中大办文字〔2014〕4号

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1 中 大 办 文 字 号 各 二 级 单 位 : 照 执 行 现 将 中 南 大 学 印 章 使 用 和 管 理 规 定 印 发 给 你 们, 请 遵 中 南 大 学 办 公 室 2014 年 9 月 17 日 1

2 第 一 章 总 则 第 一 条 为 进 一 步 加 强 学 校 印 章 管 理, 规 范 使 用 审 批 手 续, 维 护 学 校 权 威 和 合 法 权 益, 根 据 国 务 院 关 于 国 家 行 政 机 关 和 企 业 事 业 单 位 社 会 团 体 印 章 管 理 的 规 定 ( 国 发 号 ) 教 育 部 印 章 使 用 和 管 理 的 暂 行 规 定 ( 教 办 厅 号 ) 和 国 家 相 关 法 律 法 规, 结 合 学 校 实 际, 制 定 本 规 定 第 二 条 本 规 定 所 指 的 学 校 印 章 包 括 : 学 校 党 委 印 章 学 校 行 政 印 章 学 校 钢 印 校 党 委 书 记 签 字 章 校 长 签 字 章 学 校 介 绍 信 专 用 章 冠 以 校 名 的 业 务 专 用 章 学 校 办 公 室 印 章 ; 学 校 各 二 级 党 组 织 印 章 各 二 级 单 位 行 政 印 章 ; 其 它 经 学 校 许 可 使 用 的 印 章 第 二 章 印 章 的 刻 制 第 三 条 学 校 各 类 印 章 刻 制 必 须 履 行 审 批 程 序, 由 学 校 办 公 室 派 专 人 在 长 沙 市 公 安 局 指 定 地 点 刻 制 审 批 程 序 如 下 : ( 一 ) 学 校 党 委 印 章 学 校 行 政 印 章 学 校 钢 印 经 上 级 主 管 部 门 审 批 同 意, 由 学 校 办 公 室 负 责 刻 制 ( 二 ) 校 党 委 书 记 签 字 章 校 长 签 字 章 经 本 人 同 意, 由 学 校 办 公 室 负 责 刻 制 2

3 ( 三 ) 学 校 介 绍 信 专 用 章 学 校 办 公 室 印 章 经 主 管 校 领 导 审 核 批 准, 由 学 校 办 公 室 负 责 刻 制 ( 四 ) 学 校 各 二 级 党 组 织 印 章 各 二 级 单 位 行 政 印 章, 均 须 按 照 学 校 有 关 规 定, 经 组 织 部 人 事 处 审 核 同 意 后, 由 学 校 办 公 室 负 责 刻 制 除 具 有 独 立 法 人 资 格 的 单 位 外, 校 内 各 二 级 单 位 内 设 机 构 原 则 上 不 刻 制 印 章, 确 因 工 作 需 要 须 刻 制 印 章 的, 必 须 经 所 在 单 位 审 核 批 准 备 案 后, 方 可 刻 制 ( 五 ) 经 国 家 部 委 或 省 市 批 准 成 立 的 机 构 或 挂 靠 的 管 理 机 构, 如 实 验 室 研 究 中 心 研 究 所 等, 需 要 刻 制 印 章 的, 由 用 印 单 位 提 出 刻 章 申 请, 附 上 有 关 部 委 批 文 复 印 件, 并 出 示 批 文 原 件, 经 学 校 办 公 室 审 核, 主 管 校 领 导 审 批 同 意 后, 学 校 办 公 室 出 具 证 明, 由 所 在 单 位 派 人 刻 制 ( 六 ) 二 级 单 位 确 因 工 作 需 要, 须 刻 制 其 他 业 务 用 章 的 ( 包 括 合 同 专 用 章 财 务 专 用 章 等 ), 由 用 印 单 位 提 出 申 请, 经 主 管 校 领 导 签 字 同 意, 报 校 长 审 批 同 意 后, 学 校 办 公 室 出 具 证 明, 由 用 印 单 位 派 人 刻 制 ( 七 ) 学 校 所 属 独 立 法 人 单 位 印 章 的 刻 制, 由 其 上 级 主 管 部 门 负 责 审 定, 按 有 关 规 定 办 理 ( 八 ) 印 章 破 损 需 重 新 刻 制 的, 由 用 印 单 位 提 出 申 请, 经 学 校 办 公 室 审 核 并 出 具 证 明 后, 方 可 重 新 刻 制 ( 九 ) 印 章 的 形 式 和 规 格 由 学 校 办 公 室 根 据 上 级 部 门 相 关 规 定 确 定, 一 般 不 刻 制 原 子 章 各 单 位 不 得 自 行 刻 制 带 有 校 名 的 公 章 和 业 务 专 用 章 ( 十 ) 凡 不 按 本 规 定 程 序 刻 制 的 印 章 均 属 无 效 印 章 3

4 第 四 条 印 章 启 用 与 废 止 所 有 印 章 必 须 在 学 校 办 公 室 留 印 模 备 案 并 发 文 公 布 后 方 能 启 用, 新 印 章 启 用 后 旧 印 章 同 时 作 废 因 单 位 撤 销 等 原 因 终 止 使 用 印 章 的, 必 须 在 学 校 发 文 后 及 时 将 旧 印 章 送 至 学 校 办 公 室 综 合 室, 统 一 交 学 校 档 案 馆 封 存 第 三 章 印 章 的 使 用 第 五 条 印 章 适 用 范 围 ( 一 ) 学 校 党 委 印 章 1. 以 学 校 党 委 名 义 向 校 内 校 外 发 送 的 党 群 公 文 文 书 材 料 报 表 函 件 等 ; 2. 经 学 校 党 委 研 究 批 准 的 党 员 入 党 志 愿 书 ; 3. 签 署 学 校 党 委 意 见 的 推 荐 表 等 ; 4. 以 学 校 党 委 名 义 开 具 的 介 绍 信 ; 5. 出 国 出 境 政 审 表 ; 6. 经 校 党 委 批 准 的 其 他 需 要 使 用 学 校 党 委 印 章 的 文 件 及 材 料 ( 二 ) 学 校 行 政 印 章 1. 以 学 校 名 义 向 校 内 校 外 发 送 的 行 政 公 文 文 书 材 料 报 表 函 件 等 ; 2. 以 学 校 名 义 签 订 的 合 同 协 议 书 意 向 书 等 ; 3. 以 学 校 名 义 颁 发 的 各 种 证 件 证 书 聘 书 及 学 业 证 明 书 学 位 证 明 书 等 ; 4. 学 生 办 理 出 国 手 续 需 出 具 的 在 读 证 明 ( 中 英 文 版 ), 学 历 ( 学 位 ) 证 明 肄 业 证 明 等 ; 4

5 5. 国 家 部 委 省 市 级 各 类 科 研 课 题 项 目 申 请 书 申 报 材 料, 国 家 发 明 专 利 申 请 报 告 ; 经 学 校 批 准 的 各 类 申 请 表 认 证 材 料 证 明 材 料 等 ; 6. 省 部 级 及 以 上 人 才 计 划 科 研 团 队 先 进 集 体 或 个 人 申 报 材 料, 省 部 级 及 以 上 科 技 奖 励 项 目 基 金 申 报 材 料 等 ; 7. 经 校 领 导 批 准 的 其 他 需 要 使 用 学 校 行 政 印 章 的 文 件 及 材 料 ( 三 ) 学 校 钢 印 用 于 工 作 证 学 生 证 研 究 生 证 毕 业 证 学 位 证 肄 业 证 进 修 证 结 业 证 学 历 ( 学 位 ) 证 明 职 称 证 退 休 证 等 各 类 证 件 的 照 片 压 印 ( 四 ) 校 党 委 书 记 签 字 章 主 要 用 于 以 校 党 委 书 记 名 义 对 外 发 送 的 公 函 信 件, 签 订 二 级 学 院 年 度 目 标 责 任 书 等 ( 五 ) 校 长 签 字 章 1. 各 类 证 件 证 书, 客 座 教 授 兼 职 教 授 名 誉 教 授 聘 书, 签 订 二 级 学 院 年 度 目 标 责 任 书 等 ; 2. 学 生 办 理 出 国 手 续 需 出 具 的 学 历 ( 学 位 ) 英 文 证 明, 以 学 校 名 义 出 具 的 报 表, 签 订 的 合 同 ( 协 议 ) 以 及 授 权 委 托 书 任 务 书 申 报 表 审 批 表 等 ; 3. 以 校 长 名 义 发 布 的 公 文 公 函 信 件 等 ( 六 ) 学 校 介 绍 信 专 用 章 用 于 以 学 校 名 义 开 具 的 介 绍 信 ( 七 ) 业 务 专 用 章 主 要 用 于 业 务 部 门 职 责 范 围 内 处 理 工 作 业 务 5

6 ( 八 ) 学 校 办 公 室 印 章 1. 以 学 校 办 公 室 名 义 上 报 下 发 的 公 文, 发 布 的 通 知 通 告 公 告 等 ; 2. 与 兄 弟 院 校 校 外 单 位 的 来 往 信 函 等 ; 3. 经 主 管 校 领 导 或 学 校 办 公 室 主 任 批 准 的 其 他 需 要 使 用 办 公 室 印 章 的 文 件 及 材 料 ( 九 ) 二 级 党 组 织 印 章 二 级 单 位 行 政 印 章 仅 用 于 校 内 处 理 职 责 范 围 内 的 公 务, 向 学 校 的 请 示 报 告 以 及 与 校 内 各 单 位 联 系 工 作, 不 得 对 外 使 用 第 六 条 印 章 使 用 程 序 ( 一 ) 以 下 事 项 使 用 学 校 印 章, 必 须 填 写 中 南 大 学 用 印 审 批 表, 按 学 校 规 定 程 序 用 印 : 1. 以 学 校 名 义 向 校 内 校 外 发 送 的 公 文 函 件, 凭 校 领 导 签 发 的 中 南 大 学 发 文 处 理 笺, 由 办 文 部 门 派 人 到 学 校 办 公 室 用 印 ; 上 报 各 类 报 表 文 字 材 料 科 研 项 目 申 报 材 料 等, 党 员 入 党 志 愿 书 签 署 学 校 党 委 意 见 的 推 荐 表 以 学 校 党 委 名 义 开 具 的 介 绍 信 以 及 出 国 出 境 政 审 表 等, 经 主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字, 由 主 管 校 领 导 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 2. 对 外 签 署 涉 及 学 校 权 益 的 各 类 合 同 协 议 书 意 向 书, 须 经 主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字, 由 学 校 法 律 事 务 办 公 室 出 具 书 面 意 见, 经 主 管 校 领 导 审 核 同 意, 由 校 长 ( 或 校 长 授 权 委 托 人 ) 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 ; 申 报 省 部 级 以 上 人 才 计 划 科 研 团 队 先 进 集 体 或 个 人 科 技 奖 励 项 目, 颁 发 客 座 教 授 兼 职 教 授 名 誉 教 授 聘 书 等, 经 相 关 职 能 部 门 审 核, 报 主 管 6

7 校 领 导 审 核 同 意, 由 校 长 ( 或 授 权 主 管 校 领 导 ) 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 3. 使 用 校 党 委 书 记 签 字 章 或 校 长 签 字 章, 须 经 其 本 人 签 字 同 意, 方 可 用 印 4. 国 家 发 明 专 利 和 软 件 著 作 权 申 报 材 料, 须 经 申 请 人 所 在 单 位 负 责 人 审 核 签 字 并 加 盖 单 位 公 章, 报 主 管 部 门 负 责 人 签 字 同 意, 且 加 盖 主 管 校 领 导 印 章 后, 方 可 用 印 5. 各 类 获 奖 证 书, 由 主 管 部 门 派 人 持 学 校 发 布 的 相 关 红 头 文 件, 到 学 校 办 公 室 用 印 ; 各 类 证 件 经 主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字, 报 主 管 校 领 导 签 字 同 意 后, 由 负 责 此 项 业 务 的 工 作 人 员 到 学 校 办 公 室 用 印 ; 办 理 各 类 进 口 物 资 证 明 材 料 及 车 辆 年 检 过 户 办 理 牌 照 保 险 等, 经 主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字 后, 由 负 责 此 项 业 务 的 工 作 人 员 到 学 校 办 公 室 用 印 6. 教 职 工 因 私 出 具 有 关 个 人 证 明 材 料 ( 如 住 房 公 积 金 贷 款 个 人 收 入 证 明 因 私 出 国 等 ) 在 校 学 生 因 私 短 期 出 国 证 明 材 料 等, 须 经 本 人 所 在 单 位 负 责 人 审 核 签 字 并 加 盖 单 位 印 章, 经 相 关 主 管 部 门 负 责 人 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 7. 使 用 学 校 组 织 机 构 代 码 证 事 业 单 位 法 人 证 书 复 印 件 的, 必 须 注 明 使 用 范 围, 经 使 用 单 位 负 责 人 主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字, 并 经 主 管 校 领 导 签 字 同 意, 由 负 责 此 项 业 务 的 人 员 到 学 校 办 公 室 领 取 并 按 用 印 程 序 加 盖 学 校 行 政 印 章 8. 对 于 使 用 学 校 印 章 次 数 频 繁 的 常 规 性 业 务, 经 主 管 校 领 导 授 权 的 职 能 部 门 主 要 负 责 人 审 核 签 字 同 意 并 加 盖 部 门 印 章 后, 由 部 门 负 责 该 项 业 务 的 工 作 人 员 到 学 校 办 公 室 用 印 7

8 9. 其 他 情 况 需 使 用 学 校 党 委 印 章 或 行 政 印 章 的, 由 职 能 部 门 提 出 申 请, 经 主 管 校 领 导 审 核 签 字, 并 经 校 党 委 书 记 或 校 长 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 ( 二 ) 开 具 学 校 介 绍 信 时, 必 须 在 介 绍 信 上 工 整 详 细 地 写 明 所 联 系 工 作 的 具 体 内 容, 并 由 单 位 负 责 人 在 存 根 联 上 签 字 后, 方 可 使 用 中 南 大 学 介 绍 信 专 用 章 ( 三 ) 使 用 业 务 专 用 章 时, 经 业 务 部 门 主 要 负 责 人 审 核 签 字, 报 主 管 校 领 导 签 字 同 意 后, 方 可 用 印 ( 四 ) 各 二 级 党 组 织 印 章 二 级 单 位 行 政 印 章 的 使 用, 由 用 印 单 位 或 个 人 提 出 申 请, 经 本 单 位 主 要 负 责 人 审 核 签 字 后, 方 可 用 印 第 七 条 有 下 列 情 况 之 一 者 不 予 用 印 : 1. 空 白 的 介 绍 信 证 件 证 书 单 据 或 空 白 纸 ; 2. 用 圆 珠 笔 或 不 同 笔 迹 不 同 颜 色 书 写 的 材 料 ; 3. 多 处 或 关 键 字 涂 改 及 字 迹 不 清 的 材 料 ; 4. 落 款 名 称 与 印 章 名 称 不 符 的 材 料 ; 5. 未 按 要 求 填 写 中 南 大 学 用 印 审 批 表 ; 6. 内 容 不 清 仍 需 核 实 的 材 料 ; 7. 其 他 不 符 合 用 印 规 定 的 情 况 第 四 章 印 章 的 管 理 第 八 条 印 章 保 管 ( 一 ) 印 章 必 须 妥 善 保 管, 不 得 随 意 乱 放, 不 得 借 用, 非 特 殊 情 况 不 得 携 带 印 章 离 开 用 印 办 公 地 点 使 用 印 章 遗 失, 必 须 及 时 上 报 8

9 ( 二 ) 学 校 办 公 室 负 责 管 理 和 使 用 学 校 党 委 印 章 学 校 行 政 印 章 学 校 钢 印 校 党 委 书 记 签 字 章 校 长 签 字 章 学 校 介 绍 信 专 用 章 学 校 办 公 室 印 章, 并 指 定 专 人 按 规 定 保 管 和 用 印 ( 三 ) 持 有 印 章 的 单 位 必 须 指 定 专 人 负 责 印 章 的 保 管 和 使 用 保 管 人 员 因 事 离 岗, 应 由 单 位 主 管 负 责 人 指 定 人 员 暂 时 代 管 ( 四 ) 印 章 必 须 及 时 清 洗 保 养, 确 保 印 文 字 迹 清 晰 第 九 条 用 印 要 求 ( 一 ) 学 校 各 部 门 单 位 和 个 人 必 须 严 格 执 行 用 印 审 批 规 定 和 登 记 制 度 除 正 式 公 文 外, 各 类 材 料 在 用 印 时, 经 办 人 均 须 填 写 用 印 登 记 表, 详 细 登 记 用 印 日 期 用 印 事 由 用 印 单 位 经 办 人 批 准 人 等, 责 任 到 人, 以 备 核 查 ( 二 ) 印 章 应 加 盖 在 发 文 日 期 中 间 偏 上 位 臵, 骑 年 盖 月, 上 不 压 正 文, 要 求 端 正 清 晰 ( 三 ) 印 章 管 理 人 员 如 有 变 动, 应 重 新 确 定, 及 时 办 好 印 章 交 接 手 续 并 记 录 备 案 第 十 条 责 任 追 究 ( 一 ) 因 印 章 保 管 不 当 而 出 现 严 重 事 故 者, 学 校 将 追 究 当 事 人 单 位 主 管 负 责 人 的 责 任, 并 根 据 学 校 相 关 规 定 给 予 严 肃 处 理 ( 二 ) 因 未 按 审 批 程 序 用 印 导 致 学 校 利 益 受 损 的, 学 校 将 追 究 当 事 人 单 位 主 管 负 责 人 和 主 要 负 责 人 的 责 任, 并 有 权 责 成 违 法 者 承 担 由 此 造 成 的 后 果 9

10 ( 三 ) 对 伪 造 印 章 或 使 用 伪 造 印 章 者, 除 追 究 当 事 人 和 单 位 主 管 负 责 人 的 行 政 责 任 外, 还 将 依 照 国 家 有 关 法 规 对 相 关 人 员 进 行 严 肃 处 理 第 五 章 附 则 第 十 一 条 各 印 章 持 有 单 位 应 根 据 本 规 定 制 定 相 应 的 印 章 管 理 实 施 细 则, 规 范 用 印 审 批 程 序, 并 报 学 校 办 公 室 备 案 具 有 法 人 资 格 的 学 校 二 级 单 位, 参 照 本 规 定 制 定 本 单 位 及 内 设 机 构 的 印 章 管 理 实 施 细 则, 并 报 学 校 办 公 室 备 案 第 十 二 条 本 规 定 自 发 布 之 日 起 施 行, 原 中 南 大 学 行 政 印 章 管 理 暂 行 规 定 ( 中 大 办 字 号 ) 同 时 废 止 学 校 原 有 规 定 与 本 规 定 不 一 致 的, 以 本 规 定 为 准 附 件 : 中 南 大 学 用 印 审 批 表 10

11 附 件 用 印 单 位 : 年 月 日 项 目 内 容 印 章 类 别 经 办 人 学 校 党 委 印 章 校 党 委 书 记 签 字 章 学 校 行 政 印 章 校 长 签 字 章 学 校 钢 印 联 系 电 话 用 印 单 位 负 责 人 意 见 及 签 字 ( 公 章 ) 签 字 : 年 月 日 职 能 部 门 审 批 意 见 签 字 : ( 公 章 ) 年 月 日 主 管 校 领 导 审 批 意 见 签 字 : 年 月 日 书 记 校 长 审 批 意 见 签 字 : 年 月 日 备 注 说 明 : 经 办 人 必 须 认 真 填 写 审 批 表 并 按 程 序 审 签, 用 印 之 后 将 审 批 表 交 学 校 办 公 室 存 档 11

12 中 南 大 学 办 公 室 2014 年 9 月 17 日 印 发 12

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