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1 长 航 档 案 工 作 信 息 第 2 期 长 航 局 档 案 中 心 编 印 2016 年 3 月 特 别 关 注 对 标 政 府 工 作 报 告 落 实 档 案 工 作 任 务 中 国 档 案 报 工 作 动 态 长 航 局 2016 年 档 案 工 作 要 点 杨 靓 公 安 重 庆 分 局 2016 年 档 案 工 作 计 划 公 安 岳 阳 分 局 拟 定 2016 年 档 案 管 理 工 作 计 划 宜 昌 海 事 局 积 极 开 展 省 一 级 达 标 相 关 工 作 荆 州 海 事 局 积 极 开 展 2015 档 案 工 作 整 理 黄 石 海 事 局 开 展 海 事 行 政 处 罚 案 卷 整 理 工 作 叶 玲 莉 郭 艳 馨 贺 蓉 君 覃 宇 燕 龙 惠 珍 公 安 安 庆 分 局 完 成 2014 年 度 会 计 档 案 整 理 归 档 工 作 张 玮 长 航 公 安 局 部 署 2015 年 度 机 关 档 案 收 集 整 理 工 作 潘 翠 珍 三 峡 局 档 案 室 深 入 规 范 实 物 档 案 管 理 见 成 效 何 宁 李 丹 三 峡 局 档 案 室 为 海 事 船 舶 维 修 提 供 大 量 快 速 服 务 何 宁 李 丹 长 航 公 安 局 档 案 部 门 完 成 2015 年 大 事 记 的 编 写 工 作 潘 翠 珍 新 年 新 动 向 2016 再 出 发 李 晖 加 强 沟 通 交 流 共 谱 兰 台 新 篇 夏 帆 学 习 交 流 DA/T 归 档 文 件 整 理 规 则 国 家 档 案 局 1

2 特 别 关 注 对 标 政 府 工 作 报 告 落 实 档 案 工 作 任 务 企 业 改 革 大 力 推 进 国 有 企 业 改 革 今 明 两 年, 要 以 改 革 促 发 展, 坚 决 打 好 国 有 企 业 提 质 增 效 攻 坚 战 采 取 兼 并 重 组 债 务 重 组 或 破 产 清 算 等 措 施, 积 极 稳 妥 处 置 僵 尸 企 业 鼓 励 企 业 开 展 个 性 化 定 制 柔 性 化 生 产, 培 育 精 益 求 精 的 工 匠 精 神, 增 品 种 提 品 质 创 品 牌 档 案 工 作 任 务 : 研 究 解 决 非 公 企 业 终 止 后 档 案 流 向 的 问 题 ; 推 动 企 业 电 子 文 件 归 档 和 电 子 档 案 管 理 ; 开 展 小 微 企 业 档 案 工 作 调 研, 提 出 大 众 创 业 万 众 创 新 档 案 工 作 实 施 意 见 ; 有 关 企 业 要 按 照 国 家 档 案 局 10 号 令 的 要 求, 将 本 企 业 文 件 材 料 归 档 范 围 和 档 案 保 管 期 限 表 报 同 级 档 案 行 政 管 理 部 门 审 核 ; 适 时 启 动 企 业 数 字 档 案 馆 ( 室 ) 建 设 试 点 工 作 加 快 制 定 建 设 项 目 档 案 管 理 规 范 以 及 煤 炭 铁 路 民 航 等 行 业 的 建 设 项 目 档 案 管 理 规 范 互 联 网 + 政 务 服 务 推 进 综 合 行 政 执 法 改 革, 实 施 企 业 信 用 信 息 统 一 归 集 依 法 公 示 联 合 惩 戒 社 会 监 督 大 力 推 行 互 联 网 + 政 务 服 务, 实 现 部 门 间 数 据 共 享, 让 居 民 和 企 业 少 跑 腿 好 办 事 不 添 堵 档 案 工 作 任 务 : 要 重 点 收 集 和 整 理 与 人 民 群 众 切 身 利 益 密 切 相 关 的 档 案 资 料, 确 保 人 民 群 众 可 以 依 法 利 用 档 案 资 料 和 政 府 公 开 信 息, 推 动 档 案 公 共 服 务 均 等 化 开 展 社 保 业 务 档 案 信 息 化 试 点 工 作, 进 一 步 推 动 档 案 工 作 为 保 障 和 改 善 民 生 服 务 2

3 2016 年, 将 对 数 字 档 案 馆 系 统 测 试 指 标 进 行 修 订 和 细 化, 明 确 数 字 档 案 管 理 系 统 功 能 ; 坚 定 不 移 地 实 施 存 量 数 字 化 增 量 电 子 化 战 略 ; 进 一 步 规 范 电 子 文 件 归 档 管 理 工 作, 积 极 推 进 文 档 一 体 化 ; 加 快 推 进 信 息 技 术 与 档 案 工 作 的 融 合 进 程 ; 密 切 跟 踪 云 计 算 大 数 据 物 联 网 等 信 息 技 术 的 发 展, 积 极 探 索 前 沿 技 术 在 档 案 领 域 的 运 用 ; 完 善 电 子 档 案 管 理 相 关 标 准 规 范, 尽 早 确 定 电 子 档 案 长 久 保 存 的 格 式 与 载 体 文 化 推 进 文 化 改 革 发 展 用 中 国 梦 和 中 国 特 色 社 会 主 义 凝 聚 共 识 汇 聚 力 量, 培 育 和 践 行 社 会 主 义 核 心 价 值 观, 加 强 爱 国 主 义 教 育 实 施 哲 学 社 会 科 学 创 新 工 程, 发 展 文 学 艺 术 新 闻 出 版 广 播 影 视 档 案 等 事 业 建 设 中 国 特 色 新 型 智 库 加 强 文 化 遗 产 保 护 利 用 档 案 工 作 任 务 : 要 服 务 文 化 建 设 坚 持 做 好 档 案 编 研 工 作, 精 心 选 题, 创 新 形 式, 充 分 整 合 档 案 资 源, 打 造 出 一 批 有 助 于 弘 扬 正 确 历 史 观 建 设 社 会 主 义 核 心 价 值 体 系, 有 助 于 丰 富 人 民 精 神 文 化 生 活 的 档 案 文 化 精 品 各 级 档 案 部 门 要 继 续 围 绕 国 际 档 案 日 集 中 开 展 一 批 形 式 多 样 内 容 丰 富 的 宣 传 活 动, 打 造 打 响 国 际 档 案 日 品 牌 积 极 推 进 国 家 重 点 档 案 保 护 与 开 发 项 目 ; 将 会 同 财 政 部 实 施 十 三 五 时 期 国 家 重 点 档 案 保 护 与 开 发 工 作 总 体 规 划, 把 国 家 重 点 档 案 工 作 的 重 心 由 抢 救 与 保 护 并 重 转 到 保 护 与 开 发 并 重, 组 织 对 2016 年 2017 年 的 项 目 评 审, 制 定 专 项 资 金 管 理 办 法 ; 各 级 档 案 部 门 要 协 调 本 级 财 政 部 门, 争 取 以 保 障 专 项 或 地 方 财 政 保 障 的 形 式, 落 实 国 家 重 点 档 案 保 护 与 开 发 工 作 保 障 经 费 3

4 社 会 治 理 加 强 和 创 新 社 会 治 理 ; 完 善 社 会 信 用 体 系 ; 完 善 国 家 网 络 安 全 保 障 体 系 ; 创 新 社 会 治 安 综 合 治 理 机 制, 以 信 息 化 为 支 撑 推 进 社 会 治 安 防 控 体 系 建 设 ; 加 强 安 全 基 础 设 施 和 防 灾 减 灾 能 力 建 设 ; 完 善 和 落 实 安 全 生 产 责 任 管 理 制 度 和 考 核 机 制 档 案 工 作 任 务 : 健 全 档 案 安 全 防 范 体 系, 从 人 防 物 防 技 防 各 个 方 面 把 档 案 安 全 防 范 体 系 建 设 落 在 实 处 ;2016 年, 将 出 台 档 案 馆 安 全 风 险 评 估 指 标 体 系, 进 一 步 从 整 体 上 评 估 控 制 档 案 馆 安 全 风 险 ; 各 级 档 案 部 门 务 必 扭 转 重 建 设 轻 管 理 先 建 设 后 管 理 顾 眼 前 轻 长 远 的 观 念, 做 到 管 理 与 建 设 同 步, 建 筑 安 全 与 档 案 安 全 并 重 ; 要 高 度 重 视 档 案 信 息 安 全, 着 手 制 修 订 有 关 档 案 划 分 控 制 使 用 范 围 的 规 定 档 案 解 密 管 理 办 法, 在 实 现 档 案 依 法 公 开 的 同 时 确 保 安 全 ; 继 续 开 展 档 案 数 字 化 外 包 安 全 检 查 工 作 ; 总 结 档 案 备 份 经 验, 制 定 档 案 备 份 的 标 准 和 流 程 ; 健 全 档 案 行 业 网 络 与 信 息 安 全 通 报 机 制, 指 导 督 促 各 地 建 立 通 报 机 制 ; 建 立 档 案 行 业 信 息 系 统 软 硬 件 产 品 安 全 信 息 库 三 农 继 续 毫 不 放 松 抓 好 三 农 工 作, 完 善 强 农 惠 农 富 农 政 策, 深 化 农 村 改 革, 拓 展 农 民 就 业 增 收 渠 道, 着 力 提 高 农 业 质 量 效 益 和 竞 争 力 积 极 发 展 多 种 形 式 农 业 适 度 规 模 经 营, 完 善 对 家 庭 农 场 专 业 大 户 农 民 合 作 社 等 新 型 经 营 主 体 的 扶 持 政 策, 鼓 励 农 户 依 法 自 愿 有 偿 流 转 承 包 地, 开 展 土 地 股 份 合 作 联 合 或 土 地 托 管 深 化 农 村 集 体 产 权 农 垦 集 体 林 权 国 有 林 场 农 田 水 利 供 销 社 等 改 革 4

5 档 案 工 作 任 务 : 加 强 农 业 农 村 和 专 业 档 案 工 作 2016 年, 国 家 档 案 局 将 联 合 农 业 部 对 农 村 土 地 承 包 经 营 权 确 权 登 记 档 案 工 作 开 展 检 查 验 收, 启 动 颁 证 图 纸 档 案 的 整 理 与 保 存 专 项 研 究, 推 动 确 权 登 记 档 案 工 作 向 纵 深 发 展 联 合 民 政 部 农 业 部 出 台 村 级 档 案 管 理 办 法 依 法 履 职 各 级 政 府 要 深 入 贯 彻 落 实 新 发 展 理 念, 把 全 面 建 成 小 康 社 会 使 命 扛 在 肩 上, 把 万 家 忧 乐 放 在 心 头, 建 设 人 民 满 意 的 法 治 政 府 创 新 政 府 廉 洁 政 府 和 服 务 型 政 府 坚 持 依 法 履 职, 把 政 府 活 动 全 面 纳 入 法 治 轨 道 各 级 政 府 及 其 工 作 人 员 要 严 格 遵 守 宪 法 和 法 律, 自 觉 运 用 法 治 思 维 和 法 治 方 式 推 动 工 作, 法 定 职 责 必 须 为, 法 无 授 权 不 可 为 档 案 工 作 任 务 : 一 是 加 快 档 案 法 律 法 规 标 准 建 设 加 速 档 案 法 修 改 进 程, 做 到 科 学 立 法 民 主 立 法 2016 年, 将 出 台 档 案 工 作 国 家 秘 密 范 围 的 规 定 等 一 批 行 业 工 作 规 定 办 法, 对 现 行 推 荐 性 档 案 行 业 标 准 进 行 集 中 复 审 二 是 继 续 开 展 档 案 行 政 执 法 检 查 2016 年, 将 联 合 全 国 人 大 法 工 委 国 务 院 法 制 办 对 9 个 省 ( 自 治 区 直 辖 市 ) 20 家 中 央 和 国 家 机 关 以 及 中 央 企 业 开 展 档 案 行 政 执 法 检 查, 确 保 档 案 行 政 执 法 检 查 的 严 肃 性 和 权 威 性 三 是 启 动 档 案 系 统 七 五 普 法 工 作 各 级 档 案 部 门 要 通 过 档 案 普 法 工 作, 进 一 步 提 高 档 案 工 作 者 的 依 法 治 档 能 力 与 水 平, 进 一 步 向 全 社 会 宣 传 档 案 法 律 法 规 普 及 档 案 知 识, 在 档 案 系 统 营 造 学 法 守 法 用 法 的 良 好 法 治 环 境 5

6 食 品 为 了 人 民 健 康, 要 加 快 健 全 统 一 权 威 的 食 品 药 品 安 全 监 管 体 制, 严 守 从 农 田 到 餐 桌 从 实 验 室 到 医 院 的 每 一 道 防 线, 让 人 民 群 众 吃 得 安 全 吃 得 放 心 档 案 工 作 任 务 : 加 快 制 定 食 品 企 业 档 案 管 理 办 法 精 准 扶 贫 坚 持 精 准 扶 贫 脱 贫, 因 人 因 地 施 策 国 家 各 项 惠 民 政 策 和 民 生 项 目, 要 向 贫 困 地 区 倾 斜 深 入 开 展 定 点 扶 贫 东 西 协 作 扶 贫, 支 持 社 会 力 量 参 与 脱 贫 攻 坚 档 案 工 作 任 务 : 要 做 好 一 带 一 路 南 水 北 调 扶 贫 开 发 等 重 大 建 设 档 案 的 开 发 利 用 及 管 理 工 作 ; 加 强 和 规 范 农 村 村 级 建 档 工 作 与 农 村 贫 困 人 口 脱 贫 工 作 档 案 管 理 ; 将 出 台 有 关 扶 贫 救 助 等 档 案 管 理 办 法 ; 扎 实 推 进 中 西 部 地 区 县 级 综 合 档 案 馆 建 设 项 目 ( 摘 自 中 国 档 案 报 ) 工 作 动 态 工 作 计 划 长 航 局 2016 年 档 案 工 作 要 点 2016 年 长 航 档 案 工 作 的 总 体 思 想 是 : 以 党 的 十 八 大 和 十 八 届 五 中 全 会 精 神 为 统 领, 以 加 强 和 改 进 新 形 势 下 档 案 工 作 的 指 导 意 见 为 指 导, 在 局 党 委 行 政 的 领 导 下, 紧 紧 围 绕 局 中 心 工 作, 夯 实 档 案 发 展 基 础, 创 6

7 新 档 案 管 理 手 段 加 快 档 案 信 息 化 发 展, 健 全 档 案 三 个 体 系, 积 极 服 务 长 江 黄 金 水 道 建 设, 为 长 江 经 济 带 发 展 战 略 的 落 实 提 供 保 障 一 抓 好 档 案 十 三 五 工 作 部 署 各 单 位 要 认 真 总 结 十 二 五 期 间 档 案 工 作 经 验, 贯 彻 落 实 加 强 和 改 进 新 形 势 下 档 案 工 作 的 指 导 意 见 精 神, 科 学 编 制 十 三 五 档 案 工 作 规 划 筹 备 召 开 长 航 局 档 案 工 作 会, 明 确 长 航 局 档 案 工 作 十 三 五 期 发 展 目 标 和 任 务, 统 一 思 想 认 识, 全 面 部 署 十 三 五 期 档 案 工 作 二 注 重 做 好 改 革 中 的 档 案 业 务 工 作 2016 年 是 长 航 局 改 革 之 年, 各 单 位 在 做 好 各 门 类 档 案 立 卷 归 档 工 作 的 同 时, 需 高 度 重 视 机 构 改 革 中 的 档 案 管 理 工 作, 明 确 机 构 改 革 单 位 档 案 的 归 属 与 流 向, 切 实 做 好 机 构 改 革 中 的 档 案 移 交 工 作 进 一 步 落 实 重 大 活 动 登 记 制 度, 加 大 收 集 与 整 理 力 度, 于 10 月 底 完 成 重 大 活 动 目 录 上 报 工 作 继 续 推 进 档 案 规 范 化 管 理 工 作, 指 导 相 关 单 位 档 案 规 范 化 管 理 建 设, 完 成 5 个 单 位 的 档 案 规 范 管 理 认 定 与 复 查 工 作 三 强 化 档 案 制 度 建 设 与 执 行 各 单 位 要 贯 彻 执 行 长 航 局 下 发 的 各 项 档 案 管 理 制 度, 长 航 局 档 案 中 心 将 开 展 档 案 制 度 执 行 情 况 专 项 检 查 今 年 长 航 局 将 按 国 家 新 颁 标 准 修 改 完 善 长 航 局 会 计 档 案 管 理 细 则 ( 试 行 ), 同 时 推 进 长 航 局 电 子 文 件 与 电 子 档 案 管 理 制 度 ( 试 行 ) 的 执 行, 加 大 电 子 文 件 归 档 力 度, 逐 步 实 现 纸 质 档 案 和 电 子 档 案 双 套 制 管 理 四 优 化 档 案 安 全 体 系 建 设 档 案 安 全 是 档 案 管 理 的 重 中 之 重, 各 单 位 要 切 实 加 强 档 案 安 全 管 理 工 作, 定 期 对 库 房 各 类 档 案 资 源 借 阅 利 用 等 各 项 记 录 进 行 清 点 核 对 ; 积 极 开 展 历 史 档 案 的 修 复 工 作, 推 广 电 子 档 案 数 字 化 成 果 等 新 的 查 阅 7

8 方 式, 减 少 对 档 案 原 件 的 利 用 ; 严 格 执 行 档 案 安 全 保 密 管 理 制 度 及 相 关 规 定, 采 取 有 效 措 施 严 防 文 件 档 案 在 数 字 化 过 程 中 外 泄, 确 保 档 案 实 体 及 档 案 信 息 的 安 全 各 单 位 应 将 十 二 五 期 档 案 安 全 隐 患 整 改 情 况 于 2016 年 5 月 30 号 前 上 报 长 航 局 档 案 中 心 五 加 强 建 设 项 目 档 案 指 导 监 管 工 作 各 单 位 要 行 使 好 建 设 项 目 档 案 监 管 职 责, 进 一 步 加 强 过 程 管 理, 提 高 项 目 档 案 工 作 水 平 及 案 卷 质 量, 今 年 将 完 善 基 建 档 案 管 理 系 统 功 能, 推 进 系 统 的 使 用, 实 行 项 目 档 案 目 录 电 子 化 管 理, 在 移 交 项 目 实 体 档 案 的 同 时 移 交 完 整 的 项 目 档 案 电 子 目 录 一 套 继 续 加 强 对 荆 江 河 段 航 道 整 治 工 程 档 案 管 理 工 作 指 导, 坚 持 季 报 制 并 指 导 完 成 竣 工 档 案 资 料 的 编 制 工 作, 配 合 交 通 运 输 部 档 案 馆 完 成 荆 江 河 段 航 道 整 治 工 程 档 案 的 专 项 验 收, 同 时 做 好 荆 江 河 段 航 道 整 治 工 程 档 案 工 作 的 总 结 六 进 一 步 推 进 档 案 信 息 化 建 设 各 单 位 要 抓 住 长 江 航 运 建 设 发 展 的 机 遇, 在 进 一 步 巩 固 信 息 化 成 果 的 基 础 上, 配 合 做 好 长 航 局 数 字 档 案 馆 门 户 网 站 的 升 级 改 版 工 作, 及 时 发 布 档 案 信 息, 丰 富 网 站 内 容 ; 要 加 大 档 案 数 字 化 工 作 力 度, 健 全 档 案 目 录 和 全 文 数 据 库, 建 立 科 学 安 全 的 科 学 保 管 存 储 体 系, 及 时 做 好 档 案 数 据 的 备 份 工 作 并 于 10 月 底 前 将 各 门 类 档 案 目 录 数 据 上 传 至 长 航 局 档 案 目 录 中 心, 促 进 目 录 信 息 资 源 共 享 七 积 极 开 展 档 案 宣 传 与 利 用 各 单 位 要 加 强 档 案 工 作 宣 传 力 度, 创 新 采 用 多 种 媒 介, 推 进 档 案 编 研, 组 织 开 展 国 际 档 案 日 各 类 主 题 档 案 活 动, 并 举 办 长 航 局 系 统 十 二 五 档 案 工 作 成 果 展 ; 积 极 配 合 做 好 长 航 档 案 信 息 改 版 和 文 字 及 图 片 资 料 的 报 送 工 作, 营 造 良 好 的 交 流 氛 围, 提 升 档 案 服 务 水 平 8

9 八 提 升 档 案 人 员 业 务 技 能 各 单 位 要 根 据 新 形 势 下 档 案 工 作 发 展 的 需 要, 加 大 从 业 人 员 档 案 培 训 力 度, 促 进 继 续 教 育 与 档 案 实 际 工 作 的 融 合 ; 长 航 局 将 组 织 各 单 位 参 加 省 部 组 织 的 相 关 业 务 培 训, 促 进 档 案 人 员 业 务 交 流 工 作, 使 档 案 工 作 者 各 项 专 业 技 能 得 到 提 升 ( 长 航 局 档 案 中 心 提 供 ) 长 航 公 安 局 重 庆 分 局 制 定 2016 年 档 案 工 作 计 划 2016 年, 是 十 三 五 规 划 的 开 局 之 年, 是 实 现 长 航 公 安 局 向 行 业 领 先, 全 国 一 流 目 标 迈 进 的 关 键 一 年 重 庆 分 局 档 案 工 作 将 深 入 贯 彻 落 实 党 的 十 八 大 四 中 五 中 全 会 精 神 及 习 近 平 总 书 记 重 要 讲 话 精 神, 以 服 务 长 江 经 济 带 建 设 为 主 线, 紧 紧 围 绕 长 航 公 安 第 二 步 目 标, 进 一 步 加 强 公 安 档 案 基 础 建 设 和 规 范 化 信 息 化 建 设, 切 实 提 高 公 安 档 案 信 息 资 源 开 发 利 用 水 平, 为 公 安 中 心 工 作 提 供 更 加 优 质 高 效 的 服 务 2016 年 重 庆 分 局 将 积 极 开 展 以 下 档 案 管 理 工 作 一 强 化 档 案 管 理 制 度 落 实 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 和 上 级 有 关 文 件 规 定, 结 合 公 安 业 务 实 际, 深 入 学 习 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定, 并 强 化 相 关 制 度 落 实, 同 时 根 据 新 情 况 新 问 题 新 变 化, 及 时 修 改 完 善 档 案 管 理 制 度, 确 保 档 案 管 理 工 作 适 应 新 要 求, 更 加 规 范 二 加 强 公 安 档 案 规 范 化 建 设 因 档 案 管 理 人 员 发 生 变 动, 将 结 合 实 际, 适 时 组 织 新 任 专 ( 兼 ) 职 档 案 人 员 参 加 各 种 业 务 培 训 ; 自 行 举 办 培 训 班 或 以 请 进 来 走 出 去 等 方 9

10 式, 强 化 档 案 专 ( 兼 ) 职 人 员 的 培 训, 借 鉴 学 习 档 案 工 作 先 进 单 位 的 经 验, 切 实 提 高 档 案 人 员 的 档 案 管 理 水 平 严 格 落 实 档 案 室 库 房 管 理 相 关 规 定, 定 时 开 展 安 全 检 查, 做 好 日 常 清 洁 卫 生, 为 档 案 的 保 管 和 安 全 创 造 良 好 的 环 境 三 推 进 公 安 档 案 信 息 化 建 设 把 公 安 档 案 信 息 化 建 设 纳 入 分 局 公 安 工 作 信 息 化 建 设 范 围, 统 筹 规 划, 稳 步 推 进 纸 质 电 子 文 件 及 时 准 确 录 入 科 怡 档 案 管 理 系 统 ; 加 强 档 案 数 据 资 料 的 安 全 管 理 和 保 密 工 作 ; 加 强 档 案 管 理 系 统 与 办 公 系 统 之 间 的 联 合 运 用 四 提 升 档 案 服 务 业 务 工 作 水 平 加 大 对 各 类 公 安 档 案 精 细 管 理 的 力 度, 加 快 电 子 科 技 档 案 建 设 的 速 度, 加 快 文 件 资 料 网 上 查 询 的 步 伐, 重 点 抓 好 基 础 工 作 基 层 建 设 警 务 装 备 固 定 资 产 岗 位 练 兵 岗 位 培 训 基 建 工 程 重 大 投 资 项 目 档 案 的 收 集 与 管 理 围 绕 大 局, 服 务 中 心, 全 面 提 升 档 案 工 作 水 平, 实 现 档 案 工 作 与 各 项 公 安 工 作 和 谐 发 展 的 良 好 局 面 ( 长 江 航 运 公 安 局 重 庆 分 局 提 供 ) 长 航 公 安 局 岳 阳 分 局 拟 定 2016 年 档 案 管 理 工 作 计 划 岳 阳 分 局 为 进 一 步 加 强 档 案 标 准 化 科 学 化 信 息 化 建 设, 更 好 地 服 务 于 公 安 工 作, 按 照 长 航 公 安 局 及 分 局 工 作 部 署, 制 定 档 案 年 度 工 作 计 划 : 一 是 开 展 立 卷 归 档 工 作 明 确 5 月 底 前 完 成 本 级 机 关 各 门 类 档 案 材 料 的 收 集 整 理, 完 善 档 案 基 础 台 账 及 编 研 资 料 的 续 编 工 作 此 外 督 10

11 促 指 导 两 个 派 出 所 做 好 年 度 档 案 的 立 卷 归 档 及 检 查 工 作 二 是 做 好 机 关 档 案 省 一 级 等 级 满 3 年 复 查 工 作 三 是 加 强 档 案 安 全 管 理 工 作 严 格 落 实 八 防 措 施, 定 期 对 档 案 及 库 房 进 行 检 查, 杜 绝 安 全 隐 患, 确 保 档 案 不 丢 失 不 损 坏, 保 证 不 失 密 不 泄 密 加 强 档 案 法 及 档 案 相 关 业 务 知 识 的 宣 传 学 习, 增 强 以 法 治 档 意 识, 提 高 档 案 人 员 业 务 素 质 和 管 理 水 平 ( 长 航 公 安 局 岳 阳 分 局 提 供 ) 工 作 动 态 升 级 达 标 宜 昌 海 事 局 积 极 开 展 省 一 级 达 标 相 关 工 作 为 进 一 步 规 范 宜 昌 海 事 局 档 案 管 理 工 作, 不 断 适 应 新 形 势 新 要 求, 我 局 积 极 申 报 和 创 建 省 一 级 机 关 档 案 工 作 目 标 管 理 单 位, 从 1 月 底 至 今, 积 极 开 展 各 项 工 作, 为 成 功 创 建 省 一 级 达 标 工 作 打 下 坚 实 基 础 : 我 局 局 领 导 高 度 重 视, 主 动 积 极 与 宜 昌 市 档 案 局 沟 通 联 系, 走 访 市 档 案 局 联 系 相 关 事 宜, 并 于 1 月 15 日 将 宜 昌 海 事 局 关 于 申 请 创 建 机 关 档 案 工 作 目 标 管 理 省 一 级 的 报 告 报 送 至 宜 昌 市 档 案 局 根 据 湖 北 省 机 关 档 案 工 作 目 标 管 理 等 级 考 评 办 法 ( 鄂 档 规 号 ), 对 我 局 档 案 工 作 进 行 全 面 梳 理, 对 在 组 织 管 理 硬 件 建 设 基 础 业 务 档 案 信 息 化 水 平 档 案 开 发 利 用 等 方 面 进 行 逐 一 评 分, 找 出 存 在 的 差 距, 一 一 进 行 整 改 完 善 目 前 我 局 对 宜 昌 海 事 局 档 案 管 理 办 法 宜 昌 海 事 局 档 案 工 作 制 度 宜 昌 海 事 局 档 案 安 全 管 理 应 急 预 案 11

12 等 制 度 进 行 了 修 改 完 善, 新 修 编 的 宜 昌 海 事 局 机 关 档 案 分 类 方 案 归 档 范 围 保 管 期 限 表 ( 初 稿 ) 已 按 照 市 档 案 局 长 江 海 事 局 修 改 意 见 进 行 了 多 次 修 改 完 善 3.2 月 29 日 宜 昌 市 档 案 局 业 务 指 导 科 工 作 人 员 到 我 局 开 展 业 务 指 导, 首 先 对 我 局 七 楼 档 案 库 房 进 行 查 看, 对 照 我 局 前 期 提 交 的 宜 昌 海 事 局 机 关 档 案 分 类 方 案 归 档 范 围 保 管 期 限 表 三 合 一 制 度 ( 初 稿 ) 逐 一 查 看 各 类 档 案 并 提 出 对 该 制 度 的 修 改 建 议, 然 后 实 地 查 看 我 局 档 案 库 房 硬 件 设 施, 对 档 案 安 全 管 理 工 作 提 出 完 善 建 议, 随 后 两 位 专 家 到 船 舶 船 员 专 业 档 案 库 房 进 行 检 查, 了 解 该 部 门 档 案 的 收 集 整 理 情 况, 最 后 在 机 关 六 楼 会 议 室 对 检 查 情 况 进 行 了 反 馈 4.3 月 11 日 宜 昌 市 档 案 局 业 务 指 导 科 工 作 人 员 再 次 到 我 局 开 展 业 务 指 导, 结 合 我 局 三 合 一 制 度 中 关 于 会 计 档 案 声 像 档 案 电 子 档 案 实 物 档 案 的 分 类 方 案 归 档 范 围 保 管 期 限, 对 照 长 航 局 长 江 局 印 发 的 行 业 内 档 案 管 理 规 范, 对 以 上 各 门 类 档 案 进 行 了 实 地 查 看 通 过 细 致 研 究 长 航 系 统 档 案 行 业 标 准 和 对 照 宜 昌 市 档 案 升 级 达 标 相 关 规 范, 市 档 案 局 专 家 表 示 充 分 尊 重 行 业 标 准, 也 希 望 通 过 与 长 航 局 长 江 局 档 案 管 理 部 门 面 对 面 地 交 流 与 沟 通, 就 我 局 档 案 参 照 的 管 理 规 范 实 施 细 则 整 改 方 案 等 进 行 进 一 步 地 探 讨 与 协 商, 找 出 更 加 适 合 我 局 档 案 升 级 达 标 的 方 法 与 路 径 ( 宜 昌 海 事 局 提 供 ) 12

13 工作动态 档案整理 荆州海事局积极开展 2015 档案工作整理 根据前期工作部署 按照档案整理归档的统一要求 2 3 月 荆州 海事局有条不紊地开展各门类档案的收集 整 理 录入科怡系统 接收 核对工作 特别是在科技档案整理方面 业务部门创 造性的首次建立采砂船监管照片档案 将船体 照片 检查照片 当事人签收文书现场照片 当事人身份证照片收录成册 为今后的执法工 作提供有力依据 目前 荆州海事局已完成321 卷行政处罚 档案的收集整理 移交入库工作 而文书 水工 事故 船艇 照片等档 案整理工作也正稳步进行中 荆州海事局 提供 黄石海事局开展 海事行政处罚案卷整理工作 为进一步促进行政处罚工作 提高海事行政执法水平 提升行政处 罚案卷质量 加强行政执法责任制意识 黄石海事局组织局属各海事处 海巡执法支队对 2015 年度一般程序行政处罚案卷开展整理归档 各海事处 海巡执法支队归档过程中首先仔细 认真地查阅案卷 １３

14 着 重 围 绕 案 卷 事 实 材 料 证 据 的 采 集 是 否 确 凿 事 实 是 否 清 楚 程 序 是 否 合 法 文 书 是 否 规 范 等 几 个 方 面 进 行 审 查 并 按 照 交 通 行 政 执 法 文 书 制 作 规 范 和 长 江 海 事 局 行 政 处 罚 案 卷 管 理 办 法 的 要 求, 对 照 国 家 档 案 局 科 学 技 术 档 案 构 成 的 一 般 要 求 (GB/ ) 和 交 通 部 交 通 档 案 管 理 和 交 通 文 件 材 料 立 卷 归 档 统 一 表 格 样 式 ( 交 办 发 [1992]121 号 ) 中 关 于 科 技 档 案 的 有 关 规 定, 制 作 和 填 制 案 卷 封 面 卷 内 目 录, 并 按 规 定 顺 序 整 理 立 卷 局 属 各 海 事 处 海 巡 执 法 支 队 将 在 整 理 立 卷 的 基 础 上, 将 行 政 处 罚 信 息 录 入 科 怡 档 案 系 统 ( 黄 石 海 事 局 提 供 ) 长 航 公 安 局 安 庆 分 局 完 成 2014 年 度 会 计 档 案 整 理 归 档 工 作 2016 年 3 月 14 日, 按 照 会 计 档 案 归 档 要 求, 安 庆 分 局 装 备 财 务 科 对 2014 年 度 形 成 的 各 类 会 计 档 案 进 行 收 集 整 理 装 订 装 盒 盖 章 后 经 档 案 人 员 的 检 查 验 收 后, 双 方 履 行 移 交 手 续, 向 分 局 档 案 室 移 交 各 类 公 安 会 计 档 案 共 133 卷 ( 册 ) 其 中 : 会 计 凭 证 105( 卷 ) 册 帐 簿 15( 卷 ) 册 会 计 报 表 3( 卷 ) 册 其 他 类 9( 卷 ) 册 至 此 2014 年 度 会 计 档 案 整 理 入 库 工 作 圆 满 完 成 ( 长 航 公 安 局 安 庆 分 局 提 供 ) 14

15 三 峡 局 档 案 室 深 入 规 范 实 物 档 案 管 理 见 成 效 近 期, 为 深 入 规 范 实 物 档 案 管 理, 三 峡 局 档 案 室 依 据 长 航 局 实 物 档 案 管 理 办 法 的 相 关 规 定, 对 库 藏 实 物 档 案 约 260 块 奖 牌 进 行 了 认 真 的 清 点 和 再 整 理 随 着 时 间 的 推 移, 实 物 档 案 的 数 量 逐 年 增 加, 原 有 的 柜 架 已 经 不 能 满 足 需 求, 在 三 峡 局 领 导 及 有 关 单 位 的 支 持 下, 购 置 了 部 分 新 的 实 物 档 案 装 具, 库 存 实 物 档 案 需 要 重 新 倒 架 保 存, 为 此, 三 峡 局 档 案 人 员 利 用 春 节 前 后 约 两 周 的 时 间, 将 库 藏 所 有 奖 牌 档 案 全 部 搬 出, 一 一 进 行 了 擦 拭 清 洁, 并 对 少 数 破 损 奖 牌 做 了 简 单 维 修, 同 时 根 据 新 的 实 物 档 案 管 理 办 法, 重 新 核 对 了 档 案 目 录, 剔 除 了 重 号 和 重 份, 在 全 部 拍 摄 为 电 子 档 案 的 同 时 对 应 编 制 了 新 档 案 号, 使 用 新 型 号 码 机, 为 每 块 奖 牌 重 新 粘 贴 了 不 容 易 脱 落 褪 色 的 档 号 标 签, 为 防 止 摩 擦 损 伤, 首 次 采 用 袋 装 方 式, 将 每 个 奖 牌 装 入 特 制 牛 皮 纸 袋 封 闭 保 存 此 次 实 物 奖 牌 档 案 整 理 工 作 的 完 成, 是 三 峡 局 档 案 部 门 重 视 档 案 基 础 管 理, 强 化 档 案 整 理 工 作 的 重 要 举 措, 也 是 三 峡 局 档 案 工 作 规 范 管 理 的 重 要 体 现 ( 长 江 三 峡 通 航 管 理 局 提 供 ) 长 航 公 安 局 档 案 部 门 开 展 2015 年 度 局 机 关 档 案 征 集 和 收 集 工 作 新 年 伊 始, 我 局 档 案 部 门 印 发 长 航 公 安 局 办 公 室 关 于 做 好

16 年 档 案 整 理 移 交 工 作 的 通 知, 全 面 开 展 2015 年 应 归 档 文 件 资 料 及 不 同 载 体 档 案 史 料 的 征 集 和 收 集 工 作 一 是 要 求 各 部 门 严 格 按 照 长 航 公 安 局 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定, 将 本 部 门 在 2015 年 各 项 工 作 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 文 字 图 表 声 像 ( 照 片 ) 电 子 实 物 等 各 种 载 体 的 应 归 档 文 件 材 料, 按 类 别 时 间 顺 序 分 类 整 理 登 记 造 册 后 向 局 办 公 室 档 案 部 门 移 交 二 是 加 大 对 重 大 安 保 活 动 重 要 警 卫 任 务 重 大 案 件 侦 破 重 要 专 项 行 动 重 大 建 设 ( 科 研 ) 项 目 重 要 创 建 活 动 等 工 作 中 形 成 的 大 量 有 历 史 价 值 的 文 件 资 料 声 像 实 物 进 行 收 集 归 档, 丰 富 库 藏 档 案 资 源 三 是 做 好 2015 年 各 类 电 子 档 案 的 收 集 和 备 份 要 求 各 部 门 在 日 常 工 作 中 形 成 的 各 类 电 子 文 件 照 片 声 像 资 料 及 有 关 业 务 数 据 等 资 料, 按 照 电 子 档 案 管 理 办 法 分 类 整 理 移 交 四 是 移 交 时 要 求 做 到 类 目 清 楚 类 别 规 范 统 一, 需 要 经 接 收 者 严 格 审 核 把 关, 谨 防 出 现 漏 收 散 失 未 归 或 不 当 销 毁 现 象 目 前, 局 机 关 档 案 收 集 工 作 在 有 条 不 紊 的 推 进 中 ( 长 航 公 安 局 提 供 ) 工 作 动 态 档 案 利 用 三 峡 局 档 案 室 为 海 事 船 舶 维 修 提 供 大 量 快 速 服 务 近 期, 三 峡 海 事 局 按 照 长 江 海 事 局 的 工 作 布 置, 需 要 所 属 十 余 条 趸 船 监 督 艇 航 标 挺 的 关 键 部 分 图 纸 技 术 资 料, 用 于 船 舶 维 护 保 养 和 补 充 办 理 有 关 证 件, 为 此, 该 局 派 专 人 前 往 三 峡 局 档 案 室 请 求 协 助 查 找 相 关 技 术 资 料 档 案 室 利 用 平 时 整 理 完 成 的 船 舶 资 料 目 录 汇 编, 快 速 查 16

17 询 出 所 需 16 艘 船 舶 包 括 结 构 图 线 型 图 技 术 说 明 等 在 内 的 相 关 技 术 资 料 约 80 余 件, 为 了 方 便 该 局 通 过 这 次 船 舶 档 案 集 中 收 集 的 长 期 应 用, 我 局 档 案 人 员 抽 出 专 门 时 间, 对 大 量 图 纸 资 料 进 行 了 复 印, 局 限 于 复 印 机 的 最 大 尺 度 只 有 A3 幅 面, 较 大 图 纸 复 印 达 6 张 以 上, 两 天 内 总 复 印 量 超 过 500 张 这 次 档 案 利 用 一 是 档 案 形 成 年 度 跨 度 长, 船 舶 建 造 时 间 跨 度 达 20 年, 二 是 量 大 时 间 紧, 充 分 展 现 了 我 局 档 案 库 藏 比 较 完 备, 检 索 查 询 便 捷, 利 用 服 务 热 情 周 到 等 特 色 ( 长 江 三 峡 通 航 管 理 局 提 供 ) 长 航 公 安 局 档 案 部 门 完 成 2015 年 大 事 记 的 编 写 工 作 2015 年, 长 航 公 安 局 在 各 级 的 坚 强 领 导 下, 紧 紧 抓 住 服 务 长 江 经 济 带 建 设 的 历 史 机 遇, 凝 心 聚 力, 同 心 同 德, 以 新 思 维 应 对 新 形 势, 以 新 状 态 适 应 新 常 态, 公 安 工 作 和 队 伍 建 设 再 上 新 台 阶, 为 全 面 记 录 我 局 过 去 一 年 的 工 作, 年 初 局 办 公 室 在 认 真 疏 理 2015 年 各 项 业 务 工 作 的 基 础 上, 档 案 部 门 结 合 日 常 资 料 的 积 累, 在 较 短 的 时 间 内 完 成 了 长 航 公 安 局 2015 年 大 事 记, 以 时 间 顺 序 记 载 了 长 航 公 安 机 关 在 发 展 动 力 文 明 创 建 应 急 处 置 重 大 安 保 和 对 外 合 作 的 五 大 亮 点 工 作, 全 面 反 映 了 管 控 能 力 打 击 效 能 消 防 形 势 执 法 服 务 建 设 发 展 队 伍 建 设 和 党 风 廉 政 建 设 七 个 方 面 的 工 作 成 效, 为 我 局 今 后 的 公 安 工 作 提 供 了 便 利 服 务 ( 长 航 公 安 局 提 供 ) 17

18 工 作 动 态 工 作 交 流 新 年 新 动 向,2016 再 出 发 春 节 过 后, 总 医 院 机 关 各 职 能 部 门 已 经 开 始 了 有 条 不 紊 的 归 档 工 作 如 同 默 默 无 声 的 档 案 一 样, 档 案 工 作 伴 随 这 个 无 声 的 介 质 悄 然 开 展 审 计 宣 传 摄 影 团 委 等 部 门 早 在 节 前 就 完 成 登 记 归 档, 院 办 党 办 财 务 也 在 一 步 步 归 档 中, 人 事 目 标 办 工 会 等 科 室 都 处 于 收 集 登 记 过 程 年 是 总 医 院 全 力 争 创 三 甲 医 院 的 关 键 之 年, 各 部 门 面 临 着 前 所 未 有 的 压 力 一 方 面 要 完 成 日 常 工 作, 另 一 方 面 要 根 据 创 三 甲 医 院 的 要 求, 做 好 检 查 资 料 的 准 备 王 凯 院 长 在 开 年 工 作 会 议 上 号 召 全 院 职 工 齐 心 协 力, 以 事 业 合 伙 人 的 主 人 翁 意 识 完 成 面 临 的 一 切 工 作 涓 涓 细 流, 汇 成 江 河 一 份 份 单 薄 的 纸 片 在 档 案 人 员 的 精 细 管 理 中, 不 断 地 从 不 同 角 度 发 挥 着 档 案 的 价 值 每 个 部 门 的 移 交 资 料 不 等, 有 的 几 份, 有 的 上 万 份 对 于 档 案 人 员 来 说, 却 是 每 一 份 每 张 纸 都 要 认 真 鉴 定, 根 据 机 构 性 质 内 容 类 别 保 管 期 限 完 整 性 真 实 性 等 等 要 素 一 一 分 辨 一 份 文 件 从 收 集 整 理 到 完 成 归 档 工 作 要 在 档 案 人 经 过 好 几 遍 的 翻 阅 那 些 文 字 符 号 对 于 大 多 数 人 来 说 意 味 着 枯 燥, 但 对 于 档 案 人 来 说 却 必 须 坚 守, 一 旦 鉴 别 失 误, 带 来 的 直 接 后 果 就 是 利 用 上 的 障 碍, 一 份 有 价 值 的 档 案 可 能 会 成 为 死 档 案, 从 而 影 响 到 部 门 工 作 的 效 率 说 起 来 重 要, 做 起 来 次 要, 忙 起 来 不 要 是 曾 经 对 档 案 工 作 地 位 的 一 个 普 遍 概 括 在 这 个 以 效 率 与 竞 争 为 核 心 要 素 的 时 代, 档 案 工 作 显 得 有 点 迟 缓 很 多 部 门 都 认 为, 那 个 部 门 没 有 什 么 事, 把 别 的 科 室 完 成 的 文 件 放 好, 需 要 的 时 候 拿 出 来 就 好 了 殊 不 知, 作 为 我 国 第 一 批 认 定 18

19 的 专 业 技 术 类 别, 其 中 的 工 作 含 量 远 不 止 放 放 文 件 那 么 简 单 文 件 不 是 档 案, 只 有 经 过 档 案 部 门 系 统 化 整 理 鉴 定 之 后 的 有 价 值 文 件 才 能 转 化 为 档 案 从 文 件 转 化 为 档 案, 从 档 案 提 炼 精 华, 让 档 案 从 不 同 角 度 不 同 方 式 发 挥 利 用 都 是 档 案 工 作 独 特 的 工 作 魅 力 一 个 新 的 档 案 人 员 两 年 之 内 是 不 可 能 完 全 独 立 应 对 档 案 整 理 与 利 用 工 作 的 一 份 文 件 好 管, 几 十 份 文 件 也 好 管, 那 么 当 你 面 对 几 万 几 十 万 份 档 案, 处 于 不 同 的 档 案 保 管 期 限, 隐 藏 在 不 同 的 档 案 门 类 中 以 及 几 十 个 档 案 柜 中, 利 用 部 门 又 紧 急 调 阅 的 情 况 下, 那 就 是 真 的 考 验 档 案 人 管 理 能 力 的 时 候 了 谁 又 能 说 档 案 与 效 率 竞 争 无 关 呢? 一 个 单 位 的 档 案 管 理 到 位, 意 味 着 单 位 的 规 范 化 标 准 化 管 理 真 正 上 了 一 个 台 阶 因 为 档 案 是 文 件 的 精 华, 是 一 个 单 位 工 作 历 史 延 续 的 保 障, 是 大 厦 的 基 石 档 案 工 作 的 五 位 一 体 职 能 还 远 远 没 有 发 挥 出 来, 在 这 个 效 率 时 代 不 是 弱 化 档 案 工 作, 而 必 须 强 调 其 工 作 价 值, 让 各 个 单 位 的 档 案 真 正 走 出 传 统 管 理 意 识, 与 时 俱 进, 保 障 档 案 人 的 权 益, 鼓 励 档 案 人 的 工 作 热 情, 以 人 为 本, 让 档 案 人 在 新 的 改 革 时 期 接 受 正 面 挑 战, 在 比 学 赶 帮 超 的 热 潮 中, 造 就 一 支 政 治 强 业 务 精 作 风 正 纪 律 严 形 象 好 的 档 案 干 部 队 伍, 践 行 社 会 主 义 核 心 价 值 观, 成 为 推 动 工 作 的 强 大 动 力, 发 挥 档 案 的 真 正 作 用, 让 死 档 案 成 为 真 正 的 活 档 案, 带 来 的 效 率 无 疑 是 竞 争 上 的 优 势 ( 长 航 总 医 院 提 供 ) 19

20 加强沟通交流 共谱兰台新篇 武汉局 武工局 测量中心三方开展档 案工作交流座谈 3 月 8 日上午 长江武汉航道局 长江武汉 航道工程局档案部门负责人及工作人员一行 9 人到测量中心开展档案工作交流座谈 三方就 档案基础设施建设 规范化信息化以及沟通协 调机制等方面进入了深入交流座谈 本次交流座谈活动分三个环节 首先是参观档案库房 测量中心档 案工作人员就库房布置 库藏量 档案分类以及信息化建设情况等方面 进行介绍 武汉两局档案工作人员还饶有兴致地试用了测量中心的档案 WEB 查询系统和 OA 档案查借阅流程表单 其次是参观实物展厅 一行人 通过听讲解对测量中心测绘发展的历史 现状和发展有了更深层次地了 解 并对实物档案展现航测技术发展的形式以及档案文化建设取得的成 绩给予高度评 价 最后三方档 案工作人员在机 关三楼会议室进 行了深入座谈 大家就各自单位 的档案规范化管 ２０

21 理工作 安全保密工作 资源建设以及信息化等方面开展交流和探讨 通过此次交流座谈 三方表示档案在服务中心工作上的地位越来越 显著 做好档案管理工作更显重要 并且三家单位地域特征和行业特色 非常显著 武汉航道局是区域性航道管理单位 武汉航道工程局是工程 建设单位 测量中心是支持保障单位 三方在档案管理方面各有侧重 各有所长 相互之间可以取长补短 共同进步 同时 三方也将以此次座谈会为契机 建立起长效沟通机制 加强 在档案工作方面的沟通与联系 积极开展合作 形成合力推进长江航道 档案资源体系建设 为长江航道又好又快发展做出贡献 长江航道局 提供 ２１

22 学 习 交 流 中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准 制 度 学 习 归 档 文 件 整 理 规 则 DA/T 代 替 DA/T 发 布 ; 实 施 ( 国 家 档 案 局 ) 前 言 本 标 准 代 替 DA/T 归 档 文 件 整 理 规 则 本 标 准 与 DA/T 相 比 主 要 变 化 如 下 : 标 准 的 总 体 编 排 和 结 构 按 GB/T 进 行 了 修 改 ; 将 标 准 适 用 范 围 由 纸 质 文 件 材 料 扩 展 为 纸 质 和 电 子 文 件 材 料 ; 调 整 归 档 文 件 分 类 方 法 ; 增 加 归 档 文 件 组 件 和 纸 质 归 档 文 件 修 整 装 订 编 页 排 架 要 求 ; 增 加 归 档 文 件 档 号 结 构 和 编 制 要 求 ; 将 室 编 件 号 馆 编 件 号 统 一 为 件 号 ; 在 附 录 中 增 加 归 档 章 示 例 直 角 装 订 方 法 本 标 准 的 附 录 A 是 规 范 性 附 录, 附 录 B 附 录 C 附 录 D 附 录 E 是 资 料 性 附 录 本 标 准 由 国 家 档 案 局 提 出 并 归 口 本 标 准 起 草 单 位 : 国 家 档 案 局 档 案 馆 ( 室 ) 业 务 指 导 司 本 标 准 主 要 起 草 人 : 许 卿 卿 丁 德 胜 张 会 琴 张 红 吴 惠 敏 刘 峰 王 勤 宋 涌 本 标 准 于 2000 年 12 月 6 日 首 次 发 布 22

23 归 档 文 件 整 理 规 则 1 范 围 本 标 准 规 定 了 应 作 为 文 书 档 案 保 存 的 归 档 文 件 的 整 理 原 则 和 方 法 本 标 准 适 用 于 各 级 机 关 团 体 企 事 业 单 位 和 其 他 社 会 组 织 对 应 作 为 文 书 档 案 保 存 的 归 档 文 件 的 整 理 其 他 门 类 档 案 可 以 参 照 执 行 企 业 单 位 有 其 他 特 殊 规 定 的, 从 其 规 定 2 规 范 性 引 用 文 件 下 列 文 件 对 于 本 文 件 的 应 用 是 必 不 可 少 的 凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件, 仅 所 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 文 件 凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件, 其 最 新 版 本 ( 包 括 所 有 的 修 改 单 ) 适 用 于 本 文 件 GB/T 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 DA/T 档 案 工 作 基 本 术 语 DA/T 档 号 编 制 规 则 DA/T 档 案 修 裱 技 术 规 范 DA/T 电 子 文 件 归 档 光 盘 技 术 要 求 和 应 用 规 范 3 术 语 和 定 义 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 标 准 3.1 归 档 文 件 archival document(s) 立 档 单 位 在 其 职 能 活 动 中 形 成 的 办 理 完 毕 应 作 为 文 书 档 案 保 存 的 文 件 材 料, 包 括 纸 质 和 电 子 文 件 材 料 3.2 整 理 arrangement 23

24 将 归 档 文 件 以 件 为 单 位 进 行 组 件 分 类 排 列 编 号 编 目 等 ( 纸 质 归 档 文 件 还 包 括 修 整 装 订 编 页 装 盒 排 架 ; 电 子 文 件 还 包 括 格 式 转 换 元 数 据 收 集 归 档 数 据 包 组 织 存 储 等 ), 使 之 有 序 化 的 过 程 3.3 件 item 归 档 文 件 的 整 理 单 位 3.4 档 号 archival code 在 归 档 文 件 整 理 过 程 中 赋 予 其 的 一 组 字 符 代 码, 以 体 现 归 档 文 件 的 类 别 和 排 列 顺 序 4 整 理 原 则 4.1 归 档 文 件 整 理 应 遵 循 文 件 的 形 成 规 律, 保 持 文 件 之 间 的 有 机 联 系 4.2 归 档 文 件 整 理 应 区 分 不 同 价 值, 便 于 保 管 和 利 用 4.3 归 档 文 件 整 理 应 符 合 文 档 一 体 化 管 理 要 求, 便 于 计 算 机 管 理 或 计 算 机 辅 助 管 理 4.4 归 档 文 件 整 理 应 保 证 纸 质 文 件 和 电 子 文 件 整 理 协 调 统 一 5 一 般 要 求 5.1 组 件 ( 件 的 组 织 ) 件 的 构 成 归 档 文 件 一 般 以 每 份 文 件 为 一 件 正 文 附 件 为 一 件 ; 文 件 正 本 与 定 稿 ( 包 括 法 律 法 规 等 重 要 文 件 的 历 次 修 改 稿 ) 为 一 件 ; 转 发 文 与 被 转 发 文 为 一 件 ; 原 件 与 复 制 件 为 一 件 ; 正 本 与 翻 译 本 为 一 件 ; 中 文 本 与 外 文 本 为 一 件 ; 报 表 名 册 图 册 等 一 册 ( 本 ) 为 一 件 ( 作 为 文 件 附 件 时 24

25 除 外 ); 简 报 周 报 等 材 料 一 期 为 一 件 ; 会 议 纪 要 会 议 记 录 一 般 一 次 会 议 为 一 件, 会 议 记 录 一 年 一 本 的, 一 本 为 一 件 ; 来 文 与 复 文 ( 请 示 与 批 复 报 告 与 批 示 函 与 复 函 等 ) 一 般 独 立 成 件, 也 可 为 一 件 有 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸 的, 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸 与 相 关 文 件 为 一 件 件 内 文 件 排 序 归 档 文 件 排 序 时, 正 文 在 前, 附 件 在 后 ; 正 本 在 前, 定 稿 在 后 ; 转 发 文 在 前, 被 转 发 文 在 后 ; 原 件 在 前, 复 制 件 在 后 ; 不 同 文 字 的 文 本, 无 特 殊 规 定 的, 汉 文 文 本 在 前, 少 数 民 族 文 字 文 本 在 后 ; 中 文 本 在 前, 外 文 本 在 后 ; 来 文 与 复 文 作 为 一 件 时, 复 文 在 前, 来 文 在 后 有 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸 的, 文 件 处 理 单 在 前, 收 文 在 后 ; 正 本 在 前, 发 文 稿 纸 和 定 稿 在 后 5.2 分 类 立 档 单 位 应 对 归 档 文 件 进 行 科 学 分 类, 同 一 全 宗 应 保 持 分 类 方 案 的 一 致 性 和 稳 定 性 归 档 文 件 一 般 采 用 年 度 机 构 ( 问 题 ) 保 管 期 限 年 度 保 管 期 限 机 构 ( 问 题 ) 等 方 法 进 行 三 级 分 类 a) 按 年 度 分 类 将 文 件 按 其 形 成 年 度 分 类 跨 年 度 一 般 应 以 文 件 签 发 日 期 为 准 对 于 计 划 总 结 预 算 统 计 报 表 表 彰 先 进 以 及 法 规 性 文 件 等 内 容 涉 及 不 同 年 度 的 文 件, 统 一 按 文 件 签 发 日 期 判 定 所 属 年 度 跨 年 度 形 成 的 会 议 文 件 归 入 闭 幕 年 跨 年 度 办 理 的 文 件 归 入 办 结 年 当 形 成 年 度 无 法 考 证 时, 年 度 为 其 归 档 年 度, 并 在 附 注 项 加 以 说 明 b) 按 机 构 ( 问 题 ) 分 类 将 文 件 按 其 形 成 或 承 办 机 构 ( 问 题 ) 分 类 机 构 分 类 法 与 问 题 分 类 法 25

26 应 选 择 其 一 适 用, 不 能 同 时 采 用 采 用 机 构 分 类 的, 应 根 据 文 件 形 成 或 承 办 机 构 对 归 档 文 件 进 行 分 类, 涉 及 多 部 门 形 成 的 归 档 文 件, 归 入 文 件 主 办 部 门 采 用 问 题 分 类 的, 应 按 照 文 件 内 容 所 反 映 的 问 题 对 归 档 文 件 进 行 分 类 c) 按 保 管 期 限 分 类 将 文 件 按 划 定 的 保 管 期 限 分 类 规 模 较 小 或 公 文 办 理 程 序 不 适 于 按 机 构 ( 问 题 ) 分 类 的 立 档 单 位, 可 以 采 取 年 度 保 管 期 限 等 方 法 进 行 两 级 分 类 5.3 排 列 归 档 文 件 应 在 分 类 方 案 的 最 低 一 级 类 目 内, 按 时 间 结 合 事 由 排 列 同 一 事 由 中 的 文 件, 按 文 件 形 成 先 后 顺 序 排 列 会 议 文 件 统 计 报 表 等 成 套 性 文 件 可 集 中 排 列 5.4 编 号 归 档 文 件 应 依 分 类 方 案 和 排 列 顺 序 编 写 档 号 档 号 编 制 应 遵 循 唯 一 性 合 理 性 稳 定 性 扩 充 性 简 单 性 原 则 档 号 的 结 构 宜 为 : 全 宗 号 - 档 案 门 类 代 码 年 度 - 保 管 期 限 - 机 构 ( 问 题 ) 代 码 - 件 号 上 下 位 代 码 之 间 用 - 连 接, 同 一 级 代 码 之 间 用 隔 开 如 Z109-WS 2011-Y-BGS 档 号 按 照 以 下 要 求 编 制 : a) 全 宗 号 : 档 案 馆 给 立 档 单 位 编 制 的 代 号, 用 4 位 数 字 或 者 字 母 与 数 字 的 结 合 标 识, 按 照 DA/T 编 制 b) 档 案 门 类 代 码 年 度 : 归 档 文 件 档 案 门 类 代 码 由 文 书 2 位 汉 26

27 语 拼 音 首 字 母 WS 标 识 年 度 为 文 件 形 成 年 度, 以 4 位 阿 拉 伯 数 字 标 注 公 元 纪 年, 如 2013 c) 保 管 期 限 : 保 管 期 限 分 为 永 久 定 期 30 年 定 期 10 年, 分 别 以 代 码 Y D30 D10 标 识 d) 机 构 ( 问 题 ) 代 码 : 机 构 ( 问 题 ) 代 码 采 用 3 位 汉 语 拼 音 字 母 或 阿 拉 伯 数 字 标 识, 如 办 公 室 代 码 BGS 等 归 档 文 件 未 按 照 机 构 ( 问 题 ) 分 类 的, 应 省 略 机 构 ( 问 题 ) 代 码 e) 件 号 : 件 号 是 单 件 归 档 文 件 在 分 类 方 案 最 低 一 级 类 目 内 的 排 列 顺 序 号, 用 4 位 阿 拉 伯 数 字 标 识, 不 足 4 位 的, 前 面 用 0 补 足, 如 归 档 文 件 应 在 首 页 上 端 的 空 白 位 置 加 盖 归 档 章 并 填 写 相 关 内 容 电 子 文 件 可 以 由 系 统 生 成 归 档 章 样 式 或 以 条 形 码 等 其 他 形 式 在 归 档 文 件 上 进 行 标 识 归 档 章 应 将 档 号 的 组 成 部 分, 即 全 宗 号 年 度 保 管 期 限 件 号, 以 及 页 数 作 为 必 备 项, 机 构 ( 问 题 ) 可 以 作 为 选 择 项 ( 见 附 录 A 图 A1) 归 档 章 中 全 宗 号 年 度 保 管 期 限 件 号 机 构 ( 问 题 ) 按 照 编 制, 页 数 用 阿 拉 伯 数 字 标 识 ( 见 附 录 A 图 A2) 为 便 于 识 记, 归 档 章 保 管 期 限 也 可 以 使 用 永 久 30 年 10 年 简 称 标 识, 机 构 ( 问 题 ) 也 可 以 用 办 公 室 等 规 范 化 简 称 标 识 ( 见 附 录 A 图 A3) 5.5 编 目 归 档 文 件 应 依 据 档 号 顺 序 编 制 归 档 文 件 目 录 编 目 应 准 确 详 细, 便 于 检 索 归 档 文 件 应 逐 件 编 目 来 文 与 复 文 作 为 一 件 时, 对 复 文 的 编 目 应 体 现 来 文 内 容 归 档 文 件 目 录 设 置 序 号 档 号 文 号 责 任 者 题 名 日 期 密 级 页 数 备 注 等 项 目 27

28 a) 序 号 : 填 写 归 档 文 件 顺 序 号 b) 档 号 : 档 号 按 照 编 制 c) 文 号 : 文 件 的 发 文 字 号 没 有 文 号 的, 不 用 标 识 d) 责 任 者 : 制 发 文 件 的 组 织 或 个 人, 即 文 件 的 发 文 机 关 或 署 名 者 e) 题 名 : 文 件 标 题 没 有 标 题 标 题 不 规 范, 或 者 标 题 不 能 反 映 文 件 主 要 内 容 不 方 便 检 索 的, 应 全 部 或 部 分 自 拟 标 题, 自 拟 内 容 外 加 方 括 号 [ ] f) 日 期 : 文 件 的 形 成 时 间, 以 国 际 标 准 日 期 表 示 法 标 注 年 月 日, 如 g) 密 级 : 文 件 密 级 按 文 件 实 际 标 注 情 况 填 写 没 有 密 级 的, 不 用 标 识 h) 页 数 : 每 一 件 归 档 文 件 的 页 面 总 数 文 件 中 有 图 文 的 页 面 为 一 页 i) 备 注 : 注 释 文 件 需 说 明 的 情 况 归 档 文 件 目 录 推 荐 由 系 统 生 成 或 使 用 电 子 表 格 进 行 编 制 目 录 表 格 采 用 A4 幅 面, 页 面 宜 横 向 设 置 ( 见 附 录 B 图 B1) 归 档 文 件 目 录 除 保 存 电 子 版 本 外, 还 应 打 印 装 订 成 册 装 订 成 册 的 归 档 文 件 目 录, 应 编 制 封 面 ( 见 附 录 B 图 B2) 封 面 设 置 全 宗 号 全 宗 名 称 年 度 保 管 期 限 机 构 ( 问 题 ), 其 中 全 宗 名 称 即 立 档 单 位 名 称, 填 写 时 应 使 用 全 称 或 规 范 化 简 称 归 档 文 件 目 录 可 以 按 年 装 订 成 册, 也 可 每 年 区 分 保 管 期 限 装 订 成 册 6 纸 质 归 档 文 件 的 修 整 装 订 编 页 装 盒 和 排 架 6.1 修 整 归 档 文 件 装 订 前, 应 对 不 符 合 要 求 的 文 件 材 料 进 行 修 整 归 档 文 件 已 破 损 的, 应 按 照 DA/T 予 以 修 复 ; 字 迹 28

29 模 糊 或 易 退 变 的, 应 予 复 制 归 档 文 件 应 按 照 保 管 期 限 要 求 去 除 易 锈 蚀 易 氧 化 的 金 属 或 塑 料 装 订 用 品 对 于 幅 面 过 大 的 文 件, 应 在 不 影 响 其 日 后 使 用 效 果 的 前 提 下 进 行 折 叠 6.2 装 订 归 档 文 件 一 般 以 件 为 单 位 装 订 归 档 文 件 装 订 应 牢 固 安 全 简 便, 做 到 文 件 不 损 页 不 倒 页 不 压 字, 装 订 后 文 件 平 整, 有 利 于 归 档 文 件 的 保 护 和 管 理 装 订 应 尽 量 减 少 对 归 档 文 件 本 身 影 响, 原 装 订 方 式 符 合 要 求 的, 应 维 持 不 变 应 根 据 归 档 文 件 保 管 期 限 确 定 装 订 方 式, 装 订 材 料 与 保 管 期 限 要 求 相 匹 配 为 便 于 管 理, 相 同 期 限 的 归 档 文 件 装 订 方 式 应 尽 量 保 持 一 致, 不 同 期 限 的 装 订 方 式 应 相 对 统 一 用 于 装 订 的 材 料, 不 能 包 含 或 产 生 可 能 损 害 归 档 文 件 的 物 质 不 使 用 回 形 针 大 头 针 燕 尾 夹 热 熔 胶 办 公 胶 水 装 订 夹 条 塑 料 封 等 装 订 材 料 进 行 装 订 永 久 保 管 的 归 档 文 件, 宜 采 取 线 装 法 装 订 页 数 较 少 的, 使 用 直 角 装 订 ( 见 附 录 C 图 C1 图 C2) 或 缝 纫 机 轧 边 装 订, 文 件 较 厚 的, 使 用 三 孔 一 线 装 订 永 久 保 管 的 归 档 文 件, 使 用 不 锈 钢 订 书 钉 或 浆 糊 装 订 的, 装 订 材 料 应 满 足 归 档 文 件 长 期 保 存 的 需 要 永 久 保 管 的 归 档 文 件, 不 使 用 不 锈 钢 夹 或 封 套 装 订 定 期 保 管 的 需 要 向 综 合 档 案 馆 移 交 的 归 档 文 件, 装 订 方 式 按 照 执 行 定 期 保 管 的 不 需 要 向 综 合 档 案 馆 移 交 的 归 档 文 件, 装 订 方 式 可 以 按 照 执 行, 也 可 以 使 用 不 锈 钢 夹 或 封 套 装 29

30 订 6.3 编 页 纸 质 归 档 文 件 一 般 应 以 件 为 单 位 编 制 页 码 页 码 应 逐 页 编 制, 宜 分 别 标 注 在 文 件 正 面 右 上 角 或 背 面 左 上 角 的 空 白 位 置 文 件 材 料 已 印 制 成 册 并 编 有 页 码 的 ; 拟 编 制 页 码 与 文 件 原 有 页 码 相 同 的, 可 以 保 持 原 有 页 码 不 变 6.4 装 盒 将 归 档 文 件 按 顺 序 装 入 档 案 盒, 并 填 写 档 案 盒 盒 脊 及 备 考 表 项 目 不 同 年 度 机 构 ( 问 题 ) 保 管 期 限 的 归 档 文 件 不 能 装 入 同 一 个 档 案 盒 档 案 盒 档 案 盒 封 面 应 标 明 全 宗 名 称 档 案 盒 的 外 形 尺 寸 为 310mm 220mm( 长 宽 ), 盒 脊 厚 度 可 以 根 据 需 要 设 置 为 20 mm 30mm 40mm 50mm 等 ( 见 附 录 D 图 D1) 档 案 盒 应 根 据 摆 放 方 式 的 不 同, 在 盒 脊 或 底 边 设 置 全 宗 号 年 度 保 管 期 限 起 止 件 号 盒 号 等 必 备 项, 并 可 设 置 机 构 ( 问 题 ) 等 选 择 项 ( 见 附 录 D 图 D2 图 D3) 其 中, 起 止 件 号 填 写 盒 内 第 一 件 文 件 和 最 后 一 件 文 件 的 件 号, 起 件 号 填 写 在 上 格, 止 件 号 填 写 在 下 格 ; 盒 号 即 档 案 盒 的 排 列 顺 序 号, 按 进 馆 要 求 在 档 案 盒 盒 脊 或 底 边 编 制 档 案 盒 应 采 用 无 酸 纸 制 作 备 考 表 备 考 表 置 于 盒 内 文 件 之 后, 项 目 包 括 盒 内 文 件 情 况 说 明 整 理 人 整 理 日 期 检 查 人 检 查 日 期 ( 见 附 录 E) a) 盒 内 文 件 情 况 说 明 : 填 写 盒 内 文 件 缺 损 修 改 补 充 移 出 销 毁 等 情 况 30

31 b) 整 理 人 : 负 责 整 理 归 档 文 件 的 人 员 签 名 或 签 章 c) 整 理 日 期 : 归 档 文 件 整 理 完 成 日 期 d) 检 查 人 : 负 责 检 查 归 档 文 件 整 理 质 量 的 人 员 签 名 或 签 章 e) 检 查 日 期 : 归 档 文 件 检 查 完 毕 的 日 期 6.5 排 架 归 档 文 件 整 理 完 毕 装 盒 后, 上 架 排 列 方 法 应 与 本 单 位 归 档 文 件 分 类 方 案 一 致, 排 架 方 法 应 避 免 频 繁 倒 架 归 档 文 件 按 年 度 机 构 ( 问 题 ) 保 管 期 限 分 类 的, 库 房 排 架 时, 每 年 形 成 的 档 案 按 机 构 ( 问 题 ) 序 列 依 次 上 架, 便 于 实 体 管 理 归 档 文 件 按 年 度 保 管 期 限 机 构 ( 问 题 ) 分 类 的, 库 房 排 架 时, 每 年 形 成 的 档 案 按 保 管 期 限 依 次 上 架, 便 于 档 案 移 交 进 馆 7 归 档 电 子 文 件 的 整 理 要 求 7.1 归 档 电 子 文 件 组 件 ( 件 的 组 织 ) 分 类 排 列 编 号 编 目, 应 符 合 本 规 则 5 一 般 要 求 的 规 定 7.2 归 档 电 子 文 件 的 格 式 转 换 元 数 据 收 集 归 档 数 据 包 组 织 存 储 等 整 理 要 求, 参 照 数 字 档 案 室 建 设 指 南 (2014 年 ) GB/T DA/T 48 DA/T 38 等 标 准 执 行 7.3 归 档 电 子 文 件 整 理, 应 使 用 符 合 数 字 档 案 室 建 设 指 南 (2014 年 ) GB/T 等 标 准 的 应 用 系 统 31

32 报 : 交 通 部 档 案 馆, 湖 北 省 档 案 局 送 : 长 航 局 局 办 发 : 局 直 属 ( 含 二 级 单 位 ), 局 机 关 直 属 各 单 位 档 案 部 门 编 辑 : 长 航 局 档 案 中 心 编 研 科 审 核 : 胡 冰 洁 32