Microsoft Word - 世新大學 word 研習講義.docx

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身遛邵
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1 Word 2007 全新介面關閉視窗按鈕快速存取工具列指令按鈕檔案名稱視窗最大 / 還原按鈕 Office 按鈕索引標籤水平尺規垂直捲軸說明按鈕垂直尺規狀態列水平捲軸工作列工作窗格當您第一次開啟 Word 2007 時, 您會發現它的外貌已經改變了改變最多的部分是功能區, 功能區是位於 Word 頂端的區域功能區將最常用的指令集中放在最顯眼的位置, 讓您可以不必在程式中四處尋找常用工作的指令

ICROSOFT O FFICE W ORD 2007 提供了一組功能廣泛的工具可以在新的 M ICROSOFT O FFICE F LUENT 使用者介面介面中建立文件並設定其格式, 協助您產生具專業外觀的文件

2 為什麼要進行這樣的改變呢? 改變的目的是要讓您的工作更加輕鬆快速我們根據使用者的經驗, 深入地研究並精心設計了功能區, 將指令放置在這個地方, 可以發揮最大的效能 Microsoft Office Word 2007 的新增功能 M ICROSOFT O FFICE W ORD 2007 提供了一組功能廣泛的工具可以在新的 M ICROSOFT O FFICE F LUENT 使用者介面介面中建立文件並設定其格式, 協助您產生具專業外觀的文件豐富的檢閱註解及比較功能, 有助於您快速收集及管理同事的意見回應進階的資料整合性可確保文件及重要商務資訊來源的關聯性將更多時間花在撰寫上, 不需費心於格式新的功能區是 Office Fluent 使用者介面的元件, 依工作群組您的工具, 而讓您最常使用的命令近在手邊索引標籤是設計為工作導向在各索引標籤內的群組將工作分解成更小的子工作各群組中的命令按鈕會執行命令, 或顯示命令功能表

全新的結果導向 Office Fluent 使用者介面會在您有需要時, 以清楚而且有系統的方式呈現工具 : 從預先定義的樣式表格格式清單格式圖形效果等的文件庫中進行選取, 以節省時間並且充分運用強大的 Word 功能 Fluent 使用者介面可以讓您在文件中套用格式時免於猜測結果格式選項的文件庫可以讓您在確認進行變更前, 讓您即時預覽文件中的格式套用樣式當您開始製作新的文件時,

3 全新的結果導向 Office Fluent 使用者介面會在您有需要時, 以清楚而且有系統的方式呈現工具 : 從預先定義的樣式表格格式清單格式圖形效果等的文件庫中進行選取, 以節省時間並且充分運用強大的 Word 功能 Fluent 使用者介面可以讓您在文件中套用格式時免於猜測結果格式選項的文件庫可以讓您在確認進行變更前, 讓您即時預覽文件中的格式套用樣式當您開始製作新的文件時, 您可以從數種預先設計的快速樣式集中選擇, 例如 [ 摩登 ] 每一個快速樣式集包含適用於數種標題階層本文引述和標題的樣式, 設計為在單一文件中相互搭配 1. 按一下 [Office 按鈕 ], 然後按一下 [ 新增 ] 2. 按兩下 [ 空白文件 ] 按一下快速樣式集, 例如 [ 摩登 ] 快速樣式庫會跟著變更, 以反映您按一下的快速樣式集接著, 您就可以使用樣式庫中的所有樣式來建立您的文件

4 調整段落行距可以決定段落中各行文字間的垂直間距段落間距則決定段落之上或之下的間距預設行距是單行間距, 而且與下一個段落之間有稍微多一點的距離如果您要重複使用已設定的段落間距或行距, 可以建立樣式變更行距若一行文字內含有大型的文字字元圖形或公式,Microsoft Office Word 會增加該行的行距若要使段落內各行的間距都相同, 請使用固定的間距, 並且指定數字夠大, 可以容納一行中最大字元或圖形的行距如果項目被截斷, 則會增加間距 1. 選取要變更行距的段落 2. 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 段落 ] 群組中, 按一下 [ 行距 ] 3. 執行下列其中一項動作 : 若要套用新設定, 請按一下您要的行距數字例如, 如果按一下 [2.0], 表示選取的文字為雙行間距若要設定比較精確的間距, 請按一下 [ 行距選項 ], 然後在 [ 間距 ] 底下選取所要的選項

行距選項單行間距這個選項會採用該行中最大的字型 ( 字型 : 套用到所有數字符號及字母字元的圖形設計也稱為類型或字體例如,Arial 及 Courier New 字型字型的區別通常在於不同大小 ( 如 10 點 ) 及各種樣式 ( 如粗體 ) ), 再加上少量的額外間距此額外的間距會根據使用的字型而不同 1.5 倍行高這個選項為單行間距的 1.

5 行距選項單行間距這個選項會採用該行中最大的字型 ( 字型 : 套用到所有數字符號及字母字元的圖形設計也稱為類型或字體例如,Arial 及 Courier New 字型字型的區別通常在於不同大小 ( 如 10 點 ) 及各種樣式 ( 如粗體 ) ), 再加上少量的額外間距此額外的間距會根據使用的字型而不同 1.5 倍行高這個選項為單行間距的 1.5 倍 2 倍行高這個選項是單行間距的兩倍最小行高這個選項會設定容納行中最大字型或圖形所需的最小行距固定行高這個選項會設定固定行距,Microsoft Office Word 不會加以調整多行這個選項設定的間距是依您指定的百分比增加或減少單行間距例如, 將行距設定為 1.2 將會增加 20 % 的間距變更段落前或段落後的間距根據預設, 段落後的間距會稍微增加 1. 選取要變更前後間距的段落 2. 在 [ 整頁模式 ] 索引標籤的 [ 段落 ] 群組中, 按一下 [ 與前段距離 ] 或 [ 與後段距離 ] 旁的箭號, 並輸入您所需要的空間量

6 在 Office word 2007 中將現有的文字轉換為文字藝術師 1. 選取您要轉換為文字藝術師的文字 2. 在 [ 插入 ] 索引標籤上, 按一下 [ 文字 ] 群組中的 [ 文字藝術師 ], 然後按一下想要的文字藝術師

7 注音標示橫書 / 直書繁體與簡體的轉換

8 字首放大多欄式版面

而且其他使用者無法輕易變更檔案中的資料如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當管用 XML Paper Specification

9 浮水印文件的儲存另存多種檔案格式將 Word 文件轉換為 PDF 或 XPS 可攜式文件格式 (PDF) PDF 是版面配置固定的電子檔格式, 可以保存文件格式, 並具備檔案共用能力在線上檢視或列印 PDF 檔案時, 可以確保檔案格式與您希望的一樣, 而且其他使用者無法輕易變更檔案中的資料如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當管用 XML Paper Specification (XPS) XPS 是一種電子檔格式, 可以保存文件格式, 並具備檔案共用能力在線上檢視或列印 XPS 檔案時, 可以確保檔案格式與您希望的一樣, 而且其他使用者無法輕易變更檔案中的資料

10 Office Word 2007 SmartArt 建置組塊 : 當您處理來自特定範本類型的文件 ( 例如報表 ) 時, 您可以從預設格式之封面重要引述頁首及頁尾的文件庫中進行選取, 讓您的文件變得更美觀透過炫麗的圖形更有效地傳達訊息新增的圖形與圖表功能包括 3D 圖形透明延伸陰影及其他效果

11 插入美工圖案 1. 在 [ 插入 ] 索引標籤的 [ 圖例 ] 群組中, 按一下 [ 美工圖案 ] 2. 在 [ 美工圖案 ] 工作窗格的 [ 搜尋目標 ] 文字方塊中, 輸入用來描述您想要之美工圖案的單字或片語, 或是輸入此美工圖案的全部或部分檔名 3. 若要縮小搜尋範圍, 請執行下列其中一項動作, 或兩項都執行 : 若要將搜尋結果限制為特定的美工圖案集合, 請按一下 [ 搜尋 ] 方塊中的箭號, 並選取您想要搜尋的集合若要將搜尋結果限制為美工圖案, 請按一下 [ 結果應該是 ] 方塊中的箭號, 然後選取 [ 美工圖案 ] 旁邊的核取方塊您也可以在 [ 美工圖案 ] 工作窗格中搜尋照片影片和聲音若要併入這些媒體類型的其中任何一種, 請選取該媒體類型旁邊的核取方塊 4. 按一下 [ 搜尋 ] 5. 在結果清單中, 按一下美工圖案, 即可將它插入圖片在文件中的排列 1. 如果圖片不在繪圖畫布 ( 繪圖畫布 : 可在其上繪製多個圖案的區域因為所有圖案都包含在繪圖畫布內, 所以可以將這些圖案做為一個單元進行移動及調整大小 ) 上, 請選取圖片 ; 如果圖片位在繪圖畫布上, 請選取畫布 2. 在 [ 圖片工具 ] 底下的 [ 格式 ] 索引標籤中, 按一下 [ 排列 ] 群組中的 [ 位置 ]

12 圖片的樣式剪裁插入表格在 Microsoft Office Word 2007 中, 您可以藉由從一組預設格式的表格 ( 具有完整的範例資料 ) 中進行選擇, 或是藉由選取您要的列數與欄數, 來插入表格您可以將表格插入文件中, 也可以將某個表格插入另一個表格中, 進而建立更複雜的表格使用表格範本您可以使用表格範本插入以預設格式之表格庫為基礎的表格表格範本所含的範例資料可以協助您在新增資料時顯現表格的外觀

1. 按一下要插入表格的位置 2. 在 [ 插入 ] 索引標籤上, 按一下 [ 表格 ] 群組中的 [ 表格 ], 指向 [ 快速表格 ], 然後按一下您要使用的範本 3. 以您要的資料取代範本中的資料使用表格功能表 1. 按一下要插入表格的位置 2. 按一下 [ 插入 ] 索引標籤上 [ 表格 ] 群組中的 [ 表格 ], 然後在 [ 插入表格 ] 底下, 以拖曳方式選取您要的列數與欄數繪製表格您可以繪製複雜的表格, 例如, 包含不同高度之儲存格或每列欄數不同的表格 1.

13 1. 按一下要插入表格的位置 2. 在 [ 插入 ] 索引標籤上, 按一下 [ 表格 ] 群組中的 [ 表格 ], 指向 [ 快速表格 ], 然後按一下您要使用的範本 3. 以您要的資料取代範本中的資料使用表格功能表 1. 按一下要插入表格的位置 2. 按一下 [ 插入 ] 索引標籤上 [ 表格 ] 群組中的 [ 表格 ], 然後在 [ 插入表格 ] 底下, 以拖曳方式選取您要的列數與欄數繪製表格您可以繪製複雜的表格, 例如, 包含不同高度之儲存格或每列欄數不同的表格 1. 按一下要建立表格的位置 2. 在 [ 插入 ] 索引標籤的 [ 表格 ] 群組中, 按一下 [ 表格 ], 然後按一下 [ 手繪表格 ] 滑鼠指標會變成鉛筆狀

3. 若要定義表格外部邊界, 請畫一個矩形, 然後在矩形內繪製欄線條與列線條 4.

插入分隔字元 ( 分隔字元 : 選擇此字元可以指出將表格轉換成文字時文字分隔的位置, 或者將文字轉換成表格時新列或新欄開始的位置 ) (

14 3. 若要定義表格外部邊界, 請畫一個矩形, 然後在矩形內繪製欄線條與列線條 4. 若要清除線條或線條區塊, 請在 [ 設計 ] 索引標籤上的 [ 表格工具 ] 底下, 按一下 [ 繪製框線 ] 群組中的 [ 橡皮擦 ] 5. 按一下您要清除的線條若要清除整個表格, 請參閱刪除表格或清除其內容 6. 完成表格繪製後, 在儲存格中按一下並且開始輸入資料或插入圖形將文字轉換成表格 1. 插入分隔字元 ( 分隔字元 : 選擇此字元可以指出將表格轉換成文字時文字分隔的位置, 或者將文字轉換成表格時新列或新欄開始的位置 ) ( 例如逗號或定位點 ), 以指出您要將文字分隔成欄的位置請使用段落標記指出新的一列的開始位置例如, 在一行有兩個字的清單中, 將逗號或定位字元插在第一個字之後, 可以建立兩欄的表格 2. 選取要轉換的文字 3. 在 [ 插入 ] 索引標籤的 [ 表格 ] 群組中, 按一下 [ 表格 ], 然後按一下 [ 文字轉換為表格 ]

15 4. 在 [ 文字轉換為表格 ] 對話方塊的隔字元的選選項 [ 分隔文字在 ] 底下, 按一下您用於於文字中之分長篇篇文件製作 / 封面面頁按幾幾下滑鼠可可以新增預預設格式的的元素頁首首及頁尾位於於文件每一頁頁面上下及及側邊界 ( 邊界 : 頁面上列列印範圍以外外的空白空間 ) 中的區區域

16 您可以在頁首及頁尾中插入或變更文字和圖形 ; 例如, 新增頁碼時間與日期公司商標文件標題檔案名稱或作者姓名若要變更您所插入的頁首或頁尾,[ 頁首與頁尾工具 ] 底下的 [ 頁首及頁尾 ] 索引標籤提供您更多的選項在整份文件中插入相同的頁首及頁尾 1. 在 [ 插入 ] 索引標籤的 [ 頁首及頁尾 ] 群組中, 按一下 [ 頁首 ] 或 [ 頁尾 ] 2. 按一下您想要的頁首或頁尾設計頁首或頁尾會插入文件的每一頁面插入註腳或章節附註在您指定編號方式後,Microsoft Office Word 會自動編號註腳或章節附註您可以在整份文件中使用單一編號方式, 也可以在文件的每一章節 ( 章節 : 文件的一部份, 其中可以設定特定的頁面格式設定選項當您想要變更行號欄數或標題及頁尾等內容時, 需要建立新的區段 ) 使用不同的編號方式當您新增刪除或移動自動編號的註解後,Word 會重新編號註腳及章節附註參照標記附註如果文件中的註腳編號錯誤, 您的文件可能會包含追蹤修訂請接受這些追蹤修訂, 好讓 Word 能夠為註腳和章節附註正確編號 1. 在整頁模式 ( 整頁模式 : 文件或其他物件列印樣式的檢視例如, 諸如頁首頁尾欄及文字方塊的項目會顯示在其實際位置 ) 中, 按一下要插入註解參照標記的位置 2. 在 [ 參照 ] 索引標籤的 [ 註腳 ] 群組中, 按一下 [ 插入註腳 ] 或 [ 插入章節附註 ]

17 快速鍵若要插入後續註腳, 請按 CTRL+ALT+F 若要插入後續章節附註, 請按 CTRL+ALT+D 根據預設,Word 會將註腳放在每頁結尾處, 並將章節附註放在文件結尾處 3. 若要變更註腳或章節附註的格式, 請按一下 [ 註腳 ] 對話方塊啟動器, 然後執行下列其中一項 : 在 [ 數字格式 ] 方塊中, 按一下您想要的格式若要使用自訂標記而非傳統數字格式, 請按一下 [ 自訂標記 ] 旁邊的 [ 符號 ], 然後從可用符號中選擇標記 4. 按一下 [ 插入 ] 附註這不會變更現有的符號, 只會新增符號 Word 會插入註解編號, 並將插入點放在註解編號旁邊 5. 輸入註解文字 6. 按兩下註腳或章節附註編號回到文件中的參照標記變更註腳或章節附註的數字格式 1. 將插入點放在您要變更註腳或章節附註格式的章節 ( 章節 : 文件的一部份, 其中可以設定特定的頁面格式設定選項當您想要變更行號欄數或標題及頁尾等內容時, 需要建立新的區段 ) 中, 如果文件沒有分成多節, 請將插入點放在文件中的任何位置 2. 在 [ 參照 ] 索引標籤中, 按一下 [ 註腳及章節附註 ] 對話方塊啟動器 3. 按一下 [ 註腳 ] 或 [ 章節附註 ] 4. 在 [ 數字格式 ] 方塊中, 按一下您想要的選項 5. 按一下 [ 套用 ]

18 建立註腳或章節附註接續註明如果註腳或章節附註太長無法容納在一頁中, 您可以建立接續註明, 讓讀者知道註腳或章節附註會接續到下一頁 1. 在狀態列上按一下 [ 檢視 ] 旁邊的 [ 草稿 ], 確認您目前位於草稿模式 2. 在 [ 參考資料 ] 索引標籤的 [ 註腳 ] 群組中, 按一下 [ 顯示註腳及章節附註 ] 3. 如果文件同時包含註腳及章節附註, 則會出現一個訊息請按一下 [ 檢視註腳區 ] 或 [ 檢視章節附註區 ], 然後按一下 [ 確定 ] 4. 在註解窗格清單中, 按一下 [ 註腳接續註明 ] 或 [ 章節附註接續註明 ] 5. 在註解窗格中, 輸入要使用的接續註明文字例如, 輸入章節附註接續到下一頁刪除註腳或章節附註如果您要刪除註解, 請刪除文件視窗中的註解參照標記, 而非註解中的文字註解參照標記如果您刪除自動編號的註解參照標記,Word 會以新順序重新編號註解刪除註解在文件中, 選取您要刪除之註腳或章節附註的註解參照標記, 然後按 DELETE

19 建立目錄您可以藉由選擇要包含在目錄中的標題樣式 ( 例如, 標題 1 標題 2 及標題 3) 來建立目錄 Microsoft Office Word 會搜尋符合所選樣式的標題, 根據標題樣式設定格式並縮排項目文字, 並將目錄插入文件中 Microsoft Office Word 2007 提供一個包含多種目錄樣式的圖庫, 供您選擇目錄樣式只需標記目錄項目, 然後按一下圖庫中您要的目錄樣式,Office Word 2007 就會自動使用您標記的標題來建立目錄標記目錄的項目建立目錄最簡單的方式就是使用內建的標題樣式 ( 標題樣式 : 套用至標題的格式設定 Microsoft Word 有九種不同的內建樣式 : 標題 1 到標題 9 ) 您也可以根據已套用的自訂樣式來建立目錄 ; 或者, 可以將目錄層級指定給個別的文字項目使用內建標題樣式標記項目 1. 選取您要套用標題樣式的標題 2. 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 樣式 ] 群組中, 按一下您要的樣式標記個別文字項目如果您想讓目錄包含不是標題格式的文字, 可以使用這個程序來標記個別文字項目 1. 選取您要包含在目錄中的文字 2. 在 [ 參考資料 ] 索引標籤的 [ 目錄 ] 群組中, 按一下 [ 新增文字 ]

20 3. 按一下您要標示選取項目的階層, 例如按一下 [ 階層 1] 做為目錄的主要階層 4. 重複步驟 1 和 3, 直到您已標示完所有要出現在目錄中的文字為止建立目錄標記目錄項目之後, 就可以開始建立目錄從內建的標題樣式建立目錄如果您是使用標題樣式來建立文件, 請使用這個程序 1. 按一下要插入目錄的位置, 通常是文件的開頭 2. 在 [ 參照 ] 索引標籤的 [ 目錄 ] 群組中, 按一下 [ 目錄 ], 再按一下您想要的目錄樣式附註如需其他選項, 請按一下 [ 插入目錄 ] 開啟 [ 目錄 ] 對話方塊從已套用的自訂樣式建立目錄如果您已將自訂樣式套用到標題中, 請使用這個程序您可以選擇 Word 在建立目錄時所使用的樣式設定 1. 按一下要插入目錄的位置 2. 在 [ 參考資料 ] 索引標籤的 [ 目錄 ] 群組中, 按一下 [ 目錄 ], 再按一下 [ 插入目錄欄位 ] 3. 按一下 [ 選項 ] 4. 在 [ 可用樣式 ] 底下, 找出您套用到文件中之標題的樣式 5. 在 [ 目錄階層 ] 底下 ( 樣式名稱旁邊 ) 輸入 1 到 9 的數字, 表示標題樣式所要代表的階層 6. 對要包含在目錄中的每個標題樣式, 重複步驟 4 和 5

21 7. 按一下 [ 確定 ] 8. 選擇符合文件類型的目錄 : 列印文件如果您正在建立的文件是要讓讀者在列印的頁面上閱讀, 請建立會列出每個項目之標題及其頁碼的目錄這樣讀者就可以跳到他們想要的頁面線上文件如果讀者會在線上使用 Word 閱讀文件, 您可以將目錄中的項目設定為超連結格式, 這樣讀者就可以按一下目錄中的項目跳到該標題 9. 若要使用現成的設計, 請按一下 [ 格式 ] 中的某個設計 10. 選取您要的任何其他目錄選項更新目錄如果您新增或移除了文件中的標題或其他目錄項目, 可以快速更新目錄 1. 在 [ 參照 ] 索引標籤的 [ 目錄 ] 群組中, 按一下 [ 更新表格 ] 2. 按一下 [ 只更新頁碼 ] 或 [ 更新整個目錄 ] 刪除目錄 1. 在 [ 參考資料 ] 索引標籤上的 [ 目錄 ] 群組中, 按一下 [ 目錄 ] 2. 按一下 [ 移除目錄 ]

contents 1 4 Chapter 2 Chapter 5 Chapter 管理自動儲存的版本以文件復原窗格復原檔案自訂快速工具自訂快速存取工具列自訂功能區

contents 1 4 Chapter 2 Chapter 5 Chapter 管理自動儲存的版本以文件復原窗格復原檔案自訂快速工具自訂快速存取工具列自訂功能區與 Windows 8 完美結合的 Word 2013 1-1 瀏覽 Word 2013 使用介面...1-2 1-2 操作環境選項與帳戶設定...1-14 contents 1 Chapter 1-3 不可不會的線上求助...1-20 1-4 下載與安裝 Office 2013 評估版...1-24 ( 參考範例光碟的 PDF) 文件內容的基本操作 2-1 文字內容的產生...2-2 2-1-1