定, 各 類 公 文 以 電 子 方 式 傳 送 時, 得 以 橫 行 格 式 製 作, 則 各 列 可 供 填 寫 之 空 間 有 限, 並 無 合 併 實 益 ; 且 速 別 與 密 等 及 解 密 條 件 二 者 定 義 不 同, 如 予 合 併 將 造 成 作 業 上 困 擾, 是 宜 維

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1 文 書 處 理 相 關 釋 例 更 新 日 期 : 主 公 文 製 作 問 題 台 90 秘 字 第 號 一 依 本 院 文 書 處 理 手 冊 十 五 ( 二 )1(6) 規 定, 函 的 結 構, 採 用 主 旨 說 辦 法 三 段 式, 案 情 簡 單 可 用 主 旨 一 段 完 成 者, 勿 硬 性 分 割 為 二 段 三 段 ; 說 辦 法 兩 段 段 名, 均 可 因 事 因 案 加 以 活 用 二 復 查 同 手 冊 公 文 作 法 舉 例 有 關 主 旨 之 用 法, 函 送 檢 送 二 者 均 有 使 用, 並 無 均 用 函 送 或 將 檢 送 改 為 函 送 之 硬 性 規 定 公 文 格 式 增 列 機 關 按 公 務 人 員 製 作 之 公 文 書, 係 以 機 關 名 義 所 為 之 公 法 承 辦 人 員 及 聯 絡 電 話 台 90 秘 字 第 上 意 思 表 示, 其 法 律 效 果 歸 屬 於 機 關, 公 文 承 辦 人 不 需 單 號 獨 對 外 承 擔 機 關 公 文 之 責 任 是 以, 現 行 公 文 格 式 之 規 定 除 開 會 通 知 單 外, 並 未 列 有 承 辦 人 員 姓 名 及 電 話 ; 惟 為 提 院 臺 秘 字 第 升 公 務 溝 通 效 率, 本 院 台 八 十 九 秘 字 第 號 號 函 修 正 之 文 書 處 理 手 冊 伍 文 書 核 擬 二 十 九 ( 十 七 )9, 已 增 訂 : 承 辦 人 員 得 於 文 稿 中 敘 聯 絡 方 式 之 規 定, 是 各 機 關 自 得 參 照 上 開 規 定 辦 理 縣 市 政 府 一 二 級 查 文 書 處 理 手 冊 二 十 八 ( 二 ) 規 定, 文 書 之 核 決, 主 管 核 決 公 文, 決 定 台 90 秘 字 第 於 稿 面 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章 辦 理, 是 各 機 關 自 得 參 照 上 開 者 應 親 筆 簽 名 或 加 蓋 號 規 定, 訂 定 內 部 處 理 標 準 職 名 章 及 加 蓋 代 為 決 行 章 之 欄 位 疑 義 公 文 管 理 疑 義 台 90 秘 字 第 號 一 查 文 書 處 理 手 冊 十 四 ( 一 )6(1) 規 定 : 書 函 : 甲 於 公 務 未 決 階 段 需 要 磋 商 徵 詢 意 見 或 通 報 時 使 用 乙 代 替 過 去 之 便 函 備 忘 錄 簡 便 行 文 表, 其 適 用 範 圍 較 函 為 廣 泛, 舉 凡 答 復 簡 單 案 情, 寄 送 普 通 文 件 書 刊, 或 為 一 般 聯 繫 查 詢 等 事 項 行 文 時 均 可 使 用, 其 性 質 不 如 函 之 正 式 性 已 確 說 書 函 之 意 義 及 書 函 與 函 之 區 別 二 復 查 前 開 手 冊 三 十 九 ( 三 )4 規 定 : 書 函 開 會 通 知 單 移 文 單 及 一 般 事 務 性 之 通 知 聯 繫 洽 辦 等 公 文, 蓋 用 機 關 或 承 辦 單 位 條 戳 是 書 函 應 蓋 用 機 關 或 承 辦 單 位 之 條 戳 研 修 公 文 格 式 查 文 書 處 理 手 冊 規 定 速 別 密 等 及 解 密 條 件 發 台 90 秘 字 第 文 日 期 發 文 字 號 分 行 並 列, 係 考 量 公 文 得 以 簡 格 式 呈 號 現, 並 俾 利 其 以 電 子 方 式 製 作 ; 令 上 開 手 冊 十 五 ( 五 ) 規 1

2 定, 各 類 公 文 以 電 子 方 式 傳 送 時, 得 以 橫 行 格 式 製 作, 則 各 列 可 供 填 寫 之 空 間 有 限, 並 無 合 併 實 益 ; 且 速 別 與 密 等 及 解 密 條 件 二 者 定 義 不 同, 如 予 合 併 將 造 成 作 業 上 困 擾, 是 宜 維 持 現 行 格 式 各 機 關 收 文 編 號 登 錄 按 文 書 處 理 手 冊 二 十 三 ( 四 ): 總 收 文 人 員 於 每 作 業 台 90 秘 字 第 日 下 班 前 二 小 時 收 到 之 文 件, 應 於 當 日 編 號 登 錄 分 送 承 辦 號 單 位 旨 在 規 定 總 收 文 人 員 於 每 日 下 班 前 二 小 時 所 收 到 之 文 件, 均 應 於 當 日 分 送 承 辦 單 位, 至 上 開 時 間 後 所 收 之 文 件, 仍 應 登 錄 當 日 收 文 日 期 及 文 號 非 編 制 內 人 員 ( 如 研 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 二 十 六 ( 三 ) 究 助 理 ) 可 否 簽 辦 公 院 臺 秘 字 第 規 定 : 負 責 主 辦 某 項 業 務 之 人 員, 對 其 職 責 範 圍 內 之 事 文 疑 義 號 件, 認 為 必 須 以 文 書 宣 達 意 見 或 查 詢 事 項 時, 得 自 行 擬 辦 上 開 所 稱 人 員, 並 未 做 硬 性 規 定 是 研 究 助 理 等 非 編 制 內 人 員, 可 否 簽 辦 公 文, 請 本 於 權 責 自 行 卓 處 契 約 書 蓋 用 印 信 之 依 公 文 程 式 條 例 第 二 條 規 定, 公 文 程 式 之 類 別 包 括 疑 義 院 臺 秘 字 第 令 呈 咨 函 公 告 及 其 他 公 文 至 契 約 書, 查 本 院 訂 號 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 十 四 ( 二 ), 已 將 之 列 為 其 他 公 文 類 別 之 一 種, 得 視 公 務 性 質 使 用 之 又 同 手 冊 文 書 處 理 三 十 九 ( 三 ) 之 1 規 定, 契 約 書 等 應 蓋 用 機 關 印 信, 其 所 稱 印 信, 係 指 印 信 條 例 第 二 條 規 範 之 各 類 印 信 是 契 約 書 之 用 印, 各 機 關 可 參 照 印 信 條 例 第 十 五 條 之 規 定 蓋 用 文 書 處 理 蓋 用 印 信 一 依 印 信 條 例 第 二 條 規 定, 印 信 之 種 類 包 括 國 璽 印 疑 義 院 臺 秘 字 第 號 關 防 職 章 及 圖 記 ; 是 印 關 防 或 職 章 皆 係 印 信 之 一 種, 已 規 定 甚 二 至 上 級 機 關 或 業 務 主 管 機 關 就 契 約 書 等, 規 定 蓋 用 印 及 職 章, 是 否 符 合 印 信 條 例 及 文 書 處 理 之 規 定, 依 公 文 程 式 條 例 第 三 條 第 四 項 機 關 公 文 蓋 用 印 信 或 簽 署 及 授 權 辦 法, 除 總 統 府 及 五 院 自 行 訂 定 外, 由 各 機 關 依 其 實 際 業 務 自 行 擬 訂, 函 請 上 級 機 關 核 定 之 規 定, 是 各 機 關 可 依 實 際 業 務 性 質 自 行 訂 定 蓋 用 印 信 辦 法, 報 上 級 機 關 核 定 後 實 施 公 務 機 關 收 發 文 作 業 一 有 關 公 務 機 關 收 發 文 作 業 是 否 有 統 一 規 定 一 節, 查 本 統 一 規 定 院 臺 秘 字 第 號 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理, 已 就 收 發 文 作 業, 訂 有 統 一 之 規 定 二 有 關 可 否 要 求 公 務 員 佩 戴 名 牌 一 節, 基 於 尊 重 各 機 關 內 部 行 政 管 理, 目 前 並 無 強 制 規 定 所 屬 同 仁 佩 戴 名 2

3 牌, 惟 部 分 機 關 因 門 禁 管 理 或 為 民 服 務 工 作 需 要, 有 製 發 識 別 證, 供 所 屬 同 仁 佩 戴 匿 名 向 公 家 機 關 檢 舉 信 函 是 否 具 法 律 效 力 院 臺 秘 字 第 一 依 行 政 程 序 法 第 一 百 七 十 三 條 第 一 款 規 定, 人 民 陳 情 案 無 具 體 之 內 容 或 未 具 真 實 姓 名 或 住 址 者, 得 不 予 處 問 題 號 理 另 依 本 院 訂 定 之 行 政 院 暨 所 屬 各 機 關 處 理 人 民 陳 情 案 件 要 點 第 三 點 第 二 項 規 定, 人 民 陳 情 以 書 面 為 之 者, 應 載 具 體 陳 訴 事 項 姓 名 國 民 身 分 證 統 一 編 號 或 其 他 身 分 證 件 號 碼 及 聯 絡 方 式 ; 又 第 十 四 點 第 一 項 第 一 款 規 定, 人 民 陳 情 案 件 無 具 體 內 容 未 具 姓 名 或 住 址 者, 受 理 機 關 得 依 分 層 負 責 權 限 規 定, 不 予 處 理, 但 仍 應 予 以 登 記 是 人 民 陳 情 或 檢 舉 案 件, 有 匿 名 情 事 者, 依 上 開 規 定, 得 不 予 受 理 ; 惟 機 關 如 仍 予 受 理 者, 亦 非 法 所 不 許, 按 匿 名 陳 情 或 檢 舉 案 件 經 機 關 受 理 者, 如 查 證 屬 實, 自 應 依 相 關 法 律 程 序 辦 理 ; 若 查 無 實 據, 則 予 結 案 存 查 二 另 機 關 公 文 信 件 外, 未 書 寫 機 關 名 稱 及 詳 細 地 址, 是 否 藐 視 人 民 權 益 一 節, 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 三 十 六 ( 六 ), 已 定 各 機 關 對 外 行 文 應 記 載 機 關 全 銜 及 機 關 地 址 是 機 關 未 於 公 文 封 上 記 載 機 關 名 稱 及 詳 細 地 址, 收 件 人 仍 得 從 公 文 內 知 悉 機 關 名 稱 及 地 址, 尚 不 致 損 及 受 文 者 之 權 益 不 合 用 印 之 公 文 書 依 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 三 十 九 ( 三 ) 是 否 具 有 效 力 問 題 院 臺 秘 字 第 之 3 規 定 函 : 上 行 文 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名, 蓋 職 章 號 平 行 文 蓋 職 銜 簽 字 章 或 職 章 下 行 文 蓋 職 銜 簽 字 章 ; ( 三 ) 之 4 亦 規 定 書 函 開 會 通 知 單 移 文 單 及 一 般 事 務 性 之 通 知 聯 繫 洽 辦 等 公 文, 蓋 用 機 關 或 承 辦 單 位 條 戳 是 公 文 何 時 蓋 簽 字 章 或 條 戳, 已 有 確 之 劃 分 定 型 稿 上 首 長 署 名 一 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 三 十 九 蓋 可 否 直 接 套 印 發 文 院 臺 秘 字 第 號 印 及 簽 署 應 注 意 事 項 規 定, 各 機 關 任 何 文 件, 非 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 規 定 授 權 各 層 主 管 判 發 者, 不 得 蓋 用 印 信 上 述 所 謂 蓋 用 印 信 包 含 印 職 章 首 長 簽 字 章 或 機 關 條 戳 等 ; 至 蓋 用 方 式 究 係 以 人 工 機 器 或 套 印 等 何 種 方 式 為 之, 並 無 硬 性 規 定 二 有 關 定 型 稿 之 首 長 署 名 可 否 直 接 套 印 發 文, 按 定 型 稿 如 已 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 規 定 授 權 各 層 主 管 判 發 者, 基 於 提 升 行 政 效 率, 簡 化 人 工 作 業, 自 可 參 照 3

4 印 信 製 發 啟 用 管 理 換 發 及 廢 舊 印 信 繳 銷 辦 法 第 八 條 : 各 機 關 學 校 及 事 業 機 構 基 於 業 務 需 要, 須 將 印 信 拓 模 或 縮 小 製 模 套 印 於 文 件 者, 應 經 該 機 關 首 長 核 准, 並 依 同 辦 法 第 五 條 之 規 定 拓 模 二 份 向 印 信 原 製 發 機 關 報 備 製 版 及 套 印 過 程 中, 應 指 定 專 人 監 督 ; 套 印 完 畢 後, 底 片 印 版 應 予 銷 毀 或 指 定 單 位 或 人 員 保 管 之 規 定, 本 於 權 責, 自 行 酌 處 行 政 處 分 書 之 正 副 本, 其 各 自 法 律 效 力 院 臺 秘 字 第 一 查 公 文 程 式 條 例 及 行 政 程 序 法, 並 未 文 規 定 行 政 處 分 書 是 否 應 以 公 文 之 正 本 送 達 相 對 人, 惟 行 政 處 分 既 之 差 異 性 號 涉 及 受 行 政 處 分 人 民 之 權 義 事 項, 其 行 政 處 分 書 自 應 以 公 文 之 正 本 送 達 受 行 政 處 分 之 相 對 人 為 原 則 至 利 害 關 係 人 因 非 行 政 處 分 之 直 接 相 對 人, 依 上 開 條 例 第 九 條 : 公 文, 除 應 分 行 者 外, 並 得 以 副 本 抄 送 有 關 機 關 或 人 民 ; 收 受 副 本 者, 應 視 副 本 之 內 容 為 適 當 之 處 理 之 意 旨, 尚 非 不 得 以 公 文 之 副 本 送 達 行 政 處 分 書, 利 害 關 係 人 若 不 服 該 行 政 處 分 者, 自 得 依 訴 願 法 第 十 八 條 規 定 及 其 他 有 關 法 規 提 起 救 濟 二 另 公 文 之 內 容 若 涉 及 副 本 收 受 者 之 權 義, 且 符 合 行 政 程 序 法 第 九 十 二 條 第 一 項 : 本 法 所 稱 行 政 處 分, 係 指 行 政 機 關 就 公 法 上 具 體 事 件 所 為 之 決 定 或 其 他 公 權 力 措 施 而 對 外 直 接 發 生 法 律 效 果 之 單 方 行 政 行 為 之 要 件 者, 該 副 本 應 即 為 行 政 處 分, 其 效 力 與 以 公 文 正 本 送 達 之 行 政 處 分 應 無 二 致, 副 本 收 受 者 若 不 服 該 行 政 處 分 者, 亦 得 依 相 關 法 規 提 起 行 政 救 濟 各 級 長 官 批 示 公 文 依 公 文 程 式 條 例 第 八 條 規 定, 公 文 用 字 應 簡 淺 確 用 語 疑 義 院 臺 秘 字 第 至 各 級 長 官 批 示 公 文 之 用 語, 查 上 開 條 例 及 本 院 訂 頒 之 號 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 部 分, 並 未 做 硬 性 規 定 惟 公 文 既 經 首 長 或 依 分 層 負 責 授 權 批 定, 不 論 其 批 示 閱 如 院 臺 秘 字 第 擬 可 或 僅 簽 名, 應 即 視 為 同 意 簽 擬 意 見, 殆 無 疑 義 號 公 文 之 稱 謂 用 語 疑 義 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 十 六 ( 三 ) 院 臺 秘 字 第 之 5 公 文 用 語 規 定, 機 關 對 人 民 稱 先 生 女 士 或 通 號 稱 君 台 端 至 稱 謂 用 語 君 之 用 法, 雖 有 中 外 之 不 同, 惟 古 今 皆 以 君 為 尊 稱 他 人 之 詞, 故 公 文 用 語 以 君 通 稱 人 民 或 個 人, 並 無 不 妥 文 書 核 擬 及 處 理 程 序 依 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 三 十 ( 三 ) 疑 義 院 臺 秘 字 第 規 定, 會 稿 單 位 對 於 文 稿 有 不 同 意 見 時, 應 由 主 辦 單 位 綜 4

5 號 合 修 改 後, 再 送 決 定 是 本 案 財 主 單 位 既 有 不 同 意 見, 自 應 依 上 開 規 定 退 回 主 辦 單 位 重 擬, 不 宜 逕 行 陳 核 職 名 章 使 用 時 機 等 依 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 九 十 一 規 疑 義 院 臺 秘 字 第 定, 各 機 關 因 處 理 文 書 需 要, 得 依 照 規 定 自 行 刻 製 職 名 號 章, 分 交 各 有 關 單 位 或 人 員 妥 善 使 用 之 至 職 名 章 刻 製 甲 乙 章 及 其 使 用 時 機 並 無 統 一 規 定, 各 機 關 得 視 院 臺 秘 字 第 業 務 需 要 自 行 訂 定 相 關 規 定 辦 理 號 機 關 收 發 人 員 簽 收 私 人 信 函 及 物 品 遺 失 院 臺 秘 字 第 一 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 規 則 旨 在 統 一 各 機 關 之 事 務 管 理, 原 則 以 行 政 機 關 之 事 務 為 規 範 對 象, 不 應 有 法 律 ( 賠 償 ) 責 任 號 課 予 負 擔 法 律 ( 賠 償 ) 責 任 之 規 定 是 建 議 修 正 上 開 規 則, 課 予 機 關 收 發 人 員 簽 收 私 人 信 函 及 物 品 遺 失 法 律 ( 賠 償 ) 責 任, 尚 非 所 宜 二 另 依 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 二 十 簽 收 應 注 意 事 項 規 定, 機 關 外 收 發 人 員 收 到 公 文 或 函 電, 應 查 對 點 收 並 登 錄 於 外 收 文 簿 文 件 封 套 上 指 定 收 件 人 姓 名 者, 應 另 用 送 文 簿 登 錄 準 此, 機 關 收 發 人 員 若 代 為 簽 收 私 人 信 函 及 物 品, 應 依 上 開 規 定 辦 理, 如 有 遺 失 者, 各 機 關 自 可 本 於 權 責 究 處 公 文 經 收 文 編 號 後 有 關 公 文 經 收 文 編 號 後 遺 失, 可 否 以 簽 准 後 之 影 本 視 遺 失, 可 否 以 簽 准 後 院 臺 秘 字 第 同 正 本 辦 理, 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 並 未 之 影 本 視 同 正 本 辦 理 號 規 定, 惟 依 檔 案 管 理 局 訂 頒 之 機 關 檔 案 點 收 作 業 要 點 第 八 點 第 二 項 ( 十 ) 規 定 之 意 旨, 各 機 關 歸 檔 案 件 若 未 能 以 原 件 歸 檔 者, 應 簽 奉 權 責 長 官 核 准 基 此, 公 文 影 本 如 經 權 責 長 官 核 准, 應 可 視 同 正 本 辦 理 公 文 用 語 紀 ( 記 ) 錄 及 惠 字 疑 義 院 臺 秘 字 第 一 有 關 建 議 於 文 書 處 理 手 冊 增 訂 會 議 紀 錄 內 容 及 紀 ( 記 ) 錄 用 語 一 節, 查 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 規 則 號 第 十 一 篇 集 會 管 理 第 三 百 十 三 條 已 定, 議 事 紀 錄, 應 依 其 程 序 分 別 載 下 列 之 事 : 會 議 名 稱 及 會 次 ; 會 議 時 間 及 地 點 ; 主 席 姓 名 ; 紀 錄 姓 名 ; 報 告 事 項 ; 討 論 及 決 議 事 項 ; 選 舉 事 項 ; 其 他 應 行 記 載 事 項 各 機 關 自 可 參 照 上 開 規 定 辦 理, 似 毋 需 於 文 書 處 理 手 冊 另 作 規 定 二 有 關 公 文 期 望 用 語 惠 字 之 用 法 一 節, 查 前 開 手 冊 就 公 文 期 望 及 目 的 用 語, 僅 規 定 得 視 需 要 酌 用 請 希 查 照 等 至 惠 字 之 用 語 及 用 法, 並 未 作 規 定, 承 辦 人 員 可 視 案 件 性 質 斟 酌 使 用 5

6 收 文 包 裝 規 定 等 一 有 關 取 消 收 文 需 以 信 封 包 裝 之 規 定 一 節, 依 本 院 訂 頒 院 臺 秘 字 第 之 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 二 十 簽 收 應 注 意 事 項 號 ( 四 ): 收 件 應 注 意 封 口 是 否 完 整, 如 有 破 損 護 拆 閱 痕 跡, 應 當 面 會 同 送 件 人 於 送 件 簿 單 上, 註 退 還 或 拒 收 規 定, 旨 在 規 範 機 關 收 發 人 員 如 遇 有 以 信 封 包 裝 之 文 件, 應 加 以 檢 查, 避 免 收 文 後, 發 生 文 件 遺 漏 之 情 事, 並 未 強 制 規 定 所 有 文 件 均 應 須 以 信 封 包 裝 二 有 關 公 務 員 可 否 統 一 佩 帶 編 號 牌 一 節, 按 目 前 行 政 機 關 因 門 禁 管 理 或 為 民 服 務 工 作 需 要, 已 製 發 有 識 別 證 供 所 屬 同 仁 佩 帶, 至 是 否 應 統 一 佩 帶 編 號 牌, 宜 由 各 機 關 視 業 務 性 質 及 需 要, 本 於 權 責 辦 理 三 有 關 公 務 機 關 可 否 代 轉 公 文 一 節, 查 事 務 管 理 手 冊 並 未 規 定, 民 眾 致 機 關 之 公 文 可 透 過 郵 遞 傳 真 電 子 郵 件 等 方 式 送 達, 毋 需 親 持 辦 理 或 經 由 其 他 公 務 機 關 代 轉 惟 機 關 遇 有 不 屬 於 本 機 關 主 管 業 務 或 職 權 範 圍 之 來 文, 則 可 依 同 手 冊 文 書 處 理 四 十 五 ( 二 ) 規 定, 逕 以 移 文 單 移 送 主 管 機 關, 不 必 退 還 四 有 關 事 務 管 理 手 冊 是 否 全 國 公 務 共 通 性 採 用 一 節, 依 本 院 訂 頒 之 事 務 管 理 規 則 第 二 條 及 第 三 條 規 定, 各 機 關 之 事 務 管 理, 除 法 律 另 有 規 定 外, 依 本 規 則 之 規 定 ; 本 規 則 之 規 定, 於 公 營 事 業 及 公 立 學 校 適 用 之 是 依 據 該 規 則 訂 頒 之 事 務 管 理 手 冊, 本 院 所 屬 各 機 關 公 營 事 業 及 公 立 學 校, 自 應 一 體 適 用 五 有 關 處 理 民 眾 案 件 時 限 一 節, 查 人 民 申 請 案 件, 依 事 務 管 理 手 冊 文 書 處 理 八 十 之 規 定, 應 按 其 性 質, 區 分 類 別 項 目, 分 定 處 理 時 限 ; 至 人 民 陳 情 案 件, 依 行 政 院 暨 所 屬 各 機 關 處 理 人 民 陳 情 案 件 要 點 第 十 一 點 之 規 定, 各 機 關 應 視 業 務 性 質 分 別 訂 定 處 理 期 限, 各 種 處 理 期 限 不 超 過 三 十 日 是 各 機 關 自 應 依 案 件 性 質, 妥 定 期 限 處 理 照 顧 服 務 員 之 結 業 一 有 關 結 業 證 書 格 式 欠 缺 機 關 全 銜 及 字 號 一 節, 依 文 證 書 格 式 疑 義 院 臺 秘 字 第 書 處 理 手 冊 第 十 四 點 規 定, 證 書 係 屬 各 機 關 得 視 號 公 務 性 質 使 用 之 其 他 類 別 公 文 ; 至 證 書 格 式, 上 開 手 冊 並 未 規 定, 權 責 主 管 機 關 自 可 自 行 訂 定 是 旨 揭 結 業 證 書 應 依 權 責 主 管 機 關 訂 定 之 格 式 行 之 二 有 關 結 業 證 書 格 式 蓋 用 印 信 疑 義 一 節, 依 文 書 處 6

7 請 釋 公 告 製 作 成 附 件 以 電 子 交 換 行 院 臺 秘 字 第 文, 是 否 仍 具 效 力 疑 號 義 請 釋 證 書 執 照 及 理 手 冊 第 三 十 九 點 規 定, 證 書 應 蓋 用 機 關 印 信 及 首 長 職 銜 簽 字 章 是 照 顧 服 務 員 之 結 業 證 書, 應 依 上 開 規 定, 蓋 用 機 關 印 信 及 首 長 職 銜 簽 字 章 至 受 託 單 位 可 否 於 證 書 用 印, 上 開 手 冊 並 未 規 定 惟 結 業 證 書 係 在 給 予 受 訓 人 員 經 考 評 及 格 之 證, 如 經 權 責 主 管 機 關 核 備 並 用 印, 已 具 認 證 之 效 力, 受 託 單 位 似 毋 需 一 併 用 印 一 依 公 文 程 式 條 例 第 2 條 規 定, 公 告 為 公 文 之 一 種, 必 要 時 得 以 電 子 文 件 行 之 ; 該 條 例 第 3 條 及 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 第 5 條 亦 規 定, 機 關 公 文 以 電 子 文 件 行 之 者, 得 不 蓋 用 印 信 或 簽 署 基 此, 公 告 自 可 依 上 開 規 定, 以 電 子 交 換 方 式 行 之, 不 蓋 用 印 信 或 簽 署 二 至 所 提 加 蓋 印 信 之 公 告, 經 掃 瞄 成 附 件 檔 隨 文 以 電 子 交 換 行 文, 是 否 仍 具 效 力 一 節, 按 公 告 既 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 授 權 批 定, 並 加 蓋 機 關 印 信, 對 外 分 行, 不 論 其 呈 現 態 樣 為 何, 其 效 力 殆 無 疑 義 按 證 書 執 照 及 契 約 書 係 屬 公 文 書 之 一 種, 自 應 契 約 書 等, 如 以 外 文 院 臺 秘 字 第 依 文 書 處 理 手 冊 第 41 點 規 定, 蓋 用 機 關 印 信 及 首 長 製 發 之 蓋 用 印 信 疑 義 號 職 銜 簽 字 章 基 此, 是 類 公 文 如 以 外 文 製 發, 即 應 蓋 用 機 關 公 文 用 印 或 簽 署 方 式 疑 義 機 關 印 信 及 外 文 製 發 之 首 長 職 銜 簽 字 章 或 首 長 外 文 簽 署 惟 為 與 國 際 接 軌, 是 類 公 文 以 外 文 製 發, 如 雙 方 協 ( 約 ) 定 其 蓋 用 印 信 章 戳 方 式, 自 可 依 其 方 式 辦 理 院 臺 秘 字 第 印 信 或 簽 署, 有 以 下 3 種 規 定, 蓋 用 機 關 印 信, 並 由 機 號 查 公 文 程 式 條 例 第 3 條 第 1 項, 機 關 公 文 蓋 用 關 首 長 署 名 蓋 職 章 或 蓋 簽 字 章 ; 不 蓋 用 機 關 印 信, 僅 由 機 關 首 長 署 名, 蓋 職 章 或 蓋 簽 字 章 ; 僅 蓋 用 機 關 印 信 等 基 此, 機 關 公 文 應 視 其 性 質 依 上 開 規 定, 予 以 蓋 用 印 信 或 簽 署 至 行 政 機 關 分 層 負 責 實 施 要 領 第 11 點 後 段 規 定, 係 配 合 該 條 例 第 3 條 第 3 項 之 規 定, 就 各 機 關 內 部 單 位 基 於 授 權 處 理 公 務 且 須 以 機 關 名 義 對 外 行 文 者, 除 由 首 長 署 名 蓋 職 章 或 蓋 簽 字 章 外, 亦 得 以 章 戳 註 本 案 依 分 層 負 責 規 定 授 權 ( 單 位 ) 主 管 決 行, 旨 在 闡 該 機 關 內 部 第 2 層 及 其 以 下 各 層 主 管 基 於 授 權 決 定 處 理 之 公 文 公 文 品 質 與 責 任 歸 屬 一 文 書 處 理 手 冊 第 16 點 第 28 點 第 29 點 第 疑 義 院 臺 秘 字 第 30 點 規 定, 均 與 公 文 品 質 有 關, 至 於 該 手 冊 中 之 其 7

8 索 取 內 政 部 交 通 部 號 他 規 定, 對 文 書 處 理 之 品 質 及 效 率, 亦 有 直 接 關 係 此 外, 本 院 研 考 會 亦 訂 有 文 書 流 程 管 理 手 冊, 要 求 各 機 關 辦 理 定 期 或 不 定 期 公 文 檢 核 訓 練 與 宣 導 等 事 項, 以 增 強 公 文 作 業 功 能 及 提 高 公 文 品 質 二 文 書 處 理 手 冊 旨 在 供 各 機 關 文 書 處 理 之 作 業 規 範 及 共 同 遵 循 標 準, 並 未 課 予 法 律 責 任 至 於 所 指 機 關 公 文 書 如 有 內 容 與 事 實 不 符 或 曲 解 法 令 情 形 一 節, 應 視 個 案 所 涉 相 關 作 用 法 令, 由 權 責 機 關 認 定, 不 在 手 冊 規 範 內 及 臺 北 市 政 府 之 公 文 院 臺 秘 字 第 其 實 際 業 務 自 行 擬 訂 公 文 蓋 用 印 信 或 簽 署 及 授 權 辦 法, 並 蓋 用 印 信 或 簽 署 及 授 號 未 強 制 規 定 應 予 訂 定 復 因 文 書 處 理 手 冊 已 就 蓋 印 及 權 辦 法 機 關 內 部 依 據 法 律 設 立 由 本 機 關 以 外 院 臺 秘 字 第 之 專 家 學 者 所 組 成 號 超 然 行 使 職 權 之 各 種 委 員 會, 其 作 成 之 決 議 或 決 定, 得 否 以 委 員 會 之 名 義 對 外 行 文 疑 義 醫 事 審 議 委 員 會 得 否 對 外 行 文 疑 義 院 臺 秘 字 第 號 查 公 文 程 式 條 例 第 3 條 第 4 項 規 定, 由 各 機 關 依 簽 署 訂 有 應 注 意 事 項, 目 前 各 機 關 均 參 照 上 開 規 定 辦 理, 且 旨 揭 3 機 關 亦 函 復, 未 另 訂 相 關 辦 法 一 按 公 文 程 式 條 例 第 3 條 第 1 項 規 定, 機 關 公 文 應 視 其 性 質, 依 規 定 蓋 用 印 信 或 簽 署 同 條 第 3 項 雖 例 外 規 定 機 關 內 部 單 位 處 理 公 務, 對 外 行 文 時, 由 該 單 位 主 管 署 名 蓋 職 章, 其 效 力 與 蓋 用 該 機 關 印 信 之 公 文 同, 惟 乃 文 規 定 以 基 於 授 權 為 要 件 又 依 文 書 處 理 手 冊 第 48 點 有 關 行 文 之 簡 化, 各 機 關 內 部 單 位 接 洽 事 項, 雖 得 對 其 他 機 關 或 其 內 部 單 位 直 接 行 文, 惟 仍 限 於 職 掌 範 圍 內 之 事 項 或 依 分 層 負 責 之 事 項 二 中 央 行 政 機 關 組 織 基 準 法 施 行 後, 法 制 作 業 上 雖 允 許 作 用 法 規 因 有 公 開 公 平 原 則 及 踐 行 一 定 程 序 之 需 求, 而 例 外 針 對 法 定 程 序 或 參 與 人 員 身 分 加 以 規 範, 惟 既 不 能 直 接 規 範 任 務 編 組 之 設 置, 更 無 可 能 因 此 而 使 任 務 編 組 具 有 獨 立 權 能 蓋 各 該 委 員 會 之 性 質, 並 非 機 關 內 部 單 位, 其 性 質 當 為 任 務 編 組, 無 須 法 律 依 據 即 可 組 成 再 者, 任 務 編 組 本 無 獨 立 職 掌, 亦 無 超 然 獨 立 行 使 職 權 之 可 能 綜 上, 任 務 編 組 僅 具 諮 詢 功 能, 性 質 上 並 非 機 關 內 部 基 於 業 務 劃 分 職 掌 之 單 位, 亦 無 授 權 或 分 層 負 責 可 能, 是 以 其 作 成 之 決 議 或 決 定 應 僅 供 行 政 機 關 參 考, 無 援 用 或 比 照 前 揭 規 定 以 其 名 義 對 外 行 文 之 餘 地 一 按 醫 療 法 第 98 條 及 第 100 條 規 定, 醫 事 審 議 委 員 會 之 設 置, 旨 在 要 求 主 管 機 關 應 循 特 定 程 序 遂 行 一 定 事 項 及 規 定 參 與 人 員 之 身 分 資 格, 惟 並 不 因 此 改 變 8

9 其 任 務 編 組 之 性 質, 亦 無 具 有 獨 立 職 掌 及 權 能 之 可 能, 從 而 自 當 不 得 基 於 授 權 而 以 委 員 會 名 義 對 外 行 文 二 本 案 係 因 於 作 用 法 規 定 機 關 組 織 所 致, 中 央 行 政 機 關 組 織 基 準 法 施 行 後, 至 多 僅 得 於 有 公 開 公 平 原 則 及 踐 行 一 定 程 序 需 求 之 情 形, 例 外 針 對 法 定 程 序 或 參 與 人 員 身 分, 加 以 規 範 前 開 規 定 體 例 已 與 現 行 法 制 不 符, 未 來 似 宜 配 合 組 織 改 造 進 程, 適 時 檢 討 修 正 機 關 首 長 停 職 期 間, 公 文 蓋 印 及 簽 署 疑 義 院 臺 秘 字 第 號 按 公 務 員 懲 戒 法 第 5 條 規 定, 貴 會 首 長 因 停 職 依 法 不 能 執 行 職 務, 已 形 同 出 缺, 有 關 公 文 之 蓋 印 及 簽 署, 應 依 公 文 程 式 條 例 第 4 條 第 1 項 規 定 辦 理 機 密 檔 案 解 降 密 權 責 一 按 機 密 文 書 原 核 定 機 關 因 組 織 裁 併 或 職 掌 調 整, 致 該 機 關 疑 義 院 臺 秘 字 第 號 機 密 事 項 非 其 管 轄 者, 相 關 保 護 作 業 由 承 受 其 業 務 之 機 關 辦 理 ; 無 承 受 業 務 機 關 者, 由 原 核 定 機 關 之 上 級 機 關 或 主 管 機 關 為 之, 文 書 處 理 手 冊 第 74 點 (4) 規 定 甚 二 貴 校 保 管 臺 灣 省 行 政 長 官 公 署 教 育 處 之 機 密 檔 案, 因 年 代 久 遠 已 失 保 密 時 效, 行 文 教 育 部 中 部 辦 公 室 建 請 註 銷 機 密 等 級, 該 辦 公 室 回 復 該 檔 案 已 移 轉 國 史 館 存 放 一 案 依 前 開 規 定, 查 國 史 館 僅 係 檔 案 存 放 而 非 承 受 業 務 之 機 關, 本 案 承 受 業 務 之 機 關 應 為 教 育 部 中 部 辦 公 室, 基 此, 應 由 該 辦 公 室 辦 理 機 密 等 級 註 銷 事 宜 交 通 部 製 發 之 駕 駛 執 照 是 否 屬 於 文 書 處 院 臺 秘 字 第 一 按 公 文 程 式 條 例 第 2 條 及 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 規 定, 交 通 部 製 發 之 駕 駛 執 照 係 為 其 他 公 文 之 理 手 冊 規 定 之 公 文 類 號 別, 以 及 其 格 式 是 否 一 種 又 依 同 條 例 第 1 條 第 3 條 及 同 手 冊 第 41 點 等 相 關 規 定, 應 依 規 定 蓋 用 印 信 或 簽 署 應 依 公 文 程 式 條 例 規 定 蓋 用 印 信 二 查 現 行 汽 車 駕 駛 執 照 蓋 用 交 通 部 駕 駛 執 照 製 發 之 章, 係 該 部 80 年 10 月 1 日 邀 集 相 關 機 關 決 定 之 格 式 由 於 汽 車 駕 駛 執 照 已 依 一 定 程 式 製 發, 且 其 他 要 件 均 已 具 備, 尚 不 影 響 其 效 力 2 頁 以 上 公 文 擬 以 按 公 文 程 式 條 例 第 11 條 規 定, 公 文 在 2 頁 以 上 電 動 騎 縫 密 碼 機 打 洞 院 臺 秘 字 第 時, 應 在 騎 縫 處 加 蓋 章 戳 ; 至 其 蓋 用 方 式 究 係 以 人 工 方 式 取 代 蓋 ( 印 ) 騎 號 機 器 或 套 印 等 何 種 方 式 為 之, 並 無 硬 性 規 定, 貴 縫 章 戳, 是 否 符 合 公 局 可 本 於 權 責, 自 行 酌 處 文 程 式 條 例 第 11 條 規 定 9

10 請 釋 公 務 發 文 用 詞 查 本 院 訂 頒 之 文 書 處 理 手 冊, 並 無 旨 揭 用 語 之 規 為 文 憑 辦 之 含 意 院 臺 秘 字 第 定 號 請 釋 公 文 簽 擬 疑 義 一 查 公 務 員 服 務 法 第 2 條 及 公 務 人 員 保 障 法 第 院 臺 秘 字 第 17 條 規 定, 已 定 公 務 人 員 對 於 長 官 監 督 範 圍 內 所 號 發 之 命 令 有 服 從 義 務, 倘 若 認 為 該 命 令 違 法, 則 應 負 報 告 之 義 務 承 辦 人 員 簽 擬 公 文 原 即 應 依 分 層 負 責 相 關 規 定, 陳 請 長 官 核 定 或 判 行, 至 核 稿 應 注 意 事 項, 文 書 處 理 手 冊 第 32 點 已 規 定 甚 基 此, 台 端 所 詢 單 位 主 管 核 稿 時 認 為 另 有 他 項 意 見 或 較 妥 當 之 處 理 辦 法 時, 除 非 該 意 見 顯 然 違 背 法 令 或 超 出 其 監 督 範 圍 外, 承 辦 人 員 仍 應 遵 從 長 官 指 示, 重 行 簽 辦 陳 核 二 至 台 端 所 詢 是 否 應 於 文 稿 表 頭 註 記 先 簽 後 稿 簽 稿 併 陳 以 稿 代 簽 等 擬 辦 方 式, 依 前 開 手 冊 第 19 點, 僅 規 定 上 述 擬 辦 方 式, 並 無 硬 性 規 定 於 何 處 註 惟 為 利 長 官 核 閱, 可 依 該 手 冊 第 31 點 規 定, 由 承 辦 人 員 斟 酌 情 形, 於 稿 面 適 當 處 予 以 註 請 釋 公 文 用 語 等 疑 義 一 有 關 直 接 稱 謂 用 語 之 使 用, 文 書 處 理 手 冊 第 18 院 臺 秘 字 第 點 已 就 機 關 間 行 文 之 稱 謂 用 語, 規 定 甚 基 此, 所 號 詢 縣 市 政 府 行 文 內 政 部 僑 委 會 體 委 會 內 政 部 警 政 署 教 育 部 中 部 辦 公 室, 及 直 轄 市 政 府 教 育 局 對 教 育 部 之 行 文, 應 先 釐 清 發 文 者 與 受 文 者 之 間 隸 屬 關 係, 再 依 上 開 規 定 使 用 稱 謂 用 語 二 有 關 印 信 之 蓋 用, 按 前 開 手 冊 第 41 點, 僅 規 定 蓋 印 及 簽 署 應 注 意 事 項, 至 所 詢 校 長 某 某 某 ( 職 銜 姓 名 ) 可 否 蓋 章 或 打 字, 並 無 硬 性 規 定 另 公 文 署 縣 立 國 民 中 學 校 長 係 屬 機 關 首 長 全 銜 姓 名, 蓋 職 章 之 用 法, 為 公 文 程 式 條 例 所 列 呈, 僅 對 總 統 有 所 呈 請 或 報 告 時 使 用 三 有 關 數 字 用 法, 依 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 第 2 點 第 4 點 規 定, 數 字 用 語 具 一 般 數 字 意 義 統 計 意 義 者, 或 以 阿 拉 伯 數 字 表 示 較 清 楚 者, 使 用 阿 拉 伯 數 字 但 屬 法 規 制 定 修 正 及 廢 止 案 之 法 制 作 業 者, 應 依 中 央 法 規 標 準 法 法 律 統 一 用 語 表 等 相 關 規 定 辦 理 據 此, 所 詢 數 字 用 法 案 例 均 具 統 計 意 10

11 建 議 政 府 機 關 發 文 日 期 採 用 西 元 紀 年 臺 灣 省 政 府 請 釋 該 省 各 區 車 輛 行 車 事 故 鑑 院 臺 秘 字 第 定 委 員 會 函 送 鑑 定 號 意 見 書 是 否 應 予 簽 受 文 者 : 義, 可 使 用 阿 拉 伯 數 字 表 示, 即 第 5 審 查 會 3 年 4 班 1 式 2 份 各 1 名 6 億 3,944 萬 2,789 人 或 639,442,789 人 第 2 順 位 惟 如 屬 法 規 制 定 修 正 及 廢 止 案 之 法 制 作 業 公 文 書 ( 如 令 函 法 規 草 案 總 說 條 文 對 照 表 等 ), 則 宜 使 用 中 文 數 字 目 前 依 據 公 文 程 式 條 例 第 6 條 規 定, 公 文 應 記 院 臺 秘 字 第 國 曆 年 月 日 ; 本 院 訂 頒 文 書 處 理 手 冊 第 20 點 亦 號 規 定, 文 書 中 記 載 年 份, 以 國 曆 為 準, 惟 外 文 或 譯 件, 得 採 西 元 紀 年 署 蓋 印 章 戳 或 副 署 交 通 部 ( 正 二 機 關 公 文 應 依 上 開 條 例 第 3 條 規 定 規 定 蓋 用 印 信 或 簽 等 疑 義 本 ) 臺 灣 省 政 府 ( 副 本 ) 請 釋 刊 刻 職 名 章 一 省 ( 市 ) 各 區 車 輛 行 車 事 故 鑑 定 委 員 會 依 其 職 掌 就 行 車 事 故 所 為 之 鑑 定 意 見 書, 係 與 公 務 有 關, 依 公 文 程 式 條 例 第 1 條 第 2 條 及 文 書 處 理 手 冊 第 1 點 等 規 定, 應 為 公 文, 且 屬 其 他 公 文 之 範 疇 署, 且 基 於 鑑 定 意 見 書 係 省 ( 市 ) 各 區 車 輛 行 車 事 故 鑑 定 委 員 會 所 為 之 意 思 表 示, 為 昭 慎 重 及 避 免 遭 變 ( 偽 ) 造, 請 依 上 開 規 定 就 車 輛 行 車 事 故 鑑 定 及 覆 議 作 業 辦 法 有 關 鑑 定 意 見 書 之 蓋 印 或 簽 署 部 分, 予 以 確 規 範 甲 ( 乙 丙 ) 章 效 力 院 臺 秘 字 第 點 規 定 自 行 刻 製 職 名 章, 分 交 各 有 關 單 位 或 人 員 妥 善 使 用 疑 義 請 釋 行 政 機 關 將 首 長 各 機 關 因 處 理 文 書 需 要, 得 依 照 文 書 處 理 手 冊 第 號 之 又 該 手 冊 第 30 點 規 定, 文 書 之 核 決, 於 稿 面 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章 辦 理, 是 以 蓋 章 等 同 簽 名 至 所 詢 職 名 章 刻 製 甲 乙 丙 章 及 其 效 力 問 題, 該 手 冊 並 未 規 範, 各 機 關 得 視 業 務 需 要 自 行 訂 定 相 關 規 定 辦 理 批 示 閱 之 簽 ( 會 院 臺 秘 字 第 他 公 文 簽 為 承 辦 人 員 就 職 掌 事 項, 或 下 級 機 關 首 長 對 上 議 紀 錄 簽 陳 ) 影 送 當 號 級 機 關 首 長 有 所 陳 述 請 示 請 求 建 議 時 使 用 ; 紀 錄 為 事 人 之 效 力 疑 義 按 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 規 定, 簽 及 紀 錄 係 屬 其 記 錄 會 議 經 過 決 議 或 結 論 時 使 用, 二 者 均 屬 機 關 內 部 作 業 性 質 至 公 文 既 經 首 長 或 依 分 層 負 責 授 權 批 定, 不 論 其 批 示 閱 如 擬 可 或 僅 簽 名, 應 即 視 為 同 意 簽 擬 意 見 基 此, 旨 揭 陳 報 會 議 紀 錄 之 簽, 係 屬 機 關 內 部 文 書 作 業 性 質, 雖 經 首 長 批 閱, 其 若 未 正 式 對 外 行 文, 則 無 對 外 發 生 效 力 問 題 請 釋 行 政 機 關 首 長 所 指 機 關 首 長 批 示 閱 之 簽 是 否 涉 及 不 法 情 事, 應 視 具 批 示 閱 之 簽 如 涉 院 臺 秘 字 第 體 個 案 事 實 及 所 涉 相 關 法 令, 由 權 責 機 關 認 定 及 不 法, 得 否 逕 認 其 號 11

12 係 批 示 如 擬 或 可 而 送 請 法 辦 疑 義 請 釋 會 議 之 決 議 一 按 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 規 定, 紀 錄 係 屬 其 他 公 與 結 論 疑 義 院 臺 秘 字 第 號 文 之 一, 且 於 記 錄 會 議 經 過 決 議 或 結 論 時 使 用 另 查 內 政 部 頒 行 之 會 議 規 範, 對 於 會 議 議 案 之 處 理 均 以 決 議 稱 之, 並 未 使 用 結 論 一 詞 復 查 上 開 規 範 第 20 條 後 段 及 第 47 條 規 定, 所 謂 決 議 係 指 決 定 議 論 之 事 項 或 經 由 討 論 而 表 決 之 議 案 至 結 論 一 詞, 依 詞 彙 所 載, 係 指 對 於 某 種 事 務, 最 後 所 下 之 論 斷 二 綜 上, 就 會 議 決 議 與 結 論 之 意 涵, 二 者 在 決 定 議 論 或 事 務 之 論 斷 上, 並 無 二 致, 且 實 務 上, 會 議 決 議 與 結 論 常 交 互 使 用 並 見 諸 於 各 種 紀 錄 中 請 釋 文 書 處 理 手 冊 查 該 手 冊 係 規 範 行 政 機 關 內 部 文 書 處 理 之 規 定, 屬 是 否 屬 行 政 程 序 法 院 臺 秘 字 第 行 政 程 序 法 第 159 條 第 2 項 第 1 款 規 定 之 行 政 規 則 規 定 之 行 政 規 則 號 疑 義 請 釋 使 用 副 本 疑 義 查 收 受 副 本 者, 公 文 程 式 條 例 第 9 條 已 定, 應 院 臺 秘 字 第 視 副 本 之 內 容 為 適 當 之 處 理 副 本 如 屬 通 知 性 質, 不 需 辦 號 理, 亦 無 其 他 意 見 者, 基 於 文 書 簡 化, 依 文 書 處 理 手 冊 第 46 點 規 定, 不 必 行 文 答 復 此 外, 如 要 求 副 本 收 受 者 作 為 時, 該 手 冊 第 19 點 亦 規 定, 發 文 機 關 可 於 說 段 內 列 基 此, 收 受 副 本 之 機 關, 應 依 上 開 規 定 審 視 內 容 妥 為 處 理 請 釋 機 關 首 長 因 故 文 書 之 核 決 如 為 決 定 者 時, 依 文 書 處 理 手 冊 第 30 點 不 能 視 事 ( 差 假 ), 機 院 臺 秘 字 第 規 定, 係 依 分 層 負 責 規 定 之 最 後 決 定 人 於 稿 面 適 當 位 置 簽 關 一 層 公 文 文 稿 核 判 號 名 或 蓋 章 辦 理 基 此, 倘 最 後 決 定 人 為 機 關 首 長, 其 因 故 疑 義 不 能 視 事 ( 差 假 ) 而 由 代 理 人 代 行 首 長 職 務 時, 由 代 理 人 依 上 開 規 定 於 稿 面 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章 另 鑑 於 該 首 長 因 故 不 能 視 事, 自 不 應 使 用 其 職 名 章 請 釋 公 文 程 式 條 例 機 關 公 文 依 公 文 程 式 條 例 第 3 條 第 1 項 規 定, 應 第 4 條 第 2 項 規 定 之 院 臺 秘 字 第 視 其 性 質 分 別 蓋 用 印 信 或 簽 署 是 以 機 關 名 義 對 外 行 文 執 行 疑 義 號 時, 由 首 長 署 名, 倘 機 關 首 長 因 故 不 能 視 事, 按 同 條 例 第 4 條 第 2 項 規 定, 由 代 理 人 代 行 首 長 職 務 時, 機 關 公 文 除 署 首 長 姓 名 註 不 能 視 事 事 由 外, 應 由 代 行 人 附 署 職 銜 姓 名 於 後, 並 加 註 代 行 二 字 基 此, 機 關 公 文 對 外 行 文 之 簽 署, 與 公 文 係 由 首 長 或 代 理 人 核 決 無 關, 仍 應 以 發 文 當 12

13 日 首 長 在 勤 與 否 為 依 據 請 釋 分 項 標 號 規 定 之 文 書 處 理 手 冊 第 16 點 ( 四 ) 已 定, 分 項 標 號 應 另 疑 義 院 臺 秘 字 第 列 縮 格 以 全 形 書 寫, 其 格 式 可 參 考 該 手 冊 附 件 4- 分 項 標 號 號 書 寫 格 式 舉 例 予 以 編 排 至 所 詢 (1) 之 後 分 項 標 號 的 書 寫 方 式, 該 手 冊 並 無 規 範, 各 機 關 得 視 實 際 需 要, 自 行 增 訂 請 釋 使 用 附 件 章 疑 義 按 文 書 處 理 手 冊 第 31 點 規 定, 承 辦 人 員 於 辦 稿 時, 院 臺 秘 字 第 可 參 考 附 錄 6 之 範 例, 於 附 件 欄 中 註 內 容 名 稱 媒 號 體 型 式 數 量 及 其 他 有 關 字 樣 又 各 機 關 因 處 理 文 書 需 要, 得 依 照 該 手 冊 第 89 點 規 定 自 行 刻 製 附 件 章, 於 公 文 之 附 件 上 蓋 用 是 以 公 文 如 已 於 文 面 上 註 附 件 之 內 容 名 稱 等 字 樣, 其 附 件 未 蓋 用 附 件 章, 尚 不 影 響 其 效 力 政 府 機 關 官 方 網 站 使 旨 揭 台 或 臺 字 之 使 用, 文 書 處 理 手 冊 並 無 規 用 台 或 臺 字 院 臺 秘 字 第 定, 惟 實 務 上 台 或 臺 字 均 常 互 用 至 政 府 機 關 網 之 疑 義 號 站 對 上 開 二 字 使 用 正 體 字 或 異 體 字 有 無 統 一 規 定, 宜 洽 詢 權 責 機 關 建 議 修 正 文 書 處 理 按 機 關 辦 理 法 規 命 令 之 訂 定 修 正 廢 止 之 法 制 及 刊 手 冊 附 件 6 有 關 會 院 臺 秘 字 第 登 本 院 公 報 作 業, 須 辦 理 發 布 令 報 院 函 送 立 法 院 查 照 銜 公 文 會 辦 單 之 說 號 函 送 本 院 公 報 編 印 中 心 預 ( 送 ) 刊 公 報 書 函 及 送 其 他 機 事 項 關 知 悉 函 等 6 稿 至 文 書 處 理 手 冊 有 關 會 銜 公 文 會 辦 單 之 說 二, 係 就 2 以 上 機 關 會 銜 發 布 法 規 命 令 時, 對 主 辦 機 關 及 受 會 機 關 處 理 有 會 銜 必 要 文 稿 之 文 書 處 理 作 業 流 程 規 範, 是 以 發 布 令 報 院 函 及 送 立 法 院 查 照 函 等 有 會 銜 必 要 文 稿, 則 依 該 流 程 辦 理, 並 無 礙 於 主 辦 機 關 另 依 本 院 公 報 公 文 範 例 與 流 程 所 示, 辦 理 預 刊 及 送 刊 公 報 之 文 書 處 理 基 此, 該 手 冊 有 關 會 銜 公 文 會 辦 單 之 規 定 與 本 院 公 報 統 一 發 行 作 業 尚 無 不 符 之 情 形 請 釋 中 央 各 機 關 對 外 有 關 機 關 公 文 蓋 用 印 信 或 簽 署, 公 文 程 式 條 例 第 發 文 主 管 未 蓋 章 之 效 院 臺 秘 字 第 3 條 第 1 項 定 有 以 下 3 種, 蓋 用 機 關 印 信, 並 由 機 關 首 長 力 疑 義 號 署 名 蓋 職 章 或 蓋 簽 字 章 ; 不 蓋 用 機 關 印 信, 僅 由 機 關 首 長 署 名, 蓋 職 章 或 蓋 簽 字 章 ; 僅 蓋 用 機 關 印 信 又 同 條 第 3 項 亦 規 定, 機 關 內 部 單 位 處 理 公 務, 基 於 授 權 對 外 行 文 時, 由 該 單 位 主 管 署 名 蓋 職 章, 其 效 力 與 蓋 用 機 關 印 信 之 公 文 同 惟 機 關 公 文 如 以 電 報 電 報 交 換 電 傳 文 件 或 其 他 電 子 文 件 行 之 者, 同 條 第 5 項 規 定 得 不 蓋 用 印 信 或 簽 署 台 端 所 詢 機 關 對 外 發 文 主 管 未 蓋 章 之 效 力, 應 視 具 體 個 案 事 實, 由 權 責 機 關 認 定 13

14 請 釋 政 府 行 政 機 關 如 擬 一 詞 涵 蓋 同 意 承 辦 單 位 之 擬 辦 意 見 及 各 層 核 稿 公 文 書 簽 擬 用 語 擬 院 臺 秘 字 第 人 員 之 加 註 意 見, 如 仍 有 疑 義, 請 逕 向 判 行 或 該 核 稿 人 員 如 擬 之 疑 義 號 請 示 請 釋 戳 記 格 式 之 疑 義 按 戳 記 印 文 之 定 義 及 其 是 否 屬 於 法 律 所 定 文 書 之 範 院 臺 秘 字 第 圍, 應 視 各 該 法 律 命 令 之 規 定 內 容 而 定, 是 以 戳 記 格 式 之 號 態 樣 甚 廣, 無 法 一 概 而 論 至 法 律 命 令 規 定 之 戳 記 格 式 於 刊 用 時 變 更 致 未 符 原 規 定, 或 規 定 應 刊 用 而 未 刊 用, 有 無 違 法 且 追 究 其 刑 責 一 節, 宜 視 具 體 事 實 做 個 案 判 斷 請 釋 公 文 書 上 之 首 長 文 書 處 理 手 冊 第 41 點 已 定 蓋 印 及 簽 署 應 注 意 事 簽 名 章 署 名 可 否 以 印 院 臺 秘 字 第 項, 各 機 關 任 何 文 件, 非 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 規 定 授 表 機 列 印 之 黑 色 字 體 號 權 各 層 主 管 判 發 者, 不 得 蓋 用 印 信 至 蓋 用 方 式 及 字 體 採 格 式 取 代 現 行 藍 色 墨 用 何 種 顏 色, 並 未 規 定 水 用 印 方 式 之 疑 義 請 釋 會 銜 公 文 蓋 印 按 公 文 程 式 條 例 第 2 條 及 第 3 條 第 1 項 規 定, 公 文 程 規 定 疑 義 院 臺 秘 字 第 式 之 類 別 分 為 令 呈 咨 函 公 告 及 其 他 公 文, 機 關 公 號 文 應 視 其 性 質 分 別 蓋 用 印 信 或 簽 署 另 查 文 書 處 理 手 冊 第 40 點 ( 三 ) 亦 就 令 公 告 呈 函 書 函 及 開 會 通 知 單 等, 分 別 訂 其 蓋 印 及 簽 署 應 注 意 事 項 是 以, 所 詢 會 銜 公 文 之 蓋 印 或 簽 署, 自 應 依 上 開 規 定 辦 理 地 方 政 府 以 局 處 首 長 按 公 文 程 式 條 例 第 1 條 規 定, 公 文 係 處 理 公 務 之 文 箋 函 回 復 民 眾 詢 問 事 院 臺 秘 字 第 書, 其 類 別 除 同 條 例 第 2 條 第 1 項 第 1 至 5 款 所 定 之 令 項 之 作 為 是 否 合 法 疑 號 呈 咨 函 公 告 外, 尚 有 其 他 因 辦 理 公 務 需 要 之 文 書, 義 可 列 為 其 他 公 文, 例 如 書 函 箋 函 或 便 箋 等 又 查 箋 函 之 使 用, 依 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 規 定, 係 以 個 人 或 單 位 名 義 於 洽 商 或 回 復 公 務 時 用 之 是 以, 各 機 關 針 對 民 眾 詢 問 事 項, 自 得 依 上 開 規 定 並 參 酌 案 情 以 妥 適 之 公 文 類 別 回 復 請 查 內 政 部 營 建 署 按 人 民 向 機 關 查 詢 行 政 法 令 等 事 項, 係 屬 行 政 程 序 法 以 書 函 蓋 用 署 戳 回 復 院 臺 秘 字 第 第 168 條 規 定 之 陳 情, 且 依 行 政 院 暨 所 屬 各 機 關 處 理 人 民 眾 陳 請 釋 疑 事 項 之 號 民 陳 情 案 件 要 點 第 8 點 規 定 ( 如 附 件 ), 各 機 關 受 理 人 作 為 是 否 合 法 疑 義 民 陳 情 案 件 後, 得 視 情 形 以 公 文 電 子 公 文 或 其 他 方 式 答 復 陳 情 人, 並 未 限 制 行 政 機 關 答 復 人 民 陳 情 案 件 之 公 文 程 式 類 別 ; 又 鑑 於 函 及 書 函 均 為 公 文 程 式 條 例 第 2 條 第 1 項 第 4 款 第 6 款 及 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 規 定 處 理 公 務 之 文 書 基 此, 本 案 內 政 部 營 建 署 針 對 臺 端 陳 請 釋 疑 事 項, 自 得 依 上 開 規 定 並 參 酌 案 情 以 函 書 函 或 電 子 公 文 等 方 式 回 復 至 所 詢 該 署 書 函 蓋 用 署 戳 之 作 法, 查 與 上 開 手 14

15 冊 第 40 點 有 關 書 函 蓋 用 機 關 或 承 辦 單 位 條 戳 之 規 定, 並 無 不 合 函 詢 文 書 處 理 手 冊 有 關 公 文 製 作 之 使 用 院 臺 秘 字 第 一 查 公 文 書 對 外 行 文 所 用 名 義, 旨 揭 手 冊 第 12 點 已 規 定 甚, 凡 性 質 以 用 本 機 關 為 宜 者, 應 以 機 關 名 義 行 等 疑 義 號 文 ; 以 用 單 位 名 義 為 宜 者, 可 以 該 單 位 名 義 行 文 是 以 貴 校 校 內 單 位 之 開 會 通 知 單, 應 視 開 會 事 由 性 質, 依 上 開 規 定 決 定 行 文 所 用 名 義 二 按 公 文 程 式 條 例 第 1 條, 稱 公 文 者, 謂 處 理 公 務 之 文 書, 簽 屬 同 條 例 第 2 條 之 其 他 公 文, 並 已 於 旨 揭 手 冊 第 15 點 規 範, 自 應 依 手 冊 第 44 點 規 定 辦 理 歸 檔 各 機 關 辦 畢 之 案 件, 依 機 關 檔 案 點 收 作 業 要 點 第 5 點 規 定, 應 送 交 檔 案 管 理 單 位 歸 檔 三 各 機 關 內 部 撰 稿 作 業, 一 文 有 數 受 文 者 時, 得 參 照 旨 揭 手 冊 第 19 點 規 定, 就 內 容 大 同 小 異 者, 同 稿 併 敘, 將 不 同 文 字 列 出, 並 註 某 處 文 字 針 對 某 受 文 者 文 稿 既 經 陳 核 判 行, 文 書 單 位 即 應 依 同 手 冊 陸 發 文 處 理 之 繕 印 校 對 至 封 發 送 達 等 規 定 辦 理 請 釋 有 關 文 書 處 理 手 冊 規 範 承 辦 單 位 院 臺 秘 字 第 所 詢 旨 揭 手 冊 規 範 承 辦 單 位 公 文 處 理 權 責, 是 否 依 行 政 程 序 法 之 規 定 一 節, 查 行 政 程 序 法 第 11 條 第 1 項 規 定, 公 文 處 理 權 責 範 疇 號 行 政 機 關 之 管 轄 權, 依 其 組 織 法 規 或 其 他 行 政 法 規 定 之, 係 規 範 行 政 機 關 之 管 轄 權 及 管 轄 權 不 得 隨 意 設 定 或 變 更 之 原 則, 即 針 對 機 關 與 機 關 間 管 轄 權 限 之 劃 分 訂 定 原 則 ; 旨 揭 手 冊 則 係 規 範 機 關 內 部 文 書 處 理 之 原 則 性 規 定 至 關 於 機 關 內 部 事 務 之 分 配 及 業 務 處 理 方 式, 各 機 關 自 應 於 權 限 內 參 照 分 層 負 責 細 表 及 旨 揭 手 冊 等 相 關 規 定 辦 理 又 旨 揭 手 冊 係 供 各 機 關 處 理 機 關 內 部 文 書 時, 作 為 程 序 及 格 式 依 循 之 共 同 標 準, 而 所 詢 第 28 點 第 30 點 第 32 點 第 33 點 及 第 35 點 等 規 定, 僅 係 規 範 文 書 於 簽 辦 及 文 稿 擬 判 過 程 中 應 注 意 之 事 項 請 釋 公 文 程 式 條 例 第 8 條 及 文 書 處 理 院 臺 秘 字 第 一 按 公 文 程 式 條 例 第 8 條 有 關 公 文 文 字 應 簡 淺 確 之 規 定, 為 達 到 上 開 規 定, 文 書 處 理 手 冊 第 16 手 冊 第 16 條 規 定 疑 號 義 點 ( 一 ) 已 訂 有 相 關 作 業 要 求, 包 括 正 確 清 晰 簡 迅 速 整 潔 一 致 及 完 整 等 7 項, 並 強 調 公 文 製 作 之 文 字 使 用 應 儘 量 白 曉 暢, 詞 意 清 晰 二 另 查 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 至 第 19 點 係 規 範 公 文 製 作, 其 中 第 16 點 為 公 文 製 作 之 一 般 原 則, 其 內 容 包 括 文 字 使 用 之 作 業 要 求 擬 稿 注 意 事 項 公 文 分 段 15

16 要 領 及 字 形 標 準 規 定 等 至 擬 稿 注 意 事 項 所 稱 一 文 一 事 之 原 則, 係 指 公 文 擬 稿 以 處 理 一 件 來 文 或 一 個 事 件 為 原 則, 來 文 如 係 一 文 數 事 者, 得 分 為 數 文 答 復 ; 倘 數 件 來 文 歸 屬 同 一 事 由, 如 能 符 合 前 述 正 確 清 晰 簡 等 作 業 要 求 者, 亦 得 併 案 辦 理, 各 機 關 仍 宜 視 案 情 予 以 活 用 請 釋 有 關 機 關 首 長 出 按 文 書 處 理 手 冊 第 19 點, 稿 之 性 質 為 公 文 之 國 副 首 長 代 行 之 公 院 臺 秘 字 第 草 本, 有 關 文 末 首 長 簽 署 敘 稿 時, 為 求 簡 化, 首 長 職 銜 文 函 ( 稿 ) 署 名 繕 製 疑 號 之 後 僅 書 姓, 名 字 則 以 表 示 即 可 ; 另 機 關 公 義 文 之 簽 署, 係 以 發 文 當 日 首 長 在 勤 與 否 為 依 據, 與 函 稿 文 末 首 長 之 署 名 方 式 無 涉 請 釋 文 書 處 理 手 冊 第 16 點 第 35 點 規 院 臺 秘 字 第 一 查 文 書 處 理 手 冊 第 15 點 至 第 19 點 係 規 範 公 文 製 作, 其 中 第 16 點 為 公 文 製 作 之 一 般 原 則, 其 內 容 包 定 疑 義 號 括 文 字 使 用 之 作 業 要 求 擬 稿 注 意 事 項 公 文 分 段 要 領 及 字 形 標 準 規 定 等 至 擬 稿 注 意 事 項 所 稱 一 文 一 事 之 原 則, 係 指 公 文 擬 稿 以 處 理 一 件 來 文 或 一 個 事 件 為 原 則, 來 文 如 係 一 文 數 事 者, 得 分 為 數 文 答 復 ; 倘 數 件 來 文 歸 屬 同 一 事 由, 如 能 符 合 上 述 第 16 點 ( 一 ) 規 定, 正 確 清 晰 簡 迅 速 整 潔 一 致 完 整 等 文 字 使 用 作 業 要 求 者, 亦 得 併 案 辦 理, 各 機 關 得 視 案 情 予 以 活 用 二 另 查 文 書 處 理 手 冊 第 35 點 規 定, 文 稿 之 判 行 按 分 層 負 責 之 規 定 辦 理 依 中 央 行 政 機 關 組 織 基 準 法 第 8 條 規 定, 各 機 關 為 分 層 負 責, 逐 級 授 權, 得 就 授 權 範 圍 訂 定 分 層 負 責 細 表 是 以, 中 央 各 級 行 政 機 關 依 上 開 基 準 法 規 定, 得 自 行 訂 定 分 層 負 責 細 表 據 以 遵 循 詢 問 公 文 簽 呈 流 程 相 依 公 務 員 服 務 法 第 2 條 規 定, 長 官 就 其 監 督 範 圍 關 疑 義 院 臺 秘 字 第 以 內 所 發 命 令, 屬 官 有 服 從 之 義 務 但 屬 官 對 於 長 官 所 發 號 命 令, 如 有 意 見, 得 隨 時 陳 述 另 查 文 書 處 理 手 冊 第 30 點 第 35 點 規 定, 文 書 之 核 決 權 責, 決 定 者 係 依 分 層 負 責 規 定 之 最 後 決 定 人, 文 稿 之 判 行 按 分 層 負 責 之 規 定 辦 理 是 以, 文 書 既 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 規 定 授 權 各 層 之 主 管 決 行, 即 應 依 其 批 示 決 定 辦 理 至 有 關 其 他 主 管 可 否 於 機 關 首 長 決 行 後 加 註 意 見, 宜 視 機 關 首 長 之 批 示 內 容 及 主 管 加 註 之 意 見 等 進 行 研 判, 如 仍 有 疑 義, 並 得 就 相 關 核 決 疑 義 陳 請 機 關 首 長 確 認, 以 求 周 妥 16

17 請 釋 文 書 處 理 手 冊 一 旨 揭 送 文 簿 係 供 機 關 與 機 關 間 或 機 關 內 部 單 位 間 於 公 第 22 點 所 稱 送 文 簿 院 臺 秘 字 第 文 傳 遞 交 換 時 作 為 公 文 收 件 之 憑 據, 便 於 日 後 查 考 之 之 範 疇 號 用 又 鑑 於 機 關 之 不 同 特 性 及 作 業 方 式, 其 格 式 宜 由 各 機 關 自 行 規 定 二 針 對 民 眾 陳 情 親 至 機 關 送 文 時, 因 無 送 文 簿, 則 由 該 機 關 填 具 送 件 回 單 予 民 眾 收 執, 或 由 民 眾 以 送 件 之 同 式 副 本 繕 本 或 影 本 供 作 收 件 比 對 後 蓋 收 件 章, 其 作 用 等 同 於 送 件 收 據 或 送 文 簿 之 收 件 請 釋 數 件 來 文 歸 屬 查 文 書 處 理 手 冊 第 16 點 ( 二 ) 規 定, 擬 稿 以 一 同 一 事 由 情 形 院 臺 秘 字 第 文 一 事 為 原 則, 係 指 公 文 擬 稿 以 處 理 一 件 來 文 或 一 個 事 件 號 為 原 則, 來 文 如 係 一 文 數 事 者, 得 分 為 數 文 答 復 ; 倘 數 件 來 文 歸 屬 同 一 事 由, 如 能 符 合 第 16 點 ( 一 ) 規 定 之 正 確 清 晰 簡 迅 速 整 潔 一 致 完 整 等 文 字 使 用 作 業 要 求 者, 亦 得 併 案 辦 理, 各 機 關 得 視 案 情 予 以 活 用 另 為 推 動 文 書 簡 化, 依 文 書 處 理 手 冊 第 46 點 ( 三 ) 規 定, 不 同 機 關 之 來 文, 案 由 相 同 其 答 復 同 者, 應 併 辦 一 稿, 分 知 各 來 文 機 關 是 以, 各 機 關 處 理 他 機 關 來 文 人 民 陳 情 案 件 等 各 類 文 書, 如 有 數 件 來 文 之 案 由 相 同 或 答 復 相 同 等 情, 得 依 上 開 規 定 本 於 權 責 決 定 是 否 併 案 辦 理 請 釋 文 書 處 理 手 冊 查 文 書 處 理 手 冊 第 16 點 ( 二 ) 規 定, 公 文 擬 稿 第 16 點 ( 二 ) 有 關 引 院 臺 秘 字 第 引 敘 來 文 或 法 令 條 文, 以 扼 要 摘 敘 足 供 參 證 為 度, 不 宜 僅 敘 來 文 或 法 令 條 文, 號 以 云 云 照 敘, 自 圖 省 事, 如 必 須 提 供 全 文, 應 以 電 子 以 扼 要 摘 敘 足 供 參 證 文 件 抄 件 或 影 印 附 送 該 手 冊 第 19 點 ( 三 ) 亦 規 定, 為 度 之 涵 義 承 轉 公 文, 請 摘 敘 來 文 要 點, 來 文 過 長 仍 請 儘 量 摘 敘, 無 法 摘 敘 時, 可 照 規 定 列 為 附 件 按 公 文 程 式 條 例 第 8 條 業 規 定 公 文 文 字 應 簡 淺 確, 文 書 處 理 手 冊 上 開 規 定 係 規 範 公 文 擬 稿 如 需 引 敘 來 文 或 法 令 條 文, 應 以 足 供 參 證 為 原 則 進 行 扼 要 摘 敘, 尚 不 宜 全 文 引 敘 ; 如 有 無 法 摘 敘 或 有 提 供 全 文 之 必 要 者, 可 依 規 定 列 為 附 件 隨 文 附 送 詢 問 本 院 行 文 各 機 關 查 旨 揭 手 冊 係 本 院 於 99 年 1 月 22 日 以 院 臺 秘 字 第 下 達 文 書 處 理 手 冊 院 臺 綜 字 第 號 函 修 正 發 布, 屬 行 政 程 序 法 第 159 條 之 文 號 日 期 及 效 力 號 第 2 項 第 1 款 規 定 之 行 政 規 則, 其 適 用 對 象 為 本 院 及 等 情 所 屬 機 關 另 依 同 法 第 11 條 第 2 項 規 定, 行 政 機 關 之 組 織 法 規 變 更 管 轄 權 之 規 定, 而 相 關 行 政 法 規 所 定 管 轄 機 關 尚 未 一 併 修 正 時, 原 管 轄 機 關 得 會 同 組 織 法 規 變 更 後 之 管 轄 機 關 公 告 或 逕 由 其 共 同 上 級 機 關 公 告 變 更 管 轄 之 事 項 以 本 院 組 織 改 造 為 例, 行 政 機 關 之 新 設 倘 係 由 現 機 關 17

18 或 單 位 合 併 者, 其 權 限 自 隨 同 移 轉 存 續 於 新 設 之 機 關 ; 至 行 政 機 關 之 更 銜 亦 由 更 銜 後 之 機 關 承 受 原 管 轄 權, 均 無 須 再 行 下 達 前 已 發 生 效 力 之 行 政 規 則 請 釋 文 書 處 理 手 冊 旨 揭 所 詢 相 關 規 定 係 指 公 文 程 式 條 例 檔 案 法 及 其 相 第 9 點 規 定, 文 書 處 院 臺 綜 字 第 關 法 規 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 文 書 流 程 管 理 作 業 理 電 子 化 作 業 應 與 檔 號 規 範 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 等 案 管 理 結 合 之 相 關 規 定 請 釋 文 書 處 理 手 冊 旨 揭 辦 結 一 詞, 係 指 簽 擬 之 公 文 經 核 定 後, 無 須 第 80 點 第 3 款 規 定 有 院 臺 綜 字 第 繼 續 辦 理, 該 公 文 於 文 書 流 程 中 處 於 辦 理 結 案 之 狀 態 ; 應 關 辦 結 應 繼 號 繼 續 辦 理 或 尚 未 結 案 者, 仍 應 繼 續 管 制, 則 指 案 件 尚 有 續 辦 理 或 尚 未 結 案 者, 仍 應 繼 續 管 制 定 義 待 辦 事 項, 仍 應 繼 續 追 蹤 至 其 辦 理 完 畢 時 始 能 停 止 稽 催 至 所 詢 發 文 後 應 繼 續 辦 理 或 尚 未 結 案 仍 應 繼 續 管 制, 是 否 指 旨 揭 手 冊 第 81 點 以 案 管 制 案 件 一 節, 宜 由 各 機 關 視 具 體 個 案 審 酌 認 定, 並 依 該 點 所 訂 以 文 管 制 或 以 案 管 制 之 方 式 辦 理 請 釋 文 書 處 理 手 冊 依 中 央 法 規 標 準 法 第 2 條 及 第 3 條 規 定, 法 令 係 第 28 點 ( 四 ) 規 定 所 院 臺 綜 字 第 指 法 律 及 各 機 關 發 布 之 命 令 稱 法 令 範 疇 號 請 釋 文 書 處 理 手 冊 為 促 使 機 關 公 文 依 限 辦 結, 爰 於 旨 揭 手 冊 第 77 點 規 第 77 點 規 定 所 稱 時 院 臺 綜 字 第 定, 實 施 全 面 全 程 管 制, 俾 以 提 高 公 文 處 理 之 時 效 及 品 效 品 質 定 義 號 質 至 全 面 全 程 管 制 之 相 關 作 業, 按 本 院 研 究 發 展 考 核 委 及 全 面 全 程 實 施 管 制 涵 義 員 會 所 訂 定 之 文 書 流 程 管 理 作 業 規 範 第 4 章 管 制 方 法, 公 文 時 效 管 制 作 業 應 具 備 完 整 全 程 之 管 制 範 圍, 即 全 面 全 程 實 施 管 制, 確 保 每 一 公 文 流 程 不 致 有 所 遺 漏 全 面 管 制 係 指 行 政 機 關 均 應 實 施 文 書 流 程 管 理, 並 將 各 單 位 列 入 管 制 範 圍 ; 全 程 管 制 則 指 公 文 從 收 文 ( 或 創 簽 稿 ) 至 發 文 歸 檔 應 全 程 列 入 管 制 至 時 效 要 求 則 須 符 合 上 開 手 冊 與 作 業 規 範 有 關 各 類 公 文 處 理 時 限 之 規 定 請 釋 文 書 處 理 手 冊 查 該 手 冊 係 就 文 書 處 理 之 程 序 及 格 式 予 以 適 度 規 第 77 點 規 定 公 文 品 院 臺 綜 字 第 範, 供 作 各 機 關 共 同 遵 循 之 標 準 各 機 關 處 理 公 文 時, 如 質, 是 否 指 手 冊 第 號 符 合 該 手 冊 作 業 規 定, 即 可 提 升 公 文 品 質 點 第 28 點 規 定 請 釋 政 府 為 處 理 公 務 按 文 書 範 圍 之 界 定 應 視 個 案 情 形, 依 其 所 應 適 用 之 法 所 使 用 之 印 信 戳 院 臺 綜 字 第 令 規 定 而 定, 爰 旨 揭 所 詢 是 否 均 為 文 書, 尚 無 法 一 概 而 記 收 據 支 票 紙 號 論, 宜 請 就 具 體 案 情 所 生 法 令 適 用 疑 義, 逕 向 各 該 法 令 主 幣 硬 幣 宣 傳 品 管 機 關 洽 詢 18

19 黃 金 證 券 車 票 等 是 否 均 為 文 書 疑 義 請 釋 文 書 處 理 手 冊 查 公 文 處 理 之 檢 核 作 業, 依 該 手 冊 第 77 點 第 2 項 規 第 77 點 公 文 處 理 檢 院 臺 綜 字 第 定, 除 法 令 別 有 規 定 者 外, 依 文 書 流 程 管 理 相 關 規 定 辦 核 定 義 號 理 目 前 各 機 關 文 書 流 程 管 理 作 業 係 以 本 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 訂 定 之 文 書 流 程 管 理 作 業 規 範 為 準 據, 該 規 範 第 13 章 就 公 文 檢 核 訂 有 詳 細 規 定 是 以, 各 機 關 辦 理 檢 核 作 業, 自 得 參 考 上 開 規 範 辦 理 請 釋 文 書 處 理 手 冊 第 旨 揭 手 冊 係 規 範 行 政 機 關 內 部 文 書 處 理 自 收 文 或 交 20 點 所 訂 權 責 之 權 院 臺 綜 字 第 辦 起 至 發 文 歸 檔 止 全 部 流 程 所 需 注 意 事 項, 供 本 院 及 所 責 定 義 依 據 法 規 號 屬 機 關 在 文 書 處 理 程 序 及 格 式 上 依 循 之 共 同 標 準 又 該 手 及 規 範 目 的 等 疑 義 冊 第 20 點 規 定, 旨 在 強 調 各 機 關 為 順 遂 完 成 文 書 處 理 各 項 作 業, 內 部 單 位 在 收 文 處 理 文 件 簽 辦 文 稿 擬 判 發 文 處 理 及 歸 檔 處 理 上 所 需 辦 理 事 項, 應 依 照 各 該 機 關 之 處 務 規 程 或 辦 事 細 則, 分 層 負 責 細 表 及 內 部 分 工 情 形 等, 予 以 配 合 請 釋 各 機 關 職 名 章 拓 按 職 名 章 之 刻 製 及 使 用, 文 書 處 理 手 冊 第 84 點 僅 規 模 管 理 權 責 歸 屬 疑 義 院 臺 綜 字 第 定 各 機 關 因 處 理 文 書 需 要, 得 自 行 刻 製 後 分 交 各 有 關 單 位 號 或 人 員 妥 善 使 用 基 於 各 機 關 負 責 所 屬 職 員 之 遷 調 異 動 等 作 業, 係 人 事 單 位 權 責, 實 務 上, 各 機 關 職 名 章 製 發 及 管 理 規 範 亦 由 人 事 單 位 訂 定, 並 於 該 規 範 中 訂 有 職 名 章 拓 模 管 理 之 規 定 是 以 所 詢 各 機 關 職 名 章 拓 模 管 理 權 責 之 歸 屬, 自 當 由 人 事 單 位 負 責 建 議 本 院 回 復 民 眾 陳 按 公 文 係 以 機 關 名 義 所 為 之 公 法 上 意 思 表 示, 其 法 律 情 之 公 文 加 註 承 辦 人 院 臺 綜 字 第 效 果 歸 屬 於 機 關, 公 文 承 辦 人 不 需 單 獨 對 外 承 擔 機 關 公 文 姓 名 及 聯 絡 電 話 號 之 責 任 另 經 查 詢 相 關 法 規, 並 無 強 制 要 求 公 文 應 註 承 辦 人 姓 名 及 聯 絡 電 話 之 規 定 ; 復 參 見 臺 中 高 等 行 政 法 院 98 年 度 訴 字 第 23 號 判 決, 公 文 承 辦 人 員 姓 名 及 聯 絡 電 話 尚 非 屬 政 府 資 訊 公 開 法 第 3 條 規 定 行 政 機 關 應 主 動 公 開 之 資 訊, 且 行 政 程 序 法 第 47 條 第 1 項 規 定, 公 務 員 在 行 政 程 序 中, 除 基 於 職 務 之 必 要 外, 不 得 與 當 事 人 或 代 表 其 利 益 之 人 為 行 政 外 之 接 觸 惟 為 便 利 機 關 或 民 眾 與 承 辦 人 員 之 溝 通 聯 繫, 承 辦 人 員 得 依 文 書 處 理 手 冊 第 31 點 規 定, 經 審 酌 案 情 後 於 文 稿 中 述 聯 絡 方 式 請 釋 文 書 處 理 手 冊 第 按 公 文 用 字 應 簡 淺 確, 公 文 程 式 條 例 第 8 條 已 28 點 第 4 款 切 實 簡 院 臺 綜 字 第 有 定 又 查 文 書 處 理 手 冊 第 28 點 規 範 擬 辦 文 書 時 所 須 19

20 之 簽 註 定 義 號 注 意 事 項, 其 中 第 4 款 對 於 文 書 之 擬 辦, 旨 在 提 醒 承 辦 人 員 應 就 全 案 經 過 予 以 查, 依 據 法 令 所 作 之 簽 註, 須 切 確 實 在, 簡 單 白, 精 簡 扼 要, 俾 達 上 開 條 例 規 定 之 要 求 20

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