文件及记录控制程序

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缇都
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1 文件及记录控制程序 QM-B 年 6 月 28 日发布 2010 年 6 月 28 日实施吉林省林业勘察设计研究院

2 目次 1 目的和范围 2 职责 3 文件控制 3.1 文件控制要求 3.2 文件分类及形式 3.3 文件的批准和发布 3.4 文件更改 3.5 文件的评审与更新 4 记录控制 4.1 记录的标识 4.2 记录的保存 4.3 记录的检索 4.4 记录的保管 4.5 记录的保存期限和处置 4.6 记录的审批和归档 5 相关文件和记录 5.1 相关文件 5.2 记录

3 1 目的和范围为使文件的批准发布使用更改和保管, 质量记录的标识贮存保护检索保存期限和处置等过程得到有效控制, 特制定本程序本程序的适用范围包括 : 质量管理体系文件技术文件与勘察设计有关的外来文件及计算机应用软件勘察设计及质量管理活动形成质量记录等 2 职责 1) 技术质量部负责本程序的归口管理, 监督检查其执行情况, 负责质量管理体系文件标准图书类文件的归口管理 ; 2) 院办公室负责我院收文和发文的归口管理, 并负责对档案室的管理 ; 3) 档案室负责与勘察设计有关的外来文件资料技术类文件勘察设计成品文件及相关质量记录的归口管理 ; 4) 网络中心负责计算机应用软件的归口管理 ; 5) 各经营单位职能部门按本程序的相关规定, 负责职权范围内相关文件的批准发放使用标识和保管 ; 建立记录并按有关要求进行管理 3 文件控制 3.1 文件控制要求 1) 在使用处可获得适用文件的有效版本 ; 2) 文件应保持清晰, 字迹可辨易于识别, 应进行编号以利于快速查找 ; 3) 凡属院重大科技成果或有密级标识的各种技术文件, 未经有关职能部门负责人批准, 严禁借阅摘录和复制 ; 4) 已超过保存期限或已作废的文件, 由归口管理部门负责提出销毁申请, 经主管院领导批准后方可销毁 ; 5) 若因故需保留作废文件时, 应对其进行标识, 由归口管理部门负责加盖仅供参考章, 并与有效版本文件隔离存放, 以防误用 ; 6) 记录是一种特殊类型的文件, 应确保清晰易于识别和检索 3.2 文件分类及形式文件分类 1) 质量管理体系文件 : 包括质量方针质量目标质量手册程序文件

4 作业文件记录等 ; 2) 技术文件 : 上级或行业主管部门下发的技术文件经职能部门来往的技术文件协议文件和技术资料, 顾客 ( 或供方 ) 提供的图样基础资料等 ; 3) 技术标准类文件 : 与勘察设计有关的标准规程规范标准图通用图定额技术手册行业管理规定法律法规上级公文函件等 ; 4) 计算机应用软件 : 引进或开发的计算机软件说明书指南等 ; 5) 公文 : 国家各级行政机关行业主管部门或协会等制发的公文文件的形式文件形式包括纸张电子文档或其它任何可被有效记录并保存的媒体 3.3 文件的批准和发布质量管理体系文件 1) 院质量方针质量目标质量手册由技术质量部组织编写, 管理者代表审核院长批准后发布 ; 经营单位及职能部门的质量目标由其负责人制定管理者代表批准 ; 2) 程序文件由技术质量部组织相关职能部门编写, 管理者代表审核, 院长批准发布 ; 3) 作业文件及相关的记录表格等由相关职能部门编写, 技术质量部审核, 管理者代表批准发布 ; 4) 其他院级管理文件由相关职能部门编制, 主管副院长批准后发布经营单位内部使用的文件由经营单位编制负责人批准和发布, 报归口管理部门备案 ; 5) 质量管理体系文件由技术质量部负责发放, 填写质量管理体系文件发放记录, 并适时发布质量管理体系文件有效版本目录技术文件 1) 上级或行业主管部门下发的技术文件如管理规定条例等文件, 由总工程师批示, 技术质量部转发或结合我院情况进行转化后发布 ; 2) 经院办公室来往的技术文件根据公文处理办法相关规定进行控制外来文件 1) 技术标准类文件经技术质量部备案后方可发布 2) 顾客 ( 或分包方 ) 提供的图样基础资料顾客信函等由项目负责人按相关

5 控制程序要求组织验证, 经主任工程师批准后在项目中应用文件管理要求技术质量部 1) 确定国家地方及行业的法律法规规范标准等技术标准类文件的需求种类数量及发放范围, 并负责订购分发和登记 ; 2) 鉴定外来的有关技术质量规章制度的适用性, 必要时转化后发布 ; 3) 对上述技术标准类文件及有关管理制度进行动态管理, 每年发布一次技术标准及定额有效版本目录标准图通用图有效版本目录 ; 4) 负责与勘察设计有关的计算机应用软件鉴定引进和试用, 每年发布一次计算机软件有效版本目录档案室 : 负责除质量管理体系文件之外所有勘察设计相关文件的归档管理, 包括整理编目建档保存借阅等网络中心 : 负责计算机软件的日常管理, 检查其有效性并保存记录职能部门 : 负责本部门职能范围内相关文件的归口管理, 包括制定发放整理编目归档保存借阅等经营单位 1) 提出技术标准类文件的需求种类及数量, 报技术质量部审批后统一订购 ; 2) 自行购买的技术标准类文件及时报技术质量部备案 ; 3) 对勘察设计中使用的计算机软件进行日常管理, 必要时向技术质量部提出购买申请, 并配合开展软件试用评价鉴定工作 ; 4) 根据有关管理规定的要求对勘察设计过程中的文件进行管理 ; 5) 编制本单位内部管理制度并报相关职能部门备案 3.4 文件修改各有关部门 ( 单位 ) 应根据需要对相关文件进行评审, 以确定文件是否需要修改如文件发生修改, 则需要再次批准和发布文件的修改一般由原编制人负责, 并按原审批流程重新审批若指定其他部门审批时, 该部门应获得授权并得到修改文件所需的有关背景资料文件修改后, 所有相关文件和资料均应进行修改和保存, 由修改部门负责将修改结果通知有关部门, 并按相关规定要求进行标识以便识别, 防止误用

6 3.4.2 质量管理体系文件修改及修改状态标识 1) 质量管理体系文件需要修改时, 技术质量部应将修改计划报送管理者代表审查, 获得批准后, 将需要修改的内容以质量管理体系文件发放记录或文件修改换版作废通知单的形式发给文件持有人 ; 2) 文件持有人根据通知单要求逐条修改并填写文件修改控制记录及修改页上的修改码, 各部门 ( 经营单位 ) 负责人负责验证本部门文件的修改实施情况, 并签署文件修改记录 ; 技术质量部负责对上述过程进行日常检查 ; 3) 发放新版本文件时, 旧版本文件要及时回收销毁 ; 4) 文件持有者应保证文件安全, 不得外传翻录复印, 如调离工作应将文件交回原单位, 并到技术质量部办理注销手续 4 记录控制对记录的控制包括标识贮存保护检索保存期限和处置等环节 4.1 记录的标识记录的标识原则如下 : 1) 勘察设计过程中形成记录 ( 如附录 A) 的标识原则为 : 在编号后按设计编号 - 流水号予以标识 ; 2) 质量管理体系运行过程中形成记录 ( 如附录 B) 的标识原则为 : 在编号后按年号 - 类别代号 - 流水号予以标识, 其中类别代号由各部门参照设计编号专业代字管理规定自行制定 ; 3) 归档后的记录由档案室进行整理上述记录的标识由填写人按相关规定编写 4.2 记录的保存 1) 勘察设计过程中形成的记录在归档前由项目负责人保管, 项目完成后随成品文件一并归档, 档案室对归档后的记录进行整理保存 ; 2) 质量管理体系运行过程中形成的记录, 在统一保管前由负责此项工作的人员保持, 工作完成后由本部门负责人指定专人统一管理 ; 3) 记录的存放场所应确保防止记录发生损坏丢失失效和变质 4.3 记录的检索记录应由负责保存的部门进行编目管理, 以便查阅和检索

7 4.4 记录的查阅 1) 查阅勘察设计过程中形成的记录时, 需经总工程师或经营单位总工批准同意, 如涉及密级资料时还应按科学技术档案管理办法的有关规定执行 ; 2) 查阅质量管理体系运行过程中形成的记录时, 需经保存该记录的部门负责人批准同意后方可查阅 ; 3) 查阅记录时, 应爱护记录, 不得对其进行修改 ; 4) 记录的查阅原则上仅限于院内与该记录有关的人员, 但当合同有规定或确有必要时, 可按规定批准程序在商定的期限内提供给院外人员查阅 4.5 记录的保存期限和处置记录的保存期限 1) 勘察设计过程中形成记录的保存期限, 按科学技术档案管理办法及有关法定标准的规定执行, 如无明确规定则与成品文件保存期限一致 ; 2) 其他所有记录的保存期限均为 5 年质量记录的处置 1) 对己超过保存期的勘察设计过程中形成的记录, 由档案室 ( 及院办公室 ) 提出申请, 管理者代表批准 ; 2) 对己超过保存期的质量管理体系运行过程中形成的记录, 由负责保存该部分记录的人员提出申请, 本部门负责人批准 4.6 记录的审批和归档记录的编制审批传递修改和归档按相关文件规定执行, 内容应完整准确, 字迹应清晰, 不得随意涂改, 如需进行修改必须在修改处由修改人签字 5 相关文件和记录 5.1 相关文件 1) 公文处理办法 ; 2) 技术文件编写规定 ; 3) 质量管理体系文件管理规定 ; 4) 技术标准及定额有效版本目录 ; 5) 设计编号专业代字管理规定 ; 6) 科学技术档案管理办法 ;

8 7) 标准图通用图有效版本目录 ; 8) 计算机软件有效版本目录 5.2 记录 1) 质量管理体系文件发放记录 (QM-B03-D01); 2) 文件修改换版作废通知单 (QM-B03-D02); 3) 文件修改记录 (QM-B03-D03); 4) 外部技术资料验证记录 (QM-B03-D04) 附加说明 : 编制 : 李晟审核 : 宫向东批准 : 董秀凯

9 附图 : 文件控制流程图文件控制流程责任部门 ( 人 ) 文件或记录外来文件识别职能部门外来文件文件编制职能部门文件初稿文件审批主管领导文件存档文件发放更改职能部门文件及文件发放记录否执行文件有关部门及经营单位是否更改是职能部门文件修改记录否检查文件落实情况职能部门

10 附录 A 产品实现过程主要记录表 A 过程名称质量记录名称质量记录类别号合同评审过程 1) 合同 ( 应急项目启动 ) 评审记录 QM-B05-D01 2) 口头洽谈或电话记录 QM-B05-D02 1) 项目 ( 专业 ) 设计计划 2) 设计输入评审记录 3) 设计评审记录 4) 专业校审记录 QM-B06-D01 QM-B06-D02 QM-B06-D03 QM-B06-D04 工程设计过程 5) 文件交付 ( 确认 ) 记录 QM-B06-D05 6) 勘察设计变更通知单 QM-B06-D06 7) 零星项目设计计划 8) 专业互提资料提供联系单 QM-B06-D07 QM-B06-D08 9) 项目工序流程卡 10) 成品文件归档记录工程勘察过程 1) 勘察纲要 2) 外部技术资料验证记录 3) 中间检查及外业资料验收记录 4) 土工试验记录 5) 专业校审记录 6) 文件交付 ( 确认 ) 记录 7) 勘察设计变更通知单 8) 勘察设计项目工序流程卡 9) 成品文件归档记录 QM-B07-D01 QM-B03-D04 QM-B07-D02 QM-B07-D03 QM-B06-D04 QM-B06-D05 QM-B06-D06 1) 工程开工 / 复工报审表 2) 施工组织设计 ( 方案 ) 报审表 3) 分包单位资格报审表 4) 报验申请表施工监理过程 5) 监理工程师通知回复单 6) 工程材料 / 构配件 / 设备报审表 7) 工程竣工报验单 8) 监理工程师通知单 9) 工程暂停令 10) 旁站监理卡 1) 项目外委申请表分包 ( 采购 ) 过程 2) 供方情况及评定表 3) 采购文件评审表后期服务过程现场工作记录 QM-B08-D01 顾客财产控制过程 1) 顾客财产登记表 2) 外部技术资料验证记录 QM-B03-D04 不合格品控制过程不合格品控制记录 QM-B09-D

11 附录 B 质量管理体系运行过程主要记录表 B 过程名称质量记录名称质量记录类别号管理评审过程文件及记录控制过程 1) 管理评审会议签到记录 2) 管理评审会议记录 3) 管理评审报告 4) 管理评审改进措施跟踪记录 1) 质量管理体系文件发放记录 2) 文件修改换版作废通知单 3) 文件修改记录 4) 外部技术资料验证记录 QM-B01-D01 QM-B01-D02 QM-B01-D03 QM-B01-D04 QM-B03-D01 QM-B03-D02 QM-B03-D03 QM-B03-D04 内部审核过程 1) 内审记录 2) 不合格项报告 QM-B10-D01 QM-B10-D02 数据分析过程 1) 勘察设计成品质量等级及综合评定统计表 3) 勘察设计成品质量等级汇总表 3) 勘察设计变更汇总表 4) 产品质量顾客评价表 5) 现场服务质量顾客评价表 6) 供方产品质量等级汇总表 QM-B11-D01 QM-B11-D02 QM-B11-D03 QM-B11-D04 QM-B11-D05 QM-B11-D06 纠正和预防措施控制过程 1) 质量信息卡 2) 纠正和预防措施记录 QM-B18-D01 QM-B18-D