目 錄 引 言 釋 義 本 守 則 的 使 用 方 法 2. 一 般 規 定 3. 引 言 3.2 收 集 個 人 資 料 時 須 給 予 通 知 的 規 定 3 在 收 集 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 之 時 或 之 前 所 作 出 的 聲 明 3 目 的 聲 明 : 個 人 資 料

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1 人 力 資 源 管 理 實 務 守 則 個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署 香 港 灣 仔 皇 后 大 道 東 248 號 2 樓 電 話 : (852) 傳 真 : (852) 網 址 : 個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署 二 零 零 零 年 九 月 未 經 同 意, 不 得 翻 印 ; 作 非 牟 利 用 途 及 在 翻 印 本 上 適 當 註 明 出 處 者 除 外

2 目 錄 引 言 釋 義 本 守 則 的 使 用 方 法 2. 一 般 規 定 3. 引 言 3.2 收 集 個 人 資 料 時 須 給 予 通 知 的 規 定 3 在 收 集 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 之 時 或 之 前 所 作 出 的 聲 明 3 目 的 聲 明 : 個 人 資 料 的 使 用 目 的 4 關 於 承 轉 人 的 聲 明 : 承 轉 人 的 類 別 5 可 隨 意 或 有 責 任 提 供 資 料 5 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 6 在 條 例 生 效 前 收 集 的 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 6.3 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 7 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 準 確 性 7 保 留 與 僱 傭 有 關 的 資 料 7.4 為 保 障 與 僱 傭 有 關 的 資 料 所 採 取 的 保 安 措 施 8 為 確 保 僱 員 有 良 好 操 守 審 慎 態 度 及 辦 事 能 力 所 採 取 的 措 施 8 藉 管 制 查 閱 與 僱 傭 有 關 的 資 料 而 達 保 安 的 目 的 9 與 互 聯 網 的 使 用 有 關 的 預 防 措 施 及 其 他 事 宜 0.5 依 從 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 查 閱 資 料 要 求 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 改 正 資 料 要 求 2.6 僱 主 就 僱 員 或 代 理 人 的 錯 誤 作 為 或 行 為 所 須 承 擔 的 法 律 責 任 3.7 其 他 事 宜 3 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 法 定 規 定 3 提 供 政 策 及 實 務 方 面 的 資 料 4 關 於 僱 員 記 錄 內 的 身 分 證 號 碼 的 事 宜 4 i

3 2. 招 聘 6 2. 引 言 6 與 招 聘 事 宜 有 關 的 實 際 指 引 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料 刊 登 職 位 空 缺 廣 告 職 業 介 紹 所 / 獵 頭 公 司 關 於 求 職 者 的 內 部 記 錄 接 受 及 處 理 求 職 申 請 表 為 進 行 遴 選 收 集 資 料 要 求 取 得 求 職 者 的 個 人 評 介 求 職 者 接 受 聘 任 落 選 的 求 職 者 求 職 者 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 25 3 現 職 僱 員 引 言 27 與 僱 傭 有 關 的 實 務 的 實 際 指 引 聘 用 條 款 方 面 的 個 人 資 料 28 酬 償 及 福 利 28 品 格 審 查 / 利 益 衝 突 聲 明 28 體 格 檢 驗 及 健 康 狀 況 資 料 紀 律 處 分 程 序 工 作 表 現 評 核 職 工 策 劃 晉 升 策 劃 為 僱 員 提 供 工 作 表 現 評 介 僱 員 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 33 關 於 有 關 程 序 的 豁 免 34 過 渡 性 的 豁 免 條 文 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 35 ii

4 3.0 使 用 現 職 僱 員 的 僱 傭 資 料 披 露 或 移 轉 與 僱 傭 有 關 的 資 料 38 將 資 料 移 轉 給 外 間 的 專 業 服 務 機 構 38 將 處 理 人 力 資 源 資 料 的 工 作 外 發 39 將 僱 員 的 服 務 外 判 給 其 他 機 構 39 將 資 料 移 轉 至 香 港 以 外 地 方 40 將 資 料 移 轉 至 機 構 的 其 他 辦 事 處 40 合 併 收 購 及 有 關 記 錄 的 審 查 工 作 與 用 分 判 形 式 聘 用 職 員 有 關 的 事 宜 42 4 前 僱 員 事 宜 引 言 44 前 僱 員 事 宜 的 實 際 指 引 繼 續 保 留 前 僱 員 的 個 人 資 料 前 僱 員 的 個 人 資 料 的 準 確 性 前 僱 員 的 個 人 資 料 的 保 安 為 前 僱 員 提 供 工 作 表 現 評 介 關 於 前 僱 員 的 公 開 聲 明 刪 除 前 僱 員 的 個 人 資 料 退 休 僱 員 死 亡 49 附 錄 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 的 釋 義 原 則 及 主 要 條 文 50 iii

5 引 言 個 人 資 料 私 隱 專 員 ( 下 稱 專 員 ) 行 使 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 ( 第 486 章 )( 下 稱 條 例 ) 第 III 部 所 賦 予 的 權 力 發 出 本 實 務 守 則 條 例 第 2 條 授 權 專 員 發 出 實 務 守 則, 藉 以 就 施 加 予 資 料 使 用 者 的 本 條 例 下 的 規 定 提 供 實 務 性 指 引 本 實 務 守 則 ( 下 稱 守 則 ) 在 二 零 零 零 年 九 月 二 十 二 日 在 香 港 特 別 行 政 區 的 憲 報 上 公 布 根 據 條 例 第 2 條 的 規 定, 有 關 憲 報 公 告 訂 明 : (a) 守 則 由 二 零 零 一 年 四 月 一 日 起 生 效 ; 及 (b) 獲 核 准 的 守 則 與 條 例 的 下 列 規 定 有 關 : 第 8 條 9 條 20 條 22 條 23 條 24 條 25 條 26 條 及 附 表 的 六 項 保 障 資 料 原 則 守 則 旨 在 就 如 何 適 當 地 處 理 與 僱 傭 的 每 一 階 段 有 關 的 個 人 資 料, 為 僱 主 及 其 僱 員 提 供 實 際 指 引 在 專 員 審 議 的 任 何 個 案 中, 不 遵 守 本 守 則 的 強 制 性 條 文 會 對 資 料 使 用 者 不 利 如 資 料 使 用 者 沒 有 遵 守 本 守 則 的 任 何 強 制 性 條 文, 法 庭 或 行 政 上 訴 委 員 會 在 考 慮 有 否 違 反 條 例 的 規 定 時, 有 權 對 上 述 事 實 加 以 考 慮 本 守 則 旨 在 為 在 執 行 人 力 資 源 職 能 及 活 動 中, 負 責 處 理 個 人 資 料 的 資 料 使 用 者 提 供 實 際 指 引 守 則 所 處 理 的 範 疇 涵 蓋 準 僱 員 現 職 僱 員 及 前 僱 員 的 個 人 資 料 的 收 集 持 有 準 確 性 使 用 及 保 安 事 宜, 以 及 資 料 當 事 人 所 提 出 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 守 則 的 條 文 適 用 於 身 為 僱 主 的 資 料 使 用 者, 不 論 是 關 於 與 受 僱 的 個 人 的 未 來 現 有 或 過 去 僱 傭 關 係 釋 義 除 文 義 另 有 規 定 外, 本 守 則 所 用 各 詞 有 以 下 含 義 : 保 障 資 料 原 則 指 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 附 表 內 的 保 障 資 料 原 則 ; 僱 主 指 已 訂 立 僱 傭 合 約 僱 用 他 人 為 僱 員 的 人, 以 及 獲 其 妥 為 授 權 的 代 理 人 ; 僱 傭 包 括 透 過 與 僱 用 個 人 的 第 三 者 簽 訂 合 約 而 聘 用 該 人 提 供 服 務, 而 僱

6 用 僱 主 及 僱 員 等 詞 的 含 義 亦 須 據 此 解 釋 ; 條 例 指 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 ; 收 集 個 人 資 料 聲 明 指 收 集 個 別 人 士 的 個 人 資 料 的 人 士, 根 據 保 障 資 料 第 (3) 原 則 向 該 名 個 人 提 供 的 聲 明 ; 獲 准 目 的, 就 個 人 資 料 而 言, 指 與 僱 主 的 職 責 及 活 動 直 接 有 關 的 合 法 目 的, 而 該 合 法 目 的 是 當 初 收 集 該 等 資 料 時 擬 使 用 的 目 的 ; 與 該 等 目 的 直 接 有 關 的 目 的 ; 為 履 行 相 關 法 定 規 定 的 目 的 ; 或 身 為 該 等 資 料 的 資 料 當 事 人 的 個 人 自 願 給 予 明 示 同 意 的 使 用 目 的 ; 切 實 可 行 指 合 理 地 切 實 可 行 ; 訂 明 同 意 指 該 人 自 願 給 予 的 明 示 同 意, 而 有 關 同 意 是 未 經 書 面 通 知 撤 回 的 本 守 則 的 使 用 方 法 因 本 守 則 適 用 於 求 職 者 僱 員 及 前 僱 員 的 個 人 資 料, 我 們 建 議 讀 者 開 始 時 先 從 整 體 角 度 仔 細 閱 讀 本 守 則, 以 明 白 使 用 方 面 的 各 個 環 節 其 後, 如 讀 者 須 解 決 與 守 則 所 涵 蓋 的 事 宜 有 關 的 任 何 具 體 問 題, 則 應 先 參 閱 第 章, 該 章 載 述 處 理 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 一 般 規 定 讀 者 然 後 可 再 參 閱 其 後 與 問 題 有 關 的 章 節 這 樣, 讀 者 對 有 關 事 宜 會 有 較 透 徹 的 理 解 本 文 件 所 採 用 的 編 排 方 法 顯 示 了 守 則 的 哪 一 部 分 為 強 制 性 條 文, 以 及 哪 一 部 分 屬 說 明 或 闡 述 性 質 有 關 詳 情 如 下 : 實 務 守 則 的 強 制 性 條 文 用 普 通 字 體 列 印 斜 體 的 章 節 屬 一 般 闡 述 性 質 的 條 文 例 子 及 良 好 的 行 事 方 式 這 些 章 節 對 守 則 詳 加 說 明, 藉 以 協 助 讀 者 遵 守 守 則 中 的 強 制 性 條 文 各 項 註 釋 列 示 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 內 的 條 文 或 就 守 則 的 某 些 規 定 提 供 法 定 依 據 的 其 他 來 源, 例 如 其 他 實 務 守 則 2

7 . 一 般 規 定. 引 言 第 章 檢 討 僱 主 在 收 集 及 處 理 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 時 所 須 顧 及 的 一 般 政 策 及 實 務 至 於 其 他 有 關 人 力 資 源 管 理 各 具 體 方 面 的 事 宜, 例 如 招 聘 及 現 職 僱 員 及 前 僱 員 的 事 宜, 則 會 在 其 後 的 章 節 中 加 以 處 理 具 體 來 說, 本 章 涵 蓋 :.. 收 集 個 人 資 料 聲 明 收 集 個 人 資 料 時 須 給 予 通 知 的 規 定..2 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 等 問 題..3 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 保 安 措 施..4 與 招 聘 或 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求..5 僱 主 在 僱 員 或 獲 聘 任 的 代 理 人 在 處 理 個 人 資 料 時 行 為 失 當 方 面 所 須 負 的 法 律 責 任.2 收 集 個 人 資 料 時 須 給 予 通 知 的 規 定 在 收 集 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 之 時 或 之 前 所 作 出 的 聲 明.2. 僱 主 向 求 職 者 或 僱 員 收 集 個 人 資 料 時 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 確 保 在 收 集 資 料 之 時 或 之 前, 明 確 告 知 有 關 個 人 下 述 各 點 :.2.. 該 等 資 料 的 使 用 目 的 ;.2..2 該 等 資 料 可 能 移 轉 予 甚 麼 類 別 的 人 ; 及.2..3 該 等 資 料 屬 必 要 抑 或 可 自 願 選 擇 提 供, 除 非 當 時 情 況 已 清 楚 顯 示 此 點 保 障 資 料 第 (3) 原 則 3

8 使 用 該 等 資 料 之 前, 僱 主 亦 須 明 確 告 知 有 關 個 人 下 述 各 點 :.2..4 有 關 個 人 有 權 要 求 查 閱 及 改 正 其 個 人 資 料, 以 及 負 責 處 理 上 述 要 求 的 人 的 姓 名 及 地 址 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 採 用 書 面 的 收 集 個 人 資 料 聲 明, 以 符 合 上 述 須 給 予 通 知 的 規 定 舉 例 來 說, 僱 主 可 將 收 集 個 人 資 料 聲 明 夾 附 在 或 印 在 所 採 用 的 標 準 僱 傭 表 格 內, 例 如 職 位 申 請 表, 作 為 有 關 表 格 的 一 部 分 下 文 列 述 一 些 適 宜 提 供 該 聲 明 的 情 況 : 僱 主 在 招 聘 廣 告 中 要 求 求 職 者 呈 交 履 歷 表 或 其 他 個 人 資 料 ; 僱 主 在 網 頁 上 要 求 求 職 者 在 網 上 填 寫 及 呈 交 表 格 ; 僱 主 在 印 備 的 書 面 職 位 申 請 表 或 指 定 的 任 何 資 料 收 集 表 格 中 要 求 提 供 個 人 資 料 目 的 聲 明 : 個 人 資 料 的 使 用 目 的.2.2 僱 主 可 用 一 般 或 具 體 的 用 字 述 明 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 使 用 目 的 大 部 分 僱 主 收 集 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 目 的 大 致 上 是 相 同 的 向 僱 員 收 集 個 人 資 料 的 共 同 目 的 的 例 子 包 括 為 下 述 目 的 收 集 所 需 的 資 料 : 向 僱 員 發 放 薪 酬 和 發 放 補 償 福 利 及 獎 勵 在 僱 員 缺 勤 時 與 他 們 聯 絡 填 報 報 稅 表 評 估 僱 員 的 訓 練 及 發 展 需 要 策 劃 晉 升, 以 及 管 理 由 僱 員 供 款 及 可 從 中 受 惠 的 退 休 計 劃 或 公 積 金 計 劃 僱 主 可 用 右 邊 的 例 子 作 為 起 點, 擬 備 一 份 配 合 本 身 需 要 的 特 定 目 的 聲 明, 包 括 收 集 目 的 求 職 者 協 助 評 選 合 適 的 求 職 者 填 補 機 構 的 空 缺, 以 及 就 聘 用 事 宜 與 獲 選 者 進 行 商 討 及 提 出 聘 用 邀 請 收 集 目 的 僱 員 作 督 導 人 事 管 理 及 向 僱 員 發 放 薪 酬 發 展 及 維 持 勞 資 關 係, 以 及 支 持 機 構 的 發 展 處 理 僱 員 離 職 後 的 任 何 與 僱 傭 有 關 的 其 他 事 務, 包 括 提 供 工 作 表 現 評 介, 以 及 處 理 再 聘 用 申 請 和 任 何 與 退 休 金 或 退 休 計 劃 付 款 有 關 的 事 宜 保 障 資 料 第 (3)(b)(i)(A) 原 則 4

9 在 收 集 個 人 資 料 聲 明 內 關 於 承 轉 人 的 聲 明 : 承 轉 人 的 類 別.2.3 僱 主 應 明 確 告 知 求 職 者 或 僱 員 可 能 會 將 他 們 的 個 人 資 料 移 轉 給 甚 麼 類 別 的 第 三 者 僱 主 必 須 在 收 集 資 料 之 時 或 之 前 這 樣 做 僱 員 個 人 資 料 承 轉 人 的 類 別 一 般 包 括 僱 主 的 保 險 商 銀 行 為 僱 員 提 供 醫 療 福 利 的 醫 務 人 員 職 員 工 會, 以 及 公 積 金 管 理 人 僱 主 在 收 集 有 關 個 人 資 料 之 前, 必 須 將 可 能 如 此 移 轉 該 等 資 料 一 事 告 知 有 關 僱 員 如 僱 主 根 據 法 律 規 定 須 將 某 些 個 人 資 料 移 轉 予 政 府 部 門, 例 如 稅 務 局, 則 聲 明 中 毋 須 列 示 該 類 第 三 者 承 轉 人 的 類 別 你 所 提 供 的 與 僱 傭 有 關 的 資 料, 可 能 會 移 轉 予 僱 主 的 保 險 商 銀 行 為 僱 員 提 供 醫 療 福 利 的 醫 療 人 員, 以 及 任 何 有 關 的 職 工 會 及 公 積 金 管 理 人 請 注 意 僱 主 應 說 明 只 會 為 了 目 的 聲 明 中 所 列 的 目 的 或 直 接 有 關 的 目 的 而 向 所 列 明 的 有 關 類 別 的 承 轉 人 移 轉 任 何 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 由 於 須 披 露 資 料 移 轉 的 規 定 只 適 用 於 將 資 料 移 轉 予 僱 主 以 外 的 第 三 者 的 情 況, 故 僱 主 毋 須 指 出 為 僱 傭 目 的 而 可 能 獲 移 轉 個 人 資 料 的 內 部 部 門 的 名 稱, 或 獲 移 轉 有 關 資 料 的 僱 員 的 姓 名 可 隨 意 或 有 責 任 提 供 資 料.2.4 除 非 情 況 清 楚 顯 示 此 點, 否 則 僱 主 應 明 確 告 知 求 職 者 或 僱 員 有 關 個 人 資 料 屬 必 要 抑 或 可 自 願 選 擇 提 供 2 此 外, 僱 主 亦 應 明 確 述 明 不 提 供 該 等 資 料 的 後 果, 除 非 當 時 情 況 已 清 楚 顯 示 此 點 3 如 情 況 清 楚 顯 示 必 須 向 僱 主 提 供 表 格 上 所 列 的 所 有 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 以 及 如 不 提 供 當 中 的 任 何 資 料, 則 有 關 事 宜 不 獲 進 一 步 處 理, 僱 主 在 此 情 況 下 毋 須 述 明 有 關 人 士 是 否 有 責 任 提 供 該 等 個 漏 填 個 人 資 料 求 職 者 有 責 任 填 報 本 表 格 內 要 求 提 供 的 所 有 項 目, 以 方 便 進 一 步 處 理 此 申 請 求 職 者 如 不 欲 ( 本 公 司 / 機 構 ) 致 電 其 辦 事 處 與 之 聯 絡, 可 只 提 供 家 中 的 電 話 號 碼, 但 這 可 能 會 阻 延 通 訊, 以 致 對 求 職 者 不 利 2 3 保 障 資 料 第 (3)(b)(i)(B) 原 則 保 障 資 料 第 (3)(a)(i) 原 則 保 障 資 料 第 (3)(a)(ii) 原 則 5

10 人 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 毋 須 在 假 期 申 請 表 上 訂 明 僱 員 必 須 提 供 擬 告 假 日 數 等 個 人 資 料, 以 便 其 申 請 獲 得 處 理 及 批 准 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求.2.5 僱 主 在 首 次 使 用 與 僱 傭 有 關 的 資 料 之 時 或 之 前, 應 明 確 告 知 有 關 個 人 他 有 權 查 閱 及 改 正 他 的 個 人 資 料, 以 及 機 構 內 負 責 處 理 該 等 要 求 的 人 員 的 聯 絡 詳 情 根 據 條 例 所 賦 予 的 權 利, 僱 員 有 權 向 持 有 他 的 個 人 資 料 的 僱 主 要 求 一 份 該 等 資 料 的 複 本 其 後, 有 關 個 人 有 權 要 求 改 正 應 查 閱 要 求 所 提 供 的 任 何 不 正 確 的 資 料 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 根 據 條 例 的 規 定, 你 有 權 就 你 的 個 人 資 料 提 出 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 你 可 向 人 力 資 源 部 的 保 障 資 料 私 隱 主 任 提 出 有 關 要 求 僱 主 亦 應 提 供 負 責 處 理 上 述 要 求 的 人 員 的 姓 名 或 職 銜, 以 及 有 關 人 員 的 聯 絡 地 址 在 條 例 生 效 前 收 集 的 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 僱 主 可 繼 續 使 用 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 以 前 收 集 的 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 只 要 該 等 資 料 是 用 於 當 初 收 集 該 等 資 料 的 目 的 的 合 理 範 圍 如 將 該 等 資 料 使 用 於 任 何 不 屬 原 有 收 集 目 的 的 範 圍, 則 必 須 取 得 有 關 個 人 的 訂 明 同 意 3 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 以 前 收 集 的 僱 傭 資 料, 可 使 用 於 該 等 資 料 所 隱 含 的 收 集 目 的, 而 有 關 目 的 可 從 所 涉 及 的 事 務 的 性 質 推 斷 出 來, 例 如 招 聘 或 管 理 提 供 該 等 資 料 的 個 人 的 僱 傭 事 宜 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 考 慮 在 向 僱 員 收 集 新 的 資 料 時, 第 一 時 間 向 他 們 提 供 收 集 個 人 資 料 聲 明 保 障 資 料 第 (3)(b)(ii)(A) 原 則 及 第 (3)(b)(ii)(B) 原 則 2 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 有 關 條 文 的 生 效 日 期 3 保 障 資 料 第 3 原 則 6

11 .3 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 準 確 性.3. 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 措 施, 以 確 保 所 持 有 的 僱 員 的 僱 傭 資 料 :.3.. 就 有 關 資 料 的 使 用 目 的 而 言, 該 等 資 料 是 準 確 的 ; 或.3..2 如 有 合 理 理 由 信 納 有 關 資 料 就 資 料 的 使 用 目 的 而 言 是 不 準 確 的, 則 在 更 正 有 關 不 準 確 的 地 方 之 前, 不 得 將 資 料 使 用 於 有 關 目 的 僱 主 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 或 以 後 向 第 三 者 披 露 或 移 轉 僱 傭 資 料 時 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 :.3.2. 就 有 關 資 料 的 披 露 目 的 而 言, 所 披 露 的 資 料 是 準 確 的 ; 及 如 在 有 關 的 整 體 情 況 下 可 切 實 可 行 地 知 悉 資 料 在 披 露 時 是 不 準 確 的, 則 須 告 知 接 受 資 料 者 該 等 資 料 是 不 準 確 的, 並 向 接 受 資 料 者 提 供 更 正 該 等 資 料 所 需 的 詳 情 3 保 留 與 僱 傭 有 關 的 資 料.3.3 僱 主 應 制 訂 書 面 的 資 料 保 留 政 策, 訂 明 下 述 資 料 的 保 留 期 間 :.3.3. 求 職 者 在 招 聘 方 面 的 資 料 不 得 保 留 超 過 兩 年, 由 拒 絕 聘 用 求 職 者 的 日 期 起 計 ; 僱 員 在 僱 傭 方 面 的 資 料 不 得 保 留 超 過 七 年, 由 僱 員 離 職 的 日 期 起 計 ; 除 非 有 關 個 人 給 予 明 示 同 意 可 將 有 關 資 料 保 留 一 段 較 長 期 間 ; 或 僱 主 有 具 體 的 理 由, 有 責 任 將 有 關 資 料 保 留 一 段 較 長 期 間 2 3 保 障 資 料 第 2()(a) 保 障 資 料 第 2()(b) 保 障 資 料 第 2()(c) 7

12 根 據 三 條 反 歧 視 條 例, 即 殘 疾 歧 視 條 例 家 庭 崗 位 歧 視 條 例 及 性 別 歧 視 條 例 的 條 文, 個 人 可 在 以 下 兩 個 時 間 起 計 的 兩 年 內 就 任 何 人 對 他 作 出 的 歧 視 作 為, 在 區 域 法 院 向 該 人 提 出 申 索 :(a) 作 出 所 投 訴 的 作 為 之 日 ; 或 (b) 如 有 一 份 關 於 該 作 為 的 有 關 報 告, 有 關 報 告 發 表 或 供 人 閱 覽 之 日 關 於 上 述 規 定 的 進 一 步 指 引, 請 參 閱 本 守 則 的 第 2 章 ( 招 聘 ) 及 第 4 章 ( 前 僱 員 事 宜 ).4 為 保 障 與 僱 傭 有 關 的 資 料 所 採 取 的 保 安 措 施 為 確 保 僱 員 有 良 好 操 守 審 慎 態 度 及 辦 事 能 力 所 採 取 的 措 施.4. 僱 主 應 採 取 合 理 地 切 實 可 行 的 措 施, 以 確 保 在 僱 主 的 個 人 資 料 私 隱 政 策 方 面, 為 處 理 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 僱 員 提 供 訓 練, 以 及 確 保 他 們 在 應 用 有 關 政 策 時 會 盡 量 審 慎 行 事, 並 且 會 按 照 為 該 等 政 策 而 設 計 的 程 序 辦 事 僱 員 在 實 施 僱 主 的 個 人 資 料 保 安 政 策 一 事 上 擔 當 重 要 的 角 色 故 此, 個 人 資 料 私 隱 方 面 的 保 安 措 施 是 任 何 人 力 資 源 政 策 的 一 個 重 要 環 節 在 評 估 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 內 部 保 安 程 序 時, 僱 主 應 衡 量 所 實 施 的 政 策 在 多 大 程 度 上 可 符 合 下 述 準 則 : 有 系 統 地 及 定 期 向 獲 授 權 查 閱 及 處 理 資 料 的 僱 員 傳 達 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 保 安 政 策 僱 主 持 續 為 僱 員 提 供 個 人 資 料 保 障 方 面 的 訓 練 為 新 聘 的 僱 員 提 供 個 人 資 料 保 障 方 面 的 訓 練, 作 為 入 職 訓 練 的 一 部 分 定 期 檢 討 僱 主 的 政 策 指 南 訓 練 資 料 及 僱 員 手 冊, 以 確 保 符 合 條 例 及 任 何 已 生 效 的 實 務 守 則 所 列 述 的 規 定 機 構 的 內 部 政 策 規 定 查 閱 及 處 理 個 人 資 料 受 需 要 知 道 及 需 要 使 用 的 原 則 所 規 限 規 定 查 閱 及 處 理 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 僱 員 必 須 簽 署 保 密 聲 明, 清 楚 述 保 障 資 料 第 4(d) 原 則 8

13 明 僱 主 在 運 作 上 在 這 方 面 的 期 望 就 違 反 上 述 規 定 的 情 況 採 取 適 當 的 調 查 程 序, 並 且 向 違 反 保 密 聲 明 規 定 的 職 員 採 取 追 究 行 動 進 行 隨 機 審 查, 以 確 保 有 關 職 員 按 照 既 定 的 程 序 辦 事 藉 管 制 查 閱 與 僱 傭 有 關 的 資 料 而 達 保 安 的 目 的.4.2 如 僱 主 將 任 何 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 作 內 部 用 途, 則 僱 主 應 採 取 適 當 的 保 安 措 施, 以 免 該 等 資 料 受 到 未 獲 准 許 的 或 意 外 的 查 閱 處 理 或 刪 除 所 影 響 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 裝 置 保 安 設 施, 對 查 閱 自 動 化 系 統 所 儲 存 的 個 人 資 料 作 出 管 制 舉 例 來 說, 有 關 保 安 設 施 可 包 括 使 用 戶 口 名 稱 及 密 碼 使 用 指 定 的 電 腦 終 端 機 安 裝 追 查 記 錄 設 施 或 安 裝 可 偵 測 查 閱 該 等 資 料 的 失 敗 嘗 試 的 警 告 設 施, 以 及 作 出 系 統 設 定, 在 停 用 一 段 時 間 後 自 動 退 出 該 系 統 進 一 步 的 保 安 措 施 可 包 括 禁 止 將 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 非 授 權 副 本, 抄 錄 在 分 布 式 的 電 腦 內 ( 例 如 獨 立 的 電 腦 ), 如 該 等 電 腦 是 不 受 適 用 於 獲 授 權 副 本 的 措 施 所 管 制 的.4.3 如 僱 主 僱 用 第 三 者 機 構 代 為 履 行 任 何 人 力 資 源 管 理 職 能, 則 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 有 關 第 三 者 意 識 到 有 必 要 採 取 適 當 的 保 安 措 施, 以 保 障 該 等 僱 傭 資 料 請 注 意 根 據 條 例 的 規 定, 如 受 僱 於 僱 主 的 第 三 者 以 代 理 人 的 身 分 代 表 僱 主 行 事, 則 僱 主 須 就 該 第 三 者 所 作 出 的 任 何 錯 誤 作 為 或 行 為 負 上 法 律 責 任 2 舉 例 來 說, 沒 有 適 當 儲 存 或 銷 毀 資 料 設 施 的 僱 主 可 另 作 安 排, 將 大 批 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 交 由 聲 譽 良 好 的 倉 庫 或 廢 物 處 理 公 司 儲 存 或 銷 毀 僱 主 與 有 關 公 司 所 簽 訂 的 合 約, 應 包 括 管 制 處 理 該 等 物 料 的 適 當 條 款, 尤 應 包 括 確 保 保 安 及 機 密 的 條 款.4.4 僱 主 在 銷 毀 載 有 僱 傭 資 料, 並 以 紙 張 形 式 或 其 他 無 法 刪 除 的 形 式 持 有 的 文 件 時, 必 須 採 取 適 當 的 保 安 措 施, 以 免 在 未 銷 毀 該 等 資 料 前, 不 經 意 地 向 未 獲 授 權 的 人 士 披 露 該 等 資 料, 或 讓 有 關 人 士 查 閱 該 等 資 料 2 保 障 資 料 第 4 原 則 保 障 資 料 第 65(2) 原 則 9

14 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 注 意 在 銷 毀 不 再 需 要 的 個 人 資 料 前, 一 般 都 須 在 機 構 內 為 收 集 及 整 理 該 等 資 料 作 出 特 別 安 排 舉 例 來 說, 須 作 保 密 處 理 的 廢 料 可 收 集 在 特 別 容 器 內, 放 置 在 只 有 獲 准 處 理 該 類 個 人 資 料 的 職 員 才 可 進 入 的 管 制 區 內 與 互 聯 網 的 使 用 有 關 的 預 防 措 施 及 其 他 事 宜.4.5 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 及 適 當 的 保 障 資 料 措 施, 以 保 障 在 公 共 網 絡 ( 例 如 互 聯 網 ) 上 傳 輸 的 僱 傭 資 料 在 互 聯 網 上 傳 輸 的 資 料 可 輕 易 被 未 獲 授 權 的 人 士 截 取 或 查 閱 視 乎 所 傳 輸 的 資 料 的 敏 感 程 度 而 定, 有 關 人 士 必 須 安 裝 適 當 的 保 安 軟 件, 以 保 障 該 等 資 料 的 完 整 性 舉 例 來 說, 在 傳 輸 電 子 郵 件 中 所 採 用 的 加 密 軟 件 或 數 碼 簽 署 都 是 可 接 受 的 保 安 措 施, 足 以 保 障 資 料 的 完 整 性 及 作 核 實 用 途 此 外, 亦 應 在 發 出 或 接 收 載 有 個 人 資 料 的 電 子 郵 件 的 電 腦 系 統 安 裝 保 安 設 施, 同 時 亦 應 提 醒 僱 員 須 妥 加 保 管 所 有 電 子 郵 件, 免 受 意 外 的 或 未 獲 准 許 的 查 閱.4.6 如 僱 主 為 僱 員 提 供 互 聯 網 設 施 ( 包 括 電 子 郵 件 ), 則 應 將 系 統 的 使 用 的 書 面 政 策 告 知 僱 員 良 好 的 行 事 方 式 是 上 文 所 述 的 政 策 應 包 括 以 下 事 項 : 是 否 准 許 僱 員 使 用 有 關 電 子 郵 件 系 統 收 發 私 人 電 郵, 以 及 僱 員 須 否 作 出 特 別 安 排, 將 私 人 電 郵 及 公 事 上 的 電 郵 區 分 僱 主 是 否 保 留 權 利, 可 存 取 及 閱 讀 僱 員 經 由 有 關 電 郵 系 統 收 發 的 電 郵 適 用 於 分 發 所 接 收 或 發 出 的 電 郵, 以 及 用 以 刪 除 載 有 個 人 資 料 或 附 件 載 有 個 人 資 料 的 不 必 要 電 郵 的 特 定 規 則 保 障 資 料 第 4(e) 原 則 0

15 .5 依 從 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 查 閱 資 料 要 求.5. 個 人 有 權 向 持 有 其 個 人 資 料 的 僱 主 要 求 一 份 該 等 資 料 的 複 本 僱 主 除 非 根 據 條 例 獲 豁 免 不 須 依 從 有 關 要 求, 否 則 必 須 在 接 獲 查 閱 資 料 要 求 後 40 日 內 提 供 有 關 複 本 2 如 僱 主 未 能 在 指 定 的 40 日 限 期 內 提 供 有 關 複 本, 則 須 在 該 限 期 屆 滿 前 將 有 關 情 況 用 書 面 通 知 提 出 該 要 求 的 人 士, 以 及 應 在 該 段 期 間 後, 在 切 實 可 行 情 況 下 盡 快 提 供 該 複 本 僱 主 在 回 應 求 職 者 現 職 僱 員 或 前 僱 員 的 查 閱 資 料 要 求 時, 不 得 向 提 出 查 閱 要 求 者 披 露 任 何 可 識 辨 其 他 人 的 身 分 的 資 料, 除 非 已 取 得 有 關 人 士 的 同 意 如 文 件 同 時 載 有 兩 人 或 以 上 的 個 人 資 料, 僱 主 不 得 拒 絕 其 中 一 人 或 超 過 一 人 所 提 出 的 查 閱 資 料 要 求, 如 可 藉 略 去 其 他 人 士 的 姓 名 或 其 他 身 分 識 辨 資 料 而 不 披 露 該 等 人 士 的 身 分 5 舉 例 來 說, 身 為 紀 律 處 分 當 事 人 的 僱 員 有 權 要 求 獲 提 供 一 份 紀 律 處 分 記 錄, 例 如 為 進 行 紀 律 處 分 調 查 而 召 開 的 紀 律 處 分 委 員 會 的 會 議 記 錄 僱 主 不 得 以 有 關 文 件 載 有 除 僱 員 以 外 的 第 三 者 的 個 人 資 料 為 藉 口 而 拒 絕 提 供 有 關 會 議 記 錄 的 複 本 在 此 情 況 下, 如 有 關 第 三 者 不 同 意 披 露 其 個 人 資 料, 則 僱 主 應 在 向 僱 員 提 供 有 關 複 本 前, 先 刪 去 有 關 第 三 者 的 資 料 同 樣 地, 如 僱 主 可 藉 遮 蓋 或 刪 除 其 他 人 的 姓 名 及 其 他 身 分 識 辨 資 料 而 不 透 露 該 等 人 士 的 身 分, 則 不 得 單 以 文 件 載 有 兩 個 或 以 上 僱 員 的 比 較 資 料 為 理 由, 拒 絕 讓 僱 員 查 閱 晉 升 選 拔 委 員 會 的 報 告 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 落 實 措 施, 以 確 保 依 從 求 職 者 現 職 僱 員 或 前 僱 員 提 出 的 查 閱 資 料 要 求 應 設 法 令 這 些 措 施 符 合 下 述 準 則 : 第 8 條 第 9() 條 第 9(2) 條 第 20()(b) 及 20(2)(a) 條 第 20()(b) 及 20(2) 條

16 僱 主 已 制 訂 程 序, 監 察 依 從 查 閱 要 求 的 進 展 僱 主 依 從 查 閱 要 求 時 : 不 應 隱 瞞 提 出 要 求 者 的 任 何 個 人 資 料, 除 非 有 合 法 的 豁 免 條 文 適 用 於 有 關 情 況 ; 應 在 收 到 查 閱 要 求 後 的 40 日 內 以 書 面 作 出 回 覆 ; 應 清 楚 述 明 向 提 出 要 求 者 提 供 個 人 資 料 記 錄 的 複 本 所 徵 收 的 任 何 費 用 ( 如 有 的 話 ); 應 採 用 清 楚 易 明 的 形 式 向 資 料 當 事 人 提 供 有 關 資 料 的 複 本 ; 應 將 第 三 者 的 個 人 資 料 自 複 本 中 刪 除, 除 非 有 關 第 三 者 同 意 披 露 該 等 資 料 ; 應 將 複 本 中 可 明 確 識 辨 作 為 有 關 資 料 來 源 的 第 三 者 的 姓 名 及 其 他 身 分 識 辨 資 料 刪 除 如 僱 主 未 能 在 40 日 內 依 從 查 閱 要 求, 則 應 在 該 日 期 屆 滿 前 : 盡 可 能 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 依 從 部 分 查 閱 資 料 要 求 ; 用 書 面 向 提 出 要 求 者 解 釋 不 能 完 全 依 從 查 閱 資 料 要 求 的 理 由 ; 之 後 在 切 實 可 行 的 範 圍 內 盡 快 完 全 依 從 查 閱 要 求 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 改 正 資 料 要 求.5.4 獲 僱 主 根 據 查 閱 資 料 要 求 提 供 所 持 有 的 個 人 資 料 的 複 本 的 僱 員, 如 認 為 當 中 的 任 何 資 料 是 不 準 確 的, 則 有 權 要 求 僱 主 作 出 所 需 的 改 正 如 僱 主 信 納 有 關 資 料 確 實 不 準 確, 則 須 作 出 所 需 的 改 正, 並 且 在 收 到 改 正 資 料 要 求 後 的 40 日 內, 向 有 關 個 人 提 供 一 份 已 改 正 的 資 料 的 複 本 僱 主 如 在 條 例 所 述 的 准 許 情 況 下 拒 絕 就 改 正 資 料 要 求 作 出 所 需 的 改 正, 則 應 用 書 面 將 拒 絕 依 從 要 求 一 事 及 拒 絕 的 理 由 告 知 提 出 要 求 者 3 舉 例 來 說, 如 僱 主 不 信 納 改 正 資 料 要 求 所 關 乎 的 資 料 ( 不 論 是 事 實 或 意 見 表 達 ) 屬 不 準 確, 則 可 拒 絕 作 出 改 正 意 見 表 達 包 括 斷 言 一 項 不 能 核 實 的 事 實 或 在 有 關 個 案 的 所 有 情 況 下, 予 以 核 實 不 是 切 實 可 行 的 事 實 不 過, 僱 主 應 以 書 面 將 拒 絕 一 事 及 拒 絕 的 理 由 告 知 提 出 要 求 者 如 有 關 資 料 屬 意 見 表 達, 則 應 隨 書 面 的 拒 絕 通 知 提 供 一 份 附 註, 述 明 改 正 要 求 所 涉 及 的 事 項 有 關 附 註 應 夾 附 於 有 關 個 2 3 第 22() 條 第 23() 條 第 24(3) 及 25()(a) 條 2

17 人 的 檔 案 內, 以 促 使 任 何 可 查 閱 該 檔 案 人 士 注 意 附 註 的 內 容.6 僱 主 就 僱 員 或 代 理 人 的 錯 誤 作 為 或 行 為 所 須 承 擔 的 法 律 責 任.6. 僱 員 在 受 僱 期 間 就 個 人 資 料 所 作 出 的 任 何 作 為 或 所 從 事 的 任 何 行 為 如 有 違 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 的 規 定, 則 僱 主 在 民 事 程 序 中 須 對 該 作 為 或 行 為 負 上 法 律 責 任, 即 使 僱 員 是 在 僱 主 不 知 情 或 不 批 准 的 情 況 下 如 此 做.6.2 當 受 僱 為 僱 主 的 代 理 人 的 第 三 者 獲 授 權 ( 不 論 是 明 示 或 默 示, 亦 不 論 是 事 前 或 事 後 授 權 ) 代 表 僱 主 行 事, 則 僱 主 在 民 事 程 序 中 須 對 該 第 三 者 所 作 出 的 任 何 錯 誤 行 為 或 作 為 負 上 法 律 責 任 僱 主 只 可 在 能 證 明 已 採 取 合 理 地 切 實 可 行 的 步 驟, 以 防 止 代 表 他 行 事 的 僱 員 作 出 或 從 事 錯 誤 的 作 為 或 行 為 的 情 況 下, 才 可 免 承 擔 法 律 責 任 3 舉 例 來 說, 如 僱 員 向 第 三 者 披 露 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 因 而 違 反 保 障 資 料 第 3 原 則, 僱 主 若 證 明 已 制 訂 部 門 政 策 禁 止 僱 員 如 此 披 露 資 料, 但 有 關 僱 員 卻 漠 視 該 政 策, 僱 主 則 可 免 承 擔 錯 誤 披 露 資 料 的 法 律 責 任.7 其 他 事 宜 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 的 法 定 規 定.7. 如 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 以 外 的 其 他 條 例 規 定 僱 主 有 責 任 保 存 某 些 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 以 及 須 應 要 求 向 有 關 當 局 披 露 該 等 資 料, 則 僱 主 必 須 履 行 有 關 責 任 舉 例 來 說, 根 據 入 境 條 例 的 規 定, 僱 主 須 保 存 記 錄, 列 示 僱 員 所 持 有 並 憑 之 可 合 法 受 僱 的 文 件 的 類 別, 以 及 該 文 件 的 編 號 此 外, 僱 主 亦 須 應 勞 工 督 察 的 要 2 3 第 65() 條 第 65(2) 條 第 65(3) 條 3

18 求 披 露 該 等 資 料 提 供 政 策 及 實 務 方 面 的 資 料.7.2 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 能 為 市 民 大 眾 及 屬 下 僱 員 提 供 一 份 個 人 資 料 政 策 及 實 務 的 複 本 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 可 藉 一 份 書 面 的 私 隱 政 策 聲 明, 述 明 在 個 人 資 料 管 理 方 面 的 政 策 及 實 務, 以 符 合 上 述 規 定 私 隱 政 策 聲 明 應 表 列 僱 主 所 持 有 的 個 人 資 料 的 類 別, 以 及 述 明 該 等 資 料 的 主 要 使 用 目 的 僱 主 亦 應 考 慮 包 括 其 他 保 障 資 料 政 策 及 實 務, 例 如 資 料 的 保 留 政 策 及 保 安 政 策 關 於 僱 員 記 錄 內 的 身 分 證 號 碼 的 事 宜.7.3 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 訂 明 僱 主 :.7.3. 可 在 符 合 若 干 準 則 的 情 況 下 收 集 求 職 者 的 身 分 證 號 碼 2 ; 可 在 獲 挑 選 的 申 請 者 接 受 聘 用 時 收 集 有 關 申 請 者 的 身 分 證 副 本 ; 可 收 集 僱 員 的 身 分 證 號 碼 及 副 本 3 ; 或 可 在 電 腦 或 人 手 操 作 系 統 中 利 用 身 分 證 號 碼 來 連 結 檢 索 或 以 其 他 程 序 處 理 機 構 內 的 僱 傭 資 料 記 錄 僱 主 可 將 身 分 證 副 本 與 身 分 證 的 正 本 核 對 5, 並 在 橫 跨 整 個 身 分 證 影 像 上 加 上 副 本 的 字 眼 6 至 於 在 一 九 九 八 年 六 月 十 九 日 以 前 收 集 的 副 本 則 不 須 採 用 這 個 做 法, 直 至 在 該 日 後 首 次 使 用 該 副 本 為 止 保 障 資 料 第 5 原 則 2 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 2.3. 段 3 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 2.3. 及 段 4 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 段 5 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 3.5 段 6 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 3.9 段 4

19 .7.5 向 僱 員 或 前 僱 員 簽 發 職 員 證 長 俸 證 及 會 所 會 員 證 等 證 件 的 僱 主, 不 應 發 出 載 有 持 證 人 身 分 證 號 碼 的 任 何 咭 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 2.8 段 5

20 2. 招 聘 2. 引 言 2.. 僱 主 開 始 進 行 招 聘 程 序 時, 通 常 都 會 先 制 訂 一 份 職 責 說 明 書 或 開 列 一 份 求 職 者 條 件 說 明 書 僱 主 可 利 用 不 同 的 方 法 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料, 包 括 : 2... 要 求 求 職 者 填 寫 職 位 申 請 表 ; 請 求 職 者 應 招 聘 廣 告 遞 交 申 請 ; 透 過 職 業 介 紹 所 或 獵 頭 公 司 取 得 求 職 者 的 個 人 資 料 ; 從 早 前 進 行 的 招 聘 活 動 所 收 集 的 職 位 申 請 中 取 得 所 需 資 料 2..2 僱 主 可 能 在 網 址 上 刊 登 招 聘 廣 告, 要 求 求 職 者 填 寫 網 上 申 請 表 或 透 過 電 子 郵 件 申 請 有 關 職 位 在 此 情 況 下, 僱 主 所 進 行 的 活 動 亦 涉 及 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料 2..3 除 透 過 原 本 的 職 位 申 請 表 收 集 資 料 外, 僱 主 亦 會 在 遴 選 過 程 中 進 一 步 集 求 職 者 的 資 料, 藉 以 評 估 求 職 者 是 否 勝 任 有 關 職 位 這 些 資 料 包 括 : 在 遴 選 面 試 中 所 記 錄 關 於 求 職 者 的 書 面 評 估 資 料 ; 求 職 者 須 接 受 測 驗 的 評 估 報 告, 例 如 心 理 測 驗 報 告 ; 從 求 職 者 的 現 任 僱 主 或 前 僱 主 或 其 他 來 源 取 得 的 個 人 評 介 2..4 條 例 規 定 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 在 收 集 資 料 之 前 或 之 時, 告 知 求 職 者 若 干 與 收 集 個 人 資 料 有 關 的 事 項 這 項 規 定 適 用 於 第 及 2..3 段 所 述 的 情 況 僱 主 可 透 過 書 面 的 收 集 個 人 資 料 聲 明 履 行 這 項 規 定, 聲 明 所 採 用 的 方 式 可 以 是 一 項 獨 立 的 招 聘 聲 明, 或 是 一 項 與 僱 傭 有 關 的 詳 細 收 集 個 人 資 料 聲 明 中 的 一 部 分 保 障 資 料 第 (3) 原 則 6

21 與 招 聘 事 宜 有 關 的 實 際 指 引 2.2 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料 2.2. 除 為 使 用 於 合 法 的 目 的 外, 僱 主 不 應 向 求 職 者 收 集 個 人 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 不 應 為 了 不 合 法 的 歧 視 目 的 而 利 用 職 位 空 缺 告 示 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料, 藉 以 基 於 性 別 或 婚 姻 狀 況 的 原 因 而 不 聘 用 女 性 僱 員 擔 任 督 導 職 位 僱 主 不 應 向 求 職 者 收 集 超 乎 招 聘 所 需 的 個 人 資 料, 而 只 可 收 集 足 以 履 行 招 聘 目 的 所 需 的 資 料 2 在 決 定 甚 麼 才 是 有 關 的 資 料 的 問 題 上, 僱 主 應 注 意 有 需 要 顯 示 所 指 定 提 供 的 個 人 資 料, 確 是 與 挑 選 合 適 人 選 直 接 有 關 的 資 料 在 職 責 說 明 書 或 求 職 者 條 件 說 明 書 小 心 選 擇 有 關 資 料, 有 助 減 少 向 求 職 者 收 集 就 招 聘 目 的 而 言 屬 超 乎 適 度 的 資 料 舉 例 來 說, 根 據 職 責 說 明 書 或 求 職 者 條 件 說 明 書 所 收 集 的 個 人 資 料, 應 限 於 與 招 聘 活 動 有 關 及 用 以 甄 選 合 適 人 選 所 需 的 資 料 一 般 來 說, 這 些 資 料 可 包 括 工 作 經 驗, 以 及 工 作 所 需 的 技 能 本 領 學 歷 / 專 業 資 格 及 其 他 才 能 僱 主 只 可 在 符 合 所 有 下 述 規 定 的 情 況 下, 才 可 收 集 求 職 者 的 身 分 證 號 碼 3 : 僱 主 已 制 訂 一 般 政 策, 藉 以 保 留 前 僱 員 及 落 選 求 職 者 的 身 分 證 號 碼 一 段 期 間 ; 僱 主 是 基 於 須 正 確 識 辨 有 關 個 人 的 身 分 或 正 確 認 出 所 持 有 關 於 求 職 者 的 記 錄 而 收 集 身 分 證 號 碼 ; 僱 主 核 對 某 一 求 職 者 以 前 曾 否 申 請 某 一 職 位 或 是 否 機 構 的 前 僱 員, 而 核 對 可 能 涉 及 大 量 的 求 職 者 或 前 僱 員 ; 及 沒 有 其 他 實 際 可 行 而 較 不 侵 犯 私 隱 的 辦 法 可 正 確 識 辨 該 等 人 士 的 2 保 障 資 料 第 ()(a) 原 則 保 障 資 料 第 ()(c) 原 則 3 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 7

22 身 分 或 認 出 其 記 錄 僱 主 不 應 在 招 聘 過 程 中 收 集 求 職 者 的 身 分 證 副 本, 除 非 及 直 至 有 關 個 人 已 接 受 聘 任 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 的 第 段 禁 止 資 料 使 用 者 只 為 了 與 有 關 個 人 建 立 未 來 關 係 而 收 集 該 人 的 身 分 證 副 本 僱 主 可 收 集 求 職 者 家 屬 的 個 人 資 料, 如 有 關 個 人 資 料 : 與 求 職 者 家 屬 的 受 僱 情 況 有 關, 但 只 限 於 收 集 為 評 估 如 求 職 者 受 僱 後 是 否 會 有 利 益 衝 突 而 所 需 的 資 料 ; 及 就 此 目 的 而 言 屬 足 夠 但 不 超 乎 適 度 舉 例 來 說, 如 僱 主 希 望 得 悉 求 職 者 的 家 人 目 前 是 否 受 僱 於 其 競 爭 對 手, 則 應 只 限 於 詢 問 情 況 是 否 確 實 如 此, 而 進 一 步 的 查 詢 亦 應 只 限 於 任 何 如 此 受 僱 的 家 人 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 不 會 在 考 慮 聘 用 有 關 求 職 者 之 前 收 集 有 關 資 料 如 僱 主 要 求 求 職 者 填 寫 職 位 申 請 表, 無 論 是 紙 張 形 式 的 申 請 表 或 僱 主 網 頁 內 的 網 上 申 請 表, 僱 主 必 須 遵 守 第 2..4 段 所 述 的 規 定, 即 須 提 供 收 集 個 人 資 料 聲 明 的 規 定 2 符 合 須 給 予 通 知 規 定 的 其 中 一 個 實 際 可 行 的 辦 法, 是 將 收 集 個 人 資 料 聲 明 列 於 紙 張 形 式 的 申 請 表 中 或 在 網 上 申 請 表 中 展 示 有 關 聲 明, 作 為 有 關 申 請 表 的 一 部 分 另 一 方 法 是 另 紙 列 示 收 集 個 人 資 料 聲 明, 隨 紙 張 形 式 的 申 請 表 夾 附 至 於 網 上 申 請 表 方 面, 則 可 將 在 網 上 展 示 的 收 集 個 人 資 料 聲 明 與 網 上 申 請 表 連 接, 或 是 在 傳 輸 網 上 申 請 表 前, 在 按 確 定 掣 時 在 屏 幕 上 跳 現 有 關 聲 明 2.3 刊 登 職 位 空 缺 廣 告 2.3. 當 僱 主 在 所 刊 登 的 職 位 空 缺 告 示 中 直 接 要 求 有 興 趣 的 求 職 者 遞 交 個 人 資 料 時, 即 展 開 收 集 有 關 人 士 的 個 人 資 料 的 程 序 故 此, 上 文 第 2.2. 至 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 第 段 2 保 障 資 料 第 (3) 原 則 8

23 段 所 述 的 規 定 適 用 於 本 節 請 注 意 如 職 位 空 缺 告 示 只 邀 請 有 興 趣 的 人 士 與 僱 主 聯 絡, 則 不 屬 直 接 要 求 有 關 人 士 遞 交 個 人 資 料 這 種 情 況 的 一 個 例 子 是, 僱 主 刊 登 有 關 職 位 所 需 的 資 格 及 邀 請 有 興 趣 的 人 士 用 書 面 索 取 職 位 申 請 表 如 僱 主 在 所 刊 登 的 職 位 空 缺 告 示 中 直 接 要 求 求 職 者 遞 交 個 人 資 料, 則 須 確 保 依 從 上 文 第 2..4 段 所 述 的 須 給 予 通 知 的 規 定, 即 在 告 示 中 刊 登 收 集 個 人 資 料 聲 明, 除 非 : 職 位 空 缺 廣 告 指 定 求 職 者 須 填 寫 的 職 位 申 請 表 中 已 載 有 收 集 個 人 資 料 聲 明 ; 或 職 位 空 缺 廣 告 明 確 列 出 求 職 者 可 向 其 索 取 收 集 個 人 資 料 聲 明 的 聯 絡 人 舉 例 來 說, 僱 主 可 在 職 位 空 缺 告 示 中, 述 明 可 向 其 索 取 招 聘 方 面 的 收 集 個 人 資 料 聲 明 的 職 員 的 電 話 號 碼 姓 名 或 職 銜, 並 應 包 括 內 容 如 下 的 聲 明 : 在 使 用 求 職 者 所 提 供 的 個 人 資 料 時, 僱 主 會 嚴 格 遵 守 其 個 人 資 料 政 策 的 規 定, 並 在 收 到 要 求 後, 會 隨 即 提 供 一 份 有 關 政 策 的 複 本 如 僱 主 直 接 刊 登 或 透 過 代 理 人 刊 登 職 位 空 缺 廣 告, 而 從 中 要 求 求 職 者 遞 交 個 人 資 料, 則 必 須 提 供 求 職 者 可 識 辨 僱 主 或 代 理 人 的 身 分 的 途 徑 2 匿 名 招 聘 廣 告 是 指 無 法 從 中 得 知 僱 主 的 身 分 或 代 表 僱 主 的 職 業 介 紹 所 的 名 稱 的 廣 告 不 過, 有 關 廣 告 未 必 一 定 要 求 求 職 者 直 接 提 供 個 人 資 料 如 沒 有 要 求 求 職 者 直 接 提 供 個 人 資 料, 則 可 使 用 匿 名 招 聘 廣 告 舉 例 來 說, 僱 主 不 應 在 只 提 供 郵 政 信 箱 號 碼 的 職 位 空 缺 告 示 中, 要 求 求 職 者 遞 交 個 人 資 料 不 過, 如 僱 主 不 打 算 在 職 位 空 缺 告 示 中 披 露 身 分, 則 可 要 求 有 興 趣 的 應 徵 者 去 信 一 個 郵 政 信 箱 號 碼, 索 取 可 識 辨 僱 主 身 分 的 申 請 表 其 次 是 僱 主 可 在 職 位 空 缺 中 指 明 由 職 業 介 紹 所 收 集 求 職 者 遞 交 的 個 人 資 料 在 此 情 況 下, 招 聘 廣 告 須 載 有 可 識 辨 職 業 介 紹 所 的 身 分 的 資 料 2 保 障 資 料 第 (3) 原 則 保 障 資 料 第 (2) 原 則 9

24 2.3.4 除 非 目 前 確 有 或 將 來 可 能 有 一 個 或 以 上 的 職 位 空 缺 尚 待 填 補, 否 則 僱 主 不 應 透 過 職 位 空 缺 廣 告 要 求 求 職 者 遞 交 個 人 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 不 應 為 試 探 求 職 市 場 的 情 況, 或 為 向 現 職 僱 員 施 加 壓 力 而 刊 登 招 聘 廣 告, 並 從 中 收 集 求 職 者 的 個 人 資 料 如 透 過 錯 誤 陳 述 收 集 目 的 的 方 法 收 集 個 人 資 料, 則 是 以 在 有 關 情 況 下 屬 不 公 平 的 方 式 收 集 資 料 2.4 職 業 介 紹 所 / 獵 頭 公 司 2.4. 透 過 職 業 介 紹 所 要 求 求 職 者 遞 交 個 人 資 料 的 僱 主 等 同 收 集 有 關 求 職 者 的 個 人 資 料 故 此, 上 文 第 2.2. 至 段 所 述 的 規 定 適 用 於 本 節 的 條 文 如 僱 主 收 到 不 是 應 要 求 而 提 供 的 個 人 資 料, 無 論 有 關 資 料 是 直 接 由 求 職 者 或 是 職 業 介 紹 所 代 求 職 者 提 供, 則 僱 主 應 : 只 為 了 評 估 有 關 個 人 是 否 適 合 受 僱 的 目 的 或 直 接 有 關 的 目 的 使 用 有 關 資 料 2 ; 及 不 會 將 有 關 資 料 使 用 於 任 何 其 他 目 的, 除 非 已 取 得 有 關 個 人 的 同 意 3 僱 主 通 常 會 收 到 求 職 者 自 行 提 供 的 個 人 資 料, 而 職 業 介 紹 所 亦 會 將 求 職 者 的 資 料 轉 介 僱 主 從 這 個 途 徑 收 到 的 資 料 通 常 都 是 超 乎 招 聘 活 動 所 需 的 僱 主 應 毋 須 理 會 與 招 聘 程 序 無 關 的 個 人 資 料 如 僱 主 聘 用 第 三 者 作 為 代 理 人, 並 明 確 授 權 有 關 代 理 人 代 為 履 行 若 干 指 定 的 招 聘 職 能, 則 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 有 關 第 三 者 不 會 違 反 條 例 的 任 何 規 定 保 障 資 料 (2) 原 則 保 障 資 料 第 ()(b) 原 則 保 障 資 料 第 3 原 則 第 65 條 20

25 條 例 訂 明 僱 主 須 就 受 聘 為 代 理 人 的 第 三 者 所 作 出 的 或 從 事 的 任 何 錯 誤 行 為 或 作 為 負 上 法 律 責 任 舉 例 來 說, 僱 主 可 索 閱 該 第 三 者 的 個 人 資 料 私 隱 政 策 及 實 務 方 面 的 詳 細 資 料, 以 查 核 該 第 三 者 確 有 按 照 適 當 的 標 準 行 事 另 一 方 法 是 僱 主 可 考 慮 與 有 關 方 面 簽 訂 合 約, 當 中 訂 明 必 須 遵 守 某 些 程 序, 例 如 僱 主 應 清 楚 述 明 所 需 的 個 人 資 料 類 別, 以 協 助 代 理 人 進 行 有 關 遴 選 程 序, 而 代 理 人 亦 應 同 意 只 限 收 集 所 指 定 的 個 人 資 料 2.5 關 於 求 職 者 的 內 部 記 錄 2.5. 僱 主 可 將 在 招 聘 過 程 中 所 收 集 的 求 職 者 的 個 人 資 料, 使 用 在 相 同 性 質 的 日 後 招 聘 活 動 中, 但 須 符 合 下 述 條 件 : 僱 主 已 制 訂 一 般 政 策, 藉 以 為 該 目 的 保 留 該 等 資 料 ; 僱 主 已 對 該 等 資 料 的 保 留 期 間 作 出 規 定 ; 及 求 職 者 沒 有 反 對 將 資 料 使 用 於 該 目 的 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 將 保 留 招 聘 過 程 中 所 取 得 的 個 人 資 料 的 政 策 告 知 求 職 者 至 於 不 希 望 僱 主 在 其 後 的 招 聘 活 動 使 用 其 個 人 資 料 的 落 選 者, 僱 主 應 讓 他 們 有 機 會 要 求 銷 毀 有 關 資 料 僱 主 如 按 照 上 文 第 2.5. 段 的 規 定 使 用 在 早 前 的 招 聘 過 程 中 向 求 職 者 收 集 的 個 人 資 料 來 挑 選 合 適 的 人 選, 但 有 合 理 理 由 相 信 該 等 資 料 在 收 集 後 已 變 得 不 準 確, 則 在 未 更 新 前 不 應 使 用 有 關 資 料 僱 主 如 保 留 在 招 聘 過 程 中 向 求 職 者 收 集 的 個 人 資 料, 並 打 算 在 日 後 的 招 聘 活 動 中 使 用 有 關 資 料, 則 應 : 只 可 為 了 該 等 目 的 或 直 接 有 關 的 目 的 使 用 有 關 資 料, 除 非 求 職 者 同 意 將 有 關 資 料 使 用 於 其 他 目 的 2 ; 及 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 用 妥 善 的 保 安 方 法 保 留 有 關 資 料, 以 及 只 有 獲 授 權 的 人 士 才 可 基 於 需 要 知 道 的 原 則 查 閱 有 2 保 障 資 料 第 2()(b) 原 則 保 障 資 料 第 3 原 則 2

26 關 資 料 請 注 意 上 文 第 2.5. 至 段 所 述 的 規 定, 亦 適 用 於 持 有 求 職 者 的 個 人 資 料 的 職 業 介 紹 所 2.6 接 受 及 處 理 求 職 申 請 表 2.6. 在 顧 及 有 關 資 料 的 敏 感 程 度 後, 僱 主 應 採 取 所 有 合 理 地 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 用 安 全 的 方 式 收 集 處 理 及 儲 存 求 職 者 的 個 人 資 料, 而 不 論 有 關 資 料 是 以 電 子 攝 影 或 硬 本 的 形 式 儲 存 2 舉 例 來 說, 僱 主 應 要 求 以 書 面 形 式 提 供 資 料 的 求 職 者, 將 申 請 表 放 入 信 封 內 並 加 以 密 封, 同 時 在 信 封 面 上 加 上 例 如 機 密 的 字 眼, 註 明 由 人 力 資 源 部 ( 或 有 關 職 員 ) 經 辦, 並 且 指 令 收 發 室 及 接 待 處 的 職 員 在 送 交 文 件 的 過 程 中 不 得 開 啟 有 關 信 件 良 好 的 行 事 方 式 是 只 有 獲 授 權 的 職 員 才 可 基 於 需 要 知 道 的 原 則, 利 用 密 碼 查 閱 載 有 求 職 者 個 人 資 料 的 資 料 庫 此 外, 應 將 硬 本 形 式 的 資 料 存 放 在 安 全 的 地 方 用 實 體 形 式 例 如 紙 張 或 縮 微 膠 卷 儲 存 的 求 職 者 個 人 資 料, 應 存 放 在 放 置 於 安 全 房 間 內 的 上 鎖 文 件 櫃 如 須 對 有 關 資 料 進 行 分 析 或 檢 討, 則 獲 授 權 的 人 員 必 須 妥 加 保 管 所 涉 及 的 資 料, 例 如 不 應 在 無 監 管 的 情 況 下, 隨 處 放 置 有 關 資 料 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 獲 授 權 查 閱 個 人 資 料 的 職 員 在 良 好 操 守 審 慎 態 度 及 辦 事 能 力 方 面, 具 備 合 適 的 條 件 3 舉 例 來 說, 僱 主 可 提 供 培 訓 課 程, 以 確 保 負 責 招 聘 事 宜 的 職 員 了 解 僱 主 在 處 理 個 人 資 料 方 面 的 政 策 及 實 務, 並 且 進 行 視 察, 藉 以 督 導 有 關 職 員 遵 守 政 策 方 面 的 規 定 2 3 保 障 資 料 第 4 原 則 保 障 資 料 第 4 原 則 保 障 資 料 第 4(d) 原 則 22

27 2.7 為 進 行 遴 選 收 集 資 料 2.7. 為 挑 選 合 適 的 人 選, 僱 主 除 透 過 原 有 的 申 請 收 集 資 料 外, 可 能 須 額 外 收 集 求 職 者 的 其 他 資 料, 但 在 有 關 過 程 中 不 得 收 集 超 乎 履 行 此 目 的 所 需 的 個 人 資 料 一 般 來 說, 如 僱 主 收 集 求 職 者 在 技 能 良 好 品 格 本 領 或 能 力 方 面 的 資 料, 藉 以 加 強 對 求 職 者 的 認 識, 只 要 有 關 資 料 與 工 作 性 質 有 關, 則 不 屬 收 集 超 乎 適 度 的 資 料 一 般 常 用 的 甄 選 方 式 包 括 遴 選 面 試 或 要 求 求 職 者 參 加 技 能 方 面 的 筆 試 視 乎 工 作 的 性 質 而 定, 其 他 的 遴 選 方 式 可 包 括 要 求 求 職 者 接 受 心 理 測 驗 背 景 審 查 或 品 格 審 查 等 程 序 這 些 甄 選 方 式 許 多 時 都 涉 及 向 求 職 者 收 集 額 外 的 個 人 資 料 舉 例 來 說, 如 僱 主 認 為 有 必 要 在 考 慮 聘 用 警 衛 員 前 知 悉 有 關 人 員 在 保 安 方 面 的 背 景 資 料, 則 可 透 過 背 景 審 查 程 序 予 以 求 證 不 過, 如 記 錄 求 職 者 的 外 間 活 動 及 興 趣 方 面 的 詳 細 資 料, 除 非 僱 主 能 顯 示 有 關 資 料 與 擔 任 有 關 工 作 所 必 須 具 備 的 條 件 有 關, 否 則 可 能 屬 於 收 集 超 乎 適 度 的 個 人 資 料 品 格 審 查 的 目 的 通 常 是 為 確 保 求 職 者 獲 聘 出 任 的 職 位 的 透 明 度 及 問 責 性 不 過, 僱 主 必 須 顯 示 所 收 集 的 個 人 資 料, 例 如 求 職 者 的 投 資 或 其 他 財 務 事 宜, 是 評 估 求 職 者 的 品 格 所 必 須 收 集 的 資 料 僱 主 如 根 據 上 文 第 2.7. 段 匯 集 求 職 者 的 資 料, 則 須 確 保 所 使 用 的 遴 選 方 式, 並 無 涉 及 以 不 公 平 的 方 式 收 集 個 人 資 料 2 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 在 使 用 有 關 遴 選 方 式 前 告 知 求 職 者, 所 採 用 的 遴 選 方 式 與 甄 選 程 序 有 何 關 係, 以 及 透 過 所 選 用 的 方 式 收 集 甚 麼 個 人 資 料 2.8 要 求 取 得 求 職 者 的 個 人 評 介 2.8. 僱 主 如 欲 向 準 入 選 者 的 目 前 或 前 僱 主 或 從 其 他 來 源 取 得 有 關 人 士 的 評 2 保 障 資 料 第 ()(c) 原 則 保 障 資 料 第 (2) 原 則 23

28 介, 必 須 確 保 在 獲 有 關 求 職 者 的 同 意 下 取 得 有 關 評 介 條 例 規 定 求 職 者 的 目 前 或 前 僱 主 必 須 先 取 得 求 職 者 的 口 頭 或 書 面 同 意, 才 可 提 供 評 介 良 好 的 行 事 方 式 是 準 僱 主 可 考 慮 在 與 求 職 者 的 目 前 或 前 僱 主 接 觸 前 或 從 其 他 來 源 索 取 評 介 前, 先 取 得 求 職 者 的 同 意 這 樣, 準 僱 主 應 在 索 取 評 介 時 通 知 有 關 方 面 已 取 得 求 職 者 同 意 如 有 懷 疑, 目 前 僱 主 或 前 僱 主 應 要 求 提 出 要 求 一 方 提 供 證 據, 證 明 已 取 得 有 關 同 意, 或 是 要 求 求 職 者 證 實 已 給 予 同 意 2.9 求 職 者 接 受 聘 任 2.9. 僱 主 可 在 提 出 有 條 件 聘 任 入 選 的 求 職 者 時, 透 過 入 職 前 體 格 檢 驗 收 集 求 職 者 在 健 康 狀 況 方 面 的 個 人 資 料, 只 要 : 所 需 的 個 人 資 料 與 職 位 所 必 須 具 備 的 條 件 直 接 有 關 ; 聘 用 的 條 件 之 一 是 求 職 者 必 須 體 格 檢 驗 合 格 ; 及 所 需 個 人 資 料 是 以 在 有 關 情 況 下 屬 公 平 的 方 式 收 集, 而 就 收 集 目 的 而 言, 所 收 集 的 資 料 並 不 超 乎 適 度 2 舉 例 來 說, 僱 主 可 能 已 制 訂 政 策, 規 定 合 適 的 求 職 者 須 前 往 指 定 的 醫 療 機 構 接 受 入 職 前 體 格 檢 驗, 以 確 定 求 職 者 是 否 適 合 受 聘 在 此 情 況 下, 醫 生 只 須 向 僱 主 提 供 證 明 求 職 者 適 合 受 聘 的 最 低 限 度 的 健 康 狀 況 資 料 至 於 求 職 者 的 病 歷 及 治 療 方 面 的 詳 情 可 能 有 助 醫 療 機 構 進 行 體 格 檢 驗, 但 僱 主 毋 須 收 集 這 方 面 的 資 料 僱 主 可 在 入 選 的 求 職 者 接 受 聘 任 時, 額 外 收 集 求 職 者 及 其 家 屬 的 個 人 資 料, 只 要 有 關 個 人 資 料 是 : 僱 用 求 職 者 於 有 關 職 位 所 需 的 資 料 3 ; 或 根 據 規 管 僱 主 事 務 的 法 律 規 定 所 需 的 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 在 求 職 者 接 受 聘 任 後, 可 為 發 放 薪 金 用 途 而 收 集 新 僱 員 的 銀 行 戶 口 資 料 其 他 例 子 包 括 為 僱 員 的 家 屬 提 供 福 利 而 收 集 家 屬 的 資 料 不 過, 2 3 保 障 資 料 第 (2) 原 則 保 障 資 料 第 ()(c) 原 則 保 障 資 料 第 ()(b) 原 則 24

29 如 僱 主 收 集 求 職 者 的 外 間 活 動 方 面 的 資 料, 則 屬 收 集 超 乎 適 度 的 資 料, 除 非 資 料 是 僱 員 出 任 此 職 位 所 必 須 具 備 的 條 件 或 與 該 等 條 件 直 接 有 關 僱 主 可 在 入 選 的 求 職 者 接 受 聘 任 時, 收 集 求 職 者 的 身 分 證 副 本 僱 主 必 須 先 取 得 獲 聘 人 士 的 訂 明 同 意, 才 可 公 開 披 露 獲 聘 人 士 在 聘 任 方 面 的 任 何 個 人 資 料, 除 非 法 律 或 監 管 當 局 規 定 須 披 露 該 等 資 料 落 選 的 求 職 者 2.0. 如 僱 主 已 制 訂 一 般 政 策, 為 日 後 招 聘 活 動 的 目 的 而 保 留 落 選 者 的 個 人 資 料, 則 該 等 資 料 的 保 留 期 間 不 應 超 過 兩 年, 由 求 職 者 落 選 的 日 期 起 計, 除 非 : 有 具 體 理 由 規 定 僱 主 必 須 保 留 該 等 資 料 一 段 較 長 期 間 ; 或 申 請 人 給 予 訂 明 同 意 可 保 留 該 等 資 料 超 過 兩 年 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 如 欲 為 其 後 進 行 的 招 聘 活 動 保 留 落 選 者 的 個 人 資 料, 則 應 告 知 有 關 落 選 者 該 等 資 料 的 一 般 保 留 期 間 此 外, 另 一 良 好 的 行 事 方 式 是 如 落 選 者 不 欲 僱 主 為 此 目 的 使 用 其 個 人 資 料, 則 落 選 者 應 有 機 會 要 求 僱 主 銷 毀 該 等 資 料 一 般 來 說, 實 際 已 進 行 或 可 能 進 行 法 律 程 序 可 構 成 將 落 選 者 的 個 人 資 料 保 留 超 過 兩 年 的 具 體 理 由 2. 求 職 者 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 2.. 上 文 第 2.. 至 2..3 段 所 述 的 在 招 聘 過 程 中 向 求 職 者 所 收 集 的 招 聘 方 面 的 個 人 資 料 及 其 他 資 料, 須 受 求 職 者 所 提 出 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 所 管 限 故 此, 就 本 節 而 言, 除 非 僱 主 可 引 用 條 例 中 的 豁 免 事 項, 否 則 必 須 依 從 第 章 所 述 的 依 從 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 第 段 2 保 障 資 料 第 3 原 則 25

30 2..2 僱 主 可 拒 絕 依 從 求 職 者 根 據 上 文 第 2.. 段 所 提 出 的 查 閱 資 料 要 求, 如 : 僱 主 在 就 填 補 求 職 者 所 申 請 的 空 缺 作 出 決 定 之 前 收 到 有 關 要 求 ; 及 招 聘 程 序 讓 申 請 人 有 權 就 聘 任 方 面 的 決 定 提 出 上 訴 請 注 意 如 招 聘 程 序 不 容 許 就 程 序 中 所 作 出 的 決 定 提 出 上 訴 ( 大 部 分 的 招 聘 程 序 都 屬 此 情 況 ), 則 招 聘 程 序 不 屬 條 例 所 指 的 有 關 程 序 的 釋 義 範 圍 此 外, 就 有 關 程 序 而 言, 豁 免 事 項 只 在 完 成 該 程 序 前 的 期 間 適 用 在 招 聘 程 序 屬 有 關 程 序 的 釋 義 範 圍 的 情 況 下, 完 成 是 指 作 出 申 請 人 是 否 適 合 出 任 有 關 職 位 的 決 定 換 言 之, 招 聘 程 序 是 否 屬 有 關 程 序 須 視 乎 可 否 提 出 上 訴 而 定, 但 上 訴 期 並 不 構 成 招 聘 程 序 期 間 的 一 部 分 故 此, 如 僱 主 在 招 聘 程 序 完 結 後 收 到 求 職 者 的 查 閱 資 料 要 求, 則 應 依 從 有 關 要 求 2..3 如 僱 主 所 持 有 的 個 人 資 料 包 括 由 第 三 者 在 職 業 的 正 常 範 圍 以 外 所 作 出 的 個 人 評 介, 則 僱 主 可 拒 絕 求 職 者 根 據 上 文 第 2.. 段 所 提 出 的 查 閱 資 料 要 求, 如 : 在 任 何 情 況 下, 除 非 該 第 三 者 已 給 予 僱 主 書 面 通 知, 同 意 披 露 有 關 評 介, 或 在 有 關 評 介 是 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 或 之 後 提 供 的 情 況 下, 直 至 有 關 求 職 者 已 接 獲 書 面 通 知, 指 出 他 已 獲 聘 出 任 所 申 請 的 職 位, 或 他 已 落 選 為 止 2 如 第 三 者 在 求 職 者 得 知 僱 主 的 決 定 前 已 同 意 披 露 有 關 評 介, 則 僱 主 可 考 慮 依 從 有 關 查 閱 資 料 要 求 2 第 55 條 第 56 條 26

31 3. 現 職 僱 員 3. 引 言 3.. 僱 主 在 聘 用 求 職 者 時 可 為 僱 傭 目 的 而 保 留 受 僱 者 的 個 人 資 料 這 方 面 的 例 子 包 括 受 僱 者 在 申 請 職 位 時 所 提 供 的 資 料, 以 及 僱 主 在 上 文 第 2..3 段 所 述 招 聘 過 程 中 所 集 的 其 他 資 料 3..2 此 外, 僱 主 更 可 為 僱 傭 目 的, 以 及 與 人 力 資 源 管 理 有 關 的 其 他 職 能, 向 僱 員 收 集 額 外 的 個 人 資 料 這 方 面 的 例 子 包 括 為 發 放 薪 金 而 收 集 僱 員 的 銀 行 戶 口 資 料, 以 及 為 管 理 僱 主 為 僱 員 家 屬 所 提 供 的 褔 利 而 收 集 家 屬 的 資 料 其 他 例 子 包 括 僱 主 履 行 某 些 法 律 規 定 所 需 的 資 料, 例 如 已 婚 僱 員 配 偶 的 個 人 資 料, 以 便 填 報 稅 務 條 例 所 規 定 的 報 稅 表 3..3 在 僱 用 期 間, 僱 主 可 集 更 多 關 於 僱 員 的 資 料 有 關 資 料 可 包 括 : 僱 主 向 僱 員 發 放 的 工 資 及 提 供 的 褔 利 的 記 錄 ; 僱 員 所 擔 任 的 職 位 調 職 及 培 訓 記 錄 ; 體 格 檢 驗 病 假 及 其 他 醫 療 補 償 申 索 記 錄 ; 涉 及 僱 員 的 紀 律 程 序 的 書 面 記 錄 ; 僱 員 的 工 作 表 現 評 核 報 告 ; 涉 及 僱 員 的 職 工 策 劃 的 書 面 報 告 ; 涉 及 僱 員 的 晉 升 選 拔 的 書 面 報 告 3..4 條 例 規 定 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 確 保 將 若 干 與 個 人 資 料 的 收 集 有 關 的 事 宜 告 知 僱 員 這 項 規 定 適 用 於 上 文 第 3..2 及 3..3 段 所 述 的 情 況, 即 僱 主 直 接 向 僱 員 收 集 個 人 資 料 的 情 況 僱 主 可 利 用 與 僱 傭 有 關 的 書 面 收 集 個 人 資 料 聲 明 履 行 這 項 須 給 予 通 知 的 規 定 一 項 實 際 指 引 是 僱 主 可 在 求 職 者 接 受 聘 用 或 僱 員 就 職 時 提 供 收 集 個 人 資 料 聲 明 保 障 資 料 第 (3) 原 則 27

32 與 僱 傭 有 關 的 實 務 的 實 際 指 引 3.2 聘 用 條 款 方 面 的 個 人 資 料 3.2. 根 據 上 文 第 3..2 段 的 規 定, 僱 主 可 收 集 僱 員 及 其 家 屬 的 個 人 資 料, 只 要 該 等 資 料 是 : 僱 主 的 人 力 資 源 職 能 所 需 或 與 該 等 職 能 直 接 有 關 的 資 料, 或 根 據 規 管 僱 主 事 務 的 法 律 規 定 所 需 的 資 料 ; 及 以 在 有 關 情 況 下 屬 公 平 的 方 式 收 集 2, 以 及 就 收 集 目 的 而 言, 所 收 集 的 資 料 並 不 超 乎 適 度 3 酬 償 及 福 利 僱 主 可 為 向 僱 員 作 出 酬 償 及 提 供 福 利 而 收 集 僱 員 及 其 家 屬 的 個 人 資 料, 只 要 : 行 事 時 遵 守 上 文 第 3.2. 段 所 述 的 規 定 ; 及 該 等 資 料 是 確 定 僱 員 是 否 有 資 格 獲 得 酬 償 及 享 有 福 利 所 必 需 的 資 料 僱 主 或 會 為 僱 員 或 其 家 屬 提 供 醫 療 房 屋 或 其 他 福 利 為 管 理 這 些 福 利, 僱 主 可 能 會 制 訂 政 策, 以 防 止 為 僱 員 或 其 家 屬 提 供 雙 重 福 利 在 此 情 況 下, 僱 主 或 須 要 求 僱 員 就 家 屬 所 提 出 的 申 索 提 出 證 明 在 處 理 法 定 或 合 約 上 的 補 償 申 索 時, 僱 主 亦 可 能 要 求 僱 員 提 供 證 明, 以 支 持 所 提 出 的 付 款 申 請 品 格 審 查 / 利 益 衝 突 聲 明 為 方 便 進 行 品 格 審 查 或 決 定 僱 員 有 否 涉 及 利 益 衝 突, 僱 主 可 收 集 僱 員 的 2 3 保 障 資 料 第 ()(b) 原 則 保 障 資 料 第 (2) 原 則 保 障 資 料 第 ()(c) 原 則 28

33 個 人 資 料, 只 要 : 行 事 時 遵 守 上 文 第 3.2. 段 所 述 的 規 定 ; 在 僱 員 獲 聘 出 任 的 職 位 的 固 有 性 質 方 面, 該 等 資 料 對 僱 主 來 說 是 重 要 的 ; 及 僱 主 已 制 訂 這 方 面 的 政 策, 並 事 先 促 使 僱 員 注 意 有 關 政 策 僱 主 可 制 訂 政 策, 規 定 僱 員 必 須 提 交 聲 明, 披 露 所 作 出 的 私 人 投 資 一 般 來 說, 這 項 措 施 是 要 確 保 僱 員 處 事 公 正, 以 及 避 免 僱 員 因 出 任 有 關 職 位 而 可 能 出 現 利 益 衝 突 的 情 況 不 過, 僱 主 必 須 顯 示 所 收 集 關 於 僱 員 及 其 家 屬 或 代 表 他 們 的 第 三 者 的 個 人 資 料, 是 履 行 所 述 目 的 所 必 需 的 資 料 體 格 檢 驗 及 健 康 狀 況 資 料 僱 主 可 收 集 與 僱 員 的 健 康 狀 況 有 關 的 個 人 資 料, 只 要 是 為 了 下 述 目 的 收 集 有 關 資 料 : 為 了 與 評 估 僱 員 是 否 適 合 繼 續 受 聘 的 目 的 或 直 接 有 關 的 目 的 收 集 資 料, 或 為 了 與 管 理 為 僱 員 提 供 的 醫 療 或 其 他 福 利 或 補 償 直 接 有 關 的 目 的 收 集 資 料 舉 例 來 說, 如 果 某 些 職 位 需 要 在 位 者 的 健 康 狀 況 維 持 在 某 一 水 平, 則 僱 主 可 根 據 合 約 或 法 例 規 定 要 求 僱 員 定 期 接 受 體 格 檢 驗, 以 考 慮 有 關 僱 員 是 否 適 合 繼 續 受 聘 在 此 情 況 下, 僱 主 只 須 獲 得 足 以 決 定 僱 員 適 合 繼 續 受 聘 的 最 低 限 度 的 資 料 同 樣 地, 僱 主 亦 只 須 獲 得 申 請 病 假 所 需 的 最 低 限 度 的 資 料, 以 核 實 或 計 算 僱 員 有 資 格 申 請 的 病 假 及 其 他 相 關 福 利, 但 卻 毋 須 知 道 僱 員 在 治 療 方 面 的 詳 情 根 據 上 文 第 段 收 集 僱 員 的 個 人 資 料 的 僱 主 應 確 保 : 行 事 時 遵 守 上 文 第 3.2. 段 的 規 定 ; 及 就 有 關 體 格 檢 驗 制 訂 政 策, 並 於 事 先 促 使 僱 員 注 意 有 關 政 策 29

34 在 大 多 數 情 況 下, 僱 主 毋 須 為 有 關 目 的 而 收 集 病 歷 的 詳 細 資 料, 除 非 須 收 集 有 關 詳 情 以 履 行 法 律 上 的 規 定, 例 如 處 理 法 定 或 合 約 上 的 醫 療 申 索 在 顧 及 有 關 資 料 的 一 般 敏 感 程 度 後, 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 會 妥 為 保 管 根 據 上 文 第 3.2. 至 段 所 收 集 的 個 人 資 料 良 好 的 行 事 方 式 是 儲 存 於 自 動 系 統 的 僱 員 個 人 資 料, 只 可 透 過 適 當 的 保 安 程 序, 由 獲 授 權 的 職 員 查 閱 有 關 保 安 程 序 包 括 設 有 保 安 措 施 的 終 端 機 制 訂 查 閱 規 約 安 裝 審 查 記 錄 軟 件, 以 及 實 施 檢 查 記 錄 及 遵 守 規 定 的 措 施 如 有 關 資 料 以 硬 本 的 形 式 儲 存, 則 須 存 放 在 安 全 的 地 方, 只 讓 獲 授 權 的 職 員 基 於 需 要 知 道 的 原 則 查 閱 3.3 紀 律 處 分 程 序 3.3. 如 僱 主 因 僱 員 違 反 聘 用 條 款 而 進 行 紀 律 處 分 調 查, 則 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 所 集 得 關 於 有 關 僱 員 的 個 人 資 料 : 就 採 取 紀 律 處 分 的 決 定 而 言 是 準 確 的 2 ; 及 以 妥 善 的 方 式 保 管, 只 讓 獲 授 權 的 人 員 基 於 需 要 知 道 的 原 則 查 閱 3 舉 例 來 說, 在 進 行 紀 律 處 分 程 序 中, 僱 主 可 能 集 關 於 紀 律 處 分 當 事 人 的 涉 嫌 不 當 行 為 的 資 料, 而 有 關 不 當 行 為 可 能 是 當 事 人 被 免 職 的 原 因 在 此 情 況 下, 基 於 有 關 資 料 的 敏 感 性, 僱 主 必 須 採 取 有 效 的 保 安 措 施, 以 確 保 有 關 資 料 就 作 出 決 定 的 目 的 而 言 是 準 確 的 此 外, 僱 主 亦 須 採 取 相 應 的 有 效 保 安 措 施, 以 防 未 獲 授 權 的 人 士 查 閱 該 等 資 料 如 僱 主 持 有 在 紀 律 調 查 程 序 中 取 得 的 僱 員 個 人 資 料 ( 包 括 從 第 三 者 來 源 所 取 得 關 於 有 關 僱 員 的 資 料 ), 則 僱 主 : 2 3 保 障 資 料 第 4 原 則 保 障 資 料 第 2 原 則 保 障 資 料 第 4 原 則 30

35 應 只 將 有 關 資 料 使 用 於 與 調 查 涉 嫌 違 規 行 為 直 接 有 關 的 目 的 ; 及 不 應 向 其 他 第 三 者 披 露 或 移 轉 該 等 資 料, 除 非 該 第 三 者 有 合 法 理 由 可 查 閱 該 等 資 料 一 般 來 說, 僱 主 不 應 公 開 披 露 任 何 可 透 露 有 關 僱 員 的 身 分 的 紀 律 處 分 結 果, 除 非 披 露 該 等 資 料 的 做 法 符 合 保 障 資 料 第 3 原 則 的 規 定 舉 例 來 說, 如 僱 主 打 算 發 出 內 部 聲 明, 向 全 體 僱 員 宣 布 紀 律 處 分 結 果, 則 應 考 慮 有 關 做 法 可 能 對 有 關 僱 員 造 成 損 害, 以 及 考 慮 刪 除 聲 明 中 任 何 可 識 辨 有 關 僱 員 身 分 的 資 料 3.4 工 作 表 現 評 核 3.4. 已 制 訂 政 策 就 僱 員 的 工 作 表 現 進 行 評 核 的 僱 主 可 藉 此 集 僱 員 的 個 人 資 料, 只 要 有 關 資 料 是 使 用 於 下 述 目 的 : 用 以 評 估 僱 員 的 工 作 表 現 ; 用 以 評 估 僱 員 是 否 適 合 晉 升 ; 用 以 決 定 是 否 繼 續 聘 用 有 關 僱 員 ; 或 用 以 決 定 有 關 僱 員 的 調 職 或 培 訓 需 要 收 集 僱 員 的 工 作 表 現 資 料 作 評 核 用 途 的 僱 主 應 收 集 不 超 乎 該 目 的 所 需 的 資 料, 並 且 以 在 有 關 情 況 下 屬 公 平 的 方 式 收 集 資 料 舉 例 來 說, 除 非 沒 有 其 他 合 理 地 切 實 可 行 的 辦 法 監 察 僱 員 的 工 作 表 現, 並 且 已 給 予 事 先 通 知, 否 則 將 僱 員 與 工 作 有 關 的 電 話 談 話 錄 音, 並 以 之 作 為 評 核 程 序 的 一 部 分 的 做 法 是 不 公 平 的 此 外, 除 非 沒 有 其 他 較 不 侵 犯 私 隱 的 可 行 方 法, 否 則 利 用 電 子 監 察 系 統 監 視 僱 員 的 工 作, 例 如 使 用 指 紋 掃 描 系 統 監 察 僱 員 的 出 席 情 況, 亦 是 不 公 平 的 做 法 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 在 使 用 任 何 特 定 的 技 術 監 察 僱 員 的 工 作 表 現 之 前, 應 以 書 面 通 知 有 關 僱 員 在 工 作 表 現 評 核 過 程 中 取 得 並 持 有 僱 員 的 個 人 資 料 的 僱 主 : 保 障 資 料 第 ()(c) 及 第 (2) 原 則 3

36 應 只 將 該 等 資 料 使 用 於 上 文 第 3.4. 段 所 述 的 目 的 ; 及 不 應 向 其 他 第 三 者 披 露 或 移 轉 該 等 資 料, 除 非 該 第 三 者 有 合 法 理 由 可 查 閱 該 等 資 料 舉 例 來 說, 如 第 三 者 ( 例 如 第 三 者 主 管 當 局 ) 須 就 僱 員 的 工 作 表 現 評 核 報 告 採 取 跟 進 行 動, 則 僱 主 可 將 有 關 報 告 轉 介 該 第 三 者, 以 完 成 評 核 程 序 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 請 僱 員 就 各 項 評 估 提 出 意 見, 並 將 有 關 意 見 記 錄 在 評 核 表 格 內 3.5 職 工 策 劃 3.5. 持 有 與 職 工 策 劃 建 議 有 關 的 個 人 資 料 的 僱 主, 可 毋 須 向 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 僱 員 透 露 該 等 資 料 職 工 策 劃 建 議 包 括 填 補 一 系 列 職 位 空 缺, 例 如 兩 個 或 以 上 的 職 位 空 缺, 或 停 止 聘 用 一 組 僱 員 的 各 項 計 劃 屬 於 職 工 策 劃 活 動 的 例 子 包 括 涉 及 一 組 僱 員 的 機 構 重 組 改 組 以 及 清 除 冗 員 或 接 任 計 劃 等 事 宜 有 關 策 劃 通 常 會 導 致 機 構 內 的 職 位 有 所 增 加 或 刪 減 請 注 意 招 聘 活 動 不 屬 職 工 策 劃 的 釋 義 範 圍 同 樣 地, 在 正 常 人 力 資 源 管 理 職 能 中 所 撰 寫 的 工 作 表 現 評 核 報 告 亦 不 包 括 在 內 僱 員 的 晉 升 策 劃 或 職 業 發 展 策 劃 不 屬 條 例 第 53 條 所 指 的 職 工 策 劃 範 圍, 因 為 有 關 活 動 並 無 導 致 機 構 內 的 職 位 有 所 增 加 或 刪 減 3.6 晉 升 策 劃 3.6. 為 了 決 定 個 別 僱 員 是 否 適 合 晉 升 而 集 僱 員 的 個 人 資 料 的 僱 主, 不 應 收 集 超 乎 履 行 該 目 的 所 需 的 個 人 資 料 2, 同 時 應 以 在 有 關 情 況 下 屬 公 平 的 方 式 收 集 有 關 資 料 第 53 條 保 障 資 料 原 則 第 ()(c) 原 則 保 障 資 料 原 則 第 (2) 原 則 32

37 晉 升 策 劃 是 指 評 估 個 人 是 否 適 合 擔 任 機 構 內 的 較 高 職 級 的 程 序 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 限 制 使 用 心 理 測 驗 角 式 扮 演 評 估 模 擬 或 其 他 有 關 的 技 巧, 而 只 集 中 評 估 晉 升 所 須 具 備 的 技 巧 能 力 及 工 作 態 度 如 僱 主 持 有 在 晉 升 策 劃 過 程 中 取 得 的 僱 員 個 人 資 料 ( 包 括 從 第 三 者 來 源 所 取 得 關 於 有 關 僱 員 的 資 料 ), 則 : 應 只 將 有 關 資 料 使 用 於 與 晉 升 策 劃 程 序 直 接 有 關 的 目 的 ; 及 不 應 向 其 他 第 三 者 披 露 或 移 轉 該 等 資 料, 除 非 該 第 三 者 有 合 法 理 由 可 查 閱 該 等 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 的 政 策 可 能 規 定 須 由 第 三 者 加 簽 或 確 認 遴 選 委 員 會 就 晉 升 策 劃 所 作 出 的 建 議 在 此 情 況 下, 僱 主 獲 准 將 資 料 移 轉 給 該 第 三 者, 只 要 該 等 資 料 是 使 用 於 與 晉 升 策 劃 直 接 有 關 的 事 宜 3.7 為 僱 員 提 供 工 作 表 現 評 介 3.7. 未 取 得 有 關 僱 員 的 訂 明 同 意 前, 僱 主 不 應 向 第 三 者 提 供 僱 員 或 前 僱 員 的 個 人 評 介, 除 非 僱 主 信 納 要 求 提 供 評 介 的 第 三 者 已 事 前 取 得 有 關 僱 員 的 同 意 該 同 意 是 指 僱 員 所 自 願 給 予 的 明 示 同 意 2 僱 員 可 直 接 向 僱 主 或 要 求 取 得 評 介 的 第 三 者 表 示 同 意 在 後 者 的 情 況 下, 要 求 取 得 評 介 的 第 三 者 應 通 知 僱 主 他 已 取 得 書 面 證 據, 證 明 僱 員 已 同 意 取 得 有 關 評 介, 並 且 會 應 要 求 提 供 一 份 該 等 證 據 的 副 本 如 有 疑 問, 僱 主 可 在 向 要 求 評 介 一 方 發 放 評 介 前, 先 行 與 有 關 僱 員 核 實 此 事 3.8 僱 員 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 3.8. 上 文 第 3.2 至 3.7 段 所 述 的 在 受 僱 期 間 從 僱 員 收 集 得 的 個 人 資 料, 或 從 第 三 者 集 得 關 於 僱 員 的 其 他 資 料, 須 受 僱 員 所 提 出 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 2 保 障 資 料 第 3 原 則 第 2(3)(a) 條 33

38 求 所 管 限, 故 此, 就 本 節 而 言, 除 非 可 引 用 條 例 中 的 豁 免 事 項, 否 則 必 須 遵 守 第 章 所 述 的 查 閱 及 改 正 資 料 要 求 2 關 於 有 關 程 序 的 豁 免 如 僱 主 持 有 有 關 程 序 的 當 事 人 的 個 人 資 料, 則 在 進 行 該 程 序 的 期 間 及 直 至 就 有 關 程 序 作 出 決 定 前, 僱 主 可 免 向 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 僱 員 透 露 該 等 資 料 有 關 程 序 是 指 與 僱 傭 有 關 的 評 估 程 序, 而 有 關 僱 員 有 權 就 當 中 所 作 出 的 任 何 決 定 而 提 出 上 訴 的 舉 例 來 說, 針 對 僱 員 違 反 聘 用 條 款 而 召 開 的 紀 律 程 序 屬 有 關 程 序 的 釋 義 範 圍, 如 有 關 僱 員 可 就 紀 律 程 序 中 所 決 定 採 取 的 任 何 紀 律 行 動 提 出 上 訴 其 他 例 子 包 括 晉 升 選 拔 或 評 估 有 關 僱 員 是 否 適 宜 繼 續 受 僱 或 免 除 職 位 的 程 序, 而 有 關 僱 員 是 有 權 就 當 中 所 作 出 的 決 定 提 出 上 訴 的 請 注 意 有 關 程 序 的 豁 免 事 項 只 在 完 成 該 程 序 前 的 期 間 適 用 就 有 關 程 序 而 言 完 成 是 指 對 所 採 取 的 行 動 作 出 決 定 換 言 之, 某 一 程 序 是 否 屬 有 關 程 序 須 視 乎 可 否 提 出 上 訴 而 定, 但 上 訴 期 並 不 構 成 該 程 序 期 間 的 一 部 分 故 此, 如 僱 主 在 有 關 程 序 已 完 結 後 收 到 僱 員 的 查 閱 資 料 要 求, 則 應 依 從 有 關 要 求 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 制 訂 書 面 政 策, 記 錄 所 採 取 的 步 驟, 以 及 為 召 開 有 關 程 序 所 收 集 的 個 人 資 料 政 策 應 訂 明 有 權 就 程 序 中 的 決 定 提 出 上 訴 及 有 關 權 利 所 附 帶 的 任 何 條 件 3 過 渡 性 的 豁 免 條 文 身 為 僱 主 並 持 有 個 人 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 的 資 料 使 用 者, 可 免 向 提 出 4 查 閱 要 求 的 個 人 透 露 該 等 資 料, 直 至 二 零 零 二 年 八 月 三 日 為 止, 只 要 : 該 等 資 料 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 之 前 已 經 持 有 ; 及 第 8 及 22 條 第 55 條 第 54() 條 繼 條 例 在 995 年 8 月 3 日 制 訂 後 七 年 條 例 的 生 效 日 期 34

39 該 等 資 料 是 由 個 人 所 提 供, 而 該 人 明 確 理 解 到 有 關 僱 員 不 會 獲 提 供 該 等 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 可 拒 絕 現 職 僱 員 查 閱 在 一 九 九 六 年 十 二 月 十 九 日 已 持 有 的 僱 員 工 作 表 現 評 核 報 告, 如 該 報 告 是 在 默 示 或 明 確 的 保 密 條 件 下 提 供 不 過, 僱 主 並 不 能 基 於 此 項 豁 免 而 拒 絕 僱 員 查 閱 在 一 九 九 六 年 十 二 月 二 十 日 以 後 所 撰 寫 的 工 作 表 現 評 核 報 告 此 外, 如 有 關 個 人 不 再 是 資 料 使 用 者 的 僱 員, 此 項 豁 免 亦 不 適 用 獲 僱 主 因 應 查 閱 資 料 要 求 提 供 其 個 人 資 料 複 本 的 僱 員, 有 權 就 他 認 為 不 準 確 的 任 何 資 料, 向 僱 主 提 出 改 正 要 求 如 僱 主 信 納 有 關 資 料 確 屬 不 準 確, 則 須 依 從 有 關 改 正 資 料 要 求 2 僱 主 如 信 納 要 求 所 涉 及 的 個 人 資 料 不 準 確, 則 必 須 作 出 所 需 的 改 正 僱 主 應 在 收 到 僱 員 的 改 正 資 料 要 求 後 40 日 內 改 正 有 關 資 料, 以 及 應 在 上 述 限 期 內, 向 僱 員 提 供 一 份 已 改 正 的 資 料 的 複 本 不 過, 如 僱 主 不 信 納 改 正 資 料 要 求 所 關 乎 的 資 料 是 不 準 確, 不 論 有 關 資 料 是 一 項 事 實 或 意 見 表 達, 則 可 拒 絕 依 從 有 關 改 正 資 料 要 求 意 見 表 達 包 括 斷 言 一 項 不 能 核 實 的 事 實, 或 在 有 關 個 案 的 所 有 情 況 下, 予 以 核 實 不 是 切 實 可 行 的 事 實 關 於 改 正 資 料 要 求 的 進 一 步 指 引, 請 參 閱 第 章 的 依 從 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 的 條 文 3.9 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 3.9. 在 顧 及 有 關 資 料 的 使 用 目 的 後, 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 所 持 有 關 於 僱 員 的 僱 傭 資 料 是 準 確 的 3 僱 主 可 制 訂 提 示 制 度, 要 求 僱 員 呈 報 個 人 資 料 的 轉 變, 以 便 在 僱 員 的 情 況 有 變 時 更 改 有 關 資 料 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 可 考 慮 定 期 向 僱 員 派 發 與 僱 傭 有 關 的 資 料 的 複 本, 要 求 僱 員 向 僱 主 呈 報 任 何 須 予 更 新 的 資 料 舉 例 來 說, 如 僱 員 在 受 僱 期 間 結 婚, 則 須 更 新 他 的 醫 療 福 利 記 錄, 藉 以 加 入 僱 員 配 偶 的 資 料, 以 便 2 3 第 22() 條 第 23() 條 保 障 資 料 第 2()(a) 原 則 35

40 為 僱 員 的 配 偶 提 供 醫 療 福 利 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 僱 員 可 取 得 僱 主 在 個 人 資 料 政 策 及 實 務 方 面 的 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 可 就 個 人 資 料 的 處 理 政 策 及 實 務, 擬 備 一 份 書 面 的 私 隱 政 策 聲 明, 以 履 行 這 項 規 定 私 隱 政 策 聲 明 應 開 列 僱 主 所 持 有 的 僱 傭 資 料 類 別, 以 及 有 關 資 料 的 主 要 使 用 目 的 良 好 的 行 事 方 式 是 私 隱 政 策 聲 明 亦 應 包 括 僱 傭 資 料 的 保 留 政 策, 並 定 期 在 僱 員 之 間 傳 閱 有 關 聲 明 3.0 使 用 現 職 僱 員 的 僱 傭 資 料 3.0. 僱 主 不 應 將 僱 員 的 僱 傭 資 料, 披 露 或 使 用 於 不 是 與 僱 員 的 僱 傭 目 的 直 接 有 關 的 任 何 目 的, 除 非 : 僱 員 同 意 將 有 關 資 料 披 露 或 使 用 於 該 等 其 他 目 的 2, 有 關 目 的 與 資 料 的 收 集 目 的 直 接 有 關, 法 律 或 法 定 主 管 當 局 規 定 須 如 此 使 用 或 披 露 資 料, 或 條 例 中 有 適 用 的 豁 免 事 項 舉 例 來 說, 僱 主 欲 與 信 用 咭 公 司 簽 訂 合 約, 藉 以 用 特 惠 條 件 向 僱 員 提 供 信 用 咭 在 此 情 況 下, 僱 主 不 應 在 取 得 僱 員 的 明 示 同 意 前 使 用 僱 員 的 個 人 資 料 及 將 資 料 移 轉 給 信 用 咭 公 司 作 推 銷 信 用 咭 之 用 另 一 做 法 是 僱 主 可 使 用 為 通 訊 用 途 而 收 集 的 僱 員 的 地 址 資 料, 直 接 通 知 僱 員 有 關 服 務 不 過, 僱 主 可 為 支 付 醫 療 保 險 而 將 僱 員 的 醫 療 保 險 申 請 文 件 移 轉 給 承 保 的 保 險 商 此 舉 與 收 集 醫 療 保 險 申 請 文 件 的 原 有 目 的 直 接 有 關 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 提 示 接 受 文 件 者 只 限 將 有 關 資 料 使 用 於 與 該 等 資 料 的 披 露 目 的 直 接 有 關 的 目 的 在 上 文 所 述 的 保 險 商 的 例 子 中, 僱 主 可 在 發 給 保 險 商 的 指 示 中 加 入 下 述 字 句 : 隨 附 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 只 限 根 據 本 公 司 向 貴 公 司 投 保 的 僱 員 醫 療 保 險 保 單 的 規 定, 為 僱 員 提 供 保 險 之 用 2 保 障 資 料 第 5 原 則 保 障 資 料 第 3 原 則 36

41 根 據 法 律 須 披 露 資 料 的 例 子 包 括 向 獲 法 律 授 權 可 得 知 有 關 個 人 資 料 的 有 關 當 局 披 露 僱 傭 資 料, 例 如 僱 主 每 年 須 在 稅 務 局 的 僱 主 填 報 的 薪 酬 及 退 休 金 報 稅 表 中 填 報 僱 員 的 僱 傭 資 料 根 據 上 文 第 3.0. 段 向 第 三 者 披 露 僱 傭 資 料 的 僱 主 必 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 : 在 顧 及 有 關 資 料 的 披 露 目 的 後, 所 披 露 的 資 料 是 準 確 的 ; 及 如 在 整 體 情 況 下 可 切 實 可 行 地 知 悉 有 關 資 料 在 披 露 時 是 不 準 確 的, 則 接 受 資 料 者 應 獲 告 知 該 等 資 料 是 不 準 確, 並 獲 提 供 改 正 有 關 不 準 確 事 項 所 需 的 資 料 2 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 避 免 向 接 受 資 料 者 披 露 超 乎 使 用 目 的 所 需 的 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 不 應 在 不 考 慮 承 保 商 所 需 的 資 料 的 情 況 下, 將 儲 存 於 電 腦 內 的 僱 傭 記 錄 全 部 印 出 來 交 給 保 險 商 僱 主 應 只 向 承 保 商 或 保 險 代 理 移 轉 投 保 有 關 保 險 所 合 理 地 需 要 的 資 料 在 顧 及 所 披 露 的 資 料 的 敏 感 性, 以 及 如 資 料 受 到 未 獲 准 許 或 意 外 查 閱 可 能 造 成 的 損 害 後, 僱 主 應 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 用 妥 善 的 保 安 措 施 將 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 移 轉 給 第 三 者 3 舉 例 來 說, 在 郵 寄 內 載 僱 傭 資 料 的 文 件 時, 僱 主 可 考 慮 將 有 關 文 件 放 進 密 封 的 信 封 內, 信 封 面 上 註 明 由 接 受 資 料 者 收 閱 並 加 上 私 人 密 件 等 字 眼 如 使 用 有 紙 窗 的 信 封, 則 須 倍 加 小 心, 以 免 從 信 封 的 紙 窗 顯 露 郵 遞 用 途 以 外 的 其 他 個 人 資 料 請 注 意 除 非 使 用 保 安 軟 件, 否 則 電 子 郵 件 並 非 一 個 安 全 的 傳 輸 方 法 視 乎 所 傳 輸 的 個 人 資 料 的 敏 感 程 度, 僱 主 在 透 過 電 子 郵 件 發 放 僱 傭 資 料 前, 可 考 慮 採 用 適 當 的 保 安 軟 件 僱 主 可 毋 須 取 得 僱 員 的 同 意 而 向 第 三 者 披 露 僱 傭 資 料, 只 要 : 2 3 保 障 資 料 第 2()(a) 原 則 保 障 資 料 第 2()(c) 原 則 保 障 資 料 第 4(e) 原 則 37

42 披 露 所 涉 及 的 資 料 是 履 行 條 例 第 58() 條 所 述 目 的 所 需 的 資 料 ; 及 僱 主 有 合 理 理 由 信 納 如 不 披 露 有 關 資 料, 則 會 損 害 該 等 目 的 條 例 第 58() 條 所 述 的 目 的 包 括 罪 行 的 防 止 或 偵 測 任 何 人 所 作 的 不 合 法 或 嚴 重 不 當 的 行 為 或 不 誠 實 的 行 為 或 舞 弊 行 為 的 防 止 排 除 或 糾 正 ( 包 括 懲 處 ) 不 合 法 或 嚴 重 不 當 的 行 為 除 指 刑 事 罪 行 的 行 為 外, 亦 包 括 民 事 過 失 2 故 此, 僱 主 如 有 合 理 理 由 信 納 向 第 三 者 所 披 露 的 資 料 會 使 用 於 民 事 法 律 程 序, 以 及 不 披 露 有 關 資 料 會 對 僱 員 所 作 出 的 民 事 過 失 的 防 止 排 除 或 糾 正 構 成 損 害, 則 僱 主 可 向 第 三 者 披 露 僱 員 的 僱 傭 資 料 不 過, 請 注 意 僱 主 必 須 有 合 理 理 由 支 持 上 述 所 信 納 的 事 項, 而 條 例 並 無 規 定 僱 主 必 須 依 從 第 三 者 所 提 出 的 有 關 披 露 資 料 要 求 舉 例 來 說, 如 警 方 在 進 行 刑 事 調 查 時, 在 沒 有 手 令 的 情 況 下 要 求 取 得 僱 員 的 僱 傭 資 料, 則 警 方 必 須 令 僱 主 信 納 如 不 披 露 所 要 求 的 資 料, 則 有 進 行 有 關 調 查 如 警 方 是 根 據 手 令 而 要 求 提 供 有 關 資 料, 則 僱 主 可 視 有 關 手 令 已 提 供 足 夠 理 由, 可 據 之 而 向 警 方 提 供 所 需 的 資 料, 縱 使 作 出 有 關 披 露 不 屬 有 關 資 料 的 收 集 目 的 之 一 3. 披 露 或 移 轉 與 僱 傭 有 關 的 資 料 將 資 料 移 轉 給 外 間 的 專 業 服 務 機 構 3.. 僱 主 就 某 些 事 宜 尋 求 第 三 者 的 專 業 服 務 時 如 須 披 露 或 移 轉 僱 傭 資 料, 則 應 確 保 只 提 供 取 得 有 關 專 業 服 務 所 需 的 資 料 僱 主 可 僱 用 外 間 的 專 業 服 務 機 構, 例 如 法 律 代 表 或 顧 問, 就 人 力 資 源 管 理 事 宜 提 供 意 見 在 此 情 況 下, 僱 主 應 避 免 向 接 收 資 料 者 披 露 超 乎 提 供 有 關 服 務 所 須 使 用 的 資 料 舉 例 來 說, 管 理 顧 問 在 制 訂 僱 員 的 職 業 發 展 計 劃 時, 一 般 都 不 需 要 個 別 僱 員 的 地 址 或 支 薪 詳 情 等 資 料 僱 主 或 會 聘 用 外 間 核 數 師 核 數 核 數 師 是 根 據 公 司 條 例 ( 第 32 章 ) 第 4(5) 2 第 58(2) 條 初 審 法 院 案 件 第 HCPI 828/97 號 38

43 條 的 規 定 查 閱 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 一 般 來 說, 外 間 核 數 師 只 限 於 查 閱 薪 酬 稅 項 及 個 人 開 支 ; 閱 讀 或 影 印 僱 主 與 僱 員 或 僱 主 與 承 辦 商 所 簽 訂 的 任 何 合 約, 以 及 關 乎 終 止 聘 用 的 文 件, 而 這 些 是 用 以 證 實 有 關 交 易 條 件 所 必 需 的 資 料 將 處 理 人 力 資 源 資 料 的 工 作 外 發 3..2 將 處 理 人 力 資 源 資 料 的 工 作 外 發 或 外 判 給 外 間 代 理 的 僱 主 應 採 取 所 有 合 理 地 切 實 可 行 的 步 驟, 以 確 保 由 代 理 處 理 的 僱 傭 資 料 受 保 障 而 不 受 未 獲 准 許 的 或 意 外 的 查 閱 或 披 露 所 影 響 請 注 意 如 第 三 者 受 僱 為 代 表 僱 主 的 代 理 人, 條 例 規 定 僱 主 須 就 第 三 者 所 作 出 的 錯 誤 作 為 或 從 事 的 錯 誤 行 為 負 上 法 律 責 任 舉 例 來 說, 僱 主 可 制 訂 合 約, 對 如 何 傳 輸 及 處 理 資 料 作 出 管 制, 以 及 規 定 代 理 須 採 取 措 施, 以 確 保 可 查 閱 有 關 資 料 的 職 員 有 良 好 操 守 審 慎 態 度 及 能 勝 任 有 關 工 作 將 僱 員 的 服 務 外 判 給 其 他 機 構 3..3 僱 主 可 為 將 僱 員 的 服 務 外 判 給 第 三 者 機 構 的 目 的 而 披 露 或 移 轉 僱 員 的 僱 傭 資 料, 只 要 : 有 關 外 判 安 排 與 僱 員 的 職 能 或 從 事 的 活 動 有 關 ; 或 將 僱 員 的 資 料 使 用 於 有 關 目 的 屬 聘 用 僱 員 的 其 中 一 個 目 的 大 部 分 的 外 判 安 排 須 受 僱 主 與 第 三 者 機 構 所 簽 訂 的 合 約 約 束 僱 主 是 主 要 承 判 商, 是 合 約 的 一 方, 而 有 關 僱 員 則 是 獲 僱 主 指 派 執 行 合 約 中 的 工 作 的 人 員 舉 例 來 說, 僱 主 成 功 投 得 第 三 者 招 標 的 工 程 合 約, 僱 員 則 是 有 關 工 程 的 其 中 一 名 成 員 在 此 情 況 下, 僱 主 與 僱 員 之 間 的 僱 傭 關 係 維 持 不 變, 雖 然 第 三 者 可 能 有 責 任 監 管 有 關 僱 員 的 工 作 3..4 根 據 上 文 第 3..3 段 向 第 三 者 機 構 移 轉 或 披 露 僱 員 的 僱 傭 資 料 的 僱 主, 必 須 確 保 所 披 露 的 個 人 資 料 : 第 65(2) 條 39

44 3..4. 與 第 三 者 機 構 的 職 責 說 明 中 所 述 的 工 作 條 件 有 關 ; 就 有 關 外 判 服 務 來 說, 資 料 屬 足 夠 但 不 超 乎 適 度 ; 及 只 限 於 有 關 僱 員 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 在 外 判 安 排 中, 其 他 一 方 可 能 為 了 挑 選 目 的 而 要 求 僱 主 提 供 僱 員 的 個 人 資 料 舉 例 來 說, 僱 主 或 須 在 工 程 建 議 書 內 列 述 僱 員 的 資 料, 以 示 有 關 僱 員 持 有 所 需 的 資 歷, 適 合 負 責 所 承 投 的 工 程 鑑 於 僱 主 主 要 是 基 於 僱 傭 的 目 的 收 集 僱 員 的 資 料, 例 如 履 歷 方 面 的 資 料, 只 要 這 些 資 料 是 為 了 承 投 工 程 的 目 的 而 包 括 在 僱 主 的 工 程 建 議 書 內, 則 如 此 披 露 資 料 可 視 為 將 資 料 使 用 於 與 原 本 收 集 目 的 直 接 有 關 的 目 的 不 過, 以 此 方 式 披 露 的 資 料 應 只 限 於 僱 員 的 技 能 本 領 能 力 及 工 作 經 驗, 而 這 些 資 料 與 僱 員 勝 任 所 指 派 的 工 作 所 必 須 具 備 的 條 件 有 關 將 資 料 移 轉 至 香 港 以 外 地 方 3..5 僱 主 可 為 了 與 僱 傭 直 接 有 關 的 目 的, 將 僱 員 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料, 移 轉 至 機 構 的 海 外 辦 事 處 至 於 所 移 轉 的 資 料 就 該 目 的 而 言 屬 足 夠 即 可, 但 不 得 超 乎 適 度 舉 例 來 說, 僱 主 可 為 了 獲 准 的 目 的, 例 如 將 有 關 僱 員 派 駐 海 外 的 辦 事 處, 而 將 僱 員 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 移 離 香 港 請 注 意 條 例 載 有 條 文, 對 個 人 資 料 移 轉 至 香 港 以 外 地 方 作 出 特 訂 管 限 將 資 料 移 轉 至 機 構 的 其 他 辦 事 處 3..6 僱 主 可 為 了 與 僱 傭 直 接 有 關 的 目 的, 將 僱 員 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 在 機 構 內 移 轉, 而 就 獲 移 轉 資 料 一 方 的 使 用 目 的 而 言, 有 關 資 料 屬 足 夠 即 可, 但 不 得 超 乎 適 度 舉 例 來 說, 僱 主 的 會 計 部 毋 須 收 集 與 計 算 僱 員 的 薪 酬 無 關 的 資 料, 例 如 僱 員 的 工 作 表 現 評 核 報 告 同 樣 地, 機 構 的 內 部 核 數 師 亦 不 應 查 閱 與 履 行 內 部 稽 核 職 能 無 關 的 個 人 資 料 條 例 第 33 條 此 條 文 目 前 並 未 生 效 關 於 如 何 為 遵 守 此 條 文 作 好 準 備, 請 參 閱 公 署 出 版 的 資 料 概 覽 第 號 40

45 合 併 收 購 及 有 關 記 錄 的 審 查 工 作 3..7 如 僱 主 將 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 移 轉 給 參 與 合 併 收 購 或 有 關 記 錄 的 審 查 工 作 的 外 間 機 構, 則 所 移 轉 的 資 料 應 只 限 於 用 以 決 定 有 關 機 構 所 聘 請 的 人 員 的 質 素 所 合 理 地 需 要 的 資 料, 或 與 收 購 或 合 併 的 合 理 事 項 有 關 的 資 料 欲 收 購 一 間 公 司 相 當 部 分 的 股 分 或 欲 與 該 公 司 進 行 合 併 的 機 構, 可 能 要 求 取 得 該 公 司 的 要 員 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 舉 例 來 說, 有 關 資 料 可 包 括 薪 金 職 銜 服 務 年 資 晉 升 歷 史 資 歷 業 績, 以 及 對 有 關 人 員 的 優 點 及 缺 點 所 作 出 的 評 估 如 僱 員 受 僱 的 機 構 成 為 另 一 機 構 的 收 購 對 象, 或 積 極 考 慮 與 其 他 機 構 合 併, 則 僱 員 可 合 理 地 預 計 他 們 與 僱 傭 有 關 的 某 些 個 人 資 料, 可 能 會 被 披 露 或 移 轉 予 另 一 方 3..8 僱 主 在 任 何 合 併 收 購 及 有 關 記 錄 的 審 查 工 作 中, 可 向 中 介 人 士, 包 括 財 務 顧 問 銀 行 及 律 師 移 轉 與 僱 傭 有 關 的 資 料, 只 要 有 關 人 士 是 為 促 進 合 併 或 收 購 的 目 的 而 代 表 僱 主 使 用 有 關 資 料 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 須 取 得 有 關 各 方 的 承 諾, 確 保 妥 善 保 障 該 等 資 料 及 依 從 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 的 所 有 其 他 有 關 規 定 如 已 確 知 不 會 進 行 擬 作 的 收 購 或 合 併, 則 另 一 方 或 其 代 理 人, 應 立 即 銷 毀 為 考 慮 進 行 收 購 或 合 併 而 接 收 的 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料, 或 將 該 等 資 料 退 回 有 關 僱 主 3..9 儘 管 機 構 正 被 其 他 一 方 進 行 收 購, 不 管 是 部 分 或 全 部 收 購, 該 機 構 作 為 僱 主 仍 可 繼 續 為 與 僱 傭 直 接 有 關 的 目 的 而 使 用 僱 員 在 僱 傭 方 面 的 個 人 資 料 舉 例 來 說, 如 兩 間 或 以 上 的 機 構 進 行 合 併, 合 併 後 的 僱 主 仍 可 為 繼 續 聘 用 有 關 僱 員 的 目 的 而 使 用 僱 員 的 僱 傭 資 料 良 好 的 行 事 方 式 是 僱 主 應 確 保 只 制 訂 一 套 私 隱 政 策 及 實 務, 適 用 於 合 併 後 各 機 構 所 持 有 與 僱 傭 有 關 的 個 人 資 料 4