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1 Voice Mail System Version 5.0 企業信箱 V5.0 User's Manual Copyright 2001 Trunk Information Co., Ltd. All Rights Reserved First Edition May 2001 Trunk Information C1

2 目錄 Table of Contents 第㆒章 : 系統介紹 Introduce 1-1 系統介紹 系統需求 2 第㆓章 : 如何安裝 Installation 2-1 安裝前注意事項 如何安裝 安裝完成後如何設定 4 第㆔章 : 自動總機操作流程 Auto Attendant 3-0 自動總機進線範例流程 如何更改公司宣告語 如何設定部門或分機查詢宣告 如何增加語系 7 第㆕章 : 語音信箱操作步驟 Voice Mail 4-0 如何進入語音信箱及功能瀏覽 如何聽取留言及留電 如何錄製個 宣告語 如何設定個 資料 如何錄製留言備忘錄 如何設定團體呼叫 13 第五章 : 電話遙控管理設定 Supervisor of Voice C2 5-0 如何進入電話遙控管理 電話遙控功能碼設定說明 如何遠端遙控新增分機 如何修改分機等級 ( 修改分機功能 ) 17

3 5-3 如何新增假日及錄製假日內容 如何取消假日 如何設定管理者密碼 如何查詢或修改分機密碼 如何錄製系統語音 如何查詢及播放系統語音 23 第六章 : 管理系統設定 Manager System 6-0 如何進入及退出管理系統 基本資料設定作業 分機資料登錄作業 假日資料登錄作業 線路資料登錄作業 群組資料登錄作業 等級資料登錄作業 呼叫器參數設 系統參數設定 分機資料登錄作業 假日資料登錄作業 線路資料登錄作業 群組資料登錄作業 System 系統設定 報表字型設定 檔案資料維護 41 附頁 : 系統語音檔內容 Trunk Information C3

4 第㆒章 : 系統介紹 Introduce 1-1 系統介紹 Trunk VMS System 是加值整合於電話交換總機 (PBX) 內, 提供自動總機 & 語音信箱之服務 當來電者撥入使用戶時, 本系統會先自動播放宣告語音 ( 如 XX 公司您好, 請直撥分機號碼, 查詢部門分機代碼請按 6, 或撥 9 轉總機 ), 來電者可直撥分機號碼或按查詢部門分機代碼, 或按 9 轉總機 ; 如欲撥之分機忙線或無 接聽時, 系統可讓來電者留言, 留言可儲存及播放訊息給收話者, 播放訊息有多種提醒方式, 如轉送 話機點燈 點燈 + 語音 轉送至電話 等提醒方式 ; 讓使用者避免因無法收到訊息而遺漏重要商機 VMS Version 5.0 除了延續前系統之優點及效益外, 更加強了與 Internet / LAN 的整合, 如 5.0 版可利用 轉送留言, 收話者在電腦 就可收聽該留言訊息, 讓使用者只需要在㆒種介面收取多種訊息 ; 在研發設計 Trunk VMS 5.0 及同系列之系統 ( 如電話計費 傳真回覆 語音查詢 網路電話 網頁電話 傳真伺服器等系統 ) 皆採 堆疊式模組 架構方式, 不論線數及功能, 系統與系統間皆可相互搭配及擴充, 且都可架設於 Internet / LAN 之環境, 企業行號可選擇購買單㆒系統或基本需求後, 再擴充本系列其他產品, ㆒機到底, 讓企業行號擁有更多的選擇及最佳的擴充性 在與 PBX 搭配技術,Trunk VMS 5.0 可配合各廠牌之交換總 機, 自動監控每條線路的使用狀態, 顯示流程及運作狀態於螢幕畫面 Trunk Information Co., Ltd. 1

5 , 並自動偵測頻率, 功能強大, 提供多國語系 假日宣告 多家公司商務共享 管理及私 密碼 留言轉送給第㆔者 管理者可遠端遙控更新設定 等功能, 操作簡單, 管理方便 同時我們秉持顧客第㆒的態度, 將給予您最優惠的價格並提供相關的技術服務, 讓您既可增加通訊效益 安心使用又可節省成本 1-2 系統需求 使用企業信箱 V5.0, 您必須具備 列硬體及軟體設備 : ㆒般 PC / 工業電腦 1. Pentium 含以 之 CPU 2. PCI 介面 (Slot 數需視語音卡數量需求而定 ) 3. 64MB RAM 含以 GB Hard Disk 含以 吋 Monitor 語音卡 作業平台 1. Windows 98/NT/2000 Workstation 2. Windows 98/NT Server 系統軟體 企業信箱 V5.0 系統保護鎖 2

6 第㆓章 : 如何安裝 Installation 2-1 安裝前注意事項 檢查硬體設備 Pentium MMX-233 含以 之 CPU PCI 介面 (Slot 數需視語音卡數量需求而定 ) 64MB 記憶體含以 15 GB 硬碟含以 1.44MB 軟碟機 15 吋彩色螢幕 PS/2 滑鼠 104 鍵鍵盤 Print Port 需插入 軟體保護鎖 檢查交換機線路與語音卡 請先確定交換機的 DTMF 格式及設定 語音卡是否已確實安裝入硬體 交換機之線路是否已確實連接至語音卡埠 檢查軟體環境 Windows 98/NT/2000 Workstation 或 98/NT Server 螢幕解析度 800 X 600 選用 Small Font Trunk VMS V5.0 企業信箱 V5.0 光碟片 Trunk Information Co., Ltd. 3

7 2-2 如何安裝 將企業信箱 V5.0 光碟片放入光碟機 ( 假設光碟機位置為 D:) 點選左 角視窗的 開始 在開啟的操作選項, 點選 執行 按鈕 在開啟的欄位內輸入 D:\Setup.exe 按 確定, 系統將自動安裝 安裝完成後 系統會自動在 桌面 各放置㆒個 VMS V5.0 Client 及管理系統之快速鍵 系統會自動在 啟動區 設定開機時自動啟動 VMS V5.0 Client 系統會自動在 程式集 設定 VMS V5.0 Client 及管理系統 2-3 安裝完成後如何設定 請開啟管理程式 請依據您安裝的交換機格式設定 PBX 參數設定 請設定㆒般新增分機的 default 功能 分機參數設定 如有新增語系 / 電子郵件等功能碼時需設定 功能碼規劃設定 請於 基本資料登錄作業 先新增 分機 ( 以 設定可參考本手冊第六章 6-2 及 6-1 之詳細說明 ) 4

8 第㆔章 : 自動總機操作流程 Auto Attendant 3-0 自動總機進線範例流程 電話進線 XX 公司您好,For English pls dial 8 請直撥分機號碼查詢部門分機請按 7 直接留言請按 # 或撥 9 轉總機 按 7 直撥分機按 9 按 8 按 # 業務部請按 100 出貨部請按 150 會計部請按 200 技術部請按 300 轉接分機 轉接總機 Please dial the ext. no. or dial 9 for operator service 請輸入要留言的分機號碼 ( 之後全部英文流程 ) 接聽 忙線 / 無 接聽 關機狀態 通話 對不起, 該分機通話 ( 無 接聽 ) 對不起, 該分機主 外出 轉接同組分機請稍後要留言請按 # 要留電話請按 * 或直撥分機號碼或撥 9 轉總機 要留言請按 # 要留電話請按 * 或直撥分機號碼或撥 9 轉總機 稍後按 # 按 * 按 9 直撥分機 轉同組分機 請在嗶聲後錄音, 結束按 # 請輸入電話輸入完畢按 # 轉接總機 轉接分機 ( 留言 / 留電話完畢後, 系統會自動讓來話者再回到最 層, 重新選擇撥分機或轉總機 ) Trunk Information Co., Ltd. 5

9 3-1 如何更改公司宣告語 請先確定要更改之公司宣告語內容 ( 班 / 班 / 午休 / 假日內容 ) 請確定總機代碼 ( ㆒般沿用 0 或 9 為總機碼 ) 請進入 電話遙控管理設定 之系統錄音 錄製 : 班宣告語 : 班宣告語 : 午休宣告語 : 假日宣告語 : 總機代碼宣告 ( 電話遙控管理設定 操作步驟請參閱本手冊第五章 5-7) 3-2 如何設定部門或分機查詢宣告及錄音 請先確定部門或分機查詢宣告內容 ( 如 : 查詢部門分機請按 6) 請至 管理系統設定 的 功能碼規劃設定 設定您要查詢的代碼 部門查詢語音服務碼為 Z 再請錄音者錄製系統語音, 語音代碼為 ( 功能碼規劃設定 操作步驟請參閱本手冊第六章 6-2-4) 6

10 3-3 如何增加語系及錄製 請先確定您要新增的語系 ( 如 : 要聽台語請按 8) 請至 管理系統設定 的 功能碼規劃設定 設定第㆔國語系的代碼 ( 代碼為 3) 請錄音者於原公司宣告語音 ( 語音代碼 ) 加入 : 班時間 :XXXX 公司您好, 要聽台語請按 8 班時間 :XXXX 公司您好, 現在是 班時間, 要聽台語請按 8 午休時間 :XXXX 公司您好, 現在是休息時間, 要聽台語請按 8 假日時間 :XXXX 公司您好, 今 是休假日, 要聽台語請按 8 再請錄音者錄製系統語音, 語音內容請參考附頁 : 系統語音檔內容 ( 功能碼規劃設定 操作步驟請參閱本手冊第六章 6-2-4) Trunk Information Co., Ltd. 7

11 第㆕章 : 語音信箱操作步驟 Voice Mail 4-0 如何進入語音信箱及功能瀏覽 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽取留言留電 錄製個 宣告語 設定個 資料 留言備忘錄 設定團體群呼 聽新留言 聽舊留言 聽新電話 NO 聽舊電話 NO 錄忙線宣告語 錄無 應答宣告語 錄轉接宣告語 錄勿干擾宣告語 新㆕位密碼 分機狀態設定 設呼叫器 NO 設大哥大及電話 約會提醒 設定期提醒 取消定期提醒 取消約會提醒 設定團體呼叫 取消團體呼叫 1 重聽留言 # 刪除此通 聽 ㆒通 留言轉送 結 束 1 重新錄音 聽取錄音 2 3 # 刪除錄音 結 束 1 設分機勿干擾 2 取消勿干擾 輸入關機結束時間 ( 月日時分 ) 3 設助理分機 4 取消助理分機 設提醒時間 錄記事內容 1 每月提醒 2 每週提醒 設提醒時間 3 每日提醒 錄記事內容 結 束 # 1 請輸入欲呼叫的分機號碼 繼續輸入呼叫分機請按 1 結束輸入請按 2 放棄請按 # 2 設定呼叫時間 錄製呼叫內容 8

12 4-1 如何聽取留言及留電 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽新留言 1 聽舊留言 聽新電話 NO 聽舊電話 NO 聽取留言留電請按 1 錄製個 宣告與請按 2 設定個 資料請按 3 設定留言備忘錄請按設定團體群呼請按 5 按 1 鍵 1 重聽留言 2 刪除此通留言 聽 ㆒通留言 3 留言轉送 4 結 束 # No 信箱有留言否? Yes 您的信箱 有 X 通新留言 / 新留電 / 舊留言 / 舊留電 Trunk Information Co., Ltd. 9

13 4-2 如何錄製個 宣告語 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽取留言留電請按 1 錄製個 宣告與請按 2 設定個 資料請按 3 設定留言備忘錄請按設定團體群呼請按 5 按 2 鍵 錄忙線宣告語 錄無 應答宣告語 錄轉接宣告語 錄勿干擾宣告語 重新錄音 1 聽取錄音 2 3 # 刪除錄音 結 束 10

14 4-3 如何設定個 資料 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽取留言留電請按 1 錄製個 宣告與請按 2 設定個 資料請按 3 設定留言備忘錄請按設定團體群呼請按 5 按 3 鍵 修改個 密碼 1 2 設定個 分機狀態 3 設定呼叫器號碼 設定電話及大哥大 4 設勿干擾 1 取消勿干擾 設助理分機 Trunk Information Co., Ltd. 11 取消助理分機

15 4-4 如何錄製留言備忘錄 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽取留言留電請按 1 錄製個 宣告與請按 2 設定個 資料請按 3 設定留言備忘錄請按設定團體群呼請按 5 按 4 鍵 設定約會提醒 取消約會提醒 設定定期提醒 取消定期提醒 設定提醒時間 設定提醒時間 每月提醒 1 每週提醒 2 3 # 每日提醒 結束 12

16 4-5 如何設定團體呼叫 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 歡迎進入語音信箱系統請輸入您的分機號碼 請輸入密碼 ( 初始值為 6666) 聽取留言留電請按 1 錄製個 宣告與請按 2 設定個 資料請按 3 設定留言備忘錄請按設定團體群呼請按 5 按 5 鍵 1 2 設定團體呼叫 取消團體呼叫 請輸入欲呼叫的分機號碼 1 繼續輸入呼叫分機請按 1 結束輸入請按 2 放棄請按 # 2 設定呼叫時間 錄製呼叫內容 Trunk Information Co., Ltd. 13

17 第五章 : 電話遙控管理設定 Supervisor of Voice 5-0 如何進入電話遙控管理 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 請輸入功能碼 請依據您要增修的功能參考功能碼附件進入 ( 頁 ) 14

18 5-0-1 電話遙控功能碼設定說明 100 可依分機所設定之參數值 ( 等級 ) 新增分機 如輸入之分機已存在可選擇回復預設值 110 修改分機等級 120 新增假日及設定假日片語 130 取消假日 140 設定管理者密碼 150 查詢或修改分機密碼 160 錄製系統語音 170 播放系統語音 Trunk Information Co., Ltd. 15

19 5-1 如何遠端遙控新增分機 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :100 請輸入分機號碼 分機是否已存在? No 設定成功 Yes # 回復預設值請按 1 重新輸入請按 2 回 ㆒層請按 # 1 2 設定成功 16

20 5-2 如何修改分機等級 ( 修改分機功能 ) (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :110 請輸入分機號碼 分機是否已存在? No Yes 請輸入等級 等級是否已存在? No Yes 設定成功 Trunk Information Co., Ltd. 17

21 5-3 如何新增假日及錄製假日內容 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :120 請輸入公司別 (Default 為 :001) 請輸入新增假日 ( 月日共㆕位數 ) 請輸入 6 位數假日片語 ( 代號 :12XXXX) 為內定颱風宣告不須重錄 設定成功 PS: 除颱風宣告外, 所設定的新增假日片語需在按 # 鍵後, 以功碼 160 錄製該片語 18

22 5-4 如何取消假日 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :130 請輸入公司別 (Default 為 :001) 請輸入要取消的假日 ( 月日共㆕位數 ) 設定成功 PS: 除颱風宣告外, 所設定的新增假日片語需在按 # 鍵後, 以功碼 160 錄製該片語 Trunk Information Co., Ltd. 19

23 5-5 如何設定管理者密碼 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :140 請輸入 4 位數新密碼 (Default 為 :4403) 請再輸入㆒次 ( 確認您所輸入的密碼無誤 ) 設定成功 20

24 5-6 如何查詢或修改分機號碼 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入 4 位數新密碼 請再輸入㆒次 F 請輸入功能碼 功能碼 :150 設定成功 E 請輸入分機號碼 分機是否已存在? Yes No 繼續查詢請按 1 回 ㆒層請按 # 原分機密碼為 XXXX (default 為 6666) 1 E F # 1 繼續查詢請按 1 修改原密碼請按 2 # 回 ㆒層請按 # 2 Trunk Information Co., Ltd. 21

25 5-7 如何錄製系統語音 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 請在嗶聲後開始錄音結束錄音請按 # 鍵 按 # 鍵 F 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :160 開始錄音 放音 # 請輸入錄音語系 (1 5, 按 # 鍵會再回到請輸入功能碼 ) 繼續錄音請按 1 重錄請按 2 回 ㆒層請按 # 2 1 # R 請輸入 6 位數片語代碼 R F XXXXXX 22

26 5-8 如何查詢及播放系統語音 (1) 公司外 : 打公司電話號碼 (2) 公司內 : 按 VMS 分機號碼 聽到公司電話語音宣告 按 * 鍵 按 # 鍵 請輸入管理者密碼 ( 初始值為 4403) 4403 請輸入功能碼 功能碼 :170 請輸入放音語系 (1 5, 按 # 鍵會再回到請輸入功能碼 ) 請輸入 6 位數片語代碼 XXXXXX 播放語音 # 繼續放音請按 1 重新播放請按 2 回 ㆒層請按 # 1 2 Trunk Information Co., Ltd. 23

27 第六章 : 管理系統設定 Manager System 6-0 如何進入及退出管理系統 如何進入管理系統 請點選並開啟桌面 的 管理系統 出現如 畫面 : 請輸入 使用者名稱 及 通行碼, 此為保護設定不被他 隨意更改 不論使用者名稱及通行碼 default 值皆為 9999 當您輸入正確的使用者名稱及密碼後, 系統畫面如 : 看到此畫面時表示您已經進入管理系統 24

28 如何退出管理系統 請點選系統右 角之按鈕, 即可離開系統 或點選系統 按鈕亦可正常退出系統 Trunk Information Co., Ltd. 25

29 6-1 基本資料設定作業 分機資料登錄作業 分機資料新增/ 修改 功能說明 : 建立自動總機 & 語音信箱欲轉接的分機代碼, 及該分機相關之基本設定, 亦可使用在虛擬分機 欄位說明 : 分機代號請輸入交換機提供之分機號碼亦可輸入虛擬分機號碼 ( 交換機 未定義的 ) 分機名稱 分機密碼 信箱號碼 請輸入使用者之姓名 使用者的信箱密碼, 使用者可利用電話修改密碼 請輸入使用者讓來電者留言的分機號碼, ㆒般使用者的信箱號碼與原分機號碼相同, 若有特殊需求 如原分機號碼為 610, 但使用者欲使來電者留言到 611 時, 則只需要在此欄位內輸入 611, 來電者留言記錄即會留在 611 之分機內 26

30 轉接分機 (1) 此欄位為系統對交換機真正轉機之分機號碼 ( 如無特殊需求則同分機代號 ) 等級 分機可依據等級內的定義開啟功能, 如可依職等之權限不同設定不同的等級類別, 如經理級可享有留言轉 , 而㆒般職員則無此功能 助理分機 (6) 此功能是用於㆒ 使用兩支分機之狀況, 讓來電者留言後亦可通知助理分機, 讓您不漏接任何訊息 分機語系初始值為國語, 代碼為 1, 如為第㆓國語系, 則代碼為 2, 依此類推 勿干擾結束時間 分機狀態 部門代號 部門名稱 使用期限 組群代號 組群名稱 呼叫間隔 請輸入月 日 時 分 (DDMMhhmm), 當設定勿干擾時, 若是來電者在結束時間內轉接該分機, 來電者會聽到系統播放該分機的勿干擾宣告語 ㆒般 : 設定為此狀態時, 該分機只提供轉接功能宣告分機 : 可應用於部門宣告的功能, 設定後該分機不會轉接且亦不會振鈴, 但可宣告語音勿干擾 : 系統會檢查勿干擾結束時間, 在結束時間前只要來電轉接該分機時系統會自動播放勿干擾宣告語 Hunting: 分機會啟動 Hunting 功能 HotLine: 擴充專用保留 : 擴充專用 擴充整合 Option 擴充整合 Option 可輸入每個分機的使用期限, 設定後系統會依據您要終止的日期自動關閉此信箱 擴充整合 Option 擴充整合 Option 留言後, 系統外撥之呼叫間隔, 單位為分鐘最小值為 1 分鐘 HotLine(2) 擴充整合 Option Hunting (1) (5) 設定分機代號, 共 5 支分機代號 Trunk Information Co., Ltd. 27

31 留言提醒請輸入使用者的電話 / 大哥大號碼, 如使用者有設定留言要外撥電話 (3) 提醒電話或大哥大時, 系統會抓取此號碼外撥, 使用者亦可在電話 進入個 信箱內設定提醒順序其作用為當信箱有新留言時, 系統會依此順序㆒㆒傳呼 ( 此順序做完, 系統即不再通知 ) 設定說明 : 1. 提醒轉接分機 2. 外撥 HotLine 3. 外撥電話 / 大哥大 4. 傳呼 BBCall 5. 留言轉送 6. 提醒助理分機呼叫器請輸入使用者的呼叫器號碼, 如使用者有設定留言要外撥提醒呼號碼 (4) 叫器時, 系統會抓取此號碼外撥, 使用者亦可在電話 進入個 信箱內設定呼叫器前碼若呼叫器有鎖前碼, 則必須設定前碼, 共 6 碼, 若沒有, 則為空白呼叫器後碼若呼叫器有鎖後碼, 則必須設定後碼, 共 6 碼, 若沒有, 則為空白呼叫器請輸入 --- 當系統外撥使用者呼叫器通知有新留言時, 該呼叫器 顯示訊息要顯示的數字訊息, ( 通常為語音埠之代表號或公司代表號 ) SlicPort Switch System 使用之欄位提醒方式當語音信箱有留言時, 系統會依據提醒的方式提醒信箱主, 提醒方式如 : 0: 不提醒 1: 點燈 2: 振鈴 + 語音 3: Account 此欄位請填空白, 專案使用電子郵件若提醒方式設定為 , 則此欄位提供使用者輸入要轉送的 Address 固定提醒此為 留言備忘錄 功能之提醒時間, 只能在電話 進入信箱內設定, 當使用者設定提醒時間後, 系統即會在此㆔個欄位內顯示所設定的提醒時間 28

32 分機如何連續新增 操作說明 : 在 分機資料登錄作業 的 方按此 按鈕, 會出現如 畫面, 您可在此設定分機內定初始值, 並可在此連續新增多個擁有相同功能的分機號碼 欄位說明 : 請參考 分機資料登錄作業 相關欄位說明 Trunk Information Co., Ltd. 29

33 6-1-2 假日資料登錄作業 假日資料新增/ 修改 功能說明 : 請輸入您欲設定的國定例假日 已登錄設定之假日, 系統將會在此假日時播放假日宣告語 欄位說明 : 公司代碼 Default 為 001, 代表第㆒家公司, 002 表示為第㆓家公司 以此類推 ( 大部分均為第㆒家公司使用, 碼長 3 碼 ) 假日月日 (MMDD) 請輸入假日的月 日, ㆕位數 宣告語可依不同日期輸入片語檔名, 輸入方式為 : 若為第㆒家公司為 01, 再輸入日期之 4 位數, 最後再加.V 之副檔名, 例 : 設定元旦假日為 V 若不須錄製額外的假日, 請在宣告語 輸入 V, default 為假日檔 假日名稱請輸入要設定的假日名稱 ( 可空白 ) 30

34 6-1-3 線路資料登錄作業 線路資料新增/ 修改 功能說明 : 請輸入線路所對應之公司代號及群組代號 欄位說明 : 線路輸入語音線路代號, 共 3 碼 ( 線路數量需與語音線數相同 ) 公司代號請輸入公司代號別, 共 3 碼, 如 : 第㆒家為 001, 第㆓家為 002, 以此類推 群祖代號 請輸入群組代號, 共 4 碼此欄位為對應 / 班時段所使用 ( ㆒般同群組代號 ) Trunk Information Co., Ltd. 31

35 6-1-4 群組資料登錄作業 群組資料新增/ 修改 功能說明 : 此功能為設定公司的 班 / 午休的總機分機號碼, 以及設定該時段要播放的公司宣告語檔名 欄位說明 : 群組代碼請輸入 線路資料登錄作業, 公司代號所對應的群組代號共 4 碼 星期 default: 表星期㆒至星期五的時段都相同, 且 工總機亦為同㆒個分機號碼, 簡化操作程序星期㆒ 星期日 : 可依據星期建立您欲播放的語音及總機號碼單週六 : 適用於隔週休㆓日雙週六 : 適用於隔週休㆓日 開始時間請輸入 班 / 午休 / 假日時段的開始時間, 例 : 開始為 09:00 結束時間請輸入 班 / 午休 / 假日時段的結束時間, 例 : 結束為 11:59 宣告語 V 為 班 V 為 班 V 為午休 V 為假日 總機碼 請輸入定義該時段的 工總機分機號碼 32

36 6-1-5 等級資料登錄作業 等級資料新增/ 修改 功能說明 : 等級是在定義每個分機信箱的權限及功能 如信箱是否有留言功能, 必須先視所屬的等級是否有此功能, ㆒般應先設定等級資料, 再從 分機資料登錄作業 裡的個別分機信箱裡設定所屬等級, 以 畫面為例, 等級 001 所對應的分機信箱功能, 即擁有留言通數 10 通 留電通數 10 通等功能 欄位說明 : 等級使用者可自行定義等級代號 等級名稱 勾選說明 留言通數 留電通數 該等級之權限名稱, 可以部門或職等命名 有勾選的項目 -- 代表該信箱有來電者留言後, 系統會依據您所定義之方式外撥通知 請輸入該等級可擁有多少通留言, default 為 20 通 ( 此通數為新留言通數 + 舊留言通數之總和 ) 請輸入該等級可擁有多少通留電, default 為 20 通 ( 此通數為新留電通數 + 舊留電通數之總和 ) Trunk Information Co., Ltd. 33

37 錄音秒數 失敗次數 監控方式 請輸入該等級可留言或宣告的最長時間, 單位為秒數,default 為 600 秒請輸入您欲設定該等級要提醒傳呼信箱主 的外撥失敗重撥次數全程監控 : 分機所有訊號均由本系統監控半程監控 : 整合交換機指定代接功能, 可加速應答速度全部監控 : 分機訊號均由交換機自行監控半不監控 : 忙線由本系統監控, 無 應答則由交換機監控 34

38 6-1-6 呼叫器參數設定 呼叫器參數資料新增 / 修改 功能說明 : 由於各種傳呼機之撥通方式及回應時間不㆒定相同, 因此系統提供此呼叫器參數設定, 供使用者可自行定義 欄位說明 : BBCALL 請輸入每家 BBCALL 的識別頭碼, 如 0941 號碼 DELAY 秒數此參數為系統撥碼後延遲的秒數前碼若撥號的 BBCALL 需輸入前碼, 請在此欄位設定後碼若撥號的 BBCALL 結束時需輸入號碼, 請在此欄位設定 Trunk Information Co., Ltd. 35

39 6-2 參數設定作業 PBX 參數設定 功能說明 : 請在此設定與交換機的配合參數, 此設定需請交換機廠商提供資料設定 欄位說明 : 點燈 DTMF Code1(C) 不用功能碼時, 請空白 熄燈 DTMF Code1(C) 不用功能碼時, 請空白 點燈 DTMF Code2(S) 不用功能碼時, 請空白 熄燈 DTMF Code2(S) 不用功能碼時, 請空白 點燈格式 ( 分機為 E) 請輸入 PBX 點燈格式, C: 代表第㆒組功能碼 S: 代表第㆓組功能碼 E: 代表分機號碼 熄燈格式 ( 分機為 E) 請輸入 PBX 點燈格式, 分機號碼最大長度 請設定分機號碼最大碼長, 例 : 分機 2000,4 位數, 故請輸入 4 36

40 6-2-2 分機參數設定 功能說明 : 此作業在定義 分機資料登錄作業 裡新增分機的初始值 欄位說明 : 分機密碼輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的分機密碼 等級 分機語系 呼叫間隔秒數 Hunting 狀態 提醒順序 CALL 機顯示訊息 提醒方式 分機狀態 輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的等級 輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的語系 輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的呼叫間隔秒數 請輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的 Hunting 狀態 請輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的提醒順序 請輸入當您欲新增分機, 系統初次帶入的 CALL 機顯示訊息 請點選當您欲新增分機, 系統初次帶入的提醒方式 請點選當您欲新增分機, 系統初次帶入的提醒方式 Trunk Information Co., Ltd. 37

41 6-2-3 系統參數設定 功能說明 : 提供使用者設定系統 管理參數 欄位說明 : 語音管理者密碼 請輸入您欲設定 電話遙控管理 的管理密碼 內定公司代號請輸入公司代號, default 為 001 管理程式 UseName 管理程式 Password 設定要進入管理系統的使用者名稱 設定要進入管理系統的通行碼 操作容許錯誤次數設定每次用電話操作本系統時, 可容許的錯誤次數, 若錯誤次數等於此設定值時, 系統會播放 錯誤次數過多, 謝謝您, 再見! 並自動斷線. 無 接聽秒數 外撥等待秒數 外撥失敗再通知間隔 ( 分 ) 未按鍵自動轉總機 轉接播放方式 設定來電無 接聽的秒數, 系統需拉回播放告知來電者 該分機無 接聽 ( 因交換機的 回鈴音 與 電話 所回應的響聲數未必相同, 此時需以 回鈴音 為準 ) 設定系統外撥的等待秒數 設定系統外撥提醒信箱主 失敗後再通知的間隔分鐘 設定是否要讓來電者不需按鍵即可自動轉接至總機 不播放 : 系統直接轉接分機號碼 : 於轉接前先播放來電者轉接的分機號碼轉接宣告 : 可於轉接前先播放來電者轉接的姓名 38

42 6-2-4 功能碼規劃設定 功能說明 : 提供語系代碼 整合語音查詢代碼 部門查詢代碼等應用 例如 : 如公司欲增加英文語系, 希望來電者進線後聽到語音按 8 可進入英文語系時, 需在按 8 的欄位內輸入英文功能碼 2, 再錄製公司宣告語及錄製系統語音 其他功能碼設定依此類推 Trunk Information Co., Ltd. 39

43 6-3 System 系統設定 報字型表設定 功能說明 : 提供使用者可自行設定報表的字型及字體大小, 設定完畢請存檔 按鍵說明 : 1. Title: 可自行設定報表表頭的字型及字體大小等 2. SubTitle: 可自行設定報表副表頭的字型及字體大小等 3. Detail: 可自行設定報表表身的字型及字體大小等 40

44 6-3-2 檔案資料維護 功能說明 : 如本系統有不正常關機或有發生異常時 ( 如本作業畫面 述之狀況發生時 ), 請啟動並執行本作業, 如本作業執行完畢仍然發生異常狀況, 請聯絡工程師為您診斷 操作說明 : 1. 請先選擇要處理之資料庫, 建議 全選 2. 選擇資料庫維護方式 : ㆒般選擇修復即可 3. 再按 開始處理 按鍵, 系統即自動診斷修復 Trunk Information Co., Ltd. 41

45 附頁 - 上下班時段設定操作步驟 功能 : 設定公司上下班宣告語, 並可依據不同公司 / 時段播放不同的宣告語, 或不同總機 上下班時段登錄作業 操作步驟 : 開啟 VMSExe.exe 上下班時段登錄作業 基本資料設定作業 42

46 上下班時段登錄作業 快速瀏覽 頁面視窗 : 快速瀏覽 : 可立即瀏覽設定欄位內容 上列為本系統的上下班時段宣告的基本設定值 (Default) 畫面, 如需修改設定或增加時段設定需至 資料修改 頁面作更改 資料修改 頁面視窗 : 43

47 欄位說明 : 群組代號請輸入 001, 此為只有一家公司使用本系統的基本設定 如有第二家公司共用本系統, 則需輸入 002 表示為第二家公司 以此類推 星期系統會依據此項欄位設定判別是為上班 / 午休 / 下班, 而播放下列 宣告語 欄位設定所對應的公司宣告語及欲轉接的總機, 請直接拉下選單 (Combo box) 選擇 : (1) Default: 當有某些工作天的上下班時段皆相同且一天擁有不同時段 ( 上班 / 午休 / 下班 ) 時, 可設定此 Default 值, 再設定其他不同工作時段的星期即可 例如 : 上頁圖例為星期一至星期五的上下班時段皆相同, 因此可設定此 Default 值, 如此可省略設定星期一至星期五的設定 開始時間請輸入您要設定此時段的開始時間, 例如 :00:00 結束時間請輸入您要設定此時段的結束時間, 例如 :08:29 宣告語請依據附頁的 系統語音檔 的上下班宣告語輸入片語檔編號, 例如 : V 總機碼請輸入總機碼, 如 9 或 0 如分機設定中無 9 或 0 的分機代號, 請輸入總機的分機號碼, 例如 :100 44

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