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1 ODF 轉檔說明 吳文達

2 為什麼要推動開放文件格式 (ODF)? 開放文件格式 (Open Document Format, 簡稱 ODF) 是一種規範, 基於 XML 的檔案格式, 因應試算表 圖表 簡報和文書處理文檔等電子文檔而設置 開放文檔格式的優點格式開放 跨平台 跨應用程式的特性 可與國際間交換 適於長久保存並可避免版本升級衝突等問題

3 開放文件格式有哪些標準? W3C HTML(W3C Web 標準格式 ) OpenOffice.org (XML) (Star 昇陽) Open Document Format (ODF)( 昇陽 OASIS) (2005 年成為國際標準 ISO/IEC26300) 該標準簡單易用 沒有專屬軟體 軟體版權問題 Office Open XML(OOXML)( 微軟 ECMA) 2006 年 ECMA-376, 2008 年 ISO/IEC 該標準使用比較困難 複雜 不完全標準

4 推動開放文件格式 (ODF-CNS15251) 工作小組 由行政院國家發展委員會負責推動 協調及督考本計畫, 賡續定期由國家發展委員會邀集行政院所屬相關部會召開推動會議, 負責整體規劃推動 協調各機關推動事宜及督考本計畫之執行成效 國發會成立 推動開放文件格式 (ODF-CNS15251) 工作小組

5 推動 ODF-CNS15251 政府文件標準格式實施計畫 104 年 6 月 5 日行政院院授發資字第 號函分行 為配合政府資訊公開政策及因應資訊平台 載具多元化趨勢, 便利民眾於網站下載政府資訊及政府機關間 政府與企業之資料交換, 推動相容性高 適用於各種作業系統及有利於長久保存之開放性檔案格式 ; 依據 104 年 1 月 15 日行政院國家資訊通信發展推動小組第 35 次會議紀錄臨時動議決議辦理, 特訂定本計畫

6 ODF 推動推動期程 104 年 - 各機關網站提供下載的可編輯文件應支援 ODF 文書格式, 非可編輯者則採用 PDF 的文書格式 105 年 - 各機關系統間 政府與企業的資料交換, 須支援 ODF 文書格式 106 年 - 全面推動各機關使用可編輯 ODF 文書軟體

7 如何取得 ODF 軟體? 1. 直接至官方網站下載 : (1).LibreOffice: (2).Open Office: 2. 免費 Google 雲端文件

8 如何轉換文件為 ODF? 1.MS Office 轉 ODF Office2007 以上版本皆可直接讀取 ODF 檔, 並可透過 另存新檔 的方式直接轉存為 ODF 格式! 選擇 :OpenDocument 文字 (*.odt)

9 批次轉換 ( 以 Libreoffcie 為例 ) 2.Libreoffcie 批次轉 安裝 LibreOffice, 使用內建轉換功能 ( 檔案 - 精靈 - 文件轉換器 ) 進行大量文件批次轉換

10 批次轉換 ( 以 Libreoffcie 為例 ) 2.Libreoffcie 批次轉 (1). 勾選欲轉換的文件類型 (2). 選擇匯入來源與轉檔儲存的資料夾

11 Google 文件 3.Google Driver 上傳到 Google 雲端硬碟之文件, 下載格式即提供 ODF 可供選擇

12 DOCX 轉 ODF 之間不相容的地方 微軟官方資料 OpenDocument 文字 (.odt) 格式和 Word (.docx) 格式之間的差異 tw/article/opendocument %E6%96%87%E5%AD%97 odt %E6%A0%BC%E5%BC%8F%E5%92%8C Word docx %E6%A0%BC%E5%BC%8F%E4%B9%8B%E9%96%93%E7%9A%84%E5%B7 %AE%E7%95%B0 d9d51a92 56d b68 5efb57aebfdc?CorrelationId=29399ef a 9f1cdcccb9fa4ca3&ui=en US&rs=zh TW&ad=US

13 XLSX/PPTX 轉 ODF 之間不相容的地方 微軟官方資料 OpenDocument 試算表 (.ods) 格式和 Excel (.xlsx) 格式之間的差異 %E8%A9%A6%E7%AE%97%E8%A1%A8-ods-%E6%A0%BC%E5%BC%8F%E5%92%8C-Excel-xlsx- %E6%A0%BC%E5%BC%8F%E4%B9%8B%E9%96%93%E7%9A%84%E5%B7%AE%E7%95%B0-4311c54f-ee bd2d-5ecc35deb138?CorrelationId=1986a3f1-383d-455b-8def- 7b87082a9c92&ui=en-US&rs=zh-TW&ad=US OpenDocument 簡報 (.odp) 格式所支援的功能 %E6%A0%BC%E5%BC%8F%E6%89%80%E6%94%AF%E6%8F%B4%E7%9A%84%E5%8A%9F%E8%83%BDf6d5b015-a bf61-a5c3f58d125f

14 微軟 Office 與 ODF 會完全相容嗎? 除非格式標準統一 否則不可能完全相容

15 微軟 Office 轉 ODF 的正確方法 方法 1. 以正確方式建立文件方法 2. 減少使用新功能方法 3. 先將文件轉成 MS2003 方法 4. 利用 ODF 工具進行轉檔

16 以正確方式建立 Word 注意事項 : 1. 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 2. 不可以使用 Enter 鍵來加大段落間距 3. 盡量不要使用文繞圖的效果 4. 建立表格時不要使用表格的文繞圖效果 5. 表格中不要加入計算功能 6. 不要使用 頁面框線 中的花邊效果 7. 盡量不要使用 文字方塊 來建立文件 8. 分欄的效果在轉檔時位置可能會跑掉 9. 不要使用 MS 的另存新檔來轉成 ODF, 段落和行距會有很大的誤差

17 以正確方式建立 Excel 注意事項 : 1. 不要使用巨集, 轉檔會出錯 2. 檢查文件中, 是否有公式參照其他檔案, 轉檔後檔名及路徑不同, 可能會有參照錯誤的情形 3. 不要使用文字方塊或繪圖物件

18 以正確方式建立 PowerPoint 注意事項 : 1. 盡量不要使用新版佈景主題, 可能造成文字位置偏移 2. 要使用預設的版面配置, 盡量不要自行繪製的文字方塊 3. 檢查文件中, 是否有連結, 轉檔後因檔名及路徑有修改, 可能會失效 4. 不要使用 3D 的動畫或換頁效果, 因為 ODF 沒有這些效果 5. 檢查文件, 是否有嵌入影片檔, 因軟體接受格式不同, 可能會無法播放

19 減少使用 MSOffice 新功能 : Word 新功能 1. 盡量不要用 SmartArt 的圖解效果 2. 盡量不要使用 快速組件 來美化文件, 位置會偏移 Excel 新功能 1. 不要使用 2010 及 2013 新增加函數,ODF 中沒有, 可能會有錯誤訊息 2. 不要使用 設定格式化條件 的圖形效果 3. 盡量不要使用 格式化為表格, 計算功能轉檔會出錯

20 減少使用 MSOffice 新功能 : PowerPoint 新功能 1. 使用 SmartArt 的圖解效果之後 ODF 可以看不可以編輯 2. 使用新的動畫效果,ODF 無法播放

21 先將文件轉成 MS2003 版本 : 有許多 MS2007 之後的新功能轉換成 ODF 是會出錯的, 而 ODF 功能與 MS2003 相容度較高, 所以建議先將 MS2007 之後的檔案, 先轉存成 MS2003, 避免在轉成 ODF 時, 因為不支援新功能而造成的異常問題

22 利用 ODF 工具來轉檔 : 1.MSOffice 也是可以利用另存新檔功能來轉儲存成 ODF 文件, 但是儲存後格式跑掉的情形比較嚴重 2. 所以轉檔還是建議使用 ODF 軟體, 像是 LibreOffice 或者 OpenOffice 來做轉檔會比較穩定

23 ODF 轉檔正確觀念 : 1. 檔名的格式要正確不可出現特殊符號, 如 : % / 不可出現雙重副檔名, 如 : XXX.doc.docx XXX docx 2. 文件內容要採用正規化的排版方式不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 (Writer) 不以 文字方塊 作為備註或說明的內容 (Calc Impress) 3. 因軟體性質之故, 轉檔後的文件與原始檔案必然會略有差異每行字數不同 文字色彩深淺略有不同 特殊功能可能會失真或無法使用, 如 :SmartArt 注音標示

24 轉檔常見問題 : 1. 文件的版面失真軟體計算行距 字元數的方式不同, 微調即可 2. 圖片的位置跑掉了軟體文繞圖設定的方式不同, 微調即可 3. 試算表的資料無法複製貼上至其他文件軟體應用技巧不同, 勿直接貼上, 採用選擇性貼上即可 4. 簡報的動畫不見了檔案用到 3D 動畫, 該軟體沒有該功能, 重新設定新動畫

25 結論 : 1. 想要將微軟格式轉成 ODF, 最好還是用新一點版本的 LibreOffice(5.1.x, 5.2, ) 轉出來的結果成功率較高 2. 盡量不要用微軟的 Office 來另存新檔

26 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 1. 封面與內文頁碼不同, 該如何設定? 先選擇到封面 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 預設樣式, 下一個樣式 : 索引 ; 選擇到索引頁 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 索引, 下一個樣式 : 第一頁 ; 選擇到第一頁 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 第一頁, 下一個樣式 : 第一頁 ; 即可分別編輯頁碼 問題 2. 工作表版面列印縮放比例功能在哪? 1. 格式 頁面 工作表標籤 顯示比例 - 縮放模式 2. 檔案 列印預覽 格式化頁面 工作表標籤 顯示比例 - 縮放模式

27 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 3. 有類似 MS Excel 凍結窗格的功能嗎? 先選擇要凍結的儲存格位置 視窗 固定 問題 4. 儲存格下拉資料清單, 如何製作? 先選取儲存格範圍 資料 驗證 條件標籤 - 允許 : 下拉選擇到清單, 條目 : 輸入資料或複製貼上, 按確定即完成 問題 5.Word 另存 odt 後, 使用 LibreOffice 開啟, 版面都出現格線, 要如何取消? 格式 頁面 文字網格, 選擇不使用網格

28 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 6.Word 另存 odt 後, 使用 LibreOffice 開啟, 表格會失真, 要如何處理? 正確做法是先將 docx 存成 doc, 再用 Libreoffice 開啟 doc, 並存成 odt 問題 7. 附檔是原本用 LibreOffice 打的資料 odt 檔, 但用 Word 開啟時, 會出現前面有黑點的情形 請教原因為何, 該如何調整呢? 因為在原檔 (LibreOffice) 有定義樣式與格式 ( 標題 ), 另存成 doc 檔後, 就會自動加上項目符號 解決方式 : 在 LibreOffice 中, 不定義樣式, 轉存 doc 檔後, 再定義與排版 ; 若是依照原操作方式, 亦需在 Word 中重新調整定義

29 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 8. 在使用 LibreOffice 編輯文字時, 有段落溢出標點符號的問題, 經操作 右鍵 / 段落 亞洲語言排版式樣 /( 取消勾選 ) 允許標點符號懸尾 後, 標點符號已不會溢出, 但在該行尾端卻會有一個字元大小的空格, 但卻無法將下一個字元挪移接上 LibreOffice 尾端字元空格解決方式如下 : 1. 可框起文字按右鍵 2. 選擇段落 3. 對齊 4. 勾選 左右對齊 5. 確定即可解決空格問題! 問題 9.Writer 問題 : 如何讓表格可以跨頁顯示? 如主旨所示, 煩請協助讓 答覆內容 之表格內容可以跨頁顯示 建議可從 Word 檔做調整 1. 全選內容, 選擇段落 2. 段落間距 : 與前段距離 0 行, 與後段距離 0 行, 行距為最小行高 3. 按確定即可 4. 再另存為 open document 檔

30 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 10.Word- 表格操作問題 : 只要移動其中一個儲存格, 其他儲存格會連帶跟著移動 建議貼上儲存格時使用選擇性貼上, 較不影響其他儲存格格式 問題 11. 請問 Libreoffice 有以密碼鎖定格式的功能嗎? 像 Excel 的 " 保護活頁簿結構 " 在 Calc 上可至 : 工具 保護文件, 即可使用密碼鎖定功能

31 附錄 對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇問題 問題 12. 如何設定凸排? 凸排範例如下 : 先選取要設定的部分, 格式 / 段落 / 選擇 : 縮排與間距第一行 /-2.00 字 ( - 的是凸排, + 的是縮排) 注意 : 第一行若直接以 非自動 方式留空, 留空大小不會隨著字元大小調整, 須手動進行微調 且凸排設定無法使用自動功能

32 謝謝聆聽!!!

各級機關同仁針對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇的問題, 經本會協助諮詢服 務與檔案排版轉製, 並將機關提問之常見問題彙整成問答集, 提供給機關同仁查詢使 用 序號問題處理結果 1 封面與內文頁碼不同, 該如何設定? 2 工作表版面列印縮放比例功能在哪? 先選擇到封面 格式 頁面 組織器

各級機關同仁針對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇的問題, 經本會協助諮詢服 務與檔案排版轉製, 並將機關提問之常見問題彙整成問答集, 提供給機關同仁查詢使 用 序號問題處理結果 1 封面與內文頁碼不同, 該如何設定? 2 工作表版面列印縮放比例功能在哪? 先選擇到封面 格式 頁面 組織器 一 各位同仁於收到電子公文附件檔為 ODF 文件格式 ( 如 ODT ODS ODP 等 ), 可以 Microsoft Office(2007 以上版本, 可部分相容 ), 或是自由軟體 Libre Office(https://zh-tw.libreoffice.org, 下載安定版 ) Open Office 等 二 為配合政府公文電子交換可編輯之附件檔案格式至少須有 ODF-CNS15251

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