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1 第 三 章 文 书 处 理 教 学 目 标 掌 握 文 书 处 理 的 基 本 知 识 和 文 书 整 理 的 方 法, 能 够 对 文 书 进 行 收 发 登 记 分 送 和 系 统 整 理 编 目 归 档 办 公 室 文 员 日 常 最 基 本 的 工 作 任 务 之 一 就 是 处 理 文 书 面 对 大 量 的 公 文 和 信 函, 你 可 能 会 感 到 无 从 下 手, 但 是 当 你 了 解 了 有 关 这 方 面 的 知 识, 再 通 过 实 际 操 作, 你 会 熟 练 掌 握 处 理 文 书 的 方 法 那 时, 你 的 工 作 会 做 得 有 条 不 紊, 井 然 有 序 第 一 节 文 书 处 理 的 基 本 知 识 一 文 书 处 理 部 门 的 基 本 职 能 任 务 和 具 体 工 作 内 容 ( 一 ) 文 书 处 理 部 门 的 基 本 职 能 负 责 本 单 位 文 书 的 拟 制 处 理 和 管 理 的 工 作 及 建 立 有 关 制 度 ; 负 责 文 书 拟 制 过 程 的 管 理 文 书 的 运 转 管 理 和 文 书 的 保 管 及 立 卷 归 档 工 作 等 ( 二 ) 文 书 处 理 部 门 的 基 本 任 务 科 学 地 组 织 本 单 位 的 文 书 处 理 工 作 ; 辅 助 领 导 和 有 关 部 门 及 人 员 处 理 日 常 工 作 活 动 中 所 产 生 的 文 书, 为 本 单 位 工 作 服 务, 提 高 单 位 的 工 作 效 率 ( 三 ) 文 书 处 理 部 门 的 具 体 工 作 内 容 第 一, 根 据 有 关 文 书 处 理 工 作 的 法 规 制 度 和 规 范, 制 定 本 单 位 文 书 处 理 工 作 的 具 体 规 定 和 制 度, 并 对 本 单 位 的 文 书 处 理 工 作 进 行 监 督 指 导 第 二, 文 书 形 成 过 程 的 管 理 包 括 文 书 的 拟 写 审 核 签 发 印 制 过 程 的 管 理 和 对 各 种 会 议 汇 报 电 话 本 单 位 重 大 活 动 的 记 录 及 整 理 第 三, 文 书 处 理 的 具 体 业 务 工 作 包 括 文 书 的 收 发 登 记 分 发 拟 办 批 办 承 办 传 阅 催 办 等 档 案 史 话 公 元 前 4000 年, 有 一 个 国 王, 在 他 登 上 皇 位 前, 他 的 职 业 是 文 件 管 理 员, 这 个 国 王 就 是 美 索 不 达 米 亚 ( 即 两 河 流 域 ) 的 Anam 国 王 并 不 否 认 自 己 做 过 文 件 管 理 员 的 历 史, 因 为 文 件 管 理 员 是 知 识 与 智 慧 的 象 征 文 件 是 护 卫 法 律 与 行 政 管 理 的 武 器, 因 此 文 件 管 理 员 在 地 位 上 仅 次 于 国 王 和 最 高 主 教, 但 在 知 识 与 智 慧 方 面, 还 高 于 两 者 第 四, 文 书 的 管 理 和 立 卷 归 档 工 作 包 括 文 书 的 保 管 调 阅 及 文 件 材 料 的 整 理 立 卷 编 目 归 档 等 二 行 文 制 度 公 文 运 转 必 须 遵 循 各 单 位 相 互 之 间 的 行 文 关 系 行 文 方 式 和 行 文 规 则 进 行, 必 须 按 照 有 关 规 35

2 定 规 范 统 一 行 文 关 系 行 文 方 式 和 行 文 规 则 统 称 为 行 文 制 度 行 文 制 度 是 搞 好 文 书 处 理 工 作 提 高 单 位 管 理 效 能 的 一 项 重 要 制 度 正 如 各 种 车 辆 往 来, 必 须 遵 守 严 格 的 交 通 规 则 一 样 正 确 地 执 行 行 文 制 度, 可 以 避 免 行 文 混 乱, 防 止 文 山 会 海, 提 高 工 作 效 率 因 此, 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 和 中 国 共 产 党 机 关 公 文 处 理 条 例 都 规 定 了 我 国 各 级 党 和 政 府 机 关 单 位 的 行 文 制 度 由 于 党 和 政 府 机 关 单 位 在 我 国 国 家 和 社 会 中 的 地 位 与 影 响, 这 些 行 文 制 度 也 成 为 我 国 各 行 各 业 的 单 位 行 文 制 度 的 主 要 内 容 和 依 据 ( 一 ) 行 文 关 系 机 关 单 位 之 间 的 文 件 往 来, 是 根 据 各 组 织 系 统 机 关 单 位 的 隶 属 或 职 权 关 系 来 进 行 的, 一 般 包 括 机 关 单 位 的 职 权 地 位 及 其 与 其 他 机 关 单 位 之 间 的 工 作 关 系 等 这 种 机 关 单 位 之 间 文 件 往 来 而 形 成 的 关 系, 叫 行 文 关 系 明 确 行 文 关 系, 有 助 于 正 确 把 握 行 文 方 向, 选 择 正 确 的 行 文 方 式, 正 确 执 行 行 文 规 则, 并 进 一 步 保 证 机 关 文 件 的 效 力 和 提 高 机 关 工 作 效 率 行 文 关 系 包 括 上 行 关 系 下 行 关 系 平 行 关 系 三 种 1. 上 行 关 系 下 行 关 系 是 指 下 级 向 上 级 的 行 文 关 系 一 般 讲, 具 有 直 接 的 隶 属 或 业 务 管 理 关 系 的 下 级 机 关 单 位 和 上 级 机 关 单 位 之 间 才 能 形 成 文 件 的 上 行 关 系 如 县 人 民 政 府 隶 属 于 市 人 民 政 府, 县 人 民 政 府 向 市 人 民 政 府 行 文 就 形 成 了 文 件 的 上 行 关 系 再 如 市 财 政 局 隶 属 于 市 人 民 政 府, 在 业 务 上 接 受 省 财 政 厅 的 监 督 和 指 导, 市 财 政 局 向 市 人 民 政 府 行 文, 或 向 省 财 政 厅 行 文 都 形 成 了 文 件 的 上 行 关 系 机 关 单 位 之 间 如 果 没 有 直 接 的 隶 属 或 业 务 管 理 关 系, 即 使 级 别 不 同, 相 互 行 文 也 不 能 形 成 文 件 的 上 行 关 系 2. 下 行 关 系 下 行 关 系 是 指 上 级 向 下 级 的 行 文 关 系 一 般 讲, 具 有 直 接 的 隶 属 或 业 务 管 理 关 系 的 上 级 机 关 单 位 和 下 级 机 关 单 位 之 间 才 能 形 成 文 件 的 下 行 关 系 如 县 人 民 政 府 隶 属 于 市 人 民 政 府, 市 人 民 政 府 是 县 人 民 政 府 的 上 级, 市 人 民 政 府 向 县 人 民 政 府 行 文 就 形 成 了 文 件 的 下 行 关 系 ; 市 人 民 政 府 向 其 隶 属 的 市 财 政 局 市 民 政 局 市 工 商 局 等 职 能 部 门 行 文 也 是 下 行 关 系 从 业 务 管 理 角 度 讲, 市 民 政 局 向 县 民 政 局 行 文 也 是 下 行 关 系 机 关 单 位 之 间 如 果 没 有 直 接 的 隶 属 或 业 务 管 理 关 系, 即 使 级 别 不 同, 相 互 行 文 也 不 能 形 成 文 件 的 下 行 关 系 3. 平 行 关 系 平 行 关 系 是 指 平 行 机 关 之 间 或 不 相 隶 属 机 关 之 间 的 行 文 关 系 平 行 机 关 是 指 互 不 隶 属 但 隶 属 于 一 个 共 同 上 级 机 关 或 在 业 务 上 互 不 管 理 但 受 一 个 共 同 上 级 主 管 机 关 管 理 的 机 关 单 位 的 总 称 如 某 级 人 民 政 府 的 各 个 职 能 部 门 ; 某 级 人 民 政 府 管 辖 的 下 一 级 各 个 人 民 政 府 ; 某 级 业 务 主 管 部 门 管 理 的 下 一 级 各 个 业 务 主 管 部 门 等 不 相 隶 属 机 关 是 泛 指 相 互 之 间 没 有 隶 属 关 系 或 业 务 管 理 关 系, 并 且 也 没 有 直 接 共 同 上 级 的 机 关 单 位 ( 二 ) 行 文 方 式 根 据 文 件 的 行 文 关 系, 可 以 明 确 行 文 方 向, 确 定 每 文 书 处 理 工 作 对 国 家 机 关 来 说, 具 有 很 重 要 的 意 义 它 是 管 理 国 家 事 务 的 一 种 重 要 的 工 作 手 段 很 难 想 像, 没 有 文 书 处 理 工 作 却 能 把 国 家 管 理 工 作 做 得 很 好 那 么, 什 么 是 文 书 处 理 工 作 呢? 文 书 处 理 工 作 就 是 加 强 机 关 联 系 贯 彻 政 策 法 令 辅 助 领 导 处 理 日 常 工 作 活 动 中 所 形 成 的 公 务 文 件 的 工 作 吴 宝 康 份 文 件 的 行 文 方 式 行 文 方 式 就 是 根 据 文 件 的 行 文 关 系 和 行 文 方 向 确 定 的 行 文 种 类 包 括 上 行 36

3 文 下 行 文 和 平 行 文 三 种 1. 上 行 文 上 行 文 是 指 下 级 向 所 属 上 级 的 行 文 如 报 告 请 示 等 上 行 文 一 般 应 逐 级 行 文 (1) 逐 级 上 行 文 即 下 级 向 直 属 的 上 一 级 的 行 文, 它 是 上 行 文 最 基 本 最 常 用 的 方 式 下 级 机 关 单 位 一 般 都 应 当 直 接 向 自 己 直 属 的 上 级 领 导 机 关 单 位 请 示 或 报 告 工 作, 下 级 机 关 单 位 的 业 务 部 门 就 某 些 业 务 工 作 问 题 向 直 属 上 一 级 机 关 单 位 的 业 务 部 门 的 行 文, 也 属 于 逐 级 行 文 (2) 多 级 上 行 文 即 下 级 在 必 要 时 同 时 向 自 己 的 直 属 上 级 行 文, 例 如, 江 宁 区 人 民 政 府 行 文 给 南 京 市 人 民 政 府 并 报 江 苏 省 人 民 政 府 ; 南 京 市 财 政 局 行 文 给 江 苏 省 财 政 厅 并 报 国 务 院 财 政 部 等 这 种 方 式 并 不 多 见, 一 般 只 能 在 问 题 比 较 重 大, 而 又 时 间 紧 迫, 需 及 时 报 请 直 属 上 级 和 更 高 级 机 关 单 位 了 解 或 批 示 批 复 时 才 可 采 用 (3) 越 级 上 行 文 就 是 下 级 越 过 自 己 的 直 属 上 级 向 更 高 的 上 级 行 文 这 种 方 式 只 能 在 特 殊 情 况 下 采 用 一 般 在 下 列 情 况 下 可 越 级 行 文 :1 因 发 生 特 殊 紧 急 情 况, 如 逐 级 传 递 将 失 去 时 效 造 成 损 失 的 事 项, 如 发 生 战 争 严 重 自 然 灾 害 暴 乱 重 大 事 故 等 ;2 经 多 次 请 示 直 属 上 级 机 关 单 位, 期 未 得 到 解 决 的 重 大 问 题 ;3 上 报 领 导 或 领 导 机 关 单 位 交 办 的, 并 指 定 越 级 直 接 上 报 的 事 项 ;4 对 直 属 上 级 机 关 单 位 或 领 导 进 行 检 举 控 告 ;5 直 接 上 下 级 之 间 有 争 议 而 无 法 解 决 的 重 大 问 题 ;6 询 问 联 系 无 需 经 过 直 接 上 级 的 一 般 工 作 中 的 具 体 问 题 等 2. 下 行 文 思 考 : 说 出 属 下 行 文 是 指 上 级 向 所 属 下 级 的 行 文, 如 命 令 指 示 批 复 规 定 于 上 行 文 和 平 等 下 行 文 以 逐 级 行 文 多 级 行 文 两 种 方 式 为 主 行 文 的 文 种 (1) 逐 级 下 行 文 就 是 对 直 属 下 一 级 机 关 单 位 行 文, 这 是 最 基 本 最 普 遍 最 经 常 的 下 行 文 方 式 如 省 人 民 政 府 向 所 辖 各 市 人 民 政 府 发 文 市 档 案 局 向 本 市 各 县 档 案 局 发 文 等, 这 种 行 文 只 发 到 直 属 下 一 级 机 关, 至 于 这 些 文 件 是 否 还 需 要 向 下 转 发, 则 由 收 文 机 关 根 据 情 况 自 行 决 定 (2) 多 级 下 行 文 主 要 指 党 的 领 导 机 关 向 所 属 下 级 行 文, 同 时 发 给 多 级 下 属 机 关 单 位 的 方 式 如 中 央 有 许 多 文 件 同 时 发 到 省 市 县 各 级 组 织 采 取 这 种 方 式 可 以 使 下 属 几 级 组 织 迅 速 直 接 地 看 到 领 导 机 关 的 文 件, 及 时 领 会 和 贯 彻 文 件 精 神, 可 以 免 去 层 层 传 递, 提 高 时 效, 较 快 地 解 决 问 题 如 果 中 央 文 件 同 时 发 到 省 市 县 各 级 机 关 单 位 后, 省 市 级 机 关 单 位 认 为 结 合 当 地 实 际 情 况 还 要 补 充 意 见, 可 以 另 发 一 个 贯 彻 执 行 中 央 文 件 的 补 充 性 文 件 党 政 领 导 机 关 行 文, 必 要 时 可 以 直 接 发 至 最 基 层 的 党 政 组 织 或 者 传 达 到 人 民 群 众 不 带 有 机 密 性 质 的 文 件, 还 可 以 采 取 组 织 宣 讲 登 报 广 播 电 视 等 公 共 媒 体 形 式 与 手 段 公 布 如 通 告 通 报 等, 可 采 用 张 贴 的 方 式, 直 接 与 广 大 人 民 群 众 见 面 这 种 行 文 方 式 能 使 基 层 组 织 和 人 民 群 众 及 时 地 原 原 本 本 地 了 解 文 件 的 全 部 内 容, 使 党 和 政 府 的 方 针 政 策 或 法 规 性 文 件 迅 速 地 起 到 宣 传 教 育 群 众 组 织 动 员 群 众 的 作 用 3. 平 行 文 平 行 文 是 指 互 相 没 有 隶 属 关 系 或 业 务 管 辖 关 系 的 机 关 单 位 之 间 的 行 文 机 关 单 位 之 间 无 隶 属 关 系 或 业 务 管 辖 关 系, 也 就 无 所 谓 上 下 级 关 系, 它 们 之 间 地 位 平 等, 相 互 行 文 为 一 种 平 行 关 系 的 行 文 平 行 文 通 常 使 用 公 函 联 系 商 洽 工 作 如 果 机 关 所 发 的 文 件 中 有 某 些 事 情 需 要 不 相 隶 属 的 机 关 了 解 或 配 合 贯 彻 的, 可 以 将 文 件 抄 送 有 关 的 不 相 隶 属 的 机 关, 如 各 专 业 主 管 部 门 制 定 的 37

4 关 于 本 专 业 工 作 的 规 定, 需 要 平 行 机 关 贯 彻 的, 则 需 抄 送 平 行 机 关 平 行 机 关 和 不 相 隶 属 机 关 之 间 不 能 发 指 导 性 文 件 或 指 令 性 文 件 如 果 机 关 某 一 部 门 的 一 些 规 定 需 要 其 他 部 门 执 行 时, 应 请 有 关 机 关 批 转 文 件, 或 联 合 行 文, 或 商 请 有 关 机 关 直 接 行 文 在 日 常 行 文 工 作 中, 除 了 上 述 上 行 文 下 行 文 平 行 文 的 几 种 行 文 方 式 外, 有 的 同 一 份 文 件 需 要 同 时 上 报 和 下 达, 并 抄 送 平 行 的 有 关 机 关, 这 是 几 种 方 式 的 结 合 运 用 一 份 具 体 文 件 究 竟 采 取 什 么 方 式 行 文, 应 当 根 据 实 际 工 作 需 要, 本 着 控 制 发 文 数 量 的 原 则 确 定 各 机 关 党 组 不 是 一 级 党 委, 除 可 向 同 级 党 委 请 示 或 报 告 工 作 外, 上 下 级 党 组 之 间 不 宜 行 文 ( 三 ) 行 文 规 则 行 文 规 则 就 是 机 关 单 位 之 间 行 文 所 应 遵 循 原 则 的 总 称 具 体 的 行 文 规 则 有 很 多, 概 括 来 讲, 行 文 规 则 总 的 要 求 是 : 必 须 以 维 护 国 家 统 治 和 社 会 管 理 秩 序 为 目 的 ; 必 须 根 据 党 和 国 家 的 组 织 原 则 和 机 关 单 位 的 地 位 职 责 权 限 相 互 之 间 的 组 织 关 系 或 隶 属 关 系 确 立 行 文 的 具 体 规 则 ; 必 须 依 法 行 文 ; 必 须 简 短 精 练 准 确 及 时 完 整 安 全 以 下 就 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 和 中 国 共 产 党 机 关 公 文 处 理 条 例 中 规 定 的 党 政 机 关 单 位 行 文 必 须 注 意 遵 守 的 具 体 行 文 规 则 做 择 要 介 绍 : (1) 行 文 应 当 确 有 需 要, 注 重 实 效, 坚 持 少 而 精 可 发 可 不 发 的 公 文 不 发, 可 可 短 的 公 文 要 短 (2) 机 关 单 位 的 行 文 关 系, 根 据 各 自 的 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 确 定 思 考 : 行 文 规 (3) 向 上 级 机 关 行 文, 应 当 主 送 一 个 上 级 机 关 ; 如 需 其 他 相 关 的 上 级 机 关 则 的 主 要 内 容 阅 知, 可 以 抄 送 不 得 越 级 向 上 级 行 文 ; 因 特 殊 情 况 必 须 越 级 行 文 时, 应 当 同 有 哪 些? 时 抄 送 被 越 过 的 上 级 向 下 级 的 重 要 行 文, 应 当 同 时 抄 送 发 文 机 关 的 直 接 上 级 机 关 (4) 向 上 级 机 关 请 示 问 题, 应 当 一 文 一 事, 不 应 当 在 非 请 示 公 文 中 夹 带 请 示 事 项 ; 不 得 越 级 请 示 问 题 ; 请 示 事 项 涉 及 其 他 部 门 业 务 范 围 时, 应 当 经 过 协 商 并 取 得 一 致 意 见 后 上 报 ; 经 过 协 商 未 能 取 得 一 致 意 见 时, 应 当 在 请 示 中 写 明 除 特 殊 情 况 外, 请 示 应 当 送 上 级 机 关 的 办 公 厅 ( 室 ) 按 规 定 程 序 处 理, 不 应 直 接 送 领 导 者 个 人 (5) 对 不 符 合 行 文 规 则 的 上 报 公 文, 上 级 机 关 的 秘 书 部 门 可 退 回 下 级 呈 报 机 关 (6) 上 级 机 关 单 位 各 部 门 在 各 自 职 权 范 围 内 可 以 向 下 级 机 关 单 位 的 相 关 部 门 行 文, 综 合 部 门 如 办 公 厅 ( 室 ) 等 可 根 据 授 权 向 下 级 机 关 单 位 行 文 ; 其 他 内 设 部 门 未 经 本 单 位 同 意 或 授 权, 不 得 向 上 级 请 示 重 大 问 题, 不 得 对 下 级 发 指 示 性 文 件 部 门 之 间 对 有 关 问 题 未 经 协 商 一 致, 不 得 各 自 向 下 行 文 (7) 同 级 或 平 行 机 关 单 位 之 间 必 要 时 可 以 联 合 行 文 书 史 话 据 史 记 秦 始 皇 本 纪 等 文 献 文 ( 所 谓 同 级 或 平 行 机 关 单 位, 就 是 指 处 于 平 等 地 所 考, 秦 统 一 了 六 国 之 后, 为 了 巩 固 封 建 君 位 的 机 关 或 单 位 如 同 级 政 府 同 一 政 府 中 的 各 职 能 主 专 制 主 义 的 统 治, 曾 经 对 皇 帝 颁 下 和 臣 工 部 门 非 同 一 组 织 系 统 中 的 各 机 关 单 位 等 ) 联 合 行 文 上 书 给 皇 帝 的 公 文 名 称 格 式 用 途 作 了 严 应 当 确 有 必 要, 单 位 不 宜 过 多 格 的 规 定 譬 如, 规 定 皇 帝 颁 下 的 文 书 称 为 (8) 不 相 隶 属 机 关 单 位 之 间 一 般 用 函 行 文 制 和 诏, 又 规 定 了 文 书 的 抬 头 避 讳 用 纸 (9) 报 告 中 不 得 夹 带 请 示 事 项 用 印 等 制 度 (10) 经 批 准 在 报 刊 上 全 文 发 布 的 行 政 法 规 和 规 38

5 章, 应 当 视 为 正 式 文 件 依 照 执 行, 可 不 再 行 文 同 时, 由 发 文 机 关 印 制 少 量 文 本, 供 存 档 备 查 三 文 书 处 理 程 序 文 书 处 理 是 指 围 绕 文 书 的 发 出 收 进 运 转 和 日 常 管 理 所 进 行 的 一 系 列 衔 接 有 序 的 工 作 文 书 拟 出 后, 只 有 经 过 处 理, 才 能 完 成 它 的 使 命 文 书 处 理 包 括 收 文 处 理 发 文 处 理 文 书 管 理 三 个 环 节, 其 中 又 包 含 着 若 干 个 互 相 衔 接 的 工 作 程 序 ( 一 ) 收 文 处 理 收 文 处 理 是 指 各 单 位 围 绕 所 收 文 书 进 行 的 一 系 列 工 作 主 要 的 工 作 程 序 包 括 签 收 登 记 审 核 分 送 传 阅 拟 办 批 办 承 办 催 办 注 办 归 档 等 1. 签 收 签 收 是 收 件 人 在 对 方 的 传 递 文 书 单 或 文 簿 上 签 字, 以 表 示 文 书 收 到 目 的 是 明 确 交 接 双 方 的 责 任, 保 证 文 书 运 行 的 安 全 签 收 文 书 要 注 意 的 几 点 和 操 作 步 骤 如 下 (1) 清 点 检 查 核 对 所 收 公 文 的 件 数 是 否 与 公 文 投 递 单 或 送 文 簿 上 登 记 的 件 数 相 符 (2) 检 查 检 查 就 是 核 对 所 收 公 文 封 筒 上 注 明 的 收 文 机 关 收 件 人 是 否 确 与 本 机 关 相 符, 核 对 封 筒 编 号 是 否 与 投 递 单 或 送 文 簿 的 登 记 相 符, 检 查 公 文 包 装 是 否 有 破 损 开 封 等 问 题 如 有 错 误, 要 及 时 退 回 ; 如 有 包 装 破 损 开 封 等 现 象 要 及 时 查 明 原 因 (3) 签 字 经 清 点 检 查 无 误 后, 在 公 文 投 递 单 或 送 文 簿 上 签 署 收 件 人 姓 名 和 收 到 日 期 应 该 签 写 收 件 人 的 全 名, 并 写 上 收 到 的 时 间, 一 般 件 注 上 收 到 的 年 月 日, 急 件 注 上 收 到 的 年 月 日 时 分, 以 备 事 后 查 考 签 字 一 定 要 清 晰 工 整 签 收 之 后 的 启 封 在 许 多 人 看 来 是 非 常 简 单 的 事 情, 可 是 如 果 在 拆 封 时 没 有 注 意 到 邮 件 的 安 全 和 邮 件 启 封 的 权 限, 可 能 会 引 起 不 必 要 的 麻 烦 和 问 题, 因 此 了 解 这 方 面 的 内 容 还 是 很 有 必 要 的 文 书 不 能 拆 开 标 有 亲 启 保 密 等 记 号 的 邮 件, 除 非 上 司 授 予 这 样 的 权 力 启 封 时, 文 书 要 在 邮 件 底 部 轻 轻 敲 击 几 下, 使 邮 件 内 的 物 件 落 到 下 部, 然 后 从 上 部 剪 开, 以 免 损 坏 里 面 的 文 书 或 毁 坏 邮 戳 等 标 记 使 用 开 封 刀 或 者 自 动 拆 封 机 开 启 邮 件, 小 心 取 出 邮 件, 并 仔 细 检 查 里 面 的 物 件 是 否 全 部 取 出 封 内 填 有 公 文 清 单 的, 应 对 照 清 单 检 查 ; 填 有 回 执 单 的, 应 当 在 回 执 单 上 签 收 并 将 回 执 单 退 回 原 发 机 关 2. 登 记 对 收 进 的 文 书 进 行 注 册, 目 的 是 便 于 对 收 文 数 量 进 行 统 计 以 及 今 后 的 查 考 利 用 登 记 是 文 书 工 作 中 的 一 项 重 要 环 节 和 程 序 (1) 收 文 登 记 的 内 容 和 形 式 各 机 关 现 在 一 般 所 采 用 的 登 记 形 式 主 要 有 簿 式 登 记 和 卡 片 式 登 记 两 种 簿 式 登 记 就 是 使 用 装 订 成 册 的 专 用 登 记 簿, 在 同 一 页 纸 上 可 以 登 记 若 干 文 件 ( 见 表 3 1) 卡 片 式 登 记 就 是 使 用 未 装 订 成 册 的 单 页 卡 片 登 记 表 每 张 卡 片 上 登 记 一 份 或 若 干 份 有 关 的 文 件, 如 同 一 作 者 的 相 同 文 件 名 称 的 送 同 一 单 位 承 办 的 文 件 等 ( 见 表 3 2) 收 文 登 记 表 为 16 开 纸, 双 面 印 刷, 年 终 时 分 类 装 订 成 册 39

6 表 3 1 收 文 登 记 簿 格 式 顺 序 号 收 文 日 期 月 日 来 文 机 关 文 件 字 号 文 件 标 题 份 数 附 件 密 级 单 位 承 办 单 位 签 收 人 复 文 号 归 卷 号 处 理 结 果 备 注 收 文 号 来 文 机 关 收 到 日 期 来 文 号 表 3 2 收 文 登 记 表 格 式 ( 正 面 ) 处 理 情 况 文 件 标 题 份 数 密 级 归 档 分 送 领 导 批 示 转 办 传 阅 姓 份 日 经 手 送 阅 时 间 姓 名 退 回 时 间 名 数 期 人 承 办 结 果 ( 背 面 ) 分 发 份 数 发 出 时 间 封 套 号 单 位 份 数 签 收 人 单 位 份 数 签 收 人 记 事 其 中 必 须 登 记 的 文 件 材 料 包 括 : 1 上 级 机 关 的 指 导 性 参 阅 性 和 需 要 办 理 的 文 件 等 2 下 级 机 关 请 示 性 报 告 性 文 件 等 3 重 要 的 带 有 密 级 的 刊 物 资 料 4 机 关 内 部 使 用 的 文 件 会 议 文 件 和 音 像 文 件 等 不 必 登 记 的 文 件 材 料 包 括 : 1 各 种 公 开 的 和 内 部 不 保 密 的 出 版 物 2 一 般 性 的 简 报 思 考 : 登 记 是 文 书 工 作 的 一 项 重 要 制 度, 它 的 作 用 是 什 么? 40

7 3 行 政 事 务 性 的 通 知 便 函 介 绍 信 和 请 柬 等 (2) 收 文 登 记 的 两 种 主 要 方 法 : 1 流 水 式 登 记 法 这 种 登 记 方 法, 就 是 将 收 到 的 文 件 按 照 时 间 顺 序 不 分 种 类 依 次 登 记, 同 时 将 文 件 办 理 过 程 和 转 送 手 续 都 记 载 在 同 一 登 记 簿 上 这 种 登 记 方 法 的 优 点 是 手 续 简 便 环 节 少, 缺 点 是 不 便 查 找 2 分 类 式 登 记 法 这 种 登 记 方 法, 就 是 按 文 件 的 来 源 分 门 别 类, 可 分 上 级 来 文 登 记 下 级 来 文 登 记 平 行 机 关 来 文 登 记 等 在 较 大 的 机 关, 分 类 还 可 更 细, 如 分 为 中 共 中 央 文 件 国 务 院 文 件 中 央 各 部 门 文 件 国 家 机 关 各 部 门 文 件 省 委 文 件 省 政 府 文 件 下 级 机 关 文 件 等 分 类 登 记 法 的 优 点 是 查 找 使 用 方 便, 是 一 种 科 学 的 公 文 管 理 方 法 (3) 登 记 的 作 用 : 1 管 理 与 保 护 文 件, 防 止 积 压 和 丢 失 文 件 一 经 编 号 登 记, 就 记 录 在 案, 文 书 工 作 人 员 可 以 按 照 编 号 和 登 记 管 理 文 件, 从 而 做 到 条 理 清 楚, 胸 中 有 数, 防 止 积 压 和 丢 失 文 件 2 便 于 查 找 文 件 登 记 簿 是 查 找 文 件 和 检 查 文 件 运 转 承 办 情 况 的 一 种 工 具 通 过 查 看 登 记, 可 以 了 解 文 件 的 下 落 和 运 转 情 况 3 便 于 文 件 的 统 计 完 备 的 登 记 是 完 善 的 统 计 基 础, 经 统 计 过 的 文 件, 可 以 准 确 反 映 各 类 文 件 的 数 量 运 转 办 理 等 情 况 4 提 供 凭 据 登 记 是 机 关 所 收 文 件 存 在 的 证 据 如 果 发 生 文 件 丢 失, 可 以 依 据 登 记 簿 上 的 签 字 查 明 原 因, 明 确 责 任 3. 审 核 收 到 下 级 机 关 上 报 的 需 要 办 理 的 公 文, 文 秘 部 门 文 书 史 话 清 王 朝 处 理 政 务, 用 以 上 传 下 达 应 当 进 行 审 核 审 核 的 重 点 包 括 : 是 否 应 由 本 机 关 办 的 主 要 文 书 如 题 本 奏 折 和 谈 旨 等, 都 分 别 理 ; 是 否 符 合 行 文 规 则 ; 内 容 是 否 符 合 国 家 法 律 法 规 录 有 副 本 或 者 汇 抄 成 册 清 代 臣 工 奏 事, 前 及 其 他 有 关 规 定 ; 涉 及 其 他 部 门 或 地 区 职 权 的 事 项 是 期 多 用 题 本, 后 期 多 用 奏 折 题 本 由 内 阁 办 否 已 协 商 会 签 ; 文 种 使 用 公 文 格 式 是 否 规 范 理 凡 臣 工 进 本, 照 例 具 副 本 一 份 送 内 阁 4. 分 送 嘉 庆 大 清 会 典 卷 二 载 : 通 本 正 本, 正 本 按 公 文 的 内 容 要 求, 由 文 书 处 理 部 门 快 速 送 达 有 外 缮 副 本 一 份 正 本 于 得 旨 后 发 科, 副 本 存 关 部 门 或 人 员 传 阅 或 承 办 分 送 工 作 的 原 则 和 要 求 贮 以 备 查 题 本 先 由 内 阁 票 拟 谕 旨, 经 皇 帝 如 下 : 批 阅 后 ( 批 本 处 照 皇 帝 允 准 的 票 签, 用 红 笔 (1) 已 有 明 确 业 务 分 工 的 文 件, 应 根 据 本 单 位 的 批 于 本 面 上, 又 称 红 本 ) 即 通 知 六 科 发 抄 执 行 发 抄 后 由 科 另 录 二 份, 分 别 为 册, 送 内 主 管 工 作 范 围 分 送 到 有 关 的 领 导 人 和 主 管 部 门 阁 供 史 官 记 注 的 叫 史 书, 存 科 以 备 编 纂 的 (2) 来 文 单 位 答 复 本 ( 机 关 ) 单 位 询 问 的 文 件, 如 叫 录 疏 就 是 说 一 件 题 本, 除 有 正 副 二 收 到 的 批 复 复 函 或 情 况 报 告 报 表 等, 要 按 本 单 位 原 份 外, 还 分 别 抄 录 于 两 种 簿 册 这 样, 一 则 发 文 的 承 办 部 门 或 主 管 人 分 送, 即 原 来 是 哪 个 部 门 请 当 时 可 互 相 印 证, 避 免 伪 造 篡 改 公 文 ; 二 则 示 询 问 或 要 求 下 级 报 送 的, 复 文 就 送 哪 个 部 门 办 理 为 日 后 编 纂 史 籍, 留 下 了 完 整 的 材 料 现 存 (3) 送 单 位 领 导 人 批 办 的 文 件, 应 附 上 文 件 处 理 的 这 四 种 文 本, 都 不 够 完 整 但 四 种 文 本 互 单, 以 便 负 责 人 签 署 具 体 意 见 如 果 以 前 保 存 在 档 案 相 补 充, 便 可 查 到 比 较 完 整 的 史 料, 为 后 人 中 的 文 书 与 手 头 上 的 文 书 有 很 大 的 关 系, 要 把 两 者 放 研 究 清 代 的 历 史 提 供 了 方 便 在 一 起 41

8 (4) 分 送 文 件 要 建 立 并 执 行 登 记 交 接 制 度 无 论 是 分 送 给 本 ( 机 关 ) 单 位 领 导 人 和 各 部 门 的 文 件, 还 是 转 发 给 外 单 位 的 文 件, 都 要 履 行 签 收 手 续 (5) 要 求 退 回 归 档 的 文 件, 要 在 文 件 上 注 明 阅 后 请 退 回 归 档 字 样, 以 便 及 时 收 回, 防 止 散 失 5. 传 阅 指 两 个 以 上 人 员 或 部 门 轮 流 看 一 份 文 件, 能 使 一 份 文 件 在 短 时 间 内 满 足 各 方 阅 读 需 要, 发 挥 文 件 效 用, 已 成 为 领 导 处 理 事 务 互 通 信 息 的 一 种 有 效 方 式 当 一 份 文 件 需 要 送 几 位 领 导 和 几 个 部 门 阅 批, 但 文 件 份 数 少, 又 不 允 许 复 印 和 翻 印 或 没 有 必 要 复 印 和 翻 印 的 时 候, 就 采 用 分 送 传 阅 的 方 式 先 送 第 一 应 阅 人, 第 一 应 阅 人 退 回 后, 再 送 第 二 应 阅 人, 依 次 传 阅 应 阅 人 之 间 不 横 传 文 件, 由 文 秘 人 员 采 用 一 送 一 退 的 方 法 直 接 传 阅 分 送 传 阅, 可 避 免 文 件 积 压 和 散 失 在 采 用 这 种 方 法 传 阅 文 件 时, 要 根 据 文 件 的 不 同 内 容 急 缓 程 度, 遵 循 先 主 办 后 协 办, 先 办 事 后 阅 知 的 原 则, 分 清 主 次, 对 阅 办 件 要 首 先 送 给 机 关 的 主 要 领 导 主 管 领 导 和 承 办 部 门, 以 便 使 文 件 得 到 及 时 处 理, 同 时 要 让 需 要 阅 知 的 领 导 和 部 门 也 能 看 到 文 件 对 于 一 些 紧 急 而 又 简 短 的 文 件, 可 以 利 用 领 导 集 中 学 习 或 开 会 的 机 会 在 会 前 或 会 后 集 中 传 阅 有 条 件 的 单 位 可 以 设 立 机 要 阅 文 室, 将 需 要 传 阅 的 文 件 资 料 刊 物 放 在 阅 文 室 内, 请 应 阅 人 员 前 来 阅 读 建 立 阅 文 室 的 好 处 很 多 : 文 件 集 中, 阅 读 方 便 ; 安 全 保 密, 便 于 管 理 ; 周 转 速 度 快, 利 用 率 高 传 阅 的 要 求 有 : (1) 掌 握 传 阅 范 围 传 阅 文 件 范 围, 是 依 据 文 件 的 密 级 程 度 和 文 件 本 身 内 容 的 要 求 而 确 定 的 文 件 传 阅 范 围 的 确 定, 一 般 有 两 种 情 况 : 一 是 按 级 别 和 文 中 已 注 明 的 阅 读 范 围 确 定 ; 二 是 按 领 导 签 批 范 围 确 定 在 传 阅 文 件 时, 一 定 要 严 格 按 照 规 定 范 围 和 领 导 批 办 范 围 组 织 传 阅 (2) 传 阅 文 件 不 要 横 传 传 阅 文 件 应 以 文 秘 人 员 为 中 心, 组 织 传 阅 路 线, 不 允 许 抛 开 文 秘 人 员 在 应 阅 人 员 之 间 自 行 横 传, 以 免 传 阅 的 文 件 失 去 控 制, 造 成 文 件 的 积 压 丢 失 与 下 落 不 明 等 情 况 (3) 控 制 文 件 运 行 传 阅 文 件 最 突 出 的 要 求, 就 是 一 个 快 字 文 件 开 始 传 阅 后, 文 书 人 员 要 及 时 了 解 和 掌 握 文 件 的 运 行 情 况, 要 了 解 有 关 领 导 人 和 各 部 门 的 工 作 活 动 规 律 与 时 间 安 排, 以 便 适 当 调 整 阅 读 次 序, 不 使 文 件 在 阅 读 者 手 中 积 压, 力 求 以 最 快 的 速 度 完 成 传 阅 过 程 (4) 传 阅 文 件, 要 建 立 必 要 的 传 阅 手 续 和 制 度 要 随 文 件 附 上 传 阅 登 记 单 ( 见 表 3 3), 阅 文 人 员 阅 后 要 签 署 姓 名 和 写 明 时 间, 不 要 只 画 圈 了 事, 以 免 发 生 漏 阅 和 责 任 不 清 等 情 况 表 3 3 文 件 传 阅 单 格 式 来 文 单 位 来 文 字 号 文 件 标 题 收 文 日 期 收 文 号 传 阅 人 签 名 阅 文 时 间 备 注 传 阅 人 签 名 阅 文 时 间 备 注 42

9 6. 拟 办 拟 办 是 文 秘 人 员 对 收 文 应 如 何 办 理 所 提 出 的 初 步 意 见, 以 供 领 导 批 办 时 参 考 拟 办 的 意 见, 是 一 种 参 谋 性 意 见 或 建 议, 协 助 领 导 及 时 有 效 地 处 理 文 件, 为 领 导 节 省 时 间 和 精 力, 提 高 办 文 效 率 提 出 的 拟 办 意 见, 要 抓 住 中 心, 有 针 对 性, 考 虑 全 面, 切 实 可 行, 文 字 表 述 要 简 明 精 练 如 果 对 一 份 文 件 有 两 种 以 上 的 处 理 方 案, 要 一 并 提 出, 同 时 提 出 自 己 的 倾 向 性 意 见 及 理 由 文 件 的 拟 办 工 作, 有 的 由 具 体 承 办 人 进 行 ; 有 的 由 秘 书 部 门 的 负 思 考 : 拟 办 是 辅 助 决 策 的 责 人 进 行 ; 或 者 由 有 关 业 务 部 门 的 负 责 人 进 行 拟 定 拟 办 意 见 的 人, 具 体 工 作, 你 认 为 怎 样 才 能 应 当 熟 悉 党 的 方 针 政 策 和 国 家 的 法 律 法 规, 熟 悉 各 个 部 门 的 业 务 范 做 好 拟 办 工 作? 围 和 相 互 关 系, 了 解 各 个 重 要 事 项 的 办 理 程 序 和 处 理 重 要 业 务 的 有 关 规 定, 以 便 提 高 拟 办 意 见 的 准 确 性 拟 办 意 见 要 写 在 文 件 处 理 单 ( 见 表 3 4) 上, 要 署 上 拟 办 人 姓 名 和 日 期, 不 可 在 文 件 上 写 画 为 使 领 导 准 确 地 批 办, 文 秘 人 员 在 提 出 拟 办 意 见 的 同 时, 应 把 有 关 资 料 和 政 策 依 据 一 并 附 上, 供 领 导 批 办 时 参 考 表 3 4 文 件 处 理 单 格 式 收 文 日 期 年 月 日 收 文 号 来 文 机 关 来 文 标 题 拟 办 意 见 领 导 批 示 办 理 结 果 来 文 附 件 日 期 字 号 此 外, 来 文 内 容 如 需 要 与 有 关 部 门 单 位 沟 通 意 见 时, 拟 办 前 要 了 解 清 楚, 商 洽 妥 当 7. 批 办 批 办 是 领 导 人 对 应 办 的 来 文 由 谁 或 哪 一 部 门 办 理 及 如 何 办 理 写 出 的 指 示 性 意 见 批 办 文 件, 要 求 单 位 领 导 人 认 真 阅 读 文 件, 琢 磨 拟 办 意 见, 提 出 原 则 批 示 意 见 批 示 中 要 给 文 件 承 办 部 门 指 明 办 理 原 则 应 注 意 的 问 题 和 办 理 要 求, 并 将 文 件 迅 速 退 交 承 办 部 门 及 时 处 理 8. 承 办 承 办 是 指 有 关 部 门 或 人 员, 根 据 领 导 人 对 某 一 文 件 的 批 办 意 见, 对 文 件 反 映 的 情 况 或 请 示 的 工 作 等 进 行 具 体 处 理 承 办 包 括 两 方 面 的 工 作 内 容 : 一 是 从 业 务 部 门 的 工 作 来 说, 针 对 来 文 所 提 出 的 问 题 去 具 体 执 行 或 解 决 办 理 ; 二 是 从 文 书 工 作 来 说, 对 应 办 复 的 文 件 要 根 据 领 导 批 办 意 见 办 理 复 文 这 里 所 讲 的 承 办 主 要 是 指 文 书 工 作 中 的 办 理 复 文 承 办 时 要 注 意 以 下 几 点 : (1) 办 理 复 文 时 要 注 意 按 政 策 规 定 和 领 导 批 办 意 见 迅 速 处 理 (2) 如 来 文 涉 及 其 他 有 关 文 件 和 材 料 时, 应 调 阅 有 关 文 件 材 料, 报 送 领 导 审 批 (3) 凡 属 联 合 承 办 的 文 件, 主 办 部 门 要 主 动 会 同 有 关 部 门 协 商 处 理 ; 协 办 部 门 要 积 极 予 以 配 合, 绝 对 不 能 互 相 推 诿 43

10 (4) 承 办 任 务 多 的 时 候, 要 分 清 轻 重 缓 急, 保 证 紧 要 文 件 优 先 处 理 已 处 理 完 毕 的 文 件 应 及 时 清 理, 并 注 明 有 关 情 况, 办 完 的 与 待 办 的 文 件 应 分 别 存 放 9. 催 办 文 书 史 话 中 国 古 代 唐 律 对 违 反 文 书 处 文 秘 人 员 对 文 书 办 理 情 况 的 督 促 检 查, 以 提 醒 有 理 工 作 制 度 的 现 象, 规 定 了 很 具 体 的 惩 罚 关 人 员 加 快 办 文 速 度 催 办 是 公 文 处 理 中 一 项 必 要 的 条 款 制 度 和 必 不 可 少 的 环 节, 是 解 决 文 件 积 压 和 延 误, 加 快 公 文 的 承 办 制 度 首 先, 规 定 了 公 文 承 公 文 运 转 的 有 效 措 施 办 的 时 限 承 办 皇 帝 的 诏 敕 文 书, 无 有 程 催 办 的 范 围 包 括 : 上 级 机 关 来 文 要 求 及 时 回 复 的 ; 限, 一 旦 成 案 必 须 即 日 行 下 各 机 构 日 常 平 级 机 关 与 本 机 关 联 系 工 作 商 洽 事 务 需 要 复 文 的 ; 下 办 理 的 公 文, 小 事 五 日 程, 中 事 十 日 程, 大 级 机 关 送 本 机 关 的 请 示 需 要 批 复 的 等 事 二 十 日 程 如 果 超 过 时 限 办 理 不 完, 叫 作 10. 注 办 稽 程, 凡 是 承 办 公 文 稽 程 的 都 要 受 到 惩 由 文 件 承 办 部 门 或 承 办 人 员 在 公 文 办 理 完 毕 后, 罚 唐 律 规 定 : 其 官 文 书 稽 程 者, 一 日 笞 十, 三 日 加 一 等, 罪 止 杖 八 十 其 次, 承 办 公 在 文 件 处 理 单 上 注 明 文 件 办 理 情 况, 需 要 说 明 的 问 题 文 时 不 允 许 出 现 差 错, 若 出 现 差 错, 也 是 受 和 办 理 结 果 等 情 况 到 惩 罚 唐 律 规 定 : 诸 被 制 书 有 所 施 行 11. 归 档 ( 销 毁 ) 而 违 者, 徒 二 年 失 错 者, 杖 一 百 诸 事 应 文 书 处 理 部 门 将 办 理 完 毕 的 具 有 保 存 价 值 的 文 奏 而 不 奏, 不 应 奏 而 奏 者, 杖 八 十 应 言 上 件 立 卷, 向 单 位 档 案 室 移 交 ; 将 无 保 存 价 值 的 文 件 按 规 而 不 言 上, 不 应 言 上 而 言 上, 及 不 由 所 管 而 定 销 毁 越 言 上 ; 应 行 下 而 不 行 下, 及 不 应 行 下 而 行 ( 二 ) 发 文 处 理 下 者, 各 杖 六 十 发 文 处 理 是 指 各 单 位 在 发 文 过 程 中 围 绕 着 所 发 文 公 文 的 抄 转 制 度 公 文 的 抄 转 在 贞 观 书 进 行 的 一 系 列 工 作 主 要 的 工 作 程 序 包 括 拟 稿 核 年 间 有 着 严 格 的 规 定, 首 先 规 定 了 公 文 抄 转 稿 签 发 编 号 缮 印 校 对 用 印 登 记 分 发 等 完 成 的 具 体 时 间, 公 文 的 抄 转 以 纸 张 计 算, 符 移 关 牒 等 公 文, 在 二 百 张 纸 以 下 的, 给 1. 拟 稿 二 天 时 间 超 过 二 百 张 纸 的 公 文, 每 二 百 张 拟 稿 是 文 秘 人 员 或 有 关 人 员 将 单 位 发 文 意 图 草 拟 以 内 加 一 天 时 间, 但 最 多 不 得 超 过 五 天 成 文 书 初 稿 的 过 程 它 是 发 文 处 理 的 首 要 环 节 公 文 撰 拟 质 量 的 高 低 和 是 否 及 时, 直 接 关 系 到 处 理 公 务 的 质 量 和 效 率 拟 稿 要 符 合 党 和 国 家 的 方 针 政 策, 贯 彻 领 导 意 图, 联 系 实 际 解 决 问 题 在 撰 写 时, 要 注 意 搞 好 调 查 研 究, 综 合 分 析 有 关 材 料 拟 稿 时 要 注 意 结 构 层 次 的 安 排, 语 言 文 字 的 准 确 运 用 2. 核 稿 核 稿 是 指 秘 书 部 门 的 负 责 人 或 有 关 领 导 人 对 草 拟 的 文 稿 进 行 审 查 修 改 工 作 目 的 是 为 领 导 签 发 做 好 准 备 核 稿 是 公 文 制 作 严 格 把 关 的 程 序, 要 认 真 细 致 地 推 敲 修 改, 纠 正 文 稿 中 的 差 错, 以 保 证 公 文 质 量 小 资 料 目 前 电 脑 所 配 用 的 打 印 机 主 要 有 喷 墨 打 印 机 和 色 带 打 印 机, 其 中 喷 墨 打 印 为 颜 料 + 结 膜 方 式, 属 于 耐 久 的 字 迹 材 料 计 算 机 打 印 的 定 稿 是 否 可 以 归 档 目 前 还 没 有 明 确 的 规 定 现 在 通 行 的 做 法 是 将 计 算 机 打 印 出 的 经 领 导 签 发 的 文 本 作 为 定 稿 归 档 对 文 稿 审 核, 根 据 有 关 规 定 应 做 到 六 查 : 一 查 文 稿 内 容 同 党 和 国 家 的 有 关 方 针 政 策 和 上 级 规 定 有 无 矛 盾 和 相 抵 触 之 处 ; 二 查 文 稿 中 规 定 的 政 策 界 限 及 其 根 据 是 否 明 确 恰 当 ; 三 查 文 稿 中 44

11 提 出 的 要 求 和 措 施 是 否 明 确 具 体, 切 实 可 行 ; 四 查 公 文 处 理 程 序 和 审 批 手 续 是 否 完 善 ; 五 查 文 字 表 达 是 否 准 确 无 误 简 练 通 顺 合 乎 语 法 逻 辑 ; 六 查 文 稿 的 体 式 是 否 规 范, 文 种 使 用 是 否 得 当 核 稿 工 作 完 毕 后, 按 规 定 程 序, 送 领 导 人 审 批 或 签 发 3. 签 发 签 发 是 单 位 领 导 人 对 发 出 的 文 稿 经 最 后 审 阅 后 认 为 准 确 无 误, 即 批 明 发 文 意 见 并 签 字 文 稿 经 领 导 人 签 发 即 成 定 稿, 签 发 人 对 其 所 签 发 的 文 稿 从 政 治 到 文 字 上 的 准 确 性 负 完 全 责 任 签 发 还 要 履 行 有 关 手 续 文 件 主 批 人 要 签 署 意 见, 要 签 署 全 名 和 君 子 慎 始, 年 月 日, 字 迹 要 清 楚, 不 能 龙 飞 凤 舞 或 字 迹 潦 草 ; 签 发 时 要 用 钢 笔 毛 差 若 毫 厘, 笔 或 碳 素 笔, 不 用 圆 珠 笔 或 铅 笔 审 批 时 尚 需 送 主 要 领 导 人 或 有 关 领 谬 以 千 里 导 人 审 阅, 要 写 明 请 某 同 志 审 阅 后 发 受 领 导 委 托 代 行 签 发 职 责 的, 礼 记 经 解 应 注 明 代 签 二 字 4. 编 号 文 稿 送 印 前 要 编 好 发 文 字 号, 并 注 明 缓 急 或 密 级 标 记, 确 定 印 制 份 数, 以 便 一 并 缮 印 5. 缮 印 缮 印 是 指 经 过 领 导 签 发 的 定 稿 印 成 正 本 缮 印 的 方 法 有 很 多 种, 如 打 印 铅 印 激 光 照 排 复 印 等 缮 印 制 成 文 件 的 正 本 副 本 和 存 本 正 本 是 指 发 出 的 正 式 文 本 ; 副 本 是 指 多 余 备 用 的 正 式 文 本 ; 存 本 是 指 留 存 归 档 的 正 式 文 本 6. 校 对 将 打 印 稿 与 底 稿 核 对 检 查, 以 发 现 并 纠 正 各 种 错 漏 缮 印 校 对 公 文 应 做 到 以 下 几 点 : (1) 要 以 签 发 的 定 稿 为 依 据, 不 得 擅 自 改 动 (2) 缮 印 机 密 公 文 时, 应 由 指 定 的 印 刷 单 位 或 专 人 负 责 承 担 (3) 缮 印 要 符 合 规 定 的 公 文 格 式, 字 迹 务 求 清 晰 整 洁 排 列 匀 称, 装 订 整 齐 牢 固 (4) 一 定 要 按 指 定 的 时 间 要 求 印 制 (5) 印 制 公 文 需 认 真 校 对, 重 要 公 文 要 实 行 复 核 甚 至 三 个 校 次, 以 保 证 正 确 无 误 (6) 校 对 过 程 中, 要 思 想 集 中, 逐 字 逐 句, 逐 个 标 点 地 进 行 校 对 文 稿 中 的 数 字 地 名 人 名 等 关 键 词 语, 尤 须 反 复 校 对 对 公 文 的 编 号 标 题 主 送 单 位 抄 送 单 位 日 期 印 刷 份 数 页 码 等 都 要 逐 一 校 核 小 资 料 在 实 践 中, 要 有 效 地 避 免 加 盖 印 章 中 经 常 出 现 的 歪 偏 浑 花 淡 等 问 题, 必 须 把 握 紧 正 准 巧 轻 等 五 个 要 素 紧, 就 是 印 章 要 握 紧 正, 就 是 印 章 要 握 端 正, 这 是 用 印 成 功 的 关 键 要 达 到 端 正 的 目 的, 需 一 调 二 试 调 就 是 让 印 章 截 面 对 着 自 己, 凭 经 验 旋 转 印 柄 将 印 章 调 端 正 试 即 为 慎 重 起 见, 可 在 白 纸 上 试 盖 几 个, 然 后 正 式 在 文 件 上 加 盖 印 章 准, 就 是 落 印 要 准 确 按 照 要 求, 加 盖 印 章 必 须 骑 年 盖 月, 恰 到 好 处, 不 能 过 前 也 不 能 过 后, 更 不 能 过 上 或 过 下 落 印 时 要 果 断 干 脆, 不 可 犹 豫 不 定, 要 使 印 章 的 截 面 处 于 水 平 状 态, 垂 直 落 印 巧, 指 用 力 要 巧 妙 何 谓 巧 力 呢? 一 是 要 垂 直 于 纸 面 用 力, 使 印 章 截 面 受 力 均 匀, 避 免 出 现 印 章 滑 动 或 者 颜 色 浓 淡 不 匀 的 现 象 二 是 根 据 印 泥 ( 油 ) 的 状 况 用 力 要 恰 到 好 处 过 猛 过 重, 不 仅 费 力, 还 可 能 导 致 印 章 浑 花 或 印 章 边 缘 不 整 齐 ; 过 轻 过 柔, 则 可 能 导 致 印 章 颜 色 过 淡 而 不 清 晰 在 需 盖 印 章 的 文 件 下 面 垫 上 一 本 薄 而 平 整 的 期 刊 之 类, 则 是 一 种 公 认 的 好 办 法 轻, 指 起 印 要 轻 提 轻 提 印 章 的 窍 门 是 用 脆 劲 迅 速 快 捷 地 向 上 垂 直 提 印, 这 样 可 避 免 印 章 的 浑 花 起 章 时 千 万 不 可 错 动 印 章, 否 则 可 能 前 功 尽 弃 (7) 要 注 意 使 用 统 一 的 校 对 符 号, 防 止 因 校 对 符 号 不 一 致 而 发 生 误 解 ( 见 表 3 5) 下 列 修 改 书 稿 和 校 样 的 常 用 符 号, 是 一 般 校 对 人 员 的 排 字 工 人 所 熟 悉 和 常 用 的, 修 改 稿 件 或 45

12 校 样 时 使 用 这 些 符 号, 可 使 他 们 更 好 地 进 行 书 稿 的 排 校 工 作 表 3 5 修 改 书 稿 和 校 样 的 常 用 符 号 * 这 种 符 号 主 要 用 于 改 校 样, 以 求 醒 目 修 改 书 稿 时, 可 直 接 改 在 原 字 旁 * * 这 两 种 符 号 主 要 用 于 改 动 校 样 * * * 使 用 这 种 符 号 时 最 好 再 在 本 段 旁 注 上 保 留 原 段 字 样 7. 用 印 公 章 是 单 位 权 威 责 任 和 信 用 的 标 志, 盖 印 是 证 实 公 文 效 力 的 一 种 标 志 缮 印 好 了 的 公 文 盖 上 印 章 才 生 效 也 有 些 公 文, 可 以 不 盖 印 而 同 样 有 效 比 如 中 共 中 央 国 务 院 和 省 委 省 政 府 发 出 的 有 固 定 版 头 的 铅 印 红 头 文 件, 有 代 印 作 用 的 版 头, 还 有 专 门 的 传 递 途 径 的, 发 文 时 一 般 不 盖 印 其 他 如 介 绍 信 证 明 公 函 和 发 放 各 种 证 件 时, 都 需 要 加 盖 印 章 公 章 应 由 专 人 掌 管 加 盖 印 章 要 经 过 批 准 并 按 领 导 人 签 发 的 份 数 盖 印, 任 何 人 不 得 私 自 盖 印 盖 印 应 盖 在 正 文 之 后 的 落 款 与 年 月 日 上, 要 求 上 不 压 正 文, 下 要 骑 年 盖 月, 用 印 要 端 正 清 晰 8. 登 记 46

13 为 待 发 文 稿 注 册, 以 便 于 今 后 的 查 考 利 用 登 记 的 形 式, 主 要 用 簿 式 登 记 的 项 目 主 要 有 : 顺 序 号 发 文 日 期 发 文 字 号 文 件 标 题 附 件 密 级 份 数 发 往 机 关 归 卷 日 期 归 入 卷 号 备 注 ( 见 表 3 6) (1) 顺 序 号 文 件 在 登 记 簿 中 顺 序 登 记 的 流 水 号 (2) 发 文 日 期 文 件 登 记 发 出 的 日 期, 登 记 后 的 文 件 要 尽 快 发 送 (3) 发 文 字 号 所 发 文 件 的 正 式 发 文 编 号 (4) 文 件 标 题 标 题 要 登 录 全 称 无 标 题 文 件, 要 简 要 摘 录 文 件 的 内 容, 填 入 此 栏 (5) 附 件 根 据 需 要 作 为 正 文 的 补 充 说 明 和 参 考 的 材 料 (6) 密 级 所 发 文 件 的 秘 密 等 级, 没 有 密 级 的 文 件 不 填 (7) 份 数 发 给 收 文 机 关 的 文 件 数 量 (8) 发 往 机 关 收 文 机 关 的 名 称 有 些 普 发 性 的 文 件 可 登 记 发 放 范 围 (9) 归 卷 日 期 发 文 的 底 稿 和 一 份 正 本 应 及 时 归 卷 保 存, 并 登 记 归 卷 的 具 体 日 期 (10) 归 入 卷 号 注 明 在 第 几 号 卷 中 (11) 备 注 需 要 注 明 的 其 他 情 况 表 3 6 发 文 登 记 簿 格 式 顺 序 号 发 文 日 期 发 文 字 号 文 件 标 题 附 件 密 级 份 数 发 往 机 关 归 卷 日 期 归 入 卷 号 备 注 9. 分 发 分 发 是 指 由 文 秘 部 门 将 印 有 公 章 的 文 书 通 过 正 规 方 式 发 送 给 受 文 单 位 各 种 文 件 发 往 各 单 位 的 分 发 依 据, 具 体 有 以 下 几 点 : (1) 按 密 级 划 定 党 政 机 关 的 公 文 多 数 具 有 保 密 性 质, 有 绝 密 机 密 秘 密 之 分 这 三 种 秘 密 等 级, 在 原 则 上 规 定 了 公 文 发 放 的 范 围 (2) 按 级 别 划 定 发 文 级 别 指 的 是 受 文 单 位 的 行 政 级 别 中 央 国 务 院 省 委 省 政 府 等 党 政 机 关 的 文 件, 一 般 都 标 有 分 发 的 级 别, 只 需 要 按 照 文 件 标 明 的 级 别 范 围 分 发 就 行 了 47

14 (3) 按 内 容 划 定 公 文 内 容 都 有 侧 重 点 正 式 公 文 还 标 有 主 题 词, 这 是 为 公 文 的 分 发 提 供 方 便 文 书 工 作 人 员 据 此 应 首 先 确 定 文 件 分 发 的 单 位, 然 后 再 考 虑 发 给 其 他 相 关 单 位 (4 ) 按 作 用 划 定 按 文 件 的 作 用 来 划 定 分 发 范 围, 有 利 于 发 挥 公 文 本 身 的 效 用 具 有 普 遍 指 导 意 义 的 文 件, 分 发 的 范 围 可 以 宽 一 些 专 业 性 较 强 的 文 件, 涉 及 工 作 内 容 比 较 单 纯, 一 般 发 专 业 单 位 和 有 关 单 位 业 务 性 事 务 性 的 复 文 批 示, 一 般 发 专 业 单 位 和 来 文 单 位 具 有 参 考 作 用 的 资 料, 如 党 政 机 关 办 的 一 些 简 报 期 刊, 可 分 发 给 领 导 和 相 关 的 单 位 以 及 信 息 交 流 单 位 党 政 机 关 公 文, 一 般 只 发 组 织, 不 发 个 人 这 是 在 公 文 分 发 中 应 该 牢 牢 掌 握 的 一 个 原 则 即 使 因 为 工 作 需 要 或 其 他 特 殊 情 况, 需 要 发 给 某 个 领 导 人, 这 些 领 导 人 也 只 有 阅 读 权, 而 没 有 期 保 存 的 权 利, 更 不 能 变 为 个 人 所 有 确 定 了 受 文 单 位 以 后, 将 两 张 以 上 的 文 件 装 订 成 件, 接 着 在 信 封 上 书 写 收 文 机 关 单 位 的 地 址 全 称 邮 政 编 码, 最 后 装 入 文 件, 封 口, 指 派 专 人 发 出 机 要 文 件 由 专 人 转 送 机 要 部 门 通 过 机 要 通 信 渠 道 传 送 ; 一 般 文 件 由 文 件 处 理 部 门 指 派 专 人 送 当 地 邮 局 邮 寄 文 件 折 叠 与 装 封 的 方 法 : (1) 装 入 小 号 信 封 的 折 叠 方 法 首 先 从 下 往 上 折 至 离 顶 边 6 mm 处, 再 从 左 至 右 折 叠 1/3, 再 从 左 至 右 折 至 离 右 边 6 mm 处, 装 入 信 封, 右 边 在 上 (2) 装 入 大 号 信 封 的 折 叠 方 法 首 先 从 下 往 上 折 大 约 1/3, 再 从 底 边 往 上 折, 装 信 封, 顶 边 在 上 (3) 封 缄 信 封 及 贴 邮 票 的 注 意 事 项 不 要 用 舌 头 去 舔 信 封 和 邮 票, 这 样 做 既 不 卫 生 又 不 保 险 ; 在 给 邮 票 上 胶 水 时, 要 同 时 使 用 吸 湿 器, 吸 湿 器 可 吸 干 过 量 的 水 分, 以 避 免 沾 污 信 封 ; 大 批 量 的 信 封 可 以 很 快 地 涂 上 胶 水, 只 要 将 信 封 排 列 匀 称, 注 意 涂 胶 水 后 紧 按 每 个 信 封 的 盖 口 四 文 书 处 理 的 基 本 原 则 国 务 院 办 公 厅 2000 年 8 月 30 日 颁 发,2001 年 1 月 1 日 起 施 行 的 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 第 一 章 总 则 中 规 定 : 公 文 处 理 应 当 坚 持 实 事 求 是 精 简 高 效 的 原 则, 做 到 及 时 准 确 安 全, 公 文 处 理 必 须 严 格 执 行 国 家 保 密 法 律 法 规 和 其 他 有 关 规 定, 确 保 国 家 秘 密 的 安 全 根 据 上 述 规 定, 文 书 处 理 的 基 本 原 则 应 为 : 实 事 求 是 精 简 高 效 安 全 保 密 ( 一 ) 实 事 求 是 第 一, 加 强 调 查 研 究, 掌 握 全 面 而 真 实 的 情 况 这 是 撰 制 公 文 的 事 实 依 据, 是 处 理 公 文 的 基 础 和 前 提 任 何 虚 假 伪 饰 和 片 面 性, 都 会 失 去 公 文 的 效 用 第 二, 有 的 放 矢, 切 实 解 决 问 题 任 何 公 文 的 撰 文 书 史 话 1942 年 3 月 18 日, 刘 少 奇 同 志 奉 调 回 延 安, 从 苏 北 阜 宁 县 单 家 港 出 发 时 携 带 有 重 要 文 件 少 奇 同 志 把 文 件 分 成 十 二 小 包, 装 在 行 军 袋 里, 由 一 匹 大 红 马 驮 着 本 来 这 马 是 组 织 上 给 少 奇 同 志 骑 坐 的, 他 让 马 驮 文 件, 自 己 跟 大 家 步 履 艰 难 地 走 了 二 十 多 天, 大 家 都 很 心 疼, 警 卫 员 小 刘 提 了 意 见 : 驮 一 些 烂 纸 片 片 有 啥 用? 少 奇 同 志 说 : 噢, 用 处 可 大 着 哩! 这 些 文 件 记 载 着 中 原 局 新 四 军 和 华 中 广 大 人 民 群 众 抗 日 斗 争 的 功 绩 将 来 用 它 写 出 历 史, 不 是 也 有 你 们 一 份 功 劳 嘛! 少 奇 同 志 这 几 句 话, 言 简 意 深, 不 但 阐 明 了 保 存 携 带 这 些 绝 密 文 件 的 目 的 和 意 义, 也 表 达 了 少 奇 同 志 对 革 命 充 满 了 必 胜 的 信 心 制 和 处 理, 都 要 针 对 实 际 问 题, 实 事 求 是 地 提 出 意 见 措 施 和 办 法, 增 强 公 文 的 指 导 性 和 现 实 针 对 48

15 性, 切 忌 空 泛 和 不 着 边 际 的 空 文 第 三, 公 文 的 材 料 及 有 关 出 处 要 确 凿 可 靠 有 关 单 位 和 人 名 时 间 地 点 事 例 与 数 据 成 绩 与 缺 点, 都 要 有 案 可 查, 有 证 可 对, 经 得 起 核 实 ; 各 种 信 息 资 料, 包 括 宏 观 信 息 与 微 观 信 息 上 级 信 息 与 单 位 内 信 息 社 会 信 息 与 国 际 信 息 以 及 兄 弟 单 位 信 息, 都 要 来 源 可 靠, 言 必 有 据 否 则, 材 料 与 事 实 不 符, 或 材 料 不 准 确 不 可 靠, 就 会 造 成 恶 劣 的 后 果 ( 二 ) 精 简 高 效 精 简 优 质, 改 进 文 风, 是 公 文 处 理 的 又 一 项 重 要 原 则 任 何 公 文 的 处 理, 都 要 注 意 质 量, 控 制 发 文 量, 有 的 放 矢 地 解 决 问 题 反 对 华 而 不 实 空 话 连 篇 的 不 良 文 风, 反 对 官 僚 主 义 形 式 主 义 和 文 牍 主 义 精 简, 还 指 制 发 的 公 文 文 字 精 练, 言 简 意 明, 逻 辑 严 密, 条 理 清 楚, 文 理 通 顺 克 服 官 僚 作 风, 提 高 工 作 效 率, 是 时 代 的 要 求 公 文 是 机 关 企 事 业 单 位 依 法 进 行 行 政 和 公 务 活 动 的 重 要 工 具, 公 文 具 有 的 特 定 效 用 是 有 时 间 性 的, 超 过 一 定 的 时 限, 公 文 就 失 去 效 用 因 此, 文 书 处 理 必 须 遵 循 高 效 的 原 则, 掌 握 公 文 的 时 效 性, 及 时 办 理 公 文, 提 高 工 作 效 率 ( 三 ) 安 全 保 密 这 是 整 个 文 书 处 理 过 程 中 都 要 高 度 注 意 的 问 题, 既 要 确 保 不 丢 失 不 损 坏, 也 要 避 免 因 空 气 温 度 不 合 标 准 造 成 的 对 公 文 保 存 寿 命 的 影 响, 更 要 注 意 新 的 条 件 下 的 保 密 工 作 现 在 公 文 处 理 中 复 印 件 很 多, 要 严 格 按 正 式 文 件 管 理 每 个 文 秘 人 员 都 要 严 格 遵 守 公 文 管 理 的 保 密 规 定, 做 到 不 泄 密 不 失 密 安 全 和 保 密 是 相 互 关 联 的, 只 有 严 守 党 和 国 家 的 机 密, 认 真 贯 彻 保 密 法 和 有 关 保 密 法 规, 才 能 保 证 公 文 的 绝 对 安 全 第 二 节 文 书 管 理 方 法 一 文 书 管 理 的 原 则 在 文 书 处 理 过 程 中, 无 论 是 收 文 还 是 发 文, 都 存 在 一 个 科 学 管 理 的 问 题 做 好 文 书 的 日 常 管 理, 既 不 遗 失 泄 密, 又 便 于 查 找 调 阅, 方 便 工 作, 是 机 关 单 位 实 现 其 职 能 的 一 项 重 要 工 作 做 好 文 书 管 理 工 作, 最 重 要 的 是 贯 彻 集 中 统 一 管 理 的 原 则, 主 要 体 现 在 以 下 三 方 面 1. 公 文 管 理 统 一 公 文 除 承 办 阶 段 由 承 办 部 门 或 人 员 处 理 外, 其 他 环 节 都 集 中 在 办 公 室 统 一 处 理, 并 由 办 公 室 主 任 具 体 负 责 和 统 一 管 理 2. 公 文 制 度 统 一 各 单 位 根 据 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 的 有 关 规 定, 结 合 本 单 位 实 际 情 况, 统 一 制 订 公 文 处 理 工 作 制 度, 如 文 件 登 记 制 度 批 办 制 度 催 办 制 度 保 密 制 度 等, 使 本 单 位 的 公 文 处 理 纳 入 制 度 化, 有 条 不 紊 地 统 一 处 理 49

16 3. 公 文 处 理 渠 道 统 一 各 单 位 办 公 室 应 当 配 备 专 职 人 员 负 责 公 文 处 理 工 作, 由 他 们 统 一 掌 管 文 件 的 收 发 分 办 传 递 用 印 立 卷 归 档 销 毁 等 其 他 部 门 和 其 他 人 员 不 得 擅 自 收 拆 分 发 用 印 和 销 毁 文 件 本 单 位 其 他 部 门 代 收 的 文 件 或 代 拟 的 文 稿, 都 应 统 一 由 文 秘 部 门 登 记 处 理 二 文 书 管 理 的 工 作 内 容 要 求 ( 一 ) 编 制 立 卷 类 目 1. 编 制 立 卷 类 目 的 作 用 编 制 立 卷 类 目 是 文 书 还 没 形 成 以 前, 根 据 单 位 工 作 活 动 和 文 书 形 成 规 律, 对 一 年 内 可 能 产 生 的 文 书 事 先 编 制 成 的 一 个 文 书 管 理 方 案 它 既 是 平 时 文 书 归 类 的 依 据, 又 是 文 书 立 卷 前 的 重 要 准 备 步 骤 立 卷 类 目 是 立 卷 工 作 的 具 体 计 划, 有 了 它, 立 卷 就 有 了 依 据, 作 用 很 大 (1) 有 了 立 卷 类 目, 便 于 平 时 归 卷, 防 止 积 压 它 的 每 个 条 款 就 像 电 影 院 的 座 位, 文 书 一 来 就 可 以 对 号 入 座, 归 入 有 关 卷 夹 之 内, 不 会 产 生 零 乱 积 压 现 象 (2) 有 了 立 卷 类 目, 为 机 关 平 时 查 找 文 件 提 供 了 方 便 文 件 办 完 后 按 类 目 归 入 卷 夹, 分 门 别 类, 系 统 存 放, 使 保 管 统 计 查 找 利 用 都 很 方 便 立 卷 人 如 调 离, 新 接 手 的 人 也 容 易 熟 悉, 不 至 于 因 此 而 影 响 工 作 (3) 有 了 立 卷 类 目, 便 于 做 好 平 时 归 类, 也 为 年 终 立 卷 打 下 了 良 好 的 基 础, 能 大 大 提 高 立 卷 效 率 和 案 卷 质 量 2. 编 制 立 卷 类 目 前 的 准 备 工 作 为 了 保 证 编 制 立 卷 类 目 的 质 量 切 合 实 际 工 作 需 要, 编 制 之 前, 应 该 先 行 参 考 研 究 有 关 情 况 和 材 料 (1) 查 阅 规 定 本 单 位 工 作 活 动 的 章 程 条 例 和 细 文 书 史 话 1931 年, 由 周 恩 来 签 发 的 文 件 则, 研 究 了 解 本 单 位 的 工 作 性 质 职 权 范 围 机 构 的 设 处 置 办 法 中, 明 确 了 党 内 文 件 的 收 集 范 围, 置 及 其 任 务 规 定 凡 是 共 产 国 际 对 中 共 的 文 件, 中 央 的 各 (2) 研 究 本 单 位 文 书 工 作 的 组 织 形 式 和 文 书 运 转 种 文 件 记 录, 个 人 致 中 央 的 信 件, 中 央 和 地 情 况 方 各 团 体 机 关 报 各 种 文 件 汇 编 等, 都 应 收 (3) 查 阅 近 年 的 立 卷 类 目 录 收 发 文 登 记 以 及 工 集 分 类 编 目 作 计 划 与 总 结, 了 解 往 年 单 位 工 作 活 动 及 文 件 形 成 的 大 体 情 况 参 阅 本 年 的 工 作 计 划, 了 解 本 年 的 工 作 任 务, 研 究 和 预 计 本 年 可 能 形 成 的 文 件 类 型 等 (4) 了 解 各 类 文 件 材 料 的 保 管 期 限 3. 立 卷 类 目 的 结 构 立 卷 类 目 由 类 别 和 条 款 组 成, 其 中 类 别 的 划 分 方 法 有 两 种, 一 是 按 组 织 机 构 分 类, 二 是 按 问 题 分 类 ; 每 一 类 下 面 是 条 款, 条 款 就 是 将 要 形 成 的 一 组 具 有 密 切 联 系 的 文 书 的 标 题 有 了 条 款, 文 书 一 来 就 可 对 号 入 座, 避 免 了 零 乱 堆 积, 查 找 保 管 统 计 都 十 分 方 便 表 3 7 是 某 职 业 学 校 文 件 材 料 分 类 编 号 归 档 范 围 一 览 表 ( 部 分 ) 及 说 明 : 50

17 表 3 7 某 职 业 学 校 文 件 材 料 分 类 编 号 归 档 范 围 一 览 表 ( 部 分 ) 一 级 类 目 编 号 二 级 类 目 编 号 归 档 范 围 期 限 形 成 单 位 1. 党 支 部 工 作 计 划 总 结 2. 支 部 大 会 支 部 季 会 民 主 生 活 会 记 录, 其 他 有 关 会 议 3. 政 治 思 想 教 育, 精 神 文 明 建 设 材 料 4. 各 项 专 题 教 育 活 动 材 料 党 务 本 校 出 席 各 级 党 代 会 人 代 会 政 协 会 议 人 员 名 单, 会 议 交 流 材 料 6. 建 立 改 选 支 部 增 补 支 委 的 批 复 报 告 通 知 决 定 办 公 室 7. 党 组 织 党 员 年 报 表, 党 员 花 名 册 台 账 8. 支 部 发 展 党 员 和 预 备 党 员 转 正 材 料 9. 党 员 组 织 关 系 介 绍 信 10. 表 彰 处 分 方 面 材 料 1. 本 校 团 委 年 度 总 结 计 划 党 2. 团 委 学 生 会 干 部 名 册 团 员 名 册 3. 建 立 改 选 团 组 织 的 批 复 报 告 群 类 1 群 团 本 校 团 代 会 学 代 会 材 料 5. 团 委 会 议 记 录 6. 团 委 重 大 活 动 材 料 短 团 委 7. 上 级 本 校 团 委 表 彰 先 进 集 体 个 人 的 决 定 及 申 报 表 申 报 材 料 8. 学 生 党 校 团 校 公 民 学 校 材 料 短 9. 团 员 教 育 评 议 团 员 干 部 经 验 交 流 材 料 短 1. 工 会 工 作 总 结 计 划 年 报 表 工 会 成 立 改 选 增 补 委 员 的 批 复 报 告 3. 本 校 教 师 代 表 会 会 议 材 料 工 会 4. 本 校 工 会 获 区 以 上 奖 励 材 料 1. 本 校 统 战 民 主 党 派 工 作 材 料 统 战 民 主 党 派 工 作 计 划 总 结 办 公 室 3. 民 主 党 派 人 员 名 册 表 3 7 的 说 明 如 下 : (1) 本 表 共 设 七 个 一 级 类 目, 代 号 为 1~7, 即 党 群 类 行 政 类 教 育 教 学 类 基 建 类 设 备 类 会 计 档 案 类 人 事 档 案 类, 在 各 大 类 下 分 设 若 干 个 二 级 类 目, 代 号 为 双 位 制, 即 如 党 群 类 目 下 设 有 01 党 务 02 群 团 04 统 战 等 若 干 个 二 级 类 目 (2) 声 像 照 片 或 其 他 载 体 形 式 的 档 案 按 类 编 制 顺 序 号 和 排 架 管 理 号 (3) 分 类 编 号 的 模 式 如 下 : 51

18 ( 二 ) 平 时 归 卷 立 卷 类 目 编 好 以 后, 要 为 立 卷 类 目 中 的 每 一 个 条 款 准 备 空 间, 并 随 时 将 办 理 完 毕 的 文 书 归 入 相 应 的 条 款 中, 使 文 书 立 卷 工 作 日 常 化, 给 年 终 的 立 卷 归 档 打 下 基 础 平 时 立 卷 是 一 项 重 要 工 作, 不 仅 为 正 式 立 卷 归 档 打 好 基 础, 而 且 有 利 于 平 时 对 文 件 的 集 中 保 管, 防 止 散 失, 也 有 利 于 平 时 对 文 件 的 查 找 利 用 思 考 : 表 3 7 分 类 编 号 归 档 范 围 的 类 别 划 分 采 用 的 是 哪 一 种 方 法? 在 平 时 归 卷 工 作 中, 有 时 会 出 现 一 份 文 件 归 入 甲 条 款 和 归 入 乙 条 款 均 可 的 情 况, 这 时 一 方 面 要 遵 循 文 件 材 料 的 形 成 规 律, 最 大 限 度 地 保 持 文 件 之 间 的 历 史 联 系 的 要 求, 予 以 甄 别 ; 另 一 方 面, 可 用 白 纸 做 一 互 见 卡, 即 把 该 文 件 的 文 号 标 题 成 文 时 间 及 存 放 条 款 等 内 容 写 在 纸 上, 将 这 张 互 见 卡 放 在 乙 条 款 内, 以 便 平 时 查 找 利 用 如 果 在 平 时 归 卷 工 作 中, 发 现 一 份 文 件 没 有 所 属 的 条 款, 说 明 在 拟 定 立 卷 类 目 时 没 有 考 虑 到 形 成 这 类 文 件, 因 此, 要 根 据 这 一 实 际 情 况 对 立 卷 类 目 作 适 当 的 修 改 补 充 ( 三 ) 调 用 对 已 归 类 的 任 何 一 份 文 书, 要 能 随 时 调 出, 为 单 位 各 项 工 作 所 用 ( 四 ) 立 卷 将 办 理 完 毕 的 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料, 根 据 其 固 有 的 联 系 及 形 成 的 规 律, 以 件 为 单 位 组 成 案 卷 立 卷 是 文 书 管 理 工 作 的 重 要 内 容 ( 五 ) 归 档 在 完 成 了 将 归 档 文 件 以 件 为 单 位 进 行 装 订 分 类 排 列 编 号 编 目 装 盒 等 一 系 列 有 序 化 的 过 程 之 后, 按 规 定 的 制 度 移 交 单 位 档 案 室 集 中 保 存 三 会 议 文 书 的 管 理 思 考 : 如 何 理 解 平 时 归 卷 的 意 义? 会 议 是 人 类 在 社 会 活 动 中 形 成 的 一 种 互 动 方 式 随 着 社 会 不 断 发 展 和 信 息 流 量 的 迅 速 增 加, 会 议 形 式 越 来 越 受 到 人 们 的 重 视 当 今, 会 议 已 成 为 各 级 领 导 机 关 企 事 业 单 位 重 要 的 工 作 方 法 之 一 由 于 机 关 企 事 业 单 位 经 常 采 用 会 议 形 式 开 展 工 作, 所 以 形 成 了 大 量 的 会 议 文 书 由 于 会 议 活 动 在 工 作 中 的 重 要 作 用, 因 此, 会 议 文 书 就 成 为 各 单 位 文 书 中 很 重 要 的 一 部 分 文 书 材 料 52

19 ( 一 ) 会 议 文 书 的 构 成 各 单 位 举 行 会 议, 从 准 备 到 召 开, 到 会 议 进 程 的 各 小 资 料 梁 启 超 作 为 一 个 历 史 学 家, 对 于 当 个 阶 段, 直 到 会 议 结 束 时 对 有 关 事 项 作 出 决 定 形 成 文 时 档 案 的 命 运, 曾 表 示 忧 虑 他 写 道 : 吾 三 件 等, 是 一 个 由 一 系 列 相 互 联 系 的 工 作 阶 段 组 成 的 过 十 年 前 在 京 师, 曾 从 先 辈 借 观 总 理 衙 门 档 案 程 在 这 个 过 程 的 不 同 阶 段, 为 适 应 会 议 的 需 要, 形 成 抄 本 千 余 册, 其 中 关 于 鸦 片 战 役 者, 便 四 五 了 相 应 的 文 书, 这 些 在 各 阶 段 形 成 的 各 种 文 书, 组 成 了 十 册 尤 有 康 熙 间 与 俄 法 往 复 文 件 甚 会 议 文 书 体 系, 包 括 : 会 议 准 备 阶 段 产 生 的 会 议 安 排 和 多 今 外 交 部 是 否 尚 有 全 案? 此 抄 本 尚 为 会 议 讨 论 问 题 准 备 的 文 书 ; 会 议 进 行 阶 段 产 生 的 会 能 否 存 在? 而 将 来 所 谓 清 史 者, 能 否 传 其 议 动 态 文 书, 如 会 议 记 录 会 议 简 报 等 ; 会 议 形 成 的 反 要 领 于 百 一? 举 在 不 可 知 之 数 针 对 这 种 映 会 议 成 果 的 正 式 会 议 文 件, 如 会 议 纪 要 会 议 决 定 情 况, 他 提 出 了 这 样 的 建 议 : 应 该 收 集 档 案, 会 议 总 结 等 经 过 会 议 讨 论 所 形 成 的 正 式 文 件 办 法 是 从 近 代 开 始, 由 国 家 来 收 集, 因 为 私 家 所 蓄, 为 数 有 限, 又 散 布 不 能 稽 其 迹, 湮 灭 ( 二 ) 会 议 文 件 资 料 的 收 集 抑 甚 易, 即 使 勉 强 以 自 力 集 得 若 干, 亦 不 会 议 文 件 资 料 的 收 集 与 整 理 是 指 会 议 结 束 后, 文 过 供 彼 一 人 之 研 索, 而 社 会 上 同 嗜 者 终 不 获 秘 人 员 对 会 议 期 间 所 使 用 的 部 分 文 件 资 料 以 及 会 议 期 有 所 沾 润 对 于 已 经 收 集 到 的 档 案, 就 应 间 形 成 的 文 件 进 行 收 集 清 退 组 卷 和 归 档 工 作 该 设 法 置 诸 最 安 全 之 地 1. 需 要 收 集 的 会 议 文 件 范 围 谈 到 档 案 与 历 史 研 究 的 关 系 时 他 说 : (1) 关 于 召 开 会 议 的 请 示 与 批 复 旧 史 纪 志 两 门, 取 材 什 九 出 档 案, 炯 眼 之 (2) 提 交 会 议 批 准 的 文 件 例 如 工 作 规 划 计 划 报 史 家, 得 此 ( 档 案 ) 则 新 发 明 日 出 焉 又 说 : 告 预 算 决 算 行 政 法 规 及 各 项 会 议 的 草 案 等 历 代 官 署 档 案, 汗 牛 充 栋, 其 有 关 史 迹 者, (3) 会 议 期 间 使 用 的 文 件 如 开 幕 词 闭 幕 词 领 千 百 中 仅 一 二, 而 此 一 二 或 竟 为 他 处 所 绝 不 导 人 讲 话 稿 大 会 发 言 材 料 ( 包 括 典 型 经 验 介 绍 材 料 和 能 得 还 说 : 他 从 前 在 总 理 衙 门 看 到 的 康 熙 间 的 档 案, 有 许 多 与 俄 法 来 往 的 文 件, 而 专 题 报 告 ) 会 议 总 结 报 告 等 其 时 法 之 元 首, 则 路 易 十 四, 俄 之 元 首, 则 (4) 会 议 参 考 性 文 件 例 如 调 查 报 告 可 行 性 分 大 彼 得 也 试 思 此 等 文 件, 在 史 料 上 之 价 析 统 计 报 表 技 术 图 纸 或 图 表 等 值, 当 居 何 等? (5) 会 议 管 理 性 文 件 例 如 会 议 通 知 日 程 与 议 程 安 排 表 会 议 须 知 保 密 规 定 以 及 会 议 主 席 团 名 单 委 员 会 名 单 与 会 人 员 名 单 票 证 签 到 簿 等 (6) 会 议 记 录, 简 报 (7) 会 议 宣 传 性 文 件 例 如 宣 传 会 议 精 神 主 旨 或 决 定 事 项 的 文 件 资 料 包 括 会 议 纪 要 决 定 新 闻 报 道 等 (8) 会 议 的 照 片 录 音 录 像 等 资 料 2. 收 集 会 议 文 件 的 渠 道 (1) 向 全 体 与 会 人 员 收 集 文 件 (2) 向 会 议 的 领 导 人 召 集 人 和 发 言 人 收 集 文 件 (3) 向 会 议 的 有 关 工 作 人 员 收 集 文 件 如 会 议 的 记 录 人 员 文 书 起 草 人 员 等 3. 收 集 会 议 文 件 的 方 法 (1) 一 般 小 型 内 部 会 议, 由 于 参 加 会 议 的 人 数 较 少, 人 员 又 比 较 熟 悉, 可 以 在 宣 布 会 议 结 束 的 同 时, 由 主 持 会 议 的 领 导 提 出 要 求, 请 与 会 人 员 将 需 要 退 还 的 文 件 留 下 也 可 由 文 秘 人 员 在 会 53

20 场 门 口 随 时 收 集 (2) 对 个 别 领 取 会 议 文 件 后 未 到 会 或 提 前 离 会 的 人 员, 应 当 及 时 采 取 个 别 催 退 的 办 法 (3) 大 中 型 会 议 收 集 文 件, 应 提 前 发 文 件 清 退 目 录, 先 由 与 会 人 员 个 人 清 理, 再 由 会 议 召 集 人 收 齐 交 大 会 秘 书 处 (4) 收 集 会 议 工 作 人 员 手 中 的 文 件, 可 采 取 发 文 件 收 集 范 围 单 或 目 录 的 办 法 让 其 限 时 交 退 4. 参 加 他 机 关 单 位 会 议 所 带 回 文 件 的 收 集 上 面 讲 的 是 本 机 关 本 单 位 主 持 召 开 会 议 所 形 成 文 件 的 收 集 范 围 与 方 法 另 外, 会 议 文 书 还 包 括 本 单 位 人 员 参 加 他 单 位 召 集 会 议 而 带 回 的 文 件 材 料, 这 些 文 件 材 料 也 是 机 关 企 事 业 单 位 会 议 文 书 的 组 成 部 分 应 当 明 确 的 是, 参 加 他 机 关 单 位 会 议 的 人 员 带 回 的 文 件 必 须 交 机 关 单 位 的 秘 书 部 门 统 一 处 理, 要 建 立 相 应 的 文 件 登 记 簿, 其 格 式 如 表 3 8 : 表 3 8 参 加 他 机 关 会 议 带 回 文 件 登 记 表 格 式 会 议 名 称 召 开 单 位 开 会 时 间 赴 会 人 员 会 议 文 件 名 称 份 数 交 文 件 人 立 卷 号 备 注 四 日 常 的 文 书 管 理 做 好 文 件 的 日 常 管 理 是 机 关 企 事 业 单 位 实 现 其 职 能 的 重 要 工 作 要 做 好 文 件 的 日 常 管 理 工 作, 文 书 人 员 必 须 有 责 任 感, 敬 业 爱 岗, 并 采 取 有 效 的 措 施 建 立 健 全 管 理 制 度, 严 格 把 关, 做 到 规 范 管 理 科 学 运 行 1. 健 全 收 发 文 件 登 记 制 度 要 根 据 收 发 文 件 的 来 源 内 容 及 发 出 报 道 的 渠 道, 合 理 地 编 排 收 发 文 件 字 号 利 用 文 件 登 记 册, 建 立 起 文 件 收 进 运 转 处 理 及 发 出 的 完 整 记 录, 使 之 有 据 可 查, 有 利 于 核 对 与 保 护 文 件 2. 健 全 文 件 传 阅 制 度 在 组 织 文 件 传 阅 过 程 中, 要 合 理 安 排 灵 活 调 度 对 于 阅 办 件, 根 据 文 件 的 不 同 内 容 和 急 缓 程 度, 按 照 先 办 事 后 阅 知 先 主 办 后 协 办 的 原 则, 按 拟 办 意 见 先 送 主 管 领 导, 后 送 承 办 部 门 如 主 管 领 导 外 出, 应 直 接 送 承 办 部 门, 使 文 件 能 得 到 及 时 处 理 3. 健 全 文 件 阅 退 检 查 核 对 制 度 具 体 做 法 是 在 领 导 阅 毕 或 部 门 办 文 完 毕 退 还 文 件 时, 根 据 登 记 字 号, 检 查 核 对 如 领 导 有 指 示 意 见 时, 则 按 领 导 指 示 处 理 ; 如 领 导 需 短 期 留 用 的, 就 办 理 借 文 手 续 ; 如 承 办 部 门 退 还 的 文 件 未 曾 签 署 的, 就 要 求 承 办 部 门 补 签, 以 维 护 文 件 的 齐 全 与 凭 证 性 4. 健 全 文 件 借 阅 及 催 退 制 度 凡 需 带 出 保 密 室 或 阅 文 室 使 用 的 文 件, 都 要 办 理 借 文 手 续, 定 期 归 还 如 需 期 留 用, 一 般 只 借 出 重 份 文 件 或 文 件 复 印 件, 原 件 保 存 对 借 出 的 文 件 要 定 期 催 退, 对 办 文 的 承 办 部 门 要 催 办 同 时 要 求 承 办 部 门 将 办 理 完 毕 的 文 件 及 时 清 退 文 件 不 得 期 保 存 在 各 个 部 门, 更 不 允 许 文 件 期 滞 留 在 个 人 手 中 54

21 5. 健 全 文 件 的 归 口 制 度 这 样, 可 以 杜 绝 有 关 人 员 截 留 参 加 会 议 带 回 来 的 文 件 或 外 单 位 寄 到 本 部 门 的 文 件 的 现 象, 使 文 件 的 现 行 效 用 得 到 及 时 而 全 面 的 发 挥, 保 证 日 后 档 案 的 完 整 6. 健 全 文 件 保 密 制 度 在 秘 密 文 件 的 收 发 处 理 工 作 中, 一 定 要 坚 持 保 密 原 则, 严 格 按 照 文 件 自 身 的 保 密 要 求 和 阅 知 范 围 办 事 该 发 的 文 件 一 份 不 少 发, 不 该 发 的 文 件 一 份 不 多 发 ; 该 阅 知 的 不 少 让 一 人 阅 知, 不 该 阅 知 的 不 多 让 一 人 阅 知 思 考 与 练 习 1. 行 文 制 度 有 哪 三 部 分 内 容? 其 中 行 文 关 系 有 哪 几 种? 行 文 规 则 总 的 要 求 是 什 么? 2. 发 文 处 理 程 序 包 括 哪 些 工 作 环 节? 3. 什 么 是 分 送 和 传 阅? 怎 样 做 好 分 送 和 传 阅 工 作? 4. 怎 样 理 解 文 书 处 理 的 基 本 原 则? 5. 你 认 为 办 公 室 文 员 应 在 哪 些 方 面 做 好 日 常 的 文 书 管 理 工 作? 基 本 训 练 目 的 : 了 解 文 书 处 理 的 过 程, 掌 握 文 书 管 理 的 方 法 任 务 之 一 : 熟 悉 收 文 处 理 的 工 作 程 序 操 作 步 骤 : 1. 到 收 发 室 取 回 外 单 位 发 来 的 公 文 及 邮 件, 履 行 签 收 手 续 2. 回 到 办 公 室 启 封, 注 意 邮 件 启 封 的 权 限, 不 能 拆 开 标 有 亲 启 保 密 等 记 号 的 邮 件 ; 同 时 要 仔 细 操 作, 以 免 损 坏 里 面 的 文 件 材 料 或 邮 戳 等 标 记 3. 选 择 一 种 收 文 登 记 的 方 法 将 必 须 登 记 的 文 件 材 料 登 记 造 册 4. 按 收 文 的 内 容 要 求, 将 收 文 快 速 送 达 有 关 领 导 或 主 管 部 门 传 阅 或 承 办 5. 按 要 求 填 写 文 件 传 阅 单 和 文 件 处 理 单 任 务 之 二 : 参 与 本 校 团 代 会 学 代 会 会 议 文 件 的 收 集 整 理 工 作 操 作 步 骤 : 1. 明 确 需 要 收 集 的 会 议 文 件 范 围 2. 根 据 具 体 情 况, 选 择 恰 当 的 收 集 渠 道 和 方 法, 收 齐 应 收 的 会 议 文 件 3. 对 收 集 到 的 会 议 文 件 进 行 系 统 整 理 编 目 归 档 55

《垓下歌》 項羽

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