4. 文 员 在 为 上 司 筛 选 电 话 时, 以 下 做 法 不 正 确 的 是 ( ) A. 文 员 在 说 了 迎 接 词, 对 方 发 出 声 音 之 后, 就 能 迅 速 辨 听 出 对 方 B. 了 解 单 位 每 个 人 的 工 作 和 职 务, 提 醒 正 要 接 听 转 接 电

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1 试 卷 代 号 : 中 央 广 播 电 视 大 学 学 年 度 第 二 学 期 " 开 放 专 科 " 期 末 考 试 办 公 室 管 理 试 题 2011 年 7 月 注 意 事 项 一 将 你 的 学 号 姓 名 及 分 校 ( 工 作 站 ) 名 称 填 写 在 答 题 纸 的 规 定 栏 内 考 试 结 束 后, 把 试 卷 和 答 题 纸 放 在 桌 上 试 卷 和 答 题 纸 均 不 得 带 出 考 场 监 考 人 收 完 考 卷 和 答 题 纸 后 才 可 离 开 考 场 二 仔 细 读 懂 题 目 的 说 明, 并 按 题 目 要 求 答 题 答 案 一 定 要 写 在 答 题 纸 的 指 定 位 置 上, 写 在 试 卷 上 的 答 案 无 效 三 用 蓝 黑 圆 珠 笔 或 钢 笔 ( 含 签 字 笔 ) 答 题, 使 用 铅 笔 答 题 无 效 一 单 项 选 择 题 ( 请 将 正 确 答 案 的 字 母 序 号 填 在 答 题 纸 上 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 1. 办 公 室, 顾 名 思 义, 是 办 公 的 场 所 下 列 诸 项 中 ( ) 应 不 属 于 办 公 室 范 畴 A. 厂 长 室 B. 实 验 室 c. 院 长 室 D. 经 理 室 2. 请 示 是 文 员 工 作 上 有 疑 难, 无 法 处 理 时, 向 上 司 请 求 指 示, 或 无 权 处 理 时, 向 上 司 请 求 批 准 下 面 请 示 中 ( ) 是 不 当 的 o A. 对 口 请 示 B. 事 先 请 示 c. 越 级 请 示 D. 请 示 要 单 一 3. 以 下 关 于 办 公 室 职 能 的 说 法, 那 一 种 是 正 确 的 ( ) A. 办 公 室 为 上 司 服 务, 其 他 职 能 部 门 不 用 顾 及 B. 办 公 室 人 员 只 要 掌 握 办 文 办 事 办 会 知 识 和 技 能 c. 办 公 室 管 理 具 有 集 中 性 和 整 体 性 1116 D. 办 公 室 事 务 管 理 不 仅 有 被 动 性, 体 现 出 来 更 多 的 是 主 动 性

2 4. 文 员 在 为 上 司 筛 选 电 话 时, 以 下 做 法 不 正 确 的 是 ( ) A. 文 员 在 说 了 迎 接 词, 对 方 发 出 声 音 之 后, 就 能 迅 速 辨 听 出 对 方 B. 了 解 单 位 每 个 人 的 工 作 和 职 务, 提 醒 正 要 接 听 转 接 电 话 的 人, 说 明 情 况 及 转 接 理 由 c. 有 时 需 要 文 员 编 织 一 些 " 美 丽 的 谎 言 " 以 应 付 那 些 上 司 不 想 接 待 的 人 D. 来 电 者 寻 找 你 的 上 司, 应 弄 清 对 方 的 身 份 再 通 报 上 司 5. 邮 件 的 寄 发 不 要 考 虑 以 下 哪 项 因 素 ( ) A. 时 间 B. 便 利 c. 经 济 D. 爱 好 6. 办 公 室 人 员 在 社 交 活 动 中 应 选 择 下 列 哪 项 合 适 的 话 题? ( ) A. 有 共 同 利 益 的 话 题 B. 夸 耀 你 我 的 话 题 c. 贴 己 的 话 题 D. 秘 密 的 话 题 7. 文 员 在 处 理 信 访 工 作 时, 由 收 信 人 ( 单 位 复 信 的 情 况 是 以 下 哪 一 种 ( ) A. 初 次 写 信, 或 有 过 激 言 行 的 B. 有 过 激 言 行 或 漫 骂 领 导 的 匿 名 信 c. 已 做 结 案 处 理 的 D. 没 有 具 体 内 容 的 匿 名 信 8. 文 员 进 行 会 议 的 计 划 和 准 备 时, 不 应 该 做 的 是 ( ) A. 会 议 场 所 的 选 择, 要 根 据 会 议 时 间 长 短 花 费 多 少 作 决 定 B. 文 员 按 照 上 司 的 指 示, 应 事 先 调 查 时 间 安 排 对 参 加 者 是 否 方 便 c. 什 么 日 期 时 间 召 开 会 议 应 要 考 虑 议 题 的 紧 急 程 度 D. 文 秘 人 员 必 须 配 合 会 议 议 程, 详 细 检 查 各 项 工 作 9. 以 下 哪 一 种 类 型 是 适 合 自 由 谈 话, 或 是 收 集 创 意 的 会 议 ( ) A. 口 字 型 B. 教 室 型 c. 圆 桌 型 D. U 字 型 10. 以 下 餐 巾 的 使 用 方 法 正 确 的 是 ( ) A. 中 途 离 座, 把 餐 巾 放 在 椅 子 上 B. 用 来 擦 嘴 唇 嘴 角 c. 用 来 擦 刀 叉 D. 塞 入 衣 服 领 口 里 1117

3 二 判 断 题 ( 正 确 打 "J ", 错 误 打 " X 飞 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 11. 小 办 公 室 的 配 置, 打 字 复 印 间 应 离 上 司 办 公 室 稍 远 一 些 ( ) 12. 没 有 两 位 办 公 室 人 员 一 天 的 工 作 内 容 是 完 全 相 同 的, 但 像 核 对 文 员 的 日 志 与 上 司 的 日 志 的 事 项 是 否 一 致 则 是 典 型 的 工 作 ( ) 13. 文 员 对 报 纸 和 杂 志 的 处 理, 可 以 挑 出 上 司 喜 欢 的 报 纸 和 杂 志 放 在 他 的 办 公 桌 上, 其 他 的 放 在 报 刊 架 上 供 大 家 阅 读 ( ) 14. 代 表 会 议 依 法 定 期 召 开, 与 会 代 表 必 须 达 到 法 定 人 数 方 为 有 效, 因 此 文 员 应 仔 细 核 对 出 席 人 数 ( ) 15. 如 果 文 员 要 找 的 人 是 一 位 比 上 司 地 位 高 的 人 或 尊 长, 你 跟 对 方 的 文 员 说 完 之 后 就 应 该 叫 上 司 接 过 电 话, 告 诉 上 司 要 找 的 人 马 上 就 会 来 听 电 话, 让 上 司 直 接 与 对 方 通 话 ( ) 16. 文 秘 人 员 对 上 司 支 票 往 来 管 理 要 谨 慎 小 心, 支 票 簿 与 印 章 应 该 一 起 收 藏, 以 避 免 被 盗 用 冒 领 ( ) 17. 上 下 级 之 间 握 手, 下 级 先 伸 手 后, 上 级 才 能 相 握 ( ) 18. 口 头 语 言 视 时 间 场 合 唱 对 象 的 不 同 而 有 所 不 同, 对 上 司 或 长 者 说 话, 应 文 雅 些 ; 对 一 般 同 事 或 顾 客 说 话, 就 可 通 俗 o ( ) 19. 文 员 对 于 在 值 班 期 间 发 生 的 重 要 情 况, 可 以 等 交 接 班 后 再 报 告 上 司 ( ) 20. 文 书 部 门 立 好 的 案 卷, 必 须 逐 年 移 交 给 档 案 室 集 中 保 管, 称 为 " 归 档 ", 有 归 档 范 围 和 要 求, 但 没 有 期 限 ( ) 三 简 答 题 ( 每 小 题 1 0 分, 共 2 0 分 ) 21. 文 员 在 处 理 上 司 指 派 的 工 作 时, 首 先 要 仔 细 制 定 计 划, 简 要 说 明 制 定 计 划 时 应 注 意 的 几 个 要 点 22. 文 员 利 用 提 示 系 统 提 醒 上 司 的 工 作, 有 哪 些 提 示 系 统? 具 体 做 法 是 怎 样 的? 四 设 计 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 ) 23. 所 谓 " 有 问 题 " 的 来 访 者 一 般 是 怎 样 的? 文 员 应 如 何 应 对? 24. 作 为 办 公 室 文 员, 在 上 司 办 公 室 或 接 待 室 的 整 理 方 面 应 注 意 哪 些 具 体 事 务? 五 案 例 分 析 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 ) 25. 新 上 任 的 公 司 职 员 小 马 接 受 领 导 的 指 派 到 机 场 接 一 位 重 要 客 人, 因 为 是 第 一 次 被 指 派 接 受 任 务, 小 马 特 意 向 领 导 征 询 应 该 注 意 的 事 项 Q 考 虑 到 小 马 刚 到 单 位 不 久, 领 导 嘱 咐 小 马 对 客 人 一 定 要 热 情 大 方, 礼 貌 方 面 更 应 多 加 注 意, 小 马 一 一 记 在 心 里 见 到 客 人, 小 马 热 情 地 走 上 前 去, 大 声 说 着 " 欢 迎 欢 迎 ", 伸 手 就 去 接 客 人 的 行 李, 见 客 人 要 与 自 己 握 手 并 躲 开 小 马 接 拿 行 李 的 手, 才 慌 忙 与 对 方 握 手, 并 执 意 要 帮 对 方 拿 行 李 来 到 车 旁, 顺 势 将 行 李 放 入 汽 车 的 行 李 箱, 接 着 打 开 副 驾 驶 舱 门, 引 导 客 人 落 座, 并 说 " 这 里 视 野 宽 阔, 可 以 看 看 沿 途 风 光 " 而 后, 自 己 坐 到 汽 车 后 排 座 位 上 o 一 路 上, 小 马 热 情 地 回 答 客 人 提 出 的 问 题, 还 关 切 地 询 问 客 人 所 在 公 司 的 情 况, 打 听 客 人 的 收 入 福 利 和 家 庭 情 况, 没 多 久, 小 马 就 觉 得 客 人 话 语 越 来 越 少, 1118

4 客 人 也 不 象 刚 下 飞 机 时 那 样 热 情 了, 小 马 心 里 不 悦, 但 又 不 能 表 现 出 什 么 请 你 分 析 一 下 小 马 在 礼 仪 方 面 有 何 不 当 之 举? 应 该 怎 样 做 才 是 正 确 的? 26. 教 材 中 关 于 " 向 对 方 要 求 约 会 时 应 注 意 的 事 项 中 " 是 这 样 叙 述 的 : 向 对 方 要 求 约 会 时 应 注 意 的 事 项 : a. 要 获 得 上 司 的 许 可 ; b. 对 方 如 果 有 文 秘 人 员, 一 般 由 文 秘 人 员 办 理 ; c. 如 果 用 写 信 的 方 式, 在 等 到 对 方 收 到 信 后, 再 打 电 话 给 对 方 的 文 秘 人 员 以 确 认 ; d. 要 正 确 告 知 对 方 赴 约 者 的 姓 名 职 务 目 的 时 间 地 点 方 式 ( 早 餐 会 午 餐 会 等 ) 所 需 要 的 时 间 等 等, 关 于 日 期 的 确 定 应 该 以 比 较 有 弹 性 的 说 法 问 对 方 " 你 们 什 么 时 候 比 较 方 便 ", 这 样 让 对 方 能 够 有 所 选 择 e. 告 知 你 或 上 司 的 联 系 电 话, 以 便 万 一 约 会 取 消 或 有 所 改 变 时 可 以 马 上 通 知 f. 对 方 越 忙 越 必 须 早 一 点 联 络, 时 间 应 尽 量 有 弹 性, 这 是 身 为 文 秘 人 员 所 应 具 有 的 常 识 g. 尤 其 是 连 续 参 加 两 个 以 上 的 约 会 时, 要 充 分 考 虑 路 上 交 通 所 需 要 的 时 间 h. 如 果 上 司 出 差, 不 要 在 他 回 来 的 当 天 安 排 约 会, 可 能 会 发 生 飞 机 误 点 及 其 他 情 况 1. 决 定 时 间 地 点 时, 要 注 意 对 方 的 业 务 情 况 工 作 场 所 等 一 般 说 来 : 星 期 一 早 上 周 末 下 午 每 个 人 都 会 很 忙 碌, 尽 量 不 要 安 排 约 会 ;. 即 将 下 班 之 前 的 那 段 时 间, 公 司 内 也 会 很 忙 碌 午 餐 前 后 约 会 则 会 影 响 吃 饭 时 间 ; 对 方 的 休 息 日 节 假 日 或 有 特 殊 政 治 和 宗 教 意 义 的 日 子 不 要 安 排 约 会 ;. 公 司 有 重 大 活 动 的 那 一 天 不 宜 安 排 约 会 ; 地 点 必 须 选 择 对 方 比 较 方 便 的 地 方 ; 地 点 还 应 考 虑 约 会 的 礼 仪 规 格 是 否 需 要 保 密 是 否 需 要 就 餐 等 因 素 J. 对 方 不 能 确 定 接 受 时, 要 求 约 会 的 这 一 方 最 好 再 联 络 一 次 k. 已 经 约 好 且 需 要 预 定 会 议 室 时, 就 要 立 即 预 约, 如 果 对 于 该 地 点 没 有 充 分 把 握, 应 该 事 先 调 查 路 线 如 何 前 往 房 间 大 小 桌 子 的 配 置 等 1. 约 定 好 以 后, 一 定 要 向 上 司 汇 报 9 并 填 写 在 日 程 安 排 计 划 表 上 如 有 必 要, 还 应 准 备 约 会 所 需 要 的 文 件 资 料 m. 上 司 和 某 人 会 面 后, 可 能 要 求 文 秘 人 员 安 排 下 一 次 与 那 人 的 约 会 文 秘 人 员 安 排 好 后, 应 确 保 那 人 清 楚 地 明 了 约 会 的 时 间, 并 给 予 了 明 确 的 答 复 后, 将 此 约 会 记 录 在 你 和 上 司 的 日 程 表 上 请 将 你 认 为 最 重 要 的 内 容 选 择 出 来, 用 五 个 必 须 和 五 个 不 宜 予 以 概 括, 比 如 " 必 须 获 得 上 司 的 认 可, 不 宜 在 对 方 休 息 日 安 排 约 会 " 1119

5 试 卷 代 号 : 座 位 号 I I I 中 央 广 播 电 视 大 学 学 年 度 第 二 学 期 " 开 放 专 科 " 期 末 考 试 办 公 室 管 理 试 题 答 题 纸 题 号 一 二 三 四 五 总 分 分 数 I I I I I, I I 2011 年 7 月 得 分 评 卷 人 一 单 项 选 择 题 ( 请 将 正 确 答 案 的 字 母 序 号 填 在 答 题 纸 上 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 得 分 评 卷 人 二 判 断 题 ( 正 确 打 "~", 错 误 打 " x " 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 得 分 评 卷 人 三 简 答 题 ( 每 小 题 1 0 分, 共 2 0 分 ) 得 分 i 评 卷 人 四 设 计 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 )

6 得 分 评 卷 人 五 案 例 分 析 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 )

7 试 卷 代 号 : 中 央 广 播 电 视 大 学 学 年 度 第 二 学 期 " 开 放 专 科 " 期 末 考 试 办 公 室 管 理 试 题 答 案 及 评 分 标 准 ( 供 参 考 ) 2011 年 7 月 一 单 项 选 择 题 ( 请 将 正 确 答 案 的 字 母 序 号 填 在 答 题 纸 上 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 1. B 2. C 3. C 4. A 5. D 6. A 7. A 8. C 9. C 10. B 二 判 断 题 ( 正 确 打 "~", 错 误 打 " X " 每 小 题 1 分, 共 1 0 分 ) 11. ~ 12. ~ 13. ~ 14. ~ 15. ~ 16. X 17. X 18. ~ 19. X 20. X 三 简 答 题 ( 每 小 题 1 0 分, 共 2 0 分 ) 21. 文 员 在 处 理 上 司 指 派 的 工 作 时, 首 先 要 仔 细 制 定 计 划, 简 要 说 明 制 定 计 划 时 应 注 意 的 几 个 要 点 (1) 充 分 了 解 即 将 开 始 的 工 作 内 容 ;(3 分 ) (2) 思 考 以 什 么 方 法 进 行 效 率 会 最 佳 ;(3 分 ) (3) 上 司 分 派 两 项 以 上 工 作 日 才, 必 须 为 工 作 排 定 优 先 顺 序 (3 分 ) 一 般 阐 述 分 ) 22. 文 员 利 用 提 示 系 统 提 醒 上 司 的 工 作, 有 哪 些 提 示 系 统? 具 体 做 法 是 怎 样 的? 有 电 子 提 示 系 统 和 人 工 提 示 系 统 ( 2 分 ) 电 子 提 示 系 统 的 做 法 : 在 电 脑 中 设 置 日 程 表 报 警 系 统 一 周 计 划 以 及 其 他 提 示 事 项, 文 员 应 该 随 着 情 况 的 变 化 不 断 编 排 和 修 改 输 入 的 信 息 ( 3 分 ) 人 工 提 示 系 统 的 做 法 : 设 置 基 本 办 公 日 程 表 固 定 活 动 日 期 一 览 表 ( 1 分 ) 使 用 提 示 性 备 忘 录 分 ) 准 备 约 会 表 ( 1 分 ) 准 备 特 殊 提 示 卡 ( 1 分 ) 准 备 交 往 提 示 文 件 ( 1 分 ) 1122

8 四 设 计 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 ) 23. (1) 固 执 任 性 的 来 访 者 死 搅 蛮 缠 出 言 不 逊, 文 员 应 毫 不 妥 协 ( 但 要 注 意 礼 貌 地 反 复 进 行 解 释 并 提 出 建 议 坚 持 说 你 没 有 权 利 更 改 规 章 制 度 可 保 证 : 如 果 对 方 写 信 给 上 司, 上 司 一 定 会 看 到 这 封 信 ( 4 分 ) (2) 进 行 威 胁 的 来 访 者 悄 悄 地 告 诉 老 板, 打 电 话 保 安 部 门, 不 要 与 蛮 横 无 理 可 能 带 来 危 险 的 来 访 者 直 接 冲 突 ( 3 分 (3) 情 绪 激 动 的 来 访 者 如 果 来 访 者 是 男 性, 女 文 员 应 该 找 男 的 帮 忙 ; 如 果 是 女 性, 女 文 员 可 能 会 使 她 平 静 下 来 ; 如 不 行, 找 一 个 成 熟 的 女 同 事 来 帮 忙 ( 4 分 ) (4) 骗 人 的 老 手 他 们 1 介 绍 的 产 品 或 服 务 价 格 低 得 离 谱 ; 2 公 司 经 营 时 间 不 长 ; 3 个 人 或 公 司 没 有 通 讯 地 址, 或 电 话 号 码 有 疑 问 必 须 保 护 公 司 和 上 司 的 利 益 ( 4 分 ) 24. (1) 清 楚 德 方 总 经 理 的 爱 好 文 化 背 景 性 格 习 惯 等 ;(3 分 ) (2) 征 求 上 司 意 见 或 同 意, 在 允 许 的 钱 款 额 度 范 围 内 选 购 礼 物 ;(3 分 ) (3) 比 较 合 适 的 生 日 礼 物 是 有 中 国 特 色 的 总 经 理 又 比 较 喜 欢 的 物 品 ;(3 分 ) (4) 赠 送 的 礼 物 应 去 掉 包 装 上 的 标 价, 并 应 请 商 店 用 精 美 包 装 纸 重 新 包 装 一 下 ;(3 分 ) (5) 附 上 贺 卡 写 上 中 国 公 司 的 名 称, 让 上 司 亲 自 送 给 德 方 总 经 理 (3 分 ) 五 案 例 分 析 题 ( 每 小 题 1 5 分, 共 3 0 分 ) 25. (1) 握 手 礼 仪, 主 客 之 间, 应 该 主 人 先 伸 手 ;(3 分 ) (2) 替 客 人 拿 行 李 应 征 求 同 意, 再 行 动, 哪 些 行 李 可 以 放 入 行 李 箱 中 也 要 征 得 同 意 ;(3 分 ) (3) 乘 坐 方 面, 客 人 应 该 坐 后 排, 小 李 应 该 坐 副 驾 驶 座 ;(3 分 ) (4) 客 人 公 司 的 一 些 内 部 情 况 个 人 收 入 福 利 和 家 庭 情 况 等 是 不 合 适 的 话 题 ;(3 分 ) (5) 应 该 与 客 人 谈 一 些 合 适 的 话 题, 如 天 气 风 土 人 情 新 闻 等 (3 分 ) 26. 只 要 正 确 选 择 了 规 定 内 容 里 的 其 中 五 个 必 须 和 五 个 不 宜 即 可 给 予 相 应 分 数 ( 评 判 第 四 第 五 大 题 时, 应 视 考 生 问 题 回 答 的 合 理 性 表 述 的 正 确 性 与 否 给 与 分 数, 不 要 拘 泥 本 答 案 的 文 字 表 述 ) 1123

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