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3 前 言 本 署 在 完 成 报 告 的 撰 写 工 作 后, 已 根 据 第 11/1999 号 法 律 第 十 二 条 三 款 所 规 范 的 审 计 程 序, 把 审 计 报 告 送 交 行 政 暨 公 职 局 及 其 它 在 报 告 中 曾 提 及 的 公 共 部 门 的 领 导 层, 征 求 其 意 见 有 关 响 应 亦 以 附 录 形 式 载 于 本 报 告 之 内 值 得 在 此 指 出 的 是, 由 行 政 暨 公 职 局 送 回 给 本 署 的 意 见 书 中, 提 供 了 大 量 该 局 对 秘 书 职 务 的 研 究 分 析, 其 中, 在 有 关 秘 书 职 务 设 置 的 演 变 的 法 律 基 础 及 立 法 原 意 之 分 析 秘 书 职 务 范 围 之 概 述 和 担 当 秘 书 职 务 之 能 力 要 求 等 方 面, 大 大 地 丰 富 了 本 报 告 的 内 容, 令 本 报 告 所 塑 造 出 的 秘 书 职 务 更 加 立 体 而 完 善, 从 而 令 报 告 更 具 参 考 价 值 在 此, 向 所 有 曾 协 助 审 计 署 完 成 这 项 审 计 工 作 的 部 门 及 其 工 作 人 员 致 以 感 谢 审 计 署 将 继 续 通 过 这 类 型 的 审 计 项 目, 为 公 共 行 政 的 改 革 提 供 必 要 的 研 究 分 析 1

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5 目 录 前 言 撮 要 审 计 的 背 景 资 料 审 计 的 目 的 及 内 容 审 计 的 范 围 及 方 法 审 计 标 准 审 计 结 果 综 合 建 议 附 件 附 件 I 2002 年 10 月 31 在 职 秘 书 与 在 职 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 之 比 例 附 件 II 衡 量 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 之 成 本 效 益 的 计 算 方 法 附 件 III 秘 书 人 员 的 评 审 标 准 附 件 IV 2002 年 10 月 31 日 在 职 秘 书 人 员 的 素 质 评 分 分 布 表 附 件 V 由 行 政 暨 公 职 局 提 供 之 文 件 ( 译 本 ) 附 件 VI 各 公 共 部 门 的 回 应

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7 1 撮 要 审 计 署 在 2002 年 底 至 2003 年 初 对 澳 门 公 共 行 政 部 门 的 秘 书 职 务 的 管 理 及 补 偿 进 行 了 一 项 审 计 工 作 审 计 的 对 象 包 括 了 澳 门 特 别 行 政 区 共 65 个 公 共 行 政 部 门 主 要 的 审 计 发 现 有 : 在 2001 年 内 一 共 为 秘 书 的 固 定 金 钱 补 偿 支 付 了 约 澳 门 币 688 万 元, 而 在 2002 年 头 10 个 月 支 付 的 金 钱 补 偿 约 为 澳 门 币 671 万 元 ; 由 于 法 例 只 制 定 了 适 用 的 原 则, 在 相 关 部 门 没 有 制 定 规 范 化 的 指 引 下, 各 部 门 对 担 任 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿 欠 缺 统 一 的 发 放 标 准 ; 絶 大 部 份 部 门 对 秘 书 职 务 的 配 置 欠 缺 检 讨 机 制, 因 此 不 能 对 现 有 配 置 进 行 合 理 的 评 估 从 而 更 为 有 效 地 重 新 分 配 人 力 资 源 ; 根 据 审 计 署 的 计 算 标 准 衡 量, 以 固 定 金 额 作 为 对 担 任 秘 书 职 务 人 员 补 偿 的 部 门 中, 有 29 个 部 门 的 成 本 效 益 偏 低 ; 按 照 审 计 署 所 订 定 的 审 计 标 准, 在 现 正 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 中, 仅 有 22% 的 人 员 其 平 均 个 人 素 质 是 达 到 理 想 的 ; 有 4 个 部 门 向 已 收 取 固 定 金 钱 补 偿 的 人 员, 发 放 额 外 的 超 时 工 作 补 偿 ; 有 部 门 指 派 超 越 法 规 所 规 定 的 第 5 至 7 级 的 人 员 担 任 秘 书 的 职 务 基 于 上 述 发 现, 审 计 署 主 要 建 议 了 : 各 公 共 部 门 应 制 定 内 部 管 理 机 制, 定 期 就 各 自 部 门 中 秘 书 职 位 设 置 之 制 度 加 以 检 讨 ; 对 有 必 要 安 排 秘 书 协 助 工 作 之 职 位 之 设 置 要 有 明 确 界 定 ; 5

8 必 须 遵 守 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 规 范, 包 括 应 在 公 共 行 政 职 程 中 的 第 5 至 7 级 工 作 人 员 中 指 派 人 员 担 任 秘 书 及 其 有 关 勤 谨 守 时 的 通 用 纪 律 ; 制 定 秘 书 职 务 的 工 作 范 围 及 担 任 工 作 的 条 件, 使 公 共 部 门 于 指 派 秘 书 职 务 时 有 所 依 据, 能 切 合 需 要 而 作 具 有 效 益 的 选 择 ; 在 指 派 人 员 担 任 秘 书 工 作 时, 不 仅 要 从 信 任 程 度 上 考 虑, 亦 要 考 虑 其 素 质 及 能 力 ; 在 没 有 修 订 现 行 的 法 律 规 范 前, 或 者 在 法 定 大 原 则 下 仍 有 必 要 说 明 具 体 操 作 方 法 的 情 况 下, 行 政 暨 公 职 局 应 该 通 过 指 引 传 阅 公 函 等 途 径, 就 有 关 秘 书 职 务 的 规 范 作 出 解 释, 以 达 到 所 有 公 共 行 政 部 门 统 一 处 理 之 效 果 当 本 报 告 初 稿 完 成 后, 本 署 按 法 律 规 范, 曾 送 行 政 暨 公 职 局, 以 便 该 局 就 所 提 及 之 审 计 发 现 结 论 及 建 议 提 出 响 应 其 中 在 秘 书 的 补 偿 制 度 上, 本 署 曾 提 出 必 须 考 虑 成 本 效 益, 选 用 最 具 效 益 的 补 偿 制 度 作 为 秘 书 的 超 时 工 作 补 偿 的 建 议, 而 行 政 暨 公 职 局 则 从 法 律 观 点 指 出 : 给 予 担 任 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿, 确 实 是 对 担 任 这 特 定 职 务 的 一 种 补 偿 这 种 补 偿 不 应 以 等 式 比 较 或 以 工 作 人 员 在 正 常 办 公 时 间 外 提 供 服 务 的 时 数 来 计 算 ( 详 见 附 件 VI) 本 署 尊 重 行 政 暨 公 职 局 对 公 职 法 律 上 的 解 释 权 威 性, 已 收 回 上 述 之 建 议 但 本 署 认 为, 若 只 把 这 个 金 钱 补 助 单 纯 视 作 职 务 补 偿, 则 需 要 为 这 个 职 务 界 定 清 楚 的 工 作 范 围 及 担 任 工 作 的 条 件, 就 如 该 局 响 应 函 件 中 IV 秘 书 职 务 之 内 容 但 事 实 是, 在 此 之 前, 这 些 要 件 并 没 有 被 具 体 而 详 细 地 论 述 并 广 为 传 达, 使 得 在 实 行 上 缺 乏 客 观 之 标 准, 各 个 公 共 部 门 只 能 以 各 自 对 相 应 法 例 规 定 的 理 解 来 运 作 因 此 本 署 把 这 项 建 议 修 订, 呼 吁 行 政 暨 公 职 局 界 定 出 秘 书 职 务 的 工 作 范 围 及 担 任 工 作 的 条 件, 使 所 有 公 共 部 门 在 考 虑 指 派 秘 书 职 务 时, 能 切 合 需 要 而 作 具 有 效 益 的 选 择 : 确 实 需 要 设 置 秘 书 职 务 以 专 业 地 协 助 领 导 主 管 工 作 时, 应 要 指 派 ; 但 若 只 是 协 助 作 出 一 般 行 政 的 工 作, 则 宜 采 用 超 时 工 作 来 补 偿 其 于 办 公 时 间 外 之 协 助 6

9 2 审 计 的 背 景 资 料 上 溯 至 1985 年, 当 时 的 澳 葡 政 府 把 秘 书 作 为 一 个 既 定 的 职 位, 通 过 第 43/85/M 号 法 令, 订 明 了 需 由 领 导 人 员 指 定 委 任 收 取 相 当 于 薪 俸 点 280 点 或 250 点 的 固 定 薪 金, 同 时 规 定 各 个 公 共 行 政 部 门 最 多 只 可 配 置 两 位 秘 书, 而 且 不 可 收 取 超 时 工 作 的 报 酬 其 后, 为 使 澳 门 公 共 行 政 职 程 体 系 完 全 统 一, 政 府 在 颁 布 第 86/89/M 号 法 令 时, 重 组 了 公 共 行 政 人 员 的 职 程 体 系, 订 立 澳 门 公 共 行 政 的 一 般 及 特 别 职 程 制 度 其 中 涉 及 秘 书 职 务 的, 主 要 是 该 法 令 的 第 二 十 二 条, 而 主 要 的 改 变 有 : 秘 书 职 务 不 再 作 为 一 个 既 定 的 职 位, 因 而 没 有 了 固 定 的 薪 俸 点 ; 其 数 目 不 再 设 定 限 额 ; 规 定 从 第 5 至 第 7 级 的 人 员 中 指 定 担 任 ; 金 钱 补 偿 每 月 固 定 为 50 点 ; 担 任 者 在 正 常 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务 是 不 应 收 取 任 何 报 酬 该 法 律 条 文 一 直 沿 用 至 今 审 计 署 在 进 行 是 次 衡 工 量 值 的 审 计 项 目 中, 从 收 集 到 的 数 据 显 示, 作 为 审 计 对 象 的 65 个 公 共 行 政 部 门 ( 请 参 考 附 件 I), 其 中 52 个 设 有 秘 书 职 务 的 部 门, 在 2001 年 内 一 共 为 秘 书 的 固 定 金 钱 补 偿 支 付 了 约 澳 门 币 688 万 元, 而 在 2002 年 头 10 个 月 支 付 的 金 钱 补 偿 约 为 澳 门 币 671 万 元 现 时, 除 了 澳 门 大 学 澳 门 理 工 学 院 民 航 局 澳 门 金 融 管 理 局 汽 车 及 航 海 保 障 基 金 澳 门 贸 易 投 资 促 进 局 廉 政 公 署 ( 前 ) 司 法 登 记 暨 公 证 公 库 及 终 审 法 院 院 长 办 公 室 等 9 个 部 门 是 按 照 其 专 有 的 人 事 章 程 或 组 织 法 规, 给 予 秘 书 固 定 的 金 钱 补 偿 外, 其 它 43 个 公 共 行 政 部 门 均 根 据 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条 的 规 定, 对 其 所 有 或 部 份 秘 书 支 付 每 月 50 点 的 固 定 金 钱 补 偿 在 2002 年 10 月 31 日, 作 为 审 计 对 象 的 65 个 部 门 中, 共 有 最 少 251 名 收 取 固 定 金 钱 补 偿 担 任 秘 书 职 务 的 秘 书 人 员, 及 超 过 40 名 没 有 收 取 固 定 金 钱 补 偿 而 实 质 从 事 秘 书 职 务 的 人 员, 两 者 总 计 最 少 达 291 名 这 65 个 部 门 中 除 了 民 政 总 署 因 新 成 立 不 7

10 作 比 较 外, 其 余 64 个 公 共 行 政 部 门 所 提 供 的 数 据 显 示, 在 2002 年 及 2001 年 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 数 目, 基 本 上 没 有 出 现 重 大 变 化 8

11 3 审 计 的 目 的 及 内 容 本 次 衡 工 量 值 式 审 计 的 目 的, 在 于 评 估 各 公 共 行 政 部 门 对 秘 书 职 务 之 配 置 及 管 理 情 况, 以 确 定 现 时 公 共 行 政 部 门 发 放 予 秘 书 的 金 钱 补 偿 有 否 存 在 滥 用 及 不 规 则 的 问 题 ; 人 力 资 源 开 支 是 否 用 得 其 所 ; 资 源 投 放 是 否 恰 当 就 审 计 发 现 中 值 得 完 善 的 问 题, 本 署 归 纳 结 论 并 提 出 有 效 的 改 善 建 议, 以 达 至 各 公 共 行 政 部 门 提 高 效 益 善 用 资 源 的 目 的 此 外, 对 现 时 沿 用 相 关 法 规 的 清 晰 程 度 及 不 足 之 处 提 出 意 见, 藉 此 优 化 现 有 的 执 行 机 制 本 次 衡 工 量 值 式 审 计 的 内 容 包 括 以 下 几 方 面 : 现 行 秘 书 职 务 之 金 钱 补 偿 的 相 关 法 律 条 文 是 否 清 晰 及 能 否 有 助 达 至 高 效 益 的 管 理 目 的 ; 秘 书 职 务 的 设 置 是 否 存 在 滥 用 情 况 ; 公 共 行 政 部 门 对 发 放 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿 之 运 用 是 否 达 至 资 源 节 省 及 高 效 益 的 管 理 目 的 ; 公 共 行 政 部 门 有 否 存 在 机 制 以 检 讨 秘 书 的 分 配 是 否 恰 当 及 达 至 资 源 的 节 省 9

12 4 审 计 的 范 围 及 方 法 是 次 涉 及 的 审 计 对 象 广 泛, 除 行 政 长 官 办 公 室 和 五 位 司 长 办 公 室 所 设 的 秘 书 人 员, 因 不 受 第 86/89/M 号 法 令 或 相 类 似 的 法 规 规 管 而 不 被 包 括 外, 其 它 所 有 澳 门 特 别 行 政 区 政 府 行 政 部 门 及 公 共 机 构 均 属 于 审 计 范 围 以 内, 合 共 有 65 个 由 于 审 计 项 目 众 多, 为 贯 彻 公 平 公 开 与 公 正 原 则, 审 计 过 程 采 用 了 传 阅 公 函 及 电 话 查 询 的 数 据 搜 集 方 式, 向 各 审 计 对 象 查 询 秘 书 职 务 的 相 关 数 据 包 括 部 门 本 身 配 置 秘 书 的 数 目 秘 书 之 直 属 主 管 及 其 职 级 秘 书 之 履 历 批 准 配 置 秘 书 的 建 议 书 及 其 相 关 文 件 秘 书 于 2001 年 1 月 1 日 至 2002 年 10 月 31 日 内 所 收 取 的 金 钱 补 偿 及 其 它 津 贴 部 门 本 身 对 有 关 秘 书 职 务 的 检 讨 机 制 等 资 料 10

13 5 审 计 标 准 本 署 所 制 定 的 审 计 标 准 主 要 参 照 了 以 下 数 据 : 相 关 的 法 律 条 文 订 定 澳 门 公 共 行 政 职 程 之 第 86/89/M 号 法 令 部 门 组 织 章 程 的 特 别 规 定 部 门 之 专 有 人 员 制 度 等 ; 参 考 一 些 作 为 有 效 运 用 人 力 资 源 的 管 理 系 统 所 必 须 具 备 的 要 素 审 计 标 准 具 体 如 下 : 1) 秘 书 职 务 之 工 作 人 员 应 由 有 权 限 实 体 从 法 规 规 定 之 人 员 组 别 中 指 定 担 任 ; 2) 对 担 任 秘 书 职 务 人 员 的 补 偿, 应 采 用 有 效 益 的 方 式 为 之 ; 3) 担 任 秘 书 职 务 之 工 作 人 员 在 收 取 固 定 金 钱 补 偿 后, 在 正 常 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务 是 不 应 收 取 任 何 报 酬 ; 4) 专 职 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 才 有 权 按 照 秘 书 职 务 之 法 令 收 取 金 钱 补 偿, 但 另 有 特 定 法 规 规 定 者 除 外 ; 5) 一 份 秘 书 职 务 只 可 发 放 一 份 金 钱 补 偿 ; 6) 秘 书 职 务 的 固 定 金 钱 补 偿 主 要 是 为 了 秘 书 经 常 出 现 的 超 时 工 作 ; 7) 公 共 行 政 部 门 应 按 照 一 般 公 共 行 政 人 员 法 规 规 定, 监 管 担 任 秘 书 职 务 人 员 之 守 时 情 况 ; 8) 秘 书 的 配 置 : 应 根 据 每 一 公 共 行 政 部 门 之 正 常 办 公 室 运 作 需 要, 配 置 适 当 数 量 及 能 力 的 人 员 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 ; 11

14 对 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 人 员, 制 定 内 部 检 讨 机 制, 以 有 效 确 保 配 置 的 秘 书 切 合 实 际 需 要 ; 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 人 员, 应 具 备 足 够 的 专 业 知 识 为 此, 本 署 根 据 一 般 担 任 秘 书 职 务 的 必 备 条 件, 订 立 了 一 个 担 任 秘 书 职 务 人 员 应 具 备 的 适 当 专 业 知 识 及 相 关 工 作 经 验 的 评 分 标 准 ( 请 参 阅 附 件 III 秘 书 人 员 的 评 审 标 准 ) 12

15 6 审 计 结 果 6.1 人 力 资 源 管 理 澳 门 特 别 行 政 区 政 府, 每 年 投 放 大 量 的 公 帑 于 人 力 资 源 上 其 中 关 于 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿, 是 一 种 长 久 不 断 持 续 发 生 的 开 支 若 未 能 善 用 其 人 力 资 源, 长 远 而 言, 将 导 致 公 帑 的 浪 费 在 审 计 过 程 中, 本 署 发 现 了 秘 书 职 务 的 人 力 资 源 管 理 有 以 下 不 足 之 处 : 担 任 秘 书 职 务 的 规 范 审 计 发 现 1989 年 颁 布 了 第 86/89/M 号 法 令, 按 其 中 的 第 二 十 二 条 规 定, 收 取 秘 书 职 务 固 定 金 钱 补 偿 的 人 员 应 被 视 为 秘 书, 但 却 没 有 其 它 法 定 条 文 把 实 际 在 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 界 定 为 秘 书 在 现 行 的 公 职 法 律 制 度 中, 秘 书 职 务 是 通 过 一 个 一 般 制 度 职 程 的 章 节 加 以 描 述, 当 中 只 包 括 了 秘 书 的 任 用 方 式 所 获 得 的 补 偿 及 所 应 遵 守 的 特 别 义 务, 但 对 于 秘 书 工 作 的 职 务 内 容 专 业 技 能 的 要 求 配 置 的 数 量 及 方 式 等, 均 没 有 明 文 的 规 范 现 时 公 共 行 政 部 门 秘 书 的 任 用 方 式, 只 是 由 有 权 限 实 体 指 定 而 已 从 审 阅 各 个 部 门 所 提 供 的 任 用 建 议 书 中 发 现, 具 有 各 种 水 平 的 秘 书 专 业 培 训 学 历 的 人 员 并 不 多, 而 且 亦 很 少 用 以 作 为 建 议 的 一 个 考 虑 条 件 ; 同 时 不 少 新 任 的 附 属 部 门 主 管 所 提 及 的 秘 书 任 用 建 议, 大 多 都 会 考 虑 经 验 及 工 作 的 方 便 而 沿 用 前 任 主 管 的 秘 书, 而 绝 少 提 及 人 员 的 素 质 及 专 业 能 力 13

16 总 结 及 评 论 一 个 有 效 益 的 人 力 资 源 管 理, 其 中 一 个 要 点 是 要 有 明 确 的 职 务 分 工, 通 过 对 各 个 工 种 及 职 位 合 理 而 清 晰 的 工 作 描 述, 使 相 关 的 工 作 人 员 可 以 各 司 其 职, 避 免 工 作 的 重 迭 及 权 责 不 清 按 照 现 行 的 制 度, 在 甄 选 秘 书 的 人 员 时, 是 没 有 规 范 职 务 的 内 容 及 具 体 的 能 力 要 求, 这 使 得 主 管 人 员 欠 缺 客 观 标 准 以 衡 量 人 员 的 合 适 程 度 而 已 经 担 任 秘 书 的 人 员 也 无 法 清 楚 了 解 本 身 的 责 任 及 权 力 以 及 与 其 它 工 作 人 员 间 之 工 作 分 配, 在 失 去 权 责 的 指 标 下, 未 能 充 分 发 挥 其 工 作 能 力 秘 书 职 务 的 配 置 与 检 讨 审 计 发 现 为 着 分 析 不 同 公 共 行 政 部 门 在 配 置 秘 书 上 的 差 异, 本 署 根 据 收 集 到 的 数 据, 编 制 了 附 件 I, 用 以 将 由 处 长 级 起 的 领 导 及 主 管 人 员 之 数 量 与 指 定 为 秘 书 的 人 员 数 量 作 一 比 较 审 计 署 主 要 发 现 以 下 情 况 : 有 13 个 公 共 行 政 部 门, 其 领 导 ( 如 局 长 ) 或 主 管 ( 如 厅 长 ) 配 置 多 于 一 名 的 秘 书 ; 亦 有 5 个 公 共 行 政 部 门, 其 领 导 并 没 有 安 排 专 用 之 秘 书, 然 而 当 中 却 为 其 下 属 之 主 管 配 置 秘 书 ; 有 15 个 公 共 行 政 部 门, 只 为 领 导 层 配 置 秘 书, 而 其 它 主 管 之 秘 书 工 作, 则 由 一 般 之 文 书 工 作 人 员 分 担 ; 不 少 部 门 为 领 导 层 厅 级 及 直 属 领 导 层 的 处 级 单 位 配 置 秘 书 14

17 在 分 析 了 秘 书 配 置 数 量 的 同 时, 审 计 署 亦 注 意 到 现 时 所 有 公 共 行 政 部 门 均 没 有 一 个 定 期 检 讨 秘 书 配 置 的 机 制, 除 了 7 个 部 门 表 示 已 经 以 口 头 或 书 面 批 示 要 求 主 管 对 其 秘 书 之 配 置 的 适 当 性 负 责 外, 其 余 的 均 没 有 任 何 明 确 的 规 范 审 计 署 发 现 其 中 有 3 个 公 共 行 政 部 门 的 秘 书 工 作 安 排, 是 沿 用 已 经 是 十 多 年 前 的 一 个 建 议 之 批 示 总 结 及 评 论 为 领 导 层 及 有 需 要 的 主 管 人 员 配 置 秘 书 是 必 需 的, 通 过 秘 书 的 辅 助, 这 些 领 导 及 主 管 可 以 集 中 精 力 处 理 其 决 策 及 管 理 工 作, 从 而 提 高 行 政 效 率 但 是, 是 否 每 一 个 主 管 人 员 均 有 此 需 要 呢? 是 否 每 位 主 管 人 员 均 应 配 置 最 少 一 位 的 秘 书 协 助 工 作 才 是 恰 当 呢? 那 责 任 特 别 繁 重 的 高 级 技 术 员 是 否 又 应 配 置 秘 书 呢? 凡 此 种 种, 均 不 能 一 概 而 论 然 而 每 个 公 共 行 政 部 门 都 有 着 其 处 理 工 作 的 特 点 及 专 门 性 ; 每 个 公 共 行 政 部 门 在 不 同 时 期 的 工 作 重 点 亦 有 所 不 同 因 此, 配 置 秘 书 以 辅 助 日 常 运 作 的 需 求 应 该 以 部 门 的 实 际 需 要 为 依 归, 同 时 亦 须 因 应 其 职 务 的 改 变 而 检 讨 配 置 秘 书 的 需 求 担 任 秘 书 职 务 人 员 的 职 级 审 计 发 现 审 计 中 发 现, 大 部 份 公 共 行 政 部 门 都 根 据 现 行 法 规 之 规 定, 指 定 了 第 5 至 第 7 级, 即 负 责 执 行 性 职 务 之 人 员 来 担 任 秘 书 的 工 作, 只 有 个 别 部 门 有 着 不 同 的 处 理 方 法, 这 可 分 成 两 类 情 况 : ( 一 ) 有 发 放 作 为 秘 书 而 获 得 之 固 定 金 钱 补 偿 财 政 局 有 一 位 秘 书 是 高 级 技 术 员 职 级 的 工 作 人 员 ( 二 ) 不 发 放 作 为 秘 书 而 获 得 之 固 定 金 钱 补 偿 澳 门 监 狱 虽 然 不 发 放 与 秘 书 相 关 的 固 定 金 钱 补 偿, 但 有 一 位 翻 译 员 曾 在 2001 年 及 2002 年 间 收 取 了 超 时 工 作 报 酬, 以 补 偿 因 秘 书 工 作 而 作 出 的 15

18 超 时 工 作 在 进 一 步 的 跟 进 中 了 解 到, 以 上 个 案 中 的 相 关 秘 书, 已 经 调 回 原 职 总 结 及 评 论 本 署 认 为 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条 有 关 秘 书 职 务 的 条 款, 已 明 确 规 定 公 共 行 政 部 门 必 须 从 第 5 至 第 7 级 的 人 员 中 指 定 担 任 秘 书 职 务, 并 发 放 相 应 的 固 定 金 钱 补 偿, 故 公 共 行 政 部 门 指 派 超 越 上 述 级 别 的 人 员 担 任 秘 书 的 职 务, 并 支 付 秘 书 固 定 的 金 钱 补 偿, 已 经 是 违 反 有 关 的 法 规 规 定, 亦 无 法 确 保 公 帑 运 用 的 合 法 性 此 外, 根 据 第 86/89/M 号 法 令 附 件 一 之 表 二 的 人 员 职 务 特 征, 已 清 楚 说 明 第 5 至 第 7 级 人 员 均 已 具 备 担 任 秘 书 职 务 的 能 力, 而 第 8 及 第 9 级 的 技 术 人 员 则 专 门 负 责 独 立 分 析 及 研 究 的 职 务 因 此, 公 共 行 政 部 门 指 派 应 负 责 研 究 之 独 立 工 作 人 员 去 履 行 辅 助 性 之 具 体 行 政 工 作, 显 然 不 是 妥 善 安 排 人 力 资 源 的 管 理 措 施, 这 既 造 成 人 员 开 支 的 浪 费, 亦 达 不 到 人 尽 其 才 的 管 理 目 的 部 门 的 回 应 财 政 局 在 响 应 本 署 所 提 出 的 审 计 结 果 时 指 出 : 因 此 分 配 任 用 的 工 作 人 员 的 特 有 特 性 的 订 定 归 领 导 人 或 主 管 负 责, 这 明 确 地 可 以 结 合 或 不 结 合 12 月 21 日 第 86/89/M 号 法 令 第 22 条, 不 妨 碍 其 允 许 延 伸 至 其 它 工 作 人 员 组 别 在 此, 作 出 结 论, 我 们 不 接 受 审 计 批 评 ( 详 见 附 件 VI) 本 署 就 部 门 回 应 所 作 之 跟 进 就 财 政 局 响 应 中 所 指 的 担 任 秘 书 职 务 人 员 之 职 级 问 题, 根 据 行 政 暨 公 职 局 所 作 出 的 响 应 ( 详 见 附 件 VI) 指 出, 这 是 一 个 法 律 的 规 范, 必 须 要 遵 行 16

19 6.2 成 本 效 益 秘 书 职 务 固 定 金 钱 补 偿 之 效 益 审 计 发 现 本 署 以 公 共 行 政 部 门 秘 书 在 2002 年 8 月 及 9 月 的 平 均 超 时 工 作 时 数, 与 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 可 负 担 之 超 时 工 作 时 数 作 比 较, 衡 量 此 项 固 定 金 钱 补 偿 之 成 本 效 益 ( 请 参 阅 附 件 II 衡 量 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 之 成 本 效 益 的 计 算 方 法 ) 审 计 发 现 公 共 行 政 部 门 在 运 用 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿 时, 普 遍 存 在 效 益 偏 低 的 情 况 ( 详 见 表 1), 显 示 秘 书 在 办 公 时 间 以 外 工 作 的 时 间 并 不 太 多 表 1: 固 定 金 钱 补 偿 的 效 益 综 合 表 固 定 金 钱 补 偿 的 效 益 之 比 例 部 门 数 目 累 计 之 部 门 数 目 100% %-99% %-89% %-79% %-69% %-59% %-49% %-39% %-29% %-19% % % 3 41 未 能 计 算 * 8 49 * 未 能 计 算 的 部 门 共 有 8 个, 涉 及 的 原 因 包 括 有 : 1 检 察 长 办 公 室 地 图 绘 制 暨 地 籍 局 澳 门 基 金 会 旅 游 基 金 电 信 暨 信 息 科 技 发 展 办 公 室 及 澳 门 监 狱 均 没 有 提 供 具 体 的 上 下 班 时 间 记 录 2 汽 车 及 航 海 保 障 基 金 和 民 航 局 每 月 支 付 予 秘 书 的 津 贴, 不 是 用 作 补 偿 人 员 的 超 时 工 作, 故 不 作 计 算 17

20 以 下 是 各 公 共 行 政 部 门 的 具 体 审 计 发 现 : 按 本 署 订 定 的 计 算 标 准, 效 益 达 到 或 超 过 70% 的 部 门 只 有 12 个, 占 可 以 计 算 的 部 门 的 30%, 而 效 益 低 于 70% 的 公 共 行 政 部 门 则 有 29 个, 占 可 计 算 的 部 门 70% 财 政 局 部 份 秘 书 的 工 作 时 数, 不 足 法 定 的 每 周 36 小 时 体 育 发 展 局 立 法 会 辅 助 部 门 澳 门 金 融 管 理 局 行 政 暨 公 职 局 及 司 法 警 察 局 5 个 部 门 的 部 份 秘 书, 平 均 每 月 迟 到 的 记 录 达 到 10 次 或 以 上 总 结 及 评 论 根 据 现 行 的 公 职 法 律 制 度, 秘 书 职 务 所 收 取 的 固 定 金 钱 补 偿 是 澳 门 币 2,500 元, 如 果 以 可 以 被 指 定 为 秘 书 的 人 员 之 最 低 薪 俸 点 (195) 来 计 算, 约 相 等 于 26.7 小 时 的 超 时 工 作 ; 而 以 最 高 薪 俸 点 (430) 来 计 算, 约 相 等 于 12.1 小 时 的 超 时 工 作 而 为 了 方 便 比 较, 本 署 采 用 了 这 些 人 员 薪 俸 点 的 中 位 数 作 为 计 算 标 准, 即 290 点, 也 就 是 相 等 于 18 小 时 的 超 时 工 作 考 虑 到 只 抽 取 了 两 个 月 的 秘 书 出 勤 守 时 记 录 进 行 审 计, 未 能 完 全 反 映 不 同 时 期 秘 书 工 作 量 的 真 实 情 况, 以 及 存 在 着 抽 样 的 限 制, 因 此 把 审 计 的 标 准 订 为 70%, 即 每 月 的 超 时 工 作 时 数 应 不 少 于 12.5 小 时 从 数 据 中 显 示, 公 共 行 政 部 门 投 放 于 固 定 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 的 金 额, 远 较 实 际 需 支 付 的 超 时 工 作 报 酬 为 高 由 于 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 属 定 期 发 放 的 人 员 补 偿, 若 以 完 全 不 需 超 时 工 作 的 秘 书 为 例, 每 年 部 门 便 需 为 这 些 人 员 多 支 付 澳 门 币 30,000 元 长 远 而 言, 耗 费 的 公 帑 金 额 便 会 相 当 庞 大 因 此, 本 署 对 不 论 超 时 工 作 的 多 寡, 亦 一 律 对 有 关 秘 书 每 月 发 放 固 定 金 钱 补 偿 的 做 法 是 持 保 留 的 态 度 对 于 每 月 不 超 过 12 小 时 的 超 时 工 作, 申 请 相 应 金 钱 补 偿 的 行 政 程 序 其 实 是 有 限 的, 但 这 样 做 所 发 挥 的 效 果, 更 能 实 际 地 反 映 员 工 的 真 实 工 作 情 况 18

21 设 立 专 责 的 秘 书 职 务, 其 目 的 是 为 了 协 助 领 导 及 主 管 人 员 处 理 日 常 工 作, 因 此 不 论 是 从 管 理 的 层 面, 还 是 从 工 作 性 质 的 需 要, 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 是 应 该 在 办 公 时 间 内 随 时 候 命 的, 所 以 诸 如 长 期 合 理 缺 勤 长 期 迟 到 及 不 足 法 定 工 作 时 数 等 情 况, 是 不 应 存 在 的 本 署 关 注 到, 作 为 领 导 或 主 管, 是 有 责 任 监 管 好 下 属 工 作 人 员 履 行 其 工 作 义 务, 而 对 和 他 有 密 切 工 作 关 系 的 秘 书 之 监 管 便 显 得 尤 为 重 要 只 有 通 过 对 秘 书 的 工 作 予 以 合 法 合 理 的 监 督, 才 能 彰 显 领 导 或 主 管 人 员 所 应 具 备 的 一 视 同 人 和 公 平 公 正 的 管 理 态 度 在 订 定 了 浮 动 上 班 制 度 的 部 门, 应 该 因 应 秘 书 工 作 的 特 点 而 作 出 恰 当 的 安 排, 尤 其 以 下 一 点 是 不 能 忽 视 的 : 秘 书 是 有 需 要 为 其 上 级 安 排 接 待 公 众 转 接 电 话 等 涉 外 的 日 常 事 务, 但 这 类 型 的 工 作 一 般 多 会 出 现 在 公 共 部 门 的 正 常 办 公 时 间 内 因 此, 由 于 秘 书 的 浮 动 上 班 时 间 与 正 常 工 作 时 间 之 差 异, 是 会 引 致 工 作 上 或 多 或 少 的 不 便 之 处, 本 署 认 为 应 予 高 度 的 重 视 部 门 的 回 应 体 育 发 展 局 立 法 会 辅 助 部 门 及 司 法 警 察 局 均 作 出 了 正 面 的 响 应 ( 详 见 附 件 VI) 财 政 局 在 响 应 本 署 所 提 出 的 审 计 结 果 时 指 出 : 对 于 秘 书 人 员 提 供 工 作 时 数 少 于 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 所 载 的 每 周 工 作 36 小 时, 财 政 局 反 对 存 在 任 何 这 种 情 况 承 认 可 能 发 生 这 样 的 情 节 - 由 于 这 些 工 作 人 员 获 免 除 受 勤 谨 监 督 或 基 于 忘 掉 记 录 其 工 作 时 段, 便 可 能 显 示 出 较 少 的 工 作 时 间 但 是, 我 们 可 以 保 证, 没 有 任 何 工 作 人 员 不 遵 守 他 们 义 务 的 情 况, 本 人 坚 信 所 有 他 们 将 比 法 定 所 要 求 的 履 行 得 更 好 ( 详 见 附 件 VI) 19

22 澳 门 金 融 管 理 局 在 响 应 本 署 所 提 出 的 审 计 结 果 时 指 出 : 1. 首 先, 与 其 它 公 共 机 关 相 反, 本 局 并 没 有 专 门 的 秘 书 职 位 现 时 是 委 任 担 任 文 员 职 务 的 员 工 协 助 行 政 委 员 及 部 门 主 管 工 作 其 中 行 政 委 员 会 各 成 员 的 秘 书, 更 会 被 要 求 他 们 在 正 常 办 公 时 间 后 特 别 候 命 工 作, 但 仅 收 取 一 笔 候 命 津 贴 而 并 非 超 时 工 作 津 贴, 须 知 后 者 可 收 取 较 高 金 额 至 于 部 门 主 管 的 秘 书 并 未 因 获 委 任 为 秘 书 而 收 取 任 何 候 命 或 超 时 工 作 津 贴 2. 此 外, 上 述 员 工 的 工 作 时 间 亦 不 限 于 公 共 部 门 的 正 常 办 公 时 间, 事 实 上, 无 论 是 部 门 主 管 或 行 政 委 员 会 均 会 经 常 要 求 他 们 的 秘 书 在 正 常 办 公 时 间 以 外 工 作 当 伦 敦 及 纽 约 的 国 际 金 融 市 场 正 在 运 作 时 或 是 有 需 要 为 本 局 其 它 范 畴 内 的 项 目 工 作 时, 甚 至 会 要 求 们 在 本 地 的 政 府 假 期 期 间 工 作 ( 详 见 附 件 VI) 本 署 就 部 门 回 应 所 作 之 跟 进 就 财 政 局 的 响 应, 根 据 本 署 所 得 到 的 资 料, 财 政 局 的 确 出 现 某 些 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 并 没 有 任 何 上 下 班 之 记 录, 亦 有 一 些 是 在 审 计 期 间 内 出 现 上 下 班 之 记 录 之 累 计 总 和 低 于 法 定 要 求 正 如 本 署 早 前 在 另 一 个 衡 工 量 值 式 审 计 报 告 公 共 行 政 工 作 人 员 守 时 及 出 勤 的 制 度 研 究 中 指 出, 没 有 记 录 工 具, 根 本 不 能 提 出 可 信 之 证 据 以 显 示 部 门 是 有 效 地 监 管 工 作 人 员 履 行 法 定 工 作 时 间 及 遵 从 守 时 及 出 勤 之 义 务, 同 样 地, 若 果 确 实 如 财 政 局 解 释 般 是 有 时 忘 掉 记 录 其 工 作 时 段, 那 么 这 样 不 严 紧 的 记 录 及 监 管 系 统, 亦 是 本 署 一 直 评 论 为 应 要 致 力 完 善 的 地 方 就 澳 门 金 融 管 理 局 响 应 中 所 提 出 之 两 点, 本 署 经 分 析 后 认 为, 虽 然 该 局 认 为 他 们 并 没 有 专 门 秘 书 职 位, 但 从 该 局 提 交 的 数 据 及 其 后 所 描 述 之 工 作 内 容, 却 与 一 般 公 共 部 门 指 派 秘 书 职 务 的 形 式 相 似, 所 以 不 论 是 否 按 照 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条 的 规 定 收 取 补 偿, 其 工 作 形 式 及 内 容 均 应 列 入 本 次 审 计 工 作 的 范 围 内 20

23 而 有 关 秘 书 员 工 的 上 班 迟 到 之 情 况, 其 实 不 论 是 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则, 还 是 澳 门 金 融 管 理 局 人 事 专 用 规 章, 在 有 关 员 工 义 务 之 规 范 内 均 明 文 要 求 守 时, 所 以 遵 守 既 定 的 制 度 是 必 须 的 至 于 秘 书 因 工 作 需 要 而 作 出 超 时 之 工 作, 亦 有 其 它 适 当 的 法 规 予 以 补 偿, 例 如 特 别 候 命 津 贴 或 者 是 超 时 工 作 补 偿 等, 因 此 该 局 在 响 应 中 重 申 的 第 2 点 中 所 指 的, 员 工 需 要 在 公 共 部 门 正 常 办 公 时 间 以 外 或 政 府 假 期 期 间 工 作, 都 理 应 得 到 了 适 当 的 补 偿 担 任 主 管 代 任 者 期 间 仍 收 取 秘 书 职 务 的 补 偿 审 计 发 现 劳 工 暨 就 业 局 及 政 府 船 坞 分 别 有 一 名 秘 书, 在 被 指 定 履 行 代 任 主 管 ( 科 长 ) 职 务 期 间 内, 同 时 收 取 了 秘 书 职 务 之 固 定 金 钱 补 偿 及 因 代 任 主 管 而 获 得 的 重 迭 薪 俸 ( 主 管 薪 俸 与 代 任 人 原 职 位 薪 俸 之 差 额 ) 该 两 部 门 已 表 达 了 对 此 项 审 计 发 现 之 关 注 及 已 作 出 相 应 的 完 善 跟 进 ( 详 见 附 件 VI) 总 结 及 评 论 根 据 第 85/89/M 号 法 令 第 八 条, 部 门 主 管 及 领 导 不 在 或 因 故 不 能 视 事 时, 可 指 定 其 代 任 者, 而 代 任 人 持 续 代 任 10 日 以 上 时, 有 权 收 取 该 职 位 之 薪 俸 及 享 受 该 官 职 之 其 它 优 惠 这 显 示 代 任 人 在 代 任 期 间 内 实 际 已 享 有 该 职 位 之 地 位 及 承 担 该 官 职 的 职 能 主 管 人 员 的 职 责 以 指 导 性 及 监 管 性 的 工 作 为 主, 与 担 任 秘 书 职 务 的, 以 辅 助 主 管 处 理 日 常 行 政 工 作 之 性 质 完 全 不 相 符 本 署 不 能 认 同, 同 一 名 员 工 可 以 同 一 时 间 内 担 任 两 项 截 然 不 同 的 工 作 从 行 政 管 理 角 度 来 看, 一 人 同 时 兼 任 两 个 互 相 从 属 的 职 位 是 不 恰 当 的, 就 算 有 这 种 特 定 的 兼 任 情 况, 亦 不 可 能 出 现 以 秘 书 来 同 时 担 任 主 管 工 作 的 特 殊 情 况 审 计 署 认 为 必 须 明 确 界 定 其 职 责, 再 按 照 其 实 际 履 行 的 工 作 发 放 相 应 的 补 偿 21

24 6.2.3 为 同 一 超 时 工 作 而 发 放 的 秘 书 职 务 补 偿 与 出 席 费 审 计 发 现 在 2001 年 1 月 至 2002 年 10 月 期 间, 财 政 局 最 少 有 6 名 收 取 秘 书 职 务 固 定 金 钱 补 偿 的 人 员, 被 指 派 出 任 所 得 补 充 税 评 税 委 员 会 职 业 税 评 税 委 员 会 印 花 税 复 评 委 员 会 核 数 师 暨 会 计 师 注 册 委 员 会 等 专 责 委 员 会 的 秘 书, 因 而 亦 同 时 收 取 会 议 出 席 费, 其 总 额 最 少 达 澳 门 币 367,525 元 根 据 数 据 显 示, 这 些 委 员 会 的 会 议 通 常 会 在 办 公 日 的 办 公 时 间 以 外 进 行, 每 次 历 时 约 一 个 半 小 时 总 结 及 评 论 本 署 分 析 了 所 得 的 数 据, 显 示 出 当 有 关 秘 书 出 席 专 责 委 员 会 工 作 时, 是 不 能 为 其 领 导 或 主 管 提 供 协 助 的 这 种 情 况, 亦 从 另 一 个 侧 面 反 映 了 这 些 领 导 及 主 管 对 这 几 名 秘 书 于 办 公 时 间 以 外 协 助 工 作 的 需 求 是 不 大 的 因 此, 从 效 益 角 度 出 发, 若 在 有 需 要 时 才 以 超 时 工 作 补 偿 之 形 式 来 取 得 担 任 秘 书 工 作 员 工 之 超 时 协 助, 比 起 以 固 定 之 金 钱 补 偿, 更 能 合 理 地 反 映 实 际 之 工 作 情 况 部 门 的 回 应 财 政 局 在 响 应 本 署 所 提 出 的 审 计 结 果 时 指 出 : 就 报 酬 问 题 的 审 计 审 查, 本 人 觉 得 相 当 严 重 除 非 有 更 好 意 见, 否 则, 本 人 认 为, 透 过 明 确 表 示 局 长 办 公 室 及 主 管 人 员 的 秘 书 职 务 与 在 财 政 局 内 运 作 的 委 员 会 的 秘 书 职 务 的 执 行 所 生 的 报 酬 竞 合 的 断 言 是 非 常 严 重 的 错 误 ( 详 见 附 件 VI) 本 署 就 部 门 回 应 所 作 之 跟 进 就 财 政 局 的 响 应, 本 署 重 申, 作 为 领 导 及 主 管 之 秘 书, 及 作 为 评 税 委 员 会 之 秘 书, 是 两 项 全 不 相 关 的 工 作, 而 且 本 署 注 意 到 两 项 工 作 是 不 能 同 时 进 行 的 从 另 一 角 度, 22

25 若 领 导 及 主 管 容 许 其 秘 书 不 时 因 履 行 评 税 委 员 会 之 秘 书 职 务 而 出 缺, 说 明 他 们 对 秘 书 的 需 求 度 不 大 超 时 工 作 的 额 外 补 偿 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条 及 其 它 的 人 员 制 度 法 规 都 清 楚 规 定, 担 任 秘 书 职 务 而 收 取 固 定 金 钱 补 偿 之 人 员, 在 正 常 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务 时, 不 应 收 取 任 何 报 酬 审 计 发 现 社 会 工 作 局 消 费 者 委 员 会 旅 游 局 及 澳 门 理 工 学 院 4 个 部 门, 除 发 放 每 月 的 固 定 金 钱 补 偿 予 秘 书 外, 同 时 亦 对 这 些 工 作 人 员 发 放 超 时 工 作 之 补 偿 大 部 份 公 共 行 政 部 门 均 没 有 明 文 指 引 规 范 上 述 的 重 复 补 偿 的 行 为, 但 文 化 局 已 经 以 内 部 指 引 的 形 式 明 确 规 定, 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 人 员, 若 因 履 行 不 属 秘 书 职 务 范 畴 的 工 作 而 进 行 超 时 工 作 时, 可 选 择 暂 时 以 超 时 工 作 补 偿 代 替 固 定 的 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 总 结 及 评 论 就 额 外 支 付 超 时 的 工 作 补 偿, 这 4 个 公 共 行 政 部 门 曾 就 此 作 出 不 同 的 解 释 : 有 部 门 认 为 这 些 工 作 人 员 所 从 事 的 工 作 已 不 属 秘 书 的 职 务 范 畴 ; 另 有 部 门 则 指 出, 超 时 工 作 是 在 休 息 日 或 补 充 休 息 日 内 进 行 的, 所 以 要 发 放 超 时 的 工 作 补 偿 然 而 本 署 认 为, 法 规 既 已 明 确 规 定, 秘 书 职 务 补 偿 是 以 固 定 金 钱 形 式 发 放, 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 在 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务, 是 不 应 收 取 任 何 报 酬 的 故 此, 无 论 这 些 人 员 所 提 供 的 超 时 工 作 是 否 与 日 常 的 秘 书 职 务 有 关, 为 此 而 收 取 的 报 酬 明 显 是 违 反 法 规 的 规 定 23

26 部 门 的 回 应 社 会 工 作 局 消 费 者 委 员 会 旅 游 局 及 澳 门 理 工 学 院 均 作 出 了 正 面 的 响 应 ( 详 见 附 件 VI) 6.3 能 力 及 素 质 要 求 秘 书 的 个 人 能 力 及 素 质 审 计 发 现 审 计 署 按 照 一 般 秘 书 职 务 的 要 求 及 所 提 供 的 服 务, 对 担 任 秘 书 职 务 的 人 员, 订 立 了 有 关 工 作 经 验 职 业 培 训 及 语 文 知 识 三 项 可 衡 量 的 客 观 标 准 ( 请 参 考 附 件 III 秘 书 人 员 的 评 审 标 准 ), 用 以 分 析 各 部 门 从 事 秘 书 职 务 人 员 的 个 人 素 质 以 下 是 就 各 部 门 递 交 于 2002 年 10 月 31 日 在 职 秘 书 的 相 关 资 料, 按 该 三 项 可 客 观 衡 量 秘 书 职 务 人 员 素 质 的 标 准 而 得 出 的 审 查 结 果 : ( 一 ) 工 作 经 验 公 共 行 政 部 门 秘 书 的 主 要 职 能 是 辅 助 主 管 处 理 公 共 行 政 的 日 常 工 作 ; 协 调 办 公 室 内 各 类 型 的 事 务 故 熟 悉 公 共 行 政 既 定 运 作 模 式 的 秘 书, 较 欠 缺 这 方 面 工 作 经 验 的 秘 书, 更 能 有 效 提 高 公 共 行 政 的 效 率 从 部 门 提 交 的 资 料 发 现, 设 有 秘 书 职 务 的 51 个 部 门 之 秘 书, 一 般 均 拥 有 两 年 或 以 上 的 公 共 行 政 工 作 经 验, 约 有 6% 的 人 员 只 是 具 备 少 于 两 年 的 公 共 行 政 工 作 经 验 ( 二 ) 职 业 培 训 秘 书 职 务 需 要 一 定 程 度 的 专 业 技 术, 透 过 专 门 为 秘 书 而 设 计 的 专 业 培 训 课 程, 便 可 有 效 提 高 秘 书 在 执 行 职 务 时 的 效 率 数 据 显 示 只 有 50% 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 人 员 曾 接 受 专 业 的 秘 书 培 训 课 程 24

27 ( 三 ) 语 文 知 识 按 照 澳 门 特 别 行 政 区 基 本 法 规 定, 特 区 政 府 的 法 定 语 文 以 中 文 及 葡 文 双 语 并 行, 公 共 行 政 部 门 内 的 公 函 及 文 件 编 写 等 文 书 工 作 亦 以 此 两 种 语 文 为 基 础 由 于 担 任 秘 书 职 务 的 人 员, 每 日 均 须 处 理 大 量 的 公 函 及 文 件, 因 此, 能 掌 握 及 运 用 此 两 种 法 定 语 文, 应 视 为 担 任 秘 书 职 务 的 其 中 一 项 重 要 条 件 官 方 语 文 的 运 用 能 力, 可 根 据 官 方 认 可 的 程 度 作 为 客 观 衡 量 担 任 秘 书 职 务 人 员 之 语 文 能 力 从 部 门 提 交 的 资 料 显 示, 约 有 53% 的 秘 书 在 写 及 讲 方 面 可 以 同 时 掌 握 此 两 种 法 定 语 文 秘 书 素 质 的 综 合 评 分 综 合 上 述 三 方 面 的 评 分, 可 计 算 出 每 位 担 任 秘 书 职 务 人 员 在 此 三 方 面 的 总 平 均 分 ( 见 下 图 ) 对 照 审 计 署 为 这 些 项 目 所 订 定 的 比 较 标 准, 现 时 担 任 秘 书 职 务 的 员 工 中, 只 有 约 22% 达 到 一 个 专 业 秘 书 的 理 想 要 求, 另 外 有 19% 的 员 工 则 应 作 改 善 各 个 公 共 行 政 部 门 秘 书 人 员 素 质 的 评 分 分 布, 可 参 阅 附 件 IV 總 平 均 分 22% 19% 需 作 改 善 合 乎 標 準 達 到 理 想 59% 25

28 总 结 及 评 论 分 析 现 时 公 共 行 政 部 门 担 任 秘 书 职 务 人 员 的 素 质, 可 反 映 出 所 有 公 共 行 政 部 门 均 十 分 着 重 秘 书 本 身 的 相 关 公 共 行 政 工 作 经 验 但 相 比 之 下, 专 业 培 训 及 语 文 知 识 这 两 方 面 的 整 体 表 现 则 较 为 逊 色, 存 在 着 很 大 的 改 善 空 间 无 可 否 认, 在 指 定 秘 书 的 过 程 中, 员 工 的 可 信 任 程 度 及 对 公 共 行 政 运 作 的 认 知 程 度, 是 一 系 列 考 虑 因 素 中 的 两 个 要 素 但 专 业 的 工 作 能 力 及 对 中 葡 双 语 的 基 本 认 识, 亦 应 列 为 必 须 考 虑 的 重 要 因 素 本 署 认 为, 担 任 秘 书 职 务 人 员 的 素 质, 除 了 能 直 接 影 响 部 门 运 作 的 效 率 及 效 益 外, 亦 由 于 秘 书 是 密 切 配 合 领 导 主 管 工 作 的 人 员, 在 作 为 部 门 对 外 联 络 的 重 要 桥 梁, 他 们 的 工 作 表 现 会 直 接 体 现 为 部 门 整 体 工 作 文 化 及 素 质 的 优 劣, 令 外 界 对 这 个 部 门 形 象 的 好 坏 留 下 深 刻 的 印 象 因 此, 在 指 定 秘 书 时, 应 该 更 多 地 考 虑 其 专 业 的 工 作 能 力 等 可 衡 量 的 因 素 ; 对 已 经 在 位 的 工 作 人 员, 经 评 估 后 是 需 作 改 善 或 合 乎 标 准 的, 应 该 提 供 相 应 的 培 训 机 会, 以 加 速 他 们 达 到 理 想 的 要 求 ; 对 于 那 些 经 提 供 培 训 机 会 后 却 依 然 故 我 的 人 员, 可 通 过 定 期 的 评 核 机 制, 进 行 工 作 更 换, 以 有 能 力 的 人 员 取 而 代 之 6.4 适 用 法 规 的 遵 行 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 的 法 规 法 规 是 公 共 行 政 部 门 履 行 职 责 的 依 据, 按 照 同 一 法 规 发 放 报 酬 及 补 偿, 各 公 共 行 政 部 门 应 有 同 一 理 解, 才 能 彰 显 平 等 的 原 则 因 此, 法 例 条 文 必 须 清 晰 明 确, 才 能 帮 助 各 公 共 行 政 部 门 的 管 理 者, 准 确 厘 订 人 员 的 报 酬 及 补 偿 26

29 审 计 发 现 在 审 计 的 过 程 中, 发 现 各 公 共 行 政 部 门 对 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿, 没 有 统 一 的 发 放 准 则 当 中 涉 及 到 当 这 些 人 员 在 被 指 定 为 秘 书 后, 因 为 种 种 原 因 而 无 法 实 际 履 行 秘 书 职 务 时, 该 如 何 处 理 补 偿 方 式 之 问 题 本 署 发 现 在 不 同 的 公 共 行 政 部 门 有 不 同 的 处 理 手 法 : 作 为 审 计 对 象 的 47 个 公 共 行 政 部 门 中, 有 42 个 部 门 的 秘 书 在 合 理 缺 勤 期 间 ( 主 要 是 休 假, 亦 包 括 了 由 于 成 为 母 亲 而 缺 勤 之 90 日 分 娩 休 假 ), 收 取 了 因 担 任 秘 书 工 作 而 获 得 之 固 定 金 钱 补 偿 其 它 5 个 部 门 的 秘 书 人 员, 则 在 休 假 期 间, 扣 除 了 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 的 相 应 部 份 ; 部 份 公 共 行 政 部 门, 因 为 工 作 的 需 要, 会 在 原 来 担 任 秘 书 工 作 的 人 员 休 假 期 间, 安 排 另 一 位 人 员 暂 时 替 代 秘 书 工 作, 而 这 位 替 代 人 员 亦 同 时 收 取 固 定 的 金 钱 补 偿, 所 以 在 这 段 期 间 内, 同 一 份 的 秘 书 职 务 支 付 两 份 的 金 钱 补 偿 就 着 秘 书 在 合 理 缺 勤 期 间 继 续 收 取 固 定 金 钱 补 偿 之 事 宜, 审 计 署 曾 致 函 行 政 暨 公 职 局 征 求 法 律 意 见 而 由 行 政 暨 公 职 局 提 供 之 相 关 文 件 ( 请 参 考 附 件 V) 中, 可 以 得 到 一 个 正 式 的 信 息 秘 书 是 可 以 在 合 理 缺 勤 期 间 继 续 收 取 固 定 的 金 钱 补 偿 同 时 在 该 份 文 件 中, 亦 以 推 荐 的 形 式, 就 金 钱 补 偿 的 问 题 建 议 了 部 门 可 以 采 用 的 一 个 批 示 模 板 总 结 及 评 论 从 依 法 行 政 的 角 度 上 看, 本 署 认 为, 依 法 统 一 地 遵 循 法 定 的 规 范, 是 公 共 行 政 部 门 应 有 而 必 须 贯 彻 执 行 的 责 任 行 政 暨 公 职 局 作 为 担 当 着 公 共 行 政 部 门 间 的 一 个 统 筹 协 调 及 释 疑 公 职 法 的 部 门, 亦 应 具 体 地 协 助 特 区 所 有 公 共 行 政 部 门 正 确 理 解 及 执 行 公 职 法 规 由 于 大 部 份 部 门 所 采 用 的 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条, 虽 没 有 明 确 指 出 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 的 具 体 发 放 准 则 及 适 用 范 围, 但 行 政 暨 公 职 局 既 已 对 此 作 出 明 确 的 法 27

30 律 意 见, 就 应 采 用 指 引 的 形 式 令 所 有 公 共 行 政 部 门 均 获 得 相 同 信 息, 只 有 这 样 才 能 使 有 关 的 制 度 达 到 统 一, 从 而 减 少 各 自 为 政 的 现 象 公 职 法 律 制 度 的 遵 行 澳 门 特 别 行 政 区 的 公 共 行 政 部 门 的 运 作 是 以 依 法 行 政 为 原 则, 一 切 的 公 共 行 政 程 序 必 须 按 照 法 例 的 规 定 进 行 审 计 发 现 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 第 七 十 九 条 规 定 : 工 作 人 员 须 接 受 以 签 到 簿 册, 又 或 机 械 或 电 子 仪 器 对 其 提 供 工 作 之 时 间 作 出 监 督 审 计 发 现 澳 门 基 金 会 及 地 图 绘 制 暨 地 籍 局, 免 除 全 部 担 任 秘 书 职 务 人 员 记 录 上 下 班 时 间 ; 财 政 局 则 免 除 了 局 长 的 2 位 秘 书 之 上 下 班 时 间 记 录 总 结 及 评 论 有 个 别 公 共 行 政 部 门 的 负 责 人, 把 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 在 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务 不 应 收 取 任 何 补 偿 之 规 定, 理 解 为 是 无 需 受 办 公 时 间 的 限 制, 因 而 免 除 了 秘 书 作 出 上 下 班 时 间 的 记 录 本 署 认 为, 有 关 法 规 只 规 范 担 任 秘 书 职 务 而 收 取 金 钱 补 偿 的 人 员 应 履 行 的 义 务, 并 不 意 味 着 这 些 人 员 在 遵 守 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 上 有 任 何 豁 免 之 权 利 同 时, 法 例 亦 已 预 视 了 担 任 秘 书 的 工 作 人 员, 工 作 时 间 应 比 法 定 的 工 作 时 数 多, 因 而 订 立 了 不 重 复 支 付 的 规 定 况 且, 在 同 一 部 门 中, 当 大 部 份 的 工 作 人 员 都 必 须 记 录 上 下 班 时 间, 而 收 取 额 外 补 偿 的 工 作 人 员, 却 可 以 获 得 豁 免 时, 这 明 显 会 造 成 不 公 平 现 象 所 有 工 作 人 员 均 有 义 务 遵 守 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 的 规 定, 以 协 助 部 门 对 其 所 提 供 的 工 作 时 间 28

31 作 出 监 管 ; 再 者, 若 没 要 求 秘 书 记 录 上 下 班 时 间, 便 无 法 确 保 有 关 人 员 的 工 作 时 数 达 到 法 定 要 求, 而 监 管 部 门 亦 难 以 对 其 工 作 效 率 进 行 监 督 部 门 的 回 应 澳 门 基 金 会 及 地 图 绘 制 暨 地 籍 局 均 作 出 了 正 面 的 响 应 ( 详 见 附 件 VI) 财 政 局 在 响 应 本 署 所 提 出 的 审 计 结 果 时 指 出 : 涉 及 勤 谨 监 督 的 免 除 是 构 成 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 第 79 条 的 不 遵 守, 本 人 认 为, 此 时 此 刻, 必 须 指 出 此 监 督 的 豁 免 是 基 于 本 人 认 为 合 适 而 是 本 人 行 政 上 所 作 的 决 定 ( 详 见 附 件 VI) 本 署 就 部 门 回 应 所 作 之 跟 进 就 财 政 局 的 响 应, 本 署 重 申, 早 于 公 共 行 政 工 作 人 员 守 时 及 出 勤 的 制 度 研 究 中 就 指 出, 根 据 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 第 79 条 规 定 : 工 作 人 员 须 接 受 以 签 到 簿, 又 或 机 械 或 电 子 仪 器 对 其 提 供 工 作 之 时 间 作 出 监 督, 因 此 不 应 存 在 同 一 部 门 中 某 部 份 工 作 人 员 有 豁 免 之 权 利, 明 显 记 录 上 下 班 时 间 是 公 共 行 政 工 作 人 员 之 纪 律, 并 不 是 人 为 的 行 政 决 定 所 能 豁 免 的 29

32 7 综 合 建 议 在 第 6 章 节 所 描 述 的 审 计 发 现 中, 披 露 了 现 行 制 度 下 普 遍 存 在 的 一 些 问 题 明 显 地, 这 个 已 沿 用 多 年 的 秘 书 任 用 制 度, 确 实 存 在 可 以 改 善 的 地 方 : 第 一, 亦 是 最 重 要 的 一 点, 是 各 个 公 共 行 政 部 门 应 该 因 应 本 身 工 作 的 特 点 及 需 要, 在 遵 循 法 规 的 原 则 下, 订 定 合 理 善 用 人 力 资 源 的 管 理 制 度, 使 秘 书 工 作 更 具 实 效 ; 第 二, 因 为 相 关 的 法 规 只 作 原 则 性 的 阐 述, 导 致 不 同 部 门 有 不 同 的 理 解 而 出 现 不 一 致 的 处 理 方 法, 这 方 面 的 改 善 可 以 通 过 有 权 限 部 门 就 这 些 内 容 作 出 公 开 的 指 引 而 得 到 统 一 ; 第 三, 因 为 时 代 的 变 迁 设 备 的 日 益 完 善, 对 秘 书 工 作 也 有 了 新 的 要 求, 在 这 种 新 的 形 势 下, 确 有 必 要 对 现 行 的 法 规 作 出 适 应 性 的 更 新, 这 方 面 的 工 作 可 以 通 过 对 法 规 的 检 讨 及 修 订 而 作 出 全 局 的 改 善 为 了 达 到 以 上 的 改 善, 以 下 的 一 些 实 际 操 作 是 值 得 推 荐 的 : 一 ) 不 论 有 关 规 范 秘 书 职 务 的 法 规 会 否 作 新 的 修 订, 各 公 共 行 政 部 门 应 订 定 内 部 的 管 理 机 制, 定 期 就 各 自 部 门 中 秘 书 职 位 设 置 之 制 度 加 以 检 讨, 尤 其 是 人 员 配 置 的 适 合 程 度 超 时 工 作 补 偿 方 法 的 合 理 性 现 职 秘 书 的 工 作 能 力 及 相 关 之 持 续 培 训 的 需 要 等 ; 二 ) 明 确 界 定 有 必 要 安 排 秘 书 协 助 工 作 的 职 位 设 置 ; 三 ) 不 论 部 门 本 身 的 组 织 章 程 是 否 明 文 规 范 必 须 遵 行 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则, 在 指 定 人 员 担 任 秘 书 工 作 时, 都 应 依 照 或 谨 慎 考 虑 法 规 的 要 求, 在 澳 门 公 共 行 政 职 程 之 一 般 制 度 中 的 第 5 至 第 7 级 工 作 人 员 中 指 派 ; 30

33 四 ) 行 政 暨 公 职 局 界 应 定 出 秘 书 职 务 的 工 作 范 围 及 担 任 工 作 的 条 件, 使 所 有 公 共 部 门 在 考 虑 指 派 秘 书 职 务 时, 能 切 合 需 要 而 作 具 有 效 益 的 选 择 : 确 实 需 要 设 置 秘 书 职 务 以 专 业 地 协 助 领 导 主 管 工 作 时, 应 要 指 派 ; 但 若 只 是 协 助 作 出 一 般 行 政 的 工 作, 则 宜 采 用 超 时 工 作 来 补 偿 其 于 办 公 时 间 外 之 协 助 ; 五 ) 通 过 检 讨 现 行 的 成 文 或 不 成 文 制 度, 确 保 从 事 秘 书 工 作 的 人 员 严 格 遵 从 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 所 规 范 的 一 般 义 务, 尤 其 是 有 关 勤 谨 守 时 的 通 用 纪 律 ; 六 ) 在 指 派 人 员 担 任 秘 书 工 作 时, 不 仅 要 从 信 任 程 度 上 来 考 虑, 亦 要 从 素 质 能 力 方 面 加 以 评 分 考 虑, 加 入 诸 如 语 文 能 力 文 书 处 理 能 力 公 共 接 待 技 巧 等 可 量 化 的 评 估 因 素, 以 确 保 这 个 视 作 管 理 阶 层 倚 重 的 职 位, 由 恰 如 其 分 的 人 选 担 任 ; 七 ) 在 没 有 修 订 现 行 的 法 规 前, 或 者 在 法 定 大 原 则 下 仍 有 必 要 说 明 具 体 操 作 方 法 的 情 况 下, 行 政 暨 公 职 局 应 该 通 过 指 引 传 阅 公 函 等 途 径, 就 有 关 秘 书 职 务 的 规 范 作 出 解 释, 以 达 到 所 有 公 共 行 政 部 门 统 一 处 理 之 效 果, 其 中 应 首 先 考 虑 的 有 : 当 被 指 派 作 为 秘 书 而 正 收 取 固 定 补 偿 之 人 员, 在 暂 时 合 理 缺 勤 的 期 间 内, 其 固 定 补 偿 该 如 何 计 算 ; 在 对 上 一 点 所 提 及 之 人 员 因 合 理 缺 勤 而 必 须 另 外 指 派 他 人 暂 代 秘 书 工 作 时, 暂 代 者 之 固 定 补 偿 该 如 何 处 理 ; 已 经 是 秘 书 身 份 而 收 取 了 固 定 补 偿 之 人 员, 在 出 席 同 一 部 门 的 其 它 工 作 时, 再 收 取 其 它 补 偿 之 合 法 性 为 了 从 根 本 上 构 建 一 个 清 晰 明 确 的 秘 书 工 作 制 度, 以 作 为 中 长 期 工 作 的 计 划, 本 署 建 议 应 在 现 有 法 规 的 层 面 内, 对 秘 书 职 位 的 设 置 作 进 一 步 的 现 代 化 : 包 括 探 讨 现 行 的 指 派 形 式 的 任 用 制 度 ; 制 定 职 务 范 围 和 职 责 内 容 ; 订 定 与 职 务 职 责 相 符 合 的 任 用 条 件 ; 阐 明 担 任 有 关 职 位 人 员 的 福 利 及 义 务 等 31

34 7.1 行 政 暨 公 职 局 就 本 署 综 合 建 议 之 响 应 综 上 所 述, 以 及 考 虑 审 计 署 作 出 的 建 议, 兹 结 论 如 下 : 建 议 a): 各 部 门 应 制 定 内 部 的 管 理 机 制, 以 定 期 重 估 秘 书 人 员 规 定 的 制 度 ; 在 报 告 的 结 论 中 并 无 说 明 制 定 内 部 管 理 机 制, 以 定 期 重 估 秘 书 人 员 规 定 的 制 度 的 目 的 但 是, 倘 若 其 用 意 是 建 议 各 部 门 评 核 对 继 续 任 用 特 定 工 作 人 员 担 任 秘 书 职 务 的 需 要, 亦 考 虑 秘 书 职 务 的 演 变 及 其 复 杂 性 的 增 加, 我 们 认 为 这 样 做 有 利 于 实 际 管 理 建 议 b): 应 明 确 规 定 哪 些 官 职 需 要 秘 书 人 员 的 辅 助 ; 审 计 署 报 告 概 述 如 下 : 安 排 工 作 人 员 给 予 有 需 要 的 领 导 层 及 主 管 人 员 担 任 秘 书 工 作 这 方 面 是 必 须 的 透 过 秘 书 人 员 的 辅 助, 领 导 及 主 管 可 以 专 注 处 理 管 理 及 决 策 工 作, 因 而 增 加 行 政 效 率 对 于 所 有 情 况, 不 能 对 上 述 各 项 事 宜 都 以 同 样 方 法 处 理 每 一 个 公 共 部 门 在 本 身 的 工 作 都 有 其 特 点 及 特 性 ; 在 不 同 时 期, 工 作 的 重 点 亦 会 随 之 改 变 因 此, 安 排 秘 书 人 员 提 供 辅 助 及 面 对 每 日 运 作 所 需, 应 该 按 实 际 情 况 进 行 立 法 者 的 意 向 亦 与 上 述 意 见 一 致 事 实 上, 各 部 门 亦 非 相 同 因 此, 赋 予 部 门 最 高 领 导 人 在 其 管 理 权 力 上, 决 定 人 员 的 数 目 及 是 否 需 要, 尤 其 是 秘 书 人 员 数 目 正 因 为 这 事 实, 立 法 者 并 没 有 规 定 限 制 担 任 上 述 职 务 的 工 作 人 员 的 数 目 但 是, 由 于 现 时 各 部 门 发 展 及 现 代 化 的 情 况, 部 门 的 领 导 及 主 管 越 来 越 倚 重 好 的 秘 书, 以 便 履 行 好 其 职 务 的 确, 很 少 有 主 管 级 人 员, 想 履 行 好 其 职 务 而 不 需 要 一 名 好 的 秘 书 建 议 c): 应 确 实 履 行 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 的 规 定, 包 括 从 公 共 行 政 职 程 第 五 至 第 七 级 内 之 人 员 指 定 担 任 秘 书 的 法 定 要 件 勤 谨 及 守 时 的 义 务 ; 32

35 明 显 地 按 法 律 规 定, 指 定 担 任 秘 书 职 务 的 人 员, 应 该 从 十 二 月 二 十 一 日 第 86/89/M 号 法 令 附 件 一 表 三 第 五 第 六 及 第 七 级 别 内 去 指 定 偿 ; 建 议 d): 应 考 虑 成 本 效 益 及 选 择 更 具 成 效 的 制 度 来 给 予 秘 书 人 员 收 取 超 时 工 作 补 给 予 担 任 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿, 确 实 是 对 担 任 这 特 定 职 务 的 一 种 补 偿 这 种 补 偿 不 应 以 等 式 比 较 或 以 工 作 人 员 在 正 常 办 公 时 间 以 外 提 供 服 务 的 时 数 来 计 算 建 议 e):e) 在 指 定 人 员 担 任 秘 书 职 务 时, 除 了 必 须 考 虑 人 员 的 可 信 任 程 度 外, 亦 须 考 虑 其 工 作 的 质 素 及 能 力 ; 正 如 担 任 任 何 职 务, 我 们 认 为 在 选 择 工 作 人 员 方 面, 任 何 主 管 都 会 倾 向 于 选 择 其 认 为 最 有 能 力 担 任 职 务 的 工 作 人 员 正 如 我 们 以 上 所 述, 要 求 一 个 好 秘 书 有 的 质 素 可 以 是 多 种 多 样 的, 并 且 应 要 考 虑 多 种 的 标 准 尽 管 具 有 更 高 学 历 者 可 以 更 好 地 担 任 工 作, 但 亦 非 是 理 所 当 然 的, 只 有 配 合 具 质 素 的 培 训 及 工 作 人 员 活 学 活 用 有 关 内 容 方 可 产 生 成 效 工 作 人 员 可 以 修 读 多 个 培 训 课 程, 但 倘 若 这 些 培 训 课 程 是 不 具 素 质 的, 又 或 尽 管 修 读 具 质 素 的 课 程, 而 工 作 人 员 又 不 懂 得 活 学 活 用 因 此, 并 非 工 作 人 员 持 有 多 项 课 程 证 书, 就 可 以 评 核 他 具 有 担 任 某 种 职 务 的 资 格 工 作 者 亦 应 考 虑, 凭 工 作 人 员 的 个 人 经 验 及 能 力, 亦 可 以 使 他 成 为 一 名 卓 越 的 专 业 我 们 亦 认 为 立 法 者 因 为 秘 书 职 务 的 特 别 性 质, 而 有 意 在 聘 任 方 面 作 出 灵 活 性, 让 主 管 与 秘 书 之 间 建 立 持 续 相 互 的 人 际 关 系, 而 这 种 关 系 的 前 提 是 要 求 秘 书 长 期 对 文 书 及 工 作 情 况 保 持 高 度 机 密 因 此 除 了 专 业 要 求 之 外, 最 重 要 的 还 是 工 作 人 员 的 诚 信, 尤 其 是 现 时 对 担 任 秘 书 职 务 并 不 要 求 特 定 培 训 建 议 f): 在 现 行 法 规 修 改 前, 或 有 需 要 对 落 实 施 行 法 例 方 法 的 原 则 作 解 释 时, 行 政 暨 公 职 局 应 对 秘 书 职 务 的 规 定, 透 过 指 引 传 阅 公 函 等 向 所 有 部 门 作 出 解 释, 33

36 以 期 处 理 方 式 得 以 统 一 关 于 发 出 传 阅 公 函 方 面, 正 等 待 上 级 指 示 然 而, 为 了 对 澳 门 特 别 行 政 区 行 政 当 局 秘 书 职 务 作 更 深 入 分 析, 建 议 在 多 个 部 门, 以 抽 样 方 式, 进 行 秘 书 职 务 的 说 明 及 分 析, 从 而 找 出 证 明 在 目 前 情 况, 是 否 要 求 秘 书 有 特 定 培 训 及 懂 其 它 语 言, 或 从 上 述 分 析 中, 会 证 明 出 还 有 其 它 方 面 的 要 求 ( 详 见 附 件 VI) 7.2 本 署 就 行 政 暨 公 职 局 响 应 所 作 之 跟 进 行 政 暨 公 职 局 在 响 应 中, 就 本 署 所 提 出 的 六 点 建 议 进 行 了 分 析 及 结 论 就 行 政 暨 公 职 局 在 响 应 函 件 中 最 后 部 份 所 作 的 结 论, 本 署 有 以 下 之 跟 进 回 应 : 1. 该 局 对 建 议 a) 所 作 之 结 论, 亦 正 是 本 署 所 评 论 的 内 容, 详 见 报 告 的 , 相 信 只 有 对 现 行 运 作 的 制 度 作 定 期 的 检 讨, 才 能 使 这 些 制 度 完 善 及 与 时 并 进 2. 该 局 对 建 议 b) 所 作 之 结 论, 可 以 理 解 为 : 第 一, 立 法 者 没 有 规 定 限 制 担 任 秘 书 职 务 的 工 作 人 员 的 数 目 ; 第 二, 主 管 要 履 行 好 其 职 务 是 需 要 好 的 秘 书 辅 助 这 些 亦 与 本 署 在 之 观 点 没 有 分 歧 但 是 在 界 定 应 否 为 主 管 配 备 秘 书 及 相 应 数 量 上, 特 别 是 为 厅 处 级 以 下 的 主 管 人 员 配 备 专 职 秘 书 时, 本 署 是 主 张 应 该 是 有 一 个 原 则 性 规 范 对 于 这 个 职 级 的 主 管, 不 能 硬 性 规 定 不 能 有 秘 书 辅 助, 但 亦 不 能 每 个 主 管 皆 无 原 则 地 配 置 3. 该 局 对 建 议 c) 所 作 之 结 论, 应 是 对 本 署 之 建 议 表 示 认 同 4. 该 局 对 建 议 d) 所 作 之 结 论, 指 出 给 予 秘 书 职 务 的 金 钱 补 助 应 以 一 种 职 务 补 偿 看 待, 并 不 同 意 本 署 于 中 所 提 出, 以 成 本 效 益 之 角 度 来 评 价 现 行 的 秘 书 所 需 要 的 超 时 工 作 状 况 对 于 这 一 点, 本 署 认 为, 若 只 把 这 个 金 钱 补 助 单 34

37 纯 视 作 职 务 补 偿, 则 需 要 为 这 个 职 务 界 定 清 楚 的 工 作 范 围 及 担 任 工 作 的 条 件, 就 如 该 局 响 应 函 件 中 IV 秘 书 职 务 之 内 容 但 事 实 是, 在 此 之 前, 这 些 要 件 并 没 有 被 具 体 而 详 细 地 论 述 并 广 为 传 达, 使 得 在 实 行 上 缺 乏 客 观 之 标 准, 各 个 部 门 只 能 以 对 相 应 法 例 规 定 的 理 解 来 运 作 因 此, 订 定 出 一 个 公 认 而 统 一 的 工 作 范 围 及 任 职 条 件, 将 是 理 顺 由 这 个 职 务 所 引 致 的 一 系 列 问 题 的 良 好 开 端 5. 该 局 对 建 议 e) 所 作 之 结 论 : 除 了 专 业 要 求 之 外, 最 重 要 的 还 是 工 作 人 员 的 诚 信, 其 实 在 不 同 的 角 度 认 同 了 本 署 的 观 点, 详 见 报 告 的 因 为 只 有 在 诚 信 能 力 兼 备 下, 才 能 出 色 地 发 挥 秘 书 的 角 色, 协 助 领 导 主 管 的 工 作 6. 该 局 对 建 议 最 后 一 点 所 作 之 结 论, 是 一 个 积 极 之 响 应, 本 署 冀 望 透 过 对 秘 书 职 务 的 讨 论, 引 起 行 政 暨 公 职 局 对 其 他 类 似 的 公 共 职 务 和 职 位 的 全 面 检 讨, 以 期 达 到 行 政 当 局 能 一 致 行 政 35

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39 附 件 37

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41 附 件 I 2002 年 10 月 31 在 职 秘 书 与 在 职 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 之 比 例 部 门 在 职 秘 书 人 数 ( 注 1) (A) 领 导 ( 注 3) 在 职 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 ( 注 2) 39 主 管 ( 注 4) 教 职 主 管 ( 注 5) 司 法 官 ( 注 6) 总 数 (B) 比 例 = (A) (B) 建 设 发 展 办 公 室 % 旅 游 基 金 ( 注 7) % 民 航 局 % 国 际 法 事 务 办 公 室 % 政 府 船 坞 % 法 务 局 % 文 化 局 % 经 济 局 % 终 审 法 院 院 长 办 公 室 % 房 屋 局 % 澳 门 金 融 管 理 局 % 行 政 暨 公 职 局 % 财 政 局 % 高 等 教 育 辅 助 办 公 室 % 环 境 委 员 会 % 消 费 者 委 员 会 % 电 信 暨 信 息 科 技 发 展 办 公 室 % 卫 生 局 % 统 计 暨 普 查 局 % 新 闻 局 % 民 政 总 署 % 审 计 署 % 社 会 工 作 局 % 邮 政 局 % 劳 工 暨 就 业 局 % 澳 门 基 金 会 % 澳 门 监 狱 % 澳 门 理 工 学 院 % 港 务 局 % 土 地 工 务 运 输 局 %

42 部 门 在 职 秘 书 人 数 ( 注 1) (A) 领 导 ( 注 3) 在 职 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 ( 注 2) 40 主 管 ( 注 4) 教 职 主 管 ( 注 5) 司 法 官 ( 注 6) 总 数 (B) 比 例 = (A) (B) 社 会 保 障 基 金 % 退 休 基 金 会 % 澳 门 大 学 % 身 份 证 明 局 % 旅 游 学 院 % 旅 游 局 % 地 图 绘 制 暨 地 籍 局 % 立 法 会 辅 助 部 门 % 澳 门 贸 易 投 资 促 进 局 % 体 育 发 展 局 % 检 察 长 办 公 室 % 地 球 物 理 暨 气 象 局 % 司 法 警 察 局 % 澳 门 保 安 部 队 高 等 学 校 % 博 彩 监 察 暨 协 调 局 % 印 务 局 % 教 育 暨 青 年 局 % 警 察 总 局 % 海 关 % 澳 门 保 安 部 队 事 务 局 % 治 安 警 察 局 % 消 防 局 % 司 法 登 记 暨 公 证 公 库 ( 注 8) 工 商 业 发 展 基 金 汽 车 及 航 海 保 障 基 金 社 会 重 返 基 金 廉 政 公 署 注 9 注 文 化 基 金 注 10 注 体 育 发 展 基 金 注 10 注 学 生 福 利 基 金 注 10 注 公 共 行 政 福 利 基 金 注 10 注

43 部 门 在 职 秘 书 人 数 ( 注 1) (A) 领 导 ( 注 3) 在 职 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 ( 注 2) 主 管 ( 注 4) 教 职 主 管 ( 注 5) 司 法 官 ( 注 6) 总 数 (B) 比 例 = (A) (B) 港 务 局 暨 水 警 稽 查 局 福 利 会 注 10 注 消 防 局 福 利 会 注 10 注 治 安 警 察 局 福 利 会 注 10 注 司 法 警 察 局 福 利 会 注 10 注 注 : (1) 秘 书 人 数 不 包 括 行 政 长 官 五 位 司 长 之 私 人 秘 书 (2) 领 导 主 管 及 司 法 官 人 数 不 包 括 兼 任 者 (3) 领 导 包 括 各 级 法 院 院 长 检 察 长 主 要 官 员 局 长 副 局 长 办 公 室 主 任 办 公 室 副 主 任 协 调 员 助 理 协 调 员 主 席 副 主 席 秘 书 长 副 秘 书 长 行 政 管 理 委 员 会 全 职 委 员 船 坞 厂 长 高 等 教 育 机 构 的 校 长 副 校 长 院 长 副 院 长 行 政 总 监 局 长 助 理 助 理 关 长 等 (4) 主 管 包 括 办 公 室 顾 问 厅 长 部 长 处 长 司 法 机 关 书 记 长 高 级 审 计 师 审 计 师 总 监 副 总 监 高 级 经 理 经 理 及 副 经 理 等 (5) 教 职 主 管 包 括 官 立 学 校 校 长 副 校 长 督 学 活 动 协 调 员 学 校 督 导 员 高 等 教 育 机 构 辖 下 学 术 分 部 的 学 校 校 长 副 校 长 院 长 副 院 长 培 训 中 心 主 任 系 主 任 等 (6) 司 法 官 包 括 各 级 法 院 法 官 助 理 检 察 长 及 检 察 官 不 包 括 以 定 期 委 任 方 式 担 任 其 它 公 共 部 门 领 导 的 1 名 助 理 检 察 长 及 2 名 检 察 官 司 法 官 数 目 摘 录 自 2002 澳 门 特 别 行 政 区 公 共 行 政 一 书 (7) 秘 书 工 作 属 辅 助 澳 门 格 兰 披 治 大 赛 车 委 员 会 的 助 理 协 调 员 (8) 2 名 秘 书 人 员 分 别 为 担 任 法 律 及 司 法 培 训 中 心 主 任 及 司 法 登 记 暨 公 证 公 库 行 政 管 理 委 员 会 的 秘 书 (9) 部 门 表 示 只 有 定 期 委 任 的 " 私 人 秘 书 ", 因 有 关 人 员 不 属 本 次 的 审 计 范 围, 故 此 不 作 计 算 (10) 没 有 本 身 人 员 编 制, 技 术 及 行 政 上 之 辅 助 由 其 它 公 共 实 体 提 供 协 助, 没 有 专 职 的 秘 书 41

44 附 件 II 衡 量 秘 书 职 务 金 钱 补 偿 之 成 本 效 益 的 计 算 方 法 按 照 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 二 条, 秘 书 职 务 的 金 钱 补 偿 为 薪 俸 点 100 点 之 50%, 以 现 时 每 薪 俸 点 澳 门 币 50 元 计 算, 为 澳 门 币 2,500 元 该 法 令 同 时 规 定 担 任 秘 书 职 务 之 工 作 人 员, 由 该 法 令 附 件 一 表 三 中 第 五 第 六 及 第 七 级 人 员 中 指 定 担 任 本 署 以 这 三 个 级 别 内 的 人 员 薪 俸 点 的 中 位 数 290 点, 计 算 出 作 为 秘 书 职 务 之 金 钱 补 偿 的 澳 门 币 2,500 元, 应 相 等 于 每 月 约 18 小 时 之 超 时 工 作 ( 计 算 方 法 见 下 表 ) 是 项 审 计 按 照 抽 取 部 门 秘 书 于 2002 年 8 月 及 9 月 之 出 勤 记 录, 计 算 各 秘 书 在 这 两 个 月 的 平 均 超 时 工 作 时 数, 与 应 有 每 月 约 18 小 时 之 超 时 工 作 时 数 作 比 较, 以 分 析 秘 书 职 务 补 偿 所 达 到 的 成 本 效 益, 百 分 比 越 高, 表 示 有 关 秘 书 金 钱 补 偿 所 达 到 的 成 本 效 益 越 大, 相 反 百 分 比 越 低, 成 本 效 益 便 越 少 金 钱 补 偿 290 点 人 员 之 每 小 时 薪 酬 每 小 时 超 时 工 作 之 补 偿 金 额 金 钱 补 偿 相 等 于 的 超 时 工 作 时 数 (a) (b) (c) (d) = (a) (c) 2,500 元 50 元 290( 点 ) 12( 个 月 ) 52( 周 ) 36( 小 时 ) = 92.9 元 92.9 元 1.5( 倍 ) = 元 18 小 时 计 算 秘 书 超 时 工 作 时 数 的 原 则 : 秘 书 的 工 作 时 数, 按 部 门 提 供 的 有 效 上 下 班 时 间 记 录 为 依 据 ; 根 据 每 名 秘 书 的 上 下 班 时 间 记 录, 每 日 累 计 的 工 作 时 数 与 每 日 应 有 办 公 时 数 作 比 较, 工 作 时 数 等 于 或 多 于 应 有 时 数 一 小 时, 视 为 超 时 工 作 时 数 ; 对 上 下 班 时 间 记 录 欠 缺 的 出 勤 数 据, 一 律 按 正 常 办 公 时 间 作 填 补 处 理 ; 由 于 按 特 别 法 规 定 的 委 员 会 秘 书 所 获 得 的 报 酬, 并 不 视 为 其 超 时 工 作 的 补 偿, 所 以 在 这 里 不 作 计 算 ; 按 部 门 于 2002 年 10 月 份 所 发 放 的 秘 书 职 务 补 偿 之 份 额 作 计 算 的 基 础 42

45 附 件 III 秘 书 人 员 的 评 审 标 准 一 ) 工 作 经 验 工 作 经 验 因 素 的 评 核, 主 要 是 考 虑 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 在 公 职 范 畴 内 所 担 任 职 务 的 时 间, 其 评 分 方 式 如 下 : 经 验 相 等 或 多 于 10 年 经 验 相 等 或 多 于 9 年, 而 少 于 10 年 经 验 相 等 或 多 于 8 年, 而 少 于 9 年 经 验 相 等 或 多 于 7 年, 而 少 于 8 年 经 验 相 等 或 多 于 6 年, 而 少 于 7 年 经 验 相 等 或 多 于 5 年, 而 少 于 6 年 经 验 相 等 或 多 于 4 年, 而 少 于 5 年 经 验 相 等 或 多 于 3 年, 而 少 于 4 年 经 验 相 等 或 多 于 2 年, 而 少 于 3 年 经 验 相 等 或 多 于 1 年, 而 少 于 2 年 经 验 少 于 1 年 如 有 关 员 工 同 时 拥 有 多 于 1 年 的 秘 书 工 作 经 验 便 增 加 5 分, 多 于 2 年 以 上 的 秘 书 工 作 经 验 则 增 加 10 分 工 作 经 验 是 以 公 职 及 秘 书 工 作 经 验 的 总 分 作 为 评 定 的 标 准, 以 40 分 为 底 分, 在 任 何 情 况 下, 工 作 经 验 的 评 分 绝 不 能 超 过 100 分 二 ) 职 业 培 训 职 业 培 训 因 素 的 评 核, 是 考 虑 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 有 否 修 读 具 证 明 的 培 训 课 程, 其 评 分 方 式 如 下 : 43

46 (1) 修 读 与 秘 书 职 位 的 职 务 性 质 直 接 或 完 全 有 关 的 培 训 课 程 ( 以 时 数 为 首 要 衡 量 准 则 ): 为 期 多 于 200 小 时 ( 或 12 个 月 以 上 ) 为 期 小 时 ( 或 6 个 月 至 12 个 月 内 ) 为 期 小 时 ( 或 3 个 月 至 6 个 月 之 内 ) 为 期 少 于 50 小 时 ( 或 少 于 3 个 月 ) 没 有 修 读 有 关 的 培 训 课 程 (2) 职 业 培 训 是 以 曾 修 读 的 课 程 相 加 的 总 分 作 评 定 的 标 准, 以 40 分 为 底 分, 在 任 何 情 况 下, 职 业 培 训 的 评 分 绝 不 能 超 过 100 分 三 ) 语 文 知 识 为 进 行 语 文 知 识 因 素 的 评 核, 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 必 须 具 有 由 有 权 限 实 体 发 出 的 第 二 语 文 知 识 的 认 证 文 件 : (1) 若 母 语 是 中 文 在 写 及 讲 方 面 对 葡 文 有 认 识 ( 有 官 方 认 可 的 程 度 ) 在 写 及 讲 方 面 对 葡 文 有 认 识 ( 没 有 官 方 认 可 的 程 度 ) (2) 若 母 语 是 葡 文 在 写 及 讲 方 面 对 中 文 有 认 识 ( 有 官 方 认 可 的 程 度 ) 在 写 及 讲 方 面 对 中 文 有 认 识 ( 没 有 官 方 认 可 的 程 度 ) (3) 在 写 及 讲 方 面, 若 除 了 母 语 外 没 有 任 何 语 言 的 认 识, 则 为 40 分 除 上 述 两 项 官 方 语 文 的 评 分 外, 对 没 有 由 有 权 限 实 体 发 出 证 明 的 其 它 语 言 ( 例 如 : 英 语 法 语 及 普 通 话 等 ), 报 称 为 拥 有 一 般 或 以 上 的 语 言 能 力, 每 项 语 言 增 加 5 44

47 分 语 文 知 识 是 由 上 述 的 评 分 作 为 评 定 标 准, 以 40 分 为 底 分 ; 在 任 何 情 况 下, 语 文 知 识 的 评 分 绝 不 能 超 过 100 分 为 了 评 估 秘 书 的 素 质, 本 署 主 要 按 上 述 三 项 的 评 分 方 式 为 每 位 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 进 行 评 核 各 项 的 评 分 以 如 下 三 个 级 别 作 分 类 : 需 作 改 善 : 合 乎 标 准 : 达 到 理 想 : 0 59 分 分 分 由 于 工 作 经 验 职 业 培 训 及 语 文 知 识 均 属 秘 书 实 务 的 基 本 要 求, 故 每 位 人 员 客 观 条 件 的 素 质, 实 际 上 是 上 述 3 项 要 件 的 积 分 总 和, 再 除 以 3 后 所 计 算 出 的 每 位 人 员 的 平 均 值 45

48 附 件 IV 2002 年 10 月 31 日 在 职 秘 书 人 员 的 素 质 评 分 分 布 表 部 门 各 级 别 之 人 数 需 作 改 善 合 乎 标 准 达 到 理 想 总 人 数 博 彩 监 察 暨 协 调 局 房 屋 局 身 份 证 明 局 土 地 工 务 运 输 局 劳 工 暨 就 业 局 高 等 教 育 辅 助 办 公 室 新 闻 局 立 法 会 辅 助 部 门 审 计 署 建 设 发 展 办 公 室 港 务 局 国 际 法 事 务 办 公 室 汽 车 及 航 海 保 障 基 金 环 境 委 员 会 澳 门 理 工 学 院 印 务 局 社 会 保 障 基 金 澳 门 大 学 澳 门 监 狱 澳 门 基 金 会 消 费 者 委 员 会 法 务 局 司 法 登 记 暨 公 证 公 库 社 会 重 返 基 金 旅 游 基 金 旅 游 局 社 会 工 作 局 地 图 绘 制 暨 地 籍 局 电 信 暨 信 息 科 技 发 展 办 公 室 文 化 局 体 育 发 展 局 工 商 业 发 展 基 金 经 济 局

49 部 门 各 级 别 之 人 数 需 作 改 善 合 乎 标 准 达 到 理 想 总 人 数 澳 门 贸 易 投 资 促 进 局 司 法 警 察 局 行 政 暨 公 职 局 澳 门 保 安 部 队 高 等 学 校 统 计 暨 普 查 局 退 休 基 金 会 政 府 船 坞 卫 生 局 财 政 局 终 审 法 院 院 长 办 公 室 地 球 物 理 暨 气 象 局 教 育 暨 青 年 局 邮 政 局 检 察 长 办 公 室 民 政 总 署 民 航 局 旅 游 学 院 澳 门 金 融 管 理 局 总 人 数 注 1: 直 至 报 告 成 文 时 检 察 长 办 公 室 仍 未 提 供 其 中 4 人 的 数 据, 故 此 无 法 计 算 注 1 注 1 47

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51 附 件 V 由 行 政 暨 公 职 局 提 供 之 文 件 ( 译 本 ) 49

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53 转 录 司 长 办 公 室 顾 问 对 有 关 职 务 主 管 及 其 代 任 人 报 酬 之 解 释, 而 秘 书 职 务 人 员 也 同 样 适 用 其 原 则 1. 根 据 十 二 月 十 八 日 第 85/89/M 号 法 令 第 二 条, 在 公 共 机 关 及 公 共 机 构 进 行 管 理 活 动 者 为 领 导 或 主 管 人 员 立 法 者 定 明 领 导 官 职 是 指 局 长 及 副 局 长 而 主 管 职 务 是 指 厅 长 处 长 组 长 及 科 长 根 据 该 规 定 ( 第 五 款 ): 如 无 相 关 之 组 织 单 位 或 附 属 单 位 时, 有 关 之 官 职 不 视 为 领 导 或 主 管 官 职, 但 副 局 长 官 职 除 外 2. 为 应 付 领 导 及 主 管 职 位 因 原 据 位 人 终 止 职 务 而 出 缺 以 及 据 位 人 不 在 或 因 故 不 能 视 事 的 情 况, 并 考 虑 到 依 法 成 立 的 组 织 附 属 单 位, 既 然 作 为 为 大 众 福 祉 服 务 的 队 伍, 其 统 筹 的 工 作 不 可 长 时 间 的 被 搁 置, 而 影 响 公 众 的 利 益 ( 上 述 法 规 ( 第 八 条 ) 定 明 有 关 据 位 人 的 代 任 的 条 文 ) 3. 就 代 任 人, 根 据 法 律 : 不 论 被 代 任 人 是 否 抽 出 有 关 之 款 项, 代 任 人 有 权 收 取 该 官 职 之 薪 俸 及 享 受 该 官 职 之 其 它 优 惠, 而 有 关 负 担 从 重 叠 薪 俸 项 目 中 支 付 4. 而 职 务 主 管 制 度 则 由 另 一 法 规 十 二 月 十 八 日 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 一 条 所 规 范 : 51

54 第 二 十 一 条 ( 职 务 主 管 ) 1. 因 统 筹 工 作 之 工 作 量 或 复 杂 性 而 有 需 要 时, 得 设 立 职 务 主 管 职 位 ; 如 职 务 主 管 须 统 筹 至 少 十 名 工 作 人 员, 或 经 适 当 证 明 统 筹 工 作 之 复 杂 性, 应 给 予 相 应 之 权 利 2. 根 据 工 作 之 复 杂 性, 职 务 主 管 有 权 收 取 相 当 于 薪 俸 表 100 点 之 50% 或 25% 之 酬 劳 3. 总 督 得 根 据 有 关 部 门 领 导 人 提 出 具 依 据 之 建 议 后, 以 批 示 核 准 职 务 主 管 之 设 立 及 订 定 有 关 酬 劳, 无 须 办 理 任 何 手 续, 但 该 批 示 得 随 时 废 止 5. 至 于 职 务 主 管 方 面, 同 样 的 问 题 可 ( 实 际 上 经 常 ) 发 生 在 该 职 位 的 据 位 人 终 止 职 务 ( 因 退 休, 死 亡 等 ) 或 缺 勤 ( 例 如 : 公 干 ) 或 因 故 不 能 视 事 ( 例 如 : 患 病 ) 的 情 况 6. 换 言 之, 充 当 着 工 作 队 伍 协 调 员 角 色 的 职 务 主 管, 本 着 部 门 的 良 好 运 作, 作 为 维 持 统 筹 工 作 以 及 保 障 公 众 利 益 的 机 制, 是 否 代 任 制 度 不 可 应 用 于 该 职 务? 7. 财 政 局 在 二 零 零 一 年 二 月 二 十 一 日 第 049/NAJ/CB/01 号 意 见 书 中 指 出, 先 不 争 论 那 些 似 乎 是 关 键 性 的 问 题, 按 系 统 性 的 理 解, 倘 立 法 者 欲 将 规 范 领 导 及 主 管 官 职 的 制 度 应 用 于 职 务 主 管, 那 么, 规 范 职 务 主 管 的 应 是 十 二 月 十 八 日 第 85/89/M 号 法 令 而 不 是 别 的 法 规 8. 尽 管 有 关 问 题 具 争 议 性, 基 于 以 下 的 原 因, 我 们 不 反 对 接 受 财 政 局 的 指 引 : 虽 然 所 牵 涉 的 临 时 性 工 作 队 伍 是 根 据 法 律 明 文 规 定 成 立 和 独 立 运 作 的, 但 事 实 上, 立 法 者 并 没 有 赋 予 这 些 工 作 队 伍 与 组 织 法 所 明 确 设 立 的 ( 组 织 附 属 单 位 ) 等 同 的 重 要 性 正 因 为 该 职 务 队 伍 在 职 能 上 的 重 要 性 较 低, 立 法 者 认 为 没 有 必 要 就 其 订 立 像 组 织 主 管 般 的 ( 代 任 ) 机 制 9. 从 立 法 者 的 意 图 来 看, 不 难 得 出 这 样 的 结 论, 就 职 务 主 管 职 位, 依 照 法 律 是 不 能 应 用 代 任 机 制 以 及 重 叠 薪 俸 会 计 预 算 制 度 52

55 10. 然 而, 这 是 否 表 示 如 果 所 谓 的 职 务 主 管 的 原 据 位 人 终 止 职 务, 不 在 或 因 故 不 能 视 事, 有 关 的 公 共 实 体 不 能 委 任 他 人 担 任 该 职 务 呢? 11. 倘 据 位 人 终 止 职 务, 由 于 实 体 可 委 任 新 的 据 位 人, 所 以 问 题 不 大 12. 而 然, 构 成 最 大 问 题 的 是 当 据 位 人 持 续 不 在 或 缺 勤 时, 在 这 些 情 况 下, 如 果 法 律 无 法 保 障 重 迭 薪 俸 的 支 付, 无 法 保 障 据 位 人 以 及 在 其 缺 勤 或 无 法 视 事 期 间 担 任 统 筹 工 作 之 人 员 的 薪 俸 支 付, 又 如 何 能 保 障 职 务 主 管 所 担 当 的 统 筹 工 作 能 得 以 延 续 呢? 13. 除 非 有 更 好 的 意 见, 否 则, 依 我 们 看, 发 放 执 行 职 务 主 管 职 务 的 酬 劳 是 与 人 员 的 职 位 无 关, 因 为 职 务 主 管 既 不 是 职 位, 也 不 是 工 作 人 员 的 特 别 职 级, 有 关 的 酬 劳 只 关 系 到 特 别 职 能, 例 如 错 算 补 助, 该 补 助 的 发 放 是 基 于 处 理 公 共 款 项 往 来 的 特 别 职 能, 而 不 是 工 作 人 员 职 位 或 职 级 的 因 素 14. 因 此, 鉴 于 有 关 酬 劳 是 与 职 能 有 关, 事 后 是 否 收 发 放 酬 劳 要 视 乎 有 关 人 员 有 否 实 际 执 行 职 务, 正 如 法 律 所 明 确 规 定 的 错 算 补 助 ( 澳 门 公 共 行 政 工 作 人 员 通 则 第 二 百 一 十 七 条 第 四 款 ) 以 及 轮 值 津 贴 ( 该 通 则 第 二 百 零 二 条 第 二 款 ), 尽 管 后 者 的 情 况 不 尽 相 同, 但 相 类 似 15. 基 此, 根 据 法 律, 似 乎 最 恰 当 的 做 法 便 是 参 照 下 列 的 形 式 制 定 职 务 主 管 的 委 任 批 示 : 1. 委 任 公 务 员 / 服 务 人 员 ( 姓 名 ), ( 职 级 ), 由 起 担 任 范 围 的 职 务 主 管 职 务 ; 2. 有 关 据 位 人 缺 勤 或 因 故 不 能 视 事 日 以 上, 职 务 主 管 的 职 务 得 由 候 补 人 ( 姓 名 ), ( 职 级 ) 担 任 3. 职 务 主 管 或 其 候 补 人, 视 乎 有 否 实 际 执 行 职 务, 根 据 批 示 ( 指 出 批 准 设 立 职 务 主 管 之 批 示 ) 以 及 十 二 月 十 八 日 第 86/89/M 号 法 令 第 二 十 一 条 第 二 款 的 规 定, 有 权 收 取 薪 俸 表 100 点 之 50%( 或 25%) 之 酬 劳 53

56 16. 按 照 同 一 理 据, 有 关 职 务 主 管 的 解 决 方 法, 在 作 出 相 应 的 调 整 后 亦 适 用 于 担 任 秘 书 职 务 的 人 员 54

57 附 件 VI 各 公 共 部 门 的 回 应 55

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