WORD2000应用技巧大全(看完之后,保准你成为WORD高手) WORD2000应用技巧大全1

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1 word 高 效 经 典 教 程 ( 整 理 版 ) 目 录 一 分 钟 驾 驭 word 高 效 经 典 教 程 ( 整 理 版 )... 6 A 基 础 知 识 度 量 单 位 WORD 中 文 字 字 号 与 磅 的 对 应 关 系 字 体 文 件 格 式... 7 B 文 本 编 辑 快 速 移 动 文 档 快 速 传 递 文 档 删 除 空 行 多 处 剪 切, 一 处 粘 贴 文 字 块 的 快 速 重 复 录 入 方 法 Word 文 档 超 级 链 接 知 多 少... 9 C 表 格 编 辑 在 Word 中 用 键 盘 输 入 一 个 表 格 表 格 操 作 的 快 捷 键 如 何 将 数 据 库 直 接 转 换 为 word 表 格? 绘 制 表 格 时 自 动 环 绕 D 图 形 编 辑 为 图 形 加 注 字 符 为 图 形 加 上 题 注 将 Word 中 的 图 片 移 到 合 适 的 位 置 Word 2000 绘 图 技 巧 集 锦 制 作 图 片 水 印 页 面 快 速 还 原 图 片 文 件 使 用 文 本 框 定 位 剪 贴 画 在 WORD 中 快 速 排 列 图 形... 14

2 9 Word 中 文 字 环 绕 方 式 的 解 释 关 于 图 形 ( 剪 贴 画 图 片 文 件 自 选 图 形 ) E 选 择 定 位 阅 读 浏 览 方 法 在 Word 中 选 择 文 本 列 将 光 标 快 速 返 回 到 Word 文 档 的 上 次 编 辑 点 用 结 构 图 快 速 导 航 用 目 录 快 速 定 位 如 何 快 速 查 找 较 长 文 档 中 的 页 码? WORD 自 动 翻 页 技 巧 显 示 过 宽 文 档 用 Word 2000 的 透 视 眼 预 视 文 件 信 息 F 输 入 技 巧 在 Word 2000 中 输 入 着... 重 号 在 WORD 中 输 入 英 语 音 标 给 文 字 标 注 拼 音 快 速 输 入 特 殊 字 符 如 何 输 入 生 僻 字 用 Word 2000 写 简 谱 在 Word 中 添 加 漂 亮 的 水 平 线 用 F4 键 的 加 快 输 入 在 Word 文 档 中 添 加 个 人 信 息 自 定 义 短 语 设 置 G 文 档 格 式 化 使 用 标 尺 与 对 齐 方 式 首 行 缩 进 文 档 网 格 快 速 设 置 文 字 字 体 在 Word 中 微 调 字 体 在 WORD 输 入 特 大 字 和 特 小 字... 25

3 8 在 Word 中 设 置 上 下 标 注 在 Word 中 增 加 或 减 少 行 距 如 何 在 WORD 中 任 意 修 改 行 距 如 何 在 WORD 中 任 意 修 改 字 间 距 如 何 在 WORD 中 调 整 汉 字 与 英 文 字 母 间 的 距 离 随 心 所 欲 控 制 Word 下 划 线 与 文 字 的 距 离 取 消 自 作 聪 明 的 超 级 链 接 文 档 格 式 调 整 关 于 段 落 排 版 加 入 动 态 文 字 添 加 彩 色 背 景 添 加 常 用 中 文 标 点 和 其 它 符 号 工 具 栏 在 Word 中 进 行 繁 简 体 文 本 转 换 在 屏 幕 提 示 中 显 示 快 捷 键 使 用 格 式 刷 复 制 格 式 使 用 格 式 刷 重 复 复 制 格 式 只 对 Word 文 档 的 一 部 分 进 行 拼 写 检 查 H 高 级 格 式 化 WORD 中 样 式 的 使 用 Word 分 节 符 让 Word 文 字 自 动 适 应 单 元 格 大 小 Word 中 取 消 文 本 录 入 过 程 中 的 自 动 编 号 给 跨 页 的 表 格 自 动 添 加 表 头 按 姓 氏 笔 画 排 序 巧 用 稿 纸 格 式 创 建 项 目 符 号 和 编 号 的 方 法 在 Word 中 文 字 与 表 格 相 互 转 换 怎 样 从 文 档 或 模 板 中 复 制 样 式? I 软 件 操 作 技 巧 Alt 键 的 妙 用... 39

4 2 双 击 右 击 的 妙 用 word 快 捷 键 卡 Wrod 功 能 键 灵 活 动 用 WORD 的 打 开 对 话 框 关 于 快 捷 键 菜 单 工 具 栏 另 有 妙 用 的 Ctrl+Z 在 Word 中 直 接 批 量 转 换 文 档 快 速 查 看 文 档 的 内 容 和 属 性 查 找 与 替 换 功 能 妙 用 如 何 查 看 和 清 空 剪 贴 板 鼠 标 快 捷 操 作 Word J 文 件 操 作 嵌 入 truetype 字 体 利 用 Word 自 动 为 文 档 编 写 摘 要 巧 用 Word 版 本 功 能 在 Word 中 记 录 保 存 时 间 快 速 打 开 文 档 快 速 切 换 多 文 档 给 Word 文 件 减 肥 如 何 一 次 转 换 多 篇 文 档 如 何 执 行 全 部 保 存 Word 文 档 转 为 演 示 文 档 两 个 WORD 文 件 合 并 为 一 个 WORD 文 件 直 接 的 方 式 如 何 把 WORD 文 档 转 换 成 图 形 文 件 K 高 级 应 用 学 会 WORD 的 索 引 功 能 自 动 恢 复 大 文 档 管 理 主 控 文 档 宏 的 使 用 Word 宏 病 毒 清 除 技 术... 55

5 6 使 用 VFP 数 据 库 WORD 调 用 外 部 程 序 在 WORD 中 计 算 某 一 字 符 串 出 现 的 次 数 利 用 Word 2000 阅 读 电 子 文 档 WordXP 中 的 智 能 标 记 功 能 巧 用 Word 的 水 印 功 能 制 作 证 书 无 线 表 格 制 作 标 题 行 菜 谱 和 座 位 表 巧 用 Word 日 历 向 导 查 农 历 用 Word 制 作 试 卷 技 巧 三 则 用 WORD 自 制 信 封 在 Word 中 通 过 传 真 发 送 文 档 巧 用 表 格 功 能 生 成 小 字 本 格 式 巧 用 稿 纸 格 式 生 成 小 字 本 如 何 将 Word 2000 当 字 典 使 用 插 入 中 英 对 译 的 翻 译 结 果 L 页 面 排 版 及 打 印 页 眉 和 页 脚 定 义 印 刷 样 式 的 页 眉 Word 中 同 一 页 面 显 示 不 同 页 码 高 级 页 号 设 置 打 印 或 预 览 多 页 的 表 格 中 每 一 页 都 看 到 标 题 双 面 打 印 Word 文 档 WORD 打 印 到 文 件 的 应 用 怎 样 取 得 与 真 实 打 印 完 全 一 致 显 示 效 果 如 何 在 文 档 的 打 印 预 览 时 编 辑 文 本? 快 速 打 印 多 个 文 档 M 环 境 配 置 自 定 义 打 开 文 档 的 位 置 改 变 文 档 的 缺 省 目 录 方 便 地 访 问 您 经 常 使 用 的 文 档... 74

6 4 解 决 打 开 Word 文 档 无 响 应 长 文 档 死 机 的 处 理 实 现 Word 个 性 模 板 如 何 实 现 文 档 的 自 动 保 存? 附 录 一 Word 文 档 加 密 技 巧 详 解 ( 图 ) 附 录 二 巧 妙 利 用 Word 设 置 稿 件 格 式 一 分 钟 驾 驭 word 高 效 经 典 教 程 ( 整 理 版 ) A 基 础 知 识 1 度 量 单 位 word 中 的 度 量 单 位 有 厘 米 毫 米 磅 (1 厘 米 约 等 于 磅 ) 英 寸 和 十 二 点 活 字 (1 个 十 二 点 活 字 等 于 12 磅 ) 五 种 可 在 工 具 选 项 的 常 规 选 项 卡 上 选 定 使 用 哪 一 种 度 量 单 位 度 量 单 位 下 拉 列 表 框 的 下 面 还 有 一 个 使 用 字 符 单 位 复 选 框, 如 果 将 其 选 中, 无 论 选 定 了 哪 种 度 量 单 位, 视 图 标 尺 上 的 刻 度 值 是 字 符 ; 格 式 段 落 对 话 框 的 缩 进 和 间 距 选 项 卡 上 缩 进 以 字 符 来 度 量, 段 前 段 后 以 行 来 度 量 2 WORD 中 文 字 字 号 与 磅 的 对 应 关 系 中 文 Word 中 字 体 的 大 小 有 两 种 单 位, 一 种 是 字 号 另 外 一 种 则 是 国 际 上 通 用 的 磅, 他 们 对 应 关 系 如 下 字 号 磅 厘 米 英 寸 12 点 活 字 初 号 小 初 一 号 小 一 二 号 小 二 三 号 小 三

7 四 号 小 四 五 号 小 五 六 号 小 六 七 号 八 号 字 体 文 件 格 式 在 Windows 98 中, 系 统 使 用 得 最 多 的 就 是 *.TTF(True Type) 轮 廓 字 库 文 件, 它 既 能 显 示 也 能 打 印, 并 且 支 持 无 极 变 倍, 在 任 何 情 况 下 都 不 会 出 现 锯 齿 问 题 而 *.FOT 则 是 与 *.TTF 文 件 对 应 的 字 体 资 源 文 件, 它 是 TTF 字 体 文 件 的 资 源 指 针, 指 明 了 系 统 所 使 用 的 TTF 文 件 的 具 体 位 置, 而 不 用 必 须 指 定 到 FONTS 文 件 夹 中 *.FNT( 矢 量 字 库 ) 和 *.FON( 显 示 字 库 ) 的 应 用 范 围 都 比 较 广 泛 另 外, 那 些 使 用 过 老 版 本 的 WPS 的 用 户 可 能 对 *.PS 文 件 还 有 一 定 的 印 象,*.PS 实 际 上 是 DOS 下 轮 廓 字 库 的 一 种 形 式, 其 性 能 与 *.TTF 基 本 类 似, 采 用 某 些 特 殊 方 法 之 后, 我 们 甚 至 还 可 以 实 现 在 Windows 中 直 接 使 用 这 些 *.PS 字 库 (*.PS1 *.PS2 都 是 PS 字 库 ) B 文 本 编 辑 1 快 速 移 动 文 档 说 明 : 经 测 试 均 适 用 于 Office2007 方 法 三 只 适 用 于 同 一 文 档 内 部 的 移 动, 不 适 用 于 文 档 间 的 移 动 方 法 一 : 剪 切 粘 贴 法 选 中 相 应 内 容 剪 切 (Ctrl+X) 移 动 到 相 应 的 位 置 粘 贴 (Ctrl+V) 方 法 二 : 拖 动 法 选 中 相 应 的 内 容 用 鼠 标 拖 动 内 容 到 相 应 的 位 置 按 下 Ctrl 键 是 复 制 内 容, 而 不 是 移 动 ( 剪 切 ) 方 法 三 :F2 法 选 中 相 应 的 内 容 按 下 F2 键 移 动 光 标 到 相 应 位 置 按 下 ENTER 键

8 此 法 类 似 于 方 法 一,F2 相 当 于 剪 切,ENTER 相 当 于 粘 贴 但 按 下 F2 后 光 标 会 变 虚 线 2 快 速 传 递 文 档 说 明 : 此 法 实 时 是 上 述 方 法 在 多 个 文 档 之 间 的 使 用, 方 式 相 同 但 方 法 3 不 适 用 ( 可 能 只 适 用 于 文 档 内 部 ) Word 为 我 们 提 供 了 更 快 捷 更 简 便 的 传 送 文 档 的 方 法 : 传 送 之 前, 首 先 确 认 已 打 开 了 欲 传 送 正 文 的 文 档 窗 口, 然 后 把 窗 口 还 原 为 原 来 尺 寸, 这 时 可 在 屏 幕 上 同 时 看 到 多 个 文 档, 再 重 排 平 铺 各 窗 口, 把 传 送 正 文 的 相 关 文 档 同 时 平 铺 在 一 屏 上, 此 时 移 动 鼠 标, 拖 拉 传 送 对 象, 就 可 在 文 档 之 间 传 送 正 文 了 具 体 操 作 如 下 : 1) 打 开 欲 传 送 正 文 的 多 个 文 档 文 件 ; 2) 从 窗 口 菜 单 中 选 择 全 部 重 排 命 令, 也 可 按 Ctrl+F5 键 重 定 义 窗 口 尺 寸, 使 其 分 割 为 多 个 窗 口 ; 3) 在 第 一 个 窗 口 文 档 中, 选 择 欲 传 送 的 正 文, 然 后 释 放 鼠 标 ; 4) 单 击 所 选 正 文 任 意 部 分, 拖 拉 正 文 到 下 一 文 档 的 指 定 位 置, 然 后 释 放 鼠 标, 正 文 就 从 第 一 个 文 档 移 动 到 了 第 二 个 文 档 中 原 来 文 档 中 该 正 文 部 分 则 被 删 除 如 果 在 拖 拉 正 文 时, 按 下 Ctrl 键, 还 可 把 选 中 的 正 文 部 分 复 制 到 下 一 文 档 中, 而 不 删 除 原 来 文 档 中 该 正 文 部 分 3 删 除 空 行 说 明 : 查 找 替 换 的 灵 活 使 用 使 用 查 找 替 换 功 能, 把 所 有 的 连 续 地 两 个 段 落 标 记 替 换 为 一 个 即 可 段 落 标 记 在 查 找 替 换 中 可 以 表 示 为 ^p 4 多 处 剪 切, 一 处 粘 贴 说 明 : 图 文 场 功 能 在 Office2007 中 默 认 是 关 闭 的, 需 要 手 动 通 过 快 捷 工 具 栏 的 方 式 打 开, 使 用 起 来 较 不 方 便 但 Ctrl+F3 和 Ctrl+Shift+F3 的 快 捷 键 依 然 有 效 可 以 通 过 这 种 方 式 实 现 多 次 剪 切, 一 次 粘 贴 的 效 果 用 图 文 场 移 动 多 个 对 象 图 文 场 是 Word 中 另 外 一 种 剪 切 板, 可 以 存 储 已 剪 切 的 多 个 项 目 你 可 用 它 移 动 两 个 或 更 多 不 相 邻 的 项 目 具 体 方 法 为 :⑴ 选 中 要 移 动 的 文 本 或 图 形, 再 按 下 Ctrl+F3 组 合 键 移 至 图 文 场, 对 每 个 要 移 的 项 目 重 复 此 步 骤 ;⑵ 单 击 要 插 入 图 文 场 的 位 置 ;⑶ 若 插 入 图 文 场 内 容 而 并 清 空 图 文 场, 可 按 下 Ctrl+Shift+F3 组 合 键, 若 只 插 入 图 文 场 内 容 而 不 清 空 图 文 场, 可 按 住 Shift 键, 选 择 插 入 菜 单 中 自 动 图 文 集 命 令, 再 单 击 自 动 图 文 集, 然 后 在 请 在 此 键 入 自 动 图 文 集 词 条 框 中, 单 击 图 文 场, 选 择 插 入 按 钮 顺 便 说 一 句, 你 若 要 查 看 图 文 场 内 容, 可 选 择 插 入 菜 单 中 自 动 图 文 集 命 令, 再 单 击 自 动 图 文 集 名 称 列 表 中 的 图 文 场, Word 在 预 览 框 中 可 显 示 内 容

9 5 文 字 块 的 快 速 重 复 录 入 方 法 说 明 : 使 用 自 动 更 正 的 方 式 来 实 现 自 动 图 文 集 已 经 默 认 被 关 闭 用 自 动 图 文 集 提 高 输 入 效 率 在 录 入 文 字 时 经 常 遇 到 一 小 块 文 字 需 要 重 复 录 入, 这 时 你 可 以 用 自 动 图 文 集 来 解 决 该 问 题, 这 种 方 法 就 是 用 图 文 集 词 条 代 替 要 录 入 的 文 字, 在 编 辑 正 文 时, 只 需 输 入 相 应 的 词 条,Word 即 可 将 它 自 动 转 换 成 自 动 图 文 集 中 的 内 容 若 要 添 加 自 动 图 文 集, 可 选 择 工 具 菜 单 中 自 动 更 正 命 令, 单 击 自 动 图 文 集 标 签 卡, 然 后 选 择 添 加 按 钮 进 行 编 辑 添 加, 编 辑 好 后 单 击 确 定 按 钮 如 你 添 加 了 词 条 赛 迪 网 信 息 技 术 有 限 公 司 后, 只 要 你 录 入 赛 迪 两 个 字 后, 屏 幕 上 会 立 即 显 示 整 个 词 条, 击 回 车 键 这 个 词 条 便 被 添 加 文 档 中 自 动 图 文 集 功 能 在 Office2007 中 已 经 被 取 消 只 能 使 用 自 动 更 正 的 方 式 来 实 现! 在 Office2007 中 存 在 着 正 文 自 动 更 正 与 数 字 自 动 更 正 使 用 的 方 式 是 : 点 击 Office 按 钮 ( 左 上 角 的 圆 球 ) 选 项 校 对 自 动 更 新 选 项 -> 自 动 更 正 6 Word 文 档 超 级 链 接 知 多 少 6.1 关 闭 和 开 启 自 动 超 级 链 接 说 明 :Office2007 中 有 效 位 于 选 项 - 校 对 - 自 动 更 正 选 项 - 键 入 时 自 动 套 用 格 式 有 时 候, 在 处 理 某 类 文 档 时, 不 希 望 Word 自 动 把 Internet 和 地 址 自 动 转 换 为 超 级 链 接, 这 时 应 选 择 暂 时 关 闭 自 动 超 级 链 接 功 能 您 可 以 选 择 工 具 * 自 动 更 正 选 项, 在 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡 中 取 消 Internet 及 网 络 路 径 替 换 为 超 级 链 接 复 选 框 ( 如 图 1 所 示 ), 单 击 确 定 按 钮 6.2 取 消 超 级 链 接 说 明 :Office2007 中 有 效 当 我 们 只 是 想 取 消 某 段 特 定 文 字 或 图 像 的 超 级 链 接, 并 不 想 彻 底 删 除 文 字 或 图 像 时, 可 以 用 鼠 标 右 键 单 击 该 超 级 链 接, 并 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 取 消 超 级 链 接 选 项 即 可 ( 如 图 2 所 示 ) 如 果 想 一 次 取 消 文 档 中 所 有 的 超 级 链 接, 则 可 以 选 择 编 辑 * 全 选 ( 也 可 以 使 用 组 合 键 Ctrl+A), 选 中 文 档 中 的 所 有 内 容, 然 后 按 Ctrl+Shift+F9 不 过 需 要 注 意 的 是, 这 个 快 捷 键 的 功 能 是 将 所 有 的 域, 其 中 包 括 超 级 链 接, 转 换 为 普 通 文 本 所 以, 使 用 时 要 慎 重, 确 保 需 要 转 换 的 文 档 中 不 包 含 重 要 的 域 因 为 一 旦 域 被 转 换 成 了 普 通 文 本, 就 无 法 自 动 被 更 新, 并 会 因 此 产 生 错 误 有 关 域 的 知 识, 可 以 参 阅 Word 的 帮 助 文 件

10 6.3 避 免 不 完 整 的 超 级 链 接 说 明 :Office2007 中 有 效 另 外 注 明 在 使 用 带 引 号 的 URL 地 址 后 引 号 会 被 自 动 删 除! 有 时, 我 们 输 入 的 超 级 链 接 包 含 空 格 结 果 是, 一 个 地 址 还 没 有 输 入 完 整, 刚 一 按 下 空 格 键,Word 就 把 前 半 部 分 自 动 转 换 成 了 超 级 链 接 应 该 如 何 避 免 这 种 情 况 呢? 遇 到 这 种 网 络 地 址, 我 们 在 输 入 的 时 候, 应 该 用 双 引 号 把 地 址 引 起 来, 这 样, 当 输 入 完 尾 部 的 双 引 号, 再 按 下 空 格 键 时, 这 个 中 间 带 有 空 格 的 网 络 地 址 就 能 够 被 正 确 地 转 换 了 需 要 注 意 的 是, 这 里 使 用 的 双 引 号 应 该 是 英 文 字 符, 而 不 是 汉 字 的 全 角 双 引 号 6.4 编 辑 跟 踪 超 级 链 接 说 明 :Office2007 中 有 效 如 果 需 要 改 变 文 档 中 超 级 链 接 所 显 示 的 内 容, 可 以 使 用 鼠 标 右 键 单 击 该 链 接, 选 择 编 辑 超 链 接 选 项, 打 开 编 辑 超 级 链 接 对 话 框 在 要 显 示 的 文 字 选 项 的 文 本 框 中 输 入 新 的 文 字, 单 击 确 定 按 钮 即 可 ( 如 图 3 所 示 ) 在 编 辑 超 级 链 接 对 话 框 中, 我 们 还 可 以 改 变 超 级 链 接 的 地 址, 使 它 指 向 另 外 的 网 络 地 址 或 本 地 文 件 跟 踪 超 级 链 接 的 办 法 是 按 住 Ctrl 键, 同 时 用 鼠 标 单 击 该 链 接 6.5 创 建 文 档 内 部 的 超 级 链 接 说 明 :Office2007 中 有 效 当 需 要 在 一 个 文 档 内 部 创 建 超 级 链 接, 以 实 现 阅 读 中 的 跳 转 时, 可 以 选 择 以 下 3 种 方 法 : 1) 拖 放 式 编 辑 法 首 先 保 存 文 档, 然 后 选 择 特 定 的 词 句 或 图 像 作 为 超 级 链 接 的 目 标, 按 下 鼠 标 右 键, 把 选 定 的 目 标 拖 到 需 要 链 接 到 的 位 置, 释 放 鼠 标 按 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 在 此 创 建 超 级 链 接 选 项 即 可 ( 如 图 4 所 示 ) 2) 拷 贝 粘 贴 法 有 时, 超 级 链 接 的 起 点 和 终 点 在 文 档 中 相 距 较 远, 使 用 拖 放 式 编 辑 很 不 方 便 这 时, 可 以 使 用 下 面 的 步 骤 来 创 建 超 级 链 接 选 择 超 级 链 接 的 目 标 词 句 或 图 像, 按 Ctrl+C 拷 贝 选 定 内 容, 把 光 标 移 动 到 需 要 加 入 链 接 的 位 置, 选 择 编 辑 * 粘 贴 为 超 链 接 即 可 3) 书 签 法 首 先 保 存 文 档, 选 择 特 定 的 词 句 或 图 像 作 为 超 级 链 接 的 目 标, 选 择 插 入 * 书 签, 插 入 书 签 时, 需 要 为 书 签 命 名, 注 意 书 签 名 不 能 重 复 命 名 后 单 击 添 加 按 钮, 把 光 标 移 到 需 要 添 加 超 级 链 接 的 位 置, 选 择 插 入 * 超 级 链 接, 在 编 辑 超 链 接 对 话 框 中 单 击 书 签 按 钮, 并 在 在 文 档 中 选 择 位 置 对 话 框 中 选 择 特 定 的 书 签, 单 击 确 定 按 钮 即 可 C 表 格 编 辑

11 1 在 Word 中 用 键 盘 输 入 一 个 表 格 说 明 :Office2007 中 有 效 如 果 你 还 留 恋 在 WPS 里 面 可 以 快 速 使 用 方 向 键 绘 制 表 格,Word 也 可 以 用 键 盘 快 速 完 成 了 您 只 需 简 单 地 输 入 一 连 串 + 号 和 - 号, 您 就 可 以 在 Microsoft Word 中 创 建 表 格 利 用 一 个 + 号 开 始 一 行, 然 后 不 停 输 入 - 号, 直 至 达 到 合 适 的 列 宽 度 要 想 添 加 一 个 新 列, 再 次 输 入 + 号 在 输 入 最 后 一 个 + 号 后 按 下 回 车 Word 将 把 文 本 转 换 为 表 格 要 想 向 表 格 添 加 更 多 的 行, 移 到 表 格 的 最 后 一 个 单 元 格 并 按 下 TAB 键 2 表 格 操 作 的 快 捷 键 说 明 :Office2007 中 有 效 操 作 快 捷 键 ( 依 次 按 下 ) 添 加 一 行 ( 上 方 ) Alt+A\I\A 添 加 一 行 ( 下 方 ) Alt+A\I\B 或 者 移 动 到 最 后 一 行 后 按 下 TAB 添 加 一 行 ( 左 侧 ) Alt+A\I\L 添 加 一 行 ( 右 侧 ) Alt+A\I\R 3 如 何 将 数 据 库 直 接 转 换 为 word 表 格? 说 明 : 未 测 试 Office2007 视 图 --- 工 具 栏 --- 数 据 库 --- 调 用 数 据 库 快 捷 工 具 栏 后 单 击 插 入 数 据 库 按 钮 --- 选 择 数 据 源 --- 浏 览 找 到 所 需 要 插 入 的 数 据 库 ( 表 ), 当 然 首 先 确 定 使 插 入 access 数 据 库 还 是 vfp dbase 等 类 型 数 据 表 --- 选 择 所 需 要 插 入 的 字 段 --- 确 定 --- 调 整 4 绘 制 表 格 时 自 动 环 绕 说 明 :Office2007 中 有 效 单 击 绘 制 表 格 时 按 住 Ctrl 绘 制 表 格 文 字 自 动 环 绕 在 表 格 周 围 D 图 形 编 辑 1 为 图 形 加 注 字 符 说 明 :Office2007 中 有 效 关 键 是 将 文 本 框 与 图 形 组 合 我 们 在 文 章 中 经 常 需 要 插 入 图 形, 一 些 简 单 的 图 形 也 常 用 Word 的 绘 图 工 具 进 行 编 辑, 在 编 辑 的 图 形 中 必 然 有 字 符 若 利 用 回 车 键 和 空 格 键 将 这 些 字 符 移 至 要 求 的 位 置, 但 当 你 进

12 行 字 间 距 行 间 距 字 体 调 整 或 移 动 图 形 时, 原 先 图 形 上 的 字 符 就 会 移 位, 不 得 不 又 重 新 进 行 调 整 这 样 就 极 大 降 低 了 工 作 效 率 这 里 介 绍 一 种 有 效 的 解 决 方 法 : 在 绘 图 工 具 栏 中 按 下 文 本 框 按 钮, 在 页 面 中 拉 出 一 文 本 框, 将 光 标 箭 头 指 向 文 本 框 双 击 后, 弹 出 对 话 框, 选 择 颜 色 和 线 条 标 签 后, 在 填 充 下 的 颜 色 选 项 中 选 择 无, 在 线 条 下 的 颜 色 选 项 中 也 选 择 无, 确 定 后 在 文 本 框 中 输 入 需 要 的 字 符, 然 后 就 可 利 用 鼠 标 随 意 将 文 本 框 拉 到 你 要 求 的 地 方 你 还 可 以 利 用 绘 图 工 具 中 的 组 合 按 钮 将 这 些 文 本 框 与 图 形 联 成 一 体, 这 样 当 你 在 进 行 文 档 编 辑 或 移 动 图 形 时, 图 形 中 的 字 符 就 与 图 形 合 而 为 一 了 2 为 图 形 加 上 题 注 说 明 :Office2007 中 有 效 如 果 文 档 内 部 对 题 注 产 生 了 引 用, 必 须 转 换 为 文 本 框 然 后 使 用 交 叉 引 用 当 你 在 文 档 中 加 入 图 形 和 图 表 时, 不 要 忘 了 对 它 们 进 行 编 号 并 加 上 说 明 在 Word 中, 为 图 形 加 上 题 注 是 很 方 便 的 : 先 选 中 图 形, 然 后 选 择 菜 单 插 入 / 题 注, 在 对 话 框 中 输 入 对 图 形 的 说 明, 最 后 点 击 确 定,Word 将 自 动 对 图 形 进 行 编 号 并 加 上 说 明 如 果 你 以 后 在 这 个 图 形 之 前 加 上 了 其 他 图 形, 或 者 删 除 了 这 个 图 形 之 前 的 图 形, 则 Word 将 自 动 修 改 图 形 编 号 如 果 你 想 要 在 文 档 内 部 引 用 图 形 的 题 注, 你 首 先 必 须 把 题 注 转 换 成 图 文 框 然 后, 把 光 标 移 到 需 要 插 入 题 注 引 用 的 地 方, 选 择 菜 单 插 入 / 交 叉 引 用, 从 引 用 类 型 列 表, 选 择 图 表 ( 如 图 3), 从 引 用 内 容 列 表 选 择 你 想 要 的 引 用 类 型, 在 引 用 哪 一 个 题 注 中 选 择 正 确 的 题 注, 最 后 点 击 插 入 按 钮 现 在 文 档 中 插 入 了 对 指 定 图 形 题 注 的 引 用 如 果 由 于 图 形 的 前 面 加 上 或 者 删 除 了 其 他 图 形 而 导 致 图 形 编 号 改 变, 文 档 将 自 动 地 进 行 相 应 的 更 新 3 将 Word 中 的 图 片 移 到 合 适 的 位 置 当 您 在 Word 文 档 中 放 置 图 片 时, 它 会 自 动 与 一 个 可 见 的 网 格 对 齐, 以 确 保 所 有 内 容 整 齐 的 排 列 如 果 需 要 精 确 地 控 制 图 片 的 放 置 位 置, 您 可 以 在 拖 动 对 象 时 按 住 ALT 键, 以 暂 时 忽 略 网 格 您 可 以 看 到 该 图 片 将 平 滑 地 移 动, 而 不 是 按 照 网 格 间 距 移 动 如 果 图 片 不 需 要 与 文 字 对 齐, 您 可 以 使 用 这 一 技 巧 为 了 确 保 该 技 巧 生 效 : 1) 双 击 该 图 片, 然 后 选 择 版 式 选 项 卡 2) 选 择 环 绕 方 式 区 域 下 非 嵌 入 式 的 任 意 方 式 3) 最 后 单 击 确 定 4 Word 2000 绘 图 技 巧 集 锦 1) 多 次 使 用 同 一 绘 图 工 具 一 般 情 况 下, 单 击 某 一 绘 图 工 具 后 可 绘 制 相 应 的 图 形, 但 只 能 使 用 一 次 如 果 想 多 次 连 续 使 用 同 一 绘 图 工 具, 可 在 相 应 的 绘 图 工 具 按 钮 上 双 击, 此 时 按 钮 将 一 直 处 于 按 下 状 态, 当 你 不 需 要 此 工 具 时, 可 用 鼠 标 单 击 或 按 ESC 键 如 果 接 着 换 用 别 的 工 具, 则 直 接 单 击 将 要 使 用 的 工 具 按 钮, 同 时 释 放 原 来 多 次 使 用 的 绘 图 工

13 具 2) 画 箭 头 的 技 巧 Word 提 供 的 绘 图 工 具 中 没 有 直 接 用 来 画 箭 头 的, 但 通 过 改 变 图 形 对 象 格 式 可 方 便 地 画 出 箭 头 首 先 用 直 线 工 具 画 一 线 段, 单 击 选 定 该 线 段, 可 用 下 面 的 三 种 方 法 激 活 图 形 对 象 对 话 框 : 一 是 在 格 式 菜 单 中 执 行 图 形 对 象 命 令, 二 是 将 鼠 标 在 线 段 上 移 动, 当 鼠 标 变 成 四 个 箭 头 的 标 志 时, 双 击 鼠 标 左 键, 三 是 将 鼠 标 在 线 段 上 移 动, 当 鼠 标 变 成 四 个 箭 头 标 志 时, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 设 置 图 形 对 象 格 式 选 项 激 活 图 形 对 象 对 话 框 后, 可 在 对 话 框 中 设 置 箭 头 的 样 式 宽 度 长 度 另 一 种 方 法 是 在 选 定 线 段 后 单 击 绘 图 工 具 条 中 的 线 型 按 钮, 可 以 选 择 带 箭 头 的 直 线, 但 不 能 直 接 改 变 箭 头 的 样 式 3) 画 直 线 的 技 巧 如 果 想 画 水 平 垂 直 或 度 角 的 直 线, 则 固 定 一 个 端 点 后 在 拖 动 鼠 标 时 按 住 Shift 键, 上 下 拖 动 鼠 标, 将 会 出 现 上 述 几 种 直 线 选 择, 合 适 后 松 开 Shift 键 即 可 4) 画 弧 的 技 巧 按 住 Shift 键 拖 动 鼠 标 可 画 出 45 度 圆 弧, 按 住 Ctrl 键 可 画 出 从 起 点 向 两 侧 延 伸 的 弧 线, 同 时 按 住 Shift 键 和 Ctrl 键 可 画 出 从 起 点 向 两 侧 延 伸 的 45 度 弧 线 鼠 标 拖 动 的 距 离 决 定 弧 线 的 长 短, 拖 动 的 方 向 决 定 弧 线 开 口 的 方 向 5) 画 矩 形 的 技 巧 按 住 Shift 键 拖 动 鼠 标 会 画 出 一 个 正 方 形, 按 住 Ctrl 键 可 画 一 个 从 起 点 向 四 周 扩 张 的 矩 形, 同 时 按 住 Shift 键 和 Ctrl 键 可 画 出 从 起 点 向 四 周 扩 张 的 正 方 形 6) 画 椭 圆 的 技 巧 按 住 Shift 键 可 画 出 一 个 正 圆 形, 按 住 Ctrl 键 可 画 一 个 从 起 点 向 四 周 扩 张 的 椭 圆 形, 同 时 按 住 Shift 键 和 Ctrl 键 可 画 出 从 起 点 向 四 周 扩 张 的 正 圆 形 7) 文 本 框 和 垂 直 文 本 框 的 互 换 文 本 框 和 垂 直 文 本 框 的 区 别 在 于 框 中 文 字 的 排 列 方 式, 事 实 上, 无 论 哪 一 种 文 本 框, 选 中 后 单 击 鼠 标 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 正 文 排 列, 可 以 改 变 文 字 的 排 列 方 式, 从 而 实 现 文 本 框 和 垂 直 文 本 框 的 互 换 8) 图 形 对 象 的 选 择 技 巧 选 择 所 有 图 形 对 象 可 用 Ctrl+A, 若 不 是 选 择 全 部 图 形 对 象, 要 首 先 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 选 择 图 形 对 象 按 钮, 然 后 才 能 选 择 选 择 多 个 图 形 对 象 的 方 法 是 按 住 Shift 键 后 用 鼠 标 逐 个 选 择 所 需 对 象 5 制 作 图 片 水 印 页 面 1) 打 开 插 入 菜 单, 单 击 图 片 选 项, 单 击 来 自 文 件 命 令, 并 在 适 当 目 录 中 选 择 需 要 插 入 的 图 片 2) 单 击 插 入 的 图 片, 使 Word 弹 出 图 片 工 具 栏 3) 单 击 图 像 控 制 按 钮, 选 择 水 印, 此 时 图 片 的 颜 色 变 淡 4) 单 击 文 字 环 绕 按 钮, 选 择 衬 于 文 字 下 方 经 过 这 四 步, 我 们 就 可 以 完 成 插 入 图 片 格 式 化 图 片 放 置 图 片 这 三 项 任 务, 获 得 一 个 图 文 并 茂 的 页 面 6 快 速 还 原 图 片 文 件 利 用 Word 可 以 非 常 方 便 地 制 作 出 图 文 并 茂 的 作 品, 但 是 有 时 往 往 出 于 特 殊 需 要 ( 如 出 版 发 行 等 ), 要 求 把 其 中 内 嵌 的 图 片 还 原 出 来 这 时 我 们 固 然 可 以 使 用 WORD 打 开 该 文 件, 然 后 选 中 相 应 图 像 后 复 制, 再 启 动 画 图 程 序 进 行 粘 贴, 最 后 再 存 盘 这 对 于 仅 含 有 一 个 两 上 图 片 的 文 件 尚 可, 如 果 你 的 文 档 中 已 经 内 置 了 图 片 文 件 而 且 比 较 多, 那 么 一 个 一 个 地 拷 贝 粘 贴 则 相 对 来 说 比 较 麻 烦 其 实, 只 要 我 们 单 击 文 件 另 存 为 Web 页 命 令,Word

14 就 会 自 动 地 把 其 中 内 置 的 图 片 以 image001.jpg image002.jpg image003.jpg image004.jpg 等 文 件 存 放 在 以 另 存 后 的 WEB 页 为 文 件 名 加 上.files 的 文 件 夹 下 ( 与 在 IE 中 保 存 的 网 页 一 样 ), 非 常 方 便 7 使 用 文 本 框 定 位 剪 贴 画 文 本 框 是 可 移 动 可 改 变 大 小 的 文 本 或 图 片 容 器 在 Microsoft Word 中, 当 您 需 要 精 确 控 制 文 档 中 剪 贴 画 的 位 置 时, 您 可 以 使 用 文 本 框 在 绘 图 工 具 栏 中, 点 击 文 本 框 点 击 包 含 在 此 处 创 建 图 形 的 文 本 框 边 界, 然 后 点 击 出 现 的 文 本 框, 并 把 它 拖 动 到 您 希 望 定 位 图 片 的 位 置 上 要 在 文 本 框 中 添 加 剪 贴 画, 请 将 光 标 放 在 其 中, 点 击 菜 单 栏 中 的 插 入, 指 向 图 片, 然 后 点 击 剪 贴 画 在 插 入 剪 贴 画 任 务 窗 格 中, 使 用 搜 索 界 面 来 选 择 您 的 剪 贴 画 您 可 以 使 用 绘 图 工 具 栏 中 的 其 他 选 项 来 改 进 一 个 文 本 框 例 如 更 改 填 充 的 颜 色 就 和 您 可 以 对 其 他 绘 图 对 象 做 的 一 样 当 使 用 文 本 框 来 显 示 图 片 时, 请 确 保 将 文 本 框 的 线 条 颜 色 改 为 无 线 条 颜 色 形 形 影 不 离, 再 也 不 会 擅 自 离 岗 了 8 在 WORD 中 快 速 排 列 图 形 一 般 我 们 在 一 篇 文 档 中 要 使 图 形 与 文 字 之 间 排 列 整 齐 与 美 观, 可 能 需 要 费 一 番 工 夫, 这 时 我 们 可 以 应 用 以 下 技 巧 先 按 Shift 键 并 依 次 单 击 想 对 齐 的 每 一 个 图 形 然 后 单 击 绘 图 工 具 条 上 的 绘 图 按 钮, 选 取 弹 出 菜 单 中 的 对 齐 或 分 布 选 项, 并 选 择 一 种 对 齐 或 分 布 的 方 式 即 可 9 Word 中 文 字 环 绕 方 式 的 解 释 首 先, 文 字 环 绕 方 式 全 是 针 对 图 文 结 合 的 排 版 方 式 而 言 其 次 我 们 先 要 弄 清 楚 两 个 概 念, 在 word 里 的 任 何 一 个 图 都 有 两 个 外 围 框, 一 个 是 调 整 框, 就 是 我 们 插 入 图 后 在 图 四 周 看 到 的 六 个 圆 形 控 制 点, 一 个 是 图 案 自 身 的 外 轮 廓 弄 清 了 这 两 个 概 念, 就 可 以 分 辨 出 四 周 型 和 密 集 型 的 区 别 了 : 我 们 先 用 word 里 的 插 入 自 选 图 型 来 画 一 个 自 选 图, 比 如 一 个 五 角 星, 为 什 么 要 用 自 选 图 而 不 是 插 入 现 成 一 个 图 画 文 件 呢? 这 两 种 情 况 是 有 区 别 的, 下 面 我 们 会 说 到 区 别 在 这 里, 调 整 框 依 然 是 六 个 小 圈 圈 围 成 的 方 形, 现 在 设 置 文 字 排 列 为 四 周 型, 我 们 发 现, 文 字 是 环 绕 这 个 调 整 框 的 外 形 来 排 列 环 绕 的, 是 个 方 形 好 了, 改 变 排 列 方 式 为 密 集 型, 我 们 发 现 文 字 是 按 五 角 星 的 外 轮 廓 来 排 列 的, 这 样, 我 们 很 好 的 分 清 了 两 种 方 式 的 不 同 现 在 来 说 说 插 入 现 成 文 件 图 案, 我 们 会 发 现 两 种 方 式 失 去 区 别 了, 呵 呵, 很 简 单 啊, 因 为 无 论 图 案 是 什 么 样 的, 就 一 张 图 来 说, 它 的 外 形 永 远 是 大 小 不 一 的 长 方 形 呀, 永 远 只 和 调 整 框 是 重 合 的, 呵 呵

15 10 关 于 图 形 ( 剪 贴 画 图 片 文 件 自 选 图 形 ) 说 明 : 适 用 于 Offce2007 1) 图 形 等 对 象 的 上 下 叠 放 : 插 入 文 档 的 对 象 要 和 正 文 重 叠, 必 须 先 设 置 图 片 格 式 中 文 字 环 绕 为 无 环 绕 ( 此 时 图 片 浮 于 文 字 上 方 ), 叠 放 层 次 设 为 置 于 文 字 下 方 就 可 将 图 片 叠 放 在 文 字 下 面, 形 成 背 景 或 水 印 2) 编 辑 环 绕 顶 点 : 单 击 图 片 工 具 栏 上 文 字 环 绕 中 的 编 辑 环 绕 顶 点, 图 片 周 围 会 出 现 许 多 顶 点, 拖 动 它 们 可 以 调 整 文 字 环 境 位 置, 按 住 Ctrl 键 再 单 击 顶 点 间 连 线 ( 顶 点 ) 可 以 增 加 ( 或 删 除 ) 顶 点 3) 图 形 裁 剪 后 的 恢 复 : 可 以 用 图 片 工 具 栏 中 的 裁 剪 工 具 逆 向 拖 动 来 恢 复 被 裁 剪 掉 的 部 分 4) 旋 转 编 辑 : 插 入 文 档 中 剪 贴 画, 如 果 你 先 取 消 组 合, 再 组 合, 就 可 整 体 旋 转 了 取 消 组 合 还 可 以 修 改 各 组 成 部 分 ( 以 文 件 方 式 插 入 的 剪 贴 画 可 双 击 后 编 辑 ) 5) 图 片 的 再 现 : 插 入 文 档 的 图 片, 有 时 在 改 变 显 示 比 例 等 操 作 时 会 不 翼 而 飞, 此 时, 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 选 定 按 钮, 丢 失 的 图 片 就 无 处 藏 身 6) 图 片 或 其 他 对 象 的 选 定 : 当 图 片 等 置 于 文 字 下 或 其 他 对 象 下 时, 有 时 再 也 不 能 用 鼠 标 选 定 只 要 单 击 绘 图 中 的 选 定 图 标 后, 再 移 到 对 象 上, 就 能 单 击 或 划 框 选 定 ( 选 定 一 个 后 再 按 Tab 可 切 换 选 定 不 同 层 次 ) 7) 移 动 或 复 制 对 象 : 按 住 Shift 后 再 拖 动 可 按 垂 直 或 水 平 方 向 移 动 ( 同 时 还 按 Ctrl 则 复 制 ) 图 形 等 对 象 到 新 位 置 E 选 择 定 位 阅 读 浏 览 方 法 1 在 Word 中 选 择 文 本 列 要 想 在 Word 中 选 择 一 块 垂 直 的 文 本, 如 一 列 数 字 等, 在 按 住 ALT 的 同 时 用 鼠 标 选 择 即 可 然 后, 您 可 以 删 除 该 列, 或 将 其 复 制 到 其 他 文 件 中 相 当 方 便 2 将 光 标 快 速 返 回 到 Word 文 档 的 上 次 编 辑 点 按 下 Shift+F5 组 合 键, 就 可 以 将 插 入 点 返 回 到 上 次 编 辑 的 文 档 位 置, 当 再 次 按 下 Shift+F5 组 合 键 时, 插 入 点 会 返 回 当 前 的 编 辑 位 置 如 果 是 在 打 开 文 档 之 后 立 刻 按 下 Shift+F5 组 合 键, 可 以 将 插 入 点 移 动 到 上 次 退 出 Word 时 最 后 一 次 的 编 辑 位 置 3 用 结 构 图 快 速 导 航 用 样 式 格 式 化 文 档 标 题 的 另 外 一 个 优 点 在 于, 我 们 可 以 方 便 地 利 用 文 档 结 构 图 进 行 快 速 导 航 要 查 看 文 档 结 构 图, 请 选 择 菜 单 视 图 / 文 档 结 构 图, 此 时 屏 幕 的 左 边 就 会 显 示 出 文 档 的 标 题 列 表 点 击 这 个 列 表 中 的 任 意 一 个 标 题, 文 档 主 编 辑 区 就 会 自 动 转 到 该 标 题 所 在 位 置

16 如 果 你 使 用 的 是 Word 2000, 大 型 文 档 既 可 以 用 内 容 目 录 导 航, 也 可 以 用 文 档 结 构 图 导 航 内 容 目 录 中 的 每 一 项 都 是 指 向 文 档 中 相 应 标 题 的 超 级 链 接, 点 击 任 意 一 项 你 就 可 以 转 到 文 档 的 相 应 部 分 要 快 速 返 回 文 档 的 开 头, 你 只 要 按 下 Ctrl+Home 键 即 可 导 航 大 型 文 档 的 另 外 一 种 方 法 是 使 用 编 辑 菜 单 的 查 找 功 能 查 找 特 定 的 文 字 例 如, 假 设 你 要 查 找 文 档 中 介 绍 购 机 选 择 的 那 一 部 分, 你 可 以 直 接 搜 索 购 机 选 择 这 几 个 字 倘 若 文 档 中 这 几 个 字 出 现 次 数 不 是 很 多, 在 查 找 和 替 换 对 话 框 中 你 可 以 点 击 查 找 以 及 查 找 下 一 次 按 钮 查 找 单 词 的 下 一 次 匹 配, 找 到 正 确 的 位 置 之 后 点 击 取 消 按 钮 即 可 4 用 目 录 快 速 定 位 目 录 通 常 是 长 文 档 不 可 缺 少 的 部 分, 有 了 目 录, 阅 读 者 就 能 很 容 易 地 知 道 文 档 中 有 什 么 内 容, 如 何 查 找 这 些 内 容 下 面 介 绍 使 用 内 部 标 题 样 式 创 建 目 录 的 方 法 : 1) 单 击 要 建 立 目 录 的 地 方, 通 常 是 文 档 的 最 前 面 ; 2) 选 择 插 入 菜 单 的 索 引 和 目 录 命 令 打 开 索 引 和 目 录 对 话 框 ; 3) 在 对 话 框 中 选 择 目 录 选 项 卡 ; 4) 选 中 显 示 页 码 和 页 码 右 对 齐 复 选 框 ; 5) 在 格 式 框 中 选 择 一 种 目 录 格 式, 在 显 示 级 别 框 中 键 入 或 者 选 择 一 种 显 示 级 别 显 示 级 别 是 指 在 目 录 中 从 最 高 级 开 始 显 示 的 级 别 数 ; 6) 若 要 对 其 它 选 项 进 行 设 置, 单 击 选 项 按 钮 进 行 在 选 定 了 各 选 项 后, 单 击 确 定 按 钮 这 样,WORD 就 会 在 指 定 的 地 方 建 立 目 录, 目 录 中 的 页 码 是 由 Word 自 动 确 定 的 编 制 好 目 录 后,Word 将 搜 索 带 有 指 定 样 式 的 标 题, 按 照 标 题 级 别 排 序, 引 用 页 码, 并 且 在 文 档 中 显 示 目 录, 还 可 以 利 用 它 在 联 机 文 档 中 快 速 漫 游 将 鼠 标 指 针 移 动 到 目 录 的 页 码 上, 你 会 看 到 鼠 标 指 针 变 成 了 手 形, 单 击 左 键 即 可 跳 转 到 文 档 中 相 应 的 标 题 下 5 如 何 快 速 查 找 较 长 文 档 中 的 页 码? 在 编 辑 长 文 档 时, 若 要 快 速 查 找 到 文 本 的 页 码, 可 单 击 编 辑 定 位, 在 定 位 内 容 框 中 单 击 页, 在 输 入 页 号 框 中 键 入 所 需 页 码, 再 按 定 位 按 钮 即 可 6 WORD 自 动 翻 页 技 巧 当 在 Word 中 阅 读 一 篇 较 长 的 文 章 时, 反 复 的 翻 页 是 一 件 很 麻 烦 的 事 其 实, 解 决 之 道 非 常 简 单 : 1 在 Word 中 打 开 要 阅 读 的 文 件, 然 后 选 择 菜 单 工 具 / 宏 / 宏 2 在 弹 出 的 对 话 框 中, 在 宏 的 位 置 一 栏 中 选 择 Word 命 令, 然 后 在 宏 名 的 列 表 框 中 选 择 AutoScroll 并 点 击 运 行 按 钮 3 现 在, 鼠 标 指 针 会 自 动 跳 到 右 边 的 滚 动 条 上, 鼠 标 指 针 在 滚 动 条 的 上 半 部, 则 向 上 翻 页, 在 下 半 部 则 向 下 翻 页, 放 到 中 部 则 暂 停 翻 页 鼠 标 越 靠 近 两 端, 滚 动 的 速 度 越 快 要 关 闭 自 动 翻 页 功 能, 只 要 随 便 点 一 下 鼠 标, 鼠 标 指 针 就 会 自 动 回 到 原 来 的 位 置

17 如 果 经 常 使 用 此 功 能, 可 以 将 它 添 加 到 工 具 栏 中, 方 法 是 : 1 选 择 工 具 / 自 定 义, 选 择 命 令 选 项 卡 ; 2 在 类 别 栏 中 选 择 所 有 命 令, 然 后 从 命 令 框 中 将 AutoScroll 拖 到 工 具 栏 上 3 此 时 工 具 栏 上 出 现 自 动 滚 动 (A), 单 击 则 可 启 动 自 动 滚 动 功 能 4 自 动 滚 动 (A) 占 用 工 具 栏 面 积 太 大, 可 在 拖 上 工 具 栏 后, 单 击 更 改 所 选 内 容 / 默 认 样 式, 由 于 它 没 有 特 别 的 图 标, 可 单 击 更 改 按 钮 图 标 进 行 选 择, 如 果 仍 没 有 你 喜 欢 的 样 式, 可 单 击 编 辑 按 钮 图 标 自 己 画 一 个, 我 就 自 己 画 了 一 个 上 下 双 向 的 箭 头, 即 表 意, 又 不 占 工 具 栏 空 间 7 显 示 过 宽 文 档 在 打 开 文 档 时, 有 时 会 发 现 因 为 文 档 过 宽, 屏 幕 上 显 示 不 全, 这 可 怎 么 办, 总 不 能 看 一 行 就 拖 动 一 次 水 平 滚 动 条 吧! 这 时 我 们 可 以 重 新 调 整 行 的 宽 度, 使 其 适 合 文 档 窗 口 的 大 小 如 果 使 用 的 是 普 通 视 图 或 大 纲 视 图, 可 以 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 单 击 视 图 选 项, 然 后 选 中 窗 口 内 自 动 换 行 复 选 框 即 可 我 们 也 可 以 通 过 改 变 显 示 比 例 使 文 字 适 用 于 普 通 视 图 或 页 面 视 图 中 的 文 档 窗 口 这 时 我 们 单 击 视 图 菜 单 中 的 显 示 比 例 命 令, 然 后 选 择 页 宽 选 项 即 可 我 们 还 可 以 切 换 到 Web 版 式 视 图 中, 使 文 字 自 动 换 行 8 用 Word 2000 的 透 视 眼 预 视 文 件 信 息 在 以 前 的 Word 版 本 中, 打 开 对 话 框 只 能 显 示 文 件 的 名 称 大 小 日 期 等 简 单 信 息 Word 2000 则 可 以 在 打 开 对 话 框 中 看 到 文 件 名 位 置 作 者 日 期 摘 要 信 息 或 内 容, 并 可 以 按 这 些 条 件 查 找 文 件 下 面 就 来 看 看 在 Word 2000 中 如 何 查 看 文 件 信 息 吧 1) 改 变 打 开 对 话 框 中 的 视 图 按 Word 2000 的 默 认 设 置, 文 件 是 按 名 字 列 在 打 开 对 话 框 中 的 若 要 变 换 成 一 种 不 同 的 视 图, 可 以 单 击 视 图 按 钮 选 定 列 表 细 节 属 性 或 预 览, 来 显 示 文 件 的 不 同 信 息, 以 此 来 断 定 文 件 的 内 容 2) 显 示 预 览 视 图 显 示 预 览 视 图 使 用 户 可 以 在 打 开 文 件 之 前 快 速 地 浏 览 文 档 Word 2000 有 两 种 方 法 可 以 在 不 打 开 文 件 的 情 况 下 从 打 开 对 话 框 中 查 看 文 件 的 内 容 你 可 以 单 击 视 图 按 钮 中 的 预 览 按 钮 来 查 看 一 个 微 缩 了 的 预 览 视 图, 也 可 以 使 用 快 速 查 看 功 能 来 打 开 一 个 窗 口, 显 示 一 个 较 大 的 文 件 视 图 同 时 要 提 醒 你, 如 果 你 的 Word 2000 中 已 经 安 装 了 文 件 转 换 过 滤 程 序, 就 可 以 用 Word 来 预 览 所 有 的 文 档 3) 查 看 或 编 辑 文 档 属 性 在 打 开 对 话 框 中, 可 以 使 用 属 性 命 令 显 示 一 个 关 于 文 档 关 键 信 息 的 简 短 列 表, 包 括 : 标 题 作 者 模 板 版 本 号 应 用 程 序 页 字 字 符 行 段 落 等, 也 可 以 在 属 性 工 作 表 中, 选 定 不 同 的 选 项 卡 ( 包 括 常 规 摘 要 信 息 统 计 信 息 ) 来 显 示 不 同 的 信 息 同 时, 还 可 以 在 摘 要 信 息 选 项 卡 中 添 加 摘 要 信 息

18 F 输 入 技 巧 1 在 Word 2000 中 输 入 着 重 号... 说 明 : 暂 时 未 找 到 在 Word2007 中 添 加 工 具 栏 按 钮 的 方 法 ( 未 找 到 命 令 ), 但 可 以 在 字 体 属 性 框 中 添 加 这 个 命 令 对 于 经 常 进 行 汉 语 语 言 文 学 录 入 的 朋 友 来 说, 着 重 号 的 输 入 是 经 常 的 事 情 但 是 在 使 用 Word 时, 我 们 会 发 现, 对 着 重 号 的 输 入 很 不 方 便, 一 般 只 能 通 过 点 击 " 格 式 " 菜 单 的 " 字 体 " 子 菜 单, 从 弹 出 窗 口 中 选 择 " 着 重 号 " 并 点 击 " 确 定 " 退 出 才 行 这 样 做, 对 于 长 文 档 的 录 入 来 说, 操 作 非 常 繁 琐 不 便 其 实,Word 2000 能 通 过 格 式 工 具 栏 的 " 添 加 或 删 除 " 按 钮 功 能 来 添 加 按 钮, 可 以 很 方 便 地 使 用 着 重 号 具 体 的 做 法 是 : 1) 点 击 " 工 具 / 自 定 义 ", 出 现 " 自 定 义 " 窗 口 ; 2) 选 择 自 定 义 窗 口 中 的 " 命 令 " 标 签, 在 左 侧 的 类 别 窗 口 中 选 择 " 所 有 命 令 " 选 项, 然 后 在 右 侧 的 命 令 窗 口 中 找 到 "DotAccent"; 3) 用 鼠 标 左 键 将 其 拖 入 格 式 工 具 栏, 此 时 格 式 工 具 栏 显 示 带 有 "ABC" 三 个 字 母 ( 这 三 个 字 母 下 边 有 三 个 着 重 号 ) 的 一 个 按 钮, 然 后 关 闭 " 自 定 义 " 窗 口 4) 此 时, 如 果 鼠 标 悬 停 在 这 个 按 钮 上, 提 示 信 息 为 " 着 重 号 " 它 的 使 用 方 法 和 我 们 使 用 格 式 工 具 栏 的 其 他 按 钮 如 " 加 粗 " " 倾 斜 " " 下 划 线 " 的 按 钮 相 同, 并 且 可 以 和 下 划 线 同 时 使 用 而 不 发 生 冲 突 这 样 是 不 是 方 便 多 了 呢? 2 在 WORD 中 输 入 英 语 音 标 说 明 : 此 方 法 要 求 使 用 金 山 词 霸 的 相 关 字 体 文 件 如 何 在 一 篇 文 章 或 一 份 英 语 试 卷 中 输 入 英 语 音 标? 有 一 个 非 常 简 单 办 法 可 以 解 决 这 个 问 题 如 果 你 的 计 算 机 中 装 有 金 山 词 霸 的 话, 在 把 英 语 翻 译 成 中 文 时, 你 会 发 现 屏 幕 上 显 示 出 了 用 国 际 音 标 标 注 的 英 文 单 词 的 发 音 音 标, 这 表 明 计 算 机 在 安 装 了 金 山 词 霸 后, 一 定 在 其 内 部 安 装 了 含 有 英 语 音 标 的 字 库 这 个 字 库 文 件 就 在 Windows 文 件 夹 下 的 字 体 文 件 夹 Fonts 中, 其 文 件 名 是 ksphonet.ttf, 字 体 名 是 kingsoft phonetic 进 入 中 文 WORD, 需 要 输 入 音 标 时, 可 在 插 入 菜 单 下 选 择 符 号, 在 符 号 选 项 卡 下 字 体 下 拉 菜 单 中 选 择 kingsoft phonetic plain, 这 是 你 会 看 到 国 际 音 标 中 的 符 号 出 现 在 屏 幕 上, 选 择 你 所 需 要 的 音 标 双 击 之 即 插 入 到 文 章 中 如 果 你 的 计 算 机 中 没 有 安 装 金 山 词 霸, 那 也 没 关 系, 你 只 要 到 装 有 金 山 词 霸 的 机 器 上 ( 或 光 盘 中 ) 把 含 有 音 标 的 字 体 文 件 ksphonet.ttf 复 制 到 你 的 计 算 机 即 可 方 法 是 : 在 有 金 山 词 霸 的 计 算 机 上 找 到 文 件 夹 windows\\fonts\\, 将 其 中 的 名 为 ksphonet.ttf 的 字 体 文 件 有 鼠 标 拖 放 复 制 到 A 盘 中 ( 注 意 此 时 用 鼠 标 右 键 采 用 发 送 到 A 盘 的 方 法 进 行 复 制 是 无 效 的 ), 然 后 再 在 你 的 计 算 机 上 把 它 拖 放 复 制 到 windows\\fonts 文 件 夹 中 就 行 了

19 3 给 文 字 标 注 拼 音 说 明 : 此 功 能 实 际 为 Word 为 中 文 特 别 提 供 的 中 文 版 式 功 能 在 Office2007 中 有 一 个 拼 音 指 南 功 能 ( 位 于 开 始 选 项 卡, 字 体 功 能 区 中 ) 在 输 入 中 文 时 可 能 会 需 要 在 文 字 上 面 标 注 拼 音, 最 原 始 的 方 法 就 是 把 拼 音 按 输 入 文 字 的 方 法 来 输 入, 然 后 通 过 调 整 字 体 的 大 小 和 行 距 等 来 排 版 但 这 样 往 往 会 造 成 文 字 与 拼 音 对 不 bù 齐 而 影 响 版 面 现 在 有 办 法 解 决 这 个 难 题 步 1) 选 择 需 标 注 拼 音 的 文 字 zhòu 骤 就 是 : 2) 运 行 " 格 式 " 下 拉 菜 单 中 的 " 中 文 版 式 " 子 菜 单 中 的 " 拼 音 指 南 " 命 令 3) 然 后 在 各 文 字 相 对 应 的 方 框 中 输 入 拼 音 还 可 以 调 整 拼 音 的 字 体, 字 号 和 对 齐 方 式 4) 最 后 单 击 " 确 定 " 按 钮 完 成 拼 音 的 标 注 4 快 速 输 入 特 殊 字 符 说 明 : 主 要 的 方 案 是 两 个 : 1: 使 用 自 动 更 正 的 方 式 2: 记 住 Alt+I/S 可 以 弹 出 插 入 特 殊 符 号 的 对 话 框 写 作 时, 特 殊 字 符 输 入 通 常 是 由 插 入 [I] 菜 单, 选 择 符 号 [S], 在 弹 出 的 对 话 框 内 选 择 字 体 类 型, 再 找 到 所 需 的 字 符 后 插 入 的 这 种 方 法 并 不 理 想, 原 因 是 输 入 时 双 手 都 在 键 盘 上, 频 繁 使 用 鼠 标 无 疑 会 降 低 录 入 速 度, 而 且 需 建 立 多 个 宏 命 令, 生 成 的 工 具 栏 还 会 占 用 一 部 分 文 本 显 示 区 域 最 简 便 的 方 法 是 将 自 己 常 用 到 的 字 符 定 义 成 快 捷 键, 例 如 经 常 输 入 字 符 α β γ μ, 通 过 插 入 [I] 菜 单 中 符 号 [S] 找 到 相 应 的 字 符, 点 快 捷 键 [K] 按 钮, 将 自 定 义 的 快 捷 键 输 入 相 应 的 栏 内 ( 通 常 为 Alt+ 某 字 符 组 成 组 合 键 ), 再 按 指 定 [A] 即 可 自 定 义 的 快 捷 键 应 容 易 联 想, 便 于 记 忆 这 样 在 用 到 定 义 的 特 殊 字 符 时, 手 不 离 键 盘, 即 可 进 行 快 速 输 入 5 如 何 输 入 生 僻 字 姓 的 或 自 己 的 名 字 用 了 个 别 生 僻 字 的 朋 友, 用 计 算 机 输 入 自 己 的 姓 和 名, 需 颇 费 心 思 国 标 码 只 收 集 了 7445 个 汉 字 及 一 些 常 用 符 号, 故 某 些 非 常 用 字 用 一 般 五 笔 拼 音 手 写 输 入, 往 往 找 不 到 怎 么 办 呢? 在 DOS 时 代 我 们 一 般 用 区 位 码 查 询 输 入, 或 用 UCDOS 的 造 字 程 序 造 字, 在 Windows 时 代, 输 入 生 僻 字 方 法 比 较 灵 活 多 样 在 Word 中, 我 常 用 以 下 方 法 : 1) 方 法 一 利 用 Windows 提 供 的 字 符 映 射 表 功 能 如 输 入, 具 体 操 作 如 下 : 用 鼠 标

20 单 击 开 始 程 序 附 件 系 统 工 具 字 符 映 射 表, 弹 出 字 符 映 射 表 对 话 框,( 如 图 1 所 示 ), 选 一 种 常 用 字 体, 如 宋 体, 点 击 B6, 弹 出 B6XX 表 ( 如 图 2 所 示 ), 选 择 其 中 的 字, 点 击 复 制 按 钮, 把 该 字 符 复 制 到 剪 贴 板 中, 回 到 Word 文 档 中, 可 粘 贴 使 用 2) 方 法 二 : 在 Word 文 档 中, 通 过 插 入 (I) 符 号 (S), 打 开 符 号 对 话 框 ( 如 图 3 所 示 ), 选 字 体 宋 体, 子 集 部 首 及 难 检 字, 从 众 多 符 号 中 挑 选 出, 单 击 插 入 按 钮 方 法 一 和 方 法 二 其 实 质 是 一 样 的, 如 果 某 个 生 僻 字, 你 已 知 道 它 在 哪 里, 即 字 符 代 码 是 什 么, 用 方 法 一 较 快 捷, 用 方 法 二, 万 里 挑 一, 找 得 挺 辛 苦 的 3) 方 法 三 : 若 偶 尔 一 用 的 生 僻 字, 前 面 两 种 办 法 操 作 起 来 有 困 难, 一 般 可 用 造 字 程 序 自 制 具 体 操 作 如 下 : 用 鼠 标 单 击 开 始 程 序 附 件 造 字 程 序, 启 动 造 字 程 序 ( 如 图 4 所 示 ), 先 选 定 一 个 未 占 用 的 代 码, 如 AAF0, 在 编 辑 区 用 简 单 工 具 绘 制 个 ( 如 图 5 所 示 ), 然 后 单 击 造 字 程 序 中 文 件 (F) 字 体 链 接 (O), 在 保 存 该 字 吗? 的 提 示 中 选 是, 弹 出 字 体 链 接 对 话 框, 一 般 可 以 与 所 有 字 体 链 接, 这 样 就 自 创 了 一 个 字 调 用 的 办 法 与 方 法 一 相 同, 选 择 的 编 码 是 我 们 刚 才 选 定 的 AAF0 4) 方 法 四 : 用 公 式 编 辑 器 巧 妙 构 造 一 个 字 具 体 操 作 如 下 : 用 鼠 标 左 键 单 击 Word 中 的 插 入 (I) 对 象 (O), 选 Microsoft Equation3.0 后 确 定, 分 别 用 此 法 制 作 出 礻 四 羽, 它 们 像 公 式 一 般 可 移 动 放 大 缩 小 调 整 到 它 们 大 小 位 置 适 中, 使 三 个 字 符 凑 成 一 个 近 似 的 字, 然 后 选 定 它 们, 右 击 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 组 合, 它 们 就 成 为 一 个 整 体 这 种 方 法 创 建 的 字 是 一 个 对 象, 可 以 随 意 移 动 了 5) 方 法 五 : 有 些 生 僻 字, 是 左 右 结 构 的, 左 右 两 边 都 容 易 输 入 的 话, 创 建 办 法 比 较 巧 妙 如 火 斤 火 局 土 布 字 等 以 火 斤 字 为 例, 用 一 般 文 字 输 入 办 法 输 入 火 和 斤 两 字, 选 定 它 们, 用 鼠 标 左 键 单 击 标 式 (O) 字 体 (F), 弹 出 字 体 设 置 对 话 框, 选 字 符 间 距 标 签, 设 字 体 缩 放 为 66%, 间 距 为 紧 缩 1 磅, 再 单 击 确 定 两 字 因 为 修 长 了, 挨 近 了, 就 组 成 了 一 个 新 字 6) 方 法 六 利 用 输 入 法 的 造 词 功 能, 找 到 这 些 字 后, 就 在 输 入 法 中 造 一 个 词 这 就 要 平 时 注 意 积 累 了 用 以 上 办 法, 可 输 入 比 较 生 僻 的 或 字 库 里 没 有 的 文 字 : 如 姓 氏 地 名 方 言 古 汉 字 等 6 用 Word 2000 写 简 谱 说 明 : 此 方 法 绘 制 的 简 谱 不 专 业 只 是 使 用 相 关 的 特 殊 符 号 代 替 简 谱 的 符 号, 不 推 荐 使 用 通 常 我 们 认 为, 像 五 线 谱 简 谱 之 类 的 专 业 文 档 应 由 专 业 软 件 来 完 成 其 实 不 然, 利 用 我 们 手 头 现 有 的 软 件 一 样 可 以 做 出 和 专 业 软 件 相 媲 美 的 文 档 例 如 用 Word 2000 就 能 写 出 很 不 错 的 简 谱, 甚 至 超 过 了 某 些 专 业 软 件 首 先, 打 开 Word 2000 打 开 文 件 下 的 页 面 设 置, 选 择 最 后 一 项 文 档 网 格 里 面 的 无 网 格 然 后 就 可 以 编 辑 了 一 张 简 谱, 首 先 是 它 的 调 例 如 :1=G, 这 个 比 较 简 单 如 果 有 升 号 (#) 或 降 号 (b), 升 号 可 在 插 入 中 的 特 殊 符 号 中 找 到 #, 降 号 则 可 用 小 写 字 母 b 来 代 替 插 入 后, 再 将 其 选 定, 然 后 在 格 式 下 的 字 体 里 选 择 上 标 就 可 以 了, 例 如 :1=bG 然 后 是 节 拍, 如 4/4 3/4 等, 这 些 都 可 以 直 接 输 入 下 面 就 该 输 入 乐 谱 了 最 好 的 方 法 是 先 将 所 有 的 简 谱 用 数 字 键 盘 一 起 输 入, 然 后 再 编 辑, 这 样 可 以 提 高 效 率 具 体 方 法 就 不 详 细 说 了, 这 里 只 说 一 下 编 辑 的 方 法

21 先 从 大 的 说 起 吧! 全 音 符 如 : 5---, 二 分 音 符 如 : 5-, 只 要 在 数 字 后 面 输 入 减 号 即 可 四 分 音 符 则 直 接 输 入 数 字 八 分 音 符 的 输 入 方 法 是 先 输 入 该 音 符, 然 后 选 定, 在 工 具 栏 中 选 择 下 划 线 即 可 十 六 分 音 符 则 选 择 双 下 划 线 就 行 了 音 符 的 高 低 音 和 附 点 都 可 以 用 点 来 表 示 只 是 输 入 方 法 不 同 而 已 高 音 在 音 符 的 上 面 添 加, 低 音 则 可 添 加 着 重 号, 而 附 点 直 接 在 音 符 的 后 面 输 入 就 行 了 在 输 入 三 连 音 的 时 候 稍 显 麻 烦 一 点 具 体 方 法 是 : 先 写 好 音 符, 然 后 将 光 标 移 到 音 符 上 面, 在 插 入 里 选 择 符 号, 在 子 集 里 选 定 制 表 符, 先 选 择 里 面 的 左 上 弧 线, 即 :, 再 选 择 右 上 弧 线, 即, 然 后 在 两 线 的 中 间 输 入 数 字 3 即 可 例 如 3 如 果 是 较 短 的 连 音 线 也 可 以 用 这 种 弧 线 来 表 示, 只 是 去 掉 数 字 而 把 两 条 弧 线 连 在 一 起 即 可 如 果 是 较 长 的 连 音 线 则 可 以 用 绘 图 工 具 里 的 自 选 图 形 下 的 曲 线 来 手 工 添 加 或 在 两 弧 线 中 间 添 加 一 条 直 线 也 可 以 至 于 修 饰 音, 也 可 以 用 上 标 的 方 法 来 表 示 在 这 里 就 不 介 绍 了 编 辑 完 乐 谱 以 后, 就 可 以 按 照 乐 谱 一 句 一 句 地 输 入 歌 词 了 7 在 Word 中 添 加 漂 亮 的 水 平 线 说 明 : 此 法 实 际 是 使 用 自 动 更 正 的 方 法 实 现 默 认 的 自 动 更 正 中 包 括 此 功 能! 在 Word 文 档 中 添 加 各 种 水 平 分 隔 线 是 很 方 便 的 例 如, 要 想 创 建 一 个 实 心 的 黑 线, 只 需 在 新 段 落 的 开 头 键 入 三 个 "-" 并 按 下 回 车 键 即 可 键 入 三 个 "_" 将 生 成 一 个 较 粗 的 线 下 表 说 明 了 可 以 创 建 的 线 型 : 创 建 以 下 的 线 型 输 入 以 下 符 号 并 按 下 回 车 键 如 果 该 技 巧 不 能 生 效, 请 执 行 以 下 操 作 : 1) 从 工 具 菜 单 中 选 择 自 动 更 正 2) 单 击 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡 3) 选 择 键 入 时 自 动 应 用 标 题 下 的 边 框 复 选 框 8 用 F4 键 的 加 快 输 入 说 明 : 中 英 文 的 断 词 的 方 法 大 体 上 就 是 使 用 空 格 标 点 符 号 等 来 识 别 出 不 同 的 词 ( 连 续 的 中 文 识 别 为 一 个 词, 不 做 分 词 ) 然 后 重 复 输 入 最 后 的 词 众 所 周 知, 在 Word 中 F4 键 可 作 为 快 捷 键, 用 来 紧 接 着 重 复 输 入 已 输 入 过 的 内 容 但 重 复 的 内 容 在 输 入 英 文 和 中 文 时, 是 有 些 差 别 的 对 于 英 文 输 入,F4 重 复 的 是 上 一 次 使 用 F4 键 后 所 输 入 的 所 有 内 容 ( 包 括 回 车 换 行 符 ) 输 入 中 文 ( 用 微 软 拼 音 输 入 法 ) 时, 选 择 正 确 的 汉 字 后, 只 要 不 按 回 车 键, 汉 字 下 面 会 有 虚 线, 整 个 虚 线 上 的 内 容 作 为 一 个 词 条 按 回 车 后, 再 按 F4 键, 重 复 的 将 是 整 个 词 条 对 全 拼 输 入 法 也 有 类 似 的 重 复 整 个 词 条 的 功 能 9 在 Word 文 档 中 添 加 个 人 信 息 当 你 完 成 一 篇 Word 文 稿 后, 如 果 是 用 于 投 稿, 总 会 输 入 自 己 的 个 人 资 料, 如 姓 名 单 位 邮 编 地 址 等 等 你 可 以 用 Word 的 域 功 能 来 轻 松 地 完 成 这 种 输 入 方 法 如 下 :

22 9.1 制 作 用 户 信 息 1) 在 Word 中 点 击 工 具 / 选 项 2) 在 选 项 窗 口 中 选 用 户 信 息 项, 并 把 光 标 移 到 邮 件 地 址 框 内 3) 在 邮 件 地 址 中 依 次 录 入 你 的 个 人 资 料 信 息 4) 点 击 确 定 保 存 你 的 个 人 资 料 信 息, 并 退 出 选 项 窗 口 9.2 用 域 插 入 用 户 信 息 1) 当 你 用 Word 作 完 一 篇 文 章 后, 将 光 标 移 到 文 章 的 最 后, 并 回 车 另 起 一 行 2) 点 击 插 入 / 域 3) 在 域 的 窗 口 中 选 用 户 信 息 /UserAddress 4) 点 击 确 定 当 域 的 窗 口 消 失 后, 你 会 看 到 你 的 大 名 以 及 你 的 其 他 个 人 资 料 已 经 出 现 在 文 章 的 底 部 了 如 果 你 觉 得 你 的 用 户 信 息 排 列 得 不 够 理 想, 可 以 再 回 到 第 一 步 去 修 改 现 在, 请 你 在 Word 中 键 入 个 人 信 息 刚 一 输 入 完 毕 就 会 弹 出 一 个 浅 黄 色 提 示 框, 此 时 按 F3 键, 预 定 义 的 图 文 格 式 就 会 自 动 输 出 在 光 标 所 在 位 置 如 果 不 需 要 该 定 义 的 格 式, 继 续 键 入 其 他 内 容 即 可 跳 过 在 你 新 建 了 个 人 信 息 这 个 自 动 图 文 集 之 后, 它 会 出 现 在 插 入 菜 单 中 的 自 动 图 文 集 正 文 中, 通 过 点 击 该 菜 单 也 可 以 输 出 您 自 定 义 的 图 文 格 式 10 自 定 义 短 语 设 置 说 明 : 自 动 图 文 集 / 自 动 更 正 在 使 用 WORD 来 处 理 文 字 信 息 时, 您 常 常 会 碰 到 一 些 字 节 很 长 出 现 频 率 很 高 的 短 语, 对 待 这 些 特 殊 的 短 语, 一 般 人 都 会 使 用 剪 切 粘 贴 等 方 式 来 处 理, 为 了 能 提 高 工 作 效 率, 您 可 以 进 行 下 面 的 自 定 义 短 语 设 置 : 1) 在 工 具 栏 中 依 次 单 击 插 入 / 自 动 图 文 集, 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 一 条 出 现 频 率 较 高 的 短 语, 例 如 江 苏 省 盐 城 市, 并 单 击 键 盘 上 的 回 车 键 来 进 行 确 认 ; 2) 关 闭 上 述 对 话 框, 并 在 工 具 栏 中 依 次 单 击 工 具 / 自 定 义 / 键 盘 ] 命 令 ; 3) 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中, 您 可 以 在 类 别 设 置 栏 处 选 自 动 图 文 集, 并 在 右 边 的 自 动 图 文 集 中 点 选 你 刚 输 入 的 江 苏 省 盐 城 市 ; 4) 在 请 按 新 快 捷 键 中 设 置 快 捷 键, 注 意 这 组 按 键 不 能 和 内 定 的 快 捷 键 重 复! 否 则 会 造 成 日 后 操 作 上 的 麻 烦 ; 5) 设 置 好 快 捷 键 后, 您 可 以 在 需 要 使 用 短 语 的 地 方, 迅 速 单 击 快 捷 键 来 把 短 语 调 用 出 来 G 文 档 格 式 化

23 1 使 用 标 尺 说 明 : 适 用 于 Office2007 单 击 水 平 标 尺 左 边 的 小 方 块, 可 以 方 便 地 设 置 制 表 位 的 对 齐 方 式 它 以 左 对 齐 式 居 中 式 右 对 齐 式 小 数 点 对 齐 式 竖 线 对 齐 式 的 方 式 和 首 行 缩 进 悬 挂 缩 进 循 环 设 置 拖 动 水 平 标 尺 上 的 三 个 游 标, 您 可 以 快 速 地 设 置 段 落 ( 选 定 的 或 是 光 标 所 在 段 落 ) 的 左 缩 进 右 缩 进 和 首 行 缩 进 比 起 段 落 对 话 框 来, 这 种 方 式 不 仅 方 便, 而 且 十 分 直 观 拖 动 水 平 和 垂 直 标 尺 的 边 界, 您 就 可 以 方 便 地 设 置 页 边 距 ; 如 果 同 时 按 下 Alt 键, 可 以 显 示 出 具 体 的 页 面 长 度 ( 其 单 位 可 以 由 工 具 / 选 项 / 度 量 单 位 设 置 ) 双 击 分 节 符 将 显 示 页 面 设 置 对 话 框 的 版 面 选 项 卡 双 击 水 平 标 尺 上 的 任 意 一 个 游 标, 都 将 快 速 显 示 段 落 对 话 框 双 击 标 尺 的 数 字 区 域, 您 可 迅 速 进 入 页 面 设 置 对 话 框 有 些 时 候 ( 滚 动 页 面 选 定 整 个 表 格 等 情 况 ), 您 可 能 会 发 现 标 尺 消 失 了 不 要 紧, 单 击 文 本 区 域, 标 尺 就 会 从 天 而 降 单 击 水 平 标 尺 的 下 部, 可 以 设 置 制 表 位 ; 若 要 取 消, 将 其 拖 动 到 文 本 区 即 可 双 击 水 平 标 尺 的 下 方, 不 仅 可 快 速 设 置 制 表 位, 您 还 可 以 在 出 现 的 制 表 位 对 话 框 中 进 行 有 关 的 设 置 2 与 对 齐 方 式 说 明 : 适 用 于 Office 页 边 距 对 齐 说 明 : 参 考 G.1 中 页 边 距 的 快 速 设 定 方 法 这 种 对 齐 方 法 是 指 段 落 的 文 字, 以 系 统 预 设 的 左 右 页 边 为 距 为 边 界, 按 不 同 的 方 式 如 两 端 居 中 居 右 分 散 对 齐 其 操 作 很 简 单 : 首 先 选 中 对 齐 的 段 落 或 把 插 入 点 到 对 齐 的 段 落 中, 单 击 格 式 工 具 栏 的 对 齐 按 钮, 所 选 中 的 段 落 就 按 要 求 对 齐 了 这 种 对 齐 方 法 的 边 界, 是 系 统 默 认 的 左, 右 页 边 距, 若 调 整 页 边 距, 可 通 过 文 件 菜 单 的 页 面 设 置 命 令, 也 可 直 接 在 标 尺 上 拖 动 页 边 距 线 调 整, 默 认 的 对 齐 方 式 为 左 对 齐, 也 就 是 说, 在 没 有 设 置 页 边 距, 选 中 段 落 对 齐 方 式 时, 录 入 的 文 本, 按 默 认 的 页 边 距 全 部 左 对 齐 2.2 缩 进 对 齐 说 明 : 参 考 G.1 中 左 右 缩 进 的 快 速 设 定 方 法 缩 进 对 齐 是 以 左 右 缩 进 标 记 为 对 齐 的 左 右 边 界, 按 不 同 方 式 对 齐 左 右 缩 进 标 记, 可 通 过 格 式 菜 单 中 的 段 落 命 令, 在 缩 进 和 间 距 标 签 中 设 置, 也 可 以 在 标 尺 上 直 接 设 置 缩 进 对 齐 的 操 作 步 骤 为 : 选 中 段 落 或 把 插 入 点 移 到 对 齐 的 段 落 中, 然 后, 设 置 右 左 缩 进, 段 落 即 按 新 的 边 界 左 对 齐 了, 若 想 按 其 它 对 齐 方 式 排, 可 再 单 击 相 应 的 对 齐 按 钮

24 使 用 缩 进 对 齐, 特 别 是 通 过 在 标 尺 上 移 动 缩 进 标 记 来 对 齐 文 本 段 落, 非 常 方 便 快 捷, 也 很 直 观, 这 种 对 齐 方 法 有 其 明 显 优 势, 能 够 实 现 正 文 内 容 的 多 层 次 对 齐, 满 足 复 杂 的 对 齐 要 求, 比 如, 悬 挂 式 缩 进 方 式 负 缩 进 ( 文 本 伸 入 页 边 距 空 白 ) 的 版 面 等, 这 种 复 杂 版 面 的 对 齐 要 求, 是 其 他 对 齐 方 法 很 难 实 现 的 2.3 换 行 符 对 齐 说 明 : 这 种 说 法 给 了 强 制 换 行 另 外 一 种 解 释 即 强 制 换 行 符 是 右 边 界 标 志 的 一 种, 而 且 优 先 级 高 于 右 缩 进 以 左 页 边 距 或 左 缩 进 标 记 为 左 边 界, 以 插 入 的 换 行 符 为 右 边 界, 实 现 左 对 齐, 这 种 对 齐 方 法 与 前 两 种 对 齐 方 法 不 同 之 处 于 : 右 边 界 ( 换 行 符 ) 是 录 入 文 本 时 确 定 的, 对 齐 方 式 只 有 一 种 左 对 齐 具 体 操 作 为 : 录 入 每 一 行 时, 在 作 为 右 边 界 的 地 方, 插 入 换 行 符, 即 按 Shift + Enter 组 合 键, 自 动 结 束 此 行, 开 始 新 行 的 录 入, 当 一 个 段 落 结 时, 应 按 Enter 键 结 束 该 段 落 应 注 意 一 点, 对 齐 方 法 的 左 边 界, 是 左 页 边 距 或 缩 进 标 记, 若 两 者 不 在 同 一 位 置, 缩 进 标 记 优 先 作 为 左 边 界 换 行 符 对 齐 结 果, 是 在 右 页 边 距 之 前 的 某 个 位 置 对 齐, 从 而 在 换 行 符 和 右 页 边 距 之 间 有 空 白 区 常 用 于 插 入 图 形 图 画 艺 术 字 体 等, 适 合 编 排 图 文 并 茂 的 文 档 2.4 制 表 符 对 齐 这 种 对 齐 方 法 是 通 过 在 制 表 位 对 话 框 或 在 标 尺 上 直 接 设 置 不 同 类 型 的 制 表 位 ( 左 对 齐 居 中 对 齐 右 对 齐 小 数 点 对 齐 ) 确 定 选 中 文 本 的 位 置 而 实 现 的 与 前 三 种 方 法 明 显 区 别 于 : 不 是 按 左 右 边 界 对 齐, 而 是 指 定 文 本 应 在 位 置, 选 中 文 本 按 这 个 位 置 对 齐 具 体 说, 居 中 制 表 位 的 位 置, 确 定 了 选 中 文 本 的 每 一 行 的 中 间 位 置, 左 对 齐 制 表 位, 确 定 了 选 取 中 文 本 中 每 一 行 的 起 始 位 置, 右 对 齐 制 表 位, 确 定 了 选 中 文 本 每 一 行 的 终 结 位 置, 小 数 点 对 齐 位 置, 确 定 了 选 中 文 本 的 每 一 行 数 字 小 数 点 位 置 ( 这 种 情 况 下 的 选 中 文 本 应 是 数 字 内 容, 且 每 一 行 只 有 一 个 数 字, 否 则 不 起 作 用 ) 制 表 位 对 齐 方 法, 主 要 适 用 于 分 栏 文 本 的 对 齐, 表 格 列 的 内 容 对 齐 具 体 操 作 为 : 选 中 对 齐 的 栏 或 表 格 的 列, 设 置 相 应 制 表 位, 对 齐 就 可 完 成 这 种 对 齐 方 法 是 一 种 垂 直 列 对 齐, 与 前 三 种 不 同, 前 三 者 都 是 设 定 左 右 边 界 的 左 右 对 齐 页 边 距 对 齐 ; 缩 进 对 齐 ; 制 表 位 对 齐 能 在 录 入 文 本 前 设 置 边 界 或 制 表 位, 实 现 文 本 对 齐, 也 可 以 在 文 本 录 入 后 选 中 对 齐 的 段 落, 再 设 置 边 界 或 制 表 位, 重 新 对 齐 ; 而 换 行 符 对 齐 通 常 在 录 入 文 本 过 程 中 对 齐 的 ; 页 边 距 对 齐, 换 行 符 对 齐 强 调 正 文 边 界 与 页 边 界 对 齐 的 效 果, 缩 进 对 齐, 制 表 位 对 齐 则 可 实 现 版 心 内 文 本 的 若 干 行 列 的 对 齐 在 使 用 过 程 中, 我 们 应 区 分 不 同 的 使 用 环 境 以 及 各 对 齐 方 法 的 适 用 范 围, 以 便 灵 活 运 用 3 首 行 缩 进 说 明 : 适 用 于 Office2007 是 否 选 用 首 行 缩 进 功 能, 可 在 段 落 缩 进 和 间 距 特 殊 格 式 下 拉 列 表 框 中

25 设 定 如 果 不 选 用, 则 必 须 将 工 具 自 动 更 正 的 键 入 时 自 动 套 用 格 式 和 自 动 套 用 格 式 选 项 卡 上 的 首 行 缩 进 复 选 框 取 消 如 果 选 用 首 行 缩 进 功 能, 则 选 中 工 具 选 项 对 话 框 常 规 选 项 卡 上 的 使 用 字 符 单 位 复 选 框 这 样 首 行 缩 进 的 距 离 值 就 以 字 符 来 度 量, 从 而 省 略 每 次 改 变 字 体 大 小 后, 重 新 设 定 度 量 值 的 工 作 4 文 档 网 格 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 文 件 页 面 设 置 文 档 网 格 选 项 卡 上 有 四 种 选 择, 即 : 无 网 格 只 指 定 行 网 格 ( 默 认 ) 指 定 行 网 格 和 字 符 网 格 和 文 字 对 齐 字 符 网 格 用 户 可 以 根 据 编 辑 文 档 的 类 型, 选 用 其 中 的 某 一 种 编 辑 普 通 文 档 时, 宜 选 择 无 网 格 这 样 能 使 文 档 中 所 有 段 落 样 式 文 字 的 实 际 行 间 距 均 与 其 样 式 中 的 规 定 一 致 编 辑 图 文 混 排 的 长 文 档 时, 则 应 选 择 指 定 行 网 格 和 字 符 网 格 否 则 重 新 打 开 文 档 时, 会 出 现 图 件 不 在 原 处 的 情 况 5 快 速 设 置 文 字 字 体 说 明 : 在 Office2007 未 找 到 相 应 的 命 令 系 列 为 了 达 到 快 速 选 择 字 体 的 目 的, 可 以 将 常 用 字 体 以 按 钮 形 式 设 置 在 工 具 栏 上 首 先 在 中 文 WORD 菜 单 中 选 择 工 具 栏 选 项 中 的 自 定 义 命 令, 进 入 自 定 义 编 辑 界 面, 然 后 在 自 定 义 编 辑 界 面 中 选 择 命 令 卡, 并 移 动 光 标 条 到 类 别 栏 中 的 字 体 项, 在 字 体 项 中 列 出 了 Windows 已 经 安 装 了 的 所 有 字 体, 此 时 就 可 以 通 过 使 用 鼠 标 直 接 将 相 应 的 字 体 拖 曳 到 工 具 栏 上, 直 到 将 需 要 的 字 体 都 设 置 到 工 具 栏 中 6 在 Word 中 微 调 字 体 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 注 意 : 微 调 仍 然 以 0.5 为 最 小 单 位, 不 能 调 整 为 0.3,0.4 等 在 很 小 的 空 间 内 使 用 小 字 体 时,8 磅 字 体 可 能 太 大 了, 而 7 磅 字 体 又 太 小 了 幸 运 的 是, 您 可 以 选 择 它 们 之 间 的 字 号, 具 体 方 法 如 下 : 1) 从 格 式 菜 单 中 选 择 字 体 2) 然 后 在 字 体 选 项 卡 的 字 号 框 中 键 入 7.5 并 单 击 确 定 这 就 行 了! 这 一 技 巧 适 合 于 Word 和 Excel 中 任 何 字 号 的 TrueType 字 体 ( 比 如 250.5) 更 加 方 便 的 操 作 方 法 是 选 中 文 本 之 后, 按 CTRL+[ 和 CTRL-] 组 合 键 放 大 或 缩 小 文 字 大 小 7 在 WORD 输 入 特 大 字 和 特 小 字 说 明 : 适 用 于 Office2007 众 所 周 知, 在 Word 文 档 编 辑 过 程 中, 选 择 适 当 大 小 的 字 体, 可 使 文 档 美 观 大 方, 并 且 具 有 较 好 的 阅 读 性 可 是 Word 文 档 字 号 的 默 认 设 置 最 大 只 能 为 72 磅, 最 小 只 能 为 5 磅,

26 那 么 如 何 输 入 比 72 磅 还 大 或 者 比 5 磅 更 小 的 字 呢? 操 作 的 步 骤 是 : 先 选 中 要 修 饰 的 文 本, 然 后 点 击 菜 单 格 式 中 的 字 体 项, 直 接 在 字 号 (S) 栏 输 入 所 需 的 磅 值 即 可, 字 体 大 小 的 磅 值 范 围 为 1~1638 之 间 在 改 变 字 体 大 小 时, 为 了 更 具 有 直 观 性, 可 反 复 使 用 快 捷 键 Ctrl+] 使 字 体 逐 渐 增 大, 使 用 快 捷 键 Ctrl+[ 使 字 体 逐 渐 变 小, 直 到 您 满 意 为 止 8 在 Word 中 设 置 上 下 标 注 说 明 : 适 用 于 Office2007 1) 方 案 一 首 先 选 中 需 要 做 上 标 文 字, 然 后 按 下 组 合 键 Ctrl+Shift+ + 就 可 将 文 字 设 为 上 标, 再 按 一 次 又 恢 复 到 原 始 状 态 ; 按 Ctrl+ + 可 以 将 文 字 设 为 下 标, 再 按 一 次 也 恢 复 到 原 始 状 态 2) 方 案 二 在 文 字 处 理 过 程 中, 经 常 会 遇 到 上 下 标 这 种 表 示 方 法, 在 进 行 上 下 标 输 入 时, 常 用 的 方 法 是 选 定 作 为 上 下 标 的 字 符, 在 格 式 下 拉 菜 单 中 选 择 字 体, 在 效 果 选 项 中 选 择 上 标 或 下 标, 然 后 按 确 定 键 再 继 续 下 面 文 字 的 输 入 时, 又 必 须 按 上 述 操 作 取 消 上 下 标 设 定, 如 此 操 作 总 感 繁 琐 下 面 介 绍 一 种 较 为 方 便 的 方 法 : 在 工 具 按 钮 栏 中 按 下 鼠 标 右 键 选 择 自 定 义, 在 工 具 栏 选 项 中 选 择 格 式, 利 用 鼠 标 将 x2 和 x2 按 钮 拖 至 文 档 输 入 界 面 的 工 具 栏 中, 将 原 工 具 栏 中 不 常 用 的 按 钮 拖 回 来, 然 后 关 闭 此 对 话 框, 这 就 完 成 了 设 定 在 文 字 输 入 过 程 中, 需 要 上 下 标 时, 先 按 x2 或 x2 按 钮, 再 输 入 上 下 标 字 符, 然 后 再 按 一 下 x2 或 x2 按 钮, 则 又 恢 复 到 正 常 状 态, 可 以 继 续 后 面 文 字 的 输 入 9 在 Word 中 增 加 或 减 少 行 距 说 明 : 适 用 于 Office2007 段 落 行 距 的 设 定 我 们 可 通 过 鼠 标 右 键 选 择 段 落 属 性 进 行 更 改, 但 是 还 有 快 速 更 改 Microsoft Word 中 某 段 落 行 距 的 操 作 方 法 哦, 您 一 定 要 看 看 哦 : 1) 选 择 需 要 更 改 行 距 的 文 本 2) 按 照 需 要 进 行 以 下 操 作 : 按 下 CTRL+1 可 将 行 距 设 置 为 单 倍 行 距 按 下 CTRL+2 可 将 行 距 设 置 为 双 倍 行 距 按 下 CTRL+5 可 将 行 距 设 置 为 1.5 倍 行 距 比 选 择 菜 单 或 者 鼠 标 右 键 更 加 有 效 率. 10 如 何 在 WORD 中 任 意 修 改 行 距 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 WORD 中 提 供 了 很 多 种 标 准 的 行 距 供 选 择, 在 " 格 式 "/" 段 落 " 的 " 缩 进 和 间 距 " 选 项 页, 在 " 行 距 " 框 里 提 供 了 行 距 的 选 择 列 表 包 括 " 单 倍 行 距 " " 最 小 行 距 " 等 可 是 标 准 行 距 并 不 一 定 符 合 我 们 的 需 要 例 如, 当 我 们 希 望 行 距 尽 可 能 小 时 用 " 最 小 行 距 " 就 满 足 不 了 要 求 如 果 我 们 想 要 任 意 设

27 置 行 距 的 大 小, 必 须 将 行 距 设 置 为 " 固 定 值 ", 然 后 在 右 边 的 " 设 置 值 " 对 话 框 里 任 意 输 入 行 距 的 磅 数 即 可 11 如 何 在 WORD 中 任 意 修 改 字 间 距 说 明 : 适 用 于 Office2007 注 意 这 个 任 意 指 定 的 不 是 绝 对 值, 而 是 相 对 标 准 间 距 的 变 化 值 在 WORD 中 修 改 字 间 距 很 不 直 观, 有 些 用 户 甚 至 不 知 道 该 如 何 设 置 字 间 距, 而 不 得 不 使 用 系 统 默 认 值 WORD 的 字 距 有 标 准 加 宽 紧 缩 等 三 种 字 间 距, 其 中 标 准 字 距 即 默 认 字 间 距, 它 的 实 际 距 离 不 是 一 成 不 变 的, 而 是 与 文 档 中 字 号 的 大 小 有 一 定 的 关 系 加 宽 间 距 则 是 在 标 准 的 基 础 上 再 增 加 一 个 用 户 指 定 的 数 值, 紧 缩 则 是 在 标 准 的 基 础 上 减 去 一 个 用 户 指 定 的 数 值 由 于 加 宽 和 紧 缩 都 是 在 标 准 的 基 础 上 进 行 调 整, 字 号 变 化 时, 间 距 也 会 自 动 调 整, 不 至 于 出 现 字 号 与 字 间 距 不 匹 配 的 情 况 调 整 字 间 距 的 方 法 如 下 : 1) 选 定 文 本 ; 2) 选 择 格 式 / 字 体, 选 择 字 符 间 距 选 项 卡 ; 3) 在 间 距 下 拉 列 表 中 选 择 适 当 的 类 型 和 增 添 或 减 小 的 间 距 数 值 最 后 确 定 即 可 12 如 何 在 WORD 中 调 整 汉 字 与 英 文 字 母 间 的 距 离 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 设 置 项 位 置 有 变 化 : 位 于 段 落 对 话 框 的 中 文 版 式 页 在 中 文 WORD 中 汉 字 与 英 文 字 母 和 数 字 之 间 一 般 都 存 在 一 小 段 间 隔, 这 个 间 隔 一 般 有 一 个 空 格 大 小, 但 我 们 却 无 法 删 除 掉 例 如 : 我 们 输 入 " 中 文 Windows98 的 新 特 性 ", 在 " 中 文 " 和 "Windows" 之 间 以 及 "98" 与 " 的 " 之 间 都 有 这 段 间 隔 这 虽 然 有 助 于 突 出 显 示 汉 字 与 英 文 之 间 的 区 别, 使 文 档 一 目 了 然, 但 有 时 我 们 也 需 要 关 闭 此 功 能, 关 闭 的 方 法 如 下 :A 按 CTRL+A 选 定 全 部 文 档 ;B 选 择 " 格 式 "/" 段 落 "/" 其 他 ";C 在 " 其 他 " 选 项 卡 中 取 消 " 字 符 间 距 " 设 置 框 下 面 的 " 中 英 文 间 自 动 调 整 间 距 " 和 " 中 文 数 字 间 自 动 调 整 间 距 " 选 项 左 边 的 复 选 框 13 随 心 所 欲 控 制 Word 下 划 线 与 文 字 的 距 离 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 Word 中 对 文 字 设 置 下 划 线 时, 下 划 线 与 文 字 的 底 边 连 在 一 起, 感 觉 很 不 美 观, 能 不 能 让 下 划 线 离 文 字 远 一 些 呢? 经 过 摸 索, 本 人 找 到 一 个 小 技 巧, 能 随 心 所 欲 的 控 制 下 划 线 与 文 字 的 距 离 下 面 介 绍 实 现 方 法 假 设 有 一 个 居 中 的 文 章 标 题, 首 先 选 中 文 字 后 按 [Ctrl+U] 为 其 设 置 下 划 线 在 文 字 内 容 的 首 尾 处 各 敲 入 一 个 空 格, 插 入 的 空 格 也 将 保 持 下 划 线 格 式 选 中 文 字 内 容 ( 不 要 选 中 首 尾 的 空 格 ), 单 击 菜 单 [ 格 式 ] [ 字 体 ], 选 择 字 符 间 距 选 项 卡, 在 位 置 下 拉 框 中 选 择 提 升, 最 后 单 击 [ 确 定 ] 关 闭 字 体 对 话 框 此 时 的 下 划 线 效 果 已 经 非 常 美 观 了 步 骤 3 中 还 可 改 变 磅 值 框 中 的 数 字, 默 认 提 升 值 为 3 磅, 值 越 大 则 下 划 线 与 文 字 的 距 离 越 远, 反 之 则 越 近 若 不 需 要 文 字 首 尾 处 的 空 格, 该 怎 么 办 呢? 对 文 字 后 面 的 空 格 能 直 接 删 除 即 可, 但 文 字 前 面 的 空 格 不 能 删 除, 否 则 下 划 线 与 文 字 又 连 在 一 起 了, 可 以 采 取 一 个 间 接 的 办 法, 先 选 中

28 文 字 前 面 的 空 格, 单 击 [ 格 式 ] [ 字 体 ], 选 择 字 符 间 距 选 项 卡, 在 间 距 下 拉 框 中 选 择 紧 缩, 在 磅 值 框 中 设 置 值 为 5~10 磅, 最 后 单 击 [ 确 定 ], 此 时 的 下 划 线 效 果 就 完 美 无 缺 了 功 能 实 测 : 测 试 此 功 能 的 效 果, 一 个 空 格 一 般 可 以 勉 强 接 受 的 14 取 消 自 作 聪 明 的 超 级 链 接 说 明 : 适 用 于 Office2007 选 项 位 置 位 于 OFFICE 按 钮 - 选 项 - 校 对 - 自 动 更 正 但 有 两 种 快 速 方 法 取 消 : 1: 自 动 转 换 成 链 接 后 按 下 Ctrl+Z; 2: 右 击 链 接, 选 择 取 消 超 链 接 当 我 们 在 Word 文 件 中 键 入 网 址 或 信 箱 的 时 候,Word 会 自 动 为 我 们 转 换 为 超 级 链 接, 只 要 在 文 件 的 网 址 上 按 一 下, 就 可 以 启 动 IE 进 入 键 入 的 网 址 或 给 输 入 的 信 箱 发 信 但 是, 有 时 候 我 们 并 不 需 要 这 样 的 功 能, 就 会 觉 得 这 种 功 能 有 些 碍 手 碍 脚 了 如 何 取 消 这 种 功 能 呢? 1) 在 Word 中 选 择 工 具 自 动 更 正, 先 单 击 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 将 internet 及 网 络 路 径 替 换 为 超 级 链 接 项 前 的 对 勾 取 消 2) 再 单 击 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 将 internet 及 网 络 路 径 替 换 为 超 级 链 接 项 前 的 对 勾 取 消 3) 再 单 击 确 定, 以 后 再 输 入 网 址, 就 不 会 转 化 为 超 链 接 了 功 能 实 测 : 15 文 档 格 式 调 整 说 明 : 适 用 于 Office2007 使 用 格 式 刷 时 : 如 果 不 选 择 任 何 文 本, 则 复 制 本 段 格 式 信 息, 相 当 于 选 中 当 前 段 落 如 果 只 选 择 一 部 分 文 本, 不 包 括 整 段, 则 仅 复 制 文 本 格 式 1) 当 要 将 某 段 的 格 式 应 用 到 其 他 段 落 时, 选 定 该 段 注 意, 如 果 只 是 想 把 该 段 的 字 体 字 号 及 字 样 ( 加 粗 斜 体 加 下 划 线 ) 应 用 于 其 他 段, 则 只 选 该 段 的 一 部 分 ; 如 果 要 把 段 落 信 息 ( 如 缩 进 间 距 对 齐 方 式 项 目 符 号 标 题 或 正 文 ) 也 传 递 过 去, 则 全 选 该 段 ( 包 含 换 行 符 ) 双 击 常 用 工 具 栏 中 的 格 式 刷, 然 后 在 要 使 用 此 格 式 的 各 段 前 的 选 定 栏 ( 文 本 左 侧 的 空 白 区, 鼠 标 光 标 在 此 处 变 为? ) 中 点 击, 直 至 修 改 完 毕 再 次 点 击 格 式 刷, 将 其 关 闭 即 可 2) 有 时 对 某 段 文 本 处 理 后, 又 想 恢 复 默 认 格 式 可 选 择 样 式 组 合 框 的 下 拉 列 表, 在 Word 97 中 双 击 该 段 所 属 的 样 式 选 项 ( 如 正 文 ) 在 弹 出 的 重 新 应 用 样 式 对 话 框 中 选 择 对 选 定 内 容 重 新 应 用 样 式 中 的 格 式 单 选 钮, 再 按 确 定 按 钮 3) 如 果 想 把 某 一 类 段 落 ( 如 标 题 2 ) 统 统 改 为 另 外 的 格 式, 在 修 改 一 处 后, 按 上 法 调 出 重 新 应 用 样 式 对 话 框, 选 定 默 认 的 以 选 定 内 容 为 模 板 重 新 定 义 本 样 式 (R) 单 选 钮, 按 确 定 按 钮

29 16 关 于 段 落 排 版 说 明 : 适 用 于 Office2007 1) 无 法 调 整 行 间 距, 字 间 距 : 检 查 页 面 设 置 中 的 字 符 数 / 行 数 选 项, 设 置 为 使 用 默 认 字 符 数, 在 段 落 对 话 框 中 就 可 调 整 行 间 距 2) 三 色 一 无 的 妙 用 : 正 文 或 图 形 等 对 象 如 果 设 为 白 色 无 线 条 色 无 填 充 色 或 无 边 框 往 往 有 特 殊 的 作 用 : 代 替 空 格 隐 藏 辅 助 排 版 ( 分 栏 添 加 文 字 等 ) 3) 格 式 刷 的 妙 用 : 碰 没 碰 过 怎 么 也 无 法 改 变 一 些 文 字 格 式 ( 或 者 改 不 成 和 其 他 内 容 相 同 的 格 式 ) 的 现 象? 用 格 式 刷 试 试, 往 往 奏 效 4) 查 看 字 体 段 落 格 式 : 按 下 Shift+F1 组 合 键 后, 单 击 段 落 中 任 意 文 本, 可 查 看 该 文 本 正 在 使 用 的 字 体 段 落 格 式 5) 撤 消 自 动 更 正 等 自 动 功 能 : 用 撤 消 (Ctrl+z) 来 即 时 撤 消 由 自 动 更 正 等 产 生 的 意 外 结 果 ( 撤 消 自 动 功 能 替 你 完 成 的 那 一 步 操 作 ) 效 果 奇 佳 6) 快 速 替 换 Normail.dot 模 板 : 在 另 存 为 对 话 框 的 文 件 列 表 中 找 到 文 件 ~$Normao.dot( 前 缀 为 ~$ 的 临 时 文 件 ), 将 已 打 开 编 辑 好 的 模 板 保 存 为 该 文 件, 重 新 启 动 Word 即 可 用 此 法 也 可 替 换 其 他 正 在 使 用 的 文 件 7) 无 法 调 整 页 面 设 置 中 的 项 目 : 在 更 改 纸 张 大 小 方 向 时 有 时 会 出 现 错 误 提 示 而 无 法 修 改 的 现 象, 这 多 半 是 因 为 有 些 段 落 的 栏 宽 太 窄 或 左 右 边 距 太 小 造 成 的 打 开 分 栏 对 话 框 后 复 选 栏 宽 相 等 再 进 行 其 他 设 置 即 可 8) 段 落 边 框 : 选 定 多 个 段 落 后 才 能 设 置 内 部 边 框 ; 可 以 拖 动 缩 进 标 记 调 整 外 部 边 框 的 大 小, 还 可 以 直 接 拖 动 边 框 线 修 改 外 部 边 框 的 位 置 17 加 入 动 态 文 字 说 明 : 不 适 用 于 Office2007 未 找 到 相 关 设 置 让 文 档 动 起 来 在 Word97 文 档 中 使 用 动 态 文 字 能 使 文 档 更 为 生 动, 增 强 文 档 的 视 觉 效 果 为 文 字 添 加 动 态 效 果 的 方 法 是 : 1) 选 定 要 添 加 动 态 效 果 的 文 字 2) 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 项 打 开 字 体 对 话 框, 然 后 单 击 动 态 效 果 选 项 框 3) 在 动 态 效 果 框 中 单 击 所 需 效 果 ( 如 赤 水 情 深 礼 花 绽 放 七 彩 霓 虹 闪 烁 背 景 等 ), 然 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 若 要 取 消 动 态 效 果, 可 单 击 动 态 效 果 框 中 的 无 选 项 18 添 加 彩 色 背 景 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 设 置 位 置 咯 有 变 化, 位 于 页 面 布 局 - 页 面 背 景 设 定 中 为 文 档 添 加 彩 色 背 景 Word97 你 可 为 改 变 文 档 的 背 景 以 使 眼 睛 舒 适, 为 文 档 添 加 背 景 的 方 法 是 : 1) 单 击 格 式 菜 单 中 的 背 景 项, 然 后 在 弹 出 的 图 形 菜 单 中 单 击 所 需 要 的 填 充 色 或 单 击 填 充 效 果 项 2) 如 果 在 上 一 步 单 击 填 充 效 果 项, 就 会 打 开 填 充 效 果 对 话 框, 可 以 以 其 中 选

30 择 过 渡 纹 理 或 带 图 案 的 背 景 3) 选 好 各 项 后, 单 击 确 定 按 钮 即 可 19 添 加 常 用 中 文 标 点 和 其 它 符 号 工 具 栏 说 明 :Office2007 本 身 的 工 具 栏 更 加 方 便 添 加 标 点 符 号 工 具 栏 利 用 工 具 栏 可 快 速 地 执 行 命 令, 装 上 标 点 工 具 栏 后 你 就 可 方 便 地 输 入 标 点 符 号 了 将 位 于 Program files\microsoft Office \Office\Macros 文 件 夹 中 的 模 块 文 件 Symbar.dot 复 制 到 Program files\microsoft Office\Startup 文 件 夹 中, 然 后 重 新 启 动 Word97, 就 可 以 得 到 标 点 符 号 工 具 栏, 你 可 以 通 过 插 入 菜 单 中 的 符 号 来 选 择 标 点 符 号 20 在 Word 中 进 行 繁 简 体 文 本 转 换 说 明 :Office2007 的 默 认 工 具 栏 审 阅 - 中 文 简 繁 转 换 提 供 该 功 能 中 文 版 WORD 可 以 非 常 方 便 的 完 成 文 本 的 繁 简 体 转 换, 相 当 的 方 便 和 智 能 化 以 往 的 繁 简 体 转 换 仅 仅 能 是 基 于 当 个 字 对 字 的 繁 简 体 转 换, 但 是 WORD 可 以 完 成 常 用 语 的 转 换, 如 内 存 和 记 忆 体 软 件 和 软 体 网 络 和 网 路 对 于 经 常 需 要 收 集 资 料 或 者 是 网 站 编 辑 们 来 说 尤 其 方 便 21 在 屏 幕 提 示 中 显 示 快 捷 键 说 明 : 在 Office2007 中 按 下 alt 键 后 会 显 示 相 关 的 提 示 在 Microsoft Word 编 辑 文 档 的 过 程 中, 通 过 在 屏 幕 提 示 中 显 示 快 捷 键, 您 就 可 以 知 道 最 常 用 Word 命 令 的 快 捷 键 在 选 择 显 示 工 具 栏 屏 幕 提 示 时, 您 可 以 自 由 指 定 Word 同 时 显 示 该 工 具 栏 按 钮 的 快 捷 键 在 屏 幕 提 示 中 显 示 快 捷 键 的 操 作 方 法 : 1) 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义, 然 后 单 击 选 项 选 项 卡 2) 选 中 显 示 关 于 工 具 栏 的 屏 幕 提 示 复 选 框 3) 选 中 在 屏 幕 提 示 中 显 示 快 捷 键 复 选 框 22 使 用 格 式 刷 复 制 格 式 说 明 : 适 用 于 Office2007 应 用 格 式 刷 可 快 速 复 制 选 定 对 象 或 文 本 的 格 式 ( 字 体 字 号 颜 色 边 界 等 ), 并 将 其 应 用 到 您 随 后 单 击 的 文 本 或 对 象 上, 免 除 重 复 设 置 文 本 格 式 之 苦, 为 统 一 格 式 化 文 档, 提 高 文 档 编 辑 效 率 提 高 了 一 个 非 常 方 便 的 工 具 使 用 格 式 刷 在 任 意 Office 2000 程 序 中 复 制 格 式 的 操 作 方 法 : 1) 选 择 希 望 复 制 其 格 式 的 文 本 或 对 象 2) 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 格 式 刷 ( 在 Access 中, 格 式 刷 位 于 数 据 库 工 具 栏 上 ) 3) 选 择 希 望 应 用 该 格 式 的 文 本 或 对 象, 格 式 将 自 动 应 用 到 该 文 本 或 对 象 上 版 本 2: 在 WORD 的 常 用 工 具 栏 中 有 一 个 格 式 刷 按 钮, 它 的 功 能 就 是 将 某 一 段 落 和 文 字 的

31 排 版 格 式 复 制 给 另 一 段 落 和 文 字 因 此 通 过 格 式 刷 可 以 实 现 以 某 一 段 落 或 某 几 个 文 字 的 排 版 格 式 为 蓝 本, 将 其 它 段 落 或 文 字 均 设 置 成 此 格 式 方 法 是 : 对 于 段 落, 先 将 光 标 停 在 源 段 落 ( 蓝 本 ), 然 后 点 格 式 刷 按 钮, 此 时 鼠 标 指 针 变 成 一 把 小 刷 子, 这 时 只 需 将 刷 子 在 目 标 段 落 上 单 击 一 下, 目 标 段 落 格 式 便 与 源 段 落 格 式 变 成 一 致 ; 对 于 文 字, 先 将 源 文 字 标 记 成 块, 然 后 点 格 式 刷 按 钮, 此 时 鼠 标 指 针 变 成 一 把 刷 子, 这 时 只 需 将 目 标 文 字 标 记 成 块, 则 目 标 文 字 的 格 式 与 源 文 字 变 成 一 致 但 这 样 每 次 只 能 刷 一 次, 若 在 点 格 式 刷 按 钮 时 双 击, 使 其 处 于 被 按 下 的 状 态, 则 可 以 接 连 刷 若 干 次,( 要 取 消 格 式 光 标 时, 只 需 按 ESC 键 或 再 次 单 击 格 式 刷 按 钮 ) 这 对 于 要 将 多 个 格 式 比 较 复 杂 位 置 比 较 分 散 的 段 落 或 文 字 的 格 式 设 成 一 致 时, 效 率 很 高, 免 去 了 重 复 为 每 一 个 对 象 设 置 格 式 的 麻 烦 另 外 有 兴 趣 的 朋 友 可 钻 研 一 下 样 式, 利 用 它 也 可 省 去 不 少 重 复 的 操 作 23 使 用 格 式 刷 重 复 复 制 格 式 说 明 : 适 用 于 Office2007 这 是 我 希 望 与 所 有 Office 用 户 共 享 的 一 个 技 巧 通 过 双 击 格 式 刷, 您 可 以 将 选 定 格 式 复 制 到 多 个 位 置 再 次 单 击 格 式 刷 或 按 下 ESC 键 即 可 关 闭 格 式 刷 实 际 编 辑 过 程 中 您 可 以 不 必 先 逐 个 设 置, 待 最 后 完 成 文 档 的 时 候 使 用 格 式 刷 功 能 完 成 统 一 格 式 设 置 24 只 对 Word 文 档 的 一 部 分 进 行 拼 写 检 查 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 发 现 拼 写 错 误 时, 您 无 需 检 查 整 个 文 档 就 可 以 更 正 该 错 误 只 需 用 鼠 标 右 击 拼 错 的 单 词, 然 后 从 快 捷 菜 单 中 选 择 正 确 的 拼 写 即 可 要 想 在 文 档 中 查 找 下 一 个 错 误 的 拼 写, 按 下 ALT+F7 即 可 H 高 级 格 式 化 1 WORD 中 样 式 的 使 用 说 明 : 适 用 于 Office2007 Word 提 供 了 多 种 可 供 选 择 的 样 式 但 是 有 时 你 可 能 需 要 创 建 新 的 样 式, 或 者 更 改 所 需 的 外 观 在 创 建 新 样 式 时, 你 可 以 指 定 是 否 将 它 应 用 到 段 落 或 字 符 中 另 外, 为 样 式 指 定 一 个 描 述 其 结 果 的 简 短 描 述 性 名 称, 可 以 使 你 和 其 他 人 在 使 用 该 样 式 时 能 够 回 想 起 其 结 果 要 更 改 样 式, 你 可 以 调 整 已 有 样 式 的 格 式 设 置 1) 创 建 新 样 式 (1) 选 定 要 将 其 格 式 保 存 为 样 式 的 文 本 (2) 单 击 格 式 菜 单, 单 击 样 式, 然 后 单 击 新 建 (3) 键 入 简 短 的 描 述 性 名 称 (4) 单 击 样 式 类 型 下 拉 箭 头, 然 后 单 击 段 落, 在 样 式 中 包 括 所 选 文 本 的 行 距 和 页 边 距, 或 者 单 击 字 符, 在 样 式 中 只 包 括 格 式, 例 如 字 体 字 号 和 粗 体 (5) 单 击 后 续 段 落 样 式 下 拉 箭 头, 然 后 单 击 要 在 使 用 了 该 新 样 式 的 段 落 后 将 应 用 的 样 式 名 称

32 (6) 单 击 添 至 模 板 复 选 框, 将 新 样 式 保 护 到 当 前 模 板 中 (7) 单 击 确 定 (8) 单 击 应 用 或 关 闭 2) 浏 览 不 同 的 样 式 列 表 在 查 看 样 式 对 话 框 中 的 样 式 列 表 时, 你 可 以 选 择 要 查 看 的 样 式 类 型 : 正 在 使 用 的 样 式, 所 有 样 式 和 用 户 定 义 的 样 式 在 样 式 列 表 框 中 显 示 的 样 式 将 基 于 所 选 的 选 项 3) 更 改 老 样 式 (1) 单 击 格 式 菜 单, 然 后 单 击 样 式 (2) 单 击 要 更 改 的 样 式 (3) 单 击 更 改 (4) 单 击 格 式, 然 后 单 击 要 更 改 的 格 式 类 型 a 要 更 改 字 符 格 式, 例 如 字 体 类 型 和 粗 体, 你 可 以 单 击 字 体 b 要 更 改 行 距 和 缩 进, 你 可 以 单 击 段 落 (5) 选 择 所 需 的 格 式 选 项, 然 后 单 击 确 定 (6) 检 查 预 览 框, 预 览 样 式 描 述 进 行 所 需 的 格 式 更 改 (7) 单 击 确 定 (8) 单 击 应 用 或 关 闭 提 示 : 使 用 样 式 节 省 时 间 一 旦 你 用 样 式 设 置 了 文 档 格 式, 你 就 可 以 快 速 尝 试 使 用 不 同 的 外 观 更 改 每 个 样 式, 然 后 查 看 自 动 更 改 的 带 有 该 样 式 的 所 有 文 本 4) 快 速 创 建 标 题 样 式 你 可 以 创 建 居 中 和 粗 体 文 本 的 标 题 样 式 键 入 标 题, 选 定 该 文 本, 然 后 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 居 中 和 加 粗 按 钮 接 下 来, 突 出 显 示 格 式 工 具 栏 上 的 样 式 框 中 的 样 式 名 称 键 入 名 称, 例 如 标 题, 然 后 按 Enter 键 现 在 你 的 文 档 就 可 以 使 用 该 样 式 了 5) 快 速 修 改 标 题 样 式 你 可 使 带 有 标 题 样 式 的 文 本 倾 斜 选 定 标 题 文 本, 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 倾 斜 按 钮, 单 击 样 式 下 拉 箭 头, 单 击 标 题, 单 击 更 新 样 式, 以 反 映 最 近 所 做 修 改 单 选 钮, 再 单 击 确 定 2 Word 分 节 符 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 Word 的 6.0 至 Word 2002 版 本 中, 我 们 每 次 开 启 一 个 新 的 空 白 文 档 时, 都 可 以 在 Word 窗 口 的 左 下 角 发 现 "1 页 1 节 " 的 字 样 由 此 我 们 可 以 知 道, 在 此 文 档 中, 只 包 含 一 个 " 节 " 那 么, 什 么 是 " 节 " 呢? 所 谓 的 " 节 ", 就 是 Word 用 来 划 分 文 档 的 一 种 方 式 之 所 以 引 入 " 节 " 的 概 念, 是 因 为 我 们 在 编 辑 文 档 的 时 候, 有 时 并 不 是 从 头 到 尾 所 有 的 页 面 都 采 用 相 同 的 外 观 例 如, 在 某 些 文 档 中, 可 能 会 使 用 较 宽 的 表 格, 这 时 我 们 就 希 望 这 个 带 有 表 格 文 档 的 页 面 可 以 进 行 " 旋 转 ", 以 便 能 够 取 得 更 好 的 显 示 效 果 这 时 候 就 需 要 利 用 " 分 节 " 的 技 术, 来 控 制 某 个 特 定 页 面 的 版 式 属 性 本 文 就 以 Word 的 最 新 版 本 Word 2002 为 例, 跟 大 家 讨 论 一 下 有 关 " 节 " 的 方 方 面 面 2.1 分 节 符 所 包 含 的 信 息 分 节 符 可 以 包 含 以 下 信 息 :

33 页 面 方 向 ( 横 向 或 纵 向 ) 页 边 距 分 栏 状 态 纵 向 对 齐 方 式 行 号 页 眉 和 页 脚 样 式 页 码 纸 型 大 小 及 纸 张 来 源 2.2 插 入 分 节 符 说 明 : 在 Office2007 中 页 面 布 局 - 页 面 设 置 - 分 隔 符 中 弹 出 的 菜 单 中 可 选 择 分 节 符 类 型 并 插 入 插 入 分 节 符 的 办 法 为, 选 择 " 插 入 "*" 分 隔 符 ", 弹 出 " 分 节 符 " 对 话 框 ( 如 图 1 所 示 ) 然 后 选 择 合 适 的 分 节 符 类 型, 点 击 " 确 定 " 按 钮 即 可 注 意 : 我 们 可 以 把 分 节 符 当 作 一 种 隐 藏 的 代 码, 它 包 含 了 所 在 的 位 置 之 前 页 面 的 各 种 信 息 ( 注 意 : 一 定 是 其 所 在 位 置 之 前 的, 用 户 在 删 除 分 节 符 的 时 候, 了 解 这 一 概 念 非 常 必 要 ) 2.3 让 分 节 符 现 形 插 入 了 分 节 符 之 后, 您 很 可 能 看 不 到 它 因 为 在 我 们 最 常 用 的 " 页 面 " 视 图 模 式 下, 通 常 是 看 不 到 分 节 符 的 这 时, 我 们 可 以 单 击 " 常 用 " 工 具 栏 上 的 " 显 示 / 隐 藏 编 辑 标 记 " 按 钮, 让 分 节 符 现 出 原 形 在 文 档 中 显 示 的 分 节 符 如 图 2 所 示 从 图 2 可 以 看 出, 分 节 符 使 用 双 行 的 虚 线 表 示, 同 时 括 号 里 注 明 了 该 分 节 符 的 类 型 2.4 了 解 分 节 符 的 类 型 从 图 1 中 我 们 可 以 看 到, 在 Word 2002 中 有 4 种 分 节 符 可 供 选 择, 它 们 分 别 是 " 下 一 页 " " 连 续 " " 奇 数 页 " 和 " 偶 数 页 " 选 项 下 面 就 一 一 介 绍 各 个 分 节 符 的 具 体 作 用 下 一 页 在 插 入 此 分 节 符 的 地 方,Word 会 强 制 分 页, 新 的 " 节 " 从 下 一 页 开 始 如 果 要 在 不 同 页 面 上 分 别 应 用 不 同 的 页 码 样 式 页 眉 和 页 脚 文 字, 以 及 想 改 变 页 面 的 纸 张 方 向 纵 向 对 齐 方 式 或 者 纸 型, 应 该 使 用 这 种 分 节 符 连 续 插 入 " 连 续 " 分 节 符 后, 文 档 不 会 被 强 制 分 页 但 是, 如 果 " 连 续 " 分 节 符 前 后 的 页 面 设 置 不 同, 例 如 纸 型 和 纸 张 走 向 等, 即 使 选 择 使 用 " 连 续 " 分 节 符,Word 也 会 在 分 节 符 处 强 制 文 档 分 页 而 " 连 续 " 分 节 符 的 作 用, 主 要 是 帮 助 用 户 在 同 一 页 面 上 创 建 不 同 的 分 栏 样 式 或 不 同 的 页 边 距 大 小 尤 其 是 当 我 们 要 创 建 报 纸 样 式 的 分 栏 时, 更 需 要 连 续 分 节 符 的 帮 助 ( 分 栏 效 果 如 图 3 所 示 ) 当 然, 使 用 Word 6.0 到 Word 2002 版 本 的 用 户 在 设 置 报 纸 分 栏 时, 并 不 需 要 手 工 插 入 分 节 符 用 户 只 需 选 定 需 要 分 栏 的 段 落, 然 后 选 择 合 适 的 分 栏 数 量 即 可,Word 会 自 动 在 这 些 段 落 的 前 后 插 入 连 续 分 节 符 如 果 需 要 取 消 分 栏, 可 以 直 接 删 除 相 关 分 节 符, 这 比 重 新 设

34 置 分 栏 要 容 易 得 多 奇 数 页 在 插 入 " 奇 数 页 " 分 节 符 之 后, 新 的 一 节 会 从 其 后 的 第 一 个 奇 数 页 面 开 始 ( 以 页 码 编 号 为 准 ) 在 编 辑 长 篇 文 稿, 尤 其 是 书 稿 时, 人 们 一 般 习 惯 将 新 的 章 节 题 目 排 在 奇 数 页, 此 时 即 可 使 用 " 奇 数 页 " 分 节 符 注 意 : 如 果 上 一 章 节 结 束 的 位 置 是 一 个 奇 数 页, 也 不 必 强 制 插 入 一 个 空 白 页 在 插 入 " 奇 数 页 " 分 节 符 后,Word 会 自 动 在 相 应 位 置 留 出 空 白 页 偶 数 页 " 偶 数 页 " 分 节 符 的 功 能 与 奇 数 页 的 类 似, 只 不 过 是 后 面 的 一 节 从 偶 数 页 开 始, 在 此 不 再 赘 述 2.5 改 变 分 节 符 属 性 说 明 : 对 话 框 位 于 页 面 布 局 - 页 面 设 置 - 版 式 插 入 分 节 符 之 后, 如 果 需 要 改 变 其 属 性, 无 需 删 除 该 分 节 符 并 重 新 插 入 新 的 分 节 符 您 可 以 把 光 标 放 置 在 需 要 改 变 分 节 符 属 性 的 " 节 " 中 ( 即 分 节 符 前 面 的 任 意 位 置 ), 然 后 选 择 " 文 件 "*" 页 面 设 置 ", 在 " 页 面 设 置 " 对 话 框 中 选 择 " 版 式 " 选 项 卡, 在 " 节 的 起 始 位 置 " 选 项 中, 选 择 新 的 起 始 位 置 即 可 ( 如 图 4 所 示 ) 2.6 删 除 分 节 符 在 需 要 对 分 节 符 进 行 删 除 的 时 候, 要 注 意 分 节 符 中 所 保 存 的 版 式 信 息 影 响 的 是 其 前 面 的 文 字, 而 不 是 后 面 的 这 一 点 请 大 家 一 定 要 记 牢, 不 然 在 删 除 时 容 易 选 错 删 除 对 象, 而 把 编 辑 好 的 文 档 弄 得 面 目 全 非 如 果 需 要 一 次 性 删 除 文 档 中 所 有 的 分 节 符, 可 以 使 用 Word 2002 的 " 查 找 替 换 " 功 能 在 " 查 找 和 替 换 " 对 话 框 中 的 " 查 找 内 容 " 选 项 中 填 写 "^b"( 这 2 个 字 符 代 表 分 节 符 ), 也 可 以 单 击 " 高 级 " 按 钮, 在 " 特 殊 字 符 " 列 表 中 选 取 " 分 节 符 " 选 项, 并 替 换 为 空, 然 后 点 击 " 全 部 替 换 " 按 钮, 文 档 中 所 有 的 分 节 符 即 可 全 部 删 除 ( 如 图 5 所 示 ) 值 得 注 意 的 是, 在 删 除 分 节 符 时, 该 分 节 符 前 面 的 文 字 会 依 照 分 节 符 后 面 的 文 字 版 式 进 行 重 新 排 版 例 如, 如 果 把 一 篇 文 档 分 为 两 个 小 节, 第 一 小 节 分 两 栏, 第 二 小 节 分 三 栏 此 时 如 果 删 除 它 们 之 间 的 分 节 符, 那 么 整 篇 文 档 就 会 变 成 三 栏 版 式 2.7 利 用 分 节 符 进 行 快 速 排 版 分 节 符 是 排 版 的 好 帮 手, 不 过 它 的 作 用 可 能 并 不 局 限 于 我 们 通 常 所 想 象 的 那 些 例 如, 用 户 可 以 把 设 定 好 版 式 的 分 节 符 保 存 在 自 动 图 文 集 中, 这 样 在 以 后 使 用 时, 直 接 插 入 该 自 动 条 目 即 可, 省 去 了 许 多 繁 琐 的 排 版 工 作 另 外, 如 果 需 要 在 一 个 新 的 小 节 运 用 前 面 某 个 小 节 的 版 式 ( 例 如 纸 型 及 纸 张 方 向 等 ), 可 以 进 入 " 普 通 " 视 图 模 式, 复 制 包 含 前 面 小 节 排 版 信 息 的 分 节 符, 然 后 把 它 粘 贴 到 需 要 设 定 同 样 版 式 的 段 落 后 这 样, 新 分 节 符 上 方 的 文 字 也 自 动 遵 循 同 样 的 版 式 还 有 一 点 要 提 醒 大 家, 如 果 您 使 用 复 制 粘 贴 的 方 式 复 制 或 移 动 文 字, 而 复 制 的 文 字 中 包 含 分 节 符, 那 么 当 该 段 文 字 被 粘 贴 后, 文 档 中 位 于 新 粘 贴 文 字 前 面 的 文 字 也 将 按 新 粘 贴 文 字 中 分 节 符 所 规 定 的 版 式 进 行 排 列 另 外, 由 于 在 Word 文 档 中, 最 后 一 小 节 的 版 式 信 息 保 存 在 文 档 的 最 后 一 个 回 车 符 中, 所 以 当 把 最 后 一 段 连 同 回 车 符 复 制 粘 贴 到 文 档 的 其

35 他 小 节 中 时, 最 后 一 小 节 的 版 式 同 样 会 影 响 所 粘 贴 文 字 前 面 的 内 容 3 让 Word 文 字 自 动 适 应 单 元 格 大 小 说 明 : 适 用 于 Office2007 说 明 使 用 此 设 置 之 后 系 统 会 一 直 自 动 的 压 缩 文 字 的 宽 度, 而 不 会 产 生 任 何 换 行 在 Word 2000 中, 当 我 们 向 表 格 中 输 入 文 字 时, 表 格 的 列 宽 会 自 动 增 加 以 适 应 文 字, 但 如 果 对 单 元 格 的 尺 寸 有 要 求 时, 在 Word 97 中 只 能 手 工 调 整 文 字 间 距, 而 在 Word 2000 中 则 可 以 自 动 调 整 文 字 间 距 以 适 应 单 元 格 要 启 动 这 项 功 能, 可 进 行 如 下 设 置 : 1) 选 中 该 单 元 格 2) 从 表 格 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 命 令, 随 后 出 现 表 格 属 性 对 话 框 3) 在 表 格 选 项 卡 中, 单 击 选 项 按 钮, 随 后 弹 出 表 格 选 项 对 话 框, 清 除 自 动 重 调 尺 寸 以 适 应 内 容 复 选 框 以 固 定 表 格 尺 寸 4) 在 单 元 格 选 项 卡 中, 单 击 选 项 按 钮, 弹 出 单 元 格 选 项 对 话 框, 单 击 选 中 适 应 文 字 复 选 框 为 了 让 单 元 格 容 下 尽 量 多 的 文 字 你 还 可 以 把 单 元 格 边 距 全 都 设 为 零 5) 单 击 确 定 按 钮 然 后 在 该 单 元 格 内 输 入 文 字 时,Word 会 自 动 调 整 字 符 间 距 以 适 应 单 元 格 大 小, 但 字 符 字 号 不 变 有 兴 趣 的 朋 友 可 以 试 一 试, 看 一 看 这 样 制 作 出 来 的 表 格 是 否 既 省 事 又 美 观 在 Excel 中 也 可 以 进 行 类 似 的 设 置 让 文 字 适 应 单 元 格 的 大 小, 方 法 是 执 行 格 式 单 元 格 对 齐 缩 小 字 体 填 充 命 令 4 Word 中 取 消 文 本 录 入 过 程 中 的 自 动 编 号 说 明 : 适 用 于 Office2007 可 执 行 菜 单 工 具 / 自 动 更 正 命 令, 在 打 开 的 自 动 更 正 对 话 框 中, 切 换 到 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 然 后 取 消 选 择 自 动 编 号 列 表 复 选 框 中 的 复 选 标 志, 然 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 即 可 5 给 跨 页 的 表 格 自 动 添 加 表 头 说 明 : 适 用 于 Office2007 如 果 你 在 Word 中 制 作 的 表 格 有 多 页, 往 往 需 要 从 第 二 页 开 始 的 每 一 页 都 有 与 第 一 页 相 同 的 表 头, 这 时, 可 按 以 下 步 骤 进 行 操 作 : 选 定 第 一 页 的 表 头 ( 表 头 有 多 行 时 要 选 定 多 行 ), 在 表 格 选 单 上 单 击 标 题 行 重 复 6 按 姓 氏 笔 画 排 序 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 Word 的 表 格 功 能 中, 为 了 适 应 中 文 习 惯, 新 增 了 按 姓 氏 笔 画 排 序 功 能 具 体 使 用 方 法 是 : 选 择 需 要 排 序 的 列, 左 击 表 格 / 排 序 选 单 项, 再 选 择 类 型 组 合 框 中 的 笔

36 画 项, 并 选 择 递 增 或 递 减, 点 击 确 定 即 可 你 会 看 到, 此 时 的 表 格 已 按 姓 氏 笔 画 ( 而 不 是 姓 名 笔 画 ) 的 递 增 ( 或 递 减 ) 排 列 好 了 7 巧 用 稿 纸 格 式 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 似 乎 不 太 实 用, 取 消 组 合 后 有 20*20 个 方 格, 一 一 排 列 起 来 是 件 非 常 痛 苦 的 事 情 在 WORD 中, 用 户 可 以 利 用 稿 纸 向 导 生 成 稿 纸 格 式 的 文 档 可 是, 如 何 生 成 小 字 本 格 式 的 文 档 呢? 问 题 的 关 键 在 于 掌 握 稿 纸 格 式 的 制 作 过 程 WORD 提 供 的 稿 纸 格 式 是 用 绘 图 工 具 绘 制 并 插 入 页 眉 中 得 到 的, 因 此 利 用 稿 纸 格 式 也 要 从 这 一 点 下 手 : 1) 左 击 文 件 / 新 建 选 单 项, 选 择 稿 纸 向 导, 生 成 的 稿 纸 文 档 ; 2) 左 击 视 图 / 页 眉 和 页 脚 选 单 项 ; 3) 左 击 绘 图 工 具 栏 中 的 选 择 对 象 按 钮 ; 4) 右 击 稿 纸, 选 择 组 合 / 取 消 组 合 命 令 ; 5) 拖 动 方 格 列, 排 成 的 小 字 本 格 式 ; 6) 左 击 文 件 / 页 面 设 置, 选 择 文 档 网 格 卡 ; 7) 将 每 页 行 数 设 置 为 31 后 确 定 ; 8) 关 闭 页 眉 / 页 脚 即 可 8 创 建 项 目 符 号 和 编 号 的 方 法 说 明 : 适 用 于 Office2007 Word 可 以 为 提 纲 式 的 列 表 加 上 各 种 项 目 符 号 或 编 号, 使 文 档 组 织 更 有 条 理 和 重 点 更 突 出 创 建 好 列 表 后, 还 可 以 按 笔 划 顺 序 编 号 顺 序 或 创 建 日 期 对 列 表 排 序 创 建 项 目 符 号 和 编 号 的 方 法 有 几 种, 下 面 介 绍 我 们 常 用 的 也 是 最 简 便 的 几 种 8.1 为 列 表 加 编 号 和 删 除 编 号 1) 选 定 要 加 编 号 的 段 落 2) 单 击 工 具 栏 上 的 编 号 按 钮 后, 将 对 所 选 文 本 自 动 加 上 数 字 编 号 3) 若 要 删 除 列 表 编 号, 则 选 定 要 删 除 编 号 的 段 落 4) 单 击 工 具 栏 上 的 编 号 按 钮, 将 删 除 所 选 文 本 的 数 字 编 号 8.2 为 列 表 增 加 和 删 除 项 目 符 号 1) 选 定 要 加 项 目 符 号 的 段 落 2) 单 击 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 按 钮, 将 对 所 选 文 本 自 动 加 上 项 目 符 号 3) 若 要 删 除 列 表 项 目 符 号, 则 选 定 要 删 除 项 目 符 号 的 段 落 4) 单 击 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 按 钮, 将 删 除 所 选 文 本 的 项 目 符 号

37 8.4 改 变 列 表 编 号 的 类 型 或 为 其 添 加 颜 色, 或 自 定 义 编 号 1) 选 定 要 更 改 的 或 要 采 用 新 定 义 编 号 的 文 本 或 列 表 段 落 2) 从 格 式 菜 单 中 选 择 项 目 符 号 和 编 号, 打 开 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 3) 选 择 编 号 标 签 卡, 可 以 从 6 种 预 定 义 的 编 号 中 选 择 一 种 4) 单 击 自 定 义 按 钮, 打 开 自 定 义 编 号 列 表 对 话 框 5) 从 编 号 位 置 栏, 可 选 择 编 号 的 位 置 及 是 否 用 悬 挂 式 缩 进 6) 从 编 号 框, 可 选 择 不 同 编 号 样 式 ; 从 字 体 框, 可 打 开 字 体 对 话 框, 从 中 选 择 不 同 字 体 7) 按 确 定 按 钮, 屏 幕 提 示 时 确 认 所 作 更 改 按 类 似 方 法 还 可 选 择 多 级 符 号 选 项 卡, 选 择 定 义 多 级 符 号 8.5 编 号 和 项 目 的 相 互 转 换 1) 选 定 要 修 改 的 带 有 项 目 符 号 的 段 落 2) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 编 号 按 钮 也 可 用 类 似 的 方 法, 将 带 编 号 的 段 落 修 改 为 带 项 目 符 号 的 段 落 9 在 Word 中 文 字 与 表 格 相 互 转 换 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 Word 2000 及 Word 2002 中, 如 果 要 把 文 字 与 表 格 互 相 方 便 地 转 换, 请 使 用 表 格 中 的 转 换 子 菜 单 在 相 互 转 换 过 程 中, 必 须 根 据 需 要 选 用 段 落 标 记 ( 敲 回 车 键 时 呈 现 的 标 记 ) 制 表 符 ( ) 或 逗 号 字 符 等 分 隔 符 将 表 格 转 换 成 文 字 时, 用 分 隔 符 标 识 分 隔 文 字 的 位 置 ; 在 将 文 字 转 变 成 表 格 时, 用 其 标 识 新 行 或 新 列 的 起 始 位 置 9.1 表 格 转 换 成 文 字 说 明 : 位 于 布 局 - 数 据 - 转 换 成 文 本 布 局 工 具 栏 需 要 选 择 表 格 后 才 会 出 现 在 将 Word 表 格 转 变 成 Word 文 字 时, 表 格 中 的 每 一 行 末 尾 将 出 现 段 落 标 记 以 示 该 行 的 结 束 同 一 行 中 的 相 邻 列 将 用 制 表 符 逗 号 或 所 选 的 其 他 标 记 来 间 隔 表 格 中 不 同 列 内 容 如 果 希 望 每 个 单 元 格 中 的 内 容 都 自 成 一 段, 就 选 用 段 落 标 记 作 为 分 隔 符 操 作 技 巧 : 1) 要 将 行 或 表 格 转 换 成 段 落, 请 先 选 定 行 或 表 格 2) 指 向 表 格 菜 单 中 的 转 换 子 菜 单, 然 后 单 击 表 格 转 换 成 文 字 命 令, 图 1 所 示 3) 在 对 话 框 中 的 文 字 分 隔 符 下, 单 击 所 需 的 字 符, 作 为 替 代 列 边 框 的 分 隔 符 表 格 各 行 用 段 落 标 记 分 隔 4) 单 击 确 定 按 钮 说 明 : 当 文 字 分 隔 符 选 用 制 表 符 时 ( 制 表 符 单 选 框 出 现 黑 点 ), 再 单 击 确 定

38 按 钮 此 时 原 表 格 处 只 是 去 掉 了 表 格 线, 而 原 各 单 元 格 的 内 容 未 发 生 任 何 变 化 当 文 字 分 隔 符 选 用 逗 号 时, 单 击 确 定 后, 原 表 格 处 的 每 行 内 容 没 变, 但 同 行 相 邻 单 元 格 内 容 之 间 将 用 小 写 逗 号 区 分, 且 间 距 变 小 当 选 用 段 落 标 记 时, 每 一 单 元 格 的 内 容 将 自 成 一 段 表 格 转 换 成 文 字 命 令, 只 能 适 用 于 某 行 或 几 行 及 整 个 表 格, 对 列 或 其 中 的 某 部 分 表 格 不 适 用 9.2 文 字 转 换 成 表 格 说 明 :Office2007 中 选 中 待 转 换 文 本 后, 点 击 插 入 - 表 格 ( 向 下 箭 头 )- 文 字 转 换 成 表 格 在 将 文 字 转 变 成 表 格 时,Word 会 将 段 落 标 记 所 在 的 位 置 作 为 行 的 起 点, 将 制 表 符 逗 号 或 其 他 所 选 标 记 所 在 的 位 置 作 为 列 的 起 点 如 果 希 望 新 表 格 中 只 包 括 一 列, 请 选 择 段 落 标 记 作 为 分 隔 符 如 : 现 以 逗 号 ( 也 可 用 空 格 或 其 他 ) 作 为 列 的 起 点, 把 学 生 的 成 绩 文 字 转 换 成 一 个 三 列 表 格 为 例, 介 绍 操 作 技 巧 步 骤 : 1) 输 入 姓 名 及 成 绩 姓 名 与 成 绩 之 间 要 用 小 写 逗 号 2) 选 中 要 转 换 成 表 格 的 文 字 ( 把 三 个 人 名 及 成 绩 全 选 中 ) 3) 单 击 表 格 菜 单 的 转 换 子 菜 单, 指 向 文 字 转 换 成 表 格 命 令 并 点 击 出 现 将 文 字 转 换 成 表 格 对 话 框 4) 选 择 文 字 分 隔 位 置 下 的 某 一 可 选 项 ( 本 例 选 逗 号 ), 在 列 数 文 本 框 中 填 入 需 要 列 的 数 字 5) 单 击 确 定 按 钮 将 出 现 表 格 如 下 图 10 怎 样 从 文 档 或 模 板 中 复 制 样 式? 说 明 : 适 用 于 Office2007 开 始 - 样 式 对 话 框 - 管 理 样 式 - 导 入 导 出 1) 选 择 格 式 菜 单 中 的 样 式 命 令 ; 2) 在 管 理 器 对 话 框 中 选 择 样 式 选 择 项 ; 3) 若 要 对 一 个 文 档 或 模 板 进 行 复 制 样 式, 选 择 列 表 下 的 关 闭 文 件 按 钮 关 闭 该 文 件, 然 后 选 择 打 开 文 件 按 钮 打 开 文 档 或 模 板 如 果 需 要 可 以 选 择 打 开 对 话 框 中 的 文 档 类 型 或 文 档 模 板 若 所 要 的 模 板 没 有 出 现 在 列 表 中, 可 选 择 其 它 驱 动 器 或 目 录 ; 4) 在 管 理 器 对 话 框 中, 从 左 侧 或 右 侧 列 表 中 选 出 要 复 制 的 样 式, 然 后 选 择 复 制 按 钮 若 要 选 择 一 组 样 式 可 单 击 该 组 中 的 第 一 项, 然 后 按 住 Shift 并 单 击 最 后 一 项 若 要 分 别 选 择 几 个 独 立 的 样 式, 可 按 住 Ctrl 键 并 单 击 每 一 项 ; 5) 选 择 关 闭 按 钮 I 软 件 操 作 技 巧

39 1 Alt 键 的 妙 用 说 明 : 适 用 于 Office2003 以 上 版 本 1) 按 住 Alt 键 ( 或 同 时 按 住 鼠 标 上 的 两 个 按 钮 ) 再 拖 动 左 右 ( 上 下 ) 边 距, 可 精 确 调 整 其 值 ( 在 标 尺 上 会 显 示 具 体 值 ) 2) 按 住 Alt 再 进 行 相 应 操 作, 还 可 以 精 确 调 整 图 形 艺 术 字 等 对 象 的 形 状 大 小 和 在 文 档 中 的 位 置 等 3) 按 住 Alt 后 单 击 任 意 单 元 格 可 快 速 选 定 单 元 格 所 在 列 按 Alt 键 后 双 击 表 格 中 任 意 位 置, 可 快 速 选 定 整 个 表 格 4) 按 住 Alt 后 拖 动 鼠 标 可 以 按 列 选 定 文 本 5) 按 住 Alt 拖 动 菜 单 命 令 或 工 具 栏 上 的 图 标 可 删 除 或 移 动 该 项 到 其 他 位 置 ( 同 时 还 按 住 Ctrl 则 复 制 ) 2 双 击 右 击 的 妙 用 说 明 : 适 用 于 Office2007 双 击 大 多 数 对 象, 将 弹 出 相 应 的 设 置 对 话 框, 可 以 快 速 设 置 有 关 项 目 ; 选 定 对 象 ( 或 将 光 标 置 于 特 定 位 置 ) 后 右 击, 弹 出 的 快 速 菜 单 常 会 出 现 工 具 栏 和 主 菜 单 中 没 有 的 选 项 鼠 标 指 针 移 到 连 线 或 顶 点 上 右 击 还 会 出 现 许 多 选 项 1) 双 击 横 标 尺 上 的 空 白 灰 色 区 域 或 竖 标 尺 上 任 意 位 置, 会 弹 出 页 面 设 置 对 话 框 2) 双 击 标 尺 上 栏 间 距 区 域, 会 弹 出 分 栏 对 话 框 3) 双 击 标 尺 上 任 何 一 个 制 表 位, 会 弹 出 制 表 位 对 话 框 4) 双 击 工 具 栏 两 侧 空 白 处 会 弹 出 自 定 义 对 话 框 如 双 击 上 下 边 线 则 工 具 栏 会 变 为 浮 动 工 具 栏 打 开 自 定 义 对 话 框 后 右 击 菜 单 命 令 或 工 具 按 钮 可 修 改 它 的 样 式 5) 选 定 要 复 制 的 格 式, 再 双 击 格 式 刷, 可 将 选 定 格 式 多 次 复 制 到 其 他 位 置 6) 快 速 拆 分 窗 口 : 将 鼠 标 指 针 移 动 到 垂 直 滚 动 条 顶 端 上 的 拆 分 条 上, 变 成 双 向 箭 头 后 双 击 或 拖 动 可 拆 分 窗 口 7) 状 态 栏 中 的 双 击 : 双 击 状 态 栏 的 前 两 个 框 中 任 意 位 置 可 快 速 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框 双 击 录 制 则 弹 出 录 制 宏 对 话 框, 双 击 修 订 扩 展 改 写 书 形 图 标 则 分 别 进 入 修 订 文 档 扩 展 选 定 改 写 进 行 拼 写 与 语 法 状 态 8) 在 文 件 的 打 开 对 话 框 中, 选 定 文 件 名 后 右 击, 选 择 打 印 可 不 打 开 文 件 而 快 速 打 印 Word 文 档 9) 选 定 多 边 形 后 右 击, 选 择 弹 出 菜 单 中 的 编 辑 顶 点, 按 Ctrl 不 放, 单 击 连 线 可 增 加 顶 点, 单 击 顶 点 则 删 除 该 顶 点 3 word 快 捷 键 卡 说 明 : 适 用 于 Office2007 如 果 功 能 不 能 用, 请 注 意 是 否 在 英 文 输 入 状 态 Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt A 全 选 all 大 写 allcaps 显 示 所 有 标 题 B 粗 体 bold 粗 体 bold

40 C 拷 贝 copy 格 式 拷 贝 copy format 关 闭 预 览 cancel 版 权 copyright 符 号 D 字 体 格 式 dot 分 散 对 齐 distribute 插 入 日 期 date E 居 中 对 齐 Center 修 订 edit 编 辑 邮 件 合 并 数 据 插 入 尾 注 endnote F 查 找 find 定 义 字 体 font 插 入 合 并 域 插 入 脚 注 footnote G 定 位 go to H 替 换 huan 应 用 隐 藏 格 式 hide I 斜 体 italic 斜 体 italic 预 览 preview J 两 端 对 齐 adjust K 超 级 链 接 link 小 型 大 写 字 母 预 览 邮 件 合 并 自 动 套 用 格 式 L 左 对 齐 lef 列 表 样 式 list 显 示 Listnum 域 M 左 缩 进 margin 减 少 左 缩 进 打 印 已 合 并 文 档 批 注 动 词 margin N 新 建 new 降 级 为 正 文 normal 合 并 文 档 普 通 视 图 O 打 开 open 标 记 目 录 项 大 纲 视 图 outline P 打 印 print 定 义 字 符 大 小 pound 插 入 页 码 page 页 面 视 图 page Q 取 消 段 落 格 式 quit symbol 字 体 quick R 右 对 齐 right 页 眉 页 脚 链 接 注 册 商 标 register? S 保 存 save 定 义 样 式 style 拆 分 窗 口 Split T 首 行 缩 进 indent 减 小 首 行 缩 进 时 间 time 商 标 trademarkrm U 下 划 线 underline 下 划 线 underline 更 新 域 update 更 新 表 格 格 式 V 粘 贴 格 式 粘 贴 插 入 自 动 图 文 集 W 写 盘 关 闭 write 只 给 词 加 下 划 线 word X 剪 切 标 记 index entry Y 重 复 重 复 查 找 Z 撤 消 默 认 字 体 样 式 返 回 0 段 前 6p 切 换 1 单 倍 行 距 显 示 标 题 1 应 用 标 题 1 2 双 倍 行 距 显 示 标 题 2 应 用 标 题 2 3 锁 定 显 示 标 题 3 应 用 标 题 倍 行 距 应 用 标 题 5 应 用 标 题 5 = 下 标 和 正 常 切 换 上 标 与 正 常 切 换 4.Wrod 功 能 键 说 明 : 适 用 于 Office2007 无 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+Shift Ctrl+Alt F1 获 得 联 机 帮 助 Office 助 内 容 敏 感 型 帮 助 或 展 现 定 位 至 下 一 域 定 位 至 前 一 域 Microsoft 系 统 信 息 手 格 式 F2 移 动 文 字 或 图 形 复 制 文 本 打 印 预 览 保 存 打 开

41 F3 插 入 自 动 图 文 集 词 条 改 变 字 母 大 小 写 剪 切 到 图 文 场 插 入 图 文 场 中 的 内 容 创 建 自 动 图 文 集 " 词 条 F4 重 复 上 一 操 重 复 查 找 关 闭 窗 口 退 出 Word 退 出 Word 作 或 定 位 F5 定 位 移 动 到 前 一 处 修 订 还 原 文 档 窗 口 文 档 大 小 编 辑 书 签 还 原 程 序 窗 口 大 小 F6 定 位 至 下 一 窗 格 定 位 至 前 一 窗 格 定 位 至 下 一 窗 口 定 位 至 前 一 窗 口 F7 拼 写 同 义 词 库 控 制 菜 更 新 Word 查 找 拼 写 错 中 英 词 典 单 中 的 移 动 " 命 令 源 文 档 中 链 接 的 信 息 误 ( 自 动 拼 写 检 查 ) F8 扩 展 所 选 内 容 缩 小 所 选 内 容 大 小 命 令 F9 更 新 选 定 域 在 域 代 码 和 插 入 空 域 其 结 果 之 间 进 行 切 换 F10 激 活 菜 单 栏 显 示 快 捷 菜 将 文 档 窗 口 单 最 大 化 F11 定 位 至 下 一 定 位 至 前 一 锁 定 域 域 域 F12 另 存 为 保 存 打 开 打 印 扩 展 所 选 内 运 行 宏 容 ( 或 块 ) 解 除 域 的 链 在 所 有 域 和 中 运 行 接 它 们 的 结 果 Gotobutton 之 间 进 行 切 或 换 Macrobutton 激 活 标 尺 将 程 序 窗 口 最 大 化 解 除 对 域 的 显 示 Visual 锁 定 Basic 代 码 5 灵 活 动 用 WORD 的 打 开 对 话 框 说 明 : 适 用 于 Office 以 不 同 方 式 打 开 文 档 首 先 在 打 开 对 话 框 中 将 文 件 选 中, 然 后 单 击 打 开 下 拉 按 钮, 看 到 了 吗?Word 2000 提 供 了 四 种 方 式 打 开 文 档 1) 打 开 : 是 对 话 框 默 认 的 文 件 打 开 方 式, 不 说 您 也 知 道 2) 以 只 读 方 式 打 开 : 则 对 文 件 所 做 的 任 何 修 改, 只 能 以 另 存 为 方 式 保 存, 而 不 能 直 接 修 改 并 保 存 原 文 件 3) 以 副 本 方 式 打 开, 则 系 统 会 在 原 文 件 所 在 目 录 创 建 它 的 副 本 例 如, 以 副 本 方 式 打 开 了 My Documents 文 件 夹 中 的 Word 技 巧, 则 My Documents 文 件 夹 会 出 现 一 个 名 为 Word 技 巧 (2) 的 新 文 件 4) 若 在 对 话 框 内 选 中 了 Web 页 或 Web 快 捷 方 式, 则 打 开 下 拉 菜 单 的 用 浏 览 器 打 开 命 令 可 用 选 择 它 即 可 用 浏 览 器 打 开 Web 页 或 连 接 到 某 个 Web 站 点

42 5.2 管 理 文 件 1) 查 找 文 件 打 开 对 话 框 具 有 基 本 的 文 件 管 理 功 能 打 开 对 话 框 可 用 文 字 或 文 字 与 通 配 符 搭 配 使 用, 查 找 含 有 某 些 关 键 字 的 文 件 方 法 是 : 使 用 查 找 范 围 列 表 定 位 文 件 的 位 置 然 后 在 文 件 名 框 内 输 入 要 查 找 的 关 键 字, 或 者 打 开 文 件 名 下 拉 列 表 查 找 已 输 入 的 关 键 字 必 要 时 可 打 开 文 件 类 型 下 拉 列 表, 选 择 要 查 找 的 文 件 类 型 完 成 后 单 击 打 开 按 钮, 则 所 有 包 含 待 查 找 关 键 文 字 的 文 件 名 均 出 现 在 对 话 框 中 除 此 之 外, 你 还 可 以 在 文 件 名 框 内 使 用 通 配 符 *, 如 利 用 * 技 巧 查 找 以 文 件 名 以 技 巧 结 尾 的 文 件 等 2) 自 动 匹 配 文 件 当 你 在 对 话 框 的 文 件 名 框 内 输 入 文 件 名 后, 只 要 输 入 的 文 件 名 与 某 个 文 件 名 匹 配, 框 内 就 会 自 动 补 齐 剩 余 的 若 干 字 符, 回 车 即 可 打 开 该 文 件 否 则 可 继 续 输 入 剩 余 的 部 分, 寻 找 或 打 开 其 他 文 件 相 信 在 Excel 中 录 入 数 据 时 您 已 经 领 会 到 它 的 方 便 3) 排 序 文 件 打 开 对 话 框 中 的 文 件 按 一 定 规 律 排 序, 有 利 于 用 户 快 速 查 找 文 件 排 序 方 法 是 : 点 击 视 图 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 排 列 图 标 子 菜 单, 从 按 名 称 按 类 型 按 大 小 和 按 日 期 四 种 排 序 方 私 中 选 择 即 可 6 关 于 快 捷 键 菜 单 工 具 栏 说 明 : 不 适 用 于 Office2007 1) 在 主 菜 单 上 添 加 命 令 或 工 具 按 钮 : 使 用 像 素 以 上 的 分 辨 率, 主 菜 单 右 边 有 很 多 空 位 置, 把 最 常 用 的 命 令 或 图 标 放 在 上 面, 好 处 多 多! 2) 快 速 自 定 义 快 捷 键 : 按 下 Ctrl+Alt+Num 组 合 键 后, 鼠 标 指 针 会 变 为 花 朵 形, 再 执 行 要 定 义 快 捷 的 键 盘 或 鼠 标 操 作 后, 就 会 弹 出 自 定 义 键 盘 对 话 框 让 你 指 定 快 捷 键 3) 漂 移 下 拉 菜 单 : 单 击 工 具 栏 中 字 体 颜 色 填 充 色 外 围 边 框 等 图 标 右 侧 的 下 拉 按 钮 后, 再 拖 动 弹 出 列 表 的 标 题 条 到 窗 口 中, 可 使 该 菜 单 漂 移 7 另 有 妙 用 的 Ctrl+Z 说 明 : 适 用 于 Office2007 大 家 都 知 道,Ctrl+Z 的 作 用 是 撤 消 上 一 个 操 作, 能 使 我 们 在 编 写 文 档 过 程 中 可 以 及 时 取 消 所 进 行 的 误 操 作, 或 是 恢 复 到 以 前 的 某 一 步 但 你 知 道 吗?Ctrl+Z 还 有 特 殊 的 作 用 先 举 一 个 例 子, 在 没 有 改 变 W o rd 缺 省 设 置 的 情 况 下, 在 空 行 中 输 入 : 1 计 算 机 的 实 际 应 用, 系 统 会 自 动 将 其 变 为 项 目 编 号 的 形 式, 并 在 下 一 行 添 加 了 2 字 样 这 时 如 果 按 BackSpace 键, 可 以 删 除 第 二 行 中 的 项 目 编 号, 并 不 能 消 除 第 一 行 中 的 项 目 编 号 形 式, 也 就 是 说 第 一 行 中 的 1 已 经 变 成 项 目 编 号 了, 不 可 选 这 时,Ctrl+Z 就 发 挥 作 用 了 我 们 在 输 入 1 计 算 机 的 实 际 应 用 敲 回 车 后, 顺 手 按 一 下 Ctrl+Z, 一 切 都 OK 了, 第 一 行 还 是 原 来 的 样 子, 一 点 也 没 变 原 来 系 统 有 自 动 更 正 的 功 能, 可 以 按 照 一 些 约 定 将 键 入 的 内 容 自 动 更 正

43 比 如 我 们 输 入 1 计 算 机 的 实 际 应 用 并 敲 回 车 后, 系 统 做 了 两 件 事, 先 是 换 到 下 一 行, 然 后 将 这 两 行 变 为 自 动 编 号 的 形 式 我 们 按 了 一 下 Ctrl+Z, 刚 好 取 消 了 第 二 个 操 作, 就 像 什 么 事 都 没 发 生 一 样, 系 统 自 动 更 正 的 内 容 可 以 在 工 具 菜 单 下 的 自 动 更 正 选 项 下 更 改, 这 里 就 不 再 细 说 了 大 家 可 以 根 据 此 原 理 去 发 现 Ctrl+Z 的 妙 用 8 在 Word 中 直 接 批 量 转 换 文 档 说 明 : 不 适 用 于 Office2007 手 头 上 有 许 多 Word 生 成 的 DOC 文 件, 想 都 转 化 成 TXT 文 件 去 投 稿, 而 苦 于 往 返 于 打 开 / 另 存 为 之 间 其 实, 在 Word 中 是 能 够 批 量 转 换 文 档 的 只 要 我 们 试 着 单 击 文 件 建 立 新 文 件 命 令, 打 开 新 建 文 件 对 话 框 ( 注 意 不 能 单 击 快 捷 栏 上 的 新 建 图 标 或 直 接 按 Ctrl+N 快 捷 键, 这 样 Word 会 使 用 其 默 认 模 板 建 立 一 个 新 文 件, 而 不 会 打 开 新 建 文 件 对 话 框 ), 点 击 其 它 文 档 标 签, 并 双 击 其 中 的 转 换 向 导 项 目 ( 但 如 果 你 的 机 器 中 没 有 安 装 此 模 板, 系 统 会 自 动 启 动 Office2000 或 XP 的 安 装 程 序, 并 会 提 示 你 插 入 Office2000 光 盘 ), 再 顺 着 向 导 一 步 一 步 操 作 利 用 该 向 导 既 可 以 将 WORD/XP 中 所 有 支 持 的 文 件 格 式 批 量 转 换 成 WORD/XP 格 式, 也 可 以 将 WORD/XP 格 式 批 量 转 换 至 WORD/XP 中 所 有 支 持 的 文 件 格 式, 包 括 RTF 文 件 WEB 页 文 件 WPS 文 件 Lotus Microsoft 工 作 表 Outlook 工 作 薄 等, 相 信 这 个 强 大 的 功 能 会 给 你 带 来 很 大 的 方 便 9 快 速 查 看 文 档 的 内 容 和 属 性 说 明 : 适 用 于 Office2007 快 速 查 看 的 方 法 步 骤 为 : 1) 单 击 打 开 按 钮 ; 2) 在 查 找 范 围 框 中, 单 击 包 含 要 查 看 的 文 件 的 驱 动 器 ; 3) 双 击 文 件 夹 列 表 中 的 文 件 夹, 直 到 打 开 包 含 所 需 文 件 的 文 件 夹, 如 果 文 件 夹 列 表 中 没 有 所 需 文 件, 则 可 以 对 其 进 行 搜 索 ; 4) 单 击 所 需 文 件 ; 5) 要 想 在 打 开 文 件 之 前 先 预 览 文 件 内 容, 则 单 击 视 图 下 拉 菜 单 中 的 预 览 命 令 要 查 看 文 件 属 性, 如 文 件 长 度 创 建 日 期 或 最 后 修 改 日 期 等, 则 单 击 详 细 命 令 按 钮 ; 要 查 看 文 件 属 性, 如 主 题 或 统 计 信 息 等, 则 单 击 属 性 命 令 10 查 找 与 替 换 功 能 妙 用 说 明 : 适 用 于 Office 快 速 替 换 特 殊 格 式 的 字 体 如 : 要 将 全 文 中 的 电 脑 一 词 改 为 粗 体 红 色 下 划 线 操 作 方 法 : 启 动 替 换 功 能, 在 查 找 内 容 中 填 入 电 脑 在 替 换 为 中 填 入

44 电 脑, 并 单 击 高 级 选 项, 打 开 格 式 菜 单 ( 注 意 要 在 激 活 替 换 为 下 拉 窗 口 的 条 件 下 ), 将 字 体 设 为 粗 体 红 色 下 划 线 单 击 全 部 替 换 按 钮 即 可 10.2 通 配 符 的 妙 用 如 : 要 将 全 文 书 名 号 内 的 内 容 都 设 为 黑 体 绿 色 因 为 书 名 号 的 内 容 不 一 定 相 同, 所 以 要 使 用 通 配 符 功 能 操 作 方 法 : 启 动 替 换 功 能, 在 查 找 内 容 中 填 入 * ( 注 : * 可 表 示 多 个 字 符,? 可 表 示 一 个 字 符 ), 在 替 换 为 中 点 击 鼠 标, 使 光 标 定 位, 但 不 填 入 任 何 内 容, 再 应 用 高 级 选 项, 将 字 体 设 为 黑 体 绿 色, 并 在 使 用 通 配 符 前 打 钩 单 击 全 部 替 换 按 钮 即 可 11 如 何 查 看 和 清 空 剪 贴 板 说 明 : 适 用 于 Office2007 直 接 点 击 开 始 - 剪 贴 板 即 可 查 看 在 文 档 编 辑 过 程 中, 用 户 经 常 会 使 用 复 制 和 粘 贴 功 能, 有 时 复 制 次 数 过 多 后, 需 要 查 看 或 删 除 剪 贴 板 的 内 容, 如 何 操 作 呢? 执 行 编 辑 菜 单 上 的 Office 剪 贴 板 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 列 出 了 剪 贴 板 中 的 所 有 内 容, 用 户 可 以 选 择 单 个 删 除 或 者 全 部 清 空 12 鼠 标 快 捷 操 作 Word 说 明 : 适 用 于 Office2007 拆 分 窗 口 前 需 要 新 建 窗 口 通 过 视 图 - 窗 口 - 新 建 窗 口 可 以 建 立 另 一 外 编 辑 环 境 对 新 建 的 窗 口, 拆 分 功 能 可 用! 原 窗 口 拆 分 功 能 仍 不 可 用 如 果 你 经 常 要 录 入 较 长 的 文 档, 常 常 会 遇 到 需 要 对 跨 度 较 远 的 不 同 文 字 的 编 辑 操 作, 翻 来 覆 去, 实 在 辛 苦 这 时 另 外 一 个 不 为 人 注 意 的 小 东 西 就 派 上 用 场 了, 它 就 是 位 于 窗 口 右 边 滚 动 条 上 方 与 带 黑 三 角 形 的 按 钮 相 邻 的 一 个 很 扁 的 折 叠 起 来 的 滚 动 条 把 鼠 标 放 在 上 面, 鼠 标 就 会 变 成 一 个 如 同 十 字 架 的 上 下 箭 头, 在 这 种 状 态 下 双 击 左 键, 窗 口 就 会 上 下 一 分 为 二, 这 样 我 们 就 可 以 在 不 同 的 窗 口 中 对 同 一 文 档 的 不 同 位 置 的 内 容 分 别 进 行 操 作 ( 其 作 用 就 相 当 于 窗 口 中 的 折 分 ) 我 们 还 可 以 按 住 该 滚 动 条 并 往 下 拖, 这 样 也 可 以 把 窗 口 分 成 两 个, 窗 口 的 大 小 可 以 用 鼠 标 来 调 整 12.1 快 速 保 存 首 先, 要 设 置 启 用 快 速 保 存 : 设 置 快 速 保 存 的 方 法 为 : 单 击 工 具 菜 单 中 选 项 命 令, 在 选 项 对 话 框 中 选 择 保 存 标 签 卡, 然 后 选 中 快 速 保 存 复 选 框 即 可 快 速 打 开 和 保 存 文 档 然 后,word 的 菜 单 会 生 相 应 的 变 化, 选 择 文 件 菜 单, 在 菜 单 最 下 方 出 现 最 近 编 辑 过 的 四 个 文 件 名, 单 击 其 中 一 项, 便 可 快 速 打 开 相 应 文 档 快 速 保 存 实 际 是 每 次 保 存 的 时 候, 只 保 存 改 变 过 的 内 容, 用 它 可 以 节 省 保 存 时 间

45 12.2 同 时 编 辑 长 文 档 的 多 个 部 分 同 时 编 辑 同 一 文 档 的 多 个 部 分 处 理 长 文 档 时 可 将 文 档 的 不 同 部 分 同 时 显 示 出 来 以 供 编 辑, 这 里 有 两 种 方 法 实 现 该 功 能 1) 方 法 一 : 利 用 不 同 的 窗 口 显 示 同 一 文 档 的 不 同 部 分, 首 先 打 开 需 显 示 的 文 档, 然 后 单 击 窗 口 菜 单 的 新 建 窗 口 菜 单 项, 这 样 屏 幕 上 就 会 产 生 一 个 新 窗 口, 显 示 的 是 同 一 文 档, 你 可 以 通 过 窗 口 切 换 和 窗 口 滚 动 技 术, 使 不 同 的 窗 口 显 示 同 一 文 档 的 不 同 部 分 2) 方 法 二 : 用 同 一 窗 口 的 子 窗 口 显 示 同 一 文 档 的 不 同 部 分, 即 单 击 窗 口 菜 单 的 拆 分 菜 单 项, 将 当 前 文 档 窗 口 分 割 为 两 个 子 窗 口, 且 两 个 子 窗 口 都 是 激 活 的, 你 可 以 对 任 何 一 个 子 窗 口 独 立 地 进 行 操 作 要 想 结 束 这 种 子 窗 口 状 态, 可 以 单 击 窗 口 菜 单 的 取 消 拆 分 菜 单 项 12.3 同 时 保 存 或 关 闭 多 个 文 档 同 时 保 存 多 个 文 档 当 同 时 打 开 了 多 个 文 档 时, 若 要 同 时 保 存 和 关 闭 所 有 文 档, 可 按 住 Shift 键, 再 单 文 件 菜 单 这 时 菜 单 中 将 包 含 全 部 关 闭 和 全 部 保 存 两 个 菜 单 项, 你 只 需 单 击 其 中 之 一 即 可 J 文 件 操 作 1 嵌 入 truetype 字 体 说 明 : 适 用 于 Office2007 当 文 档 中 包 含 某 些 特 殊 字 体 ( 一 般 电 脑 上 不 安 装 的 字 体 ), 如 office2000 所 带 的 繁 体 字 mingliu, 为 了 能 在 其 它 未 装 特 殊 字 体 的 电 脑 上 能 正 常 打 开 该 文 档, 可 在 文 档 中 嵌 入 truetype 字 体 方 法 是 : 将 工 具 选 项 的 保 存 选 项 卡 上 的 嵌 入 truetype 字 体 复 选 框 选 中 由 于 一 个 truetype 字 体 文 件 的 长 度, 小 则 数 兆, 大 则 十 多 兆, 所 以 嵌 入 truetype 字 体 后, 文 档 长 度 一 般 将 增 至 数 十 兆, 给 编 辑 使 用 带 来 极 大 不 便 如 果 再 选 中 只 嵌 入 所 用 字 符 复 选 框, 则 文 档 的 长 度 不 会 增 大 很 多, 但 在 其 它 电 脑 上 不 能 编 辑 文 档 中 特 殊 字 体 部 分 的 内 容 2 利 用 Word 自 动 为 文 档 编 写 摘 要 说 明 : 未 知 撰 写 学 术 论 文 时 大 多 需 要 配 置 一 个 摘 要, 这 通 常 是 在 论 文 撰 写 完 毕 之 后 由 用 户 手 工 对 源 文 档 进 行 分 析 提 炼 后 得 出 的, 不 过 你 若 是 一 名 Word 用 户, 则 不 妨 偷 偷 懒 Word 具 有 自 动 为 文 档 编 写 摘 要 的 功 能, 它 通 过 采 用 统 计 分 析 等 方 法 从 文 档 中 找 出 论 述 的 要 点, 然 后 再 将 这 些 要 点 集 中 到 一 起 即 成 为 摘 要 由 于 Word 既 可 将 摘 要 单 独 汇 编 成 文, 也 可 将 它 们 放 在 源 文 档 中 突 出 显 示, 其 详 略 程 度 也 可 任 意 进 行 调 整, 可 满 足 用 户 为 文 档 编 写 摘 要 的 任 何 要 求,

46 减 轻 用 户 的 工 作 量, 因 而 深 受 广 大 用 户 的 欢 迎 为 便 于 用 户 的 使 用, 特 将 利 用 Word 自 动 为 文 档 编 写 摘 要 的 方 法 介 绍 如 下 : 1) 启 动 Word, 打 开 准 备 编 写 摘 要 的 文 档 ( 以 下 操 作 均 以 中 文 Word97 为 例, 其 它 各 个 版 本 的 操 作 基 本 类 似, 用 户 可 参 照 使 用 ) 2) 执 行 工 具 菜 单 中 的 自 动 编 写 摘 要 命 令, 弹 出 对 话 框 3) 在 摘 要 类 型 框 中 选 择 合 适 的 摘 要 种 类 Word 总 计 提 供 了 四 种 类 型 不 同 的 摘 要 供 用 户 选 择, 它 们 分 别 是 : 突 出 显 示 摘 要 即 对 文 档 进 行 分 析, 找 出 关 键 性 的 句 子, 然 后 在 源 文 档 中 对 他 们 进 行 突 出 显 示, 起 到 突 出 重 点 的 作 用 在 文 档 上 方 插 入 摘 要 或 摘 录 文 字 对 文 档 进 行 分 析 并 找 出 关 键 句 子 之 后, 再 将 它 们 复 制 到 源 文 档 的 上 方, 而 正 文 部 分 保 持 不 变, 可 满 足 绝 大 多 数 用 户 编 写 摘 要 的 要 求 将 摘 要 置 于 新 文 件 中 自 动 对 文 档 进 行 分 析 并 找 出 关 键 性 句 子, 然 后 再 将 它 们 全 部 复 制 到 一 篇 新 文 档 中, 这 样 就 可 以 生 成 一 篇 独 立 的 摘 要 文 档 ( 本 类 摘 要 与 在 文 档 上 方 插 入 摘 要 或 摘 录 文 字 的 区 别 在 于 前 者 将 正 文 与 摘 要 分 割 成 两 篇 不 同 的 文 档, 而 后 者 将 它 们 放 在 同 一 文 档 的 不 同 位 置 ) 保 留 摘 要, 其 它 内 容 隐 藏 即 对 文 档 进 行 分 析, 找 出 关 键 性 的 句 子, 然 后 仅 显 示 这 些 关 键 性 的 句 子, 而 将 文 档 中 的 其 它 部 分 隐 藏 起 来, 使 用 户 希 望 了 解 一 篇 长 文 档 的 内 容 时, 采 用 本 功 能 效 果 十 分 理 想 4) 在 相 当 于 原 长 的 百 分 比 框 中 键 入 所 需 摘 要 的 详 细 程 度 ( 如 25% 即 表 示 生 成 的 摘 要 相 当 于 源 文 档 总 长 度 25%) 5) 单 击 确 定 之 后 系 统 即 开 始 对 文 档 进 行 分 析, 找 出 文 档 中 的 要 点, 并 按 用 户 的 要 求 显 示 出 来 6) 用 户 若 对 Word 自 动 生 成 的 摘 要 的 状 态 不 甚 满 意, 希 望 对 其 加 以 适 当 修 改, 则 只 需 利 用 自 动 编 写 摘 要 工 具 栏 上 相 应 的 选 项 即 可 ; 如 要 调 整 摘 要 的 详 细 程 度, 可 拖 动 鼠 标 或 单 击 相 当 于 原 长 的 百 分 比 框 上 的 箭 头 ; 如 果 要 在 只 显 示 文 档 要 点 和 在 文 档 中 突 出 显 示 要 点 之 间 进 行 切 换, 可 单 击 突 出 显 示 / 只 显 示 摘 要 按 钮 7) 调 整 完 毕 后 单 击 自 动 编 写 摘 要 工 具 栏 上 的 关 闭 按 钮, 关 闭 自 动 编 写 摘 要 工 具 栏 8) 对 系 统 自 动 生 成 的 摘 要 进 行 适 当 的 修 改 补 充 至 此, 一 篇 短 小 精 湛 的 摘 要 就 展 现 在 我 们 的 面 前, 节 省 了 用 户 手 工 撰 写 摘 要 的 时 间, 提 高 了 工 作 效 率 由 于 Word 自 动 编 写 的 摘 要 主 要 是 通 过 对 文 档 所 讨 论 问 题 的 频 繁 程 度 进 行 分 析 汇 总 后 得 出 的, 因 此 在 结 构 性 较 好 的 文 档 ( 如 报 告 文 章 和 专 业 论 文 ) 中 的 效 果 较 好, 而 在 小 说 之 类 的 文 档 中 的 效 果 则 要 差 一 些, 不 过 尽 管 如 此, 它 仍 然 不 失 为 用 户 撰 写 摘 要 时 的 好 帮 手, 你 也 试 一 下 吧! 3 巧 用 Word 版 本 功 能 说 明 : 不 适 用 于 Office2007 帮 助 文 档 中 明 确 说 明 Word2007 不 支 持 版 本 功 能 并 且 打 开 2003 的 文 档 之 后 也 不 会 保 存 之 前 的 版 本 信 息, 请 注 意! 撰 写 工 作 报 告 或 是 演 讲 文 稿, 经 常 是 改 了 再 写, 写 了 再 改, 有 时 候 甚 至 需 要 预 备 多 个 版 本 通 常 的 做 法 是 将 每 个 版 本 的 文 档 单 独 保 存 为 一 个 文 件, 相 似 的 文 件 多 了, 不 仅 占 用 了 磁 盘 空 间, 而 且 管 理 起 来 也 不 方 便 有 没 有 什 么 好 办 法 可 以 解 决 这 个 问 题 呢? 当 然 有!

47 解 决 这 个 问 题 的 关 键 就 是 Word 2000/XP 的 版 本 功 能, 打 开 Word 2000/XP 的 文 件 菜 单, 可 以 找 到 这 项 不 为 常 人 所 关 注 的 命 令 提 示 :Word 2000/XP 采 用 了 智 能 菜 单, 可 以 隐 藏 不 常 用 的 命 令, 所 以, 如 果 打 开 文 件 菜 单 后 找 不 到 版 本 命 令, 请 将 菜 单 完 全 展 开, 便 可 以 看 到 以 演 讲 文 稿 为 例, 当 第 一 稿 录 入 完 毕 后, 执 行 版 本 命 令, 在 弹 出 的 窗 口 中 点 击 现 在 保 存, 紧 接 着 在 出 现 的 保 存 版 本 窗 口 中 输 入 第 一 稿, 如 图 所 示, 最 后 点 击 确 定 完 成 保 存 继 续 编 辑 文 档, 当 第 二 稿 第 三 稿 完 成 后, 重 复 上 述 操 作, 不 同 的 是 在 保 存 版 本 中 输 入 第 二 稿 第 三 稿 当 需 要 调 用 该 演 讲 文 稿 的 早 期 版 本 时, 再 次 版 本 命 令, 单 击 要 打 开 的 版 本, 再 点 击 打 开 按 钮 即 可 如 果 希 望 在 同 一 个 文 档 中 保 存 文 档 的 多 个 版 本, 务 必 记 得 使 用 版 本 功 能 由 于 Word 2000/XP 仅 保 存 版 本 间 的 差 别 而 不 是 每 个 版 本 的 完 整 副 本, 使 用 这 种 方 法 还 可 节 省 磁 盘 空 间 哦! 技 巧 : 在 执 行 版 本 命 令 时 可 以 选 中 关 闭 时 自 动 保 存 版 本 复 选 框, 再 单 击 关 闭, 这 样 每 次 关 闭 文 档 都 会 自 动 生 成 一 个 备 份 版 本 4 在 Word 中 记 录 保 存 时 间 说 明 : 适 用 于 Office2007 Office 按 钮 - 准 备 - 属 性 在 Word 中, 用 户 可 以 查 看 文 档 的 各 种 属 性, 如 作 者, 创 建 时 间, 最 后 修 改 时 间 等 等, 非 常 方 便, 单 击 文 件 菜 单 栏 中 的 属 性 命 令, 在 其 中 的 常 规 选 项 卡 里 可 以 看 到 这 些 信 息 5 快 速 打 开 文 档 说 明 : 适 用 于 Office2007 快 速 打 开 文 档 可 以 节 省 寻 找 的 时 间, 下 面 介 绍 几 种 快 速 打 开 文 档 的 方 法 : 1) 用 Win98 的 开 始 菜 单 打 开 首 先 单 击 Win98 的 开 始 按 钮, 指 向 文 档 菜 单 项, 单 击 要 打 开 的 文 档 即 可 打 开 该 文 档 若 WORD 还 没 有 执 行,Windows98 会 自 动 运 行 并 打 开 文 档 2) 用 文 件 菜 单 打 开 选 择 文 件 菜 单, 在 菜 单 最 下 方 出 现 最 近 编 辑 过 的 四 个 文 件 名, 单 击 其 中 一 项, 便 可 快 速 打 开 相 应 文 档 WORD 可 最 多 保 存 9 个 最 近 编 辑 过 的 文 件 名, 程 序 的 缺 省 设 置 是 4 个, 若 要 改 变 其 设 置, 可 选 到 工 具 菜 单 中 选 项 命 令, 然 后 单 击 常 规 选 项 卡, 设 置 列 出 最 近 使 用 的 文 件 数 即 可 3) 在 Word 中 打 开 最 近 浏 览 过 的 文 件 在 Web 工 具 栏 上, 单 击 单 击 返 回 按 钮, 可 打 开 在 WORD 中 查 看 的 上 一 篇 文 档 ; 单 击 向 前 按 钮, 可 打 开 在 Word 中 查 看 的 下 一 篇 文 档 单 击 地 址 栏 的 下 拉 列 表, 用 鼠 标 指 向 要 打 开 的 文 档, 即 可 打 开 需 要 的 文 档 4) 用 资 源 管 理 器 打 开 文 档 在 Win98 中 打 开 资 源 管 理 器, 用 它 找 到 要 打 开 文 档 的 文 件 夹, 然 后 双 击 该 文 档 即 可 打 开

48 6 快 速 切 换 多 文 档 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 多 文 档 窗 口 之 间 编 辑 操 作 与 在 一 个 文 档 窗 口 进 行 编 辑 操 作 基 本 相 同, 只 是 在 多 文 档 窗 口 之 间 需 要 进 行 窗 口 切 换, 进 行 切 换 的 方 法 有 三 种 : 1) WORD 处 理 的 每 个 文 档 都 作 为 一 个 任 务, 在 Windows 的 任 务 栏 上 都 有 一 个 图 标, 你 可 以 单 击 任 务 栏 上 的 文 档 图 标 进 行 切 换 ; 2) 选 择 窗 口 菜 单, 单 击 所 需 的 文 档 即 可 ; 3) 在 当 前 激 活 窗 口 中, 按 组 合 键 Ctrl+Shift+F6 可 将 当 前 激 活 窗 口 切 换 到 窗 口 菜 单 文 件 名 列 表 上 的 下 一 个 文 档, 并 且 可 按 窗 口 文 档 标 号 顺 序 循 环 切 换 7 给 Word 文 件 减 肥 说 明 : 适 用 于 Office2007 在 Word 中 输 入 一 点 儿 文 字, 很 容 易 就 达 到 几 十 KB, 真 不 知 微 软 是 怎 么 回 事, 好 像 觉 得 我 们 的 硬 盘 太 大 了 似 的 所 以, 很 有 必 要 给 Word 文 件 减 减 肥 具 体 方 法 : 只 要 我 们 使 用 文 件 菜 单 下 的 另 存 为 命 令,Word 则 会 重 新 将 信 息 进 行 整 理 存 盘, 这 样 会 使 得 文 件 的 容 量 大 大 减 少 如 果 你 嫌 每 次 都 要 另 存 为 太 麻 烦 的 话, 可 以 打 开 Word, 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 单 击 保 存 选 项 卡, 在 设 置 窗 口 中 取 消 选 择 快 速 保 存 选 项, 以 后 Word 就 会 在 每 次 保 存 文 件 时 自 动 进 行 信 息 整 理 并 存 盘, 实 现 减 肥 操 作 一 劳 永 逸 另 外, 如 果 我 们 使 用 了 Word 的 嵌 入 字 体 技 术, 则 在 选 中 嵌 入 TrueType 字 体 后, 还 应 选 中 只 嵌 入 所 用 字 符 复 选 框, 否 则 Word 会 把 所 用 的 TrueType 字 体 一 同 打 包, 使 得 文 件 增 大 8 如 何 一 次 转 换 多 篇 文 档 说 明 :Office2007 不 支 持 此 功 能 有 时 我 们 需 要 一 次 转 换 多 篇 文 档, 比 如 将 HTML 文 件 转 为 Word 文 件, 或 是 将 Word 文 件 转 为 Txt 格 式 的 文 件 等, 可 以 用 下 面 的 方 法, 图 中 的 例 子 是 将 很 多 WPS 2000 编 辑 的 文 件 一 次 转 换 为 Word 2000 格 式 的 文 件 1) 将 要 转 换 的 文 件 放 在 同 一 个 文 件 夹 中, 然 后 单 击 文 件 菜 单 中 的 新 建 命 令, 单 击 其 他 文 档 选 项 卡 2) 选 中 转 换 向 导 图 标, 单 击 确 定 出 现 转 换 向 导, 我 们 可 以 按 照 向 导 进 行 文 件 转 换 选 下 一 步 3) 在 这 个 对 话 框 中, 可 以 看 到 既 可 以 将 其 他 文 件 格 式 转 换 为 Word 文 档 格 式, 也 可 以 将 Word 文 档 转 为 其 他 文 件 格 式 我 们 选 择 第 一 个 单 选 钮, 并 从 下 列 表 框 中 选 择 WPS file, 再 单 击 下 一 步 这 一 步 是 要 求 选 择 源 文 件 夹 和 目 标 文 件 夹 单 击 浏 览 按 钮, 然 后 存 放 源 文 件 的 文 件 夹, 再 确 定 目 标 文 件 夹, 点 确 定 4) 这 一 步 中 要 我 们 选 择 要 转 换 的 文 件, 可 以 单 击 全 选 按 钮 单 击 下 一 步, 单 击 完 成 文 件 转 换 过 程 可 以 要 等 上 一 段 时 间, 对 话 框 中 会 显 示 转 进 度 文 件 转 换 完 后, 转 向 导 结 束, 会 问 我 们 是 否 还 要 转 换 其 他 文 件 选 择 否, 文 件 转 换

49 完 成, 你 可 以 去 目 标 文 件 夹 中 看 一 下 了 注 意 如 果 新 建 对 话 框 中 没 有 转 换 向 导, 就 需 要 进 行 安 装 9 如 何 执 行 全 部 保 存 说 明 :Office2007 不 支 持 此 功 能 当 用 户 打 开 了 多 个 文 档 后, 如 果 想 全 部 保 存 似 乎 找 不 到 这 个 命 令, 其 实 它 是 隐 藏 起 来 了 按 住 Shift 键, 然 后 在 打 开 文 件 菜 单, 就 会 发 现 菜 单 上 多 了 一 个 全 部 保 存 命 令, 执 行 即 可 完 成 全 部 保 存 的 操 作 了 另 外, 细 心 的 用 户 也 一 定 发 现 了, 菜 单 中 也 多 了 全 部 关 闭 的 命 令, 配 合 全 部 保 存 命 令,Word 操 作 会 更 加 容 易 和 快 捷 10 Word 文 档 转 为 演 示 文 档 许 多 人 都 习 惯 在 PowerPoint 环 境 中 制 作 幻 灯 片, 即 使 手 头 有 一 个 现 成 的 Word 文 稿 讲 义, 也 不 知 如 何 将 其 变 成 PowerPoint 演 示 文 稿, 还 要 打 开 PowerPoint 重 新 输 入 文 字 其 实,Word 和 PowerPoint 两 个 软 件 早 为 你 考 虑 周 到 了, 只 需 几 下 简 单 的 操 作, 你 的 一 篇 Word 文 档 即 可 轻 松 转 换 为 PowerPoint 演 示 文 稿 本 文 提 供 两 种 方 法 供 您 选 择 10.1 直 接 创 建 演 示 文 稿 说 明 : 未 查 找 到 相 关 的 命 令 如 果 你 在 Word 的 页 面 视 图 下 已 写 好 了 内 容 或 者 是 以 前 用 Word 编 的 一 篇 文 章, 想 把 它 们 制 成 幻 灯 片, 就 可 以 在 Word 中 应 用 样 式 和 快 捷 键 来 直 接 创 建 演 示 文 稿 先 解 释 一 下 什 么 是 样 式 : 样 式 是 Word 中 早 就 有 的 功 能, 只 不 过 我 们 很 少 用 到 它, 使 用 样 式 功 能 可 以 使 文 档 的 创 建 和 管 理 易 如 反 掌 样 式 工 具 栏 就 在 操 作 界 面 的 左 上 端, 通 常 都 写 着 正 文 两 个 字 点 击 右 侧 的 向 下 箭 头, 会 出 现 标 题 1 标 题 2 标 题 3 正 文 等 内 容 您 还 可 以 按 住 Shift 键 的 同 时 点 击 向 下 箭 头, 看 看 会 出 现 什 么 情 况? 请 先 把 你 认 为 要 作 为 一 张 幻 灯 片 标 题 的 地 方 选 中, 然 后 选 择 标 题 1, 其 他 也 依 次 类 推 然 后 在 菜 单 栏 上 选 择 工 具 / 自 定 义, 再 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 命 令 选 项 卡, 从 左 窗 口 中 选 所 有 命 令, 从 右 窗 口 中 找 到 Present It 命 令 用 鼠 标 左 键 按 住 并 拖 动 Present It 至 Word 的 菜 单 栏 或 工 具 栏 均 可 用 此 快 捷 键 可 直 接 调 用 PowerPoint 程 序, 并 把 当 前 的 Word 文 档 直 接 转 换 为 PowerPoint 演 示 文 稿, 以 大 纲 视 图 显 示 点 击 PresentIt 后 你 会 发 现, 用 标 题 1 样 式 定 义 过 的 标 题 全 都 作 为 独 立 的 一 页 幻 灯 片 如 果 你 没 给 Word 文 档 定 义 样 式, 点 击 [Present It] 后,PowerPoint 会 把 文 档 的 每 一 段 落 作 为 一 张 幻 灯 片, 是 不 是 很 简 单 啊? 以 后 你 尽 可 以 在 你 习 惯 的 Word 下 编 排 文 章, 然 后 轻 松 地 转 为 PowerPoint 演 示 文 稿 当 然, 你 也 可 以 把 任 何 以 前 的 Word 文 档 或 你 找 来 的 文 章 转 换 为 你 需 要 的 PowerPoint 演 示 文 稿 文 稿 转 换 好 了 以 后, 剩 下 的 修 饰 想 必 你 肯 定 自 己 会 料 理 了 宏 是 Word 提 供 的 有 力 工 具, 使 用 宏 可 以 快 速 得 到 重 复 执 行 的 命 令 或 内 容 ( 不 同 于 剪 贴 板, 宏 可 以 定 制 在 不 同 时 间 内 使 用 ) 比 如, 我 们 可 以 把 一 个 作 者 通 讯 地 址 录 制 成 一 个 宏, 那 么 当 作 者 在 文 章 中 需 要 填 写 通 讯 地 址 时, 点 击 通 讯 地 址 宏 的 命 令 按 钮, 就 可 以 把 作 者 的 通 讯 地 址 添 加 到 文 档 中, 而 不 必 重 复 书 写 它

50 10.2 导 入 Word 文 档 说 明 : 适 用 于 Office2007 先 在 Word 的 大 纲 视 图 下, 创 建 一 个 Word 大 纲 文 件, 存 盘 ; 然 后 打 开 PowerPoint 程 序, 单 击 菜 单 栏 上 的 插 入, 选 幻 灯 片 ( 从 大 纲 ), 在 打 开 的 插 入 大 纲 对 话 框 中 选 中 刚 才 存 盘 的 Word 大 纲 文 档, 单 击 [ 插 入 ], 这 样,Word 大 纲 文 档 就 变 成 了 PowerPoint 演 示 文 稿 二 者 的 对 应 关 系 是 :Word 大 纲 文 档 的 一 级 标 题 变 为 PowerPoint 演 示 文 稿 页 面 的 标 题,Word 大 纲 文 档 的 二 级 标 题 变 为 PowerPoint 演 示 文 稿 页 面 的 第 一 级 正 文,Word 大 纲 文 档 的 三 级 标 题 变 为 PowerPoint 演 示 文 稿 页 面 第 一 级 正 文 下 的 主 要 内 容, 其 余 依 次 类 推 这 个 途 径 要 求 你 在 Word 大 纲 视 图 下 编 辑 文 档, 对 于 习 惯 于 Word 页 面 视 图 的 朋 友 来 说 有 些 不 太 方 便, 那 么 请 看 下 法 11 两 个 WORD 文 件 合 并 为 一 个 WORD 文 件 直 接 的 方 式 说 明 : 适 用 于 Office2007 如 何 将 两 个 WORD 文 件 合 并 为 一 个 WORD 文 件, 有 什 么 快 捷 方 式, 不 要 用 复 制 的 做 法, 有 没 有 更 为 直 接 的 方 式 呢? 单 击 要 插 入 第 二 篇 文 档 的 位 置 单 击 插 入 菜 单 中 的 文 件 命 令 在 文 件 名 框 中 输 入 要 插 入 文 件 的 名 称 注 意 : 若 只 需 插 入 文 件 的 一 部 分, 请 单 击 范 围 按 钮, 然 后 在 范 围 框 中 键 入 一 个 书 签 名 12 如 何 把 WORD 文 档 转 换 成 图 形 文 件 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 不 是 标 题 所 表 示 的 转 换 成 图 形 文 件 的 意 思, 而 是 嵌 入 了 一 个 Office 文 件, 这 个 图 形 只 是 这 个 文 件 的 一 个 表 示, 类 似 于 一 个 图 标 另 外 这 个 图 形 只 会 显 示 这 个 文 件 的 第 一 页, 双 击 可 以 进 行 这 个 文 件 的 编 辑 操 作 这 是 一 种 最 简 单 的 方 法 : 打 开 WORD---- 新 建 一 个 空 白 文 档 --- 打 开 资 源 管 理 器 ---- 将 你 要 转 换 的 文 档 直 接 拖 到 WORD 的 空 白 文 档 里 OK~! K 高 级 应 用 1 学 会 WORD 的 索 引 功 能 索 引 是 根 据 一 定 需 要, 把 书 刊 中 的 主 要 概 念 或 各 种 题 名 摘 录 下 来, 标 明 出 处 页 码, 按 一 定 次 序 分 条 排 列, 以 供 人 查 阅 的 资 料 它 是 图 书 中 重 要 内 容 的 地 址 标 记 和 查 阅 指 南 设 计 科 学 编 辑 合 理 的 索 引 不 但 可 以 使 阅 读 者 倍 感 方 便, 而 且 也 是 图 书 质 量 的 重 要 标 志 之 一 WORD 就 提 供 了 图 书 编 辑 排 版 的 索 引 功 能, 现 将 其 使 用 方 法 介 绍 如 下 :

51 1.1 如 何 标 记 文 档 中 的 索 引 项 要 编 制 索 引, 应 该 首 先 标 记 文 档 中 的 概 念 名 词 短 语 和 符 号 之 类 的 索 引 项 索 引 的 提 出 可 以 是 书 中 的 一 处, 也 可 以 是 书 中 相 同 内 容 的 全 部 如 果 标 记 了 书 中 同 一 内 容 的 所 有 索 引 项, 可 选 择 一 种 索 引 格 式 并 编 制 完 成, 此 后 Word 将 收 集 索 引 项, 按 照 字 母 顺 序 排 序, 引 用 页 码, 并 会 自 动 查 找 并 删 除 同 一 页 中 的 相 同 项, 然 后 在 文 档 中 显 示 索 引 以 标 记 文 中 的 唯 物 主 义 为 例, 先 用 鼠 标 选 定 文 中 唯 物 主 义 四 字, 然 后 执 行 插 入 菜 单 下 的 索 引 和 目 录, 出 现 对 话 框 后, 选 择 标 记 索 引 项, 出 现 下 一 个 对 话 框 后, 选 择 标 记 最 后 执 行 关 闭 这 时 在 原 文 中 的 唯 物 主 义 二 字 后 面 将 会 出 现 {XE " 唯 物 主 义 "} 的 标 志, 按 一 下 工 具 栏 上 的 显 示 / 隐 藏 按 钮, 可 把 这 一 标 记 隐 藏 或 显 示 出 来 如 果 你 要 把 本 书 中 所 有 的 出 现 唯 物 主 义 的 地 方 索 引 出 来, 可 在 出 现 第 二 个 对 话 框 后, 执 行 标 记 全 部, 这 样 全 书 中 凡 出 现 唯 物 主 义 的 页 面 都 会 被 标 记 出 来 索 引 的 格 式 可 自 行 选 择, 排 序 方 式 有 笔 划 和 拼 音 两 种, 默 认 项 是 笔 划 1.2 如 何 提 出 已 标 记 的 索 引 项 当 做 完 上 面 的 索 引 标 记 之 后, 就 可 以 提 取 所 标 记 的 索 引 了, 其 方 法 是, 把 光 标 移 到 书 的 最 后 边, 然 后 执 行 插 入 菜 单 下 的 索 引 和 目 录, 此 时, 一 个 索 引 就 出 现 在 光 标 处, 如 果 你 当 初 选 择 的 是 标 记 全 部, 则 索 引 会 标 记 出 你 所 索 引 的 某 个 词 都 出 现 在 哪 一 页 上 一 个 索 引 词 在 同 一 页 中 出 现 多 次, 索 引 为 节 省 页 面, 只 会 标 记 一 次, 并 按 笔 画 或 拼 音 进 行 了 排 序 这 样 你 就 可 以 按 照 索 引 的 提 示 查 找 有 关 页 面 的 内 容 了 如 果 你 要 对 生 成 的 的 索 引 格 式 进 行 编 辑 调 整 可 在 索 引 对 话 框 中 对 有 关 项 目 进 行 选 择 自 定 义 或 更 改 通 过 选 择 相 应 的 选 项 卡, 选 择 不 同 的 索 引 格 式 1.3 如 何 * 之 类 的 符 号 标 记 为 索 引 项 首 先 选 定 文 档 中 的 单 个 符 号 然 后 执 行 索 引 命 令, 在 出 现 的 对 话 框 中 的 主 索 引 项 框 中, 紧 随 此 符 号 键 入 ;#, 最 后 单 击 标 记 按 钮 编 制 索 引 时,Word 将 符 号 放 在 索 引 的 开 始 部 份 如 果 所 选 索 引 格 式 包 含 用 于 字 母 组 的 标 题, 则 符 号 将 归 为 一 组, 置 于 数 字 标 志 # 标 题 之 下 既 可 以 删 除 该 数 字 符 号, 也 可 用 符 号 等 其 他 标 题 来 替 换 它 1.4 如 何 更 新 索 引 目 录 一 般 情 况 下, 要 在 输 入 全 部 文 档 内 容 之 后 再 进 行 索 引 工 作, 如 果 此 后 又 进 行 了 内 容 的 修 改, 原 索 引 就 不 准 确 了, 这 就 需 要 更 新 索 引, 其 方 法 是, 在 要 更 新 的 索 引 中 单 击 鼠 标, 然 后 按 F9 键 在 更 新 整 个 索 引 后, 将 会 丢 失 更 新 前 完 成 的 索 引 或 添 加 的 格 式 如 何 处 理 索 引 的 页 码 和 文 档 中 的 页 码 不 相 符, 如 果 出 现 这 种 情 况 可 单 击 索 引 后 再 按 F9 键, 即 可 对 其 进 行 更 新 如 果 进 行 了 索 引 之 后, 文 档 中 显 示 XE 或 TA 域 等 隐 藏 文 字, 请 单 击 显 示 / 隐 藏 按 钮 可 将 隐 藏, 然 后 更 新 索 引 如 果 文 档 包 含 以 隐 藏 文 字 格 式 出 现 的 分 节 符 或 分 页 符, 则 请 删 除 隐 藏 文 字 格 式, 然 后 更 新 索 引, 这 样 页 面 显 示 就 清 晰 美 观 了

52 2 自 动 恢 复 2.1 启 用 自 动 恢 复 功 能 要 在 发 生 故 障 时 让 Word 自 动 恢 复 正 在 编 辑 的 文 档, 必 须 先 期 启 用 Word 的 自 动 恢 复 功 能, 步 骤 如 下 : 1) 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 系 统 弹 出 选 项 对 话 框 2) 单 击 保 存 选 项 卡, 选 中 自 动 保 存 时 间 间 隔 复 选 框, 在 分 钟 框 中, 输 入 时 间 间 隔, 以 确 定 Word 保 存 文 档 的 频 繁 程 度 3) 依 多 数 用 户 之 经 验, 自 动 保 存 时 间 间 隔 以 5~15 分 钟 为 宜 实 际 上, 在 默 认 情 况 下 Word 已 自 动 启 用 了 自 动 恢 复 功 能, 并 以 10 分 钟 为 自 动 保 存 时 间 间 隔 如 果 你 同 时 选 中 了 允 许 后 台 保 存 复 选 框, 则 Word 将 用 后 台 方 式 自 动 保 存 文 档, 以 便 在 保 存 文 档 的 同 时, 你 能 够 继 续 进 行 编 辑 工 作 2.2 自 动 恢 复 自 动 保 存 文 档 在 断 电 或 类 似 问 题 发 生 之 后, 要 自 动 恢 复 自 动 保 存 的 文 档, 步 骤 如 下 : 重 新 启 动 Word, 则 所 有 在 发 生 故 障 时 处 于 打 开 状 态 的 文 档 都 会 自 动 显 示 出 来 单 击 文 件 菜 单 中 的 另 存 为 命 令, 系 统 弹 出 另 存 为 对 话 框 在 文 件 名 框 中, 键 入 或 选 定 原 有 文 档 的 文 件 名, 单 击 [ 保 存 ] 按 钮 如 有 提 示 信 息 出 现, 询 问 是 否 要 替 换 原 有 文 档 时, 请 单 击 [ 是 ] 按 钮, 否 则 请 单 击 [ 否 ] 按 钮, 重 新 命 名 文 档 注 意, 在 退 出 Word 时, 所 有 未 保 存 的 自 动 恢 复 文 件 都 将 自 动 被 删 除 2.3 手 动 打 开 自 动 恢 复 文 件 如 果 在 你 重 新 启 动 Word 2000 后, 自 动 恢 复 文 件 没 有 自 动 打 开, 则 你 可 以 手 动 将 其 打 开, 步 骤 如 下 : 1) 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 打 开 按 钮, 系 统 弹 出 打 开 对 话 框 2) 找 到 包 含 恢 复 文 件 的 文 件 夹, 默 认 情 况 下,Word 2000 把 自 动 恢 复 文 件 保 存 在 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word 文 件 夹 中 如 果 你 使 用 的 是 Windows NT 4.0 或 其 后 续 版 本 的 操 作 系 统, 或 者 你 的 电 脑 上 有 不 止 一 个 活 动 用 户 配 置 文 件, 则 自 动 恢 复 文 件 将 保 存 在 C:\Windows\Profiles\ 用 户 名 \Application Data\Microsoft\Word 文 件 夹 中 在 文 件 类 型 下 拉 列 表 框 中, 单 击 所 有 文 件 每 个 自 动 恢 复 文 件 都 命 名 为 自 动 恢 复 保 存, 并 以.wbk 作 为 其 扩 展 名 ( 在 未 出 故 障 前, 自 动 恢 复 文 件 以.asd 为 扩 展 名 ) 单 击 需 要 的 自 动 恢 复 文 件, 单 击 打 开 按 钮 3) 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 保 存 按 钮, 系 统 弹 出 另 存 为 对 话 框, 在 文 件 名 框 中 键 入 或 选 中 已 经 存 在 的 文 件 名, 单 击 保 存 按 钮 当 有 提 示 信 息 询 问 是 否 覆 盖 原 有 文 档 时, 请 单 击 [ 是 ] 按 钮, 否 则 请 单 击 [ 否 ] 按 钮, 重 新 命 名 文 档

53 2.4 无 法 找 到 恢 复 文 件 原 因 虽 然 你 已 启 用 了 Word 2000 的 自 动 恢 复 功 能, 但 你 却 没 有 能 够 找 到 恢 复 文 件, 则 可 能 的 原 因 如 下 : 1) 电 脑 尚 未 自 动 保 存 恢 复 文 件 2) 在 未 进 行 保 存 的 情 况 下 关 闭 了 恢 复 文 件 3) 可 能 删 除 了 恢 复 文 件, 恢 复 文 件 的 扩 展 名 为.wbk 4) 文 档 可 能 是 主 控 文 档,Word 能 为 单 独 的 子 文 档 创 建 恢 复 文 件, 但 无 法 为 主 控 文 档 创 建 恢 复 文 件 5) 正 在 使 用 Visual Basic 编 辑 器 (VBE) 修 改 宏 自 动 恢 复 功 能 只 为 在 当 前 时 段 所 修 改 的 文 档 创 建 恢 复 文 件 如 果 在 Word 中 打 开 文 档 后, 只 在 VBE 中 进 行 了 修 改, 那 么 Word 将 不 会 认 为 该 文 档 发 生 了 更 改 3 大 文 档 管 理 主 控 文 档 3.1 试 图 保 存 文 档 时, 得 到 了 文 件 太 大 的 信 息 有 两 种 方 法 可 以 解 决 此 问 题 : 1) 如 果 某 个 文 档 太 大 而 无 法 保 存, 您 可 将 它 划 分 为 几 个 小 部 分 剪 切 部 分 文 档 并 粘 贴 到 一 个 新 文 档 中, 然 后 分 别 保 存 每 一 部 分 2) 将 文 档 转 换 为 主 控 文 档, 然 后 作 为 单 独 的 子 文 档 保 存 其 组 件 主 控 文 档 是 一 套 独 立 的 文 件 或 称 子 文 档 的 容 器 您 可 用 主 控 文 档 建 立 和 管 理 一 个 由 几 部 分 组 成 的 文 档 ( 如, 同 一 本 书 包 括 几 个 章 节 ) 例 如 : 可 将 多 个 文 档 当 作 一 个 整 体, 为 其 进 行 查 看 重 新 组 织 设 置 格 式 校 对 打 印 和 创 建 目 录 3.2 新 建 主 控 文 档 1) 单 击 新 建 按 钮 2) 切 换 到 主 控 文 档 视 图 3) 创 建 主 控 文 档 的 大 纲 操 作 方 法 为 : 在 主 控 文 档 视 图 中, 键 入 文 档 和 各 子 文 档 的 标 题 确 保 在 键 入 每 个 标 题 后 按 Enter 键 给 每 个 标 题 标 题 样 式 ( 例 如, 给 标 题 用 标 题 1, 给 每 个 子 文 档 用 标 题 2 ) 方 法 是, 拖 标 题 的 或 + 分 级 显 示 符 号 如 果 要 降 级 某 个 标 题 到 较 低 的 级 别, 请 将 分 级 显 示 符 号 向 右 拖 动 ; 如 果 要 升 级 某 个 标 题 到 较 高 的 级 别, 请 将 分 级 显 示 符 号 向 左 拖 动 4) 选 定 要 划 分 到 子 文 档 中 的 标 题 和 文 本 5) 单 击 主 控 文 档 工 具 栏 上 的 创 建 子 文 档 按 钮 6) 单 击 文 件 菜 单 中 的 另 存 为 命 令, 可 保 存 新 的 主 控 文 档 和 其 子 文 档 7) 输 入 主 控 文 档 的 文 件 名 和 位 置, 然 后 单 击 保 存 命 令 同 时 Word 会 根 据 子 文 档 的 标 题 中 的 第 一 个 字 符 给 每 个 子 文 档 指 定 文 件 名 注 : 如 果 创 建 子 文 档 按 钮 无 法 使 用, 需 要 首 先 单 击 展 开 子 文 档 按 钮 将 已 有 文 档

54 转 换 为 主 控 文 档 打 开 已 有 文 档, 然 后 重 复 上 面 的 2)~7) 步 3.3 在 主 控 文 档 中 插 入 一 个 已 有 的 Word 文 档 1) 在 主 控 文 档 视 图 中 显 示 主 控 文 档 2) 展 开 子 文 档 3) 单 击 已 有 文 档 的 插 入 点 同 时 确 保 单 击 的 位 置 在 已 有 的 子 文 档 之 间 4) 单 击 主 控 文 档 工 具 栏 上 的 插 入 子 文 档 5) 在 文 件 名 框 中, 输 入 要 添 加 的 文 件 名 称, 然 后 单 击 打 开 按 钮 4 宏 的 使 用 4.1 宏 的 录 制 宏 的 录 制 过 程 非 常 简 单 在 我 们 决 定 录 制 宏 之 前, 首 先 要 确 定 将 要 录 制 宏 的 名 称, 比 如 我 们 要 录 制 一 个 宏 的 名 字 为 通 讯 地 址, 然 后 开 始 录 制 宏 过 程 如 下 : 启 动 Word 并 选 择 菜 单 行 的 工 具 栏, 点 击 宏 菜 单 项 ; 点 击 录 制 新 宏 ; 出 现 宏 的 录 制 画 面, 见 图 1 填 写 宏 的 名 称 通 讯 地 址 后 点 击 [ 确 定 ] 开 始 录 制 宏 此 后, 可 以 输 入 地 址 内 容, 然 后 停 止 录 制 在 录 制 宏 的 画 面 中, 有 两 个 命 令 按 钮 和 一 个 图 标 一 个 命 令 按 钮 是 结 束 宏 的 录 制 ; 另 一 个 命 令 按 钮 是 暂 停 宏 的 录 制 一 个 图 标 是 宏 正 在 录 制 的 标 志 图 2 是 宏 录 制 时 的 画 面 4.2 宏 的 维 护 录 制 宏 之 后, 如 果 某 一 宏 的 内 容 需 要 修 改, 或 者 某 一 个 不 需 要 的 宏 被 删 除 时, 请 按 如 下 步 骤 操 作 : 打 开 菜 单 的 工 具 栏, 点 击 宏 选 项, 再 点 击 宏 项 就 打 开 了 宏 管 理 的 对 话 框 我 们 可 以 用 [ 编 辑 ] 按 钮 进 行 宏 内 容 的 编 辑, 使 用 [ 删 除 ] 按 钮 删 除 将 要 被 删 除 的 宏 4.3 宏 的 使 用 1) 利 用 菜 单 使 用 宏 利 用 菜 单 使 用 宏 的 过 程 非 常 简 单 ( 但 不 是 很 方 便 ) 其 过 程 同 宏 的 维 护 过 程, 打 开 宏 维 护 的 对 话 框, 选 择 宏 的 名 字, 点 击 [ 运 行 ] 即 可 2) 创 建 与 使 用 快 捷 图 标 快 捷 图 标 使 用 简 单, 而 且 快 速, 我 们 只 需 要 点 击 宏 的 快 捷 图 标 即 可 执 行 宏 建 立 宏 快 捷 图 标 的 过 程 如 下 : 1) 打 开 菜 单 工 具 栏, 点 击 自 定 义 选 项 2) 在 自 定 义 对 话 框 的 左 边 下 拉 列 表 中 寻 找 并 点 击 宏 选 项, 见 图 4 3) 把 对 话 框 右 边 的 宏 使 用 鼠 标 拖 到 Word 的 快 捷 图 标 栏 上, 即 可 完 成 宏 快 捷 图 标 的 创 建

55 3) 宏 快 捷 图 标 的 更 改 在 自 定 义 对 话 框 打 开 ( 否 则, 不 能 更 改 按 钮 图 标 ) 的 同 时, 在 宏 快 捷 图 标 上 单 击 鼠 标 右 键, 弹 出 下 拉 菜 单 后 点 击 更 改 按 钮 图 标 项, 出 现 系 统 提 供 的 多 个 按 钮 图 标 供 选 择 4) 宏 快 捷 图 标 的 删 除 在 自 定 义 对 话 框 打 开 ( 否 则, 不 能 更 改 按 钮 图 标 ) 的 同 时, 在 宏 快 捷 图 标 上 单 击 鼠 标 右 键, 弹 出 下 拉 菜 单 后 点 击 删 除 项, 即 可 把 不 需 要 的 宏 快 捷 图 标 删 除 掉 5 Word 宏 病 毒 清 除 技 术 2 月 13 日, 本 是 国 家 政 府 机 关 和 大 型 企 事 业 单 位 春 节 后 刚 刚 上 班 的 日 子 谁 都 没 有 料 到 会 有 一 种 计 算 机 病 毒 向 他 们 袭 来, 这 就 是 台 湾 1 号 宏 病 毒, 因 为 这 天 是 13 日, 该 病 毒 于 96 年 12 月 13 日 首 次 在 大 陆 被 发 现 受 宏 病 毒 感 染 的 用 户 有 个 共 同 特 点 就 是 他 们 是 大 量 使 用 Word 文 档 处 理 器 的 国 家 机 关 如 果 说 Concept 病 毒 引 出 了 word 宏 病 毒 的 概 念, 台 湾 1 号 便 引 来 了 Word 宏 病 毒 的 发 作, 引 来 了 人 们 对 Word 宏 病 毒 的 重 视 5.1Word 宏 病 毒 揭 密 MicrosoftWord 中 对 宏 定 义 为 : 宏 就 是 能 组 织 到 一 起 作 为 一 独 立 的 命 令 使 用 的 一 系 列 Word 命 令, 它 能 使 日 常 工 作 变 得 更 容 易 Word 使 用 宏 语 言 WordBasic 将 宏 作 为 一 系 列 指 令 来 编 写 要 想 搞 清 楚 宏 病 毒 的 来 龙 去 脉, 必 须 了 解 Word 宏 的 知 识 及 WordBasic 编 程 技 术 ( 关 于 这 点 请 参 阅 MicrosoftWord 开 发 工 具 一 书 ) Word 宏 病 毒 是 一 些 制 作 病 毒 的 专 业 人 员 利 用 MICROSOFTWord 的 开 放 性 即 Word 中 提 供 的 WordBASIC 编 程 接 口, 专 门 制 作 的 一 个 或 多 个 具 有 病 毒 特 点 的 宏 的 集 合, 这 种 病 毒 宏 的 集 合 影 响 到 计 算 机 使 用, 并 能 通 过 DOC 文 档 及 DOT 模 板 进 行 自 我 复 制 及 传 播 宏 病 毒 的 特 点 ( 一 ) 传 播 极 快 Word 宏 病 毒 通 过 DOC 文 档 及 DOT 模 板 进 行 自 我 复 制 及 传 播, 而 计 算 机 文 档 是 交 流 最 广 的 文 件 类 型 多 年 来, 人 们 大 多 重 视 保 护 自 己 计 算 机 的 引 导 部 分 和 可 执 行 文 件 不 被 病 毒 感 染, 而 对 外 来 的 文 档 文 件 基 本 是 直 接 浏 览 使 用, 这 给 Word 宏 病 毒 传 播 带 来 很 多 便 利 特 别 是 Internet 网 络 的 普 及, 的 大 量 应 用 更 为 Word 宏 病 毒 传 播 铺 平 道 路 ( 二 ) 制 作 变 种 方 便 Word 使 用 宏 语 言 WordBasic 来 编 写 宏 指 令 宏 病 毒 同 样 用 WordBasic 来 编 写 目 前, 世 界 上 的 宏 病 毒 原 型 已 有 几 十 种, 其 变 种 与 日 骤 增, 追 究 其 原 因 还 是 Word 的 开 放 性 所 致 现 在 的 Word 病 毒 都 是 用 WordBasic 语 言 所 写 成, 大 部 分 Word 病 毒 宏 并 没 有 使 用 Word 提 供 的 Execute Only 处 理 函 数 处 理, 它 们 仍 处 于 可 打 开 阅 读 修 改 状 态 所 有 用 户 在 Word 工 具 的 宏 菜 单 中 很 方 便 就 可 以 看 到 这 种 宏 病 毒 的 全 部 面 目 当 然 会 有 不 法 之 徒 利 用 掌 握 的 Basic 语 句 把 其 中 病 毒 激 活 条 件 和 破 坏 条 件 加 以 改 变, 立 即 就 生 产 出 了 一 种 新 的 宏 病 毒, 甚 至 比 原 病 毒 的 危 害 更 加 严 重 ( 三 ) 破 坏 可 能 性 极 大 鉴 于 宏 病 毒 用 WordBasic 语 言 编 写,WordBasic 语 言 提 供 了 许 多 系 统 级 底 层 调 用, 如 直 接 使 用 DOS 系 统 命 令, 调 用 WindowsAPI, 调 用 DDE DLL 等 这 些 操 作 均 可 能 对 系 统 直

56 接 构 成 威 胁, 而 Word 在 指 令 安 全 性 完 整 性 上 检 测 能 力 很 弱, 破 坏 系 统 的 指 令 很 容 易 被 执 行 宏 病 毒 Nuclear 就 是 破 坏 操 作 系 统 的 典 型 一 例 宏 病 毒 的 兼 容 性 Word 模 板 (TEMPLATE) 是 开 发 Word 应 用 程 序 的 唯 一 方 法 病 毒 宏 也 不 例 外 模 板 的 不 兼 容 使 英 文 Word 中 的 病 毒 模 板 在 同 一 版 本 中 文 Word 中 打 不 开 而 自 动 失 效, 反 之 亦 然, 同 时 高 版 本 的 Word7.0 的 文 档 在 低 版 本 的 Word6.0 下 是 打 不 开 的, 这 就 是 为 什 么 宏 病 毒 在 中 国 大 陆 发 现 较 少 的 原 因 然 而, 中 文 Word7.0 可 以 打 开 英 文 Word6.0 中 的 宏 所 以 在 Word7.0 大 量 普 及 后, 必 然 会 使 许 多 在 英 文 Word 中 制 作 的 宏 病 毒 泛 滥 台 湾 1 号 是 在 台 湾 中 文 Word 下 做 的, 其 模 板 与 大 陆 中 文 Word 兼 容, 在 大 陆 中 传 播 很 快 宏 病 毒 的 共 性 : 1) 宏 病 毒 会 感 染 DOC 文 档 文 件 和 DOT 模 板 文 件 2) 被 它 感 染 的 DOC 文 档 属 性 必 然 会 被 改 为 模 板 而 不 是 文 档, 而 用 户 在 另 存 文 档 时, 就 无 法 将 该 文 档 转 换 为 任 何 其 它 方 式, 而 只 能 用 模 板 方 式 存 盘 这 一 点 在 多 种 文 本 编 辑 器 需 转 换 文 档 时 是 绝 对 不 允 许 的 3) 病 毒 宏 的 传 染 通 常 是 Word 在 打 开 一 个 带 宏 病 毒 的 文 档 或 模 板 时, 激 活 了 病 毒 宏, 病 毒 宏 将 自 身 复 制 至 Word 的 通 用 (Normal) 模 板 中, 以 后 在 打 开 或 关 闭 文 件 时 病 毒 宏 就 会 把 病 毒 复 制 到 该 文 件 中 4) 大 多 数 宏 病 毒 中 含 有 AutoOpen,AutoClose,AutoNew 和 AutoExit 等 自 动 宏 只 有 这 样, 宏 病 毒 才 能 获 得 文 档 ( 模 板 ) 操 作 控 制 权 有 些 宏 病 毒 还 通 过 FileNew, FileOpen,FileSave,FileSaveAs,FileExit 等 宏 控 制 文 件 的 操 作 5) 病 毒 宏 中 必 然 含 有 对 文 档 读 写 操 作 的 宏 指 令 6) 宏 病 毒 在 DOC 文 档 DOT 模 板 中 是 以 BFF(BinaryFileFormat) 格 式 存 放, 这 是 一 种 加 密 压 缩 格 式, 每 种 Word 版 本 格 式 可 能 不 兼 容 5.2Word 现 毒 的 表 现 例 1Nuclear 宏 病 毒 : 这 是 一 个 对 操 作 系 统 文 件 和 打 印 输 出 有 破 坏 功 能 的 宏 病 毒 这 个 宏 病 毒 中 包 含 以 下 病 毒 宏 : AutoExec AutoOpen DropSuriv FileExit FilePrint FilePrintDefault FileSaveAs InsertPayload Payload 这 些 宏 是 只 执 行 (Execute-only) 宏 Nuclear 宏 病 毒 造 成 的 破 坏 现 象 为 : 1) 打 开 一 个 染 毒 文 档 并 打 印 的 时 侯, 它 会 在 您 打 印 的 最 后 一 段 加 上 STOPALLFRENCHNUCLEARTESTINGINTHEPACIFIC!, 这 个 现 象 是 在 每 分 钟 的 55 秒 60 秒 之 间 操 作 打 印 时 发 生

57 2) 如 果 在 每 天 17:00 18:00 之 间 打 开 一 个 染 毒 文 档,Nuclear 病 毒 会 将 PH33R 病 毒 传 染 到 计 算 机 上, 这 是 个 驻 留 型 病 毒 3) 在 每 年 的 四 月 五 日, 该 病 毒 会 将 计 算 机 上 IO.SYS,MSDOS.SYS 文 件 清 零, 并 且 删 除 C 盘 根 目 录 上 的 COMMAND.COM 文 件 一 旦 病 毒 发 作,MS-DOS 就 不 可 能 被 引 导, 计 算 机 将 陷 入 瘫 痪 例 2 台 湾 一 号 病 毒 : 台 湾 一 号 病 毒 会 在 每 月 的 13 日 影 响 您 正 常 使 用 Word 文 档 和 编 辑 器 它 包 含 以 下 病 毒 宏 : AutoClose AutoNew AutoOpen 这 些 宏 是 可 被 编 辑 宏 在 病 毒 宏 中 含 有 如 下 的 语 句 : IfDay(Now())=13Then... 这 条 语 句 与 13 日 有 关 台 湾 一 号 病 毒 造 成 的 危 害 是 : 在 每 月 13 日, 若 用 户 使 用 Word 打 开 一 个 带 毒 的 文 档 ( 模 板 ) 时, 病 毒 会 被 激 发, 激 发 时 的 现 象 是 : 在 屏 幕 正 中 央 弹 出 一 个 对 话 框, 该 对 话 框 提 示 用 户 做 一 个 心 算 题, 如 做 错, 它 将 会 无 限 制 地 打 开 文 件, 直 至 Word 内 存 不 够,Word 出 错 为 止 ; 如 心 算 题 做 对, 会 提 示 用 户 什 么 是 巨 集 病 毒 ( 宏 病 毒 )?, 回 答 是 我 就 是 巨 集 病 毒, 再 提 示 用 户 : 如 何 预 防 巨 集 病 毒?, 回 答 是 不 要 看 我 5.3Word 宏 病 毒 发 现 及 清 除 : 根 据 宏 病 毒 的 传 染 机 制, 不 难 看 出 宏 病 毒 传 染 中 的 特 点, 所 以 发 现 宏 病 毒 可 以 通 过 以 下 步 聚 进 行 : 1) 在 自 己 使 用 的 Word 中 打 开 工 具 中 的 宏 菜 单, 点 中 通 用 (Normal) 模 板, 若 发 现 有 AutoOpen 等 自 动 宏, FileSave 等 文 件 操 作 宏 或 一 些 怪 名 字 的 宏, 而 自 己 又 没 有 加 载 特 殊 模 板, 这 就 有 可 能 有 病 毒 了 因 为 大 多 数 用 户 的 通 用 (Normal) 模 板 中 是 没 有 宏 的 2) 如 发 现 打 开 一 个 文 档, 它 未 经 任 何 改 动, 立 即 就 有 存 盘 操 作, 也 有 可 能 是 Word 带 有 病 毒 3) 打 开 以 DOC 为 后 缀 的 文 件 在 另 存 菜 单 中 只 能 以 模 板 方 式 存 盘 而 此 时 通 用 模 板 中 含 有 宏, 也 有 可 能 是 Word 有 病 毒 手 工 清 除 宏 病 毒 的 方 法 : 1) 打 开 宏 菜 单, 在 通 用 模 板 中 删 除 您 认 为 是 病 毒 的 宏 2) 打 开 带 有 病 毒 宏 的 文 档 ( 模 板 ), 然 后 打 开 宏 菜 单, 在 3) 通 用 模 板 和 病 毒 文 件 名 模 板 中 删 除 您 认 为 是 病 毒 的 宏 4) 保 存 清 洁 文 档 特 别 值 得 注 意 的 是 氏 成 本 Word 模 板 中 的 病 毒 在 更 高 版 本 的 Word 中 才 能 被 发 现 并 清 除, 英 文 版 Word 模 板 中 的 病 毒 还 可 仍 在 相 应 或 更 高 的 中 文 版 Word 中 被 发 现 并 清 除 手 工 清 除 病 毒 总 是 比 较 烦 琐 而 且 不 要 靠, 用 杀 毒 工 具 自 动 清 除 宏 病 毒 是 理 想 的 解 决 办 法, 方 法 有 两 种 : 1) 用 WordBasic 语 言 以 Word 模 板 方 式 编 制 杀 毒 工 具, 在 Word 环 境 中 杀 毒

58 2) 根 据 WordBFF 格 式, 在 Word 环 境 外 解 剖 病 毒 文 档 ( 模 板 ), 去 掉 病 毒 宏 方 法 1 因 为 在 Word 环 境 中 杀 毒, 所 以 杀 毒 准 确, 兼 容 性 好 而 方 法 2 由 于 各 个 版 本 的 WordBFF 格 式 都 不 完 全 兼 容, 每 次 Word 升 级 它 也 必 须 跟 着 升 级, 兼 容 性 不 好 目 前 有 些 DOS 杀 毒 软 件 不 是 采 用 WordBFF 格 式 去 解 剖 病 毒 文 档 ( 模 板 ), 而 是 简 单 化 的 把 病 毒 文 档 ( 模 板 ) 中 的 某 些 特 征 串 填 为 了 零, 给 用 户 一 个 假 象 杀 掉 了 病 毒, 而 实 际 上 病 毒 宏 无 法 被 去 除, 杀 毒 后 的 文 件 长 度 与 带 病 毒 时 的 长 度 相 等, 这 种 做 法 有 三 个 缺 点 : 1) 容 易 将 原 文 档 破 坏 2) 很 容 易 漏 杀 病 毒 3) 要 不 断 地 随 着 Word 版 本 升 级 和 病 毒 变 化 而 改 变 程 序 因 为 每 个 版 本 的 WordBFF 格 式 不 完 全 一 样, 所 以 病 毒 宏 在 不 同 版 本 的 Word 中 被 压 缩 的 格 式 和 存 放 的 位 置 都 不 同, 另 外 若 文 档 正 文 中 包 含 病 毒 串 描 述, 就 会 被 错 杀 5.4 全 自 动 清 除 宏 病 毒 的 工 具 Word VRV Word-VRV 是 用 WordBasic 语 言 以 Word 模 板 方 式 编 制 的 杀 毒 工 具, 它 在 Word 环 境 中 杀 毒 WORD-VRV 由 WORDVRV.DOT 用 于 中 文 版 Word 中 使 用,EWORD-VRV.DOT 用 于 英 文 版 Word 中 使 用,README.EXE 三 个 文 件 组 成 WORD-VRV 是 个 可 自 升 级 的 Word 杀 毒 器, 有 下 列 特 点 : 可 在 Word 有 毒 环 境 下 自 动 检 测 并 清 除 Word 模 板 中 的 病 毒 ; 自 动 检 测 各 有 效 驱 动 器 及 路 径 下 的 文 档 ( 模 板 ); 有 只 检 测 功 能 ; 发 现 病 毒 有 提 示, 报 警, 产 生 列 表 ; 可 以 备 份 带 毒 文 档 ( 模 板 ); 提 供 使 用 者 自 己 定 义 结 构, 清 除 新 的 宏 病 毒 WORD-VRV 允 许 用 户 自 我 扩 允 新 的 宏 病 毒 特 征 的 方 法 为 : 用 文 本 编 辑 器, 如 :EDIT 编 辑 文 件, 编 辑 一 个 名 为 WORDVRV.DAT 文 件 ( 与 WORDVRV.DOT 在 同 一 目 录 中 ) 该 文 件 每 行 内 容 包 含 病 毒 名 病 毒 特 征 宏 和 病 毒 的 所 有 宏 格 式 如 下 : < 病 毒 名 >{ 特 征 宏 名 :: 宏 中 字 串 }, 病 毒 宏 1, 病 毒 宏 2,..., 病 毒 宏 N 其 中 {} 中 病 毒 特 征 宏 为 在 病 毒 所 有 宏 中 选 取 一 个 可 以 代 表 该 病 毒 特 征 的 宏 的 名 称, :: 之 后 的 特 征 字 串 为 编 辑 该 特 征 宏 时, 其 中 可 以 表 示 该 特 征 宏 中 的 特 点 的 字 符 串, 若 该 特 征 宏 为 只 执 行 宏 (EXECUTE ONLY), 则 {} 中 不 需 要 输 入 两 个 冒 号 及 其 以 后 的 特 征 串, 即 其 中 内 容 仅 仅 为 特 征 宏 名 另 外 特 征 宏 在 病 毒 定 义 行 可 以 有 多 个, 但 必 须 分 别 用 {} 组 成 利 用 WORDVRV 的 可 扩 充 性, 使 用 者 可 杀 除 所 有 新 的 宏 病 毒 6 使 用 VFP 数 据 库 如 果 我 们 需 要 把 存 贮 在 一 个 使 用 vfp6.0 编 写 的 应 用 系 统 中 的 数 据 进 行 编 辑 处 理, 按 常 规 方 法 实 现 比 较 复 杂, 但 是 我 们 可 以 通 过 对 WORD 的 自 定 义 数 据 库 设 置, 让 WORD 能 实 现 与 数 据 库 中 数 据 共 享, 并 最 终 通 过 WORD 来 完 成 操 作 数 据 库 的 各 项 任 务, 下 面 是 自 定 义 数 据 库 设 置 的 具 体 操 作 过 程 : 1) 首 先 确 定 要 使 用 的 数 据 库 文 件 的 位 置 为 了 不 影 响 原 数 据 库 应 用 系 统 的 正 常 使 用, 您 可 先 将 要 使 用 的 数 据 库 复 制 到 一 个 文 件 夹 中, 假 设 在 这 里 您 将 所 需 处 理 的 数 据 库 aaa.dbf 复 制 到 c:\bbb 文 件 夹 中 ;

59 2) 接 着 打 开 WORD 程 序, 并 在 主 操 作 界 面 中 选 择 WORD 系 统 的 工 具 菜 单 项, 从 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 再 依 次 选 择 选 项 / 邮 件 合 并 ; 3) 随 后 程 序 将 弹 出 一 个 对 话 框, 在 这 个 对 话 框 中 您 可 以 有 3 个 选 择 操 作 第 一 步 就 是 点 击 主 文 档 创 建, 这 时 可 选 择 邮 件 标 签 或 分 类, 弹 出 一 个 对 话 窗 口, 这 时 选 择 新 建 文 档 ; 第 二 步 单 击 获 取 数 据 操 作, 选 择 打 开 数 据 源, 这 时 弹 出 查 找 文 件 的 对 话 窗 口, 选 择 目 标 数 据 库 文 件, 并 将 文 件 夹 选 中 在 c:\bbb 中, 确 认 后 选 中 打 开 数 据 源 为 foxpro files, 通 过 odbc(*.dbf) 并 确 定, 这 时 将 c:\ls 中 的 所 有 数 据 库 文 件 列 出, 这 里 需 要 选 择 aaa.dbf 为 数 据 源 4) 在 随 后 所 有 的 弹 出 对 话 框 中 都 可 点 击 确 定, 这 时 回 到 新 建 的 Word 编 辑 窗 口, 在 这 个 文 档 编 辑 窗 口 中, 功 能 操 作 窗 口 中 包 括 了 插 入 合 并 域 和 合 并 工 具 栏 两 个 工 具 条 ; 5) 单 击 下 拉 按 钮 插 入 合 并 域, 此 时 可 将 数 据 库 中 所 有 字 段 显 示 出 来, 此 时 您 可 以 按 照 WORD 常 规 的 编 辑 方 法 来 对 这 些 数 据 库 内 容 进 行 编 辑 7 WORD 调 用 外 部 程 序 Word 是 我 们 日 常 办 公 的 常 用 软 件 之 一, 在 某 些 特 殊 情 况 下, 我 们 在 编 辑 Word 文 档 的 时 候, 可 能 要 调 用 其 它 程 序, 通 常 的 做 法 是 打 开 开 始 菜 单, 然 后 找 到 程 序 中 的 相 应 命 令, 如 果 我 们 安 装 的 软 件 比 较 多, 那 么 要 从 众 多 程 序 菜 单 中 快 速 找 到 自 己 所 需 的 程 序, 也 并 不 是 一 件 非 常 容 易 的 事, 再 说 有 的 程 序 并 不 在 程 序 菜 单 中, 如 果 从 文 件 夹 中 去 打 开 的 话, 就 更 麻 烦 了, 那 么 能 不 能 在 Word 中 直 接 调 用 外 部 程 序 呢? 下 面 就 以 在 Word 中 调 用 计 算 器 程 序 为 例, 看 一 下 具 体 的 操 作 方 法 ( 以 下 两 种 方 法 不 但 适 合 Word, 而 且 也 适 合 Excel PowerPoint 等 其 它 Office 程 序 ) 7.1 利 用 宏 命 令 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 宏 命 令, 在 出 现 的 宏 对 话 框 中 输 入 宏 名 计 算 器, 在 宏 的 位 置 框 中 选 择 所 有 活 动 模 板 和 文 档 选 项, 以 便 在 任 何 时 候 都 可 以 使 用 这 个 宏, 然 后 单 击 创 建 按 钮 进 入 宏 编 辑 状 态, 输 入 以 下 代 码 :Shell "C:\WINDOWS\CALC.EXE", 最 后 单 击 文 件 菜 单 中 的 保 存 命 令, 退 出 宏 编 辑 状 态, 回 到 Word 中 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令, 选 择 命 令 标 签 中 宏 类 别, 找 到 我 们 刚 才 编 辑 计 算 器 宏, 把 它 拖 到 工 具 栏 上, 以 后 我 们 要 调 用 计 算 器 的 时 候, 只 需 单 击 该 按 钮 即 可 7.2 利 用 分 配 超 链 接 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令, 打 开 自 定 义 对 话 框, 在 自 定 义 对 话 框 打 开 的 情 况 下, 鼠 标 右 键 单 击 工 具 栏 上 的 插 入 超 链 接 按 钮 或 者 其 它 按 钮, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 分 配 超 链 接 中 的 打 开 命 令, 在 打 开 的 分 配 超 链 接 对 话 框 中, 按 下 查 找 范 围 右 侧 的 下 拉 按 钮, 找 到 C:\WINDOWS\CALC.EXE, 按 下 确 定 按 钮 退 出, 以 后 要 调 用 计 算 器 的 时 候, 只 要 单 击 插 入 超 链 接 按 钮, 就 会 弹 出 一 个 安 全 警 示 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮 即 可 启 动 计 算 器 程 序 如 果 你 还 想 进 一 步 个 性 化 的 话, 可 以 在 如 图 1 所 示 的 菜 单 中 进 行 命 名 编 辑 按 钮 图 像 和 更 改 按 钮 图 像 等 操 作

60 注 意 : 在 第 一 步 选 择 工 具 栏 按 钮 的 时 候, 尽 量 选 择 那 些 平 常 用 不 到 的 按 钮, 因 为 分 配 超 链 接 会 将 替 换 当 前 分 派 给 该 按 钮 的 命 令, 比 如 我 们 上 面 的 例 子 使 用 了 插 入 超 链 接 按 钮 来 调 用 计 算 器, 那 么 以 后 单 击 插 入 超 链 接 按 钮 时, 就 会 打 开 计 算 器, 而 不 是 原 来 的 插 入 超 链 接 了, 如 果 你 要 插 入 超 链 接 的 时 候 可 以 通 过 插 入 菜 单 中 的 超 链 接 命 令 来 实 现 如 果 想 要 撤 销 分 配 超 链 接 的 话, 只 需 选 择 重 新 设 置 命 令, 或 者 选 择 编 辑 超 链 接 中 的 删 除 超 链 接 命 令 即 可 恢 复 该 按 钮 原 有 的 功 能 分 配 超 链 接 的 对 象 不 一 定 是 应 用 程 序, 也 可 以 是 文 件 夹 和 具 体 文 件, 如 果 是 文 件 夹, 单 击 该 按 钮 会 打 开 该 文 件 夹, 如 果 是 文 件 的 话, 系 统 就 会 调 用 相 关 的 程 序 来 打 开 该 文 件 8 在 WORD 中 计 算 某 一 字 符 串 出 现 的 次 数 说 明 : 查 找 / 替 换 的 另 外 一 种 用 法 在 WORD 中 怎 样 统 计 某 个 字 符 串 在 文 章 中 出 现 的 次 数 呢? 可 以 这 样 做 : 使 用 替 换 对 话 框, 在 查 找 内 容 和 替 换 为 的 对 话 框 中 填 入 欲 统 计 的 字 符 串, 按 全 部 替 换 命 令 执 行 完 命 令 后,WORD 会 弹 出 对 话 框 提 示 有 XX 个 被 替 换 (XX 就 是 该 字 符 串 出 现 的 次 数 ) 9 利 用 Word 2000 阅 读 电 子 文 档 时 下 随 着 大 量 免 费 电 子 邮 件 杂 志 的 涌 现, 中 文 读 书 软 件 逐 渐 流 行 起 来, 如 ReadBook e-book 之 类 这 些 读 书 软 件 有 一 个 普 遍 的 共 同 点 : 就 是 支 持 多 种 格 式 的 文 档, 并 且 可 以 自 由 设 定 自 动 滚 屏 以 方 便 阅 读 其 实 Word 2000 比 起 这 些 软 件 来 毫 不 逊 色, 现 在 让 我 们 看 一 看 如 何 把 Word 2000 变 成 一 款 " 读 书 软 件 " 1) 打 开 将 要 阅 读 的 文 档, 选 择 [ 工 具 ] 菜 单 中 的 [ 选 项 ] 命 令, 然 后 单 击 [ 常 规 ] 标 签, 在 " 常 规 选 项 " 中 将 " 蓝 底 白 字 " 选 上 这 样 做 利 于 消 除 眼 睛 疲 劳, 事 实 上 许 多 读 书 软 件 也 是 这 么 做 的, 如 ReadBook 2) 单 击 [ 视 图 ] 菜 单 中 的 [ 网 络 线 ] 命 令, 这 时 屏 幕 上 便 出 现 等 间 距 的 坐 标 线, 这 样 做 的 目 的 是 为 了 便 于 阅 读 3) 选 择 [ 工 具 ] 菜 单 中 的 [ 自 定 义 ] 命 令, 在 弹 出 的 [ 自 定 义 ] 对 话 框 中 单 击 [ 命 令 ] 标 签, 在 " 类 别 " 一 栏 中 选 择 " 所 有 命 令 " 并 用 鼠 标 在 " 命 令 " 一 栏 中 将 "AutoScroll" 拖 至 工 具 栏 中 任 一 位 置, 这 时 出 工 具 栏 上 便 会 出 现 " 自 动 滚 动 " 快 捷 按 钮, 只 需 点 击 一 下, 鼠 标 便 会 在 屏 幕 右 侧 的 垂 直 滚 动 条 中 变 成 一 上 一 下 的 两 个 " " 和 " " 向 上 轻 移 鼠 标, 便 可 实 现 自 动 向 上 卷 屏 ; 同 理, 向 下 移 动 便 可 实 现 自 动 向 下 卷 屏 离 垂 直 滚 动 条 顶 端 或 底 端 越 近, 卷 屏 速 度 越 快 ; 离 滚 动 条 中 点 越 近, 速 度 越 慢 你 所 要 做 的 就 是 控 制 好 速 度, 然 后 就 可 以 慢 慢 读 文 章 了, 悠 哉 乐 哉! 读 到 精 彩 之 处, 想 要 停 下 来 细 看 怎 么 办? 没 关 系, 随 便 点 一 下 鼠 标 就 会 停 下 来, 要 继 续 则 再 次 按 下 该 快 捷 按 钮 即 可 今 天 读 不 完, 可 以 选 择 [ 插 入 ] 菜 单 中 的 [ 书 签 ] 命 令 做 个 书 签, 保 存 起 来 留 作 下 次 读 书 时 备 用 怎 么 样, 这 款 " 读 书 软 件 " 还 够 格 的 吧? 事 实 上 我 宁 愿 用 Word 2000 来 读 书, 不 仅 因 为 它 的 实 质 性 功 能 一 点 儿 都 不 比 专 业 的 读 书 软 件 差, 还 因 为 它 所 支 持 的 文 档 格 式 相 对 于 平 常 的 读 书 软 件 要 多 得 多, 而 且 如 果 文 档 中 含 有 图 片 或 背 景 音 乐,Word 2000 照 样 支 持, 平 常 的 读 书 软 件 则 显 得 无 能 为 力 使 用 Word 2000 的 另 一 大 理 由 是 它 还 支 持 BIG5 码

61 10 WordXP 中 的 智 能 标 记 功 能 说 明 :Office2007 支 持 智 能 标 记 网 络 是 一 个 资 源 丰 富 的 大 海 洋 以 前, 我 们 要 保 存 那 些 从 网 上 猎 取 下 来 的 资 料, 步 骤 是 相 当 繁 琐 的 现 在 好 了, 有 了 Office XP 增 强 的 剪 贴 板 功 能 和 新 增 的 智 能 标 记 功 能, 保 存 从 网 上 猎 取 的 资 料 就 可 以 化 繁 为 简 了 首 先 运 行 Office XP 中 的 Word 然 后, 选 择 菜 单 栏 上 工 具 里 的 网 上 工 具, 打 开 你 感 兴 趣 的 网 页 ( 也 可 以 把 Word 最 小 化, 然 后 直 接 双 击 桌 面 的 IE 图 标, 但 不 要 关 闭 Word 程 序 ) 找 到 你 需 要 的 资 料, 用 鼠 标 选 定, 单 击 右 键, 在 右 键 菜 单 里 选 复 制 ( 也 可 使 用 快 捷 键 Ctrl+C ) 如 法 炮 制, 最 多 可 以 复 制 24 次 哦 这 里 搞 定 之 后, 就 切 换 到 Word, 在 编 辑 中 选 择 Office 剪 贴 板, 立 刻 在 主 界 面 的 右 侧 出 现 剪 贴 板 窗 口, 刚 才 大 量 复 制 的 资 料 就 会 以 简 短 标 题 形 式 出 现 在 窗 口 里 面, 清 楚 明 白, 一 目 了 然 鼠 标 指 向 一 项, 该 项 就 会 出 现 一 下 拉 菜 单, 里 面 有 粘 贴 和 删 除 两 个 选 项, 当 你 选 择 粘 贴, 该 内 容 就 会 被 复 制 到 当 前 文 档 中 ( 你 还 可 以 选 择 全 部 粘 贴, 一 次 性 将 剪 贴 板 的 所 有 内 容 全 部 复 制 到 当 前 文 档 里 ) 每 一 次 复 制 完 成 后, 都 会 在 文 章 的 尾 部 出 现 一 个 粘 贴 选 项 的 图 标 千 万 别 小 瞧 了 这 个 图 表, 它 就 是 Office XP 新 增 的 智 能 标 记, 功 能 很 实 用, 可 以 使 我 们 的 工 作 发 挥 出 前 所 未 有 的 高 速 和 高 效 哦! 以 往 在 Office 里, 我 们 粘 贴 的 网 页 内 容 只 能 以 原 始 格 式 出 现, 要 改 变 其 格 式 是 非 常 麻 烦 的! 现 在 有 了 这 个 小 小 的 智 能 标 记, 就 一 切 从 简 啦! 鼠 标 点 击 该 图 标, 会 出 现 四 个 选 项, 分 别 是 : 保 留 源 格 式 ( 即 以 源 文 档 的 格 式 粘 贴 ) 匹 配 目 标 格 式 ( 即 以 当 前 文 档 的 格 式 粘 贴 ) 仅 保 留 文 本 格 式 ( 即 以 纯 文 本 格 式 粘 贴 ) 应 用 样 式 或 格 式 ( 即 重 新 定 义 粘 贴 文 档 格 式 ) 怎 么 样, 有 了 这 化 繁 为 简 的 智 能 标 记, 我 们 在 网 海 里 遨 游, 猎 取 网 上 资 料 的 工 作 是 不 是 轻 松 多 了 11 巧 用 Word 的 水 印 功 能 制 作 证 书 巧 用 Word 的 水 印 功 能 可 以 制 作 出 极 富 特 色 的 证 书 你 若 感 兴 趣 不 妨 跟 我 一 试 11.1 确 定 证 书 大 小 单 击 Word 文 件 菜 单 下 的 页 面 设 置, 按 证 书 要 求 设 置 好 纸 张 大 小 11.2 输 入 证 书 文 字 输 入 证 书 文 字 内 容, 按 证 书 规 定 的 格 式 进 行 排 版, 设 定 字 体 字 号 11.3 给 证 书 加 水 印 如 下 : 将 视 图 模 式 转 至 页 面 视 图 适 当 调 整 显 示 比 例, 在 页 面 的 合 适 位 置 建 立 一 文 本 框, 方 法

62 1) 单 击 Word 插 入 菜 单 文 本 框 项 下 的 横 排 命 令 将 十 字 光 标 移 至 证 书 的 合 适 位 置, 按 下 鼠 标 左 键 拖 出 一 大 小 适 中 的 文 本 框 注 意, 文 本 框 覆 盖 的 地 方 文 字 即 消 失, 这 时 不 要 紧 张, 继 续 跟 我 往 下 做 2) 再 次 单 击 插 入 菜 单 下 图 片 子 菜 单 中 的 来 自 文 件 命 令 在 插 入 图 片 对 话 框 中 找 到 将 要 作 为 水 印 的 图 片 文 件 并 选 中 它, 然 后 单 击 插 入 按 钮, 将 图 片 放 入 文 本 框 内 3) 单 击 选 中 文 本 框 内 的 图 片, 按 右 键, 点 击 设 置 图 片 格 式, 在 图 像 控 制 项 下 点 击 颜 色 下 拉 按 钮, 选 取 水 印 选 项, 单 击 确 定 按 钮 这 时 你 插 入 的 图 片 即 变 成 淡 淡 的 具 有 水 印 效 果 的 图 片 了 4) 将 鼠 标 箭 头 移 到 文 本 框 的 边 线 上, 单 击 左 键 以 选 中 文 本 框, 按 右 键, 点 击 叠 放 次 序 选 置 于 文 字 下 方, 哈, 原 来 被 覆 盖 的 文 字 又 重 浮 现 出 来 了 5) 接 下 来, 做 进 一 步 的 美 化 工 作 再 次 选 中 水 印 图 片, 调 整 图 片 的 大 小, 利 用 图 片 工 具 栏 上 的 按 钮 仔 细 调 整 图 片 亮 度 和 对 比 度, 直 至 使 水 印 效 果 最 佳 6) 选 中 文 本 框, 调 整 文 本 框 的 大 小 位 置 按 右 键, 单 击 设 置 文 本 框 格 式, 在 颜 色 和 线 条 选 项 卡 线 条 项 中 设 置 文 本 框 边 框 的 线 条 颜 色 和 线 型 7) 若 你 不 需 要 边 框 线, 应 将 颜 色 设 置 为 无 线 条 色 到 此, 一 张 极 富 特 色 的 证 书 就 可 打 印 输 出 了 当 然, 充 分 发 挥 你 的 想 象 力, 利 用 Word97 的 强 大 功 能, 同 样 可 以 制 作 出 各 种 五 彩 缤 纷, 极 富 个 性 色 彩 的 贺 年 片 名 片 请 柬 12 无 线 表 格 制 作 标 题 行 菜 谱 和 座 位 表 12.1 无 线 标 题 行 凡 是 遇 到 表 格 超 过 一 页 的 情 况, 我 们 都 希 望 最 好 能 在 每 一 页 都 显 示 表 头 部 分 虽 然 Word 为 我 们 提 供 了 标 题 行 功 能, 但 必 须 是 表 格 内 的 行 才 能 设 置 为 标 题 行, 如 果 遇 到 下 面 这 种 表 头 该 怎 么 办 呢? 其 实, 我 们 完 全 可 以 把 在 外 面 的 那 一 行 请 到 表 格 里 面 来, 这 样 它 就 可 以 显 示 在 每 页 了 有 人 可 能 马 上 要 提 反 对 意 见 : 我 并 不 想 让 它 也 带 表 格 线 呀! 莫 急, 我 们 有 办 法 让 它 既 在 表 格 里, 又 不 穿 表 格 衣 具 体 做 法 如 下 : 先 在 表 格 上 方 加 一 个 空 行, 并 把 整 行 合 并 为 一 个 单 元 格, 然 后 把 单 位 年 终 奖 金 分 配 表 这 一 行 内 容 移 入 该 单 元 格, 并 把 该 单 元 格 设 为 标 题 行 如 果 Word 界 面 上 没 有 表 格 工 具 栏, 可 通 过 视 图 工 具 栏, 点 选 表 格 和 边 框 使 之 出 现 接 着 在 表 格 工 具 栏 中 点 一 下 那 个 橡 皮, 然 后 用 它 把 表 格 第 一 行 的 三 条 边 ( 顶 边 左 边 和 右 边 ) 描 一 遍 好 了, 大 功 告 成! 虽 然 此 时 在 屏 幕 上 还 能 看 到 表 格 线, 但 打 印 时 绝 对 不 会 再 出 现 了 试 想, 如 果 连 屏 幕 上 起 提 示 作 用 的 表 格 线 都 没 有 了, 那 编 辑 表 格 的 时 候 岂 不 是 很 累? 12.2 菜 谱 效 果 线 的 会 议 日 程 安 排 中 经 常 会 有 下 表 所 示 的 人 员 住 宿 安 排 按 照 惯 例, 整 个 表 格 都 是 不 带 表 格

63 对 于 这 种 情 况, 比 较 原 始 的 办 法 是 在 各 列 之 间 加 空 格 这 种 办 法 经 常 把 人 搞 得 焦 头 烂 额, 因 为 很 难 做 到 各 列 对 齐 有 经 验 的 人 会 使 用 Word 的 制 表 位, 但 这 种 方 法 在 输 入 时 只 能 横 向 进 行, 而 且 调 整 列 间 距 时 不 是 很 方 便, 如 要 增 加 或 删 除 列 那 就 更 困 难 了 其 实 最 简 单 的 办 法 是 先 建 立 一 个 无 线 表 格, 因 为 看 样 子, 它 分 明 就 是 一 个 标 准 的 表 格 具 体 做 法 如 下 : 在 插 入 表 格 对 话 框 中, 点 击 自 动 套 用 格 式, 然 后 在 表 格 样 式 列 表 中 选 择 普 通 表 格 ( 这 是 Word XP 的 说 法, 在 Word 2000 和 Word 97 中 应 为 无 ) 即 可 剩 下 的 工 作 就 是 在 这 个 无 线 表 格 中 随 意 进 行 编 辑 了 12.3 座 位 表 住 宿 的 问 题 解 决 了, 下 面 该 排 会 场 座 位 表 了 通 常 遇 到 排 座 位 表 的 问 题, 十 个 人 中 有 九 个 都 要 挠 头 因 为 名 字 要 竖 排, 一 个 人 的 名 字 要 分 三 行 来 写, 也 不 容 易 对 齐 ; 好 不 容 易 排 好 了, 一 旦 稍 有 变 动, 就 又 乱 套 了 其 实, 这 个 问 题 还 是 用 无 线 表 格 来 解 决 最 为 便 捷 : 仅 仅 需 要 把 名 字 部 分 的 文 字 方 向 改 为 竖 排 就 可 以 了 13 巧 用 Word 日 历 向 导 查 农 历 一 日, 女 友 突 然 大 驾 光 临, 一 进 屋 就 喊 道 : 喂, 狗 仔, 春 节 是 哪 一 天? 狗 仔 不 假 思 索 地 回 答 : 正 月 初 一 啊 我 问 你 正 月 初 一 是 公 历 几 月 几 号 呢? 狗 仔 立 即 行 动 起 来, 在 房 间 里 翻 箱 倒 柜, 可 就 是 没 有 找 到 一 本 日 历 突 然 想 起 Word XP 中 有 个 日 历 向 导, 可 以 生 成 带 农 历 的 日 历 真 是 太 棒 了, 又 可 以 在 女 朋 友 面 前 露 一 手 了 说 干 就 干, 狗 仔 马 上 打 开 了 Word XP, 主 要 操 作 步 骤 如 下 : 1) 单 击 菜 单 文 件 新 建, 在 新 建 文 档 窗 口 中 选 择 通 用 模 板, 马 上 弹 出 模 板 对 话 框, 单 击 其 他 文 档 标 签, 嘿, 看 到 日 历 向 导 了 2) 鼠 标 双 击 日 历 向 导, 弹 出 了 日 历 向 导 对 话 框, 在 左 边 的 向 导 流 程 图 中 单 击 日 期 范 围 3) 经 初 步 推 测, 每 年 农 历 春 节 可 能 在 公 历 的 1~3 月 期 间, 于 是 设 定 起 止 年 份 均 为 2003 年, 起 止 月 份 分 别 为 1 月 和 3 月, 在 是 否 打 印 农 历 和 节 气 下 选 中 是, 再 单 击 完 成 稍 等 片 刻, 一 份 2003 年 1~3 月 的 日 历 便 出 现 在 眼 前, 从 日 历 中 查 看 到 2003 年 春 节 对 应 的 公 历 日 期 为 2 月 1 日 怎 么 样? 还 行 吧? 狗 仔 向 女 朋 友 炫 耀 道 啵!~~~ 狗 仔 幸 福 地 晕 倒 过 去

64 14 用 Word 制 作 试 卷 技 巧 三 则 14.1 填 空 题 中 空 格 线 的 快 速 录 入 在 五 笔 字 型 输 入 法 中, 要 想 输 入 空 格 线, 须 先 关 闭 输 入 法, 再 用 Shift+ 来 输 入, 输 完 后 再 重 新 打 开 如 此 反 复 很 是 繁 琐 下 面 介 绍 一 种 方 便 快 捷 的 方 法 自 动 更 正 法 先 用 上 述 方 法 在 插 入 点 输 入 一 段 空 格 线 ( 较 短 的 ), 然 后 选 中 它, 再 单 击 工 具 自 动 更 正, 在 出 现 的 对 话 框 的 替 换 为 框 中 已 显 示 出 我 们 刚 刚 选 中 的 空 格 线, 在 替 换 框 中 键 入 一 个 易 记 的 符 号, 如 大 写 的 PP, 单 击 添 加, 确 定 再 用 相 同 的 方 法 建 一 个 较 长 的 空 格 线, 在 替 换 框 中 输 入 PPP 怎 么 使 用 我 想 大 家 应 该 知 道 了 吧, 就 是 在 需 要 短 空 格 线 的 时 候, 连 按 两 个 大 写 的 P 再 加 空 格 或 其 它 字 符, 即 出 现 一 个 较 短 的 空 格 线 ; 如 连 按 三 个 P 即 出 现 一 个 较 长 的 空 格 线 方 便 吗? 14.2 完 型 填 空 题 的 录 入 如 果 你 是 一 个 教 师, 一 定 体 验 过 完 型 填 空 题 的 录 入 有 多 么 的 麻 烦 吧? 完 型 填 空 是 英 语 试 卷 中 很 常 见 的 题 型 每 次 在 输 入 时 总 想 让 几 十 个 题 目 的 选 择 项 中 的 A B C D 形 式 从 上 到 下 对 齐 排 列 但 您 是 不 是 发 现, 不 管 使 用 哪 种 方 法, 总 是 不 能 上 下 完 全 对 齐, 此 时, 不 妨 使 用 一 下 我 为 您 介 绍 这 种 方 法 先 在 试 卷 的 适 当 位 置 根 据 题 目 答 案 需 要, 制 作 一 个 单 行 四 列 ( 或 二 行 二 列 ) 的 表 格, 并 按 顺 序 填 写 A B C D; 当 每 道 题 的 题 目 录 入 后, 可 在 下 行 行 首 粘 贴 制 作 好 的 表 格, 然 后 录 入 各 选 项 的 具 体 内 容 ; 录 入 结 束, 定 义 各 个 表 格, 选 择 菜 单 中 的 边 框 项, 去 除 表 格 线 按 此 方 法 录 入 试 卷, 各 选 项 对 得 非 常 整 齐, 整 体 布 局 也 很 美 观 14.3 录 入 是 非 题 ( 或 选 择 题 ) 后 的 虚 线 和 括 号 标 准 化 的 试 卷 每 个 是 非 题 ( 或 选 择 题 ) 后 填 答 案 的 括 号 都 是 向 右 对 齐, 并 在 题 目 与 括 号 之 间 有 一 些 前 导 的 虚 线 想 要 快 捷 的 完 成 这 些 烦 琐 的 操 作, 可 通 过 使 用 宏 来 实 现 先 输 入 各 是 非 题 选 择 题 的 题 目 ( 括 号 及 前 导 虚 线 先 不 输 入 ), 输 入 时 尽 量 使 用 自 动 编 号 功 能, 在 输 入 选 择 题 的 题 目 之 后 选 择 项 之 前, 为 避 免 编 号 的 自 动 产 生, 可 按 Shift+ 回 车 来 换 行 把 光 标 移 到 任 意 一 个 选 择 或 是 非 题 的 最 后, 再 单 击 工 具 宏 录 制 新 宏, 在 宏 名 框 中 输 入 一 个 易 记 的 名 字, 再 在 将 宏 指 定 到 中 单 击 键 盘 按 钮, 出 现 如 图 1 所 示 的 对 话 框, 在 请 按 快 捷 键 中 输 入 一 易 记 的 快 捷 键, 如 Alt+9, 再 单 击 指 定 关 闭 按 钮 此 时, 屏 幕 上 出 现 一 工 具 栏, 有 停 止 录 制 和 暂 停 录 制 两 个 按 钮, 鼠 标 箭 头 的 右 下 角 也 跟 一 磁 带 图 标 接 下 来 的 所 有 操 作 都 会 被 一 一 录 制 下 来 ( 脚 下 留 神!) 先 在 水 平 标 尺 的 任 意 处 单 击 鼠 标, 则 在 单 击 处 设 置 了 一 个 制 表 位, 拖 动 该 制 表 位 到 标 尺 的 最 右 边 并 双 击, 则 出 现 一 制 表 位 对 话 框, 如 图 2, 在 制 表 位 位 置 选 择 框 中 选 择 刚 设 置 制 表 位 ( 根 据 制 表 位 在 标 尺 中 的 位 置 ), 在 对 齐 方 式 选 项 中 选 择 右 对 齐 方 式, 在 前 导 符 选 项 中 选 择 第 3 种, 单 击 确 定 返 回 编 辑 画 面, 此 时 不 要 改 变 光 标 位 置, 按 Tab

65 键, 即 在 光 标 处 出 现 了 一 条 前 导 虚 线, 再 输 入 括 号 此 时 可 单 击 停 止 录 制 按 钮 完 成 宏 的 录 制 宏 的 使 用 : 把 光 标 移 到 是 非 题 或 选 择 题 的 后 面, 再 按 刚 录 制 的 宏 的 快 捷 键 Alt+9, 即 可 出 现 刚 录 制 的 全 部 内 容 注 : 如 试 卷 中 采 取 多 级 编 号, 请 务 必 先 输 入 题 目, 再 执 行 宏, 而 不 要 一 题 题 目 输 好 马 上 就 运 行 一 个 宏, 否 则 会 出 错 14.4 特 殊 符 号 及 格 式 的 输 入 1) 特 殊 符 号 的 输 入 在 Windows 自 带 的 输 入 法 以 及 王 码 五 笔 字 型 输 入 法 的 工 具 条 的 右 边 都 有 一 个 软 键 盘 按 钮,/ 插 入 图 Word-03/ 用 鼠 标 右 键 单 击 可 选 择 不 同 类 型 的 软 键 盘, 可 完 成 绝 大 多 数 的 数 学 符 号 标 点 符 号 单 位 符 号 汉 语 拼 音 的 输 入 2) 分 式 根 式 的 输 入 对 于 很 复 杂 的 式 子 ( 如 积 分 化 学 方 程 式 等 等 ) 可 用 Word 提 供 的 公 式 编 辑 器 来 完 成, 在 此 不 多 讲, 而 对 于 一 个 较 简 单 的 分 式 根 式, 则 可 以 采 用 插 入 域 的 方 法 来 实 现 : 先 用 Ctrl+F9 插 入 域 符 ( 带 底 色 的 一 对 花 括 号 ), 然 后 在 花 括 号 内 输 入 域 代 码, 分 式 的 域 代 码 格 式 为 eq \f ( 分 子, 分 母 ), ( 不 带 引 号, eq 与 \ 之 间 有 空 格 下 同 ), 根 式 的 域 代 码 格 式 为 eq \r(n, 表 达 式 ), 输 入 并 检 查 无 误 后, 按 Shift+F9 即 可 产 生 所 需 的 分 式 或 根 式 现 举 例 如 下 : 域 代 码 为 :eq \f (3,4) 域 代 码 为 :eq \f (a2-b2,a3+b4) 15 用 WORD 自 制 信 封 1) 选 择 纸 型 选 择 文 件 菜 单 中 页 面 设 置 命 令 下 的 纸 型 选 项, 选 择 A4 纸, 在 页 边 距 选 项 选 择 方 向 为 横 向, 然 后 单 击 确 定 按 钮 2) 制 作 邮 政 编 码 栏 在 工 具 栏 中 单 击 插 入 表 格, 在 插 入 表 格 的 对 话 框 中 填 入 11 列 1 行, 在 自 动 调 整 操 作 的 固 定 列 宽 中 输 入 1 厘 米 然 后 单 击 确 定 按 钮 再 分 别 选 定 表 格 的 第 2 列, 单 击 右 键, 在 所 弹 出 的 右 键 快 捷 菜 单 中 选 择 表 格 属 性, 在 弹 出 的 对 话 框 中, 将 列 的 尺 寸 设 置 为 0.5 厘 米, 然 后 选 择 单 击 下 一 列, 依 次 将 第 列 都 设 置 为 0.5 厘 米, 最 后, 单 击 工 具 栏 中 的 橡 皮, 把 第 列 的 表 格 上 下 线 擦 去, 邮 政 编 码 栏 就 制 作 完 成 了 3) 贴 邮 票 栏 的 制 作 选 择 插 入 菜 单 的 文 本 框 的 横 排 命 令, 这 时 会 出 现 一 个 大 的 图 形 框, 并 写 有 在 此 处 建 立 图 形 的 文 字, 单 击 撤 消 按 钮, 这 个 画 布 区 就 会 消 失 了, 然 后 在 纸 张 的 右 上 角 位 置, 单 击 并 拖 动 鼠 标, 出 现 一 个 文 本 框, 并 在 文 本 框 中 输 入 贴 邮 票 处, 字 体 为 黑 体 四 号 字, 接 着 双 击 文 本 框, 在 弹 出 的 对 话 框 中 对 大 小 选 项 中 的 高 度 与 宽 度 都 设 置 为 2.2 厘 米, 在 文 本 框 中 对 内 部 边 距 的 左 右 设 置 为 0.3 厘 米 上 下 设 置 为 0.05 厘 米, 然 后 单 击 确 定 按 钮 4) 地 址 内 容 的 制 作 只 要 将 你 的 具 体 地 址 联 系 电 话 邮 政 编 码, 甚 至 QQ 号 或 个 人 网 址, 都 整 齐 地 排 列 在 这 里 即 可 5) 空 角 的 点 缀 信 封 的 左 下 角 是 最 能 体 现 你 的 独 特 风 格 的 一 块 开 垦 地, 假 如 你 是 一 个 很 喜 欢 宠 物 的 朋 友, 你 不 妨 添 个 小 猫 小 狗 类 的 图 片, 或 者 你 是 一 个 性 情 优 雅 的 朋 友, 添 加

66 个 小 花 小 草 或 简 单 的 风 景 画, 这 张 信 封 立 即 会 生 动 活 泼 许 多 其 实 很 容 易 做 到 这 样, 因 为 Word 内 置 了 许 多 剪 贴 画, 选 择 插 入 菜 单 中 的 图 片 的 剪 贴 画, 在 弹 出 的 对 话 框 中 有 许 多 各 种 类 别 的 图 片, 你 只 要 选 择 喜 欢 的 剪 贴 画, 插 入 即 可 如 果 你 对 所 插 入 的 图 片 还 不 够 满 意, 只 要 单 击 所 插 入 的 图 片, 这 时, 一 个 图 片 工 具 栏 就 会 出 现, 这 可 以 对 这 张 图 片 的 灰 白 度 对 比 度 亮 度 进 行 调 整 什 么? 图 片 太 大, 很 简 单, 选 定 图 片, 在 图 片 的 四 周 的 边 角 处 拖 动, 可 调 整 任 意 大 小 如 果 你 擅 长 画 画, 那 你 完 全 可 以 自 己 动 手 在 画 笔 里 画 一 幅 亲 笔 画, 再 将 画 粘 贴 到 这 里, 相 信 信 封 的 独 具 匠 心 更 会 令 你 喜 不 自 禁 特 别 提 示 : 由 于 A4 纸 高 度 为 21cm, 也 就 是 说 信 封 的 封 皮 和 封 皮 背 面 以 及 粘 贴 部 分 为 21cm, 因 此 所 有 的 文 字 不 得 超 过 10cm, 否 则, 信 封 上 内 容 距 所 折 边 缘 太 近, 甚 至 出 现 在 背 面 A4 纸 宽 度 比 信 封 长 度 长, 这 个 尺 寸 可 以 自 由 掌 握, 一 般 控 制 在 20cm~25cm 之 间 比 较 适 宜, 也 就 是 说 封 皮 正 面 内 容 保 证 在 20~25cm 内 即 可 你 一 定 会 做 出 个 性 十 足 的 信 封 来, 我 相 信 16 在 Word 中 通 过 传 真 发 送 文 档 Word 除 了 文 字 处 理 以 外, 还 有 一 种 强 大 的 功 能 直 接 发 送 传 真 稿 在 Word 中 内 置 了 对 电 子 邮 件 的 支 持, 可 以 自 动 联 接 传 真 卡 发 送 传 真 为 计 算 机 安 装 上 一 块 传 真 卡 并 在 Windows 中 将 它 设 置 好 后, 再 进 入 Word 中, 用 户 会 发 现, 在 Word 的 文 件 菜 单 中 的 发 送... 菜 单 下 添 加 了 几 条 选 项 邮 件 收 件 人 传 送 收 件 人 和 传 真 收 件 人, 这 也 就 说 明 用 户 可 以 直 接 在 Word 中 使 用 传 真 卡 发 送 用 户 的 稿 件 了 下 面 介 绍 具 体 应 用 : 当 我 们 用 Word 编 辑 好 一 篇 稿 件 并 排 好 版 ( 记 住 在 起 始 位 置 写 上 自 己 的 通 讯 地 址 和 姓 名 ), 选 择 发 送 菜 单 的 传 真 收 件 人 ;WORD 将 自 动 启 动 传 真 向 导, 传 真 向 导 可 以 帮 助 用 户 制 作 传 真 封 面 和 发 送 传 真, 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 需 发 送 的 文 档 ; 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 发 送 传 真 所 用 的 软 件 ; 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 传 真 收 件 人, 可 在 通 讯 簿 中 选 择 或 直 接 在 姓 名 传 真 号 码 栏 中 填 写 相 应 内 容 ; 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 传 真 封 面 的 风 格, 有 专 业 型 现 代 型 和 典 雅 型 三 种, 可 视 具 体 情 况 设 置 ; 按 下 下 一 步 按 钮, 填 写 传 真 发 送 人 的 信 息 ; 按 下 下 一 步 按 钮, 再 单 击 完 成 按 钮 即 可 17 巧 用 表 格 功 能 生 成 小 字 本 格 式 如 果 只 是 临 时 需 要 生 成 小 字 本 格 式, 可 以 用 表 格 快 速 制 成 具 体 方 法 如 下 : 1) 将 文 字 全 部 录 入 ; 2) 左 击 编 辑 / 替 换 选 单 项 ; 3) 在 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 λ? ( 表 示 任 意 字 符 ); 4) 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 λ &λ t ( λ & 表 示 要 查 找 的 任 意 字 符,λ t 表 示 制 表 符 ); 5) 选 择 全 部 文 字 (ctrl+a), 左 击 表 格 / 转 换 / 文 字 转 换 为 表 格 ; 6) 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 需 要 的 列 数 ( 如 :20), 确 定

67 18 巧 用 稿 纸 格 式 生 成 小 字 本 在 WORD 中, 用 户 可 以 利 用 稿 纸 向 导 生 成 稿 纸 格 式 的 文 档 可 是, 如 何 生 成 小 字 本 格 式 的 文 档 呢? 问 题 的 关 键 在 于 掌 握 稿 纸 格 式 的 制 作 过 程 WORD 提 供 的 稿 纸 格 式 是 用 绘 图 工 具 绘 制 并 插 入 页 眉 中 得 到 的, 因 此 利 用 稿 纸 格 式 也 要 从 这 一 点 下 手 : 1) 左 击 文 件 / 新 建 选 单 项, 选 择 稿 纸 向 导, 生 成 的 稿 纸 文 档 ; 2) 左 击 视 图 / 页 眉 和 页 脚 选 单 项 ; 3) 左 击 绘 图 工 具 栏 中 的 选 择 对 象 按 钮 ; 4) 右 击 稿 纸, 选 择 组 合 / 取 消 组 合 命 令 ; 5) 拖 动 方 格 列, 排 成 的 小 字 本 格 式 ; 6) 左 击 文 件 / 页 面 设 置, 选 择 文 档 网 格 卡 ; 7) 将 每 页 行 数 设 置 为 31 后 确 定 ; 8) 关 闭 页 眉 / 页 脚 即 可 19 如 何 将 Word 2000 当 字 典 使 用 在 编 辑 文 档 时, 常 会 遇 到 一 些 生 词 难 以 弄 懂 这 时, 你 可 以 用 金 山 词 霸 等 专 业 翻 译 软 件, 但 更 为 简 便 的 方 法 是 直 接 使 用 Word 的 中 英 英 中 词 典, 即 可 在 Word 中 进 行 动 态 互 译 了 使 用 的 方 法 是 : 单 击 工 具 语 言 词 典, 也 可 按 Alt+Shift+F7 组 合 键 启 动 词 典, 这 时 出 现 词 典 对 话 框 键 入 要 查 阅 的 内 容, 你 可 查 阅 英 文 单 词 或 词 组 的 中 文 解 释 或 是 中 文 字 词 对 应 的 英 文 单 词 ; 单 击 插 入 按 钮, 可 以 将 互 译 的 单 词 插 入 到 文 本 中, 单 击 翻 译 按 钮, 可 以 在 替 换 为 翻 译 列 表 框 内 显 示 该 词 的 含 义 多 种 解 释 及 词 性 等 ; 在 查 阅 列 表 框 内 单 击 其 中 单 词, 右 边 会 自 动 显 出 相 应 的 翻 译 结 果 20 插 入 中 英 对 译 的 翻 译 结 果 注 意 : 首 先, 要 确 认 词 典 命 令 出 现 在 菜 单 上, 按 Alt+Shift+F7 试 试, 没 反 映? 安 装 吧 用 word 安 装 盘 安 装 词 典 组 件 才 行 用 词 典 进 行 翻 译 在 编 辑 文 档 时, 常 会 遇 到 一 些 生 词 难 以 弄 懂, 这 时 你 求 助 于 Word 的 中 英 英 中 词 典, 即 可 在 Word 中 进 行 动 态 互 译 了 使 用 的 方 法 是 :⑴ 从 工 具 菜 单 中 选 择 语 言, 然 后 单 击 词 典 命 令, 也 可 按 Alt+Shift+F7 组 合 键 启 动 词 典, 这 时 出 现 词 典 对 话 框 ;⑵ 键 入 要 查 阅 的 内 容, 你 可 查 阅 英 文 单 词 或 词 组 的 中 文 解 释 或 是 中 文 字 词 对 应 的 英 文 单 词 ;⑶ 单 击 插 入 按 钮, 可 以 将 互 译 的 单 词 插 入 到 文 本 中, 单 击 翻 译 按 钮, 可 以 在 替 换 为 翻 译 列 表 框 内 显 示 该 词 的 含 义 多 种 解 释 及 词 性 等 ;⑷ 在 查 阅 列 表 框 内 单 击 其 中 单 词, 右 边 会 自 动 显 出 相 应 的 翻 译 结 果 L 页 面 排 版 及 打 印

68 1 页 眉 和 页 脚 页 眉 和 页 脚 允 许 我 们 把 文 档 标 题 和 页 号 自 动 加 入 到 每 一 个 页 设 置 文 档 的 页 眉 和 页 脚 时, 你 只 需 一 次 性 输 入 文 字 信 息, 这 些 文 字 信 息 就 会 出 现 在 文 档 的 每 一 页 中 通 常 我 们 总 是 把 文 档 的 标 题 放 入 页 眉 ( 页 面 顶 端 ), 把 页 号 放 入 页 脚 ( 页 面 底 部 ) 要 访 问 有 关 页 眉 和 页 脚 的 命 令, 请 先 选 择 菜 单 视 图 / 页 面, 此 时 文 档 就 显 示 为 打 印 输 出 的 分 页 效 果 选 择 菜 单 视 图 / 页 眉 和 页 脚, 屏 幕 上 就 出 现 页 眉 和 页 脚 工 具 条 ( 如 图 1) 开 始 时 光 标 位 于 页 眉 区 域, 它 是 一 个 带 虚 线 边 框 的 区 域 要 切 换 到 页 脚 区 域, 请 点 击 页 眉 和 页 脚 工 具 条 上 的 在 页 眉 和 页 脚 之 间 切 换 按 钮 再 次 点 击 同 一 按 钮 你 将 返 回 页 眉 区 域 要 为 页 脚 加 上 页 号, 首 先 请 切 换 到 页 脚 设 置 模 式, 然 后 双 击 插 入 页 号 的 位 置, 再 点 击 页 眉 和 页 脚 工 具 条 上 的 插 入 页 码 按 钮 把 页 号 的 域 代 码 插 入 文 档 此 举 告 诉 Word 页 号 应 该 出 现 在 指 定 的 位 置 如 果 你 在 应 该 显 示 页 号 的 地 方 看 到 了 域 代 码 {page}, 这 是 因 为 你 开 启 了 域 代 码 显 示, 按 下 Alt+F9 可 以 关 闭 域 代 码 2 定 义 印 刷 样 式 的 页 眉 印 刷 制 品 的 页 眉 经 常 是 章 节 标 题 加 页 数, 十 分 漂 亮, 其 实 word 也 可 以 达 到 这 个 功 能 1) 插 入 页 码 : 位 置 -- 页 眉, 对 齐 方 式 -- 外 侧 2) 分 别 在 奇 数 页 页 眉 和 偶 数 页 页 眉 插 入 域 代 码 :STYLEREF " 标 题 1" ( 其 中 " 标 题 1" 为 你 想 使 用 的 样 式 名 称 ) 3) 通 过 制 表 位 调 节 显 示 位 置 使 其 美 观 4) 根 据 章 节 划 分 应 用 样 式 后, 页 眉 自 动 显 示 相 应 的 标 题 如 果 你 有 双 面 打 印 机, 那 打 印 出 的 成 品 将 和 印 刷 品 一 样 3 Word 中 同 一 页 面 显 示 不 同 页 码 我 们 在 写 论 文 或 报 告 时 常 常 在 页 眉 中 用 第 页 共 页 的 形 式, 然 后 又 要 将 该 类 文 件 集 中 起 来 装 订 成 一 本 书, 并 在 页 脚 中 显 示 页 码, 表 明 该 页 在 整 本 书 中 的 位 置, 这 就 出 现 了 同 一 页 面 显 示 不 同 页 码 的 情 况, 利 用 域 可 以 方 便 地 解 决 这 一 问 题 假 如 某 文 件 在 整 本 书 中 的 起 始 页 码 为 101, 按 照 下 面 步 骤 可 以 完 成 : 1) 设 置 页 眉 在 页 眉 中 输 入 第 页 共 页, 将 光 标 移 动 第 后 面, 选 择 菜 单 插 入 域 (F), 从 域 名 中 选 择 Page, 或 者 在 第 后 面 输 入 Page, 然 后 用 鼠 标 选 择 Page 并 按 Ctrl+F9 用 同 样 的 方 法 在 共 后 面 插 入 域 Numpages, 这 就 完 成 了 第 页 共 页 的 设 置 2) 设 置 页 脚 按 第 一 步 的 方 法 在 页 脚 中 插 入 域 Page, 然 后 在 Page 前 面 输 入 =100+, 最 后 用 鼠 标 将 刚 输 入 的 =100+ 和 插 入 的 域 一 起 选 中 并 按 Ctrl+F9, 通 过 打 印 预 览 就 可 以 查 看 效 果 了

69 4 高 级 页 号 设 置 在 页 号 旁 边 加 上 文 字 和 符 号 可 以 修 饰 页 脚 中 显 示 的 页 号 例 如, 你 可 以 把 页 号 设 置 成 -- 第 2 页 -- 这 种 形 式 为 此, 你 只 需 把 文 本 加 入 到 Word 插 入 的 页 号 域 代 码 旁 边 即 可 另 外, 你 还 可 以 用 鼠 标 选 中 页 号, 然 后 任 意 为 页 号 设 置 文 本 格 式, 比 如 不 同 的 字 体 大 小 和 字 体 类 型 在 单 独 使 用 页 号 的 情 况 下, 你 可 以 把 页 号 调 整 为 第 X 页 共 Y 页 这 种 形 式 要 实 现 这 一 点, 请 选 择 菜 单 视 图 / 页 眉 和 页 脚, 然 后 切 换 到 页 脚 区 域 接 下 来 不 要 点 击 插 入 页 码, 而 是 选 择 插 入 自 动 图 文 集 / 第 X 页 共 Y 页, 第 X 页 共 Y 页 的 域 代 码 就 会 出 现 在 页 脚 之 中 对 于 大 型 文 档 ( 实 际 上 是 任 何 文 档 ), 我 们 还 可 以 把 文 档 的 文 件 名 字 插 入 到 页 脚 具 体 方 法 是 : 选 择 菜 单 视 图 / 页 眉 和 页 脚, 切 换 到 页 脚, 选 择 插 入 自 动 图 文 集, 然 后 从 菜 单 选 择 文 件 名 如 果 你 希 望 文 件 路 径 也 一 同 出 现, 请 用 文 件 名 字 和 路 径 代 替 文 件 如 果 你 觉 得 频 繁 地 选 择 视 图 / 页 眉 和 页 脚 菜 单 太 麻 烦, 可 以 从 Word 的 页 面 视 图 直 接 转 入 页 眉 或 页 脚, 从 而 跳 过 菜 单 选 择 方 法 是 双 击 页 面 的 页 眉 或 者 页 脚, 页 眉 或 页 脚 就 立 即 处 于 编 辑 状 态 类 似 地, 要 返 回 文 档 正 文, 你 只 需 双 击 页 眉 和 页 脚 之 外 的 任 意 位 置 页 眉 和 页 脚 的 显 示 分 别 由 页 眉 页 脚 这 两 个 样 式 格 式 化 如 果 你 想 要 为 页 眉 和 页 脚 设 置 自 己 的 样 式, 请 选 择 菜 单 格 式 / 样 式, 选 择 你 想 要 修 改 的 样 式, 然 后 依 次 选 择 更 改 / 格 式 / 字 体 修 改 字 体 样 式, 完 成 后 点 击 确 定 对 于 大 型 Word 文 档, 我 们 常 常 希 望 取 消 第 一 页 的 页 眉 和 页 脚 ( 比 如 制 作 封 面 ) 你 可 以 按 照 如 下 步 骤 轻 松 地 达 到 这 一 目 的 : 在 页 眉 和 页 脚 工 具 条 上 点 击 页 面 设 置 按 钮, 选 择 版 式 选 项 卡, 启 用 首 页 不 同 选 项, 然 后 点 击 确 定 要 为 文 档 的 剩 余 部 分 创 建 页 眉 和 页 脚, 请 移 到 第 二 页, 然 后 按 照 前 面 介 绍 的 方 法 进 行 设 置 取 消 首 页 的 页 眉 和 页 脚 之 后, 我 们 往 往 还 要 让 页 号 从 第 二 页 开 始 编 号, 即 让 第 二 页 的 页 号 显 示 为 第 1 页, 彻 底 取 消 首 页 或 封 面 页 对 页 号 的 影 响 要 实 现 这 一 点, 请 选 择 页 脚, 然 后 用 鼠 标 选 中 页 号, 再 点 击 设 置 页 码 格 式 按 钮 把 起 始 页 号 设 置 成 0, 然 后 点 击 确 定 这 样, 文 档 第 二 页 的 页 号 就 变 成 了 1 5 打 印 或 预 览 多 页 的 表 格 中 每 一 页 都 看 到 标 题 遇 到 WORD 中 超 过 一 页 的 表 格, 可 能 会 这 样 处 理 : 把 标 题 复 制 到 每 一 页 的 开 始 部 分, 以 确 保 每 一 页 的 表 格 都 有 标 题 但 是 如 果 你 对 文 章 内 容 进 行 增 加 或 删 除, 都 会 造 成 重 新 分 页, 你 先 前 复 制 标 题 可 能 会 跑 到 页 的 其 它 位 置 你 可 以 这 样 做 : 选 中 表 格 的 主 题 行, 在 表 格 菜 单 中 选 择 标 题 行 重 复 选 项 当 你 预 览 或 打 印 文 件 时, 你 就 会 发 现 每 一 页 的 表 格 都 有 标 题 了 前 提 是 表 格 必 须 是 自 动 分 页 的 6 双 面 打 印 Word 文 档 在 使 用 Word 编 辑 打 印 文 字 资 料 时, 常 常 需 要 将 编 辑 出 的 文 字 资 料 打 印 在 纸 张 的 反 正 面 上, 其 中 一 侧 的 宽 度 要 比 另 一 侧 宽 一 些 做 为 装 订 线 下 面 以 使 用 激 光 打 印 机 实 现 文 字 资 料 的 双 面 打 印 来 介 绍 具 体 的 设 置 过 程

70 1) 页 面 设 置 一 篇 文 字 资 料 输 入 完 毕 后, 通 过 选 择 Word 选 单 中 文 件 选 单 下 的 页 面 设 置 选 项, 设 置 纸 张 大 小, 如 这 里 选 择 的 是 b5 纸, 在 字 符 数 / 行 数 页 框 中, 选 择 每 一 页 打 印 的 行 数 和 每 行 要 打 印 的 字 数 在 页 边 距 页 框 中 的 设 置 决 定 着 能 否 进 行 双 面 打 印, 在 这 里 主 要 对 页 边 距 中 的 上 下 内 侧 外 侧 装 订 线 等 值 进 行 设 置, 在 这 里 笔 者 设 置 该 页 面 的 内 侧 外 侧 值 都 为 20 毫 米, 同 时 设 置 装 订 线 的 值 为 10 毫 米, 选 择 对 称 页 边 距, 这 样 双 面 打 印 的 页 面 设 置 完 毕, 设 置 结 果 如 图 1 所 示 2) 打 印 设 置 进 入 打 印 设 置 窗 口 中, 选 择 双 面 打 印, 由 于 激 光 打 印 机 出 纸 的 顺 序 不 同 这 时 要 进 行 的 设 置 也 有 所 不 同, 如 使 用 打 印 机 的 上 出 纸, 要 进 入 选 项 设 置, 即 用 鼠 标 点 击 选 项 按 钮, 在 双 面 打 印 选 项 中, 将 打 印 顺 序 2 选 中, 即 窗 口 上 显 示 顺 序 为 使 用 下 出 纸, 不 用 这 步 设 置 全 部 设 置 完 毕 即 可 进 行 双 面 打 印 了 7 WORD 打 印 到 文 件 的 应 用 WORD 文 件 打 印 时, 在 打 印 参 数 设 置 窗 口 中 有 一 个 选 项, 叫 打 印 到 文 件 如 果 用 鼠 标 点 一 下 使 其 选 中, 再 点 确 定 进 行 打 印, 将 弹 出 一 个 文 件 保 存 窗 口, 让 用 户 选 择 WORD 打 印 文 件 的 保 存 位 置, 再 确 定,WORD 的 内 容 将 输 出 到 一 个 打 印 文 件 中, 默 认 的 文 件 扩 展 名 是.prn 那 么 什 么 情 况 下 需 要 使 用 这 个 功 能, 又 如 何 使 用 这 个 功 能 呢? 7.1 为 什 么 要 使 用 WORD 打 印 文 件? 1) 普 通 WORD 文 件 的 打 印 必 须 要 相 应 版 本 的 WORD 的 支 持, 而 打 印 文 件 不 须 要 WORD 的 支 持, 甚 至 不 须 要 汉 字 操 作 系 统 的 支 持, 这 就 为 WORD 文 件 的 异 地 打 印 提 供 了 便 利 你 只 要 知 道 异 地 打 印 机 的 型 号, 就 可 以 将 保 存 的 打 印 文 件 传 递 过 去 打 印, 而 不 必 担 心 是 否 有 相 应 的 操 作 系 统, 是 否 有 WORD 以 及 是 什 么 版 本 2) 在 进 行 文 件 传 送 时, 为 考 虑 系 统 和 编 辑 器 的 兼 容 性, 常 使 用 文 本 格 式, 但 文 本 格 式 损 失 了 全 部 的 文 字 格 式 信 息, 不 能 处 理 图 片 信 息 而 打 印 文 件 则 克 服 了 这 个 缺 点, 其 中 包 含 了 打 印 控 制 文 字 图 片 等 全 部 相 关 信 息 3) prn 文 件 具 有 较 小 的 体 积, 为 文 件 交 换 提 供 便 利 7.2 生 成 打 印 文 件 打 印 操 作 与 正 常 打 印 完 全 相 同, 在 设 置 打 印 参 数 时 要 将 打 印 到 文 件 复 选 框 选 上, 在 弹 出 的 窗 口 中 填 好 打 印 文 件 保 存 的 位 置 和 文 件 名, 确 定 即 可 ( 如 图 ) 7.3 打 印 文 件 的 使 用 使 用 打 印 文 件 需 要 先 转 换 到 MSDOS 方 式 下, 然 后 用 COPY 命 令 将 打 印 文 件 发 送 到 打 印 机, 命 令 格 式 如 下 : copy 文 件 名 prn /b 命 令 共 四 个 部 分, 其 中 prn 指 将 输 出 设 备 指 定 为 打 印 机 ;

71 /b 指 以 二 进 制 方 式 输 出, 如 无 此 参 数, 图 片 等 信 息 可 能 无 法 正 确 打 印 7.4 需 要 注 意 的 几 个 问 题 WORD 打 印 文 件 生 成 以 后, 就 不 能 再 用 WORD 等 编 辑 工 具 打 开 和 编 辑 了, 只 能 直 接 发 送 到 打 印 机 1) 打 印 时, 打 印 机 必 须 先 打 开, 并 连 机 2) 生 成 WORD 打 印 文 件 时, 必 须 考 虑 用 什 么 打 印 机 打 印 这 个 文 件, 打 印 机 的 选 择 可 在 打 印 参 数 设 置 窗 口 的 打 印 机 名 称 下 拉 框 中 选 择 选 择 不 同 的 打 印 机, 生 成 的 打 印 文 件 是 不 同 的, 如 果 选 用 其 它 打 印 机, 可 能 打 印 不 出 正 确 的 文 字 格 式 及 图 片 3) 打 印 文 件 的 打 印 质 量 和 打 印 参 数 的 各 项 设 置 有 关 8 怎 样 取 得 与 真 实 打 印 完 全 一 致 显 示 效 果 当 我 们 在 套 打 单 据 表 格 及 进 行 某 些 特 殊 的 版 式 排 版 时, 很 希 望 屏 幕 上 显 示 的 大 小 与 打 印 结 果 完 全 相 同, 以 便 进 行 精 确 的 套 打 操 作 但 能 够 所 见 即 所 得 的 Word 显 示 的 结 果 与 打 印 出 来 的 结 果 虽 然 格 式 上 能 够 做 到 看 到 什 么 得 到 什 么, 但 由 于 各 人 所 用 的 显 示 器 的 尺 寸 不 同, 而 且 相 同 尺 寸 的 显 示 器 其 可 视 面 积 也 有 所 不 同, 因 此 显 示 与 打 印 结 果 的 大 小 比 例 很 难 做 到 完 全 一 致 如 果 能 够 给 Word 添 加 一 个 1:1 全 真 显 示 的 工 具 按 钮 就 好 了! 这 样 即 使 我 们 不 需 要 进 行 精 确 的 套 打, 也 可 以 在 文 稿 完 成 后 按 一 下 这 个 按 钮, 看 看 最 终 输 出 的 字 体 大 小 设 置 是 否 合 适, 我 们 可 以 用 一 个 宏 命 令 来 解 决 这 个 问 题 8.1 取 得 与 真 实 打 印 完 全 一 致 的 屏 幕 显 示 比 例 由 于 各 人 使 用 的 显 示 器 尺 寸 不 同 及 画 幅 调 整 的 习 惯 不 同, 因 此 在 此 无 法 给 出 一 个 固 定 的 数 据 请 先 将 显 示 器 的 画 幅 调 整 妥 当, 以 能 够 最 大 限 度 地 显 示 出 完 整 的 全 屏 幕 窗 口 为 准 找 一 张 A4 纸, 用 尺 子 量 下 纸 张 的 宽 度, 要 求 精 确 到 毫 米, 因 为 标 称 为 某 种 开 本 的 纸 张, 其 实 际 大 小 并 不 一 定 与 标 称 值 相 同 然 后, 新 建 一 个 空 白 文 档, 单 击 视 图 工 具 栏, 选 择 页 面, 再 单 击 文 件 菜 单 栏, 选 择 页 面 设 置, 在 页 面 设 置 对 话 框 中 将 打 印 设 置 中 的 纸 型 设 置 为 与 准 备 的 纸 张 相 同 的 纸 型, 如 在 此 为 A4, 再 将 纸 型 选 项 卡 中 的 纸 张 宽 度 设 置 为 与 刚 才 量 好 的 值 完 全 一 致, 确 定 后 返 回 编 辑 界 面 现 在 我 们 就 以 这 张 纸 为 依 据, 确 定 屏 幕 显 示 比 例 在 工 具 栏 的 显 示 比 例 输 入 框 中 反 复 手 工 调 整 显 示 比 例 的 大 小, 注 意 系 统 本 身 只 提 供 若 干 种 固 定 的 显 示 比 例, 其 实 我 们 完 全 可 以 直 接 输 入 任 意 一 个 整 数, 比 如 14 英 寸 显 示 器 在 设 置 为 78% 后, 屏 幕 上 的 页 面 大 小 与 真 实 纸 张 完 全 一 致, 这 个 78 就 是 我 们 下 一 步 需 要 的 数 据 8.2 编 写 一 个 宏 命 令 单 级 工 具 菜 单 栏, 选 择 宏, 再 单 级 宏 命 令, 或 者 直 接 利 用 组 合 键 Alt + F8 打 开 宏 对 话 框, 在 宏 名 编 辑 框 中 输 入 一 个 宏 名 如 真 实 显 示, 然 后 单 击 创

72 建 命 令, 打 开 Visual Basic 编 辑 器 在 代 码 编 辑 窗 口 输 入 下 列 代 码 : Public Sub 真 实 显 示 ( ) ActiveWindow.ActivePane.View. Zoom.Percentage=78 End Sub ( 注 意 : 代 码 中 等 于 号 后 面 的 数 字 应 灵 活 更 改 为 与 用 户 的 显 示 器 对 应 的 真 实 比 例 数 字 ) 8.3 创 建 工 具 栏 按 钮 单 击 工 具 菜 单 栏, 选 择 自 定 义 命 令, 或 者 利 用 组 合 键 Alt+V+T+C, 调 出 工 具 栏 自 定 义 对 话 框, 选 择 命 令 中 的 宏, 右 边 的 列 表 框 中 会 显 示 出 所 有 已 经 存 在 的 宏 找 到 刚 才 编 辑 的 那 个 真 实 显 示 的 宏, 将 它 拖 入 Word 主 界 面 的 工 具 栏 中 的 任 意 位 置, 这 时 工 具 栏 中 会 出 现 一 个 与 宏 名 对 应 的 按 钮, 单 击 关 闭 按 钮 退 出 设 置 现 在, 我 们 的 Word 就 能 够 实 现 真 正 的 所 见 即 所 得 了! 9 如 何 在 文 档 的 打 印 预 览 时 编 辑 文 本? 1) 在 打 印 预 览 中 显 示 要 编 辑 的 页 面 ; 2) 用 鼠 标 左 键 单 击 要 编 辑 的 位 置 ; 3) 在 打 印 预 览 工 具 栏 上 单 击 放 大 镜 按 钮, 然 后 进 行 编 辑 10 快 速 打 印 多 个 文 档 在 WORD 中 可 同 时 打 印 多 个 文 档, 其 方 法 为 : 1) 单 击 文 件 菜 单 中 打 开 菜 单 项, 打 开 打 开 对 话 框 ; 2) 选 中 要 打 印 的 多 个 文 档, 用 Shift 可 选 择 顺 序 相 连 文 档, 用 Ctrl 键 可 选 择 不 相 连 的 多 个 文 档 ; 3) 选 择 打 开 对 话 框 中 工 具 下 拉 菜 单 的 打 印 即 可 M 环 境 配 置 1 自 定 义 打 开 文 档 的 位 置 说 明 : 适 用 于 Office2007 但 位 置 略 有 变 化, 见 下 图

73 当 您 使 用 WORD 来 打 开 文 档 文 件 时, 您 会 发 现 系 统 程 序 会 自 动 弹 出 一 个 文 件 选 择 对 话 框, 让 您 来 选 择 需 要 打 开 的 文 件, 但 是 WORD 的 默 认 打 开 文 档 目 录 为 C 盘, 而 许 多 用 户 认 为 存 放 在 C 盘 下 面 的 文 件 没 有 保 存 在 其 他 硬 盘 来 得 安 全 如 果 您 真 的 要 想 让 WORD 的 默 认 打 开 文 档 目 录 为 其 他 硬 盘 的 话, 您 可 以 按 照 下 面 的 自 定 义 设 置 进 行 操 作 : 1) 在 WORD 的 操 作 界 面 中, 用 鼠 标 依 次 单 击 菜 单 栏 中 的 工 具 / 选 项 / 文 件 位 置 命 令 ; 2) 在 随 后 弹 出 的 设 置 对 话 框 中, 选 择 文 档 ; 3) 接 着 再 用 鼠 标 单 击 更 改 按 钮, 并 在 更 改 位 置 对 话 框 中 的 查 找 范 围 设 置 栏 处 选 中 其 他 硬 盘 分 区 符 号, 例 如 选 择 E: ; 4) 选 择 好 目 标 后, 再 单 击 对 话 框 中 的 确 定 按 钮 来 使 设 置 生 效 2 改 变 文 档 的 缺 省 目 录 说 明 : 适 用 于 Office2007 选 项 及 位 置 与 上 相 同 所 有 Office 文 档 的 缺 省 目 录 是 C 盘 下 的 My Documents 文 件 夹, 根 据 工 作 需 要, 我 们 可 以 轻 松 地 改 变 它 单 击 工 具 菜 单, 选 择 选 项 命 令, 单 击 文 件 位 置 选 项 卡, 会 显 示 一 列 选 项 和 它 们 当 前 存 储 的 目 录 在 文 件 类 型 列 表 中 选 中 文 档, 单 击 更 改 按 钮, 进 入 更 改 位 置 对 话 框 单 击 查 找 范 围 框 中 的 向 下 箭 头, 选 中 想 要 的 文 件 夹 即 可

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<BFC6D1A7B7F0D1A7D0D2B8A3C8CBC9FA2E696E6464> 目 录 上 篇 科 前 言 水 和 小 虫 的 故 事 2 科 未 解 之 谜 3 第 一 章 什 么 是 科 一 科 的 定 义 6 二 用 科 的 态 度 和 科 的 方 法 探 索 法 6 1 如 何 去 掉 大 豆 的 腥 气 和 羊 奶 的 膻 气 6 2 豆 腐 的 定 义 及 豆 制 品 的 三 个 公 式 7 3 用 科 的 态 度 和 科 的 方 法 探 索 法 9 第 二 章 什

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