 行 命 令 后, 即 可 插 入 空 白 页 眉, 并 在 页 眉 中 出 现 一 条 横 线, 如 图 1-33 所 示 空 白 页 眉 图 1-33 选 中 横 线 部 分, 然 后 在 开 始 样 式 选 项 组 中 单 击 按 钮, 展 开 下 拉 菜 单, 选 择 清 除 格 式 命 令, 如 图 1-34 所 示 图 1-34 执 行 命 令 后, 即 可 删 除 横 线 在 插 入 插 图 选 项 组 中 单 击 图 片 按 钮, 如 图 1-35 所 示 单 击 图

15 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 打 开 插 入 图 片 对 话 框, 选 择 要 插 入 的 公 司 LOGO 图 片, 如 图 1-36 所 示 图 1-36 单 击 插 入 按 钮, 即 可 将 图 片 插 入 到 页 眉 中, 调 整 图 片 大 小 和 位 置, 并 输 入 文 字 及 设 置 字 体 格 式, 如 图 1-37 所 示 在 页 眉 和 页 脚 工 具 设 计 关 闭 选 项 组 中, 单 击 关 闭 页 眉 和 页 脚 按 钮 ( 或 在 页 眉 以 外 的 双 击 ), 即 可 退 出 页 眉 页 脚 编 辑 状 态, 如 图 1-38 所 示 插 入 的 页 眉 最 后 效 果 图 1-37 图 1-38 操 作 提 示 在 页 眉 下 拉 菜 单 中 有 许 多 页 眉 样 式, 用 户 可 直 接 套 用, 不 用 再 重 新 设 置, 比 较 方 便 ; 若 没 有 满 足 用 户 需 要 的 页 眉, 用 户 可 自 行 设 置 2. 插 入 页 脚 在 插 入 页 眉 和 页 脚 选 项 组 中 单 击 页 脚 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 空 白 命 令, 如 图 1-39 所 示 15

16 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 图 1-39 执 行 命 令 后 即 可 激 活 页 脚, 在 页 脚 输 入 文 字, 并 设 置 字 体 格 式 和 对 齐 方 式, 关 闭 页 脚, 效 果 如 图 1-40 所 示 操 作 提 示 图 1-40 输 入 在 激 活 页 眉 的 同 时 页 脚 也 被 激 活 了, 如 果 页 眉 和 页 脚 工 具 设 计 功 能 没 有 关 闭, 可 直 接 在 页 脚 中 输 入 相 应 内 容, 并 进 行 设 置 即 可 1.3 加 班 管 理 制 度 企 业 的 发 展 过 程 中, 加 班 是 避 免 不 了 的 加 班 对 于 员 工 来 说, 不 是 一 件 愉 快 的 事 情, 但 是 通 过 制 定 好 的 加 班 制 度, 可 以 激 发 员 工 的 积 极 性, 对 于 促 进 员 工 和 企 业 的 发 展 很 有 帮 助, 如 图 1-41 所 示 16

17 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 图 设 置 加 班 管 理 制 度 的 文 本 和 段 落 格 式 1. 设 置 行 间 距 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 加 班 管 理 制 度.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 加 班 管 理 制 度.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.2.1 加 班 管 理 制 度.mp4 行 与 行 之 间 设 置 间 距, 就 会 使 得 内 容 分 散, 也 可 以 清 晰 阅 读 内 容 创 建 加 班 管 理 制 度 文 档, 并 输 入 基 本 内 容 设 置 好 字 体 格 式 和 段 落 格 式, 并 添 加 页 眉 和 页 脚, 如 图 1-42 所 示 输 入 并 设 置 图 1-42 选 中 正 文 部 分, 打 开 段 落 对 话 框, 选 择 缩 进 和 间 距 选 项 卡, 在 行 距 下 拉 列 表 框 中 选 择 行 间 距, 这 里 选 择 2 倍 行 距 选 项, 如 图 1-43 所 示 单 击 确 定 按 钮, 即 可 设 置 好 行 间 距, 如 图 1-44 所 示 17

18 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 设 置 的 行 间 距 选 择 图 1-43 图 1-44 知 识 拓 展 也 可 以 在 开 始 段 落 选 项 组 中 单 击 行 和 段 落 间 距 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 一 种 间 距 值 来 设 置 行 间 距, 如 图 1-45 所 示 这 样 设 置 比 较 方 便, 但 是 选 择 性 没 有 对 话 框 中 的 多 图 定 义 新 编 号 格 式 Word 提 供 的 编 号 格 式 有 限, 有 时 会 经 常 用 到 一 些 Word 没 有 的 编 号 格 式, 此 时 用 户 可 以 自 行 设 置 编 号 格 式 在 开 始 段 落 选 项 组 中 单 击 编 号 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 定 义 新 编 号 格 式 命 令, 如 图 1-46 所 示 打 开 定 义 新 编 号 格 式 对 话 框, 在 编 号 样 式 下 拉 列 表 框 中 选 择 一 种 样 式, 在 编 号 格 式 文 本 框 中 输 入 标 号 名 称 ( 灰 色 底 纹 一 是 域, 会 自 动 显 示, 不 能 手 动 输 入 ), 如 图 1-47 所 示 18

19 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 图 1-46 单 击 字 体 按 钮, 打 开 字 体 对 话 框, 在 字 体 选 项 卡 中 设 置 字 体 字 形 字 号 等 格 式, 如 图 1-48 所 示 设 置 单 击 设 置 图 1-47 图 1-48 依 次 单 击 确 定 按 钮, 即 可 定 义 新 的 编 号 格 式 3. 为 文 本 添 加 编 号 将 光 标 定 位 到 需 添 加 编 号 的 段 落, 单 击 编 号 下 拉 按 钮, 在 展 开 在 下 拉 菜 单 中 选 择 第 一 条 选 项, 如 图 1-49 所 示 执 行 命 令 后 即 可 在 光 标 处 插 入 第 一 个 编 号, 然 后 将 光 标 定 位 到 第 二 个 需 要 添 加 编 号 的 段 落, 在 编 号 下 拉 菜 单 中 再 次 选 择 刚 使 用 的 编 号 格 式, 会 自 动 进 行 编 号, 如 图 1-50 所 示 再 按 照 同 样 的 方 式 为 其 他 段 落 添 加 编 号, 最 后 效 果 如 图 1-51 所 示 19

20 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 单 击 图 1-49 图 1-50 设 置 的 编 号 图 1-51 为 其 他 段 落 添 加 其 他 的 编 号 样 式, 如 图 1-52 所 示 设 置 的 编 号 图

21 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 知 识 拓 展 利 用 格 式 刷 刷 取 编 号 将 光 标 定 位 到 需 刷 取 格 式 的 段 落, 单 击 ( 只 可 以 刷 取 一 次 ) 或 双 击 ( 可 以 多 次 使 用 ) 格 式 刷 按 钮, 当 光 标 变 成 刷 子 的 形 状 后, 刷 取 需 要 设 置 相 同 形 式 的 编 号 文 本, 文 本 即 可 按 照 上 面 的 序 号 自 动 编 号 按 Esc 键 可 退 出 格 式 刷 选 取 状 态 设 置 管 理 制 度 页 面 背 景 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 加 班 管 理 制 度.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 加 班 管 理 制 度.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.2.2 加 班 管 理 制 度.mp4 1. 设 置 页 面 边 框 切 换 到 页 面 布 局 选 项 卡, 在 页 面 背 景 选 项 组 中 单 击 页 面 边 框 按 钮, 如 图 1-53 所 示 单 击 图 1-53 打 开 边 框 和 底 纹 对 话 框, 在 页 面 边 框 选 项 卡 中 设 置 边 框 的 样 式 颜 色 宽 度 等, 如 图 1-54 所 示 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 完 成 页 面 边 框 设 置, 如 图 1-55 所 示 2. 添 加 水 印 在 页 面 布 局 页 面 背 景 选 项 组 中 单 击 水 印 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 有 一 些 默 认 的 水 印 样 式, 如 果 没 有 需 要 的, 选 择 自 定 义 水 印 命 令, 如 图 1-56 所 示 21

22 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 设 置 图 1-54 添 加 的 边 框 图 1-55 图 1-56 打 开 水 印 对 话 框, 选 中 文 字 水 印 单 选 按 钮, 然 后 在 文 字 文 本 框 中 输 入 22

23 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 文 字, 再 设 置 字 体 字 号 颜 色, 如 图 1-57 所 示 单 击 确 定 按 钮, 即 可 添 加 水 印, 如 图 1-58 所 示 添 加 的 水 印 设 置 图 1-57 图 辞 职 申 请 书 企 业 在 用 人 和 发 展 时, 免 不 了 会 有 员 工 辞 职 离 开, 但 是 在 辞 职 时, 一 般 要 写 一 份 辞 职 申 请 书, 方 便 企 业 备 案, 如 图 1-59 所 示 辞 职 申 请 书 有 一 定 的 书 面 格 式, 下 面 具 体 介 绍 图

24 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 设 置 辞 职 申 请 书 页 面 布 局 1. 设 置 纸 张 大 小 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 辞 职 申 请 书.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 辞 职 申 请 书.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.3.1 辞 职 申 请 书.mp4 新 建 辞 职 申 请 书 文 档, 打 开 文 档, 切 换 到 页 面 布 局 选 项 卡, 在 页 面 设 置 选 项 组 中 单 击 纸 张 大 小 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 其 他 页 面 大 小 命 令, 如 图 1-60 所 示 图 1-60 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 选 择 纸 张 选 项 卡, 在 纸 张 大 小 下 拉 列 表 框 中 选 择 自 定 义 大 小 选 项, 然 后 在 宽 度 和 高 度 数 值 框 中 输 入 数 值, 如 图 1-61 所 示 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 成 功 设 置 纸 张 大 小, 输 入 文 本 并 设 置 好 格 式, 效 果 如 图 1-62 所 示 设 置 设 置 后 效 果 图 1-61 图 设 置 页 边 距 切 换 到 页 面 布 局 选 项 卡, 在 页 面 设 置 选 项 组 中 单 击 页 边 距 下 拉 按 钮, 24

25 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 自 定 义 边 距 命 令, 如 图 1-63 所 示 图 1-63 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 在 页 边 距 选 项 卡 中 设 置 上 下 左 右 的 页 边 距, 并 预 留 装 订 线 位 置 和 尺 寸, 如 图 1-64 所 示 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 设 置 成 功, 如 图 1-65 所 示 设 置 后 的 页 边 距 设 置 操 作 提 示 图 1-64 图 1-65 在 页 面 布 局 页 面 设 置 选 项 组 中 单 击 页 边 距 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中, 系 统 提 供 了 镜 像 的 页 边 距 设 置, 即 对 称 页 面 的 页 边 距, 如 果 没 有 具 体 数 值 要 求 的 用 户, 可 选 择 该 选 项 直 接 设 定 对 称 页 边 距 25

26 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 在 申 请 书 中 插 入 特 殊 文 本 1. 插 入 特 殊 符 号 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 辞 职 申 请 书.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 辞 职 申 请 书.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.3.2 辞 职 申 请 书.mp4 特 殊 符 号 可 以 为 文 档 增 加 生 动 性, 而 且 起 到 说 明 作 用 将 光 标 定 位 到 需 要 插 入 页 边 距 的 位 置, 然 后 在 插 入 符 号 选 项 组 中 单 击 符 号 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 其 他 符 号 命 令, 如 图 1-66 所 示 定 位 图 1-66 打 开 符 号 对 话 框, 在 字 体 下 拉 列 表 框 中 选 择 Wingdings 2 选 项, 然 后 在 列 表 框 中 选 择 需 要 的 符 号, 单 击 插 入 按 钮, 即 可 将 符 号 插 入 到 光 标 处, 如 图 1-67 所 示 单 击 图 1-67 再 将 光 标 定 位 到 其 他 需 要 插 入 符 号 的 位 置, 单 击 插 入 按 钮 完 成 后, 单 击 关 闭 按 钮 关 闭 对 话 框, 效 果 如 图 1-68 所 示 26

27 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 插 入 的 特 殊 符 号 图 插 入 文 本 框 文 本 框 有 很 多 功 用, 利 用 它 可 以 在 任 意 地 方 插 入 文 字, 也 可 以 制 作 复 选 框 进 行 选 择, 具 体 操 作 如 下 在 插 入 文 本 选 项 组 中 单 击 文 本 框 下 拉 按 钮, 在 其 下 拉 菜 单 中 选 择 绘 制 文 本 框 命 令, 如 图 1-69 所 示 图 1-69 执 行 命 令 后, 光 标 会 变 成 十 字 形, 在 合 适 的 位 置 绘 制 文 本 框 即 可, 如 图 1-70 所 示 绘 制 图

28 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 3. 设 置 文 本 框 格 式 文 本 框 绘 制 完 成 后, 下 面 对 文 本 框 进 行 格 式 设 置, 使 其 更 加 形 象 美 观 复 选 框 一 般 是 小 正 方 形, 利 用 拖 动 鼠 标 的 方 式 不 能 准 确 调 整 大 小, 此 时 可 直 接 设 置 值 在 格 式 大 小 选 项 组 中 直 接 输 入 形 状 高 度 和 形 状 宽 度 的 值, 如 图 1-71 所 示 设 置 图 1-71 在 格 式 阴 影 效 果 选 项 组 中, 单 击 略 向 下 移 和 略 向 右 移 按 钮, 设 置 文 本 框 阴 影 效 果, 如 图 1-72 所 示 单 击 图 1-72 再 复 制 一 个 文 本 框, 放 置 在 辞 职 证 明 文 本 前, 效 果 如 图 1-73 所 示 插 入 的 文 本 框 图

29 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 1.5 办 公 室 物 资 管 理 条 例 企 业 在 日 常 办 公 中, 会 在 办 公 室 中 提 供 共 用 的 一 些 用 品, 如 笔 笔 记 本 刀 胶 水 等, 如 果 不 对 这 些 物 品 进 行 合 理 的 管 理, 必 然 会 带 来 混 乱, 影 响 办 公 室 秩 序, 以 及 员 工 的 办 公 效 果, 如 图 1-74 所 示 图 为 物 资 管 理 条 例 应 用 样 式 1. 应 用 标 题 样 式 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.5.1 办 公 室 物 资 管 理 条 例.mp4 创 建 办 公 室 物 资 管 理 条 例 文 档, 打 开 文 档, 输 入 内 容, 并 简 单 设 置 格 式 将 光 标 定 位 到 第 一 个 应 用 样 式 的 段 落 中, 然 后 在 开 始 样 式 选 项 组 中 单 击 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 应 用 的 样 式, 这 里 选 择 标 题 样 式, 如 图 1-75 所 示 再 将 光 标 定 位 在 下 一 个 应 用 的 地 方, 在 样 式 选 项 组 中 单 击 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 应 用 副 标 题 样 式, 如 图 1-76 所 示 按 照 同 样 的 方 法, 将 其 他 段 落 应 用 各 自 的 样 式, 最 后 效 果 如 图 1-77 所 示 2. 更 改 样 式 在 开 始 样 式 选 项 组 中 单 击 更 改 样 式 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 样 式 集 命 令, 展 开 子 菜 单, 选 择 一 种 样 式, 如 流 行, 如 图 1-78 所 示 29

30 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 图 1-75 图 1-76 应 用 后 效 果 图 1-77 单 击 即 可 应 用 样 式 集, 效 果 如 图 1-79 所 示 30

31 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 选 择 图 1-78 应 用 后 效 果 图 1-79 知 识 拓 展 更 改 样 式 字 体 如 果 用 户 不 知 道 如 何 设 置 合 适 的 字 体, 可 以 直 接 套 用 样 式 字 体 在 开 始 样 式 选 项 组 中 单 击 更 改 样 式 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 字 体 命 令, 在 展 开 的 子 菜 单 中 选 择 合 适 的 字 体 即 可, 如 图 1-80 所 示 图

32 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 插 入 封 面 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.5.2 办 公 室 物 资 管 理 条 例.mp4 用 户 可 以 为 文 档 设 置 个 性 美 观 的 封 面, 但 是 比 较 麻 烦 ; 也 可 以 直 接 套 用 封 面, 提 高 效 率 在 插 入 页 选 项 组 中 单 击 封 面 下 拉 按 钮, 在 展 开 的 下 拉 菜 单 中 选 择 一 种 合 适 的 封 面, 如 图 1-81 所 示 选 择 图 1-81 插 入 封 面 后, 输 入 与 正 文 内 容 相 符 合 的 标 题 与 文 字, 最 终 效 果 如 图 1-82 所 示 插 入 的 封 面 图

33 第 1 章 公 司 日 常 事 务 处 理 插 入 超 链 接 : 源 文 件 :01/ 源 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 效 果 文 件 :01/ 效 果 文 件 / 办 公 室 物 资 管 理 条 例.docx 视 频 文 件 :01/ 视 频 /1.5.3 办 公 室 物 资 管 理 条 例.mp4 利 用 超 链 接 可 链 接 到 相 关 的 其 他 文 件, 不 用 再 找 到 文 件 夹 才 能 打 开 文 件, 比 较 方 便 需 要 插 入 超 链 接 的 文 本, 在 插 入 链 接 选 项 组 中 单 击 超 链 接 按 钮, 如 图 1-83 所 示 单 击 图 1-83 打 开 插 入 超 链 接 对 话 框, 在 链 接 到 栏 中 选 择 现 有 文 件 或 网 页 选 项, 然 后 在 中 间 的 列 表 框 中 选 择 超 市 名 单 文 件, 如 图 1-84 所 示 单 击 图 1-84 单 击 屏 幕 提 示 按 钮, 打 开 设 置 超 链 接 屏 幕 提 示 对 话 框, 在 文 本 框 中 输 入 提 示 文 字, 如 图 1-85 所 示 33

34 Word/Excel 在 文 秘 与 行 政 日 常 工 作 中 的 应 用 依 次 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 超 链 接, 将 光 标 指 向 超 链 接 的 文 字, 即 可 看 到 提 示 文 字, 如 图 1-86 所 示 插 入 超 链 接 输 入 操 作 提 示 图 1-85 图 1-86 在 插 入 超 链 接 对 话 框 中, 在 地 址 文 本 框 中 输 入 网 址, 可 直 接 链 接 到 网 站 中 ; 在 链 接 到 栏 中 选 择 本 文 档 中 的 位 置 选 项, 然 后 在 中 间 的 列 表 框 中 选 择 链 接 到 的 位 置, 可 链 接 到 本 文 档 中 其 他 地 方 34

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